ICT a outsourcing personálních procesů

ICT a outsourcing personálních procesů Michal Máčel, Jan Tomíšek Vema, a. s. Okružní 3a, 638 00 Brno [email protected], [email protected] Abstrakt. Příspěvek popisuje nové možnosti, které přinášejí moderní informační a komunikační technologie outsourcingu personálních procesů. Největší výhodou je nepřetržitý přístup příjemce outsourcingu do „svých“ dat, byť ta jsou zpracovávána vně. Tato výhoda ve svém důsledku nabízí k vytěsnění podstatně větší část personálních procesů, než bylo dříve vůbec myslitelné. Rovněž lze vytěsnit i velmi malé procesy, či pouhé části procesů. Přitom nedochází k žádným zbytečným prodlevám způsobeným předáváním dat. Abstract. This paper describes new possibilities in outsourcing of personnel processes given by modern information and communication technology. The greatest advantage is continuous access to data by the outsourcee although they are operated outside. This advantage results in a larger part of outsourced personnel processes than was ever imaginable. It is also possible to outsource very small processes or only parts of them. There are no unnecessary lags in data interchange. Klíčová slova Systémy pro řízení lidských zdrojů, outsourcing, externí zpracování mezd, personální procesy, systemizace, vzdělávání, výběrová řízení, ASP Keywords Human resource management system, HRMS, outsourcing, external wage processing, personnel processes, systematization, training, hiring, ASP

1 Klasický outsourcing personálních procesů K vytěsňování některých personálních procesů dochází již mnoho let a datuje se do doby ještě před ICT. Historicky prvním procesem bylo zpracování mezd. To je celkem pochopitelné, protože se jedná o činnost s poměrně jednoduchým rozhraním mezi subjekty a vyžadující specifickou znalost, která na straně organizace není jinak příliš užitečná. Atraktivnost této služby zvýší i rozšíření do personální oblasti, jako je např. administrativní realizace nástupů a výstupů pracovníků, která se zpracováním mezd přirozeně souvisí. S rostoucí složitostí mzdových legislativ prakticky všude na světě rostla a stále roste i poptávka po této službě. Světové společnosti zabývající se tržními prognózami jí předpovídají další růst na úrovni cca 10% ročně. Dalším historicky úspěšným outsourcingem personálních procesů je činnost personálních agentur, které nabízejí zejména outsourcing výběrových řízení. Poskytovatel pro příjemce organizuje inzerci, sleduje trh práce, provádí předvýběr uchazečů v konkrétních kampaních a navrhuje kandidáty do nejužších kol. Proces má relativně jednoduchá rozhraní a proto se také snadno vytěsňuje. Ve výhodnosti outsourcingu výběrových řízení pro velké organizace se jednotliví odborníci příliš neshodují, ale pro menší organizace, které nemají svého personalistu je to jistě zajímavé řešení. Kromě těchto dvou typických procesů existuje ještě několik dalších, pro které je možné na outsourcingovém trhu najít poskytovatele. Jsou to různé dílčí vzdělávací aktivity, např. organizace kursů a školení, které však výjimečně tvoří ucelený program vzdělávání pro celou organizaci. Ve službách personálních agentur lze nalézt ještě personální poradenství a audit. Dále se stále častěji i v České republice objevuje tzv. pronájem pracovníků, který však až zas tak přímo nesouvisí s tímto příspěvkem. Nelze opomenout rostoucí nabídku personálních informačních systémů jako služeb ASP. Lze říci, že limitem pro outsourcing dalších služeb je velké množství 464

SYSTEMS INTEGRATION 2005

ICT A OUTSOURCING PERSONÁLNÍCH PROCESŮ

interakcí mezi poskytovatelem a příjemcem, které by potřebné procesy velmi zpomalilo či prakticky zastavilo. A právě zde je možné hledat zásadní přínos ICT do této oblasti.

2 Přínos ICT do outsourcingu personálních procesů 2.1 Nové možnosti Moderní informační a komunikační technologie přinášejí zcela nové možnosti, které umožňují poskytovatelům nabízet dříve zcela neoutsourcovatelné nebo velmi obtížně outsourcovatelné služby. Navíc i malý příjemce služeb díky ICT může získat produkty a služby, na které by z finančních důvodů dříve nedosáhl. Personální informační systémy mohou být nyní budovány tak, aby byly jednotně a společně využívány jak příjemcem tak poskytovatelem služeb. Možných konfigurací vztahů v souvislosti s outsourcingem je mnoho. Ve hře jsou zejména oba subjekty a informační systém. Ten může být provozován u poskytovatele, u příjemce či u třetího subjektu (např. jako služba ASP). Jeho umístění z pohledu přínosů pro outsourcing není příliš významné. Podstatné je, že do něj mají vždy okamžitý přístup jak poskytovatel, tak příjemce služby. Oba pochopitelně v rozsahu smluvených práv a zodpovědností. Právě sdílení informačního systémů je klíčové pro outsourcing nových procesů. Jelikož personální procesy musí probíhat de facto v reálném čase, nebylo při „papírové“ komunikaci mezi příjemcem a poskytovatelem obvykle možné dosáhnout dostatečné flexibility. Proces, který nutně probíhá chvíli u poskytovatele a chvíli u příjemce generoval dříve nezvládnutelné množství interakcí mezi oběma stranami. Z tohoto pohledu byl v nejlepší pozici právě outsourcing zpracování mezd. Zpravidla se totiž jedná o jeden balík podkladů pro zpracování a následně o balík zpracovaných mezd. Dnes je již možná prakticky kontinuální spolupráce mezi oběma stranami. To umožňuje, aby i dílčí subprocesy jednoho procesu probíhaly dle potřeby střídavě jak na straně poskytovatele, tak na straně příjemce, a to s velkou frekvencí. Změnu situaci popisuje obr. 1.

Původní možnosti

Nynější možnosti Obrázek 1.


465

MICHAL MÁČEL, JAN TOMÍŠEK

2.2 Technologické požadavky Současné komunikační technologie hladce poskytnou dostatečnou konektivitu pro sdílení personálního informačního systému. Personální informační systém může zajistit svou dostupnost pomocí vícevrstvé architektury nebo pomocí internetových technologií. Obě technologie lze i vhodně kombinovat. 2.2.1

Aplikační server a tenký klient

Toto řešení poskytuje nejvyšší uživatelský komfort. Tenký klient, zpravidla proprietární, má vyspělé uživatelské rozhraní, malé přenosové nároky a je provozně nenáročný. Je vhodný pro pravidelné uživatele informačního systému, kteří se systémy aktivně a dlouhodobě pracují, a u těch zřetelně vítězí nad internetovými prohlížeči. Nevýhodou je nutnost jeho lokální instalace, která však není příliš náročná a zpravidla se nemění s každou verzí aplikace. 2.2.2

Aplikace běžící v internetovém prohlížeči

Toto řešení je oblíbené zejména u správců sítí, kterým prakticky odpadá nutnost jakékoliv instalace. Dosáhnout dostatečného uživatelského komfortu, zejména pro pravidelné uživatele, je s touto technologií velmi obtížné, či skoro nemožné. Řešení je naopak vhodné pro nepravidelné uživatele, kteří do systémů jen zřídka nahlížejí, či vkládají omezené množství údajů. 2.2.3

Terminálové služby

Terminálové služby na systémové úrovni (Terminal Services, Cytrix Winframe atd.) jsou v podstatě náhradním řešením tam, kde informační systém není technologicky dostatečně vyspělý, nicméně jeho aplikační funkcionalita je natolik dobrá, že se vyplatí akceptovat zvýšení nákladů na pořízení poměrně drahých licencí terminálových služeb. 2.2.4

Portálové řešení

Toto řešení se z pohledu uživatele technologicky nijak neodlišuje od aplikací běžících v internetovém prohlížeči. Odlišnosti jsou v začlenění patřičných stránek do rozsáhlejšího celku se společným personalizovaným vstupním bodem – portálem. Díky sdílení nákladů se portálové řešení poskytovatele služeb stává dostupným i pro malé organizace, které by svůj vlastní portál jinak nebudovaly. Organizace tak při outsourcingu personálních procesů získává významnou přidanou hodnotu.

2.3 Rozhraní na ostatní systémy Důležitou vlastností personálních informačních systémů je návaznost na okolní systémy. Jedná se jednak o vnitřní systémy organizace (typicky ERP) a o externí systémy (např. sociální a zdravotní pojišťovny, penzijní fondy). V první případě se jedná především o technický problém komunikace dvou systémů (např. zaúčtování mezd, podklady pro controling). Rozhraní na externí zpravidla legislativně vymezené systémy je standardní součástí personálních informačních systémů. Jejich provozování (zpravidla se jedná o proces podání a opakovaného odstraňování chyb) je vhodné svěřit outsourcingu.

2.4 Bezpečnost Obecně lze konstatovat, že dostupné informační technologie jsou schopné zajistit požadovanou úroveň bezpečnosti. Přestože předmětem tohoto příspěvku není bezpečnost ICT, zaslouží si některé bezpečnostní aspekty pozornost, neboť v prostředí outsourcovaných personálních procesů jsou na ně jsou kladeny zvýšené požadavky (vyplývá to mj. ze zákona na ochranu osobních údajů). 2.4.1

Autentizace uživatele

Systém lze provozovat ve dvou základních režimech. •

466

Jako systém referentský, kdy uživatelé systému jsou pouze specialisté na zpracování jednotlivých agend a to jak na straně organizace, tak na straně zpracovatele.



•

Jako portál, kdy je kromě referentských přístupů systém dostupný také všem zaměstnancům organizace.

V případě referentského přístupu vystačíme s autentizací v autoritě poskytované zpracovatelem. S ohledem na vyšší úroveň zabezpečení je nejvýhodnější využít pro autentizaci certifikáty. Stačí, pokud jsou vydány zpracovatelem. V případě portálového modelu musí být autentizace realizovaná nad úplnou množinou zaměstnanců organizace. Obvykle se volí jeden z následujících přístupů. •

Využití navázání důvěry s doménou organizace, ve které jsou účty všech zaměstnanců. Výhodou je pohodlnější přístup k funkcím systému, protože autentizace se provede jen jednou na úrovni přihlášení do systému. Tato varianta může narazit na bezpečnostní politiku organizace.

•

Autonomní správa hesel na straně zpracovatele. Každý vstup do systému je autentizován proti autoritě zpracovatele. Méně pohodlné používání ze strany koncového uživatele, vyžaduje řešení distribuce hesel (např. tisk diskrétních obálek s výchozím heslem) a jejich správu. Je kompatibilní s většinou bezpečnostních politik organizací.

•

Autorizace s využitím certifikátů, které se na straně zpracovatele pouze ověřují a získá se reprezentace identity uživatele. Nejkvalitnější řešení, vyžaduje však na straně organizace pokročilou úroveň využívání certifikátů resp. podporu technických zařízení.

Smyslem autentizace je rozpoznání identity uživatele. Její reprezentace je pro personální systém zpravidla osobním číslem nebo obecněji dvojicí - číslem organizace a osobním číslem v rámci organizace. 2.4.2

Autorizace uživatele

Autorizační informace lze většinou čerpat přímo z personální databáze. Východiskem je výsledek autorizační fáze, kdy získáme osobní číslo zaměstnance. Základní úroveň autorizace odlišuje vedoucí zaměstnance od řadových zaměstnanců a buduje tak relaci typu kdo vidí koho. Toto řešení se dále může rozvíjet o problematiku zastupování a delegování. Nejpropracovanější forma autorizace může využít údajů ze systemizace a oprávnění uživatele čerpat z atributů pracovního místa. Využití personálního informačního systému jako autorizační databáze má výhodu v přirozené kvalitě údajů. To se projeví zejména při ukončení pracovního poměru nebo při změně pracovního místa, kdy u nezávislé autorizační databáze bývá problém se správnou aktualizací. 2.4.3

Protokolování

Jelikož do personálního informačního systému nyní přestupují nejméně dva subjekty, je pro zajištění průkaznosti změn nezbytné, aby systém byl vybavený protokolováním změn se snadným dohledáním autorů těchto změn v případě nejasností. Snahou samozřejmě je, aby kompetence subjektů, které jsou v procesech angažovány, byly dány natolik striktně, aby se práva změn v datech nikde nepřekrývala. V některých případech to není možné či účelné a potom je nutné změny důsledně protokolovat. 2.4.4

Komplexní přístupová práva

Pro účely bezpečného sdílení dat mezi příjemcem a poskytovatelem outsourcingu je nezbytné, aby personální informační systém bylo možné vybavit kontrolou všech možných přístupových práv (nedostupnost údaje/jen čtení/zápis/modifikace/rušení/vkládání) až do úrovně každé tabulky a v rámci ní i každé položky. Nezbytná je systémová kontrola přístupu na jednotlivé datové věty dle jejich identifikace a to i v souvislostech. Vzhledem k vysoké složitosti takto nastavených přístupových práv je zřejmé, že sytém, aby byl spolehlivě spravovatelný, musí být vybaven efektivní podporou pro řízení přístupových práv. Zde je nutné mít na paměti skutečnost, že legislativně silně svázané části personálních informačních systémů


467


jsou upgradovány několikrát ročně a to i co do změn datových struktur, na které musí být přístupová práva také ihned po nasazení nové verze aplikována. Takovou konfigurovatelnost spolu s efektivní správou nabízí na trhu poměrně omezené množství systémů.

3 Outsourcing personálních procesů v prostředí moderních ICT Podívejme se nyní, jaké konkrétní možnosti pro outsourcing se otevírají v personálních procesech. Najdeme jednak mnohá vylepšení již nyní outsourcovaných procesů a procesy dříve obvykle neoutsourcované.

3.1 Personální evidence Personální evidence se dříve outsourcovala obtížně, jelikož data v ní obsažená slouží k personálnímu řízení a proto musí být trvale dostupná. Zde může poskytovatel nabídnout součinnost při tvorbě smluv a ostatních dokumentů souvisejících s personální evidencí. Důležité je rozhodnutí o správě originálních personálních dokumentů. Zpravidla zůstávají u příjemce. Je vhodné, pokud informační systém obsahuje elektronickou verzi všech dokumentů.

3.2 PAM V těsné návaznosti na personální evidenci může poskytovatel na pokyn příjemce administrativně zajišťovat nástupy a výstupy pracovníků, provádět zařazování do tříd a všechny potřebné změny. Může rovněž na základě svých zkušeností poskytovat součinnost při tvorbě mzdového systému resp. při aplikaci legislativních norem.

3.3 Evidence docházky Zde se domníváme, že pro outsourcing procesu evidence a správy docházky zaměstnanců není prakticky žádný důvod – není zřejmý přínos takového kroku. Docházková evidence musí být vedena tam, kde jsou dostupné údaje pro kontrolu a případné korekce nasbíraných údajů. A takové úpravy nad daty zaměstnanců mohou rozumně provádět jen nejbližší vedoucí pracovníci, kteří o svých zaměstnancích mají nejlepší přehled. Verifikovaná a průkazně předaná data z docházkového systému však mohou velmi usnadnit a zlevnit outsourcované zpracování mezd, protože na ruční vkládání na straně poskytovatele zbývá již poměrně málo měsíčních změn.

3.4 Výpočet mezd Jedná se o nejčastěji outsourcovaný proces, se kterým jsou již poměrně četné zkušenosti. Sdílení personálního informačního systému může přinést v této oblasti nové impulzy. Na vstupní straně je možné delegovat odpovědnost za správnost dat na zaměstnance příjemce. Jedná se o různé formy předzpracování mezd, vstup dat z docházky nebo např. zpracování čerpání dovolené nebo zadávání srážek (telefon, obědy apod.). Na straně výstupu výpočtu mezd je možné nabídnout na portálu přístup k výplatnímu lístku každému zaměstnanci, poskytnout potřebná potvrzení, pohled na bilanci odpracované doby nebo čerpání dovolené. Vedoucí zaměstnanci mohou mít přístup k mzdové inventuře svých podřízených a k přehledu čerpání mzdových prostředků.

3.5 Systemizace a řízení organizačních změn Vedení systemizace, zejména u větší organizace, je pracný proces. Databáze musí obsahovat poměrně hodně údajů, z nichž řada má pouze deskriptivní charakter. Proto je udržení konzistence údajů 468



náročné. Outsourcing v této oblasti vyžaduje velmi dobrou znalost poskytovatele o všech činnostech a procesech příjemce. Proto je velmi často spojen s realizací personálního auditu. Zpracováním auditu získá poskytovatel potřebný přehled o příjemci a současně si vytvoří kvalitní obsah databáze v oblasti systemizace. Sdílení databáze umožní kooperaci při správě systemizace. Např. specifikace platových složek jednotlivých systemizovaných míst může být realizována přímo příjemcem, řízení organizačních změn a provádění následných auditů je pak v režii poskytovatele.

3.6 Vzdělávací procesy Pokud byly dříve částečně outsourcované, jednalo se zpravidla o organizování dílčích vzdělávacích akcí. Nyní je možné vytěsnit celý proces. Organizace specializující se na vzdělávání může převzít nejen veškeré činnosti spojené s povinným vzděláváním a certifikací, ale může zajišťovat i průběžné zdokonalování pracovníků. V návaznosti na systemizaci může sledovat pokrytí systemizovaných míst s ohledem na vzdělání pracovníků a zvát na patřičné vzdělávací akce ty pracovníky, kteří požadavky nesplňují. Naopak pracovníci a jejich vedoucí mohou vzdělávací procesy sledovat a hlásit se na jednotlivé akce dle svých možností. Snadno také mohou např. sledovat doby platnosti svých povinných certifikátů.

3.7 Benefitní systémy Velmi zajímavou oblastí pro outsourcing se stávají i v ČR stále populárnější benefitní systémy. Poskytovatel služby – specialista na benefitní systémy – pomůže příjemci služby benefitní systém vytvořit a pak jej provozuje. Po té, co jsou známá pravidla získávání nároku, čerpání benefitů a financování celého systému, otevře dle požadavků příjemce nakonfigurovaný (resp. upravený) a přednaplněný benefitní informační systém všem pracovníkům, kteří si z něj samostatně „nakupují“ již zcela konkrétní benefity. Benefitní systém je vhodné začlenit do portálu organizace. Poskytovatel může mít uzavřené smlouvy s dodavateli jednotlivých benefitů a provádět s nimi konkrétní zúčtování svým jménem. Příjemce služby má pak na celý systém benefitů jediného partnera, se kterým provádí zúčtování. Průhlednost tohoto řešení je žádoucí i např. z pohledu finančních kontrol. Díky ICT má však příjemce neustálý přehled o celkovém čerpání prostředků a vedoucí mohou mít přehled o tom, jak jejich pracovníci benefity využívají. Tato možnost je zřejmě - alespoň na českém trhu - novou příležitostí.

3.8 Organizace a podpora výběrových řízení I v této tradiční oblasti přináší ICT nové možnosti. Nabídky uchazečů jsou poskytovatelem zadávány do informačního systému, klasifikovány podle vhodnosti a jsou průběžně k dispozici vedoucím pracovníkům organizace. Ti se k nim mohou snadno a operativně vyjadřovat. Organizační činnosti spojené s náborem nových zaměstnanců může zabezpečit poskytovatel. Jedná se např. o rozesílání pozvánek, odpovědi účastníkům o výsledku přijímacího řízení.

3.9 Analýzy a poradenství Poskytovatel, jelikož disponuje kvalifikovanými pracovníky a přístupem k datům, může provádět odborné analýzy, které by si často příjemce služby nebyl schopen sám zpracovat. Tyto analýzy mohou být zpětně dostupné vedoucím pracovníkům např. přes portál.

4 Závěr Úspěšný outsourcing personálních procesů se projevuje dvojím způsobem. Přináší redukci provozních nákladů a je transparentní při realizaci personálních procesů. Výsledná účinnost personálního SYSTEMS INTEGRATION 2005

469


informačního systému je díky zapojení externích odborníků do personálních procesů zřetelně vyšší, než při prosté interní implementaci. K dosažení těchto efektů je nezbytné dodržení následujících skutečností.

470

•

Správná volba informačního systému – jeho vlastnosti jsou patrné z popisů dílčích vlastností personálního outsourcingu uvedených v tomto příspěvku. Klasické personální informační systémy většinou neposkytují dostatečnou podporu modernímu personálnímu outsourcingu.

•

Implementační schéma při realizaci outsourcovaného personálního informačního systému se liší od standardního schématu. Nevystačíme jen se standardním modelem informačních potřeb organizace a jejích procesů, ale musíme zvážit kompetenční model a model procesní kooperace s dodavatelem outsourcingu. Významnou roli hraje bezpečnost systému, protože implementace se obvykle realizuje v prostředí otevřeného internetu.

•

Ekonomický profit je maximální pokud využijeme synergii všech faktorů: koncept ASP – eliminuje investice do hardware a systémového i aplikačního software, outsourcing provozu systému – eliminuje náklady na provozní programátory, outsourcing odborných činností – eliminuje náklady na personální útvar.


ICT a outsourcing personálních procesů

Recommend Documents