Huishoudelijk reglement “De 3e Ronde” Inhoud Artikel 1 - De vereniging Artikel 2 - Het lidmaatschap & contributie Artikel 3 - ingang en beëindiging artikel 4 - Betaling contributie Artikel 5 - Activiteiten en evenementen Artikel 6 – introducés Artikel 7 - Soorten leden en rechten/plichten Artikel 8 - Het bestuur Artikel 9 - Vergoeding bestuur Artikel 10 - taken bestuursleden Artikel 11 - machtiging bestuursleden Artikel 12 - Bestuursvergaderingen Artikel 13 – Commissies Artikel 14 - Materialen Artikel 15 - Algemene ledenvergadering Artikel 16 - huishoudelijk reglement Artikel 17 – Statuten Artikel 1 - De vereniging Tot de doelstelling van de buurtvereniging behoren: 1a. Het bevorderen van de leefbaarheid en saamhorigheid in het belang van alle buurtbewoners, die in het gebied van de BV woonachtig zijn. 1b. Het organiseren van creatieve en recreatieve bezigheden voor alle leeftijdsgroepen. 1c. Alle mogelijkheden benutten, die tot doel hebben, de leefbaarheid en begaanbaarheid van de buurt te verbeteren. 1d. Alle werkzaamheden verrichten, die het bereiken van de doelstelling van de BV kunnen bevorderen. Artikel 2 - Het lidmaatschap & contributie 2a. Lidmaatschap vindt plaats middels betaling van de vastgestelde contributie op de algemene vergadering. 2b. Per 1 januari 2014 is de contributie vastgesteld op: Per gezin € 25,- per jaar. Het bestuur zal jaarlijks bekijken of het vastgestelde contributie nog voldoet en zal wijziging van de contributie voorleggen aan de algemene leden vergadering 2c. Contributie is verschuldigd bij vooruitbetaling per jaar. 2d. Lid kunnen worden de bewoners van Weidemaat, Groefmaat en Boermaat. (Zie de statuten)
Artikel 3 - ingang en beëindiging 3a. Bewoners van De 3e Ronde kunnen zich schriftelijk of middels het formulier op de website aanmelden als lid. Op het inschrijfformulier dienen tenminste naam, voornaam, geslacht en geboortedatum van kinderen vermeld te zijn. Een schriftelijke aanmelding moet worden verstrekt aan de secretaris. Verder moeten gegevens die voor inning en bepaling van de contributie van belang zijn verstrekt worden. Adreswijzigingen en veranderingen in de gezinssamenstelling dienen aan de secretaris meegedeeld te worden. 3b. Lidmaatschap gaat in op de eerste van de maand volgend op de aanmelding. Het lidmaatschap loopt van 1 januari t/m 31 december. Over deze hele periode is een gezin/huishouden contributie verschuldigd. 3c. Opzegging van het lidmaatschap kan per verenigingsjaar dient schriftelijk te gebeuren, de opzegging moet voor 1 december in bezit zijn van de secretaris. Indien het lidmaatschap om zwaarwegende, persoonlijke redenen tussentijds wordt beëindigd en een verzoek tot restitutie van contributie wordt ingediend, kan in uitzonderingssituaties het bestuur een beslissing nemen. 3d. Bij wijziging van statuten of huishoudelijk reglement kunnen leden binnen 1 kalenderweek per direct hun lidmaatschap beëindigen. Hierbij vindt restitutie plaats naar rato van het resterende deel van het contributiejaar. Artikel 4 - Betaling contributie 4a. Betaling kan als volgt plaatsvinden: Door automatische incasso, per bank, per giro of contante betaling aan een van de gevolmachtigde bestuursleden. Artikel 5 - Activiteiten en evenementen 5a. Aanmelding voor deelname aan evenementen geschiedt schriftelijk of via de opgave pagina van de website uiterlijk op de sluitingsdatum welke van toepassing is. 5b. Kinderen welke in het lopende kalenderjaar de vastgestelde leeftijd bereiken kunnen deelnemen. De leeftijd voor deelname wordt door het bestuur bepaald. 5c. Indien voor deelname aan een evenement een eigen bijdrage wordt bepaald, dient deze bij opgave te worden voldaan. De hoogte van de eigen bijdrage wordt door het bestuur vastgesteld Artikel 6 – introducés 6a. Van introducés kan door het bestuur een (hogere) geldelijke bijdrage worden verlangd. 6b. Het bestuur kan bepalen dat er voor een bepaalde activiteit geen introducés toegestaan zijn.
Artikel 7 - Soorten leden en rechten/plichten De vereniging kent leden en ere leden. 7a. Gewone leden zijn een gezin of samenlevingsverband of alleenstaande die de vastgestelde contributie betaald. 7b. Ere leden zijn vrijgesteld van de contributiebetaling en genieten dezelfde rechten als de leden. Artikel 8 - Het bestuur 8a. Het bestuur bestaat uit minimaal 3 leden en maximaal 5 leden. 8b. Het dagelijks bestuur van de vereniging wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Artikel 9 - Vergoeding bestuur 9a. De leden van het bestuur genieten geen enkele beloning. Onkosten van zowel bestuur als leden worden vergoed voor zover deze in het belang van de vereniging worden geacht en na goedkeuring vooraf van het bestuur. Artikel 10 - taken bestuursleden 10a. De voorzitter van het bestuur voert de volgende taken uit. • het coördineren van alle bestuurlijke activiteiten; • het leiden van de bestuursvergaderingen; • het leiden van ledenvergaderingen; • het naar buiten optreden als representant van de vereniging; • het samenstellen van de agenda van de ledenvergaderingen in overleg met de andere bestuursleden; • Het samenstellen van het jaarverslag van de vereniging; • het coördineren van alle voorkomende werkzaamheden, die in het belang van de vereniging moeten worden gedaan. 10b. De secretaris van de vereniging voert de volgende taken uit. • het behandelen van alle inkomende en uitgaande post; • het verzorgen van de ledenadministratie; • het notuleren van bestuur- en ledenvergaderingen; • het jaarlijks aanvragen van subsidie; • het verzorgen van bestuursmededelingen. Zo nodig en mogelijk kan een deel van deze werkzaamheden uitgevoerd worden door een tweede secretaris. Dit kan een bestuurslid zijn dan wel een hiervoor aangetrokken persoon die aan het bestuur wordt toegevoegd mits hierdoor het maximum aantal van 9 bestuursleden niet wordt overschreden. 10c. De penningmeester voert de volgende taken uit: • het zorgdragen voor het tijdig innen van contributies; • het verzorgen van alle overige inkomsten en uitgaven; • het voeren van de boekhouding; • het jaarlijks opstellen van de exploitatierekening en balans; • het jaarlijks opstellen van de begroting in samenwerking met de overige bestuursleden.
Op de algemene vergadering legt hij verantwoording af over zijn beheer. Hij dient alle bescheiden, betrekking hebbende op de inkomsten en uitgaven c.q. rechten en verplichtingen van de vereniging volgens goed koopmanschap te administreren en te archiveren. 10d. De overige bestuursleden voeren de volgende taken uit: • het ontlasten van de bestuurstaken in overleg met elkaar; • het leiden van belangrijke commissies binnen de vereniging; • het uitvoeren van incidentele opdrachten voor het goed functioneren van het bestuur en de vereniging. Artikel 11 - machtiging bestuursleden 11a. Het dagelijks bestuur, bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester, vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechten. Bestuursbesluiten worden genomen met enkelvoudige meerderheid van stemmen. 11b. Bestuursleden "te weten, voorzitter, secretaris en penningmeester" zijn bevoegd om uitgave(n) te doen tot € 150,-. Voor uitgave(n) groter dan € 150,- dient een medebestuurlid vooraf te tekenen. Bij uitgaven groter dan € 500,- moeten minimaal 3 bestuursleden vooraf voor akkoord tekenen. 11c. Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd indien niet ten minste de meerderheid der - bestuursleden aanwezig is. Artikel 12 - Bestuursvergaderingen 12a. Het bestuur zal zo vaak het noodzakelijk is bijeenkomen ter regeling en besturing van de lopende zaken. 12b. Deze vergaderingen worden door de secretaris geagendeerd en genotuleerd. 12c. Indien het bestuur dit wenselijk acht kan een samenvatting van deze vergaderingen, via een bestuursmededeling op de site worden gezet. Artikel 13 – Commissies 13a. Voor het uitvoeren van taken binnen de vereniging kunnen commissies worden ingesteld. In beginsel zal er bij de oprichting een activiteitencommissie en een kascommissie worden samengesteld. 13b. Iedere commissie wordt vertegenwoordigd door een commissievoorzitter. Deze houdt het dagelijks bestuur op de hoogte van de voortgang. 13c. Iedere commissie houdt een archief bij van de werkzaamheden van de commissie over de afgelopen jaren. De voorzitter van de commissie is belast met het beheer hiervan. 13d. Bij vertrek van de secretaris dient deze het archief over te dragen aan de nieuwe secretaris of indien deze er nog niet is aan de voorzitter van de buurtvereniging. Artikel 14 - Materialen 14a. Materialen, eigendom van de vereniging zijn afgetekend op een aparte lijst welke bij dit reglement is gevoegd en zal ieder jaar, aangepast door het bestuur, overhandigd worden aan de leden op de algemene vergadering.
14b. Op deze lijst staat vermeld wie de materialen beheert en als zodanig het aanspreekpunt is. 14c. Voor bepaalde materialen bestaat de mogelijkheid tot huur waarvan de hoogte van het bedrag en de huurperiode vooraf is vastgesteld door het bestuur. Dit staat samen met de te betalen borg vermeld op de lijst van materialen zoals genoemd in dit artikel. 14d. Bij opzegging van het lidmaatschap door een beheerder van materiaal dient hij/zij de spullen over te dragen aan de buurtvereniging. Artikel 15 - Algemene ledenvergadering De algemene vergadering is voor alle leden toegankelijk. Indien er een vacature in het bestuur is, vermeldt de oproep de door het bestuur gestelde kandidaat. (Tegen)kandidaten kunnen door ten minste tien leden worden voorgesteld. Deze (tegen)kandidaten dienen uiterlijk twee dagen voor de algemene vergadering schriftelijk en mede ondertekend door de kandidaten ter kennis te worden gebracht van de secretaris. Zijn er geen (tegen)kandidaten gesteld, dan wordt er geen verkiezing gehouden en geldt de door het bestuur gestelde kandidaat als te zijn gekozen. Op de vergadering zal behalve hetgeen op de agenda mocht zijn geplaatst; 1. De secretaris het jaarverslag zal uitbrengen, alsmede de notulen van de vorige algemene vergadering. 2. De penningmeester het financiële verslag uitbrengen, waarna de vergadering gehoord het advies van de kascontrolecommissie, de gelegenheid moet worden gegeven de penningmeester décharge te verlenen. 3. De begroting voor het nieuwe jaar aan de orde worden gesteld. 4. De contributie voor het komende jaar worden vastgesteld. 5. De verkiezing van het bestuur en de kascontrolecommissie plaats hebben. Over onderwerpen die niet op de agenda vermeld staan, kan tijdens de vergadering geen beslissing worden genomen, tenzij niet meer dan drie der aanwezige leden zich tegen het toch te nemen besluit verzetten. Artikel 16 - huishoudelijk reglement 16a. Het statuut en huishoudelijk regelement is beschikbaar op de website van de buurtvereniging. 16b. In alle gevallen waarin dit reglement of de statuten niet voorzien beslist het bestuur. 16c. Het huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd in een algemene ledenvergadering. Hiervoor moet minimaal 1/4 van het totaal aantal leden een stem uitbrengen en minimaal 50% van de stemmende leden moet voor stemmen. Artikel 17 – Statuten 17a. Besluiten over statutenwijzigingen kunnen alleen in een algemene ledenvergadering worden genomen, waarbij 2/3 van de leden aanwezig is en waarbij 2/3 van de aanwezige leden "voor" stemt.
