Honlapkoncepció Miskolc város hivatalos honlapjához Ennek a dokumentumnak a célja, hogy rögzítse azokat az alapelveket, amelyek egyrészt irányt szabnak, másrészt kereteket adnak az új városi honlap részletes tartalmi tervének elkészítéséhez, majd az ennek alapján megvalósítandó technikai fejlesztésnek. 1. Alapvetések Honlapkoncepció: Azoknak az alapelveknek, irányelveknek a megfogalmazása, amelyek a szükséges részletességgel és pontossággal meghatározzák – azokat a kiemelt célcsoportokat, valamint az egyes célcsoportok tagjainak a város hivatalos honlapjától valószínűsíthetően elvárható információs igényeit, amelyek kielégítésére a www.miskolc.hu‐nak törekednie kell; – azoknak a fő tartalomcsoportoknak a leírását, amelyek megjelenítésével a honlap képes teljesíteni az előző bekezdésben megfogalmazottakat; – azoknak az internetes funkcióknak, szolgáltatásoknak a meghatározását (és alkalmazási módját), amelyek működésére‐működtetésére a városi honlapot alkalmassá kell tenni; – az új városi honlap megjelenésével, a honlap főbb elemeinek elrendezésével kapcsolatos alapelvek megfogalmazását – abból a célból, hogy a tartalom és a honlap grafikai megjelenése megfelelő összhangban legyen. Tartalmi specifikáció: A honlapkoncepcióban megfogalmazottak alapján készülő dokumentum, amely – részletesen leírja a honlapon megjelenő valamennyi tartalomtípust, meghatározza az egyes tartalomcsoportokat, azok jellemzőit; – leírja a honlap navigációs rendszerét (menük és egyéb navigációs elemek); – leírja a honlapon megjelenő egyéb fontos elemek, szolgáltatások és funkciók jellemzőit, működésüket, alkalmazásuk konkrét formáit
1
abból a célból és olyan részletességgel, hogy – egyrészt megfelelő alapot adjanak a technikai fejlesztéshez; – másrészt az elfogadott tartalmi specifikáció a projekt megvalósításának további szakaszában, illetve a garanciális időszak alatt hivatkozási alapként szolgáljon: az elkészült honlapnak minden részletében meg kell felelnie a tartalmi specifikációban megfogalmazottaknak – ugyanakkor az abban nem szereplő funkciók, szolgáltatások fejlesztését csak külön megbízás keretében kérheti a megrendelő. A városi honlap – az internet általános kommunikációban betöltött, egyre növekvő szerepének, jelentőségének megfelelően – a város külső és belső kommunikációjának kiemelten fontos eszköze, következésképpen szerves része a város kommunikációs stratégiájának. Optimális esetben a városi honlap tartalma, szerkezete ebből a kommunikációs stratégiából „levezethető” – sőt, „levezetendő”. Azaz: a jó városi honlapnak minden elemében a városi kommunikációs stratégiát kell szolgálnia – a lehető legteljesebb mértékben kihasználva az internet lehetőségeit. Miután jelenleg nem létezik közép‐ és hosszú távú városi kommunikációs stratégia, nem is támaszkodhatunk erre az új városi honlap tervezésekor. Ebben a helyzetben a honlapkoncepció megfogalmazásakor nem kerülhető el olyan alapkérdések tisztázása és megválaszolása, amelyeket valójában a városi kommunikációs stratégiának kellene rögzítenie. Ez annál is inkább fontos, mert nem zárható ki, hogy később éppen a városi honlap válik egy szélesebb körű, átfogó városi kommunikációs stratégia kialakításának alapjává (vagy legalább inspirálójává). A honlapkoncepció kidolgozása team‐munkában történt. A koncepció (majd az ennek alapján kidolgozandó tartalmi specifikáció) elkészítésére az Inform‐Line Stúdió Kft. kapott megbízást, de az egyes részletkérdések megvitatása, a koncepció írásos változatának véglegesítése‐jóváhagyása a hattagú munkacsoport feladata. A munkacsoport tagjai: Lengyel Zsolt, a Polgármesteri Hivatal Stratégiai osztályának vezetője, a városi honlap fejlesztésének projektvezetője; Lengyel János, a Mikom Kft. informatikai vezetője, a honlap technikai fejlesztésének felelőse; Méhes László, a Miskolc Városfejlesztési Kft. munkatársa; Nagy Sándor, a honlap grafikai tervét készítő ROSVIG Kft. ügyvezetője; Zelei Dániel, a Polgármesteri Hivatal Kulturális Osztályának városmarketing referense; Görömbölyi László, a munkacsoport vezetője, az Inform‐Line Stúdió Kft. ügyvezetője. A munkacsoport áttekintette a Miskolchoz hasonló nagyságú, szerepű magyarországi városok, illetve néhány, Miskolccal összehasonlítható külföldi város honlapját, hogy összegyűjtse azokat az általánosan használt elemeket, megoldásokat, amelyek alkalmazása Miskolc hivatalos honlapján is célszerűnek látszik. Ezeket figyelembe véve, de Miskolc adottságai, sajátosságai, kommunikációs 2
céljai szerint átigazítva, valamint a honlaptervezésben szokásos internetkommunikációs szakmai megfontolásokkal kiegészítve fogalmazódott meg a fejlesztés további szakaszait megalapozó honlapkoncepció. 2. Célcsoportok és információs igények A városi honlapnak három kiemelt célcsoport igényeire kell koncentrálnia: – városlakók Akik helyzetüknél fogva sok mindent tudnak a városról, ezért a városi honlapra jellemzően konkrét igényekkel, elvárásokkal lépnek be: elsősorban ügyeik intézéséhez várnak itt segítséget, illetve az önkormányzat és a polgármesteri hivatal, mint a város életét irányító‐ alakító testület és szervezet működésével, munkájával kapcsolatos információkra kíváncsiak. – a város iránt érdeklődő nem városlakók Akik ügyintézni nem akarnak (vagy csak a városlakóknál sokkal szűkebb körben, egyedi esetekben), de kíváncsiak lehetnek az önkormányzat működésére. Viszont ők a városi honlapról szeretnék megtudni a városról szóló általános információkat (közigazgatási‐ gazdasági‐kulturális szerepe, a régióban betöltött helye, története és hagyományai stb.), és jellemzően innen szerzik első (többnyire meghatározó) információikat turisztikai‐kulturális, valamint üzleti jellegű érdeklődésük kielégítésére. –város iránt érdeklődők, de magyarul nem tudók (következésképpen nem városlakók) Lényegében az előző célcsoporttal azonos az érdeklődésük, bizonyos hangsúlyeltolódásokkal a turizmus és a kultúra, illetve az üzleti jellegű érdeklődés irányába. Az egyes célcsoportok tipikus, a városi honlaptól elvárható információigénye: – városlakók: – a városról szóló közérdekű információk (városi adattár) – az önkormányzat működésére, tevékenységére vonatkozó anyagok, dokumentumok (testületi adattár,testületi dokumentumok – előterjesztések és jegyzőkönyvek –, városi projektek dokumentumai stb.) – ügyintézéssel kapcsolatos információk (e‐önkormányzati szekció)
3
– a város iránt érdeklődő nem városlakók – általános tudnivalók a városról (helye, szerepe a régióban, története, hagyományai, értékei stb.) – a városról szóló közérdekű információk (városi adattár) – az önkormányzat és a polgármesteri hivatal működése, tevékenysége (testületi adattár,testületi dokumentumok – előterjesztések és jegyzőkönyvek –, városi projektek dokumentumai stb.) – turisztikai és kulturális információk –üzleti jellegű információk –város iránt érdeklődők, de magyarul nem tudók (következésképpen nem városlakók) – általános tudnivalók a városról (helye, szerepe a régióban, története, hagyományai, értékei stb.) – turisztikai és kulturális információk –üzleti jellegű információk Látható, hogy az egyes kiemelt célcsoportok információigénye számos részletben megegyezik, jelentős átfedéseket mutat – ami egyébként a honlap jellege miatt természetesnek mondható. A megjelenítendő tartalom részletes meghatározásakor (a tartalmi specifikációban) arra kell törekedni, hogy – az egyes tartalomcsoportok az adott tematika iránt legrészletesebben érdeklődő célcsoport igényeit is kielégítse; – olyan tartalomstruktúrát (és ehhez szorosan kapcsolódó navigációs rendszert) alakítsunk ki, hogy bármely kiemelt célcsoport tagjai a lehető leghatékonyabban tudjanak eligazodni a tartalomban. A honlapon megjelenítendő tartalom meghatározásakor (a tartalmi specifikációban) a következő munkamenetet célszerű követni. a./ az itt leírt célcsoportok információigényei alapján elkészül az új honlap tartalomstruktúrájának váza (főmenü, ahhoz kapcsolódó almenükkel, illetve szükség szerint kiegészítő menükkel) b./ megvizsgáljuk, hogy a jelenlegi honlap tartalmának tartalomcsoportjai és tartalomelemei hogyan illeszhetők be az új site struktúrájába. Két eset lehetséges: egy adott elem beilleszthető az új struktúrába vagy nem illeszthető be. 4
c./ a beilleszthető tartalmaknál meghatározzuk az új honlapon való megjelentetéshez esetleg szükséges átalakításokat, módosításokat – és ennek megfelelően elkezdődhet a tartalom előkészítése (ez esetenként tartalmi, szerkesztői feladat, esetenként technikai probléma, de előfordulhat, hogy mindkét típusú feladatot el kell végezni); d./ azoknál a tartalmaknál, amelyek az új site struktúrájába nem illeszthetők be, meg kell vizsgálni, hogy azok szükséges tartalmak‐e a városi honlapon vagy sem. Ha nem, tovább nem kell foglalkozni velük, ha viszont szükség van rájuk, akkor az új honlap tartalomstruktúrájában meg kell keresni a megfelelő helyet – vagy a struktúra bővítésével, módosításával, vagy más, alkalmas megoldással. e./ a jelenlegi honlap tartalmának az előző pontokban leírt átvizsgálása, besorolása után meg kell határozni azokat a tartalmakat, amelyek az új honlapon megjelenítendők, de a jelenlegin nincsenek meg. Ezeket a tartalmakat létre kell hozni. 3. idegen nyelvű változat Ez lényegében az előző pontban leírt harmadik célcsoport igényeit hivatott kielégíteni. A többnyelvű honlapokon alkalmazott szokásos megoldások közül a városi honlapon – annak sajátosságai miatt – a következő változat látszik célszerűnek: – az alaphonlap (a magyar nyelvű, értelemszerűen teljes honlapot értjük ezalatt) bármely oldalán elérhető a nyelvválasztó ikon – ha erre kattintunk, akkor nem az adott oldal idegen nyelvű tartalmát látjuk, hanem mindig a nyitólapra jutunk, amely az adott idegen nyelven jelenik meg; – az idegen nyelvű nyitólap részben tartalmazza, részben egy lépésben elérhetővé teszi azokat a speciális tartalmakat, amelyek kizárólag az idegen nyelvű látogató eligazítását, kiszolgálását segítik; – az idegen nyelvű nyitólapon – és mindvégig, amíg az adott nyelvi változatban maradunk – a navigációs (menü) rendszernek csak azok az elemei jelennek meg (természetesen idegen nyelven), amelyekhez tartozó tartalmat idegen nyelven is hozzáférhetővé kívánjuk tenni. Másként fogalmazva: a városi honlap csak az alaphonlap idegenek számára fontos részhalmazát (tartalmait, tartalomcsoportjait) kínálja fel idegen nyelven. Az idegen nyelvű látogató számára fontos kiegészítő, speciális (tehát az alaphonlapon nem létező, ott fölösleges) információkat vagy teljes egészében az idegen nyelvű nyitólapon, vagy onnan egy kattintással elérhetően tesszük hozzáférhetővé. Az alaphonlapnak idegen nyelven is megjelenítendő részhalmazát a tartalmi specifikációban kell meghatározni. 5
Itt jegyezzük meg: az idegen nyelvű tartalom pontos meghatározásakor – mind az alaphonlap idegen nyelven is megjelenítendő tartalomcsoportjainak kijelölésében, mind a csak idegen nyelven megjelenő speciális tartalom összeállításában – figyelembe kell venni egy sajátos honlaplátogatói csoport igényeit is. Egyre többen vannak, akik hivatásuk gyakorlása miatt hosszabb időre, akár több évre érkeznek a város – például külföldi érdekeltségű cégek anyaországbeli munkatársai, külföldi egyetemei hallgatók stb. –, akik valószínűsíthetően fontos információforrásként használ(hat)ják a városi honlapot. Ide tartozó kérdés: hány, és milyen idegen nyelveken legyen hozzáférhető a városi honlap tartalma? Célszerű megoldás: – a honlapot a technikai fejlesztés során fel kell készíteni arra, hogy az idegen nyelvű tartalom tetszőleges számú nyelven hozzáférhető legyen;
– az új honlap indulásakor egyetlen idegen nyelven, angolul legyen elérhető a honlap;
– miután valamennyi idegen nyelven ugyanazt a tartalmat jelenítjük meg, később az újabb nyelveken való elérhetőségnek csak az angolul látható tartalomnak a megfelelő nyelv(ek)re való fordítása a feltétele. 4. városmarketing‐szempontból kiemelt tartalmak a honlapon A városi honlap szükségszerűen sokszínű, szerteágazó tartalma csakis akkor lesz a látogatók számára áttekinthető, kezelhető, ha különös gondot fordítunk a koncepcionális szempontokat figyelembe vevő, azt alkalmasan szolgáló, ráadásul a későbbi tartalomfejlesztésre‐bővítésre is lehetőséget adó tartalomstruktúra kialakítására. Ugyanakkor lehetnek olyan, a városmarketing szempontjából kiemelt kommunikációs célok, amelyeket nyilvánvalóan meg kell jeleníteni a városi honlapon is. A négy, ebből a megfontolásból kiemelt tematika: – Élhető Miskolc (zöld város) – Közösségek városa (közösségépítés, identitásnövelés) – Lehetőségek városa (városfejlesztés, gazdaságfejlesztés) – Élmények városa (turisztikai és kulturális vonzerők) Ennek a négy tartalomcsoportnak, azaz a négy pozitív üzenetnek a grafikai megjelenítése nagymértékben határozza meg a honlap arculatát, a megérkezés első benyomásától kezdve a honlap elhagyásáig folyamatosan a pozitív attitűd fenntartását biztosítja. Technikai‐grafikai megoldásának lehetőségei teret adnak a kreativitásnak, melyek a városimage‐üzenetek átadását és Miskolc értékeinek vizuális azonosítását is segítik. A négy linkcsoport tartalma dinamikus, így kitűnő 6
lehetőséget kínál az aktuálisan előtérbe helyezendő hír, link, felhívás, akció, esemény stb, nagyobb figyelmének biztosítására. A tartalmi specifikációban kell meghatározni, hogy az egyes tematikus tartalomcsoportokhoz a honlap alap‐tartalomstruktúrájának mely elemei kapcsolódjanak, illetve, hogy esetenként milyen egyedi, az alapstruktúrába nem illeszkedő, de a tematikus tartalomcsoportban megjelenítendő további tartalmakat kínáljunk fel a látogatóknak. 5. az új honlap vizuális megjelenésének koncepcionális kérdései A grafikai tervezés megkezdése előtt célszerű meghatározni néhány olyan alapelvet (koncepcionális szempontot), amit figyelembe kell venni a vizuális kép kialakításánál. Ezek a következők: – a honlapnak ne legyen külön bevezető (ún. intro) oldala. Ez egy időben rendkívül divatos megoldás volt, de túllépett rajta az idő – alapvetően internetkommunikációs szempontok, tapasztalatok miatt: a látogató a nyitólapon is érdemi, hasznos információkat akar látni, nem pedig többnyire öncélú grafikai elemeket; – az oldalelrendezés legyen összhangban a megjelenítendő tartalommal. Fontos szem előtt tartani: az oldal jelentős részét elfoglaló mindenkori főtartalom mellett kialakított egy vagy két hasáb szolgál a főmenüt kiegészítő további navigációs elemek, valamint az egyéb kiemelt, fontos tartalmak gyors elérését szolgáló elemek elhelyezésére. Ha egyetlen szélső hasábot alkalmazunk, akkor mindent ott kell elhelyezni, egymás alatt, ha két kiegészítő hasábot, akkor adott oldalmagasságnál „kétszer annyi” felület áll rendelkezésünkre. Ezt érdemes mérlegelni az egyik fontos internetes alapszabály tükrében: „ami nincs az első képernyőn – tehát azon a felületen, amit oldalgörgetés nélkül, azonnal láthatunk – az gyakorlatilag nincs is a site‐on”. A látogatók döntő része ugyanis nem „felfedezni” akar egy honlapot (megnézzük, hogy esetleg lentebb van‐e még valami érdekes...), hanem információt akar szerezni, a lehető leggyorsabban, leghatékonyabban. – sok honlapon alkalmaznak látványos, úgynevezett „flash”‐es megoldásokat. Ez azonban számos ok miatt kerülendő – kizárólag akkor alkalmazzuk, ha más grafikai megoldások funkcióvesztéssel járnak. – inkább tartalmi, de bizonyos mértékben grafikai kérdés is: a képgalériák, videók alkalmazása. Ezek konkrét használatát a tartalmi specifikációban kell leírni, de a grafikai tervezésnél az egyes oldaltípusokat, az egyes tartalomelemek megjelenését úgy kell megtervezni, hogy tartalmazzák a képek, képgalériák, videók megjelenítési rendjét is. – általános megfontolás: a városi honlap vizuális megjelenése feleljen meg a jelenleg érvényes általános (hazai és nemzetközi) web‐tervezési trendeknek. 7
6. a tartalomgondozás, a tartalom felügyeletének, karbantartásának koncepcionális kérdései Alapvető koncepcionális kérdés: milyen formában történik majd az új városi honlap tartalomgondozása, karbantartása? Hiába készül el egy minden szempontból korszerű, színvonalas, kiváló tartalommal bíró városi honlap, ha nincs megoldva annak folyamatos karbantartása, aktualizálása – egyszóval: a honlap színvonalas üzemeltetése. Gyakran tapasztalt tévhit, hogy egy honlap üzemeltetése szinte kizárólag technikai‐informatikai feladat. Valójában a következő feladatok biztonságos, színvonalas ellátását kell garantálni ahhoz, hogy a honlap látogatói hosszú távon is elégedettek legyenek:
– a honlap technikai felügyelete, üzemeltetése
Ez is több – akár egymástól függetlenül is végezhető feladatból áll. Ide tartozik az úgynevezett webhosting szolgáltatás – magyarul: annak a szervernek a biztosítása, amelyen maga a honlap fizikailag tárolódik, és ahol rendelkezésre állnak az interneten való elérhetőséget biztosító speciális programok. (Pontosabban: nem is annyira magának a szervernek, mint a szerveren futó honlap‐ programok és egyéb szoftverek felügyeletéről, az ezzel kapcsolatos tennivalókról van szó –ami adott esetben úgynevezett távoli hozzáféréssel a szervertől fizikailag bármilyen távolságból is elvégezhető.) A technikai felügyelet másik fontos eleme magának a site‐programnak a karbantartása – az egyes modulok, vagy akár az alaprendszer újabb verzióinak megjelenésekor a folyamatos frissítések elvégzése, az üzemszerű működés közben kiderülő hibák gyors javítása, illetve a tartalomfejlesztéssel összefüggő olyan kisebb kiegészítések‐módosítások végrehajtása, amelyek még nem sorolhatók az önálló fejlesztés kategóriájába, de meghaladják a tartalomgondozással foglalkozó adminisztrátorok, szerkesztők felkészültségét. Szerencsés, ha ezeket a feladatokat ugyanaz a személy, szervezet látja el.
– tartalomgondozás
Egy új honlap elkészültét általában a honlap publikálásával azonosítják. Jó esetben ekkor valóban létezik egy színvonalas tartalom a site‐on – ez azonban hozzáértő, folyamatos gondozást igényel. Ha ez elmarad, a mégoly jól megtervezett, elkészített honlap is hamarosan csalódást, rosszabb esetben bosszúságot okoz a látogatónak. A fentebb leírt feladatok elvégzésére alkalmas megoldás a következő: – a honlap technikai felügyeletét, üzemeltetését célszerű a Mikom Kft. kereteiben megoldani. A cég képes gondoskodni a webhostingról, és mivel az új honlap fejlesztése is a Mikom kereteiben történik, a webhostingon túli technikai felügyelet, szolgáltatás is biztosítható. Ebben az esetben a komplex technikai kiszolgálás egy – nem utolsósorban önkormányzati tulajdonú – kézben összpontosul, ami további előnyökkel is járhat. – a tartalomgondozást célszerű a polgármesteri hivatalon belül megoldani, megfelelő létszámú, szakmailag felkészült munkatárs bevonásával. A honlap tartalomgondozása megbízhatóan 8
elvégezhető egy szerkesztő és két gyakorlott adminisztrátor foglalkoztatásával – feltételezve, hogy mindannyian rendelkeznek megfelelő jártassággal az internetes tartalomgondozásban. Ennek a csoportnak (honlapszerkesztőségnek) a városházi kommunikációval foglalkozó szervezeti egységen belül van az optimális helye. A honlapon megjelenő tartalom frissítésére, az új információk megjelenítésére többféle megoldás lehetséges – különös tekintettel arra, hogy a tartalom egy része úgynevezett „hivatalos” tartalom: az önkormányzati, illetve a hivatali működés során keletkező dokumentumokról van szó. Ebből adódik a gyakran alkalmazott módszer: a „hivatalos tartalom” karbantartása az illetékes szervezeti egység munkatársainak a feladata, míg az összes többi tartalomért a honlapszerkesztők a felelősök. Ez a módszer számos problémát hordoz magában. Érdemes hangsúlyozni: a honlap egésze egy kommunikációs produktum, az azon megjelenő összes tartalom ebben az összefüggésben értelmezhető. Ezért célszerű azt a módszert választani, hogy valamennyi tartalom gondozása, honlapra való feltöltése a honlapszerkesztők dolga – viszont az egyes szervezeti egységek feladata, hogy a hozzájuk tartozó területek dokumentumait megfelelő formában a honlapszerkesztőség rendelkezésére bocsássák. Szintén az egyes hivatali szervezeti egységek feladata, hogy a hozzájuk tartozó, rájuk vonatkozó tartalmakat folyamatosan felügyeljék azok aktualitása szempontjából – ha bárhol változás történik, egy‐egy információ elavulttá válik, akkor azt azonnal jelezniük kell a honlapszerkesztőknek a szükségesmódosítások elvégzése érdekében. Ezzel biztosítható a különböző forrásokból származó anyagok, dokumentumok megfelelő nyelvi előkészítése, az egész honlap színvonalas szerkesztői felügyelete. (Hozzátéve újra: feltételezve, hogy a honlapszerkesztők megfelelő szakmai tudással, tapasztalattal rendelkeznek.) 7. Néhány konkrét, koncepcionális szempontból is fontos részletkérdés a./ önkormányzati és hivatali dokumentumok, e‐önkormányzat A világos tartalomstruktúra kialakításához fontos tisztázni, pontosítani bizonyos fogalmakat – annál is inkább, mert a városi honlap egyes tartalmi szekcióinak karbantartása a honlap egészét felügyelő szerkesztői‐adminisztrátori tennivalókon túl szükségessé teszi a hivatali struktúra különböző pontjain dolgozó emberek gördülékeny együttműködését. Ennek érdekében ki kell dolgozni a „Polgármesteri Hivatal Városi Honlap Szabályzatát” – és azt a szokásos hivatali‐önkormányzati rend szerint jóváhagyni, érvénybe léptetni. Az ezzel kapcsolatos munka elkezdődött, Lengyel Zsolt osztályvezető a felelős azért, hogy a szükséges anyagok 2011. május 31‐ig elkészüljenek.
9
– testületi dokumemtumok Ide tartoznak az önkormányzati testületek tevékenységét bemutató dokumentumok – jellemzően az előterjesztések, a jegyzőkönyvek és a határozatok. Feladat: – meg kell határozni, hogy milyen kört érintsen ez (pl. csak az önkormányzati testület vagy bizottságok is); – meg kell határozni, hogy kinek, milyen határidővel feladata a felsorolt dokumentumok megfelelő, előre meghatározott elektronikus formában való szolgáltatása; – meg kell határozni, hogy kinek, milyen határidővel feladata a publikálásra előkészített, alkalmas dokumentumok megjelenítése a honlapon (a 6. pontban leírt rendben a publikálás a honlapszerkesztőség dolga, de a határidőket célszerű rögzíteni) Mindezt tartalmaznia kell a „Polgármesteri Hivatal Városi Honlap Szabályzatának”. – önkormányzati rendeletek A honlapon elérhetővé kell tenni az önkorányzati rendeleteket – alkalmas csoportosításban, kereshetően. Ezzel kapcsolatban a feladatok (értelemszerű változtatásokkal) ugyanazok, mint a testületi dokumentumoknál. A konkrét technikai megvalósításnál célszerű kiindulni abból, hogy létezik (jelenleg is hozzáférhető, de bizonytalan, hogy működik‐e a folyamatos bővítés‐aktualizálás) a Belügyminisztérium informatikai rendszerén belül egy önkormányzati rendelettár. Ez elérhető a http://nrt.bm.hu internetcímen – a megjelenő oldalon a Tovább linkre kattintva látható az a keresőpanel, amit a mellékelt kép is mutat. A rendszerben megtalálhatók a miskolci önkormányzat 2009‐es, illetve annál korábbi rendeletei, de 2010‐es rendeletek nincsenek ott. Fontos, hogy a rendeletek az állampolgárok számára értelmes módon kereshetők legyenek. A központi rendelettárban alkalmazott keresési opciók tökéletesen kielégítik az általános igényeket, ezért célszerű ezt a rendszert alapnak tekinteni. Két megoldás lehetséges: – amennyiben ennek a központi rendelettárnak a működése (esetleg átmeneti szünet után) folyamatos, akkor a városi honlapon célszerű ezt a rendelettárat hozzáférhetővé tenni. (Természetesen úgy, hogy amikor erre a felületre lép a látogató, az űrlapon a település‐mezőben Miskolc szerepeljen – de ez technikai részletkérdés.) Az illetékes hivatali munkatársaknak ehhez a központi rendelettárhoz kell előkészíteniük, feldolgozniuk az újabb rendeletet – ami vélhetően eleve kötelező hivatali feladat. 10
– amennyiben ez a központi rendelettár már nem aktualizálódik, 2009‐cel lezárult a frissítése, akkor célszerű ugyanebben a feldolgozási‐kategorizálási rendszerben a városi honlapon belül (esetleg ahhoz kapcsolódó, speciálisan erre a célra fejlesztett alsite‐on) megoldani egy rendelettár létrehozását.
Később is eldönthető kérdés: a központi rendelettártól való függetlenség biztosítása érdekében célszerű‐e a városi honlap alsite‐jaként mindenképpen létrehozni ezt az alrendszert. A korábbi (2010 előtti) rendeletek adatbázisba szervezett (a lekérdezésekhez alkalmasan feldolgozott) állományai vélhetően megszerezhetők a Belügyminisztérium informatikai részlegétől, a későbbi rendeletek pedig a hivatali rendben, a „Polgármesteri Hivatal Városi Honlap Szabályzatában” leírtak szerint feldolgozandók, rögzítendők. – városi dokumentumok Ide soroljuk azokat a – jellemzően az önkormányzati testület által jóváhagyott, elfogadott – dokumentumokat, amelyek általában több évre szólnak, fejlesztési koncepciókat tartalmaznak. Másként fogalmazva: ezek a város jövőjének, hosszabb távú fejlesztésének „alapdokumentumai”. Ezeket áttekinthető formában, felhasználóbarát szolgáltatásokkal kiegészítve kell hozzáférhetővé tenni. 11
A feladatok (értelemszerű változtatásokkal) ugyanazok, mint a testületi dokumentumoknál. – e‐önkormányzat A honlapfejlesztés során az e‐önkormányzat fogalmán az elektronikus ügyintézést támogató szolgáltatások összességét értjük. Ide tartoznak: – elektronikusan elintézhető ügyek – elektronikusan elindítható ügyek – hagyományos ügyintézéshez szükséges letölthető dokumentumok – időpontfoglalás személyes ügyintézéshez – elektronikus ügyfélszolgálat (e‐mail, web‐es űrlap...) Feladat: pontosan meg kell határozni, hogy melyek azok a szolgáltatások, amelyeket a városi honapba integrálva (értsd: a honlapfejlesztés keretében, saját modulként megvalósítva), illetve melyek azok, amelyeket az adott szolgáltatás saját web‐es felületére való átlinkeléssel kell elérhetővé tenni. (Megjegyzés: az utóbbi megoldásnak számít az is, ha a városi honlap vizuális környezetében jelenik meg az idegen tartalom – iFrame‐technológia alkalmazásával. Erről – hogy tudniillik alkalmazzunk‐e iFrame‐et vagy sem – a vizuális tervezés részeként célszerű dönteni.) Ez ügyben Lengyel Zsolt projektvezető egyeztet az illetékes hivatali munkatársakkal, és elkészíti azokat a dokumentumokat, amelyek szükségesek a tartalmi specifikációhoz, illetve később a technikai fejlesztéshez. b./ teljes körű tartalom vagy „kedvcsináló” tartalom A városi honlap tartalomstruktúrájának meghatározásakor el kell dönteni, hogy az egyes tartalomcsoportok esetében menyire kell teljességre törekedni, illetve mikor elegendő csak részleges tartalmat megjeleníteni. Az esetek jelentős részében a honlap jellegéből, céljából egyértelműen következik a helyes megoldás, azonban van néhány olyan terület, ahol többféle lehetséges módszer közül koncepcionális megfontolások alapján célszerű kiválasztani a követendő módszert. A munkacsoport megbeszélésein három ilyen terület körvonalazódott: – a turisztikai tartalom (ide értve a kulturális turizmust is) – az üzleti jellegű tartalom (gazdasági potenciál, befektetői információk stb.) – a város tulajdonában lévő cégek
12
A követendő megoldások: – turisztikai tartalom A cél egy önálló városi turisztikai honlap létrehozása, üzemeltetése – következésképpen a városi honlapnak ezzel – programkínálat, eseménynaptár, turisztikai ajánlatok stb. – nem kell foglalkoznia. Ugyanakkor megfelelő (a tartalmi specifikációban részletezendő) formában tartalmaznia kell mindazokat az információkat, amelyek – bemutatják a város kulturális és turisztikai értékeit, vonzerőit; – felsorolják az adott területen működő fontosabb szolgáltató, információs szervezeteket, intézményeket; – ismertetik a város image‐ét meghatározó, azt formáló visszatérő nagyrendezvényeket Ezeket a tartalmakat úgy kell kialakítani, hogy egyrészt önmagukban, a honlapon elérhető formájukban is értelmezhetők, hasznosíthatók legyenek, másrészt a további részletek iránt érdeklődőknek érdemi továbblépési lehetőségeket kínáljon fel – például a város később kialakítandó saját turisztikai portáljára. (A tartalmi specifikációnak kell ezt tartalmaznia.) – üzleti jellegű tartalom A feladat lényegében azonos a turisztikai tartalomnál leírtakkal – azzal a különbséggel, hogy amíg nincs egy saját, kifejezetten az üzleti‐befektetői szféra igényeit kielégítő külön honlap, addig a városi honlapon is a teljességre törekvő (vagy azt közelítő) információkat kell megjeleníteni. (A turisztikai tartalomnál ezt kezdettől érdemes elkerülni, hiszen abban a tartalomcsoportban jelenleg is léteznek olyan külső honlapok, amelyekkel a részletes információk iránt érdeklődők igényeit ki lehet elégíteni.) Később, ha létrejön egy önálló üzleti‐ befektetői honlap, a városi honlapról bizonyos információk oda átkerülhetnek – a tartalom fölösleges ismétlődésének elkerülése érdekében. – városi cégek és a városi honlap A városi cégek bemutatása nem célja a városi honlapnak – ugyanakkor bizonyos, a városi honlap részeként megjelenő fontos tartalmakban számos lehetőség kínálkozik a városi cégek, illetve a holding célszerű mélységű bemutatására. Mindemellett a városi cégcsoportot egy linkkel elérhetővé kell tenni a városi honlapról – és fordítva: valamennyi városi honlap számára célszerű kötelezővé tenni, hogy saját honlapjáról a látogató el tudjon jutni a hivatalos városi honlapra. Erre célszerű kialakítani egy olyan (grafikailag és technikailag) egységes megoldást, amely könnyen beépíthető bármely céges honlap struktúrájába. c./ közösségi felületek, funkciók a városi honlapon Alapvető koncepcionális kérdés: legyen‐e a városi honlapnak közösségi funkciója – illetve, ha ezt a honlap feladatának tekintjük, akkor az milyen módszerekkel, milyen formákban valósuljon meg?
13
A lehetőségek, az előnyök és veszélyek mérlegelése után a következő megoldások, állásfoglalások kritályosodtak ki: – a városi honlap és városi (internetes) fórum viszonya Bár az internet számos lehetőséget biztosít a közvetlen demokrácia különböző formáinak a megvalósítására, a városi honlapon fórumot működtetni nem célszerű. A spontán reagálások ugyanis több veszélyt rejtenek magukban, mint amennyi haszonnal járhatnak: esetenként az alkalmazott stílus olyan mértékű moderálást tehetne szükségessé, amely a jószándékú hozzászólókat is elbizonytalaníthatná – vajon tényleg csak stilisztikai okokból, vagy egyéb megfontolásokból is működik a moderálás? Egy másik veszély: az érdemi viták könnyen csúszhatnak mellékvágányra, a valóban fontos kérdések megvitatása helyett részletkérdések érdektelen taglalásába. Álláspont: ne legyen fórum a honlapon. – irányított, „szerkesztett” vita a honlapon Megfontolandó, hogy legyen‐e arra alkalmas felület a honlapon, hogy egy‐egy fontos várospolitikai, városfejlesztési kérdésben irányított, felkért hozzászólókkal zajló vita segítse a döntéselőkészítést, a döntéshozatalt. Azon túl, hogy ez esetenként beépíthető lenne a döntéshozatali mechanizmusba, közösségformáló, közösségteremtő hatással is járhatna – a város fontos ügyeibe a hivatalos politikai intézményrendszer tagjain kívül mások is – értelmiségiek, független szakértők, civil és szakmai szervezetek stb. – beleszólhatnak. Megjegyzés: az „irányított, szerkesztett” jelző a vita minőségének, színvonalának – és nem a tartalmának, mondanivalójának a befolyásolására vonatkozik. Ezt fontos tisztázni, mert ha a városvezetés nem támogatja fontos várospolitikai ügyekben a nyílt véleménycserét, akkor ezt a funkciót nem szabad elindítani, működtetni. Álláspont: a városi honlapon legyen erre lehetőség‐ a megjegyzésben leírt feltétellel. (Részletek kidolgozása a tartalmi specifikáció keretében történik.) – szavazás – mint a beleszólás egy sajátos formája Az előző bekezdésben tárgyalt lehetőség kiegészítése: egy‐egy fontos kérdésben szavazásra lehet kérni a város lakóit (pontosabban: a honlap látogatóit). A szavazások kapcsolódhatnak azokhoz a témákhoz, amelyekről „szerkesztett” vita folyik, de esetenként lehetnek önálló témák is. Kellő átgondoltsággal a városi közvélemény – ha nem is reprezentatív, de bizonyos korlátok között jól használható – megismerésének lehet ez az eszköze. Álláspont: legyen ilyen funkció a honlapon. – észrevételek, javaslatok Célszerű megteremteni annak a lehetőségét, hogy a városi polgár eljuttassa észrevételeit, javaslatait a város vezetőihez vagy a hivatal illetékes munkatársaihoz. Ennek bevált, célszerű formája a „vendégkönyv” – a honlap látogatója egy web‐es űrlap kitöltésével beküldheti 14
észrevételeit. Ezek mások által is olvashatók, a megfelelő válaszokkal együtt. Fontos tudni: egy ilyen funkciót kizárólag akkor célszerű használni, ha megvan az a belső mechanizmus, ami garantálja a beérkezett észrevételek kezelését – az esetek többségében az érdemi válasz értelmes határidőn belüli megjelentetését, illetve hosszabb időt igénybe vevő intézkedésnél az annak megtörténéről szóló értesítést. Álláspont: legyen ilyen funkció, a szükséges kezelési (moderálás, válaszadás, követés stb.) feltételek megteremtésével. – online fogadóóra Kétféle formája lehet: – egy‐egy városvezető e‐mail‐ben kapja meg a kérdéseket, és arra e‐mailben válaszol. A legjobb, ha ez folyamatosan történik – bárki, bármikor fordulhat a városvezetőkhöz. Ezekre az e‐mail‐ekre háromféle válasz születhet: érdektelen ügyekben egy udvarias formaválasz (köszönjük észrevételét...); az olyan ügyekben, amelyek valamely szakterülethez tartoznak érdemi formalevél (köszönjük észrevételét, továbbítottuk a megfelelő osztálynak, illetékesnek...); a valóban a városvezetőre tartozó, érdemi ügyekben pedig konkrét, személyre szóló válasz. Fontos tudni: ez a módszer akkor éri el a célját, ha a beérkező levelek megfelelő kezelésének megvannak a személyi feltételei – akkor viszont kiváló eszköz lehet ez a városvezetés és a lakosság kapcsolatának erősítésére. Álláspont: legyen ilyen lehetőség a honlapon. – egy‐egy városvezető előre meghirdetett időpontban „élőben” válaszol az interneten feltett kérdésekre (chat‐szoba funkció). Ez meglehetősen látványos módszer, ugyanakkor komoly egyeztetést, szervezést, technikai felkészülést igényel, miközben egyáltalán nem biztos, hogy az adott időpontban éppen azok lesznek jelen a chat‐szobában, akikkel „érdemes” kommunikálni. Álláspont: ne legyen ilyen. 8. további lépések – a munkacsoport által elfogadott honlapkoncepcióról Orosz Gábor, a Mikom Kft. ügyvezetője tájékoztatja a városvezetést. Amennyiben az írásos anyagon túl igényt tartanak szóbeli ismertetésre, annak részleteit tisztázza, a szükséges lépéseket megteszi. Erre – tehát a városvezetés jóváhagyásának megszerzésére – a munka mielőbbi folytatása érdekében egy héten belül sort kell keríteni.
15
– a városvezetés által is elfogadott, jóváhagyott honlapkoncepció alapján – az esetleges, indokolt, a koncepciót érintő észrevételek, javaslatok,kiegészítések figyelembe vételével – elkezdődik a tartalmi specifikáció elkészítése. Ebben a fázisban a munkacsoport megbeszélései a tartalmi specifikáció egyes (írásos) verzióinak megvitatására szorítkoznak – az ezeken a megbeszéléseken elhangzottak, az egyes kérdésekről zajló viták eredményeinek figyelembe vételével készül el a következő verzió. Jó esetben két verzió elegendő a végső változathoz, de három feltétlenül. – a végleges, elfogadott (munkacsoport, projektvezető, Mikom‐ügyvezető által elfogadott) tartalmi specifikáció alapján, valamint a párhuzamosan készülő, a városvezetés által is elfogadott grafikai terv birtokában – elkezdődhet a technikai fejlesztés. 2011. május 9.
Görömbölyi László
16
