Hotline Helios Tel.: Základní ovládání IS Helios Orange

Hotline Helios Tel.: 800 129 734 E-mail: [email protected]

Základní ovládání IS Helios Orange

© 2013 BüroKomplet, s.r.o.

Obsah 1

Ovládání hlavní nabídky a přehledu ............................................................... 3 1.1 Ovládání hlavní nabídky .................................................................................... 3 1.2 Ovládání přehledu ............................................................................................. 5 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8

Akce ............................................................................................................................... 5 Otevření, nebo oprava záznamu ................................................................................... 5 Označení více záznamů najednou ................................................................................. 6 Třídění přehledu ............................................................................................................ 6 Rychlý filtr, rychlé hledání v přehledu ............................................................................ 6 Pořadí sloupců ............................................................................................................... 8 Odstranění sloupce z přehledu ...................................................................................... 8 Kurzorový řádek............................................................................................................. 8

2

Definice uživatelského menu........................................................................ 10 2.1 Vytvoření uživatelského menu ........................................................................ 10 2.2 Zobrazení uživatelského menu ........................................................................ 12 3 Nastav......................................................................................................... 13 3.1 1-Zobrazení ..................................................................................................... 14 3.1.1 3.1.2 3.1.3

Zařazení položky do seznamu zobrazovaných ............................................................. 18 Vyřazení položky ze seznamu zobrazovaných ............................................................. 19 Změna pořadí položek v seznamu Zobrazovaných položek ......................................... 20

3.2 2-Třídění .......................................................................................................... 21 3.2.1

Nastavení „směru“ setřídění ....................................................................................... 23

3.3 3-Podmínky - filtr............................................................................................. 23 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4

Zadání nové podmínky ................................................................................................ 25 Zadání hodnoty ........................................................................................................... 27 Operátor ...................................................................................................................... 29 Oprava vytvořené podmínky v seznamu...................................................................... 30

3.4 4-Sestavy ......................................................................................................... 32 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5

Uložení sestavy ............................................................................................................ 32 Možnosti nastavení sestavy ........................................................................................ 33 Vymazání sestavy ........................................................................................................ 34 Další vlastnosti ............................................................................................................ 35 Definice práv................................................................................................................ 37

4

Tisk ............................................................................................................. 39 4.1 Tisk - Opis přehledu Ctrl+P .............................................................................. 41 5 Příručka na webu......................................................................................... 42


2

1 Ovládání hlavní nabídky a přehledu Po přihlášení do systému je okno rozděleno na dvě části. V levé části najdete hlavní nabídku a v pravé části pak vidíte ten přehled, který jste si vybrali v hlavní nabídce.

1.1 Ovládání hlavní nabídky Hlavní nabídku tvoří záložky: Přehledy Oblíbené Nedávné Workflow Mezi nimi se přepínáte klepnutím myši na příslušnou záložku, kterou si chcete zobrazit. Klávesou Tab se přepínáte mezi hlavní nabídkou, přehledem a záhlavím záložky hlavní nabídky (stejně jako klepnutím myši v příslušné části okna aplikace). Z hlavní nabídky vybíráte tu část systému, ve které chcete pracovat. Hlavní nabídku ovládáte standardním způsobem jako OS Windows. Klepnutím na zobrazit/skrýt (+/-) se zobrazí další položky stromové struktury. Klepnutím na některou z voleb se zobrazí v pravém panelu přehled dokladů. U každé volby hlavní nabídky, u které je zobrazeno tlačítko zobrazit/skrýt (+/-), jsou zařazeny další volby.


3

Na záložku Oblíbené zařazujte nejčastěji používané volby hlavní nabídky. Usnadníte si tak výběr po spuštění systému. Klepnutím PT myši (pravého tlačítka) na volbě hlavní nabídky vyvoláte menu. Zvolíte Přidat k oblíbeným. Vybraná volba se zařadí pod Oblíbené.

Na záložce Nedávné jsou volby hlavní nabídky naposledy použité. Zajímavé možnosti hlavní nabídky či přehledu jsou: Volba Schovej/Ukaž - tato volba schová hlavní nabídku systému a přehled je tak zobrazen přes celé okno. Zobrazuje tak více informací o záznamech v přehledu. Klepnutím na rozbalovací šipku u tlačítka Schovej/Ukaž máte možnost schovat nebo opět zobrazit záložky hlavní nabídky, které nebudete používat (Oblíbené, Nedávné, Worklflow)

Klepnutím PT myši (pravého tlačítka) na libovolné volbě hlavní nabídky vyvoláte menu. Zvolíte Nové okno (klávesová zkratka Ctrl+N). Otevře se vám nové okno s Helios Orange pod vaším stejným přihlášením. Máte potom k dispozici „dvě“ okna pro práci se systémem.


4

1.2 Ovládání přehledu Po výběru některého přehledu z hlavní nabídky se daný přehled zobrazí v pravé části okna aplikace. Přehled ovládáte pomocí myši standardním způsobem. Klepnutím na některý záznam přesunete kurzorový řádek na tento záznam. Zároveň jste kurzor umístili na tu část řádku (údaj řádku), kde jste klepnutí provedli. 1.2.1 Akce Klepnutím PT myši (pravého tlačítka) na libovolném místě přehledu, nebo stiskem tlačítka Akce vyvoláte místní nabídku. V místní nabídce najdete všechny funkce, které máte pro daný přehled k dispozici. Některé z funkcí mají i zkratkovou klávesu, můžete je tedy vyvolat přímo z přehledu (např. F2 pro nový záznam, Del pro smazání záznamu, Ctrl+A pro označení všech záznamů v přehledu apod.). Nejlépe klepněte přímo na vybraném záznamu, protože řada funkcí se týká přímo jednoho záznamu (Oprava…, Nový…, Zrušit apod.). Některé z funkcí najdete pouze v některém přehledu (Realizace v přehledu Příjemky, Stavy aktuálního účtu v přehledu Účtový rozvrh atd.).

1.2.2 Otevření, nebo oprava záznamu Dvojklikem myši, nebo stiskem tlačítka Oprava otevřete konkrétní záznam v přehledu. Tento záznam si můžete prohlížet, popřípadě i opravovat.


5

1.2.3 Označení více záznamů najednou Pomocí SHIFT – pokud držíte stisknutou klávesu Shift a myší si klepnete na první a poslední záznam, označí se vám do výběru všechny záznamy mezi nimi. Pomocí CTRL – pokud držíte stisknutou klávesu Ctrl, tak klepnutím myší označujete potřebné záznamy do výběru „na přeskáčku“. 1.2.4 Třídění přehledu Třídění přehledu nastavíte klepnutím myší na záhlaví sloupce – název sloupce. Sloupec, podle kterého se vám celý přehled třídí, se jemně podbarví a u názvu sloupce se objeví malá šipka. Směr šipky (nahoru/dolů) ukazuje směr třídění. Pro změnu směru setřídění (vzestupně, sestupně) klepněte znovu na hlavičku sloupce, podle kterého je už přehled setříděn. Opakovaným klepnutím na hlavičku sloupce přepínáte směr třídění. Třídění podle více hledisek (sloupců) – přehled setřídíte podle více sloupců, pokud držíte stisknutou klávesu Shift, přičemž myší vybíráte sloupce, dle kterých se má přehled třídit. Všechny sloupce, podle kterých bude přehled tříděn, se jemně podbarví a u názvů sloupců se objeví malá šipka. Směr šipky (nahoru/dolů) ukazuje směr třídění. (např. přehled dokladů pro zvýšení stavu skladu přetřídíte podle druhu pohybu a podle dodavatele) Snížení počtu třídících hledisek (sloupců) – pokud chcete zrušit třídění přehledu podle některého sloupce, klikněte na něj myší a zároveň držte stisknutou klávesu Ctrl.

1.2.5 Rychlý filtr, rychlé hledání v přehledu Rychlý filtr – můžete použít pro rychlé hledání v přehledu. Jedná se o „modrý řádek“ nad záhlavím přehledu. Zde máte možnost zadat hledanou hodnotu ve zvoleném sloupci. Můžete vyhledávat podle dvou kritérií: o „začíná na“ – pokud víte, jak hledaný záznam začíná, začněte psát daný text. Vyhledají se vám všechny záznamy, které začínají na text, který jste do rychlého filtru napsali.


6

o „obsahuje“ – pokud nevíte, na co přesně hledaný záznam začíná, musíte do rychlého filtru před samotný text vepsat znak pro procenta (Příklad viz obrázek: %komplet)

Pokud chcete rychlý filtr smazat a vidět opět všechny záznamy, stačí kliknout na křížek vlevo.

Rychlé hledání – druhou možností je začít psát požadovanou hodnotu přímo do pole, ve kterém chcete hledat. Např. kurzor máte na sloupci název organizace a začnete psát hledaný text. Kurzorový řádek se přesune na záznam v přehledu, jehož údaje (např. název organizace) odpovídají napsanému textu. Hledaný text se jemně podbarví.


7

1.2.6 Pořadí sloupců Pokud chcete v přehledu změnit pořadí sloupců, stačí myší chytit dané záhlaví sloupce, držet jej a přesouvat na jiné místo v řádku záhlaví. Jakmile se zobrazí malé zelené šipečky, zde můžete puštěním myší daný sloupec umístit. Přesouvaný sloupec se po dobu akce černě podbarví.

1.2.7 Odstranění sloupce z přehledu Pokud chcete v přehledu odstranit některý sloupec, stačí jej myší chytit, držet a přetáhnout směrem dolů. Jakmile se zobrazí velké černé X, můžete sloupec myší pustit a sloupec z přehledu zmizí. Jak naopak sloupce do přehledu přidat se naučíte v kapitole 3.1.1. Zařazení položky do seznamu zobrazovaných.

1.2.8 Kurzorový řádek Důležitý pro orientaci v přehledu je kurzorový řádek. Přesněji jeho barva a poloha v přehledu. Nastavení barev odpovídá nastavení Windows, volba menu Start, nabídka Nastavení, Ovládací panely, Obrazovka, záložka Vzhled. Barva charakterizuje „stav“ záznamu: Šedá - kurzorový řádek není aktivní (nejste přepnuti v přehledu). Barva odpovídá standardnímu nastavení Windows, záložka Vzhled, pole se seznamem Položka, hodnota Prostorové objekty, nastavení pole se seznamem Barva. Modrá - kurzorový řádek je aktivní (jste přepnuti v přehledu, aktuální je právě ten záznam, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem).


8

Barva také odpovídá standardnímu nastavení Windows, hodnota Vybrané položky. Žlutá - záznam je blokován, není přístupný změnám. Takto označený záznam je otevřen jiným uživatelem a upravován. Záznam můžete pouze prohlížet. Poloha kurzorového řádku záleží na situaci: Přehled jste zobrazili poprvé po spuštění systému Helios Orange. Pozice kurzorového řádku je na prvním záznamu přehledu. Pokud jste již v přehledu pracovali (přehled byl aktivní, byli jste v něm přepnuti), pamatuje si přehled pozici kurzorového řádku. Jste tedy nastaveni na tom záznamu, na kterém jste byli v okamžiku opuštění přehledu. Pokud přehled přetřídíte (např. klepnutím na záhlaví příslušného sloupce), kurzorový řádek zůstává nastaven na stejném záznamu! Pokud použijete funkci rychlé hledání v přehledu (např. je kurzor nastaven na sloupci název organizace a stisknete některou z kláves A Z) přesune se kurzorový řádek na záznam v přehledu, jehož údaje (např. název organizace) odpovídají stisknutému písmenu na klávesnici.


9

2 Definice uživatelského menu 2.1 Vytvoření uživatelského menu Funkcionalita umožňuje uživateli definovat si vlastní uživatelské menu jen z těch funkcí místní nabídky, které aktuálně přihlášený uživatel nejčastěji využívá. Akce – pomocí šipky rozbalte menu – Definice uživatelského menu

Po výběru funkce Definice uživatelského menu... se zobrazí tabulka Výběr typu nastavení. Zde označujete, zda položky menu budou nastaveny pro aktuálního uživatele nebo pro všechny uživatele. Defaultně je zaškrtnuta volba pro aktuálního uživatele, tedy pro vás. Po kliknutí na OK se zobrazí tabulka vlastní definice. V levé části okna je celá aktuální místní nabídka (Menu přehledu), v pravé části pak menu vybrané vámi (Uživatelské menu). Do části uživatelské dostanete požadovanou funkci dvojklikem na její zobrazení v levé části okna. Pokud některou funkci už ve svém menu nechcete, opět dvojklikem na ni v uživatelském menu ji odstraníte. Ikony ve svém uživatelském menu si také můžete libovolně přejmenovat. Kliknutím PT myši (pravým tlačítkem) na konkrétní funkci v Uživatelském menu rozbalíte menu, kde najdete možnost Uživatelský název akce pro ikonky. Vaše vlastní pojmenování se zobrazí u ikon uživatelského menu pod konkrétním přehledem. Nastavení uložíte klikem na OK.


10


11

Zvolené funkce se vám poté zobrazí v menu dole pod přehledem.

2.2 Zobrazení uživatelského menu Aktuálně přihlášený uživatel pak může svoje definované menu k danému přehledu zobrazit: rozkliknutím šipky u ikony Akce v panelu nástrojů, nebo stisknutím prostředního tlačítka myši, popřípadě stiskem rolovacího kolečka myši. V případě že je pro daný přehled definováno uživatelské menu, zobrazí se také pod přehledem lišta s ikonami pro jednotlivé volby uživatelského menu. K ikonám ve spodní liště si může uživatel přiřadit svoje vlastní texty (viz 2.1 Vytvoření uživatelského menu).


12

3 Nastav Volba Nastav umožňuje v jednotlivých přehledech vytvářet různé sestavy pohledy na data. Při různých činnostech potřebujete různé vlastnosti přehledu. Při vkládání nových záznamů, při opravách a hledání různých záznamů. Také při kontrolách a vyhodnocení, nebo když potřebujete vytisknout seznam záznamů v přehledu. Jednotlivá nastavení si můžete pojmenovat a uložit jako Sestavu pro pozdější použití. Vlastnosti přehledu pak jednoduše nastavíte výběrem ze seznamu sestav. Nastavujete, jakým způsobem se záznamy v přehledu budou třídit. Nastavujete, které záznamy se v přehledu zobrazí a které ne. Máte možnost jednotlivá nastavení uložit jako sestavu. V menu vyberte tlačítko Nastav (F4).

Otevře se vám okno, v jehož záhlaví vidíte název přehledu, kterému nastavujete vlastnosti. Tlačítkem Výchozí obnovíte základní nastavení všech záložek volby Nastav. Výchozí nastavení je nastavení od výrobce. Tlačítkem OK potvrdíte nastavené vlastnosti přehledu. Jste zpět v přehledu a ten má vlastnosti, které jste vybrali. Tlačítkem Storno přerušíte nastavování vlastností přehledu a vrátíte se zpět beze změn. Volba Nastav má 4 oddíly: 1 – Zobrazení 2 – Třídění 3 – Podmínky – filtr 4 – Sestavy


13

3.1 1-Zobrazení Na záložce 1-Zobrazení nastavujete obsah a pořadí pro jednotlivé sloupce přehledu. Přesunujete položky mezi seznamy Zobrazitelné položky a Zobrazované položky. Nabídka položek, ze kterých vybíráte, se liší podle přehledu, kterému nastavujete vlastnosti. Seznam položek pro přehled organizací bude tedy jiný než seznam položek pro přehled příjemek.


14

Seznam položek, ze kterých vybíráte (Zobrazitelné položky), je uspořádán do skupin. Pomocí tlačítek Zobrazit/Skrýt (+/-) pracujete s jednotlivými skupinami a z nich vybíráte konkrétní údaje. Pomocí pravého tlačítka myši si tyto položky můžete setřídit dle abecedy, dle typu nebo dle systémového pořadí. Často používané položky lze také přesunout pomocí PT myši (pravého tlačítka) na další podzáložku Oblíbené volbou Přidat k oblíbeným (Ctrl+O). V seznamu zobrazitelných položek je možno filtrovat. V menu na PT myši jsou 2 akce Filtrace... Ctrl+F a Vypnout filtr Shift+Ctrl+F.


15

Po spuštění akce Filtrace... se objeví formulář pro zadání filtračních podmínek. Je možno zadat 3 různé skupiny podmínek: řetězec znaků obsažený ve veřejném či systémovém názvu sloupce (není citlivé na velikost písmen) typ sloupce (Obrázek, Barva, Zaškrtávátko, Řetězec znaků, Celé číslo, Desetinné číslo, Datum) druh sloupce (Standardní, Počítaný v databázi, Programátorsky definovaný, Uživatelsky definovaný, Externí)


16

Podmínky v rámci jedné skupiny (Název, Typ sloupce, Druh sloupce) se skládají pomocí logického operátoru NEBO. Skupiny se následně skládají dohromady pomocí logického operátoru A ZÁROVEŇ. Pokud v dané skupině není zadána žádná podmínka, skupina se ignoruje. Pokud je seznam sloupců zafiltrovaný, změní se barva pozadí na světle modrou (stejná barva jako má rychlý filtr v přehledech). V případě, že jsou zafiltrovány Oblíbené, nelze je nijak upravovat (přidávat do oblíbených, mazat, měnit pořadí).


17

V seznamu položek, které jsou již vybrány (Zobrazované položky), se zobrazuje ve sloupci Položka typ hodnoty (text, celé číslo apod.) a název položky. V dalším sloupci Vztah se zobrazuje, ke kterému přehledu je daná položka navázána.

3.1.1 Zařazení položky do seznamu zobrazovaných Máte dvě možnosti, jak položku přidat: Kliknutím na položku v seznamu Zobrazitelné položky ji označíte (podbarví se modře) a poté klepněte na tlačítko . Položka se přesune a přidá se na konec seznamu Zobrazované položky. Dvojklikem na položku v seznamu Zobrazitelné položky přidáte položku do Zobrazovaných položek rovnou.


18

3.1.2 Vyřazení položky ze seznamu zobrazovaných Máte opět dvě možnosti, jak položku odebrat: Kliknutím na položku v seznamu Zobrazované položky ji označíte (podbarví se modře) a poté klikněte na tlačítko . Položka se vyřadí ze seznamu Zobrazovaných položek. Dvojklikem na položku v seznamu Zobrazovaných položek vyřadíte položku ze seznamu.

Pozor, kliknutím na tlačítko položek VŠECHNY položky najednou.


odstraníte ze seznamu Zobrazovaných

19

3.1.3 Změna pořadí položek v seznamu Zobrazovaných položek Klepnutím v seznamu Zobrazované položky vyberte položku, u které chcete změnit pořadí. Klepnutím na jedno z tlačítek pořadí položky v seznamu Zobrazované položky.


,

nastavte potřebné

20

3.2 2-Třídění Na záložce Třídění nastavujete třídící hlediska přehledu. Přesunujete položky mezi seznamy Tříditelné položky a Třídit podle položek. Položky, ze kterých pro přesunování můžete vybírat, se liší podle přehledu, kterému nastavujete vlastnosti.

V přehledu Tříditelných položek si můžete zobrazit buď pouze položky, které se vám v přehledu aktuálně zobrazují = Zobrazované, nebo všechny položky, které jsou k danému přehledu dostupné = Položky. Tyto položky můžete setřídit pomocí PT myši (pravého tlačítka) dle abecedy, dle typu nebo dle systémového pořadí. Často používané položky lze také přesunout pomocí PT myši na další podzáložku Oblíbené volbou Přidat k oblíbeným (Ctrl+O). Stejně jako na záložce 1-Zobrazení lze zde položky filtrovat (viz kapitola 3.1.)


21

Mezi seznamy přesunujete položky stejným způsobem jako na záložce Zobrazení. Na záložce Třídění můžete změnit pořadí položek v seznamu tříděných položek stejným způsobem jako na záložce Zobrazení.


22

3.2.1 Nastavení „směru“ setřídění Klepnutím v seznamu Třídit podle položek vyberte položku, u které chcete přepnout směr třídění. Přepínacím tlačítkem směr třídění vybrané položky.

přepnete

3.3 3-Podmínky - filtr Na záložce Podmínky - filtr nastavujete filtr pro záznamy přehledu. V přehledu se pak zobrazí pouze ty záznamy, které splní nastavené podmínky. V levé části okna (Filtrovatelné položky) vyberete položku, pro kterou chcete nastavit podmínku. Položkou přidáte dvěma způsoby. Buď na položku jednou kliknete a označíte ji a poté kliknete na tlačítko Přidat, nebo položku přidáte dvojklikem myší.


23

Vybraná položka se zobrazí v poli Položka. Z pole se seznamem Podmínka vybíráte podmínku (např. se rovná, je menší než, obsahuje, je přesně apod.). Do pole Hodnoty zadáváte, pokud potřebujete, konkrétní hodnoty pro Podmínku nastavenou k vybrané položce.


24

V přehledu Filtrovatelné položky si tyto položky pomocí PT myši (pravého tlačítka) můžete setřídit dle abecedy, dle typu nebo dle systémového pořadí. Často používané položky lze také přesunout pomocí PT myši na další podzáložku Oblíbené volbou Přidat k oblíbeným (Ctrl+O). Stejně jako na záložce 1-Zobrazení, či 2-Třídění i zde lze položky filtrovat. Tlačítkem Odebrat vyřadíte z přehledu podmínek tu, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem.

3.3.1 Zadání nové podmínky V levém panelu vyberte dvojklikem položku/y, pro které chcete nastavit podmínku. Název položky se objeví v poli Položka v pravé části formuláře. Z pole se seznamem Podmínka vyberte podmínku, která má platit pro nastavenou položku. Seznam použitelných operátorů v poli Podmínka závisí na typu údaje, pro který nastavujete podmínku. Typy mohou být následující: o Text – v levém panelu označen symbolem ABC o Celé číslo – symbol 123 o Desetinné číslo – symbol 5,10 o Datum – symbol hodin o Zaškrtávací pole – symbol čtverce. Nabývá hodnot 0 (pole není zaškrtnuto) nebo 1 (pole je zaškrtnuto)


25

V poli Podmínka se můžou vyskytnout následující operátory: o Není zadáno – podmínka je splněna, pokud v poli není nic vyplněno o Je zadáno - podmínka je splněna, pokud je v poli cokoli vyplněno o Numerické operátory =, >, <, <=, >=, <> - pro čísla, datumy a texty o Začíná na - pro položku typu Text, podmínka je splněna pokud položka začíná zadaným textem o Obsahuje – pro položku typu Text, podmínka je splněna pokud položka obsahuje zadaný text o Končí na - pro položku typu Text, podmínka je splněna pokud položka končí zadaným textem o Nezačíná na - pro položku typu Text, podmínka je splněna pokud položka nezačíná zadaným textem o Neobsahuje - pro položku typu Text, podmínka je splněna pokud položka neobsahuje zadaný text o Nekončí na - pro položku typu Text, podmínka je splněna pokud položka nekončí zadaným textem o Je přesně – pro položku typu Text, podmínka je splněna pokud položka přesně odpovídá zadanému textu o Není - pro položku typu Text, opak Je přesně


26

Do pole se seznamem Hodnoty vyberte hodnoty pro vyhodnocení podmínky. Možnosti zadání hodnoty - viz kapitola 3.3.2 Zadání hodnoty Pro rozmezí hodnot Od-Do je třeba zadat 2 podmínky, které musí být splněny současně. Například „A je v rozmezí od 1 do 5“ znamená totéž jako „A>=1 a zároveň A<=5“. Stiskem tlačítka OK vytvořenou podmínku uložíte do seznamu Seznam podmínek. 3.3.2 Zadání hodnoty Pole Hodnota lze vyplnit přímo z klávesnice. Pokud například chcete odfiltrovat v chronologickém přehledu modulu účetnictví všechny záznamy s datem případu 01.01.2010, vyplníte do pole hodnota datum tak, jak ho vidíte v přehledu (DD.MM.RRRR). V poli Hodnota je místní nabídka na PT myši (pravé tlačítko) obsahující volbu Vložit parametr. Parametr použijete v případě, kdy je nepraktické zadávat hodnotu do filtru „napevno“ a potřebujete ji zadat podle momentální situace až při filtrování přehledu.


27


28

Při použití filtru se pak při spuštění přehledu objeví okno, ve kterém zadáte konkrétní hodnotu parametru pro vyhodnocení podmínky. Vyplníte Hodnotu a dáte OK. Poté se vám zobrazí daný přehled dle zadaných podmínek.

3.3.3 Operátor Pokud použijete více než jednu podmínku, je třeba správně nastavit také operátory ve sloupci Operátor Vybíráte z možností: a zároveň nebo Při vytváření složitějšího filtru mějte na paměti, že při vyhodnocování má operátor a zároveň přednost před operátorem nebo (stejně jako má při výpočtu násobení přednost před sčítáním). Proto máte možnost při vytváření podmínky použít i závorky, pomocí kterých určíte pořadí při vyhodnocování. Závorky píšete z klávesnice do sloupců pod znaky „(“ na začátku řádku a „)“ za sloupcem Hodnota. Viz příklad na obrázku – chceme v přehledu najít organizace, jejichž název začíná na C a L a které sídlí v Praze. První podmínka – najdi organizace, které začínají na L; operátor NEBO Druhá podmínka – najdi organizace, které začínají na C Proč je mezi nimi operátor NEBO a ne A ZÁROVEŇ? Neboť organizace nemůže začínat na L a zároveň na C. Hledáme organizace, které začínají na L, nebo na C. Třetí podmínka – najdi organizace, jejichž místo sídla obsahuje PRAHA


29

Mezi druhou a třetí podmínkou je operátor A ZÁROVEŇ, protože hledáme organizace, které začínají na L, nebo C a které zároveň sídlí v Praze. Jak jsme si řekli výše, operátor a zároveň má přednost před nebo, proto musíme dát první dvě podmínky do závorky. Pokud bychom tak neučinili, systém nám najde všechny organizace, které začínají na L (bez rozdílu sídla firmy) a k tomu všechny organizace, které začínají na C a které zároveň sídlí jen v Praze.

3.3.4 Oprava vytvořené podmínky v seznamu Poklepáním na položku v Seznamu podmínek vyberete podmínku k opravě. Můžete změnit hodnoty v polích Podmínka, Hodnota nebo Operátor, nebo přidat závorky. Stiskem tlačítka OK opravenou podmínku uložíte.


30

Přímo v přehledu poznáte, zda se přehled zobrazuje celý, nebo podle nějakých nastavených podmínek podle toho, jakou barvu má pole vpravo dole s lupou. Pokud je podbarveno tmavomodře, poté má přehled nastaveny nějaké podmínky a vy nevidíte všechny záznamy.


31

Přes PT myši můžete vyvolat nabídku funkcí a platnost nastavených podmínek dočasně zakázat – Filtr dočasně zakázán. Když filtr vypnete, políčko s lupou se podbarví šedě.

Stejným způsobem můžete zase filtr zapnout, PT myši - odškrtnou Filtr dočasně zakázán. Filtr se opět zapne a políčko s lupou se podbarví tmavomodře.

3.4 4-Sestavy Na záložce Sestavy si ukládáte nastavené vlastnosti přehledu pro pozdější použití. 3.4.1 Uložení sestavy Nastavili jste vlastnosti přehledu pomocí záložek Zobrazení, Třídění a Podmínky - filtr a chcete ho uložit. Chcete uložit aktuální nastavení přehledu. Přepněte se na záložku Sestavy klepnutím na její záhlaví. Do pole Název uloženého nastavení vypište krátký popis ukládané sestavy. Klepnutím na tlačítko Uložit zapíšete aktuální nastavení vlastností přehledu (záložky Zobrazení, Třídění a Podmínky - filtr). Takto uloženou sestavu si můžou zobrazit všichni uživatelé. Klepnutím na tlačítko Uložit jako soukromé se sestava uloží a bude se nabízet pouze uživateli, který si ji vytvořil a uložil, tedy vám.


32

3.4.2 Možnosti nastavení sestavy Pokud na sestavu kliknete PT myši (pravým tlačítkem), vyvoláte pro danou sestavu místní nabídku: Nastavit jako výchozí pro všechny uživatele - po potvrzení nabídky bude sestava přiřazena všem uživatelům jako výchozí, bude to tedy ta, která se vždy zobrazí při prvním otevření přehledu po spuštění systému Helios Orange. Nastavit jako výchozí pro vybrané uživatele - po potvrzení této nabídky se otevře přehled uživatelů, pro které je tato sestava výchozí. Nového uživatele přidáte volbou místní nabídky Nový. Tato možnost se používá v případech, kdy správce systému nebo administrátor chce přidělit konkrétní nastavení vybraným uživatelům. Nastavit jako výchozí pro aktuálního uživatele - po potvrzení této nabídky bude tato sestava přiřazena uživateli, který je právě přihlášen do systému Helios Orange jako základní, tedy ta, která se vždy zobrazí při otevření zvoleného přehledu po spuštění systému. Přidat k oblíbeným - sestavy si můžete nastavit jako oblíbené. V seznamu sestav pak budou takto označené sestavy zobrazeny jako první. Odebrat z oblíbených lze sestavy opět přes PT myši, volba Vyřadit z oblíbených. Tento proces je vratný a odebranou sestavu lze kdykoli do oblíbených vrátit. Heslo… - pokud chcete zabránit tomu, aby vám někdo vaši sestavu ať už neúmyslně či úmyslně změnil, nebo smazal, zaheslujte si ji.


33

Než nastavíte některou ze sestav jako výchozí pro všechny uživatele, nebo i jen pro některé vybrané, ujistěte se, že to daní uživatelé opravdu chtějí. 3.4.3

Vymazání sestavy

Přepnete se na záložku Sestavy, klepnete PT myši na sestavu v seznamu uložených sestav a klepnutím na volbu Zrušit (Del) vybranou sestavu odstraníte.


34

3.4.4 Další vlastnosti Přepnete se na záložku Sestavy, klepnete PT myši na sestavu v seznamu uložených sestav a klepnutím na volbu Další vlastnosti se otevře formulář, na kterém máte možnost definovat vlastnosti přehledu, jako implicitní poznámka k přehledu, zařazení sestavy do skupiny, záhlaví opisu, zápatí opisu a definice tisku. Nabídku Další vlastnosti také otevřete kliknutí na tlačítko Další vlastnosti vlevo dole, ale musíte si nejprve kliknutí označit (podbarví se modře) danou sestavu.


35

Tady by vás mohla zajímat záložka č. 4 - Definice tisku – umožňuje orientaci papíru tiskové sestavy. Na výběr je implicitní nastavení tiskárny ve Windows, tisk na výšku a tisk na šířku. Ve druhé sekci je možné povolit tisk nadpisů případně sumací v definovaném opisu. Ve třetí sekci je možné nastavit takové atributy tisku sestav, jako např. tisk bez diakritiky nebo povolení tisků filtrů, tzn. v sestavách se budou tisknout výpisy podmínek filtrace. V poslední čtvrté sekci lze nastavit písmo, kterým bude sestava vytištěna.


36

3.4.5 Definice práv Přepnete se na záložku Sestavy, klepnete PT myši na sestavu v seznamu uložených sestav a zvolíte volbu Definice práv. Pomocí této nabídky máte možnost definovat práva na jednotlivá nastavení, popřípadě přes tlačítko Nový uživatel přidat uživatele. Je hlídáno, aby všichni, kdo mají filtr jako výchozí, na něj měli i práva. V přehledu uživatel vždy vidí pouze filtry, na které má přidělená práva.


37

Chcete-li upravit již existující sestavu, nezapomeňte změny uložit tlačítkem Uložit, nebo Uložit jako soukromé na kartě Sestavy. Tlačítko OK provedené změny neuloží!


38

4 Tisk Opis – Tisk formulářem (F8) – zde vyberete formulář, pomocí kterého chcete tisknout

Po zobrazení náhledu tisku budete mít v horní části zpřístupněna další tlačítka:

E-mail... - pro odeslání dokumentu pomocí elektronické pošty. Fax... - pro odeslání dokumentu faxem. Způsob odeslání je pro E-mail a Fax shodný. Soubor... - pro uložení do souboru. Dokumenty... - pro uložení do souboru a současně do dokumentů Helios Orange. Vytvořený dokument se automaticky uloží do databáze. Vždy dojde k vygenerování zobrazeného dokumentu. Pro fax je to ve formátu *.bmp, pro E-mail, Soubor a Dokumenty máte možnost volby formátu, po potvrzení volby Výběr typu souboru můžete vybírat z možností BMP, EMF, FDF, GIF, JPG, PDF - bez písem, PDF - včetně písem, RAF, RTF, TIF, TXT, WMF.

Zde dvojklikem zvolíte, se kterou příponou se soubor vygeneruje. Ten, který je zvýrazněn tučně, je přednastaven v uživatelských konstantách a ten bude použit, pokud nepoužijete volbu Výběr typu souboru. Fyzické umístění grafického souboru na disku počítače je zobrazeno v poli přílohy. Na záložce Organizace je seznam všech dostupných organizací. Vyberte organizaci, které chcete dokument adresovat. Po výběru organizace budou filtrovány kontakty na kartě Organizace – Kontaktní osoby. Zvolte adresáta


39

dokumentu z karty Organizace, Kontaktní osoby, Organizace – Kontaktní osoby nebo Zaměstnanci. Pomocí tlačítka Výběr přenesete přednastavený kontakt. V poli Komu se zobrazí vlastní e-mailová adresa nebo faxové číslo. Přepínáním mezi záložkami Komu, Kopie, Skrytá kopie určujete způsob odeslání zprávy, v poli Předmět vyplníte předmět zprávy, do pole Text můžete vložit doprovodný text zprávy. Vlastní dokument bude přiložen jako obrazová příloha.

Pro tisk doručených dokumentů ve formátu .jpg doporučujeme používat aplikaci MS Photo Editor. Při tisku zvolte z nabídky Soubor/Tisk Umístění: Na střed a zatrhněte volbu Přizpůsobit stránce. Pro odesílání faxů musíte mít nainstalovanou službu MS FaxChange. Postup je shodný s odesláním e-mailu. Faxová čísla můžete opět zadat do polí Komu, Kopie nebo Skrytá kopie. Kontakt zadaný v poli Skrytá kopie však bude v tomto případě zobrazen.


40

4.1

Tisk - Opis přehledu Ctrl+P

Tisknete opis záznamů přehledu podle aktuálního nastavení přehledu. Zobrazení potřebných sloupců, jejich pořadí a třídění nastavíte pomocí volby místní nabídky Nastav. Touto volbou nastavíte i podmínky, které záznamy se zobrazí a které ne. Pokud nastavujete přehled pro tisk, který budete opakovat i v budoucnu, uložte si sestavu pro pozdější použití.


41

5 Příručka na webu Detailní nápovědu najdete přímo v Heliosu. Na záložce Nápověda, otevřete odkaz Příručka na webu.

V této příručce najdete podrobné informace k jednotlivým modulům, včetně nastavení a příkladů.


42

Hotline Helios Tel.: Základní ovládání IS Helios Orange

Recommend Documents