ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
EVALUASI PENERAPAN RAIL DOCUMENT SYSTEM (RDS) MELALUI PENGUKURAN MANFAAT MENGGUNAKAN METODE DMR RESULT CHAIN PADA UNIT DOKUMEN PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 8 SURABAYA Amna Shifia Nisafani1), Wahyu Eka Putri Kinanti 2), Endang Sulistiyani 3) Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Jl Raya ITS, Kampus ITS, Sukolilo, Surabaya 60111 Email : 11),
[email protected]),
[email protected]) Abstrak Saat ini Unit Dokumen pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya (UD) tengah mengimplementasikan Rail Document System (RDS) sebagai solusi sistem informasi penanganan suratmenyurat. Penerapan RDS diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan terkait surat-menyurat yang terjadi ketika menggunakan Microsoft Access. Permasalahan tersebut diantaranya adalah keterbatasan akses dari sisi lokasi dan waktu, lamanya proses disposisi surat (pengiriman surat ke dalam) dan sulitnya pelacakan riwayat surat. Untuk mengetahui ketercapaian dari implementasi RDS, maka perlu dilakukan pengukuran terhadap manfaat RDS di UD. Dengan pengukuran ini, maka UD dapat terhindar dari IT Productivity Paradox. Metode yang digunakan untuk melakukan pengukuran manfaat pada penelitian ini adalah DMR Result Chain. Tahapan yang ada meliputi eksplorasi kondisi kekinian untuk menemukan masalah dan solusi TI, pengembangan DMR Result Cain, pengembangan benefit register, pengukuran manfaat, dan diakhiri dengan penarikan kesimpulan dan saran.
hanya pada teknologi [ HYPERLINK \l "EBr94" 1 ]. Pada perusahaan, salah satu cara untuk memperoleh manfaat tersebut adalah dengan menerapakan SI/TI. Manfaat dari penerapan SI/TI perlu dikelola. Hal ini utamanya menghindarkan perusahaan dari IT Productivity Paradox 1]}. Salah satu bentuk pengelolaannya adalah dengan melakukan pengukuran manfaat. Pengukuran ini penting untuk dilakukan agar dapat diketahui manfaat apa yang dapat diperoleh dari penerapan SI/TI dan hasil pengukurannya berdasarkan indikator dan metode pengukuran yang sudah ditetapkan. Namun tidak jarang sebuah perusahaan tidak dapat memastikan manfaat apa yang sebenarnya dapat diperoleh dari penerapan SI/TI [ HYPERLINK \l "WVG00" 2 ]. Hal ini terjadi karena identifikasi manfaat yang diharapkan tidak dilakukan oleh perusahaan di awal melainkan setelah SI/TI diimplementasikan. Tabel 1. Komponen Results Chain Model 5]} Komponen Outcomes
Hasil penelitian in menunjukkan bahwa penerapan RDS di Unit Dokumen dapat meningkatkan fleksibilitas akses sistem, baik dari sisi perangkat, waktu akses, dan tempat akses. Selain itu RDS juga mengurangi waktu pemrosesan surat menyurat sebanyak 10 menit untuk surat masuk dan sekitar 17 jam 33 menit untuk surat keluar. Sementara itu, dengan menggunakan RDS riwayat surat terlacak, mulai dari penanggung jawab, waktu, dan status surat. Hal ini dikarenakan proses penanganan surat dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi. Kata kunci: Benefit, DMR Result Chain, Benefit Register, Business IT value
Initiative
Contributions
Assumption
1. Pendahuluan Manfaat (benefit) sering diartikan dekat dengan dampak (effect) dan perubahan (changes). Perubahan yang dimaksud terkait dengan perubahan pada bisnis, bukan
Deskripsi Outcomes : Hasil yang dicari, dapat berupa intermediate outcomce ( hasil antara ) dalam rantai, dapat juga berupa manfaat akhir yang didapatkan Initiative : Aksi yang berkontribusi pada satu atau lebih outcome Contribution : Peran yang dimainkan oleh elemen-elemen dalam Result Chain, baik oleh inisiatif atau intermediate outcome, dalam berkontribusi untuk inisiatif atau outcome yang lain Assumption : Hipotesis mengenai kondisi yang diperlukan untuk merealisasikan outcome atau initiative. Asumsi merepresentasikan risiko yang dapat mengakibatkan outcome mungkin tidak tercapai.
Adapun tahapan-tahapan dalam pelaksanaan penelitian adalah sebagai berikut. Tahap pertama adalah pengembangan DMR Result Chain dengan inisiatif berupa implementasi RDS. Dari result chain tersebut,
1.2-319
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
kemudian dibuat benefit register yang menggambarkan bagaimana pengukuran terhadap outcome (manfaat yang didapatkan) dilakukan. Komponen umum dari benefit register dijelaskan sebagai berikut [5]: 1. Nomor Pengukuran (measurement number) merupakan nomor unik yang diberikan pada masing-masing pengukuran outcome. 2. Outcome merupakan nama outcome yang didapatkan dari result chain. 3. Pengukuran (measurement) berisi deskripsi yang jelas dan spesifik mengenai apa yang akan diukur dari outcome. 4. Metode pengukuran menjelaskan secara rinci bagaimana pengukuran akan dilakukan. Setelah mendapatkan benefit register, tahap selanjutnya adalah melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap setiap outcome dengan menggunakan metode pengukuran yang telah didefiniskan. Terakhir, hasil monitoring dan evaluasi tersebut kemudian dianalisis untuk mendapatkan kesimpulan. 3. Analisis dan Pembahasan A. DMR Result Chain
Gambar 1. DMR Result Chain untuk Implementasi RDS
1.2-320
ISSN : 2302-3805
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Tabel 2. Benefit Register
No 1
Contribution Menyediakan sistem penanganan surat menyurat yang terintegrasi secara online dan memiliki fitur mobile
Outcome Peningkatan fleksibilitas akses sistem
Description Penanganan surat menyurat menggunakan RDS yang secara online dan memiliki fitur mobile dapat meningkatkan fleksibilitas akses sistem. Fleksibiltas ini meliputi kemampuan sistem untuk bisa diakses kapan saja (any time), dimana saja (any where), dan dengan berbagai macam device (any device).
Parameter 1. Alat yang digunakan 2. Waktu untuk pengakses an sistem 3. Tempat pengakses an sistem
Indikator 1. Alat yang digunakan a. PC, b. Notebook, dan c. Smartphone 2. Waktu untuk pengaksesan sistem a. Selama jam kerja b. Di luar jam kerja 3. Tempat pengaksesan sistem a. di dalam kantor b. di luar kantor
2
1. Sistem dapat diakses melalui perangkat mobile 2. Akses sistem tidak terbatas jam kerja 3. Akses sistem tidak harus dalam kantor 4. Mencegah penundaan proses penanganan surat
Proses penanganan surat semakin cepat
Waktu penanganan surat menyurat
Waktu penanganan surat menyurat 1. Rata-rata total waktu penanganan satu surat masuk 2. Rata-rata total waktu penanganan satu surat keluar
3
Menyediakan sistem penanganan surat menyurat yang terintegrasi secara online dan memiliki fitur mobile
Riwayat surat jelas
Riwayat surat terlacak
Riwayat surat terlacak 1. Riwayat penanggung jawab surat 2. Riwayat waktu surat 3. Status surat
Review sistem log
4
1. Meningkatkan efisiensi waktu penanganan surat menyurat 2. Mempermudah pelacakan keberadaan dan penanganan surat
Peningkatan efektifitas penanganan surat menyurat
Fleksibilitas akses sistem RDS membuat penanganan surat dapat dilakukan secara real time. Proses ini dapat dilakukan melalui sistem tanpa harus saling bertemu, tidak terbatas jam kerja, dan tidak harus di kantor. Pencegahan penundaan penanganan surat juga mempercepat proses penanganan surat karena setelah satu tahapan selesai maka tahapan selanjutnya akan segera dikerjakan. Adanya sistem yang terintegrasi, dimana proses pembuatan sampai pengiriman dapat dilakuakn dalam satu sistem akan membuat riwayat surat jelas (baik waktu, penanggung jawab, dan juga status surat). Peningkatan efektifitas ini dipengaruhi oleh meningkatnya efisiensi waktu penanganan surat dan kemudahan dalam pelacakan keberadaan surat. Selain itu, efektifitas ini terkait ketepatan RDS sebagai sistem yang menangani proses surat menyurat secara lengkap mulai pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, penomoran, pengiriman, dan pengarsipan melalui sistem yang fleksibel.
1. Ketepatan fungsi 2. Waktu penangana n surat menyurat
1. Ketepatan fungsi a. Fitur pembuatan b. Fitur persetujuan c. fitur penomoran d. fitur pengiriman e. fitur pengarsipan surat 2. Waktu penanganan surat menyurat a. Rata-rata total waktu penanganan satu surat masuk b. Rata-rata total waktu penanganan satu surat keluar
1. Ketepatan fungsi wawancara terkait fitur sistem dan juga pengamatan secara langsung saat staff mengoperasikan sistem 2. Waktu penanganan surat menyurat 3. Pengukuran melalui pengamatan secara langsung
1.2-321
Measurement Method 1. Alat yang digunakan kuisioner tentang perangkat yang digunakan 2. Waktu untuk pengaksesan sistem kuisioner tentang waktu pengaksesan sistem 3. Tempat pengaksesan sistem kuisioner tentang tempat pengaksesan sistem Pengukuran melalui pengamatan secara langsung
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Dari Gambar 1, dapat dilihat bahwa inisiatif yang dilakukan adalah implementasi RDS. Dari implementasi ini, terdapat dua immediate outcome yaitu 1) peningkatan fleksibilitas akses sistem dan 2) riwayat surat jelas. Kedua outcome ini diperoleh dari kontribusi RDS yang menyediakan sistem penanganan suratmenyurat yang terintegrasi seraca online dan memiliki fitur mobile. Outcome peningkatan fleksibilitas akses sistem memberikan tiga kontribusi yaitu 1) memudahkan akses sistem secara mobile, 2) tidak membatasi akses sistem hanya pada jam kerja, dan 3) tidak membatasi akses sistem hanya di kantor. Ketiga kontribusi ini menghasilkan sebuah outcome yaitu proses penangan surat-menyurat menjadi lebih cepat. Lebih lanjut, outcome riwayat surat jelas juga memberikan dua kontribusi, yaitu 1) mencegah penundaan proses penangan surat dan 2) mempermudah pelacakan surat. Kontribusi pertama ikut mendukung tercapainya outcome proses penangan surat-menyurat menjadi lebih cepat. Outcome ini berkontribusi dalam meningkatkan efisiensi waktu penanganan surat menyurat. Dengan demikian, ultimate goal berupa peningkatan efektifitas penangan surat menyurat dapat tercapai dengan kontribusi meningkatkan efisiensi waktu penanganan surat menyurat dan kontribusi berupa mempermudah pelacakan surat. Untuk mencapai ultimate goal, terdapat tiga hal yang dapat mendukung tercapainya goal tersebut, yaitu 1) kemampuan karyawan dalam mengoperasikan sistem, 2) budaya kerja, dan 3) ketersediaan perangkat pendukung sistem. B. Benefit Register Tabel 2 adalah benefit register yang disusun berdasarkan outcome dan kontribusi yang terdefinisikan pada Gambar 1. C. Analisis Data 1) Peningkatan fleksibilitas akses sistem: untuk peningkatan fleksibilitas akses sistem dapat dilihat pada Tabel 3 yang membandingkan antara MS Access dan RDS. Tabel 3. Hasil Pengukuran Fleksibilitas Akses Sistem Outcome
Peningkat an fleksibilit as akses sistem
Parame ter Alat yang digunak an Waktu untuk pengaks esan sistem Tempat pengaks esan sistem
Indikator PC
Ms. Access
Notebook Perangkat mobile Selama jam kerja di luar jam kerja Di dalam kantor di luar kantor
Selain itu, berdasarkan hasil kuisioner diketahui bahwa 100% responden juga setuju bahwa akses RDS tidak terbatas jam kerja. Sementara itu berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa sistem Microsoft Access untuk penanganan surat menyurat hanya terbatas jam kerja. Tempat pengaksesan sistem menjadi indikator penting untuk fleksibilitas akses sistem. Hal ini dikarenakan pihak yang terkait dengan penanganan surat menyurat tidak selalu berada di kantor. Berdasarkan hasil kuisioner diketahui bahwa 100 % responden setuju bahwa RDS dapat diakses di luar kantor. Ketika penanganan surat menyurat menggunakan Microsoft Access, sistem hanya bisa diakses di kantor karena jaringannya masih intranet. 2) Proses penanganan surat semakin cepat: Proses penanganan surat oleh pelaksana di UD semakin cepat atau tidak, dapat dilihat dari hasil pengukuran total waktu penanganan surat masuk atau keluar. Berdasarkan hasil pengukuran diketahui rata-rata total waktu penanganan satu surat masuk yang dibutuhkan oleh pelaksana di UD sebesar 13 menit 37 detik jika menggunkan Microsoft Access, dan 3 menit 57 detik jika menggunkan RDS. Sementara itu, rata-rata total waktu penanganan satu surat keluar sebesar 17 jam 43 menit 37 detik saat menggunakan Microsoft Access dan 10 menit 3 detik saat menggunkan RDS. Data tersebut menunjukkan bahwa penggunaan RDS mengurangi total waktu penanganan surat masuk sebesar 10 menit 40 detik dan 17 jam 33 menit 37 detik untuk surat keluar. 3) Riwayat surat jelas: Kejelasan riwayat surat dapat dilihat dari riwayat surat yang terlacak. Riwayat surat meliputi penanggung jawab, waktu, dan status surat. Data hasil pengamatan terhadap manfaat “riwayat surat jelas” disajikan pada Tabel 4. Tabel 4.Hasil Pengukuran Riwayat Surat Jelas
Out come
Param eter
Riwa yat surat jelas
-
-
RDS
Berdasarkan data hasil kuisioner diketahui bahwa 57% pengguna RDS menggunakan PC, 29% menggunakan notebook, dan 14% menggunakan smartphone dengan spesifikasi blackberry dan android. Hal ini berbeda dengan Microsoft Access yang mana 100% penggunanya menggunakan PC untuk mengakses sistem.
1.2-322
Riwa yat surat terlacak
Indika tor Riwayat penang gung jawab surat
Ms. Access
Terkadang tidak tercatat
Riwayat waktu surat
Jarang tercatat
Status surat
Tidak ada
RDS Tercatat secara otomatis di dalam sistem Tercatat secara otomatis di dalam sistem ada
ISSN : 2302-3805
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
Pada Microsoft Access pelacakan dapat dilihat dengan melihat lembar A1 (lembar yang digunakan untuk proses pembuatan surat), namun terkadang data yang ada di dalamnya tidak lengkap karena tidak diisi. Sedangkan pada RDS, pelacakan penanggung jawab dapat dilihat dari log yang ada di sistem, mulai dari nama konseptor, pemerika, dan pengirim terekam di dalamnya. Riwayat waktu surat yang terlacak oleh sistem menjadi hal penting untuk bukti otentik penanganan surat menyurat. Riwayat waktu untuk surat masuk dapat terlacak oleh sistem Microsoft Access maupun RDS. Sementara itu, untuk riwayat surat keluar pada kedua sistem ada sedikit perbedaan, karena pencatatan riwayat waktu pada Microsoft Access masih ditulis manual pada kertas dan terkadang juga tidak diisi. Sedangkan pada RDS, riwayat waktu surat akan dihasilkan secara otomatis dari sistem. Pada RDS, status surat keluar yang dibuat dapat dilihat statusnya, yaitu on progress atau complete. Sedangkan pada penanganan surat keluar menggunakan Microsoft Access tidak dapat diketahui status surat seperti tersebut. 4) efektifitas penanganan surat: Efektiitas penanganan surat menyurat dapat dilihat dari parameter ketepatan fungsi dan waktu penanganan surat menyurat. Tabel 5 menunjukkan hasil pengamatan untuk manfaat ini.
Akan tetapi untuk masalah pengarsipan, saat ini Microsoft Access sedikit lebih unggul karena semua database surat dapat diakses oleh pelaksana di UD maupun pelaksana yang tidak menangani surat. Sedangkan pada RDS, hanya pelaksana yang menangani yang dapat memiliki arsip surat terkait, karena database surat ada di komputer pelaksana yang mengeksekusi surat. Peningkatan efektifitas penanganan surat dipengaruhi oleh meningkatnya efisiensi waktu penanganan surat. Hal ini dapat dilihat dari hasil pengukuran terhadap total waktu penanganan surat masuk dan keluar. 4. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan dan evaluasi penerapan RDS untuk penanganan surat menyurat di UD, maka penulis memperoleh beberapa kesimpulan hasil sebagai berikut: 1.
2.
Tabel 5. Hasil Pengukuran Peningkatan Efektifitas Penanganan Surat Out Para come meter
Kete patan fungsi Peningkat an efektifitas penangan an surat menyurat
Wak tu pena ngan an surat menyu rat
Indi kator Fitur pembuat an Fitur persetuju an fitur penomor an fitur pengirim an
Ms. Access
fitur pengarsip an surat
0:13:37
0:03:5 7
17:43:3 7
0:10:0 3
Rata-rata waktu penangan an satu masuk Rata-rata waktu penangan an satu keluar
RDS
-
-
-
total surat total surat
Berdasarkan data Tabel 4, terlihat bahwa Microsof Access hanya bisa menyekesaikan permasalahan terkait penomoran dan pengarsipan surat. Sementara itu dengan adanya fitur yang dimiliki RDS, permasalahan lain seperti pembuatan, persetujuan, pengiriman surat yang masih manual dan penanganan surat yang ditunda – tunda dapat diatasi. Proses pembuatan sampai pengiriman surat terintegrasi dalam satu sistem.
3.
1.2-323
Manfaat yang distrukturkan dalam DMR Result Chain dari penerapan RDS pada UD adalah Peningkatan fleksibilitas akses sistem, proses penanganan surat semakin cepat, riwayat surat jelas, dan peningkatan efektifitas penanganan surat menyurat. Parameter dan indikator yang digunakan untuk mengukur manfaat dari penerapan RDS pada unit dokumen adalah sebagai berikut: a. Peningkatan fleksibilitas akses sistem dengan parameter (i) alat yang digunakan yang memiliki indikator PC, Notebook, smartphone; (ii) waktu untuk pengaksesan dengan indikator selama jam kerja dan di luar jam kerja;dan (iii) tempat pengaksesan dengan indikator di dalam kantor dan di luar kantor b. Proses penanganan surat semakin cepat memiliki parameter waktu penanganan surat menyurat, dimana indikatornya adalah rata-rata total waktu penanganan satu surat masuk dan rata-rata total waktu penanganan satu surat keluar c. Parameter untuk riwayat surat jelas adalah riwayat surat terlacak yang terdiri dari indikator riwayat penanggung jawab, riwayat waktu surat, dan status surat d. Parameter untuk manfaat peningkatan efektifitas penanganan surat menyurat yaitu ketepatan fungsi dan waktu penanganan surat menyurat. Ketepatan fungsi terdiri dari fitur pembuatan, persetujuan, penomoran, pengiriman, dan pengarsipan. Sementara itu waktu penanganan surat menyurat memiliki indikato rata-rata total waktu penanganan satu surat masuk dan rata-rata total waktu penanganan satu surat keluar Hasil pengukuran manfaat dari penerapan RDS di Unit Dokumen adalah sebagai berikut: a. Penerapan RDS meningkatkan fleksibelitas akses sistem diketahui dengan bahwa alat yang digunakan untuk mengakses RDS tidak hanya PC, melainkan 29% menggunakan notebook dan
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015
ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015
14% menggunakan smartphone dengan spesifikasi blackberry dan android. Selain itu 100% responden setuju bahwa akses RDS tidak terbatas jam kerja dan RDS dapat diakses diluar kantor. b. Penanganan surat menyurat semakin cepat dengan rincian rata-rata total waktu penanganan surat masuk menggunakan RDS (3 menit 57 detik) memiliki selisih waktu 9-10 menit lebih cepat dari pada menggunakan Microsoft Access (13 menit 37 detik). Sementara itu, rata-rata total waktu penanganan surat keluar menggunakan Microsoft Access sebesar 17 jam 43 menit 37 detik dan hanya 10 menit 3 detik saat menggunakan RDS. c. Riwayat surat terlacak, mulai dari penanggung jawab, waktu, dan status surat dengan adanya sistem yang terintegrasi (proses pembuatan, persetujuan, penomoran, dan pengiriman surat dalam satu sistem) dan log sistem. d. Peningkatan efektifitas penanganan sistem dilihat dari ketepatan fungsi sistem (tersedianya fitur pembuatan, persetujuan, penomoran, pengiriman, dan pengarsipan) dan waktu penanganan surat menyurat yang semakin cepat.
Pengembangan dan Perencanaan Sistem Informasi di Jurusan Sistem Informasi ITS. Endang Sulistiyani, saat ini menempuh pendidikan di Jurusan Sistem Informasi ITS Surabaya sebagai angkatan 2011. Bergabung dengan Lab Pengembangan dan Perencanaan Sistem Informasi di Jurusan Sistem Informasi ITS.
Daftar Pustaka [1] E. Brynjolfsson, The Productivity Paradox of Information Technology: Review and Assessment. Center for Coordination Science. Cambridge, Massachusetts,: MIT Sloan School of Management, 1994. [2] W. V. Grembergen, Information Technology Evaluation Methods and Management. Belgium: Idea Group Publishing, 2000. [3] A.W. Utami and F. Samopa, "Analisa Kesuksesan Sistem Informasi Akademik di Perguruan Tinggi dengan Menggunakan D & M IS Success Model (Studi Kasus: ITS Surabaya)". [4] L. Pervan, "IS/IT Benefits Realisation and Management in Large Australian Organisations.," Curtin University : School of Information Systems, School of Information Systems Working Paper Series: No. 0002. 2000. [5] Toolkit Results Chains and Benefit. (2014, Nopember) [Online].
HYPERLINK
http://www.danielsklar.com.
"http://www.danielsklar.com."
Biodata Penulis Amna Shifia Nisafani, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER Surabaya, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Master of Science (M.Sc) dari Institut of Logisctics Information Technology, Pusan National University Korea, lulus tahun 2012. Saat ini menjadi Dosen di Jurusan Sistem Informasi ITS Surabaya. Wahyu Eka Putri Kinanti, saat ini menempuh pendidikan di Jurusan Sistem Informasi ITS Surabaya sebagai angkatan 2011. Bergabung dengan Lab
1.2-324
