HULSHOFF
‘Terug naar een meter’ De vier sleutels naar succes Auteur: Datum:
Arnoud van Breukelen 24-04-2015
Het dupliceren van dit document of delen daarvan ten behoeve van derden is slechts geoorloofd na schriftelijke toestemming van Hulshoff Opslag- en Archiefbeheer B.V.
Terug naar een meter Meer ruimte voor de organisatie door minder archief. “Elke medewerker krijgt nog maar één meter (plank in de kast) om zijn of haar archief op te bergen en elke afdeling krijgt nog één kast om archief op te slaan.”
‘Terug naar een meter’ trajecten staan bijna nooit op zichzelf. Vaak vloeien deze trajecten voort uit initiatieven zoals ‘flexwerken’ of, in brede zin, ‘Het Nieuwe Werken’. Deze initiatieven zijn eind jaren negentig gestart maar veel bedrijven zijn hier nog steeds mee bezig of gaan hier nu naar toe en waarom niet? De technologie om anders te werken is sterk verbeterd, uw bedrijf is sterk gegroeid, u gaat verhuizen, uw archief is sterk gegroeid of nieuwe manieren van werken worden noodzakelijk om de interne kosten te verlagen. ‘Terug naar een meter klinkt’ eenvoudig, is ook zeker niet moeilijk en levert daadwerkelijk rendement. Een goed begrip van wat er gebeurd (rendementen en effecten) en wat er moet gebeuren (het project/de verandering) is echter wel raadzaam. ‘Terug naar een meter’ legt de focus op ongestructureerde informatie (eenvoudig gezegd documenten). Vooral het fysieke deel vormt een duidelijke uitdaging. Waar medewerkers van nature mobiel zijn (we kunnen ons autonoom voortbewegen) zijn fysieke stukken en de bijbehorende archiefkasten niet mobiel of niet bijzonder functioneel mobiel te maken. In dit document delen wij vier punten die uw organisatie kunnen helpen om de externe, maar zeker ook de interne kosten zo laag mogelijk te houden en de overgang voor uw organisatie zo prettig mogelijk te laten verlopen. Hierin is de manier waarop werken (met alle bijbehorende facetten) is georganiseerd een terugkerend thema. Alle was we doen heeft namelijk een reden en waarde: Informatie heeft een directe of indirecte waarde (contracten, compliance of kennis). De werkplek is ingericht op management(-stijl), samenwerken en kennisdeling. De middelen waarmee mensen werken (dossiers, papier, computers) Innovatie verminderd niet de waarde van ‘het oude werken’. Elk facet uit de oude wereld zal dus samen moeten werken met ‘het nieuwe werken’ (hybride oplossing) of geheel vervangen moeten worden. Morgen iedereen voorzien van een laptop en flexplek veranderd niets aan het bestaan en de waarde van het fysieke archief van vandaag. Het weghalen van kasten zodat er geen ruimte meer is voor fysieke informatie zorgt er niet voor dat de post morgen digitaal binnenkomt.
Sleutel 1 – Maatwerk is standaard Om terug te gaan naar ‘één meter’ moet er een oplossing worden gevonden voor elk document, dossier, boek of cursusmap in. Initiële oplossingen zijn snel gevonden in behouden, weggooien of scannen en theoretisch gezien zijn er nog veel meer oplossingen. Aan elke oplossing zitten echter kosten, inspanningen en randvoorwaarden. Wij hebben dit vertaald in: Interne kosten (inspanningen te verzetten door de organisatie) Externe kosten (bijvoorbeeld de diensten van een scanbedrijf) Extra kaders (de beperkingen, vereisten, relevante gevolgen) Vooral de interne kosten kant wordt vaak vergeten. Interne kosten zijn anders dan externe kosten maar interne kosten vertalen wel direct naar werkdruk en daarmee vaak de kwaliteit van uitvoering. In onderstaande tabel hebben wij de meest gangbare oplossingen op een rij gezet en deze beoordeeld op de kosten en kaders.
Behouden in het persoonlijk archief Behouden in het afdelingsarchief Weggooien (dossier/ordner niveau) Schonen Digitaliseren (scannner) Fysieke (interne) ‘kelder opslag’ Fysieke (externe) opslag met SOD1
Interne kosten € € €€ €€€€ €€€ €€ €
Externe kosten € € €€€ €
Extra kaders Beperkt tot één meter Beperkt tot één kast Risico’s! Kennis vereist Risico’s! Kennis vereist Vereist digitale ontsluiting Alleen als er ook ruimte is Niet voor dynamische stukken
Door elke oplossing die toepasbaar is (kostenvoordeel op kan leveren) om te zetten naar een concrete oplossing (Sleutel 2) wordt een maatwerk oplossing een standaardoplossing en dus beheersbaar. De kunst is het vinden van de beste oplossingen en niet te sturen op zo min mogelijk oplossingen. (op)Schonen Schonen wil zeggen dat elk document individueel wordt beoordeeld. Vaak met de keuze tussen weggooien of bewaren, Schonen is vanuit wettelijke kaders soms noodzakelijk maar erg kostbaar. Dit is geen oplossing om de kosten van het scannen of de fysieke opslag te verlagen. Om kosten te besparen met schonen ten opzichte scannen of (externe) fysieke opslag, zal een medewerker meer dan 20, respectievelijk 500 A4 per minuut moeten ‘schonen’.
1
SOD staat voor Scanning on Demand. Stukken worden pas gescand als deze nodig zijn. Dit is hybride oplossingen (de oude fysieke wereld past direct in de digitale nieuwe wereld) en vaak zeer kosteneffectief voor statische stukken.
Sleutel 2 – Beschrijf de stromen en combineer Een stroom is het pad wat de diverse stukken doorlopen om op hun uiteindelijke plek van bestemming terecht te komen. Bijvoorbeeld een stroom voor weggooien, scannen, externe opslag etc. Het beschrijven van deze stromen is om vele redenen zeer verstandig: 1- Het helpt uw medewerkers om: a. snel (dus minder tijd = minder kosten) b. de juiste (meest kosteneffectieve) stroom te kiezen (sleutel 3). c. en op de juiste wijze voor te bereiden/uit te voeren. 2- Het stelt u in staat om: a. inzicht te krijgen in nog benodigde ‘middelen’. b. heldere offerte uitvragen te doen naar leveranciers. c. budgetten vorm te geven d. voldoende middelen in te kopen. e. bepaalde handelingen te combineren (verlagen van de kosten). f. projectmatig te sturen. 3- Het zorgt ervoor dat uw leverancier: a. Weet wat er moet gebeuren b. Dit ook uit kan voeren Bestemmingen en middelen Voor een ordner met facturen uit 1984 klinkt weggooien als een goede oplossing. Zonder een prullenbak (middel) is het echter slecht weggooien en zonder afvalverwerker (bestemming) slecht kwijt te raken. Dat klinkt als een open deur en ook het gegeven dat vertrouwelijke stukken niet via de prullenbak het pand mogen verlaten maakt het niet ingewikkeld. Toch worden dit soort ‘trivialiteiten’ (te) vaak niet of nauwelijks geïnventariseerd of ondervangen. Het effect op de kosten kan echter groot zijn als uw medewerkers druk bezig zijn met het doorlopen van hun stukken en vervolgens bezig moeten gaan met het uitzoeken van het vraagstuk rondom het tekort aan ‘kliko’s’.
Op een bedrijf van 160 medewerkers is elk gewonnen of verloren uur een maandsalaris!
Terug naar ‘het organiseren van werk’ Zoals al eerder aangegeven, heeft de manier hoe werk wordt georganiseerd en de middelen die daarbij worden gebruikt allemaal een reden en een waarde. Voor veel bedrijven zit vanuit dit oogpunt er soms nog een lelijke adder onder het gras. In ‘de oude wereld’ is veel ingericht rondom fysieke informatie. Kasten zijn juist wel of niet op slot en de inhoud (hopelijk) netjes gerubriceerd zodat werknemers snel de juiste informatie kunnen vinden. Ook de gehele logistiek rondom de fysieke informatie is vaak goed ingeregeld. Zo stromen er veel documenten (fysiek) door de organisatie voor bijvoorbeeld handtekeningen, parafen en collegiale toetsing en wordt vaak via de interne postkamer de post gedistribueerd. Scannen is uiteraard de manier om plaatsgebonden, niet mobiele fysieke informatie aan het ‘flexen’ te krijgen. Alle maatregelen om de veiligheid, vertrouwelijkheid en logistiek in de fysieke wereld te ondersteunen hebben in de digitale wereld echter geen waarde. Deze maatregelen moeten dus overgenomen worden door IT middelen en hoe meer er wordt gescand, hoe belangrijker dit wordt. De vraag of dit ook ondersteund wordt door de IT middelen is dus zeker op zijn plaats. Deze vragen zijn vaak snel te inventariseren en te beantwoorden en eventuele verbeterpunten vaak eenvoudig op te lossen Voorbeelden: Is er voldoende opslagcapaciteit voor de (snelle) toename van digitale documenten? Is het netwerk in staat om het extra dataverkeer te verwerken? Hoe wordt digitale informatie gezocht en gevonden? Hoe wordt digitale informatie gedeeld of juist tegen delen beschermd? Hoe wordt (fysieke) binnenkomende post gedistribueerd, behandeld en opgeslagen? Hoe krijgt de interne documentlogistiek in de digitale wereld vorm? Kan een medewerker zelf iets scannen? Hoe makkelijk werkt het met groot formaat tekeningen, kaarten of posters? Uiteindelijk zal de praktijk elk hiaat aan het licht brengen, alleen dan met grote gevolgen voor de bedrijfsvoering van het bedrijf. Zonder toegang tot de juiste informatie kan immers niemand werken. Voorkomen is ook in dit geval beter dan genezen. Combineren In bijna elk ‘terug naar een meter’ project wordt ook de werkplek van de werknemers onderhanden genomen. Mensen verhuizen intern en daarmee ook hun werkplek, IT en archief. In veel gevallen wordt de verhuizing van het archief door de medewerker zelf gedaan, gaat de PC met IT mee naar de nieuwe plek en wordt de werkplek door facilitair verhuist. Door dit soort zaken te combineren is veel geld te besparen. Dit zelfde geld voor transporten van archieven naar scanstraten, archiefopslag etc. Hulshoff kan al deze bewegingen, middelen en bestemmingen vanuit haar eigen dienstverlening leveren of op adviseren.
Sleutel 3 – Betrek en begeleid de organisatie Medewerkers verzamelen informatie en of dit nu fysiek of digitaal is, het wordt bijna altijd meer. Op de één of andere manier gebeurd dit zelden gestructureerd of volledig en dat is op zich niet zo vreemd: 1- Relevante informatie moet bewaard blijven (eis) 2- Als werknemer ben ik druk 3- Alle informatie verzamelen kost geen tijd (alleen ruimte) Als ik dus alle informatie bewaar is iedereen blij. Hoe meer informatie er is, hoe groter het belang van structuur en volledigheid. Toch ontbreekt dit vaak. Een eerste reden hiervoor is te vinden in de grote verscheidenheid aan middelen om informatie te ontvangen en op te slaan. Word-documenten op de netwerkschijven, Fysieke post in de kast en e-mail in de e-mail box. Daarnaast is er vaak ook geen natuurlijke of logische werkwijze waarmee informatie eenduidig op één plek kan worden verzameld. Onderstaand de ‘knoppen’ in een willekeurig mail programma.
De knop “verwijderen” staat uitnodigend (en net zo groot als beantwoorden) helemaal links. En hulpmiddelen om te archiveren doen dit alleen binnen de mailbox van de eigenaar waar niemand anders bij kan. Bovenstaande is natuurlijk niet wetenschappelijk onderbouwd en los daarvan zeker niet van toepassing op elke werknemer en elk bedrijf. Tijd en ‘bewaardrift’ zijn echter wel belangrijke aspecten. Veel ‘terug naar een meter’ projecten zijn uit de pas gaan lopen omdat zij gestart zijn met het inventariseren van volumes per stroom zonder goede informatie verstrekking aan de medewerkers. De praktijk leert dat, wanneer medewerkers de keuze hebben tussen digitaliseren of weggooien, zij 80% van het archief als ‘te scannen’ bestempelen en 20% weg mag. Worden medewerkers echter later geconfronteerd met de door hun te verrichten werkzaamheden om stukken gescand te krijgen dan schiet de balans snel om naar bijna alles weggooien. Er ontstaat overcapaciteit bij de scanstraat, een tekort aan “kliko’s” en vooral een tekort aan tijd voor de medewerker om goed te bepalen wat wel of niet weg kan. Er verdwijnen hierdoor zaken in de prullenbak die daar niet thuis horen. Onderschat niet dat dit soort trajecten naast de reguliere werkzaamheden van medewerkers plaatsvinden en dat er rondom archief vaak nog op emotie beslissingen worden gemaakt. Door goede (eenvoudige) informatievoorziening kunnen veel van dit soort problemen voorkomen worden.
Sleutel 4 – Uitvoering Terug naar een meter acties zijn multi-disciplinair. Logistieke bewegingen in het pand, scanwerkzaamheden, archiefwerkzaamheden, ‘afval verwerking’. En terwijl projectmatig werken zich juist uitstekend leent voor multi-disciplinaire uitdagingen worden deze trajecten nog te vaak versnipperd in losse (onafhankelijke) projecten en bij gespecialiseerde afdelingen belegd. Door deze versnippering wordt het zeer moeilijk om de medewerkers uit de lijn te begeleiden en de daadwerkelijk door de lijn te verrichten werkzaamheden op elkaar af te stemmen. De belasting op de lijn wordt daardoor groter dan nodig. Beter één instructie en begeleidend schrijven over wat er gaat gebeuren dan vijf. Beter één loket voor vragen dan vijf. Beter één ‘opruimdag’ dan vijf middagen. Door deze versnippering wordt ook de relatie met de nog benodigde acties vanuit bijvoorbeeld IT of het bron project (de verbouwing, verhuizing, overgang naar flexwerken) niet goed gelegd. Als de werkplek dan toch verhuisd wordt, waarom dan niet gelijk de PC en het te behouden archief verhuizen? We scannen ongeveer 120 meter archief, past dat op ons netwerk? Afdeling A gaat over vier weken over op digitaal werken, is digitale postkamer dan ook af? Er ontstaat een zogeheten ‘projecten spaghetti’ waardoor onderlinge afstemming moeilijk wordt, er zaken tussen wal en schip kunnen vallen en de uitvoering nodeloos kostbaar wordt. Door de juiste projecten in te richten en afhankelijkheden inzichtelijk te maken zijn diensten beter in te kopen, hoeft er minder gecommuniceerd (en gelezen) te worden en kunnen interne werkzaamheden door de lijn efficiënter worden uitgevoerd. ‘zo klein en eenvoudig als kan, zo groot als nodig, maar nooit complexer!’
Hulshoff is als enig bedrijf in Nederland in staat om vanuit haar bedrijfseigen activiteiten dit soort projecten als turn-key opdrachten aan te nemen en succesvol uit te voeren.
