Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta financí a účetnictví Katedra finančního účetnictví a auditingu Studijní obor: Účetnictví a finanční řízení podniku
Hodnocení účetního programu PUP
Autor diplomové práce: Bc. Pavla Kousalová Vedoucí diplomové práce: doc. Ing. Ladislav Mejzlík, Ph.D. Obhajoba: únor 2014
Čestné prohlášení: Prohlašuji, že diplomovou práci na téma „Hodnocení účetního programu PUP“ jsem vypracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další prameny jsem řádně označila a uvedla v přiloženém seznamu.
V Praze dne …………………….
Podpis: …………………….…….
Poděkování Chtěla bych poděkovat vedoucímu své diplomové práce doc. Ing. Ladislavu Mejzlíkovi, Ph.D. za podnětné rady, náměty a vstřícnost na konzultacích při zpracování této práce. Dále děkuji své rodině a nejbližším přátelům, kteří mě podporovali při psaní diplomové práce i během celého studia.
Anotace Tato diplomová práce se zabývá vedením účetnictví na počítači a hodnocením programů pro vedení účetnictví. Teoretická část obsahuje kapitoly o historii vedení účetnictví, právní úpravě týkající se vedení účetnictví pomocí ICT, podnikových informačních systémech a kritériích výběru vhodného účetního programu. Poznatky z teoretické části jsou uplatněny v praktické části, která je věnována hodnocení konkrétního účetního programu PUP. Klíčová slova: vedení účetnictví, účetní program, historie vedení účetnictví, právní úprava účetnictví, ICT, podnikové informační systémy, kritéria výběru programu, program PUP
Abstract Assessment of the Accounting Software PUP This thesis deals with the book-keeping on the computer and accounting software evaluation. The theoretical part includes chapters about history of book-keeping, legal regulation related to book-keeping using ICT, business information systems and the selection criteria for the accounting software. The knowledge from the theoretical part is used in the practical part, which is addressed to the evaluation of specific accounting software PUP. Key words: book-keeping, accounting software, history of book-keeping, accounting legislation, ICT, business information system, software selection criteria, software PUP
Obsah Úvod .................................................................................................................. 7 1
Funkce účetnictví a jeho uživatelé ............................................................. 8
2
Historie vedení účetnictví......................................................................... 10
3
4
2.1
Přepisovací formy ............................................................................................... 11
2.2
Propisovací forma ............................................................................................... 12
2.3
Mechanizace účetnictví ....................................................................................... 12
2.4
Automatizace účetnictví ...................................................................................... 13
Právní regulace vedení účetnictví v podmínkách ICT ............................. 16 3.1
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví .................................................................... 18
3.2
Zákon č., 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu .............................................. 22
Podnikové informační systémy ................................................................ 24 4.1
Historický vývoj podnikových informačních systémů........................................ 24
4.2
ERP...................................................................................................................... 25
4.3
ERP II .................................................................................................................. 26 4.3.1 SCM ..................................................................................................................... 27 4.3.2 CRM .................................................................................................................... 27 4.3.3 BI ......................................................................................................................... 27
5
4.4
Trendy v oblasti ERP .......................................................................................... 28
4.5
Další oblasti rozvoje ICT v účetnictví................................................................. 28
4.6
Pořízení účetního programu ................................................................................ 29
Kritéria hodnocení programového vybavení pro vedení účetnictví ......... 32 5.1
Obsahová kritéria ................................................................................................ 34 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7
5.2
Technická (systémová) kritéria ........................................................................... 36 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5
5.3
Způsobilost programu .......................................................................................... 34 Modularita a otevřenost ....................................................................................... 35 Integrace modulů ................................................................................................. 35 Dokumentace ....................................................................................................... 35 Uživatelské rozhraní ............................................................................................ 36 Přizpůsobení programu ........................................................................................ 36 Respektování legislativy ...................................................................................... 36 Technické vybavení ............................................................................................. 36 Podpora práce v počítačové síti ........................................................................... 37 Ochrana a bezpečnost dat .................................................................................... 37 Zálohování dat ..................................................................................................... 37 Údržba a správa systému ..................................................................................... 38
Obchodní kritéria................................................................................................. 38
5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5
6
Licenční podmínky .............................................................................................. 38 Instalace a zaškolení ............................................................................................ 38 Upgrade a update ................................................................................................. 38 Cena ..................................................................................................................... 39 Další informace .................................................................................................... 39
Praktická část – hodnocení programu pro vedení účetnictví PUP ........... 40 6.1
Charakteristika zpracovávaných firem ................................................................ 40 6.1.1 Společnost Hotel .................................................................................................. 41 6.1.2 Společnost Stomlab.............................................................................................. 42 6.1.3 Společnost Dveře ................................................................................................. 42
6.2
Popis programu PUP ........................................................................................... 43
6.3
Hodnocení vybraných modulů ............................................................................ 44 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5
6.4
Účetní deník ......................................................................................................... 45 Fakturace.............................................................................................................. 48 Pokladní kniha ..................................................................................................... 51 Účtování v cizích měnách .................................................................................... 54 Elektronické podání ............................................................................................. 56
Celkové hodnocení programu PUP ..................................................................... 58 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4
Hodnocení programu podle obsahových kritérií.................................................. 58 Hodnocení programu podle technických kritérií ................................................. 61 Hodnocení programu podle obchodních kritérií .................................................. 63 Multikriteriální výběr ........................................................................................... 64
Závěr................................................................................................................ 66 Seznam obrázků .............................................................................................. 68 Seznam tabulek ............................................................................................... 68 Seznam použitých zkratek............................................................................... 69 Seznam použitých zdrojů ................................................................................ 70 Bibliografické zdroje .................................................................................................... 70 Elektronické zdroje ....................................................................................................... 71 Právní přepisy ............................................................................................................... 73
Úvod K účetnictví mám dobrý vztah nejen proto, že se jedná o můj hlavní studijní obor po celou dobu studií na vysoké škole, ale i proto, že moje matka je účetní a dala mi možnost získat praxi v její účetní kanceláři. Téma své diplomové práce „Hodnocení účetního programu PUP“ jsem si vybrala zejména proto, že s tímto programem pracuji a tak mohu svou diplomovou práci obohatit o praktické hledisko. Teoretická část diplomové práce je rozdělena na pět kapitol. První kapitola pojednává o funkcích účetnictví, uživatelích a jejich rozdílných nárocích na vedení účetnictví. Druhá kapitola je věnována historii vedení účetnictví od prvních forem až po automatizaci vedení účetnictví. V třetí kapitole se zabývám právní úpravou, týkající se vedení účetnictví pomocí ICT. Čtvrtá kapitola je věnována podnikovým informačním systémům, zejména ERP systémům a dalším vývojovým trendům v oblasti ICT. Poslední kapitola teoretické části vymezuje obsahová, technická a obchodní kritéria, která je třeba hodnotit při výběru účetního programu. Šestá kapitola – praktická část – je věnována účetnímu programu PUP a je rozdělena do čtyř podkapitol. První podkapitola obsahuje charakteristiku tří firem, kterým vedu účetnictví. Zde jsou popsány jejich předměty podnikání a některé konkrétní účetní případy, na základě kterých hodnotím jednotlivé funkce programu. Druhá podkapitola je věnována obecně programu PUP a obsahuje představení dodavatele a základní charakteristiku programu. Ve třetí podkapitole hodnotím vybrané moduly a jejich výhody a nevýhody. Pro svou práci jsem vybrala moduly deník, fakturace, pokladní kniha, funkce účtování v cizích měnách a elektronické podání. Čtvrtá podkapitola se týká celkového posouzení programu PUP včetně již zmíněných modulů a funkcí. Program ohodnocuji z hlediska jednotlivých kritérií, která jsou uvedena v teoretické části, a celkové hodnocení shrnuji v multikriteriální tabulce. Cílem mé diplomové práce je prakticky demonstrovat, jakým způsobem a podle jakých kriterií lze hodnotit program pro vedení účetnictví. Mým cílem tedy je vytvořit obecný návod na hodnocení účetního programu pomocí praktické případové studie. Poznatky z teoretické části jsou aplikovány v praktické části na konkrétním účetním programu PUP.
7
1 Funkce účetnictví a jeho uživatelé Účetnictví lze definovat jako „souhrn záznamů hospodářských skutečností v životě podniku, uskutečňovaných podle jasných pravidel specifickými pracovními postupy“1. Vedení těchto záznamů, respektive vedení účetnictví závisí na více faktorech. Jedním z nich jsou funkce účetnictví a jeho uživatelé. Nejstarší funkce účetnictví vychází z výše napsané definice. Účetnictví slouží jako uchovatel informací o podnikových transakcích, investicích, pohledávkách a závazcích. V účetnictví jsou zaznamenány veškeré hospodářské operace, které podnik uskutečnil. Z této funkce vycházejí další významy účetnictví, které jsou postaveny na úplném zachycení všech transakcí. Účetnictví je využíváno jako písemný přehled pro vlastníka o chodu podniku a to v takovém případě, kdy vlastník sám nespravuje svoji firmu, ale deleguje řízení na výkonný management. Manažeři jsou povinni předložit vlastníkovi důkazy o hospodaření podniku a to ve formě výkazů. Tyto výkazy jsou zpracovávány na základě informací z účetnictví. Dalšími funkcemi účetnictví jsou důkazní prostředky ve sporech (pokud se podnik dostane do sporu například mezi dlužníkem a věřitelem, zajišťuje účetnictví důkazní prostředky ve formě údajů o výši pohledávek a závazků), podklady pro vyměření daní (díky úplnosti účetnictví, které zachycuje všechny transakce podniku, je možno z jeho údajů vyměřit daňovou povinnost podniku) nebo informace o podnikatelské zdatnosti vedení podniku (z účetních údajů lze vyjádřit různé ukazatele, kterými je možno hodnotit a porovnávat výkonnost podniku, lépe řečeno z účetních údajů vychází finanční analýza podniku). Uživatele účetních údajů lze rozdělit podle přístupu k informacím a to na interní – uživatelé přímo spjatí s podnikem mající přístup k informacím z firmy a externí – uživatelé spjatí s podnikem zvenku, mající pouze takové informace, jaké jim podnik sám poskytne. Interní uživatelé jsou vlastníci podniku, jejich řídící pracovníci a zaměstnanci, externí jsou věřitelé, veřejnost, konkurence a stát. Uživatelé se liší i podle odlišné potřeby informací, které chtějí využít podle svých zájmů. Vlastníky podniku nejvíce zajímá momentální finanční a majetková situace podniku, manažeři se zajímají o veškeré informace, které jim 1
JANHUBA, M. Účetnictví (úvod do teorie), 1.vyd. Praha: Vysoká škola ekonomická, 1998, 207 s. ISBN 80-7079-501-8, str. 14
8
pomohou řídit podnik a zaměstnanci se nejvíce ohlížejí po podnikové stabilitě a možnostech dalšího rozvoje. Věřitelé dbají na platební solventnost podniku, tedy schopnost hradit závazky včas a ve správné výši, veřejnost zkoumá účetní údaje z pohledu možných budoucích zákazníků či akcionářů a konkurence porovnává své vlastní výsledky s informacemi, které jsou veřejně dostupné. Stát a jeho finanční orgány jsou specifickým uživatelem, protože se jedná o externího uživatele, který má však na informace právo ze zákona.2 Z výše uvedeného vyplývá, že různí uživatelé mají různé nároky a nejde vždy jen o nároky na obsah, ale často také na formu vedení účetnictví. Tyto nároky vyplývají hlavně z povinnosti dodržet průkaznost účetnictví, například pro důkazy při soudním líčení atd. Účetnictví je průkazné, pokud jsou průkazné všechny účetní záznamy. V důsledku toho je důležitý také způsob vedení účetnictví a otázky forem a technik vedení účetnictví vyvstávající v historii až do současnosti.
2
JANHUBA, M. Účetnictví (úvod do teorie), 1.vyd. Praha: Vysoká škola ekonomická, 1998, 207 s. ISBN 80-7079-501-8, str. 18-22
9
2 Historie vedení účetnictví Způsoby vedení účetnictví se vyvíjely podle neustálé snahy zefektivnit zpracování účetních informací. Efektivnost vedení účetnictví závisí na rovnováze mezi třemi parametry, které přísluší každému vedení účetnictví, bez ohledu na firmu či oblast podnikání. Tato základní kritéria efektivnosti vedení účetnictví jsou kvalita, čas a náklady. Obrázek 1: Základní kritéria efektivnosti vedení účetnictví
Zdroj: MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 16
Kvalita udává, jak je účetnictví přesné, respektive chybové. Čas je kritériem rychlosti zpracování a obejmu zpracovávaných informací. Náklady zahrnují veškeré náklady, týkající se vedení účetnictví, například mohou zahrnovat cenu programu, mzdové náklady, náklady na údržbu nebo opravy. Žádné kritérium nemůže být více či méně preferováno. Vždy jde o to, najít optimum všech hledisek. Hledání optima vedlo k vývoji různých forem vedení účetnictví. Dle Mejzlíka3 lze tento historický vývoj rozdělit do čtyř fází: přepisovací, propisovací, mechanizace a automatizace.
3
MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 16 – 25
10
2.1 Přepisovací formy Přepisovací formy se řadí do ručně vedeného účetnictví. Časově je lze zařadit na začátek 16. století. To ovšem neznamená, že by před rokem 1500 žádné účetnictví neexistovalo. Účetnictví se datuje od vzniku civilizace a tedy od vzniku prvních obchodních transakcí a to formou elementárních záznamů o množství a cenách, které nebyly soustavné. Jak vyplývá z názvu, tato forma se vyznačovala tím přepisováním jednotlivých záznamů mezi jednotlivými knihami. Knihy byly vázané, a tedy jiný způsob přenosu informací než přepisování nebyl možný. Tato účetní forma, zvaná staré italské účetnictví, má tři základní knihy: memoriale (memoriál, pamětní kniha), giornale (žurnál, deník), squartfoglio nebo vacchetto (hlavní kniha).4 Systém přepisů byl v pořadí z memoriálu přes žurnál do hlavní knihy. Zaznamenávání transakcí v memoriálu bylo neformální, jednalo se o volné zápisy, které byly doplněny různými podrobnostmi tak, jak uznal zapisující za vhodné a které nebyly součástí dalšího přepisování do účetnictví. Tento systém byl zdokonalen a nahrazen účetními doklady, které nesly přesné údaje, které musely být dále zaúčtovány. Do deníku byly přepisovány záznamy z memoriálu zjednodušeně a formalizovaně. Na rozdíl od elementárních záznamů, zápisy v deníku jsou podvojné, zaznamenávány na účet Má dáti a účet Dal. Postupem času vznikly oddělené deníky pro skupiny stejných operací, jako například nákup, prodej, pokladna až po systém samostatných deníků pro každý účet hlavní knihy. Výhodou oddělených deníků byla možnost přepisování záznamů současně několika účetními a tím zrychlení procesu. Dalším zdokonalením deníků se stal vznik sborníku, který agregoval stejnorodé zápisy a tím snížil počet zápisů do hlavní knihy a zvýšil její přehlednost. Z toho vyplývá, že deníky byly vedeny v časovém uspořádání a poté přepisovány do hlavní knihy, která byla vedena ve věcném uspořádání. Přepisovací formy účetnictví se za dobu svého používání vyvinuly v podrobný systém, který však měl i svá úskalí. Tím nejvýznamnějším byly mechanické chyby při přepisování mezi účetními knihami, což souviselo i s nárůstem množství transakcí k zaúčtování a novou potřebou rozlišovat účty podrobněji na analytické účty. Obecně platí, že čím více záznamů, tím více chyb z přepsání. „Reakcí na tuto skutečnost byl vznik řady kontrolních
4
JANHUBA, M. Účetnictví (úvod do teorie), 1.vyd. Praha: Vysoká škola ekonomická, 1998, 207 s. ISBN 80-7079-501-8, str. 180
11
mechanismů, jejichž typickým představitelem je obratová předvaha nebo kontrolní soupisky analytických účtů. Jejich sestavování pouze indikovalo dodržení nebo porušení vnitřních vazeb, avšak prakticky vůbec nepomáhalo při lokalizaci chyb, navíc nadále zvyšovalo náročnost celého systému vedení účetnictví, který se tak v této podobě dostal na hranici svých možností a vyžadoval zásadní změnu „revolučního charakteru“.“5
2.2 Propisovací forma Propisovací forma se snaží odstranit chybovost přepisovacích forem. U propisovací formy vedení účetnictví jsou záznamy do deníku i na oba účty hlavní knihy zapisovány přes kopírovací (uhlový) papír pouze jedním zápisem, a tím se zamezuje výskytu chyb ze špatného přepsání. Výhodou je i zrychlení procesu vedení účetnictví. Naopak nevýhoda spočívá ve vedení účetnictví na jednotlivých listech a ne ve vázaných knihách, jak tomu bylo v předchozím případě u přepisovacích forem. Propisovací forma také prošla vývojem a modernizací. Z ručně vedeného účetnictví se přešlo na používání psacího stroje upraveného pro potřeby vedení propisovací formy účetnictví. Tato forma se však řadí do další podkapitoly.
2.3 Mechanizace účetnictví Mechanizace účetnictví se vyznačuje vedením účetnictví pomocí stroje, který je řízen lidskou obsluhou. To je hlavní rozdíl od další vývojové etapy vedení účetnictví – automatizace, kde je lidský faktor nahrazen algoritmem. Forma vedení účetnictví pomocí účtovacích stojů také prošla určitým vývojem. Jak již bylo uvedeno, z propisovací formy vznikly úpravami účetní stroje. Jednoduché psací stroje byly rozšířeny, aby se do nich daly vložit všechny listy účetních knih i s kopírovacími papíry. Tato podoba účetnictví byla čitelná pouze člověkem. Dalším pokrokem bylo převedení účetnictví do strojově čitelné podoby. První podobou strojově čitelného účetnictví byly děrné štítky. Děrnoštítková technika zrychlila proces vedení účetnictví a stala se důležitým mezistupněm k vedení účetnictví na počítači. Pomocí děrných štítků byly účetní záznamy zakódovány a dále zpracovávány. Po konečných úpravách se údaje zpětně převedly do podoby čitelné člověkem. 5
MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 20
12
2.4 Automatizace účetnictví Poslední etapa vývoje vedení účetnictví se nazývá automatizace účetnictví. Hlavním znakem této etapy je vedení účetnictví na počítači pomocí programu, který je definován algoritmem. Jedná se o strojově čitelnou podobu, kde se lidský faktor nahrazuje algoritmem. Tento vývoj významně posunul problematiku vedení účetnictví, a to zrychlením celého procesu, zamezením chybovosti, zlepšením kontrolního systému a nalezením optima mezi kvalitou, časem a náklady na vedení účetnictví. Automatizace účetnictví není ještě zdaleka u konce s vývojem. Naopak počítačové zpracování účetnictví se bude dále rozvíjet a poskytovat nové a nové možnosti. V dnešní době se technologie vyvíjejí velmi rychle a lze předpokládat, že i v oblasti vedení účetnictví se toto tempo bude nadále zvyšovat. S využíváním informačních technologií při zpracovávání účetnictví souvisí mnoho změn, které odlišují počítačem vedené účetnictví od tradičních forem, které byly popsány v předchozích kapitolách. Velký rozdíl je v roli a náplni práce účetních. Tato změna je tak významná, protože se účetní museli de facto překvalifikovat na téměř jinou práci. Dalo by se říci, že účetní dříve zpracovávali účetnictví a dnes pracují s programem, který zpracovává účetnictví. Toto tvrzení je samozřejmě nadnesené, i dnes musí mít účetní odborné znalosti z účetnictví. Změna nastala v kvalifikaci a v požadavcích na počítačovou znalost účetních. I v této oblasti se očekává další vývoj a to až do takového extrému, kdy díky elektronickým dokladům a vysoké míře automatizace bude lidský faktor eliminován úplně. Okamžik sestavení účetnictví se dříve vázal k okamžiku vyhotovení účetních knih. Tištěná forma knih se používala až do změny zákona o účetnictví v roce 1992, kdy se logicky upustilo od zbytečného tištění a vázání účetních knih, které se už dále nijak nevyužívaly. Účetní výsledky dnes nemusí mít tištěnou podobu, uchovávají se na nosičích dat (externí disk6, USB flash disk7 atd.) nebo v paměti počítače, avšak v takové podobě, aby se daly kdykoli vytisknout a předložit například ke kontrolám. Kromě formy účetních knih se změnila i jejich funkce. „Jako typický problém je možno uvést záměnu deníku, hlavní knihy a obratové předvahy. Všechny tyto výstupy z účetnictví vedeného na počítači se provádějí 6
Pevný disk, HDD – hard disk drive, k dočasnému nebo trvalému uchovávání většího množství dat pomocí magnetické indukce 7 paměťové zařízení, náhrada diskety, uchování dat i při odpojení napájení (flash paměť)
13
fakticky vždy ze stejného zdroje dat a liší se pouze mírou agregace a třídícím hlediskem… Dochází tak k popření tradičního pojetí vztahu mezi časovými a věcnými zápisy v účetnictví.“8 Zpracování účetnictví na počítači se dotklo i kontrol. Dříve se kontrolovala hlavně správnost a úplnost účetnictví pomocí testů věcné správnosti. Dnes se kontroly zaměřují kromě účetnictví a dokladů také na správnost a spolehlivost algoritmu a účetního programu. Je to z toho důvodu, že lze říci, že pokud je správně nastaven algoritmus, je správné i účetnictví, protože dobrý program má v sobě i dostatečné kontroly, které na případnou chybu upozorní. Od testů věcné správnosti se přešlo k testům spolehlivosti. Pokud účetní program prošel auditem, je možné tvrdit, že kontroly jsou správné a není tolik potřebné se zaměřovat na kontroly účetnictví. Neznamená to však, že pokud účetní program je auditovaný, tak i účetnictví na něm vedené je auditované! Všechny inovace spojené s novou formou vedení účetnictví přináší i svá rizika. Stejně jako možnost chybovosti lidského faktoru je zde možnost nespolehlivosti algoritmů. Další rizika jsou spojená s ukládáním účetních údajů v počítači nebo na jiných technologických zařízeních. Jedná se o riziko ztráty, zničení, poškození či odcizení dat. Tato rizika se samozřejmě vyskytovala i u tradičních forem vedení účetnictví, automatizace však přináší i nová úskalí. Nevýhodou je nebezpečí ztráty integrity účetnictví, neautorizovaný přístup a úprava dat. K vývoji došlo i v typech vstupů údajů do účetnictví. Lze vyjmenovat tyto způsoby vstupů údajů do účetnictví:
Tradiční způsob – záznam do účetnictví je prováděn na základě účetního dokladu.
Bezdokladový způsob – zápis do účetnictví je proveden buď na základě technického snímání údajů o účetní operaci (účetní doklad vzniká zpětně opisem ze zaúčtované operace) nebo automaticky programem na základě údajů vycházejících z jiných již zaúčtovaných operací (např. zaúčtování účetních odpisů).
Elektronický doklad – „účetní zápis je proveden na základě údajů zachycených účetním dokladem, který však nemá písemnou podobu, ale je v podobě elektronické, a to včetně všech svých náležitostí.“9
8
MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 28
14
Používání elektronického dokladu má nesporné výhody a do budoucna by se měl stát nejpoužívanější technologií při vedení účetnictví. Elektronický doklad zrychluje proces zpracování údajů do účetnictví, a to jak zasíláním, zaúčtováním tak i archivací. U elektronického dokladu je riziko ztráty integrity a proto je nutnou podmínkou opatřit doklad elektronickým podpisem, který dokazuje jeho průkaznost. Elektronický podpis plní stejné funkce jako vlastnoruční podpis na dokumentech v papírové podobě, a to identifikaci podepisujícího, právní závazek a integritu dokumentu. V zákoně o elektronickém podpisu je definován pod pojmem zaručený elektronický podpis: „Pro účely tohoto zákona se rozumí zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který splňuje následující požadavky: 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou, 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat.“10 Postup použití elektronického podpisu se skládá z několika částí. Nejprve je nutné vytvořit otisk podepisované zprávy. Dále se vytvoří dva klíče, soukromý klíč patřící pouze autorovi a veřejný klíč, který je součástí elektronického podpisu. Oba klíče do sebe matematicky zapadají, ze soukromého klíče se vygeneruje veřejný, ale obráceně to samozřejmě nelze. Veřejný klíč je za poplatek ověřen u certifikační autority. Elektronický podpis se skládá z otisku zprávy, veřejného klíče a časového razítka, které udává čas vytvoření elektronického podpisu. Příjemce originální zprávy ověří veřejný klíč u certifikační autority, otevře jím originální zprávu a porovná ji s otiskem pro ověření integrity dokumentu. Elektronický podpis nezaručuje nezměnitelnost dokumentu, pouze dokáže změnu odhalit.
9
MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 32 10 Zákon č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, §2 Vymezení některých pojmů
15
3 Právní regulace vedení účetnictví v podmínkách ICT Právní úprava vedení účetnictví na počítači je obsažena v zákonech, které z větší části upravují účetnictví jako takové, tedy postupy, metody a předmět účetnictví. Tato kapitola je věnována pouze těm částem zákonů, které se týkají vedení účetnictví na počítači. Jedná se například o zákony: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví Zákon č., 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů upravuje datové schránky a konverzi dokumentů. Datová schránka je elektronické úložiště, které slouží k výměně dokumentů mezi státními orgány a fyzickými a právnickými osobami ve formě datové zprávy. Konverze je převedení listinného dokumentu do podoby datové zprávy a naopak. Podstatou autorizované konverze je ověření a potvrzení shody těchto dokumentů. Obě kopie (listinná i technická) pak mají stejnou právní účinnost. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů Zákon o ochraně osobních údajů upravuje práva a povinnosti při zpracování osobních údajů, aby bylo zabráněno neoprávněnému zasahování do soukromí garantované Listinou základních práv a svobod11. Osobním údajem je jakákoliv informace o fyzické osobě. Zákon podrobně určuje, které osobní údaje spadají pod pojem citlivé údaje, které je možné zpracovávat jen za zákonných podmínek. Citlivé údaje jsou ty osobní údaje, které specifikují zdravotní stav, politický, náboženský nebo filozofický názor, rasovou či etnickou příslušnost nebo odsouzení za trestný čin. Pro zpracování osobních údajů je zřízen Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), který má povinnost vést veřejně přístupný registr zpracování osobních údajů12. Podle §16 zákona o ochraně osobních údajů se oznamovací povinnost vztahuje na správce osobních údajů. Správce je povinen zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem dané osoby, s výjimkou případů uvedených v §5 odstavci (2)13. Osoba, která dala 11
Zákon č. 2/1993 Sb., Listina základních práv a svobod Úřad pro ochranu osobních údajů, Veřejný registr zpracování osobních údajů, [on-line], ©2000 – 2013, [cit. 25. 11. 2013], dostupné z: http://www.uoou.cz/uoou.aspx?menu=29&submenu=30 13 Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, §5, odstavec (2) 12
16
souhlas se zpracováním svých osobních údajů, může souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu umožňuje nový občanský zákoník14. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Zákon o archivnictví upravuje výběr, evidenci, ochranu a využívání archiválií a práva a povinnosti vlastníků, správců a zřizovatelů archiválií. Archiválií se rozumí dokumenty, listiny, pečetidla, spisy, rozpočty, zápisy ze zasedání, ale i národní kulturní památky. Z pohledu vedení účetnictví je důležité, že podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku mají povinnost uchovávat dokumenty vypsané v příloze č. 1 tohoto zákona15: například dokumenty o založení, změnách a zániku společnosti, výroční zprávy, zprávy o auditu, dokumenty o majetku a inventarizaci a finanční dokumenty účetní závěrky. Ne všechny dokumenty je možné po zákonem dané lhůtě k uchování zlikvidovat. Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby uvádí skartační znaky, které udávají hodnotu dokumentů a označují způsob, jak se s dokumenty naloží ve skartačním řízení. Existují tři skartační znaky, které jsou označovány písmeny A, S a V16. o Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokumenty, které mají trvalou hodnotu, nelze je nikdy zničit a ve skartačním řízení jsou trvale uloženy v archivu. o Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokumenty bez trvalé hodnoty, které mohou být ve skartačním řízení zničeny. o Skartačním znakem „V“ (výběr) jsou označeny dokumenty, o kterých bude ve skartačním řízení rozhodnuto, zda budou zničeny či uloženy do archivu. Skartační znaky S a V jsou navíc doplněny o číslo, které udává skartační lhůtu, tedy počet celých let, kdy musí být dokument uchován u původce dokumentu. Seznam dokumentů označených příslušnými skartačními znaky je uveden ve skartačním rejstříku. Jako příklad uvádím některé účetní dokumenty: účetní doklady, faktury a deníky mají skartační znak S 10, hlavní účetní knihy, rozvahy, roční výsledovky jsou označeny skartačním znakem A.
14
Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, §87 Příloha č. 1 k Zákonu č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 16 Vyhláška č 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, §15, odstavec (3) 15
17
Oblasti, které je nutno řešit v souvislosti s využitím ICT v účetnictví, se mohou shrnout v několika bodech:17 o Použití výpočetní techniky pro vedení účetnictví o Dokumentace výpočetní techniky, které bylo použito pro vedení účetnictví o Podoba a náležitosti účetního dokladu o Nutnost existence dokladu o Průkaznost přenosu účetních záznamů o Podoba a obsah účetních knih o Archivace účetních dokumentů o Podmínky pro přenos dokumentů na nosiče dat o Ochrana před zneužitím, poškozením, zničením, ztrátou či odcizením o Provádění oprav v účetnictví.
3.1 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví V období 1972 – 1992 byla v platnosti Vyhláška FMF18 č 154/1971 Sb., o účetnictví. Do roku 1992 se k výpočetním technikám v právní úpravě moc nepřihlíželo, ač možnosti nebyly malé. Použití prostředků výpočetní techniky bylo bráno jako mezistupeň a pouhá výpomoc k vyhotovení účetních knih. Průkaznost byla zajišťována technicko-organizační dokumentací. Každá účetní operace musela být doložena účetním dokladem v písemné podobě, včetně zpětných opisů informací z technického snímání. Úprava účetních knih byla podrobná a všechny dokumenty se musely archivovat v tištěné podobě. Ochrana údajů na technických nosičích nebyla ve vyhlášce nijak upravována, na rozdíl od provádění oprav, které bylo detailně popsáno. Období 1992 – 2001 zaznamenalo pokrok v legislativní úpravě účetnictví v podmínkách ICT. Od 1. ledna 1992 vstoupil v platnost zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Výpočetní technika byla právoplatným prostředkem pro vedení účetnictví a její použití muselo být dokumentováno pomocí projekčně programové dokumentace, která však neměla závaznou formu ani obsah. Účetní operace mohly být zaúčtovány buď na základě účetního dokladu, který musel být písemný, nebo na základě údajů z technického snímání (bez dokladu). Účetní knihy byly pouze vyjmenovány bez povinných detailů na obsah či formu. 17
MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 52 - 68 18 Federální ministerstvo financí
18
Archivovat je bylo možné i na technických nosičích, s podmínkou možnosti kdykoli je na požádání vytisknout. Ochrana dat na technických nosičích byla vylepšena, ale pravidla pro provádění oprav byla upravena jen velmi obecně. Novela zákona o účetnictví platná od 1. ledna 2002 již plnohodnotně upravuje použití výpočetní techniky pro vedení účetnictví bez jakéhokoliv omezení. Novela zavedla nový pojem účetní záznam, který nahradil pojem účetní písemnosti a ve svojí definici zahrnul veškeré účetní operace, dokumenty, zápisy a doklady, včetně elektronického dokladu. S tím bezprostředně souvisí podpisový záznam, který podle zákona v sobě zahrnuje jak vlastnoruční, tak elektronický podpis. Účetní záznam, který je zaúčtován bezdokladově pomocí technického zařízení, musí být opatřen identifikačním záznamem. Identifikační záznam slouží jen pro interní účely k identifikaci osob nebo zařízení, které jsou zodpovědné za účetní záznam. Může to být číslo, kód nebo značka pracovníka nebo stroje. Poprvé se zákon zabývá průkazným převodem účetních záznamů z jedné formy do druhé. V zákoně se již neobjevuje projekčně-programová dokumentace, která je částečně nahrazena vnitřním předpisem o způsobu vedení účetnictví. Velkou novelizací prošla pravidla provádění oprav. Zákonem je dáno, že úpravy v účetnictví nesmí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti. Dále je přidána povinnost znát obsah před a po opravě a také kdo a kdy danou opravu provedl. Současné znění zákona o účetnictví platné od 1. ledna 2013 upravuje používání výpočetní techniky jako plnohodnotný způsob vedení účetnictví. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů, což jsou veškeré skutečnosti týkající se vedení účetnictví. Podle § 33 se informace v záznamu označují jako obsah záznamu. Způsob provedení záznamu je pak nazýván formou účetního záznamu. Účetní záznam může mít formu listinnou, technickou nebo smíšenou. Listinná forma je záznam, jehož obsah je přímo čitelný fyzickou osobou. Technická forma je účetní záznam, který není přímo čitelný fyzickou osobou, ale je možné jeho obsah do čitelné podoby převést. Smíšená forma je účetní záznam, který obsahuje informace jak v listinné tak i v technické formě. Všechny formy účetního záznamu jsou pro účely tohoto zákona rovnocenné. Účetní jednotka může převést záznam z jedné formy do druhé, za podmínky zajištění stejného obsahu v původním i novém účetním záznamu. Účetní jednotka prokáže stejný obsah buď předložením původního záznamu, nebo jiným způsobem, který nezpochybní 19
žádná osoba pracující s novým záznamem. Druhá varianta představuje podle mého názoru riskantní způsob prokázání shodného obsahu při převodu záznamů z jedné formy do druhé, protože zpochybnit převedený účetní záznam může osoba s ním pracující i po několika letech a dokazování stejného obsahu bez původního záznamu může být velmi složité. Navíc je třeba zohlednit další zákonem stanovenou podmínku. Pokud nový a nezpochybněný účetní záznam není označen žádným skartačním znakem a původní záznam nemusí být uschován, tak jak je stanoveno v §31 tohoto zákona, nemusí být předložena původní forma záznamu. To znamená, že pokud účetní záznam musí být uschován nebo archivován, je povinné evidovat i původní účetní záznam a není možné využít druhou variantu prokázání. Další povinností účetní jednotky vyplývající ze zákona je zajištění neměnnosti a následné převoditelnosti do podoby čitelné fyzickou osobou u těch účetních záznamů, které jsou označeny skartačními znaky A nebo V, tedy budou nebo možná budou muset být uloženy v archivu. Pokud tuto podmínku účetní jednotka nemůže zabezpečit, musí tyto účetní záznamy převést do listinné podoby tak, aby odpovídaly originálnímu účetnímu záznamu. Týká se to účetních záznamů v technické a smíšené formě vytvořených i přijatých účetní jednotkou. Účetní jednotky jsou povinny na vyžádání oprávněných osob předložit účetní záznamy v čitelné podobě. V dnešní době je zcela běžné, že účetní jednotky vedou svá data v účetním programu a jejich povinností je disponovat takovými prostředky, aby tato data z programu mohla převést do čitelné formy, například při kontrolách finančním úřadem nebo při auditu. To znamená, že účetní jednotka musí mít přístup k datům v programu i po několika letech a to i v případě, že účetní program změní. Při výběru účetního programu by měl uživatel zohlednit i toto hledisko a zajímat se, jaký je přístup ke starším verzím a jakým způsobem může pracovat s daty z předchozích let. Zákon dále stanovuje, že účetní jednotka musí chránit své účetní záznamy, nosiče dat a programy před zneužitím či poškozením. Existuje mnoho způsobů jak chránit data i výpočetní techniku, na které jsou data uloženy a zpracovávány. Například je vhodné chránit informace v programu přístupovými hesly, používat záložní zdroj energie pro uložení dat v počítači při výpadku proudu a samozřejmě zálohovat data. Záložní kopie dat, které jsou uloženy na externích discích nebo na flash discích, by měly být uschovány
20
odděleně na různých místech, aby se v případě loupeže nebo živelné katastrofy zachovala alespoň jedna kopie. Podle §6 odstavce (2) zákona o účetnictví je účetní jednotka povinna zaznamenávat účetní zápisy do knih pouze na základě průkazného účetního záznamu. Průkazný účetní záznam je podle zákona o účetnictví záznam, jehož obsah je doložen porovnáním se skutečností (například vydaná faktura za ubytování, kde skutečností je, že daná osoba se opravdu ubytovala) nebo účetní záznam, jehož obsah je doložen obsahem jiného průkazného záznamu (například úhrada na bankovním výpisu na základě vydané faktury) nebo interní záznam opatřený podpisovým záznamem oprávněné osoby (například interní doklad o rozhodnutí valné hromady o rozdělení zisku minulých let).
Pokud se účetní záznam
neshoduje se skutečností, nemůže se jednat o průkazný účetní záznam, ani kdyby splňoval další požadavky. Například přijatá faktura, která obsahuje všechny náležitosti, ale práce nebo jiné plnění nebylo vykonáno, tedy její obsah nesouhlasí se skutečností, není průkazným účetním záznamem a nesmí být zaúčtována. Pokud je třeba účetní záznam přenést, musí být opatřen podpisovým záznamem, který dokládá jeho průkaznost a zaručuje, že záznam po podpisu nebyl nijak změněn nebo upraven. Podpisovým záznamem je u listinné formy vlastnoruční podpis a u technické formy zaručený elektronický popis nebo obdobný účetní záznam v technické formě. Smíšená forma účetního záznamu musí obsahovat oba druhy podpisů. Kromě podpisového záznamu zákon uvádí i pojem identifikační záznam. Jedná se o kód, značku nebo zkratku, kterou lze k účetnímu záznamu připojit automaticky technickým prostředkem nebo ručně oprávněnou osobou, kterou stanoví vnitřní předpis. Význam identifikačního záznamu je prokázání odpovědnosti za daný záznam určením osoby či technického prostředku, který záznam provedl. Přenos průkazného záznamu je možný pouze pomocí informačního systému, tak aby nebyla porušena průkaznost, neměnnost a byla zajištěna ochrana a bezpečnost přenášených informací. To znamená, že přenášení průkazných záznamů se musí provádět přes daňové portály nebo prostřednictvím datových schránek se zabezpečeným elektronickým podpisem. Faktury se mohou posílat ve formátu ISDOC19 (Information System Document), což je formát XML podepsaný elektronickým podpisem.
19
viz http://www.isdoc.cz/
21
Provádění oprav v účetnictví je zákonem upraveno stejně jako v novele zákona z roku 2002, která je popsána výše v této kapitole. Zákon ukládá povinnost znát osobu, která je za změnu zodpovědná, okamžik provedení opravy a obsah účetního záznamu před i po opravě.
3.2 Zákon č., 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu Dalším zákonem, který se vztahuje k vedení účetnictví s využitím ICT, je zákon o elektronickém podpisu. „Tento zákon upravuje v souladu s právem Evropských společenství20 používání elektronického podpisu, elektronické značky, poskytování certifikačních služeb a souvisejících služeb poskytovateli usazenými na území České republiky, kontrolu povinností stanovených tímto zákonem a sankce za porušení povinností stanovených tímto zákonem.“21 Zákon o elektronickém podpisu se zaměřuje na práva a povinnosti všech osob zúčastněných procesu použití elektronického podpisu. Jedná se autora podpisu, příjemců zprávy, certifikačních autorit a orgánu, který poskytuje akreditace a vykonává dohled nad certifikačními autoritami. Samotnou technickou podobu fungování elektronického podpisu (tvorba klíčů, ověřování podpisu) prakticky neřeší. Kromě podmínek a povinností osob zákon upravuje náležitosti kvalifikovaného certifikátu a časového razítka (umožňuje prokázat čas vytvoření dokumentu). Akreditace a dozor náleží Ministerstvu vnitra. „Ministerstvo vnitra vykonává povinnosti stanovené zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, a stanovuje požadavky podle vyhlášky č. 378/2006 Sb., o postupech kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb. Zpracovává také návrhy právních předpisů týkajících se elektronického podpisu a v jeho působnosti je rovněž zajištění mezinárodní spolupráce v této oblasti a plnění úkolů plynoucích z členství ČR v mezinárodních organizacích.“22
20
Směrnice Evropského parlamentu a Rady 99/93/ES ze dne 13. prosince 1999 o zásadách Společenství pro elektronické podpisy. 21 Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, §1 Účel zákona 22 Ministerstvo vnitra ČR, eGovermment – elektronický podpis,[on-line], ©2010, [cit. 28. 10. 2013], dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/informace-k-pouzivani-elektronickeho-podpisu.aspx
22
Na stránkách ministerstva vnitra je ve složce „povinně zveřejňované informace“ uveden seznam kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb, který je znázorněn v následujícím obrázku. Obrázek 2: Přehled kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb
zdroj: Ministerstvo vnitra ČR, [cit. 28.10.2013] http://www.mvcr.cz/clanek/prehled-kvalifikovanych-poskytovatelucertifikacnich-sluzeb-a-jejich-kvalifikovanych-sluzeb.aspx
23
4 Podnikové informační systémy Informační systémy, které podniky používají pro zpracovávání svých dat, se vyvíjí velmi rychle, tak jako většina informačních a komunikačních technologií. Podnikové informační systémy se liší mírou automatizace a integrace jednotlivých funkcí. Pro zpracování účetnictví může podnik pořídit samostatný účetní program nebo podnikový informační systém, který obsahuje modul účetnictví. Tato kapitola je věnována podnikovým informačním systémům od jejich historického vývoje, přes koncepci ERP systémů, až po aktuální vývojové trendy ERP a další oblasti rozvoje ICT a způsoby pořízení účetních informačních systémů.
4.1 Historický vývoj podnikových informačních systémů Historický vývoj podnikových informačních systémů má mnoho vývojových etap, ve kterých se informační softwary více a více zdokonalovaly. Hlavním rysem vývoje je integrace jednotlivých podnikových činností do jednoho uceleného a propojeného informačního systému. Vývoj podnikových systému lze rozdělit například podle Pospíšilové a spol.23 do několika etap. V 60. letech 20. století se účetnictví zpracovávalo odděleně od dalších podnikových agend. V tomto období vznikaly software MRP – Material Requirements Planning, které pomáhaly řešit materiálové plánování výroby. V 70. a 80. letech se MRP software rozšířil o plánování výrobních kapacit (řízení a optimalizace dodávek materiálů a výroby) a vznikl MRP II – Manufacturing Resource Planning. Na konci 80. let rozvoj umožnil integrovat většinu podnikových agend a dal vzniknout systému pro plánování a řízení podnikových zdrojů ERP – Enterprise Resource Planning. Ani ERP není konečnou fází dosavadního vývoje. Koncem 90. let se systém ERP rozšířil o řízení dodavatelských řetězců, řízení zákaznických vztahů a manažerské informační systémy a vznikl systém ERP II. Dalším impulsem k rozvoji podnikových systémů byl jednoznačně rozmach internetu. Díky němu mohly informační systémy opustit zdi jedné firmy a například propojit všechny pobočky mezinárodní společnosti. 23
POSPÍŠILOVÁ, M., MEJZLÍK, L., VELECHOVSKÁ, L., Počítačem integrované řízení podniku, 1.vyd. Praha: Bova Polygon, 2008, 258 s., ISBN 978-80-7273-153-4, str. 26 – 30
24
4.2 ERP Pojem ERP může mít více významů. Někteří používají termín ERP pro jakýkoliv podnikový informační systém, tedy srovnávají termín ERP s podnikovým softwarem. Z jiného pohledu je zastáván názor, že ERP je určitou koncepcí, která udává, jakým způsobem lze řešit podnikový informační systém. Z výše uvedeného vyplývá, že existuje více definic ERP. „ERP (Enterprise Resource Planning) = účinný nástroj plánování a řízení klíčových interních podnikových procesů, který využívá jednotnou datovou základnu a umožňuje přístup k jeho funkcím v reálném čase pro všechny úrovně podniku, čímž umožňuje podniku co nejefektivnější transformaci vstupů na výstupy prostřednictvím dostupných zdrojů.“24 ERP (Enterprise Resource Planning) systém integruje prakticky všechny provozní podnikové funkce a procesy a automaticky zaznamenává vstupy a podává zprávy (reporting) v rámci podniku.25 ERP tedy lze tedy nazývat nástrojem, systémem nebo aplikací, avšak všechny termíny mají společný základní rys a to je integrace jednotlivých dříve specializovaně budovaných aplikací a pokrytí všech oblastí podnikového řízení. Oblasti podnikového řízení jsou například: prodej, nákup, skladová evidence, finanční účetnictví, manažerské účetnictví, controlling, marketing, lidské zdroje, mzdy, plánování a operativní řízení výroby, atd. Z výše uvedeného je patrné, že modul finanční účetnictví již není samostatným systémem v podniku, ale je součástí celopodnikového informačního systému a je navázán na ostatní podnikové oblasti. Jako každý systém má používání ERP své výhody a nevýhody. Mezi přínosy patří jednoznačně dostupnost dat. Sdílení datové základny znamená zadávání údajů do systému pouze jednou a využití těchto údajů ve všech dalších oblastech řízení. Tento způsob také zamezuje duplicitnímu zpracování a uchovávání informací. Z propojení jednotlivých aplikací a jejich datových základen vychází další výhoda a to je celkové zrychlení a zefektivnění ekonomických procesů. Tím, že ERP umožňuje přístup k funkcím a datům v reálném čase pomocí podnikových sítí nebo internetu, odstraňuje dávkové zpracování a 24
MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Nakladatelství Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 103 25 WOOD, B. ERP vs. ERP II vs. ERP III Future Enterprise Applications, [on-line], ©2010, [cit. 16. 11. 2013], dostupné z: http://www.r3now.com/erp-vs-erp-ii-vs-erp-iii-future-enterprise-applications/
25
tím opět celý proces urychluje. Dalšími výhodami jsou úspory do informačních systémů (upgrade a údržba pouze jednoho softwaru), zvýšení bezpečnosti, zlepšení vnitřního kontrolního systému a celkové zlepšení konkurenceschopnosti. Nevýhodou ERP mohou být náklady na jeho pořízení. Často se jedná se o velký výdaj a proto je někdy možné, že dodavatel nabízí program na splátky. Do nevýhod patří i další náklady spojené s provozem, údržbou a upgradem. Časově a tedy i nákladově náročná je implementace nového ERP systému do podniku a zaškolení všech pracovníků.
4.3 ERP II Po rozvoji tradičních ERP systémů došlo k jejich inovaci a rozvoji této koncepce, která bývá označována jako druhá etapa ERP systémů zkratkou ERP II: „ERP II jsou komplexní řešení aplikačních softwarů zahrnující a kombinující v sobě funkcionalitu a technologické vlastnosti různých typů aplikací (ERP, CRM, BI, SCM atd.). Dosahuje se tím vysoká integrace heterogenních aplikací a jednotné uživatelské rozhraní.“26 Podle Basla a Blažíčka27 se ERP rozšířilo hlavně ve třech následujících oblastech: a) SCM (Supply Chain management) – řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů, b) CRM (Customer Relation Management) – systémy pro řízení vztahů se zákazníky, c) BI (Business Inteligence) – manažerský informační systém. Obrázek 3: Symbolické schéma rozšířeného ERP
zdroj: BASL, J., BLAŽÍČEK, R. Podnikové informační systém. Podnik v informační společnosti, 2.vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5, str. 89
26
POUR, J. Informační systémy a technologie, 1.vyd. Praha: Vysoká škola ekonomie a managementu, 2006, 457 s. ISBN 80-86730-03-4, str. 174 27 BASL, J., BLAŽÍČEK, R. Podnikové informační systém. Podnik v informační společnosti, 2.vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5
26
4.3.1 SCM Řízení dodavatelských řetězců má za cíl optimalizovat výrobní procesy. Optimalizace zahrnuje všechny části výrobního procesu a to od výběru spolehlivého dodavatele, přes výrobu, až po dodání výrobku konečnému zákazníkovi. Systém SCM zahrnuje procesy plánování (vyrovnání poptávky a nabídky, rozhodnutí o výrobě či nákupu určitých položek, rozhodnutí o zařazení či vyřazení produktu z výroby), zásobování (práce s dodavateli, příjem, kontrola, výdej materiálu), výroby (změny ve výrobě, testování, balení) a dodání (objednávky, fakturace, sklad, doprava). Hlavními přínosy SCM je zkrácení doby cyklu výroby (od objednávky po dodání), omezení skladovacích zásob a vyšší spokojenost zákazníků. 4.3.2 CRM CRM představuje souhrn technologií a podnikových procesů, které slouží k řízení a zajišťování vztahů se zákazníky. Týká se to především obchodních činností, jako je prodej, marketing a zákaznické služby. Péče o zákazníka se dá vylepšovat několika způsoby, které systém CRM zahrnuje. Jsou to například kontaktní centra (integrace telefonů a informačního systému, automatické interaktivní odpovědi, zpracování elektronické pošty, vedení marketingových kampaní), web server nebo Customer Intelligence (analýzy dat z interakcí se zákazníkem). Mezi hlavní funkce CRM patří analýzy zákaznických požadavků, chování a vytváření dlouhodobých a ekonomicky hodnotných vztahů se zákazníky.28 4.3.3 BI Business Intelligence je komplex procesů a aplikací, které podporují analytické a plánovací činnosti podniku. Cílem BI je porozumění podnikovým datům a jejich vzájemným vztahům a vývojovým trendům. Používání multidimenzionálního pohledu na podniková data umožňuje posouzení údajů z více hledisek současně a rozkrývá všechny možné souvislosti. Při správném porozumění údajů a jejich vztahů dochází ke zlepšení rozhodovacích procesů a tím i ke zkvalitnění řízení firmy.
28
Zpracováno dle POUR, J. Informační systémy a elektronické podnikání, 2.vyd.Praha:Oeconomica, 2004, 204 s. ISBN 80-245-0783-8, str. 120 – 133
27
4.4 Trendy v oblasti ERP Systémy ERP se neustále vyvíjejí a zlepšují. Trendy v oblasti ERP29 se zaměřují na integraci všech funkci a aplikací do jednoho jediného systému včetně BI. Hlavní konkurenční výhodu podniky spatřují v přehlednosti podnikových dat. Cílem je, aby se z jediného pohledu do systému daly vyčíst veškeré informace o zákazníkovi, produktu, skladu či dodavateli. Dále by ERP systémy neměly sloužit jen vedoucím pracovníkům, ale měly by být užitečné i pro zaměstnance a hlavně pro zákazníky. Pro zákazníky je velmi užitečné, když mohou sledovat stav svých objednávek nebo evidenci všech svých nákupů. Dalším trendem ve vývoji ERP je snaha najít nejlepší cestu mezi individuálním nastavením a best practice (nejlepším možným obecným řešením vyvinutým zákazníky, dodavateli i IT specialisty).
4.5 Další oblasti rozvoje ICT v účetnictví Další možnosti využití ICT s sebou přináší rozvoj internetu. Moderní technologie EDI (Electronic Data Interchange) je elektronická výměna dat mezi podniky nebo v rámci podniku. Mezi podniky EDI slouží všem obchodním transakcím, od dodavatelskoodběratelských vztahů, přes finanční služby (komunikace s bankou) až po elektronickou komunikaci s úřady. V rámci podniku usnadňuje oběh dokumentů a umožňuje elektronickou archivaci. Velmi populární jsou nejrůznější formy poskytování elektronických služeb – e-Business a e-Commerce. Elektronické podnikání (e-Business) zahrnuje procesy a vztahy mezi podnikem, dodavateli a zákazníky. Zahrnují v sobě elektronicky realizovatelnou výměnu informací, služeb a finančních transakcí. Elektronický obchod (e-Commerce) je součást eBusiness a podporuje prodej produktů a služeb prostřednictvím internetu. E-Commerce zahrnuje jak marketing (inzerce, katalogy), tak i nákup konečným spotřebitelem (výběr a uložení do virtuálního nákupního košíku, platba elektronickou cestou.) Big data je pojem, který představuje tak velká data, která již nelze zpracovávat pomocí běžných softwarů. Velikost dat je dána nejen velkým objemem dat, ale i časovou náročností na jejich zpracování. Data již nejsou centralizovaná, strukturovaná a snadno zpracovatelná a tradiční datové sklady nejsou pro takto velká data dostatečné. Díky růstu 29
Zpracováno dle CVRKAL, M. Klíčové trendy v oblasti ERP systémů, [on-line], ©2001-2013, [cit. 20.11.2013], dostupné z: http://www.systemonline.cz/erp/klicove-trendy-v-oblasti-erp-systemu.htm
28
internetových uživatelů a rozvoji mobilních zařízení získala data nový charakter, který se vyznačuje jejich rychle narůstajícím objemem, rychlostí vzniku dat, nestrukturovaností a velkou různorodostí dat. Prostředky Big data nabízejí lepší zpracování a analyzování velkého objemu dat s takto odlišnými vlastnostmi a zaměřuje se i na projekty datových skladů.30 Data mining je v doslovném překladu dolování dat. Jedná se o metodu získávání skrytých, ale užitečných dat z velkého objemu údajů. Využívá se hlavně v komerční sféře, kde například získává informace o spotřebitelském chování. Jednoduchý příklad lze uvést na nakupování přes internet. Každý podnik si vede databázi svých zákazníků a jejich nákupů i prohlížených produktů. Pokud si zákazník vybere určitý produkt, systém vyhledá další nejvíce kupované produkty v souvislosti s vybraným produktem a nabídne jej zákazníkovi. Dalším typickým příkladem může být jakákoliv zákaznická či slevová karta, která se pomocí čárkového kódu načítá při každém nákupu. Jedná se o obdobný způsob jako předchozí příklad, který je používaný obchodními řetězci, benzínovými pumpami a dalšími obchodníky. Díky data miningu může podnik vytvořit nabídku přímo „na tělo“ pro jednotlivé zákazníky. Data mining se využívá i ve vědeckém výzkumu a dalších oblastech. Riziko data miningu je centralizované shromažďování velkého množství citlivých informací, které mohou být zneužity neoprávněnými osobami.31
4.6 Pořízení účetního programu Existuje několik způsobů, jak pořídit účetní program, a žádný z nich není obecně nijak preferovaný. Každý má svoje plusy i mínusy a je na každém podniku, aby se rozhodl, který způsob je pro něj nevýhodnější. Záleží na velikosti firmy, předmětu podnikání i finanční náročnosti jednotlivých možností. Zde uvádím pět způsobů, jak pořídit účetní program: Rozšíření stávajícího softwaru – tuto možnost „pořízení“ softwaru je třeba posoudit hlavně z finanční stránky. Podnik musí rozhodnout, zda je pro něj vhodnější upgradovat starý program a dokoupit nové moduly a systémy nebo zda je pro něj výhodnější pořídit zcela nový program.
30
DOLÁK, O. Big data. Nové způsoby zpracování a analýzy velkých objemů dat, [on-line], ©2001-2013, [cit. 4. 12. 2013], dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/big-data.htm 31 Wikipedie, Data mining, [on-line], ©2013, [cit. 4. 12. 2013], dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/Data_mining
29
Vlastní tvorba – vývoj vlastního účetního programu vyžaduje značné odborné znalosti, proto se jedná o finančně náročný projekt. Jeho velkou výhodou je, že podnik získá program přímo na míru, bez nepotřebných modulů a aplikací, s vhodnou ergonomií a ovládáním. Je třeba si uvědomit, že o účetní program ve vlastní výrobě se bude muset podnik i sám starat. Náklady na údržbu a aktualizaci mohou být nižší (bez marže dodavatele), ale může se jednat o velmi náročnou činnost na odbornost i na čas. Nákup – nákup účetního softwaru je jedna z nejběžnějších forem pořízení. Při nákupu je třeba brát zřetel na obsah smlouvy a cenu, aby bylo porovnání různých programů srovnatelné. Více v kapitole 6.3 Obchodní kritéria. Pojem "nákup účetního softwaru" se často nesprávně používá místo pojmu poskytnutí užívacích práv. Ve skutečnosti se totiž nejedná o nákup účetního softwaru, ale o koupi licence - tj. užívacího práva dle autorského zákona. Nejedná se tedy o kupní, ale o licenční smlouvu. ASP – „Služba ASP (Application Service Provider) je založena na oddělení vlastnictví určité aplikace od jejího používání. ASP na rozdíl od outsourcingu odděluje od využívání systému jak provozování, tak i vlastnictví daného řešení.“32 Podnik si tedy nekupuje žádný účetní program, ale pronajímá si ho na dálku za úplatu. Poskytovatel ASP zařizuje celkový provoz programu. Služby ASP, mezi něž patří implementace do podniku, běžný provoz, údržba a aktualizace, poskytuje ze své provozovny, kde má veškeré technické zázemí a vybavení, a podnik tyto služby využívá přes internet nebo privátní síť. Tento způsob má mnoho výhod. Podnik: o nemusí řešit implementaci do podnikového systému, o bude využívat know-how odborníka v oboru, o může dosáhnout uspoření nákladů (poskytovatel má více zákazníků, mezi které rozděluje své náklady, služba může být levnější než nákup vlastního programu), o nemusí vydat velkou finanční částku najednou, náklady se rovnoměrně rozloží do let užívání programu, o nenese rizika realizace projektu ani neřeší údržbu či nutné aktualizace programu. Outsourcing – outsourcing je zajištění služby externě – externím dodavatelem. Podnik nevybírá, nekupuje ani nepracuje s žádným účetním programem. Outsourcing tedy 32
POUR, J. Informační systémy a technologie, 1.vyd. Praha: Vysoká škola ekonomie a managementu, 2006, 457 s. ISBN 80-86730-03-4, str. 79
30
není přímo způsob pořízení účetního programu, ale jedná se o způsob, jak vést účetnictví na počítači. Při rozhodování jakým způsobem pořídit účetní program je třeba dbát na více faktorů. Záleží na velikosti firmy, finanční situaci a na předpokladech podnikového rozvoje, tedy na případné potřebě dalších programových modulů. Rozdílný pohled na pořízení programu je v případě, zda firma pořizuje účetní program pro svoji vlastní potřebu nebo zda se jedná o účetní společnost, které bude vést účetnictví jiným firmám. Všechny tyto faktory je třeba důkladně zvážit a podle rozhodnutí o způsobu pořízení hodnotit i další kritéria programu.
31
5 Kritéria hodnocení programového vybavení pro vedení účetnictví Výběr účetního programu je komplexní problematika, která se týká každého podniku. Zavádění nového účetního programu je velmi nákladově a logisticky náročné. Vedení podniku nebo uživatel programu by měl k výběru účetního programu přistupovat zodpovědně a důkladně projít a promyslet všechny aspekty, které se výběru týkají. Samotné hodnocení účetního programu je jedna z nejdůležitějších fází výběru účetního softwaru, avšak není jediná. „Při výběru účetního softwaru je vhodné dodržet následující kroky: 1. definování podnikových potřeb a požadavků; 2. identifikace vhodných produktů na trhu; 3. stanovení kritérií pro hodnocení programu a pro hodnocení dodavatele; 4. hodnocení vhodných programů; 5. uzavření smlouvy o koupi softwaru a jeho implementaci; 6. implementace účetního programu v podniku.“33 Všechny kroky jsou součástí zavedení nového softwaru a představují možná úskalí, kterým je třeba předejít. O každém z nich by se dalo říci, že je nejdůležitější a je tomu tak proto, že jeden chybný, špatně rozhodnutý krok může znehodnotit celý výběr programu. 1. definování podnikových potřeb a požadavků Definování podnikových potřeb je interní analýza podniku a jeho požadavků na žádaný program. Jedná se především o velikost firmy, předmět podnikání a organizační strukturu. Do výběru je třeba zakalkulovat počet osob, které budou program používat, respektive počet počítačů, na kterých bude účetnictví vedeno. Základním požadavkem je samozřejmě, aby program obsahoval všechny pro podnik potřebné moduly. 2. identifikace vhodných produktů na trhu V možnostech podniku není porovnat všechny programy, které trh nabízí. Proto je třeba vybrat několik možných programů, které zřejmě vyhovují základním požadavkům a ty pak dále podrobně hodnotit a porovnávat.
33
GRÁSGRUBER, M. Ekonomický software pro malé a střední firmy, [on-line], ©2001-2013, [cit. 30. 10. 2013], dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-stredni-firmy.htm
32
3. stanovení kritérií pro hodnocení programu a pro hodnocení dodavatele Tento krok je těžištěm při hodnocení programu. Kritérií pro hodnocení je celá řada, a proto jsem jim věnovala samostatné kapitoly 5.1 – 5.3. 4. hodnocení vhodných programů Hodnocení nebo spíše vyhodnocení vhodných programů lze porovnáním bodovaných kritérií, které jsou ohodnocené různými vahami důležitosti. Kvůli objektivitě by mělo hodnotit (bodovat) více uživatelů. Tento postup se nazývá multikriteriální výběr. Jedná se o pomocný nástroj, který nemusí jednoznačně určit vítěze. Jeho cílem je vybrat několik programů, mezi kterými pak rozhodne vedení nebo uživatel na základě dalších informací. Tabulka 1: Příklad uspořádání jednoduché tabulky pro hodnocení programu
Název hodnoceného programu: XXXXXXXXXX Hodnocení Váha Č. Kritérium 0 - 10 1 - 100% bodů Obsahová kritéria 1 Kritérium 1 10 25% 2 Kritérium 2 5 100% 3 Kritérium 3 4 75% Systémová kritéria 4 Kritérium 4 1 60% 5 Kritérium 5 7 50% 6 Kritérium 6 8 10% Obchodní kritéria 7 Kritérium 7 6 50% 8 Kritérium 8 9 40% 9 Kritérium 9 10 90% ∑ Dosažené hodnocení CELKEM
Výsledek
2,50 5,00 3,00 0,60 3,50 0,80 3,00 3,60 9,00 31,00
Zdroj: MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Nakladatelství Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 84
5. uzavření smlouvy o koupi softwaru a jeho implementaci Při podepisování smlouvy je třeba zkontrolovat, zda smlouva obsahuje všechna sjednaná ujednání, jako je cena, implementace, údržba, upgrady, zaškolení uživatelů atd. 6. implementace účetního programu v podniku Na implementaci programu do podniku je třeba vyhradit dostatek času a předejít případným problémům souvisejícím s dočasným přerušením chodu podniku (pokud se jedná o program zajišťující i jiné oblasti než účetnictví). Ve zkušební době by měl být program dostatečně prověřen. Alespoň zkušebně by měly být ověřeny všechny funkce programu. Pokud se nahrazuje starý program, je nutné zajistit přenos dat z původního 33
programu. Nový program se většinou zavádí z důvodu potřebného nebo žádaného zlepšení. Ne vždy však mají inovace požadovaný výsledek. Často je důvodem nesprávná implementace nové technologie.34 Proto je třeba dbát zvýšené pozornosti při závěrečném kroku pořízení nového softwaru. Při výběru programu pro vedení účetnictví je vhodné porovnávat programy pomocí multikriteriálního výběru. Následující kapitoly vyjmenovávají a popisují kritéria, která jsou u programů hodnocena a kterým jsou následně přiřazeny váhy důležitosti. Jednotlivá kritéria lze rozdělit například dle Mejzlíka35 do tří hlavních oblastí: obsahová kritéria, technická (systémová) kritéria a obchodní kritéria.
5.1 Obsahová kritéria Jak z názvu kapitoly vyplývá, tato kritéria se zaměřují na obsah programu. Jinak řečeno, co program obsahuje za moduly a jaké má možnosti zpracování účetnictví. Podnik v této kategorii hodnotí, jak programové vybavení vyhovuje jeho požadavkům. Hodnocení by měli provádět zejména přímí uživatelé programu a vedoucí útvarů, jejichž data vstupují do programu. 5.1.1 Způsobilost programu Jedním ze základních kritérií je, zda je program způsobilý vykonávat úkony, které podnik bude plnit. Toto kritérium souvisí s prvním krokem výběru účetního programu – definování podnikových cílů. Vhodnost programu se pak hodnotí podle funkcí, které musí obsahovat, aby splňoval podnikové cíle. Faktory, které ovlivňují vhodnost programu a požadavky na jeho funkce, jsou předmět podnikání, organizační struktura účetní jednotky a velikost firmy. Každý podnik v zásadě potřebuje všechny základní funkce, ale jeho potřeby se mohou lišit podle předmětu činnosti v požadavcích na speciální moduly nebo vyšší kvalitu určitých modulů. Organizační strukturu je třeba řešit z hlediska místa zpracování účetnictví, zda probíhá zpracování na jednom místě nebo se zpracovává na různých stanovištích, jejichž částečné výstupy jsou poté centrálně zpracovány do závěrečné podoby. Velikost firmy je určována počtem účetních operací za účetní období. Tento parametr udává, jestli podnik potřebuje 34
BOUWMAN, H., van den HOOFF, B., van de WIJNGAERT, L., van DIJK., J. Information and communication technology in organizations. Adoption, Implementation, Use and Effects. 1.vyd. Great Britain: SAGE Publications, 2005, 223 s. ISBN 1-4129-0089-1, str. 79 35 MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy. Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Nakladatelství Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3, str. 69 – 84
34
program, který je schopen zpracovávat velké objemy dat, nebo jestli stačí menší a přehlednější verze účetního programu. Všechny tyto faktory je třeba vzít v úvahu při stanovení požadovaných funkcí. Otázkou však není, zda program disponuje požadovanými funkcemi (většinou má všechny), ale jak jsou funkce kvalitní a jak dobře splňují požadavky na účtování. 5.1.2 Modularita a otevřenost Program je sestaven z jednotlivých modulů a to buď pevně v jednom nedělitelném provedení anebo je možnost, zakoupit pouze ty moduly, které firma potřebuje. To je samozřejmě mnohdy pro firmy výhodnější. V druhém případě je důležité dbát na modularitu programu, tedy aby v případě dokupování dalších modulů na sebe moduly navazovaly a automaticky se napojily na již používaný program. Otevřenost programu udává, jak je program kompatibilní s dalšími programy v případě nutnosti exportu a importu dat. Mezi klady programu se počítá možnost převedení výstupů do MS Excelu nebo do formátu PDF. 5.1.3 Integrace modulů Integrace modulů je schopnost programu předávat data zpracované jedním modulem do navazujících modulů. Automatizace vedení účetnictví nahradila zdlouhavé a namáhavé přepisování stejných účetních zápisů do deníku, hlavní knihy i závěrečných výkazů. Vedení účetnictví pomocí programu umožňuje zadat údaj do programu pouze jednou a nastavený algoritmus zajistí předání dat do všech modulů s údajem souvisejících. Tím ovšem vznikají nová rizika ztráty integrity nebo duplicitních zápisů. Důraz je kladen na funkce zachování integrity účetnictví a kontrolní mechanismy, které zajišťují, aby nedocházelo k duplicitním zápisům. 5.1.4 Dokumentace Dokumentace pomáhá uživateli správně ovládat všechny funkce programu. Dalším význam má dokumentace pro prokázání fungování programu, které se využívá při zabezpečení průkaznosti účetnictví při kontrolách nebo auditu účetního programu. Při výběru účetního programu je dobré dokumentaci hodnotit z hlediska její kvality, formy a způsobu dokumentace aktualizací programu.
35
5.1.5 Uživatelské rozhraní „Uživatelské rozhraní je souhrn způsobů, jakými lidé (uživatelé) ovlivňují chování strojů, zařízení, počítačových programů či komplexních systémů.“36 Tento parametr by měl být hodnocen přímými uživateli programu. Správné a pohodlné ovládání programu zajišťuje rychlé a přesné vedení účetnictví. Ovládání by mělo být ergonomické (přizpůsobené zdravému pohybu člověka – např. při používání myši a klávesnice), přehledné, intuitivní a jednotné. 5.1.6 Přizpůsobení programu Přizpůsobení funkcí programu individuálním potřebám uživatele má své výhody i nevýhody. Čím více lze program přizpůsobovat, tím těžší bude jeho implementace, údržba a aktualizace. Kritérium míry přizpůsobení není jednoznačné dané, je třeba hledat optimální míru přizpůsobení, která bude pro podnik nejvhodnější. 5.1.7 Respektování legislativy Při výběru programu je důležité zkontrolovat, jak program respektuje české legislativní požadavky v nejaktuálnějším znění. Jedná se například o vzhled formulářů, výkazů, ale i způsob zaznamenávání provedených oprav.
5.2 Technická (systémová) kritéria Systémová kritéria jsou hodnocena v souvislosti s technickými parametry programu v souvztažnosti s technickým vybavením podniku. Vedení podniku musí rozhodnout, v jakém prostředí bude program používat (ve stávajícím nebo v inovovaném) a podle toho vybrat technické parametry programu. Hodnotit tyto parametry by měl IT technik nebo správce sítě. 5.2.1 Technické vybavení Na začátku procesu hodnocení technických parametrů programu je třeba prověřit technickou vybavenost podniku. Je nutné rozhodnout, zda je stávající hardware dostačující nebo zda musí dojít k inovaci. Pokud se vedení rozhodne pro nákup nebo vývoj nového hardwaru, je dobré spojit výběr rovnou i s výběrem účetního programu.
36
Wikipedie, Uživatelské rozhraní, [on-line], ©2013, [cit. 3. 11. 2013], dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/U%C5%BEivatelsk%C3%A9_rozhran%C3%AD
36
Nároky na technické vybavení počítače a operační systém počítače jsou uváděny dodavatelem v přehledu minimální konfigurace. Ta je většinou pro normální použití programu nedostatečná a je třeba se řídit spíše doporučenou konfigurací. Do technického vybavení zejména patří typ procesoru, velikost operační paměti, velikost pevného disku a vstupní zařízení (obrazovka, myš, klávesnice, webkamera, scanner) a výstupní zařízení (tiskárna). 5.2.2 Podpora práce v počítačové síti Schopnost programu zpracovávat data současně na více pracovištích a sdílet je mezi více uživateli, je výhodou ve větších firmách s více účetními nebo pracovníky zpracovávajícími účetní doklady. V tomto případě je třeba dbát zvýšené pozornosti, zda je program kompatibilní s podnikovou počítačovou sítí. U menších firem je často zvykem, že si pořizují program pro konkrétní počet uživatelů, kteří mohou program používat, respektive pro konkrétní počet počítačů, na kterých smí být program používán. Dodavatel určuje cenu podle počtu uživatelů respektive počítačů. 5.2.3 Ochrana a bezpečnost dat Vedení účetnictví na počítači přináší i nová ohrožení, kterými jsou například ztráta integrity (vnitřních vazeb) nebo neautorizovaný přístup. Program by měl chránit data a předcházet těmto možným problémům. V případě integrity je důležité zkoumat kontrolní systémy a chování programu při poruše počítače. Zabezpečení proti neautorizovanému přístupu je ošetřeno uživatelským účtem, který má každý oprávněný uživatel zabezpečen heslem. „Jedním z důležitých parametrů vybíraného programu je také samotný přístup k programu například prostřednictvím uživatelského jména a k němu příslušného hesla. Je vhodné, aby při práci s programem bylo zřejmé, kdo jednotlivá data vkládal. Správce (administrátor) by měl jednotlivým uživatelským jménům přidělit práva pro práci s programem. Jako samozřejmost se považuje neprozrazení přístupových hesel jiným osobám.“37 5.2.4 Zálohování dat Zálohování dat je pro podnik naprostá nezbytnost a zároveň zákonná povinnost. Je možné řešit zálohování externě speciálními programy, avšak nejlepší je pořídit si program, který
37
HORA, M. Kritéria výběru účetního programu pro střední a malé firmy, Český finanční a účetní časopis, 2006, roč. 1, č. 1, str. 81
37
už funkci zálohování a obnovu dat obsahuje. Samozřejmě také záleží, jak je funkce nastavena a jaké úkony splňuje. Základní požadavky na funkci zálohování dat jsou například tyto:
možnost určení kam se záloha uloží (zálohovací jednotka),
komprimování zálohovaných dat,
možnost označení záloh datem a popiskem.
5.2.5 Údržba a správa systému Jaké požadovat funkce pro údržbu a správu systému závisí na rozsáhlosti a složitosti programu. Náročnější údržbu vyžadují například programy se síťovou podporou, individuálně nastavené programy, speciální funkce atd.
5.3 Obchodní kritéria Obchodní kritéria se týkají především nákladů. Nejedná se však pouze o výši kupní ceny programu, ale musí se zkoumat, co vše je obsaženo v kupní ceně (ve smlouvě) a za co bude třeba vynakládat dodatečné náklady. Otázkou je i způsob pořízení programu, a to buď koupí, nebo pronájmem na dálku prostřednictvím vzdáleného přístupu k aplikacím (ASP). 5.3.1 Licenční podmínky Před podpisem smlouvy je jednoznačné nutné prozkoumat licenční podmínky. Ty obsahují informace o podmínkách užití programu, jeho kopírování a poskytování dalším osobám i zánik smlouvy. Co se týče nákladů, je třeba zkoumat, pro kolik uživatelů respektive na kolik počítačů je program povolen použít a jaká je délka záruční lhůty a co vše spadá pod záruční opravy. 5.3.2 Instalace a zaškolení Na instalaci programu závisí správné fungování programu. Proto by se měl instalace ujmout dodavatel nebo jeho odborný pracovník, aby se při reklamaci předešlo případným dohadům o špatné instalaci. Dodavatel může nabízet zaškolení uživatelů. Instalace i zaškolení může a nemusí být zahrnuto v ceně programu, a proto je třeba tuto informaci vzít v potaz při rozhodování o ceně programu. 5.3.3 Upgrade a update I toto kritérium je zásadní při rozhodování o programu z hlediska nákladovosti programu. Je třeba ověřit v licenčních podmínkách případně v dodatku smlouvy, jak jsou ošetřeny 38
(četnost, garance) změny v případě velkých změn legislativy popřípadě nalezení chyby v programu. Časté vývojové změny nemusí být známkou dobrého programu, ale naopak nedůslednosti dodavatele a chybového programu. Změny by se měly provádět v případě zásadních úprav legislativy. Změny lze rozlišit na upgrade (zásadnější změna) a update (menší opravy). Upgrade poskytuje nové funkce a moduly a update upravuje stávající funkce. 5.3.4 Cena Cena účetního programu by měla být hodnocena při vzetí v úvahu všech kritérií výše popsaných – kvalita programu, vhodnost, podpora uživatele, dodatečné náklady apod. Z tohoto důvodu se cena jednotlivých programů může i výrazně lišit. Je třeba cenu a obsah smlouvy důkladně prozkoumat a najít nejvhodnější program pro daný podnik. „Při výběru účetního programu by tedy cena neměla rozhodně hrát klíčovou roli, neboť se jedná o dlouhodobou investici.“38 5.3.5 Další informace Existují i další informace, které mohou ovlivnit výběr programu. Jedná se zejména o prověření možného dodavatele, jeho pověsti a referencí na jeho podnik a produkty. Dále je možné projít recenze na daný program, ale je třeba odlišit recenze nezávislého uživatele od recenzí, které slouží jako reklama. Recenze neboli posudek od nezávislého odborníka je vhodný prostředek k posouzení programu. Další možný způsob jak zvýhodnit svůj program, je posouzení programu od nezávislého auditora. Auditovaný účetní program může signalizovat vhodný program, který respektuje požadavky české účetní právní úpravy, avšak nezaručuje, že účetnictví na něm vedené bude vždy správné, natož snad auditované.
38
GOLA, P. Účetní program vybírejte pečlivě, [on-line], ©2010, [cit. 4. 11. 2013], dostupné z: http://www.finance.cz/zpravy/finance/247430-ucetni-program-vybirejte-peclive/
39
6 Praktická část – hodnocení programu pro vedení účetnictví PUP Praktická část této diplomové práce je věnována hodnocení konkrétního programu pro vedení účetnictví. Jedná se o program PUP – Podvojné účetnictví podnikatelů, se kterým pracuji již více jak dva roky v účetní kanceláři mé matky. Mým úkolem je zpracovávání dokladů a vedení účetnictví několika firem. Díky osobní zkušenosti s programem mohu tento program detailně hodnotit z praktického pohledu uživatele. Jedná se tedy o subjektivní hodnocení, které může být ovlivněno mou osobní zkušeností a pro zajištění objektivity by bylo vhodné jej porovnat s hodnocením jiných osob, které mají obdobnou zkušenost z práce s tímto programem. Praktická část je tvořena popisem samotného programu PUP, představením dodavatele programu a charakteristikou firem, kterým zpracovávám účetnictví. V následujících kapitolách hodnotím jednotlivé vybrané moduly programu a na závěr hodnotím celý program podle stanovených kritérií, jejichž výčet uvádím v přehledné tabulce vhodné pro multikriteriální výběr.
6.1 Charakteristika zpracovávaných firem Tuto kapitolu věnuji charakteristice firem, kterým zpracovávám účetnictví na hodnoceném programu PUP. Jedná se o tři české firmy, které jsou rozdílné svým předmětem podnikání, a tedy mají i specifické požadavky na vedení účetnictví v programu. Program a jeho moduly jsou pro všechny firmy stejné a nejsou nijak modifikované nebo individuálně nastavené. Každá firma má však různá specifika, která vyžadují rozdílnou práci s programem. Při účtování jednotlivých společností jsem se dostala do různých situací, které vyžadovaly jiný přístup, a tak jsem program poznala z více pohledů. Proto považuji za velmi důležité představit společnosti, kterým zpracovávám účetnictví, protože na jejich dokladech a jejich konkrétních účetních situacích jsem program velmi dobře poznala. Pro účely této práce jsem společnosti nazvala fiktivními jmény. Jsou to společnosti Hotel, Stomlab a Dveře.
40
6.1.1 Společnost Hotel Společnost Hotel je akciová společnost, která se nachází v Jizerských horách a provozuje hotel se dvěma restauracemi a bowlingem. V hotelu se nachází dvě kuchyně a dvě restaurace (jedna se nazývá Motorest a druhá se nazývá Bowling), které jsou oddělené a i odděleně se účtují. Hotel poskytuje pro hotelové hosty velké množství aktivit: posilovnu, krytý bazén, vířivku, saunu, hernu a další. Bowling i restaurace jsou přístupné i veřejnosti. Výše uvedený popis společnosti Hotel má souvislost s vedením účetnictví. Zde uvedu několik specifických informací, které mají dopady do účetnictví a na hodnocení programu:
Společnost Hotel je měsíčním plátcem DPH – daně z přidané hodnoty. Při účtování je třeba dbát na to, aby se nezaúčtovaly doklady z minulých měsíců a tím nedošlo ke změně DPH.
Do Hotelu často míří i zahraniční turisté, hlavně z Německa, Polska a Nizozemí. Společnost také spolupracuje se zahraničními agenturami. To jsou důvody, proč akceptuje cizí měnu – euro. Hotel přijímá i platí eurem v hotovosti nebo prostřednictvím bankovních převodů. Společnost má český i eurový bankovní účet a vytváří příjmové a výdajové eurové pokladní doklady. V účetnictví jsou vedeny dvě poklady a dvě banky – česká a eurová.
Specifické a tedy složitější jsou příjmové pokladní doklady z denních tržeb obou restaurací Hotelu. Do celkových denních tržeb se započítává hotovostní útrata běžných zákazníků, zaměstnanců a hotelových hostů. Zaměstnanci mají slevu na jídlo z restaurací a jejich útrata se zúčtovává na konci každého měsíce. Suma útraty zaměstnanců musí být zaúčtována na „stálý účet“. Hoteloví hosté také neplatí za občerstvení a služby hned, jejich útrata se zapisuje na jejich „hotelový účet“ a zúčtovává se na konci jejich pobytu, a proto je třeba ji vyjmout z denní tržby a zaúčtovat na hotelový účet. Dále je třeba tržbu rozdělit na spotřebu z kuchyně (připravované jídlo) a na spotřebu restaurace (pití, cigarety atd.). Z výše uvedeného vyplývá, že jeden příjmový pokladní doklad o tržbě se musí rozúčtovat až na sedm položek.
Hotel je mým největším klientem a měsíčně eviduji v průměru 900 zaúčtovaných položek.
41
6.1.2 Společnost Stomlab Společnost Stomlab je stomatologická laboratoř, která se zabývá výrobou zubních náhrad. Jedná se o společnost s ručením omezeným, sídlí v Praze a je klientem matčiny kanceláře již od svého vzniku v roce 1993. Vedení účetnictví společnosti Stomlab neskrývá žádné větší komplikace a dalo by se říci, že se jedná o snadné vedení účetnictví. Svůj podíl na tom má i dlouholetá spolupráce a velmi dobře připravené podklady k zaúčtování. Stomlab spolupracuje s lékaři a zubními ordinacemi, kterým fakturuje jednou měsíčně své služby a vede pokladnu pouze v českých korunách. V programu eviduji v průměru 150 zaúčtovaných položek měsíčně. Hlavní důvod, proč jsem společnost Stomlab vybrala do své práce je ten, že Stomlab není plátcem DPH. Při vedení účetnictví společnosti Stomlab není třeba účtovat o dani z přidané hodnoty, což přináší další pohled na použití programu PUP, z kterého jej lze hodnotit. 6.1.3 Společnost Dveře Dveře je společnost s ručením omezeným se sídlem v Praze. Zabývá se prodejem a montáží kompletního sortimentu tradičního českého výrobce dveří a zárubní a prodejem a montáží doplňků s návazností v oboru. Společnost je čtvrtletním plátcem DPH, fakturuje odběratelům i eviduje faktury od dodavatelů za materiál, za zprostředkování a za montážní práce a vede pouze českou pokladní knihu. Právě účtování faktur vystavených na montážní práce je odlišnost, která je příčinou uvedení této firmy v mé práci. Při poskytnutí montážních prací pro společnost, která je plátcem DPH, podléhá daň z přidané hodnoty režimu přenesení daňové povinnosti. V režimu přenesení daňové povinnosti je příjemce plnění povinen evidovat a odvést daň na výstupu39. To znamená, že v případě přijatých faktur s DPH v režimu přenesení daňové povinnosti je nutné dopočítat částku DPH, zaplatit ji a následně nárokovat. V daňovém přiznání se toto DPH objeví dvakrát. Další zajímavostí je, že v účetnictví společnosti Dveře je třeba zpracovávat velké množství přijatých a vydaných zálohových listů. To se také projeví při hodnocení programu. Společnosti Dveře zaúčtuji v průměru 300 položek měsíčně.
39
Businessinfo.cz, Informace k režimu přenesení daňové povinnosti na DPH ve stavebnictví, [on-line], ©1997-2013, [cit. 27. 11. 2013], dostupné z: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/preneseni-dan-povinnostdph-stavebnictvi-3526.html
42
6.2 Popis programu PUP Program PUP je program pro vedení účetnictví podnikatelů. Jeho název vychází z dnes již nepoužívaného výrazu podvojné účetnictví podnikatelů. Program vytvořil Ing. Vladimír Májský se svými spolupracovníky před více jak 20 lety a stejnou dobu je dodavatelem programu kanceláře mé matky. Kromě vlastního ekonomického softwaru se Ing. Májský věnuje i vývoji softwarových aplikací, programů a mobilních aplikací na zakázku. Vlastní ekonomický software je každý rok aktualizován a přizpůsobován podmínkám doby, avšak udržuje v provozu i starší verze, protože většina zákazníků je, jak sám uvádí, konzervativnějšího ladění. Program je doporučován pro vedení účetnictví středních a malých firem. Kromě programu pro vedení účetnictví Ing. Májský nabízí i program pro vedení daňové evidence (JUP – jednoduché účetnictví podnikatelů), skladovou evidenci (SKLAD) a mzdovou agendu (MZDY). Na webových stránkách je možné stáhnout demoverze všech nabízených programů a funkcí a zdarma si je vyzkoušet. Ceny programů jsou stanoveny pro jednoho uživatele, jeden počítač a jednu firmu. Dodavatel nabízí množstevní slevy pro více uživatelů, počítačů a firem a síťovou instalaci. Základní cena programu PUP je 12 500 Kč. Roční aktualizace program stojí 2 500 Kč. Každý rok je třeba zakoupit aktualizaci pro každou firmu, které zprácováváme účetnictví na programu. Program je vytvořen v relačním databázovém systému Microsoft Visual FoxPro a jako minimální konfigurace pro provoz programu je vhodný systém Windows 98 a novější. Program PUP nabízí jednotlivé moduly a pomocné evidence pro vedení účetnictví:
Účetní deník s hlavní knihou a knihami analytických evidencí
Knihy přijatých a vydaných faktur
Účetní výkazy
Pokladní kniha
Modul pro evidenci majetku
Modul pro automatický výpočet DPH, vedení zákonných evidencí a daňový výstup
Modul pro automatický výpočet daně z příjmu
Modul fakturace
Modul pro provádění měsíční a roční uzávěrky
Modul pro tvorbu ukazatelů a grafických výstupů 43
Modul pro práci s adresami odběratelů, dodavatelů a obchodních partnerů
Modul pro vytvoření platebního kalendáře opakovaných plateb
Modul pro vnitřní revizi a kontrolu účetnictví
Modul pro export a import dat
Modul pro servisní údržbu, usnadnění práce s daty a usnadnění oprav v programu.
Základní principy programu jsou maximální jednoduchost ovládání a minimální opakované zadávání údajů. Program je navržen tak, aby uživatel mohl efektivně vést účetnictví a přitom byla práce s programem co nejpohodlnější. Hlavní okno programu nabízí záložky deník, knihy, účetní výkazy, další funkce, nastavení a nápověda. Většina oken programu je modální, což znamená, že nelze otevřít více oken najednou, popřípadě „shodit“ okno na lištu. Důvodem proč lze otevřít nové okno až po uzavření předešlého, je vzájemná vazba mezi jednotlivými moduly. Z toho vyplývá, že v případě více otevřených oken, by mohlo dojít k chybnému přenesení údajů. Program nemá přednastavenou účtovou osnovu a je na každém uživateli, aby si nadefinoval svůj vlastní účtový rozvrh. Pokud uživatel při zpracování účetnictví použije číslo účtu, které není definované v uložených účtech, program ho na tuto skutečnost upozorní a uživatel jej může zpětně doplnit a uložit. Jedná se kontrolní systém, který je při práci na programu velmi užitečný.
6.3 Hodnocení vybraných modulů V této kapitole hodnotím jednotlivé vybrané moduly programu PUP. Program disponuje velkým množstvím modulů a funkcí, které při své práci ani všechny nevyužiji a hodnocení všech by nebylo pro tuto práci efektivní. Proto tato kapitola obsahuje pouze vybrané moduly, se kterými pracuji a které mohu ze své pozice dostatečně hodnotit. Hodnocené moduly a funkce jsou:
Účetní deník
fakturace
pokladní kniha
účtování v cizích měnách
elektronické podání.
44
Každá podkapitola obsahuje krátký popis modulu nebo funkce se zaměřením na hodnocené parametry. To znamená, že nepopisuji program z hlediska toho, jak funguje, ale popisuji parametry modulů a funkcí, které jsou něčím zajímavé nebo mají nedostatky. Například nepopisuji, jak se zadávají nové faktury do účetnictví, ale popisuji výhody zadávání dodavatele z adresáře při přidávání nových faktur. Za krátkým popisem následují výhody a nevýhody jednotlivých modulů a funkcí, které podle mého názoru program vykazuje. Tyto výsledky jsou zahrnuty v závěrečném hodnocení celého programu pod kritériem způsobilost programu. 6.3.1 Účetní deník Deník je základním modulem programu a jako v každém účetním deníku v něm jsou chronologicky uspořádány všechny účetní zápisy. V záložce Deník jsou možnosti přidávání údajů, oprava údajů, výstup údajů, šablony pro zaúčtování a další. Přidávání údajů přímo do deníku používám při účtování bankovních výpisů, zálohových listů a interních dokladů. 6.3.1.1 Výhody Program disponuje funkcí párování dokladů, která spojuje přijaté i vydané faktury s jejich úhradami. Tato funkce není výhradou pouze deníku, lze ji použít i v pokladní knize, když je faktura placena v hotovosti. Informace o párovém dokladu se zobrazuje v deníku, proto jsem tuto výhodu zařadila do této kapitoly. Párování se uskutečňuje pomocí klávesové zkratky F4 pro faktury přijaté, respektive F5 pro faktury vydané. Klíčovým textem je „ÚHRADA FF“, respektive „ÚHRADA OO“. Při zadaní klíčového textu se automaticky vloží příslušné číslo účtu 321, respektive 311 do pole ‚Má dáti‘, respektive ‚Dal‘. Tato funkce má několik významů. Za prvé umožňuje správu faktur (poskytuje informace o nezaplacených fakturách), za druhé se jedná o velmi dobrý kontrolní systém. Pokud úhrada nesouhlasí s částkou faktury, program na to upozorní a v malém okně ukáže, jak je faktura zaúčtována v účetnictví. V tomto případě se může jednat o chybu z důvodu překlepu nebo o úhradu jiné faktury (kvůli nesprávně uvedenému variabilnímu symbolu na bankovním výpisu). Další možností je, že se jedná o částečnou úhradu faktury. Tato funkce je popsána v následující kapitole 6.3.2.1 Výhody modulu fakturace. Přidávání údajů do deníku je snadné a přehledné. Základní okno obsahuje funkce, z nichž některé považuji za výhody a některé za nevýhody programu. Tyto funkce popsané níže lze sledovat na obrázku představujícím základní okno deníku. 45
Obrázek 4: Přidávání údajů do deníku
Zdroj: program PUP
V základním okně přidávání údajů do deníku program umožňuje nahlédnout do některých dalších oken programu. Například do seznamu účtů (syntetického i analytického), do kurzů cizích měn, adresáře dodavatelů a odběratelů atd. Tato možnost je vhodná v případě nutnosti kontroly dalších informací, protože není nezbytné opouštět okno deníku. Například funkce Zůstatek zobrazí sumu daného účtu. Tuto funkci využívám hlavně u účtování bankovních výpisů. Samozřejmě je i možnost zkontrolovat sumu na příslušném účtu banky v analytických účtech, avšak tato možnost je delší a při průběžných kontrolách by se muselo okno přidávání údajů zavřít. Okno přidávání údajů do deníků nabízí i přehled předchozích zaúčtovaných údajů. V přehledu se dá listovat a podívat se i na starší zaúčtované zápisy. Tento přehled je užitečný při kontrole čísel údajů, když potřebuji navázat dalším číslem dokladu za lomítkem. V případě účtování více položek (například z bankovního výpisu) se díky přehledu mohu orientovat, které položky jsou již zaúčtované a která položka má být právě zaúčtována.
46
V konfiguraci programu lze nastavit „visící“ čísla účtů a textu. To znamená, že čísla účtů a text zůstává v polích po zaúčtování dokladu a nemusí se neustále vkládat znovu. To je výhodné například u účtování DPH ze zálohových listů, kde čísla účtů ‚Má dáti‘ i ‚Dal‘ se nemění. Při změně samozřejmě lze čísla účtů nebo text přepsat. Za polem s textem je možnost volby typu dokladu. V rámci jednoho účtování do deníku bez přerušení (zavření okna deníku) je nastaven jeden typ dokladu, který je zvolen u první zaúčtované položky. Po potvrzení typu dokladu následuje číslo dokladu, které se mění buď každé, nebo za lomítkem. Změna čísel dokladu se zvolí pomocí klávesové zkratky F7. Práce s typem a číslem dokladu je dobře pochopitelná a považuji ji za velkou výhodu modulu. Mezi výhody modulu deník patří jeho ovládání. Zápis jedné položky do deníku lze celý vykonat pouze pomocí klávesnice a není třeba používat myš. Tento způsob zadávání považuji jednoznačně za výhodu. Modul deník nabízí funkci Šablony na zaúčtování. Jedná se o přednastavené šablony, které obsahují libovolný počet řádků s texty, částkami i předkontací. Všechny položky se zaúčtují se stejným datem a stejným číslem dokladu, které je jiné pouze číslem za lomítkem. Šablony se využívají například při účtování mezd, splátek půjčky nebo zúčtování daně z přidané hodnoty. 6.3.1.2 Nevýhody Do nevýhod modulu mohu zařadit vkládání textu při přidávání údajů do deníku. Modul má možnost výběru z nabídky již dříve použitých textů. Nabídka textů nefunguje na stejném principu jako adresář (počáteční písmena a klávesová zkratka) používaný u faktur. Tento seznam nelze nijak upravovat, třídit ani přidávat či mazat texty. Texty jsou v seznamu uvedeny náhodně, bez abecedního pořádku. Navíc se texty do seznamu ukládají bez jakékoliv souvislosti nebo logické řady a seznam ani neobsahuje všechny použité texty. Proto je tento způsob zadávání textu naprosto nevhodný a je rychlejší texty vždy celé napsat nebo přepsat původní text. V předchozí kapitole jsem uvedla jako výhodu ovládání modulu při přidávání údajů. Existuje však malá nesrovnalost, kterou je třeba zmínit. Po uložení položky je možné přejít na zaúčtování další položky dvěma způsoby. Pokud je použita klávesa Enter, kurzor 47
„skočí“ do pole s částkou. Není třeba používat myš, ale pokud je třeba změnit datum zaúčtování, je nutné vrátit se o jedno pole zpět. Pokud je použita myš, je možné přidávat nový doklad od začátku, tedy umožňuje i změnu data. Tuto odlišnost já osobně nepovažuji za zásadní nevýhodu. Modul deník neumožňuje párování zálohových listů a jejich plateb pomocí klíčových textů, tak jak to nabízí v případě vydaných a přijatých faktur. Tento nedostatek je velmi patrný u společnosti Dveře, která eviduje velké množství přijatých i vydaných zálohových listů. V záložce deníku oprava údajů lze velmi přehledně dohledat všechny zaúčtované položky. Funkce hledání má mnoho kritérií, podle kterých je možno najít zaúčtovaný doklad. V této záložce je možné opravovat údaje. Za nevýhodu považuji, že program dovoluje provádět opravy bez zaznamenání do evidence oprav. 6.3.2 Fakturace Modul fakturace obsahuje dvě základní knihy faktur. Jedná se o knihu vydaných faktur a knihu přijatých faktur. Obě knihy jsou v principu stejné, proto je nebudu popisovat odděleně, ale obě najednou. Funkce modulu fakturace jsou přidávání nových faktur, opravy a prohlížení faktur, sestavy z knih faktur a další. Tyto funkce jsou přehledné a vhodné pro vedení účetnictví. V této kapitole nepopisuji způsob přidávání faktur nebo jejich kontroly a pouhá dostatečnost funkcí pro vedení účetnictví není jediný parametr, který v této práci hodnotím. Zaměřila jsem se na jednotlivé výhody a nevýhody, které jsem zaznamenala při užívání programu a při práci s fakturami. Modul fakturace je podle mého názoru velmi dobře navržený a naprogramovaný a práce s ním je snadná a příjemná. To je důvod, proč u tohoto modulu výhody převládají nad nevýhodami. 6.3.2.1 Výhody Hlavní výhodou modulu fakturace je jeho funkčnost a vhodnost pro vedení účetnictví všech mým zákaznických firem. Vybrala jsem ty funkce modulu, které považuji za nejpřínosnější. Přidávání faktur do účetnictví má hned několik kvalitních funkcí. Pro lepší představivost při jejich popisu vkládám snímek obrazovky z programu.
48
Obrázek 5: Přidávání faktur
Zdroj: program PUP
Dodavatele u přijatých faktur, respektive odběratele u vydaných faktur je možné vkládat z adresáře pomocí počátečních písmen a klávesové zkratky F6. To samozřejmě šetří čas, protože není nutné pokaždé vypisovat celý název firmy. Zásadnější význam adresáře a automatického vkládání je ten, že v adresáři je možné ke každému dodavateli respektive odběrateli vložit potřebné údaje o něm. Podle Zákona o DPH „je plátce povinen vést v evidenci pro účely daně z přidané hodnoty u přijatých zdanitelných plnění, která použije pro uskutečňování plnění s nárokem na odpočet daně, také daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění, s výjimkou plnění, u nichž byly vystaveny zjednodušené daňové doklady.“40 To znamená, že je povinnost uvádět DIČ (daňové identifikační číslo) každého dodavatele v evidenci DPH. Pokud je dodavatel přidán z adresáře, kde je uvedeno jeho DIČ, tak se toto DIČ zobrazí v evidenci DPH automaticky. Při zadávání nových faktur do účetnictví velmi často používám funkci Rozúčtování faktur. Rozúčtování je potřebné zejména u faktur, kde se zúčtovávají zálohové listy nebo konzumace na hotelový účet ubytovaných hostů. V praxi to znamená, že se do částky faktury zadá celková suma faktury a do rozúčtování se zaúčtují jednotlivé položky 40
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, §100, odstavec (2)
49
s různými názvy a s příslušnými čísly účtu. Položky mohou být například ubytování, DPH z ubytování, zúčtování zálohového listu, zúčtování DPH ze zálohového listu, zúčtování hotelového účtu, další služby pro hosty a jiné. V rozúčtování může být libovolný počet řádků a také lze využít přednastavených šablon. Rozúčtování automaticky kontroluje, zda souhlasí částka na faktuře s částkou v rozúčtování. Funkce rozúčtování je rychlá, snadná a velmi užitečná. Jak jsem již uvedla, společnost Dveře často eviduje faktury s přenesením daňové povinnosti. Modul fakturace umožňuje účtovat přenesenou daňovou povinnost přímo v základním okně přidávání nových faktur. Stačí vyplnit tři pole – kód DPH a údaje do evidence pro daňové účely (kód a rozsah). Doporučila bych možnost trvalého nastavení kódu DPH pro přenos daňové povinnosti na přední místo seznamu pro rychlejší účtování. Jinak tento způsob účtování přenesené daňové povinnosti shledávám dostačujícím. I zde program umožňuje v základním okně přidávání nových faktur nahlédnout do některých dalších oken programu (seznamy účtů, kurzy cizích měn, adresáře dodavatelů a odběratelů atd.) Program však neumožňuje „podívat se“ do pokladní knihy, což považuji za nedostatek, protože se mi často stává, že potřebuji zkontrolovat, zda daná faktura nebyla již zaúčtována platbou v hotovosti v pokladní knize. Velmi dobře řešeny jsou sestavy z knih faktur a sestavy nezaplacených faktur. Program nabízí velké množství souhrnných výstupů podle různých kritérií. U sestav faktur i nezaplacených faktur to jsou například souhrny podle dodavatele nebo odběratele, zaplacené faktury, částečně zaplacené faktury nebo přehled splatnosti faktur. Samozřejmostí je zobrazení sestav faktur podle vybraného období, které lze nastavit i na více let. Sestavy je možné zobrazit na obrazovku, do souboru nebo rovnou vytisknout. Výstup sestav nezaplacených faktur je jednou z nejpoužívanějších funkcí při kontrolách účetnictví. Suma nezaplacených faktur se porovnává se sumou účtu dodavatelů nebo odběratelů a tím kontroluje správnost účetnictví. Program disponuje důležitou funkcí – evidence částečných úhrad, která souvisí s párováním faktur a jejich úhrad. Při rozdílné částce úhrady faktury lze úhradu zaúčtovat jako částečnou. Úhradu zbývající části je možné zaúčtovat jako další částečnou úhradu. Tím odpadá oprava faktur, které byly chybně zaplaceny, popřípadě je vyřešena platba faktur, které jsou záměrně uhrazovány více platbami. Všechny částečné úhrady je možné zobrazit v sestavách faktur. 50
V této kapitole bych také mohla zmínit uživatelské rozhraní, tedy ovládání programu při přidávání nových faktur. Zadávání všech informací o faktuře je snadné a mezi jednotlivými poli se pohybuje pomoci klávesy Enter nebo Tabulátor (pro zpětný pohyb Shift+Tabulátor). Uložení faktur do účetnictví a přidání další faktury je možné potvrdit buď myší nebo klávesovou zkratkou Ctrl+Enter, která stiskne „aktivní“ tlačítko Uložit a poté Další. Možnost zadávat faktury pouze pomocí klávesnice je podle mého názoru pro uživatele výhodou. 6.3.2.2 Nevýhody Jak jsem již uvedla v úvodu modulu, hodnotím zpracování faktur pomocí programu PUP velmi kladně. Nevýhody ve funkčnosti neshledávám žádné. Funkce modelu jsou také dostačující, jedinou výjimku jsem uvedla v předchozí kapitole a to je nemožnost nahlédnutí do pokladní knihy při přidávání nových faktur. 6.3.3 Pokladní kniha Modul pokladní kniha se nachází v záložce Knihy stejně jako kniha vydaných a přijatých faktur. Pokladní kniha je určena pro účtování příjmových a výdajových pokladních dokladů. Pokladní kniha funguje na odlišném principu než zadávání údajů do deníku nebo účtování faktur, ale podle mého názoru má modul nedostatky a nedosahuje kvalit, které shledávám u ostatních modulů. Modul pokladní kniha umožňuje vést více nezávislých pokladních knih s různými typy dokladů a v různých měnách. Ze základního okna pokladní knihy, které je zobrazené na celou obrazovku, je možné vybrat požadovanou pokladní knihu (například v českých korunách nebo v eurech), přidávat nové zápisy, editovat a hledat v již zaúčtovaných položkách. Pokladní kniha obsahuje i další pomocné funkce jako je tisk údajů nebo nahlédnutí do syntetických a analytických účtů, vydaných a přijatých faktur a měnových kurzů. Následující výhody a nevýhody modulu pokladní kniha, které jsem pospala v následujících podkapitolách lze názorně sledovat na obrázku.
51
Obrázek 6: Pokladní kniha
Zdroj: program PUP
6.3.3.1 Výhody Mezi výhody tohoto modulu se řadí způsob účtování a přenesení pokladních dokladů do deníku. Do pokladní knihy se nejprve zaúčtují všechny doklady a stisknutím tlačítka „přenos“ se zaúčtují do deníku. Tento způsob je výhodný u velkého množství dokladů, kdy může často docházet k překlepům a drobným chybám, které jsou záhy při dalším účtování objeveny. Nejčastěji se jedná o chyby v částce, v čísle dokladu nebo ve výpočtu DPH. Pokud nastane tato situace, lze zápis opravit bez nutnosti zásahu do deníku a evidence těchto oprav. Tento způsob účtování velmi oceňuji a považuji ho za přednost modulu. Další výhodou je automatický výpočet DPH. V prvním sloupci se vypočítává snížené DPH a druhý sloupec je určen pro DPH se základní sazbou. Automatický výpočet je proveden při stisku tlačítka se třemi tečkami, které se nachází hned za polem s částkou DPH. To znamená, že pro výpočet DPH je třeba stisknout klávesu Enter, stejně jako pro přesun do dalšího pole. Stisknutím klávesy Tabulátor je pole pro výpočet DPH vynecháno a DPH se nevypočítá a nezaúčtuje. Při účtování DPH je třeba dbát zvýšené pozornosti, zda se jedná o
52
sníženou nebo základní sazbu daně. Tento popis se může zdát složitý, avšak v praxi je tento způsob dostačující a já osobně jsem si na něj rychle zvykla. 6.3.3.2 Nevýhody Nevýhody modulu pokladní kniha se týkají především přidávání nových údajů do pokladní knihy. Žádnou z nich nepovažuji za závažnější nebo významnější, proto jsem je seřadila tak, jak se vyskytují při přidávání nové položky, po jednotlivých sloupcích, jak je možné sledovat na obrázku pokladní knihy. Pokladní kniha neumožňuje rozúčtování pokladního dokladu, jako to je možné u přidávání faktur. Tato podle mě chybějící funkce je při mé práci zásadní. Jak jsem již uvedla v charakteristice společnosti Hotel (kapitola 6.1.1), účtuji příjmové pokladní doklady, které obsahují až sedm položek. Jedná se o tržby Hotelu, kde je nutno zaúčtovat celkovou tržbu, tržbu restaurace, tržbu kuchyně, příslušné DPH, stálý účet a hotelový účet. Všechny tyto položky jsou účtovány pod jedním číslem dokladu. V pokladní knize musím každou položku zaúčtovat zvlášť, a tedy u každé položky musím přepsat číslo dokladu, které se automaticky o jedno číslo zvyšuje. Program mě vždy upozorní, že dané číslo dokladu již existuje. Nejedná se však o chybu v zaúčtování, po potvrzení stejného čísla dokladu se u nové položky přepíše číslo za lomítkem a doklad je správně zaúčtován v pokladní knize i v deníku. V návodu programu se tento způsob účtování nazývá „složený účetní zápis“, z mého pohledu se však jedná o nedostatečný způsob zadávání pokladních dokladů, který je zdlouhavý a náchylný k chybám a překlepům. Do pole s textem není možné vkládat popis, dodavatele, odběratele nebo účel dokladu z žádného adresáře ani seznamu. Nejen že je zadávání opět náročné na čas, ale navíc dochází často k překlepům nebo jinak formulovanému názvu, což brání správnému vyhledávání položek podle textu například při kontrolách. U pokladních dokladů sice převažují zjednodušené daňové doklady (celková částka plnění není vyšší než 10 000 Kč41), ale objevují se i běžné daňové doklady.
Zákonná povinnost evidovat DIČ se
nevztahuje na zjednodušené daňové doklady, avšak u běžných je třeba DIČ zaznamenávat. V pokladní knize neexistuje pole určené k tomuto účelu a je třeba DIČ vpisovat přímo to textu.
41
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, §30, odstavec (1)
53
V lokální konfiguraci programu lze nastavit zrušení výpočtu DPH stisknutím tlačítka se třemi tečkami pomocí klávesy Enter. Tato možnost je vhodná u společností, které nejsou plátci DPH, jako například společnost Stomlab. Podle mého názoru je tento způsob nedostačující a navrhla bych možnost vypustit oba sloupce pro DPH z pokladní knihy, popřípadě možnost je oba přesunout až za pole určená pro čísla účtu. Program sice nabízí určitou možnost pro neplátce DPH, avšak pro uživatele to znamená stisknout čtyřikrát klávesu Enter navíc. Další nevýhodu shledávám v nemožnosti stálého nastavení čísla účtu předkontace pro zaúčtování. Všechny pokladní doklady mají téměř vždy ve své předkontaci na jedné nebo na druhé straně účet Pokladna (například 211). Pod stálým nastavením čísla účtu si představuji, že by se při zadávání příjmových pokladních dokladů automaticky vložilo číslo účtu pokladny na stranu „Má dáti“, respektive při zadávání výdajových pokladních dokladů na stranu „Dal“. Například u společnosti Hotel tento nedostatek není tak patrný u příjmových pokladních dokladů, protože je třeba často rozúčtovávat doklady (použitím účtů vnitřního zúčtování), avšak u výdajových pokladních dokladů je účet „Dal“ vždy stejný. Uživatelské rozhraní tohoto modulu je zahrnuto do nevýhod, protože se při přidávání údajů do pokladní knihy uživatel neobejde bez myši. Posouvání v polích lze snadno pomocí kláves Enter nebo Tabulátor, avšak přidání nového dokladu je třeba provést stisknutím tlačítka pomocí myši. Na závěr této kapitoly bych ráda uvedla, že si uvědomuji, že nevýhody zde popsané se někomu mohou zdát nepodstatné. Souhlasím s názorem, že každý nedostatek sám o sobě nemusí být vyloženě nevýhodou programu, avšak všechny dohromady představují vadu programu a kvůli nim modul pokladní kniha hodnotím jako ne příliš kvalitní. Domnívám se, že po úpravách, které byly z mojí strany navrženy, by se celý proces přidávání dokladů do pokladní knihy urychlil a tento modul by poté splnil cíl, pro který byl vytvořen. 6.3.4 Účtování v cizích měnách Program PUP nabízí funkci účtování v cizích měnách. Tuto funkci jsem vybrala pro hodnocení v mé práci, protože se nejedná o standardní účetní modul a každý program ji může řešit jiným způsobem. Moje zkušenosti s účtováním v cizí měně v tomto programu jsem získala díky společnosti Hotel, pro který zpracovávám eurové pokladní doklady a eurové bankovní výpisy. 54
Účtování v cizí měně je možné nastavit v konfiguraci programu zaškrtnutím příslušné funkce v záložce Deník. Další možností jak zaúčtovat položku v cizí měně je použití tlačítka „cizí měna“ přímo v přidávání údajů do deníku. Tato možnost je vhodná v případě, kdy je třeba zaúčtovat pouze minimum dokladů a není tedy nutné měnit nastavení v konfiguraci programu. Při ukládání zápisu (přímo v deníku i přenosem z pokladní knihy do deníku) je částka v eurech přepočtena na české koruny a uložena do deníku. V analytických účtech jsou všechny položky vedeny pouze v českých korunách. Pro kontrolu zůstatků účtů vedených v eurech existuje funkce „účty v cizích měnách“, která se nachází v záložce Dalších funkce. 6.3.4.1 Výhody Mezi výhody řadím možnosti nastavení a práci s kurzy cizích měn. Program umožňuje nastavení pevného kurzu uživatelem nebo nastavení denních devizových kurzů. Denní devizové kurzy lze stáhnout z webových stránek České národní banky přímo v okně Kurzy. Společnost Hotel používá kurzy České národní banky. Při účtování se doplňuje denní kurz podle data zdanitelného plnění. Obrázek 7: Kurzy
Zdroj: program PUP
Další výhodou programu, která se týká účtování v cizí měně, je automatické zaúčtování kurzových rozdílů vzniklých z rozdílných kurzů při zaúčtování faktury a její platby. 55
V takovém případě se liší částka úhrady a program na tuto skutečnost upozorní. Pro automatické zaúčtování kurzového rozdílu je nutné nepotvrdit částečnou úhradu a program současně nabídne zaúčtování kurzového rozdílu, který sám vypočítá a nabídne i předkontaci. Je třeba výši kurzového rozdílu i předkontaci zkontrolovat. 6.3.4.2 Nevýhody Hlavní nevýhodu funkce cizí měna nacházím při účtování v pokladní knize. Je tedy otázkou, zda se jedná o nedostatek funkce účtování v cizích měnách nebo zda je chyba v naprogramování pokladní knihy. V pokladní knize nastává problém při účtování položky, která obsahuje DPH (například ubytování). Tento zápis se přepočítá na české koruny, je přenesen do deníku a je zaúčtován správně. Chyba nastává v evidenci cizích měn, kde je tento zápis uložen duplicitně a celá částka v eurech je zaevidována dvakrát. Je tedy třeba v deníku tuto chybu opravit a jeden záznam smazat. Tato nesrovnalost nemusí být hned patrná, protože v deníku a na účtu přepočteném na české koruny je vše zaúčtováno správně, avšak v evidenci cizích měn nebude souhlasit zůstatek na účtu. Za drobnou chybu považuji i nutnost potvrdit cizí měnu při každém přidávání údaje do deníku.
I když je v konfiguraci programu nastaveno účtování v cizích měnách, pro
zaúčtování každé položky je nutné otevřít pole „Měna“, vybrat příslušnou měnu (výběr mezi CZK a EUR) a klávesou Enter potvrdit. Předpokládám, že tento způsob zadávání údajů má předejít chybám, kdy uživatel zapomene, že konfigurace je nastavena na účtování v cizích měnách. Já osobně bych preferovala možnost pevného nastavení měny, které by odstranilo potvrzování při zadávání údajů a tím prodlužování celého procesu. 6.3.5 Elektronické podání Považuji za důležité uvést tuto kapitolu v mé práci, ačkoliv s e-podáním nemám takové praktické zkušenosti jako s předchozími moduly a funkcemi. Hlavním důvodem proč tuto kapitolu věnuji problematice e-podání je, že od 1. 1. 2014 není elektronické podání pro některé subjekty možností, ale nutností stanovenou zákonem. Zákon o dani z přidané hodnoty stanovuje povinnost pro plátce DPH podávat daňová přiznání, přílohy k daňovému přiznání a hlášení elektronicky na elektronickou adresu podatelny zveřejněnou správcem daně. Tato povinnost se nevztahuje na fyzické osoby, které nepřekročili obrat 6 milionů korun za zdaňovací období a nemají zákonem stanovenou povinnost
56
elektronického podání, například z důvodu uskutečňování zdanitelných plnění v režimu přenesení daňové povinnosti.42 V této kapitole se nevěnuji přímo výhodám a nevýhodám e-podání v programu PUP, protože se s touto funkcí teprve seznamuji a nemohu ji hodnotit tak detailně jako předchozí moduly a funkce. Jako hlavní výhodu programu PUP považuji to, že program umožňuje elektronické podání a dodavatel programu je velmi ochotný a spolupracuje s uživateli při řešení problémů. Funkce elektronického podání daňového přiznání a ostatních formulářů umožňuje odesílání dat na daňovou správu Ministerstva financí České republiky prostřednictvím podatelny EPO. Data se odesílají v XML struktuře opatřené zaručeným elektronickým podpisem. Podmínkou pro uskutečnění elektronického přenosu je instalace modulu Podpora pro elektronický podpis a instalace certifikátu pro zaručený elektronický podpis, který je třeba vyžádat u certifikační autority. E-podání lze podat ve funkci tiskopisu DPH pomocí tlačítka „Elektronicky odeslat“ a spravovat jednotlivá podání lze v záložce Další funkce – elektronický přenos dat. Obrázek 8: Tabulka podání
Zdroj: program PUP 42
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, §101a
57
Jednotlivá podání se spravují v tabulce podání, kde je možné evidovat několik verzí podání, mazat je nebo vytvořit jejich náhled ve formátu XML. Z tabulky lze zobrazit instalované certifikáty a také je možné poslat elektronický dotaz na stav zpracování již odeslaného podání. Velkou výhodou této funkce v programu PUP je možnost odeslat testovací verzi, která umožňuje odeslaná data v podatelně pouze zkontrolovat a odhalit případné chyby a nedostatky. Například program nahlásí chybu v položce hlavní ekonomické činnosti, která musí odpovídat číselníku podle klasifikace hlavních ekonomických činností (CZ-NACE)43. Pokud je podání správně, je výsledkem testovacího podání pouze zpráva, že se jedná o test a podání nebylo přijato a je třeba ho odeslat na podatelnu EPO. Tato funkce je přínosná právě v začátcích, kdy ještě nemám s používáním e-podání v programu zkušenosti. Funkce e-podání je v dnešní době nezbytnou součástí účetního programu a podle mého názoru je tato funkce v programu PUP dostatečně zpracovaná a zatím jsem nenašla významné nedostatky.
6.4 Celkové hodnocení programu PUP Tato kapitola se zaměřuje na celkové hodnocení programu PUP podle kritérií stanovených v teoretické části v kapitole 5 – Kritéria hodnocení programového vybavení pro vedení účetnictví. V předchozí kapitole jsem hodnotila vybrané funkce a moduly, které považuji za významnou část programu PUP. V této kapitole hodnotím program obecně z uživatelského hlediska podle obsahových, technických a obchodních kritérií. Na závěr kapitoly vkládám multikriteriální tabulku, kterou jsem vytvořila na základě subjektivního přiřazení důležitosti a bodů jednotlivým parametrům. 6.4.1 Hodnocení programu podle obsahových kritérií Do obsahových kritérií se řadí vhodnost programu, modularita a integrace modulů, způsob práce s programem a další, tak jak jsou popsány v kapitole 5.1 Obsahová kritéria. 6.4.1.1 Způsobilost programu Program PUP je jednoznačně způsobilý pro vedení účetnictví. Toto tvrzení se vztahuje na práci s programem z mého pohledu, tedy pro zpracování účetnictví malých a středních 43
Český statistický úřad, Klasifikace českých ekonomických činnosti (CZ-NACE), [on-line], ©2013, [cit. 2. 12. 2013], dostupné z: http://www.czso.cz/csu/klasifik.nsf/i/klasifikace_ekonomickych_cinnosti_%28cz_nace%29
58
firem, kterým účtuji v průměru do 900 účetních operací měsíčně. Do tohoto kritéria spadá hodnocení jednotlivých modulů a funkcí z předchozí kapitoly. Ve shrnutí mohu říci, že program disponuje kvalitními funkcemi, kde bych ráda vyzdvihla účtování faktur, účtování v cizích měnách, účtování v režimu přenesení daňové povinností a možnost elektronického podání přímo z programu. Naopak jako výtku programu uvádím modul pokladní kniha, který má určité nedostatky. Kritérium způsobilost programu hodnotím na 7 bodů s vahou 100%. 6.4.1.2 Modularita a otevřenost Program PUP je pevně sestaven z daných modulů a není možné si sestavit program podle vlastních požadavků zakoupením pouze určitých modulů ani dokupovat další funkce. Dodavatel však nabízí další programy, jako například program MZDY nebo SKLAD, které jsou s programem PUP kompatibilní a je možné mezi nimi přenášet údaje. Modularita programu je potřebná u firem, které potřebují speciální moduly a je tedy pro ně vhodné si sestavit vlastní program. Program PUP obsahuje základní moduly, které jsou dostačující pro potřeby mé práce, a proto neshledávám pevné sestavení programu za nedostatek. Otevřenost programu vůči dalším počítačovým programům je značná. Výstupy z programu lze samozřejmě zobrazit na obrazovku a na tiskárnu. Dále jsou výstupy možné promítnout do grafů nebo exportovat do různých formátů, jako prostý text, jako tabulku Microsoft Visual FoxPro, jako stránku HTML nebo jako soubor XML, PDF, MS-Word a MS-Excel. Kritérium modularita a otevřenost hodnotím na 5 bodů s vahou 75%. 6.4.1.3 Integrace modulů Vzájemná provázanost modulů je v programu PUP na vysoké úrovni. V programu jsou automaticky propojeny moduly fakturace, evidence majetku i externí programy (například MZDY) přímo s deníkem, hlavní knihou a knihou analytických účtů. Modul pokladní kniha je také propojen s deníkem a knihami, ale převedení údajů není automatické, ale na základě pokynu uživatele. Z toho vyplývá, že pokud uživatel nepřenese do deníku údaje, které zadal nebo opravil v pokladní knize, bude se lišit suma analytického účtu pokladny a suma pokladní knihy. Jak jsem uvedla v kapitole o hodnocení modulu pokladní kniha, tento způsob zadávání údajů je příznivý pro uživatele, ale může docházet k nesouladu a
59
tedy chybám v účetnictví, proto je třeba tuto skutečnost zohlednit v hodnocení. Kritérium integrace modulů hodnotím na 6 bodů s vahou 90%. 6.4.1.4 Dokumentace a nápověda Program poskytuje informaci o aktuální verzi programu a datu poslední aktualizace. Při koupi aktualizace programu je na CD uvedena dokumentace všech změn, které byly v programu provedeny od poslední verze. Podrobná nápověda o programu, jeho ovládání a jednotlivých modulech se nachází přímo v hlavní nabídce programového okna. Nápověda je rozsáhlá a podrobná. Konkrétně popis ovládání programu mi byl velmi užitečný. Oba tyto parametry jsou hodnoceny kladně. Kritérium dokumentace a nápověda hodnotím na 8 bodů s vahou 50%. 6.4.1.5 Uživatelské rozhraní Ovládání programu je intuitivní a s programem se dobře pracuje. Nejvíce oceňuji možnost zadávání údajů do deníku a do knih faktur pouze pomocí klávesnice. Detailněji jsem ovládání programu rozepsala u jednotlivých modulů a funkcí. V celkovém shrnutí hodnotím uživatelské rozhraní, kromě pokladní knihy, kladně. Jelikož je způsob ovládání programu pro mě zásadním parametrem, přiřadila jsem tomuto kritériu plnou hodnotu důležitosti. Kritérium uživatelské rozhraní hodnotím na 8 bodů s vahou 100%. 6.4.1.6 Přizpůsobení programu Jak jsem již uvedla v kapitole o modularitě programu, nelze PUP sestavit podle vlastních potřeb uživatele a ani individuální nastavení programu není možné. Jedná se o drobnou nevýhodu, která by mohla některé zájemce o program odradit. Avšak z nemožnosti individuálního nastavení vyplývá, že aktualizace programu je jednotná a není třeba při aktualizaci věnovat zvláštní pozornost individuálně nastaveným modulům. Pro mou práci není přizpůsobení programu významné, proto jsem při hodnocení zvolila nižší váhu důležitosti. Kritérium přizpůsobení programu hodnotím na 2 body s vahou 25%. 6.4.1.7 Respektování legislativy Program a jeho formuláře jsou nastaveny podle aktuálních právních předpisů. Při změně právní úpravy jsou aktualizace vždy včas k dispozici. Výtkou k respektování legislativy je možnost oprav v programu bez nutnosti zaznamenávání do evidence oprav. Program disponuje touto funkcí, avšak není povinně nastavena. To je přívětivější k uživatelům, avšak ne v souladu se zákonem o účetnictví. Vzhledem k tomu, že autor programu je 60
v aktualizacích programu při změnách právní úpravy velmi důsledný a poskytuje aktualizace bez prodlení, hodnotím toto kritérium vyšším počtem bodů. Kritérium respektování legislativy hodnotím na 7 bodů s vahou 90%. 6.4.2 Hodnocení programu podle technických kritérií Technická neboli systémová kritéria by měla být hodnocena IT specialistou. V mé práci hodnotím tato kritéria více z uživatelského hlediska. Kapitola 5.2 vymezuje kritéria jako technické vybavení, ochrana dat, zálohování a další. Hodnocení některých technických kritérii je obtížné a někdy i nemožné, neboť nemám dostatečné zkušenosti se všemi možnostmi programu, které dodavatel nabízí. 6.4.2.1 Technické vybavení Dodavatel programu uvádí jako minimální konfiguraci pro provoz programu systém Windows 98 a novější. Počítačové vybavení kanceláře disponuje systémem Windows XP a neshledávám žádné obtíže s technickými požadavky programu na hardware a operační systém. Program velmi dobře pracuje s výstupními zařízeními. Výstupy na tiskárnu nebo do souborů jsou řešeny kvalitně. Kritérium technické vybavení hodnotím na 10 bodů s vahou 95%. 6.4.2.2 Podpora práce v počítačové síti Toto kritérium nemohu ze své pozice zcela hodnotit, protože nepracuji v počítačové síti. Licence programu se vztahuje na jeden počítač a jednoho uživatele, v tomto případě logicky nelze pracovat s programem na více pracovištích, avšak v nabídce dodavatele při koupi licence pro více uživatelů je uvedena možnost zpracovávat data současně. Jelikož nemám s prací v počítačové síti osobní zkušenosti, hodnotím kritérium pouze z hlediska, že je programem nabízeno, avšak s menší vahou důležitosti. Kritérium podpora práce v počítačové síti hodnotím na 2 body s vahou 25%. 6.4.2.3 Ochrana a bezpečnost Jak jsem uvedla v předchozí podkapitole, s programem pracuje pouze jeden uživatel. To je důvod, proč není vstup do programu chráněn přístupovým heslem. Přístup k programu není v mém případě třeba rozlišovat podle uživatele, avšak bez přístupového hesla není zabráněno neautorizovanému přístupu, ke kterému by mohlo dojít, pokud by se k mému počítači dostala jakákoliv osoba. Nevím, zda program umožňuje vytvoření více uživatelským účtů chráněných přístupovými hesly v případě licence pro více uživatelů a 61
práci v počítačové síti. Z výše uvedeného vyplývá, že ochrana dat v programu je v mém případě nedostačující, a to je třeba zohlednit v hodnocení. Kritérium ochrana a bezpečnost hodnotím na 1 bod s vahou 75%. 6.4.2.4 Zálohování dat V konfiguraci lze nastavit automatické zálohování dat. Data se automaticky zálohují při prvním otevření programu buď denně, nebo týdně. Obrázek 9: Nastavení zálohování dat
Zdroj: Program PUP
Zálohování dat lze provést nejen automaticky, ale také pomocí funkce záložní kopie souborů. V tomto případě lze vybrat mezi třemi úložišti, kde budou zálohy uchovány. Program také nabízí komprimaci dat, která umožňuje zmenšit objem dat, aby se vešla do souborů a šetřila místo v paměti počítače nebo na externích nosičích. Automatické zálohy jsou ukládány do jednoho komprimovaného souboru a je k dispozici vždy pouze jedna záloha. Podle mého názoru je funkce zálohování dat dostatečná, program disponuje funkcí automatické zálohy a navíc je možné zálohovat i ve zvláštních případech, jako je například uzávěrka. Program disponuje i funkcí načtení souborů ze zálohy a obnova dat z automatické zálohy. V případě použití těchto funkcí je třeba mít na paměti, že program přepíše aktuální data a nahradí je daty ze zálohy. To znamená, že původní data jsou nenávratně smazána. Kritérium zálohování dat hodnotím na 9 bodů s vahou 100%. 62
6.4.3 Hodnocení programu podle obchodních kritérií Do obchodních kritérií nespadá pouze cena programu, ale také licenční podmínky, instalace a aktualizace programu a další. 6.4.3.1 Licenční podmínky Podmínky nastaveny ve smlouvě jsou jasné a i díky dlouhodobé spolupráci v ní nejsou žádné záludnosti nebo skryté podmínky. V licenčních podmínkách je uvedeno, že dodavatel je výhradním majitelem programu a uživatel může program pouze používat pro vlastní účely a nesmí program dále předávat zadarmo nebo za úplatu.
Dále je
v podmínkách uvedeno, že uživatel smí pořizovat kopie programu pouze pro archivaci údajů, což umožňuje uchování informací pro potřeby budoucích řízení. Kritérium licenční podmínky hodnotím na 7 bodů s vahou 25%. 6.4.3.2 Instalace a zaškolení Pro instalaci programu je potřebné 6 MB prostoru na pevném disku. Program je dodáván na CD a jeho instalace je snadná a podle mého názoru zvládnutelná bez nutnosti přítomnosti dodavatele nebo IT specialisty. Zaškolení dodavatel poskytuje jak na začátku práce s programem, tak i v průběhu používání. Cena školení není tabulkově dána a zakládá se na dohodě s dodavatelem. Tento způsob může být v některých firmách nepřijatelný, ale díky dobrým a dlouhodobým vztahům s dodavatelem se v mém případě nejedná o problém. Kritérium instalace a zaškolení hodnotím na 8 bodů s vahou 75%. 6.4.3.3 Upgrade a update Aktualizace programu v průběhu roku, kdy má uživatel zakoupen program, je zdarma a je k dispozici v záložce Další funkce – Aktualizace programu z WWW. Jedná se o aktualizace programu z důvodu změny právní úpravy nebo jiných drobných změn. Je třeba odlišovat průběžnou aktualizaci programu a aktualizaci programu při zakoupení licence pro další rok. Aktualizace pro další rok, neboli prodloužení licenční smlouvy je samozřejmě zpoplatněné. Kritérium upgrade a update hodnotím na 10 bodů s vahou 90%. 6.4.3.4 Cena Cena programu PUP je stanovena podle počtu uživatelů a počítačů. Dále je důležité připomenout, že se cena vztahuje na vedení účetnictví pouze jedné firmy, a pro vedení účetnictví více firmám je třeba zakoupit více licencí. Základní cena programu PUP je 12 500 Kč pro jednoho uživatele a pro vedení na jednom počítači. Aktualizace programu 63
pro další rok je 2 500 Kč. Navazující program MZDY je zpoplatněn částkou 9 500 Kč, respektive 1 900 Kč při aktualizaci. Porovnávání cen různých účetních programů není jednoznačné a vždy je třeba zohlednit, co je v ceně obsaženo a co je třeba dokoupit. Například program Pohoda44 nabízí program pro vedení účetnictví včetně skladu a mezd za 11 980 Kč a roční aktualizaci za 3 340 Kč. Na rozdíl od programu PUP je možno program Pohoda použít pro neomezený počet firem. Dalším příkladem může být dodavatel Helios45, který nabízí program pro vedení účetnictví včetně knihy faktur a pokladny za 7 300 Kč, avšak je třeba si dokoupit moduly pro mzdy (od 3 300 Kč podle počtu zaměstnanců) nebo funkci účtování v cizích měnách (3 900 Kč). Program Pohoda je aktuálně jedním z nejpoužívanějších programů na českém trhu a podle mého názoru je to důvod, proč je jeho cena příznivější. Cena není jediný hodnocený parametr při pořízení účetního programu. Navíc je třeba zohlednit obsah licenční smlouvy a další náležitosti a proto pouhé porovnání cen není dostačující. Kritérium cena hodnotím na 5 bodů s vahou 75%. 6.4.3.5 Pověst dodavatele Jak jsem uvedla, spolupráce s dodavatelem programu trvá již přes 20 let a důvěra v tomto případě je oboustranná. Ing. Májský je velmi ochotný a ve všech ohledech se vždy snaží vyjít vstříc požadavkům uživatele. To je důvod, proč přiřazuji tomuto kritériu vyšší bodové ohodnocení. Kritérium pověst dodavatele hodnotím na 7 bodů s vahou 30%. 6.4.4 Multikriteriální výběr Program PUP jsem v předchozích kapitolách ohodnotila z hlediska vybraných modulů i stanovených kritérií. Tato kritéria jsem obodovala a převedla jsem je do multikriteriální tabulky, která kromě bodů obsahuje i váhy důležitosti. Přiřazení vah důležitosti i bodů jednotlivým parametrům je čistě subjektivní a jiný uživatel programu by postupoval nejspíše odlišně. Celkem jsem ohodnotila 16 kritérií, kde každé z nich mohlo získat maximálně 10 bodů. Tyto body jsou vynásobeny procentem, které vyjadřuje důležitost daného parametru, a výsledkem je bodové ohodnocení daného kritéria. Celková suma těchto výsledků se tak 44
Stormware, Účetní program Pohoda pro podnikatele, [on-line], ©2013, [cit. 9. 12. 2013], dostupné z: http://www.stormware.cz/novy/podnikatel.aspx?cust=1#u 45 Helios, Ceník modulů, [on-line], ©2013, [cit. 9. 12. 2013], dostupné z: http://www.heliosred.cz/cenik/cenik-modulu.html
64
kvůli vahám důležitosti nemůže rovnat 160 bodům. Kdyby všechna kritéria získala maximální počet bodů, tedy 10, celková suma by se rovnala 112. Maximální získatelný počet bodů programu je tedy v tomto případě 112 bodů. Výsledné bodové ohodnocení celého programu je 77,3 bodu, což je 69% z maximálně možného počtu bodů. Tento výsledek je patrný z multikriteriální tabulky. Tabulka 2: Multikriteriální výběr programu PUP
Název hodnoceného programu: Program PUP Hodnocení Č.
Kritérium
Obsahová kritéria 1 Způsobilost programu 2 Modularita a otevřenost 3 Integrace modulů 4 Dokumentace a nápověda 5 Uživatelské rozhraní 6 Přizpůsobení programu 7 Respektování legislativy Technická kritéria 8 Technické vybavení 9 Podpora práce v počít. prostředí 10 Ochrana a bezpečnost dat 11 Zálohování dat Obchodní kritéria 13 Licenční podmínky 14 Instalace a zaškolení 15 Upgrade a update 16 Cena 17 Pověst dodavatele ∑ Dosažené hodnocení CELKEM
Váha 1 - 100% Výsledek
0 - 10 bodů 7 5 6 8 8 2 7
100% 75% 90% 50% 100% 25% 90%
7,00 3,75 5,40 4,00 8,00 0,50 6,30
10 2 1 9
95% 25% 75% 100%
9,50 0,50 0,75 9,00
7 8 10 5 7
25% 75% 90% 75% 30%
1,75 6,00 9,00 3,75 2,10 77,30
Zdroj: autor
Uvedené bodové hodnocení samo o sobě nemá vysokou vypovídací schopnost, kterou by získalo teprve v porovnání s jinými programy nebo jinými hodnotiteli. Úkolem tohoto hodnocení tedy bylo spíše demonstrovat způsob, jakým při hodnocení postupovat.
65
Závěr Historický vývoj vedení účetnictví dospěl až do automatizované podoby a v dnešní době se fakticky jinak než na počítači účetnictví nezpracovává. Kvůli změně v technice vedení účetnictví bylo nutné upravit i zákony tak, aby se vztahovaly i na nový způsob zpracování účetnictví a další oblasti s tím spojené. Došlo k novelizacím již stávajících zákonů (zákon o účetnictví), ale také bylo nutné vytvořit nové zákony (například zákon o elektronickém podpisu). Průběžně dochází také k rozvoji informačních a komunikačních technologií a používání samostatných účetních programů je stále častěji nahrazováno integrovanými podnikovými informačními systémy. S rostoucím rozsahem a významem programových produktů pro tyto podnikové informační systémy roste i význam jejich hodnocení a správného výběru. Při výběru účetního programu je třeba hodnotit nabízené programy podle předem definovaného strukturovaného systému hodnocení. Takovým nástrojem může být multikriteriální výběr, který hodnotí program podle stanovených kritérií, kterým jsou přiřazeny body a váhy důležitosti. Tento způsob hodnocení jsem použila při zpracování své diplomové práce, přičemž jsem nejprve popsala teoreticky konstrukci takového systému hodnocení a pak jsem jej aplikovala v praktické části práce na vybraný program, se kterým pracuji dva roky. Pro potřeby praktické části práce jsem program ohodnotila podle kritérií, které jsem vymezila v teoretické části práce. Celkově program dosáhl hodnocení přibližně 69%. To znamená, že program hodnotím lehce nadprůměrně. Na programu nejvíce oceňuji modul fakturace a další funkce spojené s řízením faktur. Největší výtkou programu je jednoznačně pokladní kniha, která podle mého názoru nedosahuje kvalit ostatních modulů. V celkovém hodnocení programu bych vyzdvihla ovládání programu, technické parametry a aktualizace. Cena programu je vyšší než u konkurenčních dodavatelů, což lze považovat za určitou nevýhodu, ale i přes tyto určité nedostatky, které jsem ve své práci uvedla, považuji program PUP za vhodný program pro vedení účetnictví menších firem. Cílem mé diplomové práce je demonstrovat možný způsob hodnocení účetních programů. Moje práce obsahuje praktický návod, jak lze posoudit programy pro vedení účetnictví. Ačkoliv je hodnocení programu PUP v této diplomové práci pouze mým subjektivním
66
hodnocením, domnívám se, že díky mým dlouhodobým zkušenostem se jedná o podrobný a kvalifikovaný názor. Při psaní práce jsem získala cenné zkušenosti v oblasti teoretických znalostí týkajících se právní úpravy vedení účetnictví a podnikových informačních systémů. Nejvíce oceňuji získání poznatku právě z těchto dvou oblastí, které zajisté použiji i v mém budoucím zaměstnání. Navíc jsem získala i nové informace o účetním programu PUP, ačkoliv s programem pracuji již více než dva roky. Nedostatky programu, které jsem zahrnula do hodnocení, jsem předala dodavateli programu Ing. Májskému, který některé mé návrhy již zahrnul do aktualizace programu pro rok 2014. Konkrétně se jedná o vložení DIČ dodavatele při přidávání údajů do pokladní knihy. Největší obtíže jsem shledala při psaní praktické části, kde jsem se snažila své praktické znalosti o programu popsat tak, aby jim porozuměl i čtenář, který nemá s programem žádné zkušenosti. Nad rámec a rozsah mé diplomové práce navrhuji pro zvýšení její užitečnosti porovnání hodnocení programu PUP s dalšími programy pro vedení účetnictví. Tuto možnost jsem do své práce nezahrnula, protože mám s programem PUP značné zkušenosti a tak by v mém případě hodnocení jiných účetních programů, se kterými takovou zkušenost nemám, nebylo srovnatelné.
67
Seznam obrázků Obrázek 1: Základní kritéria efektivnosti vedení účetnictví ................................................ 10 Obrázek 2: Přehled kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb .......................... 23 Obrázek 3: Symbolické schéma rozšířeného ERP ............................................................... 26 Obrázek 4: Přidávání údajů do deníku ................................................................................. 46 Obrázek 5: Přidávání faktur ................................................................................................. 49 Obrázek 6: Pokladní kniha ................................................................................................... 52 Obrázek 7: Kurzy ................................................................................................................. 55 Obrázek 8: Tabulka podání .................................................................................................. 57 Obrázek 9: Nastavení zálohování dat .................................................................................. 62
Seznam tabulek Tabulka 1: Příklad uspořádání jednoduché tabulky pro hodnocení programu .................... 33 Tabulka 2: Multikriteriální výběr programu PUP................................................................ 65
68
Seznam použitých zkratek A – skartační znak „archiv“ ASP – application service provider BI – business intelligence CD – compact disc (kompaktní disk pro ukládání digitálních dat) CRM – customer relationship management CZ-NACE – nomenclature générale des activités économiques dans les communautés européennes (klasifikace ekonomických činností v ČR) CZK – česká koruna DIČ – daňové identifikační číslo DPH – daň z přidané hodnoty EDI – electronic data interchange EPO – elektronická podatelna ERP – enterprise recourse planning EUR – euro (měna eurozóny) FMF – federální ministerstvo financí HDD – hard disk drive (pevný disk) HTML – hypertext markup language (hypertextový značkovací jazyk) ICT – information and communication technologies (informační a komunikační technologie) ISDOC – information system document (formát elektronické fakturace v ČR) IT – information technology (informační technologie) MRP – material requirements planning MRP II – manufacturing resource planning MS – Microsoft PDF – portable document format (přenosný formát dokumentů) PUP – podvojné účetnictví podnikatelů (název programu) S – skartační znak „stoupa“ SCM – supply chain management ÚOOÚ – úřad pro ochranu osobních údajů USB – universal serial bus (paměťové zařízení) V – skartační znak „výběr“
69
Seznam použitých zdrojů Bibliografické zdroje [1] BASL, J., BLAŽÍČEK, R. Podnikové informační systém. Podnik v informační společnosti, 2.vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, 288 s. ISBN 978-80-247-2279-5 [2] BOUWMAN, H., van den HOOFF, B., van de WIJNGAERT, L., van DIJK., J. Information
and
communication
technology
in
organizations.
Adoption,
Implementation, Use and Effects. 1.vyd. Great Britain: SAGE Publications, 2005, 223 s. ISBN 1-4129-0089-1 [3] HORA, M. Kritéria výběru účetního programu pro střední a malé firmy, Český finanční a účetní časopis, 2006, roč. 1, č. 1 [4] JANHUBA, M. Účetnictví (úvod do teorie), 1.vyd. Praha: Vysoká škola ekonomická, 1998, 207 s. ISBN 80-7079-501-8 [5] MEJZLÍK, L. Účetní informační systémy, Využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví, 1.vyd. Praha: Oeconomica, 2006, 173 s. ISBN 80-245-1136-3 [6] POSPÍŠILOVÁ, M., MEJZLÍK, L., VELECHOVSKÁ, L., Počítačem integrované řízení podniku, 1. vyd. Praha: Bova Polygon, 2008, 258 s., ISBN 978-80-7273-153-4 [7] POUR, J. Informační systémy a elektronické podnikání, 2.vyd. Praha: Oeconomica, 2004, 204 s. ISBN 80-245-0783-8 [8] POUR, J. Informační systémy a technologie, 1.vyd. Praha: Vysoká škola ekonomie a managementu, 2006, 457 s. ISBN 80-86730-03-4
70
Elektronické zdroje [9] Businessinfo.cz, Informace k režimu přenesení daňové povinnosti na DPH ve stavebnictví, [on-line], ©1997-2013, [cit. 27. 11. 2013], dostupné z: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/preneseni-dan-povinnost-dph-stavebnictvi3526.html [10] CVRKAL, M. Klíčové trendy v oblasti ERP systémů, [on-line], ©2001-2013, [cit. 20. 11. 2013], dostupné z: http://www.systemonline.cz/erp/klicove-trendy-v-oblasti-erpsystemu.htm [11] Český statistický úřad, Klasifikace českých ekonomických činnosti (CZ-NACE), [online], ©2013, [cit. 2. 12. 2013], dostupné z: http://www.czso.cz/csu/klasifik.nsf/i/klasifikace_ekonomickych_cinnosti_%28cz_nac e%29 [12] DOLÁK, O. Big data. Nové způsoby zpracování a analýzy velkých objemů dat, [online], ©2001-2013, [cit. 4. 12. 2013], dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/big-data.htm [13] EDITEL CZ. Co je EDI, [on-line], ©2011, [cit. 21. 11. 2013], dostupné z: http://www.editel.cz/cs/co-je-edi [14] ERP-SYSTÉMY.CZ. Historie ERP systémů, [on-line], ©2013, [cit. 11. 11. 2013], dostupné z: http://erp-systemy.cz/historie-erp-systemu/ [15] GOLA, P. Účetní program vybírejte pečlivě, [on-line], ©2010, [cit. 4. 11. 2013], dostupné z: http://www.finance.cz/zpravy/finance/247430-ucetni-program-vybirejtepeclive/ [16] GRÁSGRUBER, M., Ekonomický software pro malé a střední firmy, [on-line], ©2001-2013, [cit. 30.10.2013], dostupné z: http://www.systemonline.cz/clanky/ekonomicky-software-pro-male-a-strednifirmy.htm [17] Helios, Ceník modulů, [on-line], ©2013, [cit. 9. 12. 2013], dostupné z: http://www.heliosred.cz/cenik/cenik-modulu.html 71
[18] Ministerstvo vnitra ČR, eGovermment – elektronický podpis,[on-line], ©2010, [cit. 28. 10.
2013],
dostupné
z:
http://www.mvcr.cz/clanek/informace-k-pouzivani-
elektronickeho-podpisu.aspx [19] Ministerstvo vnitra ČR, eGovermment – povinně zveřejňované informace, [on-line], ©2010, [cit. 28. 10. 2013], dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/prehled-udelenychakreditaci.aspx [20] Stormware, Účetní program Pohoda pro podnikatele, [on-line], ©2013, [cit. 9. 12. 2013], dostupné z: http://www.stormware.cz/novy/podnikatel.aspx?cust=1#u [21] Úřad pro ochranu osobních údajů, Veřejný registr zpracování osobních údajů, [online], ©2000 – 2013, [cit. 25. 11. 2013], dostupné z: http://www.uoou.cz/uoou.aspx?menu=29&submenu=30 [22] Wikipedie, Data mining, [on-line], ©2013, [cit. 4. 12. 2013], dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/Data_mining [23] Wikipedie, Uživatelské rozhraní, [on-line], ©2013, [cit. 3. 11. 2013], dostupné z: http://cs.wikipedia.org/wiki/U%C5%BEivatelsk%C3%A9_rozhran%C3%AD [24] WOOD, B. ERP vs. ERP II vs. ERP III Future Enterprise Applications, [on-line], ©2010, [cit. 16. 11. 2013], dostupné z: http://www.r3now.com/erp-vs-erp-ii-vs-erp-iiifuture-enterprise-applications/ [25] Webové stránky společností Hotel, Stomlab a Dveře.
72
Právní přepisy [26] Vyhláška č 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby [27] Zákon č. 2/1993 Sb., Listina základních práv a svobod [28] Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů [29] Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu [30] Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů [31] Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů [32] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví [33] Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty [34] Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, §87
73