HUISHOUDELIJK REGLEMENT – Gemeenschapscentrum De Pit TITEL 1 ALGEMEEN – ALGEMENE VOORWAARDEN Artikel 1 Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle zalen en ruimten van het gemeenschapscentrum “De Pit”, zoals beschreven in het retributiereglement. Artikel 2 De exploitatie en de verhuur van de zalen vallen exclusief onder het beheer van het gemeenschapscentrum. De inrichtende overheid wordt hierin bijgestaan door de Raad van Beheer van het gemeenschapscentrum. Deze beheerraad adviseert het gemeentebestuur o.a. bij de verlening van gebruikstoelatingen, duurbepalingen, gebruiksvoorwaarden, bijzondere exploitatievoorwaarden. In de praktijk zal de centrumverantwoordelijke of zijn afgevaardigde waken over de goede gang van zaken voor wat praktische regelingen betreft. Artikel 3 Iedere aanvrager voor lokalen/zalen dient zijn volledige identiteit bekend te maken en is ten aanzien van het gemeenschapscentrum De Pit de verantwoordelijke inzake het nakomen van de overeenkomst en de toepassing van het huishoudelijk reglement. Iedere aanvraag om binnen de verschillende gebouwencomplexen van het gemeenschaps-centrum (verder genaamd ‘centrum’) over een bepaalde ruimte te beschikken, wordt gericht aan de centrumverantwoordelijke, die namens de inrichtende overheid gemandateerd is. Deze aanvraag gebeurt aan de hand van een aanvraagformulier (www.gcdepit.be/zaalverhuur). In elk geval is de verantwoordelijke aanvrager meerderjarig. Artikel 4 De reservering is pas definitief na bekrachtiging door de centrumverantwoordelijke aan de hand van het (digitale) reserveringsbewijs. In elk geval is de verantwoordelijke ondertekenaar meerderjarig. Artikel 5 Het gemeenschapscentrum De Pit is niet beschikbaar voor volgende activiteiten: openbare dansfeesten – studenten T.D.’s – fuiven – eetfestijnen en gelijkgestelden. De lokalen van de Orangerie, Patattenmolensite en het gemeentehuis Opdorp – die allen deel uitmaken van het gemeenschapscentrum – kunnen enkel door privépersonen of voor commerciële doeleinden worden gehuurd, indien het college van burgemeester en schepenen hiervoor de toestemming geeft. Aanvragen door deze gebruikersgroepen zullen door de vrijetijdsbalie aan het college worden voorgelegd, dat dan oordeelt over de opportuniteit van de aanvraag. Artikel 6 Het aanbrengen van publiciteit, bijkomende bewegwijzering, berichten allerlei en het verdelen van strooibiljetten in en rond het gebouw kan enkel na schriftelijke toestemming van de centrumverantwoordelijke. Het is uitdrukkelijk verboden de activiteiten zodanig aan te kondigen dat het publiek zou kunnen veronderstellen dat ze door het gemeentebestuur of het gemeenschapscentrum worden georganiseerd. Artikel 7 Het college van burgemeester en schepenen kan een aanvraag of toezegging weigeren aan een gebruiker die bij voorgaand gebruik van een zaal of ruimte van het gemeenschapscentrum een verplichting, opgelegd door dit reglement, niet heeft nageleefd, of wanneer de openbare orde, rust, veiligheid en/of gezondheid in het gedrang is.
Artikel 8 Het college van burgemeester en schepenen bepaalt, op advies van centrumverantwoordelijke, jaarlijks de sluitingsperiodes van het gemeenschapscentrum. Er wordt geen privéverhuur toegestaan op 1 januari, 24, 25, 26 en 31 december.
de
Artikel 9 De huurder dient zich te houden aan het gebruik van de toegewezen lokalen en uitsluitend voor de activiteit zoals omschreven in het reserveringsbewijs. De huurder kan in géén geval het gehuurde, geheel of gedeeltelijk onderverhuren aan derden of het gebruik aan derden toestaan. Indien het betreden van de gehuurde zaal het gebruik van een sleutel impliceert, is het strikt verboden deze door te geven aan derden of te laten bijmaken. Artikel 10 Aanmerkingen of suggesties in verband met deze huurreglementering kunnen gericht worden aan de centrumverantwoordelijke of het gemeentebestuur Buggenhout. Artikel 11 In geval van betwistingen, moeilijkheden of uitzonderingen niet voorzien in het reglement adviseert de centrumverantwoordelijke het college van burgemeester en schepenen die de uiteindelijke beslissing neemt.
TITEL 2 ALGEMEEN – VERANTWOORDELIJKHEID / AANSPRAKELIJKHEID Artikel 12 De aangeduide personeelsleden kunnen het toezicht behouden op de open activiteiten, de voorbereiding en de nazorg ervan. De gebruikers van het centrum zullen de personeelsleden van het centrum te allen tijde gratis toegang verlenen tot de door hen gebruikte lokalen voor toezicht. Het niet navolgen van eventueel geformuleerde opmerkingen i.v.m. oneigenlijk gebruik van de lokalen, of inbreuken op het gebruikersreglement, kan het stilleggen van de activiteit tot gevolg hebben, zonder dat de gebruiker hiervoor enige schadevergoeding kan eisen. Artikel 13 Er wordt van uitgegaan dat, bij aanvang van de activiteit, elk lokaal, de toegangswegen tot dit lokaal, het bijhorende sanitair en het door het centrum ter beschikking gestelde materieel, onder voorbehoud van tegengestelde vaststelling, in goede staat verkeren. Indien er na de activiteiten schade wordt vastgesteld, zal de huurder zo snel mogelijk verzocht worden om in gezamenlijk overleg met de centrumverantwoordelijke, zijn aangestelde of de huisbewaarder de verantwoordelijke voor de schade aan te wijzen. Indien de huurder hier niet op ingaat, zal de vermoedelijke verantwoordelijke van de schade door de centrumverantwoordelijke zelf aangeduid worden. Artikel 14 De huurder verbindt er zich toe alle reglementen en richtlijnen met betrekking tot het gebruik van de lokalen, de apparatuur en andere uitrustingen in en van het centrum na te leven en te doen naleven door de deelnemers van de activiteit. Artikel 15 De huurder is verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw, de inboedel en het gemeentelijk materieel. Om deze reden is de huurder verplicht toe te treden tot de bestaande verzekering. De te betalen verzekeringspremie is verrekend in de aangerekende huurprijs. De verzekerde waarborgen zijn: burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder ten opzichte van het centrum en van alle derden en aansprakelijkheid voor het gehuurde lokaal en het gemeentelijk materieel dat er zich in bevindt.
De eerste € 25 wordt niet door de verzekering vergoed en blijft ten laste van de huurder. Aangaande brandrisico’s voorziet de polis de afstand van het verhaal tegen de nietcommerciële huurder tot beloop van de verzekerde kapitalen. De gemeente Buggenhout, eigenaar van het gebouw, doet hierbij afstand van verhaal voor de schade die de verzekerde kapitalen voor gebouw en inhoud zou overtreffen. Deze opeenvolgende afstanden van verhaal gelden niet voor een commerciële huurder. Deze laatste moet dus zelf voor een tijdelijke brandverzekering zorgen voor het gebouw en de inhoud. De brandverzekering dekt ook de schade veroorzaakt door ontploffingen, waterschade en glasbreuk, binnen de perken van de polis. Bij een tentoonstelling kan de inrichter een beroep doen op de jaarlijkse polis die het centrum heeft afgesloten, de te betalen premie wordt berekend naar de huurder. Commerciële huurders dienen zich extra te verzekeren voor brandrisico’s. De verplichte verzekering geldt dus niet voor materiaal dat geen eigendom is van de gemeente. Gebruikers die materialen stockeren in de lokalen – in het bijzonder de opslagruimtes van de Patattenmolensite en de Orangerie – dienen zich hiervoor dus apart in te dekken, zowel naar verzekering van de eigen materialen, als naar burgerlijke aansprakelijkheid voor materialen van derden. Artikel 16 Onmiddellijk na de activiteit of na de laatste van een dagelijkse opeenvolgende reeks van activiteiten moeten alle voorwerpen die niet tot het patrimonium van het centrum behoren, verwijderd worden. Afwijkingen moeten, in gemeenschappelijk overleg met de centrumverantwoordelijke, geregeld worden. Artikel 17 Het centrum kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor materiaal dat achtergelaten wordt door een huurder: noch voor diefstal, noch voor beschadiging. Artikel 18 Het is ten strengste verboden ramen, muren, deuren, vloeren, panelen, meubilair, enz. te benagelen, te beplakken, te beschrijven en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Artikel 19 De toegang tot technische lokalen, het podium en de loges van de spelers is ten strengste verboden voor alle personen die er niet om dienstredenen geroepen zijn. Artikel 20 Het is de gebruiker verboden gevaarlijke stoffen of vloeistoffen: bv. gasflessen, verfproducten, fakkels, verdunners, … in het gebouw te brengen. Voor het gebruik van vuur-, rook- of ontploffingsmechanismen en andere ontvlambare materialen dient de centrumverantwoordelijke vooraf schriftelijk toelating te geven. Bij vaststelling van aanwezigheid van dergelijke materialen en mechanismen zonder toestemming, wordt de zaal ontruimd en volgen financiële sancties. Het personeel is hiertoe gemachtigd. Artikel 21 Elke huurder volgt de geldende politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, geluidsoverlast, …) en de voorschriften inzake de auteursrechten (SABAM & Billijke Vergoeding) en de accijnzen. De huurder leeft de fiscale verplichtingen na over inhouding van bedrijfsvoorheffing op de vergoeding betaald aan buitenlandse artiesten. Artikel 22 Veiligheid: de huurder dient ervoor te zorgen dat de door hem georganiseerde activiteiten verlopen volgens de voorschriften van de brandveiligheid.
Dit betekent o.a. geen obstakels plaatsen in de voorziene branduitgangen, branddetectieinstallaties niet uitschakelen, vrijhouden van de nooduitgangen. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. Er is steeds een minimum aan verlichting. De gebruiker is ertoe gehouden er over te waken dat het publiek de reglementering naleeft. TITEL 3 – PRAKTISCHE ORGANISATIE & RETRIBUTIE Artikel 23 De gebruiker mag geen groter aantal mensen toegang verlenen dan het vastgestelde maximum bepaald door de brandweer. Artikel 24 Voor het gebruik van de elektrische installatie dienen volgende richtlijnen in acht genomen te worden: op de gewone stopcontacten mogen slechts toestellen aangeschakeld worden met een maximum van 3000 Watt. Indien gebruik wordt gemaakt van andere stopcontacten, moeten de gebruikers ervan, een door een erkend keuringsorganisme opgesteld keuringsverslag volgens de ARAB en de AREI van hun volledige installatie voorleggen. Artikel 25 De bereiding van warme maaltijden dient te gebeuren buiten de ruimtes van het gemeenschapscentrum. Alle maaltijdresten, afval en leeggoed moeten meegenomen worden door de organisator in zelf meegebrachte huisvuilzakken. Artikel 26 De gebruiker kan geen producten verkopen in lokalen van het gemeenschapscentrum, tenzij hij voorafgaandelijk en schriftelijk de toestemming heeft verkregen van het college van burgemeester en schepenen. Het college vraagt voor zijn beslissing advies aan de centrumverantwoordelijke. Verkoop van dranken voor, tijdens of na een voorstelling vormt hierop een uitzondering, mits artikel 38 wordt nageleefd. Artikel 27 Er geldt een rookverbod in alle lokalen van het gemeenschapscentrum De Pit. Artikel 28 Organisatoren van activiteiten in het gemeenschapscentrum kunnen gebruik maken van een aantal diensten, geleverd door het personeel van het gemeenschapscentrum. In een aantal gevallen zijn de diensten verplicht, in een aantal gevallen worden deze diensten vrij aangeboden, mits vergoeding door de gebruiker te betalen. De gemeenteraad bepaalt via het retributiereglement de vergoedingen die de gebruiker voor deze diensten dient te betalen. Artikel 29 Er wordt retributie geheven op het in gebruik nemen van de zalen en lokalen van het gemeenschapscentrum De Pit en op de dienstverlening ervan. De retributie is verschuldigd door de aanvrager. De prijzen worden vastgesteld volgens de tarieven die in een apart retributiereglement zijn bepaald.
Artikel 30 Het reserveringsbewijs geeft recht op: het gebruik van de aangevraagde lokalen, met aanhorigheden voor zover vermeld, en in de staat waarin ze zich bevinden. De lokalen dienen na gebruik in hun oorspronkelijke staat te worden teruggeplaatst. Artikel 31 De factuur wordt na de activiteit opgemaakt. Het moet binnen de dertig dagen na factuurdatum betaald worden. Nalatigheid bij het betalen van de factuur geeft aanleiding tot het vorderen van wettelijke nalatigheidintresten, zonder dat enige ingebrekestelling noodzakelijk is. Bij iedere nalatige betaling wordt bovendien een schadevergoeding gefactureerd van 25 euro voor administratieve kosten. Met een huurder die nalatig is bij het betalen van zijn factuur worden geen nieuwe reserveringen toegestaan. Artikel 32 De centrumverantwoordelijke wordt schriftelijk in kennis gesteld van niet-gebruik van een gereserveerd lokaal. Bij tijdig annuleren, dit wil zeggen minimum 30 dagen vóór het gebruik van de lokalen, bedraagt de annuleringskost 50 % van de huurprijs. Bij niet tijdig annuleren wordt 100% van de huurprijs aangerekend. In het geval van de theaterzaal geldt In beide gevallen een minimale annuleringskost € 25. Bij het bepalen van de tijdigheid wordt de datum van de poststempel, e-mail of fax in aanmerking genomen. In geval van niet-gebruik wegens onvoorziene omstandigheden kan de centrumverantwoordelijke een afwijking op de sanctie toestaan. Artikel 33 Indien de gebruiker kan aantonen dat het niet doorgaan van de activiteit een gevolg is van overmacht, kan het college van burgemeester en schepenen, op voorstel van de centrumverantwoordelijke, besluiten om de annuleringskost niet aan te rekenen.
TITEL 4 – BIJKOMENDE VOORWAARDEN Bijkomende voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de theaterzaal en de foyer van het Multifunctioneel centrum De Pit. Artikel 34 Vóór 01 maart worden voor de theaterzaal geen definitieve toewijzingen gedaan van de reservaties voor het komende seizoen (september – juni). Uitzonderingen kunnen, mits gemotiveerde schriftelijke aanvraag, toegestaan worden door de centrumverantwoordelijke op advies van de programmeringscommissie. Voor de theaterzaal dient de aanvraag ten minste twee maanden voor de activiteit te gebeuren. De centrumverantwoordelijke kan hierop een uitzondering toestaan. Artikel 35 Het gebruik van de vestiaire in de theaterzaal van De Pit is verplicht. De gebruiker kan zelf instaan voor de bewaking van de vestiaire. Gezien het verplichtend karakter van het gebruik van de vestiaire wordt principieel geen vergoeding gevraagd voor de vestiaire. Artikel 36 Bij voorkeur wordt er enkel gebruik gemaakt van de technische apparatuur van het centrum. De bediening van bepaalde apparatuur van het centrum gebeurt enkel door personen door de centrumverantwoordelijke daartoe aangesteld. Gebruik van eigen materialen is toegestaan mits uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke technicus. Gebruik van
overmacht – waardoor de apparatuur van de schouwburg niet bruikbaar is (o.a. stroomonderbreking) – kunnen geen aanleiding geven tot schadevergoeding. Artikel 37 De lokalen worden schoongemaakt door het centrum. Indien lokalen uitzonderlijk vuil achtergelaten worden, zullen de kosten voor extra schoonmaak op de huurder verhaald worden. Artikel 38 De theaterzaal is uitgerust met een vast podium, scenografische uitrusting, toneelbelichting en een geluidsinstallatie. De huurtarieven worden vermeld in het retributiereglement. De bediening moet gebeuren door een technicus van het gemeenschapscentrum. Uitzonderingen kunnen door de centrumverantwoordelijke worden toegestaan. De theaterzaal kan voor podiumactiviteiten enkel gebruikt worden onder toezicht en begeleiding van een technicus van het gemeenschapscentrum. Het retributiereglement beschrijft welke door deze persoon geleverde prestaties inbegrepen zijn in de gebruiksvergoeding. De gebruikers moeten strikt de richtlijnen van de technicus volgen bij het opbouwen en afbreken van de decors, en het verdere klaarmaken van de zaal. Artikel 39 Met betrekking tot het verbruik van dranken en maaltijden (catering artiesten, gebruikers, …) voor de locaties in de Platteput, gelden volgende afspraken: Het gratis ter beschikking stellen van dranken en snacks aan eigen medewerkers van een evenement of aan de bezoekers is vrij, maar wordt altijd op voorhand meegedeeld aan de uitbaters van de cafetaria. De verkoop van dranken is voorbehouden aan de uitbaters van de cafetaria en kan rechtstreeks of onrechtstreeks gebeuren. Het gebruik van koelkasten is af te spreken met die uitbaters. Recepties of het aanbieden van drank in de foyer kan enkel indien: - het in combinatie is met een activiteit in de cultuurzaal - alle aangeboden drank gratis is en er dus niets verkocht wordt - het gaat om een beperkt aanbod van dranken - er niet getapt wordt, maar geschonken - er maximaal 150 personen op deze receptie aanwezig zijn - de eventuele hapjes klaargemaakt worden aangebracht (er is geen keukenruimte aanwezig) Artikel 40 Eten en drinken in de theaterzaal van De Pit is verboden. Het rookverbod op het podium en in de theaterzaal is absoluut. Na een eerste verwittiging wordt bij een volgende overtreding de voorstelling stopgezet. De organisator heeft tegen dergelijke beslissingen geen verhaal. Bijkomende voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de lokalen van de Orangerie, gerenoveerd gemeentehuis Opdorp en de Molenaarswoning. Artikel 41 Voor deze lokalen dient de aanvraag ten minste vier weken vóór de activiteit te gebeuren. De centrumverantwoordelijke kan hierop een uitzondering toestaan. Artikel 42 De lokalen kunnen uitgerust worden met stoelen. De opstelling gebeurt door de gebruiker. Gebruikers met een jaarovereenkomst kunnen een eigen sleutel verkrijgen. Andere gebruikers halen, volgens afspraak, de sleutel af en brengen die terug in de vrijetijdsbalie van het
gemeenschapscentrum De Pit, Platteput 16, 9255 Buggenhout. Bij verlies van de sleutel door de gebruiker, wordt een nieuw sleutelplan opgesteld en de onkosten hiervan verhaald op de organisator. Artikel 43 De lokalen en aanhorigheden worden schoongemaakt door de huurder. Indien lokalen vuil achtergelaten worden, zullen de kosten voor extra schoonmaak op de huurder verhaald worden. Artikel 44 Het schenken van drank in de lokalen is toegestaan. Bijkomende voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de tentoonstellingsruimte in het ACC. Artikel 45 De tentoonstellingsruimte is uitgerust met een variabele belichting en ophangmogelijkheden. Het gebruik van deze ruimte wordt geregeld via de reglementering opgesteld door de kunstraad. Bijkomende voorwaarden met betrekking tot het gebruik van het schoolgebouw Briel en gewezen magazijn in de Bovendonkstraat. Artikel 46 Deze infrastructuur wordt enkel gebruikt door vaste gebruikers, bepaald door het college van burgemeester en schepenen.
