HP Pensioen. Magazine Februari 2014 Nr. 17. In dit nummer: De nieuwe pensioenregeling Fusie EDS- en HP Pensioenfonds in zicht!

HP Pensioen Magazine | Februari 2014 | Nr. 17 In dit nummer: De nieuwe pensioenregeling 2014 Fusie EDS- en HP Pensioenfonds in zicht! Interviews over de nieuwe pensioen overeenkomst en de voorgenomen fusie Dekkingsgraad van het EDSen het HP Pensioenfonds

HP Pensioen is een uitgave van het HP Pensioenfonds

Inhoud

Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 De nieuwe HP Pensioenregeling 2014 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Fusie EDS- en HP Pensioenfonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Interview Dick Meijlink en Lennert Terwel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Interview Otto van ´t Hof . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Interview Antonella Cecca en Gerard van den Berg . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Interview Jack Dekker en Angelique Joosen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Interview Marcel Lasonder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 De dekkingsgraad van het EDS- en het HP Pensioenfonds . . . . . . . 22 Overzicht contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Overzicht behandelde onderwerpen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 English Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

2

HP Pensioen | Magazine | Februari 2014 | Nr. 17

Veranderingen in 2014

In deze HP Pensioen zetten we de nieuwe pensioenregeling 2014 en de voorgenomen fusie van het EDS Pensioenfonds en Pensioenfonds HP in de schijnwerpers. Twee belangrijke veranderingen om onze pensioenen toekomstbestendig en betaalbaar te houden. De nieuwe pensioenregeling Over de nieuwe pensioenregeling hebben de actieve deelnemers het afgelopen najaar al veel gehoord en gelezen. Onder andere via de presentaties door de afdeling HR van HP op meerdere pensioenbijeenkomsten en e-mails en webcasts. HP heeft alle actieve deelnemers ook schriftelijk geïnformeerd wat de nieuwe pensioenregeling voor hen persoonlijk betekent. Met een berekening van de mogelijke individuele verschillen in pensioenopbouw van de oude en de nieuwe regeling. Aan die informatie is heel veel overleg en werk voorafgegaan. Overleg tussen de werkgever en de Ondernemingsraad van HP. Maar uiteraard ook tussen HP en de besturen van de beide pensioenfondsen en de besturen met de Deelnemersraden en de Verantwoordingsorganen van beide pensioenfondsen. In deze HP Pensioen kijken zij terug op een intensief jaar van onderzoek en overleg. Zij lichten de achtergronden toe en leggen uit waarom gekozen is voor de nieuwe pensioenregeling 2014. Daaraan voorafgaand zetten wij de belangrijkste verschillen voor je op een rij. Zo gaat de pensioenrichtleeftijd in de nieuwe regeling van 65 naar 67 jaar. Dat betekent overigens niet dat je per se tot je 67ste moet blijven werken. Dat aspect komt ook ter sprake in een van de interviews.

De fusie Een andere belangrijke ontwikkeling is de voorgenomen fusie. Het uitdrukkelijke streven is dat de pensioenfondsen EDS en HP dit jaar gaan fuseren. Ook daaraan is afgelopen tijd hard en zorgvuldig gewerkt. Het gaat om grote belangen. Beide pensioenfondsen moeten die evenwichtig behartigen. De belangen van deelnemers, gewezen deelnemers en alle pensioengerechtigden staan daarbij voorop. Zowel voor de tot nu toe in beide pensioenfondsen opgebouwde pensioenen, als voor de in de toekomst op te bouwen pensioenen. Eén pensioenfonds in plaats van twee pensioenfondsen biedt onder andere kostenvoordelen. Voordelen die ten goede komen aan alle deelnemers en pensioengerechtigden. In de interviews vertellen bestuursleden, vertegenwoordigers van HP, de voorzitter van de OR en de externe projectmanager over de aanpak tot nu toe. Maar ook wat er nog moet gebeuren.

Welkom! We sorteren al zoveel mogelijk voor op de fusie. De communicatie daarover met alle betrokkenen is daarvan een heel belangrijk onderdeel. Daarom sturen we deze HP Pensioen niet alleen naar onze vaste lezers, maar graag nu ook al aan de deelnemers en pensioengerechtigden van het EDS Pensioenfonds. Alvast van harte welkom bij Stichting Pensioenfonds HP! Marcel Lasonder, Voorzitter Stichting EDS Pensioenfonds Stichting Pensioenfonds Hewlett-Packard Nederland HP Pensioen | Magazine | Februari 2014 | Nr. 17

3

De nieuwe HP Pensioenregeling 2014 Kort samengevat Je werkt bij HP. Dat betekent dat je vanaf 1 januari 2014 pensioen opbouwt in de HP-Pensioenregeling 2014. Voorafgaande aan de interviews geven we een korte samenvatting van de achtergronden en de belangrijkste veranderingen.

Waarom een nieuwe pensioenregeling? • om er rekening mee te houden dat de AOW steeds wat later ingaat; • omdat we vanaf 2014 wettelijk verplicht zijn om uit te gaan van een pensioenrichtleefijd van 67 jaar; • vanwege de verlaging van het fiscaal maximale opbouwpercentage voor pensioen; Ook de nieuwe pensioenregeling wordt uitgevoerd door ons eigen pensioenfonds.

• omdat één eenvoudig uitvoerbare pensioenregeling voor alle HP-medewerkers nodig en wenselijk is. Een pensioenregeling die transparant, marktconform en toekomstbestendig is en veel voordelen biedt.

De belangrijkste veranderingen: • de pensioenrichtleeftijd wordt 67 jaar; • de jaarlijkse pensioenopbouw wordt hoger. Het opbouwpercentage is weliswaar lager, maar de pensioenopbouw wordt berekend op basis van een hogere pensioengrondslag; Voor de groep sales medewerkers is overigens wel sprake van een lagere pensioenopbouw, als gevolg van fiscale aanpassingen. In dat geval is er een overgangsmaatregel die het verschil compenseert, omschreven in de persoonlijke pensioenovereenkomst. Zie ook het interview met Lennert Terwel en Dick Meijlink; • de tot en met 31 december 2013 opgebouwde pensioenaanspraken in de EDS- en HP Legacy-pensioenregelingen worden premievrije pensioenaanspraken. Alle opgebouwde pensioenaanspraken in deze regelingen blijven uiteraard behouden.

Voor wie geldt de nieuwe pensioenregeling? De HP Pensioenregeling 2014 geldt voor iedereen die op of na 1 januari 2014 bij HP werkt. Dus ook voor de medewerkers die tot en met 2013 deelnamen in het EDS Pensioenfonds.

Al vóór 1 januari 2010 bij HP werkzaam? Dan bouw je • tot een bepaald salarisniveau (in 2014 is dat € 61.188) pensioen op in de Middelloonregeling 2014; • boven dat salarisniveau pensioen op in de Premiepensioenregeling 2014.

4


Je persoonlijke pensioenovereenkomst In oktober stuurde HP de actieve deelnemers de nieuwe pensioentoezegging: de persoonlijke pensioenovereenkomst. Daarin zie je als deelnemer wat de nieuwe pensioenregeling betekent voor je pensioenopbouw. Met berekeningen voor de vergelijking van de oude met de nieuwe pensioenregeling.

Je ontvangt al pensioen?

Interviews Pensioen is een arbeidsvoorwaarde en daarmee onderwerp van overleg tussen de onderneming en de Ondernemingsraad van HP. De vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers vertellen in deze HP Pensioen over de achtergronden van de nieuwe pensioenregeling.

Als je al pensioen ontvangt van het EDS of HP Pensioenfonds, heeft de nieuwe pensioenregeling voor jou géén directe consequenties;

Je bent gewezen deelnemer? Je hebt premievrije pensioenaanspraken bij het EDS- of HP Pensioenfonds? Dan geldt de nieuwe pensioenregeling niet voor jou. Je opgebouwde aanspraken blijven ongewijzigd.


5

De voorgenomen fusie van het EDS- en het HP Pensioenfonds In de aanloop naar de nieuwe pensioenregeling is intensief onderzoek gedaan naar het mogelijk samengaan van de beide pensioenfondsen. Het belangrijkste criterium daarbij: een evenwichtige belangenbehartiging van alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Het streven is om de fusie uiterlijk 1 juli 2014 te realiseren.

Wie is waar verantwoordelijk voor? • De werkgever en de Ondernemersraad gaan - uiteraard binnen de wettelijke en fiscale grenzen - over de inhoud van de pensioenregeling. Pensioen is namelijk een arbeidsvoorwaarde.

Blijf op de hoogte van de fusieontwikkelingen! Als er belangrijke ontwikkelingen zijn, mijlpalen worden bereikt en straks de fusie een feit is…, informeren we je vanzelfsprekend zo snel mogelijk. Onder andere via de websites van de beide pensioenfondsen. Bezoek dus regelmatig voor een mogelijke update: http://www.eds-pensioenfonds.nl http://www.hp-pensioenfonds.nl

6

• De besturen van het EDS Pensioenfonds en het HP Pensioenfonds zijn primair verantwoordelijk voor de uitvoering van de pensioenregeling die door de werkgever en de Ondernemingsraad is overeengekomen. Tot die verantwoordelijkheid hoort onlosmakelijk de genoemde evenwichtige belangenbehartiging van alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Het bestuursbeleid wordt daarop beoordeeld door de deelnemersraad, het verantwoordingsorgaan en De Nederlandsche Bank.

Evenwichtige belangenbehartiging bij de fusie Bij de fusie mag het ene pensioenfonds er niet beter van worden ten koste van het andere.

Interviews Lees in de interviews hoe de bestuursvertegenwoordigers principieel en praktisch invulling geven aan de hiervoor besproken verantwoordelijkheid bij de uitwerking van de voorgenomen fusie.


Pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Daarom bepalen HP en de Ondernemingsraad de inhoud van de pensioenovereenkomst. Dick Meijlink en Lennert Terwel zaten in 2013 vanuit HP aan de tekentafel van de nieuwe pensioenregeling 2014. HP Pensioen sprak hen over de uitgangspunten van de werkgever en over de achtergronden van de veranderingen.

Een nieuwe pensioenregeling en één HP Pensioenfonds! Urgentie ‘HP had graag eerder een nieuwe pensioenregeling ingevoerd, maar de verschillen in de oude regelingen en het uitblijven van definitieve pensioenplannen van het kabinet hebben dat vertraagd’, vertelt Lennert. Hij werkt net als Dick op de afdeling Total Rewards. Lennert: ‘Vorig jaar werden echter het lagere fiscaal toegestane opbouwpercentage naar 2,15% bekend en werd de hogere pensioenleeftijd definitief. Daarom was alsnog op korte termijn aanpassing van de pensioenregelingen van EDS en HP nodig en mogelijk. Naar aanleiding daarvan is ook het samenvoegen van de twee pensioenfondsen opnieuw bekeken. Enkele jaren geleden hebben we dat al gedaan, maar toen vormden de verschillen in dekkingsgraad en de indexatie van de pensioenen financieel niet te nemen hindernissen.’

In gesprek met Dick Meijlink en Lennert Terwel

Aan de slag Harmonisatie arbeidsvoorwaarden Dick: ‘Aan de wijziging van de pensioenregelingen ging al in 2011 een harmonisatie vooraf van de arbeidsvoorwaarden van EDS en HP. Vervolgens konden we het afgelopen jaar verder aan de slag met de ontwikkeling van één pensioenregeling voor alle werknemers van HP: een beschikbare premieregeling. Voor deelnemers in dienst vóór 2010 geldt tot een bepaald salarisniveau een Middelloonregeling.’


7

‘HP investeert veel geld en effort in de HP Pensioenen.’ Beheers-, voorspel- en uitvoerbaar Wensen en uitgangspunten van HP ‘HP heeft wereldwijd uitgangspunten voor de vorm en inhoud van pensioenregelingen van HP. Natuurlijk houden we daarbij rekening met de landelijke weten regelgeving. In die context wil HP nadrukkelijk dat de kosten van pensioen beheersbaar en voorspelbaar zijn’, licht Dick toe. Lennert noemt als voorbeeld de aanpassing van de pensioenopbouw over het variabele inkomen voor de ruim 400 sales medewerkers omdat de oude regeling fiscaal niet meer is toegestaan. ‘Die aanpassingen waren overigens zo complex dat we daarover bijna een jaar overleg hebben gevoerd. Na vergaande vereenvoudiging en gedetailleerde beschrijving in de instemmingsaanvraag zijn we daar alsnog uit gekomen.’

Oplossingsrichting Karakteristiek voor beide pensioenfondsen Lennert: ‘Karakteristiek voor beide pensioenfondsen is dat zij meerdere verschillende regelingen kennen. HP wilde in elk geval een gelijkvormige indexatie die aansluit bij het uitgangspunt van voorspelbare kosten.’ Dick: ‘Na onderzoek van de nieuwe wettelijke en fiscale vereisten en matching met de gewenste criteria van HP, hebben we als afdeling Total Rewards een oplossingsrichting ontwikkeld. Inclusief de daarbij horende kostenraming. Deze hebben we eerst afgestemd met het Country Management Team en vervolgens, na instemming van EMEA Total Rewards, ter goedkeuring voorgelegd aan de VP Global Benefits. Daarna hebben we met de Ondernemingsraad over de nieuwe pensioenregeling overleg gevoerd en onderhandeld.’

‘Het best mogelijke resultaat voor iedereen.’ Lennert Terwel

8

De noodzaak en voordelen van één pensioenfonds Belangrijke voorwaarde Lennert voegt daaraan toe dat aan het realiseren van de oplossingsrichting de voorwaarde is verbonden dat beide pensioenfondsen samengaan. ‘Dat is nodig uit het oogpunt van efficiency, kosten- en risicobeheersing. Voor de uitvoering van de pensioenregelingen door twee pensioenfondsen zijn er nu twee besturen, twee Deelnemersraden, twee


Verantwoordingsorganen en dubbele commissies voor het beleggingsbeleid, governance en andere bestuurstaken. Dat vraagt niet alleen veel tijd en inzet van veel mensen…, het betekent ook meer kosten en beheersingsrisico´s. Met de Ondernemingsraad is zowel overeenstemming bereikt over de inhoud van de nieuwe pensioenregeling als over het samengaan van de beide pensioenfondsen, de voorgenomen fusie.’

‘Jammer van de ene gemiste kans.’ Dick Meijlink

Enthousiast Dick en Lennert zijn enthousiast over het bereikte resultaat: ‘Een win-win situatie voor de medewerkers en HP. Ondanks het lagere opbouwpercentage in de Middelloonregeling gaan de deelnemers er in pensioenopbouw niet op achteruit. In de individuele gevallen dat sprake is van een lagere opbouw van pensioenkapitaal in de Excedentregeling, zijn compensatiemaatregelen van toepassing. Het aantal pensioenregelingen is teruggebracht van negen naar één hybride regeling, bestaande uit een Basis- en een Excedentregeling. Voor HP zijn nu de kosten beter beheers- en voorspelbaar. Onder andere dankzij een andere systematiek van de indexatie van de pensioenen: deze is nu ook voorwaardelijk geworden voor de actieve deelnemers. De indexatie is dus afhankelijk van de financiële positie van het pensioenfonds.’ Lennert: ‘Ook de Ondernemingsraad kan zeggen dat het goed geregeld is. Het is het best mogelijke resultaat voor iedereen. Over de hele deelnemersperiode bouwt iedereen zelfs meer pensioen op. Dat komt omdat we maximaal gebruik maken van de beschikbare ruimte voor de pensioenopbouw, maar natuurlijk ook omdat de pensioenleeftijd naar 67 jaar gaat. Het blijft overigens mogelijk je pensioen eerder te laten ingaan.’ Teamwork Intussen dienen zich al weer nieuwe landelijke pensioenontwikkelingen aan. Dick: ‘Vanuit HP hadden we daar graag al rekening mee gehouden door een automatische aanpassingsclausule op te nemen voor toekomstige wijzigingen. Ik vind het eerlijk gezegd een gemiste kans, dat we het daarover niet eens zijn geworden. Daarom moeten we bij de volgende wettelijke aanpassingen weer alle overleg-, mandaatprocedures en onderhandelingen doorlopen voor aanpassingen aan de nieuwe wettelijke regelingen. In 2013 wetende dat er in 2014 en 2015 opnieuw wijzigingen aankomen, hadden we graag al duidelijkheid over dat vervolg geboden bij het aanbieden van de nieuwe regeling in 2014. Dat neemt niet weg dat we blij zijn met het bereikte resultaat: een geharmoniseerde pensioenregeling. Verder zijn we een heel eind op weg naar één HP Pensioenfonds.’ Waardering Terugkijkend op het overleg en de onderhandelingen waarderen Lennert en Dick de samenwerking en de inbreng van de Ondernemingsraad. Die waardering geldt ook voor werkgever HP die veel geld en effort in de HP Pensioenen investeert. Lennert: ‘HP heeft niet alleen de uitgangspunten voor een toekomstbestendige pensioenregeling geformuleerd, maar investeert ook op diverse fronten in het realiseren daarvan. Van de kosten van het fusieproject, tot en met een garantieregeling voor de indexatie gedurende een overgangsperiode en het overbruggen van het verschil in dekkingsgraad van de beide pensioenfondsen. Dat gaat om miljoenen euro´s. HP investeert ook in de deskundigheid van de mensen die bij de pensioenregeling en de voorgenomen fusie betrokken zijn. Mede dankzij de deskundigheid van de Ondernemingsraad en de Deelnemersraden is het proces van de totstandkoming van de nieuwe pensioenregeling en de voorgenomen fusie heel gedegen geweest en hebben we met zń allen een goed resultaat bereikt.’

Wat betekent de nieuwe pensioenregeling voor JOU?

Vragen of reacties? Mail dan naar: Lennert Terwel [email protected] Dick Meijlink [email protected]

Op je 67ste met pensioen? De pensioenrichtleeftijd (ook bij andere pensioenfondsen overigens) is voortaan 67 jaar. Je pensioen gaat dus later in. Omdat je altijd betaald hebt voor een eerdere pensioeningang, wordt je pensioen verhoogd. Belangrijk om te weten is dat je pensioen eerder dan de pensioenrichtleeftijd kunt laten ingaan. Dat betekent wel dat je pensioen vervolgens uiteraard lager wordt. Ook moet je er rekening mee houden dat je nog geen AOW ontvangt. Eerder stoppen met werken en eerder je pensioen laten ingaan is dus mogelijk in de nieuwe pensioenregeling. Maar je moet wel ruim van tevoren weten of het ook financieel mogelijk is. Op de website van de Sociale Verzekeringsbank (www.svb.nl ) kun je alvast nagaan op welke leeftijd jouw AOW ingaat.


9

Otto van ´t Hof is bestuurslid van het EDS Pensioenfonds. ‘Direct bij mń komst bij HP in 2011 ben ik gevraagd bestuurslid te worden vanwege mń pensioenkennis en ervaring met de automatisering van pensioenadministraties. Ik weet hoeveel werk het kost om pensioenregelingen aan te passen aan wettelijke wijzigingen. Alleen daarom al ben ik voorstander van een fusie van onze twee pensioenfondsen.’

De logische en objectieve keuze voor één Pensioenfonds Integratiecommissie en Klankbordgroep Otto is ook lid van de integratiecommissie die de afgelopen maanden onderzocht of een fusie met het HP Pensioenfonds mogelijk en wenselijk is.

Otto van ´t Hof over de voorgenomen fusie

‘In september werd bekend dat het HP Pensioenfonds de nieuwe regelingen zou uitvoeren op voorwaarde dat beide pensioenfondsen samengaan. Op korte termijn is dat absoluut niet haalbaar, dachten we in eerste instantie. Maar we hebben intussen heel veel werk verzet. Na uitvoerig onderzoek en overleg konden de beide besturen al op 6 december besluiten om de pensioenfondsen op zo kort mogelijke termijn te laten fuseren. Diezelfde dag hebben we nog met onze Deelnemersraad vergaderd. Zij hebben bij de besluitvorming instemmingsrecht en hebben hun instemming ook daadwerkelijk gegeven. Dat kon zo snel omdat we hen vanaf het begin op de hoogte hebben gehouden van alle ontwikkelingen via de klankbordgroep. Daarin neemt Guus van Charante deel namens de Deelnemersraad van het EDS Pensioenfonds.’ Het besluit om te gaan fuseren, betekent wel dat het EDS Pensioenfonds na de fusie ophoudt te bestaan. ‘Ja, dat is zo. Ik kan me voorstellen dat mensen dat jammer vinden. Het pensioenfonds is namelijk best lang verbonden geweest aan EDS. Dat geeft een band. Dat geldt niet alleen voor de deelnemers en gepensioneerden, maar uiteraard ook voor de bestuursleden.’ Daarbij speelt wellicht ook dat het EDS Pensioenfonds het kleinste is en dat het grotere pensioenfonds het straks voor het zeggen heeft? Otto: ‘Terecht dat je daarnaar informeert. We hebben daaraan expliciet aandacht besteed in de integratiecommissie. Door van tevoren criteria vast te stellen op grond waarvan we kiezen, hebben we dat effect naar mijn idee voorkomen. Vergeet niet dat beide besturen afzonderlijk verantwoordelijk zijn en dat ook blijven totdat de fusie een feit is. Die onafhankelijkheid was ook de rode draad bij de inventarisatie van de fusiemogelijkheden. Vanaf het begin tot en met het advies en de besluitvorming.’

10


‘Je moet als bestuurslid de belangen van alle stakeholders in ogenschouw nemen.’

Bij een fusieproces, waarbij zoveel belangen spelen, je onafhankelijkheid behouden… Hoe doe je dat? ‘Je moet als bestuurslid de belangen van alle stakeholders in ogenschouw nemen. Ook die van de werkgever als belangrijke sponsor van de pensioenregeling. Maar dat neemt niet weg dat je formele verantwoordelijkheid ligt bij een evenwichtige belangenbehartiging van de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden van het pensioenfonds dat je vertegenwoordigt. Om die prioriteit zo goed mogelijk te kunnen waarborgen hebben we ons bij het onderzoek en de besluitvorming laten begeleiden door een eigen adviseur. Dus geen adviseur van HP of het HP Pensioenfonds. Daarmee voorkom je ook de mogelijke schijn van belangenverstrengeling. Het inschakelen van een externe projectmanager is een goede keuze gebleken. Het onderzoek naar de mogelijke samenvoeging en het resultaat van dat onderzoek zijn in een zogeheten ‘impactanalyse’ beschreven. Mede dankzij dat document was het voor de Deelnemersraad betrekkelijk eenvoudig om akkoord te gaan met het voorstel beide pensioenfondsen samen te voegen. Met dat document kunnen we ook uitleggen waarom we bepaalde keuzes gemaakt hebben, hoe we dat hebben gedaan en dat we die keuzes zo onafhankelijk en objectief mogelijk hebben gemaakt.’ Welke verschillen zie je met het HP Pensioenfonds? ‘Het EDS Pensioenfonds heeft een ander beleggingsbeleid. Wij beleggen actiever en benutten meer de risicoruimte. We hebben overigens al een eerste meeting gehad met de beleggingscommissie van het HP Pensioenfonds waarin we dat verschil hebben besproken.’ HP Pensioen | Magazine | Februari 2014 | Nr. 17

11

Wat gaan de deelnemers en de gepensioneerden van de fusie merken?

‘Lagere kosten betekent meer financiële ruimte voor indexatie en dat is in het belang van alle belanghebbenden.’ Otto van ´t Hof

‘Door de fusie ontstaat een groter pensioenfonds met een gunstiger kostenverhouding ten opzichte van een kleiner pensioenfonds. Ten opzichte van twee pensioenfondsen is er een directe kostenbesparing. Lagere kosten betekent meer financiële ruimte voor indexatie en dat is in het belang van alle belanghebbenden met opgebouwde of al ingegane pensioenen.’ Wat hebben we nog niet besproken? ‘Ik vind het belangrijk om nog iets te zeggen over de rol van HP. Ondanks dat het economisch een moeilijke tijd is, draagt HP ook nu heel veel bij aan onze pensioenen. In de vorm van de financiële werkgeversbijdrage, maar ook aan de fusie van beide fondsen waarbij het verschil in dekkingsgraad moet worden overbrugd. HP heeft daarbij z’n financiële medewerking toegezegd. Dat gaat om meerdere miljoenen Euro’s. Verder staan we met de fusie eigenlijk nog aan het begin, hoeveel we inmiddels ook hebben bereikt. De keuzes zijn weliswaar gemaakt en er is een nieuwe pensioenregeling, maar het moet nog wel worden uitgevoerd. De integratiecommissie gaat overigens ook dat vervolg begeleiden. Met volle tevredenheid over de projectmanager van PWC. Uiteraard doen we ook het vervolg weer zo onafhankelijk en objectief mogelijk in het belang van alle stakeholders.’

Wat betekent de fusie voor JOU? Ingegane pensioenen Voor alle duidelijkheid: zolang de fusie nog niet rond is, ontvangen de pensioengerechtigden hun pensioen van het EDS Pensioenfonds. Informatie over de fusie Als aan alle voorwaarden is voldaan en de fusie rond is, ontvangen alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden persoonlijk bericht over de fusiedatum en de overdracht van de opgebouwde pensioenaanspraken en de ingegane pensioenen. Overdracht pensioenaanspraken Alle opgebouwde pensioenaanspraken en ingegane pensioenen worden onverminderd overgedragen aan het HP Pensioenfonds. Deze neemt alle pensioenverplichtingen van het EDS Pensioenfonds onverminderd over.

Vragen of reacties? Mail dan naar: Otto van ´t Hof [email protected]

12


Draagvlak Na de fusie ontstaat een groter pensioenfonds met een groter draagvlak voor alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden van de beide pensioenfondsen.

Doordachte keuzes voor de nieuwe pensioenregeling 2014 Gesprek met Antonella Cecca en Gerard van den Berg

Gerard van den Berg is voorzitter van de Ondernemingsraad, Antonella Cecca is director Human Resources. Zij zijn intensief betrokken geweest bij de onderhandelingen over de nieuwe pensioenregeling. Ondanks dat de besprekingen enkele keren in een impasse raakten, zijn deze in een goede sfeer verlopen. Antonella: ‘Dat heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de totstandkoming van de nieuwe pensioenregeling.’ HP Pensioen | Magazine | Februari 2014 | Nr. 17

13

Antonella licht toe dat de nieuwe pensioenregeling nodig is vanwege nieuwe wetgeving maar ook om negen verschillende pensioenregelingen terug te brengen tot één beschikbare premieregeling voor alle werknemers van HP. Voor deelnemers in dienst vóór 2010 geldt tot een bepaald salarisniveau een Middelloonregeling. Boven dat salarisniveau is verder een beschikbare premieregeling van toepassing, de Excedentregeling. ‘Mijn rol was bespreken wat beide partijen willen, vaststellen waar de ‘gaps’ liggen en nagaan wat de mogelijkheden zijn om die te overbruggen. Ik ben daarbij in pensioentechnisch opzicht bijgestaan door Lennert Terwel van HP Total Rewards.’ Gerard: ‘Mijn rol als voorzitter van de OR is met name ervoor te waken dat bij veranderingen er niemand op achteruitgaat. Tegelijkertijd moet je als Ondernemingsraad niet alles tot ver achter de komma willen regelen en openstaan voor veranderingen die nodig zijn. Anders hoef je niet aan zulke besprekingen te beginnen.’

‘HP is tevreden over het niveau van advisering en heeft ook het door de Ondernemingsraad voorgestelde compensatie mechanisme toegepast.’ Antonella Cecca

Onafhankelijk Gerard: ‘De Ondernemingsraad is geadviseerd door onafhankelijke deskundigen maar ook door bestuursleden van zowel het HP- als het EDS Pensioenfonds.’ Antonella voegt daaraan toe dat de onafhankelijke actuaris van de Ondernemingsraad alle berekeningen heeft gemaakt wat de nieuwe pensioenregeling betekent voor individuele deelnemers. ‘Wie als gevolg van de introductie van de nieuwe pensioenregelingen er op achteruitgaat wordt op een passende manier gecompenseerd. Dit is in alle gevallen afhankelijk van de individuele situatie van de medewerker. Zorgvuldigheid en maatwerk dus!’ Veel te winnen ‘De besprekingen zijn in goed overleg gevoerd. Toch was enkele keren sprake van een impasse’, zegt Gerard. ‘Bij het overleg zijn veel mensen betrokken met gedetailleerde kennis van de bestaande pensioenregelingen. Die kennis heb je nodig en moet je gebruiken. Als echter de benodigde aanpassingen vast lijken te lopen op grond van de verschillen in de bestaande regelingen, moet je op een gegeven moment niet verder de diepte ingaan.

‘Beide partijen waren ervan overtuigd dat een geharmoniseerde regeling veel voordelen biedt’

14


Dat helpt dan niet. We hebben in dat verband zorgvuldig bewaakt dat ieder zijn specifieke verantwoordelijkheid behield. Soms was het nodig om dat ook duidelijk uit te spreken. Die zuiverheid hebben we voortdurend benadrukt.’ Antonella sluit daarbij aan: ‘Wat wel hielp bij een impasse was de discussiepunten in een kleiner overleg te bespreken en de verschillen op wat meer afstand en in de context van onze doelstellingen te bekijken.’ Gerard voegt daaraan toe: ‘Beide partijen waren er dan ook van overtuigd dat een geharmoniseerde regeling veel voordelen biedt.’

‘Wat de nieuwe pensioenregeling betreft…, ook de Ondernemingsraad kan zich daar helemaal in vinden.’ Gerard van den Berg

Beheersing aanvulling op toeslagen HP ‘Voor HP, als beursgenoteerde onderneming, is financiële voorspelbaarheid van groot belang. De onvoorspelbaarheid van de kosten van de vorige pensioenregelingen vormden, onder andere als gevolg van de situatie op de financiële markten een probleem’, benadrukt Antonella. De nieuwe pensioenregeling komt daaraan tegemoet. Gerard voegt daaraan toe dat HP tot nu toe voor de actieve deelnemers in de HP regeling de indexatie jaarlijks betaalde. In de nieuwe pensioenregeling is sprake van een voorwaardelijke indexatie die in eerste instantie uit het rendement op de pensioenkapitalen wordt gefinancierd. HP investeert tien jaar lang extra om indien nodig de uitvoerder in staat te stellen aan te vullen tot maximaal 3,5% toeslag. Antonella merkt op dat ‘ook de besluitvorming over de maximering zorgvuldig tot stand is gekomen: deze is gebaseerd op pensioenberekeningen over een groot aantal jaren in het verleden.’ Zorgvuldigheid als rode draad Bij alle aanpassingen loopt het aspect ‘zorgvuldigheid’ als een rode draad door het proces. Gerard: ‘Om de individuele berekeningen van de mogelijke verschillen tussen de oude en de nieuwe pensioenregeling extra te waarborgen, konden deelnemers bezwaar indienen bij de bezwarencommissie als zij van mening waren dat de nieuwe pensioenregeling en de compensatieregeling daartoe aanleiding gaf. Van die mogelijkheid hebben 18 van de 2271 deelnemers gebruik gemaakt.’ Resultaat Antonella is blij met het bereikte resultaat. ‘Dat hebben we bereikt omdat we ons daarvoor met z’n allen hebben ingezet. We zijn daarvoor altijd in gesprek gebleven. Ook heeft HP de ondernemingsraad in staat gesteld zich onafhankelijk en uitvoerig te kunnen laten adviseren. HP is tevreden over het niveau van advisering en heeft ook het door de ondernemingsraad voorgestelde compensatiemechanisme toegepast. Zo hebben we met z’n allen goed afgewogen keuzes kunnen maken. Het enige punt dat ik wel jammer vind, is dat we met de nieuwe pensioenregeling niet hebben voorgesorteerd op de in 2014 en 2015 te verwachten veranderingen in de weten regelgeving. Wij hebben hiertoe wel voorstellen gedaan. Zoals het er nu naar uit ziet zullen wij in 2014 weer een pensioenproject moeten starten.’ Gerard: ‘Dat is aan de ene kant misschien wel jammer, maar bij ingrijpende wijzigingen in de weten regelgeving kun je meestal verschillende keuzes maken. Als je je echter van tevoren al vastlegt zonder alle opties te hebben onderzocht, is afweging van keuzes niet meer mogelijk. Daarom waren we daar als Ondernemingsraad geen voorstander van. Wat de nieuwe pensioenregeling betreft…, ook de Ondernemingsraad kan zich daar helemaal in vinden. Het is een resultaat dat ik kan uitleggen en zo nodig kan verdedigen. We zijn verder voorstander van de voorgenomen fusie van beide pensioenfondsen. Dat biedt onder andere kostenbesparingen en dat is ook zeker in het voordeel van alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Daar doen we het met zń allen voor.’

Wat betekent de nieuwe pensioenregeling voor JOU?

Mail dan naar: Antonella Cecca [email protected]

Koopkracht van je pensioen Een belangrijk aspect van pensioen is het behoud van koopkracht. Daar kunnen we niet duidelijk genoeg over zijn. De Middelloonregeling 2014 kent een voorwaardelijke indexatie (toeslagverlening) van de pensioenen. Zoals je in het interview met Antonella en Gerard kunt lezen, zal HP gedurende tien jaar zo nodig extra investeren om, indien nodig, het pensioenfonds in staat te stellen de toeslagen voor de actieve deelnemers aan te vullen tot een maximum van 3.5%.

Gerard van den Berg [email protected]

Uiteraard zal HP Pensioen ook in de toekomst veel aandacht besteden aan de indexatie (toeslagverlening) van de pensioenen.

Vragen of reacties?


15

Niet over één nacht ijs

Jack Dekker en Angelique Joosen over de voorgenomen fusie Jack Dekker is bestuurslid van het HP Pensioenfonds en voorzitter van de integratiecommissie die de beide pensioenfondsen adviseert over de voorgenomen fusie. Angelique Joosen, pensioenjurist bij PwC, is de projectmanager van de integratiecommissie. Het gaat bij de fusie om ruim 9.800 deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden en een vermogen van ruim € 1,3 miljard. Jack en Angelique vertellen over de aanpak van het fusieproces. 16


Integratiecommissie Objectief Twee pensioenfondsen, elk met hun financieel en juridisch na te komen verplichtingen aan alle deelnemers, gewezen deelnemers en de pensioengerechtigden. Een gezamenlijk vermogen van 1,3 miljard. De verantwoordelijkheid en de belangen zijn groot. Het eerste dat Jack Dekker echter benadrukt is, ‘…dat het belang van de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden bij de beide pensioenfondsen voorop staat.’ Jack licht verder toe: ‘Het gezamenlijke doel van beide pensioenfondsen is die belangen, inclusief die van de werkgever evenwichtig af te wegen.’

De integratiecommissie

‘De onderneming is en wordt door mensen gemaakt. Daarom is het zo belangrijk de belangen van de onderneming en de mensen evenwichtig af te wegen.’ Jack Dekker

• Jack Dekker

Voorzitter HPPF namens werkgever

• Otto van ‘t Hof

EPF namens werkgever

• Henk Splint

HPPF namens werknemers

• Ruud Smits

EPF namens werknemers

• Angelique Joosen

project manager van PWC

‘Daarom hebben we al snel besloten dat we een neutrale persoon nodig hebben die de integratiecommissie objectief en onafhankelijk begeleidt. Onze commissie bestaat uit twee bestuursleden van het EDS Pensioenfonds en twee bestuursleden van het HP Pensioenfonds. Angelique Joosen versterkt ons van buitenaf.’ Transparant en zorgvuldig Jack: ‘Verder stond meteen voorop dat het advies- en besluitvormingstraject transparant moet zijn voor alle belanghebbenden.’ Angelique voegt daaraan toe ‘...dat met name daarom een impactanalyse is gemaakt. Daarin hebben we voorafgaand aan onze inventarisatie vastgelegd welke criteria belangrijk zijn. Verder hebben we daaraan – ook vooraf – wegingsfactoren toegekend. Hierdoor is het proces geobjectiveerd. Voor het vaststellen van de adviezen heeft de commissie zoveel mogelijk alternatieven onderzocht en zich niet beperkt tot keuzes die voor de hand liggen. Zo hebben we bijvoorbeeld expliciet onderzocht wat de voor- en nadelen zijn van een eventuele keuze voor het EDS Pensioenfonds als óverblijvend´ pensioenfonds.’

Klankbordgroep De verantwoordelijkheid van de besturen Jack en Angelique benadrukken dat de uiteindelijke besluitvorming over de voorgenomen fusie de verantwoordelijkheid is van de besturen van de beide pensioenfondsen. Angelique: ‘De pensioenfondsen voeren namelijk de pensioenregelingen uit, die tussen de werkgever en de OR zijn overeengekomen. De besturen moeten uiteraard verantwoording afleggen over hun bestuursbeleid. Zo hebben de Deelnemersraden adviesrecht en toetsen de Verantwoordingsorganen het bestuursbeleid. Ook de sociale partners zijn intensief bij de fusie betrokken, maar zij gaan primair over de inhoud van de pensioenregeling. Mede vanwege de voortgang hebben we al in het begin van ons adviestraject voorgesteld een klankbordgroep samen te stellen, zodat alle stakeholders tussentijds voortdurend op de hoogte blijven. Dat blijkt in de praktijk uitermate waardevol. Iedereen waardeert dat ook.’

De klankbordgroep • Antonella Cecca

director HR HP

• Jan van Leeuwen

adviseur actuaris werkgever

• Irene Vermeeren - Keijzer

adviseur jurist werkgever

• Gerard van den Berg

voorzitter OR

• Guus van Charante

lid OR

• Marcel Lasonder

voorzitter HPPF en EPF


17

Processtructuur Integratie EDS bestuur

HP bestuur

HP werkgever

Taak: besluitvorming bestuursvergaderingen

Integratiecommissie Taak: dagelijkse gang van zaken Komt wekelijks bijeen

‘Zorgvuldigheid was en is in het fusieproces onze grootste druk.’

Uitgangspunt: Openheid en Transparantie Duidelijke taakstelling en verantwoordelijkheidsverdeling

Klankbordgroep Taak: bijpraten werkgeveren werknemers vertegenwoordiging + inbreng hun kant/ 2-wekelijkse meetings

Bijdrage van de werkgever Jack licht toe dat HP via de werkgeversbijdrage een groot deel van de kosten van de pensioenopbouw voor zijn rekening neemt. Die werkgeversbijdrage vormt onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Bij de ontwikkeling van de nieuwe pensioenregeling en de plannen voor de fusie van de beide pensioenfondsen hebben HP en de OR uitgesproken dat de nieuwe pensioenregelingen door het HP Pensioenfonds moeten worden uitgevoerd, op voorwaarde dat beide pensioenfondsen samengaan. HP vindt dat van doorslaggevend belang en neemt mede daarom de kosten van de werkzaamheden van de integratiecommissie, waaronder het externe projectmanagement, voor zijn rekening. Angelique voegt daaraan toe, dat HP nog een andere belangrijke bijdrage levert in het fusieproces: ‘HP zal namelijk ook financieel bijdragen om het verschil in dekkingsgraad van de beide pensioenfondsen te egaliseren. Dat is een van de cruciale aspecten voor het realiseren van de fusie.’ Het advies van de integratiecommissie Inmiddels heeft de commissie de besturen geadviseerd te besluiten tot een samengaan van beide pensioenfondsen, ‘…nadat het verschil in dekkingsgraad is opgelost.’ De besturen hebben dat besluit afgelopen december genomen en stemmen het bestuursbeleid op elkaar af tot de daadwerkelijke fusie een feit is. De Deelnemersraden van de beide pensioenfondsen staan achter de voorgenomen fusie en hebben het bestuursbesluit daarover onderschreven De Deelnemersraad van het HP Pensioenfonds is op dit moment overigens nog wel voor waardelijk akkoord. Uiteraard hebben de pensioenfondsen de deelnemers en pensioen gerechtigden zo snel mogelijk geïnformeerd over de laatste ontwikkelingen. Uitdaging ‘Het streven is dat de pensioenfondsen zo snel mogelijk, uiterlijk 1 juli 2014, fuseren. De sociale partners gingen oorspronkelijk uit van 1 januari 2014 en zagen dat ook graag gerealiseerd, maar dat is praktisch niet haalbaar. De zorgvuldigheid zou daarmee onder druk komen te staan’, zegt Jack. ‘De zorgvuldigheid was en is onze grootste druk.’ Angelique wijst erop dat ook DNB uiteraard daar streng op toeziet: ‘Daarom hebben we al in een vroeg stadium overleg gehad met DNB over de fusieplannen. Binnenkort komen zij met een officiële reactie.’ Jack en Angelique benadrukken tot slot dat er nog heel veel werk aan de winkel is. Ook als de fusie een feit is. ‘De uitdaging is de snelheid erin te houden. Zeker bij alle vragen die zich nog zullen voordoen. Dat vraagt nog veel van alle betrokkenen. Op basis van onze ervaringen hebben we er veel vertrouwen in dat we daarin slagen met zń allen.’

Vragen of reacties? Mail dan naar: Jack Dekker [email protected] Angelique Joosen [email protected]

18


Wat betekent de fusie voor JOU? De óude` regelingen van het EDS- en het HP Pensioenfonds worden gesloten regelingen. Een van de voordelen van de fusie is dat de oude regelingen na de fusie door het pensioenfonds worden geadministreerd. Dat lijkt niet zo spectaculair, maar het is wel heel praktisch. Zowel voor jou als deelnemer of pensioengerechtigde als voor de uitvoerder. Zo kan de informatie over de opgebouwde pensioenaanspraken in de verschillende regelingen zoveel mogelijk gelijktijdig worden aangeboden.

Fusie in zicht! Zoals in de interviews al gezegd: HP en de Ondernemings raad beslissen over de inhoud van de pensioenafspraken. De besturen van de Pensioenfondsen zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de uitvoering en een mogelijke fusie. HP Pensioen sprak met Marcel Lasonder, voorzitter van zowel het EDS- als het HP Pensioenfonds over de fusie die uiterlijk 1 juli aanstaande rond moet zijn. Interview met Marcel Lasonder, voorzitter van het EDS- en het HP Pensioenfonds

Belangrijkste voorwaarde Voordat de fusie rond is, vindt al volop samenwerking plaats tussen alle betrokkenen die met de fusie te maken hebben. Dat zijn HP en de Ondernemingsraad, de integratiecommissie en de besturen van de beide pensioenfondsen met hun Deelnemersraden en Verantwoordingsorganen. Marcel: ‘Er is en er wordt heel hard gewerkt om de fusie uiterlijk 1 juli te realiseren. Alle belanghebbenden zijn in de commissies vertegenwoordigd. Dat is een bewuste keuze en één van de eerste acties om te voldoen aan een van de belangrijkste voorwaarden van de fusie: een evenwichtige behartiging van de pensioenbelangen van alle betrokkenen van de beide pensioenfondsen. Iedereen ziet daarvan de urgentie in en werkt daarvoor samen. Dat is fantastisch om te zien.’


19

Aanbod van HP Marcel licht verder toe: ‘Het HP Pensioenfonds kreeg van HP het aanbod om de nieuwe pensioenregeling 2014 - bij fusie met het EDS Pensioenfonds - uit te voeren. Inclusief de gesloten basisregelingen van de beide pensioenfondsen. Kort samengevat zijn de besturen van beide pensioenfondsen daar enthousiast over. De pensioenregelingen onderbrengen bij een verzekeraar vinden we namelijk geen goed alternatief. Het aanbod dateert van september, waardoor de tijdsdruk hoog is. Dat zijn we ons bewust en daarom waardeer ik het des te meer dat we met z’n allen in zoń kort tijdsbestek zoveel werk hebben verzet. Dat is gelukt dankzij de afspraak dat we open zijn naar elkaar en dankzij de positieve instelling van alle betrokkenen. Je moet daarbij niet vergeten dat al het werk voor het pensioenfonds moet gebeuren naast het dagelijkse werk. De afgelopen maanden waren in dat opzicht tropenmaanden. Ook voor de adviesorganen.’ Je bent voorzitter van de beide pensioenfondsen waarin je bestuurslid bent namens de werkgever. Betekent dat niet dat je verschillende petten op hebt? ‘Toen ik gevraagd werd ook voorzitter van het EDS Pensioenfonds te worden, hebben we afgesproken dat ik maar één pet draag en dat is die van voorzitter van de beide pensioen fondsen. De evenwichtige behartiging van de belangen van alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden vereist dat gewoon. Daar wordt het bestuursbeleid in- en extern op getoetst. Eigenlijk gaat het de besturen van de beide pensioenfondsen maar om één ding: een zo goed mogelijk pensioen voor iedereen. Gebaseerd op de afspraken tussen HP en de Ondernemingsraad van HP. Duidelijke verantwoordelijkheden dus. Dat principe hebben we ook bij de fusieprocedure vastgehouden. Bij het onderzoek naar de mogelijkheden van de fusie zijn alle voor- en nadelen onderzocht en meerdere opties bekeken. Daarbij zijn bewust externe adviseurs betrokken voor onafhankelijk advies en berekeningen. De besluitvorming over de fusie is vervolgens gebaseerd op de impactanalyse van de integratiecommissie. Ook die wordt begeleid door een onafhankelijke, externe projectmanager. Dat is heel grondig gebeurd. De integratiecommissie heeft veel en voortreffelijk werk gedaan.’

20


Je bent duidelijk voorstander van de fusie omdat het onderbrengen van de pensioenregelingbij een verzekeringsmaatschappij geen optie is. Waarom niet en welke voordelen biedt een pensioenfonds? ‘Het onderbrengen van de eigen pensioenregeling in een eigen pensioenfonds is gunstiger vanwege de lagere uitvoeringskosten. Dat wordt versterkt als de beide pensioenfondsen fuseren. Dat vergroot nog eens extra de kostenefficiency. Er blijft dus meer over voor indexatie. Een ander voordeel is dat we veel persoonlijker kunnen communiceren met onze deelnemers en gepensioneerden. Niet alleen via onze website en de pensioenmagazines, maar ook vanuit de pensioenadministratie. Last but not least is de betrokkenheid van HP bij een eigen pensioenfonds groter dan wanneer deze bij een verzekeraar is ondergebracht. In de afgelopen jaren is duidelijk gebleken hoe waardevol die betrokkenheid van HP is.’ Waar wachten we nog op? Wat moet er nog gebeuren voordat onze pensioenfondsen fuseren? ‘Het besluit tot de zogenoemde voorgenomen fusie hebben beide besturen genomen. Dat besluit is door de Deelnemersraden en de Verantwoordingsorganen onderschreven. Een andere belangrijke stap in het proces is de mening van De Nederlandsche Bank over de fusie en het fusieproces tot nu toe. Die reactie verwachten we elk moment. Als ons pensioenmagazine op de mat valt, weten we waarschijnlijk al meer. Dan moeten vervolgens nog veel praktische zaken worden geregeld voordat de fusie echt een feit is. Ook bij de praktische zaken staat de zorgvuldigheid vanzelfsprekend voorop. Daarom nemen we daarvoor de nodige tijd. Met inzet en betrokkenheid van iedereen. Voor, maar ook na de fusie. Zodra dat mogelijk is informeren we natuurlijk iedereen. We kijken ernaar uit!’

Van twee naar één… Enkele kerncijfers* van de beide pensioenfondsen. Stichting EDS Pensioenfonds

Stichting Pensioenfonds Hewlett-Packard Nederland

Deelnemers

648

1.665

Gewezen deelnemers

1.665

4.700

Pensioengerechtigden

289

1.477

Pensioenvermogen

ruim € 327 miljoen

ruim € 1,1 miljard

Pensioenverplichtingen

ruim € 299 miljoen

ruim € 1 miljard

Dekkingsgraad

109,1%

113,5%

* Voorlopige cijfers en bedragen per 31 december 2013

Wat betekent de nieuwe pensioenregeling voor JOU? Als je al vanaf vóór 1 januari 2010 bij HP werkt, bouw je pensioen op in de Middelloonregeling. En bij een salaris boven € 61.188 (in 2014) ook in de Premiepensioenregeling 2014. Wie vanaf 1 januari 2010 of later bij HP werkt, bouwt uitsluitend pensioen op in de Premiepensioenregeling. • De Middelloonregeling is een uitkeringsovereenkomst: Je bouwt pensioen op waarvan de hoogte van tevoren ´vaststaat´. • De Premiepensioenregeling is een premieovereenkomst: je bouwt via het pensioenfonds een individueel pensioenkapitaal op waarmee je op je pensioendatum pensioen koopt bij een verzekeraar naar eigen keuze.

Vragen of reacties? Mail dan naar: Marcel Lasonder [email protected]

Voor- en nadelen Beide overeenkomsten hebben elk hun voor- en nadelen, zekerheden en risico´s. Voor zowel HP als voor jou als deelnemer, gewezen deelnemer of pensioengerechtigde. We besteden daar ook in de toekomst concreet aandacht aan.


21

De dekkingsgraden van ons EDS- en HP Pensioenfonds Dekkingsgraad van beide pensioenfondsen De dekkingsgraad is een vast item in ons pensioenmagazine. In verband met de voorgenomen fusie komt daar dit keer de dekkingsgraad van het EDS Pensioenfonds bij. Dekkingsgraden en de fusie De dekkingsgraad is specifiek van elk pensioenfonds zelf. Het is de verhouding tussen alle toekomstige verplichtingen en het aanwezige vermogen. Verschillen in dekkingsgraden, betekenen op de peildata ook verschillen in zekerheid. Bij de fusie van de beide pensioenfondsen gaan de besturen en HP dan ook zorgvuldig om met een verschil in dekkingsgraad. Voorafgaande aan de fusie worden de dekkingsgraden van beide pensioenfondsen op hetzelfde niveau gebracht. Op die manier voorkomen de besturen van de beide pensioenfondsen dat de deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden voor- of nadeel hebben van de fusie vanwege het oorspronkelijke verschil in dekkingsgraad. Ook hierbij speelt HP een belangrijke rol door dit financieel mogelijk te maken. Uitgangspunt Uitgangspunt is een dekkingsgraad op marktwaarde van 110% voor beide pensioenfondsen op het moment van de fusie. Naar verwachting ligt de dekkingsgraad van het EDS Pensioenfonds iets onder de 110% en die van het HP Pensioenfonds iets boven die 110%. HP zorgt er zo nodig voor dat via een extra storting aan het EDS Pensioenfonds die dekkingsgraad op 110% wordt gebracht. Aan alle deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden van het HP Pensioenfonds wordt vervolgens zo nodig een zodanige eenmalige toeslag (indexatie) op de pensioenen gegeven dat de dekkingsgraad van het HP Pensioenfonds eveneens 110% wordt. Na de fusie De actuele dekkingsgraden vind je op de websites van de beide pensioenfondsen. Let op: deze zijn gebaseerd op de zogeheten últimate forward rate` (UFR) in plaats van de actuele marktrente op het moment van de berekening van de dekkingsgraad. De UFR is een rente die minder fluctueert dan de actuele marktrente die, zoals gezegd, de basis vormt voor de vergelijking van de dekkingsgraden op het moment van de fusie. Vanzelfsprekend informeren we je na de fusie over het verschil in dekkingsgraad op het moment van de fusie en de overbrugging van dat verschil door HP.

22


Overzicht contactpersonen HP Pensioenfonds (HPPF) Basispensioenregeling HPPF

Premiepensioenregeling en Excedentregeling HPPF

AON Hewitt Postbus 12079 1100 AB Amsterdam 020 - 4305472 020 - 4305489 020 - 4305005

Deze regelingen zijn via het HP Pensioenfonds ondergebracht bij:

Contactpersonen HPPF Pensioenuitkeringen: • Ans van Vulpen [email protected] Deelnemersadministratie: • Martin Reinders martin.reinders@aonhewitt. com Algemeen/bestuurszaken: • Frank Heijnis [email protected] Algemeen e-mail adres: • [email protected]

Robeco Pension Providers Postbus 973 3000 AZ Rotterdam 0800 - 8010 en voor de ex-EDS deelnemers bij ING Investment Management Schenkkade 65, 2595 AS Den Haag 0800-645 6736

Bestuur HPPF • Coen Timmer, lid Dagelijks Bestuur [email protected] • John Sutherland [email protected] • Jack Dekker [email protected] • Simon Dijkhuizen [email protected] • Gerard van Zelst [email protected] • Marcel Lasonder, voorzitter [email protected] • Henk Splint [email protected]

Deelnemersraad HPPF • Rinze Braaksma [email protected] • Hans Suijs [email protected] • Ids Sijbrandij [email protected] • Stan Bosch, secretaris [email protected] • Klaas Nienhuis [email protected] • Frits Nolet [email protected] • Bert Ypey [email protected]

Verantwoordingsorgaan HPPF • Hans Daniels [email protected] • Rob Idink [email protected] • Stan Bosch [email protected] • Bert Ypey [email protected] • Hans Suijs [email protected] • Klaas Nienhuis [email protected]

• René van Warmerdam, lid Dagelijks Bestuur [email protected]

Adviseurs HPPF Secretaris: • Frank Heijnis [email protected] Actuaris: • Hans van den Hatert hans.van.den.hatert @aonhewitt.com


23HP

Overzicht contactpersonen EDS-Pensioenfonds (EPF) Basispensioenregeling EPF ACS HR Solutions Nederland B.V., a Xerox Company Postbus 571 2900 AN Capelle aan den IJssel Nederland 088-1308255 088-1308201

Contactpersonen EPF Deelnemersadministratie: • EPF helpdesk: 088-1308255 [email protected] Bestuurssecretariaat: • Ann de Kruijf: 06-17992643 [email protected]

Premiepensioenregeling en Excedentregeling EPF Deze regelingen zijn via het EDS pensioenfonds ondergebracht bij

Deelnemersraad EPF • John Broekman, voorzitter [email protected] • Guus van Charante, secretaris [email protected]

ING Investment Management Schenkkade 65, 2595 AS Den Haag 0800-645 6736

• Jan van der Helm [email protected]

Bestuur EPF

• Pim Frequin [email protected]

• Marcel Lasonder, voorzitter [email protected]

• Jaap Barnouw [email protected]

• Ruud Smits, vicevoorzitter [email protected]

• Chris van Hees [email protected]

• Rob Korevaar, secretaris [email protected]

• Ate Terpstra [email protected]

• Otto van ’t Hof [email protected] • Ger van der Geld [email protected] • Ans Mentink [email protected]

Adviseurs EPF Actuaris: Mercer Retirement • Henk van den Heuvel [email protected] • Ira Badrising [email protected]

• Peter de Hoop [email protected]

Verantwoordingsorgaan EPF • Guus van Charante [email protected] • Jaap Barnouw [email protected] • Pim Frequin [email protected] • Harry Hendrickx [email protected] • Maarten Spijkers [email protected]

HP Pensioen | Magazine | Februari 2014 | Nr. 17 23 EDS

Overzicht behandelde onderwerpen 2010 – 2013 Pensioenmagazine nr. 11

Pensioenmagazine nr. 14

1. Herstel van onze dekkingsgraad 2. Nieuwe pensioenregeling voor nieuwe werknemers van HP 3. Interview met René van Warmerdam 4. Wereldwijde HP pensioenaudit 5. Interview met Yvonne Engel 6. Het beleggingsbeleid van ons pensioenfonds 7. Surf naar www.hp-pensioenfonds.nl en YBR 8. Interview met Ids Sijbrandij 9. Stand van zaken waardeoverdracht naar Robeco 10. Samenwerking Pensioenfonds HP en Pensioenfonds EDS 11. HP NL Senior bestaat dit jaar 5 jaar!

1. Ontwikkeling financiële positie en evaluatie herstelplan 2. Interview met Simon Dijkhuizen 3. Pensioenakkoord 4. Interview met Ans van Vulpen en Geert Hoogestijn 5. Vragen van deelnemers 6. Oproep Simon Dijkhuizen steun Victor Wildeman 7. Deelnemersraad 8. Erop uit met HP-NL Senior

Pensioenmagazine nr. 12 1. Financiële positie en dekkingsgraad 2. Interview met Henk Splint en Marcel Lasonder 3. Samenvatting jaarverslag 2009 4. Mogelijke samenwerking met Pensioenfonds EDS 5. Interview met Hans Schrijvers 6. Opvolging Peter Prakken 7. Verslag jaarvergadering HP NL Senior 8. Toeslagentabel en voorwaardelijkheidsverklaring

Pensioenmagazine nr. 13 1. Hoe staan we er financieel voor? 2. Interview met Marcel Lasonder 3. Interview met Victor Wildeman 4. Website YBR 5. Mijnpensioenoverzicht.nl 6. Verkiezingen deelnemersraad 7. Ontwikkelingen in 2010 8. Toeslagen en kerncijfers 2011 9. Mogelijke samenwerking met Pensioenfonds EDS 10. Lustrumfeest HP-NL Senior 11. Van de Deelnemersraad

24


Pensioenmagazine nr. 15 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Hogere AOW-leeftijd vanaf 2013 Samenvatting jaarverslag 2011 Interview met Jan Vastbinder Flexioen 2.0 In gesprek met René van Warmerdam Maak kennis met HP NL Senior Herverkiezing Simon Dijkhuizen Financiële positie en evaluatie herstelplan 9. HP Pensioen in Jip en Janneke taal

Pensioenmagazine nr. 16 1. Hoe houden we ons pensioen zo zeker mogelijk? 2. Vragen van deelnemers en gepensioneerden 3. Interview met Coen Timmer 4. Toezicht door externe deskundigen 5. Bewaking en beheersing van de kosten 6. HP NL Senior 7. Toeslagen: wanneer, hoe en waarom 8. In gesprek met Bob van Randeraat 9. Update Verantwoordingsorgaan 10. Interview Rinze Braaksma

De besproken onderwerpen in de overige nummers vind je op: http://www.hp-pensioenfonds.nl (Downloads ´Magazines Pensioenfonds´)

General Summary in English


25

The new 2014 HP Pension Scheme You are employed by HP. This implies that from 1 January 2014 onwards, you are accruing pension in the 2014 HP Pension Scheme. Prior to the interviews, we provide a brief summary of the backgrounds and key changes. We have a new pension scheme: • in order to factor in that the AOW state pension will come into payment at a later stage in the next few years, and because as from 2014 we have a legal obligation to base the pension scheme on standard retirement age 67; • due to the decrease of the maximum pension accrual rate for tax purposes; • because a single pension scheme allows for easy administration, which is necessary and desirable for all HP employees. A pension scheme that is transparent, future-ready and in accordance with market levels, offering many benefits.

The main changes are: • the standard pension retirement age will become 67; • annual pension accrual will increase. The accrual rate is lower, but pension accrual is calculated on a higher pension base; For the group of sales employees, lower pension accrual applies due to tax amendments. In that case, a transition scheme is applied to compensate the difference as set out in the personal pension agreement. Please also refer to the interview with Lennert Terwel and Dick Meijlink in this respect; • the pension entitlements accrued up to 31 December 2013 in the EDS and HP Legacy pension schemes will become paid-up pension entitlements. All pension entitlements accrued in these schemes will naturally be maintained.

Who is subject to the new pension scheme? The 2014 HP Pension Scheme will apply to everyone employed by HP on or after 1 January 2014. That includes all employees participating in the EDS Pension Fund up to and including 2013.

Were you employed with HP before 1 January 2010? Then you accrue • pension up to a certain salary level in the 2014 Average Career Scheme; • pension in the 2014 Premium Pension Scheme on the excess salary

26


Your Personal Pension Agreement In October, HP sent the active participants the new pension commitment: the Personal Pension Agreement. This shows you what the new pension scheme means to your pension accrual as a participant. It includes calculations allowing you to compare the old and new pension schemes.

Are you already receiving pension? Interviews Pension is an employment condition and therefore subject to consultation between the company and HP’s Works Council. The employer and employee representatives tell you about the backgrounds of the new pension scheme in this edition of HP Pension.

If your pension is already being paid out by either EDS or HP Pension Fund, the new pension scheme has no consequences for you;

Are you a former participant? If you have paid-up pension entitlements with either EDS or HP Pension Fund, the new pension scheme does not apply to you. The accrued pension entitlements remain unchanged.


27

A new pension scheme and a single HP Pension Fund! Pension is a key employment condition. This is why HP and the Works Council determine the content of the Pension Agreement. In 2013, Dick Meijlink and Lennert Terwel had a seat at the drawing board creating the new 2014 pension scheme representing HP. HP Pension interviewed them on the employer’s starting points and the background of the changes. Interview with Dick Meijlink and Lennert Terwel

Urgent ‘HP would have liked to introduce a new pension scheme at an earlier stage, but the differences in the old schemes and the cabinet’s postponing the final pension plans delayed that,’ says Lennert. Like Dick, he works in the Total Rewards department. Lennert: ‘Last year, however, the lower 2.15% accrual rate allowed for tax deduction was announced and the higher retirement age was final. This is why amendment of the EDS and HP pension schemes was required and possible at short notice. For that reason, we also reviewed a merger of the two pension funds. We reviewed this option some years ago, but at the time, the differences in funding ratio and grants of indexation of the pensions were prohibitive.’

Getting started Harmonisation of employment conditions Dick: ‘The amendment of the pension schemes was preceded by a harmonisation phase in 2011 of the EDS and HP employment conditions. Subsequently, we were able to get started with developing a single pension scheme for all HP employees: a defined contribution scheme. For the participants employed by HP before 2010, an Average Career Scheme applies up to a certain salary level.’

Controllable, predictable and feasible HP’s wishes and starting points ‘HP applies worldwide starting points to the format and content of HP pension schemes. Naturally, this is subject to the local legislation and regulations. In this context, HP explicitly wishes for the pension cost to be controllable and predictable,’ explains Dick. Lennert gives the example of pension accrual on the variable income of the over 400 sales employees, because the former scheme is no longer permitted under the new tax rules. ‘These amendments were actually so complex that it necessitated consulting for almost a whole year. After incisive simplification and detailed descriptions in the Request for Approval, we finally reached agreement.’

Solution path Characteristic for both pension funds Lennert: ‘Having different schemes is a characteristic of both pension funds. HP in any case wanted equivalent indexation that fitted in with the predictable cost principle.’ Dick: ‘After studying the new legislative and tax requirements and matching these with HP’s required criteria, we developed the solution path in the Total Rewards department. Including the associated cost estimate. First we consulted with the Country Management Team and

28


‘HP invests a lot of money and effort in the HP Pensions’

subsequently, after EMEA Total Rewards’ approval, we submitted it the VP Global Benefits for approval. Then we consulted and negotiated with the Works Council about the new pension scheme.’

The necessity and benefits of a single pension fund Key condition Lennert adds that realising the solution path was subject to the condition of merging the two pension funds. ‘That is necessary for reasons of efficiency, and cost and risk control. In order to administer the pension schemes by two pension funds, there are currently two Boards, two Participant Councils, two Accountability Bodies and double committees for investment policy, governance and other governance tasks. This requires a lot of time and effort of many people, and it also involves higher cost and higher risks to control. We reached agreement with the Works Council about both the content of the new pension scheme and the merger of both pension funds, the intended merger.’ Enthusiastic Dick and Lennert enthuse about the result achieved: ‘A win-win situation for both the employees and HP.’ In spite of the lower accrual rate in the Average Career Scheme, the participants will not lose out in terms of pension accrual. In individual cases where lower accrual of pension capital in the Excess Scheme is the result, compensation measures are applied. The number of pension schemes was reduced from nine to a single hybrid scheme, consisting of a Basic and an Excess scheme. For HP, the costs are now more controllable and predictable. This is, amongst others, due to using a different indexation system for the pensions, based on conditional indexation also for the active participants. This means that indexation is granted subject to the adequate financial position of the pension fund.’


29

Lennert: ‘The Works Council also agrees that it is a good arrangement. This is the best possible result for everyone. Everyone accrues more pension calculated over the entire participation period. This is possible thanks to making maximum use of the available tax limits for pension accrual - and of course also because the retirement age is higher at age 67. But you can still choose to have your pension paid out before that.’

‘The best possible result for everyone’ Lennert Terwel

Teamwork Meanwhile, new national pension developments are emerging. Dick: ‘Within HP, we would have liked to anticipate this by including an automatic amendment clause for future amendments. Honestly, I think it is a missed opportunity that we could not reach agreement on that. That is why we will have to go through all the consultation and mandate procedures, completing all negotiations again once the next legislative amendment emerges, ensuring compliance with new legal regulations. In 2013, knowing that new amendments were scheduled for 2014 and 2015, we would have liked to offer clarity on these amendments when proposing the new 2014 scheme. However, that does not take away our satisfaction with the result we negotiated: a harmonised pension scheme. We have come a long way on the road to a single HP Pension Fund.’ Looking back on the consultation and negotiations, Lennert and Dick appreciate the collaboration with and input from the Works Council. The appreciation is also extended to HP, the employer, investing extensive funds and efforts in the HP Pensions. Lennert: ‘HP defined principles for a future-ready pension scheme, and invests in its realisation in many respects. Ranging from costs of the merger project to the guarantee scheme for indexation during a transition period and bridging the gap between both pension funds’ funding ratios. This concerns millions of euros. HP also invests in the expertise of people involved in the pension scheme and intended merger. Also thanks to the Works Council’s and Participant Councils’ expertise, the process of establishing the new pension scheme and the intended merger was completed with great thoroughness, and allowed all of us to achieve a good result.’

‘Pity about the one missed opportunity’ Dick Meijlink

What does the new pension scheme mean for YOU?

Questions or reactions? Please send an e-mail to Lennert Terwel [email protected] Dick Meijlink [email protected]

30


Retiring at age 67? The standard pension retirement age (also for all other pension funds) is now age 67. This means your pension will come into payment later. You always paid for having your pension paid out at a younger age, so your pension is now higher. It is important to know that you can always choose to have your pension come into payment before the standard pension retirement age. This does mean that your pension will subsequently be lower. Please also take into account that you will not receive AOW state pension upon early retirement. Stopping working early and having your pension paid out early is possible with the new pension scheme. However, you need to know if this is financially feasible well in advance. Please refer to the Sociale Verzekeringsbank website (Social Security Bank, www.svb.nl ) to check at what age you become eligible for AOW state pension.

The logical and objective choice for a single Pension Fund Otto van ‘t Hof is a member of the EDS Pension Fund’s Board of Trustees. ‘Immediately upon joining HP in 2011, I was asked to become a Board Member due to my knowledge of pensions and experience in automating administrative pension systems. I know how much work it is to amend the pension schemes to reflect legal amendments. For that reason alone, I heartily support merging our two pension funds.’ Integration Committee and Soundboard Group Otto is also a member of the integration committee investigating in the past months if a merger with HP Pension Fund was possible and desirable.

Otto van ‘t Hof about the intended merger

‘In September we learned that HP Pension Fund would administer the new schemes on the proviso that both pension funds should merge. There was no way to make that happen at such short notice, was our initial thought. But we managed to get a lot of work done. After extensive research and consultation, on 6 December 2013, both Boards were able to decide to merge the two pension funds in the shortest possible time. We met with our Participant Council on the very same day. They have a right of approval in decision-making and actually gave their approval very quickly. This was possible because we kept them informed of all developments via the soundboard group from the very start. Guus van Charante is a member of this on behalf of the Participant Council of the EDS Pension Fund.’ The decision to merge means that EDS Pension Fund ceases to exist after the merger. ‘Yes, that’s right. I can imagine that some people regret that. After all, the pension fund has been associated with EDS for a long time. That creates a bond. Not only for the participants and pensioners, but also for the Board Members.’ Additionally, EDS is the smaller pension fund, and people may fear that the larger pension fund will lay down the law? Otto: ‘You are right to ask that. We explicitly discussed this within the integration committee. By determining criteria in advance as a basis of our choice, this effect has been prevented in my opinion. Remember that both Boards are separately responsible and will remain separately responsible until the merger has been completed. Independence was the key theme when making an inventory of the merger options. From the beginning up to the advice and decision-making.’ In a merger process, where so many interests play a role, how do you keep your independence? ‘As a Board Member, you must consider the interests of all stakeholders. Also the interests of the employer, as a key sponsor of the pension scheme. However, this does not negate that your formal responsibility lies with balanced representation of the interests of participants, former participants and pensioners of the pension fund you represent. In order to guarantee priorities as much as possible, we asked our own consultant to assist us in the study and decision-making. Not an HP or HP Pension Fund consultant. We wanted to avoid any appearance of conflict of interest. Appointing an external project manager proved a good choice. The study into the possible merger and the result of this study were described in the so-called ‘impact analysis’. This document was one of the factors that made it relatively


31

easy for the Participant Council to agree with the proposal to merge both pension funds. This document also served to help us explain why and how we made certain choices, and that we made these choices as independently and objectively as possible.’ Which differences do you see with the HP Pension Fund? ‘EDS Pension Fund has a different investment policy. We invest more actively and use more of the risk margin. We have had an initial meeting with HP Pension Fund’s investment committee to discuss this difference.’ What will the participants and pensioners actually notice of the merger? ‘The merger creates a larger pension fund with a more favourable cost ratio compared to a smaller pension fund. Compared with having two pension funds, this is a direct cost saving. Lower costs mean more financial space for indexation, and that is in the interest of all stakeholders with accrued pension entitlements or pension in payment.’ What have we not discussed yet? ‘I feel it is important to say something about HP’s role. In spite of this being an economically difficult time, HP contributes so much to our pensions. Not just in the form of a financial employer deposit - also a contribution to the merger of both funds to bridge the gap between the funding ratios. HP committed to financial contributions. This concerns several millions of euros. Furthermore, the merger is only in the initial phase, even though we have achieved so much already. The choices have been made and we have a new pension scheme, but it still has to be implemented. The integration committee will assist in this process, with full satisfaction regarding the PWC project manager. Naturally, we will remain as independent and objective as possible in the rest of the process, in the interest of all stakeholders.’

What does the merger mean for YOU? Pensions in payment For the sake of clarity, as long as the merger has not yet been completed, the pensioners will receive their pension from EDS Pension Fund Information on the merger Upon compliance with all conditions and completion of the merger, all participants, former participants and pensioners will receive a personal notification about the date of the merger and the transfer of the accrued pension entitlements and pensions in payment.

Questions or reactions? Please send an e-mail to Otto van ´t Hof [email protected]

32


Transfer pension entitlements All accrued pension entitlements and pensions in payment will be transferred to HP Pension Fund without any reductions. HP Pension Fund will accept all pension liabilities from EDS Pension Fund without any reductions. Support After the merger, a larger pension fund is created with more support for all participants, former participants and pensioners of both pension funds.

Not on a whim

Jack Dekker and Angelique Joosen about the intended merger

Jack Dekker is a Board Member of HP Pension Fund and the Chairman of the integration committee advising both pension funds on the intended merger. Angelique Joosen, legal adviser pensions with PWC, is the project manager of the integration committee. This merger concerns over 9,800 participants, former participants and pensioners and assets amounting to over € 1.3 billion. Jack and Angelique explain how the merger process is managed. Integration Committee Objective Two pension funds, each having to comply with their financial and legal obligations towards all participants, former participants and pensioners. Collective assets amounting to 1.3 billion euros. The responsibility and interests are huge. The first thing that Jack Dekker stresses is ‘... that the interests of the participants, former participants and pensioners in both pension funds come first.’ Jack explains more: ‘The joint goal of both pension funds is to carefully balance the interests, including the employer’s.

The integration committee • Jack Dekker

Chairman HPPF representing the employer

• Otto van ‘t Hof

EPF representing the employer

• Henk Splint

HPPF representing the employees

• Ruud Smits

EPF representing the employees

• Angelique Joosen project manager PWC

This is why we decided fairly quickly that we needed a neutral person to assist the integration committee in an objective and independent manner. Our committee consists of two EDS Pension Fund Board members and two HP Pension Fund Board members. Angelique Joosen is our external reinforcement.’ Transparent and with due care Jack: ‘Furthermore, another key point was that the advisory and decision-making processes had to be transparent to all stakeholders. ‘... especially for that reason, we performed an impact analysis’, Angelique chimes in. Prior to our inventory, we set out the key criteria in this document. We also allocated weighting factors in advance. This made the process more objective. For determining the advice, the committee investigated as many alternatives as possible, rather than limiting itself to the obvious choices. For example, we explicitly investigated the advantages and disadvantages of choosing EDS Pension Fund as the “remaining” pension fund.’

Soundboard Group The responsibility of the Boards Jack and Angelique highlight that the eventual decision-making on the intended merger was the responsibility of the Boards of both Pension Funds.


33

Angelique: ‘The pension funds administer the pension schemes that were agreed between the employer and the Works Council. The Boards must naturally be held accountable on their policy and implementation. For example, the Participant Councils have a right to advice, and the Accountability Bodies test the Board’s policies. The social partners are intensively involved in the merger, but primarily focus on the content of the pension scheme. Also in view of progress, we proposed to appoint a soundboard group at the beginning of our advisory process, ensuring that the stakeholders were always informed. In reality, this proved extremely valuable. Everyone appreciates it too.’

´The company was and is made by people. This is why it is so important to carefully balance the company’s and people’s interests.’ Jack Dekker

The Soundboard Group • Antonella Cecca

HR Director HP

• Jan van Leeuwen

actuary advisor employer

• Irene Vermeeren - Keijzer legal advisor employer • Gerard van den Berg

Chairman Works Council

• Guus van Charante

member Works Council

• Marcel Lasonder

Chairman HPPF and EPF

Employer contribution Jack explains that HP will fund most of the pension accrual costs based on an employer contribution. This employer contribution is part of the employment conditions. When developing the new pension scheme and the plan to merge both pension funds, HP and the Works Council expressed that the new pension schemes should be administered by the HP Pension Fund, on the condition that both pension funds merge. HP feels that this is of prime importance, and therefore accepts the cost of the integration committee’s activities, including external project management. Angelique adds that HP contributes another major factor in the merger process: ‘HP will also make a financial contribution closing the gap between the funding ratios of the pension funds. This is one of the crucial aspects for realising the merger.’ The integration committee’s advice Meanwhile, the committee advised the Boards to merge the two pension funds ‘... after resolving the difference in funding ratios.’ The Boards made this decision last December, and will align the fund policies until the merger has been completed. The Participant Councils of both pension funds are supporting the intended merger and approved of the relevant Board decision. (HP Pension Fund’s Participant Council has issued only preliminary approval to date.) Naturally, the pension funds have informed the participants and pensioners about the latest developments as soon as possible.

‘Due Care was and is our greatest pressure point in the merger process’

Challenge ‘The intention is for the two pension funds to merge as quickly as possible and latest by 1 July 2014. The social partners originally intended to merge on 1 January 2014 and would like to have realised that, but this was not feasible in reality. This would compromise due care,’ says Jack. ‘Due Care was and is still our greatest pressure point.’ Angelique points out that DNB of course strictly supervises on this aspect. ‘This is why we consulted with DNB on the merger plans at an early stage. They will soon send us their formal reaction. Jack and Angelique highlight that there is an awful lot still to be done. Even after completing the merger. ‘The challenge is to keep up the pace. Certainly in view of all questions that will pop up. This is still very demanding for all involved. Based on our experiences, we are quite confident that together, we can make it work.’


34


35

Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gereproduceerd zonder schriftelijke toestemming van de uitgever en/ of andere auteursrechthebbenden. Stichting Pensioenfonds HewlettPackard Nederland kan geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de volstrekte juistheid en volledigheid van alle in deze uitgave opgenomen teksten en beelden. Alle genoemde gegevens zijn onder voorbehoud. Aan de inhoud van dit magazine kunnen geen rechten worden ontleend.

HP Pensioen. Magazine Februari 2014 Nr. 17. In dit nummer: De nieuwe pensioenregeling Fusie EDS- en HP Pensioenfonds in zicht!

Recommend Documents