Machinale hersens doen de administratie bij groenteveiling Kennemerland
Door Jos.J. Appelman, m.m.v. Ans Henneman en Theo Dijkman.
H
et bovenstaande is te lezen in een in 1963 verschenen krant. En de krant gaat verder: Tot nu toe leent het bedrijf zich voor wat betreft de aan- en afvoer der producten allerminst voor mechanisatie. De administratie gaat in deze echter wel met de tijd mee, getuige de inschakeling van de Internationale Bedrijfsmachine Maatschappij (IBM). De administratie zoals die in het verleden geschiedde was een omvangrijk werk. De koper wilde ’s avonds zijn nota hebben en de tuinder wachtte op zijn afrekening. Dit vroeg voorheen veel overwerk en het gebeurde maar al te vaak dat men in de zomermaanden nog na het middernachtelijk uur bezig was om de dagaanvoer administratief rond te krijgen. Daar is nu een einde aan gekomen want sinds enkele weken bezit de veiling een mechanische administratie die niet alleen een unicum in eigen land is, maar bovendien een wereldprimeur betekent. Nu men steeds meer vertrouwd raakt met het systeem, biedt het vele voordelen, want zodra de veiling afgelopen is, kan men ook de laatste hand aan de administratie slaan. De verschillende apparaturen in het veilingkantoor lijken voor de leek zeer ingewikkeld (en dat zijn ze ook), maar de heer Rademaker, die hiervoor een speciale opleiding heeft gevolgd, krijgt het al aardig onder de knie. In mejuffrouw A. Henneman heeft hij een kundig assistente. Zij behaalde haar IBM-diploma. Begrijpelijk dat dit systeem grote belangstelling trekt. Vele veilingen komen ietwat afgunstig naar Beverwijk om een kijkje te nemen bij deze wel zeer moderne bedrijfsadministratie. Tot zover de krant. Piet Diemeer, getroffen door de term ‘wereldprimeur’ ontmoette Ans Henneman op een familiefeestje en vroeg haar om hem meer over die wereldprimeur te vertellen. Ans was in 1962 begonnen bij de veiling ‘Kennemerland’ en ze maakte dus mee hoe in het gebouw aan de Breestraat (waar nu C&A in zit) de administratie nog met de hand werd gedaan. Met de verhuizing naar de Parallelweg in 1963 werd overgeschakeld op de mechanische administratie. Er stond een administratiemachine (de 444 van IBM) die werd bediend door verschillende schakelborden, ook wel panelen genoemd. Zoals je bij de boekhouding een debiteurenboek, een crediteurenboek etc. kent, zo was er hier bijvoorbeeld een schakelbord voor kopersnota’s, een bord voor de tuindersnota’s, een bord voor de weekafschriften (verzamelnota’s), een voor de tuinders en een voor de weekafschriften voor de kopers. Zo’n bord was een raster waarin volgens een bepaald systeem pennen, staafjes werden geprikt. Twee staafjes waren met elkaar verbonden door een snoer, een kabeltje. De IBM had de borden voorgeprikt, samen met de heer Rademaker die de mechanische administratie leidde. Die borden waren het hart van de administratie machine, waardoor de machine de ponskaarten kon lezen en dan nota’s uitdraaien. HGMK Ledenbulletin 34, 2010
73
Om de machine te laten werken, werden ponskaarten ingevoerd. Een ponskaart was een stuk karton van ongeveer 20 cm breed en 9 cm hoog. Er werden gaatjes ingeponst die door de machines konden worden gelezen en vertaald in gewoon schrift. In de ponskaart was voor elk onderdeel een vaste plaats: voor het aanvoerdersnummer, voor het nummer van de koper, de code van het geveilde product, het aantal kisten, het totaalbedrag etc. Voor elk van de 26 letters van het alfabet werd in de bovenste rand een gaatje geponst en eronder een gaatje van 0 t/m 9. Voorbeeld: bovenponsing +1 = a; bovenponsing +2 = b etc. Er waren vaste stamkaarten. Dat waren ponskaarten met naam, adres en woonplaats van de kopers (groen) en van de aanvoerders (rood). Deze stamkaarten werden elke dag opnieuw gebruikt. Naast de genoemde administratiemachine IBM 444 waren er twee ponsmachines en twee controleponsmachines. Er waren dus vier dames nodig om de gegevens van de veilingbrieven over te zetten in de ponskaarten. Die gegevens waren: nummer aanvoerder, code aangevoerd product, het aantal aangevoerde kisten, de kistinhoud in kilo’s of in stuks. Na de veiling werden in de kaarten de aankoopprijs, het nummer van de koper en het aantal door de koper gekochte kisten met inhoud geponst. Vervolgens werden de kaarten ingevoerd in de rekenmachine (de IBM 519) die per geveilde kavel de opbrengst uitrekende volgens de formule (aantal fust × inhoud = aantal stuks) × prijs = opbrengst. Daarna werden de ponskaarten gesorteerd op kopersnummer en handmatig in een rek gelegd waarin voor iedere koper een vakje was gereserveerd (zie de foto). In elk vak bevond zich de stamkaart van de koper (de kaart met zijn naam, adres, woonplaats) waarachter dan de veilingponskaarten werden gelegd. Na afloop van de veiling werden de stamkaarten plus de ponskaarten in de administratiemachine verwerkt tot een nota per koper. De administratiemachine IBM 444 kon de ponsgaatjes lezen middels het bedieningspaneel ‘kopers nota’s’. Als een koper al voor het einde van de veiling het bedrijf wilde verlaten, kon voor hem aan de hand van de ponskaarten in zijn vak, zonder bezwaar een nota worden gedraaid. Dat was een ongekende service, omdat zoiets tot dan onmogelijk was. Aanvankelijk (vóór de klokkoppeling) werden alle gegevens vanaf de aanvoerbrief in kaarten geponst, zoals hiervoor beschreven. De aanvoerbrief was een door de tuinder ingevuld document waarop hij zelf de basisgegevens had ingevuld (naam product, aantal kisten en inhoud per kist) De veilingkeurmeester vulde dit aan met zijn bevindingen over kwaliteit, sortering etc. en die gaf de partij dan een kavelnummer. Vanaf deze aanvoerbrief werd het product geveild. Tijdens het veilen werden van elke transactie aanvullende gegevens genoteerd (het nummer van de koper, het aantal gekochte kisten met de inhoud en prijs) en verhuisde de aanvoerbrief naar de administratie om verder te worden verwerkt op de IBM 444. Dat was aanvankelijk het werk van de heer Rademaker en Ans. “Ik was door meneer Rademaker uitgekozen om hem te assisteren en ik hoefde toen zelfs niet meer voor de koffie te zorgen, wat we daarvoor met de dames op kantoor om beurten deden” zegt Ans nu.
HGMK Ledenbulletin 34, 2010
74
“Aan de hand van de veilingbrieven, ook wel aanvoerbrieven genoemd (een soort beurtvaartadres), moest ik de stamkaarten van de tuinders die die dag producten ter verkoop aanboden, uit de kaartenbakken halen en die vervolgens sorteren met de ponskaarten die daarvoor gebruikt waren om de kopersnota’s samen te stellen. We gebruikten daarvoor een machine die de kaarten op nummer kon sorteren. Met deze kaarten plus de adreskaarten werden de tuindersnota’s samengesteld op de IBM 444 met het bedieningspaneel tuinders nota’s”. “Er stond ook nog een stansmachine. Dat was een machine die ponskaarten kon reproduceren. Met een moederkaart voorop -de kaart die men wilde reproduceren- konden we een of meer kaarten kopiëren. Er werd dan bijvoorbeeld een kaart met de code voor spinazie in de stansmachine geplaatst, blanco kaarten erachter, en als je de machine dan aanzette werden de gaatjes (codes) overgenomen in alle blanco kaarten.
Het rek waarin voor iedere koper een vakje was gereserveerd. In elk vak bevond zich de stamkaart van de koper (de kaart met zijn naam, adres, woonplaats) waarachter dan de veilingponskaarten werden gelegd.
Na een periode zo te hebben gewerkt werd er een reproducerende ponsmachine aangeschaft die werd gekoppeld aan de klok. Hoe dat precies in zijn werk ging, weet ik niet. Het was een technisch hoogstandje van de heren Van Estrik van IBM en Rademaker, hoofd van onze mechanische administratie.” Theo Dijkman weet het wel: de IBM 519 werd door middel van een schakelpaneel aan de veilingklok gekoppeld. Het kwam erop neer dat er in de loge van de afslager (zie afbeelding) een toetsenbord met monitor werd geplaatst waarop automatisch het kavelnummer van de aangeboden partij, het aantal kisten, de klokprijs en het nummer van de koper die op de partij had gedrukt zichtbaar werden. Hij of zij die het apparaat bediende toetste het aantal kisten in als een deel van de partij werd gekocht, vervolgens werd er akkoord getoetst en was de koop gesloten. Na elke koop maakte de reproducerende ponsmachine in het kantoor automatisch een ponskaart die vervolgens handmatig in de rekenmachine IBM 519 werd ingevoerd. Door deze automatisering, door deze klokkoppeling verviel veel ponswerk (handwerk) en werden er geen, of althans minder fouten gemaakt. Een geweldige vooruitgang was dat. Aan het eind van de dag moest het totaal van de kopersrekeningen gelijk zijn aan het totaal van de tuindersrekeningen. Was dat niet het geval, dan moest er uiteraard naar de fout worden gezocht en het verschil worden opgelost. “In de zomer, het hoogseizoen, werkten we op veilingdagen vaak tot 21.30 uur. Vooral in het prille begin hadden we last van kinderziektes. Kwam de heer Rademaker er niet uit, dan riep hij de hulp in van de heer van Estrik van de IBM en die kwam dan meteen. En altijd werd het probleem opgelost. Vaak zat het in de schakeling van de bedieningsborden, die dan werd veranderd. En toen we eenmaal waren ingewerkt, konden we steeds eerder naar huis. Zelf ben ik een week naar de IBM in Amsterdam geweest om mijn diploma te halen en later nog een week voor de onthulling van de geheimen van de mechanische administratiemachine. Dat was in 1963, ik was toen 17 jaar”. Tot zover Ans Henneman. Theo Dijkman, die chef was van de computerafdeling van de naast de groenteveiling gesitueerde bloemenveiling voegt er aan toe: “De administratiemachine waarover Ans spreekt is de IBM 444. De rekenmachine werd heel romantisch aangeduid met IBM 519. De laatste was een rekenende ponsmachine en berekende : (het aantal fust × de inhoud per fust = aantal stuks) × prijs per stuk = aankoopbedrag. Voor het fust (emballage) werd statiegeld in rekening gebracht en wel als volgt: het aantal fust (uitgedrukt in een code per fustsoort) × de statiegeldwaarde die aan de fustcode was gekoppeld = totaal fustbedrag (statiegeld ). Deze bedragen werden in de ponskaart ingeponst middels de 519. Vanaf 1963 werd gebruik gemaakt van de volgende IBM administratiemachines: - De administratiemachine IBM 444 - De rekenende ponsmachine IBM 519 - De kaartensorteermachine − Vier ponsmachines.
HGMK Ledenbulletin 34, 2010
75
De informatie werd in ponskaarten opgeslagen. De ponskaart was een van de eerste, zo niet de eerste informatiedrager. De ponskaart of Hollerithkaart, zo genoemd naar Herman Hollerith) was een karton ter grootte van 187 x 82 mm waarop over de breedte 80 vertikale kolommen en over de hoogte 12 rijen waren voorgedrukt. De rijen in een ponskaart waren genummerd, van boven naar beneden: 12 11 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9. De bovenste drie rijen werden zone genoemd, de onderste 10 rijen digit. De rij 0 hoorde dus zowel bij de zone als bij de digits. De informatie werd in de kaart aangebracht door in een of meer rijen van een kolom een klein rechthoekig gaatje te ponsen. Een van de hoeken van de ponskaart was schuin afgesneden. Dat had verder geen funktie, maar je kon eraan zien of alle kaarten goed in de stapel lagen. Voorbeeld ponskaart : In de veilingpraktijk was een kaart onderverdeeld in rubrieken: De rubriek aanvoerdersnummer kolom 1 tot en met 4 De rubriek kopers( sub )nummer 5 tot en met 9 De rubriek gekocht aantal fust 10 tot en met 13 etc. Per kolom werd een cijfer of letter ingebracht door middel van ponsgaatjes. Letters waren een combinatie van twee of drie ponsingen per kolom (de ebcedic code ) De letters en cijfers werden als volgt gecodeerd: Cijfers: een ponsing in een van de cijferposities (0 t/m 9) Letters A t/m I : een ponsing in 12 en een ponsing in een van de cijferposities (1 t/m 9) Letters J t/m R : een ponsing in 11 en een ponsing in een van de cijferposities (1 t/m 9) Letters S t/m Z : een ponsing in 0 en een ponsing in een van de cijferposities (2 t/m 9) De letter A was dus een ponsing in rij 12 plus een ponsing in rij 1 De letter B: in rij 12 en 2 De letter K: in rij 11 en 1 .
HGMK Ledenbulletin 34, 2010
76
Links Marjo Morcus met S. Klaus en Jan Mooy van de afdeling Groente. Marjo was er voor de administratieve zaken, waaronder de loonadministratie. Hierboven op de voorgrond operator Gert Jan Beentjes en datatypiste Marja van Duivenvoorde.
Koffiepauze voor de dames, met in het midden Margareth Welp, chef van de administratie. Of zijn ze de post aan het verzendklaar maken? Op de linkerfoto op de voorgrond, naast de melkglazen, het handponsmachientje de 011. Ernaast de grote zus, de 029.
Omdat bij groenteveiling Kennemerland en bloemenveiling ’t Centrum met praktisch dezelfde apparatuur werd gewerkt, de groenteveiling ’s morgens veilde en de bloemenveiling ’s middags, werd besloten om de administratie op één plek te realiseren en wel bij ’t Centrum. De kantoorruimte van de groenteveiling werd gesloten. Kostenbesparing dus. De administratiemachine van de bloemenveiling werd uitgebreid met een extra rekeneenheid: de CAM (Computing Accounting Machine). De IBM 444 werd daardoor de IBM 421 en de rekenende ponsmachine kon vervallen. De beide veilingklokken in de afmijnzaal van de bloemenveiling werden gekoppeld aan de IBM 519. De groentekopers kochten voortaan hun waar middels een van de klokken in de afmijnzaal van de bloemenveiling en dus werd de afmijnzaal van de groenteveiling buiten gebruik gesteld. De verwerking van twee administraties verliep echter niet vlot genoeg en lange werkdagen waren daar het gevolg van. Er werd naar een oplossing gezocht en omdat IBM inmiddels meerdere concurrenten had, waarvan Honeywell Bull en Univac de belangrijkste waren, was er keus en werden er offertes aangevraagd. De eerste ponskaartencomputer deed zij intrede: de Univac 9200. Deze computer had een (beperkt) intern geheugen, waarin de nodige berekeningen konden worden gemaakt en waarin de cumulatieve gegevens tijdelijk konden worden opgeslagen. Hij werd aangestuurd met de programmeertaal RPG (Report Program Generator), een taal die speciaal voor administratieve doeleinden was ontwikkeld. Om ons de taal en de werking van de computer eigen te maken moesten we wekenlang cursussen volgen bij Univac. Ondanks alle voorbereidingen verliep de start zeer problematisch. Van veilingzijde ontbrak de kennis en ervaring om met een computer om te gaan en bij Univac had men geen weet van het veilinggebeuren. “ Het gevolg was wekenlang bijna dag en nacht werken” zegt Theo. “Toen ik vertelde dat mijn vrouw in verwachting was, hoor ik directeur Appelman nu nog zeggen: ‘had je daar dan tijd voor? “ Maar toen de problemen waren opgelost en de verwerking nagenoeg vlekkeloos verliep, kon er zelfs werk voor derden worden uitgevoerd. De computerafdeling bestond toen uit Theo Dijkman, chef, Ton Degeling, Gert Jan Beentjes, Quirinus van Leijen en twee ponstypistes. Het werk voor derden werd ondergebracht in de door de veiling opgerichte Stichting Regionaal Rekencentrum (RR 2001) te Beverwijk en betrof onder andere de administratie van de fustcentrale van de groentengrossiers, bakker Winkel (tot die opging in Meneba), het in Beverwijk gevestigde gasbedrijf, de groenteveiling te Langendijk, Smit’s bouwbedrijf te Beverwijk en de veiling te Amsterdam. De informatie van deze bedrijven werd steeds in ponskaarten aangeleverd. De cumulatieve gegevens werden aan het eind van de run door de computer weer in ponskaarten vastgelegd. Hierbij werd een nieuwe techniek toegepast, namelijk Informatie packed opslaan, met als voordeel dat er twee tekens per kolom konden worden opgeslagen, dus dat we per ponskaart meer informatie kwijt konden. Een nadeel was dat er meer ponsgaatjes per kolom in zaten wat de ponskaart slapper en dus kwetsbaarder maakte. Dat merkten we doordat de sorteermachine regelmatig vastliep, met als gevolg verfrommelde kaarten, die heel voorzichtig uit de machine moesten worden gehaald. Die werden dan zo goed mogelijk glad gestreken en met plakband gefatsoeneerd. Vervolgens werden ze op de handponsmachine nage-
HGMK Ledenbulletin 34, 2010
77
ponst, wat een heel secuur werk was, want elk gaatje tekort of te veel veroorzaakte een verschil en dat betekende zoeken aan het einde van de dag. De technische veranderingen c.q. verbeteringen volgden elkaar daarna snel op. De Univac 9200 werd al spoedig vervangen door de 2903 van ICL. Weer een nieuwe computer en dus weer wekenlang op cursus. ICL staat voor International Computers Limited, en dat was een groot Brits concern dat zeer succesvol was met de 9200. Met de ramp van de overschakeling van IBM op Univac nog vers in het geheugen werd besloten op safe te spelen. Hoe doe je dat? Het oude systeem handhaven en het nieuwe inwerken: simultaan werken met twee systemen. Op de 9200 van Univac werd de reguliere verwerking gedaan en op de 2903 van ICL werd schaduw gedraaid. Dat ging goed tot er op het dak van het kantoor een keer herstelwerkzaamheden werden uitgevoerd, die brand veroorzaakten. De brandweer keek nergens naar en bluste de brand met water ! “Dat was op 15 november 19.. , de verjaardag van mijn vrouw” aldus Theo, die dit nooit zal vergeten. Toen de brand was geblust hadden we als resultaat: twee onbruikbare computers. ’s Avonds werd met man en macht de klokkoppeling hersteld, want er moest de volgende dag natuurlijk weer worden geveild. Een schoonmaakbedrijf wed ingezet om het water en de rommel op te ruimen. De fa. Enschede te Haarlem beschikte over dezelfde computer ICL 2903 en die bracht gelukkig uitkomst. Dagelijks werden ’s middags de bakken met ponskaarten in de auto geladen om in Haarlem te worden verwerkt, zolang onze apparatuur onbruikbaar was. (Ook bij ICL in Amsterdam konden we terecht.) Toen na enige tijd de schade aan het kantoor was hersteld, werd er een gloednieuwe ICL 2903 geïnstalleerd. En dat was ook het einde van het ponskaartentijdperk. Deze computer had een behoorlijk intern geheugen (zo’n 500 MB; nu lachen we erom) en beschikte over twee schijvenunits die onderling verwisselbaar waren. Alle informatie werd op deze units opgeslagen. Ook Smits bouwbedrijven aan de Parallelweg beschikte intussen over dit type computer en zo konden we in geval van storing bij elkaar terecht. We waren een van de eerste veilingen die inden en uitbetaalden via de bankgirocentrale in Amsterdam. De benodigde informatie werd op de computer vervaardigd en via een modem per telefoonlijn naar de computer in Amsterdam verstuurd. In oktober 1986 besloten de leden van de veilingen te Beverwijk en Alkmaar te fuseren de veilingbedrijven samen te voegen en de aanvoer van de producten in Alkmaar te gaan verwerken en wel per 1
Marja van Duivenvoorde en Theo Dijkman stoppen de ponskaarten (aankopen) in het vakje van de betreffende koper..
HGMK Ledenbulletin 34, 2010
78
Ton Degeling controleert een zojuist geponste kaart achter de posmachine, de 029. Op de foto ernaast stopt Theo Dijkman ter verwerking wat ponskaarten in het invoermagazijn van de Univac 9200.
januari 1987. “Ik zag mijn geest al dwalen” zegt Theo Dijkman. Een paar maanden voorbereiding om van de twee administraties één te maken was veel te kort. Maar de toenmalige voorzitter van Alkmaar was daar kort over: “Kom nou Theo, het is gewoon de ene stekker eruit en de andere erin”. Maar zo simpel was het natuurlijk niet. Een inventarisatie: • Alle aanvoerders van Beverwijk en Alkmaar moest een nieuw aanvoerdersnummer worden toegekend. De saldi, de omzetten en verdere cumulatieve gegevens moesten worden overgezet naar die nieuwe nummers. • Er moest rekening worden gehouden met tuinders die op beide veilingen aanvoerden. Kopers kwamen op de nieuwe tribune op nieuwe plaatsnummers en net als voor de tuinders moesten alle bestaande gegevens worden overgezet op de nieuwe nummers. • Het was noodzakelijk om de fusten opnieuw te coderen. Hetzelfde was het geval voor de producten. • Alle productoverzichten moesten worden overgezet naar de nieuwe codes. Theo heeft er allemaal nieuwe programma’s voor moeten schrijven en alle gegevens moesten handmatig worden ingevoerd. Al met al een klus van jewelste, en niks even de stekker eruit en ergens anders erin. Met enorme inspanning van alle betrokken medewerkers m/v is het tenslotte gelukt de klus te klaren, zij het niet voor 1 januari 1987. In Alkmaar is zo enkele jaren gedraaid totdat die veiling opging in de veiling te Zwaagdijk-Oost, de WFO. “En toen werd voor ons echt de stekker er uit getrokken “ aldus Theo Dijkman, die tenslotte zijn collega Ton Degeling een pluim op de hoed steekt vanwege diens geweldige samenwerking en inzet. En zo kwam er een einde aan onze Wereldprimeur. Met dank aan Piet Diemeer, die het onderwerp te berde bracht; Ans Henneman die zich de periode nauwkeurig wist te herinneren, Theo Dijkman die als geen ander de techniek in de vingers had en beschreef en Wim Rietkamp die vanuit zijn functie als administrateur zijn inbreng leverde. Zonder hun hulp had ik het bovenstaande niet kunnen schrijven.
HGMK Ledenbulletin 34, 2010
79
HGMK Ledenbulletin 34, 2010
80
