IKLIM DAN BUDAYA KOMUNIKASI ORGANISASI

10/20/2012

Komunikasi Organisasi, Sesi 03

IKLIM DAN BUDAYA KOMUNIKASI ORGANISASI •

Iklim Organisasi

•

Iklim Komunikasi dan Kepuasan Kerja

•

Budaya Organisasi

•

Pendekatan SDM dalam kepemimpinan dan Manajemen

Komunikasi Organisasi, Sesi 03. Prepared by Z. Hidayat, MM, MSi.

1

DEFINITION OF ORGANIZATIONAL CLIMATE • Iklim organisasi. Tagiuri mendefinisikan

sebagai “..a relatively enduring quality of the internal environment of an organization that is:

a. Is experienced by its members b. Influences their behavior c. Can be described in terms of the values of particular set of characteristics (attributes) of the organization.

• Litwin & Stringer, memperkenalkan

sekelompok dimensi iklim organisasional, yaitu: a. Responsibility b. Standards c. Reward d. Friendly, Team Spirit, Good fellowship, trust.


2

1

10/20/2012

• Redding, Dennis et al menyatakan bahwa

iklim komunikasi mengacu kepada persepsi karyawan secara keseluruhan terhadap kualitas hubungan dan komunikasi di dalam organisasi, dan derajat cakupan dan pengaruhnya satu dengan lainnya.

• Redding mengajukan lima faktor iklim komunikasi:

1. Supportiveness 2. Participative decision making 3. Trust, confidence, credibility 4. Openness & candor  “telling” and “listening” 5. High performance goals

Innovation Climate Dimensions

Goran Ekvall identified 10 dimensions the organisational climatic which affects organisational creativity:

1. Challenge (How challenged, emotionally

involved,and committed are employees to the work )

2. Freedom (How free is the staff to decide how to do their job?)


3

3. Idea time (Do employees have time to think things through before having to act?)

4. Dynamism the eventfulness of life in the organisation

5. Idea support Are there resources to give new ideas a try?)

6. Trust and openness (Do people feel safe speaking their minds and offering different points of view?)

7. Playfulness and humor (How relaxed is the workplace-is it okay to have fun. )

8. Conflicts (To what degree do people engage in interpersonal conflict or 'warfare?")

9. Debates (To what degree do people engage in lively debates about the issues')

10. Risk-taking (Is it okay to fail?) • The concept of organisational climate was first developed by Lewin, Lippitt and White

(1939). Our objective here is to identify and consider those climatic factors that influence org. creativity.


4

2

10/20/2012

IKLIM KOMUNIKASI DAN KEPUASAN KERJA • Iklim yang mendukung komunikasi

organisasi menurut Redding, “the climate of the organization is more crucial than are communication skills or techniques in creating an effective organization.”

• Schneider & Bartlett pertama kali

menyusun daftar managerial supportiveness yang mencakup faktor-faktor berpengaruh terhadap organisasi.

• Skiner kemudian mengembangkannya sebagai kekuatan positif dalam mengembangkan organisasi.


5

• Jablin melakukan penelaahan

terhadap literatur iklim organisasi dan melakukan kritik, karena beberapa alasan:

1. Penilaian iklim komunikasi secara subyektif ketimbang secara obyektif.

2. Banyak indikator “climate” cenderung overlap dengan “job satisfaction”.

3. Sebagian besar studi climate fokus

kepada unit analisis individual dan cenderung mengabaikan komunikasi dalam konteks group, organisasi dan interorganisasi.

4. Sebagaian besar riset climate

mengklaim bahwa organisasi itu dinamis, sistem yang selalu bergerak, padahal perilaku di dalam organisasi merupakan entitas statis.


6

3

10/20/2012

“Lingkungan internal organisasi yang dialami oleh anggota-anggotanya, mempengaruhi tingkah laku mereka serta dapat diuraikan dalam seperangkat nilai-nilai karakteristik tertentu dari suatu lingkungan.” -- Tagiuri

• Meliputi persepsi-persepsi dan peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi

• “Iklim organisasi jauh lebih penting

dari keterampilan atau tehnik-tehnik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif” -- Redding (1972)

Dimensi iklim organisasi: 1. 2. 3. 4.

Responsibility Standards Rewards Friendly, Team Spirit


7

• Iklim komunikasi menjadi salah satu pengaruh paling penting dalam produktivitas organisasi. • Usaha terdiri dari 4 unsur:

1. 2. 3. 4.

Aktivitas  pekerjaan tersebut Langkah-langkah  pelaksanaan kerja Kualitas  hasil Pola Waktu  kerja

• Lima dimensi penting yang mempengaruhi iklim komunikasi:

1. 2. 3. 4. 5.

Supportiveness Partisipasi Kepercayaan Keterbukaan dan keterusterangan Performa target kinerja yang tinggi. --Redding


8

4

10/20/2012

DEFINITIONS OF CULTURE • The shared values, beliefs, and behavioral norms in an organization (Ouchi, 1981)

• The social process by which members share their values, beliefs, and norms

• Culture describes the social context of the work environment

• Climate describes the psychological impact of the work environment

• Kultur merupakan pattern of beliefs and

values shared by the members of an organization.

• Barnett menyatakan: “individuals are

transformed into group members as a result of their interactions with other members of the group. Its through communication and common social activities that the new members learn the meanings of the group’s symbols and the generalized set of attitudes, values, and beliefs common to members of the organization.”


9

• Iklim sering melingkupi dalam jangka

pendek dan mungkin tergantung kepada manajemen saat ini dalam suatu organisasi, tetapi kultur selalu dalam jangka panjang, mengakar secara kuat dalam memegang vilai, dan sangat sulit untuk berubah.

• Thomas Peters dan Robert Waterman dalam “In Search of Excellence” mengemukakan delapan atribut yang mendefinisikan budaya:

1. Bias for action 2. Staying close to the customer 3. Autonomy and Entrepreneurship 4. Productivity through people 5. Hands-on, Value driven 6. Stick to the knitting 7. Simple form, Lean staff 8. Simultaneous loose-tight properties. Komunikasi Organisasi, Sesi 03. Prepared by Z. Hidayat, MM, MSi.

10

5

10/20/2012

• Pacanowsky & O’Donnell-Trujillo

menemukan indikator berikut yang tak terungkap dalam suatu kultur organisasi:

1. Relevant construct. Setiap budaya

memiliki sekelompok konstruk (objects, individuals, processes) yang dilakukan setiap anggota organisasi.

2. Facts. Setiap budaya organisasi memiliki

sistem digunakan anggotanya bagaimana dan mengapa organisasi bertindak dan jalan yang ditempuh.

3. Practices. Anggota organisasi secara

berkesinambungan mempraktikkan kegiatan untuk “getting the job done”.

4. Vocabulary. Hal yang membedakan budaya organisasi adalah perbendaharaan kata setiap anggotanya. Seringkali disebut sebagai Vernakular atau Argot berisi clues yang berkaitan dengan konstruk, fakta, dan praktik kehidupanorganisasi ybs.


11

5. Metaphors. Berkaitan dengan kosa kata

yang seringkali muncul. Lakoff dan Johnson melihat bahwa metafora terbentuk dan hanya ada dalam organisasi ybs (interlocking) dan bisa dipahami sebagai pengalaman strata anggotanya.

6. Stories. Success story, folkloric qualities, dsb.

7. Rites and rituals. Review 6 bulanan,

meeting harian, meeting mingguan dst.

Why are climate and culture important? • The success of Human Services

organizations generally depends on the relationships and interactions between service providers and service recipients. These relationships are central to the quality and outcome of services.


12

6

10/20/2012

The Role of Norms & Values • The norms and values that drive

service providers behavior and communicate what is valued in organizations and the shared perceptions that influence service provider attitudes create a social and psychological context that shapes tone, content, and objectives of the service

How Does Climate Develop or Change? Individual Differences • Administrators use selective hiring and firing as means of either maintaining existing norms or changing them.

• Individual perception is consistent

across work environments - Positive or negative views carry from one workplace to another.


13

Importing Climate and Culture From the External Environment • Organizations adopt ways from other

organizations with which they compete or cooperate.

• Organizational mimicry- norms of one

organization adopted in effort to emulate success.

Impact of Organizational Design: Structure, Technology & Leadership • Structure, core technology, and leadership

describer the patterns of interaction between practitioners, interaction of practitioners and clients and administration’s style of governance.

Structure Impacts: • Flexibility, approval seeking, risk taking and innovation

• Highly centralizes structure restricts participation in decision making

• Highly formalized division of labor with strict procedures place little value on flexibility and innovation


14

7

10/20/2012

Core Technology Impacts • Introduction of new computer technology • New service delivery methods • New technologies may impact the relationships among workers

Leadership Impacts • Manipulation of culture is an essential function of leadership

• Values in practice are often those of the leader • Symbolic acts are important

• Leadership shapes perception of fairness and support

• Good leadership has been identified as one

of the few factors that contributes to both employee job satisfaction and commitment, each which is highly correlated with positive organizational climate


15

How Are Climate & Culture Maintained in an Organization? The Need for Certainty • Organizations abhor uncertainty • Certainty is engendered by sharing

common ideas about the way things get done

• Culture contributes to certainty in through shared norms and values

The Need for Power • Power is distributed both formally and informally through processes of conflict that lead to a negotiated order.

• Many have an investment in maintaining existing norms to maintain power base.

• Mergers, reorganizations and new

administrations are are opportunities for culture change.


16

8

10/20/2012

Transferring Climate and Culture to New Employees • New employees are socialized into the culture and climate of their work group or they resign.

• Employee selection is important in maintaining existing cultures and climates.

• More experienced, competent hires

may import new norms, values and perceptions.

Conclusion • Organizational climate and culture are important to social welfare administration because they provide the critical links between organizational characteristics and service outcomes.

17

Eksibit 3.1 Interaksi dalam Komunikasi Organisasi



18

9

10/20/2012

Eksibit 3.2 Sifat-Sifat Kepuasan dan Iklim Organisasi

KEPUASAN

Pekerjaan

IKLIM

Kom. Individu

Organisasi

Kom. Organisas i

Makro

Tingkat Abstraksi

Mikro (konkret dan mudah ditentukan)

(abstrak, gabungan)

Tingkat Analisis

Individu

Kelompok Besar

Tingkat Pengaruh

Mengevaluasi

Menjelaskan

Defini

Evaluasi diri atas kondisi afektif internal. Reaksi afektif atas meningkatnya jumlahhasil yang diinginkan orang-orang sebagai hasil pekerjaan & komunikasi mereka

Penjelasan fenomena yang eksternal bagi individu. Suatu citra gabungan atas entitas atau fenomena global : organisasi & komunikasi

19 Komunikasi Organisasi, Sesi 03. Prepared by Z. Hidayat, MM, MSi.

Eksibit 3.3 Dimensi Kepuasan dan Iklim Komunikasi

Kepuasan Komunikasi

Iklim Komunikasi

1. Informasi yang berkaitan dengan pekerjaan

1. Kepercayaan

2. Kecukupan informasi

2. Pembuatan keputusan partisipatif

3. Kemampuan untuk menyarankan perbaikan

3. Kejujuran

4. Efisiensi berbagai saluran komunikasi ke bawah

4. Keterbukaan dalam berkomunikasi

5. Kualitas media

5. Mendengarkan dalam komunikasi keatas

6. Cara sejawat berkomunikasi

6. Memikirkan tujuan-tujuan berkinerja tinggi

7. Informasi tentang organisasi secara keseluruhan 8. Integrarasi Komunikasi

20 Komunikasi Organisasi, Sesi 03. Prepared by Z. Hidayat, MM, MSi.

10

10/20/2012

•

Iklim organisasi dapat dikaji dengan mengamati

•

Menurut Dennis Redding, iklim komunikasi

kebebasan yang dialami oleh seseorang, tingkat dan kejelasan struktur dari para pekerja dan posisi mereka, orientasi penghargaan yang diberikan organisasi, pertimbangan, dan dukungan yang disediakan para pekerja. berhubungan dengan persepsi karyawan yang dimiliki berkaitan dengan kualitas hubungan dan komunikasi dalam organisasi serta tingkat keterlibatan dan pengaruh.

Iklim organisai meliputi 5 faktor: 1. Supportiveness. 2. Participative Decision Making (pengambilan keputusan yang partisipatif).

3. Trust (percaya), confidence (kepercayaan), credibility (kredibilitas).

4. Openness (keterbukaan) dan candor (keterusterangan).

5. High performance goals (bertujuan mendapatkan capaian yang tinggi).


21

Eksibit 3.4 Budaya Organisasi Vs. Iklim Organisasi Iklim Organisasi

Budaya Organisasi

• Merujuk kepada • Merujuk pada kondisi keadaan suatu perusahaan jangka organisasi dalam jangka panjang, dipengaruhi pendek yang oleh nilai-nilai yang dipengaruhi oleh telah tertanam dan manajemen organisasi berakar dalam organisasi dan sangatlah sulit untuk diubah.

• Persepsi antara sumber komunikasi dan hubungan dalam suatu organisasi:

– Apakah anggota-anggota organisasi puas dengan atasan, rekan sekerja, dan bawahan sebagai sumber informasi? – Seberapa penting sumber-sumber ini? – Apakah sumber-sumber ini bisa dipercayai? – Adakah sumber-sumber ini terbuka untuk berkomunikasi? Komunikasi Organisasi, Sesi 03. Prepared by Z. Hidayat, MM, MSi.

22

11

10/20/2012

• Persepsi tentang kelayakan informasi bagi anggota organisasi:

– Apakah informasi yang diterima dari sumber tentang topik-topik penting memadai?

– Apakah informasi itu berguna? – Apakah umpan balik yang dikirimkan ke sumber memadai?

• Persepsi tentang organisasi itu sendiri: – Seberapa ruwet anggota-anggota dalam

memutuskan apa yang sedang menimpa mereka?

– Apakah tujuan dan sasaran dapat dipahami? • Apakah orang didukung dan dihargai karena kerja keras mereka?

– Apakah sistem terbuka untuk input dari anggota-anggota mereka?


23

Iklim Komunikasi dan Kepuasan Kerja • Pentingnya iklim yang mendukung

dalam komunikasi organisasi digarisbawahi oleh Redding bahwa “iklim organisasi lebih krusial dari ketrampilan dan teknik berkomunikasi dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif”.

• Dalam penelitian yang disponsori oleh the U.S. Navy, O’Reilly dan Roberts menemukan dukungan yang kuat dimana ada hubungan antara kuantitas dan kualitas komunikasi dengan kinerja organisasi.

• Data yang dihasilkan Dennis, Richetto, dan Wiemann juga mendukung adanya hubungan positif yang kuat antara kepuasan komunikasi dengan iklim dan efektifitas organisasi.

• DeWine dan Barone menemukan bahwa

bila kepuasan komunikasi meningkat maka persepsi positif tentang iklim organisasi secara keseluruhan menjadi meningkat pula. Mereka juga temukan bahwa konflik menurun, sikap positif tentang iklim meningkat.


24

12

10/20/2012

Figure 3.5 The Climate for Creativity and Innovation

Figure 3.6 Align organizational culture to structures, systems, and the workplace climate


25

Sekilas Pendekatan HR terhadap Kepemimpinan dan Manajemen • Pengelolaan pekerja dalam organisasi bukanlah hal baru, yang baru adalah Perhatian

individual

terhadap (needs, personal psychology) yang mempengaruhi Produksi dan Efisiensi organisasi.

• Pendekatan “Taylorism” et al: metode mempelajari Jobs (times & motion, payment by results, sistem kontrol produksi) sebagai cara terbaik dalam mengawasi output pekerja.

• Elton Mayo (Harvard University) serangkaian eksperimen di Hawthorne plant dari Western Electric Company. Mayo Quotes: “The general upward trend, despite changes, was astonishing.”


26

13

10/20/2012

Key & Leadership Theories Theories of behavior, Leadership, and Management

• Maslow • McGregor • Likert CLASSICAL SCIENTIFIC MGT

Taylor Weber Fayol

March & Simon

HUMAN RESOURCE MGT

HUMAN RELATIONS

McGregor

Likert

Matrix

Theory X

System 4

Burns & Stalker

Blake & System 3 Mouton System 2

Maslow

Mayo

Theory Y

Herzberg

Pre 1940

1950

Quality Circles

Ouchi Theory Z

TQM

Lawrence & Lorsch Katz & Kahn System 1

1960

1970

1980

1990

Figure Comparison of Miles’s Human Resources Model with the Human Relations Model. Source: HBR, 1965 in Goldhaber, GM, 1993: 75


27

Hirarki Kebutuhan model Maslow Self Actualization Esteem/Recognition Affiliation/Acceptance Security Physiological

• Lihat Tabel 3.1. “Two Models of Participative Leadership” by R. Miles dalam Goldhaber, 1993: 76

McGregor • Theory X • Theory Y • Lihat Tabel 3.2. Goldhaber 1993: 80 Komunikasi Organisasi, Sesi 03. Prepared by Z. Hidayat, MM, MSi.

28

14

10/20/2012

Likert • System 1similar to theory X and scientific theory mgt. • System 2similar to relationship between master and slave

• System 3managers have substantial, but not complete, trust and confidence in their employees.

Blake and Mouton • Robert Blake and Jane MoutonScientific methods, Inc. developed two dimensional grid analysis of leadership practices.

•

(Lihat Grid of the Leadership Gambar 3-4, Goldhaber, 1993: 84)

Hetrzberg • Frederick Herzberg (univ. of Utah)Early Motivation Model were based on assumption that individual behave in ways that reduce the tension arising from unsatisfied internal needs.


29

15

IKLIM DAN BUDAYA KOMUNIKASI ORGANISASI

Recommend Documents