HUISHOUDELIJK REGLEMENT CC HET BUURTHUIS Artikel 1 Alle verenigingen die lid zijn van een erkend gemeentelijk adviesorgaan of verenigingen waarvan 50 % van de leden woonachtig zijn in Pittem of hun maatschappelijke zetel te Pittem hebben, kunnen gebruik maken van CC Het Buurthuis. Plaatselijke politieke partijen kunnen ook gebruik maken van de infrastructuur behoudens in een sperperiode voor verkiezingen. De gemeente, haar bestuur en haar diensten alsook de intercommunale verenigingen waarin de gemeente vertegenwoordigd is, kunnen gratis gebruik maken van CC Het Buurthuis. Artikel 2 Volgende activiteiten worden niet toegelaten : -
activiteiten van verenigingen die leiden tot overlast, lawaai of verkeersproblemen private activiteiten zoals o.a. geboorterecepties, communies, huwelijken en huwelijksverjaardagen, verjaardagsfeestjes ; louter commerciële activiteiten (verkoop) ; bals en fuiven ; tentoonstellingen van en prijskampen voor dieren.
Artikel 3 Elke vereniging die in CC Het Buurthuis een activiteit wenst te organiseren, sluit daartoe een overeenkomst af. Iedere aanvraag om in CC Het Buurthuis over een bepaalde ruimte te beschikken, dient schriftelijk of digitaal en aan de hand van daartoe bestemde formulieren, gericht te worden aan de gemeentelijke diensten. De overeenkomst komt tot stand vanaf het ogenblik dat de aanvraag door de gemeentelijke diensten is goedgekeurd of per mail bevestigd. Artikel 4 Conform de wetgeving geldt er een absoluut rookverbod in de gehele accommodatie. Artikel 5 Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de aanvrager zich ten opzichte van het gemeentebestuur en het beheersorgaan : a) de voorziene vergoeding te betalen. Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de aanvrager zich tot het betalen van de huurprijs binnen de 14 dagen na ontvangst van de schuldvordering van de gemeentelijke diensten. Niet-betaling geeft aanleiding tot uitsluiting van volgende aanvragen. b) in te staan voor het intact houden van voornoemde lokalen en uitrusting. De gebruiker zal de schade en/of diefstal vergoeden, aangericht door hemzelf, zijn
c) d) e) f) g)
aangestelden of de deelnemers aan de ingerichte activiteit. De huurder moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit tegen dat risico. de lokalen en accommodatie enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel. zich in orde te stellen inzake betaling van auteursrechten (Sabam, billijke vergoeding), gemeentelijke en provinciale belastingen. zich te voegen naar de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften (rookverbod, leeftijdsgrens, sluitingsuur, …). onmiddellijk na de activiteit alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen, die niet tot het patrimonium van het gemeentebestuur behoren, te verwijderen, behoudens overeengekomen uitzonderingen. de aanwezige materiaalinventaris bij start en einde te controleren. Tekorten of breuken worden onmiddellijk gemeld aan de gemeentelijke diensten en zijn te vergoeden door de gebruikers.
Behoudens bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen kan bij andere activiteiten de waarborgsom van tenminste € 125 gevraagd worden en dit tenminste 8 dagen voor de aanvang van de activiteit op een rekening van de gemeentelijke diensten. Artikel 6 De gemeentelijke diensten moeten tijdig en schriftelijk in kennis gesteld worden van het nietgebruik van een lokaal in CC Het Buurthuis. Tijdig wil zeggen : - 1 maand voor de activiteit in de grote zaal ; - 14 dagen voor de “andere” activiteiten ; - 7 dagen voor de vergaderingen en repetities. De annulatiekosten bedragen : - 20 % van de huurprijs bij tijdig verwittigen ; - 50 % van de huurprijs bij niet-tijdig verwittigen, behalve in geval van overmacht (onvoorziene omstandigheden, onafhankelijk van de wil van de huurder). Wanneer de gemeentelijke diensten niet in kennis worden gesteld van het niet-gebruik van een lokaal is de huurprijs toch verschuldigd. Een optie nemen is mogelijk. Indien er een andere aanvrager opdaagt, dient de optie op straffe van verval binnen de 48 uren omgezet te worden in een definitieve reservering. Artikel 7 Bij het voeren van publiciteit in CC Het Buurthuis dient de huurder in te staan voor de betaling van alle taksen, belastingen en andere financiële lasten of verplichtingen. De gemeentelijke diensten eigenen zich het recht toe reclame te weigeren en/of te verwijderen. Sponsorreclame kan enkel tijdens de activiteit zelf. Artikel 8 Het gemeentebestuur en het beheersorgaan zijn niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur. De gemeente is niet verantwoordelijk voor de tentoongestelde voorwerpen. Artikel 9 Doorverhuring aan derden is steeds verboden. Artikel 10
De aanvragen worden chronologisch (volgens datum van ontvangst) toegekend en kunnen maximum één jaar op voorhand vastgelegd worden. Artikel 11 Het is verboden ramen, deuren, muren, panelen, parket en vloeren met nagels en boor te bewerken. Ook schilderen, schrijven en aanplakken is niet toegelaten. Artikel 12 Het klaarzetten van de lokalen in CC Het Buurthuis gebeurt onmiddellijk voor de activiteit, tenzij anders afgesproken met de gemeentelijke diensten. Artikel 13 Alle restafval dient in meegebrachte officiële vuilniszakken gestopt en op de voorziene plaats gedeponeerd te worden. Leeggoed wordt meegenomen. Artikel 14 Een verantwoordelijke persoon van de inrichtende vereniging moet gedurende de activiteit aanwezig zijn. Artikel 15 De voorzitter van het beheersorgaan of een vervanger en de gemeentelijke diensten hebben het recht de naleving van het reglement te controleren en desgevallend richtlijnen te geven. Artikel 16 Klachten en suggesties dienen schriftelijk overgemaakt te worden aan de gemeentelijke diensten. Artikel 17 Er wordt afgesloten als een goede huisvader en tafels en stoelen worden geschikt volgens het aangebrachte schema (zie bijlage). Artikel 18 Het sleutelbeheer is in handen van de gemeentelijke diensten. Afhaling van de sleutels gebeurt tijdens de kantooruren en worden na de activiteit in de brievenbus van CC Het Buurthuis gedeponeerd. Artikel 19 De wand tussen het cafetaria en de grote zaal blijft in principe dicht. De openingsaanvraag wordt schriftelijk gevraagd aan de gemeentelijke diensten, voorzien van de nodige motivatie en argumentatie (soort activiteit, verwacht aantal personen, e.d.). De gemeentelijke diensten of de voorzitter zullen de beslissing per brief of per e-mail meedelen. Bij deze uitzonderingen zal de beschikbare ruimte van de cafetaria maximum uitgebreid worden tot 150 personen. Bij opening van de wand zal de huurprijs van de grote zaal ook aangerekend worden. Artikel 20
Wie het gebruikersreglement niet naleeft, kan in de toekomst het gebouw ontzegd worden door het beheersorgaan.
Bijzondere bepalingen A. Toneel, ballet, concert, film en dergelijke Artikel 21 De organisator mag geen groter aantal toegangskaarten verkopen dan de 190 beschikbare plaatsen. Artikel 22 De nooduitgangen moeten ontsloten en vlot toegankelijk zijn. Artikel 23 Het gebruik van de zaal en de technische installatie zal steeds gebeuren op aanwijzingen van de technisch verantwoordelijke van CC Het Buurthuis. Artikel 24 Wanneer het gaat om een creatie van een stuk door een plaatselijk toneelgezelschap, wordt de podiumruimte achter het gordijn maximum vier weken voorbehouden vanaf de première. Het voorpodium (de plaats vóór het gordijn) blijft ter beschikking van de gebruiker van de zaal. Wegplaatsen van de meubels en afscherming van het decor moet door de toneelgroep gebeuren in overleg met een andere vereniging die in deze periode het podium nodig heeft.
B. Keuken en cafetaria Artikel 25 Elke vereniging is ertoe gehouden : - voorafgaandelijke navraag te doen naar de werking van de apparaten ; - na te gaan of alle apparaten in goede staat zijn op het ogenblik van de ingebruikname ; - zich ervan te overtuigen dat het aanwezige materiaal overeenstemt met de inventaris. Artikel 26 Op het einde van de activiteit dienen alle gebruikte materialen en apparaten volledig gereinigd te worden. Artikel 27 Na gebruik wordt het CC Het Buurthuis in ordelijke toestand achtergelaten. De glazen en het keukengerief afwassen en afdrogen en alle materiaal terug op de oorspronkelijke plaats wegbergen. Iedere organisator brengt eigen middelen mee voor de afwas, d.i. afwasmiddel, handdoeken, vaatdoeken, …
De zonneweringen moeten onmiddellijk na de activiteit terug omhoog. Na gebruik wordt de zaal gereinigd en in haar oorspronkelijke staat gebracht.
