Hoofdstuk 1: Het Excel Dashboard* 2010

Hoofdstuk 1: Het Excel Dashboard *2010 1.0 Introductie Excel helpt om data beter te begrijpen door het in cellen (die rijen en kolommen vormen) in te delen en formules te gebruiken om relevante berekeningen te maken tussen de cellen. Om het beste uit het programma te halen, is bekendheid met de gebruikersinterface van belang. Er zijn een aantal verschillen tussen de 2007 en de 2010 versie: paragraaf 1.1 richt zich op de 2007 versie, paragraaf 1.2 op de 2010 versie en vanaf paragraaf 1.3 worden de overeenkomsten besproken. De veranderingen aan de Office 2007 interface waren het grootste sinds de upgrade van Office 95 naar Office 97. De upgrades sinds Office 97 hebben meer functionaliteit aan het programma toegevoegd en hebben de gebruikersinterface geleidelijk veranderd. Office 2007 bracht een drastische verandering aan de interface. Dit was een reactie op onderzoek waaruit bleek dat veel van de functionaliteit die door gebruikers werd verzocht al bestond, maar moeilijk vindbaar was. Vervolgens heeft Microsoft de gebruikersinterface opnieuw ontworpen om het voor gebruikers sneller en gemakkelijker te maken de benodigde functies te vinden en te gebruiken. De versies van 2007 en 2010 zijn gericht op taken met een structuur gebaseerd op het lint bovenaan het scherm (zie paragraaf 1.1.2). Het lint werd niet door iedereen even goed ontvangen. Niet alleen moesten gebruikers opnieuw leren waar de door hun gebruikte opties zich nu bevonden, het lint zelf kon niet aangepast worden in de 2007 versie, al was er een Werkbalk Snelle Toegang die die mogelijkheid wel bood. Office 2010 heeft een ingebouwde optie om het lint aan te passen en het Office menu (zie paragraaf 1.1.3) is vervangen door een duidelijker en minder mysterieus tabblad ‘Bestand’.

1.1 Excel 2007 1.1.1 De Excel 2007 Interface De gebruikersinterface in Excel 2007 zou er als volgt moeten uitzien:

© 2010 Excel with Business

1

Hoofdstuk 1: Het Excel Dashboard

1.1.2 Het Lint

Het Lint was een van de grootste veranderingen die in Excel 2007 geïntroduceerd werd. In de cursus komt later aan bod hoe de opties van het Lint gebruikt kunnen worden. Hieronder alleen de lay-out:

De zeven tabbladen vervangen de menu-opties van Excel 2003: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Start Invoegen Pagina-indeling Formules Gegevens Controleren Beeld


2


Het klikken op één van deze tabbladen laat een submenu zien, dat zich over het scherm uitstrekt. Opdrachtknoppen -zoals de naam al aangeeft- voeren opdrachten uit, meestal via een ander menu. Opdrachten zijn verzameld in Groepen, waarvan sommige een klein pijtje in de rechter onderhoek hebben dat een dialoogvenster opent, zoals bv in voorbeeld hieronder (van de Grafieken groep in het tabblad Invoegen):

1.1.3 De Office Knop De Office Knop in de linker bovenhoek van het scherm vervangt het oude menu Bestand uit Excel 2003. Het heeft alle Open, Print, Opslaan, etc. opties en laat je de meest recent geopende bestanden zien. Het geeft ook de mogelijkheid om veel instellingen permanent te veranderen voor een computer naar keuze in Excel Opties. De Office Knop veel functionaliteit. De Office Knop wordt in meer detail besproken in Hoofdstuk 3: Excel Aanpassen.

1.1.4 Werkbalk Snelle Toegang & Titelbalk De werkbalk Snelle Toegang is te vinden in de rechter bovenhoek, naast de Office Knop:

Standaard is er een Opslaan, Ongedaan Maken en Opnieuw Uitvoeren knop te vinden. Door op de pijl naar beneden te klikken aan de rechterkant, verschijnen er meer opties: © 2010 Excel with Business

3


Je kunt dan de opdrachten aanvinken waar je graag snel toegang toe wilt hebben. Je kunt dit menu ook gebruiken om het Lint tijdelijk te verwijderen (onderste optie – later meer over het Lint). Hoewel het Office 2007 Lint een welkome toevoeging is, neemt het veel ruimte in beslag, dus kan het de voorkeur hebben het ‘uit te zetten’.

1.2 Excel 2010 1.2.1 De Excel 2010 interface In Excel 2010 ziet het scherm er als volgt uit:


4


Het totale aantal rijen en kolommen in Excel 2010 is hetzelfde als in Excel 2007. In versie 2007 is het aantal rijen en kolommen ten opzichte van Excel 2003 fors verhoogd.

1.2.2 Het lint aanpassen Het aanpassen van het lint gaat als volgt: met de rechter muisknop ergens in het lint klikken, dan verschijnt een menu met de nieuwe optie ‘Het lint aanpassen’. Je vindt deze optie ook terug in de Opties van Excel. Een scherm verschijnt wat lijkt op het scherm bij het aanpassen van de werkbalk Snelle Toegang, maar dit scherm laat de huidige indeling van het lint zien:


5


In het vak ‘Het lint aanpassen’ kan elke tab in het lint verplaatst worden, door het te selecteren en de Naar Boven/Naar Beneden knoppen aan de rechterkant te gebruiken. Items kunnen verplaatst worden door ze binnen het vak te slepen, bijvoorbeeld opdrachten verplaatsen van de ene aangepaste groep naar een andere. De knop met het plusteken links van elke groep laat hele inhoud zien en met de aanvinkvakjes kan de zichtbaarheid van het hele tabblad geregeld worden. Onder het vak met de huidige lint-opties zijn knoppen om nieuwe, aangepaste tabbladen te maken en nieuwe groepen te creëren binnen die tabbladen. Ook kan de huidige selectie veranderen worden met de knop ‘Naam wijzigen’, waarbij er uit symbolen voor groepen en opdrachten gekozen kan worden en ook opdrachten, groepen en tabbladen nieuwe namen kunnen krijgen. Dus, om een nieuw tabblad te creëren om boekhoudkundige gegevens te analyseren in Excel, klik op ‘Nieuw tabblad’ en een nieuwe tab met standaard daarin een nieuwe groep verschijnt onder de huidige geselecteerde tab. Selecteer deze en gebruik de knop ‘Naam wijzigen’ om een goede beschrijving in te voeren:


6


Als de nieuwe tab en groep zijn gecreëerd, dan kunnen de opdrachten toegevoegd worden aan de groep en extra groepen gecreëerd:

De ‘Kies opdrachten uit’ optie biedt de mogelijkheden ‘Populaire opdrachten’, ‘Opdrachten die niet op het lint staan’ en ‘Alle opdrachten’. Daarnaast is er ook de mogelijkheid van bestaande tabbladen of uit de lijst van macro’s.


7


Hieronder is er voor ‘Alle tabbladen’ gekozen, zijn twee opties toegevoegd vanuit de Ext. Geg. Ophalen groep in het tabblad Gegevens, een paar grafiektypen uit de Grafieken groep in het tabblad Invoegen, door middel van de knop Toevoegen en de Winst/verlies opdracht uit de Sparklines groep in diezelfde tab. Het aangepaste lint zier er als volgt uit:

Heel handig in deze nieuwe optie is de mogelijkheid om het aangepaste lint en samen met de Werkbalk Snelle Toegang te ‘Exporteren’ naar een bestand, wat de gebruiker kan Importeren. Het ziet ernaar uit dat er geen automatische en makkelijke manier is om bepaalde documenten te koppelen aan een specifiek aangepast bestand; dit zou zelfs nog meer mogelijkheden bieden om de gebruikersinterface aan te passen zodat een specifieke taak makkelijker uitgevoerd kan worden.

1.2.3 Bestand tabblad In Excel 2010 is de Office Knop (zie paragraaf 1.1.3) vervangen door het tabblad Bestand als een van de hoofdtabbladen op het lint. Niet alleen is de knop/tab zelf veranderd, de tab bevat nu veel meer informatie dan eerst het geval was. De nieuwe informatieschermen worden ook wel ‘backstage weergave’ genoemd.


8


Het is belangrijk om te weten dat hier nu de Opties (voor Excel) te vinden zijn.

1.3 Naamvak & Formulebalk 1.3.1 Naamvak

Het ‘Naamvak’ laat de celverwijzing van de huidige cel zien. Dus bij de bewerking van cel F5, staat in het naamvak “F5”. Het Naamvak laat ook de gedefinieerde naam van een cel of een celbereik zien (zie Hoofdstuk 18: Gedefinieerde namen). Heb je in een cel een = teken getypt – je wilt een formule samenstellen -, dan verandert het naamvak in een functievak en laat de 10 laatst gebruikte functies zien. Je gebruikt het vak dan om geneste functies samen te stellen.

1.3.2 Formulebalk De Formulebalk bestaat uit de fx (functie invoegen) knop en een witte balk rechts die de inhoud van cellen weergeeft.


9


De functie invoegen-knop leidt de gebruiker stap voor stap door het opbouwen van een formule. Het kan handig zijn bij de eerste keer een functie gebruiken, maar het is aan te raden vertrouwd te raken met de meeste functies in deze cursus, zodat dit scherm niet nodig is. Maak je geneste functies, dan is deze knop onmisbaar. Klik op fx knop en dan verschijnt:

Er is een opzoekfunctie bovenin in venster mocht het niet duidelijk zijn welke functie te gebruiken. Eronder is een vervolgkeuzelijst met functiecategorieën zoals Statistisch, Wiskundig etc. (zie units 14-17 en 20). In het laatste vak staat een keuzelijst met alle functies in de geselecteerde categorie. De andere manier om functies te vinden, is via het tabblad Formules op het Lint.

2010 Formule Auto-invullen Excel 2010 heeft ook de manier verbeterd waarop formules worden ingevoerd. Begin met het typen van een formule -door middel van een functienaam of een bereiknaam- en Excel toont een lijst met daarin elke functie- of bereiknaam die overeen komt met de invoer. In het voorbeeld hieronder wordt de naam van een cel ingevoerd op een sheet met de titel ‘Summit’. Als begonnen wordt met ‘=su’ te typen, laat Excel alle functies en namen zien die beginnen met ‘su’:


10


Ga met de cursor door de lijst heen en elke functie wordt kort beschreven. Deze functie kan niet geselecteerd worden met de Enter toets, de formule blijft dan ‘=su’. Om deze optie goed te gebruiken, dubbelklik op de gekozen optie en maak de formule vervolgens af. Het gaat sneller als je met de pijltoetsen de optie selecteert en vervolgens gebruikt maakt van de Tab toets.

1.5 Het werkblad Bij het openen van een nieuw werkblad zijn ongeveer 30 rijen en 20 kolommen zichtbaar; niet gelijk zichtbaar zijn de meer dan 1.000.000 rijen en 16.000 kolommen in Excel 2007. Dit vormt een enorm werkveld wat gebruikt kan worden voor een zeer grote hoeveelheid gegevens en berekeningen. Klik gewoon op een willekeurige cel om getallen of tekst in te voeren. Navigeer door het werkblad met de pijltjestoetsen (gebruik Ctrl om sneller te navigeren – zie Hoofdstuk 2: Basis Navigeren & Bewerken). Het gebruik van de randen is ook handig. Om de volledige kolom B te selecteren, klik op de letter B zelf:


11


Hetzelfde geldt voor een rij of een verzameling rijen (voor meer dan één rij: klik op een nummer links, houd de muisknop ingedrukt en sleep naar boven of beneden):

Klik linksboven op het vierkant (of houdt de Control ingedrukt en kies voor de toets a) om het hele blad te selecteren:


12


Dit kan handig zijn om alle gegevens te verwijderen of alles op dezelfde manier te op te maken. Aan de rechterkant bevindt zich een verticale schuifbalk, waarmee als er veel gegevens genoteerd staan, navigatie sneller langs de vele rijen kan dan met de ↓ knop.

1.6 Werkbladen, Horizontale schuifbalk en de Statusbalk. Werkbladen Bij het openen van een nieuwe werkmap, staan onderaan aan de linkerkant een aantal tabs (drie, tenzij de standaardinstelling is veranderd), in de Nederlandstalige versie Blad1, Blad2 en Blad3 genoemd. Deze geven Excel een derde dimensie (naast de andere twee: de rijen en kolommen). Klik op het blad waarin je wilt werken en dat blad wordt actief gemaakt. Om een blad toe te voegen, te verwijderen, van naam of kleur te veranderen, klik met de rechtermuisknop op een van de tabs en maak een keuze uit het volgende menu:


13


Het invoegen van een bladkan eenvoudiger: klik hiervoor op het halve tabblad Werkblad Invoegen:

Horizontale schuifbalk Rechts bevindt zich een horizontale schuifbalk die in grootte kan worden aangepast. Net als de verticale versie, is deze noodzakelijk om te navigeren binnen werkbladen met veel (kolommen met) gegevens.

Statusbalk

De Statusbalk houdt op de achtergrond statistieken bij over de selectie van cellen. Voer een paar getallen in in drie verschillende cellen, selecteer deze en kijk naar de Statusbalk, hier staat (met de standaardinstellingen) het Gemiddelde, de Som en het Aantal van de selectie:

Er is meer mogelijk: klik met de rechtermuisknop op de Statusbalk, dan verschijnt er een lijst met nog meer opties om weer te geven:


14


Minimum en Maximum zijn meestal de moeite waard om toe te voegen. De Statusbalk is handig omdat het er altijd is; er hoeven geen formules uit geschreven te worden om het te zien. Het is een handige controleoptie.

In- en uitzoomen

De Zoom-optie rechtsonder geeft de mogelijkheid om in te zoomen:

Of uit te zoomen:


15


Uitzoomen is handig als je bijvoorbeeld:   

wilt bekijken hoe vol het blad is; een grote tabel snel met een formule wilt vullen; een erg wijde kolom snel wilt bekijken.


16


Hoofdstuk 1: Het Excel Dashboard* 2010

Recommend Documents