MEEST GESTELDE VRAGEN UBL KETENTEST Hieronder staan de meest gestelde vragen in het kader van de UBL Ketentest: 1. Wat is de UBL Ketentest? De UBL Ketentest is de werktitel van een initiatief van Gerard Bottemanne, bedoeld om eventueel interpretatieverschillen en dialecten weg te nemen om zo vlekkeloos elektronisch facturen tussen de verschillende boekhoudpakketten te kunnen uitwisselen en te zorgen voor automatische boekingen in de administraties. Gerard Bottemanne: “‘Net als bij andere standaards kan er altijd sprake zijn van interpretatieverschillen en is het vervelend als een elektronische factuur daarom niet verwerkt kan worden. Met de SEPA-perikelen en de onderlinge bankverschillen die daarbij optraden nog vers in het geheugen ben ik het initiatief met het uitwisselen van elektronische facturen in UBL gestart. Ik ben met name enthousiast over de bereidheid van leveranciers van boekhoudsoftware (Asperion, Exact, MUIS Software, Reeleezee, UNIT4 en Visma (AccountView) om mee te werken aan het initiatief, hun samenwerking en inzet. Ik hoop dat komende periode ook andere leveranciers zullen aanhaken. De eerste positieve reacties zijn al binnen, dus daar heb ik alle vertrouwen in. Daarnaast denk ik dat het als vliegwiel kan werken om de adoptie van elektronisch factureren in het MKB te verhogen.” 2. Waarom is dit initiatief ontstaan? Het initiatief is ontstaan vanuit de gedachte dat boekhoudpakketten een essentiële rol spelen binnen het MKB, dat op dit moment de meeste elektronische facturen nog in PDF-formaat worden verzonden en dat dit met dit initiatief gemakkelijker en efficiënter kan. Aan de inkomende kant worden e-facturen in PDF-formaat nu vaak nog afgehandeld via toepassingen op het gebied van scannen en herkennen van boekingsdocumenten. Dit zal steeds meer vervangen worden door e-facturen in UBL-formaat die direct herkend en geboekt worden door de boekhoudsoftware en waarbij de inhoud van de factuur zichtbaar wordt gemaakt aan de gebruiker bij onder meer het fiatteren van inkoopfacturen en raadplegen van openstaande posten. 3. Wat is het doel van de UBL Ketentest? Het eerste doel van de UBL Ketentest was om te kijken of binnen relatief korte tijd een groep boekhoudpakketten het mogelijk kon maken om onderling e-facturen uit te gaan wisselen op basis van UBL, zodat dit meteen kan leiden tot een boekingsvoorstel. Dat doel is gehaald met de praktijkpresentatie op het ICT Accountancy Jaarcongres van 11 november 2014. Inmiddels zijn voorzichtig de volgende doelen geformuleerd, zoals: -
Documentatie en informatie uitbreiden en publiceren Samenwerken met Platform E-factureren om een gezamenlijke werkgroep opzetten 1
-
De groep aangesloten partijen uitbreiden Partnerships met stakeholders aangaan
Het uiteindelijke doel is uiteraard dat dit initiatief bijdraagt aan de adoptie van e-factureren en dus aan een stuk kostenbesparing en efficiency voor de MKB-er. 4. Voor wie is het bedoeld? De UBL Ketentest is allereerst bedoeld voor boekhoudpakketten en facturatiepakketten. Daarnaast richt de UBL Ketentest zich op partijen die hun bedrijf/beroep maken van het uitwisselen van berichten, zoals facturen. Denk daarbij aan: e-factureren dienstverleners, aanbieders van scannen en herkentoepassingen die ook UBL ondersteunen en accountantskantoren. Uiteindelijk is het bedoeld voor de eindgebruiker om hen optimaal te laten profiteren van kostenbesparing en efficiëntieverbetering die met e-factureren gepaard kan gaan; vooral door hun accountant en leverancier van financiële software hierin te faciliteren. 5. Uit hoeveel schakels bestaat de ketentest? Als er tussen twee boekhoudpakketten kan worden uitgewisseld bestaat de keten uit een minimaal aantal vereiste schakels: 2. Te weten het boekhoudpakket van de leverancier aan de ene kant en het boekhoudpakket van de klant aan de andere kant. De praktijk is echter heel divers. Dat betekent dat er soms meer schakels nodig zijn om een factuur vanuit de leverancier op de meest efficiënte manier bij de ontvanger te krijgen. Soms wel 5 of 6. De UBL Ketentest erkent deze praktijk, moedigt partijen aan en faciliteert om deze schakels met elkaar te maken. 6. Is dit ook iets voor Nederlands overheidsorganisatie die verplicht aan de e-factuur moeten? Jazeker, de UBL Ketentest maakt het ook mogelijk voor overheden om UBL berichten te ontvangen, inclusief een boekingsvoorstel. Het enige dat deze overheden moeten doen is, hun softwareleverancier vragen om te zorgen dat deze functie wordt geïmplementeerd. Dat betekent ook dat deze leveranciers bereid zijn mee te doen aan de UBL-ketentest. 7. Waarom deelnemen aan dit initiatief? De UBL ketentest heeft een aantal voordelen voor deelnemers: -
meedoen is gratis: er hoeft niets betaald te worden meedoen is gemakkelijk: download de informatie en bouw een UBL import/exportmodule in. meedoen betekent besparen: het wordt mogelijk om facturen elektronisch uit te wisselen meedoen betekent voor eindgebruikers extra besparen: door (e-)facturen uit te wisselen op zo’n manier dat er een automatisch boekingsvoorstel uit voortvloeit. En daar ligt de echte besparing. Dit levert enorme hoeveelheden gemak, besparing en efficiency op. Dat straalt ook af op de deelnemers.
2
Hieronder staat nog een aantal argumenten om mee te doen: - In korte tijd heeft al een groot aantal partijen laten weten mee te willen doen. - Het initiatief staat niet op zichzelf, er wordt actief de samenwerking gezicht met tal van stakeholders op het gebied van e-factureren en softwarepakketten. - Binnenkort wordt deze vorm van e-factureren aan de overheid verplicht gesteld. Ook bij het bedrijfsleven worden de eisen scherper. Kortom, binnenkort valt dit niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. - Er wordt vooralsnog gewerkt met doorsnee bewezen technologieën: UBL, PDF en e-mail. Kortom, geen technische moeilijkheden. - Alle informatie is beschikbaar om aan de slag te gaan. Inclusief ervaringen en bestanden van partijen die het al hebben geïmplementeerd. - Dit initiatief helpt bij het vergroten van de bekendheid en adoptie van e-factureren. De ‘taart’ e-factureren wordt daarmee groter en daarmee ook de mogelijkheden de voordelen ervan te plukken. 8. Hoe verhoud de UBL Ketentest zich tot SimplerInvoicing? Beide initiatieven zijn (volgens de initiatiefnemers van de UBL Ketentest) volledig complementair aan elkaar. De UBL Ketentest richt zich op relatief eenvoudige situaties die het toelaten dat berichten per e-mail of een ander verzendmedium in UBL (en PDF) kunnen worden uitgewisseld. SimplerInvoicing heb je nodig als het gaat complexere situaties, zoals batchgewijs uitwisselen van facturen, uitwisselen via andere kanalen dan e-mail, uitgebreide processen, complexere softwaresystemen, et cetera. 9. Vormt de UBL Ketentest een bedreiging voor bepaalde dienstverleners? De UBL Ketentest toont aan dat terwijl de adoptie toeneemt, het belang van de factuur als op zichzelf staan element (doel) afneemt en dat het vooral een signaal wordt (middel). De e-factuur wordt een signaal om te betalen, een signaal om een boekingsvoorstel klaar te zetten. Als de UBL Ketentest grootschalig zou worden ingezet, zouden de dienstverleners (boekhoudkantoren, accountants en BSP’s) die zich alleen maar richten op geïsoleerd efactureren in het lagere/midden MKB segment, het moeilijk kunnen krijgen. Aan de andere kant biedt de UBL Ketentest bij grootschalige adoptie ook heel veel extra kansen. Het wakkert verdere adoptie aan, hetgeen leidt tot een toenemende behoefte aan aanvullende diensten. 10. Voor welke standaard is gekozen? Bij de UBL ketentest is gekozen voor UBL en bepalen de participanten (lees: softwareleverancier) welke variant(en) wordt uitgewisseld. Enkele leveranciers zijn uitgegaan van UBL 2.0 en ook is getest met UBL-SI (SimplerInvoicing). Het verzenden en ontvangen zelf valt buiten de scope van de UBL ketentest. Dat regelen softwareleveranciers en andere partijen (met name BSP’s).
3
In Nederland zijn meerdere versies van de UBL standaard in omloop, zoals nu bekend: UBL 2.0, UBL 2.1, UBL-SI (SimplerInvoicing) en UBL-OHNL (Overheid). Vanuit de UBL Ketentest bestaat geen enkele voorkeur voor een bepaalde standaard; het is aan de deelnemers, de markt om dat te bepalen. In het kader van de UBL Ketentest is het van belang dat in elk geval goed gedocumenteerd is/wordt wat de exacte verschillen tussen standaards zijn. Dan kunnen ontwikkelaars daar zo mogelijk rekening mee houden. 11. Wat kost het om deel te nemen? Niets. De documentatie, tools en andere relevante informatie worden op dit moment kosteloos voor deelnemers en geïnteresseerden online ter beschikking gesteld via: www.softwarepakketten.nl/ubl en www.platformelfa.nl/ubl. 12. Wat wordt verder van de deelnemers verwacht? Bij de UBL Ketentest gaan we uit van halen EN brengen. We verwachten van de deelnemers: -
dat je akkoord gaat dat we je naam vermelden op de website dat je op je eigen website vermeld dat je deelnemer bent van de UBL Ketentest dat je je op de hoogte stelt van de ontwikkelingen rondom de UBL Ketentest dat je een bijdrage levert aan -de ontwikkeling van- de UBL Ketentest. Bijvoorbeeld enerzijds door voorbeeldfacturen (in UBL en PDF) beschikbaar te stellen en anderzijds om voorbeeldfacturen van (enkele) andere deelnemers in te lezen en te verwerken.
13. Wie faciliteren de UBL Ketentest? Uiteindelijk zijn dat de deelnemers die in een werkgroep afspraken maken om dit initiatief verder te helpen. Gerard Bottemanne van Softwarepakketten.nl/GB Ned heeft het initiatief genomen. In overleg met Friso de Jong van Platform E-factureren is besloten om een werkgroep op te richten die door Platform E-factureren wordt gefaciliteerd. 14. Wie doen er op dit moment mee? Zodra de UBL Ketentest online staat, worden de deelnemers daar vermeldt. Tot die tijd staan de deelnemers en geïnteresseerden hieronder vermeld: Boekhoudpakketten: - Asperion - Exact software - MUIS Software - Reeleezee - UNIT4 - Visma / AccountView
4
Interesse om mee te doen is getoond door: - YUKI - Cash Software - CTA Software - go2UBL Overig - Softwarepakketten.nl - Platform E-factureren 15. Ontvangen jullie ondersteuning vanuit de overheid? Het initiatief is vanuit de markt ontstaan. De overheid is daar niet bij betrokken geweest. Natuurlijk hopen we dat de overheid de kracht en eenvoud van dit initiatief herkent en de groei en borging wil ondersteunen. 16. Wie is verantwoordelijk voor het bericht dat op basis van de UBL Ketentest wordt verzonden? Conform de fiscale wetgeving ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen administratie. Degene die de e-factuur verzendt is verantwoordelijk voor wat hij heeft verzonden. Degene die de efactuur ontvangt is verantwoordelijk voor het ontvangen, controleren en verwerken. Daarom is het prettig als je naast een UBL factuur ook nog een PDF factuur kunt meesturen (gebaseerd op de UBL factuur), om gemakkelijk je verkoopfactuur/inkoopfactuur te controleren. Met de participanten van de ketentest is daarom ook afgesproken dat naast een UBL factuur ook een PDF-factuur wordt meegezonden, al dan niet embedded in het UBL-bestand.
5
