I. A belső ellenőrzés által végzett évi tevékenység bemutatása önértékelés alapján

I. számú melléklet

ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS az SZMJV Polgármesteri Hivatala Belső ellenőrzési Osztályának 2013. évi tevékenységéről

I. A belső ellenőrzés által végzett 2013. évi tevékenység bemutatása önértékelés alapján 1.1.) A belső ellenőrzés hatóköre, kiemelt célok A Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Belső ellenőrzési Osztálya az SZMJV Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban: Hivatal) és az SZMJV Önkormányzat (továbbiakban: Önkormányzat) irányítása alá tartozó intézményeinek, valamint az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságoknak éves belső ellenőrzési terven alapuló irányítói, illetve tulajdonosi jellegű belső ellenőrzését az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény felhatalmazása alapján, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletnek (továbbiakban: Bkr.) megfelelően végezte kockázatelemzésen alapuló prioritások figyelembevételével. A belső ellenőrzés hatóköre a beszámolás évében, 2013. január 1. és 2013. december 31. közötti időszakra vonatkozóan több területre terjedt ki:  A Hivatalban 3 szabályszerűségi és pénzügyi célvizsgálati ellenőrzésre került sor, amely két esetben informatikai ellenőrzéssel is kiegészült.  Az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságoknál 3 szabályszerűségi és pénzügyi célvizsgálatot folytattunk le. Ezen túlmenően 3 gazdasági társaságnál (IKV Zrt., Szegedi Ifjúsági Ház Nonprofit Kft., Szegedi Vásár és Piac Nonprofit Kft.) tanácsadói tevékenység ellátására került sor.  Az önállóan működő és gazdálkodó intézmények közül 4 intézmény (Szegedi Szimfonikus Zenekar, Somogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár, Szent-Györgyi Albert Agóra, NGSZ) rendszerellenőrzésére és 1 intézmény (Kövér Béla Bábszínház) rendszerellenőrzésére és teljesítmény-ellenőrzésére került sor.  Az ágazati jogszabályok változása miatt 2013. január 1-jétől az Önkormányzat felügyelete alá tartozó – szintén önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervnél Móra Ferenc Múzeumban terven kívüli, tanácsadói tevékenység lefolytatására került sor. A végrehajtott terv szerinti ellenőrzések során az ellenőrzött időszak nagysága - a korábban kialakított, bevált gyakorlatnak megfelelően – 2 éves, illetve 1,5 éves intervallumban került meghatározásra. A Hivatal célvizsgálati ellenőrzésekor továbbá az eredeti terven kívül végrehajtott ellenőrzések során az ellenőrzött időszak nagysága a célvizsgálatok irányának, céljának megfelelően kerültek meghatározásra. A vizsgálatok során ebben az évben is kiemelt cél volt: 1. A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó terv szerinti célvizsgálati ellenőrzések maradéktalan végrehajtása során a belső kontrollrendszer működésének értékelése, az ellenőrzési tevékenység hatékonyságának e területen történő további növelése. 2.

A közgyűlés irányítása alatt levő önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek tervszerű rendszerellenőrzése, valamint az SZMJVÖ többségi tulajdonában lévő gazdálkodó szervezetek célvizsgálati ellenőrzése során a szabályszerűség, a vagyongazdálkodás, a 1

pénzügyi elszámolások, számviteli nyilvántartások értékelése, lehetőség szerinti javítása, illetve e szervezetekben a vonatkozó jogszabályok, belső szabályzatok érvényesülésének vizsgálata. 3.

A tanácsadói tevékenység keretében ellátott ellenőri feladatok hatékony, az ellenőrzés tárgykörében maradéktalan végrehajtása a terv szerinti ellenőrzések megvalósulása mellett.

A belső ellenőrzési szervezet a beszámolás időszakában a többségi tulajdonban lévő gazdasági társaságoknál felmerülő tanácsadói feladatai ellátásához - külső erőforrásként - 1 fő megbízási szerződéssel foglalkoztatott könyvvizsgálót, igazságügyi szakértőt vett igénybe 5 ellenőri munkanappal 2 vizsgálat lefolytatásához (Szegedi Vásár és Piac Nonprofit Kft., Szegedi Ifjúsági Ház Nonprofit Kft.). Ez utóbbi társaság esetében a tanácsadói tevékenység befejezése áthúzódott 2014. évre. A Belső ellenőrzési Osztály hivatali ellenőrzések vonatkozású feladatellátásának hatékonyságát egyeztető tárgyalás lefolytatásával, továbbá minden ellenőrzés esetében folyamatbeli egyeztetések végrehajtásával növelte. 1.2.) A 2013. éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése Az SZMJV Önkormányzat 2013. évi ellenőrzési tervében – magas és közepes kockázatúra minősített – szabályszerűségi, pénzügyi, és rendszerellenőrzés típusú, terjedelmét tekintve átfogó és célvizsgálati ellenőrzési feladatok szerepeltek, kiterjedve 5 db önállóan működő és gazdálkodó költségvetési intézményre, 6 db polgármesteri hivatali és 9 db - az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő - gazdasági társaságra. A 2013. évi tervben szereplő ellenőrzések darabszámát (20 db) és a 2013. december 31-ig e tervből végrehajtásra kerülő 10 db ellenőrzést tekintve az eltérés jelentős, de önmagában ez az összehasonlítás nem lehet a 2013.évi belső ellenőrzési terv teljesítése értékelésének alapja. Az előző évi tervben szereplő és idei évben teljesített, valamint a soron kívül tanácsadói tevékenység keretében elvégzett ellenőrzésekkel együtt 2013. december 31-ig teljesített ellenőrzések száma 15 db ellenőrzést tesz ki. Az eredeti tervben meghatározott ellenőrzési napokat (655 ellenőri nap) és a ténylegesen teljesített ellenőri napokat (465 ellenőri nap) tekintve, a tervtől való eltérés 190 ellenőri napot tesz ki. Az eltérés oka elsősorban az év közben bekövetkező létszámcsökkenés (amely önmagában 148 ellenőri napos eltérést eredményezett a tényleges teljesítés és az eredetileg tervezett ellenőri napok száma között). Ezen túlmenően a Belső ellenőrzési Osztályon alkalmazott többi ellenőr effektív munkaidőalapjának összetétele is változott: a betegszabadság és a 2014. évre áthúzódó szabadság napjainak száma összesen 36 ellenőri nappal, a tartalékidőalap létjogosultságának év végi számításoknál történő megszűnése 60 ellenőri nappal növelte a rendelkezésre álló ellenőri napok számát, ugyanakkor az egyéb ellenőri feladatokra (amelyek magukba foglalják a jelentéskészítést, az ellenőrzéssel összefüggő egyeztetési és adminisztrációs feladatokat) fordított időtartam összességében 36 napos, tervhez képest történő emelkedése, a vezetői időalap, a továbbképzésekre fordított idő, valamint a tanácsadói tevékenységre fordított idő túlteljesítése összesen 138 ellenőri nappal csökkentette az ellenőri napok számát. Mindezen változások összhatása (-148 + 36 + 60-138 = - 190) eredményezte az ellenőri időalap (tanácsadói tevékenység időalapja nélkül számított) tervtől való 190 napos eltérését. Ezzel ellentétben a tanácsadói tevékenységre eredetileg tervezett 30 ellenőri nap helyett 45 ellenőrzési nap teljesült, amely csökkenti a tervtől való eltérés mértékét. A tanácsadói tevékenység ellátásához szükséges időalappal együtt az év végére teljesített ellenőrzési napok összességében 510 (465+ 45) ellenőri napot tettek ki, így az eredeti tervtől való eltérés 145 napban határozható meg, amelynek okaként - a fenti számadatok figyelembe vételével - egyértelműen a létszámcsökkenés határozható meg. A 2013. október 31-ig végrehajtott ellenőrzésekről készült ellenőrzési mérleget az 1. számú melléklet tartalmazza. 2

A 2013. évi éves belső ellenőrzési terv módosítása több ok miatt szükségessé vált: - A 2012. évi módosított éves tervben szereplő, de soron kívüli célvizsgálat miatt nem teljesített ellenőrzések végrehajtására 2 ellenőrzött szerv esetében (Ligetfürdő Kft., Cserepes Sori Piac Kft.) 2013. évben került sor. E két ellenőrzéssel 2013. évben 109 nappal növekedett az ellenőrzési napok száma, amely azt jelenti, hogy ezen két ellenőrzés végrehajtásával 109 ellenőrzési nappal csökkent a 2013. évi tervben szereplő ellenőrzésekre rendelkezésre álló időalap. Az időalap csökkenés a gazdasági társaságok ellenőrzésére rendelkezésre álló időalapot csökkentette, amely az eredeti 2013. évi tervben 325 napot tett ki, de az előző évről áthúzódó ellenőrzések miatt a rendelkezésre álló idő éves szinten 216 ellenőrzési napra csökkent. Ehhez képest az idei évi tervben szereplő gazdasági társaságok (Városi Televízió Szeged Műsorszolgáltató Nonprofit Kft., IKV Zrt.) ellenőrzésére ténylegesen 68 ellenőrzési napot fordítottunk. Ennek oka, hogy a nyár folyamán a Belső ellenőrzési osztály két - gazdasági társaságok ellenőrzésével foglalkozó - munkatársának megszűnt a közszolgálati jogviszonya. Ezen álláshelyek terhére ideiglenesen, megbízási szerződéssel foglalkoztatott belső ellenőr illetve belső ellenőrök fogják ezen szervezetek körében az ellenőrzési feladatokat ellátni. A fent említett két okból, továbbá az egyéb ellenőri munkára fordított napok számának tervezetthez képest történő emelkedése miatt, a 2013.évi tervhez képest több gazdasági társaság ellenőrzése maradt el (Szegedi Pólus Nonprofit Kft, Szegedi Ifjúsági Ház Nonprofit Kft., Szegedi Vízmű Zrt., Szegedi Közlekedési Kft., Szegedi Hőszolgáltató Kft.), a 2013. évi tervből mindössze a Városi Televízió Szeged Nonprofit Kft. és az IKV Zrt. részleges ellenőrzése valósult meg. Az előbb említett gazdasági társaságok a 2013. évi módosított éves ellenőrzési tervben törlésre kerültek. - A 2013. évi belső ellenőrzési tervben szereplő, SZMJV Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési intézmények ellenőrzése maradéktalanul megvalósult, sőt túlteljesült. E beszámoló évében – a tervnek megfelelően - 5 költségvetési intézmény helyszíni ellenőrzése fejeződött be. Ezen túlmenően 1 költségvetési intézményben (Móra Ferenc Múzeum) soron kívüli, tanácsadói tevékenység keretében ellátott célvizsgálat lefolytatására került sor. - A Polgármesteri Hivatalban tervezett 6 db szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzés közül 3 ellenőrzés teljesült, amelyből 2 ellenőrzést véglegesítettünk, 1 ellenőrzés (Első lakást szerző támogatás és lakás korszerűsítéshez nyújtott támogatás visszafizetésének elengedése, részletfizetési kérelmek elbírálása, hátralékosok esetén a tartozás végrehajtása tárgykörben) jelentéstervezetének szakmai felülvizsgálata a 2013. évi belső ellenőrzési terv módosításának időpontjában (2013. október 31.) még folyamatban volt, jelenleg lezárt. 1 db hivatali ellenőrzés – amelynek címe az eredeti terv szerint a „Dél-alföldi operatív Közösségi Közlekedés fejlesztése tárgyú pályázat (DAOP-3.2.1/A11) megvalósításának ellenőrzése „ - a pályázat meghiúsulása miatt a módosított ellenőrzési terv készítésekor törlésre került. 2 db hivatali ellenőrzés (a 20122013. évi selejtezés és a 2013. évi leltározás előkészítési, lebonyolítási feladatok tárgykörökben) lefolytatására – egyrészt a jogszabályváltozás miatt a leltározás előkészítési feladatok elhúzódására tekintettel, másrészt a Móra Ferenc Múzeumban lefolytatott soron kívüli ellenőrzés időszükséglete, harmadrészt a Szent-Györgyi Albert Agóra ellenőrzésének az eredeti tervben szereplő 1 fő helyett 2 fővel történő lebonyolítása miatt megnövekedett ellenőri napok száma okán – a következő évben kerül sor. A véglegesített hivatali ellenőrzések intézkedési tervei elkészültek, a megállapított hiányosságok megszüntetésére irányuló intézkedések folyamatban vannak. Az előző, 2012. évben teljesített, év végén le nem zárt 2 db hivatali ellenőrzés (A Hivatal dolgozói részére biztosított juttatásokat érintő kintlévőségek kezelése, és az Oktatási, kulturális, sport, turisztikai keretekből történő 2011. és 2012. évi kifizetések ellenőrzése) intézkedési tervei is elkészültek ebben az évben, az utóbbi ellenőrzést az intézkedési tervről megérkezett beszámoló 3

alapján lezártuk, az előzővel kapcsolatos intézkedések jelenleg is folyamatban vannak. A Belső ellenőrzési Osztály jelenleg – 2013. augusztus 15. óta - 3 fővel tevékenykedik. 2 fő belső ellenőr elsősorban az Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek és a Hivatal belső ellenőrzését végzi. A gazdasági társaságok ellenőrzését végző belső ellenőrök jogviszonyának megszűnése miatt – átmenetileg – a már ellenőrzött gazdasági társaságokkal összefüggő, folyamatban lévő feladatokat illetve a soron kívül elvégzendő ellenőrzéseket a belső ellenőrzési osztályvezető a másik két kollégájának segítségével látta illetve látja el. A 2013. évi, csökkentett létszámhoz igazított, módosított belső ellenőrzési terv szerint a 2013. december 31-ig teljesítendő ellenőrzési napok száma 464 ellenőrzési napot tesz ki. A 2013. december 31-ig teljesült ellenőrzési napok száma 465 ellenőrzési nap, amelyet 45 ellenőri nappal növelt meg a tanácsadói tevékenység ellátása. A 2013. évre vonatkozó tényleges teljesítési adatok alapján készült munkaidőmérleget a beszámoló 2. számú melléklete tartalmazza. 2013. év végén 17 db ellenőrzés nyitott státuszú volt (lásd 4-6. számú mellékletek), de ezek mindegyikére jellemző, hogy a helyszíni ellenőrzés lefolytatása 2013. év végére befejeződött. Ezen ellenőrzések esetében a nyitott státusz az intézkedési tervek elkészítésének és/vagy megvalósításának következő évre történő áthúzódásából adódik. A nyitott státuszú ellenőrzések lezárását 2014. évben tervezzük. Ezen túlmenően 1 tanácsadói tevékenység esetében (Szegedi Ifjúsági Ház Kft.) a vizsgálat tárgyának egyik része 2014. évben teljesült. 1.3.) A feladatellátás szabályossága, hatékonysága A belső ellenőrzési tevékenység folytatása a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglalt eljárásrendnek megfelelően történt. A szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- teljesítmény és informatikai típusú ellenőrzésekre rendelkezésre álló vizsgálati időalap - a fent részletezett indokokra tekintettel - a gazdasági társaságok ellenőrzése vonatkozásában a tervezett alatt teljesült. A feladatellátás hatékonyságának jövőbeni növelése érdekében szükséges a meglévő álláshelyek betöltése és/vagy külső erőforrás igénybevétele. Az ellenőrzési jelentések megállapításai megalapozottak, szakszerűek, érdemi megállapításokat és javaslatokat tartalmaztak. A vizsgálatok megállapításait, javaslatait az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek, a szakmai véleményezést ellátó szakirodák vezetői elfogadták, a 2013. évi ellenőrzések közül egyeztető tárgyalás lefolytatására egy esetben (Belföldi kiküldetés elszámolásának ellenőrzése tárgyában készült jelentéstervezet vonatkozásában ), több szakiroda részvételével került sor. Egy helyszíni ellenőrzésről (Ligetfürdő Kft.) - a vizsgálatot végző belső ellenőr közszolgálati jogviszonyának megszüntetése miatt – ellenőrzési jelentés nem készült, a Ligetfürdő Kft. újabb ellenőrzését 2014. évre terveztük. Az ellenőrzéseket követő minősítési lapok (teljesítmény standardok) – ellenőrzöttek által kitöltött adatai szerint, a munkavégzés osztályszintű éves átlaga (5 fokozatú skálán minősített teljesítményértékelés alapján) – az előző évben lefolytatott, de csak ebben az évben lezárt ellenőrzéseket is figyelembe véve - 4,72 teljesítmény pontra realizálódott. A Belső ellenőrzési Osztály személyi állománya a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódexben meghatározott előírásokat maradéktalanul betartotta. A belső ellenőrzési területen közszolgálati jogviszonyban, 2013. évben teljes munkaidősként foglalkoztatott 5 fő, illetve év végén és a jelenleg foglalkoztatott 3 fő a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 24. §-ban előírt felsőfokú iskolai és szakvégzettséggel és legalább kétéves szakmai gyakorlattal rendelkezik, illetve rendelkezett. A 2013. évben foglalkoztatott 5 fő belső ellenőr közül 4

2 fő közigazgatási szakvizsgával, 2 fő közigazgatási alapvizsgával rendelkezik, 1 főt közigazgatási alapvizsga alóli mentesség illetett meg. A jelenleg foglalkoztatott 3 fő belső ellenőr közül 2 fő teljesítette a közigazgatási szakvizsga, 1 fő a közigazgatási alapvizsga követelményeit. A beszámolás évében a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendeletben előírt kötelező szakmai továbbképzési és vizsgakötelezettségnek 2013. évben 2 fő belső ellenőr tett eleget. A jogszabály szerint a vizsgakötelezettség teljesítését követően - a belső ellenőröknek minden 2. évben kötelező szakmai továbbképzést kell teljesíteniük. A Belső ellenőrzési Osztály minden alkalmazottja e vizsgakötelezettségnek eleget tett, a kötelező továbbképzési követelményt pedig mindenki a számára előírt évben teljesítette, illetve teljesíti. Fentieken kívül a munkatársak a belső ellenőrzési feladatok ellátásához szükséges szakmai továbbképzéseken a beszámolás évében több esetben vettek részt, ezen túlmenően a feladatellátáshoz igazodó önképzés volt preferált. 1.4.) A belső ellenőrzés szervezeti, személyi feltételeinek megléte, változások a Szegedi Járási hivatal felállítása következtében A belső ellenőrzési tevékenység – az SZMJV Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített - hierarchikus helyzete a 2013. évben hatályos „A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről” szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet előírásainak megfelelt. A feladatkörök Ügyrendben, Belső Ellenőrzési Kézikönyvben, munkaköri leírásokban egyértelműen meghatározottak. A beszámolás évében a belső ellenőrzés funkcionális függetlensége érvényesült, ezen alapelv fennállása mellett az SZMJV Polgármesteri Hivatal illetékes szervezeti egységeivel a szakmai együttműködés többnyire megfelelő volt. A belső ellenőrzés eljárásrendje a fent hivatkozott kormányrendelet szerint meghatározott. A Szegedi Járási Hivatal 2013. év január 1-jétől történő létrejötte 2012. évben a létszámhely tekintetében még nem, de az év végére tervezett ellenőrzési feladatok teljes körű megvalósulása tekintetében befolyásolta az ellenőrzési munkát: 1 hivatali ellenőrzés lefolytatására - az év végére maradó ellenőrzési adminisztrációs feladatok végrehajtása és a munkakör átadás-átvétel lebonyolítása miatt – nem kerülhetett sor. 2013. január 1-jétől – az önkormányzati feladatok átstrukturálódása következtében – 1 fő költségvetési intézmények ellenőrzését végző belső ellenőr köztisztviselői munkaviszonya megszűnt. A belső ellenőrzés létszámkerete így 2013. január 1-jén 5 fő volt, a Szegedi Járási Hivatal 2013. január 1-jétől megkezdődött működése, az oktatási intézmények állami fenntartásba kerülése miatt az előző évi létszám a beszámolás évének kezdetétől 1 fővel csökkent. A 2013. évi terv elkészítésekor (2012. októberében) a jogszabályokból nem volt egyértelmű, hogy a Hivatal Belső ellenőrzési Osztályának milyen várható feladatai lesznek az oktatási intézmények vonatkozásában. Az oktatási intézmények karbantartási, működtetési kiadásai továbbra is SZMJV Önkormányzatát terhelik, ezen feladatok ellátását a Nevelési Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (továbbiakban: NGSZ) végzi. A 2013. évi tervnek része volt az NGSZ célvizsgálati ellenőrzése, amely elsősorban a megváltozott feladatokkal összefüggésben felmerülő feladatellátásnak, valamint a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ, SZMJVÖ, és az NGSZ között létrejött vagyonkezelési és használati szerződésekben foglaltak érvényre juttatásának ellenőrzésére, értékelésére terjedt ki. A beszámolás évének első hét hónapjában a Belső ellenőrzési Osztály betöltetlen álláshellyel nem rendelkezett. 2013. július 31-től illetve augusztus 15-től 1-1 fővel csökkent a létszám, így az előző évi létszámhoz képest (6 fő) a Belső ellenőrzési Osztály létszáma – 2013. augusztus 15-re megfeleződött. A jelenlegi betöltetlen álláshelyek „betöltésére” ideiglenesen, megbízási szerződéssel foglalkoztatott belső ellenőr alkalmazásával kerül sor.

5

2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása A beszámolás évében a szervezeti egység működésének tárgyi feltételei - amelyek közül az informatikai eszközellátottság (hordozható számítógépek alkalmazása) kiemelkedő jelentőséggel bír – évek óta biztosított. A területi munkavégzéshez közvetlenül szükséges szakmai háttér anyagok (jogszabályok, rendeletek stb.) szükségszerű, azonnali rendelkezésre állása a vizsgálat hatékonyságát növeli, az ellenőrzési és tanácsadási tevékenység a vizsgálat elvégzésére rendelkezésre álló időtartam alatt szélesebb körre tud kiterjedni. Az ellenőrzött szervezetek a helyszíni ellenőrzés tárgyi feltételeit (külön irodahelyiség, íróasztal stb.) a lehetőségeikhez képest biztosították, a belső ellenőri munka mind a Hivatalban, mind az ellenőrzött szervezeteknél – az alábbi kivételekkel - megfelelő körülmények között zajlott. A belső ellenőrzést végző munkatársak dokumentumokhoz történő hozzáférési, másolat- illetve tanúsítvány készítési, információszerzési, szakértő bevonási jogai, a beszámolás évében – az alábbi kivételekkel - teljes körűen érvényesültek, az ellenőrzött szervezetek az esetek többségében maximálisan segítették a belső ellenőri feladatellátást. Akadályozó tényező egy tervben szereplő, egy terven kívüli vizsgálat, illetve egy tanácsadói tevékenység keretében lefolytatott belső ellenőri feladatellátás során merült fel. Ezen ellenőrzések két gazdasági társaságot (IKV Zrt., Szegedi Ifjúsági Ház Nonprofit Kft.) érintettek. Az IKV Zrt. vezetője a 2013. éves belső ellenőrzési tervben szereplő, 2013. június 25. és 2013. július 26. közötti időszakban lefolytatott szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés során nem adott át minden, belső ellenőr által kért dokumentumot (vizsgált időszakra vonatkozó főkönyvi kivonatokat, a bérszerkezet és a választható béren kívüli juttatások jogcím szerinti részletezését). Az akadályoztatás ténye a belső ellenőrzési jelentés 5. számú mellékletében rögzítésre került, amelyet az IKV. Zrt Elnökvezérigazgatója aláírásával elismert. Szintén az IKV Zrt.-nél merült fel az ellenőrök akadályozásának ténye a 2013. november 18-19. közötti időtartamban lefolytatandó tanácsadói tevékenység keretében ellátott ellenőrzés során. Az IKV Zrt. Elnök-vezérigazgatója a belső ellenőrzés jogszabályokra történő hivatkozása ellenére is megtagadta a helyszíni ellenőrzés megkezdését, nem biztosította az előzetesen megkért, a tanácsadói tevékenység tárgyához kapcsolódó számlákat és analitikus kimutatásokat. Az Elnök-vezérigazgató által a Polgármester részére utólagosan, másnap megküldött tájékoztató anyag nem kellő részletességgel tartalmazta az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó adatokat, dokumentumokat, így a belső ellenőri megállapítások nem a belső ellenőrzés által meghatározott módon, nem az alapbizonylatok megtekintése alapján kerültek rögzítésre. A másik gazdasági társaságnál (Szegedi Ifjúsági Ház Nonprofit Kft.) 2013. év januárjában megkezdeni szándékozott - a Társaságnál 2012. évben lefolytatott ellenőrzésekkel összefüggésben - a pénzkezelési gyakorlatra vonatkozó, kiegészítő belső ellenőrzési vizsgálat lefolytatását az akkori ügyvezető – elfoglaltságára hivatkozva – megakadályozta. A belső ellenőrök részére sem a helyszínt, sem az előzetesen kért dokumentumokat nem biztosította, így az ellenőrzés meghiúsult. A fent hivatkozott Társaságok vezetőinek belső ellenőrzéssel szemben tanúsított magatartása több jogszabály vonatkozásában jogszabálysértőnek minősül.

3.) A tanácsadói tevékenység bemutatása A beszámolás évében négy esetben látott el a Belső ellenőrzési Osztály előre nem tervezett tanácsadói tevékenységet. 6

A Móra Ferenc Múzeumban ellátott tanácsadói tevékenység célja volt annak megállapítása, hogy a az intézményben hány fő dolgozik megbízási szerződéssel, a szerződések szabályszerűek-e, a megbízási díjak kifizetése szabályszerű teljesítésigazolással történt-e, az Intézményben hány fő dolgozik munkaszerződéssel, illetve közalkalmazotti kinevezéssel, s ezen alkalmazottak a munkaköri leírásban foglaltak szerint látják-e el feladataikat, a foglalkoztatottak közül hány fő vesz részt terepi munkában, munkavégzésük kontrollja milyen módon történik. A tanácsadói tevékenységről jelentés készült, amely egy - a megbízási szerződések projektenkénti megkötésére irányuló - javaslatot tartalmaz. Az IKV Zrt-nél ellátandó tanácsadói tevékenység annak megállapítására irányult, hogy a 2011. január 1-jétől 2013. november 15-ig terjedő időszakban a Társaságnál mekkora összegű jogi tanácsadói és szakértői díj került kifizetésre a Szepesi-Tóth Ügyvédi Iroda illetve Dr. Szepesi Ügyvédi Iroda részére, továbbá milyen összeget tesznek ki azon tételek, amelyeket ezen irodák kiszámláztak, de azok pénzügyi teljesítése az ellenőrzés időpontjáig nem történt meg. A belső ellenőrzés által meghatározott módon történő feladatellátást, valamint az ellenőrzés által meghatározott dokumentumok áttekintését a Társaság Elnök-vezérigazgatója megakadályozta, így az ellenőrzés az Elnök-vezérigazgató által meghatározott, a Polgármester részére beküldött dokumentumok másolati anyaga alapján készítette el fenti tárgykörű jelentését. Az Ifjúsági Ház Nonprofit Kft-nél folytatott tanácsadói tevékenység tárgya a következőképpen került megfogalmazásra: „a 2013. évi SZIN rendezvény eredményének és látogatottságának alakulása, a Társaság likviditási helyzete, a 2011-2013. évi megbízási szerződések tárgya és ezen szerződésekből eredő költségek jogcímenkénti alakulása.” A vizsgálatról ellenőrzési jelentés készült, amely több pontban és több érintett (Polgármester Úr, Társaság, Városüzemeltetési Iroda) vonatkozásában tartalmaz javaslatokat. A tanácsadói jelentésben - többek között - a vizsgálat során megállapított, a Társaság működésében tapasztalt nagymértékű likviditási hiány (164 mFt) okainak következő vizsgálat alkalmával történő feltárását javasolta a belső ellenőrzés. A Társaság részére megfogalmazott javaslatok között a SZIN rendezvény helyszínén működő pénzkezelő helyek elszámoltatási módja, dokumentálása kidolgozásának szükségessége, a SZIN területén történő feladatellátásra kiadott bérletek megállapodásokban történő pontos (név, dátum, hely) rögzítése és ennek megfelelő gyakorlat biztosítása, a vevő állomány felülvizsgálata és a behajthatatlan követelések leírása, behajtható követelések tekintetében szükséges intézkedések (fizetési felszólítás, fizetési meghagyás kibocsátása) megtétele, el nem ismert követelések könyvekből történő kivezetése, a könyvelővel kötött szolgáltatási szerződésben rendkívüli munkavégzési és könyvviteli adatszolgáltatási kötelezettség kikötése szerepel. Ez utóbbi javaslat Társasági szerződésbe történő rögzítését a Városüzemeltetési Iroda részére is javasolta az ellenőrzés. Ez utóbbi javaslat a szakiroda részéről elutasításra került. A megbízási szerződések tárgykörre irányuló belső ellenőrzési feladatellátást külső megbízott végezte, aki megállapította, hogy 2011-2012-2013. években jelentős költségnövekedésre került sor a megkötött megbízási szerződések következtében, azonos vagy részben azonos szolgálatatások lettek egy időben megrendelve, a költségek racionalizálására nem került sor, a hatályos és a tulajdonos által elfogadott SZMSZ-ben rögzítettekkel ellentétes munkavállalói állományt és munkaköröket hoztak létre. A likviditási hiány okainak feltárását célzó vizsgálat lefolyatása áthúzódott 2014. évre, amelyet szintén a külső megbízott végzett. A Szegedi Vásár és Piac Kft-nél szintén külső megbízott által ellátott belső ellenőri feladat célja a következőképpen került meghatározásra: „a Társaság 2013. évben az üzlethelyiségek, csarnokrészek bérleti jogának tulajdonosok általi átruházása esetén élt-e elővásárlási jogával, ha igen, ezek szabályszerűen kerültek-e lebonyolításra, ezek a döntések gazdaságosság, hatékonyság szempontjából hogyan értékelhetőek.” A tanácsadói tevékenység eredményéről történő beszámolás – a jogszabályi lehetőségek figyelembe vételével – szóban történt, intézkedést igénylő megállapítás, javaslat nem került megfogalmazásra.

7

II.

A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN

1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok 1. 1.) Önállóan működő és gazdálkodó intézmények A beszámolási év során öt önállóan működő és gazdálkodó intézmény rendszerellenőrzését végeztük, amely egy esetben (Kövér Béla Bábszínház) teljesítmény ellenőrzéssel is kiegészült . Az ellenőrzések során tett megállapítások az alábbiak szerint összegezhetőek. A vizsgálat tapasztalatai alapján elmondható, hogy az intézmények a jogszabályok által kötelező jelleggel előírt szabályzatokat többnyire elkészítették. Egy intézmény esetében a Belföldi és külföldi kiküldetési Szabályzat hiányát, illetve a gazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó előírások egységes szabályzatban (Kötelezettségvállalási szabályzat) történő meghatározása helyett Ügyrendben, igazgatói határozatokban történő rögzítését kifogásolta az ellenőrzés. Több intézményben előfordult, hogy nem gondoskodtak a szabályzatok aktualizálásáról. Az ellenőrzés különösen az SZMSZ aktualizálásának, jogszabálynak megfelelő tartalmi változtatásának, az Ügyrend teljes szervezetre történő kiegészítésének, annak az SZMSZ-ben és más belső szabályzatokban foglaltakkal történő összhangja megteremtésének szükségességét emelte ki. Néhány szabályzatot (Pénzkezelési Szabályzat, Önköltségszámítási szabályzat, Számviteli politika) az államháztartás számviteléről szóló új 4/2013. (I. 11.) Korm. rendeletben foglalt változtatások miatt szükséges módosítani. A többi szabályzat esetében (pl.: Beszerzési Szabályzat, Leltárkészítési és Leltározási Szabályzat, Gépkocsi üzemeltetési Szabályzat) kisebb súlyú, de nem elhanyagolható észrevételek indokolják a szabályzatok módosítását, kiegészítését. Egy intézmény esetében előfordult, hogy a Kollektív szerződés felmondása nem került bejelentésre a Nemzeti Munkaügyi Hivatalhoz, az egyik intézmény jogszabályi kötelezettsége ellenére nem gondoskodott a Közalkalmazotti Tanács (KAT) felállításáról, továbbá az egyik intézményben a KAT újraválasztására, több intézményben a Közalkalmazotti szabályzat jogszabályváltozásokat lekövető módosítására nem került sor. Az Önkormányzat, a Szent-Györgyi Albert Agóra nyertes TIOP pályázatával összefüggésben együttműködési megállapodást kötött a Szegedi Tudományegyetemmel és a Neumann János Számítógép-tudományi Társasággal amely megállapodás értelmében az együttműködő partnerek közösen látják el a Szeged Agóra Pólus Kulturális Központ tevékenységét. Az ellenőrzés megállapítása szerint az együttműködési megállapodás több pontja nem felelt meg a jogszabályokban előírt követelményeknek, ezért új megállapodás megkötése vált szükségessé. Az újonnan elkészült együttműködési megállapodás tervezetét is véleményezte az ellenőrzés, amelyre vonatkozóan szintén több javaslat került az ellenőrzési jelentésben megfogalmazásra. Az intézményvezető az együttműködési megállapodással kapcsolatos szükséges intézkedéseket megtette. Az intézmények 2011. 2012. és 2013. évi költségvetési gazdálkodásának - költségvetés tervezésének, az előirányzatok módosításának, felhasználásának – vizsgálata alapján elmondható, hogy az többnyire (néhány alább megfogalmazott kivétel mellett) megfelel a jogszabályi előírásoknak, a gazdaságosság, hatékonyság követelményeinek. A költségvetés tervezésével kapcsolatban több intézmény esetében fogalmazódott meg ellenőri észrevétel. Jellemzően a saját bevételek alultervezettek voltak és több olyan jogcímen nem terveztek bevételt, amelyek a bázis adatok alapján indokoltak lettek volna. Az egyik intézményben – a jogszabályi előírásoktól eltérően - 2013. évtől (amely év ellenőrzésére nem minden intézmény esetében került sor) a tervezés során nem történt meg a kötelező és az önként vállalt feladatok bevételeinek és kiadásainak szétválasztása, megkülönböztetése. Általánosságban elmondható, hogy 8

az intézményi költségvetések tervezése a tervkoncepciókban és az Önkormányzat költségvetésének végrehajtási rendeleteiben foglaltak szerint történt. Egy intézményél merült fel, hogy 2011. évben az előirányzatok közötti átcsoportosításokról a fenntartót nem tájékoztatta, kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosítást nem kezdeményezett. Az intézményi költségvetések végrehajtásáról elmondható, hogy a bevételek a módosított előirányzathoz képest túlteljesültek, a pénzmaradványok felhasználása a kötelezettségvállalásoknak megfelelően történt, azonban egy intézményben jellemzően 2011.évben - átvett pénzeszközök és céltámogatások előirányzatainak és több kiemelt előirányzatnak a túllépése volt tapasztalható, amelyek az előirányzati és részletező kódok nem megfelelő használatából, az átkönyvelések elmaradásából adódtak. Az ellenőrzés két intézmény ellenőrzésén keresztül kifogásolta az Önkormányzat zárszámadási rendeleteiben – egyébként a jogszabályoknak megfelelően kimutatott – pénzmaradvány adatok (összegek, indexek) félreérthetőségét, ezért javasolta a pénzforgalom nélküli bevételek megjelölését, biztosítva ezáltal az adatok helytelen értelmezésének elkerülését. A pályázati pénzeszközök felhasználása az ellenőrzött esetekben - az alábbiakban megfogalmazott kivétellel - szabályosan történt. Az ellenőrzött intézmények többségének költségvetésében pályázati pénzforrás is megtalálható volt az ellenőrzött időszakban. Az ellenőrzött intézmények közül az elnyert EU-s pályázatok tekintetében kiemelkedő pénzforrással a Somogyi Károly Könyvtár rendelkezett (2011-ben: 64 mFt, 2012-ben 35 mFt ). Az ellenőrzés során a „Tudásdepó-Expressz” pályázat szabályszerűségi vizsgálatára került sor, amelynek összköltségvetése 85 mFt-ot tett ki. A pályázat elszámolásával kapcsolatos észrevétel nem merült fel. A Kövér Béla Bábszínházban – többek között – a „Magyarország-Szerbia, IPA Határon átnyúló együttműködési program” mint EU-s pályázat ellenőrzésére került sor. Az ellenőrzés során több olyan ellenőri észrevétel került megfogalmazásra amely alapján a jövőben átgondoltabb, körültekintőbb intézményvezetői eljárás szükséges. E pályázattal kapcsolatban az ellenőrzés súlyos hiányosságokat, szabálytalanságokat (a projektmenedzser és az asszisztens munkaköri leírásának, munkaszerződésének, kinevezésének pályázattal összefüggő módosításának elmaradása, pályázattal kapcsolatos munkavégzés ideje és a közalkalmazotti munkavégzés ideje elkülönített nyilvántartásának hiánya, a pályázatra elszámolt számlák adminisztratív hiányosságai, a felmerült költségek elkülönített analitikus és főkönyvi nyilvántartásának hiányosságai) fogalmazott meg, amely nagy pénzügyi kockázatot jelent, tekintettel arra, hogy az EU-s pályázatokat ellenőrző hatóságoknak 2020-ig lehetőségük van a szabálytalanságok megállapítására és ennek megfelelő szankció alkalmazására. A Szent-Györgyi Albert Agóra helyszíni ellenőrzésekor a „ Kreatív közösségi tervek” elnevezésű, 25,5 m Ft összköltségvetésű EU-s projekt került ellenőrzésre. Ebben az esetben az ellenőrzés az analitikus nyilvántartásban lévő kiadások bankszámlánkénti teljesítése tekintetében kiegészítést tartott szükségesnek, amely a helyszíni ellenőrzés ideje alatt meg is történt. Az ellenőrzés felhívta az intézményvezető figyelmét, hogy az EU-s pályázatok útmutatója szerinti a támogatási összeg után keletkező kamatbevétel csak a projekt megvalósításával szorosan összefüggő, a projekt költségvetésén kívüli kiadások kiegyenlítésére fordítható, továbbá, hogy gondoskodni szükséges ezen kamatbevételek elkülönített nyilvántartásáról. E pályázat ellenőrzésekor az ESZA -„Rendkívüli monitoring látogatásról” készült- jegyzőkönyve hiányosságot nem állapított meg. A pályázati bevételek és kiadások, valamint a céltámogatások elkülönített, részletezőkódok szerinti nyilvántartásában az előző évek gyakorlatához képest jelentős javulás volt tapasztalható. Az ellenőrzött intézmények közül az NGSZ rendelkezett az ellenőrzött időszakban jelentős mennyiségű (53 jogcímen keletkezett) céltámogatással. A céltámogatások ellenőrzött intézményekben történő felhasználásával és dokumentálásával kapcsolatban - néhány kisebb súlyú, inkább egyedi és nem rendszerhibaként értékelhető észrevétel mellett - ellenőri kifogás – a 11. oldalon részletezett beszerzési eljárási szabálytalanságon túlmenően - nem merült fel. A Somogyi Károly Könyvtárban a Szeged Folyóirat kiadásaira adott céltámogatás felhasználásával kapcsolatban megállapításra került, hogy az intézmény megszüntette a 2010. évi belső ellenőrzés 9

során feltárt szabálytalanságokat. A vizsgált intézmények által kötött szerződésekkel (megbízási, vállalkozási, bérleti szerződés) szemben jogi, formai kifogás nem merült fel. Az egyik intézményben a terembérleti szerződésekkel kapcsolatos nyilvántartás adattartalma hiányos volt, az abban szereplő követelés állomány nem egyezett meg a könyvelési adatokkal, a fizetési határidők folyamatos figyelemmel kísérése nem történt meg, ezért az ellenőrzés a nyilvántartás kiegészítésére, számviteli nyilvántartással történő összhang megteremtésére és a nyomkövetés biztosítására tett javaslatot. Az Önkormányzat az NGSZ és a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (továbbiakban: KLIK) között létrejött Használati szerződés értelmében az NGSZ bérbe adhatja a KLIK által használt ingatlanokat. A korábban létrejött bérleti szerződések jogfolytonosak, a fenntartó váltás következtében bérleti szerződés felmondására nem került sor. A bérleti díjak meghatározására jellemző eltérő gyakorlat miatt az ellenőrzés javasolta, hogy az Önköltségszámítási és árképzési szabályzatban egyértelműen kerüljön beépítésre, hogy a bérleti díj kedvezmény megállapítására milyen esetben, milyen mértékben és ki jogosult. A megbízási szerződések kötésével kapcsolatban az ellenőrzés szabálytalanságot nem tárt fel, az ellenőrzött intézmények egy részében saját dolgozóval kizárólag pályázati feladatok ellátására vonatkozó szerződések voltak fellelhetőek. Két intézmény esetében a megbízási díjak kifizethetőségének alapjául szolgáló teljesítésigazolás hiányát illetve annak formai hiányosságait tárta fel az ellenőrzés. Az ellenőrzött intézményekben a munkaügyi jogszabályok érvényesülésére, személyi anyagok megfelelőségére irányuló ellenőrzés alapján a következő főbb kifogások merültek fel: Az NGSZ személyi juttatásainak ellenőrzése során megállapításra került az egyik korábban már kifogásolt probléma azaz, hogy a garantált bérminimum biztosításához szükséges kiegészítés megállapításánál nem vették figyelembe a jogszabályi előírás azon kitételét, hogy a kiegészítés személyi alapbérre vonatkozik, amely fogalmon a jogszabály a közalkalmazott illetményét érti, így olyan közalkalmazottak illetménye is kiegészítésre került, akik illetménye - a jogszabály rendelkezéseit figyelembe véve – meghaladta a garantált bérminimum összegét. Az illetmények megállapítására, kezelésére rendelkezésre álló SAMU nyilvántartási rendszer továbbra sem a jogszabály rendelkezéseinek megfelelően biztosítja a garantált bérminimumra történő kiegészítés lehetőségét, így az ellenőrzés által felvetett probléma az Önkormányzat felügyelete alá tartozó, - SAMU rendszert alkalmazó - minden költségvetési intézményt érint. A fennálló probléma átfogó kezelése érdekében az ellenőrzés már korábban javasolta a Közgazdasági Iroda részére, hogy kezdeményezze a Ritek Zrt. felé a rendszer módosítását, de ez 2011. év óta nem történt meg. Az oktatási intézmények fenntartójának változása okán az NGSZ- hez került, működtetői feladatok ellátásában közreműködő több mint 200 közalkalmazott munkaügyi dokumentumainak felülvizsgálatát javasolta az ellenőrzés. A tárgykörben több esetben felmerülő jelentősebb észrevételek: a besoroláshoz szükséges alapdokumentumok nem teljes körűen voltak fellelhetőek, az illetménypótlékok megállapítása nem a jogszabálynak megfelelően történt, elmaradt az éjszakai munkavégzés miatti bérpótlék megállapítása, a kinevezésben meghatározott munkakör és a jogszabály szerint adott munkakörhöz tartozó lehetséges besorolások összhangját nem biztosították, előfordult a rendkívüli munkaidő maximális keretszámának túllépése, a munkaidő nem érte el a jogszabály szerint meghatározott minimum 4 órát, illetve meghaladta a maximum 12 órát, a munkaköri leírások nem követték a jogszabályok és a belső szabályzatok változását, néhány esetben a szabadság napjainak száma helytelenül került megállapításra. Az előadó művészeti szervezet támogatásáról és sajátos foglalkoztatási szabályairól szóló 2008. évi XCIX. törvény hatálya alá tartozó intézményeknél (Szimfonikus Zenekar, Kövér Béla Bábszínház) e jogszabály vonatkozásában is több ellenőri kifogás merüt fel. A jogszabály által előírt minimális szolgálatszám és hangversenyszám zenekari tagok általi alulteljesítése jelentős (a vizsgált 2011-2012. évek vonatkozásában a szolgálatszám alulteljesítése átlagosan 90 %-os ). Hasonló probléma, hogy a négyhavi munkaidőkeretben dolgozó bábszínészek 25 %-a az esetek többségében nem teljesítette a munkaidőkeret szerint ledolgozandó óraszámot, továbbá a bábszínészek foglalkoztatottsága nem éri el a törvényes munkaidőt. Az ellenőrzés javasolta a részmunkaidőben foglalkoztatás lehetőségének 10

egyénenkénti felülvizsgálatát és alkalmazását. Ezen túlmenően a szabadnapok kiadása nem jogszabályszerűen történt, az intézményvezető – helytelenül – a csoportos szereplők számára is biztosította a munkahelyen kívüli felkészülés munkanaponkénti 2 munkaórájának munkaidőként történő figyelembe vételét, amely gyakorlat megszüntetését javasolta az ellenőrzés. Az ellenőrzés további tapasztalata, hogy a munkaidő nyilvántartást nem a jogszabály szerinti tartalommal vezették, így nem biztosítható a ténylegesen ledolgozott munkaidő átlátható nyomon követése. A Kövér Béla Bábszínház teljesítményértékelése során felmerülő legfontosabb, a közeljövő döntéseire ható ellenőri megállapítás, hogy 2018. január 1-jétől csak akkor rendelkezhet a Bábszínház állami támogatást jelentő kiemelt előadó-művészeti szervezet minősítéssel ha munkavégzésre irányuló jogviszonyban foglalkoztatott művészeinek legalább 60 %-a szakirányú felsőfokú végzettséggel vagy a Kjt. 63. § (2) bekezdése szerinti elismeréssel rendelkezik. Jelenleg egyetlen bábszínész sem rendelkezik felsőfokú végzettséggel. Az intézmény hatékonyságának értékelése során elsősorban a produkciós költségvetés (előkalkuláció) folyamatos nyomon követését, annak lehetőség szerinti betartását, utókalkulációval történő összevetését javasolta az ellenőrzés. A tárgyi eszköz ellátottság összességében megfelelőnek minősíthető, az ellenőrzött intézmények folyamatosan törekedtek a tárgyi eszköz állomány fejlesztésére, kisebb-nagyobb fejújításra, amelyet céltámogatásból, pályázati pénzeszközökből és saját bevételből tudtak biztosítani. Az egyik intézményben a kis- és nagy értékű tárgyi eszközök számítógépes programban történő nyilvántartása továbbra sem megoldott, jelenleg is kézzel, kartonokon történik a nyilvántartás vezetése, továbbá nem kerültek leltárkörzetek kialakításra és a leltárkörzet felelősi feladatellátás sem szabályozott. Az intézmény vagyonkezelésében lévő eszközök átláthatóságának és a vagyonvédelmi szemlélet erősítése érdekében az ellenőrzés ezen hiányosságok mielőbbi megszüntetését tartja szükségesnek. Egy másik intézményben a vagyongazdálkodási követelmények azáltal sérültek, hogy az eszközök leltári számokkal történő ellátása nem volt maradéktalanul biztosított, továbbá az új, már használatban lévő ingatlan üzembehelyezési okmánya sem került kitöltésre. Az ellenőrzés felhívta az érintettek figyelmét, hogy az ingatlan számviteli szempontból történő aktiválását nem befolyásolja a használatba vételi engedély kiadása illetve annak elhúzódása. A korábbi tapasztalatokhoz képest a beszámolási évben kevésbé, de még továbbra is felmerült az a probléma, hogy az elvégzett munka jellegét, megvalósítását tekintve felújításnak minősülő munkálatok karbantartási költségként kerültek elszámolásra vagy fordítva. A selejtezési tevékenységgel kapcsolatban több intézménynél tárt fel az ellenőrzés kisebb-nagyobb súlyú, figyelemre méltó hibákat: a selejtezés előtti hasznosítási eljárásra vonatkozó szabályok megsértése, a selejtezési jegyzőkönyv mellékletét képező, megsemmisítésről szóló dokumentáció hiánya, a térítés nélküli átadás selejtezésként történő könyvviteli elszámolása, a szükségessé váló selejtezés elmaradása. A Somogyi Károly Könyvtárban az előző ellenőrzés során is feltárt, azóta sem megoldott probléma az Intézmény gyűjteményében lévő, jelentős értéket képviselő könyvek, muzeális értékek vagyonmérlegben történő szerepeltetése. A beszerzési tevékenység vonatkozásában egy intézmény esetében tárt fel az ellenőrzés kockázatot jelentő, jogszabálysértő gyakorlatot. Az intézmény több vállalkozási szerződése tekintetében megsértette a közbeszerzési eljárásra vonatkozó törvényi kötelezettségeket (többajánlatos eljárás elmulasztása, a keretszerződés és a hozzá kapcsolódó vállalkozási szerződés tartalmának összegyeztethetetlensége), illetve az Önkormányzat költségvetésének végrehajtási rendeletében előírtakat. A beszerzési eljárások szabálytalansága nem biztosította a gazdaságosság követelményének érvényesülését sem. Az ellenőrzött intézmények működőképességének, likviditásának vizsgálata alapján megállapítható volt, hogy 2011. és 2012., 2013. években likviditási hiány, alulfinanszírozási probléma nem merült fel. Az intézmények számviteli tevékenysége, a bizonylati rend és fegyelem érvényesülése többnyire megfelelő, a számviteli szabályok helytelen alkalmazása elsősorban a következő hiányosságokat 11

jelenti: az átláthatóságot biztosító előirányzati kódok nem megfelelő használata, az előirányzatok közötti átcsoportosítások kezdeményezésének elmaradása, pályázati nyilvántartás projekt szintű, elkülönült nyilvántartása vezetésének hiánya, az analitikus és a főkönyvi nyilvántartás közötti eltérés fennállása, az eszközök egyértelmű beazonosítását biztosító azonosítók hiányosságai, a leltározási és selejtezési tevékenységgel összefüggésben a szabályzat előírásainak megsértése. Pénzkezelési szabálytalanságként a pénzkezeléssel, pénztárolással kapcsolatos hiányosságokat, pénztári záró pénzkészlet túllépését, visszárukártya készpénzként történő bevételezését, elszámolási előleg elszámolási határidejének túllépését, váltópénz pénzkezelési helyekre történő kiadásakor a bizonylatkiállítás elmaradását tárta fel az ellenőrzés. Az ellenőrzések tapasztalatai alapján az intézmények a korábbi felügyeleti ellenőrzések javaslatait többnyire jól hasznosították, figyelembe vették. Az ellenőrzések lefolytatását az intézmények vezetői, munkatársai maximálisan segítették, akadályozó tényező nem merült fel. 1.3.) Gazdasági társaságok A gazdasági társaságoknál folytatott vizsgálatok tapasztalatai a következők voltak: A beszámolás évében 4 gazdasági társaság ellenőrzésére került sor. Ezen túlmenően 3 gazdasági társaságnál 3 terven kívüli tanácsadói tevékenység végzésére került sor. A tervszerűen végrehajtott ellenőrzések mindegyikében szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzést hajtottunk végre. Az ellenőrzés által vizsgált területek érintették a társaságok működésének szabályozottságát, a vonatkozó jogszabályok érvényesülését, a társaságok 2010-2012. évi üzleti tervének teljesítését, a 2011-2012. évi éves beszámolók szabályszerűségi vizsgálatát, a mérleg valódiságát, ennek alapját képező leltár illetve leltározási tevékenység szabályszerűségének vizsgálatát, a leltár a főkönyvi és analitikus nyilvántartások összhangját, a befektetett eszközökkel való gazdálkodást, a munkaerőgazdálkodás jogszabályoknak történő megfelelőségét, a számviteli tevékenység szabályosságát, a bizonylatai rend betartását, a pénz- és értékkezelés szabályainak érvényesülését, a készpénzállomány alakulását, a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását és kezelését. Az ellenőrzés összegzéseként a belső kontrollrendszer vizsgált területeken történő működése is értékelésre került. A Cserepes Sori Piac Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.-nél az ellenőrzés szükségesnek tartotta – többek között – a Pénzkezelési Szabályzat aktualizálását, a Kiegészítő melléklet tartalmának létszám, bérköltség, személyi jellegű egyéb kifizetések vonatkozású állománycsoportonkénti részletezését, a dolgozók fizikai- szellemi besorolását, a Leltározási szabályzat aktualizálását, a mérleg fordulónapján a követelés állományhoz kapcsolódóan egyenlegközlő levél kiküldését, a jelentésben említett pavilonok aktivált értékének felülvizsgálatát, az értékcsökkenési leírási kulcsok megváltoztatása okainak és számszerű hatásainak Kiegészítő mellékletben történő bemutatását, a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának egyedi azonosítókkal (pl. gyári szám) történő kiegészítését, két munkavállaló munkaszerződésének módosítását, a teljesítménybérezés objektív, mérhető számításokon alapuló rendszerének kidolgozását, az áfa visszaigényelhető összegének meghatározásakor a parkolási szolgáltatás mobiltelefon szolgáltatási számla végösszegéből történő levonását, az utalványozás maradéktalan, minden számlát érintő teljesülését. A szükségesnek tartott intézkedéseken túl 2 pontban fogalmazott meg javaslatokat az ellenőrzés a Társaság részére az újonnan kötendő beruházási szerződések és a kiküldetési rendelvények tartalma vonatkozásában. A szükséges intézkedésekre a Társaság ügyvezetője intézkedési tervet készített. Az intézkedési tervben foglaltak a beszámoló tanúsága szerint – 3 pont kivételével – teljesültek. A Város Televízió Szeged Műsorszolgáltató Nonprofit Kft. - nél végzett ellenőrzés során megállapításra került, hogy szükséges a bevételek és költségek közhasznúsági szempontból történő megosztásának módját a Számviteli politikában meghatározni, továbbá a könyvelési rendszerben elkülöníteni, a barter szerződésekben a szolgáltatások értékének feltüntetése, a vállalkozási szerződések teljesítési szándékkal történő megkötése, szükséges esetekben megszüntetése, a tárgyi 12

eszközökről vezetett analitikus nyilvántartásban az értékcsökkenési adatok javítása, a mérleg fordulónapján a követelés állományhoz kapcsolódóan egyenlegközlő levél kiküldése, a 180 illetve 360 napon túli kintlévőségek behajthatóság szempontjából történő felülvizsgálata, a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának egyedi azonosítókkal (pl. gyári szám) történő kiegészítése, a jelentésben említett videomagnó selejtezési dokumentumainak feltárása és a szükséges számviteli elszámolások elvégzése, munkaidőkeret jogszabálynak megfelelő helyes alkalmazása és teljesítése, a heti munkaidő jogszabályban meghatározott felső határának betartása, jelenléti ívek pontosabb vezetése, a teljesítésigazolások tartalma egyértelműségének biztosítása, a hivatali gépjárművek menetlevelei pontos, szabályzatnak megfelelő kitöltése. Az ellenőrzés a szükségesnek tartott intézkedéseken túl 5 pontban fogalmazott meg célszerűségi javaslatot a Társaság, és 2 pontban a Városüzemeltetési Iroda részére. A Társaság ügyvezetője a szükséges intézkedések vonatkozásában intézkedési tervet készített és beszámolt annak maradéktalan teljesüléséről továbbá az egyik célszerűségi javaslattal kapcsolatos intézkedéséről. Az IKV Ingatlankezelő és Vagyongazdálkodó Zrt. ellenőrzését az eredeti tervnek megfelelően két fő belső ellenőr végezte volna, de valójában - a gazdasági társaságok ellenőrzésére alkalmazott másik belső ellenőr még folyamatban lévő ellenőrzésével kapcsolatos elfoglaltsága miatt - az ellenőrzés 1 fő belső ellenőr közreműködésével valósult meg, részlegesen. A részleges megvalósulás oka -mint ahogyan korábban már említésre került -, hogy mindkét belső ellenőr közszolgálati jogviszonya 2013. júliusában, illetve augusztusában megszűnt. Az ellenőrzési program részleges, a vizsgálatot lefolytató belső ellenőr ellenőrzési programban meghatározott tárgyköreit érintő megvalósítása a pénzkezeléssel és a munkavállalókkal összefüggő szabályzatok szabályszerűségi ellenőrzésére, a pénzkezelési szabályok betartására, a munkaerőgazdálkodás jogszabályi megfelelőségére, a személyi jellegű ráfordításokkal történő gazdálkodásra, a számviteli és bizonylati rend betartására irányult. A belső ellenőr a Társaság számára két intézkedést igénylő megállapítást tett: az egyik ellenőri megállapítás az elszámolási előleg határidőn belüli ( 30 nap) elszámolásának szükségességére, valamint az előző időszak tekintetében a 30 napon túli elszámolások felülvizsgálatára és a szükséges adóügyi intézkedések megtételére hívta fel a figyelmet, a másik ellenőri megállapítás a bizonylat olvasható formában történő megőrzéséről való gondoskodás szükségességére vonatkozott. További ellenőri javaslat sem a Társaság, sem más szakiroda részére nem került megfogalmazásra. A helyszíni ellenőrzés során a Társaság ügyvezetője a belső ellenőr által kért dokumentumokat – jogszabályellenes magatartást tanúsítva - nem teljeskörűen biztosította: a vizsgált időszakra vonatkozó főkönyvi kivonatokat, valamint a bérszerkezet és a választható béren kívüli juttatások jogcím szerinti részletezését nem adta át. Egyéb tekintetben – a belső ellenőr értékelése szerint - az ellenőrzés során felmerült kérdésekben konstruktív együttműködést tanúsított. A Társaság ügyvezetője beszámolt az ellenőrzés szerinti intézkedések teljesítéséről. A terven kívüli tanácsadói tevékenységek összegzésre.

tapasztalatai e beszámoló I/3. pontjában kerültek

1.4. Polgármesteri Hivatalban lefolytatott ellenőrzések A Hivatalban három, 2013. évi belső ellenőrzési tervben szereplő szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzés végrehajtására került sor, amely két esetben informatikai ellenőrzéssel is kiegészült. A vizsgált tárgykörök – a végrehajtásnak megfelelő időrendben - az alábbiak szerint kerültek meghatározásra:  Beruházások aktiválása eljárásrendjének ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban  Belföldi kiküldetések elszámolásának ellenőrzése  Első lakást szerzők támogatása és a lakás korszerűsítéséhez nyújtott támogatás 13

visszafizetésének elengedése, részletfizetési kérelmek elbírálása, hátralékosok esetén a tartozás végrehajtása Ezen legutóbbi ellenőrzés realizálására 2014. évben kerül sor. Beruházások aktiválása eljárásrendjének ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban tárgykörben végzett ellenőrzés során áttekintésre került az Önkormányzat beruházásainak aktiválási eljárása, a beruházások számviteli elszámolásainak jogszabályokban foglaltaknak történő megfelelősége, a beruházásokhoz kapcsolódó számviteli nyilvántartás és az ingatlanvagyon kataszter közötti egyezőség fennállása. Az ellenőrzés 8 pontban a Közgazdasági Iroda, 6 pontban a Fejlesztési Iroda, 4 pontban a Városüzemeltetési Iroda, és 1 pontban a Jegyzői Iroda részére tett intézkedést igénylő megállapítást. A beruházások üzembehelyezési eljárása, ingatlankataszteri nyilvántartásba történő rögzítése több év tapasztalata alapján alakult ki, a folyamathoz kapcsolódó szabályzattal a Hivatal nem rendelkezik, így sokszor az aktiválási folyamat időtartama a szükségesnél lényegesen hosszabb. Ezért az ellenőrzés elsődleges javaslata volt az eszközök aktiválási, állománybavételi eljárásainak szabályait tartalmazó eljárásrend megalkotása. A Címzetes Főjegyző a javaslatokat elfogadta, a Jegyzői Iroda beszámolt a szükséges intézkedések teljesüléséről, a Fejlesztési Iroda és a Városüzemeltetési Iroda intézkedési tervet készített, a Közgazdasági Iroda intézkedési terve a beszámoló írásának időpontjáig a Belső ellenőrzési Osztályra nem érkezett meg. A Belföldi kiküldetések elszámolása ellenőrzésének célja annak megállapítása volt, hogy a hivatali gépjármű és a saját gépjármű használatának szabályozása összhangban van-e a jogszabályokban foglaltakkal és a Hivatal más belső szabályzataival, a gazdálkodási jogkörök gyakorlása, valamint a pénztárosi feladatok ellátása előírásszerűen történt-e, a belföldi kiküldetés utasítás és költségelszámolás nyomtatványt szabályszerűen használták-e, a belföldi kiküldetés és napidíj elszámolása, könyvelése, nyilvántartása szabályszerűen történt-e. Az ellenőrzés az érintett szakirodákkal történt egyeztető tárgyalást követően a végleges ellenőrzési jelentésben 29 pontban fogalmazta meg a többségében a Közgazdasági Irodát, de összességét tekintve a Hivatal minden szakirodáját érintő megállapításait. Ezen túlmenően a jelentésben 8 célszerűségi javaslat került megfogalmazásra. Ezen a területen is kiemelendő a szabályzatok (Pénzkezelési Szabályzat, Kötelezettségvállalási Szabályzat, Belföldi kiküldetési szabályzat) jogszabályokkal (SZJA törvény, Számviteli törvény) összhangban történő módosításának szükségessége, a szabályzatok hivatali dolgozók általi megismerése és a szabályzatokban foglaltak maradéktalan betartása, e tekintetben a vezetői kontroll megerősítése. A könyvelési, nyilvántartási rendszer (Titán felület KASZPER program) néhány olyan hiányossága (pl.: utalványrendeleten a kötelezettség nyilvántartási szám feltüntetésének elmaradása) is feltárásra került, amely a program fejlesztését indokolják. A revizori jelentés záradékaiban megfogalmazott intézkedési terv készítési kötelezettség teljesítését a szakirodák vezetői elfogadták, a véglegesített revizori jelentést a Címzetes Főjegyző jóváhagyta. Az intézkedési terveket a szakirodák – a Közgazdasági Iroda kivételével – elkészítették, az intézkedési tervek megvalósítása folyamatban van. Első lakást szerzők támogatása és a lakás korszerűsítéséhez nyújtott támogatás visszafizetésének elengedése, részletfizetési kérelmek elbírálása, hátralékosok esetén a tartozás végrehajtása tárgyú ellenőrzés célja annak megállítása volt, hogy e tárgykörben történő hivatali szabályozással összefüggő dokumentumok (pl. munkaköri leírások), a szabályzatok (pl. Ügyrend) és a hivatali gyakorlat összhangja hogyan teljesült, a Hivatal szabályzataiban és a munkaköri leírásokban foglaltak a gyakorlatban hogyan érvényesülnek, a vissza nem térítendő támogatások és a kamatmentes kölcsönök visszafizetésének megállapítása, ügyfelekkel történő közlése, visszafizetések elengedése, részletfizetések engedélyezése, a kintlévőség nyomon követése, intézkedések a kintlévőség behajtásáról, jogszabályoknak és a belső szabályoknak megfelelően történik-e, a Hivatal informatikai programja (KASZPER) hogyan támogatja az ügyintézők munkáját. A végleges ellenőrzési jegyzőkönyv 22 pontban tartalmazza azokat az elsősorban Közgazdasági Irodát érintő szükséges intézkedéseket, amelyek megvalósításával a kamatmentes kölcsönnel és a vissza nem térítendő támogatással kapcsolatos ügyek elintézési részfolyamatai szabályosabbá, követhetővé, átláthatóbbá, az e jogcímeken keletkező önkormányzati követelések behajtása hatékonyabbá válhat. További 4 célszerűségi javaslat került megfogalmazásra az ügyfelek időben 14

történő tájékoztatása, továbbá a szakirodák közötti kommunikáció, az átláthatóság és a behajtás hatékonyabbá tétele érdekében. Az ellenőrzés – az informatikai háttért is vizsgálva - a nyilvántartott törlesztőrészletek valós összegének kimutatása érdekében a KASZPER rendszer fejlesztését és/vagy az ügyintézők program-alkalmazási gyakorlatának megerősítését is szükségesnek tartja. A revizori jelentést a Belső ellenőrzési Osztály véglegesítette, de a beszámolókészítés időpontjában a záradékok irodavezetők általi, aláírásukkal igazolt elfogadása folyamatban van. A Polgármesteri Hivatalban végrehajtott ellenőrzéseknél az ellenőrzött szervezeti egységek vezetői, munkatársai készségesen segítették a Belső ellenőrzési Osztály munkáját, az ellenőrzéseket akadályozó körülmény nem merült fel. 2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése 2.1. Önállóan működő és gazdálkodó intézmények Az ellenőrzött önállóan működő és gazdálkodó intézményekben a kontrollkörnyezet kialakítása néhány esetben nem megfelelő. Hiányosságként került megállapításra, hogy az SZMSZ – több intézményben – a szervezeti egységek feladataira, hatásköreire, a helyettesítés rendjére, a szervezeti egységek költségvetési szerven belüli belső kapcsolattartásának módjára nem terjed ki, vagy azt SZMSZ-t módosító igazgatói határozatok tartalmazzák, az Ügyrend csak a gazdasági területre vonatkozik, a jogszabályi változások több szabályzaton (Számviteli politika, Pénzkezelési Szabályzat, Beszerzési Szabályzat, Önköltségszámítási Szabályzat, Ügyrend, Közalkalmazotti Tanács Szabályzata) sem tartalmilag, sem az új jogszabályokra történő hivatkozás formájában nem kerültek átvezetésre, a munkaköri leírások több esetben nem kellő részletességgel kidolgozottak különösen a hatáskörök, a felelősség, a helyettesítés tekintetében és/vagy nem felelnek meg az SZMSZ által meghatározott hierarchikus kapcsolatrendszernek, amely adott esetben a gyakorlattal sincs összhangban. Az is előfordult, hogy néhány szabályzat hiányos, nem történt meg a teljes körű szabályozás ( Számviteli politika, Gépkocsi üzemeltetési Szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat, Leltárkészítési és leltározási Szabályzat, FEUVE) illetve a jogszabály szerint kötelezően alkalmazandó szabályzatokat nem alkották meg (belföldi és külföldi kiküldetés elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos kérdések szabályozása, gazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó szabályok elkülönített belső szabályzatban történő rögzítése). Néhány esetben a belső szabályzatokban foglalt előírások jogszabályokkal ellentétes szabályokat rögzítenek: leltárellenőri feladatok belső ellenőr általi ellátása, csoportos leltárfelelősségre vonatkozó olyan előírások, amelyek figyelmen kívül hagyják ennek jogszabályban meghatározott feltételeit. A FEUVE szabályzat részletezi a kockázatkezelés, kockázatelemzés intézményi szabályait, azonban a kockázatok intézményi szintű kezelése dokumentált formában nem követhető nyomon. Az ellenőrzés által feltárt, a vizsgált területeket érintő legkiemelkedőbb kockázatok a következőek: A Somogyi Károly Könyvtárban hosszú ideig betöltetlen igazgatói és gazdasági vezetői munkakör önmagában magas működési kockázattal járt. Az ellenőrzés időszaka alatt tapasztalható ideiglenes vezetőségnek nem volt elegendő kapacitása a folyamatokban lévő hiányosságok és az abból fakadó kockázatok feltérképezésére. Hasonló kockázat merült fel a Szent-Györgyi Agóra gazdasági területén, ahol a gazdasági vezető hiánya, személyének gyakori változása következtében a gazdasági területen szükséges vezetői kontroll nem, vagy nem megfelelően érvényesült. Több intézményben pénzügyi veszteség és jogszabálysértés kockázatát rejtik magukban az önköltségszámítás és árképzési folyamat hiányosságai (előkalkuláció hiányos költségtételei, bérleti díjakból adható kedvezmények mértékének és e döntés jogosultjának szabályozatlansága). A feladatváltozásból adódó létszámnövekedés és az ebből adódó munkaügyi feladatok növekedése két intézményben is eredményezett működési kockázatot. A munkaügyi területen jelentkező kockázatok (pl.: megnövekedett létszám miatt a kinevezések, besorolások kontrollja) csak megfelelő kompetenciákkal és kapacitásokkal rendelkező munkaerő alkalmazásával csökkenthetőek 15

elfogadható szintre. A ledolgozott órák száma több esetben nem kontrollált, amely a munkaügyi területen jelenthet pénzügyi kockázatot. Kiemelendő pénzügyi kockázat, hogy a Kövér Béla Bábszínházban a bábszínészek felsőfokú végzettséggel nem rendelkeznek, így 2018. január 1-jétől hatályos jogszabály szerint az intézmény előadó-művészi besorolása és az ehhez kapcsolódó állami támogatása – a jelenlegi munkaerőkapacitást tekintve - jelentősen csökkenni fog. Pénzügyi és jogi kockázatot jelent a közbeszerzési eljárások jogszerűtlen lebonyolítása, az NGSZ székhelyének bérlésére vonatkozó bérleti szerződés hiányosságai. Az ellenőrzés tapasztalata alapján a kontrolltevékenységek hiányosságai az alábbi főbb területeken mutatkoztak meg: nem érvényesült a pénztárellenőri kontroll a váltópénz bizonylat nélküli, pénztárból történő rendszeres kiadásakor, a terembérleti szerződések nem megfelelő nyilvántartása nem alkalmas a folyamatba épített ellenőrzésre, nem állapítható meg, hogy adott partner a szerződésben milyen kötelezettséget vállalt, mennyit vett igénybe, a számlázás a szerződésben foglaltaknak megfelelően megtörtént-e, a pénzügyi teljesítés megvalósult-e. Hasonlóképpen a pályázatok intézményi analitikája sem tartalmazta a pénzforgalmi kiadásokat megfelelő bontásban, a pályázati elszámolás aktuális állapotát nem tükrözte, így nem segítette a szükséges kontrolltevékenység érvényre jutását. A nem megfelelő kontrollt tükrözi, hogy az egyik intézményben a kötelezettségvállalási nyilvántartás nem volt teljes körű, a jelenléti ívek vezetése egy adott intézményen belül nem volt egységes, a kinevezésekben található munkakör megnevezések nem jogszabályokkal összhangban kerültek meghatározásra, pótlék megállapításának elmaradása is előfordult, a munkaidőkeret teljesítésének kontrollálása nem minden esetben történt meg, a produkciók elő- és utókalkulációja az intézményvezető által dokumentáltan nem ellenőrzött és nem jóváhagyott, a gazdasági vezetők ellenőrzési feladatainak ellátása legtöbbször háttérbe szorult. Az NGSZ-hez hozzárendelt intézmények a selejtezési tevékenységet nem a vonatkozó szabályzatnak megfelelően hajtották végre, az Intézmény nem megfelelő kontrollja következtében olyan eszközök is selejtezésre, megsemmisítésre kerülhettek egyes intézményekben, amelyek más intézményekben hasznosíthatóak lettek volna. Az oktatási intézményektől átvett közalkalmazottak munkaügyi dokumentációjának kontrollja szintén nem az elvárható módon teljesült, a vezetői kontroll elmaradása vagy nem megfelelősége pedig szabálytalanul lefolytatott közbeszerzési eljárásokat eredményezett, így a gazdaságossági követelmények maradéktalan érvényre juttatása nem teljesült. Megállapításra került, hogy néhány analitikus nyilvántartás „céltalan” (Szeged Folyóirat, zenekari tagok által teljesített szolgálatszámok, hangversenyek), az adatokból levonható következtetésekre vezetői intézkedés, döntés nem született. Az információs rendszer keretében mind az intézmények szervezetén kívülre (pl. szakirodákhoz, irányító szervhez) irányuló, mind a szervezeten belüli (az egyes szervezeti egységek közötti) beszámoló rendszerek az esetek többségében megfelelőnek minősíthető. A kommunikáció hiánya elsősorban a szabályzatok érintettekkel történő megismertetésében, továbbá – több intézménynél tapasztaltan – az intézményvezető gazdasági vezető véleményének kikérése nélküli, pénzügyi vonzattal járó döntéseiben fedezhető fel, amely eljárás egyébként a gazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó jogszabályokkal is ellentétes. Az oktatási intézmények fenntartásában történő változás az NGSZ és a KLIK közötti, több területen megjelenő együttműködést tesz szükségessé. Az ellenőrzés megállapítása szerint az említett szervezetek közötti kommunikáció nem megfelelő, a jogszabályi előírásoknak történő megfelelés, a hatékonyabb feladatellátás érdekében gyakoribb egyeztetés lenne szükséges. Az ellenőrzés tapasztalatai szerint az NGSZ általi kommunikációs kezdeményezések több esetben egyoldalúnak bizonyultak. Az Intézményen belüli kommunikációs probléma pedig a szervezet létszámának és feladatainak növekedésére vezethető vissza. Nem minden esetben készültek el a folyamatleírások, a kapcsolódási pontok, amely hiányosságban szerepet játszott a KLIK-kel összefüggő feladatokkal kapcsolatosan a megegyezés hiánya.

16

A monitoring az operatív tevékenység keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A jogszabály előírásainak megfelelően az intézményvezető minden ellenőrzött intézményben működtette a belső ellenőrzést. Az ellenőrzés 3 költségvetési szerv esetében (Agóra, Kövér Béla Bábszínház, Szimfonikus Zenekar) a belső ellenőrzési tevékenység hatékonyságának jelentős fejlesztését tartja szükségesnek, a külső szolgáltató által ellátott belső ellenőri, intézkedési kötelezettséget jelentő megállapítások minimális mennyisége nem kellően támasztják alá a belső ellenőrzési munka és ezáltal ezen intézményekben érvényesülő monitoring tevékenység valódi, jogszabályi követelményeknek megfelelő érvényesülését. Az intézményvezetők – ezen intézményekben – nem gondoskodtak sem a belső ellenőri észrevételekkel kapcsolatos intézkedési terv és/vagy beszámoló elkészítéséről, sem a belső és a külső ellenőrzésekről vezetendő nyilvántartások meglétéről. A másik két intézményben (NGSZ, Somogyi) a belső ellenőrzési munka jogszabályi követelményeknek megfelelő, hatékony teljesítése volt tapasztalható. 2.3.) Gazdasági társaságok A gazdasági társaságok belső kontrollrendszerének értékelése a tervszerűen végrehajtott ellenőrzések alapján: A gazdasági társaságokat nem kötelezi jogszabály arra, hogy kialakítsák a belső kontrollrendszerüket, ellenőrzési nyomvonalat illetve FEUVE szabályzatot készítsenek, azonban a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok alapján a belső kontrollrendszer működése - a vizsgált terület vonatkozásában - szervezeti formától és jogszabályi kötöttségtől függetlenül értékelhető. Két tervszerűen végrehajtott ellenőrzés (Cserepes Sori Piac Kereskedelmi és Szolgáltató Kft., Városi Televízió Szeged Műsorszolgálató Nonprofit Kft., továbbiakban: ellenőrzött társaságok) során a belső kontrollrendszer működésének értékelése is megtörtént, amely a következő: A kontrollkörnyezetre általánosságban jellemző, hogy az ellenőrzött társaságok egyszerű felépítése miatt a szervezeti struktúra világos, egyértelműek a hatásköri viszonyok, feladatok. A viszonylag alacsony foglalkoztatási létszám miatt a humánerőforrás-kezelés is átlátható. A munkaköri leírásokban egyértelműen elhatárolásra kerültek a feladatok. A kockázatkezelési rendszerről elmondható, hogy az ellenőrzött társaságok gazdálkodásában, tevékenységében rejlő kockázatok napi szinten, a működésbe építve kerülnek feltárásra, megszüntetésre. Ennek érdekében az egyik társaságnál „értekezleti rendszer” működik, amely kapcsolódik mind a pénzügyi elszámolásokhoz, mind a feladatellátás biztosításához, ellenőrzéséhez, így valójában a belső kontrollrendszer többi elemének a megvalósulását is szolgálja. A kontrolltevékenység a pénzügyi elszámolások terén elsősorban az utalványozási jogosultság gyakorlásával valósul meg, de az ellenőrzött társaságok belső szabályzatai is meghatároznak engedélyezési, beszámolási eljárásokat, jogosultságokat, továbbá a beruházások személyes ellenőrzése, a bevételek, költségek alakulásának figyelemmel kísérése szintén a kontrolltevékenységek jelenlétét mutatják. Az ellenőrzött társaságoknál jellemzően jól működik az információs és kommunikációs rendszer. A nyomon követési (monitoring) rendszerről megállapításra került, hogy az ellenőrzött társaságok vezetése folyamatosan nyomon követi az üzleti terv megvalósítását, adott esetben a pályázatok keretében elnyert támogatások felhasználását. Az egyik gazdasági társaságnál alkalmazott, fent említett „értekezleti rendszer” a tájékozódást is hivatott biztosítani, amely a vezetők számára fontos kontrollpontot jelent a monitoring eredményes megvalósítása érdekében is. 2.4.) Polgármesteri Hivatal A Hivatalban végzett ellenőrzések tapasztalatait összegezve a belső kontrollrendszer működése az alábbiak szerint jellemezhető:

17

Kontrollkörnyezet Az ellenőrzések során megállapításra került, hogy a beszerzéssel, a beruházások számviteli elszámolásával kapcsolatosan a szabályzatok rendelkezésre állnak. Hiányosságként került megállapításra, hogy a szabályzatok egy része már hatályát vesztett jogszabályokra hivatkozik, továbbá a Számviteli politika és a Leltárkészítési és leltározási szabályzat a kis értékű tárgyi eszközök vonatkozásában eltérően rendelkezett. A Hivatal elkészítette a belföldi kiküldetéssel kapcsolatos szabályzatait (külön a gépjárművel és külön a tömegközlekedéssel történő kiküldetés vonatkozásában). A szabályzatok részletesen kitérnek a belföldi kiküldetés elrendelésére, a felmerülő költségek megtérítésére, a kiküldetési rendelvények kezelésére. A belföldi kiküldetés elszámolásával kapcsolatos pénzügyi, gazdasági folyamatok a Hivatal egyéb belső szabályzataiban (Pénzkezelési Szabályzat, Kötelezettségvállalási Szabályzat) kerültek rögzítésre, azonban e szabályzatok a belföldi kiküldetés teljes szabályozottsága érdekében kiegészítésre, a pénzkezelési gyakorlatot illetően módosításra szorulnak. A Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési nyomvonala és kockázatkezelési rendszere szabályzat (továbbiakban: Ellenőrzési nyomvonal) nem tartalmazza a belföldi kiküldetés elrendelésének és elszámolásának adott szervezeti egységet érintő részfolyamatait, ezért az ellenőrzés a belföldi kiküldetés elszámolásának Hivatalban alkalmazandó helyes folyamatának ismeretében javaslatot tett e szabályzat kiegészítésére. Az ellenőrzések során észrevételként merült fel, hogy sem a Hivatal Ügyrendje sem más belső szabályzat nem tartalmazza az első lakást szerzők támogatására és a lakás korszerűsítéséhez nyújtott vissza nem térítendő támogatás visszafizetési kötelezettsége esetén alkalmazandó eljárásrendet, és a kintlévőségek (vissza nem térítendő támogatás visszakövetelésén túl a kamatmentes kölcsönök visszakövetelése) behajtására vonatkozóan az érintett köztisztviselők munkaköri leírása sem ad egyértelmű utasítást. Kockázatkezelési rendszer Az ellenőrzés során hiányosságként került megállapításra, hogy jelentős mértékű volt a befejezetlen állomány összege, szervezeten belül nem maradéktalanul történtek meg a szükséges intézkedések arra, hogy egy adott beruházás az előírásoknak megfelelően számviteli szempontból lezárásra kerüljön. Az eszközök nyilvántartására jelenleg alkalmazott vonalkód rendszer nem teszi lehetővé a cikkcsoportonkénti nyilvántartást és nem volt megoldva a hiányzó vonalkódok (azonosítók) pótlása sem. A kisértékű tárgyi eszközök dologi kiadásként történő elszámolása a gyakorlatban nem a leltározási szabályzat előírásainak megfelelően történt. Mindezen hiányosságok egyrészt a vagyonvédelmi követelmények maradéktalan érvényre jutásának, másrészt a számviteli szabályok sérülésének kockázatát hordozzák magukban, amely kockázatokat kezelni szükséges. Az ellenőrzések során feltárt kockázatok között jelent meg a jogszabályban foglaltnál alacsonyabb normaköltség alapján megállapított saját gépjármű használattal kapcsolatos felújítási, karbantartási költség megállapítása, a KASZPER rendszer egyes területeken fellelt hiányosságai, duplikált pénztárbizonylatok kiállítási gyakorlata. A kintlévőségek behajtásánál kockázati tényezőként merült fel, hogy a fizetési felszólító levelek kiküldése nem az önkormányzati rendeletben foglalt eljárásrendet követve, 3 havi fizetési elmaradás után történt, hanem csak évente két alkalommal, amely sokszor – a felhalmozódott adósság összegét tekintve - későnek bizonyult. Mindezen kockázatok az ellenőrzési jelentésben tett intézkedések szakirodák általi végrehajtásával csökkenthetőek, illetve megszüntethetőek. Kontrolltevékenység A rendelet értelmében szükséges olyan kontrolltevékenységet kialakítani, amely biztosítja a kockázatok kezelését, hozzájárul a szervezet céljainak eléréséhez. Az ellenőrzések során pozitív tapasztalatként került megállapításra, hogy a különböző pályázatok, projektek megkülönböztetésére javasolt, az átláthatóságot biztosító részletező kódok alkalmazása a könyvviteli nyilvántartásban megtörténik. Ez segíti a projekttel kapcsolatban felmerülő kiadások folyamatbeli alakulásának kontrollját, nyomon követését, növeli az elszámolási feladatok megoldásának hatékonyságát. A 18

kontrolltevékenység hiányossága néhány, a bekerülési érték részét képező kiadási tétel aktiválásának elmaradásában mutatkozott meg. A belföldi kiküldetés elszámolásával kapcsolatban a kontrolltevékenység megerősítése szükséges a feltárt hibák kiküszöbölése, csökkentése érdekében (például a legfontosabbak: a belföldi kiküldetési nyomtatványok szabályos kitöltése, javítása, a napidíj jogszabály szerinti összegének a megállapítása, az elszámolás dokumentumainak maradéktalan meglétének ellenőrzése, gépi úton előállított pénztárbizonylatok formai követelményének maradéktalan betartása, érvényesítő szerepének erősítése). A kontrolltevékenység felülvizsgálata szükséges a tekintetben, hogy a gazdálkodási jogkörök gyakorlásának sorrendje mind a folyamat, mind a dokumentált keltezési időpontok alapján a jogszabálynak megfelelően történjen. A kontrolltevékenység hiányosságai között említhető, hogy a hivatali gépjárművel történő kiküldetés több esetben nem dokumentált, amely hiányában a kiküldetés és a kifizetés jogszerűsége nem alátámasztott. E tekintetben is kontrollpont beépítése szükséges. Szükséges a kontrolltevékenység erősítése az első lakást szerzők támogatásával kapcsolatos ellenőrzési jelentésben feltárt hibák kiküszöbölése, csökkentése érdekében (a legfontosabbak: a Közgazdasági Irodára eljuttatott Határozatok jogerőre emelkedéséről dokumentáltan tájékoztatni az Irodát, a vissza nem térítendő támogatások visszafizetésének nyilvántartása és intézkedés a követelés behajtásáról, behajthatatlan követelések kivezetése, felfüggesztés tényének KASZPER program általi kezelése, végrehajtási eljárások elindítása). Azon határozatok esetében, amelyek a kölcsön futamidejének, törlesztőrészletének változását tartalmazzák, szükséges az eredeti Megállapodást módosítani, így dokumentáltan könnyebben követhetővé válik az Ügyfél fizetési üteme, és az Ügyfél tájékoztatása is egyértelműen biztosított ezáltal. Mindezen hiányosságok a folyamatba épített és a vezetői kontrollok azonnali kialakítását teszik szükségessé. A kommunikáció, az információk áramlása nem minden esetben működött megfelelően. A szakirodák közötti együttműködést nehezítette például az ingatlankataszteri nyilvántartásba vételhez szükséges adatok szabályzatban történő rögzítésének hiánya. Szintén kommunikációs hiányosságra vezethető vissza, hogy az eszközök aktiválási értékének meghatározásakor a felmerülő kiadási tételek nem kerültek egyeztetésre az illetékes irodával. A befejezetlen állomány értékének indokolt összegre szorítása az érintett szakirodák (elsősorban Közgazdasági Iroda, Fejlesztési Iroda) rendszeres, időközönkénti egyeztetését és az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott javaslatok folyamatos megvalósítását teszi szükségessé. A belföldi kiküldetés elszámolásának tárgyára irányuló ellenőrzés során az került megállapításra, hogy a kommunikáció többnyire megfelelően működött az egyes közvetlenül egymáshoz kapcsolódó részfolyamtokban közreműködők között (kiküldetés elrendelése, számszaki ellenőrzése, utalványrendelet készítése, pénzügyi kifizetés, könyvelés). Kialakult egy gyakorlat, ami alapján az egyes személyek a saját feladatukat ellátták és továbbították a belföldi kiküldetés elszámolási folyamat következő szereplőjének a dokumentációt. A kialakult gyakorlat felülvizsgálata következtében az ellenőrzés által megfogalmazott javaslat alapján a folyamat egyszerűsíthető és költségtakarékosabbá tehető. Az ellenőrzés véleménye szerint az információ hiány abból is adódott, hogy az érintettek nem ismerték a szabályzatok előírásait. Ezért szükséges, hogy – többek között - a belföldi kiküldetés elrendelésének, pénzügyi elszámolásának eljárásrendjét tartalmazó szabályzatok a Hivatalban alkalmazott köztisztviselőkkel dokumentáltan megismertetésre kerüljenek. Az első lakást szerzők támogatásának ellenőrzése során megállapítható volt, hogy az ellenőrzés tárgyát képező eljárásban a kommunikáció 2013. évtől kezdődően magas szintű javulást mutat a Humán Közszolgáltatási Iroda és a Közgazdasági Iroda munkatársai között, közösen együttműködve dolgoznak a folyamatban lévő ügyeken. Hiányosság a Közgazdasági Iroda és az Ügyfelek közötti kommunikációban az, hogy az egyenlegközlő levélben nem hívják fel az Ügyfelek figyelmét a Rendeletben foglalt fizetési könnyítési lehetőségekre, továbbá nem a rendeletben előírt gyakorisággal hívják fel a törlesztő részletek fizetésével elmaradt Ügyfelek figyelmét a fizetési elmaradásaikra. A Hivatal monitoring tevékenysége egyrészt azáltal valósult meg, hogy a Belső ellenőrzési Osztály a 19

belső ellenőrzési terv alapján – fent említett tárgykörökben – hivatali ellenőrzéseket hajtott végre. A belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok megfelelő intézkedési terv készítésével és azok végrehajtásával megszüntethetőek, illetve egyes, fent említett területeken a kockázatok csökkenthetőek. Az ellenőrzések során az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követési tevékenységről az alábbi megállapítások fogalmazódtak meg: A befejezetlen állomány elmúlt néhány évben történő jelentős növekedése miatt a folyamatba épített ellenőrzés megerősítésén túl utóellenőrzés javasolt. A folyamaton belül az eseti nyomon követés példája néhány esetben megmutatkozott azáltal, hogy a Közgazdasági Iroda vezetője a Belföldi kiküldetési rendelvényeket szignójával látta el. Megállapítható, hogy a belföldi kiküldetés elszámolásának folyamatában a visszacsatolások hiányának az ellenőrzés tárgykörében minimális pénzügyi kockázati tényezője van, ugyanakkor az ellenőrzés során több szabálytalanság, jogszabályellenes gyakorlat került feltárásra. A belső ellenőrzés ezen ellenőrzés során a belföldi kiküldetéssel kapcsolatos folyamatot átvilágította, a hiányosságok feltárásra kerültek, az ellenőrzés során érvényesült a tanácsadói funkció a szakszerűbb, hatékonyabb munkavégzésre. Az első lakást szerzők támogatásának tárgyában végzett ellenőrzés során megállapítható volt, hogy a vissza nem térítendő támogatások visszafizetése nyomon követésének elmaradása, illetve a kamatmentes kölcsönök esetében a fizetési felszólítások nem időbeni megküldése magas pénzügyi kockázattal járnak. Azokon a területeken ahol a kontrolltevékenység nem működik megfelelően, jellemzően nyomon követési hiányosságok is felmerülnek. A monitoring tevékenység erősítése - elsősorban a kontrolltevékenységek hiányosságai kiküszöbölése érdekében - az elérni kívánt célok megvalósulásának visszacsatolása tekintetében szükséges. III. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK HASZNOSULÁSA, AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA

Az önállóan működő és gazdálkodó intézmények, a gazdasági társaságok és a Hivatal ellenőrzése során tett megállapításokra elkészült intézkedési tervek szerint a beszámolás évében az ellenőrzött szervezetek összesen 114 intézkedést határoztak meg, amelyek közül 82 még a beszámolás évében végrehajtásra került, 32 intézkedés teljesítésére várhatóan ebben az évben kerül sor. A szakirodák által készített intézkedési tervekben rögzített intézkedések száma - amelyek magukba foglalják mind a hivatali, mind az irányított szervek, mind a gazdasági társaságok ellenőrzése során felmerülő feladatokat -, 70-et tett ki, amelyből 43 végrehajtásra került, 27 intézkedés foganatosítására 2014. évben kerül várhatóan sor. A társaságok, intézmények 44 intézkedési feladata közül a beszámolók tanúsága szerint 39 teljesült. A beszámolás évében a belső ellenőrzés által végrehajtott ellenőrzési illetve tanácsadói feladatok közül 4 ellenőrzés alkalmával intézkedési kötelezettség nem került megállapításra, 5 esetben a beszámolás évében a realizálásra nem került sor, így intézkedési terv sem készült, ezért a fenti számadatok a 6 végrehajtott és realizált belső ellenőrzési tevékenység eredményeit tükrözik. (A számadatok részletezését a 4. számú melléklet tartalmazza.) A 2012. évről 2013-ra áthúzódó intézkedések száma: 203 amelyből 148 került végrehajtásra. A két szám közötti különbség mutatja a végre nem hajtott, következő évre (2014.) áthúzódó intézkedések számát, amely 55-öt tesz ki. Valójában azonban a Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskola és Szakképző Iskola 2012. évi ellenőrzésekor megállapított 27 szükséges intézkedés teljesítéséről az intézmény állami fenntartásúvá válása miatt nincs és nem is várható információ, ezért a 2014. évre áthúzódó, Belső ellenőrzési Osztály által nyilvántartott és nyomon követhető intézkedések száma 2013. december 31-én 28 intézkedést tett ki. (A részletes adatokat az 5. számú melléklet tartalmazza.) 20

A 2011. évről 2013. évre áthúzódó intézkedések száma 56, amelyből 2013. évben 29 végrehajtásra került, 1 intézkedés jogszabályi változás miatt aktualitását vesztette, 26 intézkedés végrehajtásáról az érintettek nem számoltak be, az intézkedések teljesítésének határideje lejárt. (A részletes adatokat a 6. számú melléklet tartalmazza.) Összeállította:

Nemesné Kocsis Ildikó belső ellenőrzési osztályvezető

Jóváhagyta: Dr. Mózes Ervin címzetes főjegyző

21