ID-Ware II Editace docházky
Obsah 1.Vložení průchodu.................................................................................................3 1.1.1.1.Příchod do práce nebo odchod z práce.................................................3 1.2.1.2.Začátek přerušení..................................................................................3 1.3.1.3.Ukončení přerušení................................................................................5 1.3.1Ukončení přerušení na něž bezprostředně nenavazuje úsek práce.....5 1.3.2Ukončení přerušení na něž bezprostředně navazuje úsek práce.........7 2.Oprava ( přepsání ) časového údaje průchodu...................................................8 3.Ignorování průchodu............................................................................................9 4.Celodenní přerušení............................................................................................9 4.1.4.1.Vložení celodenního přerušení v případě denních směn....................10 4.2.4.2.Vložení celodenního přerušení v případě nočních směn....................13 4.3.4.3.Změna celodenního přerušení.............................................................16 4.4.4.4.Mazání celodenního přerušení.............................................................18 5.Vysvětlení různých formátů zobrazení..............................................................21
Editace Detailu dne
2
7.12.2011
Editace časových údajů ve formuláři Detail dne Znalost vkládání časových údajů, průchodů, přerušení případně jejich ignorování a změny jsou základním předpokladem pro úspěšné zpracování docházkových listů.
1. Vložení průchodu Ruční vložení průchodu se používá v případě, že si zaměstnanec neoznačí průchod na snímači (například zapomene kartu). Ručně vložené průchody jsou odlišeny modrou barvou časového údaje. V případě, že z nějakého důvodu chce uživatel jen upravit čas průchodu, který si zaměstnanec vytvořil na snímači, doporučujeme postupovat dle kapitoly Oprava (přepsání) časového údaje průchodu. Níže uvedené principy souvisí s tzv. párováním průchodů viz kapitola Činnost systému/Párování průchodů manuálu Docházkový systém a pro správnou činnost systému je důležité si je řádně osvojit. Ručně vložené průchody se zobrazují ve všech formátech zobrazení docházkového listu (Výsledné zobrazení, Neplacené přestávky, Nezměněné průchody, Všechny úseky) a také ve všech tiskových sestavách.
1.1. Příchod do práce nebo odchod z práce Nové průchody se vkládají v Detailu dne v sekci Nové průchody. Do buňky ve sloupci Čas uživatel vepíše požadovaný časový údaj znamenající průchod.
Následně je zapotřebí zvolit příkaz Uložit. Časový údaj nemusí psát s oddělovačem (dvojtečkou) ale může použít formát celého čísla. Například 10:35 zapíše jako 1035 a systém si sám jednotlivé složky časového údaje rozdělí. V případě, že uživatel vkládá příchod do práce nebo odchod z práce, nemusí ve sloupci Kód definovat nic ( jinými slovy kódem průchodu je kód 0 ).
1.2. Začátek přerušení V případě, že uživatel vkládá začátek přerušení, musí si opět zobrazit Detail dne. Začátek přerušení se také vkládá v sekci Nové průchody. Tentokrát však nejdříve zapíše časový údaj ve sloupci Čas a následně do vedlejší buňky ve sloupci Kód klikne levým tlačítkem myši.
Editace Detailu dne
3
7.12.2011
Zobrazí se tabulka s nabídkou přerušení.
Označením potřebného přerušení (např. Služebně) se název přerušení zobrazí vedle časového údaje v sekci Nové průchody.
Následně je zapotřebí zvolit příkaz Uložit. Editace Detailu dne
4
7.12.2011
Výsledné zobrazení v docházkovém listě pak bude vypadat takto:
V červeném rámečku je zvýrazněn den ve kterém byla provedeno ruční vložení začátku přerušení. Ručně vložený časový údaj je odlišen modrou barvou (modře jsou odlišeny všechny časové údaje vložené ručně). Z výše uvedeného zobrazení vyplývá, že zaměstnanec nastoupil do práce od 6:50 hod a ve 12:35 hod mu byl ručně vložen začátek přerušení Služebně. Toto přerušení bylo ukončeno systémovým průchodem v 15:00 hod (došlo k dopočtu neukončeného přerušení dle nastavení parametrů šablony). Jestliže se přerušení vyskytuje na konci směny a zaměstnanec se pak nevrací zpět do práce, nemusí být toto přerušení ukončeno ručně vloženým průchodem, v případě, je-li nastaven parametr dopočtu neukončeného přerušení. Jestliže se přerušení vyskytuje na konci směny, ale nejsou nastaveny parametry dopočtu neukončeného přerušení, musí být úsek přerušení ukončen ručním vložením průchodu (viz kapitola 1.3.).
1.3. Ukončení přerušení 1.3.1
Ukončení přerušení na něž bezprostředně nenavazuje úsek práce
V praxi to znamená ukončení přerušení na konci směny, po němž jde zaměstnanec domů, to znamená že bezprostředně nepokračuje v práci. Ukončení přerušení se provádí opět v Detailu dne. Uživatel nejdříve v sekci Nové průchody zapíše časový údaj znamenající ukončení přerušení ve sloupci Čas a následně do vedlejší buňky ve sloupci Kód klikne levým tlačítkem myši.
Editace Detailu dne
5
7.12.2011
Zobrazí se tabulka s nabídkou přerušení.
Označením přerušení [Nepřítomnost] se název přerušení zobrazí vedle časového údaje v sekci Nové průchody.
Po volbě příkazu Uložit bude výsledné zobrazení v docházkovém listě vypadat takto:
Editace Detailu dne
6
7.12.2011
V červeném obdélníku je zvýrazněn den, kdy bylo přerušení ukončeno ručně vloženým průchodem. Z výše uvedeného zobrazení vyplývá, že zaměstnanec nastoupil do práce od 6:50 hod a v 8:00 mu byl ručně vložen začátek přerušení Lékař. Ve 12:35 mu bylo ukončeno přerušení Lékař ručně vloženým průchodem „Nepřítomnost“ . V tomto případě dosti často dochází k tomu, že uživatel omylem ukončí přerušení vložením času s kódem 0 (viz následující kapitola ) což má fatální důsledek na docházku, protože ukončením přerušení časem s kódem 0 bezprostředně pokračuje úsek práce. 1.3.2
Ukončení přerušení na něž bezprostředně navazuje úsek práce
V praxi to znamená ukončení přerušení v průběhu směny s tím, že zaměstnanec bezprostředně po ukončení přerušení pokračuje ve směně. Ukončení přerušení se provádí v Detailu dne. Postup je takový, že v sekci Nové průchody je třeba vložit časový údaj ( znamenající ukončení přerušení ) bez označení druhu nepřítomnosti ( jinými slovy s kódem 0 ).
Tím pádem tento časový údaj znamená jednak ukončení přerušení a současně začátek bezprostředně navazujícího úseku práce. Výsledné zobrazení v docházkovém listě pak bude vypadat takto:
V červeném obdélníku je zvýrazněn ručně vložený průchod. Z výše uvedeného zobrazení vyplývá, že zaměstnanec nastoupil do práce od 6:00 hod (jak je vidět dle červeného časového údaje, systém mu na základě nastavení parametrů skutečný průchod upravil tzv. systémovým průchodem) a v 8:00 mu byl ručně vložen začátek přerušení Služebně. V 10:00 mu bylo ukončeno přerušení Služebně ručně vloženým průchodem bez uvedení kódu a zaměstnanec dále bezprostředně pokračoval v práci až do 14:00 hod.
Editace Detailu dne
7
7.12.2011
2. Oprava ( přepsání ) časového údaje průchodu Přepsání časového údaje je rychlejší varianta opravy časového údaje. Uživatel ještě může použít postup, kdy časový údaj který chce změnit (průchod přes snímač) ignoruje a ručně vloží nový průchod s požadovaným časovým údajem. Přepsání časového údaje lze také použít v případě, že uživatel potřebuje změnit časový údaj původního průchodu (přes snímač) a přitom zachovat původní průchod přes snímač například pro zobrazení původního průchodu v tiskových sestavách.. Pokud jde o zobrazení opravených časových údajů v docházkových listech platí: Opravený časový údaj se zobrazuje ve formátu zobrazení docházkového listu „Výsledné zobrazení“. Původní časový údaj (průchod ze snímače) se zobrazuje ve formátu zobrazení docházkového listu „Nezměněné průchody“. Opravit lze průchody přes snímač – černou barvou, ručně vložené průchody – modrou barvou. Opravit lze systémové průchody – červenou barvou – které vznikly na základě systémové úpravy průchodu přes snímač. Opravit nelze systémové průchody – červenou barvou – které vznikly například na základě prametrů dopočtu neukončených úseků. Postup opravy časového údaje: Uživatel si zobrazí formulář Detail dne. Ve formuláři Detail dne, v sekci Úseky označí kurzorem časový údaj, který chce změnit. Takto označený časový údaj se podbarví modře.
V červeném rámečku je zvýrazněn časový údaj, který chce uživatel změnit (je podbarven modře). Namísto označeného časového údaje uživatel zapíše požadovaný časový údaj a zvolí příkaz Uložit.
Opravený časový údaj pak bude odlišen modrou barvou ( ruční změna ) Ve formátu zobrazení docházkového listu „Výsledné zobrazení“ se bude zobrazovat opravený průchod dle obrázku níže ( modrou barvou ).
Editace Detailu dne
8
7.12.2011
Ve formátu zobrazení docházkového listu „Nezměněné průchody“ nebude zobrazen upravený časový údaj, nýbrž časový údaj původni ( přes snímač ) viz obrázek níže.
Jak je vidět z obrázku, nezměněné průchody, tedy průchody, které si zaměstnanec vytvoří na snímači jsou zobrazeny černou barvou. Po najetí kurzorem na časový údaj se zobrazí v“bublině“ časový údaj opravený.
3. Ignorování průchodu Ignorování průchodu slouží k tomu, aby původní časový údaj (průchod) byl systémem ignorován a nebude se tudíž zobrazovat v docházkových listech. Ignorování průchodu se provádí v Detailu dne. Ignorování časového údaje se provádí tak, že uživatel označí v sekci Průchody časový údaj průchodu zatržítkem ve sloupci Ignorovat
Po označení zatržítkem je třeba zvolit příkaz Uložit. Takovýto časový údaj bude systém ignorovat ve všech formátech zobrazení docházkového listu ( Výsledné zobrazení, Neplacené přestávky, Nezměněné průchody, Všechny úseky ) a bude ignorován také v tiskových sestavách. Tento průchod však nebude vymazán
4. Celodenní přerušení Celodenní přerušení je přerušení v délce denního fondu pracovní doby.
Editace Detailu dne
9
7.12.2011
4.1. Vložení celodenního přerušení v případě denních směn Vložení celodenního přerušení se týká případů, kdy si zaměstnanec neoznačí přerušení (například dovolenou) předcházející den, nebo si je z nějakého důvodu označit nemohl (nemocenská). Tento příklad vkládání celodennícho přerušení se týká jen denních směn, tedy směn, které nepřesahují půlnoc (například noční) – o tom pojednává další kapitola. Výchozí stav docházkového listu je uveden na dalším obrázku.
Volbou příkazu Detail si zobrazíme Detail dne.
V Detailu dne si najedeme kurzorem na buňku sloupce Druh sekce Nové úseky (kurzor šipka se změní na kurzor ukazováček) – na obrázku výše je zvýrazněno červeným rámečkem a zmáčkneme levé tlačítko myši. Zobrazí se tabulka s nabídkou přerušení – na obrázku níže zvýrazněno červeným rámečkem. Editace Detailu dne
10
7.12.2011
V tabulce s nabídkou přerušení najedeme kurzorem na druh přerušení, které chceme vložit. Toto přerušní se podbarví modře.
Pak klikneme levým tlačítkem myši na zvolené přerušení. Přerušní se zobrazí v sekci Editace Detailu dne
11
7.12.2011
Nové úseky – na obrázku níže zvýrazněno červeně.
Potom zvolíme příkaz Uložit v Detailu dne. Ze sekce Nové úseky se přerušení přesune do sekce Úseky.
Editace Detailu dne
12
7.12.2011
V docházkovém listě pak bude přerušení vypadat dle obrázku níže.
4.2. Vložení celodenního přerušení v případě nočních směn Vzhledem k tomu, že noční směna probíhá ve dvou dnech není možné vložit celodenní přerušení stejně jako je tomu v případě denní směny. Vložení celodenního přerušení v případě noční směny musí být vloženo se začátkem a koncem přerušení. V případě noční směny je důležité si uvědomit, do kterého dne se noční směna započítává. Systém umožňuje zápočet noční směny do dne nástupu, do dne ukončení, nebo noční směnu rozdělit (znamená to, že úsek do půlnoci se započte do dne nástupu a úsek po půlnoci se započte do dne ukončení noční směny). Bohužel, přerušení tuto vlastnost nemá, nelze tedy vložit jeho začátek do jednoho dne a ukončení do dne následujícího. Na obrázku níže je zobrazen výchozí stav v případě zápočtu noční směny do dne nástupu.
Zápočet noční směny je zřejmý z výřezu docházkového listu výše, první noční směna je označena červeně – časové údaje příchodu a odchodu (v pravé části) jsou ve dvou dnech, ale zápočet odpracované doby (v levé části) je jen v pondělí. Druhá noční směna je označena modře a opět jsou časové údaje příchodu a odchodu ve dvou dnech, zatímco zápočet odpracované doby je v úterý. Znamená to, že potřebujeme doplnit přerušení (například dovolenou) pro středu až pátek.
Editace Detailu dne
13
7.12.2011
Nejdříve je zapotřebí volbozu příkazu Detail zobrazit detail dne, do kterého se má přerušení započítat – v tomto případě středa.
Dále postupujeme stejně, jako kdybychom vkládali jakékoliv jiné přerušení. To znamená, že v sekci Nové průchody vložíme časový údaj ve sloupci Čas a název přerušení ve sloupci Kód. Čas začátku přerušení v tomto případě nehraje až tak důležitou roli. Důležité je, aby začátek přerušení byl v takovém čase, aby bylo možné ukončit přerušení ještě tentýž den.
V dalším kroku v sekci Nové průchody vložíme časový údaj ukončení přerušení ve sloupci Čas a s kódem [Nepřítomnost].
Editace Detailu dne
14
7.12.2011
Pak zvolíme v Detailu dne příkaz Uložit. Definovaný úsek přerušení dovolená se přesune ze sekce Nové průchody do sekce Průchody.
V docházkovém listě se pak ručně vložené přerušení zobrazí dle obrázku níže.
Vzhledem k tomu, že se takto zadané přerušení nepřenáší do dalších dnů, musí se ještě standardním způsobem vložit celodenní přerušení ve čtvrtek, které se již bude přenášet do dalších dnů. Takto vložené přerušení se nepřevádí do dlaších dnů, takže je zapotřebí ještě Editace Detailu dne
15
7.12.2011
devátého vložit celodenní dovolenou standardním způsobem a toto přerušení se již bude generovat dále.
4.3. Změna celodenního přerušení Tato funkce umožňuje změnit název již zadaného celodenního přerušení v případě, že se uživatel zmýlil. Výchozí stav ukazuje obrázek níže. Ve čtvrtek uživatel vložil celodenní přerušení „Paragraf“, které chce změnit.
Nejdříve je zapotřebí volbou příkazu Detail zobrazit Detail dne v němž chceme přerušení změnit.
Pak kurzorem najedeme na název přerušení v Detailu dne v sekci Úseky ve sloupci Druh. Editace Detailu dne
16
7.12.2011
Zobrazí se tabulka s nabídkou přerušení.
Editace Detailu dne
17
7.12.2011
V tabulce s nabídkou přerušení najedeme kurzorem na název nového přerušení (například Dovolená) a klikneme levým tlačítkem myši. Název přerušení se přenese v Detailu dne do sekce Úseky, do sloupce Druh.
V Detailu dne pak volíme příkaz Uložit. Výsledné zobrazení v docházkovém listě pak bude vypadat dle obrázku níže.
4.4. Mazání celodenního přerušení Mazání celodenního přerušení se používá v případě, že uživatel udělal chybu a chce již zadané celodenní přerušení smazat. Výchozí stav docházkového listu je uveden na obrázku níže
Editace Detailu dne
18
7.12.2011
Volbou příkazu Detail si zobrazíme Detail dne
V Detailu dne si kurzorem označíme časový údaj daného přerušení v sekci Úseky ve sloupci Délka, který se podbarví modře – na obrázku nahoře je zvýrazněno červeným rámečkem. Dále na klávesnici počítače zvolíme klávesu „Delete“. Dojde k vymazání časového údaje – viz obrázek níže.
Editace Detailu dne
19
7.12.2011
Pak v Detailu dne zvolíme příkaz Uložit. Přerušení v sekci Úseky zmizne (iz obrázek níže).
Editace Detailu dne
20
7.12.2011
5. Vysvětlení různých formátů zobrazení Výsledné zobrazení: Toto zobrazení docházkového listu slouží k zobrazení časových údajů, s kterými systém počítá při výpočtu statistických dat. Jsou tam tedy zobrazeny Černou barvou - skutečné průchody přes snímač v případě, že nejsou uživatelem přepsány nebo ignorovány Červenou barvou - časové údaje, které byly systémově upraveny, tedy například zaokrouhleny (systémové průchody). Původní časový údaj ( skutečný průchod ze snímače ) lze zjistit z „bubliny“ při najetí kurzorem na časový údaj v docházkovém listě. Modrou barvou - ruční změny a opravy časových údajů. Původní časový údaj ( skutečný průchod ze snímače ) lze zjistit z „bubliny“ při najetí kurzorem na časový údaj v docházkovém listě. Nezměněné průchody: Toto zobrazení docházkového listu slouží k zobrazení časových údajů, které si zaměstnanec provedl na snímači, byť byly dodatečně uživatelem opraveny (pozor, nikoliv ignorovány) a časových údajů vložených ručně ( v případě, že časový údaj průchodu zaměstnanci úplně chybí ). Jinými slovy odráží skutečné průchody zaměstnance přes snímače. Ještě jednou zdůrazňuji, že ignorované průchody nejsou zobrazeny ani v jednom formátu zobrazení dochá z tiskových sestav.
Editace Detailu dne
21
7.12.2011
