‘IK WORD FREELANCER’ Zelfstandig ondernemer worden, dat is wat veel werknemers graag zouden willen. Het starten van een onderneming is eigenlijk vrij eenvoudig. Als starter dien je je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel en bij de Belastingdienst voor een btw-nummer. Tegenwoordig is het mogelijk om bij het inschrijven bij de Kamer van Koophandel direct een btw-nummer mee te krijgen, de starter hoeft zich dus niet bij beide in te schrijven. Op het moment dat een starter zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel, komt hij direct in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel terecht. Het Handelsregister is de basisregistratie waarin alle bedrijven en rechtspersonen ingeschreven staan. Alle andere organisaties die deelnemen aan het economisch verkeer, staan ook in dit register. Zo heeft iedere ondernemer rechtszekerheid bij het zakendoen. In het handelsregister kan een ondernemer zien met wie hij zaken doet of dat er misschien sprake is van een faillissement. Een van de eerste dingen die je doet als je een bedrijf wilt starten, is nadenken over een geschikte ondernemingsvorm. Er zijn in Nederland verschillende rechtsvorm die op een onderneming van toepassing kunnen zijn. De verschillende rechtsvormen die Nederland kent zijn: •
•
•
•
•
Eenmanszaak Bij een eenmanszaak is slechts één persoon de eigenaar. Er kunnen wel meerdere mensen werkzaam zijn in de onderneming. Voor een eenmanszaak gelden geen oprichtingseisen, dat wil zeggen dat er geen akte gemaakt hoeft te worden. Vennootschap Onder Firma (VOF) Een Vennootschap Onder Firma (VOF) is eigendom van meerdere betrokkenen, die vennoten of firmanten worden genoemd. Dit kunnen bestaande personen zijn, maar rechtspersonen zoals besloten vennootschappen (BV’s) is ook een optie. Het is wenselijk om de gemaakte afspraken over verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de winstverdeling schriftelijk vast te leggen. Besloten vennootschap De Besloten Vennootschap (BV) is een veelgebruikte rechtspersoon, waarbij het kapitaal in aandelen is verdeeld en de risico’s van hoofdelijke aansprakelijkheid worden beperkt. Deze aandelen zijn in het bezit van aandeelhouders, maar kunnen niet vrij worden verhandeld. Een belangrijk voordeel van de BV is dat het een rechtspersoon is, dat houdt in dat niet de ondernemer aansprakelijk is voor eventuele schulden, maar de BV. Een BV kan door meerdere personen worden opgericht. Naamloze vennootschap Een Naamloze Vennootschap is voor starters over het algemeen niet echt relevant. Een NV is een vennootschap waarvan het kapitaal is verdeeld in aandelen, maar deze zijn in tegenstelling tot een BV overdraagbaar. De eisen bij het oprichten van een NV zijn vrijwel gelijk aan die bij het opzetten van een BV, maar hierbij moet de ondernemer ten tijde van de oprichting nog wel beschikken over een minimum kapitaal: het gaat hierbij om een bedrag van €45000. Namens de NV moeten jaarstukken worden opgeteld en ingeleverd bij de Kamer van Koophandel. Commanditaire vennootschap (CV) De Commanditaire Vennootschap (CV) kan van pas komen indien u over te weinig kapitaal beschikt om een VOF op te richten. Een CV is een bijzondere samenwerkingsvorm tussen twee of meer personen (vennoten). Deze vennoten kunnen beherend of stil (commanditair) zijn. In de praktijk betekent dit dat de stille vennoten alleen financieel betrokken zijn bij de onderneming. Het is voor hen niet
•
•
•
toegestaan om namens de CV te spreken of handelen. Het is belangrijk om de gemaakte afspraken tussen vennoten schriftelijk te laten vastleggen door een notaris. Maatschap In een maatschap werken twee of meer personen samen (‘maten’), die onder een gemeenschappelijke naam een beroep uitoefenen. Deze rechtsvorm komt veel voor in de medische en juridische wereld. Bij een maatschap is het zo dat iedere deelnemer iets inbrengt, zoals geld, goederen of arbeid, waarbij het uiteindelijke voordeel hieruit wordt verdeeld onder de maten. Stichting Een stichting heeft als doel om met behulp van vermogen een bepaald ideaal te realiseren. Deze doeleinden zijn vastgelegd in de statuten. Een stichting mag winst maken, maar net als bij een vereniging moet deze opbrengst wel ten goede komen aan een ideëel of sociaal doel. Een stichting wordt opgezet door een of meerdere personen, heeft geen leden en wordt opgericht bij notariële akte of testament. In het geval van schulden worden de bestuurders van een stichting niet aansprakelijk gesteld. Als de stichting onder heffing van de vennootschapsbelasting valt, zijn de anti misbruikwetten van toepassing en kunnen bestuurders onder bepaalde omstandigheden alsnog aansprakelijk worden gehouden. Coöperatie Deze rechtsvorm komt nog maar weinig voor. De coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij zijn bijzondere verenigingen. Een coöperatie komt door middel van het afsluiten van overeenkomsten op voor de materiële belangen van haar leden. De winst mag worden uitgekeerd aan leden. Er zijn drie soorten: bedrijfscoöperatie, consumentencoöperatie en producten- of dienstencoöperatie. Een coöperatie wordt opgezet door minimaal twee personen. De oprichting vindt plaats bij notariële akte.
Freelancer worden Een voordeel van starten als freelancer is dat je er vrij weinig officieel voor hoeft geregeld te worden. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel is vaak al voldoende. De meeste gebruikelijke rechtsvorm voor freelancers is de eenmanszaak. Freelance op zich is namelijk geen erkende rechtsvorm. Als je je inschrijft bij Kamer van Koophandel word je als ondernemer aangemeld bij de belastingdienst in je regio. Je krijgt een btw-nummer die vermeld dient te worden op de facturen van je onderneming. De belastingdienst bepaalt welke belastingen je voor de onderneming moet betalen. Btw is een vorm van belasting. Over alle producten en diensten die je koopt, betaal je een algemene verbruiksbelasting. Dit is een omzetbelasting die beter bekend is als je belasting toegevoegde waarde. Als je iets koopt zit de belasting toegevoegde waarde bij de prijs inbegrepen. Jij betaalt dit bedrag aan de verkoper en de verkoper draagt dat vervolgens af aan de Belastingdienst. Btw-tarieven Welk tarief je moet betalen, hangt af van de producten of diensten die je koopt. De btw tarieven zijn gebaseerd op de Europese btw-richtlijnen. Europese landen moeten zich aan deze afspreken houden. In Nederland hebben we 3 tarieven, namelijk: 0 % : het nultarief geldt voor internationale handel. Het moet wel gaan om de uitvoer van goederen naar een land buiten de Europese Unie. Soms geldt dit ook voor goederen en diensten die binnen de Europese Unie aan elkaar geleverd worden. 6 %: het verlaagde tarief is 6 procent. Deze geldt voor de volgende goederen: voedingsmiddelen, water, agrarische goederen, geneesmiddelen, hulpmiddelen, kunst, verzamelvoorwerpen, antiek, boeken, gas en minerale olie voor de tuinbouw. Dit tarief geldt ook voor de volgende diensten: fietsen repareren, schoeisel repareren, lederwaren
repareren, kleding repareren, huishoudlinnen repareren, diensten van kappers, werkzaamheden aan woningen, cultuur, cultuur, recreatie, personenvervoer, sport, diensten aan agrariërs. 21 %: het algemene tarief is 21 procent. Deze is op de meeste goederen en diensten van toepassing. Als producten heir niet onder vallen, horen ze bij de 6% of het nultarief. Vrijstelling Een aantal goederen en diensten zijn vrijgesteld van de omzetbelasting. Bij deze goederen of diensten mag de ondernemer geen btw in rekening brengen. Ook mogen bedrijven de voorbelasting niet aftrekken. De volgende goederen en diensten zijn vrijgesteld: kansspelen, kantines, jeugd- en jongerenwerk, gezondheidszorg, fondsenwervende activiteiten, financiële diensten en verzekeringen, componisten, schrijvers, cartoonisten, journalisten, collectieve belangenbehartiging, beleggingsgoud, begrafenisondernemers, kinderopvang, levering roerende bedrijfsmiddelen, lezingen, excursies, rondleidingen, onderwijs, onroerende zaken, postdiensten, radio, televisie, sociaal-culturele instellingen, sociale samenwerkingsverbanden, sportorganisaties en sportclubs. Ondernemersaftrek Om als beginnend freelancer in aanmerking te komen voor fiscale voordelen van de belastingdienst, moet je als freelancer aan een paar eisen voldoen. Als startend freelancer kan je recht hebben op bepaalde soorten ondernemersaftrek. Voor sommige ondernemersaftrekken moet je voldoen aan het urencriterium of het verlaagd urencriterium. Een ondernemers voldoet meestal aan het urencriterium als hij aan de volgende twee voorwaardes voldoet: - De ondernemer bestaat 1.225 uren aan de onderneming. - De ondernemer moet meer tijd besteden aan de onderneming dan aan andere werkzaamheden (bijvoorbeeld loondienst). Als je 1 van de 5 voorgaande jaren geen ondernemer bent geweest, hoef je niet te voldoen aan deze voorwaarde. Ondernemersaftrek Als startend freelancer kan je recht hebben op de volgende soorten ondernemersaftrek: Kleineondernemersregeling (KOR) De kleineondernemersregeling (KOR) biedt als voordelen dat een ondernemer minder btw hoeft te betalen of zelfs helemaal geen btw hoeft te betalen. Bovendien kan een onderneming ontheffing krijgen van btw-verplichtingen. Een KOR is bedoelt voor ondernemers die weinig omzet draaien. Je komt in aanmerking voor aan KOR als je: - een eenmanszaak, een maatschap of een vennootschap onder firma hebt - na aftrek van voorbelasting minder dan €1.883 per jaar omzetbelasting betaald - bedrag voor de ontheffing van de administratieve verplichtingen lager is dan €1.345 per jaar. - onderneming in Nederland gevestigd is en voldoet aan de administratieve verplichtingen voor de BTW Hoeveel btw? Meer dan €1.883 €1.883 of minder, maar meer dan €1.345 €1.345 of minder
Hoeveel mindering Geen vermindering Vermindering van te betalen btw: 2,5 x (€1.883 – btw-bedrag De vermindering is gelijk aan het btwbedrag, er hoeft geen btw te worden betaald.
Zelfstandigenaftrek De zelfstandigenaftrek is één van de bijzondere posten die een zelfstandig ondernemer van het belastbaar inkomen mag aftrekken. De zelfstandigenaftrek is een aftrekpost ten laste van het belastbaar inkomen voor: - natuurlijke personen die ondernemer zijn - ondernemers die hun totale beschikbare werktijd voor méér dan 50% besteden aan de onderneming - ondernemers die meer dan 1.225 uren per kalenderjaar besteden en dat aannemelijk kunnen maken met een goede urenadministratie. Het belang van zelfstandigenaftrek Een aftrekpost op je belastbaar inkomen betekent dat je belastingaanslag lager zal zijn. De zelfstandigenaftrek is een nogal forse aftrekpost. Je belastingaanslag kan tussen de €0 en €3.500 lager worden wanneer je hem kunt toepassen. Startersaftrek De startersaftrek is een verhoging van de zelfstandigenaftrek, bedoel om het starten van een onderneming te stimuleren en de kansen op een succesvolle business te vergroten. Starters mogen in de eerste vijf jaar van hun bedrijf in totaal drie keer de startersaftrek toepassen en zo hun zelfstandigenaftrek verhogen. Als je als ondernemer in aanmerking komt voor dit fiscale startersvoordeel, mag je dit bedrag namelijk verhogen met €2.123 Je maakt aanspraak op startersaftrek als je: - in één (of meer) van de vijf voorgaande kalenderjaren geen ondernemer bent geweest - in deze periode niet vaker dan twee keer de zelfstandigenaftrek hebt toegepast Startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid Als je vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering begint met ondernemen, heb je in veel gevallen recht op de subsidie ‘starteraftrek bij arbeidsongeschiktheid’. Je moet hiervoor wel minimaal achthonderd uur per jaar aan jouw bedrijf werken. Ook deze startersaftrek kan maximaal drie jaar worden toegepast. De voorwaarden zijn: - je hebt recht op een arbeidsongeschiktheidsuitkering - je voldoet niet aan het standaard urencriterium, maar wel aan het verlaagde urencriterium van achthonderd uur. BTW-rekening Ondernemers hebben een degelijke btw-administratie nodig. Daarbij hoort correcte facturenadministratie. Een factuur is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. De factuur bevat informatie die nodig is om de plaats van de prestatie en het BTW-tarief te bepalen. Voor een ondernemer is een correcte factuur het instrument om een aftrek van voorbelasting te verkrijgen en voor de Belastingdienst is de factuur een belangrijk hulpmiddel bij de controle op een correcte toepassing van de BTW-wetgeving. Een ondernemer moet altijd een factuur uitreiken als hij goederen levert aan of diensten verricht voor een andere ondernemer of voor een rechtspersoon. Op een factuur moeten altijd minimaal de volgende basisgegevens worden vermeld: - Naam van de onderneming en de afnemer - Adres van de onderneming en de afnemer - Btw-nummer - KvK-nummer - De datum waarop de factuur is uitgereikt - Een uniek volgnummer - Omschrijving van geleverde goederen en diensten - Het aantal geleverde goederen of diensten
-
De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw Het btw-tarief dat u in rekening brengt Het btw-bedrag.
Payrolling
Bij payrolling neemt een payroll-aanbieder jouw personeel op papier in dienst en wordt hiermee juridisch werkgever. Als ondernemer blijf je zelf de belangrijke kernzaken bepalen, zoals het aannemen van nieuwe werknemers, de hoogte van het salaris bepalen, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en andere aangelegenheden die voor de interne gang van zaken binnen het bedrijf van belang zijn. Payrolling is interessant voor iedere organisatie die met personeel werkt vanwege de verhoogde flexibiliteit, het gemakt, het beperkte risico en het financiële voordeel dat je kunt behalen door efficiënter in te kopen. Het maakt daarbij niet uit of het een kortlopend project of een langetermijntraject betreft. De voordelen van payrolling: - Je weet vooraf wat jouw personele kosten zullen zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden in jouw berekeningen. - Je betaalt een vast tarief en ontvangt periodiek één factuur. Zo heb je een zeer nauwkeurige inzage in jouw totale salaris- en personeelskosten. - Facturen en/of aangiften van instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, diverse pensioen- en aanverwante verzekeringen, de Arbo-dienst, de verzuimverzekering en accountant (met betrekking tot salaris- en personeelsadministratie) ontvang je meer. - Jou financiele administratie wordt hierdoor beperkter en veel inzichtelijker, waardoor je direct een anzienlijke kostenbesparing kunt realiseren. - Voor jou medewerkers verandert er feitelijk niet veel, behalve dat zij kunnen terugvallen op een professionele dienstverlener op het gebied van personeel en organisatie. De nadelen van payrolling
-
-
Je blijft aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. In geval van faillissement van het payroll bedrijf is het mogelijk dat je premies en belasting aan het UWV en de Belastingdienst moet afdragen, ookal heb je dat al eerder aan het payroll bedrijf gedaan. Je betaalt natuurlijk wel voor de diensten van de payroller. De kosten worden dus hoger. De band met je vaste personeel kan veranderen door de overstap naar payrolling. Je loopt het risico dat ze door deze manier van betalen meer afstand tot jou en je bedrijf voelen en zelfs minder waardering ervaren. Voor je flexibele personeel zal dit nadeel minder gelden.
Met payrolling weet je zeker dat alle benodigde kennis aanwezig is. Door in Nederland personeel in dienst te nemen verdrievoudigt namelijk het aantal wetten en regels waarmee je te maken krijgt. Ook beperk je door het werken met payroll de personele rompslomp tot het doorgeven van gewerkte uren en het betalen van één inkoopfactuur. Daar staat wel tegenover dat je meer kosten kwijt bent, omdat je de payroller ook moet betalen voor de diensten.
Verklaring Arbeids-Relatie (VAR) Een VAR is een papiertje dat verklaart aan jouw opdrachtgever dat deze geen sociale premies en loonbelasting hoeft af te dragen voor jou als freelancer, omdat je zelf de loonbelasting betaalt. Als je jezelf verhuurt aan andere bedrijven, kan een VAR nodig zijn. Het kan zijn dat de opdrachtgever hier naar vraagt, als garantie dat jij ondernemer bent volgens de Belastingdienst. Met een Verklaring Arbeids-Relatie wordt garantie gegeven. Dit werkt in het voordeel van de opdrachtgeven, omdat hij hierdoor geen premie volksverzekeringen over je gewerkte uren hoeft te betalen. De VAR bestaat dus om risico's af te dekken aan de kant van de opdrachtgever. Als de Belastingdienst achteraf vindt dat er sprake is van een loondienstverband, dan heeft de opdrachtgever zich ingedekt met jouw Verklaring ArbeidsRelatie, die afgegeven is door de belastingdienst zelf. Mocht de belastingdienst voet bij stuk houden. Dan kan de opdrachtgever de kosten proberen te verhalen op jou. Geldigheid Veklaring Arbeids-Relatie Een VAR is geldig als: Voor jou als zelfstandige: De VAR is voor de zelfstandige alleen geldig wanneer de feitelijke werksituatie (dus het werk dat je daadwerkelijk uitvoert) overeenkomt met de opgegeven situatie die je hebt ingevuld op het aanvraagformulier. Voor jouw opdrachtgever: Voor de opdrachtgever is de VAR geldig wanneer het een VARWUO (voor eenmanszaak) of –DGA (voor BV) betreft en de omschrijving van de werkzaamheden op de VAR overeenkomen met de daadwerkelijke werkzaamheden. Dit betekent dat je als zelfstandige wijzigingen in je werksituatie altijd moet doorgeven aan de Belastingdienst. En het betekent ook dat je voor elk type werk een aparte VAR moet aanvragen! Een VAR is één kalenderjaar geldig. De geldigheidstermijn gaat in aan het begin van het kalenderjaar. Wanneer de Belastingdienst gaat controleren Wanneer de Belastingdienst de opdrachtgever controleert op het afdragen van loonbelasting en sociale verzekeringspremies, zal zij bij elk persoon die voor het bedrijf werkt controleren of er sprake is van een arbeidsovereenkomst. Dus als er sprake is van persoonlijke arbeid, loon en werkgeversgezag: dan horen er voor deze persoon zowel loonbelasting als premies te zijn afgedragen. Als dit niet gebeurd is omdat deze persoon een VAR heeft, dan kan de VAR worden omgezet naar een VAR-loon. Je bent als zelfstandige dan per direct je opdracht kwijt. Is er sprake van kwader trouw (opzettelijk misbruik/fraude), dan moet iemand de naheffingen en boetes betalen. Dit kan jij zelf zijn of je opdrachtgever, dit is afhankelijk van de situatie. Wanneer de Belastingdienst jouw boeken gaat controleren en er blijkt sprake te zijn van een arbeidsovereenkomst met je opdrachtgever en je feitelijke werkzaamheden komen niet overeen met de gegevens op jouw aanvraagformulier, dan kan de Belastingdienst met terugwerkende kracht alle verkregen ondernemersvoordelen terugvorderen (btw, startersaftrek etc.). Ook dan moet je per direct stoppen met de opdracht en bij fraude kunnen er boetes opgelegd worden. VAR aanvragen De Verklaring Arbeidsrelatie geeft zekerheid over de fiscale status van de inkomsten die voortvloeien uit jouw arbeidsrelatie. Je kunt de verklaring elektronisch aanvragen met het formulier 'Aanvraag Verklaring arbeidsrelatie'.
