Het Oud Hollandsch Uitbesteding Spel
Inleiding
Voor u ligt het ‘Oud Hollandsch Uitbesteding Spel’ mogelijk gemaakt door Buytenshuis, een initiatief van BMC Interlink. De bedoeling is om u op een eenvoudige manier te helpen met het in kaart brengen van de kerntaken van uw eigen corporatie Het spel kan individueel gespeeld worden maar u kunt er, met behulp van een beamer, ook een half uurtje voor inruimen bij uw wekelijkse MTbijeenkomst Wij hopen dat het u stof tot nadenken geeft over de mogelijkheden en innovatieve manieren hoe u als corporatie, met behoud van de voor u kenmerkende kwaliteit en eigenheid, kunt samenwerken met marktpartijen en zo kosten kunt besparen!
Uitleg/ Spelregels
In de volgende acht slides staan de processen/ activiteiten gebundeld die bruikbaar kunnen zijn om uit te besteden (let op: sommige processen zijn misschien voor uw corporatie minder relevant) We hebben zelf de afbakening van de processen en activiteiten bepaald aan de hand van bestaande diensten in de markt. U bent vrij om dit aan te passen of hiervan af te wijken (de achtste slide geeft de mogelijkheid om eigen processen te schetsen) Vervolgens krijgt u een keuze slide met een methode die u zal helpen om de processen voor uw corporatie op de juiste manier te categoriseren Na de uitleg van deze methodiek is het aan u om uw eigen kerntaken en DNA vast te stellen. Dit kunt u eenvoudig doen door de post-its die rechtsboven de kolom van ieder proces staan geplakt op de voor u juiste plek te plakken in de slide van uw eigen corporatie Als u dit heeft gedaan hebben wij in de laatste slides een voorzet gegeven hoe wij de recente discussie over de brede-, focus- en regie corporatie voor ons zien en kunt u bepalen hoe dat zich verhoudt met uw corporatie
Processen / activiteiten s Dagelijk oud onderh
• Technisch beheer • Afhandelen reparatieverzoeken (24/7) • Contractbeheer • Controleren facturen • Preventief schouwen bezit (jaarlijks) • Aansturen aannemers • Controle werkzaamheden aannemer • Contact huurder
ële Financi tie tra adminis
Financiële administratie
Sociaal beheer
• Woonfraude • Overlast • Huisbezoeken • Ontruimingen • Huurdersoverleg • Leefbaarheid
Als de post-it een Buytenshuis logo heeft biedt Buytenshuis deze dienst aan
Dagelijks onderhoud
Sociaal beheer
Deze post-its kunt u kopiëren en plakken in de slide van uw eigen corporatie verderop in dit document
• Inboeken facturen • Controleren facturen • Uitbetalen betalingen • Verstrekken gegevens tbv verslagen of rapportages • AO/IC • Projecten administratie
Processen / activiteiten • Voor- en/of eindopname • EPA-label vaststellen • Bepalen verhuurbevorderende maatregelen • Oplevering woning voor nieuwe huurder
eel Financi nt me manage
Financieel management
• Technisch beheer • Opstellen MJOB • Aanmaken werkbonnen • Aanbesteden en opstellen contractstukken • Aansturen aannemers • Toezicht • Contoleren facturen • Bouwtechnisch advies
Huuring opzegg
Huuropzegging
Planmatig en Groot onderhoud
tig en Planma Groot oud onderh
• Jaarbegroting • Jaarrekening • BTW-aangiften • Waarderingen vastgoed • DPI en DVI • Financiële rapportages • Management rapportages
Processen / activiteiten Huurinc
• Nabellen storno’s en achterstanden • Betaalafspraken en regelingen • Uitnodigen huisbezoek • Dossiervorming • Inschakelen netwerk • Deurwaarderszaken
Huurincasso
VvE beheer
• Bestuurlijk beheer (o.a. ALV) • Financieel beheer • Technisch beheer • Sociaal beheer
asso
kosten
Service
• Bepalen servicekosten • Offertes opvragen en beoordelen • Bepalen voorschotten • Verwerken servicekosten • Afrekenen servicekosten
Servicekosten
heer
VvE be
Processen / activiteiten p Verkoo
• 1ste lijns klantvragen • 1ste lijns reparatieverzoeken • Administratie • Postwerkzaamheden
• Bepalen oplevering woning (bestaand bezit) • Vaststellen EPA-label • Bepalen verkoopbevorderende maatregelen • Aanbieden woning • Regelen overdracht • Tekenen koopakte
Verkoop
Verhuur
• Aanbieden woningen • Toetsen & selecteren kandidaten • Inkomenstoets • Bezichtigingen • Opstellen en tekenen huurcontract • Marktonderzoek
Klantenservice/ KCC
r Verhuu
service Klanten / KCC
Processen / activiteiten eer ICT beh
• Sloop/Nieuwbouw • Initiatief • VO • DO • Bestek • Realisatie
• Servicedesk • Applicatie beheer • Cloud services • Infra en incident management
ICT beheer
• Toetsen realisatie • Marktonderzoek • Facetbeleid en wijkvisies • Complex strategieën • Uitwerken voorkeursvarianten • Accorderen SVB
Project eling ontwikk
Projectontwikkeling
Strategisch Voorraadbeleid
SVB
Processen / activiteiten • Administratie huurovereenkomsten • Huurverhoging/wijziging • Eindafrekening • Prolongatie • Opvoeren nieuw bezit • Huurstandenregister/ cartotheek
Salaris tratie adminis
Salaris administratie
Inkoop
• Aanbestedingen • Collectieve inkoop ( voorzieningen, energie, facilitair e.d.) • Leveranciersselectie • Bestellen • Contract- en leveranciers management
Huur tratie adminis
Huur administratie
Inkoop
• Uitbetalen salarissen • Loonbelasting • Overige afdrachten • Vragen salaris • Onkostenvergoeding • Declaraties
Processen / activiteiten Mutatie oud onderh
• Opstellen VvE • Bepalen bruidschat • Splitsen pand • Behartigen belangen corporatie in VvE
• Mutatie beheer
Mutatie onderhoud
• In- en uitdienst tredingen • Registratie van ziekte • Verandering van personeels- of salarisgegevens • Opstellen arbeidsovereenkomst • WIA
(Groot) l rsro eigenaa
(Groot) eigenaarsrol
Personeelsadministratie
eelsPerson tratie adminis
Processen / activiteiten e Zelf in t vullen…
• [Tekst] • [Tekst]
Zelf in te vullen…
Zelf in te vullen…
• [Tekst] • [Tekst]
e Zelf in t … vullen
Zelf in te vullen…
e Zelf in t … vullen
MCW-methode Must haves
Dit zijn de processen of activiteiten in de binnenste schil die u beschouwt als behorende tot uw kerntaak. Deze kerntaak dient geformuleerd te worden in aansluiting op uw huidige en/of toekomstige visie uit het ondernemingsplan. Het is het DNA van uw corporatie, ongeacht de kosten die u hiervoor dient te maken.
Could haves
Dit zijn de processen of activiteiten in de middelste schil die dichtbij uw kerntaak/ DNA horen maar niet opwegen tegen de kosten die hiervoor gemaakt dienen te worden. Deze activiteiten kunnen uitbesteed worden en u kunt er verstandig aan doen om hierbij de mogelijkheid tot weer inbesteden open te laten/ te organiseren.
Won’t haves
Dit zijn de processen of activiteiten in de buitenste schil die u niet beschouwt als uw kerntaak. In deze categorie vallen processen of activiteiten die niet bij uw DNA horen en die uitbesteed kunnen worden zonder dat dit ten koste gaat van waar u als corporatie voor staat. Uitbesteding moet hierbij als definitief worden beschouwd.
Uw corporatie…
Nu is het uw beurt! Plak hier de post-its uit de slides (processen en activiteiten)
Voorbeeld 1 Brede corporatie Sociaal beheer Huuring opzegg
SVB
Huurinc
asso
p Verkoo
service n e t n a l K Project / KCC g n i l e ontwikk
r Verhuu
Huur tratie adminis
eel Financi nt me manage
s Dagelijk oud onderh
Mutatie oud onderh
Inkoop
(Groot) l Salaris rsro tratie eigenaa adminis
heer VvE be
kosten
Service
n matig e n a l P e ël Financi tie Groot eer tra oud ICT beh h r e d adminis n o
eelsPerson tratie adminis
Voorbeeld 2 Focus corporatie p Verkoo
Sociaal beheer
SVB
Project eling ontwikk
ële Financi tie tra adminis
kosten
Service
Inkoop r Verhuu
Huuring opzegg
(Groot) l rsro eigenaa
Mutatie oud onderh
s Dagelijk oud onderh
ass Huurinc
eel Financi nt me manage
tig en Planma Groot oud onderh
o
heer VvE be
service n e t n a l K / KCC
Huur tratie adminis
eelsPerson tratie adminis
Salaris tratie adminis eer ICT beh
Voorbeeld 3 Regie corporatie ccount Extra: A ent/ m manage ol regie r
(Groot) l rsro eigenaa SVB
Inkoop
eel Financi nt me manage r Verhuu
Sociaal beheer
asso Huurinc
tig en Planma Groot oud onderh
ële Financi tie tra adminis kosten Service Project eling ontwikk
Huur tratie adminis Huuring opzegg Mutatie oud onderh
eer ICT beh eelsPerson tratie adminis s Dagelijk u o d onderh
service Klanten / KCC
Salaris tratie adminis
Voor meer informatie, kunt u contact opnemen met: Phidias Jansen Buytenshuis phidiasjansen@ bmc.nl BMC | Buytenshuis 033 – 496 52 00
[email protected] www.bmc.nl
