HIVATALOS/ÜZLETI LEVÉL Öt alapvetõ cél:
Hivatalos levelezés.
1. Informálni akarunk.
Levelek, megkeresések, kérelmek és e-levelezés. Tartalmi, stiláris és formai szabályok.
2. Megmagyarázni valamit (magyarázkodni). 3. Meggyõzni, rábeszélni a címzettet. 4. Elutasítani a címzett javaslatát. 5. Udvariasságból fordulunk a címzetthez.
Három érdemi rész: 1. Üzenet, amiért a levél megszületett.
Cikkek, könyvek, elõadások mellett egyéb kommunikációs feladatok is fontosak.
↓
Üzleti/hivatalos levelezés (meghívólevelek, pályázatok stb.)
2. Megvilágítjuk, alátámaszjuk, kifejtjük a levél érdemi mondanivalóját. 3. Alkalmas formulákkal történõ lezárás. + Kimondatlan üzenetek sokasága! A szó elszáll, az írás megmarad.
A hivatalos levél nem csak a feladó és a címzett ügye!
4. A levél formai elemei:
Ne majmoljuk az angol formai elemeket!
9A feladó címe: bal oldalon, de akár 2-3 sor is. Meg kell fontolnunk, hogy mit és hogyan írunk le:
9A fejléc jobb felsõ sarkában az ügyintézõ neve,
- “Önvédelmi okokból”.
telefonszáma és tárgymegjelölés.
- Tárgyilagos közlés a cél. - A dokumentumok üzleti viták tárgyává válhatnak.
Az elõre nyomtatott fejléc nagyon hasznos! 9 A dátumsor: jobbra fent vagy a fõ szöveg után. 9 A belsõ címzés a bal oldalon, a címzett rangjával.
“Úgy járj el másokkal szemben, ahogy szeretnéd, hogy mások is eljárjanak veled szemben!”
A hivatalos/üzleti levél tartalmi és formai köveleményei 12 pontban:
9 A megszólítás középen. 9 A szöveg, az udvarias zárás és az aláírás.
5. Ügyeljünk a címzés (rang!) pontosságára! 6. Megszólítás: Tisztelt vagy kedves, név vagy rang. 7. Kerüljük a személytelen, általános megszólításokat.
1. Pontosan, egyértelmûen, szabatosan fogalmazzunk. 2. Legyen rövid és célratörõ a levél. 3. Felépítése: üzenet (az elsõ 1-2 mondatban váljon egyértelmûvé), megvilágítás, lezárás.
8. Negatív tartalmú leveleinket is kezdjük egy pozitív vagy legalább semleges tartalmú közléssel. 9. Ne mentegetõzzünk, de ha indokolt kérjünk bocsánatot mielõbb, tárgyszerûen és udvariasan.
10. Az udvarias zárás az oldal közepén, új bekezdésben. Mindig tartalmazzon együttmûködési készséget kifejezõ mondatot.
AZ E-MAILEK TIZENÖT SZABÁLYA: 1. Gyõzõdjünk meg róla, hogy a levél nekünk szól-e és tõlünk várnak-e rá választ.
11. Mindig kézzel írjuk alá a levelet.
2. Készítsünk “névjegyet” és használjuk minden esetben.
12. Minél hamarabb válaszoljuk meg a kapott leveleket.
3. Tisztázzuk, hogy kinek írjuk a levelet.
A kész levelet mindig olvassuk el újra. Ügyeljünk a papír, a boríték, a gépelés, az írás minõségére! Ne ezen spóroljunk.
4. Továbbküldés esetében óvatosan járjunk el és értesítsük a feladót. 5. Használjunk egyértelmû és informatív tárgymegjelölést.
A leggyakoribb hibák:
6. Minnél rövidebb legyen, de tartalmazza a szükséges elemeket.
• Ne írjunk többcélú levelet. • Ne írjunk bonyodalmas, bürokratikus, körülményes leveleket. • Számok és nevek írásakor különös gonddal járjunk el. • Ne sikkasszuk el a személyeket. • Levelünk utolsó olvasói mindig mi magunk legyünk.
7. Jelezzük a levélen, ha mégis hosszúra sikerült. 8. Az e-mailt tekintsük nyílt levélnek. 9. Olyan formában fogalmazzuk meg, mintha szemtõlszembe kellene elmondanunk. 10. Itt is fontos a helyesírás. 11. Óvakodjunk az állandó kiemelésektõl.
12. Az e-mail sem nélkülözheti az üdvözlõ sorokat és
Mikor ne használjunk e-mailt?
az aláírást. 13. Körültekintõen fogalmazzunk és olvassuk át a levelet. 14. Kerüljük az azonnali választ.
• Idõsebb emberekkel való kapcsolatfelvételkor. • Hivatalos beadványoknál, leveleknél. • Bizalmas, személyes ügyek intézésekor.
15. Ha e-mailre válaszolunk idezzük azt.
NETIKETT Mikor használjunk e-mailt? • A hálazaton tegezõdünk. • Ha gyorsan akarunk fontos információhoz jutni. • Ha gyors levélváltásra van szükség. • Könnyed hangvételû levelek írásához. • Ha üdvözölni akarunk valakit. • Ha hosszabb dokumentumokat akarunk továbbítani.
• Konzervatív feladó, liberális címzett. • A továbbküldéshez engedély az írójától. • Ne továbbítsunk láncleveleket. • A durva tréfa tiltott. Tájékoztatásul: smiley-k. • A csupa nagybetû kiabálásnak számít, kerüljük.
Levelezõ csoportok és csevegõ szobák
• Klub, tele ismerõs és ismeretlen emberekkel. • Belépéskor illik köszönni. • Tartsd tiszteletben mások személyiségét! • Sértésekre nem kell válaszolni. • Reklámozásra illetlenség használni. • Ha kidobnak annak oka volt, gondolkozz el rajta. • Az ascii rajzok nem mindenhol olvashatóak.
