Stadsarchief Amsterdam
Het E-depot Standaardiseren voor een betere dienstverlening
24-06-2014
Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige.
Wat is het E-depot Samenhang van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee inname, het beheer, behoud en beschikbaar stellen van digitale objecten en metadata duurzaam kan worden gegarandeerd.
Wat is het E-depot: Workflow
Digitaal Archiveren 2015 Het college van B&W heeft besloten dat alle organisatieonderdelen hun originele archiefbescheiden geauthentiseerd, digitaal moeten archiveren. •
Streefdatum is voor 1 januari 2015
Het Programma Digitaal Archiveren. Opstellen Beleidskader • Visie op digitaal archiveren; • Bestandsformaten; • DMS-en in de stad; • Email archivering; • Archiefproces;
• Metadata standaard; • Normenset met overzicht van alle geldende weten regelgeving, normen en standaarden.
E-depot: Generieke voorziening Ambtelijk Team opdracht gegeven op 21 mrt 2013 • Om de geschiktheid van E-depot als generieke voorziening voor de Gemeente Amsterdam vast te stellen voor het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van digitale informatie.
Drie pilots: Zuidas, Stadsdeel Oost en n.o.t.k. Bij positief resultaat uit pilots, vindt verdere uitrol i.c.m. de domeinarchitectuur en een realisatieplan. Voor de totale uitrol wordt een periode voorzien van 3 tot 4 jaar.
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
Metadata in een notendop.. Metadata zijn data over data
Administratieve metadata - informatie over eigendom vindplaatsgegevens;
Beschrijvende metadata – identificatie en beschrijving
Technische metadata – technische gegevens
De functie van metadata: Beschrijven van informatieobjecten; Behouden van contextinformatie.
Interoperabiliteit XML.
6
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
XML
Harry Potter <price>29.99
7
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
Het belang van de metadatastandaard Waarom: De metadatastandaard zorgt ervoor dat concernonderdelen in staat zijn om informatie op een gestandaardiseerde wijze op te slaan, zodat onder meer de contextinformatie en de authenticiteit gewaarborgd zijn.
Waarvoor: Metadata worden vastgelegd om bestaande informatie te kunnen beheren zodat daarmee allerlei handelingen kunnen worden uitgevoerd, zoals opzoeken en raadplegen, ordenen, duurzaam bewaren,vernietigen of ter blijvende bewaring overbrengen naar het Stadsarchief Amsterdam.
8
9
Toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid Nationaal Archief
Wetgeving Archiefregeling 2010 NEN ISO 23081
Toepassingsprofiel metadatering Lokale Overheden
Metadatastandaard Stadsarchief Amsterdam
Implementatie Invoeren standaard Mapping
Programma Archief2020
Samenwerking Organisatieonderdelen Provinciale Archiefinspectie NH Nationaal Archief Stadsarchief Antwerpen
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
De totstandkoming van de standaard Archiefregeling 2010. NEN-ISO norm 23081 (Information and documentation – Records management processes - Metadata for records).
Provinciale archiefinspectie Noord-Holland. Aansluiting gezocht bij het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid* Samenwerking van archivarissen tot IT specialisten. Interne en externe bijeenkomsten.
10
Standaardiseren voor een betere dienstverlening
Het implementatietraject De metadatastandaard is sinds februari 2012 gepubliceerd. Organisatieonderdelen gaan aan de slag (feedback). Kennis opdoen. Constatering Concernonderdelen spreken niet dezelfde taal; Het diverse applicatielandschap zorgt voor problemen; Anders ingericht; Theorie vs. Praktijk. 11
12
Meta mapping
13
Toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid Nationaal Archief
Wetgeving Archiefregeling 2010 NEN ISO 23081
Toepassingsprofiel metadatering Lokale Overheden
Metadatastandaard Stadsarchief Amsterdam
Implementatie Invoeren standaard Mapping
Programma Archief2020
Samenwerking Organisatieonderdelen Provinciale Archiefinspectie NH Nationaal Archief Stadsarchief Antwerpen
14
Vragenronde
15
