HSL •HHP
B E D R I J F S P L A N | D e e l I Ä II Versie 31 augustus 2015
Het voorliggende concept is een weergave van de stand van zaken van het bedrijfsplan d.d. 1 september 2015. De komende maanden worden benut om de bedrijfsplannen Regio Twente in transformatie en Twentebedrijf oprichting te vervolmaken.
in
Namens de Kring van Twentse secretarissen, Arie van Eck
SAMENWERKING BEDRIJFSVOERING
I concept
INLEIDING Inleiding.
DEEL I
"
1 Visie, 2 bedrijven, 2 regelingen
| Hèt wat en waarom
(Gezamenlijk deel ten behoeve Regio Twente in transformatie en Twentebedrijf in ontwikkeling; vastgesteld in de Kring van Twentse secretarissen van 1 juli | 26 augustus 2015) Hoofdstuk 1.
Bedoelingen
Hoofdstuk 2. Hoofdstuk 3.
Strategische keuzes Leidende organisatieprincipes
DEEL II | Hèt hoe (vastgesteld met technische wijzigingen in de Kring van Twentse secretarissen van 26 augustus 2015) Hoofdstuk 4. Hoofdstuk 5.
Benaderingswijze | leeswijzer Organisatie - inrichting: het casco - concept
Hoofdstuk 6.
Het plug - in - proces
Hoofdstuk 7.
Twentebedrijf in uitvoering
Hoofdstuk 8.
Financiën
Hoofdstuk 9.
Twentebedrijf, een eerste indicatie
Hoofdstuk 10.
Perspectief
Hoofdstuk 11.
Governance en Regeling Twentebedrijf
DEEL III j Hèt wanneer (In voorbereiding) Hoofdstuk 12.
Implementatie
- en
transitietrajecten
H e t e e r s t e deel (I) begint bij d e g e z a m e n l i j k e basis
Inleiding
e n geeft e e n invulling a a nd e missie e n visie v a n R e g i o T w e n t e i.t. e n h e t T w e n t e b e d r i j f i.o.; h i e r m e e
1 VISIE, 2 BEDRIJVEN, 2 REGELINGEN.
w o r d t het bestaansrecht helder. Daarnaast w o r d e n in d i t d e e l
Vertrekpunt Begin
2 0 1 5 heeft
de
Kring
van Twentse
secretarissen e e n eerste uitwerking gegeven a a n ambtelijke samenwerking Twente, "het Twentebedrijf", 2 8januari 2015). Voortschrijdend inzicht e n d e bespreking v a n h e tbedrijfsplan deel I in d e Kring v a n T w e n t s e s e c r e t a r i s s e n v a n j u n i e n j u l i 2015
heeft
geleid
t o t d e strategie
1 VISIE, 2
BEDRIJVEN, 2 REGELINGEN. In d e Kring v a n T w e n t s e s e c r e t a r i s s e n iso p 1 juli j l . 1 2 6 augustus ingestemd
m e t deel I (bedoeling,
strategische keuzes, organisatieprincipes) als basis voor
d e ontwikkeling v a n2 bedrijfsplannen, t e
weten
Regio Twente in transformatie (i.t.) e n
Twentebedrijf in ontwikkeling (i.o.). R e g i o T w e n t e i.t. e n Twentebedrijf i.o. zijn samen de landingsplaats voor bestaande e n nieuwe v o r m e n v a n s a m e n w e r k i n g . D evisie e n organisatieprincipes zijn
voor
beide
bedrijven
identiek,
de
scope,
besturing e n i n h o u d e l i j k e a a n s t u r i n g zijn Daar
waar
h e tTwentebedrijf
anders.
i.o. gericht
is o p
bedrijfsvoeringstaken e nadministratieve processen is R e g i o T w e n t e i . t . g e r i c h t o p d e o v e r i g e
vormen
van samenwerking, waarbij beleidsuitvoering v a n p r i m a i r e p r o c e s s e n c e n t r a a l s t a a t . D e z e splitsing is ook
terug
t e zien
in 2
gemeenschappelijke
regelingen, diew o r d e n voorgesteld. Twentebedrijf i.o. w o r d t e e n B e d r i j f s V o e r i n g s O r g a n i s a t i e e n R e g i o T w e n t e i.t.e e n O p e n b a a r L i c h a a m . K o r t o m 1 visie, 2 bedrijven e n2 regelingen.
v a n E c k ( T w e n t e b e d r i j f i.o.) r e s p e c t i e v e l i j k (Regio
Twente
bedrijfsplannen transformatie ontwikkeling
i.t.) is
voor (i.t.) (i.o.)
te
Regio
e n het
Trudy
komen
tot
Twente
in
Twentebedrijf
die o p gestructureerde
in en
n a v o l g b a r e wijze t o t stand zijn g e k o m e n zodat h e t gevolgde proces enerzijds recht doet aan d e w e n s e n en
behoeften
v a n de beoogde
deelnemende
g e m e e n t e n e nanderzijds duidelijk m a a k t w a a r o m b e p a a l d e keuzes zijn g e m a a k t
o p basis
waarvan
latere besluitvorming plaatsvindt. Bedrijfsplan indrie delen Het
proces
o m t o t bedrijfsplannen
te
bestaat u i t drie delen, d e inhoud v a n deze w o r d t hier nader toegelicht.
komen delen
strategische
bepalen in sterke mate h e t karakter bedrijven. Ook komen de
keuzes v a nd e leidende
organisatieprincipes i n d i t deel a a nd e orde o p grond w a a r v a n d e bedrijven v o r m krijgen. T o t slot zal i n d i t d e e l o p h e t h o o g s t e invulling w o r d e n
gegeven
aggregatieniveau
a a n h e t governance-
vraagstuk. D e twee t w e e d e d e l e n ( I I ) c o n c e n t r e r e n z i c h o p d e m a n i e r w a a r o p R e g i o T w e n t e i.t.e n r e s p e c t i e v e l i j k het
Twentebedrijf
i.o. w o r d e n
ingericht
en
a a n g e s t u u r d ; d i t is h e t m a n a g e m e n t - v r a a g s t u k . H i e r wordt
verbinding
vraagstuk
gelegd
omdat
het
m e t h e t governancebestuur
en
de
d i r e c t i e I m a n a g e m e n t v a n R e g i o T w e n t e i.t. e n h e t T w e n t e b e d r i j f i.o. elkaar aanvullen (verdeling v a n verantwoordelijkheid e n rollen). In dit deel k o m t o o k d e i n r i c h t i n g v a n R e g i o T w e n t e i.t. e n h e t T w e n t e b e d r i j f i.o. u i t v o e r i g a a n d e o r d e . H i e r v o o r zullen
alle aspecten
(zoals structuur,
systemen,
personeel, cultuur, etc.) e e n invulling krijgen. Met h e t gezamenlijke deel I en de twee a f z o n d e r l i j k e d e l e n II h e e f t d e K r i n g v a n T w e n t s e secretarissen
inmiddels
( 2 6 augustus 2 0 1 5 )
ingestemd. H e t d e r d e d e e l is n o g i n v o o r b e r e i d i n g derde
deel
v a n h e t proces
implementatietraject
Bedrijfsplannen in voorbereiding H e t s t r e v e n v a n d e k e r n - e n p r o c e s t e a m s o.l.v. A r i e Vos
d e verschillende
expliciet g e m a a k t e n bijeengebracht. Deze keuzes
(III). H e t
behandelt
het
e n de transformatie
en
transities v a n bestaand naar nieuw vanaf h e t m o m e n t dat besluitvorming heeft plaatsgevonden over d e transformatie v a n Regio T w e n t e e nd e oprichting van h e tTwentebedrijf. Concrete
acties
m e t d et e behalen resultaten w o r d e n in e e n tijdslijn gezet,
waar
mogelijk
worden
ook
al
verantwoordelijken/actiehouders benoemd. Dit
document
betreft
Twentebedrijf
in
ontwikkeling; het gezamenlijke deel I en het deel II.
van beleidsuitvoering
D e e l I > Hèt w a t e n w a a r o m
PIOFJACH)
samenwerking
Missie en visie (bedoeling)
(i.o.) zijn f a c i l i t e r e n d e Twentse
Twentebedrijf
organisaties m e t
rechtspersoonlijkheid
t e r ondersteuning gemeenten
samenwerkingsverbanden uitvoering van beleids- en
en de bij
de
ondersteunende
bedrijfsvoeringstaken. »
R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t
Twentebedrijf
(i.o.) l e v e r e n v r a a g - e n servicegericht e n zonder
winstoogmerk
capaciteit,
taakuitvoering,
producten inde volgende o
expertise, diensten
en
domeinen:
o
PIOFJACH,
o
Uitvoering grote
administratieve
R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t (i.o.)
dragen
Twentebedrijf
bij a a n kennisvergroting
Twentse
gemeenten
en
samenwerkingsverbanden
over
samenwerkingsvraagstukken. M e d e w e r k e r s van g e m e e n t e n zien
Regio
T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) als dé
organisaties
samenwerking; werken
voor
ambtelijke
organisaties
en werken
voor
o m voor t e de
Twentse
overheid.
Twentse gemeenten. Regio
Twente
signaleren,
(i.t.)
In e e n d y n a m i s c h e e n u i t d a g e n d e regio als T w e n t e staan gemeenten
voor stevige uitdagingen.
goed T w e n t s gebruik bieden w i j deze
Naar
altijd h e t
hoofd: soms alleen, maar even zo vaak samen. D i t h e t o o g o p e e n goede
en
betaalbare
dienstverlening aan burgers en bedrijven. De k o m e n d e jaren zien T w e n t s e g e m e e n t e n mogelijkheden
e n kansen
die h e t beste
in d e o v e r t u i g i n g d a t e e n k r a c h t i g e T w e n t s e
vele benut regio
bestaat u i tkrachtige T w e n t s e g e m e e n t e n d i e hun benutten
e n versterken door
gezamenlijk in t e zetten bedrijven van Twente. Twente
faciliteren,
(i.o.)
voeren
uit,
ontzorgen e n ontwikkelen in opdracht van e nin s a m e n w e r k i n g m e t d e 1 4T w e n t s e g e m e e n t e n e n h u n s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n . R e g i o T w e n t e (i.t.) en h e t Twentebedrijf (i.o.) doen dit als betrouwbare e n dienstbare dienstverlener van e n voor
gemeenten
en
haar
Identiteit en karakter R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn aan
innovatieve arrangementen, moderne
(i.t.)
voor
deze
de inwoners e n
e n h e t Twentebedrijf
(i.o.)
s t r e v e n e r n a a r bij t e d r a g e n a a n h e t v e r g r o t e n v a n de kracht van iedere gemeente door
herkenbaar
management-
en
die uitgaan
vande
organisatiebenaderingen,
behoeften van d e eindgebruikers.
Regio
Twente
(i.t.) en h e t Twentebedrijf (i.o.) zijn uitvoeringsorganisaties die d e eigenaren e n a n d e r e stakeholders o p een professionele e n kwalitatieve goede
wijze
ondersteunen
dienstverlening Twentse
en
gemeenten
aanvaardbare
m e t als doel
uitvoeringskracht te
de
van de
versterken
tegen
k o s t e n . R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t
Twentebedrijf (i.o.) zijn de (potentiële) landingsplaatsen voor intergemeentelijke Twentse op
het
gebied
beleidsuitvoering en respectievelijk
van de
bedrijfsvoering.
Een arrangementen voor uitvoering namens d e 1 4 Twentse
gemeenten,
maar
o o kwaarin
gemeenten modulair taken kunnen
Twentse
onderbrengen
v i a h e t p r i n c i p e v a n coalition of the willing. M e d e w e r k e r s w e r k e n voor de T w e n t s e overheid e n h e b b e n c o r p o r a t e g e v o e l . R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t
k u n n e n w o r d e n d o o r collegiale s a m e n w e r k i n g . D i t
kracht verder
e n h e t Twentebedrijf
initiëren,
samenwerkingen
Visie
Regio
h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) o o k v o o r b e s t a a n d e e n toekomstige samenwerkingsverbanden van d e1 4
nieuwe
Expertise-uitwisseling.
onder
met
is o p e e n w e t t e l i j k e
samenwerkingsverbanden.
processen,
»
gebaseerd
Beleidsuitvoering,
o »
wel
hebben
e i g e n d o m is. D i t z e l f d e d o e n R e g i o T w e n t e (i.t.) e n
R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t
de
(ook
zelf
v e r p l i c h t i n g o f w a a r s p r a k e is g e m e e n s c h a p p e l i j k
Missie
van
gemeenten
aangegeven deze t e wensen, dan wel w a a r v o o r d e
Hoofdstuk 1. Bedoelingen
»
e n bedrijfsvoering
waarvan
servicegericht
leveren van diensten e n producten o p het gebied
T w e n t e b e d r i j f (i.o.) b i e d e n m e d e w e r k e r s k a n s e n . Scope en domeinen De
14 Twentse
gemeenten
doen
al veel
in
samenwerking, een kwart van de a m b t e n a r e n werkt al i n e e n s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d . S a m e n w e r k i n g is g e e n doel o p zichzelf e n heeft alleen z i nals h e t aantoonbare meerwaarde heeft voor de eindgebruikers. Regio Twente (i.t.) en het T w e n t e b e d r i j f (i.o.)
zien kansen o m d e k o m e n d e
j a r e n actief te zijn o pde v o l g e n d e
domeinen:
Domeinen beleidsuitvoering
(Regio Twente i.t.)
R e g i o T w e n t e i.t. h o u d t zich i n o p d r a c h t v a n deelnemende
gemeenten
bezig
Administratie, Juridische Zaken, Facilitaire de
met
Zaken
(Inkoop, Facilities, DIV), C o m m u n i c a t i e , Huisvesting S Services. Het bundelen van de uitvoering van deze
beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling e n uitvoering.
taken
Er zijn b e s t a a n d e s a m e n w e r k i n g e n e n k a n s e n i n h e t
kostenbesparing, vermindering van
d o m e i n v a n d e beleidsuitvoering, zoals het
en verbetering van kwaliteit. Deze voordelen
van recreatieparken
beheer
e n d e geprofessionaliseerde
uitvoering, zoals bij d e publieke
gezondheidszorg
bij h e t Twentebedrijf
k a n zorgen
voor
kwetsbaarheid zijn
o v e r i g e n s niet v a n z e l f s p r e k e n d e n t r e d e n niet in alle gevallen op. Per onderwerp m o e t w o r d e n bekeken
en
o f d e z e v o o r d e l e n z i c h k u n n e n v o o r d o e n én o f h e t
j e u g d z o r g (OZJT). H e t gaat hierbij v o o r a l s n o g o m d e
o n t s t a a n v a n die v o o r d e l e n o o k realiseerbaar zijn.
volgende taken en werkzaamheden:
In s o m m i g e g e v a l l e n h e b b e n ( k l e i n e r e ) g e m e e n t e n
(GGD)
e n d e decentralisatie
Verplichte
AWBZ/WMO
samenwerking
-
o
Publieke gezondheidszorg
(GGD
Twente); o
Organisatie
zorg
e n jeugdhulp
samenwerking
-
aangestuurd
door
portefeuillehoudersoverleggen
(14
stijgen
o m deel
te
nemen
a a n e e n bepaalde
samenwerking. Het Twentebedrijf biedt kansen o p het gebied van
gemeenten):
grote administratieve processen. Deze worden t o t
»
het domeinen van bedrijfsvoering gerekend. H e t gaat o m t a k e n die betrekkelijk " w a a r d e v r i j " zijn e n
Sociaal-economische structuurversterking (programmasturing/uitvoering e n
in m i n o f m e e r
ondersteuning
worden
(Agenda
van
»
of
taken
opdrachten
die
in
goed
afgebakende opdrachten kunnen worden
vrijetijdseconomie,
V o o r b e e l d e n h i e r v a n zijn g e m e e n t e b e l a s t i n g e n e n
vervat.
basisregistraties B A G / W O Z en Topografie.
Recreatieve
»
gestandaardiseerde
vastgelegd
Twente/Innovatiesprong, arbeidsmarktbeleid) voorzieningen
(beheer/eigendom)
Domeinen
Belangenbehartiging
(onderscheidenlijk Regio Twente i.t.,
(o.a.
lobby/internationaal) Coalition o fthe willing -
aangestuurd
i.o.) Regio
expertise-
Twente
(i.t.)
S
capaciteitsuitwisseling Twentebedrijf
e n h e t Twentebedrijf
(i.o.)
door bestuurlijk overleg gevormd door
bieden ten slotte ook kansen in h e t domein
de coalition:
expertise-
o
Kennispunt
Twente
(onderzoek
o
meerdere
organisaties.
In beide
organisatie
Netwerkstad T w e n t e (coordinatie
de inhoud van d e t e organiseren van
Denk
(bestuurlijke)
en
b e l e i d s a d v i s e u r s ( v o o r b e e l d p o o l R e g i o T w e n t e i.t.),
overleggen
o p termijn
werkzaamheden
naar
d e idee
ondergebracht.
V o o r b e e l d e n hiervan z o u d e n k u n n e n zijn:
bijvoorbeeld
procesmanagers,
aan
de
expertisepool.
Faciliteren e n ondersteunen
worden
o
beide
behoefte
gespecialiseerde
expertise (voorbeeld
aan
juridische
p o o l T w e n t e b e d r i j f i.o.), d e
behoefte aan communicatieadvies o f h e t tijdelijk kunnen beschikken over extra projectmedewerkers.
Potentiële l a n d i n g s p l a a t s v o o r d e
V o o r individuele g e m e e n t e n k a n h e t te k o s t b a a r zijn
vergunningverlening
om
omgevingswet
permanent
dergelijke
professionals
op de
(RUD),
loonlijst t e h e b b e n staan; ook kan tijdelijke inhuur
Havenbedrijf Twente e n Groene
tot t e hoge kosten leiden. Het bundelen van deze
Metropool.
b e h o e f t e i nR e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f
Domeinen bedrijfsvoering (Twentebedrijf
i.o.)
( i . o . ) s t e l t g e m e e n t e n i n s t a a t én d e k o s t e n t e d e l e n én p e r m a n e n t t e b e s c h i k k e n o v e r d e b e n o d i g d e
Het Twentebedrijf biedt belangrijke kansen in h e t
capaciteit. Als w a r e het d e gezamenlijke
domein
schil.
v a n bedrijfsvoering:
instandhoudingsprocessen organisatie. Informatisering
van
Dit domein
ontwikkelagenda);
programma's (w.o. Twentedagen) daarnaast
betreft
S capaciteitsuitwisseling.
worden pools v a n expertises e n capaciteit georganiseerd. De scope van d e bedrijven bepaald
en statistiek) o
En
kwetsbaarheid verkleint, maar d e kosten
dan e v e n e e n s . Iedere g e m e e n t e m a a k t zelf d e afweging of de voordelen concreet en groot genoeg zijn
T w e n t e (OZJT); Vrijwillige
n u al zulke lage u i t v o e r i n g s k o s t e n d a t opschaling misschien wel m e e r professionaliteit oplevert o f de
aangestuurd door bestuurscommissies:
de
zogenaamde
h e t toch
onverhoopt
flexibele
t o t tijdelijke
ambtelijke
inhuur m o e t e n k o m e n dan kunnen Regio T w e n t e
Organisatie, Financiën S
(i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) h e t T w e n t e b e d r i j f
v a n iedere
Personeel S S Automatisering,
Mocht
met
een gebundelde vraag betere
voorwaarden
bedingen
bij
detacheringsbureaus.
samenwerking wordt informeel
georganiseerd
sub-regionale specialismen
Dit
soort
schaal.
en
Voor
niet
zelden
sommige
is d e schaal
op
vakmatige
van Twente
echter
o n m i s b a a r ; i n a l die g e v a l l e n is h e t
onderbrengen
daarvan
(i.t.)
bij h e t Regio
Twente
en het
T w e n t e b e d r i j f (i.o.), o n d e r s c h e i d e n l i j k , e e n
goede
optie. Eerste
zaken
die vanuit
e e n expertise-
en
capaciteitspool opgezet zouden kunnen w o r d e n : »
Proces-, p r o g r a m m a - e n projectmanagers en ondersteuners.
» »
Beleidsadviseurs. Webmaster,
redactie
en
online, Webcare,
technisch en inhoud. Intranet en extranet. Elektronische
bekendmaking.
CVDR
en
GVOP. »
Bepaalde
juridische
aangelegenheden:
bijvoorbeeld
arbeidsrecht,
organisatierecht, W e t tijdelijk huisverbod, privacy, W o b , W e t M a r k t e nOverheid e n andere
juridische
concern-brede
specialismen. »
Inkoop, rechtmatigheid accountancy
o p de inkoop e n
(Gezamenlijke
interne
accountantsdienst, klachtencie). »
Gemeente-mediation
en
arbeidsmediation. Basisregistraties
»
A p p l i c a t i e b e h e e r d e r s (bv. S q u i t )
»
Security officers
»
A d v o c a a t , civiel recht.
»
Fiscalisten, incasso, invordering.
»
Communicatieadviseurs social m e d i a t o o l ) .
(onderscheidenlijk Twentebedrijf
(o.a.
monitoring
i.o)
van
bestaande
Denk
hierbij
aan
overleg e n het Platform W e r k e n voor d e Twentse E n a a n h e t JZ overleg
binnen
SSNT
v e r b a n d , aan het regionale inkopersoverleg etc. Dit zijn succesvolle a f s t e m m i n g s o v e r l e g g e n d i e o n d e r v a n h e t Regio (i.o.)
(i.o.) in h e t
economische e n maatschappelijke verkeer. Denk o.a. a a n h e t a a n g a a n v a n v e r p l i c h t i n g e n e n in d i e n s t hebben
v a nmedewerkers.
Hiertoe
moet
vanuit
juridisch o o g p u n t de mogelijkheid bestaan. O m deel t e k u n n e n n e m e n a a n h e t e c o n o m i s c h v e r k e e r is rechtspersoonlijkheid nodig. De keuze voor d e een of
andere
regeling
waarin
rechtspersoonlijkheid mede
beïnvloed d o o r f i s c a l e ( B T W , V p B ) e n j u r i d i s c h e aspecten (aanbestedingsrecht, Markt S Overheid). T w e n t s e g e m e e n t e n zijn eigenaar e n opdrachtgever van Twentebedrijf en Regio T w e n t e De 14 T w e n t s e g e m e e n t e n zijn eigenaar v a n Regio T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.). R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) van,
voor
e n door
oprichtende opzichte
gemeente
partijen
e e n bijzondere
v a n Regio
zijn
e n dit geeft d e
Twente
(i.t.)
positie t e n en het
T w e n t e b e d r i j f (i.o.) . A a n d e e n ek a n t is i e d e r e g e m e e n t e als o p r i c h t e n d e partij m e d e - e i g e n a a r v a n h e t R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.). A a n d e a n d e r e k a n t is e v e n e e n s i e d e r e
gemeente
o p d r a c h t g e v e r e n o o ka f n e m e r van d e g e b o d e n
Twente
verder
(i.t.)
en meer
kunnen worden doorontwikkeld.
h e e f t v o o r R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.)
. Z o heeft
worden
Netwerkstad, d eTwentedagen, het regionaal P S O
vlag
die plaatsvinden
de mede-eigenaar zodat
belang bij onnodige
desintegratiekosten bij faillissement e n liquidatie
netwerken
afstemmingsoverleggen.
de
e n h e t Twentebedrijf
continuïteit v a n d e o r g a n i s a t i e
h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) o o k o n d e r s c h e i d e n l i j k e e n bijdrage l e v e r e n d i e ziet o p h e t h e r b e r g e n |
Twentebedrijf
(i.t.)
activiteiten
heeft voor de soms tegengestelde belangen die m e n dient n a t e streven e n d e gevolgen d i e d a t
Bij d e z e d r i e d o m e i n e n z u l l e n R e g i o T w e n t e (i.t.) e n
overheid.
Twente
Deze rollen kunnen prima samengaan mits m e n oog
Regio Twente i.t.,
coördineren
Regio
ontplooien
dienstverlening.
»
Faciliteren van bestaande
Rechtspersoonlijkheid
w o r d t g e r e g e l d (op basis v a n d e W g r ) , w o r d t
onderhouden van webpagina's. »
Hoofdstuk 2. Strategische keuzes
n u n o gvaak onderling e n
enhet integraal
vermeden.
De
opdrachtgever/afnemer
heeft echter belang bij d e beste dienstverlening, t e g e n d e laagste prijs e n v a n d e beste k w a l i t e i t , o o k e n zelfs als dit b e t e k e n t d a t de l e v e r a n c i e r o n d e r de kostprijs m o e t w e r k e n . V a n g e m e e n t e n vraagt dit een uitgebalanceerde afweging van beide belangen. Het
is
zaak
het
opdrachtgeversbelang
eigenaarsbelang, en
contramal goed t e regelen.
de
het
gemeentelijke
Geen overdracht van d einhoudelijke sturing
b e l e i d s v o o r b e r e i d i n g - e n b e l e i d s u i t v o e r i n g is h e t
R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn als
O p e n b a a r Lichaam (OL; geleed bestuur). Deze t w e e
organisaties een gezamenlijk verlengstuk van d e 1 4
r e g e l i n g e n b e s t a a n n a a s t e l k a a r . R e g i o T w e n t e (i.t.)
gemeentelijke organisaties, waarvoor d e T w e n t s e
- O p e n b a a r L i c h a a m - e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.)
gemeentesecretarissen,
v a nde
BedrijfsvoeringsOrganisatie-
e nh e t
e e n gelijke visie, organisatiefilosofie e n principes
bedrijfsvoering
q u a aansturing
v a n Regio
Twente
T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zelf e n h a a r zich
verantwoordelijk
(i.t.)
dienstverlening,
weten.
De
inhoudelijke
aangestuurd. besluitvorming
Begroting, kennen
worden
-
w e l vanuit
verantwoording en echter afzonderlijke
a a n s t u r i n g w a a r h e t g a a t o m d e b e l e i d s u i t v o e r i n g is
procedures. Door bedrijfsvoering o p t e n e m e n in
belegd
e e n aparte, lichte e n e e n v o u d i g e regeling w o r d t d e
bij
bestuurscommissies,
portefeuillehoudersoverleggen
of
wordt
bij
bestuurlijke drukte verminderd.
bestuursopdracht georganiseerd. Fasering in g r o e i m o d e l Na bestuurlijke besluitvorming dienen Regio
Governance en management De leiding v a n Regio T w e n t e
(i.t.)
en het
T w e n t e b e d r i j f (i.o.) ligt in h a n d e n v a n e e n d i r e c t e u r ; door
hem|haar
Omdat
worden
d e organisaties
h e t Twentebedrijf
gemeenten
opdracht aan
van
Regio Twente i.t.
bepaalde
In h e t d o m e i n b e l e i d s t a k e n w o r d t al o p o n d e r d e l e n s a m e n g e w e r k t i n d e h u i d i g e R e g i o T w e n t e . H e t ligt v o o r d e h a n d deze o n d e r d e l e n , G G D , OZJT,
de
geeft
operationeel t e worden.
geleid.
bedrijfsvoeringstaken d i e anders door d e eigen g e m e e n t e l i j k e organisaties z o u d e n zijn u i t g e v o e r d hebben
uitvoering
in
T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.)
(als
Kennispunt, Netwerkstad, Recreatieve voorziening
eindverantwoordelijke binnen d eeigen gemeente)
gemeentesecretarissen
en Economie in d e loop van 2016 in d e nieuwe
een r o le n positie w a a r het d e aansturing van d e
setting t e brengen.
l e i d i n g v a n h e t T w e n t e b e d r i j f i.o. b e t r e f t . Bij R e g i o
andere
T w e n t e i.t. w o r d t e e n v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v o o r d e
ontwikkeling van d e expertise- S capaciteitspool
b e d r i j f s v o e r i n g b e l e g d bij e e n s e c r e t a r i s s e n b e r a a d . Deze rollen e n posities worden in e e n
w o r d e n v e r k e n d en gefaseerd i nde tijd ontwikkeld.
directiestatuut / statuut secretarissenberaad n o g
Twentebedrijf
nader ingevuld.
H e t i s irreëel o m t e v e r o n d e r s t e l l e n d a t a l l e s i n
D e landing v a n nieuwe e n
bestaande
samenwerkingen
en
de
i.o.
g e r e e d h e i d kan w o r d e n g e b r a c h t per 1j a n u a r i 2 0 1 6 zodat het Twentebedrijf dan "turn-key" opgeleverd
Coalition of the willing C o a l i t i o n o f t h e w i l l i n g is u i t g a n g s p u n t . G e m e e n t e n , de eigenaren, gaan zelf over h e t a f n e m e n v a n diensten en producten. De meerwaarde ( s t r a t e g i s c h e m o t i e v e n , 4 K's) v a n s a m e n w e r k e n is bepalend
voor
het
aangaan
van
dienstverleningsovereenkomsten e n geen doel o p zich.
Dit
levert
een
mozaïek
samenwerkingsarrangementen dienstverlening wordt samenwerkingsverband
per zoveel
aan
op.
De
gemeente mogelijk
en via
toegespitste DVO's geregeld.
w o r d t w a a r n a per die d a t u m het volledige s p e c t r u m aan dienstverlening w o r d t geleverd. In d e praktijk zal e e n g e l e i d e l i j k e o p s t a r t e e r d e r v o o r d e h a n d liggen waarbij gefaseerd w o r d t doorgegroeid naar de
gewenste
omvang
van
de
beoogde
dienstverlening(sorganisatie). Vooralsnog
worden
er t w e e fasen onderscheiden. Fase 1 betreft h e t Twentebedrijf-bedrijfsvoering vanaf 2016 en fase 2 het Twentebedrijf-bedrijfsvoering
inlatere jaren.
V o o r d eeerste fase w o r d t verkend o fen zo ja, hoe en
wanneer
bestaande
initiatieven
en
s a m e n w e r k i n g e n geïntegreerd k u n n e n w o r d e n i n 1 visie, 2 bedrijven, 2 regelingen Bedrijfsvoering bij de samenwerkingsverbanden verantwoordelijkheid Samenwerking
het Twentebedrijf-bedrijfsvoering. gemeenten is
van
en een
heeft
in e e n eerste
benadering
D e verkenning de
volgende
accenten opgeleverd:
secretarissen.
o p het gebied van
bedrijfsvoering
-
Ondersteunende
bedrijfsvoeringstaken
v i a h e t T w e n t e b e d r i j f is f e i t e l i j k e e n v e r l e n g s t u k v a n
(inclusief
de eigen bedrijfsvoering.
D eW g r voorziet in een
(Werken voor d e Twentse Overheid) e n
c o n s t r u c t i e die p a s s e n d is b i j d e s a m e n w e r k i n g o p
salarisadministraties Netwerksteden, GBT
het gebied v a nbedrijfsvoering,
en V R T m e t bijbehorende (60) FTE u i t d e
de zogenoemde
BedrijfsVoeringsOrganisatie ( B V O ; ongeleed b e s t u u r ) . D e r e g e l i n g i n d e W g r d i e p a s s e n d is v o o r samenwerking
op
het
gebied
van
huidige
Platform
Regio
Twentse
Twente
geïntegreerd i n h e t T w e n t e b e d r i j f .
Kracht
worden
-
-
(Bestaande) samenwerkingsinitiatieven o p
m e d e w e r k e r s in d i e n s t t e k u n n e n h e b b e n e n d e e l t e
het
n e m e n a a n h e t e c o n o m i s c h v e r k e e r . R o b u u s t h e i d is
gebied
v a n PIOFJACH
taken
en
o n d e r s t e u n e n d e processen w o r d e n ind e
n o d i g v o o r d e continuïteit e n h e t o r g a n i s e r e n e n
e e r s t e f a s e ( p e r j a n u a r i 2 0 1 6 ) geïntegreerd
b e h e r e n v a n basale faciliteiten (o.a.
in h e t T w e n t e b e d r i j f .
informatievoorziening)
Succesvolle o n d e r d e l e n van SSNT zoals d e
afstemming.
en
gezamenlijke
coördinatie
en
basisregistraties BGT, BAG / W O Z e n d e T w e n t e C l o u d w o r d e n in de e e r s t e fase (per januari
2 0 1 6 ) geïntegreerd
in h e t
Twentebedrijf. -
-
Ambtelijke
uitleencapaciteit|expertisepool
Naast een solide kern (backbone en infrastructuur) nodig voor de robuustheid h e b b e n d e organisaties, afhankelijk van d e aard van d e activiteit e n h e t aantal deelnemers, o o k andere kenmerken v a n
w o r d t in d e eerste fase (per januari 2016)
organiseren,
zoals
geïntegreerd i n h e t T w e n t e b e d r i j f ; h e t
organiseren,
geconcentreerd
Twentebedrijf heeft een makelaarsfunctie.
werken.
Uitvraag
deelnemers
naar
netwerk-
gedistribueerd
inbreng
PIOFJACH-taken / o p d r a c h t e n o.a. (ABEL¬
Ondersteuning
Twentse samenwerking en de Twentse samenwerkingen kan op verschillende manieren e n
onderdelen/aspecten Zaken,
Financiën,
van
Facilitair,
v a nde Twentse
gemeenten, de
C o m m u n i c a t i e , Inkoop, P S O , DIV, ICT e n
in v e r s c h i l l e n d e
Basisregistraties).
taakuitvoering publieke gezondheid e n jeugdzorg (GGD,OZJT),
De verkenning
betreft
in d e volgende
jaren
o.a.
die l e i d e n d zijn bij d e o p z e t v a n R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.), d e z e principes g e v e n richting aan het organisatie-ontwerpproces en dus de gemaakte keuzes. M o d e r n e benadering organisatie R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn organisaties
rechtspersoonlijkheid, een bron van
m e t competenties
en capaciteit, t e rondersteuning van d e T w e n t s e de Twentse
samenwerkingen
samenwerking
en de
bij d e uitvoering v a n
beleids- e n bedrijfsvoeringstaken.
H e t zijn
geen
organisatie w a a r beleid w o r d t gemaakt, dat gebeurt a l l e e n i no p d r a c h t o fd o e n de g e m e e n t e n zelf. R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn robuuste organisaties, die naast een solide kern ook, afhankelijk van d e aard van d e activiteit, verschillende (net-centrische en
gedistribueerde)
v o r m e n a a n n e m e n . R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) w o r d e n g e f a s e e r d o n t w i k k e l d , zijn flexibel (groei e n k r i m p ) e n v o e r e n uit. Robuuste organisatie R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn organisaties,
arbeidsmarkt,
de Twentse
Overheid,
voor
Werken
SSNT via e e n via
R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn
In dit h o o f d s t u k k o m e n d eprincipes a a n d e o r d e
gemeenten,
ondersteuning interne
wettelijke
programmabureau e nvoor salarisadministratie concrete diensten en producten.
Hoofdstuk 3. Leidende Organisatieprincipes
faciliterende
vormen. Bijvoorbeeld:
opleidingen e n trainingen via het p l a t f o r m voor
gemeentebelastingen.
robuuste
en
en
gemeenten: Juridische
Twentse
programma-
die
rechtspersoonlijkheid
b e z i t t e n o p basis v a n d e W g r .
D i t is n o d i g o m
onderscheidend; Twentebedrijf
Regio (i.o.)zijn
Twente dé
(i.t.)
en het
organisaties
waar
gemeenten goed terecht kunnen met hun vraag o m expertise, bundelen o f (tijdelijke) capaciteit o p het gebied v a n beleidsvoorbereiding e n uitvoering r e s p e c t i e v e l i j k b e d r i j f s v o e r i n g . R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zullen deze r e p u t a t i e niet meteen hebben e n zaldaaraan
moeten
werken.
R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) g a a n uit v a n het principe: g o e d v o o r b e e l d , d o e t
volgen.
Of starten m e t kansrijke initiatieven e n successen delen. G r o t e flexibiliteit R e g i o T w e n t e (i.t.)
e n h e t Twentebedrijf
(i.o.)
dienen gezien d escope en deelname (ook coalition of t h e willing)
in e e nveelheid
a a n (mogelijke)
s a m e n w e r k i n g s b e h o e f t e n t e k u n n e n voorzien. Als n a t u u r l i j k e p a r t n e r v o o r één o f m e e r
gemeenten
m o e t e n R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) p a s s e n d e
antwoord
hebben o p elke
vraag.
Daar hoort o o k een hoge m a t e van flexibiliteit bij o m t e kunnen m e e b e w e g e n e n inspelen o p d e veranderende
context
of
een
wijzigende
samenwerkingsbehoefte. Verschillende
dienstverleningsconcepten
De ondersteuning kan o p verschillende Regio
Twente
(i.t.)
manieren.
e n h e t Twentebedrijf
(i.o.)
hanteren
vanwege
verschillende
behoeften v a n
eindgebruikers
verschillende
dienstverleningsconcepten dienstverleningsconcept kenmerken
gehanteerd. heeft
eigen
(kostprijssystematiek)
Elk
specifieke
en
juridische
Dienstverlening en s a m e n w e r k i n g a a n / v a n 14, m a a r o o k 1 tot 13 (coalition of t h e willing) Regio
Twente
(i.t.)
e n h e t Twentebedrijf
(i.o.)
k u n n e n w e r k e n v o o r alle 1 4T w e n t s e g e m e e n t e n , maar
o o kvoor
e e nbeperkter
aantal
v a n deze
grondslagen (WGR, aanbestedingsrecht) o f andere
o v e r h e d e n . T w e n t e b e d r i j f (i.o.) levert o o k d i e n s t e n
v e r p l i c h t i n g e n ( f i s c a l i t e i t / B T W ) . Variërend v a n :
aan Twentebedrijf - beleidsuitvoering e n andere samenwerkingsverbanden.
-
beleidsvoorbereiding-
en
uitvoering
primaire taken, -
externe
Alleen betalen voor hetgeen wordt afgenomen, dienstverlening
aan
s a m e n w e r k i n g e n ( w . o . R e g i o T w e n t e i.t., VRT) e n gemeenten
(salarisadministratie
Netwerksteden), -
interne
dienstverlening
(onderdelen
tegen
niet alleen in geld hoeven t e w o r d e n
uitgedrukt
s p r e e k t v o o r zich. D e s a l n i e t t e m i n is h e t h a n t e r e n
gecoördineerd
gedistribueerd
van
e e n transparant
kosten-verdeelmodel
dat
Twentse Overheid) en uitleen/ detachering
toeziet o p e e n rechtvaardige verdeling v a n d e kosten van groot belang voor het draagvlak e n d e
vanuit capaciteits- e n expertise
acceptatie v a nd e samenwerking. H e t v o o r k o m t
samenwerken (Platform Werken voor d e
platforms
van
pool e n
deskundigen
beleidsadviseurs, -
belang dat het verkregen voordeel opweegt
de t em a k e n kosten. Dat het voordeel en d e kosten
Twentebedrijf), -
tenzij... In e e n s a m e n w e r k i n g is h e t v o o r d e e l n e m e r s v a n
(zoals
communicatie
en
z o g e n a a m d e free-riders
gedrag e n m a a k t v o o r e e n
ieder t r a n s p a r a n t w e l k e bijdrage m e n zelf levert in
juridische zaken),
financiële z i n a a n d e s a m e n w e r k i n g
beschikbaar stellen v a n programma- e n
andere
procesmanagement
inbrengen. Daarnaast stelt kosten-verdeelmodel deelnemers
(bijvoorbeeld
Netwerkstad, p r o g r a m m a b u r e a u SSNT).
én w a t d e
samenwerkingspartners
eveneens een goed in staat e e n
g o e d e financiële a f w e g i n g t e m a k e n v o o r h e t a l d a n Dienstverlening via beleidsuitvoering primaire
niet d e e l n e m e n aan een samenwerking. D e Kring
taken
van T w e n t s e secretarissen
heeft
in dit verband
R e g i o T w e n t e (i.t.) v o e r t b i j v o o r b e e l d d e w e t t e l i j k e
a a n g e g e v e n d a t h e t f i n a n c i e r i n g s m o d e l geënt m o e t
taken
zijn o p h e t principe dat alleen betaald w o r d t
aangaande
publieke
gezondheidszorg
en
hetgeen
j e u g d z o r g i no p d r a c h t v a n d e 14 g e m e e n t e n uit. Levering
v a n diensten
op
basis
vaneen
dienstverleningshandvest e n Producten/Diensten¬ Catalogus Het formele kader van een
dienstverleningsconcept
bestaat naar de idee uit: »
dienstverleningshandvest
»
takenregister
»
'menukaart' diensten
»
voor voor
de alle
o o k zelf
dienstverlening
v a Regio
alleen, behoudens door
één
aangevraagd.
afnemende
T e n tweede
producten
voor
h e t basispakket
extra wil afnemen.
De
ervaring
die
niet
menukaart eenvoudig aan t epassen naar gelang d e en
worden
dienstverleningsovereenkomsten per geval e n p e r
of
principe
is
gemeenten
o o k collectieve zeer
lastig
bekostigd
op
kunnen
w o r d e n . Denk hierbij aan bijvoorbeeld d e publieke gezondheidzorg, "regulering"van de interne arbeidsmarkt of h e t faciliteren van de (inkoopcoördinatie
programmacoördinatie
gemeente gesloten.
gemeenten
betalen
leert d a t e r echter zijn
samenwerking
Daarbij zijn d e eerste t w e e d o c u m e n t e n g e n e r i e k v o o r a l l e e i g e n a r e n e n m e e r j a r i g v a n k a r a k t e r , is d e eigenaren
enhet
en
gemeenten
extra t a k e n (additioneel o fpluspakket) die
de
(i.t.)
hierbij nooit m e e r dan ze zelf aan dienstverlening hebben besteld: u vraagt, wij draaien, u betaalt.
dienstverleningsovereenkomsten
van
Twente
wettelijke taken, datgene d a t
of meer
bovengenoemde
behoeften
voor
Hiermee
T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn v r a a g g e s t u u r d e n b e h e l s e n
(basispakket)
bovenop
aangevraagd.
w o r d t in t w e e belangrijke zaken voorzien. T e n eerste blijven g e m e e n t e n "zelf aan het stuur": d e
belangen
een gemeente
wordt
SSNT).
en
H e t is i n
deze
g e v a l l e n e e n v o u d i g e r én r e c h t v a a r d i g e r d e k o s t e n anders t e verdelen o m d a t e r een collectief belang a a n d e o r d e i s e n n i e t h e t b e l a n g v a n s l e c h t s één gemeente.
H e t verdelen
v a n de kosten
is d a n
gestoeld o p het solidariteitsprincipe w a a r v o o r ook weer verschillende mogelijkheden bestaan: pondspondsgewijze i n w o n e r a a n t a l , etc.
verdeling,
op
basis
van
Welk
verdeelmodel
e r o o kwordt
gekozen, d e
ervaring leert eveneens d a th e tm a k e n van goede
efficiënter w e r k e n , s t a n d a a r d i s e r e n e n k o e s t e r e n van je personeel.
afspraken "aan d e voorkant" helpt o m verschillen van inzicht over d e rekening " a a n d e achterkant" t e voorkomen. leverancier
Zowel
bij d ea f n e m e r
m a g hierover
geen
als bij
d e
Ma.ar M-3 a f w e r k k Ľi-ŕjc.'i: oy prímpir įH-u-.r.: Gorfcnr-OJQ ^r-Moc'. ii.nü: .u.7: \ļ.i :;.r.-.f/JiţfflHï: .-.miniems: li !.:-; I. k k-.'iil:^:ichļiiiŗLļ), .'iil:H^:irhļiiiŗLļ), kwjklitOt, kwjklitOt, fittijhíŕd fittijhíŕd
onduidelijkheid
bestaan. O p e r a t i o n a l e x c e l l e n c e : d i e n s t i n één k e e r g o e d , t e g e n laagste kosten e no p tijd R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f moeten
zich
als dienstverlenende
Cm-ŕc-ŕrJ 9p dHrŕiMrfŕrtŗ: ^gSJJ flfficwncY, k M t o n . «Dnltnuitoil, ^ A V J
(i.o.)
d e laagst
mogelijke
kosten
e n d e best
mogelijke kwaliteit. Doorgaans vereist diteen focus van
e e n organisatie
o p standaardisatie
van t e
leveren producten e n diensten ( e n d u s d e b e n o d i g d e w e r k p r o c e s s e n ) . T e g e l i j k e r t i j d lijkt e r ook
behoefte
specifieke
t ebestaan
diensten
a a n h e t leveren v a n
e n producten
aan een
m e e r d e r e g e m e e n t e n , i nd a tgeval m o e t e n
o f
Regio
T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) m a a t w e r k l e v e r e n . D i t v e r e i s t v a n R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) flexibiliteit o m t e k u n n e n o m g a a n m e t e e n veranderende o f specifieke klantvraag. Tot
slot
m a g v a n Regio
Twentebedrijf
(i.o.)
Twente
worden
(i.t.)
verwacht
e n
het
dat
het
vernieuwend e ninnoverend opereert zodat nieuwe producten
e n diensten
worden
aangeboden als
hiervoor mogelijkheden e n wenselijkheden b e s t a a n . R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) d o e n d i ts t e e d s i n o p d r a c h t v a n d e e i g e n a r e n en opdrachtgevers. Hoe meer belang e raan d e kosten wordt gehecht, hoe groter d e noodzaak w o r d t o m verspilling i n bedrijfsprocessen tegen t e gaan. Ervaring leert (en overigens o o k wetenschappelijk studie) d a t standaardisatie
organisaties
helpt
d e
bedrijfsprocessen zodanig t e beheersen d a t deze beter
gestuurd
kunnen
worden
waardoor
verspilling w o r d t b e p e r k t o fzelfs v o o r k o m e n . Overigens doet h e tvoordeel v a n standaardisatie v a n p r o c e s s e n zich b r e d e r g e l d e n : d i tdraagt o o k bij aan
h e t beperken
v a n
kwetsbaarheid
(voorspelbaarheid van processen), d ekwaliteit t e verhogen
(uniformiteit
levert
minder
kans o p
fouten en verbeterde interne controle) en verhoogt de
efficiëntie
(opbouwen
v a n specialismen i n
gestandaardiseerd proces). H i e r i n k a n Operational door
Excellence ( z o a l s L e a n o f S i x
e e n continu
unlfarmH*tť standi ardíxaini (řcgcltjkneid
ļ-
'--ĩ
duurzaam
T o e g e v o e g d e w a a r d e o p basis v a n 4 K's ( k o s t e n verlagen,
kwaliteit
beperken
e n kansen
harmonisatie
verhogen,
kwetsbaarheid
vergroten).
H e t gaat o m
e n standaardisatie
v a n processen
d o o r R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) . Je k u n t d a n o o k m a k k e l i j k e r p e r s o n e e l u i t w i s s e l e n . De g e m e e n t e levert invloed i n e n krijgt d a a r v o o r 4 K's terug. Uniformering/standaardisatie v a n p r o c e s s e n is w e l e e n v o o r w a a r d e v o o r succes o p 4 K's . A a n d e a n d e r e k a n t is e r o o k r u i m t e
proces
v a n steeds
voor
variatie gezien d egewenste lokale kleuren. Netwerkorganiseren In a l g e m e n e z i n k a n e e n n e t w e r k o r g a n i s a t i e i n diverse samenwerkingsverbanden participeren e n daarin verschillende
posities i n n e m e n .
Hieronder
w o r d e n e r vier geschetst. Deze posities h e b b e n t e maken anderen
m e td e netwerkidentiteit wordt
ervaren.
zoals d i e d o o r
D e vier
mogelijke
n e t w e r k i d e n t i t e i t e n zijn: Merkhouder: E e nm e r k h o u d e r is gericht o p h e t neerzetten e nversterken van een merk. Een m e r k vindt zijn kracht i n d ewijze w a a r o p h e t a a n d e waarde
v a n afnemers
beantwoordt.
wordt sterker naarmate het inhet
Het merk
afnemersgedrag
e e n p r o m i n e n t e plaats i n n e e m t , als d a a r rijkere e n g e w a a r d e e r d e associaties a a n v e r b o n d e n zijn. Ketenregisseur:
Partners
in ketensamenwerking
hebben veelal e e nketenregisseur
nodig.
In het
prille begin v a n d es a m e n w e r k i n g gaat het vaak o m het
stroomlijnen
vergevorderde
v a nprimaire
processen. B i j
ketensamenwerking
neemt d e
ketenregisseur controletaken en/of ICT-taken over namens de ketenpartners. Kennisleverancier:
Netwerkorganisaties
e n
h u n
m e d e w e r k e r s beschikken over veel praktische e n bruikbare kennis. Deze kennis wordt
a a n elkaar
beschikbaar gesteld. Netwerkorganisaties
Sigma) e e n significante bijdrage leveren. Dit w o r d t bereikt
Gericht ap wrnt&inving l a v yņņrŲįĮUrorBnd i nri D-
organisaties
toeleggen o phet adequaat faciliteren van klanten, tegen
B B V 1
kunnen
k e n n i s p a r t n e r zijn, enerzijds d o o r zelf t e i n v e s t e r e n in n i e u w e k e n n i s e n a n d e r z i j d s kennis t e verspreiden.
door
bestaande
Human
Capital
levert
Pool:
capaciteit,
professionalisering, management.
Deze
zorgt
voor
netwerkorganisatie
g e m e e n t e n wordt zoveel mogelijk gebruikt,
werving,
selectie,
waar
interim-
gezamenlijke
outplacement
V a n tevoren
en
dat doelmatig
is e n g u n s t i g
huisvestingskosten.
de
e e n flink
worden
m e t de
deel
prestaties
gedeconcentreerde huisvesting sowieso onmisbaar
als
vooral
capaciteitsorganisatie.
Regio
Twente
(i.t.)
herbergen
e n h e t Twentebedrijf vier
(i.o.)
bovenstaande
n e t w e r k i d e n t i t e i t e n . Z o w i l l e n R e g i o T w e n t e (i.t.) e n het
Twentebedrijf
organisaties Twente,
(i.o.)
voor
willen
zich
ambtelijk
profileren
a l s dé
samenwerking
zij (bestaande)
in
samenwerking
stroomlijnen, kennis e n expertisedeling én c a p a c i t e i t l e v e r e n .
faciliteren
kennen
zowel
vormen
(i.o.)
v a n geconcentreerd als
is
lokale kennis e n
aanspreekbaarheid.
Convergentie V o o r d e l e n (schaal, efficiency) van en
netwerkorganiseren)
(gedistribueerd
samenwerken
worden
mede verkregen door h e t harmoniseren v a n processen e n systemen. Een gezamenlijke interne arbeidsmarkt,
harmonisatie
arbeidsvoorwaarden,
het
werkprocessen,
Geconcentreerd en gedistribueerd werken R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f
samenwerkingstaken
voor d e lokale beschikbaarheid, lokale
alle
de
Voor
opdrachtgever afspraken gemaakt over
en kostprijzen. D e organisatie functioneert
van
overal
voor
van
harmoniseren
harmonisatie
applicatielandschap
en
informatievoorziening
zijn
van
van
een
het
gezamenlijke
d a n o o k belangrijke
voorwaarden. Convergentie
is e e n o p d r a c h t a a n
R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.).
g e d i s t r i b u e e r d w e r k e n . Dit is m e d e a f h a n k e l i j k v a n de aard van h e twerk. Z o lenen
administratieve
p r o c e s s e n zich m e e r v o o r c o n c e n t r a t i e e n
bundelen
(massa = kassa). K e n n i s w e r k kan o o k gemakkelijk g e d i s t r i b u e e r d . S t e e d s m e e r r e g u l i e r w e r k is i n f e i t e al
e e n samenwerking.
D e grenzen
organisatie alsreguleringsmechanisme minder bruikbaar. Van teams van
van zijn
een
steeds
samenwerkende
professionals w o r d t v e r w a c h t dat z ezelf h u n w e r k organiseren. Dit soort s a m e n w e r k i n g h o u d t vaak i n dat m e n s e n a f k o m s t i g uit verschillende
organisaties
en verspreid over een groot aantal locaties intensief samenwerken aan complexe taken. Gedistribueerde daarom
informatietechnologieën o m
zulke
professionele netwerken t e ondersteunen.
Delen
van
steeds
middelen
materialen),
vaker (mensen,
shared
gebruikt
worden
geld,
informatie
en
coordinated
activities
en
interoperability liggen a a n d e basis v a n besparingspotentieel door samenwerken.
het
Gedistribueerde samenwerking vereist het centraal managen
van de
coördinatie
en
aangepast
W e r k e n voor de T w e n t s e overheid M e d e w e r k e r s " w e r k e n voor de T w e n t s e overheid". R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) z a l o o k m e d e w e r k e r s in dienst hebben. Hierbij achten R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) d e principes v a ngoed werkgeverschap
van
belang.
W o r d e n kansen g e b o d e n (opleiding, afwisseling e n ontwikkeling).
D e zeggenschap (OR) w o r d t
geregeld. Een belangrijke
positieve factor
kan een Twentse arbeidsvoorwaardenregeling Om
e e ncultuur
samenwerking
v a n brede
Twentse
t e stimuleren
goed daarin zijn.
ambtelijke
is h e t g e z a m e n l i j k
volgen van opleidingen een m o o i instrument. Nu al blijkt dat d o o r d a t m e n s e n elkaar leren k e n n e n via de
Twentse
school,
intergemeentelijke
er
waardevolle
collegiale
uitwisseling
plaatsvindt. Ind e gemeentehuizen w o r d e n ruimtes ingericht voor Regio Twente (i.t.) en het Twentebedrijf
(i.o.),
zodat
naast
e e n corporate
feeling verbindingen gaan ontstaan.
leiderschap o m de nadelen van een gedistribueerde setting te m i n i m a l i s e r e n . Belangrijke e l e m e n t e n zijn i n i e d e r g e v a l d e j u r i d i s c h e v o r m , d e financiële afspraken, verhoudingen, communicatiestructuren en m e e r informele aspecten (leiderschap, Het
"managen"
v a n d e coördinatie
netwerkorganisatie
gaat
beheersmechanismen coördinatie partners,
en
van
een
combinaties v a n
die gericht
bewaking
h u n taken
over
cultuur).
zijn
op de
v a n bijdragen v a n
e n d e verdeling
v a nd e
Informatievoorziening zonder belemmeringen R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) w i l l e n voor d eT w e n t s e g e m e e n t e n w e r k e n . Het k o m t n u nog vaak
voor
verschillende
dat gemeenten ICT
e e n v a n elkaar
infrastructuur
H a r m o n i s a t i e v a n ICT e n I S A e n e e n informatievoorziening
(pilot
hebben. gezamenlijke
TwenteCloud)
zijn
belangrijke succesfactoren voor d e samenwerking. H e t h e b b e n v a n e e n g e z a m e n l i j k e g l a s v e z e l r i n g is
opbrengsten van de gezamenlijke activiteiten. R e g i o T w e n t e (i.t.) e n h e t T w e n t e b e d r i j f (i.o.) zijn
e e n g o e d e basis. D e a r c h i t e c t u u r p r i n c i p e s e n h e t
ook geen 'gebouw m e t een vlag erop', de bestaande
S S N T - v e r b a n d , v o r m e n h i e r v o o r de v e r d e r e basis.
huisvesting van huidige Regio T w e n t e en van d e 1 4
informatiebeveiligingsbeleid,
zoals
vastgesteld
in
D e e l II > Hèt h o e Hoofdstuk 4. Benaderingswijze I leeswijzer H e t i n r i c h t i n g s p l a n ( h e t h o e ) is e e n v e r t a l i n g v a n d e
Tabel
Takenregister Twentebedrijf
Werkveld Personeel S Organisatie
voor
organisatieontwikkeling
h e t Twentebedrijf. E e n
» ondersteuning werving e n
concept voor d e beoogde samenwerking o p h e t gebied
v a n bedrijfsvoering.
selectieprocedures » advisering en uitvoering
Het Twentebedrijf
rechtspositieregelingen
v o o r z i e t i n e e n g r o e i m o d e l . H e t i n r i c h t i n g s p l a n is
ambtenaren e n bestuurders
dan o o k geen b l a u w d r u k v o o r over 5 - 10 jaar. E r moet een voldoende
» advisering van personeelsbeleid e n
a m b i t i e s , d e k e u z e s e n d e p r i n c i p e s in d e e l I n a a r e e n organisatieconcept
Taak
» uitvoering salarisadministratie
basis w o r d e n gelegd o mt e
» personeelsconsulenten:
s t a r t e n . H e t T w e n t e b e d r i j f is, v a n w e g e d e e i s e n , e e n
ondersteuning management e n
bijzonder
bestuur
concept.
E e nhybride
organisatie m e t
» werkgeversrol
klassieke e n innovatieve e l e m e n t e n . O p grond van de
keuzes
e n principes,
waaronder
groeimodel,
coalition o f the willing e n service o n d e m a n d , e n
» arbeidsmediation Informatisering S
» advisering m.b.t. ICT beleid
Automatisering
o m d a t voor d e "vulling" van het Twentebedrijf nog
» beheer ICT infrastructuur
slechts indicaties zijn a f g e g e v e n w o r d t e e n casco en
» gebruikersondersteuning
p l u g - in b e n a d e r i n g g e k o z e n .
Financiën S c o n t r o l
» verzorgen
boekhouding
algemeen e n
Eerst een beeld van het speelveld:
bedrijfsvoering
exploitatiebegroting gemeente » inkomend en
H e t T w e n t e b e d r i j f kan i nde basis t a k e n u i t v o e r e n o p het vlak van d ebedrijfsvoering. Bedrijfsvoering kent
» innen van vorderingen
vele definities. In deze context w o r d e n ineen eerste benadering d e werkvelden
uitgaand
betalingsverkeer gemeente
» o n d e r s t e u n e n bij o p s t e l l e n
e n taken bedoeld als
begroting, rapportages e n
weergegeven intabel II.1.
jaarverslag » houden van interne audits
Deze taken kunnen w o r d e n uitgevoerd voor de 1 4
» adviseren en ondersteunen o p
gemeenten en haar samenwerkingsverbanden.
specifiek financieel terrein van
Keuzes w o r d e n hierbij g e m a a k t op taakniveau. Het t a k e n r e g i s t e r is d u s g e e n v a s t g e g e v e n m a a r w o r d t
het m a n a g e m e n t en het college Facilitaire Zaken
» beheer centraal archief en overige
g e b r u i k t als h u l p bij d e v e r d e r e s c h e m a t i s e r i n g .
documentaire
informatievoorziening (statisch, dynamisch, papier, digitaal)
Nog een beeld van het speelveld:
| » inkoop
relaties
» registratie van post,
Het Twentebedrijf, uitgaande van d e taken in tabel
voortgangscontrole e n
II. 1 , h e e f t d a n v e l e r e l a t i e s m e t h a a r e i g e n a r e n e n
a f d o e n i n g b e h e e r v o o r alle
opdrachtgevers. Het karakter van deze relaties e n
sectoren
de eisen d i e zij stellen zijn zeer verschillend. D e
» bode en huishoudelijke
d i e n s t v e r l e n i n g is d a n o o k verschillend v a n
diensten en
interne externe
klanten klanten
(werkvelden
aard:
Twentebedrijf),
(bijvoorbeeld
VRT,
» verzorging drukwerk e n
RUD),
reprografische
taakuitvoering (interne arbeidsmarkt) Relatiediagram
» algemene juridische advisering
Twentebedrijf
»juridische
kwaliteitszorg
» mediation en
V
apparatuur
» huisvesting en services Juridische Zaken
Figuur
beheer
kantoorartikelen e n meubilair
Communicatie
» in- en externe
Basisregistraties
» topografie
advocaat communicatie
» adressen S gebouwen » waarde onroerende zaken Belastingen
» gemeentelijke
Expertise- S
» inhoudelijke deskundigheid
belastingen
capaciteitspool
PIOFA » project, proces- S programmamanagement
Stapsgewijs naar
Twentebedrijf
Een perspectief w o r d t geschetst (hoofdstuk 10) aan
De e e r s t e stap b e t r e f t h e t o p r i c h t e n v a n e e n casco¬
de hand v a n ervaringen m e t samenwerkingen o p
organisatie door
e n voor
de 14 gemeenten en
het gebied van shared services.
samenwerkingsverbanden die m e e willen doen e n
O m bovenstaande t e operationaliseren dient e e n
het vastleggen v a nd e belangrijkste besturings- e n
formele e n zakelijke regeling t e w o r d e n
inrichtingsprincipes over belangen
( h o o f d s t u k 1 1 ) . B e l a n g r i j k d a a r v o o r is d a t d e 1 4
ingebracht kunnen worden), secretarissen), d e zeggenschap de
bekostiging
(knip
tussen
e n taken (die
d e sturing (rol (stemverhouding), instandhouding e n
gemeenten en samenwerkingsverbanden bevestigen
dat
zij
getroffen
geïnteresseerde bestuurlijk naar elkaar
het
concept
Twentebedrijf
uittreding, uitgangspunten
d e e l n e m e n e n - i n stappen e neigen t e m p o -
governance
dienstverlening e nd e
(bestuur,
eigenaarschap
en
opdrachtgeverschap). Er staat bijd e start e e n leeg "bouwwerk" ingevuld, naar (hoofdstuk 5).
(casco),
dat
behoeften
stapsgewijs van de
onderschrijven,
daar
van het
dienstverlening), voorwaarden voor deelname e n
a a n gaan bereid
zijn t a k e n o p h e tt e r r e i n v a n d e bedrijfsvoering ( e n uitvoering) int e brengen.
wordt
deelnemers SCOPE BEDRIJFSVOERING
De t w e e d e stap betreft, h e t plug - in proces, e e n afspraken-set (convenant/protocol), waarin
wordt
vastgelegd langs w e l k e procedure g e m e e n t e n e n
S
Bedrijfsvoering is verbonden met dienstverleningen primaire programma's
1! IJ
Goede bedrijfsvoering zorgt voor doelmatige "overheidsproductie"
U îJ
Generieke overhead smeerolie van de organisatie Ond«rd«tao b«drlJI*voef mg
s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n z o w e l bij d e start als elke volgende keer taken in het Twentebedrijf kunnen inbrengen, welke condities (vergoeding, risico afdekking e n aansprakelijkheden) daarbij welke zekerheden geboden
gelden,
moeten worden
over
de d u u r v a n d e a f n a m e v a ndiensten e n w e l k e zakelijke
afspraken
in
•-
de
dienstverleningsovereenkomst vastgelegd
moeten
FMftļ
Sriar ed S er v Ice s Netwe Shai Nefwe r k Twente
worden voordat d e inbreng van taken, mensen e n m i d d e l e n g e e f f e c t u e e r d w o r d t . D i t zijn d u s d e spelregels, w a a r m e e w e h e t huis gaan vullen m e t taken (hoofdstuk 6).
Figuur II.2. Bedrijfsvoering
V e r v o l g e n s k a n het T w e n t e b e d r i j f i n zijn casco v o r m ingericht w o r d e n (deel I I I )e n i n uitvoering (hoofdstuk 7). V o o r d euitvoering gelden
komen
algemene
voorwaarden ten aanzien van deopdrachtgeving e n de dienstverlening, d i evastgelegd w o r d e n in e e n dienstverleningshandvest. D e financiële a s p e c t e n t e n a a n z i e n v a n h e t c a s c o e n de uitvoering worden, o m d a t e rnog geen concrete " v u l l i n g " is v a n h e t c a s c o , b e s c h o u w e l i j k
benaderd
(hoofdstuk 8). De
volgende
stap
betreft
d e uitvraag
aan de
d e e l n e m e r s w e l k e taken zij willen inbrengen. D a t kan in verschillende tempi, waarbij wordt (en geaccepteerd)
gewerkt
m e t e e n aantal principes. O p
basis v a n e e n v e r k e n n i n g v a n beschikbare
indicaties
wordt e e neerste beeld v a ne e n mogelijke
vulling
v a n h e tcasco o p h e tp u n t v a n d e t a k e n d i e h e t Twentebedrijf gaat uitvoeren gegeven 9).
(hoofdstuk
verbonden
met
dienstverlening
Het
Hoofdstuk 5. Organisatie-inrichting: het casco -concept
casco
(robuust,
zorgt
voor
flexibel
door
De
bedrijfsvoeringstaken
relevante omgeving
is i n t o e n e m e n d e
t e g e l i kj e r t i j d ) e n
faciliteert d e beweging waarbij g e m e e n t e n in een
Casco-concept c o m p l e x , d y n a m i s c h e no n v o o r s p e l b a a r .
t ok e omstbestendigheid
e n adaptief
mate
Omgeving
h e n zelf
inbrengen
gk e ozen
omvang
in
e n deze
het
daar
en
tempo
Twentebedrijf
vervolgens
afnemen.
organisaties vervagen m e d e door ontwik k elingen in
Daarbij w o r d t d e ervaring van elk e vorige transitie ingezet o m d e volgende transitie steeds beter t e
d e c o m m u n i c a t i e t e c h n o l o g i e . M a n a g e n is s t e e d s m e e r managen van d e vele afhank elijk heden e n d e
organisatie h e e f t i ndie zin dus o o k e e n broedplaats
onzekerheden.
voor
e n o r g a n i s a t i e z i j n s t e rk
Het
verweven. Grenzen v a n
organisatiemodel
moet
t o e k o m s t b e s t e n d i g zijn. Z o w e l v o l d o e n d e
robuust,
flexibel en adaptief. Gezien
de
bedoelingen,
d e k euzes
en
o r g a n i s a t i e p r i n c i p e s ( d e e l I) e n d e ( t o e k o m s t i g e ) afwegingen d i enog m o e t e n w o r d e n g e m a ak t ten aanzien v a n afnames wordt d e organisatie stapsgewijs o p g e b o u w d via e e n z o g e n o e m d
laten
verlopen. ideeën
H e t concept
over
dit type
v a n d e casco processen
is e i g e n d o m
en
een
leerfunctie.
H e t casco
vande 14
gemeenten
(en samenwerk ingsverbanden).
De
belangrijkste sturings- e n inrichtingsprincipes
zijn
h i e r o n d e r w e e r g e g e v e n . H e t casco is e i g e n d o m v a n de 14 g e m e e n t e n e nd e samenwerk ingsverbanden die
deelnemen.
D e b e l a n g r i jk e
sturings-
en
inrichtingsprincipes zijn h i e r o n d e r w e e r g e g e v e n .
casco¬ Organisatiemodel
concept.
Het
casco
moet
zorgen
voor
de
robuustheid,
flexibiliteit e n adaptief v e r m o g e n e n d i e eisen m o e t e n w o r d e n g e m a n a g e d . Het casco bestaat u i t de
ondersteunende
processen
o m
het
T w e n t e b e d r i j f z e l f i n s t a n d t e h o u d e n e n efficiënt t e laten
draaien.
D e b e l a n g r i jk s t e
ingrediënten
hiertoe zijn:
ūūDDũan
wrmí
Figuur II. 3. Casco en plug - in (Bron plaatj e:
\
\
concept.
Buildings for the future,
Healthcare
V
I.
H u m a n Resource Management, d e o n d e r s t e u n e n d e activiteit H R M o m v a t onder andere werving, selectie, opleiding, beloning, behoud en mobiliteit van
2025).
personeel. II.
Infrastructuur, d e ondersteunende activiteit infrastructuur gaat over de
"Gezien de bedoelingen, de keuzes en organisatieprincipes (deel I) en de (toekomstige) afwegingen die nog moeten worden gemaakt ten aanzien
infrastructuur binnen d e organisatie, zoals m a n a g e m e n t , control, financieel beheer, boekhouding, k waliteitsmanagement e n relatiemanagement. III.
Informatietechnologie , zoals een gezamenlijke informatievoorziening. i n k o o p c o m p l e t e dienst
van deelnames f afnames wordt de organisatie
uitbesteed m e t e i g e n regie zelt d o e n m e t i n g e h u u r d e krachten zelf d o e n
stapsgewijs opgebouwd via een zogenoemd casco en plug - in concept."
Basisregistraties
financiën I f a c i l i t a i r e
lundische zak en
zaken Figuur II.4 Flexibiliteit
moet worden
gemanaged.
Vele werkplaatsen
Structuur De
inrichtingsprincipes
volgende
worden
werkplaatsen
gehanteerd: « «
e e nplatte organisatie
e n een q u a omvang
« «
bestaande en de
samenwerkingsverbanden. Door gebruik t e maken van
een functionele indeling van d eorganisatie in
desintegratiekosten
bestaande
huisvesting zoveel
worden
mogelijk
de
voorkomen.
Het Twentebedrijf kent ook diverse w e r k v o r m e n . Zo
elke eenheid kent een (formatie van omvang)
«
werkvormen
v a n de 14 gemeenten
passende top, i nt e r m e n v a n directie e n staf; de v o r m van werkvelden; «
en
H e t T w e n t e b e d r i j f is g e h u i s v e s t i n v e l e
afhankelijk
w e r d e n e r in d e e l I al v o r m e n , w a a r o p e e n b e p a a l d e taak
werkveldleider;
kan worden
uitgevoerd,
activiteiten
grenzen heen (matrixorganisatie,
g e d e c o n c e n t r e e r d e n g e d i s t r i b u e e r d plaats. D i t is
het casco bestaat t e n m i n s t e uit
account); management,
mede
vinden
onderscheiden:
aanvullingen waar nodig over d e functionele
afhankelijk worden
geconcentreerd,
v a n d e aard deze
vormen
v a n h e t werk.
c o n t r o l l i n g , H R M , i n f r a s t r u c t u u r e n ICT;
Hieronder
h e t casco h e e f t i nzich d e m e d e w e r k e r s die d e
voor de situatie van het Twentebedrijf.
kort
toegelicht
bedrijfsvoeringstaken uitvoeren; d e omvang wordt
bepaald
door
de taken
die de
gemeenten willen inbrengen; «
Geconcentreerd werken
h u i s v e s t i n g is v e r s p r e i d , g e b r u i k m a k e n d
van
bestaande gebouwen.
h o u d t indat (de kernorganisatie van) het T w e n t e b e d r i j f alle activiteiten
De volgende
indeling van d e werkvelden
wordt
gehanteerd:
van een bepaalde taak voor d e deelnemers uitvoert vanuit d e p l a a t s w a a r zij g e h u i s v e s t is.
Personeel S Organisatie Informatisering S Automatisering Gedeconcentreerd werken
Financiën S C o n t r o l Facilitaire Zaken
h o u d t i n d a t één v a n d e
Juridische Zaken
d e e l n e m e n d e organisaties alle
Communicatie
activiteiten van een bepaalde
Basisregistraties (bijhouden
taak voor de deelnemers
gegevens,
uitvoert, maar vanuit d e
registreren, muteren, ontsluiten, distribueren )
b e s t a a n d e p l a a t s w a a r zij
Expertise - en capaciteitspool (PIOFJACH;
g e h u i s v e s t is. D i t g e b e u r t w e l
" i n c l u s i e f flexibele schil d e e l n e m e r s " )
in d e h o e d a n i g h e i d v a n h e t
Nader te bepalen
Twentebedrijf.
(bijvoorbeeld
belastingen) Gedistribueerd werken in dat de activiteiten worden over de
houdt
verdeeld
deelnemende
organisaties, die deze uitvoeren vanuit de plaats w a a r e e n i e d e r g e h u i s v e s t is. M e n s e n uit verschillende organisaties en verspreid s r e
over
diverse locaties w e r k e n aan
gistrat
een bepaalde taak. D e activiteiten w o r d e n vanuit het T w e n t e b e d r i j f gecoördineerd. Figuur II. 5. Werkvelden,
Taken worden twee
compartimenten
modulair
eenheden
verschillende
groepen
van het casco
" i n geplugd".
Dus
salarisadministratie afnemers.
Taken
geïntegreerd v a n u i t d e z e w e r k v e l d e n
geen voor
worden
uitgevoerd.
Schema II. 1 Verschillende
werkwijzen
Rendement uit samenwerken
en schaal
vergroten
In h e t T w e n t e b e d r i j f k o m e n t a a k u i t v o e r i n g e n de
verschillende
gemeenten
samenwerkingsverbanden
bij
elkaar.
vergroten
zijn
tijd
e n apparaat
beveiligingsvoorschriften
en
applicaties t e gebruiken.
- afhankelijk -de
v a nd e
gezamenlijke
O m
rendement t e kunnen halen uitsamenwerken e n schaal
locatie,
van
harmonisatie
Management
en
D e l e i d i n g v a n h e t T w e n t e b e d r i j f ligt i n h a n d e n v a n
s t a n d a a r d i s a t i e n o d i g ( f i g u u r II . 7 ) . H i e r b i j m o e t e r r u i m t e blijven voor m a a t w e r k .
de directeur v a n het T w e n t e b e d r i j f . Hiernaast zijn werkveldleiders aangesteld o md e inrichting e n d e d i e n s t v e r l e n i n g t e coördineren. O o k z i j n z i j verantwoordelijk
FACETTEN ONTWI KKELI NGSGERI CHTE AANPAK Doelen - Kosten - Kwetsbaarheid - Kwaliteit
Het Twentebedrijf dienst
Verschillende systemen
SAMENWERKING BEDRIJFSVOERING
Scope
de
HR -
zorg
naar
Medewerkers
Harmoniseren/standaardiseren voor rendement
Verschillende processen
voor
medewerkers.
Organisatie
afkomstig
heeft primair medewerkers in van
de
deelnemers. I n
v o o r k o m e n d e gevallen vindt ook externe
werving
plaats. O o k k u n n e n m e d e w e r k e r s w o r d e n
ingezet
via detacheringsconstructies, mits fiscale regels zich
Verschillende personen
Verschillende structuren
daartegen niet verzetten en niet tot kostenverhoging leiden. M e d e w e r k e r s v a n h e t
"Coalitionof the willing"
Twentebedrijf " w e r k e n voor de T w e n t s e overheid".
Transitie - Step bystep - Multiform - Multispeed - Grondplaat
Hierbij acht
h e tTwentebedrijf
d e principes v a n
goed werkgeverschap van belang; daarom
worden
kansen geboden. D emedezeggenschap (OR) m o e t Figuur
II.6.
Harmonisatie
en systemen
en standaardisatie
van
veel p rocessen
O m plaats en tijd onafhankelijk m a a r w e l m e t elkaar v e r b o n d e n , e f f e c t i e f e n efficiënt, t e k u n n e n w e r k e n adequate
informatievoorziening
^ J * ļÿs' ^ci .o»
N
voor
het
randvoorwaardelijk.
2
Cloud
Hybride
Cloud uitbesteed rekening
houdend
met privacy^
gevoelige i n f o r m a t i e . Een f f
—
• X
g e d e e l t e blijft in
- . - w "V '^N
eigen beheer.
#
(v.'J Shared
services netwerk
Figuur
Ä
^ * T I wmlń
—
II. 7. Informatietechnologie
um\M
randvoorwaardelijk.
D e ingrediënten z i j n a a n w e z i g i n t e r m e n v a n visie o p e e n g e z a m e n l i j k e
een
informatievoorziening,
een glasvezelring, d e architectuurprincipes, e e n gezamenlijk informatiebeveiligingbeleid en de o n t w i k k e l i n g v a n T w e n t e C l o u d . F i g u u r II .7 laat e e n m o g e l i j k e o n t w i k k e l i n g v a n d e T w e n t e C l o u d z i e n . In d e z e s i t u a t i e is h e t m o g e l i j k o m o n a f h a n k e l i j k
van
worden
ruimtes o p e e n herkenbare manier voor h e t Twentebedrijf, zodat e e n
corporate feeling
Informatietechnologie
is
zijn geregeld. I n d e w e r k p l a a t s e n
flexibele ingericht
noodzakelijk.
Twentebedrijf
goed
k a n gaan
ontstaan.
Bijzondere
aandacht heeft, vanwege ook het gedistribueerde werken, d einterne
communicatie.
Twentebedrijf
Hoofdstuk 6. Het plug - in - proces
en
processen
en
de
werkwijzen,
systemen
worden
Algemeen
g e a c c e p t e e r d ; deze principes zijn
H e t plug - i n - proces (transitieproces) ziet o p h e t
mogelijk gebaseerd o p reeds
bestaande
telkens
afsprakenkaders
SSNT
inbrengen
v a n taken,
medewerkers e n
middelen door de gemeenten en samenwerkingsverbanden die willen afnemen. of
samenwerkingsverbanden
»
proces
brengen.
H e t karakter
k a n h e t beste
al »
deze ondergebracht »
inbrengende
gezamenlijk verantwoordelijk verantwoordelijkheden voor
zijn. Z o zijn ontvlechten
alles de en
»
De
gemeente
die
inbrengt,
of
D e basis is o p o r d e ( g e e n
voor h e t
te brengen taken; »
H e t T w e n t e b e d r i j f is v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r de invlechting;
de overdracht; is v e r a n t w o o r d e l i j k
»
voor
Bijo v e r d r a c h t v a n t a k e n w o r d e n
»
De
dienstverlening
Twentebedrijf het moment
v a n klaarzetten
door
de
de eisen die het T w e n t e b e d r i j f stelt o p het terrein van het uitvoeringsproces. O o k w o r d t bepaald o f er e v e n t u e e l n o g a c h t e r s t a n d e n zijn e n w a a r u i t d i e achterstanden
bestaan.
Indien
nodig,
tussen h e t Twentebedrijf e n de/het gemeente/samenwerkingsverband
worden
inbrengende afspraken
gemaakt hoe d eachterstanden - v o o r rekening van de gemeente- w o r d e n ingelopen. Het Twentebedrijf biedt daarbij naar vermogen hulp aan.
de
t o t stand
g e k o m e n is. Personele
aspecten
Een personeelsplan
maakt onderdeel
uit van de
t r a n s i t i e . B e l a n g r i j k o n d e r d e e l h i e r v a n is h e t regelen v a n d e personele gevolgen, eventuele detacheringen
of
plaatsingsprocedure.
De
b e d o e l i n g is d e k a d e r s v a n d e z e p e r s o n e l e g e v o l g e n , ook
uit
oogpunt
v a n rechtsgelijkheid
voor
m e d e w e r k e r s , bij d e s t a r t i ne e n k e e r v a s t t e l e g g e n in e e n sociaal
plan
gemeenten afgesloten
en samenwerkingsverbanden wordt m e t de
vervolgens
De volgende afspraken gelden ina l g e m e n e zin: D e e l n a m e a a n d e R e g e l i n g T w e n t e b e d r i j f is mede
o m te kunnen
inbesteden e e n
vereiste o m taken t ekunnen inbrengen; »
het
nadat
dat door
de deelnemende
p e r s o n e e l s v e r t e g e n w o o r d i g i n g . D i t sociaal p l a n is
Afspraken »
vanuit
dienstverleningsovereenkomst
in h e t T w e n t e b e d r i j f zit e e n p r o c e d u r e " d e basis o p orde" waarlangs wordt bepaald o f e r n o g de over t e dragen taken e n middelen voldoen aan
start
onderliggende
latende organisatie e nhet m o m e n t van invlechten
w e r k z a a m h e d e n nodig zijn o m er v o o r te z o r g e n dat
meteen
afspraken gemaakt over ontvlechting;
het invlechten van d eo v e r k o m e n d e taken en middelen. Tussen
achterstanden,
processen op orde) w a a r het gaat o m d e in
eigen organisatie e n het klaar zetten voor Twentebedrijf
Taakstellingen gaan niet m e e over;
»
een
o n t v l e c h t e n v a n t a k e n e nm i d d e l e n uit d e
»
De trits taken, m e d e w e r k e r s Zformatie e n
d a t e e n taak
is v e r a n t w o o r d e l i j k
of
b u d g e t zijn i n e v e n w i c h t ; »
samenwerkingsverband
gemeente
samenwerkingsverband;
invlechten gescheiden: »
bij h e t betreffende
D efrictiekosten die mogelijk o n t s t a a n e n
doorlopen van het proces. o o kvoor
worden
de proceskosten w o r d e n gedragen door de
zich v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h e t o p e e n g o e d e w i j z e d a t partijen
(of
zelf h e t
werkveld;
oog voor elkaars belangen en problemen, en voelen
niet
regelt
uitvoert die ingebracht worden,
van het transitieproces inpartnerschap op, hebben
betekent
gemeente
W a n n e e r h e tT w e n t e b e d r i j f d e taken al
beschreven als
"partnerschap": Twentebedrijf e nde betreffende gemeente(n) pakken d everschillende onderdelen
Dat
betreffende
opdrachtgeverschap en de contramal;
v a n h e t transitie
worden
De
samenwerkingsverband)
bestaande o f nieuwe taken in h e t Twentebedrijf willen
-
architectuurprincipes);
Z o w e l b i jd e start als h e t m o m e n t d a t e e n o f m e e r gemeenten
(bv.
zoveel
De
principes
dienstverleningsconcept
onder van
het het
o p ieder
proces van toepassing.
volgend
transitie
(plug-in)
Hoofdstuk 7. Twentebedrijf in uitvoering
s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n ) o n d e r l i n g , als collectief van
Dienstverlening Zodra o p d e eerste onderdelen
gevuld gaat h e t
Twentebedrijf diensten e n producten leveren aan haar deelnemers en afnemers. De afnemers w e t e n waar
ze moeten
toegang
zijn e n v i a w e l k e
hebben
kanalen zij
t o t h e t Twentebedrijf.
De
dienstverlening verloopt: »
opdrachtgevers,
medewerkers,
beschrijven d e manier waarop diensten
»
Telefonisch,
»
Via accountmanagers; voor een optimale
algemene
voor
Dienstverlening vindt plaats i neen politiek b e s t u u r l i j k e c o n t e x t , o p basis v a n publieke, collegiale
verhoudingen,
waarbij
de
gemeenten
dienstverleningsconcept
(en
samenwerkingsverbanden)
gezamenlijk
eigenaar
zijn
e n opdrachtgever
directeur
van
het
en de
Twentebedrijf
o p d r a c h t n e m e r is.
Algemene leveringsvoorwaarden Twentebedrijf, dienstverleningshandvest,
2)
Dienstverlening
is v e r b o n d e n
aan
een
Takenregister voor taakoverdracht van
bepaalde m i n i m u m periode; uitbreiding en
taken aan Twentebedrijf,
vermindering van het volume
'Menukaart' voor de producten e n
e n k w a l i t e i t ) is t e g e n c o n d i t i e s m o g e l i j k ; 3)
diensten, »
worden
T w e n t e b e d r i j f . D ek e r n e l e m e n t e n uit d e a l g e m e n e
bestaat uit vier d o c u m e n t e n :
»
leveringsvoorwaarden
onbepaalde tijd aangegaan e n kan alleen w o r d e n gewijzigd m e t instemming van de eigenaren van het
dienstverlening waar nodig. Het formele kader van het
verleend
worden, d e kwaliteitseisen e n d e bekostiging. D e
1)
Digitaal via w e b s i t e T w e n t e b e d r i j f ,
»
gemeenten (en
v o o r w a a r d e n zijn de v o l g e n d e :
Via rechtstreeks contact met
»
»
e n tussen
samenwerkingsverbanden) en het Twentebedrijf en
(kwantiteit
D e k o s t e n , risico's e n a a n s p r a k e l i j k h e d e n voor d edienstverlening worden gedragen
Dienstverleningsovereenkomsten.
door de deelnemers dieer voor
hebben
Daarbij zijn de eerste t w e e d o c u m e n t e n g e n e r i e k e n
gekozen
die diensten
af te
nemen;
m e e r j a r i g v a n k a r a k t e r , is d e m e n u k a a r t e e n v o u d i g aan t e passen naar gelang d e behoeften van d e
doorslag
naar
deelnemers
gemeenten
e n de samenwerkingsverbanden e n
w o r d e n dienstverleningsovereenkomsten per geval en
per gemeente
4)
is
Partijen leggen een nadere uitwerking van de
(en samenwerkingsverband)
uitvoeringskaders
v a n de algemene
v o o r w a a r d e n per a f n e m e r en per werkveld
gesloten.
of taak vast Dienstverleningshandvest als basis, dienstverleningsovereenkomsten als
in e e nmenukaart
5)
Tussen Twentebedrijf e n gemeenten (en samenwerkingsverbanden)
uitgegaan van een zo groot mogelijke flexibiliteit in e n het kwaliteitsniveau die d e d e e l n e m e r s a a n het
van
Twentebedrijf opdragen o fa f n e m e n . Hierbij w o r d t
houden.
Daar
een s y s t e e m g e h a n t e e r d van een t a k e n - register, mandaten e n een dienstverleningsovereenkomst,
voorstel
gedaan
deelnemer
de
gemaakte
dienstverleningsafspraken wordt opgenomen.
Met
of the
d e dienstverlening waar
o p niveau
nodig
te
wordt e e n
o m spelregels
a a nt e
passen. 6)
T w e n t e b e d r i j f past haar w e r k p r o c e s s e n e n ICT-voorzieningen
deze aanpak w o r d t eveneens invulling gegeven aan h e t p r i n c i p e coalition
vindt
regelmatig overleg plaats o m d e uitvoering
de taken, d eo m v a n g (welke producten wel o f niet)
per
en een
dienstverleningsovereenkomst. uitvoering
O m niet telkens d eregeling t em o e t wijzigen w o r d t
waarin
andere
uitgesloten;
dienstverlening
willing.
toe
op
aan gemeenten
de (en
samenwerkingsverbanden). Dienstverleningsovereenkomsten
moeten
passen
binnen de kaders van de algemene l e v e r i n g s v o o r w a a r d e n T w e n t e b e d r i j f die vastgelegd w o r d e n inhet dienstverleningshandvest en kunnen eenjarig
of
meerjarig
leveringsvoorwaarden tussen
de
zijn.
regelen
De de
algemene
verhoudingen
gemeenten
(en
7)
T w e n t e b e d r i j f t r e f t , i n d i e n zij n i e t i n s t a a t is d e d i e n s t v e r l e n i n g m e t e i g e n uit t e v o e r e n , e e n zodanige
personeel
vervangende
voorziening, d a td e dienstverlening afnemers ongestoord verloopt.
voor
8)
D e kwaliteitscriteria e n kwaliteitsnormen vastgelegd
in d e menukaart
toepassing
o p d e dienstverlening a a n
afnemers.
Indien
afzonderlijke
en
substantieel
vooraf
zover
deelnemers
kwaliteitscriteria hiervan
e n voor
zijn v a n bij d e
gehanteerde
kwaliteitsnormen afwijken,
m e t betreffende
vindt
er
gemeenten(en
samenwerkingsverbanden)
en
de
directeur van T w e n t e b e d r i j f overleg plaats over d e t e hanteren kwaliteitscriteria e n kwaliteitsnormen. 9)
Afwijking
opdrachtgevers
van
en
contramal
B e l a n g r i j k v o o r e e n efficiënt f u n c t i o n e r e n v a n T w e n t e b e d r i j f is d e i n r i c h t i n g v a n e e n
ingeregeld.
en
Twentebedrijf,
dienstverleningsovereenkomst.
Directeur T w e n t e b e drijf
Netwerkdírecîie
OpdrachtgevErs, individueel/iollertief
Opdrachtnemer,
DİTE űtie li d / c o n t r j ctf u n cti ona ris
bedrijfs-nu reau D i a rEtv E rle n i n g ü f spra ken., t a r t i ī c h ni vE-au
ra
Gem.C
2
ra
Gem.X
So '
S
ra
j5 I-
V e r b a n d A ra So
Figuur II.8. Afstemming
opdrachtgever
-
opdrachtnemer..
Ook
de afstemming strategisch, tactisch en operationeel
bedoeld in punt 8,wordt vastgelegd in d e
Gem.A
het
adequate
contramal bij d e individuele opdrachtgevers. dient te w o r d e n
v a n d e kwaliteitscriteria
kwaliteitsnormen
Afstemming
0 p ĖTi t i-on E Ie ui tvoeri ng
Producten- en dienstencatalogus
en
de input van d e klant, d e output van het
menukaarten
Het Twentebedrijf werkt met een producten- e n
Twentebedrijf,
dienstencatalogus
indicatoren
menukaarten
(PDC),
d i e is o p g e b o u w d u i t
per werkveld.
De
de
prestatienormen randvoorwaarden
s c h e m a II.2);
P D C geeft
de kosten (indicatie).
informatie over: «
en
producten
en
diensten
die het
T w e n t e b e d r i j f aanbiedt en de t a k e n die d e g e m e e n t e n blijven v e r r i c h t e n (de 'knip'); «
w a t s t a n d a a r d w e r k e n w a t m a a t w e r k is;
Kwaliteitsniveau Aanduiding A
k
w
a
|
i
t
e
i
t
s
n
i
v
e
a
u
(ijtoroom]
Kwaliteitscriterium
Toelichting
Tijdigheid
Patches,
Prestatienorm
Updates,
Upgrades:
< 1 mnd na
907
verschijning Managed '
Accounts,
Managed
Desktop;
< 30 dgn voor indiensttreding
nieuwe
medewerker "
< 5 werkdagen voor
"
Conform baseline voor wijzigingen
Randapparatuur:
incidenten
afhankelijk van apparaat e n
leverancier B
Juistheid
C o n f o r m baselines (basis configuratie)
907
C
Volledigheid
Elektronische
907
beveiliging:
conform
technische
inrichting voor handhaving van beleid Verhuizing/verplaatsing
hardware:
conform
vlekkenplan/inkoopcontract D
Klanttevredenheid
E
"
Tijdigheid
"
Volledigheid
G e m i d d e l d > 3,5
"
Betrouwbaarheid
"
Uitvoerbaarheid
(schaal 1 -5 )
Kwaliteitscriterium
Toelichting
Vastgesteld beveiligingsbeleid
Zoals password policies, t w o - f a c t o r
Prestatienorm
authentication, dataopslag en F
Tijdigheid
Managed
Accounts,
Managed
dagen aanmelden nieuwe Updates, G
Professionaliteit
Schema
II.2. Menukaart;
Bij
de
ICT (bron:
ABEL-gemeenten)
aspecten
dienstverlening
aan gemeenten
samenwerkingsverbanden
is
B T W en
en
Vpb -
r e g e l g e v i n g v a n t o e p a s s i n g . D e B T W is g e h e e l o f gedeeltelijk
verrekenbaar
(o.a.
B T W
compensatiefonds gemeenten). Het Twentebedrijf gaat werken m e t marktconforme c.q. kostendekkende gemeenten
tarieven en
e n levert
alleen a a n
samenwerkingsverbanden
( o v e r h e d e n ) w a a r d o o r (op dit p u n t ) w o r d t aan
de
W e t
Aanbestedingswet.
Desktop:
Markt
S
voldaan
Overheid
en
^ 0
907
medewerker
10 dgn van tevoren
Professioneel opdrachtgeverschap
voorbeeld
Fiscale en juridische
Upgrades:
907
encryptie
Eén k o p p i g e o p d r a c h t g e v e r
en
-
(zie
Hoofdstuk 8. Financiën Groeimodel
nodig
Het concept v a n 'coalition o f t h e willing' leidt e r t o e
D a t ziet e rals v o l g t uit. I n elk g e v a l v o o r d e e e r s t e 3
dat niet n u a l vast staat welke taken h e t T w e n t e
jaren
bedrijf
gemaakt tussen d ekosten van instandhouding v a n
straks
voor
welke
gemeente
of
(2016-
2018) wordt
e e n onderscheid
het
de casco-organisatie e n d e financiering ervan o p basis v a n h e tsolidariteitsbeginsel e n d e k o s t e n v a n
Twentebedrijf functioneert. D a t maakt h e t niet mogelijk n u al e e nintegrale begroting v o o r h e t
v a n h e t profijtbeginsel. D e k o s t e n v a n d e casco¬
samenwerkingsverband gaat uitvoeren e n d a t h e t ook
e e n dynamisch
geheel
blijft
zodra
d i e n s t v e r l e n i n g e n d e financiering e r v a n o p basis
Twentebedrijf neer t e leggen. D e kosten voor d e
organisatie
casco-organisatie
gemeenten ensamenwerkingsverbanden
kunnen
w e lworden
geraamd.
worden
door
de
deelnemende gedragen
Deze startsituatie maakt h e t o o k niet mogelijk d e
v a n u i t h e t s o l i d a r i t e i t s b e g i n s e l : z o n d e r casco is e r
kosten v a n d e casco- organisatie t e versleutelen i n
geen dienstverlening. Ditzorgt ind e aanvangsjaren
d e t a r i e v e n . N i e t b e k e n d is i m m e r s w a t h e t v o l u m e aan dienstverlening wordt.
voor e e n stabiele e n solide opbrengen van deze kosten.
H e t is t e n t w e e d e z e e r d e v r a a g o f d e g e m e e n t e n n u
In 2 0 1 7w o r d t
dit model
h e t bekostigingsmodel
beschikken over informatie over de kostprijzen van
besloten ingang
ontbreken
desgewenst toegewerkt worden
k a ngeen financieringsmodel
gebruikt
w o r d e n d a t g e b a s e e r d is o p h e t p r i n c i p e v a n p r i j s x hoeveelheid. D a t maakt h e t nodig d e systematiek van d e bekostiging z o t e kiezen d a t recht w o r d t gedaan aan 'coalition o fthe willing' e nd e dynamiek
over
gebruikt.
zijn
voor
risico's
d e bekostiging,
daarvan
(geen
doorslag
naar
w o r d e n ind ekosten van dienstverlening.
en
andere
deelnemers). De situatie die bestaat bij d e start m a a k t h e t nodig te kiezen voor een groeimodel.
^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ H
Wel schaal nadelen
^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ H
kleine organisatie-omvang
^^^^^^^^ļ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ H
^
Ą
Geen schaalnadelen
i Opt mumrange
F i g u u r II. 9 .G r o e i m o d e l n o d i g v o o r e e n s o l i d e basis.
m e t
naar e e n model
verantwoordelijk
aansprakelijkheid
dat
Daarbij k a n
d a t v o l l e d i g g e b a s e e r d is o p h e t p r o f i j t b e g i n s e l , waarbij d e kosten v a n instandhouding versleuteld
die d a a r m e e gepaard gaat e na a nh e t principe d a t deelnemers die taken inbrengen
voor h e t
geëvalueerd e n w o r d t
de p r o d u c t e n in het PI OFJACH d o m e i n . W a n n e e r die
van 2019 wordt
basis
ķ-
Kosten De
casco-organisatie
personele
bestaan
kosten
van de
uit d e directeur
(secretariaat, geraamd
e n h e t bedrijfsbureau
controller,
relatiemanagers
Z
casco-organisatie
FA,
H R M ,
contractbeheerders).
( m e t a l s basis
schema
ICT,
R u w
II.2)in 2016
Hoofdstuk 9. Twentebedrijf, een eerste indicatie Het gaat o m coalition of t h e willing. G e m e e n t e n die dat w e n s e n kunnen w e r k z a a m h e d e n o phet gebied
o p l o p e n d naar 6 - 8 fte., r u w w e g C 0,5 t o t C 0 , 6 mln. op jaarbasis. In het bedrijfsbureau w o r d e n d e
van bedrijfsvoering (PIOFJACH)
ondersteunende processen o m het
kunnen ook voor andere
Twentebedrijf
zelf zoals b e s c h r e v e n i n h o o f d s t u k 5 georganiseerd e n / o fo n d e r g e b r a c h t . De m a t e r i e l e k o s t e n w o r d e n g e r a a m d o p C 9 0 . 0 0 0 (ca. 1 5 7 v a n h e t s a l a r i s b u d g e t v o o r huisvesting e n services). Hiernaast zijn e r d e
het
Twentebedrijf.
worden
onderbrengen bij
Soortgelijke
werkzaamheden
samenwerkingsverbanden
uitgevoerd,
bijvoorbeeld
de
Veiligheidsregio T w e n t e .
kapitaallasten uit d e benodigde investeringen (o.a.
Het Twentebedrijf heeft d u seen open
IT), h e e l r u w g e r a a m d o p C 2 0 0 . 0 0 0 ( i n v e s t e r i n g r u w w e g C 1 miljoen). Deze kosten w o r d e n ind e
gemeenten
hierop volgende
w a n n e e r zij h u n taken o p deelterreinen v a n d e
periode
inverdiend
is h e t p l a n .
N a a r v e r w a c h t i n g k a n bij d e z e t r a n s i t i e s b l i j k e n d a t de f o r m a t i e v e kosten v a n het casco (deels) gedekt kunnen w o r d e n binnen de bestaande formatieve en budgettaire kaders. Separate voorstellen
worden
en
samenwerkingsverbanden
start
te maken dat
zelf
of en
betekenisvolle
m e t h e t gedachtegoed, de
14
samenwerkingsverbanden
steeds vooruitlopend op de transities opgesteld.
gemeentelijke kiezen
bedrijfsvoering inbrengen. O meen wenselijk
karakter;
gemeenten aan
de
is h e t en
de
voorkant
besluiten e e ne e r s t e invulling t e g e v e n a a n h e t Bekostiging De
dienstverlening
gemeenten
casco Twentebedrijf.
die e e ntaak
inbrengen
inhet
Twentebedrijf dragen h e tbudget d a tvolgens d e
O p g r o n d v a n e e r d e r e indicaties is h e t v o l g e n d e
laatst
eigen
s c h e m a II.3 g e m a a k t v a n d i e n s t e n Z p r o d u c t e n e n
van
a f n e m e r s . O o k is d e h e r k o m s t v a n d e t a k e n m e t e e n
d e z e t a a k o v e r a a n h e t T w e n t e b e d r i j f . Dit b u d g e t is ook bepalend voor het aantal m e d e w e r k e r s dat m e t
schema reflecteert, bijwijze van beeldvorming e n
vastgestelde
begroting
in
hun
organisatie besteed wordt aan d e uitvoering
de taak m e e over gaat naar het Twentebedrijf. D i t biedt
de
gemeenten
zekerheid
over
het
r u w e indicatie van d e o m v a n g van deze taken. D i t indicatie, e e n T w e n t e b e d r i j f in d e startsituatie. A a n de deelnemende gemeenten en
k o s t e n n i v e a u d a t zij d e e e r s t e 3 j a r e n k w i j t z i j n a a n
samenwerkingsverbanden wordt in h e t kader
de dienstverlening door het Twentebedrijf en geeft
de
het Twentebedrijf d e
deelname
zekerheid d a t h e t budget
besluitvorming
eerdere
Deze 'zachte landing' brengt rust i n het proces e n creëert r u i m t e o m g a a n d e w e g t e k o m e n t o t e e n
bevestigen.
Jaarlijkse verrekening
van werkelijke
kosten
Kosten voor d e verschillende werkvelden tegen
v a n tevoren
vastgestelde
worden
bedragen (zie
hierboven, o p termijn berekend via tarieven x hoeveelheid) in rekening gebracht bij d e deelnemende
gemeente
of
s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d . Bij d e j a a r r e k e n i n g w o r d e n vervolgens
de werkelijke
verrekend
m e t de
kosten
voor
deelnemende
d e taak gemeente.
Hierdoor ontstaat aan het eind van elk jaar een '0situatie'. V o o r d e l e n hierbij zijn d a t g e m e e n t e n makkelijk k u n n e n aansluiten in het n i e u w e jaar, d e balans bestaat niet uit reserves die zijn door
verschillende
gemeenten
in
opgebouwd verschillende
jaren e ndat deelnemers het w e e r s t a n d s v e r m o g e n zelf k u n n e n a a n h o u d e n v o o r het T w e n t e b e d r i j f .
d e oprichting
indicaties -
van
v a ne n
a a nh e tTwentebedrijf gevraagd
v o l d o e n d e is o m d e b e t r e f f e n d e t a a k uit t e v o e r e n .
o p b o u w van een kostprijs per product o f dienst.
over
al d a n niet gewijzigd
deze - te
Deelnemers/ afnemers > Producten,diensten, taken
HvT
Noaber T-O
R-H
"RT""
Tw
VRT
WV
RUD
GBT
Herkomst
Omva ng i ndicati ef
Regio T w e n t e PIOFA
P&ü Personeelsbeheer Personeeladvies Salarisadministratie
60 f t e
(x)
Overig advies Interne arbeidsmarkt T w e n t s e school Arbeidsmediation on demand Loopbaanadvies
platform platform platform platform
I&A ICT b e h e e r beheer glasvezelring beheer infrastructuur TwenteCloud Security office b e h e e r ICT
Regio T w e n t e Regio T w e n t e ABEL SSNT SSNT ABEL
coord Z b e h e e r p i l o t
Basisregistraties Beheer topografie
SSNT buca
20 f t e
BAG WOZ
relatie GBT
F&V FA/FB Cred / d e b a d m Verzekeringen
Twentse Twentse Twentse Twentse
Kracht Kracht Kracht Kracht
2 f t e T w e n t s e Kracht coord
Regio T w e n t e SSNT buca Regio T w e n t e ABEL ABEL
Fin f u n c FacZ
5fte
SSNT o n d . / A B E L Z N T
DIV s a m e n Klachtencie inkoop
ABEL
JZ Kennispool Advies Civiel rechtelijk bureau
SSNT Regio T w e n t e ABEL
0,1 f t e c o o r d
Kennispool Advies Webteam M o n i t o r i n g soc m e d i a t o o l
SSNT Regio T w e n t e ABEL SSNT/VRT
0,1 f t e coord
Capaciteitspool P r o g r a m m a c o o r d i n a t i e SSNT
SSNT
1,5 f t e c o o r d
Schema II.3. Product
- afnemer-relaties
Twentebedrijf
in een indicatieve
startsituatie.
Hoofdstuk 10. Perspectief Opbrengst
T w e n t e b e d r i j f is b e d o e l d d e d i e n s t v e r l e n i n g a a n burgers
e n bedrijven
goed
e n betaalbaar
te
houden.
Dit gebeurt
door
e e n effectieve
Klanttevredenheid
en
efficiënte o n d e r s t e u n i n g v a n g e m e e n t e n e n h a a r samenwerkingsverbanden ondersteunende
bij d e
processen.
kansen voor werkgevers
primaire
en
Twentebedrijf
biedt
e n werknemers.
Veelal
u i t g e d r u k t in 4 K's: B e h o u d v a n K w a l i t e i t , b e p e r k i n g van d e Kwetsbaarheid, Kansen voor medewerkers en
Kostenbesparing.
Werkgevers
hoeven
Organisatievolwassenheid Medewerkertevredenhe id
0
1
2
3
4
5
6
bijvoorbeeld m i n d e r snel e x t e r n e n in t e h u r e n e n werknemers wordt d e loopbaan afwisselender e n uitdagender.
Figuur II.10. Levenscyclus
De voordelen treden niet spontaan e n direct o p . Deze m o e t e n w o r d e n g e m a n a g e d . D eeerste j a r e n
In h e t a l g e m e e n k a n o p basis v a n e r v a r i n g e n
zullen
figuur II.10. Gezien deze e r v a r i n g w o r d e n
investeringen
processen
Shared Services samenwerking
(Bron:
Drechtsteden)
nodig
e n systemen.
zijn.
Waar
In
mensen,
h e t gaat
o m
een
levensloop w o r d e n verwacht alsweergegeven in in h e t
financiële s c h a a l v o o r d e l e n i s e e n i n s p a n n i n g
nodig
gekozen financieringsmodel huidige budgetten ingebracht e n niet o p v o o r h a n d al besparingen
in
van
ingeboekt; eerst m o e t het Twentebedrijf o p gang
h e t standaardiseren
en
digitaliseren
processen, v o o r d a t massa kassa is. Businesscases uitgevoerd in SSNT-verband (Basisregistratie Topografie, crediteuren/debiteuren administratie) laten potentiele voordelen zien.
komen.
Hoofdstuk 11. Governance en Regeling Twentebedrijf
verder
uitgewerkt
in
gemeenschappelijke
de
regeling
tekst
van de
Twentebedrijf. H e t
Twentebedrijf heeft een directeur. De regeling Twentebedrijf In
h e t voorgaande
vormt het is
sluitstuk.
" h e t h o e " materieel
weergegeven. O m het bovenstaande te operationaliseren dient een f o r m e l e e n zakelijke regeling t e w o r d e n getroffen. Hierin bevestigen d e 14
gemeenten
en
samenwerkingsverbanden
Kring van Twentse secretarissen
als
netwerkdirectie
Twentebedrijf O m d a t de bedrijfsvoering een verantwoordelijkheid is v a n d e a m b t e l i j k e t o p p e n v a n d e g e m e e n t e n e n om
de
verbinding
tussen
de
deelnemende
bestuurlijk naar elkaar dat zijhet concept van het
g e m e e n t e n e nd eorganisatie t e waarborgen e n t e
Twentebedrijf
a a n gaan
v e r s t e v i g e n , is d e K r i n g v a n g e m e e n t e s e c r e t a r i s s e n
d e e l n e m e n e n- i n stappen e neigen t e m p o - taken
verantwoordelijkheid voor d e aansturing van d e
op h e tterrein van d e bedrijfsvoering inbrengen. E n k e l e ingrediënten v o o r d e n i e u w e r e g e l i n g m e t
leiding
onderschrijven,
daar
betrekking tot d ebesturing van het Twentebedrijf:
ook Rechtspersoon lijkh eid H e t T w e n t e b e d r i j f zal a c t i v i t e i t e n o n t p l o o i e n d i e plaatsvinden
in
het
economische
en
van
de
organisatie
(soort
van
netwerkdirectie). Zij doet d a t in opdracht e n m a n d a a t v a n het bestuurlijk niveau en legt d a a r a a n verantwoording
hiermee
af. D e netwerkdirectie
"systeemverantwoordelijk".
is
H e t bestuur
k o m t z o in een r o lvan "Raad van Toezicht". H e t mandaat
van
de
netwerkdirectie
f
maatschappelijke verkeer. O.a. door h e t aangaan
secretarissenkring wordt uitgewerkt e n vastgelegd
van
in e e n s t a t u u t .
verplichtingen
medewerkers.
e n in dienst
Hiertoe
moet
hebben v a n
vanuit
juridisch De
Kring
van Twentse
gemeentesecretarissen,
oogpunt d e mogelijkheid bestaan. O m deel t e k u n n e n n e m e n a a n h e t e c o n o m i s c h v e r k e e r is
aangevuld
rechtspersoonlijkheid nodig. De keuze voor d e een
d e e l n e m e n d e s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n richt zich
of
andere
wordt
regeling
geregeld,
waarin
wordt
besturingsprincipes,
rechtspersoonlijkheid
de
secretarissen
van de
in h a a r t a a k u i t v o e r i n g o p d e b e d r i j f s v o e r i n g v a n h e t
door
Twentebedrijf (het eigenarenbelang int e r m e n van
( B T W ,V p b ) e n
continuïteit en financiering) en op de dienstverlening aan de deelnemers (het
mede
fiscale
m e t
beïnvloed
juridische aspecten (aanbestedingsrecht,
Markt S
o p d r a c h t g e v e n d b e l a n g in t e r m e n v a n prestaties).
Overheid). Vooralsnog wordt uitgegaan van een regeling o pgrond van d eW e t gemeenschappelijke
Zij
regelingen
afgesproken
(Wgr): d e BedrijfsVoeringsOrganisatie
toetst
rondom
(BVO).
of
h e t Twentebedrijf
(financiële)
kaders
binnen en
d e convergentiestrategie
de
afspraken
(Communiqué
v a n Z e n d e r e n ) w e r k t , ziet e r o p t o e d a t g e w e r k t Alle Twentse gemeenten
wordt
eigenaar
Het Twentebedrijf wordt
opgericht
door
de 14
conform
h e t verleende
dienstverleningsafspraken (kwaliteit e n tijdigheid)
mandaat
en de
die gemaakt zijn e n bewaakt dath e t
T w e n t s e g e m e e n t e n (en e v e n t u e e l e e n o fm e e r v a n haar samenwerkingsverbanden). Coalition o f t h e
T w e n t e b e d r i j f tijdig e n adequaat rapporteert
w i l l i n g k o m t t o t u i t d r u k k i n g i n d e variëteit i n d e
de
afnames
opgedragen
v a n diensten
en
producten,
via
Bestuur regeling
o p grond
v a n d e W g rmaakt h e t
v a n w e g e het principe van verlengd lokaal
bestuur
noodzakelijk d a tcollegeleden - o f bestuursleden van
de
deelnemende
samenwerkingsverbanden
gemeenten samen
een
en bestuur
v o r m e n . H e t T w e n t e b e d r i j f krijgt, zoals h e t e r n u naar uitziet, d ev o r m van e e n
gemeenschappelijke
regeling m e t bestuursorganen: (ongeleed)
bestuur
en voorzitter. De bevoegdheden van deze organen zijn basaal geregeld i nde W g r e n w o r d e n
over
taak.
secretarissenkring
dienstverleningsovereenkomsten.
Een
deelnemers
de
uitvoering
Daarnaast dat
de
aan
van de
bewaakt
de
deelnemers
hun
contramal adequaat georganiseerd hebben,
omdat
d e z e v a n b e l a n g is v o o r e e n p r o f e s s i o n e e l opdrachtgeverschap en een goed functioneren van het Twentebedrijf.
