SOLIDUS OASE
HANDBOEK
OASE, een lieflijke plek te midden van een minder aangename omgeving. Het programma, de Oase, is een afgeleide versie van ons programma voor het beheren van projecten, de ProMol. Op basis van de mogelijkheden van de ProMol kreeg Solidus een order van een advocatenkantoor op het installeren van de ProMol. Gezien de geheel eigen eisen en wensen van de dossierbeheerder in de advocatuur werd het al snel duidelijk dat het aanpassen van de ProMol aan de wensen van de advocatuur, de functionaliteit van de ProMol niet zou verhogen maar verminken. Het heeft weinig zin de leverancier van zonnepanelen op te zadelen met de specifieke zaken die voor een juristenpraktijk van belang zijn en andersom. Aanpassen aan redelijke wensen van de gebruiker is onderdeel van de gebruiksovereenkomst die Solidus met haar klanten afsluit. We besloten een apart programma te schrijven op basis van de ProMol. Dat werd de Oase. In de praktijk startten wij de ontwikkeling van de Oase op basis van de uitgekristalliseerde programmatuur van de ProMol. We voegden functionaliteit toe die we niet in de ProMol wilden hebben en noemden het programma Oase. Het doel van het programma is het beheren van een dossier op een wijze die het opslaan en delen van de correspondentie en overige digitale elementen binnen het kantoor stroomlijnt en de betreffende documenten voor de collega’s benaderbaar maakt. Deze zin doet jammer genoeg een beetje onrecht aan de werkelijke functionaliteit van de ProMol en Oase. Solidus gebruikt zoveel mogelijk de functietoetsen en zo min mogelijk de muis. Als u een scherm naar genoegen ingevuld hebt, drukt u op enter, pas dan worden uw keuzen aangeboden aan het systeem, gecontroleerd op geldigheid en verwerkt.
1
SOLIDUS OASE
HANDBOEK
Opstarten van de Oase geschiedt door het aanklikken van het corresponderende icoon op uw bureaublad. U krijgt onderstaand schermpje.
Alle gebruikers van de Solidus-programmatuur staan met naam en toenaam in een gebruikersdatabase. Deze database, die uitsluitend gebruikt wordt om de bevoegdheden in de respectievelijke programma’s te beheren, wordt aangestuurd door het met een wachtwoord beveiligde programma Solidus. Als het vakje leeg is, toetst u uw naam in en drukt op enter. Op dat moment, als u toegang heeft, wordt uw naam opgeslagen op de betreffende computer. Als u het programma dan een volgende keer opstart, is uw naam vooringevuld.
2
SOLIDUS OASE / HET OPSTARTSCHERM
HANDBOEK
Na opstarten van het programma en intoetsen van uw gebruikersnaam, krijgt u onderstaand scherm opgeleverd.
Alleen de eerste keer een leeg scherm. Na verloop van een paar dagen een scherm met niet lopende, niet afgehandelde dossiers. U gaat een nieuw dossier aanmaken en drukt daarvoor op de F5=NIEUW PROJECT.
3
SOLIDUS OASE / NIEUW PROJECT
HANDBOEK
U heeft op F5=NIEUW PROJECT gedrukt en krijgt onderstaand scherm opgeleverd.
Invoeren nieuw dossier nummer
Een door u te kiezen 7-cijferig uniek dossiernummer.
Vervangt
Het oude dossiernummer. Dit is documentatie.
Dossiernaam
Meestal bestaat een dossiernaam uit Solidus / Jantje of Solidus / Pietje, of zelfs: Solidus / Advies. Bezien vanuit het gezichtspunt van de automatiseerder volstrekt overbodig en heel erg beperkend. Een korte aanduiding is beter. Deze aanduiding wordt op steekwoord benaderbaar. Uitleg op bladzijde 24 en volgend.
Zaakvorm
De Zaakvorm wordt uit een bestand gelezen. Zie pagina 6.
Aanvang dossier
De datum dat u het dossier accepteert. Dat behoeft niet beslist de werkdatum te zijn.
Onze klant(en)
Knop voor het toekennen van klanten aan het dossier. Zie pagina 7 tot en met 11.
4
SOLIDUS OASE / NIEUW PROJECT vervolg
HANDBOEK
De knop tegenpartij(en)
Knop voor het toekennen van de tegenpartij aan het dossier. De werkwijze is helemaal gelijk aan die voor het toekennen van uw klant(en) aan het dossier. Zie pagina 7 tot en met 11.
Status
De status van een dossier. Er zijn 9 mogelijke statussen. Zie pagina 12.
Beschrijving
Een tekstblok voor de beschrijving van het dossier. De bedoeling is, dat in dit tekstblok een beknopte samenvatting van het dossier gegeven wordt, zodat het ook voor de collega’s eenvoudig is kennis te nemen van de strekking van het dossier.
De knop soort dossier
De soort dossier. Er zijn 9 mogelijke soorten. Zie pagina 13.
Toevoeging
Achter deze knop wordt de toevoeging gepreciseerd. Zie pagina 14.
Afgesloten
Als u deze box vinkt is het dossier (af)gesloten.
NUMMER VAN DE KNOP
UITLEG, FUNCTIEBESCHRIJVING
EINDE
Verlaat dit scherm.
F1=HANDBOEK F5=STORE
Start het ingebouwde handboek. Met deze knop worden de gegevens van het dossier opgeslagen.
5
SOLIDUS OASE / ZAAKVORM
HANDBOEK
U heeft op de knop ZAAKVORM geklikt.
Blader door de verschillende schermen en kies de gewenste zaakcode door het . volgnummer in te toetsen en op enter te drukken. De inhoud van de tabel is gebaseerd op de publicatie “Zaakcodes ten behoeve van kliënt- en toevoegregistratie.”
6
SOLIDUS OASE / ONZE KLANT(EN)
HANDBOEK
U heeft op de knop ONZE KLANT(EN) geklikt.
Het wordt al een beetje complexer. Eerst even uitleg van de knoppen. NUMMER VAN DE KNOP
UITLEG, FUNCTIEBESCHRIJVING
EINDE
Verlaat dit scherm.
F1=HANDBOEK
Start het ingebouwde handboek.
F3=BEDRIJVEN
Start een module om een bedrijf te selecteren.
F5=PARTICULIEREN
U werkt nu een keer voor bedrijven en voor particulieren. Voor Solidus zijn dit 2 aparte databases.
F7=VORIG
Het vorige scherm met 15 klanten.
F8=VOLGEND
Het volgende scherm met 15 klanten.
F12=KORRELATIEBESTAND
Wat is uw relatie tot de klant?
7
SOLIDUS OASE / ONZE KLANT(EN)
HANDBOEK
U gaat een bedrijf als klant toevoegen. Druk op F3=BEDRIJVEN. U doorloopt een tweetal standaard schermen en eindigt op onderstaand scherm.*
Op dit scherm geeft u de relatie van uw klant jegens u aan. U kiest 1 van de mogelijke velden onder het kopje KLIK OP KORRELATIE. Deze termen kunt u onderhouden door op het icoontje te klikken. Daarnaast kunt u het percentage intoetsen waarmee de klant meedeelt in het ontvangen van uw declaraties. Als u op enter drukt, keert u terug op het werkscherm RELATIES AAN DEZE ZIJDE van pagina 7. * Het selecteren van een klant of particulier op basis van de naam behoort tot de standaard werkmethode van Solidus en wordt niet nader in deze documentatie gepreciseerd.
8
SOLIDUS OASE / ONZE KLANT(EN)
HANDBOEK
U heeft op de knop ONZE KLANT(EN) en de klantgegevens ingetikt. U krijgt…
U kunt de gegevens van de klant, die van pagina 8, inzien door het volgnummer in te toetsen en op enter te drukken. Dan krijgt u het scherm van pagina 8 wederom opgeleverd. NUMMER VAN DE KNOP
UITLEG, FUNCTIEBESCHRIJVING
EINDE
Verlaat dit scherm.
F1=HANDBOEK
Start het ingebouwde handboek.
F3=BEDRIJVEN
Start een module om een bedrijf te selecteren.
F5=PARTICULIEREN
U werkt nu een keer voor bedrijven en voor particulieren. Voor Solidus zijn dit 2 aparte databases.
F7=VORIG
Het vorige scherm met 15 klanten.
F8=VOLGEND
Het volgende scherm met 15 klanten.
F12=KORRELATIEBESTAND
Wat is uw relatie tot de klant?
9
SOLIDUS OASE / ONZE KLANT(EN) Op dit scherm ziet u nog twee knoppen. Klik op
HANDBOEK op de regel achter de naam van de klant.
Dit is het startscherm van de correspondentiemodule uit ons standaardprogramma de DraaiMol. De werking is beschreven in het handboek DraaiMol en wordt in dit handboek niet nader beschreven. Raadpleeg voor de werking van dit programmadeel het handboek DraaiMol. U laadt een eerder geschreven brief door het volgnummer in te toetsen en op enter te drukken. U maakt een nieuwe brief, die dan aan het dossier en de klant verbonden is, door op de F2 te drukken.
10
SOLIDUS OASE / ONZE KLANT(EN) Op dit scherm ziet u ook de knop
HANDBOEK
. Klik op dit icoon en u krijgt..
Dit is het werkscherm van de DraaiMol. U heeft alle functionaliteit van de DraaiMol op dit scherm beschikbaar, terwijl u nog gewoon in uw dossier aan het werk bent. In het kader van deze documentatie beperken wij ons tot het afdrukken van dit scherm. De mogelijkheden in de rechterkolom worden aangestuurd in het overkoepelende programma, Solidus. De DraaiMol kent een eigen en uitgebreid handboek.
11
SOLIDUS OASE / STATUS
HANDBOEK
U heeft op de knop STATUS geklikt en krijgt onderstaand keuzeschermpje opgeleverd.
U kunt een dossier onderbrengen in een status. U kiest de status door het volgnummer in te toetsen en op enter te drukken. U kunt ook kiezen door op de gewenste regel te klikken. Er zijn 9 mogelijke statussen. De teksten dient u zelf in te toetsen door op de F5=TEXTEN te klikken. U krijgt dan hetzelfde scherm als hierboven, maar dan met de velden invulbaar.
12
SOLIDUS OASE / SOORT DOSSIER
HANDBOEK
U heeft op de knop SOORT DOSSIER en krijgt onderstaand keuzeschermpje opgeleverd.
U kunt een dossier onderbrengen in een soort dossier. U kiest de soort door het volgnummer in te toetsen en op enter te drukken. U kunt ook kiezen door op de gewenste regel te klikken. Er zijn 9 mogelijke soorten. De teksten dient u zelf in te toetsen door op de F5=TEXTEN te klikken. U krijgt dan hetzelfde scherm als hierboven, maar dan met de velden invulbaar.
13
SOLIDUS OASE / TOEVOEGING
HANDBOEK
U heeft op de knop TOEVOEGING geklikt en krijgt onderstaand scherm.
Als jurist heeft u bijna dagelijks met deze praktijk te maken. De gegevens die u in dient te vullen zijn u allemaal bekend en behoeven geen nadere toelichting. De klant, uw klant, is bij een toevoeging altijd een particulier, denken wij. Het voorbeelddossier is gericht op een bedrijf. Dit verklaart waarom er geen gegevens ingevuld zijn achter NAAM KLANT. Deze gegevens worden uit de database met particulieren gelezen. In het voorbeelddossier werken we voor een bedrijf. De inhoud van dit scherm is gebaseerd op de toevoegingscorrespondentie van de Raad voor de Rechtsbijstand.
14
SOLIDUS OASE / NIEUW PROJECT
HANDBOEK
Achter de F5=NIEUW PROJECT is alles ingevuld. Onderstaand scherm is het resultaat.
Er zijn nog een paar knoppen te bespreken. NUMMER VAN DE KNOP
UITLEG, FUNCTIEBESCHRIJVING
EINDE
Verlaat dit scherm.
F1=HANDBOEK F5=STORE
Start het ingebouwde handboek. opslaan/bewaren van de gegevens van het dossier.
F4=BOEKHOUDING
Dit programma is integraal gekoppeld aan het Solidus boekhoudprogramma. Raadpleeg de boekingen in de boekhouding op dit dossier door op deze knop te drukken.
F9=TEKSTVERWERKING
Bij het dossier behorende digitale zaken, hierachter.
TOON DE FOTO’S
Foto’s die bij het dossier horen, achter deze knop.
BOEK DE GEWERKTE TIJD
Het inboeken van de gewerkte tijd op het dossier.
15
SOLIDUS OASE / PROJECT Op het dossierscherm is op de
HANDBOEK F4=BOEKHOUDING geklikt. U krijgt..
U ziet dat de grootboekkaartjes 7000 en 8500 in dit overzicht geteld worden. De kaartjes waarop je met behulp van dossiernummers kunt boeken definieer je in een programma dat tot de boekhoudgroep behoort. In de boekhoudgroep kan men voor andere kaartjes kiezen. In het kader van deze documentatie is nader ingaan op deze functie niet opportuun.
16
SOLIDUS OASE / PROJECT Op het dossierscherm is op de
EINDE
HANDBOEK F9=TEKSTVERWERKING geklikt. U krijgt..
Verlaat dit scherm.
F1=HANDBOEK
Start het ingebouwde handboek.
F6=TOEVOEGEN EXTERN
Het toevoegen van externe bestanden. Brieven maak je via de Oase. Alle andere documenten, PDF-sheets, Excel-sheets en dergelijke voeg je middels deze knop toe.
F9=SCANNEN
Als u een gekoppelde scanner heeft, kunt u met deze knop bijgeleverde opzichten scannen en toevoegen.
F7=VORIG
Het vorige scherm met 15 documenten
F8=VOLGEND
Het volgende scherm met 15 documenten
17
SOLIDUS OASE / PROJECT Op het dossierscherm is op de
HANDBOEK F6=TOEVOEGEN EXTERN geklikt. U krijgt..
en de kiest u een aanbiedende relatie. Met behulp van de Die keus komt achter KOMT VAN’. Achter COMMENTAAR toetst u uw commentaar bij het document in. Daarna zoekt u het document met behulp van de ZOEK-knop. U doet dat allemaal en drukt op F2=DEZE.
18
SOLIDUS OASE / PROJECT Op het dossierscherm is op de
HANDBOEK F9=TEKSTVERWERKING geklikt. U krijgt..
Zoals u ziet, staan de gegevens van de aanbieder van het document en uw korte commentaar op scherm. Ook de functionaris die het document toegevoegd heeft, wordt getoond. U laadt het betreffende digitale document, dat kan dus ook een pdf of een Excel-sheet zijn, door het volgnummer in te toetsen en op enter te drukken. Voor aanvullende documentatie klikt u op de regel onder COMMENTAAR DOCUMENT.
19
SOLIDUS OASE / PROJECT
HANDBOEK
U heeft op de regel onder COMMENTAAR DOCUMENT geklikt. U krijgt.
Uw kunt uw commentaar bij de brief corrigeren. Eventueel kunt u verwijzen naar gerelateerde bijlagen.
20
SOLIDUS OASE / PROJECT Op het dossierscherm is op de
HANDBOEK TOON DE FOTO’S geklikt. U krijgt..
Als er foto’s aan het dossier toegevoegd zijn, zijn ze hier zichtbaar. We voegen een foto toe. De tussenliggende stappen zijn gelijk aan het toevoegen van documenten, Excel-sheets en dergelijke. Het resultaat is echter iets anders.
21
SOLIDUS OASE / PROJECT U heeft op de
HANDBOEK
TOON DE FOTO’S geklikt en u heeft een foto toegevoegd.
De foto wordt van de oorspronkelijke locatie naar een speciale locatie op het netwerk van het bedrijf gekopieerd. Even wat gedetailleerder. U heeft een foto, of een pdf of een brief die u aan het dossier toe wilt voegen. Deze foto of pdf staat op uw laptop of op uw verwisselbare schijf of op uw usb-stick. Binnen het programma bladert u naar het opslagmedium, selecteert het gewenste object en voegt het object toe aan het dossier. Het programma maakt een kopie van het origineel en plaatst deze kopie binnen het programma in de daarvoor bestemde map. Als u de foto vergroot wilt zien, klikt u op de foto.
22
SOLIDUS OASE / PROJECT U heeft op de
HANDBOEK
BOEK DE GEWERKTE TIJD geklikt en krijgt onderstaand scherm.
Dit is het werkscherm van het Solidus standaardprogramma voor het inboeken van gewerkte uren. Dit scherm is gebonden aan uw klant en uw dossier. U toetst starttijd en eindtijd in en drukt op enter. Op dat moment wordt de tijd op het dossier geboekt. In het kader van deze documentatie beperken wij ons tot het afdrukken van dit scherm. Het inboekprogramma voor de gewerkte tijden kent een eigen en uitgebreid handboek.
23
SOLIDUS OASE / ZOEK EEN PROJECT
HANDBOEK
Aan het eind van de toer bent u weer terug op het allereerste bladerscherm.
We willen u toch nog even de
laten zien.
U zoekt een dossier. Dan kunt u de klant selecteren door middel van de
(DraaiMol, bedrijven) of de
(ParMol, particulieren) knop. Dan beperkt u de mogelijke dossiers al direct tot de lopende dossiers van de geselecteerde klant. U krijgt er 15 op scherm dus in het algemeen kunt u direct vinden wat u zoekt. Hebt u geen idee, en lopen er veel dossiers bij de geselecteerde klant, dan kunt u zoeken met de
.
Klik op de knop met de
.
24
SOLIDUS OASE / ZOEK EEN PROJECT
HANDBOEK
Aan het eind van de toer bent u weer terug op het eerste scherm en u heeft de
geklikt.
U toetst 7350 in en drukt op enter.
25
SOLIDUS OASE / ZOEK EEN PROJECT
HANDBOEK
U heeft het zoekwoord 7350 ingetoetst en op enter gedrukt. Dit is het resultaat.
Toets het volgnummer van het gewenste dossier in en druk op enter. U krijgt het scherm van bladzijde 15 opgeleverd en kunt weer alles aan of voor het dossier doen dat op de voorgaande 25 bladzijden beschreven werd.
© SOLIDUS SOFTWARE DECEMBER 2009
26
