Het innovatieve CRM-pakket dat uw leven - en dat van uw klanten - verandert

Het innovatieve CRM-pakket dat uw leven - en dat van uw klanten - verandert

Hoe pakt u het aan om uw klant op zijn wenken te bedienen? Hoe geeft u hem het gevoel dat u hem door en door kent, dat u inspeelt op zijn wensen, nog voor hij ze heeft uitgesproken? Hoe motiveert u hem om telkens opnieuw voor u te kiezen?

U rekent op uw team en op de goede wil van uw collega’s; misschien wordt het tijd om ze met de gepaste tools te voorzien.

Treed binnen in een wondere, nieuwe wereld van totale efficiëntie.

Waarom u niet langer zonder CRMpakket kunt

Waarom is CRM (Customer Relationship Management) zo belangrijk? Omdat het gaat om het opbouwen en behouden van een sterke vertrouwensrelatie met uw klanten om hen tevreden te stellen. Klanten die telkens opnieuw voor u kiezen, omdat ze weten dat ze nergens beter bediend worden dan bij u. U zult er beslist baat bij hebben, want zonder klanten staat uw bedrijf nergens. Maar bent u er zich ook van bewust dat u met behulp van het juiste CRMpakket een zee van tijd en moeite bespaart, en terzelfdertijd uw klanten extra verwent?

We nodigen u uit om kennis te maken met het begrip ‘totale efficiëntie’; zijnde een maximaal resultaat verkrijgen met de beschikbare middelen. Het middel dat we u voorstellen om een maximum resultaat te bereiken, heet Efficy CRM. Bereid u voor: deze CRM-oplossing maakt een wereld van verschil, voor u, uw bedrijf, uw medewerkers en uw klanten.

Hoe Efficy CRM het verschil maakt Een bedrijf bestaat uit een dynamische verzameling elementen, die voortdurend evolueren en met elkaar in verband staan. Door deze elementen steeds opnieuw met elkaar te verbinden, creëert u een stevige en onverwoestbare kern. Wij noemen dit het ‘corporate business memory’. Het is te vergelijken met een atoom, bestaande uit een kleine, positief geladen atoomkern. Ziet u hoe de verschillende elementen, als een elektronenwolk, naadloos met elkaar verbonden zijn en zo een kleine, ondeelbare kern tot stand brengen? Dat is wat er gebeurt als u Efficy CRM gebruikt en als al uw medewerkers hun steentje bijdragen door hun informatie op te slaan in de centrale database. Op deze manier creëert u uw corporate business memory, het centrale geheugen van uw bedrijf. Efficy CRM is de lijm, die van uw bedrijf een stevige vestiging maakt. De reden hiervoor is eenvoudigweg dat Efficy CRM gecreëerd is vanuit dit perspectief: voor iedere bouwsteen bestaat er een aparte module, en al deze modules staan met elkaar in verbinding. Dat u alles kunt centraliseren, is meteen ook de grootste troef van dit pakket.

Want dankzij deze centrale aanpak behalen uw medewerkers met een minimale inspanning een maximaal resultaat.

1. CONTACTEN EN BEDRIJVEN

U laat geen steek meer vallen

Hoe vaak gebeurt het niet dat een mailing bij de verkeerde persoon terechtkomt? Dat een sales medewerker naar een contactpersoon belt en te horen krijgt dat een van zijn collega’s net dezelfde vraag heeft gesteld? Welk bedrijf heeft er niet te kampen met dubbele encoderingen, half of dubbel werk? Hoe vaak moet er iemand bellen om, nog maar eens, het BTW-nummer van een klant te noteren? Dergelijke vergissingen gebeuren voortdurend. U staat er misschien niet bij stil, maar ze zijn niet goed voor het imago van uw bedrijf en uw medewerkers verliezen er erg veel tijd mee. Dus: als er een oplossing bestaat waarmee u deze problemen kunt vermijden, waarom zou u nog langer aarzelen?

•

tel: u werkt aan een zaak met een bedrijf en uw S collega heeft contact met één van haar filialen. Dankzij een dynamische koppeling kunt u beide entiteiten met elkaar verbinden en zo op de hoogte blijven van elkaars werk. Of heeft u een contactpersoon die bij verschillende bedrijven werkt? Geen probleem, u koppelt zoveel u wilt!

•

edaan met het zoeken naar die ene post-it of dat G visitekaartje, dat mysterieus is verdwenen. U hoeft niet meer te gaan klagen bij uw collega dat u weer eens bij de verkeerde persoon terechtkwam. Met Efficy CRM gaat het opslaan van gegevens zo makkelijk, dat het al snel een automatisme wordt. Of het nu gaat om klanten, prospects, leveranciers, distributeurs of partners; voor u het weet heeft u dankzij Efficy CRM een schat aan informatie in huis. U kunt alles opslaan wat u maar wilt (adressen, nummers, URL’s, e-mail ...) en relevante informatie toevoegen, zoals de activiteiten en de aard van het bedrijf. Praktisch, niet alleen voor u, maar ook voor de collega, die uw klant in de toekomst mis- schien toegewezen krijgt.

•

ankzij de tabbladen krijgt u een duidelijk over- D zicht van de toegevoegde informatie per onder- deel zonder er naar te moeten zoeken. Gebeurde er iets belangrijks bij uw grootste klant terwijl u afwezig was? Efficy CRM laat het u dadelijk weten. In een oogwenk.

2. AGENDA EN TAKENLIJST

Georganiseerd begonnen is half gewonnen

Er wordt tegenwoordig heel wat gesproken over timemanagement. Het lijkt alsof we collectief lijden aan tijdsgebrek. Meer tijd kunnen we u niet geven, maar we kunnen u wel de mogelijkheid bieden om uw tijd zo efficiënt mogelijk te beheren en te organiseren: via de rijke context van de Efficy-dimensie.

AGENDA • Neem uw afspraken in de Efficy-dimensie op en link ze aan één of meerdere contacten, bedrijven, projecten, publicaties, opportuniteiten … Deze contextuele diepgang laat u toe om over gegevens te beschikken die «spreken», zin hebben.

Takenlijst

• U beschikt over een handig overzicht van uw eigen agenda en die van uw collega’s. Het is dus makkelijk om vergaderingen of besprekingen in te plannen, de reservatie van beamers of andere hulpmiddelen vast te leggen en de beschikbaar- heid van collega’s te checken.

• U kunt prioriteiten toekennen, urgentiegraad en limietdatum toevoegen, taken koppelen aan contacten, bedrijven, projecten, documenten … U hoeft dus niet langer een knoop in uw zakdoek te leggen, want voortaan vergeet u niets meer!

• Moet u naar een klant die niet naast de deur woont? Dan kunt u de duur van de reis apart in uw agenda inplannen, zodat uw collega’s perfect weten hoe lang u afwezig bent. • Goed om weten: ook collega’s die niet over Efficy CRM beschikken, kunnen via Outlook de agenda raadplegen! • Bent u het gewoon om te werken met Outlook of Lotus Notes? Geen paniek, deze agenda’s worden moeiteloos met Efficy CRM gesynchroniseerd.

• Gedaan met eindeloze ‘to do’-lijstjes die u telkens opnieuw in uw agenda kribbelt. De takenlijst van Efficy CRM biedt u een handig overzicht en toont u in een oogwenk welke taken u vandaag absoluut moet afwerken.

• U moet een flink aantal prospecten terugbellen vandaag? De CTI vereenvoudigt u het leven: een klik op het telefoonnummer van de contactper- soon vanuit de takenlijst, en het nummer wordt gevormd. Zo zal u merken dat u veel tijd wint!

3. E-MAIL Klasseer uw e-mails in de Efficy-dimensie

E-mail is een handig en krachtig communicatiemiddel … op voorwaarde dat we het op de juiste manier gebruiken. Hoe vaak hoort u niet iemand zuchten dat zijn e-mails voor niets waren? Hoeveel e-mails heeft u vandaag weer niet beantwoord? Met Efficy CRM kunt u al uw e-mails, inclusief bijlagen, centraal opslaan en automatisch archiveren. Ongeacht de software die u reeds kent en gebruikt.

• U centraliseert uw inkomende en uitgaande elektronische berichten in Efficy CRM vanuit Outlook. In tegenstelling tot de lineaire klassering in de Outlook-dossiers, kadert Efficy CRM uw e-mails in op een multidimensionele wijze. U kunt opnieuw zoveel contacten, bedrijven, dossiers, opportuniteiten ... linken als u wenst.

• Vervolgacties kunt u snel en makkelijk inplannen, met vermelding van de inhoud van de oorspronke- lijke e-mail. • We gebruiken e-mail eigenlijk voortdurend: Efficy CRM houdt daar rekening mee. E-mail wordt gezien als een onafhankelijke entiteit; waar u zich ook bevindt binnen Efficy CRM, u vindt overal een instant e-mailknop waarmee u haast auto matisch een mail kunt verzenden naar de juiste contactpersoon. • Het is prettig om een persoonlijke tint te geven aan uw e-mails. Dit kan met behulp van sjablonen, die u zelf instelt. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld ook eenvoudige antwoorden op verzoeken genereren en versturen. En u kunt er zoveel maken als u wilt!

4. DOCUMENTEN

Zie de bomen door het bos van harde schijven en directories

Een bedrijf staat nooit stil. Medewerkers promoveren, verlaten uw bedrijf, veranderen van functie … en al deze medewerkers hebben een schat aan informatie in de vorm van documenten. In veel bedrijven heeft iedereen zijn eigen methode om documenten te bewaren. Dat wil ook zeggen dat die schat aan informatie vaak verloren gaat, of dat collega’s hard en lang moeten zoeken naar dat ene onmisbare document, dat ze zelf niet hebben aangemaakt. Met Efficy CRM is dat verleden tijd. Documenten worden centraal opgeslagen in de database en zijn altijd en overal te raadplegen.

• Efficy CRM zorgt voor een naadloze integratie met alle Office-programma’s. • Maak uw eigen sjablonen aan! Zo kunt u de huis stijl van uw bedrijf garanderen en tegelijkertijd beschikken over al uw opgeslagen gegevens in Efficy CRM (adressen, referenties, etc.). • Maak het onderscheid tussen verschillende types van documenten: offertes, bestelbonnen, contracten, facturen ... dankzij de herkenbare referentie- nummers en specifieke velden per type. • U kunt uw documenten waterdicht beveiligen: onbevoegden krijgen geen toegang tot vertrouwe- lijke informatie. • U kunt de veelvoudige zoekcriteria van Efficy CRM gebruiken voor een ‘instant search’, zodat u docu- menten razendsnel opspoort. • Zit u (fysiek) niet in hetzelfde bureau, maar moet u toch dringend samen met enkele collega’s aan een bepaald document werken? Eén antwoord: Efficy CRM!

Per Fax verzenden

Per E-Mail verzenden

Omzetten naar PDF

5.

PRODUCTEN Een complete catalogus, up-to-date en toegankelijk

Ongeacht de hoeveelheid of soort producten die u verkoopt, het zijn er altijd te veel om op uw duimpje te kennen. Hoe zit het met de laatste nieuwigheden, een tijdelijke promotie, een nieuwe techniek? Met Efficy CRM kunt u een uitgebreide productcatalogus aanleggen, waarin u in een mum van tijd alle bijzonderheden terugvindt: niet alleen eenheden, kortingen, prijsstructuren maar ook eigenschappen zoals maten, kleuren en andere specificaties.

• U kunt producten koppelen aan bedrijven, contacten, documenten en projecten en er een query of rapport over maken. • De productenmodule helpt u bij het maken van uw offertes; u kunt ook makkelijk terugvinden aan welke bedrijven of personen een bepaald product werd verkocht en in welke offertes het product voorkomt. • Een bepaald product kan deel uitmaken van een promotie: link het dan aan de overeenstemmende Marketing-module om uw klanten te laten profite- ren van de lopende actie.

6. DOSSIERS

Klasseren of projecten opvolgen: alles wordt beheerd, niets gaat verloren

Efficy-dossiers kunnen meerdere gezichten hebben; ze kunnen eenvoudigweg dienen om informatie te groeperen ofwel om complexe projecten te beheren. En ook dat is de kracht van Efficy CRM: u kan het zo moeilijk of makkelijk maken als u wenst.

Projecten opvolgen • U doet «zaken», beheert «dossiers», boekt vooruit- gang in «projecten». Om deze activiteiten te ondersteunen, is het met Efficy CRM mogelijk om uw eigen velden toe te voegen in de Dossiers: beschikbaar budget, vooruitgangsstatuut, begindatum, einddatum, verantwoordelijke …

• Stel u een Dossier voor waar meerdere afdelingen aan werken: elk departement kan toegang hebben tot specifieke velden: commerciële informatie, financiële gegevens, vooruitgang van het project. • Elke ondernemingstaak, elk binnenkomend of uitgaand bericht kan bewaard worden in het kader van één of meerdere Dossiers. Zo zult u dus in een oogopslag weten hoever men staat binnen elk project en wie wat doet. Klasseren • De Dossiers kunnen ook dienen als thema mappen. Zo zal een dossier «Offertes» al de uitgaande commerciële voorstellen bevatten; een dossier «HR» zal alle post, e-mails en acties aangaande Human Resources groeperen, etc. • Voor een betere visualisatie van uw dossiers, kunt u hoofd- en subdossiers creëren om een boom structuur te bekomen zoals in Windows Explorer. • Hoeveel documenten zweven er rond in de digitale ruimte van uw bedrijf, zonder ooit nog te worden gevonden of gebruikt? Denk eraan om hen op te slaan in Efficy CRM, waar u ze kunt linken aan zoveel Dossiers als u wilt. Zo worden al uw docu- menten opnieuw optimaal benut.

7. TIMESHEETS

Correcte facturen maken goede vrienden!

Het is telkens weer een uitdaging: alle activiteiten correct factureren aan klanten. Teveel factureren geeft ontevreden klanten en onderfactureren brengt uw bedrijf in gevaar. En dan hebben we het nog niet over de rompslomp van het inbrengen van de timesheets. Efficy CRM helpt u bij deze tijdrovende taak.

• Het ingeven van de bestede tijd aan elk dossier of project is snel en toch compleet, en vermeldt variabele kosten zoals kilometervergoeding, maaltijden ...

• De dagelijkse of maandelijkse import van acties aanwezig in uw Agenda en Takenlijst bespaart u nog meer tijd want u hoeft uw bestaande presta- ties onder vorm van acties niet opnieuw in te geven. Door de precisie bij het ingeven is er minder risico op fouten, bvb. op de duur, het dossier, enz. • U geeft makkelijk aan wat al gefactureerd werd. • Dankzij het veld «tijdsbudget» in de dossiers, kunt u de voorziene tijd vergelijken met de reëel gepresteerde tijd op elk project. Een teller geeft onmiddellijk aan of het budget is overschreden. • Efficy CRM laat ook toe om meer uitgebreide tijdregistratie te voorzien, dankzij de automatische tellers op de acties en zelfs op de documenten bijvoorbeeld. Een simpele import in de timesheet op het eind van de dag en het is gebeurd.

8. MARKETING

Voortaan schiet u met scherp

Doet u aan marketing? Uiteraard. Maar doet

Probeer het eens met Efficy CRM. U merkt

u ook aan goede en efficiënte marketing?

dadelijk het verschil. En wel hierom:

Richt u zich tot het juiste publiek, op het juiste tijdstip? Haalt u het maximum uit uw investering?

• Een dringende mededeling? Een nieuw product, een nieuwsbrief of een belangrijke tip? Bepaal uw doelpubliek aan de hand van ‘queries’ op de Efficy CRM database. Vervolgens kunt u met de Marketingmodule gemakkelijk e-mails of brieven sturen naar uw geselecteerde contactpersonen. • Efficy kan geïntegreerd worden in een externe mailingtool om een analyse van de efficiëntie van uw mailing weer te geven (aantal gelezen e-mails, aantal ‘clicks’ op hyperlinks etc.). • In combinatie met een Extranet, kunt u met de Marketing-module inschrijvingsformulieren of enquêtes online plaatsen, waarvan de resultaten direct bewaard kunnen worden in de gegevens- bank Efficy CRM. • Geen efficiënte marketing zonder exacte en geüpdatete gegevens: via het Intranet kunnen de gecontacteerde personen hun coördinaten corri- geren zodat uw Efficy CRM database altijd goed geïnformeerd blijft. • Het beheer van uw publicaties zal probleemloos verlopen: online inschrijving en uitschrijving, ver sturen van papieren of elektronische publicaties … • Beheer ook uw evenementen van A tot Z met de Marketing-module: van de uitnodiging tot het bedankingswoord en de inschrijving, bevestiging, herinnering …

9.

SALES Doe uw account managers en uw klanten plezier

Het is algemeen geweten dat account managers het onderste uit de kan willen halen. Met Efficy CRM wordt dit mogelijk. Uw verkopers hebben zowel online als offline toegang tot de uitgebreide klanten- en productendatabase, waar ze ook zijn, onderweg, op kantoor of thuis. Efficy CRM creëert voor uw account managers extra verkoopsmogelijkheden:

•

Een klant of prospect aan de lijn? In een mum van tijd kunnen ze alle activiteiten en documen- ten, die met het bedrijf in kwestie te maken heb- ben, opvragen en beheren. ‘Ik bel u later terug want ik heb uw gegevens niet bij de hand’, is een zinnetje dat voortaan geschrapt mag worden en vervangen door: ‘Ik help u onmiddellijk verder’. Beter nog: zelfs onderweg kan uw account manager de nieuwe informatie van het telefoon- gesprek meteen inbrengen, zonder het te moeten noteren en terug naar kantoor te rijden ... Verkopen in real-time!

• U kunt deze informatie ook opvragen via uw PDA, Microsoft Outlook of de offline versie van Efficy. •

Het wordt erg makkelijk om het volledige verkoopsproces te beheren: leads worden omgezet in opportuniteiten en komen automatisch bij de juiste verkoper terecht. Zo kunt u de verschillende niveaus van het verkoopsproces automatiseren. U bent met andere woorden ‘zeker van uw zaak’.

•

Geen sales zonder cijfers. De Efficy-rapporten tonen u onmiddellijk op elk moment de stand van zaken van de verkoop, wie uw best presterende verkoper is, welk verkoopscijfer er verwacht kan worden voor het laatste trimester etc.

• Hoe de prestaties van uw verkoper overeen te laten komen met de ‘targets’? Gebruik Efficy om de resultaten te verbeteren!

10. HELPDESK

Een klacht: een uitstekende manier om een klant voor u te winnen

Klachten, ze zullen er altijd zijn, en u doet er goed aan ze te ‘benutten’ en er uw lessen uit te trekken. Als u ze op de juiste manier aanpakt, er de nodige informatie uit distilleert en uw kennis vervolgens in de praktijk brengt, kunnen klachten u erg veel opbrengen. Gebruik Efficy CRM om de kwaliteit van uw klantenservice te verhogen, zonder extra medewerkers in te schakelen. • Efficy CRM beschikt over een online helpdesk, die vragen of klachten automatisch afhandelt. De klant kan inloggen op het support extranet en alle acties volgen die met zijn klacht te maken hebben.

• Efficy CRM zorgt er ook voor dat ieder verzoek om service onmiddellijk wordt doorgestuurd naar de juiste persoon of afdeling. Ook als het om een dringende vraag gaat, weet Efficy CRM raad en verbetert uw klantenservice aanzienlijk. En een tevreden klant is een klant die terugkomt … • Voor elk incident of elke vraag kan de klant een evaluatie achterlaten: of de hulp efficiënt was, of de verantwoordelijke vriendelijk was, enz. • De klachten worden bewaard op de fiche van de klant en toegankelijk voor al uw medewerkers. Dit vermijdt dat uw collega van het marketing departement de volle laag krijgt bij een tevreden- heidsenquête. • Last but not least: dankzij de historiek van de interventies, vragen en antwoorden en evaluaties verbonden aan elke vraag van ondersteuning, kunnen er precieze rapporten opgeroepen worden ten opzichte van de prestaties van uw support team. U zult dus zien waar het schoentje wringt en hoe u uw klantenservice nog kunt verbeteren.

11. RAPPORTEN

Meet, analyseer ... en win!

Om succesvol te zijn en te blijven, moet u uzelf voortdurend in vraag stellen. Hoe deed uw bedrijf het dit kwartaal, dit jaar? Welke trends waren er te herkennen? Hoe zijn de prognoses van uw inkomsten? Heeft u goede verkoopsresultaten geboekt? Met Efficy CRM krijgt u snel en makkelijk antwoord.

•

Efficy CRM helpt u om uw bedrijfsresultaten grondig onder de loep te nemen en prognoses te maken. Analyses, rapporten en grafieken maakt u voortaan zonder moeite.

•

Laat u verwennen door deze resoluut unieke functie: u kunt zich bijvoorbeeld abonneren op een rapport om iedere maandagochtend de laatste verkoopscijfers in uw mailbox te ontvangen voor uw salesmeeting. Is dat geen efficiënt begin van de week?

•

Door uw rapporten te creëren met Crystal Reports, biedt u uw organisatie een duidelijke grafische weergave van de kerngegevens van uw business. Deze rapporten zijn ook makkelijk aanpasbaar aan de behoeften op dát moment.

12. EFFICY ON DEMAND

Een praktische oplossing zonder zorgen

Geen plaats op uw eigen servers? Geen zin om u bezig te houden met de installatie en het updaten van uw software? U kunt Efficy CRM huren en uw database laten hosten (ASP). Een ideale oplossing die u zal verlossen van alle zorgen en die de toegankelijkheid van uw gegevens garandeert, 24 op 24, waar u zich ook bevindt, betrouwbaar en aan een verminderde onderhoudskost.

• Efficy CRM volledig ondergebracht op onze servers • Backup van uw gegevens • Monitoring van de servers, 24/24 - 7/7

Software as a service f u er voor kiest om Efficy CRM aan te kopen O of on demand te huren, ons team zal u gedurende het volledige implementatieproject ondersteunen. • Analyse van het businessproces • Configuratie van de gegevensbank • Import van de gegevens • Voortdurende gebruikersopleiding • Telefonische ondersteuning • Assistentie bij uw queries op uw database

De totale efficiëntie van Efficy: 8 redenen om voor Efficy CRM te kiezen

1. Efficy CRM biedt u een kader, maar u blijft de baas: u kunt het pakket aan passen aan de noden en behoeften van uw bedrijf en ook formulieren, velden en instellingen aanpassen. U kunt trouwens zelf velden aanmaken in ieder scherm! 2. De zero-maintenance structuur garandeert een lage Total Cost of Ownership. 3. Efficy CRM is snel en simpel te implementeren, makkelijk te onderhouden en eenvoudig te upgraden. 4. Efficy CRM is software die zowel online als offline toegankelijk is via een Intranet of op Internet. 5. Het pakket is makkelijk te integreren met andere bestaande software toepassingen (Word, Excel, Outlook, Lotus Notes) maar ook met uw boekhoudpakket, ERP-systeem en andere. 6. Het product is volledig meertalig, met inbegrip van de lookupvelden. 7. Dankzij de snelle Google zoekfunctie per module en binnen alle afrollijsten op uw scherm, vindt u steeds de nodige informatie terug. 8. Efficy CRM is sterk geïnspireerd door het KISS-principe: dankzij een duidelijke webinterface en het gebruiksgemak zullen uw gebruikers snel aan het werk zijn. Een hoge return on investment, dus!

ww w.efficy.com

[email protected]