HERREGULERING EN STROOMLIJNING VAN DE BOUWVERGUNNINGSPROCEDURES
F. Meijer H.J. Visscher
oktober 2001
ONDERZOEKSINSTITUUT OTB
Inhoud
INHOUD ..................................................................................................................... 3
1
INLEIDING ....................................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3 1.4
2
ONTWIKKELINGEN ROND HET TECHNISCH BOUWTOEZICHT........ 5 2.1 2.2 2.3
3
Inleiding .................................................................................................. 5 Beleidsontwikkelingen............................................................................. 5 Motieven voor veranderingen................................................................... 8
VOORBEELDEN: ENGELAND, NOORWEGEN EN ZWEDEN................ 11 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
4
Aanleiding ............................................................................................... 1 Herregulering toetsings- en toezichtstaken ............................................... 2 Stroomlijning van de procedure: één-loketgedachte.................................. 3 Opbouw van het rapport........................................................................... 4
Inleiding ................................................................................................ 11 Engeland................................................................................................ 11 Noorwegen ............................................................................................ 13 Zweden .................................................................................................. 15 Conclusies ............................................................................................. 16
MODELLEN VOOR HERREGULERING.................................................... 19 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
Inleiding ................................................................................................ 19 Verschillende mogelijkheden ................................................................. 19 Procescertificaat Bouwbesluittoets ......................................................... 21 Procescertificaat Kleine Bouwactiviteiten .............................................. 23 Procescertificaat Bouwinspectie............................................................. 24 Van idee naar praktijk ............................................................................ 25 Digitale Bouwbesluittoetsing ................................................................. 27
5
STROOMLIJNEN VAN DE PROCEDURE: DE ÉÉN-LOKETGEDACHTE31 5.1 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4
6
Inleiding ................................................................................................ 31 Interessante internationale voorbeelden.................................................. 32 Ontwikkelingen in Nederland................................................................. 33 Loket bouwen en wonen ........................................................................ 34 Platform BWT grote gemeenten............................................................. 36 E-government in de VS.......................................................................... 37
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN........................................................ 41 6.1 6.2 6.3
Inleiding ................................................................................................ 41 Herreguleren .......................................................................................... 41 Stroomlijnen .......................................................................................... 42
LITERATUUR.......................................................................................................... 45
BIJLAGE 1: MDW SERVICEGERICHTE OVERHEID ...................................... 47
BIJLAGE 2: PROJECT LOKET BOUWEN EN WONEN.................................... 51
BIJLAGE 3: RESULTATEN QUICK-SCAN VS.................................................... 55
BIJLAGE 4: ‘SMART PERMITTING’ PROJECT............................................... 59
1 Inleiding
1.1 Aanleiding In de periode voorjaar 2000 – zomer 2001 heeft het Onderzoeksinstituut OTB in opdracht van het ministerie van VROM een internationale vergelijking uitgevoerd naar de systemen en inhoud van de bouwregelgeving in acht West-Europese landen. Deze studie zou idealiter als onderbouwing moeten dienen van de Toekomstvisie op de bouwregelgeving die door het Overlegplatform Bouwregelgeving (OPB) in december 2000 is vastgesteld. De ideeën die in de toekomstvisie naar voren zijn gekomen, hebben niet sturend kunnen werken voor de uitvoering van het internationaal onderzoek omdat de onderzoeksopzet en -aanpak al in de eerste helft van 2000 waren vastgesteld. Uitgangspunt van de OBP-visie van december 2000 is dat enerzijds gestreefd wordt naar een situatie waarin zoveel mogelijk ontwerpende, adviserende en uitvoerende partijen uit de bouwsector in de noodzakelijke controles op de naleving van de publiekrechtelijke voorschriften voorzien. Anderzijds moet de transparantie en rechtszekerheid van de systematiek voor alle betrokkenen gewaarborgd blijven. In de OPB-visie wordt de herregulering van het toezicht gekoppeld aan een andere basisgedachte, namelijk dat de voorschriften van het Bouwbesluit ingedeeld worden naar het belang dat met een voorschrift wordt gediend: eigen-, derden of algemeen belang. De controle op de naleving van de voorschriften die alleen het eigen- of het derden belang dienen, wordt toebedacht aan de private sector. De naleving van het algemeen belang dienende voorschriften wordt volgens het OPB in de toekomst ook nog steeds door de overheid getoetst. Voorts gaat het bij de herregulering van het toezicht vooralsnog alleen om de technische bouwvoorschriften. In de OPB-notitie wordt gewezen op de ontwikkeling van een procescertificaat voor het toetsen van bouwplannen aan het Bouwbesluit. In zijn reactie van 21 februari 2001 geeft staatssecretaris Remkes aan positief te staan tegenover dit voorstel van het OPB. ‘Het gehele onderwerp van de verbetering van de handhaving is – mede in het licht van de recente rampen in Enschede en Volendam – een punt, dat mijn bijzondere belangstelling draagt.’ Het versnellen van de procedures werd tot voor kort gezien als de belangrijkste doelstelling voor het introduceren van een procescertificaat voor de toetsing. Nu wordt vooral ook het verbeteren van het toezicht genoemd als een belangrijk doel van certificering. In deze rapportage gaan we niet in op een herindeling van de voorschriften van het Bouwbesluit naar de verschillende belangen die ze dienen en de daaruit volgende 1
toetsingsprocedure. Op basis van het belangenonderscheid kiest het OPB voor twee procedures een lichte (met een toets op het algemeen belang aspect) en de huidige procedure (toets op alle aspecten). Het idee van het OPB is dat een lichte procedure gevolgd kan worden als de aanvrager aangeeft dat de kwaliteit gewaarborgd is op het niveau van het project (er wordt voldaan aan Bouwbesluit), het proces (inrichting, aansprakelijkheden en garanties) en de partij (betrokkenheid van gekwalificeerde partijen). Wij vragen ons in de allereerste plaats af of een eenduidige indeling in de verschillende belangen te maken is. Daarnaast is het de vraag hoe hanteerbaar het onderscheid is tussen de kwaliteitswaarborgen op het project, het proces- en het partijniveau. Als bijvoorbeeld het procescertificaat Bouwbesluittoets van de grond komt, is er automatisch sprake van kwaliteitsborging over de gehele linie en hoeft/mag een gemeente niet meer toetsen aan het Bouwbesluit (en is ervoor de gemeente althans sprake van een ‘lichte’ procedure). In dit onderzoek gaan we in nader in op twee thema’s die goed passen in het ideeëngoed van de OPB toekomstvisie, te weten: Herregulering van de toezicht- en toestingstaken van het gemeentelijk Bouw- en Woningtoezicht en de Eén-loketgedachte. Binnen dat laatste thema gaat het niet zozeer om het veranderen van de regels maar om het vergroten van de duidelijkheid en de bereikbaarheid van de dienstverleners en het verminderen van de regel –en lastendruk. Beide onderwerpen werken we uit, mede op basis van internationale voorbeelden. In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk gaan we achtereenvolgens in op beide thema’s (de paragrafen 1.2 en 1.3) en schetsen we de opbouw van het rapport (paragraaf 1.4).
1.2 Herregulering toetsings- en toezichtstaken Via de Woningwet zijn gemeenten belast met de controle op de naleving van de bouwvoorschriften. Ten behoeve van de bouwvergunningsprocedure toetsen gemeentelijke afdelingen Bouw- en Woningtoezicht (BWT) bouwplannen aan de landelijk uniforme technische voorschriften die zijn neergelegd in het Bouwbesluit en lokaal bepaalde eisen uit bouwverordeningen en bestemmingsplannen en eisen van welstand. Gedurende de bouwfase worden door het BWT inspecties uitgevoerd om te controleren of de plannen worden uitgevoerd conform de bouwvergunning. Bestaande bouwwerken kunnen ook worden geïnspecteerd op basis van de eisen van het Bouwbesluit voor de bestaande bouw. De uitvoering van de toetsingstaken door het gemeentelijk bouwtoezicht staat onder druk. Zowel de Toekomstvisie van het Overlegplatform voor de Bouwregelgeving (OPB, 14 december 2000) als ook het Actieprogramma handhaving (VROM en VNG, 14 december 2000) stellen voor om te onderzoeken welke alternatieven geschikt zijn voor de huidige toetsingspraktijk. De Toekomstvisie stelt een systematiek voor waarbij er verschillende mogelijkheden ontstaan om in de controle op de naleving van de voorschriften van het Bouwbesluit te voorzien. Voldoende gekwalificeerde ontwerpers, adviseurs en bouwbedrijven zouden zelf in de benodigde controle kunnen voorzien. Indien de bij een bouwplan betrokken partijen niet voldoende gekwalificeerd zijn, blijft er een taak voor het gemeentelijk bouwtoezicht. Deze nieuwe systematiek wordt in de 2
Toekomstvisie gekoppeld aan de hiervoor genoemde basisgedachte om de Bouwbesluiteisen in te delen in algemeen-, derden- en eigenbelang. De voorgestelde mogelijkheden voor zelfcontrole zouden vooral van toepassing zijn op de eisen die betrekking hebben op het derden- en het eigenbelang. Een belangrijke ontwikkeling in dit kader is het in uitvoering zijnde project om te komen tot een Nationale beoordelingsrichtlijn (BRL) voor de procescertificatie van het toetsen van bouwplannen aan de eisen van het Bouwbesluit. Het is de bedoeling dat op termijn architecten- en adviesbureaus die op basis van deze BRL gecertificeerd zijn bouwplannen kunnen toetsen aan in beginsel alle eisen uit het Bouwbesluit. Ten behoeve van de bouwvergunning toetst de gemeente deze plannen dan alleen nog aan de overige eisen, met name de locatie-gebonden aspecten, zoals bestemmingsplan, welstand en bouwverordening. Met de verdere ontwikkeling van de certificatie op basis van deze BRL en een brede implementatie daarvan in de bouwpraktijk, wordt invulling gegeven aan de gedachte uit de toekomstvisie van het OPB. De opzet die in de BRL wordt gekozen maakt een brede toepassing mogelijk. Gespecialiseerde partijen kunnen gecertificeerd worden voor de toetsing van delen van het Bouwbesluit (algemeen bouwkundig (+ coördinatie), constructieve veiligheid, brandveiligheid, bouwfysica, milieuaspecten). Het certificeren van de Bouwbesluittoetsing gebeurt vanzelfsprekend op vrijwillige basis. Het is voorlopig nog ongewis welke positie de gecertificeerde toets in de markt zal innemen. Voor welk soort bouwwerken (aard en omvang), bij welk soort aanvragers van vergunningen, etc? Indien een bepaald segment van de bouwproductie voortaan door gecertificeerde toetsers wordt behandeld en de rest niet en dus op de traditionele wijze door het BWT wordt getoetst, wat is dan het effect van deze verandering? Naast certificering van de Bouwbesluittoets, kan overwogen worden om de certificeringsmogelijkheden nader te verkennen van de vergunningverlening van kleine bouwwerken en de toetsing (inspectie) tijdens de bouw. In dit rapport wordt ingegaan op de mogelijke inhoud en uitwerking van deze gedachten.
1.3 Stroomlijning van de procedure: één-loketgedachte Een ander onderwerp dat past binnen de OPB-visie is de één-loketgedachte. Er wordt met name gedoeld op het stroomlijnen van diverse vergunningen en bijbehorende procedures waarmee initiatiefnemers van bouwprojecten te maken krijgen. Een geconcentreerde doorlooptijd en afstemming van de diverse procedures dienen te worden bewerkstelligd. Het MDW-project ‘Servicegerichte Overheid’ richt zich ook op deze problematiek. Het concept van de één-loketgedachte is bij het internationaal vergelijkend onderzoek dat het Onderzoeksinstituut OTB op dit terrein uitvoert tot nu toe niet expliciet aan de orde gesteld. Het onderzoek richtte zich meer op de formele procedures dan op de uitvoeringsorganisatie van de gemeentelijke diensten. We hebben echter niet geconstateerd dat de vergunningsprocedures in de andere landen veel meer gestroomlijnd zouden zijn. In Engeland dient men apart een planningsvergunning naast de bouwvergunning aan te vragen. In België en Frankrijk 3
dient men ook eerst een stedenbouwkundig certificaat aan te vragen alvorens de bouwvergunningsprocedure kan starten. De doelen van de één-loketgedachte kunnen mogelijkerwijs worden bevorderd door de toepassing van elektronische applicaties. Met name het medium internet biedt nieuwe mogelijkheden om de gemeentelijke informatie over de eisen aan bouwplannen en de te doorlopen procedures beter toegankelijk te maken.
1.4 Opbouw van het rapport In het tweede hoofdstuk geven we allereerst een beeld van de problemen en recente ontwikkelingen rond het gemeentelijk bouw- en woningtoezicht. We beperken ons daarbij tot het ‘technische’ toezicht en plaatsen deze rapportage in het kader van de lopende ontwikkelingen en initiatieven Vervolgens staat hoofdstuk 3 in het teken van mogelijke interessante voorbeelden van organisatievormen in enkele andere Europese landen. Engeland, Noorwegen en Zweden passeren kort de revue. Op basis van deze internationale inzichten en verricht en lopend OTB-onderzoek (zie literatuurlijst) worden in hoofdstuk 4 enkele modellen geschetst voor mogelijke alternatieve organisatievormen voor het controleproces. De inzichten zijn overigens ook gebaseerd op een serie eerdere OTB-onderzoeken. Centraal in dit hoofdstuk staat het aspect herregulering. De modellen bevatten elementen zoals: zelfcontrole (BRLplantoetsing in combinatie met andere vormen van certificatie / erkenning), mogelijke varianten voor eenvoudige bouwwerkzaamheden, introductie van een controleplan (analoog aan de situatie in Noorwegen en Zweden), mogelijke rol van aansprakelijkheid / verzekeringen (zie België en Frankrijk), et cetera. Separate aandacht wordt besteed aan de mogelijkheden van en ontwikkelingen rond de elektronische Bouwbesluittoetsing. Deze digitalisering van de Bouwbesluittoets past overigens zowel binnen het thema ‘herregulering’ als het thema ‘stroomlijning’ In het vijfde hoofdstuk gaan we in op de één-loketgedachte. Hierbij gaat het vooral om het vergroten van de duidelijkheid van regels, het vergoten van de bereikbaarheid van de overheid en het verminderen van de lasten voor overheid en burgers. Mogelijk interessante voorbeelden van gestroomlijnde procedures en klantgerichte organisatie van lokale diensten worden gepresenteerd. We zoomen daarbij vooral in op de situatie in de Verenigde Staten. De VS behoorde tot nu toe niet tot ons vergelijkingsdomein, maar bekend is de aanpak daar van het direct kunnen verkrijgen van een vergunning aan het loket. We gaan na hoe dit wordt aangepakt en welke randvoorwaarden er zijn. De rapportage wordt afgesloten met hoofdstuk 6, waarin de belangrijkste conclusies en aanbevelingen kort worden gepresenteerd.
4
2 Ontwikkelingen rond het technisch bouwtoezicht
2.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de beleidsontwikkelingen aangestipt die relevant zijn voor de heroverweging van de organisatie van het toetsings- en toezichtsproces van bouwvergunningen (paragraaf 2.2). Voorts worden in het kort de problemen geschetst waar men bij de uitvoering van het gemeentelijk bouwtoezicht tegenaan loopt en we geven aan waarom herregulering en verdere stroomlijning van het technische toezicht wenselijk is (in paragraaf 2.3).
2.2 Beleidsontwikkelingen De in het eerste hoofdstuk geschetste OPB-visie komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. In deze paragraaf geven we een beknopt overzicht van de voorgeschiedenis. 1992: Herziening Woningwet en introductie Bouwbesluit Bouwregelgeving en controle en toezicht waren vanaf de middeleeuwen zaken die onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid vielen. Dit is logisch te verklaren uit het feit dat de eisen goed moesten aansluiten op de lokale omstandigheden. Pas bij de introductie van de Woningwet in 1901 kwamen er ook nationale kaders voor de bouwregelgeving. Toch zijn de lokale verschillen erg lang blijven bestaan. Voor de technische voorschriften ging de Modelverordening van de VNG steeds meer uniformerend werken. In 1992 kwam met de introductie van het Bouwbesluit grotendeels een eind aan de lokale verschillen in de technische voorschriften. Gemeenten mochten voor de onderwerpen waarin het Bouwbesluit voorzag, geen andere (eigen) meer stellen. Naast de locatiegebonden aspecten zoals bestemmingsplan, welstandstoezicht en bouwverordening, die uiteraard een gemeentelijke uitwerking bleven behouden, behield de gemeente desondanks toch ook nog op het technische vlak nog een aanzienlijke zeggenschap. Het Bouwbesluit voor niet tot bewoningbestemde gebouwen bleef vooralsnog in functionele eisen gesteld. De gemeente moest het niveau van eisen bepalen. Ook bij verbouwprojecten behield de gemeente zeggenschap over het eventueel verlenen van vrijstellingen tussen het niveau van het Bouwbesluit voor nieuwbouw en het Bouwbesluit voor bestaande bouw. Ook het oordeel over de geschiktheid van gelijkwaardige oplossing bleef aan de gemeenten voorbehouden. 5
Desalniettemin kunnen we vaststellen dat sinds het Bouwbesluit de technische eisen aan gebouwen in grote lijnen landelijk uniform vaststaan. De controle op de naleving van de voorschriften is van oudsher ook een gemeentelijke aangelegenheid. Anders dan de uniformering van de technische voorschriften is er wat betreft de controle en het toezicht nauwelijks een ontwikkeling geweest richting uniformering. Toch hebben de technische specialisten van het Bouw- en Woningtoezicht regelmatig initiatieven genomen voor onderling overleg en afspraken over de beoordeling van technische oplossingen. De gemeenteambtenaren zagen zich voortdurend voor de opgave gesteld om nieuwe oplossingen te toetsen aan de technische voorschriften terwijl de kennis en bepalingsmethoden hiervoor soms ontbraken. Ook zag men voordelen in het tot stand brengen van centrale technische keuringen van bijvoorbeeld de kwaliteit van beton of van funderingspalen. Deze vraag naar centrale technische keuringen heeft een belangrijke impuls gegeven aan de ontwikkeling van productcertificatie- en attestering. In 1992 is deze vorm van certificatie ook formeel in relatie gebracht met de publieke regelgeving. Via de herziene Woningwet wordt aan erkende kwaliteitsverklaringen de status gegeven van voldoende bewijs dat aan de eisen van het Bouwbesluit wordt voldaan en mogen gemeenteambtenaren de bouwproducten die met een dergelijke kwaliteitsverklaring worden geleverd in beginsel accepteren. De meeste politiek-verantwoordelijken veronderstelden in 1992 dat door deze verandering van de Woningwet de taak van het BWT lichter zou worden. In het onderzoek Kwaliteitsverklaringen en het bouw- en woningtoezicht (Visscher, 1992) moesten we echter constateren dat de verandering slechts een formele bevestiging vormde van een al gegroeide praktijksituatie. Het BWT kijkt slechts incidenteel naar de deugdelijkheid van bouwmaterialen- en producten. De meeste aandacht is gericht op het bouwwerkniveau. De kwaliteitsverklaringen hebben daar tot nu toe nog maar nauwelijks effect op. 1996: Evaluatie herziene Woningwet Bij de herziening in 1992 waren het verminderen en vereenvoudigen van de regelgeving belangrijke doelen. Een ander belangrijk doel was het versnellen van de vergunningsprocedures. Er werd een driedeling in bouwwerkcategorieën (vergunningvrij, meldingplichting, vergunningplichtig) geïntroduceerd en er werden (fatale) termijnen vastgesteld waarbinnen de vergunningen verleend moeten worden. In 1996 werden de resultaten van een brede evaluatie van de herziening van de Woningwet en de introductie van het Bouwbesluit bekend. Een van de gevolgen van de veranderingen was een verschuiving binnen de gemeentelijke diensten van technische controles en toezicht naar de juridische en administratieve afhandeling van bouwaanvragen (Meijer e.a. 1996). Het beeld dat de evaluatie opriep was dat een aantal veranderingen positief werd beoordeeld (uniformering, verbetering rechtszekerheid, versnelling doorlooptijden), maar dat er nauwelijks sprake was van vermindering en vereenvoudiging van de regelgeving. Sommige veranderingen leidden juist tot extra complexiteit. Met name de toepassing van het Bouwbesluit kende een moeilijke start. In de loop van de jaren negentig werden sommige regels weliswaar geschrapt, maar het Bouwbesluit kende ook weer uitbreidingen, zoals onder meer de introductie van de EPN. Naast de grotere aandacht voor de procedures werd de werkdruk op de technische afdelingen van het BWT ook vergroot door groeiende complexiteit, zowel van de 6
voorschriften als van de te controleren bouwplannen en de uitvoering van bouwprojecten. Halverwege de jaren negentig werd een en andere ook nog eens negatief beïnvloed door bezuinigingsoperaties die bij nogal wat gemeenten werden doorgevoerd. 1997: MDW-project Bouwregelgeving De conclusies van de evaluatie uit 1996 hebben in 1997 onder meer geleid tot het starten van een MDW-project voor de Bouwregelgeving. Als motief werd genoemd dat er in de bouwsector, ondanks de veranderingen uit 1992, nog steeds het gevoel overheerst dat de bouwregelgeving een te grote belasting oplevert voor burgers en bedrijfsleven. In het MDW-project werd onderzocht welke voorschriften van het Bouwbesluit geschrapt zouden kunnen worden en hoe de voorschriften en vergunningsprocedures zouden kunnen worden vereenvoudigd. In een van de onderzoeksprojecten is een vergelijking gemaakt met de regelgeving in een aantal andere Europese landen (Visscher & Meijer, 1997). Dit onderzoek leverde een aantal interessante aanbevelingen op. Opvallend was dat anders dan in Nederland in de meeste andere landen private partijen een belangrijke rol spelden bij de uitvoering van de controle en inspectie op de naleving van de technische bouwvoorschriften. Onder meer op basis hiervan kwam de MDW-werkgroep tot de aanbeveling om de certificatie van architecten, adviseurs en aannemers te overwegen als alternatief voor de traditionele gemeentelijke controle. De toenmalige staatssecretaris van Volkshuisvesting nam deze suggestie over als beleidsvoornemen. Het OPB werd een belangrijke rol toebedacht bij de verdere uitwerking van dit idee. 1999: PvE Procescertificaat Bouwbesluittoets Ongeveer gelijktijdig met het MDW-project heeft het Onderzoeksinstituut OTB in opdracht van de VGBouw een brede groep deskundigen uit de bouwsector geïnterviewd over alternatieve organisatiemodellen voor de uitvoering van de controle en inspectie op de naleving van de voorschriften van het Bouwbesluit waarbij het certificatie-instrument als kwaliteitsborging wordt ingezet (Visscher & Meijer, 1998). De bevindingen van dat onderzoek zijn verder uitgewerkt in het proefschrift Bouwtoezicht en kwaliteitszorg, een verkenning van alternatieven voor de technische controles door het gemeentelijk bouwtoezicht (Visscher, 2000). De aanbevelingen uit deze onderzoeken sloten aan op de gedachten die zich bij VROM ontwikkelden over dit onderwerp. In de loop van 1998 is het beleidsinitiatief ‘procescertificatie’, zoals het is gaan heten, gelanceerd en werd duidelijk hoe het ministerie van VROM en het OPB de inhoud en het implementatietraject zich voorstelden. Een procescertificaat voor de toetsing van bouwplannen aan de eisen van het Bouwbesluit zou in de vorm van de erkende kwaliteitsverklaring via de Woningwet kunnen worden erkend als alternatief voor de toetsing door het gemeentelijk Bouw- en Woningtoezicht. Het betreft hier een vrijwillige vorm van certificatie dat in beginsel door allerlei partijen in de bouw zou kunnen worden opgepakt, inclusief gemeentelijke afdelingen. Al in een vroeg stadium gaf de staatssecretaris aan dat er ook een proeftraject zou worden opgezet om de aansluiting op de bouwpraktijk te testen. Vanuit het OPB werd een werkgroep vastgesteld die een programma van eisen voor een Nationale Beoordelingsrichtlijn (BRL) voor de bedoelde procescertificatie moest begeleiden. Medio 1999 werd het PvE vastgesteld (Visscher & Meijer, 1999). Het 7
betreft hier met name een aanduiding en afbakening van de strekking van de BRL en van de toepassing van het certificaat. Na het PvE heeft de ontwikkeling enige tijd stilgelegen. Certificatie is in principe een privaatrechtelijke aangelegenheid. Nu de randvoorwaarden waren vastgesteld wilde de overheid eerst afwachten of er vanuit de bouwsector initiatieven zouden worden ondernomen om een BRL te ontwikkelen. Medio 2000 startte er vanuit VROM een nieuw initiatief om te komen tot een concept-BRL waarmee experimenten gehouden kunnen worden. SKW-certificatie en het Onderzoeksinstituut OTB werken samen aan de ontwikkeling van een concept BRL te realiseren. Dit project is in volle gang en wordt naar verwachting eind 2001 afgesloten. Er is een werkgroep samengesteld waarin 12 deskundige regelmatig bijeenkomen om te discussiëren over de inhoud van de BRL. Naast de werkgroep is er ook een begeleidingsgroep (ongeveer 40 a 50 personen) die worden geraadpleegd om voor een breed draagvlak te zorgen. Onderdeel van het traject is een analyse van de toetsingspraktijk bij een aantal gemeenten en advies- en architectenbureaus. 2001: Uitwerking van de OPB visie In december 2000 heeft het OPB de staatssecretaris van VROM een toekomstvisie voor de Bouwregelgeving gepresenteerd. De visie is opgebouwd uit enkele onderling samenhangende thema’s. Herregulering van publiekrechtelijke toetsingstaken is een van die thema’s. Kern van het betoog is dat waar mogelijk, gestreefd moet worden om deelnemende partijen aan het bouwproces op basis van kwalificaties (certificatie) grotendeels zelf de controles op naleving van de technische publiekrechtelijke voorschriften te laten verrichten. Er wordt gewezen op de ontwikkeling van de BRL voor het procescertificaat ‘Bouwplantoetsing aan de eisen van het Bouwbesluit’. Het is vooralsnog ongewis hoe de bouwpraktijk van de certificatie onder deze BRL gebruik zal maken en welk type bouwplannen nog steeds door de gemeente getoetst zal worden. Dit rapport gaat in op de vraag wat van de implementatie van de beoogde procescertificatie verwacht mag worden, welk beleid te overwegen is om de implementatie te bevorderen, wat de effecten kunnen zijn voor bouwprojecten die niet onder het regime van de BRL worden gerealiseerd. Ook het effect op het bouw- en woningtoezicht wordt overwogen. Vervolgens wordt geanalyseerd welke aanvullende maatregelen genomen kunnen worden om de bedoeling van de toekomstvisie van het OPB op dit gebied te realiseren.
2.3 Motieven voor veranderingen De controle en inspectie door het gemeentelijk bouwtoezicht zijn de laatste tijd op verschillende manieren in de aandacht komen te staan. Al bij de evaluatie van de herziene Woningwet in 1996 bleek dat met name het technisch toezicht sterk onder druk was komen te staan. Door de fatale termijnen van de bouwvergunningen was bij de gemeenten de aandacht verschoven van de technische,
8
naar de administratieve en juridische afhandeling van bouwvergunningen. Dit in een context van gemeentelijke reorganisaties, bezuinigingsoperaties en kerntakendiscussies. Gemeenten kregen het steeds moeilijker om te voorzien in een volledige en kwalitatief goede controle op naleving van het Bouwbesluit bij bouwaanvragen en een adequate inspectie bij de uitvoering. Ontwikkelingen in de techniek en de voorschriften vereisen een regelmatige bijscholing. Bij technische afdelingen met een geringe omvang is dat steeds moeilijker te realiseren. Bij veel individuele gemeentelijke BWT-afdelingen was het besef dat het steeds moeilijker werd om hun taken te vervullen, al lang doorgedrongen. In het jaar 2000 werd dit op grotere schaal gestaafd door onderzoek. Een onderzoek onder 50 gemeenten door de Inspectie Volkshuisvesting (tweedelijns toezicht) leverde een onthutsend beeld op. Ook werd door Cobouw een Nipo-enquête gehouden die een zeer negatief resultaat opleverde (‘Leges, veel geld voor flutwerk’). Vervolgens kregen we te maken met de rampen in Enschede en Volendam die de noodzaak van goede regels en betrouwbare controles plotseling bij het publiek en bestuurders tot topprioriteit maakten. Het bovenstaande vormt op zich al voldoende reden om te zoeken naar wegen waardoor het bouwtoezicht verbeterd kan worden. Er zijn daarnaast nog enkele andere overwegingen te noemen. • De traditionele plantoetsing is een eindcontrole. Voor een efficiënte en effectieve kwaliteitssturing op het ontwerp is een toetsing dichter bij het primaire proces wenselijker. • De technische voorschriften zijn weliswaar landelijk geüniformeerd, maar de feitelijke controle is geenszins gestructureerd en varieert daardoor ook van gemeente tot gemeente en van project tot project. Dit kan betekenen dat ook de kwaliteit van de controle verschilt. Dit strookt niet met het beginsel van rechtsgelijkheid. • Bestaande in- en externe controleprocedures1, waarbij ook de voorschriften van het Bouwbesluit onderwerp van controle zijn, worden niet structureel gewaardeerd in de procedures van het bouw- en woningtoezicht. Hieraan is echter wel behoefte, zowel bij de bouwbedrijven als bij het gemeentelijk bouwtoezicht. • Specialistische deelprocessen van de ontwerpfase, met name de diensten van technische adviesbureaus, worden in de praktijk regelmatig niet of in mindere mate gecontroleerd. • De verdere ontwikkeling van privaatrechtelijke normering en certificatie ook ten behoeve van publiekrechtelijke doelen wordt door het ministerie van Economische Zaken sterk gestimuleerd. • De internationalisering van de bouw vraagt om een harmonisatie van controleprocedures ten behoeve van de verlening van bouwvergunningen. Zelfcontrole op basis van internationale, en vooral Europese, normen en beoordelingsrichtlijnen zou hiertoe kunnen bijdragen.
1
Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld toetsing van bouwplannen en inspectie bij de uitvoering door Woningborg ten behoeve van een GIW-certificaat of ISO-9000 kwaliteitssysteemcertificatie van bijvoorbeeld een aannemer waarin een specifieke procedures voor de inspectie bij de uitvoering zijn opgenomen.
9
Er zijn kortom meer dan genoeg redenen om de taken rond het bouwtoezicht eens tegen het licht te houden en op zoek te gaan naar mogelijke alternatieven voor het publiekrechtelijke toezicht. In het volgende hoofdstuk komen allereerst enkele mogelijk interessante buitenlandse voorbeelden aan bod.
10
3 Voorbeelden: Engeland, Noorwegen en Zweden
3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden enkele voorbeelden van de ordening en regulering van het ‘bouwtoezicht’ gepresenteerd uit Engeland, Noorwegen en Zweden. In paragraaf 3.2 beschrijven we de situatie in Engeland waar sinds een jaar of tien de ‘Approved Inspectors’ bestaan. Deze private controle en inspectie bureaus zijn erkend voor het verrichten van toetsing en inspectie van bouwprojecten en werken in feite in concurrentie met de gemeentelijke diensten voor bouwtoezicht. Recentelijk is de beleidsoptie gelanceerd om architecten op de een of andere manier in staat te stellen om zelf plannen te toetsen. In paragraaf 3.3 werken we de Noorse systematiek uit. Sinds enige jaren verrichten de gemeenten zelf geen technische toetsingen van bouwplannen en inspecties op de bouwplaats meer uit. De aanvrager van de vergunning dient door middel van een controleplan aan te tonen dat de partijen in het bouwteam zelf voor voldoende controle zorgen. In samenhang hiermee is een classificatie systeem voor architecten en aannemers ontwikkeld. In Zweden, beschreven in paragraaf 3.4, functioneert een vergelijkbaar systeem als in Noorwegen. Daar wordt per bouwproject een ‘kwaliteitszorgsupervisor’ aangewezen. In paragraaf 3.5 trekken we enkele conclusies.
3.2 Engeland Voor veel grote bouwprojecten worden het ontwerp en de technische specificaties meestal voorbereid door een architect of een ‘chartered surveyor’ en de constructieve berekeningen door een constructie-adviseur. Andere professionals kunnen worden ingeschakeld voor specifieke werkzaamheden zoals de verwarmingsinstallaties en ventilatiesystemen. Er bestaan wat dit betreft geen verplichtingen. Het bouwtoezicht wordt uitgevoerd door de gemeentelijke of regionale bouwtoezichtorganisaties. Om te kunnen bouwen zijn er twee vergunningen nodig, een Planning Permit: een vergunning voor de lokale en stedenbouwkundige aspecten en een Building Regulations Approval: een bouwtechnische vergunning. Deze twee procedures staan volledig naast elkaar en worden ook door verschillende lokale diensten uitgevoerd. Er bestaan twee soorten procedures om een bouwtechnische vergunning te krijgen; de volledige procedure (full plans) en de meldingprocedure (building notice). Indien er een brandveiligheidscertificaat van de brandweer vereist is, wat het geval is bij grote en 11
publieke gebouwen, zoals hotels, winkels of kantoorgebouwen, is een volledige procedure verplicht. Als er geen brandveiligheidscertificaat vereist is, kan de aanvrager kiezen welke procedure hij wil volgen. De meldingsprocedure is eenvoudiger, sneller en goedkoper, maar houdt een groter risico in voor de aanvrager. Twee dagen na de indiening kan worden begonnen met bouwen. Wanneer later blijkt dat er niet volgens de voorschriften is gebouwd, kan het bouwtoezicht actie ondernemen en de bouwer dwingen de constructie aan te passen. Bij de volledige procedure kan het plan volledig worden gecontroleerd voordat de bouw mag beginnen. De maximale proceduretijd is vijf weken, met de mogelijkheid tot drie weken uitstel. Bij deze relatief korte beoordelingstijd moet worden bedacht dat de planningsprocedure hier niet bij inbegrepen is. Meestal is de inspectie op de uitvoering van de bouw goed georganiseerd. Bij tien fasen van de bouw, moet er enkele dagen van te voren een inspectiemeldingskaart worden ingestuurd om de bouwtoezichtambtenaar te informeren. Er mag niet met de bouw worden doorgegaan voordat de inspectie is uitgevoerd. Een interessant onderdeel van het Engelse systeem vormt de mogelijkheid voor private partijen om erkend te worden als instantie die controles op de naleving van de technische overheidsvoorschriften kan verrichten bij het ontwerp en de uitvoering en die de (bouwtechnische) vergunningen mogen verstrekken. Dit zijn de zogenaamde Approved Inspectors. In eerste instantie waren zij vooral actief op de particuliere huizenmarkt. Een uitbreiding van dit systeem heeft ervoor gezorgd dat zij nu actief zijn voor alle gebouwtypen (mits ze adequaat zijn verzekerd). De opdrachtgever mag zelf kiezen voor overheids- of particulier toezicht. Een Approved Inspector heeft overigens niet dezelfde bevoegdheden als het gemeentelijk toezicht. Als er problemen ontstaan over de vraag of er wel aan de voorschriften wordt voldaan (met name in de uitvoeringsfase), moet de Approved Inspector de overheidsdiensten inschakelen om maatregelen te treffen. Na een aanvankelijke gewenningsperiode, wijzen de ervaringen inmiddels uit dat de combinatie tussen het private en publieke toezicht op een bevredigende wijze verloopt. Zowel vanuit de kant van de Approved Inspectors als vanuit het lokale bouwtoezicht wordt gemeld dat de nieuwe situatie (concurrentie) positieve effecten heeft op het professionalisme en de kwaliteit van het bouwtoezicht. Momenteel denkt het Engelse ministerie aan het introduceren van de mogelijkheid voor, zoals ment het noemt: ‘self-certification’. Hiermee wordt bedoeld dat bijvoorbeeld architecten zelf de controle op conformiteit met de voorschriften kunnen uitvoeren. Op basis van welke voorwaarden aan architecten deze bevoegdheid zou kunnen worden verleend, is op dit moment nog volop in discussie. Het Engelse systeem kent tenslotte de zogenaamde type-goedkeuring (type-approval). Dit is een bouwtechnische vergunning afgegeven op het ontwerp van een bouwwerk minus de fundering. Het lokale bouwtoezicht of een erkende inspecteur kan een dergelijke vergunning afgeven. De type-goedkeuring kan voor het zelfde ontwerp op een andere locatie weer opnieuw worden gebruikt. Bij serieproducties (bijvoorbeeld geprefabriceerde woningen) kan worden bespaard op proceduretijd en controlekosten.
12
3.3 Noorwegen In 1997 zijn belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de Noorse regelgeving met betrekking tot bouwvoorschriften en bouwtoezicht. De wijzigingen hebben onder meer betrekking op het systeem van controle en inspecties in het kader van de naleving van de bouwtechnische voorschriften. De verantwoordelijkheid voor het voorzien in controle van ontwerp en de uitvoering van de bouw wordt bij de opdrachtgever gelegd. Gemeentelijke afdelingen voor bouwtoezicht voeren zelf geen controles meer uitop de naleving van de bouwtechnische voorschriften. Dit betekent dat bouwtekeningen en berekeningen in de ontwerpfase niet meer worden gecontroleerd en dat de gemeentelijke afdelingen BWT ook geen inspecties bij de uitvoering van de bouw meer zullen uitvoeren. Wel blijven ze controles uitvoeren op de locatieafhankelijke aspecten (bestemmingsplan, welstand) in de ontwerpfase. Aanleiding tot deze veranderingen vormden de constateringen dat er nog tamelijk vaak bouwfouten ontstaan die door een betere controle in een vroeg stadium aan het licht gekomen zouden zijn. De lokale bouwtoezichtdiensten waren door een beperkte capaciteit en kwaliteit niet meer instaat om de benodigde controle uit te voeren. De ontwikkeling van kwaliteitszorgsystemen in de bouwwereld was vervolgens de aanleiding om tot een nieuwe benadering te komen. In de nieuwe systematiek dient de aanvrager voor het verkrijgen van een bouwvergunning geen technische tekeningen en berekeningen meer in, maar daarvoor komt een controleplan in de plaats. In het controleplan wordt nauwkeurig aangegeven hoe de controle op de naleving van de bouwtechnische voorschriften zal worden uitgevoerd. Er worden verwijzingen gemaakt naar de voorschriften, naar de bouwdelen, bouwfasen, de controlemethoden en er wordt aangegeven wie de controle zal uitvoeren. In de eerste plaats is het de bedoeling dat de uitvoerende partijen (architect, constructeur, aannemers) op basis van kwaliteitszorgsystemen zelf hun werk controleren en documenteren. Indien het Bouwtoezicht niet voldoende vertrouwen heeft in het controlesysteem van een van de partijen, dan zal ze aangeven dat de opdrachtgever voor dat deel een onafhankelijk controlebureau moet inschakelen. De keuzen die hierin worden gemaakt zijn afhankelijk van de betrouwbaarheid van het controlesystemen in relatie tot de risico’s van de bouw (zo zal ten behoeve van de brandveiligheid bij een openbaar gebouw relatief vaak van de diensten van een onafhankelijk controlebureau gebruik moeten worden gemaakt). Indien er een derde partij moet worden ingeschakeld, lopen de kosten voor de opdrachtgever op. Hij zal dus kiezen voor uitvoerende partijen met voldoende controlesystemen. Er is in Noorwegen een erkennings-, en classificatiesysteem voor architecten en aannemers ten behoeve van het zelfcontrole ontwikkeld. Er bestaat geen verplichting voor het hebben van een erkenning om zelfcontrole te mogen uitvoeren en het lokale bouwtoezicht heeft de bevoegdheid om te beslissen wanneer er een onafhankelijk bureau moet worden ingeschakeld en wanneer dit niet nodig is. De bouwactiviteiten zijn ingedeeld in zo’n honderd categorieën. Voor elke categorie worden vervolgens drie projectklasse niveaus onderscheiden. Deze projectklassen zijn een resultante van de complexiteit en de mogelijke faalgevolgen van het project. Bij klasse 1 gaat het dan bijvoorbeeld om eenvoudige projecten waarvan de gevolgen van een eventueel falen gering zijn en bij klasse 3 om complexe projecten met potentieel 13
grote ‘faalgevolgen’. Voor elke projectklasse worden ook weer drie rollen onderscheiden: − verantwoordelijk voor het ontwerp; − verantwoordelijk tijdens de bouw; − en verantwoordelijk voor de volledige coördinatie. Dit leidt tot een matrix met (100x3x3) 900(!) categorieën. De meeste bedijven proberen erkenning te krijgen voor alle 900 categorieën.Bij de erkenning van bedrijven wordt gekeken naar de beroepsvaardigheden en de ervaring van de medewerkers en het gebruikte kwaliteitssysteem. Ten behoeve van de nieuwe systematiek is de vergunningsprocedure veranderd. De procedure is sterk gefaseerd. Het begint met de indiening van een aanvraag, waarna het bouwtoezicht een vooroverlegvergadering bijeen roept. Bij de vergadering zal de gemeente de specifieke eisen voor het project in relatie tot de locatie verduidelijken en wordt de invulling van het controleschema besproken. Hierop volgt de indiening van een globale vergunningaanvraag (raamplan: een vergunning op hoofdlijnen) en daarna kunnen per deeluitwerking detailbouwvergunning worden aangevraagd. Bij bouwprojecten van beperkte omvang zullen sommige fasen ineengeschoven worden. Als voordelen van de nieuwe systematiek zien de Noren een verhoging van de kwaliteit van de controles (bij alle bouwplannen integrale kwaliteitscontroles), een betere en duidelijker verdeling van verantwoordelijkheden en een vermindering van de bestuurslasten.
Afbeelding 3.1: procedure in Noorwegen VOOROVERLEG
GLOBAAL PLAN (raamplan)
UITWERKEN DETAIL PLANNEN
DETAIL PLANNEN (bouwstartaanvraag)
UITVOERING
VOLTOOIINGSCERTIFICAAT
LOCATIEAFHANKELIJKE ASPECTEN GLOBAAL CONTROLEPLAN VERANTWOORDELIJKHEDENSCHEMA
DEELCONTROLEPLANNEN
De gevolgen van de nieuw systematiek zijn nog niet bekend. Met een uitgebreide evaluatie (onder gemeenten en bouwbedrijfsleven) wordt 2001/2002 begonnen. Wel bekend is dat ‘de praktijk’ het zekere voor het onzekere heeft genomen. In de twee weken voor het van kracht worden van het nieuwe systeem werd een aantal bouwaanvragen bij de Noorse afdelingen voor Bouw- en Woningtoezicht ingediend dat nagenoeg even groot was als het aantal dat de lokale overheden normaliter in een periode van één jaar te verwerken krijgen. De eerste ervaringen wijzen verder uit dat de kwalificatie-eisen aan de bedrijven over het algemeen als redelijk worden ervaren. Het aantal bedrijven dat gekwalificeerd wil worden, is twee keer zo hoog als van tevoren werd verwacht. Wel zijn er aanwijzingen dat kleinere bedrijven meer dan voorheen 14
samengaan en fuseren. Dit heeft ermee te maken dat invoering van een kwaliteitssysteem voor kleinere bedrijven over het algemeen problematischer is dan voor grotere bedrijven. De kennis over de bouwregelgeving lijkt over de gehele linie toegenomen te zijn. De gevolgen van de nieuwe systematiek in termen van (bouw)kosten en procedure)tijd zijn nog niet bekend. Wel bekend is dat met name het uitwerken en detailleren van de controleplannen zeer arbeidsintensief is, dit zal in de toekomst moeten worden aangepast (Bjorkmann, 19992).
3.4 Zweden In Zweden is in 1995 een vergelijkbare verandering in de bouwregelgeving doorgevoerd als in Noorwegen. De belangrijkste stap in de wijzigingen was het verleggen van de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van controles van ontwerp en uitvoering van de bouw van de lokale afdeling voor het bouwtoezicht naar de opdrachtgevers. Het systeem van zelfcontrole in Zweden is grotendeels gelijk aan dat van Noorwegen. De bouwvergunningsprocedure is in Zweden ten behoeve van de nieuwe controlesystematiek aangepast. Ook hier wordt na indiening van de aanvraag, door het lokale bouwtoezicht, een vooroverlegvergadering georganiseerd. De bouwer/aanvrager, de kwaliteitszorgsupervisor en de overige partijen die bij het project betrokken zijn, worden hiervoor uitgenodigd. Slechts indien dit overduidelijk niet nodig is, wordt er geen consultatieve vergadering bijeen geroepen. Tijdens deze consultatieve vergadering worden zaken besproken zoals de planning van de uitvoering, de methoden van controle en inspectie en andere vormen van controle die nodig zijn om aan te tonen dat het bouwwerk of de civieltechnische werken voldoen aan de publieke voorschriften. De opdrachtgever stelt het controleplan op, het bouwtoezicht toetst alleen de locatieafhankelijke aspecten en beslist over de mate van controle die vereist is. Het is primair de verantwoordelijkheid van de eigenaar om aan te geven welke controle en verificatie hij nodig acht om aan te tonen dat aan de technische voorschriften wordt voldaan. Het gemeentelijk bouwtoezicht bepaalt of de voorgestelde controle voldoende is en kan het controleplan goedkeuren of afwijzen en aangeven welke toegevoegde controles (inspecties), meldingen en documentatie noodzakelijk zijn. Als het controleplan bepaald is, heeft de opdrachtgever de verantwoordelijkheid om te garanderen dat dit ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. De betrokken partijen kunnen in de eerste plaats zelf in de controle voorzien, maar daar waar het bouwtoezicht dit noodzakelijk acht, moeten onafhankelijke controlebureaus worden ingeschakeld. In de Zweedse systematiek wordt bij elk plan een kwaliteitszorgsupervisor aangewezen. Deze functionaris coördineert de controles en zal de contacten met het bouwtoezicht onderhouden. Het is de bedoeling dat uiteindelijk (nadat er voldoende zijn opgeleid) alleen erkende personen deze functie vervullen. Er kunnen ook meerdere kwaliteitszorgsupervisors worden aangewezen om bij grote projecten verschillende delen te controleren. In dergelijke gevallen zal een van hen het 2
In een bijdrage aan Interflamm’99 met de titel Experience in introducing performance based fire regulations is Wiran Bjorkman (van het National Office of Building Technology and Administration, Norway) ook in algemene zin ingegaan op de inhoud en eerste gevolgen van de nieuwe Noorse systematiek.
15
werk coördineren. De kwaliteitszorgsupervisor moet voldoen aan de kwalificaties zoals omschreven in de voorschriften. Zij worden gecertificeerd door geaccrediteerde bureaus of worden erkend door het bouwtoezicht. Gekwalificeerde ingenieurs (adviseurs) kunnen geregistreerd worden door geaccrediteerde bureaus als verantwoordelijke kwaliteitszorgsupervisors voor bepaalde deelgebieden in de bouw. Deze verplichtingen zijn opgenomen in een document van het Hooggerechtshof. Tijdens de bouw worden de daadwerkelijke inspectiewerkzaamheden uitgevoerd worden door privaatrechtelijke inspecteurs. Totdat er voldoende erkende controleurs op de markt zijn, kunnen controleurs van de gemeenten toezicht op de uitvoering van de bouw uitvoeren. Als aan de verplichtingen van het controleplan is voldaan, kan de gemeente op verzoek van de opdrachtgever een opleveringscertificaat verstrekken. Volgens het contract tussen de opdrachtgever en de aannemer wordt er een eindinspectie uitgevoerd door een onafhankelijke controleur. Het modelcontract bepaalt ook dat meestal twee jaar na deze eindcontrole een garantiecontrole uitgevoerd moet worden door een onafhankelijke controleur om te controleren of er defecten zijn opgetreden in relatie tot de onderwerpen en bouwdelen die in het contract zijn opgenomen.
3.5 Conclusies We zetten mogelijk interessante elementen voor de Nederlandse situatie kort op een rij: • In Engeland heeft men al geruime tijd een situatie waarin privaat- en publiek bouwtoezicht naast elkaar bestaan. In Engeland kan een privaatrechtelijke organisatie worden erkend die controleert of het ontwerp en de uitvoering voldoen aan de bouwtechnische voorschriften en die bevoegd is om vergunningen te verstrekken. De opdrachtgever mag zelf kiezen voor overheids- of particulier toezicht. De ervaringen die tot nu toe zijn opgedaan met deze systematiek zijn positief: volgens betrokkenen zijn als gevolg van de toenemende concurrentie het professionalisme en de kwaliteit van het bouwtoezicht vergroot. • De herregulering van het bouw- en woningtoezicht in Noorwegen en Zweden heeft de volgende kenmerkende elementen: − volledige geprivatiseerde technische controle; − sterke stimulans voor ontwerpers, adviseurs en bouwers om kwaliteits- en controle systemen te ontwikkelen; − geen specifieke certificatie voor toetsing of inspectie; − geen uniforme goedkeuring van vormen van zelfcontrole. • In Noorwegen en Zweden moet de aanvrager van een bouwvergunning in een controleplan aangeven op welke wijze bekwame partijen in de vereiste controle op de naleving van de technische voorschriften zullen gaan voldoen. Dit wordt bij de start van het bouwproces aan de gemeente voorgelegd. De gemeente keurt het controleplan. Afhankelijk van de kwalificaties van de betrokken partijen en de complexiteit en risico’s van het bouwplan zal de gemeente zelfcontrole toestaan of de inschakeling van een extern controlebureau vereisen. In Noorwegen is er een classificatie opgezet voor ontwerpers en bouwers waarbij wordt aangegeven voor welk soort bouwplan (omvang en complexiteit) de partijen in beginsel zelfcontrole 16
mogen uitvoeren. Opvallend in het Zweedse systeem is de figuur van de Kwaliteitssupervisor. Deze functionaris coördineert de controles en zal de contacten met het bouwtoezicht onderhouden. Het is de bedoeling dat uiteindelijk (nadat er voldoende zijn opgeleid) alleen erkende personen deze functie vervullen.
17
18
4 Modellen voor herregulering
4.1 Inleiding In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de mogelijkheden voor de (her)ordening en (re)organisatie van de controle op de naleving van de publiekrechtelijke technische voorschriften voor het bouwen. Voor de ontwerpfase geven we alternatieven voor de Bouwbesluittoetsing. Bij de uitvoeringsfase hebben de alternatieven betrekking op inspectie op het bouwen volgens de specificaties van het ontwerp waarvoor de vergunning is verleend. We beginnen in paragraaf 4.2 met een overzicht van mogelijke alternatieven voor de ordening van de toetsing van bouwplannen en de inspectie bij de uitvoering. In de volgende paragrafen werken we drie alternatieven nader uit die ons inziens toepasbaar zijn in de Nederlandse situatie. In paragraaf 4.3 beschrijven we de ontwikkeling van een Procescertificaat Bouwbesluittoets en schetsen we de situatie die ontstaat als deze certificatie (gedeeltelijk) is geïmplementeerd. Zoals al eerder aangegeven wordt een concept Beoordelingsrichtlijn momenteel ontwikkeld voor dit procescertificaat. In paragraaf 4.4 gaan we in op het Procescertificaat Kleine Bouwactiviteiten. Vervolgens komt in paragraaf 4.5 het Procescertificaat Bouwinspectie aan bod. In paragraaf 4.6 wordt stilgestaan bij de implementatie van de nieuwe alternatieven. De elektronische Bouwbesluittoetsing, een actuele ontwikkeling die van groot belang kan zijn voor de bouwplantoetsing, komt aan de orde in paragraaf 4.7.
4.2 Verschillende mogelijkheden Er zijn diverse wegen die bewandeld kunnen om te verzekeren dat er aan publieke verplichtingen wordt voldaan. In het geval van de bouwvoorschriften voeren lokale overheidsdiensten eindcontroles uit bij het ontwerp en tussentijdse inspecties bij de uitvoering. De kwaliteit en de onafhankelijkheid van de controle worden bewaakt door de gemeenten die gehouden zijn aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de (provinciale) inspecties volkshuisvesting die een toezichthoudende rol hebben. Bij andere organisatievormen van overheidscontrole, kunnen we denken aan regionaal gebundelde diensten van bouw- en woningtoezicht of een nieuw op te zetten nationaal uitvoeringsbureau. Dergelijke constructies hebben met name een schaalvoordeel en
19
bevorderen de uniformiteit. Het schaalvoordeel kan worden benut voor specialisatie, betere (bij)scholing en meer mogelijkheden voor het opvangen van piekbelastingen. Voorts kunnen we alternatieven voor het bouwtoezicht overwegen waarbij private partijen een rol spelen. Cruciaal bij de uitwerking van concepten is de wijze waarop de kwaliteit van de controles wordt bewaakt. Een van de mogelijkheden is het benoemen of certificeren van individuen die op een of andere wijze toezicht uitvoeren. Uitgebreide opleidingseisen en strikte voorwaarden voor het onafhankelijk opereren, zijn dan belangrijke voorwaarden. De inzet van dergelijke bouwtoezichtfunctionarissen kan op verschillende wijzen gestalte krijgen. Zij kunnen zelf controles uitvoeren op ontwerp en uitvoering van bouwprojecten. Het is ook denkbaar dat ze een supervisietaak krijgen en toezien op de uitvoering van zelfcontrole door ontwerpers en bouwers (vergelijkbaar met de kwaliteitssupervisor in Zweden, zie parsgraaf 3.4). Een bezwaar van deze mogelijkheid is, dat het iets geheel nieuws aan de organisatie van de bouw toevoegt en dat deze vorm van persoonscertificatie geheel van de grond af moet worden opgebouwd. Een andere mogelijkheid voor privaatrechtelijke bewaking van de zekerheid op naleving is de organisatie door middel van product-, proces- of kwaliteitssysteemcertificatie. Certificatie is gebaseerd op een norm of een beoordelingsrichtlijn waarin de eisen worden geformuleerd. De certificaten worden door certificatie-instanties verstrekt aan organisaties die hebben aangetoond dat ze aan die eisen voldoen. De certificatieinstanties blijven toezicht houden op de certificaathouders. De Raad voor Accreditatie verzorgt de toelating en het blijvende toezicht op de certificatie-instanties. Op deze wijze worden de kwaliteit en onafhankelijkheid van de certificatie-instanties bewaakt. De mate van zekerheid die certificatie biedt, is afhankelijk van een reeks aspecten. Van boven naar beneden in de ordening van supervisie, toezicht, controle en uitvoering is het van groot belang dat de beoordelingsgronden duidelijk zijn, dat die beoordeling naar behoren wordt uitgevoerd, dat er duidelijke sancties bestaan indien niet aan de eisen wordt voldaan en dat die sancties ook worden uitgevoerd. Indien een van deze onderdelen niet meer voldoende gewaarborgd is, wordt de kwaliteit van de certificatie niet meer gegarandeerd en zal het vertrouwen erin snel afnemen. Naast certificatie bestaan er ook erkenningsregelingen. De erkenningsregelingen richten zich op specifieke bedrijfstakken. Ze hebben de intentie om op eenvoudige wijze een basiskwaliteit van de bedrijven aan te duiden. De organisatiestructuur om te komen tot erkenning is in hoge mate vergelijkbaar met die van de certificatie. De toelating en het toezicht kunnen ook door certificatie-instanties worden uitgevoerd. De karakteristiek van een erkenningsregeling heeft veel verwantschap met die van kwaliteitssystemen. De regelingen zijn vaak verbonden aan het lidmaatschap van een brancheorganisatie. Dat komt de transparantie van de regeling niet ten goede. Geaccrediteerde certificatie biedt de beste mogelijkheden om zekerheid te geven dat partijen aan vastgestelde eisen voldoen. De vraag hoe certificatie als alternatief voor de huidige controles van het gemeentelijk bouwtoezicht eruit zal zien, is niet eenvoudig te beantwoorden. Door de grote diversiteit van de organisatie van bouwprocessen zijn er verschillende partijen met diverse rollen in het bouwproces die (een deel van) de controle en toezicht zullen willen uitvoeren. Hierdoor zal er behoefte bestaan aan zowel interne en externe controleprocessen als aan 20
controleprocessen die geïntegreerd zijn in (bestaande) kwaliteitssystemen. Certificatie van al deze verschillende processen en systemen behoort in beginsel tot de mogelijkheden en moet op den duur gerealiseerd kunnen worden. Passend bij de uitgangspunten van de ministeries van Economische Zaken en VROM, ligt een geleidelijke ontwikkeling voor de hand waarin gecertificeerde particuliere controles als alternatief naast de traditionele situatie ontstaan. Het initiatief om certificaten te ontwikkelen zou in de eerste plaats moeten komen van de particuliere partijen. Dit geldt ook voor certificaten met een sterke publiekrechtelijke betekenis. We kunnen verwachten dat er op deze manier instrumenten ontwikkeld worden die zeer nauw aansluiten bij de bestaande manier van werken. Dit leidt ertoe dat verschillende vormen van certificatie een rol zouden kunnen spelen.
4.3 Procescertificaat Bouwbesluittoets De op dit moment in ontwikkeling zijnde procescertificatie van het toetsen van bouwplannen aan de eisen van het Bouwbesluit kan een belangrijke rol spelen bij de herregulering van het toezicht. De certificatie is bedoeld voor partijen die voldoende kennis hebben van het Bouwbesluit en de toetsingsrol willen vervullen. Er kan onder meer gedacht worden aan architecten, adviesbureaus, bouwbedrijven en afdelingen van het BWT. Certificatie biedt een vrijwillig alternatief naast de traditionele toetsing door de gemeente. Het gaat alleen om de toetsing van de bouwplannen aan de eisen van het Bouwbesluit ten behoeve van de bouwvergunning. Als er een bouwplan wordt ingediend waarvoor de Bouwbesluittoets is uitgevoerd door een gecertificeerde partij, toetst de gemeente alleen nog aan de eisen van welstand, bestemmingsplan en de gemeentelijke bouwverordening. Ook de inspectie op de uitvoering blijft in handen van de gemeente. Het is de bedoeling dat er deelcertificaten worden ontwikkeld voor verschillende onderdelen uit het Bouwbesluit: algemeen bouwkundig, constructief, brandveiligheid, bouwfysica, installaties en milieu. Degenen die het certificaat voor de algemeen bouwkundige toets heeft behaald, is tevens verantwoordelijk voor de afstemming en coördinatie van de (eventuele) deeltoetsen. De keuze voor certificatie is vrijwillig. In hoeverre van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, hangt af van de mate waarin ontwerpers, adviseurs en controleurs er voor kiezen om zich te certificeren en of opdrachtgevers er voor kiezen om met deze bedrijven in zee te gaan. Daarnaast is het ook de vraag welk type bouwplan zich leent voor gecertificeerde toetsing. De kansen voor gecertificeerde Bouwbesluit toetsing lijken gunstig voor de middelgrote en grote bouwplannen. De verwachting is dat voor deze projecten winst te behalen is met betrekking tot de kosten en de proceduretijd. Bovendien zal de kwaliteit van de controle gegarandeerd zijn. De beslissing om wel of niet voor certificatie te kiezen, wordt onder meer bepaald door efficiëntie, proceduresnelheid, kwaliteit (zekerheid), kosten (en reductie leges) en marktpositie. Hoe dit zal uitpakken, is nog ongewis. Momenteel wordt er een concept-BRL ontwikkeld. Als deze gereed is, is het de bedoeling om er uitgebreid mee in de praktijk te experimenteren. Na deze
21
experimenteerfase zal er meer duidelijkheid ontstaan over de hiervoor genoemde aspecten. Als het Procescertificaat Bouwbesluittoets van kracht wordt, ontstaat een situatie zoals die geschetst is in afbeelding 4.1. Afbeelding 4.1 Traditioneel en gecertificeerde (zelf)controle naast elkaar Fase
1 ontwerpen 2 3 bouwen
Ontwerp & Controle uitvoering Bouwbesluit Architect (& adviseur) BWT Architect gecertificeerde (& adviseur) plantoetser architect (& adviseur) = gecertificeerde plantoetser aannemer
BWT
Controle welstand + R.O.
BWT
BWT
Tijdens de ontwerpfase kunnen er drie situaties naast elkaar ontstaan. Hetgeen onder ‘1’ staat is de huidige of traditionele situatie. De bouwaanvraag wordt ingediend en het gemeentelijk BWT verricht de controle op zowel de technische als planologische aspecten. Daarnaast is er ook een situatie mogelijk dat het technische gedeelte van de controle uitbesteed wordt aan daartoe een gecertificeerde toetser. Dit kan een ander zijn dan het bureau dat het ontwerp heeft gemaakt (zie onder ‘2’), maar het kan ook het bureau zijn dat het ontwerp heeft vervaardigd (onder ‘3’). In dat laatste geval is de gecertificeerde toetser dezelfde als de maker van tekeningen en berekeningen. Het gemeentelijk BWT zal overigens in alle drie geschetste situaties tijdens de bouw verantwoordelijk blijven voor de planologische toets, de afgifte van de vergunningen en de controle (van technische en planologische aspecten) tijdens de bouw. In beginsel biedt het Procescertificaat Bouwbesluittoets mogelijkheden voor de gecertificeerde toetsing van bouwplannen aan alle eisen van het Bouwbesluit. Of partijen, en zo ja, welke partijen bij welk soort bouwplannen kiezen voor gecertificeerde toetsing is vooralsnog ongewis. De keuze voor gecertificeerde plantoetsing is geheel vrijwillig. De volgende ontwikkelingsgang moet worden gevolgd, voordat het certificaat in de praktijk kan gaan functioneren: 1. Ontwikkeling concept BRL 2. Uitvoeren praktijkproeven met BRL 3. Brede acceptatie over inhoud BRL 4. Nationale Beoordelingsrichtlijn, erkende kwaliteitsverklaring 5. Aanpassing gemeentelijke leges 6. Certificatie van architecten en adviesbureaus 7. Keuze van opdrachtgever voor gecertificeerde architecten en adviesbureaus
22
Al deze stappen zullen succesvol moeten worden doorlopen. Als we er van uitgaan dat de stappen 1 tot en met 5 zijn opgelost, is het de vraag hoeveel en welk type architect en adviesbureau kiest voor deze procescertificatie (stap 6). Als een grote groep kiest voor certificatie is stap 7 niet meer zo relevant. De keuze van ontwerpers en adviseurs om het procescertificaat Bouwbesluittoets te behalen zal afhangen van overwegingen als: Wordt de kwaliteit vergroot (minder faalkosten)?, Kan er efficiënter worden gewerkt?, Kan de marktpositie worden verbeterd?, Is er binnen het bedrijf de benodigde knowhow aanwezig? en Is het financieel aantrekkelijk (wegen de kosten van de certificatie op tegenover de leges verlaging)? Als er echter maar een beperkte groep gecertificeerde ontwerpers, constructeurs en bouwfysici belangstelling hebben, is het de vraag of veel opdrachtgevers voor deze groep zullen kiezen. De keuze van opdrachtgevers voor gecertificeerde ontwerpers en adviseurs zal afhangen van factoren als kwaliteit, efficiëntie, snelheid en kosten van de dienstverlening. Het is aannemelijk dat de bovenstaande factoren voor verschillende soorten bouwprojecten anders uitpakken.
4.4 Procescertificaat Kleine Bouwactiviteiten Het overgrote deel van de bouwaanvragen die de gemeenten verwerkt, betreft kleine bouwactiviteiten. Dit zijn meestal aan- en verbouwingen. Deze projecten vallen deels onder de vergunningvrije en de lichtvergunningplichtige categorieën. Dat wil zeggen dat ze door de gemeente niet preventief aan het Bouwbesluit worden getoetst, respectievelijk dat alleen de constructieve veiligheid wordt gecontroleerd. Te verwachten is dat er – na introductie van het Procescertificaat Bouwbesluittoets, nog steeds veel aan- en verbouwprojecten overblijven die wel volledig aan het Bouwbesluit moeten worden getoetst, maar die zich minder goed lenen voor de toetsing door gecertificeerde Bouwbesluit toetsers. Het gaat hierbij veelal om bouwprojecten met relatief geringe bouwkosten waardoor het vaak te duur is om architecten en adviesbureaus in te schakelen. De opdrachtgever wendt zich direct tot de aannemer. In de praktijk zal een deel van de aannemers zelf de vergunningaanvraag bij de gemeente regelen. In die gevallen waar constructieve aspecten een belangrijke rol spelen, schakelt de aannemer zelf een constructeur in. Voor dergelijke bouwactiviteiten kan een procescertificaat voor bouwbedrijven worden ontwikkeld gericht op het bouwen conform de eisen van het Bouwbesluit. Deze vorm van certificatie zal begrensd worden tot bouwactiviteiten met een bepaalde omvang in grootte en complexiteit. Het moet een eenvoudige certificatieprocedure zijn waarvan de kosten voor de aanvrager ook beperkt zijn. De certificatie zou kunnen lijken op de procescertificatie voor de waarborginstallateur.
23
Afbeelding 4.2 Procescertificaat Kleine Bouwactiviteiten Fase ontwerpen en bouwen van kleine bouwwerken
Ontwerp & uitvoering
Controle Bouwbesluit
aannemer = gecertificeerde bouwer
Controle welstand + R.O. BWT
Afbeelding 4.2 geeft schematisch weer hoe het Procescertificaat Kleine Bouwactiviteiten in het bouw- en vergunningenproces gesitueerd is. Het bouwbedrijf/de aannemer dat de desbetreffende klus uitvoert, zorgt tegelijkertijd voor een adequate controle aan het Bouwbesluit.
4.5 Procescertificaat Bouwinspectie Het ligt voor de hand om, naast het de hiervoor genoemde certificaten die de Bouwbesluittoets ‘afdekken’, te bezien wat de mogelijkheden zijn om ook de inspectie op de uitvoering te certificeren. Er bestaat al een Nationale Beoordelingsrichtlijn voor de procescertificatie van het uitvoeringstoezicht (BRL 5006) die is ontwikkeld door het bureau Oculus. De bedoeling van de BRL 5006 is het uitvoeringstoezicht ten behoeve van de opdrachtgever te structureren. De reikwijdte van het toezicht wordt door middel van een contract met de opdrachtgever afgesproken. Een rechtstreekse erkenning voor het onder deze vorm van certificatie uitgevoerde bouwtoezicht ten behoeve van het gemeentelijk toezicht op het bouwen conform de bouwvergunning ligt echter niet voor de hand. In de BRL wordt namelijk niet duidelijk gesteld dat het toezicht in de eerste plaats gebaseerd moet zijn op het bouwen conform de vergunning. We spreken hier over het bouwen conform de bouwvergunning in plaats van het controleren op naleving van het Bouwbesluit. De inspectie controleert in de eerste plaats of er gebouwd wordt zoals dat op de tekeningen is aangegeven. De voorschriften van het Bouwbesluit worden op deze wijze indirect gecontroleerd. Sommige aspecten (bijvoorbeeld geluidwering) kunnen echter alleen bij het uitgevoerde bouwwerk goed worden getoetst. Het is denkbaar dat de BRL 5006 zodanig verder wordt uitgewerkt dat het uitvoeringstoezicht altijd in de eerste plaats gericht is op conformiteit met de specificaties van de bouwvergunning. Als het vervolgens op een breed draagvlak mag rekenen, is toepassing als alternatief voor het gemeentelijk bouwtoezicht mogelijk. Hierbij moet worden aangetekend dat de inspectietaak een specifieke bevoegdheid vande gemeente is. Mocht er daarnaast een gecertificeerd alternatief komen, kunnen gemeenten dat alleen vrijwillig accepteren/belonen.
24
4.6 Van idee naar praktijk We hebben in dit hoofdstuk drie instrumenten genoemd die te samen het gehele technische bouwtoezicht zouden kunnen certificeren: 1. Procescertificaat Bouwbesluit toets. 2. Procescertificaat Kleine Bouwactiviteiten. 3. Procescertificaat Bouwinspectie. In afbeelding 4.3 geven we de situatie certificeringsmogelijkheden naast elkaar bestaan.
weer
waarin
Afbeelding 4.3 Gecertificeerde Bouwbesluittoetsing uitvoeringstoezicht Ontwerp & Uitvoering
Fase 1 Ontwerpen 2 3
Controle Bouwbesluit
BWT gecertificeerde architect plantoetser architect = gecertificeerde plantoetser aannemer
verschillende
gecertificeerd Controle Welstand + R.O.
architect
1 bouwen
en
de
aannemer
BWT
BWT gecertificeerde inspecteur
2 3
aannemer = gecertificeerde inspecteur
Bij het realiseren in de praktijk van de hierboven genoemde certificeringsmogelijkheden rijst een aantal belangrijke vragen: • Wat is het effect op de capaciteit en kwaliteit van het BWT die de resterende plannen moet controleren? Dit is sterk afhankelijk van wat er met de gemeentelijke leges gebeurt en welke consequenties er binnen gemeenten worden getrokken uit het veranderende aanbod van te toetsen bouwplannen. Indien de hoeveelheid te toetsen plannen sterk afneemt en daarmee ook de omvang van de afdeling BWT, is het aannemelijk dat gemeenten vaker zullen besluiten om de (specialistische) werkzaamheden uit te besteden. • Indien afdelingen van het BWT ook gecertificeerd worden, hoe kunnen dan gecertificeerde toetsing en niet-gecertificeerde toetsing naast elkaar bestaan? Als er in een gemeente een BWT afdeling gecertificeerd is, kan een opdrachtgever dan ook nog kiezen voor een niet-gecertificeerde toetsing? Waarschijnlijk niet. Men kan kiezen voor een toetsing door de architect of het betrokken adviesbureau, of voor een toets door de gemeente. Het is de vraag of de gemeentelijke
25
•
gecertificeerde toetsing voor dezelfde kosten kan worden gerealiseerd als in de huidige situatie. Wat is het effect op de duidelijkheid en transparantie voor de burger/aanvrager van een vergunning? Het is van essentieel belang dat het vergunning- en toetsing en toezichtstraject transparant blijft. Nu is het duidelijk waar men met een bouwaanvraag terecht kunt en wie die aanvraag waaraan toetst: het gemeentelijk BWT. Wanneer we naar een situatie toegaan dat er naast het gemeentelijke BWT, gecertificeerde toetsers zijn voor (bepaalde) onderdelen van het Bouwbesluit, voor kleine bouwwerken en voor uitvoeren van het toezicht, komt de situatie wezenlijk anders te liggen. Het ene bouwbedrijf of architectenbureau is gecertificeerd voor alles en bij de andere kan men alleen terecht voor kleine bouwaanvragen of voor het toezicht tijdens de uitvoering. Bij de introductie van de nieuwe systematiek zal aan dit aspect veel aandacht moeten worden geschonken.
Eerder is ingegaan op de visie die het Overlegplatform Bouwregelgeving heeft ontwikkeld op de bouwregelgeving in de toekomst. Een van de ideeën behelst het maken van een nader onderscheid tussen de ‘lichte’ en de wat ‘zwaardere’ procedure. De lichte procedure kan volgens de OPB-visie van 14 december 2000 worden gevolgd als de initiatiefnemer vooraf op drie punten uitsluitsel geeft: 1. Hoe hij denkt aan het Bouwbesluit te voldoen (Project). 2. Langs welk (bouw)proces hij dat denkt te doen (Proces). 3. Met welke partijen hij gaat werken (Partij). Indien de gemeente op deze punten kan worden overtuigd dat er voldoende kwaliteitsgaranties zijn, zal zij besluiten tot de lichte procedure. Wanneer bij het project een gecertificeerde Bouwbesluittoetser betrokken is (zie paragraaf 4.3) wordt aan al deze punten voldaan en hoeft de initiatiefnemer niet meer te doen dan de gecertificeerde toets te tonen, waarmee ook de algemeen belangdienende elementen van het Bouwbesluit worden aangetoond. Het Procescertificaat Bouwbesluittoets dekt de kwaliteit van alle drie onderwerpen: de toetsing van de een specifiek plan aan de eisen van het Bouwbesluit (project), het proces van toetsen van de gecertificeerde toetser (proces) en de kwaliteit van de gecertificeerde toetser (partij). De situatie van de lichte procedure zou dan dus kunnen gelden voor projecten waarbij niet sprake is van gecertificeerde Bouwbesluittoetsers. De boven beschreven wijze lijkt sterk op de Noors-Zweedse systematiek, waarbij ook de initiatiefnemer de gemeente dient te overtuigen. De bovengenoemde drie aspecten vormen dan het controleplan. Voordeel van deze aanpak is de ruimte die aan de bouwsector wordt gegeven om op uiteenlopende wijze de vereiste kwaliteiten aan te tonen. In het voorgaande zijn we al ingegaan op het vrijwillige karakter van de certificering en de vraag in welke omvang en met welk tempo de implementatie zal plaatsvinden. Ook zal de situatie overdacht moeten worden die ontstaat als er sprake is van gedeeltelijke implementatie van de (deel) certificaten.
26
Het uitgangspunt van certificering is dat het op vrijwillige basis door betrokken partijen wordt geïnitieerd en verder wordt ontwikkeld. Het ministerie van VROM heeft zoasl bekend, inmiddels al enkele impulsen aan dit proces gegeven. Allereerst door haar betrokkenheid bij het opstellen van een PvE voor het procescertificaat Bouwbesluittoets en vervolgens door een verdere financiële ondersteuning bij het ontwikkelen van een concept BRL. Dit laatste proces is inmiddels in volle gang. Van groot belang daarbij is het creëren van een voldoende draagvlak. Via een werkgroep en een begeleidingsgroep zijn inmiddels alle relevante partijen en belangengroeperingen bij de ontwikkeling van de BRL betrokken. Deze partijen volgen niet alleen de ontwikkelingen rond de BRL met grote belangstelling maar leveren ook actief inhoudelijke bijdragen. Deze opbouwende en positieve houding van belanghebbenden in dit stadium is essentieel voor een latere succesvolle implementatie van het procescertificaat. Wanneer de BRL haar vorm in hoofdlijnen heeft gekregen, is het zaak dat het procescertificaat in een uitgebreide test- en experimenteerfase zorgvuldig wordt getoetst. Onderzoeksprogrammerende instellingen (b.v. de SBR), maar ook het ministerie van VROM kunnen hierbij een belangrijke ondersteunende rol spelen. De gemeenten nemen bij dit alles een bijzondere positie in. Enerzijds kunnen zij de ontwikkelingen als bedreigend ervaren. Anderzijds kan de ontwikkeling van een BRL ook voor hen aanknopingspunten en houvast bieden bij het stroomlijnen en efficiënter maken van de eigen toetsings- en toezichtsprocedures. We hebben kunnen constateren dat (de grote) gemeenten, weliswaar voorzichtig, maar toch, positief staan tegenover de ontwikkelingsgang zoals die in deze paragraaf is geschetst. In uitgebreide gesprekken met medewerkers van het gemeentelijk BWT van enkele grote Nederlandse steden is ingegaan op de wijze waarop zij toetsen en toezicht houden. De inzichten van deze gesprekken dienen als input voor de BRL. Via Stadswerk en de VNG zou een landelijk debat onder de gemeenten kunnen worden gestart over de vraag hoe de gemeenten op de nieuwe ontwikkelingen zullen insteken: stimuleren van zelfcontrole door ontwerpers en bouwers, certificeren van BWTafdelingen, het uitbesteden van controlewerkzaamheden aan gecertificeerde toetsers of het verbeteren van de interne toetsingsprocessen binnen de huidige ordening.
4.7 Digitale Bouwbesluittoetsing In een tijd waar er sprake is van een steeds maar verdergaande ontwikkeling van automatisering en digitalisering ligt de vraag voor de hand op welke wijze een applicatie kan worden ontwikkeld waarbij tekeningen en berekeningen onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden en waarbij het getekende per direct wordt getoetst aan de voorschriften uit het Bouwbesluit. Bouwaanvragen die zijn ontworpen met een dergelijke programma zouden een voldoende kwaliteit kunnen garanderen. De nadere technische toets door het gemeentelijk bouw- en woningtoezicht wordt daarmee overbodig. In 1999 heeft het (architecten) bureau De Twee Snoeken een start gemaakt met de ontwikkeling van een dergelijke programmatuur: de zogenaamde Normworm. Inmiddels is de programmatuur in een dermate vergevorderd stadium van ontwikkeling dat de gemeente Rotterdam enige tijd geleden gestart is met een project waarin de 27
mogelijkheden deze ICT-toepassing bij de afhandeling van aanvragen om bouwvergunning worden verkend. Het uiteindelijke doel is om bouwvergunningen zoveel mogelijk digitaal te toetsen. In het lopende jaar (2001) zal gewerkt worden aan de vervolmaking, begeleiding en acceptatie van het programma. Een van de uitdagingen (en op te lossen knelpunten) daarbij is dat BWT digitale bouwaanvragen aanneemt, verwerkt en archiveert. De eerste resultaten van die verkenning schijnen veelbelovend te zijn. Digitalisering van de vergunningprocedure lijkt belangrijke positieve effecten te kunnen gaan opleveren voor zowel de vergunningaanvrager als de toetsende instantie alsmede voor de handhaving van de bouwregelgeving. Vandaar dat de gemeente Rotterdam van plan is om dit project te voor te zetten, waarbij tevens wordt gestreefd naar verbreding van het draagvlak. Concreet bestaat die vervolgfase uit het uitvoeren van een praktijkproef met digitaal toetsen. Deze praktijkproef heeft verschillende doelen: • De validatie van de rekenapplicatie. • Het programma te beoordelen (ten opzichte van de huidige situatie) op: mogelijkheden tot frauduleus handelen, nauwkeurigheid, integrale benadering (volledigheid), overzichtelijkheid, rapportage voor buiteninspectie, rapportage voor toekomstige bewoner, snelheidswinst digitale toetsing en kwaliteitswinst. • Het realiseren van landelijk gedragen formulering van de indieningsbescheiden. (lijndiktes arceringen-lagengebruik, maar ook welke onderdelen tenminste op tekening aanwezig moeten zijn). • Inzicht te genereren in welke vaardigheden verwacht worden van de tekenaar en van de ambtenaar Bouw-en Woningtoezicht. • Inzicht te genereren in welke aspecten wel en niet zijn meegenomen. Dit moet resulteren in een checklist van nog te toetsen aspecten. • Inzicht te genereren in de kostenaspecten. • Inzicht te genereren in vervolgstappen. Er is een Platform Digitaal Toetsen van deskundigen in het leven geroepen dat de proef begeleidt. Naast vertegenwoordigers van gemeenten zijn ook marktpartijen en het ministerie van VROM vertegenwoordigd. De proef zelf zal bestaan uit het uitvoeren van de technische toets behorend bij de bouwvergunningsaanvraag. Als voorbeeld wordt een eengezins-tussenwoning genomen zoals die gegeven is in een NPR als voorbeeldwoning. Dit bouwplan zal digitaal worden aangeleverd. De volgende stappen zullen worden doorlopen: • Intake (beoordeling indieningsbescheiden). • Technische beoordeling. • Het afgeven van het advies ten behoeve van de bouwvergunning. • Het definiëren van de overzichtstekeningen en een checklist ten behoeve van controle op het werk. • Archivering. Elke stap zal tevens als ijkpunt worden opgenomen. Beoordeling en bijsturing vindt plaats in het Platform Digitaal Toetsen. Op aangeven van het platform zal per aspect een variant uitgewerkt en gevalideerd worden. In een later stadium is het mogelijk de proef 28
uit te breiden met overige gebouwsoorten. Het eindresultaat wordt vastgelegd in een rapportage met conclusies en aanbevelingen. Onderdeel van de rapportage is een omschrijving van de wijze waarop en in welke hoedanigheid bouwplannen digitaal kunnen worden ingediend. Erkenning en implementatie digitale toetsing Momenteel staat het programma de Normworm in de belangstelling en er is een validatieproject opgezet. Een directe erkenning ten behoeve van de bouwbesluittoets levert deze validatie nog niet op. Het is wel mogelijk dat individuele gemeenten uitspreken dat ze voldoende vertrouwen hebben in de betrouwbaarheid en de resultaten van de digitale toetsing accepteren. De kans is groot dat er op de korte termijn meer software applicaties op de markt komen die dezelfde prestaties kunnen leveren. De vraag rijst op welke wijze een uniforme validatie en erkenning ten behoeve van de publiekrechtelijke toetsing geregeld kan worden. Ten behoeve van de marktwerking is het aan te bevelen dat er ook andere applicaties beschikbaar komen. De vraag van erkenning kan ook aan de orde komen voor software ten behoeve van constructieberekeningen. Hoe kan de erkenning vervolgens worden geregeld? De meest geëigende weg lijkt ook hier certificatie. In een beoordelingsrichtlijn worden de eisen die aan software worden gesteld geformuleerd. Het zou kunnen gaan om productcertificatie. Bureau de Twee Snoeken zou dan een productcertificaat hebben voor de Normworm dat aangeeft dat het een geschikt instrument is voor het toetsen van bouwplannen aan bepaalde eisen van het Bouwbesluit. Een gecertificeerde toetser kan met behulp van het instrument snel en eenvoudig zijn gecertificeerde toetsingsproces uitvoeren. Dezelfde BRL zou ook de basis moeten zijn voor productcertificatie van andere software te gebruiken voor Bouwbesluittoetsen.
29
30
5 STROOMLIJNEN VAN DE PROCEDURE: DE ÉÉN-LOKETGEDACHTE
5.1 Inleiding Centraal in dit hoofdstuk staat de één-loketgedachte, waarbij het grofweg gaat om het vergroten van de klantvriendelijkheid van de dienstverlening: hoe kunnen de lasten van aanvragers van een bouwvergunning tot een minimum worden teruggebracht? Het is de bedoeling dat deze ‘quick-scan’ van de ervaringen in (vooral) het buitenland goede voorbeelden en suggesties genereert, die gebruikt kunnen worden voor het verbeteren van de Nederlandse situatie. Benadrukt moet worden dat deze inventarisatie volledig los staat van het project Service gerichte overheid dat momenteel in het kader van het MDW Programma van het ministerie van Economische Zaken (EZ) loopt. Voor de start van dat project heeft EZ een verkenning uitgevoerd om zicht te krijgen op de concrete ‘probleemgebieden’. Insteek hierbij was onder meer de vraag welke wetten en regels de grootste overlast voor de burger veroorzaken. Op grond van die verkenning heeft het kabinet in september 2000 gekozen voor de volgende vier probleemgebieden: • Bouwgerelateerde regelgeving3. • Bereikbaarheid van overheidsinstellingen • Transparantie van kostenopbouw van overheidsdiensten. • Administratieve lasten van aanvragen van gemeentelijke vergunningen door burgers. Het ‘probleemgebied’ bouwgerelateerde regelgeving overlapt met het domein van deze quick-scan. Wij nemen hier onder het begrip één-loketdachte overigens ook de andere MDW-probleemgebieden mee. In onze inventarisatie wordt aandacht besteed aan de volgende aspecten: A) Duidelijkheid • Duidelijkheid van de informatie die nodig is ten behoeve van het ontwikkelen van een bouwplan. • Transparantie van de regels en benodigde vergunningen.
3
Bijlage 1 bevat de tekst die in de startnotitie van de MDW Werkgroep wordt gewijd aan het probleemgebied Bouwgerelateerde regelgeving,
31
B) Bereikbaarheid/toegankelijkheid • Openingstijden en bereikbaarheid van overheidsdiensten (incl. mogelijkheden van vooroverleg). C) Lasten voor overheid en burger: • Stroomlijning van de procedures (incl. mogelijke beroepsprocedures). • Financiële en administratieve lasten van de dienstverlening. • Doorloop- en proceduretijden van de vergunningverlening. Volgens planning zouden de uitkomsten van dit MDW project voor de zomer 2001 beschikbaar komen. Het project heeft inmiddels enige vertraging opgelopen, zodat de resultaten hier niet direct meegenomen kunnen worden. We gaan er vanuit dat die resultaten door het ministerie van VROM zelf meegenomen worden bij het formuleren van verbetervoorstellen voor de bouwvergunningsprocedure. Allereerst gaan we in dit hoofdstuk in op enkele voorbeelden/ontwikkelingen uit het buitenland aan bod die passen in de filosofie van de één-loketgedachte zoals wij die hiervoor hebben benoemd (paragraaf 5.2). Vervolgens komt het verschijnsel elektronische overheidsdienstverlening aan bod. Een ontwikkeling die met tal van uiteenlopende begrippen wordt aangeduid, waarbij de gemeenschappelijke noemer wordt gevormd door het idee dat de burger/bedrijfsleven via elektronische of digitale weg van overheidsdiensten gebruik kan maken. Het gaat daarbij niet alleen om allerlei internettoepassingen maar ook om nieuwe vormen van telefonische dienstverlening. We schetsten de actuele ontwikkelingen rond de diensten van het Bouw- en woningtoezicht in Nederland (paragraaf 5.3) en het buitenland (vooral de Verenigde Staten; paragraaf 5.4).
5.2 Interessante internationale voorbeelden Uit een internationale vergelijking van systemen van bouw- en woningtoezicht, signaleren we een aantal ontwikkelingen die mogelijkerwijs als inspiratiebron kunnen dienen om de procedures in Nederland verder te stroomlijnen. Een deel van deze ontwikkelingen (in Engeland, Noorwegen en Denemarken) is reeds in het derde hoofdstuk besproken. Vooroverleg In Noorwegen en Zweden is de vooroverlegvergadering een vast onderdeel van de vergunningsprocedure. In deze vergadering moet de gemeente expliciet de specifieke bepalingen voor het geplande bouwproject op de locatie verduidelijken. De vergadering waarbij alle verantwoordelijkheiddragende projectpartners aanwezig zijn, dient verder om de uitvoering van de controle tijdens ontwerp en uitvoering vast te stellen. Hierdoor wordt het in een vroegtijdig stadium duidelijk wat de specifieke eisen zijn bij de realisering van een bouwplan. Alle partijen zitten aan tafel waardoor mogelijke latere coördinatieproblemen kunnen worden vermeden.
32
Scheiding planologische- en bouwtechnische vergunning Enkele landen maken een strikt onderscheid tussen vergunningen voor de planologische en de technische aspecten bij een bouwaanvraag. Het Engelse systeem kenmerkt zich door een onderscheid tussen een plannings- en (technische) bouwvergunning. De toetsing aan de locatie-gebonden voorwaarden (‘planning’) is ondergebracht in een aparte vergunningsprocedure, die ook door specifieke afdelingen van de lokale overheid worden afgehandeld. Voordat een bouwvergunningaanvraag wordt ingediend, moet men over een planningsvergunning beschikken. Dit heeft als voordeel dat de termijnen voor de afhandeling van de specifieke bouwvergunning goed kunnen worden bewaakt. Er zal hierbij immers geen sprake zijn van langdurige ontheffingsprocedures. In Frankrijk en België vindt de planologische toetsing wel in de bouwvergunningsprocedure plaats (en is daarvan zelfs de belangrijkste component), maar de bouwer dient voordat hij zijn plannen ontwikkelt, een certificaat aan te vragen bij de lokale overheid waarop alle specifieke locatie-gebonden bepalingen en voorwaarden worden vastgelegd. Dit geeft de bouwer houvast bij het ontwerp en hij kan in beginsel niet voor verrassingen komen te staan over de mogelijkheden en voorwaarden met betrekking tot de functie van het bouwwerk, de uiterlijke verschijningsvorm en dimensies e.d. Doorlooptijd Tijdsduur van de Nederlandse vergunningsprocedure is wat aan de lange kant. In Denemarken, waar geen wettelijke limieten zijn vastgesteld, wordt een gemiddelde van vijf weken voor de vergunningverlening genoemd. In Noorwegen en Zweden zijn de vergunningsprocedures gefaseerd. In Noorwegen mag de bouw in ieder geval vier weken na de indiening van de aanvraag beginnen en in Zweden zelfs al na drie weken. Enkele gegevens uit Florida (VS): Doorlooptijden voor bouwaanvragen voor nieuwe bouwwerken en voor grote en complexe toevoegingen/verbouwingen duren minimaal 26 werkdagen (reken op 30) voor woningbouwprojecten en tenminste 35 werkdagen (reken op 50) voor ‘commerciële’ projecten. De behandeltijd van bouwaanvragen voor herstelwerkzaamheden en veranderingen aan woningen en uitbouwen/toevoegingen aan woningen met een oppervlak minder dan zo’n 300 vierkante meter en aanvragen voor ‘commerciële’ herstelwerkzaamheden en veranderingen beneden de 100.000 dollar duren minimaal 7 werkdagen.
5.3 Ontwikkelingen in Nederland In 1999 heeft Enschede, na een praktijkproef in 15 gemeenten, als eerste gemeente het virtuele overheidsloket op het internet geopend. Inmiddels zijn er vele gemeenten gevolgd, maar op dit moment is toch nog niet de helft van de gemeenten via het internet bereikbaar. Toch schijnen we in Nederland op de goede weg te zijn. Het adviesbureau Accenture heeft onlangs 165 digitale overheidsdiensten (e-government) van 22 landen onderzocht. Eén van de conclusies is dat Nederland, samen met Ierland en Noorwegen de laatste tijd op dit terrein de grootste progressie heeft geboekt. Steeds meer centrale en gemeentelijke overheidsdiensten zijn in deze drie landen (die het stempel ‘Visionary followers’ hebben gekregen) via het Internet te bereiken. De beste e-overheden zijn de 33
Verenigde Staten, Canada en Singapore. In deze landen, die als ‘Innovative leaders’ worden beschouwd, kan het publiek via één centrale portal terecht bij de digitale overheid. Bij onze quick-scan hebben we ons daarom vooral geconcentreerd op deze landen. Gebleken is dat in met name de Verenigde Staten het publiek ook bij de digitale overheid terecht kan voor diensten op het gebied van het bouw- en woningtoezicht. De gemeentelijke dienstverlening op het net, is vooral gericht op het vermijden van wachtrijen aan de loketten. Via het internet kunnen nota’s, inschrijfformulieren en dergelijke, bij een gemeente worden gedownload. Informatie is op deze manier redelijk makkelijk verkrijgbaar. De gebruiksmogelijkheden zijn verder beperkt. De internetsites zijn nauwelijks interactief. Vergunningen voor bouwaanvragen kunnen niet worden ingediend en worden ook niet sneller afgehandeld. Toch zijn er initiatieven dit – op termijn tocht trachten te realiseren. We noemen het Project Loket Bouwen en wonen en schetsen enkele ontwikkelingen binnen het Platform BWT grote gemeenten. 5.3.1 Loket bouwen en wonen Het Project Loket Bouwen en Wonen is een samenwerkingsverband tussen het ministerie van VROM en het Programmabureau Overheidsloket 2000. Het project ondersteunt gemeenten die hun dienstverlening op het terrein van het bouwen en wonen geïntegreerd willen aanbieden aan burgers en bedrijven. In het kader van het project worden projecten ondersteund en gesubsidieerd die bijdagen aan conceptontwikkeling, instrumenten, kennismanagement, het assortiment aan producten en/of voorlichting. In de loop van 2000 zijn er 17 projecten van start gegaan. Daarbij worden drie soorten projecten onderscheiden4: • Drie zogenaamde integratieprojecten zijn gericht om een compleet en geïntegreerd loket bouwen en wonen in te richten en te laten functioneren. In deze projecten wordt gemikt om het aanbieden van tenminste alle producten van gemeente, woningcorporaties, het kadaster en het ministerie van VROM. • Zeven innovatieprojecten die op specifiek onderdelen nieuwe ontwikkelingen in de praktijk proberen te brengen. • En nog eens zeven andere projecten fungeren als Bijzondere Kennispartner, waarbij eveneens bijzondere en vernieuwende initiatieven worden uitgevoerd om een geïntegreerd loket bouwen en wonen te realiseren. In bijlage 2 geven we een korte karakteristiek van de genoemde projecten. De bijlage laat zien dat er een aantal interessante initiatieven gaande is. Op dit moment is het nog nergens mogelijk om vergunningen of meldingen on-line aan te vragen. Wel kunnen er in enkele gevallen uitgebreide informatie en vergunningformulieren gedownload worden. Onderstaande afbeelding 5.1 geeft een idee van de mogelijkheden in Groningen en Enschede. Waarbij we uitdrukkelijk moeten aantekeningen dat er inmiddels (veel) meer gemeenten zijn die dergelijke informatie via hun website aanbieden.
4
34
Voor meer uitgebreide informatie wordt hier onder meer verwezen naar www.ol2000.nl of www.vrom.nl.
Afbeelding 5.1: Voorbeelden van een digitaal BWT-loket: Groningen en Enschede
35
Andere boeiende aspecten, passend binnen de één-loketgedachte, die we binnen het Project Loket Bouwen en wonen signaleren, zijn de ‘burgerhandvesten’ in de gemeente Haren en de geïnstitutionaliseerde rol die gemeente Moerdijk aan het vooroverleg probeert te geven. De gemeente Haren geeft voor een aantal diensten vooraf aan binnen welke tijd en tegen welke kwaliteit de dienst kan worden aangeboden. Deze kwaliteitsgarantie noemen ze een burgerhandvest. Inmiddels zijn er zo’n 18 geformuleerd, waaronder: • Binnen 8 weken wordt uitsluitsel gegeven over een bouwvergunning passend binnen een bestemmingsplan. • Binnen 3 weken wordt de procedure van een bouwmelding afgehandeld. • Binnen 8 weken wordt een bouwvergunning verleend in het kader van een artikel 15 procedure. De sanctie voor de gemeente op het niet halen van de garantie niet is niet hard (namelijk de schriftelijke excuses een geschenkenbon ter waarde van 25 gulden), desondanks is het een positieve stimulans actie om de procedures en afhandelingstijden verder te stroomlijnen. Op de website van de gemeente Moerdijk is eveneens uitgebreid informatie te vinden over bouwvergunningen. Op de site wordt expliciet ingegaan op het fenomeen vooroverleg. Hoewel de gemeente aangeeft dat het daarbij gaat om een niet-officiële procedure, heeft ze wel een eenvoudig formulier ontwikkeld. Dit formulier kan met twee tekeningen naar BWT worden gestuurd. In het vooroverleg wordt vervolgens het plan getoetst aan het bestemmingsplan en aan de redelijke eisen van welstand. Als aan één van die eisen niet wordt voldaan, reikt de gemeente zoveel mogelijk oplossingen aan waardoor het plan wel zou voldoen aan de eisen. Als het vooroverleg met een positief resultaat wordt afgesloten, dan wordt de aanvraag om een vergunning of melding met voorrang behandeld. Voor het voeren van het vooroverleg wordt 35% van de bouwleges (!) in rekening gebracht. Als later de vergunningaanvraag of melding wordt ingediend, wordt deze 35% verrekend met de totale bouwleges. Dit initiatief van Moerdijk gaat regelrecht in tegen de geest van de herziene Woningwet en lijkt er vooral toch op gericht om de gemeente (ambtenaren) wat meer lucht te even. Toch kan het ook als voorbeeld voor de toekomst dienen waarbij er een knip gemaakt wordt tussen de planologische/welstandstoets en de Bouwbesluittoets (zie ook de eerdere buitenlandse voorbeelden in paragraaf 5.2 in dit hoofdstuk). 5.3.2 Platform BWT grote gemeenten Het Platform Bouw -en woningtoezicht grote gemeenten heeft, met financiële ondersteuning van het ministerie van VROM het project Statusinformatie Bouwvergunningaanvragen opgezet. Binnen dat project is een toepassing in ontwikkeling waarmee via het internet statusinformatie kan worden opgevraagd over de voortgang van bouwvergunningaanvragen. Het gaat om een interactieve en pro-actieve toepassing, waarbij aanvragers onder meer de voortgang van hun eigen bouwaanvraag kunnen nagaan of een e-mail krijgen als er bepaalde zaken in het vergunningproces anders lopen dan gepland. Het moet daarnaast mogelijk zijn dat derden en belanghebbenden via het openbaar register kunnen inzien of er vergunningaanvragen in hun eigen straat of wijk zijn ingediend. 36
De toepassing wordt ontwikkeld omdat burgers en professionele partijen veel behoefte hebben aan inzicht in de status en voortgang van aanvragen. Met dit instrument wordt de gemeentelijke dienstverlening fors verbeterd, zo is de gedachte. Het project bevindt zich inmiddels (oktober 2001) in de eindfase. Na uitgebreid overleg tussen leveranciers en de betrokken gemeenten, is de keuze gevallen op een standaard gegevensmodel, waarvan de modulen bijna gereed zijn. Nadere informatie hierover is niet beschikbaar. Verwacht wordt (aldus de MVROM-site), dat de applicatie voor de negen deelnemende gemeenten (Dienst Binnenstad Amsterdam en de gemeenten Breda, Den Haag, Eindhoven, Haarlem, Helmond, Rotterdam, Tilburg en Utrecht) op korte termijn beschikbaar komt. Een bezoekje aan de websites van de betrokken gemeenten leert (medio oktober 2001) dat er (in sommige gevallen) een schat aan informatie beschikbaar is over bouwen, wonen en vergunningprocedures, maar dat de hierboven beschreven applicatie nog nergens operationeel is.
5.4 E-government in de VS Veel steden en staten in de Verenigde Staten hebben internetsites waar het publiek terecht kan voor vragen en informatie over een breed scala aan overheidsdiensten. In de VS zijn er diverse onderzoeken bekend, die ingaan op de vraag welke diensten de overheid volgens de burgers via het internet zou moeten aanbieden. Al die onderzoeken geven min of meer hetzelfde beeld. Diensten als het vernieuwen van het rijbewijs, stemmen/stemregistratie, het aanvragen van jacht- en visverguningen, de aanvraag van geboorte- en trouwcertificaten, komen veelvuldig in de top tien terug van diensten die de overheid volgens de burgers elektronisch zou moeten aanbieden. Een thema als de bouwvergunningprocedure komt in geen enkel onderzoek aan de orde. Wat daarvan de reden is, is onbekend. Dat neemt niet weg dat er op de internetsites van (vele) lokale en federale overheden informatie is te vinden over wat er allemaal komt kijken bij een bouwaanvraag. Deze sites geven over het algemeen antwoord op vragen als. • Wanneer is er een vergunning nodig? • Hoeveel kost de vergunning? • Wat is plantoetsen en welke instanties zijn er bij betrokken? • Hoe snel wordt een vergunning afgegeven? • Wanneer zijn er inspecties nodig en wat gaat de inspecteur doen? • Wie moet er wanneer gebeld worden voor een site-inspectie? Benadrukt moet worden dat het hier puur om informatieverstrekking gaat. Voor de vergunningindiening moet men vrijwel altijd nog steeds naar het gemeentehuis komen. Op zich verschilt de situatie in de V.S wat dat betreft niet zo heel veel met die in Nederland. Er zijn een paar initiatieven in de VS die (iets) verder gaan, we noemen er enkele. Greenwood County (South Carolina) heeft een ‘online permitting program’ geïntroduceerd. Aanvragen voor een ‘plumbing’ (riolering, waterleiding, wc, bad, etc.), ‘electrical’ (electronische installaties), ‘mechanical’ (verwarmings-, ventilatie-, airconditioningsystemen, etc.) en sign permits (uithangborden) kunnen electronisch 37
worden ingediend, betaald en worden verstrekt. In Miami-Dade is de afdeling bouwinspectie inmiddels gedeeltelijk elektronisch gestroomlijnd (vanaf 29-11-2000). Op dit moment is er nog niet echt heel veel mogelijk: alleen de inspecties kunnen worden aangevraagd, de resultaten worden ingezien en worden betaald. In bijlage 3 zijn deze voorbeelden verder uitgewerkt. Verder vermeldenswaard is het Smart Permitting Project dat een aantal steden in Silicon Valley van de grond heeft gekregen. Het gaat hier om een publiek-privaat samenwerkingsverband dat ondersteund wordt door ‘Joint Venture Silicon Valley Network’ (oftewel JSNV ). Dit is een regionaal netwerk dat wordt gesponsord door het bedrijfsleven, lokale overheden, belangenorganisaties e.d. Een van de initiatieven van JSVN is Smart Permit: een reeks van processen en toepassingen die in Silicon Valley worden ontwikkeld om te komen tot een regionaal uniform systeem voor het aanvragen van, het communiceren over en het ontvangen van bouwvergunningen. Voortrekkers zijn de steden Fremont, Milpitas, Mountain View, Palo Alto, San Carlos, Santa Clara, San Jose en Sunnyvale. Het doel van Smart Permit is dat het verkrijgen van bouwvergunningen vergemakkelijkt wordt via een snelle en efficiënte on-line verbinding. Teneinde dit doel te bereiken, zijn in de eerste plaats de formulieren en eisen ten aanzien van de bouw-, planologische-, openbare werken en brandveiligheidvergunning geuniformeerd en gestandaardiseerd. Vervolgens zijn software systemen ontwikkeld die de steden/gemeenten gebruiken om het vergunningproces te ‘managen’. Bovendien zijn deze systemen zodanig geschikt gemaakt dat ze elektronisch toegankelijk zijn via het internet. Het uiteindelijke doel: de volledige elektronische indiening en afhandeling van bouwvergunningen, is nog niet bereikt. Tabel 5.1 geeft een overzicht van de huidige mogelijkheden in de verschillende steden. In bijlage vier is meer informatie te vinden over het Smart Permit project. Het verst lijkt op dit moment Sunnyvale te zijn. Via het E-permitting is het daar nu mogelijk om aanvragen, inspecties en betalingen voor kleinere projecten in te dienen (zoals elektronische installaties, uitbouwen voor douches en badkamers, dakwerkzaamheden, riolering en waterleidingswerkzaamheden) via het internet te regelen. In totaal maakt dit soort aanvragen meer dan 50% uit van het totale aantal jaarlijks verstrekte aanvragen. De ervaringen in San Carlos laten zien dat de snelheid van de vergunningverlening aanzienlijk is toegenomen.
38
Tabel 5.1: Overzicht van huidige mogelijkheden van het ‘on-line permitting’ in Smart Valley Kenmerk
Fremont
- Online self-permit ting system for simple permits - Realtime online payment - Online permit tracking - Zoning & parcel information - Electronic plan submittal - Online document system - Inspection requests - Use of 3-D modeling - Online comment on proposed projects - Digital signatures
❍
Milpitas
●
❍
Mountain Palo Alto View
San Carlos
Santa Clare
Sunnyvale
❍
✫
❍
❍1
●
❍
✫
❍
❍
●
❍
✫
✫
●
●
❍
❍
❍
✫
✫
✫
●
❍
❍
●
●
●
✫
●
●
✫ ❍
✫ ✫ ●
✫ ● ✫
✫ ❍ ✫
● ● ●
✫
✫
● ✫
❍ ❍
❍ ✫
❍ ❍ ❍ ✫
✫
● Nu reeds beschikbaar ❍ Beschikbaar in 2001 ✫ In de toekomst beschikbaar 1 Zie http://www.alphais.com/santa_clara/40190.html voor informatie over fax-vergunningen. Bron: www.jointventure.org
Hoewel de ontwikkelingen in de VS verder zijn dan in Nederland, blijft de constatering dat het verschijsel e-permitting nog veelal beperkt blijft tot het verkrijgen van informatie. Dit geschiedt op een laagdrempelige wijze en de informatie die kan worden verkregen, is vaak zeer uitgebreid. Daarnaast is het voor bepaalde type vergunningen voor kleine projecten mogelijk in enkele gemeenten om via het internet de vergunning aan te vragen en te krijgen. Het gaat hier om vergunningen die wij in de Nederlandse systematiek in feite niet kennen, maar het is voor de toekomst goed voorstelbaar dat in Nederland de eenvoudige vergunningen ook on-line afgehandeld kunnen worden.
39
40
6 Conclusies en aanbevelingen
6.1 Inleiding In dit slothoofdstuk geven we kort en kernachtig de belangrijkste aanbevelingen weer die getrokken kunnen worden rond de thema’s herregulering en één loketgedachte. De inhoud van het rapport is gebaseerd op voorbeelden uit andere landen, bevindingen uit eerder verricht en lopend OTB-onderzoek en relevante beleidsdocumenten. Op basis van aanleidingen, context en voorbeelden hebben we geanalyseerd en beredeneerd wat aanbevelenswaardige ontwikkelingen zijn. In paragraaf 6.2 werken we de herregulering van het toezicht uit en in paragraaf 6.3 de één-loketgedachte.
6.2 Herreguleren In hoofdstuk 4 van het rapport hebben we een reeks denkbare alternatieven geschetst voor het huidige bouwtoezicht. In lijn met de beleidsuitgangspunten van de ministeries van VROM en EZ zien wij het meeste perspectief in een ontwikkeling waarin vormen van gecertificeerde particuliere controle via een geleidelijke weg gaan functioneren naast het traditionele bouwtoezicht. We hebben geconstateerd dat de in ontwikkeling zijnde BRL voor het toetsen van bouwplannen aan de eisen van het Bouwbesluit een belangrijk instrument kan zijn om tot een nieuwe invulling van de controle op de naleving van de overheidsvoorschriften te komen. De verdere ontwikkeling van dit instrument en een brede implementatie dienen te worden gestimuleerd. Goede voorlichting over de bedoelingen, toepassing en betekenis van de BRL en daarop gebaseerde procescertificatie is zeer belangrijk. De geplande praktijkproef kan hiervoor worden benut en kan tevens zorgen voor een zorgvuldige en brede implementatie. In navolging van het procescertificaat Bouwbesluittoets is het zinvol ook een procescertificaat Kleine Bouwwerken en een procescertificaat Bouwinspectie te ontwikkelen. Daarmee ontstaan er instrumenten om voor de gehele bouwproductie de toetsing en inspectie gecertificeerd uit te voeren. Bij de implementatie van deze instrumenten is het van essentieel belang er voor zorg te dragen dat de nieuwe systematiek eenduidig en transparant is voor de aanvrager. De instrumenten kunnen er dan toe leiden dat de controle op de naleving van de voorschriften volledig, met een hoge mate van zekerheid en op een efficiënte wijze wordt uitgevoerd. Bovendien gaat er
41
een grote stimulans vanuit naar de actoren in het bouwproces om kwaliteitszorg te ontwikkelen. Het certificeren volgens deze BRL’s moet aantrekkelijk zijn voor ontwerpers, adviseurs en bouwers. Dit betekent dat de kosten en baten op minimaal tegen elkaar moeten opwegen. De bedrijven moeten kosten maken om de vereiste kennis in huis te halen en up-to-date te houden, procedures moeten worden ontwikkeld en uitgevoerd en de certificatie moet betaald worden. Aan de batenkant staan het verminderen van faalkosten, een betere marktpositie en een reductie van de leges. Waarschijnlijk is vooral deze reductie van de leges een belangrijke overweging voor bedrijven om te gaan certificeren. Speciale aandacht zal moeten uitgaan naar de gemeenten en het gemeentelijk bouw- en woningtoezicht. Gebleken is dat zij positief staan tegenover de ontwikkeling van een BRL voor het procescertificaat Bouwbesluittoets. Het is evident dat er ook in een eventuele nieuwe situatie er voor hen (al dan niet gecertificeerd) bestaansrecht blijft bestaan. Overwogen kan worden om analoog aan de ontwikkelingen in Noorwegen en Zweden de verantwoordelijkheid voor het invullen van de technische toetsing en inspectie bij de opdrachtgever neer te leggen. Er ontstaan dan de volgende mogelijkheden: • Opdrachtgever kiest voor gecertificeerde architect, adviseurs en aannemers die allen in zelfcontrole voorzien. • Opdrachtgever schakelt een gecertificeerde externe toetser en inspecteur in (eventueel een gecertificeerde BWT-afdeling). • Opdrachtgever dient de bouwaanvraag in zonder gecertificeerde controle. In dit geval besteedt de gemeente de toetsing en inspectie uit aan een gecertificeerde afdeling van het BWT of een ander extern bureau. In een overgangsfase, als nog niet voldoende bedrijven en BWT-afdelingen gecertificeerd zijn, kan gewerkt worden volgens een systematiek als in Noorwegen en Zweden. Er worden controleplannen ingediend en er wordt aangeven hoe de verschillende partijen in de controle zullen voorzien. Zolang de kwaliteit van de werkwijzen van de verschillende partijen nog niet door certificaten wordt aangetoond kunnen gemeenten hier per situatie hun oordeel over geven. In feite zitten we hiermee dicht op het spoor van het OPB-idee dat ervan uitgaat dat een aanvrager (bij de lichte procedure) vooraf moet aangeven hoe aan het Bouwbesluit wordt voldaan (Project), langs welke weg dat gaat gebeuren (Proces) en welke partijen daarbij worden ingeschakeld (Partij). Daarnaast speelt de ontwikkeling van de digitale planindiening en daaraan gekoppelde digitale toetsing. Indien dit bij bouwplannen wordt toegepast, vereenvoudigt, verbetert en versnelt de toetsing van de plannen aanmerkelijk.
6.3 Stroomlijnen In de inventarisatie is aandacht besteed aan de aspecten: duidelijkheid, bereikbaarheid: en lasten voor overheid en burger. Een centraal element in de beschrijving zijn allerlei vormen van elektronische dienstverlening van overheden. De ontwikkelingen die we hier maar voor het gemak onder het begrip ‘e-government’ scharen, nemen een grote 42
vlucht. Het gaat daarbij niet alleen om allerlei internettoepassingen maar ook om nieuwe vormen van telefonische dienstverlening. We komen tot de volgende aanbevelingen: • Regulering van het vooroverleg. De aanvrager/opdrachtgever maakt de ruimtelijke implicaties van zijn bouwvoornemen duidelijk en geeft aan met welke partijen (alof niet gecertificeerd) hij in zee gaat. De gemeente biedt vervolgens inzicht in alle voor de locatie specifieke mogelijkheden en (vergunnings)eisen. Dit leidt in een vroeg stadium tot duidelijkheid en kan de lasten voor zowle aanvrager als overheid beperken. • Internettoepassingen ontwikkelen waarmee initiatiefnemers van bouwactiviteiten gemakkelijk toegang krijgen tot alle relevante info omtrent de mogelijkheden, eisen, procedures en gemeentelijke bereikbaarheid voor nadere info. Vergelijk de situatie in de V.S. waar vaak in een handomdraai de benodigde informatie is te downloaden. Aanvrager kan thuis/op kantoor alle noodzakelijke eisen/informatie op elke gewenst tijdstip bekijken. Dit zou een grote stap voorwaarts betekenen op het terrein van de bereikbaarheid. De ontwikkelingen in Nederland lijken inmiddels behoorlijk op streek te zijn. • In de toekomstige situatie dat de toetsings- en toezichttaken door verschillende gecertificeerde partijen uitgevoerd kunnen worden, is eenvoudig toegankelijke informatie hierover van groot belang voor opdrachtgevers. Het internet is hiertoe zeer geschikt. De info kan gekoppeld worden aan de gemeentelijk internetpagina’s. • Elektronische planindiening en -toetsing stimuleren. Het is sterk te overwegen om te bezien in hoeverre aanvragen voor kleine vergunningen (de lichte vergunningprocedure) via internet en fax kunnen worden ingediend en verstrekt. Publiek-private samenwerking is de meest aangewezen weg om een dergelijk product van de grond te krijgen. Voorbeelden hiervan kunnen we onder meer vinden in de V.S. Bij het genoemde project van Smart Permit in Californië, hebben de betrokken gemeenten allereerst een PvE opgesteld voor de benodigde hardware en software. In concurrentie wordt vervolgens voor een bepaalde systematiek (en toeleverancier) gekozen en vervolgens wordt via PPS het product verder ontwikkeld. Het lijkt erop dat in Nederland het Platform BWT grote gemeenten (zie paragraaf 5.2.2) met hun project Statusinformatie bouwvergunningaanvragen, voor een vergelijkbare weg hebben gekozen. • In het kader van de één-loket gedachte kan de mogelijkheid worden overwogen dat het BWT de toetsing van bouwplannen uitbreidt met bepaalde adviestaken (die men eventueel weer uitbesteed). In de eerste plaats kunnen we denken aan de kleine bouwactiviteiten. Voor verbouwplannen met constructieve implicaties moet de opdrachtgever een constructiebureau inschakelen die berekening opstelt en met die berekening kan de bouwvergunning worden aangevraagd. Een vereenvoudiging voor de burger zou het zijn om alleen naar de gemeente te stappen met een eenvoudige bouwtekening. De gemeente verzorgt dan de vereiste constructieve berekening, controle daarvan en de vergunning in een procedure en voor een totaalprijs. Het is de vraag of zo’n werkwijze wel mogelijk is en niet leidt tot vreemde vermenging van rollen en verantwoordelijkheden en eventueel concurrentievervalsing. • In dezelfde lijn als het vorige punt kan worden bedacht dat gecertificeerde BWTafdelingen de Bouwbesluittoets uitbreiden met advies werkzaamheden. 43
44
Literatuur
Ministerie van VROM & Vereniging van Nederlandse Actieprogramma handhaving Bouwregelgeving.
Gemeenten,
2000,
Overleg Platform voor de Bouwregelgeving, 2000, Naar een transparante gebruikersmarkt; toekomstvisie op de Bouwregelgeving. Meijer, F.M., H.J. Quist, H. Priemus, H.B. Winter, A.G. Bregman, D.A. Lubach, 1994, De nieuwe bouwplanprocedure: verwachtingen en eerste ervaringen van de diensten bouw en woningtoezicht. Bouwmanagement en technisch beheer 11. Delftse Universitaire Pers, Delft. Meijer, F.M., H.J. Quist, H. Priemus, H.B. Winter, A.G. Bregman, D.A. Lubach. 1995, De nieuwe bouwplanprocedure: ervaringen op lokaal niveau. Bouwmanagement en technisch beheer 14. Delftse Universitaire Pers, Delft. Meijer, F. & H. Visscher, 1999c, De Nederlandse bouwregelgeving in Europees perspectief; in: Bouwrecht, nr. 8, p. 653-665, augustus. Meijer, F & H. Visscher, 2000, Een grotere rol van partijen in de bouw binnen de bouwvergunningsprocedure, Stadswerk nr. 5 jaargang 8. Meijer, F. & H. Visscher, 2000, Bouw en woningtoezicht en de introductie van gecertificeerde toetsing Stadswerk 9, jaargang 8. Meijer F.M., H.J Visscher & L. Sheridan, 2002, Building Regulations in Europe, (Engelstalig boek in twee delen in ontwikkeling, verwachte publicatie voorjaar 2002). Visscher, H.J., 1993a, Building Control in five European countries, OTB Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde, Technische Universiteit Delft, Delft (Delftse Universitaire Pers). Visscher, H. J., 1993b, Bouwtoezicht in vijf Europese landen, (werkdocument) OTB Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde, Technische Universiteit Delft, Delft (Delftse Universitaire Pers). Visscher, H.J., 1996a, Scandinavië kiest voor volwassen bouwtoezicht, Bouw 51. 45
Visscher, H.J., m.m.v. F. Meijer, 1997, Bouwregelgeving in zeven West-Europese landen, Onderzoeksinstituut OTB, Delft (Delftse Universitaire Pers). Visscher H.J. & F.M. Meijer, 1998, Gecertificeerd bouwtoezicht, Onderzoeksinstituut OTB, (werkdocument nr. 98-01), Delft (Delft University Press). Visscher, H.J. & F.M. Meijer, 1999a, De betekenis van gecertificeerd bouwtoezicht voor kleine en middelgrote bouwbedrijven en architecten (werkdocument nr. 99-01), Delft, DUP). Visscher H.J. & F.M. Meijer, 1999b, Programma van eisen certificeren toets bouwvergunningaanvraag, juni, Delft. Visscher, 2000, Bouwtoezicht en kwaliteitszorg. Een verkenning van alternatieven voor de technische controles door het gemeentelijk bouwtoezicht. Visscher, H.J., & E. Philipsen, 2000, Kwaliteitszorg en certificatie in de bouw: perspectieven en potenties, OTB-studiedagverslag 20, Delft, Delft University Press. Visscher, H.J. & F.M. Meijer, 2001, Verkenning toetsingsproces ten behoeve van de ontwikkeling van de BRL Bouwbesluittoetsing (in ontwikkeling).
46
BIJLAGE 1: MDW SERVICEGERICHTE OVERHEID
In de startnotitie van de MDW werkgroep wordt het volgende gemeld over het probleemgebied Bouwgerelateerde regelgeving: “In het Regeerakkoord van Paars II is afgesproken dat in vervolg op de MDW operatie van 1997 gestreefd zal worden naar een drastische vereenvoudiging van de bouwregelgeving. De implementatie van het kabinetsstandpunt MDW bouwregelgeving uit 1997, dat vooral betrekking had op de bouwregelgeving in enge zin (bouwvergunningprocedure ex Woningwet; Bouwbesluit), loopt. Door de bouwpraktijk is gesignaleerd dat daarmee echter geen oplossing wordt geboden voor de forse regelen administratieve lastendruk die voor een initiatiefnemer van een bouwplan kan voortvloeien uit de totaal voor de oprichting en het gebruik van bouwwerken relevante bouwregelgeving. Wanneer een burger of ondernemer ergens iets wil gaan (ver)bouwen, heeft de overheid daarmee in de praktijk veelal vanuit allerlei invalshoeken en op allerlei manieren bemoeienis. Naast een bouwvergunning kunnen bijvoorbeeld ook een sloop-, gebruiks-, milieu-, aanleg-, monumenten-, kap- en/of uitritvergunning, een schonegrondverklaring, vrijstelling van bestemmingsplanvoorschriften en adviezen van de agrarische adviescommissie, de welstandscommissie en de stedenbouwkundig supervisor nodig zijn en kan moeten worden voldaan aan specifieke eisen die de gemeente bij de gronduitgifte heeft gesteld. Kenmerkend daarbij is dat die overheidsbemoeienis erg verbrokkeld is. De voorgenomen activiteit van de burger is veelal aan meerdere overheidsbesluiten van meerdere overheden onderworpen en de burger (als initiatiefnemer of als bezwaarhebbende buur) wordt geconfronteerd met overheden die zich niet verantwoordelijk voelen voor het geheel en met een niettransparante/inzichtelijke veelheid aan voorschriften. Daar komt nog bij dat implementatie van het Kabinetsstandpunt MDW bouwregelgeving 1997 en van in de Nota Wonen aangekondigde vervolgacties weliswaar moet leiden tot vermindering van bouwtechnische voorschriften maar tegelijkertijd blijkt dat de bouwrelevante regeldruk toeneemt. Dat heeft onder meer te maken met: • voortdurende maatschappelijke druk om zaken te regelen via bouwtechnische voorschriften, door opname in het Bouwbesluit; • wet- en regelgeving vanuit andere beleidsdomeinen (arbeid, milieu en zorg);
47
• • • •
•
•
een toename van regelgeving door mede-overheden, waar de centrale overheid zich terugtrekt; een toename van al dan niet door regelgeving ondersteunde private documenten, waar de centrale overheid zich terugtrekt (pseudoregelgeving). De MDW werkgroep heeft als taak: Een inventarisatie te maken van alle bouwgerelateerde regelgeving waarmee een ondernemende burger bij het oprichten en gebruik van bouwwerken in het algemeen en het oprichten en gebruiken van veel voorkomende specifieke typen bouwwerken (zoals woningen, kantoor- en industriegebouwen, winkels) heeft te maken, van rijksoverheid, vanuit mede overheden en bouwsectorspecifieke regelingen. Daarbij dienen ook de administratieve lasten in beeld te worden gebracht. De inhoudelijke samenhangen en mechanismen te onderzoeken achter de ontwikkeling waarbij generieke, landelijk uniforme technische overheidsvoorschriften worden vervangen door specifieke, lokale en/of private herregulering. Tevens een afwegingskader maken waardoor bestaande en nieuwe regulering in het perspectief van de totale bouwgerelateerde regelgeving kan worden beschouwd. De criteria daarbij zijn: vergroting transparantie van de regelgeving, verlaagde regeldruk, verruiming zeggenschap van de ondernemende burger, optimalisatie handhaafbaarheid van bouwgerelateerde regelgeving. Oplossingen te ontwikkelen die leiden tot significante vermindering van de regeldruk voor de ondernemende burger bij de realisatie van een bouwwerk. Daarbij gaat het m.n. om (uitwerking van) oplossingsrichtingen die uitgaan van het perspectief van de burger die iets wil gaan (ver)bouwen, zoals (een combinatie van): - de een-loketbenadering (overheidsloket 2000; digitaal indienen en toetsen van bouwplannen) - procedurele vereenvoudiging van voorschriften (zoals procescertificering, procedurele afstemming/uniformering/integratie; herijking van de bestaande afstemmings- en aanhoudingsvoorschriften ex Woningwet) - inhoudelijke vereenvoudiging van voorschriften (zoals afstemming, uniformering, integratie, schrappen; afstemming tussen technische bouwregelgeving uit andere beleidsdomeinen en Bouwbesluit) - systeemaanpassing (zoals een andere verantwoordelijkheidsverdeling tussen overheid en burger, tussen overheden en binnen de rijksoverheid; een "tweestappen-benadering" waarbij de inhoudelijke normstelling op lokaal niveau zoveel mogelijk integraal in één gebiedsgericht document is opgenomen en op het niveau van een individueel bouwplan volstaan kan worden met één integraal projectbesluit).
Hierbij kan worden geput uit het werk dat de laatste jaren in Nederland vanuit verschillende hoeken is verricht. Ook kan worden geleerd van ervaringen in het buitenland. Te denken valt aan de acties in enkele Angelsaksische landen in het kader van "cutting red tape". Internetsites van de betreffende buitenlandse overheidsinstanties bieden veel inzicht in de ervaringen daar. Het in beeld brengen van oplossingen. De 'best practice' voorbeelden moeten worden onderzocht op de mogelijkheden om deze door te vertalen naar de in kaart gebrachte 48
huidige (Nederlandse) situatie. Bij het in beeld brengen van oplossingen dient rekening te worden gehouden met de vraag of de oorzaak bij het Rijk of bij de mede-overheden ligt. Tevens dient rekening te worden gehouden met de mogelijkheid dat er geen "one size fits all" oplossingen voorhanden zijn. Voorts kan worden overwogen of er aanleiding bestaat de betreffende gemeentelijke vergunningen te vervangen door algemene regels”.
49
50
BIJLAGE 2: PROJECT LOKET BOUWEN EN WONEN
Binnen het project worden drie soorten projecten onderscheiden: Integratieprojecten (3), Innovatieprojecten (7) en Bijzondere Kennispartners (7). De bronnen van de onderstaande omschrijvingen zijn: www.ol2000.nl en www.vrom.nl.
A) Integratieprojecten Een integratieproject heeft als doel in de praktijk een compleet en geïntegreerd loket bouwen en wonen in te richten en te laten functioneren. In deze projecten worden minimaal de producten van gemeente, woningcorporatie, het kadaster en het ministerie van VROM in samenhang aangeboden. Het ontwikkelde instrumentarium van de integratieprojecten wordt geschikt gemaakt voor gebruik binnen de gehele doelgroep van Overheidsloket2000. 1. Enschede De gemeente Enschede heeft met een digitaal loket in het verleden al bewezen vooruitstrevend te zijn. Nu al kunnen diensten die nog niet bij andere gemeenten beschikbaar zijn via Internet worden afgenomen. Voor het huidige project wordt de ontwikkeling van het digitale gemeenteloket gecombineerd met de initiatieven van een woningbouwcorporatie en een makelaar. Zo wordt het overgrote deel van het aanbod van huurwoningen en van nieuwbouw koopwoningen digitaal toegankelijk gemaakt. Het aantal producten en diensten dat via het digitale loket kan worden ingenomen en afgehandeld wordt gemaximaliseerd. De gemeente Enschede neemt in de samenwerking met de makelaar en de woningbouwcorporatie een voorbeeldrol op zich voor het complete digitale loket bouwen en wonen. 2. Hoorn De gemeente Hoorn opent in een woonwijk een loket bouwen en wonen annex informatiecentrum voor de bewoners. In dit informatiecentrum werken de gemeente, de corporatie, projectontwikkelaars en makelaars samen ten behoeve van de burgers. De bewoners kunnen er terecht voor het aanvragen van vergunningen, het regelen van huursubsidie of woningfinanciering, woningverzekeringen, kadastrale en eigendomsgegevens, belemmeringen privaatrecht en vele andere informatiediensten die samenhangen met het betrekken van en wonen in een huis. Het streven is om zoveel mogelijk van de dienstverlening voor het gemak van de klanten ter plekke af te doen. De gemeente zal daarbij gebruik maken van een aantal technische en organisatorische 51
innovaties op het gebied van bouwen en wonen: zo zijn alle bestemmingsplannen digitaal beschikbaar en gaat de gemeente loketvergunningen aanbieden in de vorm van standaard, van tevoren goedgekeurde bouwtekeningen voor veel voorkomende bouwaanvragen zoals dakkapellen en erkers. Met dit aanbod toont Hoorn zich een voorbeeld van verregaande integratie van dienstverlening voor zeer veel andere gemeenten in het land. 3. Woonservice Centrum Groningen Het Woonservice Centrum Groningen is momenteel al het geïntegreerde loket voor het woningaanbod van de woningbouwcorporaties in de stad. Het centrum voert ook een aantal samenhangende loketdiensten uit voor de gemeente in de vorm van de behandeling van huursubsidie-aanvragen en de begeleiding van schuldsaneringstrajecten. In de toekomst worden deze diensten verbreed met het aanbod van projectontwikkelaars, makelaars en financiële instellingen de afhandeling van de WVG-aanvragen en andere aan een woonzorgloket gerelateerde diensten. Het centrum gaat ook een belangrijke rol vervullen in het verzamelen van klantinformatie die voor de verschillende beleidsmakende instanties van belang is. Op termijn wordt dit aanbod voor een groot aantal instanties op een nieuwe locatie geconcentreerd in een concreet en zeer breed loket bouwen en wonen.
B) Innovatieprojecten Innovatieprojecten hebben als doel vernieuwingen in de dienstverlening op het gebied van bouwen en wonen tot stand te brengen. Het zijn projecten die op specifieke onderdelen nieuwe ontwikkelingen in de praktijk brengen. Het gaat om nieuwe manieren om de dienstverlening in te richten. 4. Amsterdam: Steunpunt Wonen en Wonenplein Het Wonenplein beheert en ontwikkelt een website als startpunt voor de zoektocht naar wooninformatie in de regio. Participant is het Amsterdams Steunpunt Wonen met het project Wonen ditig@@l dat bewonersorganisaties de gelegenheid biedt een eigen site te openen. Daarnaast wordt een module om online de huurwaarde van huurwoningen te berekenen vernieuwd en verbeterd. 5. Maassluis Maassluis ontwikkelt een digitaal loket dat bestaat uit een productencatalogus met daaraan gekoppeld beleidsinformatie en transactiemodules. De woningcorporatie werkt actief mee. Het project richt zich op een goede toegankelijkheid en op een inhoudelijke basisstructuur voor de uitbreiding van het digitale loket. Op de website kunnen burgers via vraagpatronen en thema’s makkelijker en sneller toegang krijgen tot de dienstverlening en/of de producten op het gebied van bouwen en wonen. 6. Nijmegen De gemeente Nijmegen heeft sinds eind 1999 haar dienstverleningsconcept voor het bouwen- en wonenloket aangepast. Het voormalige geïntegreerde loket is vervangen door vier bouwen- en wonenloketten met ieder een eigen doelgroep. Het project richt
52
zich op verbetering van de dienstverlening door een betere klantsegmentering, grotere medewerkerstevredenheid en inzichtelijkheid van de opbrengsten. 7. Oegstgeest Het aantal producten dat via de centrale balie loopt wordt sterk opgevoerd in Oegstgeest. Een groot aantal producten kan zo in de frontoffice worden afgehandeld, maar kan ook via de virtuele balie lopen. De gemeente zal veel overdraagbare kennis genereren over de organisatie van de relatie tussen front- en backoffice. 8. Rheden De gemeente Rheden implementeert een catalogus met producten van de woningcorporatie, VROM en het Kadaster. Voor vijftien producten wordt een methodiek uitgewerkt om de intake via het digitale loket te vergemakkelijken. Een datawarehouse gaat de informatie-uitwisseling tussen frontoffice en de backoffice bevorderen. De burger krijgt zelf inzicht in de gegevens die de gemeente over hem of haar heeft opgeslagen. De gemeente gaat met al deze streefdoelen veel ook voor anderen relevante ervaring opdoen voor de zogenoemde midoffice. 9. Uden Bij het integreren van haar frontoffices gaat de gemeente Uden de loketmedewerkers ondersteunen met een "vraagpatronentrechter". Dit instrument maakt het mogelijk om de vraag van een loketbezoeker te ontleden in het gewenste dienstverleningspakket. De vraagpatronentrechter is ook geschikt als module voor het digitale loket. 10. Woon Zorg en Welzijnstrefpunt Hellevoetsluis Het WZW trefpunt Hellevoetsluis is op het gebied van integratie van woon- en zorgaanbod een voorloper in het land. Men bemiddelt niet alleen bij de invulling van de woningbehoefte voor de corporaties, men voert ook taken uit voor de gemeente en zorginstanties op het vlak van de Wet Voorzieningen Gehandicapten, de huursubsidie, schuldhulpverlening en de woonruimtetoedeling. Het WZW trefpunt concentreert zich in het innovatieproject op een digitale versie van het geïntegreerde loket.
C) Bijzondere kennispartners Het Project Loket Bouwen en Wonen subsidieert tenslotte bijzondere kennispartners die een aparte status binnen de projecten hebben. Bijzondere kennispartners zijn gemeenten en organisaties die bijzondere en vernieuwende initiatieven uitvoeren die ook bruikbaar zijn voor het realiseren van een geïntegreerd loket Bouwen en Wonen. Hoewel de kennispartners geen subsidie ontvangen voor het verwezenlijken van een geïntegreerd loket Bouwen en Wonen zelf, is de kennis die zij opdoen zonder meer waardevol voor andere organisaties. 11. Alkmaar De gemeente Alkmaar ontwikkelt in samenwerking met makelaars en woningcorporaties een wooninformatiecentrum in een nieuw gemeentehuis. De gemeentelijke dienstverlening wordt geconcentreerd rondvier productenbalies: een centrale informatiebalie, een balie burgerzaken, een balie bouwen en wonen en een balie 53
inkomen en zorg. De telefonische dienstverlening vindt plaats in een calloffice: één telefoonnummer voor alle vragen en meldingen. Voor de digitale dienstverlening komt een digitaal overheidsloket, waar eerst alleen informatie-overdracht plaatsvindt en later interactieve dienstverlening mogelijk zal worden. 12. Amersfoort De gemeente Amersfoort ontwikkelt een geïntegreerd loket Bouwen en Wonen, zowel fysiek als virtueel. In het Informatiecentrum de Observant werkt de gemeente samen met woningcorporaties, de stichting Woonkompas, projectontwikkelaars, bouwbedrijven, makelaars en het Kadaster. 13. Deventer In het programma Dienstverlening van de gemeente Deventer worden op meerdere vlakken initiatieven ontwikkeld om de dienstverlening te verbeteren. Bijvoorbeeld de wijkservicewinkels, wijkservicepunten en woonwinkels bij zowel corporaties, makelaars en de gemeente. Bovendien zijn er plannen voor een stadswinkel waarin allerlei themaloketten bijeen worden gebracht. Burgers kunnen er terecht voor vragen over zorg en leefomgeving en voor het zoeken van huisvesting. 14. Haren Deze bijzondere kennispartner streeft naar kennisuitbreiding van de geïntegreerde fysieke frontoffice naar het internet. De gemeente Haren is bovendien één van de eerste gemeenten met een burgerhandvest waarin afhandeltijden worden gegarandeerd. 15. Moerdijk De gemeente Moerdijk ontwikkelt een volledig geïntegreerd front- en backoffice in een nieuw gemeentehuis. Integrale vergunningverlening en handhaving is daarbij het streven. Intranet ondersteunt de medewerkers en het telefonisch informatiecentrum. 16. Tilburg De gemeente Tilburg ontwikkelt vier balieclusters voor Bouwen en Wonen, Zorg, Werk en Inkomen en Inwoners. Het cluster "Bouwen en Wonen" heeft een zelfanalyse uitgevoerd. Ook hun klantmonitoring is ver ontwikkeld. 17. Utrecht Samen met het bestaande samenwerkingsverband van 24 corporaties ontwikkelt de gemeente Utrecht drie wijkservicepunten. De nadruk van het project ligt op de ontwikkeling van een midoffice, waardoor de drie wijkservicepunten over de juiste, relevante en actuele data gaan beschikken.
54
BIJLAGE 3: RESULTATEN QUICK-SCAN VS
www.ctg.albany.edu (VS) Een onderzoek(je) van Meghan E. Cook (Center for Technology in Government van University at Albany) met de titel What Citizens want from E-Government) brengt de resultaten samen van verschillende onderzoeken die in de VS zijn verricht naar de vraag welke diensten de overheid volgens de burgers via het internet zou moeten aanbieden. Al die onderzoeken geven min of meer hetzelfde beeld. Diensten als het vernieuwen van het rijbewijs, stemmen/stemregistratie, het aanvragen van jacht- en visverguningen, de aanvraag van geboorte- en trouwcertificaten, komen veelvuldig in de top tien terug van diensten die de overheid volgens de burgers elektronisch zou moeten aanbieden. Een thema als de bouwvergunningprocedure komt in geen enkel onderzoek aan de orde. www.excelgov.org (VS) Site van de Council for Excellence in Government (een onpartijdige, nationale organisatie waarvan de leden voormalige bestuurders/regeringsleiders zijn geweest). Een van de programma’s van deze council is het Technology Leadership Consortium. Exacte inhoud van dat programma is niet helder, het heeft in ieder geval een internationaal karakter en bevat een groot aantal initiatieven en activiteiten die erop gericht zijn overheidsdienstverlening (lokaal, nationaal en internationaal) via elektronische weg te initiëren en te verbeteren. De Council is zijn vooral betrokken bij symposia, ronde-tafel-gesprekken en workshops op verschillende overheidsniveaus waar gewerkt wordt aan het opzetten van dienstverlening via het net. www.co.miami-dade.fl.us De e-government werkgroep van Miami-Dade County heeft in mei 2000 gerapporteerd over de vraag waar het heen moet met e-government in hun district. De aanleiding is de gedachte dat e-government grote voordelen kan opleveren voor het district en haar bewoners. Twee citaten: • “Stel je toch eens voor dat er uitgebreide informatie beschikbaar komt over het hoe en waarom van een bouwvergunning, dat de plannen elektronisch kunnen worden ingediend en worden betaald zonder dat je naar het kantoor hoeft te komen”. en • “Stel je toch eens voor dat de resultaten van een inspectie op de bouwplaats direct verkrijgbaar zijn, nog voor dat de inspecteur de lokatie heeft verlaten”.
55
Onderzoek heeft laten zien, zo stelt de werkgroep, dat een telefoongesprek om informatie gemiddeld drie keer moet worden doorverbonden voordat de klant de gevraagde informatie heeft. Met e-government wordt dit vermeden. In Miami-Dade is dit overigens niet alleen toekomstmuziek, ze zijn er in de praktijk al redelijk ver mee. De afdeling bouwinspectie is inmiddels elektronisch gestroomlijnd. De bouwinspectie rapporten zijn daardoor binnen enkele minuten beschikbaar en openbaar, terwijl het nog niet zo lang geleden een paar dagen kostte. Op de bouwlocatie worden de resultaten direct ingetoetst op een handzame, draagbaar apparaat en rechtstreeks op het internet gezet. Het rapport van de werkgroep spreekt daarnaast over een van de ‘Mayor’s initiatives’ gericht op het stroomlijnen van het bouwproces van het district en het opzetten van een virtuele vergunning faciliteit (de ‘virtual permitting facility). Zover is het echter nog niet: On Wednesday, November 29, 2000, the Miami-Dade Building Department added a new feature, Internet Permitting Application Services (IPAS), to its website. IPAS is designed to offer permitting services to patrons via the Internet. The first service that IPAS will offer is the capability to pay permit reinspection fees (available November 29, 2000). In order to use this service, a patron will need the following: Permit Number, MasterCard or Visa, Credit Card Billing Address and Telephone Number How does one access the new IPAS feature? 1. Double click on the IPAS icon to the left of the screen. 2. To pay a re-inspection fee, enter the permit number in the box provided and hit the submit button. 3. Enter the contact information. Provide a current address and telephone number where you can be reached if required. Press the Submit button. 4. Provide billing information as it appears on the credit card statement and press the submit button. 5. Print a copy of the permit receipt for your records using your browser. To schedule an inspection, please follow instructions that are printed on the receipt. The Building Department is planning on adding the following features to IPAS: • Submit Document for Reviewer; • Apply for Permit Extension; • Apply for Permit; • Update Profile. • Print Functions.
Veel VS steden, en staten hebben internetsites waar het publiek terecht kan voor vragen en informatie over een breed scala aan overheidsdiensten. Een greep: www.ci.phoenix.az.us (VS) Tot de onderwerpen behoren onder meer wijkverbetering, planning and zonering. Tot de ‘e-services’ behoort het item ‘online-permitting’. Het search menu geeft de volgende opties: • Verzoek (en afzeggen) van inspecties. • Zoeken van projectinformatie (met informatie over het bouwaanvraagnummer, de datum van verstrekking en gereedmelding, de status en de aanvrager). • Zoeken van bouwvergunningen. • Zoeken van planbeoordelingen 56
Voor de vergunningindiening moet men nog steeds naar het gemeentehuis komen. www.ci.pacifica.ca.us De stad Pacifica (California) geeft via het internet veel informatie over wat er allemaal komt kijken bij een bouwaanvraag. De site geeft antwoord op vragen als. • Wanneer is er een vergunning nodig? • Hoeveel kost de vergunning? • Wat is plan toetsen en welke instanties zijn er bij betrokken? • Hoe snel wordt een vergunning afgegeven? • Wanneer zijn er inspecties nodig en wat gaat de inspecteur doen? • Wie moet er wanneer gebeld worden voor een site-inspectie? De site geeft tevens een aan wat er moet worden ingediend en wat de eisen zijn die aan de informatie (en bouwkundige oplossingen) gesteld worden.
Er zijn veel meer sites van staten/steden die vergelijkbare informatie bieden. De mogelijkheden van e-permitting in de V.S. gaan iets verder dan nu in Nederland mogelijk, maar blijft toch in grote lijnen ook bij het op een makkelijke (en laagdrempelige) manier verkrijgen van (soms zeer uitgebreide) informatie.
57
58
BIJLAGE 4: ‘SMART PERMITTING’ PROJECT
In deze bijlage is mee informatie te vinden over de inhoud en werking van ‘smart permitting’ in Californië. Alle informatie is beschikbaar via het internet. De bronnen zijn bij de artikelen genoemd. De bijlage gaat achtereenvolgens in op: A) The Smart Permit System in Silicon Valley B) Smart permitting project C) What is smart permit? D) Pilot city progress E) Technology and resources F) Example: Santa Clara 1.Minor fax permit 2.Building inspections and interactive voice respons
A) THE SMART PERMIT SYSTEM IN SILICON VALLEY
[email protected]/kongress98/forum5/ Smart Permit is a series of processes and applications that are being developed in Silicon Valley to create a regionally uniform system of applying for, communicating about, and receiving building permits. A public/private project sponsored by Joint Venture: SiliconValley and Smart Valley, Smart Permit aims to improve the quality and efficiency of the building and development process in Silicon Valley. mart Permit involves permit streamlining (streamlining the permit process in each City), improving permit processing software used by local government agencies, Internetenabling the permit process and a variety of related processes and initiatives.
59
To make the permit process easier for businesses, property owners, architects and developers in Silicon Valley, the Smart Permit team began by standardizing the Building, Planning, Public Works and Fire permit applications used by the government agencies in Silicon Valley.Working together, companies and municipalities reduced the number of code amendments among the 29 Silicon Valley cities and counties from 400 to 11. So unlike before, companies need only one form regardless of where a project is located. A standardized system also benefits government agencies since it enables them to share the cost of an automated, Internet-enabled permit system rather than having to start from scratch in each agency. An early problem faced by the Smart Permit team was the dated nature of the permit processing software used by local government agencies. A group chaired by San Carlos City Manager Michael Garvey invited the 13 firms who make this software to meet with interested agencies in Silicon Valley to discuss how these products could be improved and made ready for Internet-enabled permitting. The cities worked together to develop a systems requirement document and evaluate the 13 permit packages on the market. The group rated each vendor's current product as well as their ability to meet the needs of the Smart Permit project. Bids were then obtained from each vendor and a number of agencies purchased permit software from the vendors receiving the highest scores in this process. Recognizing the value of Uniform Permit Forms, the local Chapter of the International Conference of Building Officials (ICBO) developed a Uniform Building Permit application for use in Silicon Valley. This form has been completed for some and is now being accepted by the Smart Permit Pilot Agencies (San Carlos and Sunnyvale), and other cities and counties in the San Francisco Bay Area. Other permits and processes currently in development in Silicon Valley include: • Building & Construction Permit Application. • Planning Application. • Encroachment Permit Application. • Utility Encroachment Permit Application. • Service Request Form. • Code Complaint Investigation Form. • Fire Permit Application. • Disaster Assessment Form. As the Smart Permit project moves forward, a number of additional projects and standards will be developed. These include regional standards for submitting and electronically marking up building plans, digital signatures, payment of permit fees using electronic commerce technology, moving the submittal of routine permits from fax to web-based systems and GIS and mapping standards.
60
B) SMART PERMITTING PROJECT
http://www.svi.org/projects/permit/ The municipal permitting process is generally time and paper intensive. It is the goal of Smart Permitting to significantly reduce both. The degree to which the local permitting process is efficient, and includes minimal approval durations, can influence the decision of where a company chooses to build, expand, or modify its facilities. In conjunction with JVSV’s general streamlining efforts, Smart Permitting will accelerate the development and availablity of robust commercial permitting software, and demonstrate the capability of utilizing the internet to electronically apply for and receive building permits. In order to illustrate the advantages of on-line permitting, Smart Valley, Inc. in conjunction with Andersen Consulting and the City of Palo Alto, developed a demonstration prototype permitting system based on the Internet's World Wide Web. The demonstration used City of Palo Alto building applications and contains a searchable archive of the building code and other relevant city information to assist in completing the forms. It also incorporates security, workflow, and status checking features. Following the completion of the prototype, a Smart Permitting Steering Committee was formed composed of city managers, corporate facility managers, architect and design engineers, building inspectors, city planners, and technology specialists. Representatives from 18 cities and two counties participated on a subcommittee to deal with permitting software systems. Through this planning process, the software systems subcommittee produced the "Systems Requirements for Smart Permitting". This document was reviewed by selected permitting software vendors and the final version was approved and adopted by the participating cities. The "Systems Requirement" document then became the basis for an "RFP" that was mailed to 10 permitting software vendors. Nine of the 10 vendors responded and the results of the evaluation process were released and posted to Smart Valley's Web site in September. Cities are currently invloved in a procurement process on an individual and collective basis. The RFP was posted to the Web site in April. On September 25, 1996, Smart Valley conducted two live prototype demonstrations before an audience of over 500 corporate facility managers, engineers, architects, and city officials. Both live demos were conducted using the internet and a standard "dial up"connection with the purpose of showcasing that technology current exists to bring the Smart Permitting vision to reality, and in fact, new technoloty is being developed daily to further enhance this capability. The first demo was courtesy of Associated CAD Services of Burlingame and Quarterdeck. A virtual CAD conference was held between the City of San Carlos, Ehrlich Rominger of Los Altos (architect) and the audience at the Sunnyvale facilty Lockheed Martin. A CAD drawing was simultaneously reviewed at all three locations, and on a real time basis, code violations were discussed, the drawing marked up and modified, and agreements documented and archived.
61
The second demo was between the City of Sunnyvale and the Lockheed Martin audience. Again, on a real time basis, building permit application forms were downloaded, completed, and submitted along with a CAD drawing. Code violations were discoved and communicated resulting in a modified drawing being re-submitted and permits issued and billed. Internet compatible forms and capabilty were provided by Keypoint of San Jose. The Smart Permitting project has been divided into two separate but related efforts. One deals with the software systems that city/county entities will utilize to manage their permitting process, and the second is to allow this software system to be accessible electronically (on-line permitting) through the internet. The implementation of two real, enterprise wide, showcase systems will begin in the cities of San Carlos and Sunnyvale during 1997.
C) WHAT IS SMART PERMIT
http://www.jointventure.org/initiatives/smartpermit/what_is.html Smart Permit seeks to transform the community development process in the Silicon Valley through the use of Internet technology. At its core are new Internet-enabled processes and systems, and a public-private collaboration towards a regional approach to community development applications, permit tracking, drawing submittals, and geographic information systems (GIS). The Project is a partnership between corporate representatives, civic entrepreneurs, champions for the architectural and construction industries, and technology companies. Driving Goal is to create a critical mass of 10 Silicon Valley electronic permitting cities and users by the year 2000. • Focus on pilot city implementation of Smart Permit components Share progress and lessons learned via the web. • Set priorities and build regional consensus on standardization Create private sector "early adopters groups" to work with pilot cities. • Develop and build upon regional partnerships with web enabling technology companies; marshal resources for pilot cities. • Create baseline of information assessing region-wide Smart Permit readiness Assess and prepare for next wave of pilot cities. • Dissolve the Smart Permit Project when market forces are in place to sweep the balance of the Valley and global demand for the transformation of the Building and Construction industry is set in motion.
62
D) PILOT CITY PROGRESS
http://www.jointventure.org/initiatives/smartpermit/pilot.html Each pilot city has its own Smart Permit priorities and action plans. A brief synopsis is outlined below with web site links for more information. The Smart Permit members are also preparing a short guide to the phases in implementing a smart permit program. 1. Milpitas www.ci.milpitas.ca.gov The City of Milpitas (54.000 inh.) has leveraged the vision of the Joint Venture Silicon Valley's Smart Permit initiative to create a new environment for delivery of permitting services to its customers. Currently, Milpitas is in the process of implementing a new "smart" permit system in conjunction with the development of an enterprise-wide Geographic Information System (GIS) that will serve as the foundation for the delivery of future city services. In addition to enhancing the workflow of Milpitas' permitting process internally, the "smart permit" system will enable customers to conduct business electronically 24 hours a day, seven days a week, and eliminate the need to physically travel to City Hall. To kick off the effort, the City of Milpitas has collaborated with Joint Venture, private industry and other Pilot Cities to implement an Online Express Permit Service for minor home improvements. Future plans include expanding online permit service to include more complex permit processes and provide expanded access to permit information in addition to the Internet (e.g., telephone). Simply stated, our goal is to provide innovative solutions to achieve extraordinary results for everyday problems. 2. Mountain View www.ci.mtnview.ca.us The City of Mountain View (over 70.000 inh.) has teamed with its adjoining City ofSunnyvale on several Smart Permit efforts. In a unique example and municipal cooperation, Mountain View is installing the Sunnyvale Permit System (SPS). SPS was developed by Sunnyvale staff to Internet-enable the entire permit process. Mountain View and Sunnyvale have also partnered with Microsoft and Carta to develop an epermits system that adds e-commerce capabilities to SPS. Mountain View will roll-out e-permits in January 2000. The system will allow users to pay for, schedule inspections and obtain building permits for simple projects such as residential electrical services, tub and shower enclosures, roof replacements, water heaters, sewer and water line replacements and furnaces over the Internet without the need to go to City Hall. These "simple" permits comprise over 50% of the building department's 6.000 permits issued annually. 3. San Carlos www.ci.san-carlos.ca.us The City of San Carlos (28.500 inh.) has streamlined their permit process through the use of a Total Quality Management (TQM) consultant supplied by Joint Venture Silicon Valley and a task force made up of members of the City staff, the public and property owners. They have also made it easier to obtain routine permits with a Permits by Fax program. 63
San Carlos is working with the City of Santa Clara, Fremont, Campbell, Morgan Hill and 4 other agencies to move the permit software industry forward by bringing uniform application forms and Internet-enabled features to the Tidemark Solutions software. In May 1999, San Carlos debuted web-based permit status checking and public comment on proposed development projects. In November 1999, the on-line permitting features were extended to include web-based zoning and parcel information and the ability for inspectors to query the permit system via wireless handheld and laptop computers in the field. In Summer 2000, the system will be expanded to enable inspectors to write up, print out and add to the permit database inspection results via wireless handheld and laptop computers and printers. San Carlos residents and contractors will also have the ability to apply and pay for permits via the web this summer. Future Smart Permit work includes GIS and document Management integration with the system as well as tests of electronic plan submittal and review. 4. San Jose www.ci.san-jose.ca.us en www.sjpermits.com/sjpermit/Overview.htm The City of San Jose (more than 900.000 inh.) is implementing the vision of Smart Permit by creating a Virtual One-Stop Development Permit Center that customers can access to apply to and receive permits via the internet. The San Jose Permits Online project will integrate the stand-alone permit tracking databases used by five separate departments into one system to provide "cradle-to-grave" project tracking. By May of 2000, San Jose will provide Internet permit-processing for high-volume building permits. More information on this project can be found at http://www.sjpermits.org. In addition, the San Jose Permits Online project will integrate the three computer systems that contain all the geographic, land use, and permit data within the City. These systems are: a) The Geographic Information System b) Document Management System c) The Permit System Eventually, all of the pertinent data on these systems will be available for inquiry over the Internet. The City has selected CSDC Systems Inc. as the Permit System software vendor. Synertech Systems Corporation will configure the CSDC software to San Jose's specifications. Intergraph Corportation will provide project management and system integration services. 5.Santa Clara cho.ci.santa-clara.ca.us The City of Santa Clara (some 100.000 inh.) has been actively working with Joint Venture to improve access to permit-related information. The City has also been participating in a regional local agency buying effort known as Bay Area Smart Permits to purchase updated permit software. The new Tidemark Solutions permit system went live on October 25, 1999. Inspection requests can now also be made by phone to a new integrated voice response (IVR) system connected to the Tidemark program. Over winter and spring, Santa Clara will add online permit submittal capabilities, permit and parcel information, e-commerce capabilities and inspection requests. Santa Clara also plans to provide some permit documents and GIS information online.
64
6 Sunnyvale www.ci.sunnyvale.ca.us City of Sunnyvale (130.000 inh.) has been a pioneer in the areas of building safety and permit processes for over 15 years. A section of David Osbourn's book, Reinventing Government, is devoted to Sunnyvale's early recognition that a "one-stop" center was a requirement. Subsequently, Sunnyvale joined other Silicon Valley jurisdictions to agree on a regional uniform building code and to streamline business processes everywhere possible. In 1997 Sunnyvale installed a new software system called SPS which contains the following modules: 1) land /parcel /GIS, 2) code compliance, 3) planning and 4) building / inspection. SPS was made internet-ready from the beginning and the entire permit cycle was executed, on a pilot basis, for several projects via the internet in 1997 and 1998. In October 1999, Sunnyvale unveiled their e-permits system. Developed in partnership with Microsoft and Carta and the City of Mountain View, e-permits allows contractors and homeowners to obtain and pay for building permits for basic items such as water heaters replacements, re-roofs, and residential electrical work via the Internet. 7. Palo Alto www.city.palo-alto.ca.us The city of Palo Alto (61.000 inh.) currently has permit status information available over the web, has successfully implemented the OpenData Systems permitting system and is actively working with Accela.com to pilot their new Internet-based permitting service, VelocityHall. In addition, the City of Palo Alto has utilized 3-D modeling technology in its community planning process. Working with RDC Interactive, 3-D modeling is a tool that allows citizens, decision-makers, and designers to easily visualize alternative land use concepts and proposed buildings. 8. Fremont www.ci.fremont.ca.us The City of Fremont (over 200.000 inh.) has actively worked with Bay Area Smart Permit consortium over the past few years to develop new capabilites for the Tidemark Permit System. By 2000, Fremont will have several smart permitting capabilites online including permit tracking, self-permitting for simple permits, parcel information and inspection requests. The City is also working with Access Systems to implement a webenabled document management system that will allow the public access to City files.
E)
TECHNOLOGY AND RESOURCES
www.jointventure.org/initiatives/smartpermit/permittrack.html The cities developed a systems requirement document (pdf) that provides technical specifications for online permit tracking systems. The Pilot Cities have utilized different vendors (or an in-house solution) for their systems; however, each system uses the same general specifications. With these systems, users will be able to obtain information and services online, without the need to call or drive to city hall. Citizen and companies will be able to: 65
• • • •
Obtain information and check on the status of projects and applications. Request and schedule inspections Obtain information on parcels Submit comments on projects
In 1997, the City of Sunnyvale staff developed their Internet-enabled permit application and tracking software in-house. The Sunnyvale software contains the following modules: 1) parcel and GIS, 2) code compliance, 3) planning and 4) building inspection. The Cities of Sunnyvale and Mountain View have entered a unique agreement whereby the Mountain View will implement Sunnyvale’s system. The Cities of San Carlos, Santa Clara and Fremont are implementing an advanced online permit tracking systems in conjunction with Tidemark Systems. In San Carlos, you can now type in the address of a project or the number of a permit (building, planning or public works) and see the status of the permit without the need to call, write or visit City Hall. If you’re a citizen, you can check a list of all active planning applications and e-mail your comments to the City over the Internet. Several more components of their system will be available on the San Carlos website by the end of the year. Santa Clara and Fremont are currently installing and testing the Tidemark system and will be online this year. In addition, the Cities of Milpitas and Palo Alto are implementing permit tracking systems with OpenData Systems. This system also incorporates a comprehensive workflow management solution and will integrate the permit system with Milpitas’ finance system, GIS and allow voice recognition. Electronic Drawing Submittal and Plan Checking In order to implement electronic plan checking, the Pilot Cities determined that new electronic files and software were needed. Autodesk created a new web file format (*.dwf) that reduced the size of CAD files by 90% and were completely non-editable. The Pilot Cities have worked closely with Autodesk to develop a new product– Autodesk Volo View and Volo View Express--for electronic plan checking. The Volo View Express product is free and currently available. Several Pilot Cities have utilized electronic permitting on pilot projects. This includes the submission of drawings in electronic form over the Internet and the electronic plan checking of the drawings. The Cities of Palo Alto, Sunnyvale, and Santa Clara have utlized electronic permitting on a pilot basis and Fremont is seeking project to pilot electronic permitting in their city. In addition, Joint Venture has provided training for the Cities of San Carlos and Milpitas on the Autodesk View software. Electronic Planchecking To achieve the vision of a paperless plancheck process, a whole new approach and new tools were needed. We started with an assessment of the issues and challenges based on a dialogue with the Pilot Cities. The emerging best technology for communication and information exchange is the Internet. The Cities needed a way to review electronic CAD (Computer Aided Drafting) files that were as generic as possible. The dominant CAD program was AutoCAD, but others such as Microstation are used. It is unrealistic for any City Planchecker to learn multiple different CAD programs to redline electronic drawings. A non-editable CAD file format was needed that would 66
satisfy legal and liability issues. CAD files tend to be large, making them slow to send across the Internet. Two things were then needed. First of all a new web format for CAD files that would be compressed, that could retain basic "intelligence" to support measurements and other queries and be non-editable. And secondly a new tool for planchecking that would be inexpensive, intuitive and be web browser-based. Autodesk, the makers of AutoCAD software, released a new web format file (*.DWF) in the Fall of 1996 that created files that were about 1/10 the size of regular CAD files, retained vector "intelligence" and were completely non-editable. To exploit that format, a new tool was still needed. A meeting was structured with the president of Autodesk and the Smart Permit Steering Committee to present the Smart Permit vision and to ask for their help to develop a new product for plancheckers to use. They enthusiastically agreed and a new process was initiated to work closely on its development. Autodesk created Project "ROSWELL" to incorporate the needed features in their next release of Autodesk View, Release 2.0 (which was released in March 1998). A feature set was developed based on input from the Pilot Cities that included: Minimum Feature Set • Can view both standard CAD files (*.DWG) as well as the new • web Format (*.DWF). • Can redline files electronically; clouds, lines, arrows, geometric • shapes, etc. • Can place notes on drawings (it was common to copy and paste sections from the UBC CD-ROM version onto the electronic drawing). • Can measure accurate dimensions, areas and path of travel distances. • Can graphically compare differences between various submittals. Advanced Feature Set • View drawing in black and white with line widths. Redlines to appear as colored lines over the black and white drawing. A virtual paper drawing equivalent. • Colored lines as used in CAD programs are very confusing and applicants drawing standards vary widely. Also, line widths are very important to graphic clarity of drawings based on hundreds of years of historical precedent. • Comments can be automatically converted into an electronic format for distribution back to the applicant in addition to the redlined file. • Make use of embedded hyperlinks to review "web enabled construction documents". (Double click on a detail key and jump to that detail. Click on the "back" button of the browser to return.) • Use of graphic symbols to indicate code violations. An example would be a person in a wheelchair to indicate graphically a clearance violation in the handicapped code. Architects and engineers typically spend $3,500 or more for CAD software. The Autodesk View product will sell for around $200 and creates a whole new level of user that can now actively participate in the electronic dialog during design, plancheck, construction and later for facility management. Autodesk also has a third product that is 67
a free browser plug-in that supports files viewing and can be used to navigate through hyperlinks in a web-enabled drawing. The collaboration process with Autodesk was very successful and included BETA testing with the Pilot Cities. The Roswell project was one of a very few that received significant additional funding during the development process; that represented a significant commitment from Autodesk to the Joint Venture vision.
F
EXAMPLE: SANTA CLARA
1. Minor (fax) permit The minor (FAX) permit aplication pocedures are the following: a) All applicable information on the Minor (FAX) Permit Application Form (lightly grayed out area) must be filled out completely. b) All declarations, including owner/builder, contractors license workers compensation insurance, affirmation to comply with ordinances and laws, and credit card signature must be signed. c) Contractor must fax a copy of the valid Worker's Compensation InsuranceCertificate together with the completed Minor (FAX) Permit Application Form. d) Contractor must fax a copy of the valid Santa Clara business license with the application. A business license can be obtained from City Hall, or you may use the New Business Tax Affidavit Form provided on this website. e) Provide construction value and roofing material for re-roofing. The cost of the permit will be calculated for you when the application is processed. f) Faxed permit applications are accepted for the following work: . Replacement/Installation of water heaters, furnace or HVAC units . Repair of gas, sewer, or water lines . Residential electrical service change up to 200 amps. . Replacement/Installation of outlets and fixtures . Re-roofing (when roof diaphragm is replaced and no plan check is required) . Sub permits (plumbing, mechanical or electrical) for a project where a valid building permit has been issued and no additional plan check is required. . Payment of re-inspection fees g) Your application will be processed within two working days and a valid permit with a building permit number will be faxed back to you. If you do not hear from us after two working days, please call. h) Contractor/Owner must post the faxed permit (with the valid permit number) at the job site. Work authorized by the fax permit must be inspected. Arrange for inspection by. Refer to the Automated Inspection Request information on this website for procedures. i) The Minor (FAX) Permit Application Form may also be mailed to our office.
68
2. Building inspections & interactive voice response system The City of Santa Clara Interactive Voice Response (IVR) system linked with Permit Plan, our automated permit Tracking System, provides callers with 24-hour access to schedule inspections, cancel inspections or check the inspection status: • To operate this system, you will need the following: touch tone phone, permit number, contact phone number and inspection code. • Using the automated response system: for inspection request (schedule, cancel, results), for plan review information (plan check status) and for general office hours and location. • Inspection time wndow: a two hour inspection time window will be available on the IVR system on the date of the scheduled inspection after 9am. Inspection request and inspection information are available 24 hours a day through the IVR system. If the system does not respond, dial 1 (408) 615-2440 during working hours. Inspection requested before 4:00 p.m. will be scheduled for the following business day. Examples: •
•
•
•
To schedule an inspection: Press 1 from the main menu. Enter permit #, Phone #, Inspection Code when prompted by the IVR system. Press 1 to schedule inspection. Enter morning or afternoon inspection or no preference. (Note:morning or afternoon inspection cannot be guaranteed.). The IVR host will verify your input and inform you that your inspection has been scheduled for the next working date. Press * to schedule another inspection on the same permit number. Press # to enter another permit number. To get inspection results: Press 1 from the main menu. Enter permit number. Press 3 to get inspection results. Press 2 to hear the last 10 inspection results. Press 3 for a particular inspection by date. Enter date in the form MMDDYYYY. February 2, 1999 would be entered as 02021999. Press 4 for a particular inspection by code. Enter inspection code. To cancel an inspection: Press 1 from the main menu. Enter permit number. Press 2 to cancel inspection. Follow the same procedure as scheduling an inspection. Cancellations must be called in prior to 7:00 a.m. on the scheduled inspection date. Cancellations after that time should be called into the office at 408-615-2440 during working hours ASAP. If inspector was sent to the field prior to receiving the cancellation, a re-inspection fee may be assessed. To check Plan Review status: Press 2 from the main menu. Enter permit number, verify address when prompted by the IVRSystem. After listening to Plan Review Status select another of the IVR optional activities or end the call.
69
