Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata ∗ Cegléd Város Önkormányzat Képviselő-testülete (a továbbiakban: alapító) a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 38. § (1) bekezdésébe foglaltaknak megfelelően létrehozta a működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével, és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására az egységes polgármesteri hivatalt. Az Alapító, Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (Mötv.) 84-85. §-aiban foglalt rendelkezések alapján, Kőröstetétlen Község Önkormányzatával 2012. december 13-án megkötött megállapodásnak megfelelően 2013. január 1-jével Közös Önkormányzati Hivatalt alakított. A Képviselő-testület az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) 9. § (1) bekezdés a) pontjában kapott felhatalmazás, valamint az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (1) bekezdésében, foglalt kötelezettség és a Kőröstetétlen Község Önkormányzatával 2012. december 13-án megkötött megállapodás 3 – 8. pontjai, továbbá a hatályos Alapító Okiratban foglaltak alapján, a 330/2003. (XII. 4.) számú határozattal elfogadott, valamint a 140/2009. (V. 21.), a 171/2011. (V. 19.), a 280/2011. (IX. 22.) és a 162/2012. (VI. 28.) Ök. határozatban megállapított módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt Alapító Okiratban foglaltak részletezésére jóváhagyja a Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (továbbiakban: SZMSZ). 1 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. A Hivatal megnevezése, címe, székhelye, telephelye A költségvetési szerv megnevezése: Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) 2 A Költségvetési szerv rövidített neve: Ceglédi KÖH 3 Levelezési címe: 2701 Cegléd Pf. 85. Honlapja: www.cegled.hu Székhelye: 2700 Cegléd, Kossuth tér 1. Telephelye: 2700 Cegléd, Pesti út 23. 1.2. A Hivatal működési területe Cegléd város és Kőröstetétlen község közigazgatási területe, és az Alapító Okiratban, valamint az Ügyrendben részletezett feladat- és hatáskör esetében jogszabályban megállapított település közigazgatási területe. 4 1.3. A Hivatal alapítója és felügyeleti szerve: ∗
Jóváhagyta Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 171/2011. (V. 19.) határozatának 2. pontja. A 162/2012. (VI. 28.) és a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozattal elfogadott módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt, 2013. március 1-jétől hatályos szöveg. 1 A KÖH SzMSz bevezető részét módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 1. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 2 Az 1.1. pont első mondatát módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 2. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 3 Az 1.1. pont második mondatát módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 3. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 4 Az 1.2. pontot módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 4. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
1/24
Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete. A 330/2003. (XII. 4.) Ök. határozattal elfogadott, egységes szerkezetbe foglalt Alapító Okirat a Szabályzat 1. melléklete. 1.4. A Hivatal főbb adatai a.) b.) c.) d.) e.) f.)
Bankszámla száma: 1174202515394772 KSH száma: 15394772751132113 Adóigazgatási azonosítószáma: 15394772-2-13 PIR törzsszáma: 394778 TB törzsszáma: 2222501 Szakágazati besorolása: 841105 1.5. A Hivatal jogállása, jogköre
Jogi személyisége: Gazdálkodási jogköre: Bérgazdálkodási jogköre: Előirányzatok feletti rendelkezési jogköre:
önálló jogi személy önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv önálló bér- és létszámgazdálkodó teljes jogkörrel rendelkezik
II. A HIVATAL JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, FŐBB TEVÉKENYSÉGI KÖREI 2.1. –
–
–
– – –
A Képviselő-testület Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal elnevezéssel egységes hivatalt hoz létre az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. 5 A Képviselő-testület a polgármester előterjesztése alapján meghatározza az egységes Hivatal belső szervezeti tagozódását, munka és ügyfélfogadási rendjét, valamint a működéséhez és fenntartásához szükséges működési költségeket. A Hivatalt a polgármester irányítja. A polgármester irányítja és felügyeli az önkormányzat gazdálkodásával, működőképességének fenntartásával kapcsolatos feladatokat, a szociális, műszaki, oktatási, művelődési és egészségügyi feladatokat, valamint az ezekkel kapcsolatos testületi döntések elkészítését, végrehajtását. A Képviselő-testület által létrehozott bizottságok döntései nem terjednek ki a Hivatal 6 szervezeti tagozódására, munkarendjére, valamint az ügyfélfogadás rendjére. A települési képviselő a Hivataltól a jegyző útján igényelheti a képviselői munkához szükséges tájékoztatást, és egyéb közreműködését. A Hivatal az Alapító Okiratban, valamint jelen a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott, társadalmi közös szükségletek kielégítését szolgáló, jogszabályokon alapuló állami feladatokat alaptevékenységként, nem haszonszerzés céljából, feladatvégzési és ellátási kötelezettséggel végzi, az alapító általános felügyelete mellett. 2.2. 7
A 2.1. pont első fordulatát módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 5. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 6 A 2.1. pontban a Polgármesteri Hivatal szövegrészek helyébe a Hivatal szöveg lép a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 6. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 7 A KÖH SzMSz 2.2. pontját módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 7. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 5
2/24
2.2.1. A Hivatal alaptevékenysége: A Hivatal Alaptevékenység államháztartási szakágazati besorolása: 841105 Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége A hivatali alaptevékenységek államháztartási szakfeladatrend szerinti besorolása: 841112 Önkormányzati jogalkotás 841126 Önkormányzatok és társulások általános végrehajtó igazgatási tevékenysége 841133 Adó, illeték kiszabása, beszedése, adóellenőrzés 842421 Közterület rendjének fenntartása 900400 Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése 2.2.2. A Hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat. III. A POLGÁRMESTERI HIVATAL IRÁNYÍTÁSA, VEZETÉSE 3.1. 8 A Hivatal irányításával kapcsolatos főbb feladatai 3.1.1. A polgármesternek a Hivatal irányításával kapcsolatos kiemelt feladatai: – a jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a Hivatal feladatait, az önkormányzat munkájának szervezésében a döntések előkészítésében és végrehajtásában. – a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a Képviselő-testületnek a Hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására, – az általa meghatározott körben egyeztetési jogot gyakorol a jegyző hatáskörébe tartozó kinevezés, vezetői megbízás, felmentés, vezetői megbízás visszavonása, valamint a jutalmazás tekintetében. – a polgármester a köztisztviselők esetében a közszolgálati jogviszonnyal összefüggésben a személyi juttatások előirányzata tekintetében rendelkezik egyeztetési joggal. 3.1.2. A polgármesternek a saját feladata tekintetében különösen: – dönt a jogszabályok által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, – a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, – 9munkáltatói jogot gyakorol a jegyző, és egyéb munkáltatói jogokat gyakorol önkormányzat költségvetési szerveinek vezetői tekintetében, – szervezi a településfejlesztés és a közszolgáltatás feladatkörébe tartozó feladat megoldását. – 10 3.1.3. Az alpolgármester(ek) feladatait, és a polgármester helyettesítésének rendjét a polgármester szabályozza, amelyet a képviselő-testület és szervei működési rendjét szabályozó önkormányzati rendelet tartalmazza. 3.2. A jegyző Hivatal vezetésével kapcsolatos főbb feladatai 3.2.1. A jegyző – vezeti és megszervezi a Hivatal munkáját, – gondoskodik a hivatal működésének személyi és tárgyi feltételeiről a költségvetés által – meghatározott keretek között, 8
A 3.1. pontban a „Polgármesteri Hivatal” szövegrészek helyébe a „Hivatal” szöveg lép a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 8. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 9 A 3.1.2. alpont harmadik fordulatát módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 9. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 10 A 3.1.2. alpont ötödik fordulatát hatályon kívül helyezte a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 10. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
3/24
– – – – – – – –
– – –
rendszeresen ügyfélfogadást tart, döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket, dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester elintézésre neki átad, ellátja a törvényben, vagy kormányrendeletben előírt államigazgatási feladatokat, hatósági jogköröket, az aljegyző és az irodavezetők bevonásával folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a Képviselő-testület elé kerülő előterjesztések, határozat- és rendelet-tervezetek törvényességét, dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői tekintetében, a polgármester által meghatározott körben, annak egyetértésével. Elkészíti a köztisztviselők munkaköri leírását és minősítését, továbbá gondoskodik a hivatal dolgozóinak rendszeres továbbképzéséről, gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az aljegyző tekintetében, gondoskodik az SZMSZ mellékleteinek, függelékeinek, naprakészen tartásáról, gondoskodik a rendeletek kihirdetéséről, végrehajtásáról és jogharmonizációjának előkészítéséről.
3.2.2. 11 A Hivatalt a jegyző képviseli, távollétében az aljegyző, továbbá a jegyző által írásban meghatalmazott köztisztviselő, illetve a hivatal jogi képviseletével megbízott ügyvéd, vagy ügyvédi iroda. 3.2.3. 12 Az aljegyző helyettesíti akadályoztatása esetén a jegyzőt, és ellátja mindazon feladatokat, amivel a jegyző megbízza, továbbá kapcsolt munkakörben ellátja a Hatósági és Igazgatási Iroda vezetését. 3.2.4. A munkáltatói jogok gyakorlása: a) A munkáltatói jogosítványokat a hivatal munkavállalói tekintetében a Jegyző gyakorolja: - szabadságolási ütemterv szerint engedélyezi az irodavezetők évi rendes szabadságának kiadását; - 13dönt köztisztviselő kinevezéséről, felmentéséről, a Hivatalban más egyéb módon történő munkavégzés létesítéséről; - hozzájárul köztisztviselő más államigazgatási szervhez történő áthelyezéséhez; - dönt a hivatalnál történő egyéb alkalmazásról; - dönt a hivatali dolgozók - javadalmazásáról - kitüntetéséről - fizetés nélküli szabadság engedélyezéséről - anyagi és fegyelmi felelősségre vonásáról. b) Kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, a vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a Polgármester egyetértése szükséges. 3.2.5. 14 A helyettesítés szabályai: Az irodavezetők tesznek javaslatot helyettesük személyére. A helyettesítő dolgozó személyét a Jegyző állapítja meg. Az ügyintézők és ügykezelők munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást.
11
A 3.2.2. alpontban a „Polgármesteri Hivatal” szövegrész helyébe a „Hivatal” szöveg lép a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 11. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 12 A 3.2.3. alpontban a „Hatósági Iroda” szövegrész helybe a „Hatósági és Igazgatási Iroda” szöveg lép a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 12. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 13 A 3.2.4. alpont a) pontjának második fordulatában a „Polgármesteri Hivatal” szövegrész helyébe a „Hivatal” szöveg lép a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 13. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 14 Hatályát veszti a 3.2.5. alpont negyedik mondata a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 14. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
4/24
3.2.6. Ügyiratkezelés, ügyintézés a) 15 A hivatal ügyiratkezelése vegyes. Az ügyiratok iktatása számítógépen történik, a minősített (titkos) iratok kivételével. a) A titkos iratok kezelését a Jegyző által külön ezzel a feladattal megbízott dolgozó végzi. b) Az iratok kezelése az iratkezelési szabályzat szerint történik. c) Az iktató belső működési rendjét a jegyző állapítja meg, melyről az ügyintézőket tájékoztatja. 3.2.7. 16 Utalványozás A hivatali utalványozási rendet Cegléd város polgármesterének és jegyzőjének ”Cegléd Város Önkormányzatánál, valamint Cegléd Város Polgármesteri Hivatalánál gyakorolt kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás és utalványozás módjáról” című, 2012. február 29-én kibocsátott szabályzata tartalmazza. 3.2.8. A jegyző döntése szerint a belső szervezeti egységek vezetői, valamint egyes érdemi ügyintézők kiadmányozási jogot kaphatnak, amely visszavonható. A kiadmányozás szabályait e szabályzat 1. függeléke tartalmazza. 3.2.9. A Hivatal köztisztviselőjét a tudomására jutott szolgálati és üzleti titok, valamint személyes adat tekintetében titoktartási kötelezettség terheli. E titoktartási kötelezettség – az adatvédelemről szóló törvény rendelkezéseinek alapulvételével – kiterjed az ügyfél személyiségi jogainak védelmére is. 3.2.10. Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény alapján az SZMSZ 3. mellékletében felsorolt munkakörökben foglalkoztatott köztisztviselőket vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség terheli. IV. A HIVATAL SZERVEZETE ÉS A MŰKÖDÉS SZABÁLYAI 4.1. A Hivatal felépítése A Hivatalban a következő szervezeti egységek működnek: 4.1.1. 17 Iroda: A Hivatal szakmai és operatív szervezeti egysége. A képviselő-testület döntése alapján jön létre. Az Iroda irányítását a jegyző által határozatlan időre kinevezett köztisztviselő közszolgálati tisztviselők jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX. törvény (Kttv.) 129. § (1) bekezdése alapján osztályvezetői szintnek megfelelő vezetői besorolású. Irányítja a vezetése alá beosztott munkatársak munkáját, és ellátja e szabályzat szerint a jogszabályok alapján és a munkáltatói intézkedéssel ráruházott feladatokat. 4.1.2. 18 Csoport: A nagyobb létszámú, több speciális szakmai területet ellátó Iroda belső szervezeti egysége. Szakmai vezetője a csoportvezető, akit a jegyző határozatlan időre nevez ki. A csoportvezető szakmailag összefogja és irányítja az adott területen dolgozó köztisztviselők munkáját. 4.1.3. Ideiglenes szervezeti egység: Valamely önkormányzati feladat ellátására meghatározott időszak alatt tartósan működő, különböző szervezeti egységek munkatársaiból összeállított
15
A 3.2.6. alpont a) pontját módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 15. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 16 A PH SZMSZ 3.2.7. pontját módosította a 162/2012. (VI. 28.) Ök. határozat mellékletének 2. pontja. Hatályos: 2012. július 1-jétől. 17 A KÖH SzMSz 4.1.1. alpontját módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 16. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 18 A KÖH SzMSz 4.1.1. alpontját módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 17. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
5/24
munkaszervezet (pl.: választási iroda). Működését a jegyző utasítása alapján kezdi meg. A szervezeti egységet a jegyző vagy az általa megbízott köztisztviselő vezeti. 4.1.4. 19 Önkormányzati tanácsadó: A Kttv. 239. §-ában foglaltak alapján a képviselő-testület hivatalában 1 fő önkormányzati tanácsadó munkakör létesült, a képviselő-testület és bizottságai döntésének előkészítéséhez, illetve a polgármester, tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó feladatok ellátására. Az így megállapított munkakör feladatait a Polgármesteri Hivatal ügyrendjében, a Szervezeti és Működési Szabályzat 2. melléklete tartalmazza. 4.2. 20 A Hivatal szervezeti egységei, és engedélyezett létszáma A Hivatal az alábbi szervezeti egységekből áll (a szervezeti ábrát és a szervezeti egységek részletes feladatait a Szervezeti és Működési Szabályzat 2. melléklete tartalmazza): 4.2.1. A Hivatal engedélyezett létszáma:
72 fő 1 fő 1 fő 1 fő 1 fő 2 fő
Polgármester: Alpolgármester: Jegyző: Aljegyző: Belső ellenőrzés: 4.2.2. Hatósági és Igazgatási Iroda: − Építésügyi Csoport
23 fő 5fő
4.2.3. Pénzügyi Iroda: − Adócsoport
19 fő 7 fő
4.2.4. Önkormányzati Iroda: − Polgármesteri Kabinet
23 fő 7 fő
4.2.5. Rehabilitációs létszámhely:
4 fő 4.3. Feladat- és hatáskörök
4.3.1. A Hivatal ellátja az önkormányzat működésével, valamint a polgármesterre, jegyzőre, kivételesen a képviselő-testület hivatala ügyintézője részére megállapított államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. 4.3.2. A 4.3.1. bekezdésben meghatározott feladat- és hatásköröknek a belső szervezeti tagozódás szerinti ellátását a Hivatal Ügyrendje tartalmazza, amely e szabályzat 2. mellékletét képezi.
19
A KÖH SzMSz 4.1.1. alpontját módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 18. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől. 20 A KÖH SZMSZ 4.2. pontját módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 19. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
6/24
4.4. A hivatali feladat és hatáskör-ellátás szabályai 4.4.1. A Hivatal az önkormányzati ügyek előkészítésével és a döntések végrehajtásával kapcsolatos feladatot a) önkormányzati rendelet, és egyéb jogszabályok, b) önkormányzati határozat, c) kiadmányozási jogkör gyakorlása, d) a polgármester és a jegyző által a hivatali munka szervezése és vezetése körében kiadott utasítása, intézkedése alapján lát el. 4.4.2. A Hivatal államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat a) törvény vagy kormányrendelet alapján saját hatáskörben, vagy b) kiadmányozási jogkör gyakorlása alapján lát el. 4.4.3. Az átadott kiadmányozási jogot továbbadni nem lehet. 4.5. 21 Ügyfélfogadás, munkaidő A Hivatal Ügyrendje szabályozza a Hivatal létszámát, munka- és ügyfélfogadási rendjét, melyet e szabályzat 2. melléklete tartalmaz. 4.6. Az értekezletek rendje 4.6.1. A polgármester és a jegyző heti rendszerességgel szerdánként vezetői értekezletet tart, melynek állandó résztvevői az aljegyző, az alpolgármester(ek), az önkormányzati tanácsadó, az irodavezetők és a csoportvezetők. Az egyéb résztvevők körét a jegyző és a polgármester esetileg határozza meg. 4.6.2. Az értekezlet keretében áttekintik az egyes aktuális hatósági feladatokat, továbbá a képviselőtestület napirendjén szereplő előterjesztések előkészítésének, ellenőrzésének és a határozatok végrehajtásának érvényesülését, valamint az időszerű önkormányzati, hivatali, polgármesteri működéshez kapcsolódó egyes feladatokat meghatározzák, továbbá a feladatok teljesítését áttekintik. Az ülésen elhangzottakról jegyzőkönyv készül. 4.6.3. A Hivatal vezetése szükség szerint apparátusi értekezletet tart. 4.7. Szervezeti kapcsolatok és koordináció 4.7.1. A belső szervezeti egységek vezetői, a hivatali ügyintézők, valamint a Hivatal munkatársai egymással, valamint az önkormányzati intézményekkel, gazdasági társaságokkal a Hivatal önkormányzati és államigazgatási feladatainak ellátásával kapcsolatos, szokásos munkafolyamatokban közvetlenül működnek együtt. 4.7.2. A 4.7.1. bekezdésben említett kapcsolatok zavara vagy az ettől eltérő munkakapcsolatok esetén: a) a szervezeti egységen belül a vezetők ( közös felettes), b) az irodai szintű szervezeti egységek között a jegyző végzi el a szükséges koordinációt. 4.7.3. A koordináció általában a vezetői értekezleten történik, szükség esetén közvetlenül az érintettek között. A Hivatal szervezeti egységeinek vezetői, az intézkedéseik keretében felelősek a más
21
A 4.5. pontban a „Polgármesteri Hivatal” szövegrész helyébe a „Hivatal” szöveg lép a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 21. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
7/24
irodavezetők, testületi és külső szerveket érintő tájékoztatás megadásáért, a velük való szükséges koordináció kezdeményezéséért. 4.8. A bélyegzőhasználat szabályai 4.8.1. 22A Hivatal a következő típusú és feliratú bélyegzőket használja: a) Körbélyegző: a körbélyegző egységesen a „Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal” feliratot, a Magyar Köztársaság címerét, sorszámot tartalmazza. b) Anyakönyvi körbélyegző: „Anyakönyvvezető Cegléd” feliratot, a Magyar Köztársaság címerét, sorszámot tartalmazza.” c) Fejlécbélyegző: a fejlécbélyegzők egységesen a „Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal” megnevezést, a levelezési címet, valamint a sorszámot tartalmazza. 4.8.2. Nyilvántartást kell vezetni, azokról a hivatalos bélyegzőkről, amelyeken a Magyar Köztársaság címere van, és gondoskodni kell azok biztonságos őrzéséről. Hivatalos bélyegzőt csak a legszükségesebb számban szabad forgalomban tartani. 4.8.3. A bélyegzők nyilvántartásával, őrzésével és használatával kapcsolatos részletes szabályokat a hivatal vezetője állapítja meg. 4.9. 23 A szabályzatok készítése, felülvizsgálatának és aktualizálásának előírásai 4.9.1. A Hivatal belső működését szabályozó hivatalvezetői (polgármesteri, jegyzői, együttes) intézkedések lehetnek: − jogszabályi felhatalmazás alapján készített szabályzatok, − a szervezet egy részét érintő, vagy rövid lejáratú intézkedést tartalmazó utasítások, − egyszeri teljesítést igénylő intézkedést tartalmazó körlevelek (a továbbiakban együtt: intézkedés) 4.9.2. Az új intézkedés aláírt példánya, a hiteles példány, a szervezési csoportvezetőhöz kerül nyilvántartásra, a mindenkor hatályos iratkezelési szabályzatnak megfelelő iktatással. A pénzügyi tevékenységeket érintő intézkedések hiteles példányát a Pénzügyi Iroda kijelölt ügyintézője őrzi. 4.9.3. A hiteles példány alapján a szervezési csoportvezető felteszi az intézkedést a számítógépes hálózatra („BELSŐK” mappa), ez a file az intézkedés törzspéldánya, amely számítógépes hálózati rendszerben a Polgármesteri Hivatal minden munkatársa számára hozzáférhető. A hozzáférés (olvasási lehetőség) egyben az adott dokumentum automatikus elosztását is jelenti. 4.9.4. Az intézkedések módosítása A meglévő intézkedések módosítását jogszabály, a Polgármester és a Jegyző rendelheti el, továbbá a Polgármesteri Hivatal bármely dolgozója kezdeményezheti a szervezeti egységek vezetőin keresztül. Kezdeményezés esetén a javaslatot a Jegyző véleményezi, megállapítja a módosítás tényleges szükségességét, és döntéséről tájékoztatja a javaslattevőt. Elfogadás esetén, illetve elrendelés után a Jegyző az eredeti változat készítőjét (készítőit) - bízza meg a szabályozás módosításával. A dokumentum kidolgozója az elkészített módosítást átadja a Jegyzőnek, aki - szükség esetén - véleményezteti a tárgykörhöz kapcsolódó más feladattal érintett szervezeti egység kijelölt dolgozójával. A módosított intézkedést azok hagyják jóvá, akik az eredetit is jóváhagyták. Módosítás esetén az intézkedés új változatban, teljes terjedelemben kicserélésre kerül. 22
A 4.8.1. alpontot módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 22. pontja. Hatályos: 2013. március 1jétől. 23 A PH SZMSZ-t 4.9. ponttal egészítette ki a 162/2012. (VI. 28.) Ök. határozat mellékletének 5. pontja. Hatályos: 2012. július 1-jétől.
8/24
A módosított intézkedés kiadása ezek után megegyezik a 4.9.2. és a 4.9.3. pontban leírtakkal. A módosított intézkedés - mint új törzspéldány - megjelenik a számítógépes hálózaton. A módosítás után a korábbi változatú intézkedés hiteles példányait a tárgy évben iktatott ügyiratban kell megőrizni az "Iratkezelési Szabályzat"-ban előírt időtartamig, a belső dokumentumok archivált, de a belső hálózatban már nem hozzáférhető nyilvántartásában, valamint az elavult intézkedés hiteles példányán a módosítást, vagy az alkalmazhatóság megszűnését pedig egyértelműen megjelöli. 4.9.5. Az intézkedések felülvizsgálata A Jegyző szükség esetén, de évente legalább egyszer kezdeményezi, illetve elrendeli az intézkedések felülvizsgálatát, melynek eredményeként vagy a 4.9.4. pontban leírt eljárásra kerül sor, vagy változatlanul hatályban marad a meglévő intézkedés. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 5.1. A Szervezeti és Működési Szabályzat 2009. június 1. napján lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Hivatal 415/2007. (XII. 22.) Ök. határozattal elfogadott Szervezeti és Működési Szabályzata, a 4. számú mellékletét képező Alapító Okirat kivételével. 5.2. A Képviselő-testület a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát 117/2009. (V. 21.) Ök. határozatával jóváhagyta. 5.3. 24 A szabályzat mellékletei: 1. melléklet: a Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal Alapító Okirata 2. melléklet: a Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal ügyrendje 3. melléklet: az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (1) és (2) bekezdésének d) pontja alapján vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök 4. melléklet: Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje 5.4. A szabályzat függelékei: 1. függelék: a kiadmányozás rendje a Polgármesteri Hivatalban; 2. függelék: a Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezetének (Pénzügyi Iroda) ügyrendje
Cegléd, 2013. február 28. Dr. Diósgyőri Gitta jegyző
Földi László polgármester
24
Az 5.3. pont 1. és 2. sorszáma alatt a „Polgármesteri Hivatal” szövegrész helyébe a „Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal” szöveg lép a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 23. pontja alapján. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
9/24
1. melléklet a P. H. SzMSz-hez ALAPÍTÓ OKIRAT
27
Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete (2700 Cegléd, Kossuth tér 1., a továbbiakban: Önkormányzat) a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 84-85.§-ában foglaltak alapján, valamint az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 5. és 11.§-a alapján a 330/2003. (XII. 4.) Ök. határozattal elfogadott, a 415/2007. (XII. 22.) Ök. határozatának 1. pontjában, a 140/2009. (V. 21.) Ök. határozat 1. pontjában, a 374/2010. (XII. 16.) Ök. határozat 1. pontjában, az 54/2011. (II. 15.) Ök. határozat 1. pontjában, a 31/2012. (II. 15.) 1. pontjában és a 293/2012. (XII. 13.) 1. pontjában megállapított módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt – Alapító Okiratot adja ki:” 28 1. 29 „Az Önkormányzat alulírott napon okiratba foglalja, hogy az Önkormányzat és Kőröstetétlen Község Önkormányzata működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására Kőröstetétlen Község Önkormányzatának Képviselő-testületével közös, egységes önkormányzati hivatalt működtet. 1.1.A közös önkormányzati hivatal Kőröstetétlen Község Polgármesteri Hivatalának Cegléd Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalába való beolvadásával jön létre. 1.2. A közös önkormányzati hivatal jogelődje: Kőröstetétlen Község Polgármesteri Hivatala (székhelye: 2745 Kőröstetétlen, Kocséri út 4.) 2. 30 A Költségvetési Szerv neve: Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal. 3. 31 A Költségvetési Szerv rövidített neve: Ceglédi KÖH. 4. 32A Költségvetési Szerv 4.1.székhelye: 2700 Cegléd, Kossuth tér 1. (ceglédi 64. hrsz.) 4.2.telephelye: 2700 Cegléd, Pesti út 23.(ceglédi 462 hrsz.) 5. 33A Költségvetési Szerv: 5.1.Alapítói jogokkal felruházott irányító szervének neve, székhelye: Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete székhelye: 2700 Cegléd, Kossuth tér 1. 5.2 A Ceglédi KÖH irányító szervének vezetője: Cegléd Város Önkormányzatának Polgármestere. 5.3.Felügyeleti szervének neve, székhelye: Pest Megyei Kormányhivatal 1052 Budapest, Városház u. 7.
Megállapította Cegléd Város Önkormányzata Képviselő-testületének 330/2003. (XII. 4.) Ök. határozata. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 29 Az 1. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 30 A 2. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 31 A 3. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 32 A 4. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 33 Az 5. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 27 28
13.) Ök. 13.) Ök. 13.) Ök. 13.) Ök. 13.) Ök.
10/11
6. 34 A Költségvetési Szerv 6.1. Közfeladata: 6.1.1. Cegléd város és Kőröstetétlen község területén az Önkormányzat működésével, valamint a Jegyző, illetve Polgármester feladat- és hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok; 6.1.2. Cegléd város és Kőröstetétlen község területén kívül a Jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó, körzetközponti, illetve kistérségi székhelyű illetékességi területen keletkező államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok. 6.2. Alaptevékenysége: Cegléd Város és Kőröstetétlen Község Önkormányzatának igazgatási tevékenysége 6.2.1. Alaptevékenység államháztartási szakágazati besorolása: 841105 Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 6.2.2. Az alaptevékenységek államháztartási szakfeladatrend szerinti besorolása: 841112 Önkormányzati jogalkotás 841126 Önkormányzatok és társulások általános végrehajtó igazgatási tevékenysége 841133 Adó, illeték kiszabása, beszedése, adóellenőrzés 842421 Közterület rendjének fenntartása 900400 Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése 6/A. 35 A Költségvetési Szerv illetékességi területe: 6/A.1.Törvény, illetve önkormányzati rendelettel meghatározott, az Önkormányzat és a Polgármester feladat-és hatáskörébe tartozó alaptevékenységek tekintetében Cegléd város és Kőröstetétlen község közigazgatási területe 6/A.2. Törvényben, vagy kormányrendeletben meghatározott, a Jegyző feladat-és hatáskörébe tartozó alaptevékenységek tekintetében 6/A.2.1.Cegléd város és Kőröstetétlen község közigazgatási területe, és 6/A.2.2. a Ceglédi Többcélú Kistérségi Társulás településeinek (Abony, Albertirsa, Cegléd, Ceglédbercel, Csemő, Dánszentmiklós, Jászkarajenő, Kocsér, Kőröstetétlen, Mikebuda, Nagykőrös, Nyársapát, Tápiószőlős, Törtel, Újszilvás) közigazgatási területe.” 7. 36 8. 37 A Költségvetési Szerv típus szerinti besorolása: 8.1. 38 8.2. 39 Gazdálkodási besorolása: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv.
34
A 6. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 35 A 6/A. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 36 Az Alapító Okirat 7. pontját hatályon kívül helyezte Cegléd Város Önkormányzata Képviselő-testülete 415/2007. (XII. 22.) Ök. határozatának 1. pontja. 37 Hatályos: 2009. július 1. napjától. 38 Hatályon kívül helyezte Cegléd Város Önkormányzatnak Képviselő-testülete 54/2011. (II. 15.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatálytalan: 2011. február 15-étől. 39 Módosította Cegléd Város Önkormányzatnak Képviselő-testülete 31/2012. (II. 15.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2012. március 1-jétől.
11/11
9. 40 A Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal önálló jogi személy, teljes szakmai önállósággal rendelkezik. Évenként köteles beszámolni tevékenységéről a felügyeleti szervnek. 10. 41A Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatalt a Képviselő-testületek döntései szerint és saját önkormányzati jogköreiben Cegléd Város Polgármestere irányítja. 11. 42 A Költségvetési Szervet a Jegyző vezeti, akit jogszabályban megállapított képesítési követelményeknek megfelelően - pályázat útján - határozatlan időre Cegléd Város Polgármestere nevez ki. 12. 43 12. A Költségvetési Szervnél a munkáltatói jogkört a Jegyző gyakorolja. A Költségvetési Szerv foglalkoztatottjai alapesetben közszolgálati tisztviselők, akikre a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény az irányadó. A Költségvetési Szerv egyes foglalkoztatottjainak a jogviszonya munkavállaló, akikre nézve a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény az irányadó. Egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyra a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi. IV. törvény (pl. megbízási jogviszony) az irányadó. 13. 44Az Alapító Okiratban foglaltakat a Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata részletezi. Cegléd, 2012. december 13.
Földi László sk. polgármester Pásztor Imre sk polgármester Záradék
Az Alapító Okirat módosítását − egyúttal a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt, 2013. január 1-jétől hatályos Alapító Okiratot − Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 2012. december 13-ai ülésén a 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozat 1. pontjával, Kőröstetétlen Község Önkormányzatának Képviselő-testülete 2012. december 13-ai ülésén a 51/2012. (XII. 13.) Ök. határozat 1. pontjával fogadta el. Cegléd, 2012. december 13. Földi László sk. polgármester Pásztor Imre sk. polgármester
A 9. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 41 A 10. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 42 A 11. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 43 A 12. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 44 A 13. pontot módosította Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete 293/2012. (XII. 13.) Ök. határozatának 1. pontja. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 40
12/11
2. melléklet 45 a P. H. SzMSz-hez A CEGLÉDI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL ÜGYRENDJE A Hivatal szervezeti egységeinek alapfeladatai 6.1. A Hatósági és Igazgatási Iroda alapfeladatai (23 fő) 6.1.1. Építésügyi Csoport (5 fő): a jegyző hatáskörébe tartozó építésügyi hatósági eljárások (illetékességi terület: Abony, Albertirsa, Cegléd, Dánszentmiklós, Csemő, Jászkarajenő, Kőröstetétlen, Mikebuda, Újszilvás, Törtel, Tápiószőlős, Ceglédbercel), valamint Cegléd közigazgatási területén házszámok meghatározása, igazolások kiadása. 6.1.2. Hatósági Iroda (további 18 fő) feladatai: − közútkezelői igazgatási feladatok ellátása − útügyi hatósági feladatok − közterület-használat engedélyezése − közterület-felügyelet - 3 fő köztisztviselő jogállását és feladatkörét önkormányzati rendelet állapítja meg − talált tárgyak kezelése − telepengedély, ipari tevékenységek bejelentése − kereskedelmi hatósági ügyintézés − magánszálláshely engedélyezés, nyilvántartásba vétele − piac, vásár engedélyezése − szerencsejáték szervezéssel kapcsolatos ügyek − rendezvénytartási engedéllyel kapcsolatos hatósági feladatok − zaj- és rezgésvédelmi hatósági feladatok − fás szárú növények védelme − gyümölcsültetvény telepítésének engedélyezése − vadkár kárbecslési és egyezségi eljárás lefolytatása − növényvédelmi hatósági feladatok − hulladékgazdálkodási hatósági feladatok − egyéb környezet- és természetvédelemi feladatok − birtokvédelem − állatvédelem jegyzői hatáskörben − közérdekű bejelentések, panaszok kivizsgálása − anyakönyvi ügyintézés − hagyatéki ügyek − gyámügyi leltár ügyek (megkeresésre) − esküvői szolgáltatások − élettársi kapcsolat igazolásáról szóló hatósági bizonyítvány kiállítása − aktív korúak ellátása − lakásfenntartási támogatás − méltányossági közgyógy-ellátás − átmeneti segély − temetési segély − köztemetés − szakosított szociális intézménybe történő beutalás
külön
45
A KÖH SZMSZ 2. mellékletét módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 24. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
13/11
− − − − − −
gondozási szükséglet vizsgálata rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény kiegészítő gyermekvédelmi támogatás óvodáztatási támogatás hulladék-közszolgáltatási díjkedvezmény ügyintézése az önkormányzat tulajdonában álló gazdasági és közhasznú társaságok működését érintő alapító tagi döntések – pl. társasági szerződés, vagy alapító okirat, ügyvezetés, felügyelő bizottság, könyvvizsgáló – előkészítése 6.2. A Pénzügyi Iroda alapfeladatai (16 fő)
A Pénzügyi Iroda a jegyző által kibocsátott önálló ügyrenddel rendelkezik. A Pénzügyi Iroda Ügyrendje tartalmazza az irányításra, a felügyeletre és a szervezeti egység vezetésére vonatkozó legfontosabb szabályokat, a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős személyek munkaköréhez tartozó feladat- és hatásköröket, valamint a hatáskörök gyakorlásának módját, a belső munkamegosztást a kiadmányozás és a helyettesítés rendjét. 6.2.1. Adócsoport (7 fő): − adóigazgatási ügyek − vagyoni bizonyítvány; adó- és értékbizonyítvány − adókivetés − adatszolgáltatások fogadása, végrehajtás megkeresésre − adóellenőrzés − adóbehajtás − értesítés számlaegyenlegekről − átfutó tételek rendezése − adóhatóság által vezetett számlákról történő utalások − felszámolási, végelszámolási eljárás során tett intézkedések − zárási összesítő készítése 6.2.2. Pénzügyi Iroda (további 9 fő) feladatai: − ellátja a Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezetének feladatait − a szervezeti egység vezetője az irodavezető, ellátja a gazdasági vezető feladatait, − költségvetési koncepció előkészítése − költségvetési rendelettervezet elkészítése − beruházások, felújítások feladatonkénti nyilvántartása − befejezett beruházások aktiválása − hitelállomány alakulásának vezetése − évközi előirányzat-módosítások elkészítése, Képviselő-testület elé terjesztése, nyilvántartásokon való átvezetése − költségvetési beszámoló készítése az államháztartásról szóló törvény szerinti határidőre (féléves, I-III. negyedéves, éves) − pályázatokon nyert EU-s támogatások elkülönített nyilvántartása, elszámolása − időközi költségvetési- és mérlegjelentés elkészítése − önkormányzati statisztikai jelentés elkészítése − leltározással kapcsolatos feladatok elvégzése − intézmények gazdálkodásának figyelemmel kísérése − az önkormányzati ingatlanvagyon kataszterének feltöltése, folyamatos, naprakész vezetése, negyedévente változások átvezetése, éves ingatlanvagyon 14/11
leltár elkészítése, az ingatlanvagyon kataszterhez kapcsolódó éves statisztika elkészítése, határidőre történő továbbítása − önkormányzati támogatási keretek pénzügyi ügyintézése − A 2001/HU/16/P/PE/008 számú, ISPA/Kohéziós Alapból támogatott DunaTisza-Közi Nagytérség Regionális Települési Szilárdhulladék Gazdálkodási Rendszer megvalósítására 2002. szeptember 9-én létrejött konzorcionális szerződés X/1. pontjában rögzített képviseleti (gesztori) feladatainak operatív ellátása − Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) irányítása Az Önkormányzat gazdálkodási feladatai közül a vagyon használatát és hasznosítását az Önkormányzat 100 %-os tulajdonában lévő gazdálkodó szervezet, a VÁRVAG Városfejlesztési és Vagyongazdálkodási Nonprofit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaság (2700 Cegléd, Kossuth tér 1.) látja el. 6.3. Önkormányzati Iroda alapfeladatai (23 fő) 6.3.1. Polgármesteri Kabinet (7 fő) 6.3.1.1. Az önkormányzati tanácsadó / kabinetvezető alapfeladatai Az önkormányzati tanácsadó segíti a polgármestert és az alpolgármestereket, eljár a polgármester, illetőleg az alpolgármester(ek) megbízásából. Az önkormányzati tanácsadó: − közreműködik a polgármesteri döntések előkészítésében, önkormányzati megalapozásuk elősegítésében; e jogkörében a rendeletek és az önkormányzati határozatok tervezeteit, önkormányzati stratégiai dokumentumokat véleményezi; − kiadmányozási jogkörét a polgármester határozza meg; − segíti a polgármestert a hivatali- és társszervekkel kapcsolatos teendői ellátásában. − a polgármester vagy az alpolgármester(ek) irányításával a polgármester és - az őt helyettesítő jogkörében eljáró - alpolgármester politikai és szakmai tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó feladatokat látja el, feladata a polgármester szakmapolitikai döntéseinek előkészítése, a polgármester programjának szervezése, − közreműködik a polgármesternek és az alpolgármester(ek)nek a képviselő-testületi és bizottsági üléseire való felkészítésében, valamint az interpellációk és kérdések megválaszolásában; − a polgármester döntése alapján részt vesz a Képviselő-testület, illetve a bizottságok nyílt vagy zárt ülésein; − közreműködik a polgármester, valamint az alpolgármester(ek) felkészítésében a pártokkal, civil szervezetekkel való kapcsolattartás területén. 6.3.1.2. A beruházási ügyintéző alapfeladatai Az Önkormányzat törzsvagyonát érintő beruházások pályázati, illetve döntés előkészítése, a megvalósítás operatív szervezése, felügyelete. 6.3.1.3. A közbeszerzési ügyintéző alapfeladatai Az éves közbeszerzési tervben szereplő közbeszerzéseknél a közbeszerzési szabályzatban rögzített feladatok ellátása. 6.3.1.4. Az önkormányzati főépítész alapfeladatai 15/11
Előkészíti az önkormányzat egyes területfejlesztési, területrendezési és építésügyi feladataival kapcsolatos döntéseit az építésügyi hatósági tevékenység körébe tartozók kivételével. 6.3.1.5. A Kabinet további feladatai: − − − − − − − −
térinformatikai rendszer folyamatos aktualizálása (feltöltése) és kezelése földrajzi név meghatározása vízgazdálkodási hatósági feladatok védelmi igazgatás, védelmi feladatok (polgárvédelem, katasztrófavédelem) testvérvárosi kapcsolatok fenntartása és ápolása városi ünnepségek és rendezvények előkészítése, szervezése és lebonyolítása média kapcsolatok önkormányzati honlap szerkesztése.
6.3.2. Az Önkormányzati Iroda további (16 + 4 fő): − iratkezelés külön szabályzat szerint − a Képviselő-testület és bizottságai működésének biztosítása (ülések előkészítése, jegyzőkönyvezése, döntések nyilvántartása és közlése) − választással, népszavazással és népi kezdeményezéssel kapcsolatos, a választási szervek működésével összefüggő általános feladatok − informatikai háttérfeladatok ellátása − hivatalos Önkormányzati lap (Ceglédi Hírmondó) szerkesztése; − hivatali gépjárművek üzemeltetése − hivatalsegédi tevékenységek (pl. postai küldemények feladása-átvétele; teremrendezés, fénymásolás, javítási munkálatok, lobogózás) − közoktatás, tanügyigazgatás − közművelődés, közkönyvtári ellátás − egészségügy − sport − intézményi kapcsolattartás − kitüntetések előkészítése − ifjúsági feladatok − személyzeti és munkaügyi feladatok − jogászi, jogtanácsosi feladatok ellátása, peres ügyek kezelése, nyilvántartása − önkormányzati alapítvánnyal kapcsolatos alapítói döntések előkészítése − Kőröstetétlen Község Önkormányzata működéséhez kapcsolódó feladatok − a rehabilitációs létszámon foglalkoztatottak munkaszervezése 6.4. A belső ellenőrzés alapfeladatai 6.4.1. A belső ellenőrzési feladatokat 2 fő teljes munkaidőben foglalkoztatott beosztott köztisztviselő a jegyző közvetlen alárendeltségben látja el. 6.4.2. A belső ellenőrök Cegléd Város Önkormányzata és a Ceglédi Többcélú Kistérségi Társulás további 6 önkormányzata (Csemő, Törtel, Kőröstetétlen, Jászkarajenő, Újszilvás, Tápiószőlős) részére is ellátják a belső ellenőrzési feladatokat. 6.4.3. A belső ellenőrök tevékenységük ellátása során nem utasíthatók, a belső ellenőrzés körén kívül eső más munkafeladattal nem bízhatók meg. A belső ellenőrzéssel összefüggésben kért iratot, adatot, információt a vizsgált szervezet valamennyi vezetője, illetőleg beosztott köztisztviselője és munkavállalója köteles haladéktalanul a rendelkezésükre bocsátani. 16/11
6.4.4. A belső ellenőrök feladatait Cegléd Város Önkormányzatának Képviselő-testülete, valamint a 6.7.2. pontban felsorolt kistérségi önkormányzatok képviselő-testületei által elfogadott éves munkaterv alapján pénzügyi-gazdasági ellenőrzést, célellenőrzést, témaellenőrzést, illetve utóellenőrzést végez az önkormányzat intézményeiben - a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben foglaltak szerint. 6.4.5. A jegyző megbízása alapján a belső ellenőrök a munkaterven felüli ellenőrzést is végrehajtanak. 6.4.6. A belső ellenőrzési tevékenység részletes szabályait a Cegléd Város Önkormányzatának Belső Ellenőrzési Kézikönyve tartalmazza.
17/11
A Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal belső szervezeti tagozódása, munkarendje, ügyfélfogadási rendje 6.5. Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti Struktúrája 2013. március 1-jétől Összlétszám: 72 fő {2 fő választott tisztségviselő + 4 rehabilitációs létszámhely + 2 fő (Kőröstetétlen) + 64 fő} POLGÁRMESTER 1 FŐ
ALPOLGÁRMESTER 1 FŐ JEGYZŐ 1 FŐ
BELSŐ ELLENŐRZÉS 2 FŐ
ALJEGYZŐ 1 FŐ HATÓSÁGI ÉS IGAZGATÁSI IRODA 23 FŐ Építésügyi csoport: 5 fő Közterület-felügyelők: 3 fő Szociális igazgatás: 7 fő Anyakönyvi igazgatás: 4 fő Egyéb igazgatás: 4 fő
PÉNZÜGYI IRODA 16 +1∗ FŐ Adócsoport: 7 +1∗ fő Költségvetési, gazdálkodási feladatok: 9 fő
∗ Betöltött (részmunkaidőben ellátott, munka törvénykönyves) rehabilitációs létszámhely.
ÖNKORMÁNYZATI IRODA 23 +1∗ FŐ Polgármesteri Kabinet: 7 fő Kőröstetétlen: 2 fő Ügyviteli feladatok: 11 +1∗ fő Humán feladatok: 3 fő
18/24
6.6. A Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal munkarendje, és ügyfélfogadási rendje 6.6.1. Munkarend: Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek:
8:00-18.00 óráig 8:00-16:00 óráig 8:00-16:00 óráig 8.00-16:00 óráig 8.00-14:00 óráig
6.6.2. Ügyfélfogadási idő a közterület-felügyelők, az Építésügyi Csoport és Kőröstetétlen Községháza kivételével: Hétfő: 12:30-17:30 óráig Kedd: 8:30-15:30 óráig Szerda: nincs ügyfélfogadás Csütörtök: 8:30-15:30 óráig Péntek: 8:30-13:30 óráig 6.6.2.1. A Hatósági és Igazgatási Iroda közterület-felügyelői hétfőtől péntekig 8:00-9:00-ig tartanak ügyfélfogadást. 6.6.2.2. Ügyfélfogadási idő az Építésügyi Csoportnál Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek:
12:30-17:30 óráig 8:30-11:30 óráig nincs ügyfélfogadás 12:30-15:30 óráig 8:30-13:30 óráig
6.6.2.3. A kőröstetétleni községházán: Hétfő: Kedd: nincs ügyfélfogadás Szerda: Csütörtök: nincs ügyfélfogadás Péntek:
8:00-16:00 óráig 8:00-16:00 óráig 8:00-12:00 óráig
6.6.3. A polgármester fogadóórája Minden hónap első szerda 9-12 óráig a Városházán. 6.6.4. Az alpolgármester(ek) fogadóórája Minden hónap második szerda 9-12 óráig a Városházán. Minden hónap harmadik szerda 9-12 óráig a Városházán. 6.6.5. A jegyző és az aljegyző fogadóórája: Minden hétfőn 13-17 óráig. Az időpont egyeztetés előzetesen telefonon történik. 6.6.6. Az irodavezetők fogadóórája: Minden hétfőn 9:00 -12:00 óráig, és 13:00 – 15:00 óráig” ----------------
19/11
3. melléklet 44 a P. H. SzMSz-hez Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (1) – (2) bekezdéseiben foglaltak alapján Ceglédi Közös Önkormányzati Hivatal VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELI KÖTELEZETTSÉGGEL JÁRÓ MUNKAKÖREI
Jegyző Aljegyző / Irodavezető
Belső ellenőr
Hatósági és Igazgatási Iroda
Önkormányzati Iroda
csoportvezető
irodavezető
építéshatósági ügyintéző
önkormányzati tanácsadó /csoportvezető
anyakönyvvezető
beruházási ügyintéző
hagyatéki ügyintéző
közbeszerzési ügyintéző
kereskedelmi hatósági ügyintéző
egészségügyi igazgatási ügyintéző
általános igazgatási ügyintéző
oktatási/közművelődési ügyintéző
közterület-felügyelő
jogi referens
környezetvédelmi hatósági ügyintéző
testületi ügyintéző
szociális igazgatási ügyintéző
Pénzügyi Iroda irodavezető csoportvezető pénzügyi ügyintéző adóügyi ügyintéző gazdasági ügyintéző
44
A KÖH SzMSz 3. mellékletét módosította a 32/2013. (II. 14.) Ök. határozat mellékletének 25. pontja. Hatályos: 2013. március 1-jétől.
20/11
4. melléklet a KÖH SzMSz-hez A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 30.) Korm. rendelet 156. § (3) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. 1. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapestei: − a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.) − a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság) A szabálytalanság fokozatának megállapításánál az alábbi jogszabályokat kell figyelembe venni: A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény (Btk.) 10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. § (1) bekezdése szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a 21/24
XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.), valamint a hivatalos állományúak jogviszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény megfelelő rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt., a Htv. megfelelő rendelkezései az irányadók.) 2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a hivatalvezető (jegyző) felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a hivatalvezető (jegyző) felelőssége, hogy: − a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a hivatal, − a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérjék figyelemmel a vezetők, irodavezetők −
szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: − megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés) − keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A hivatalban a szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a jegyző feladata. 3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt történik. 3.1. A Hivatal valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot a hivatal valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni az irodavezetőt. Amennyiben az irodavezető az adott ügyben érintett, a munkatársnak a jegyzőt, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. Ha az irodavezető megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti a jegyzőt. A jegyző kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 3.2. A hivatalvezető (jegyző) észleli a szabálytalanságot 22/24
A hivatalvezető (jegyző) illetve az irodavezetők észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. 3.3. A hivatal belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania. 3.4. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. az Állami Számvevőszék, vagy az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a hivatalnak intézkedési tervet kell kidolgozni. 4. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása A hivatalvezető (jegyző) felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a hivatalvezető (jegyző) vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. 5. Intézkedések, eljárások nyomon követése A hivatal vezetője: − nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, − figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, − a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetőségeket” beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. 6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása 23/24
A hivatalvezető (jegyző) feladata: − a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; − egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; − nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; A nyilvántartás vezetéséért a Pénzügyi Iroda a felelős. Az általános, a hivatal egészére érvényes elveket, kötelezettségeket tartalmazó eljárásrend mellett, az irodák vezetői kötelesek a saját szervezeti egységeik tevékenységének szabályozása során a szabályzattól való eltérés eseteit, az eltérés, a szabálytalanság következményeit, a korrekciók, intézkedések eseteit, a nyilvántartás és jelentés folyamatait is szabályozni.) Cegléd, 2013. február 28. Dr. Diósgyőri Gitta sk. jegyző
24/24
