Helyszíni ellenőrzési és szabálytalanságkezelési útmutató

Helyszíni ellenőrzési és szabálytalanságkezelési útmutató

ÚTMUTATÓ KEDVEZMÉNYEZETT SZERVEZETEK SZÁMÁRA AZ ESZA NONPROFIT KFT. ÁLTAL FOLYTATOTT HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSEKHEZ ÉS SZABÁLYTALANSÁGI ELJÁRÁSOKHOZ

A kiadvány tájékoztató jelleggel készült, célja a kedvezményezett szervezetek helyszíni ellenőrzésre történő felkészülésének elősegítése

2


2009 www.esza.hu

TARTALOMJEGYZÉK

3

TARTALOMJEGYZÉK

BEVEZETÉS

4

1. HAZAI TÁMOGATÁSOK HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSE

5

1.1. AZ ELLENŐRZÉSEK CÉLJA

5

1.2. AZ ELLENŐRZÉSEK MENETE

6

1.3. AZ ELLENŐRZÉS KÖVETKEZMÉNYEI

6

1.4. AZ ELLENŐRZÉSEK TÁRGYA

7

2. UNIÓS TÁMOGATÁSOK HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSE

14

2.1. AZ ELLENŐRZÉSEK CÉLJA, A FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELLENŐRZÉS RENDSZERE

14

2.2. AZ ELLENŐRZÉSEK MENETE

16

2.3. AZ ELLENŐRZÉS KÖVETKEZMÉNYEI

16

2.4. AZ ELLENŐRZÉSEK TÁRGYA

17

3. SZABÁLYTALANSÁGI ELJÁRÁSOK

32

3.1. AZ ELJÁRÁSOK MENETE

32

4. ROSSZ GYAKORLATOK

34

4.1. BESZERZÉSEK

34

4.2. SZAKMAI RÉSZ

35

4.3. PÉNZÜGYI RÉSZ

36

4.4 EGYÉB TERÜLETEK

37

GLOSSZÁRIUM

38


2009 www.esza.hu

BEVEZETÉS Az ESZA Nonprofit Kft. az elmúlt egy évben kiemelt figyelmet fordított ügyfelei minőségi kiszolgálására, ennek érdekében fejlesztette ügyfélszolgálatát, informatikai rendszereit, oktatási és vizsgarendszert vezetett be a munkatársak hatékonyabb feladatellátása érdekében, valamint számos, a honlapon elérhető segédletet készített. Jelen kiadvány, amely hiánypótló az ellenőrzés és a szabálytalanságkezelés tekintetében, a leggyakrabban előforduló hibák, hiányosságok felfedésén túl útmutatást ad azok megelőzésére, illetve olyan tanácsokkal látja el az olvasót, amelyek segítségével gördülékenyebbé válik a projektvégrehajtás. Számos kiadvány jelent meg – összefüggésben uniós csatlakozásunkkal is –, melyek a projektek tervezésében, megvalósításában nyújtottak segítséget. Ezek a kiadványok azonban nem minden esetben veszik figyelembe azt a tényt, hogy a fejlesztési projektek jelentős része részben vagy egészben állami támogatás terhére valósul meg, másrészt igen ritkán adnak csak betekintést abba, hogy a „másik szerződő fél” milyen eljárásokat alkalmaz a támogatási szerződések keretében a kedvezményezett szervezetek által lefolytatott tevékenységek teljesítettségének megállapítása érdekében. A kedvezményezett szervezetek számára a szóban forgó kiadványok mellett segítséget nyújtanak még a pályázati felhívásokhoz kapcsolódó útmutatók, dokumentumok, azok azonban – jellegüknél, terjedelmüknél fogva – szintén nem adnak választ a támogató képviseletében eljáró szervezetek ellenőrzési módszereire, annak ellenére, hogy a támogatási szerződések megkötését követően – sok tekintetben azt megelőzően is – ezen szervezetek fő feladata az ellenőrzés. Ezen Útmutató ahhoz próbál segítséget nyújtani, hogy a kedvezményezett szervezet könnyedebben tudjon helyt állni az esetlegesen lefolytatandó helyszíni ellenőrzés során, és a megfelelő információ rendelkezésre bocsátásával gördülékenyebbé és ezáltal mindkét fél számára hatékonyabbá téve az ellenőrzés folyamatát. Az Útmutató természetesen nem pótolja az egyes pályázati felhívásokat, pályázati útmutatókat, illetve egyéb szakmai útmutatókat, pusztán azok kiegészítésére szolgál. Az Útmutatóban leírt módszereket, szempontokat és eljárásokat tájékoztató jelleggel mutatjuk be, az ESZA Nonprofit Kft. azoktól eltérő módszereket is alkalmazhat ellenőrzései során. Az Útmutatóban bemutatjuk az ESZA Nonprofit Kft. által kezelt, hazai költségvetés terhére finanszírozott pályázatok (Nemzeti Civil Alapprogram, illetve egyéb hazai támogatások) helyszíni ellenőrzési szempontjait, módszereit, az uniós támogatások ellenőrzésének szempontjait, valamint az uniós területen a szabálytalanságkezelés intézményét.

4


2009 www.esza.hu

Az elsőre szövevényesnek tűnő rendszerben az el-

1. HAZAI TÁMOGATÁSOK HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSE

lenőrzésre vonatkozó alapelveket a Tanács határozza meg. A részletes feladatleírás a miniszter és a kezelőszerv között megkötött megállapodásban

Az ESZA Nonprofit Kft. számos, jellemzően a Szo-

kerül rögzítésre, a szakmai ellenőrzés szempontjait,

ciális és Munkaügyi Minisztérium által, hazai for-

illetve az ellenőrzéshez szükséges, a szakmai beszá-

rások terhére kiírt pályázatot kezel. Pályázataink

moló mellékleteként benyújtandó dokumentumokat

nagy részét a Nemzeti Civil Alapprogram keretében

pedig a kollégiumok határozzák meg.

megkötött támogatási szerződések teszik ki, ami 10.000—13.000 megkötött szerződést jelent évente.

A kedvezményezettek által összeállított szakmai

Természetesen valamennyi pályázat megvalósításá-

beszámolók és pénzügyi elszámolások benyújtása a

nak ellenőrzése nem lehetséges és nem is szüksé-

kezelőszerv részére történik meg, amely azok ellen-

ges, emiatt a helyszínen ellenőrizendő pályázatok

őrzését követően előterjesztést készít a megfelelő

különböző mintavételezési eljárásokkal kerülnek ki-

kollégium részére a beszámoló, elszámolás elfoga-

választásra.

dásáról, vagy elutasításáról. A lezajlott helyszíni ellenőrzések eredményeképpen előállított információ

A mintavételezés eredményeképpen vagy olyan cso-

szintén felhasználásra kerül a döntés előkészítésé-

portja kerül kiválasztásra a projekteknek, melyek

ben.

reprezentálják a teljes szerződésállományt, vagy azon projekteké, melyek a legmagasabb kockázati értékkel bírnak. A kockázatosság értéke nem azt je-

1.1. Az ellenőrzések célja

lenti, hogy „baj van a projekttel”, magasabb kockázati besorolást kaphat például a magasabb összeg-

Közismert, hogy a pályázatok megvalósítása során

ben támogatott projekt, tekintve, hogy a különböző

keletkezett, és az ESZA Nonprofit Kft-nek megkül-

kockázatok bekövetkezése esetén a kárérték maga-

dött dokumentáció ellenőrzése valamennyi szer-

sabb, a kockázatosság pedig a kockázat bekövetke-

ződés esetében megtörténik. A helyszíni vizsgálat

zésének valószínűségétől, valamint a bekövetkezés

ezen dokumentum-alapú ellenőrzés kiegészítése.

esetén okozott kár nagyságától függ.

Jellemzően olyan vizsgálati lépéseket kell a helyszínen megtenni, melyekre csak ott van lehetőség:

A támogatási rendszer – ellenőrzési szempontból – ugyanazon alapelvekre épül akár az uniós, akár a

> számlák, bizonylatok eredeti példányainak szemléje;

hazai támogatásokat vesszük szemügyre. A Nemzeti

> interjúk lefolytatása a projekt résztvevőivel;

Civil Alapprogram támogatási rendszere és szerve-

> a támogatásból beszerzett eszközök, beruházások

zetrendszere azonban jelentősen eltér egyéb műkö-

szemléje;

dő rendszerektől, az alábbiak miatt:

> a működésre adott támogatások esetében a cél szerinti működést alátámasztó dokumentumok vizs-

A Nemzeti Civil Alapprogram ellenőrzési rendszere

gálata;

NCA Tanács (elvi irányítás)

Társadalmi kapcsolatokért felelős miniszter

NCA kollégiumai (operatív döntések)

Megállapodás a feladatokról Kezelőszervezet (döntések előkészítése – pl. ellenőrzések -, adminisztratív és pénzügyi feladatok, beszámolás, tájékoztatás, szerződéskötés, stb.)

Szakmai ellenőrzési szempontok meghatározása Beszámoló benyújtása Helyszíni ellenőrzések

5

Pályázó/kedvezményezett szervezetek


2009 www.esza.hu

> nyilvánosságra vonatkozó követelmények ellenőr-

mennyi dokumentumot jelenti (pályázat, támogatási

zése;

szerződés, vállalkozói szerződések, munkaszerző-

> utólagosan — fizikailag — nem ellenőrizhető pro-

dések, számlák, kifizetést alátámasztó bankszám-

jekttevékenységek (rendezvények, képzések, stb.)

lakivonatok, pénztárbizonylatok, szakmai teljesítést

ellenőrzése.

alátámasztó dokumentumok, jelenléti ívek, bizonyítványok, elkülönített számviteli nyilvántartás, stb.).

A hazai támogatások esetében nagyobb arányban fordulnak elő utólagos ellenőrzések, és ritkábbak a

A helyszíni ellenőrzés az ellenőrök megbízólevelé-

megvalósítás során tartott helyszíni vizsgálatok. Az

nek bemutatásával kezdődik. A helyszíni ellenőrzé-

ellenőrzések célja a kiíró érdekeinek védelmében

sen jelen kell, hogy legyen a kedvezményezett szer-

a projektek megvalósításából fakadó kockázatok

vezet képviselője, illetve megbízottja. Amennyiben a

csökkentése. Valamennyi projekt vonatkozásában

képviselő vagy a megbízottja az ellenőrzésen nem

felmerülnek ún. eredendő kockázatok, melyeket jog-

tud részt venni, az ellenőrzés nem végrehajtható, az

szabályok, illetve támogatási szerződéses rendelke-

ellenőrnek a vizsgálat akadályoztatását kell rögzíte-

zések „kezelnek”. Az egyes kockázatok bekövetkezé-

nie a helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyvében.

sének valószínűségét, illetve a bekövetkezés esetén felmerülő károkat azonban csak a szabályok betar-

Szintén akadályoztatási jegyzőkönyvet kell felvenni,

tásával lehet igazán csökkenteni. Ezt vizsgálja mind

amennyiben a helyszínen nem áll rendelkezésre a

a helyszíni, mind a dokumentum alapú ellenőrzés.

vizsgálathoz szükséges dokumentumok eredeti vagy hitelesített példánya, illetve egyéb információ.

Ennek megfelelően az ellenőrzések általános célja a valamennyi szerződés vonatkozásában létező koc-

Az ellenőrzés akadályoztatása akár a szerződés

kázatok bekövetkezési valószínűségének csökkenté-

visszamenőleges megszüntetését (elállás) is ered-

se. Az ellenőrzési feladatokat alapvetően a kiíró által

ményezheti, tekintve, hogy a kedvezményezettek el-

a pályázati kiírásban, útmutatókban leírt, a kedvez-

lenőrzés-tűrési, információ-szolgáltatási kötelezett-

ményezettre vonatkozó kötelezettségek határozzák

ségének megsértése ezt megalapozza.

meg, és azok a kiíró érdekeit szolgálják. Amennyiben az ellenőrzés lefolytatására lehetőség

1.2. Az ellenőrzések menete

van, a helyszíni ellenőrök megállapításaikat írásba foglalják, és a leírtakat a kedvezményezett szervezet képviselőjével vagy megbízottjával egyeztetik.

A helyszíni ellenőrök a tervezett ellenőrzések esetében a kedvezményezett szervezet képviselőjével,

Abban az esetben, ha a kedvezményezett szervezet,

kapcsolattartójával – telefonon, e-mailben – le-

illetve képviselője, megbízottja nem ért egyet az el-

egyeztetik az ellenőrzés időpontját és helyszínét. Az

lenőrök megállapításaival, ennek tényét, valamint

egyeztetésen rendszerint felajánlanak egy, esetleg

kifogásait a jegyzőkönyvben rögzítheti.

kettő lehetséges időpontot a helyszíni ellenőrzésre. Amennyiben az egyeztetés sikertelen, az ellenőrök

A helyszíni ellenőrzés a jegyzőkönyv aláírásával zá-

fogják meghatározni a vizsgálat időpontját. Ennek

rul, melyből egy példány a kedvezményezett szerve-

oka, hogy az ESZA Nonprofit Kft. ellenőrzési tevé-

zetnél marad, és a projektdokumentáció részét kell,

kenységére is szigorú határidők vonatkoznak, me-

hogy képezze.

lyek elmulasztása pénzügyi kockázatot jelent a Pályázatkezelőre nézve. Az egyeztetést követően – annak sikerességétől füg-

1.3. Az ellenőrzés következményei

getlenül – tértivevényes levélben hivatalos értesítést küldenek az ellenőrzésről. Az értesítés tartalmazza

A helyszíni ellenőrzések az alábbi megállapításokat

a vizsgálat időpontját, helyszínét, emellett felhívja a

tartalmazhatják:

figyelmet arra, hogy milyen dokumentumoknak, in-

> a kedvezményezett szerződésszerű teljesítésének

formációknak kell a helyszínen rendelkezésre állniuk

megállapítása;

az ellenőrzés sikeressége érdekében. Ez gyakorlati-

> hiányosságok feltárása, melyek korrekciós intézke-

lag a projektek megvalósítása során keletkező vala-

désekkel kiküszöbölhetők;

6


2009 www.esza.hu

> bizonyos dokumentumok, információk hiánya; > szerződésszegés olyan esetei, melyek korrekciós

1.4. Az ellenőrzések tárgya

intézkedésekkel nem javíthatók. A helyszíni ellenőrzésen jellemzően gazdasági eseSzerződésszerű teljesítés megállapítása esetén az

mények vizsgálata történik meg. Valamennyi gazda-

ellenőrzési folyamat lezárul.

sági esemény három szakaszra osztható:

Amennyiben lehetőség van a hiányosságok kijaví-

Az ellenőrzés a gazdasági esemény egyes szakaszai-

tására korrekciós intézkedések megtételével, az

ban keletkező dokumentumok szemléjét, illetve tar-

ellenőr erre fogja felszólítani – az intézkedés nagy-

talmi vizsgálatát jelenti az alábbiak szerint:

ságrendjét, körülményeit figyelembe vevő határidő meghatározásával – a kedvezményezettet. Ez a határidő jellemzően nem haladja meg a 30 napot. Ez a

helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben történik meg,

külön felszólítás nem történik a kedvezményezett

> SZAKMAI TELJESÍTÉS

> PÉNZÜGYI RENDEZÉS

> BESZERZÉSI SZAKASZ

szervezet irányába. Ez esetben a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben foglalt határidőre a kedvezményezettnek igazolnia kell, hogy a korrekciós intézkedéseket megtette.

1.4.1. Beszerzési szakasz

Amennyiben az ellenőrzés helyszínén bizonyos dokumentumok nem állnak rendelkezésre, azt az ellenőr hiánypótlásként bekéri és utólagosan ellenőrzi.

1.4.1.1. A Közbeszerzési Törvény hatálya alá tartozó beszerzések

A helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv ezesetben is aláírásra és lezárásra kerül a helyszínen, az utóla-

A támogatás terhére megkötött szerződések vonat-

gos vizsgálatról pedig jegyzőkönyvi záradék készül,

kozásában a kedvezményezett szervezeteknek köz-

mely a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv kiegészíté-

beszerzési kötelezettsége van. A helyszíni ellenőr a

se, a nyitva maradt kérdések megválaszolásával.

közbeszerzések dokumentáltságát vizsgálja. A helyszínen a közbeszerzési eljárások vonatkozásában az

A helyszíni ellenőr azonban dönthet úgy is, hogy

alábbi dokumentációnak kell rendelkezésre állnia:

az ellenőrzés akadályoztatását rögzíti, és nem hi-

Közbeszerzési eljárás dokumentumai:

ánypótlást kér, amennyiben olyan mennyiségű a

> Ajánlattételi felhívás

helyszínen az információhiány (vagy olyan jelentős

> Ajánlati dokumentáció

információk hiányoznak).

> Megjelent hirdetmények és/vagy az ajánlattételi felhívás kiküldését

Bizonyos esetekben a helyszíni ellenőr a szerző-

igazoló dokumentumok

désszegés olyan eseteit állapítja meg, melyek nem

> Beérkezett ajánlatok

javíthatóak korrekciós intézkedésekkel. Ez esetben

> Összegzés

javaslatot tehet a támogatási összeg csökkentésé-

> Megkötött szerződés

re, illetve – amennyiben arra a támogatási szerző-

> Jogorvoslati eljárás dokumentumai, amennyiben

dés alapot ad – a szerződéstől történő elállásra. Te-

releváns (eljárás megindításáról szóló értesítés,

kintve, hogy a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv az

KDB határozat)

adott programot kezelő programcsoporthoz kerül,

> Számla

a javaslatot annak vezetője továbbítja a döntéshozó

> Aktuális közbeszerzési ütemterv

(minisztérium, kollégium) részére.

> Hivatalos közbeszerzési tanácsadóval kötött szerződés

A beszámoló és az elszámolás korábbi elfogadása nem zárja ki azt, hogy a helyszíni ellenőrzés meg-

Központosított közbeszerzés esetében:

állapítsa a szerződésszegést, és a Támogató csök-

> A KSZF jóváhagyó levele, mely tartalmazza az

kentse a támogatást, vagy elálljon a szerződéstől.

igénybejelentő adatlapot is. > Megrendelés > Megrendelés visszaigazolása

7


2009 www.esza.hu

> Számla

Ennek bizonyításához társadalmi szervezet esetén a

> Megkötött szerződés (amennyiben releváns)

szervezet közgyűlésének határozatáról, alapítvány


esetén a kuratóriumi döntésről szóló jegyzőkönyv

> Hivatalos közbeszerzési tanácsadóval kötött

másolatát szükséges a Pályázatkezelő részére be-

szerződés

küldeni, melyből az is kitűnik, ha a feladat ellátásával a képviselőt, illetve a képviselő tulajdonában lévő

A dokumentáció rendelkezésre állásán túl a helyszí-

vállalkozást bízták meg. Emellett, figyelembe kell

ni ellenőr azt is megvizsgálja, hogy a helyszínen lévő

venni a Polgári Törvénykönyv (továbbiakban: Ptk.)

iratok eredeti példányai megegyeznek-e a Pályázat-

következő rendelkezéseit:

kezelő részére hitelesített másolatban benyújtott

> Ptk. 221.§ (3) bekezdés: „A képviselő nem járhat

példánnyal. Az eredeti és a másolati példányok el-

el, ha a szemben álló vagy ellentétes érdekelt fél ő

térése a Támogató megtévesztését eredményezheti,

maga vagy olyan személy, akit ugyancsak ő képvisel.

emiatt az ilyen esetekben az ellenőr javasolhatja a

(…)”

döntéshozó számára a támogatás csökkentését, il-

> Ptk. 200.§ (2) bekezdése: „Semmis az a szerződés,

letve – súlyos esetben – a szerződéstől történő elál-

amely jogszabályba ütközik (…)”

lást. Az ellenőr javaslata sok esetben mérlegelésen alapul. Amennyiben az eltérés nem érint lényegi in-

Mind a Kbt. hatálya alá tartozó, mind az ezen kívüli

formációt, az ellenőr úgy is eljárhat, hogy rögzíti azt

esetekben vizsgálni fogja ez ellenőr az eredeti szer-

a jegyzőkönyvben, de nem tesz javaslatot további

ződések rendelkezésre állását. Ez a beszerzési szer-

jogkövetkezményre.

ződéseken kívül (melyekbe beletartoznak a „számlás megbízási szerződések” is) igaz a nem számlás

A közbeszerzési eljárás szabályszerűségének vizs-

megbízási szerződésekre és a munkaszerződésekre

gálata nem helyszíni ellenőrzés keretében valósul

is, továbbá valamennyi munkavégzésre irányuló jog-

meg, azt a dokumentum-alapú ellenőrzés vizsgálja.

viszonyt rendező szerződésre.

Ugyanakkor, amennyiben a helyszíni ellenőr a dokumentáció adminisztratív ellenőrzése során szabálytalanságot tapasztal, azt a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben köteles rögzíteni (ez az ellenőrzés

1.4.2. Szakmai teljesítés szakasza

valamennyi műveletére igaz, függetlenül annak céljától).

A beszerzési szakasz a szolgáltatási szerződés megkötésével ér véget. A szakmai teljesítés vizsgálata történhet utólagos helyszíni ellenőrzés keretében,

1.4.1.2. A Közbeszerzési Törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések

illetve közbenső helyszíni ellenőrzés keretében. Az ellenőrzések fő szempontja, illetve a helyszíni ellenőrök által megválaszolandó lényegi kérdés, hogy az

Azon beszerzések esetében, melyek nem tartoznak a

a cél, tevékenység, melynek megvalósítására a ked-

Közbeszerzési Törvény hatálya alá, az útmutatókban

vezményezett szervezet a támogatást igénybe veszi,

és támogatási szerződésekben meghatározott felté-

megvalósult-e, és az megfelel-e a támogatási szerző-

telek teljesülését szintén a dokumentum alapú ellen-

désben foglalt feltételeknek.

őrzés vizsgálja, a helyszíni ellenőrzésnek ehhez kapcsolódó feladata csak rendkívüli esetben merül fel.

Látható tehát, hogy az ellenőrzések nem kizárólag a célok megvalósulását vizsgálják, hanem azt, hogy

A Kbt. hatálya alá nem tartozó eljárások vizsgálata

ezek a célok a szerződésekben, jogszabályokban

tehát a helyszínen nem történik meg, ugyanakkor

meghatározott feltételeknek megfelelő keretek kö-

azon esetekben, ahol a kedvezményezett szervezet

zött teljesülnek-e.

hivatalos képviselője által kiállított számla, vagy a hivatalos képviselő tulajdonában lévő vállalkozás ál-

Egy támogatás, támogatási szerződésben meghatá-

tal kiállított számla került elszámolásra, a Pályázat-

rozott céljának tekintjük például egy szakmai tanul-

kezelő fokozott figyelemmel ellenőrzi, hogy a prog-

mányút lebonyolítását. Ugyanezen szerződésben

ram megvalósítása és a szerződésszerű teljesítés

adminisztratív feltételként került meghatározásra az,

valóban a szervezet hivatalos képviselője, illetve a

hogy az elszámolandó számlákat a kedvezményezett-

tulajdonában lévő vállalkozás által látható-e el.

nek záradékkal kell ellátnia.

8


2009 www.esza.hu

Az ellenőr mindkét szempontot köteles vizsgálni, és mindkét szemponttól való eltérés esetén jogkövetkezményt alkalmazni. A pályázat abban az esetben sem lesz támogatható, ha a céljai nem valósulnak meg, és abban az esetben sem, ha az elszámolandó számlákat a kedvezményezett szervezet nem látja el záradékkal. Látható tehát, hogy egyes feltételek teljesítésének hiánya olyan súlyú jogkövetkezménnyel jár, mint a célok elmaradása. Fentiek mellett bizonyos feltételeket amiatt támasztott a támogató, mert ezen feltételeken keresztül ellenőrizhető a célok teljesítése. A kedvezményezett szervezetek gyakran hivatkoznak arra, hogy a Pályázatkezelő formai szempontokat vizsgál, és a tartalmi szempontokat figyelmen kívül hagyja. Annak megítélése, hogy egy rendezvény, képzés, szakmai tanulmányút – tartalmilag – milyen minőségű, és annak társadalmi hasznossága megfelel-e a támogatónak, objektív módon a legtöbb esetben nem ítélhető meg. Ezzel szemben a támogató által támasztott adminisztratív, pénzügyi, formai stb. feltételek, melyek valamely, az 1.1. pontban említett kockázat előzetes kezelésére irányulnak, általában objektív módon vizsgálhatók. Mind a támogató, mind a kedvezményezett szervezet szempontjából elvárható, hogy a vizsgálatok tárgyilagosan – a sajátosságok figyelembe vételével –, egységesen történjenek meg, amit ezen feltételek és ellenőrzésük tesz lehetővé. Emellett a szakmai teljesítés – tekintettel az utólagos ellenőrzésekre – legtöbb esetben csak a pályázatok, projektek formai elemein keresztül ítélhetők meg. A szerződések teljesítésének szakmai vizsgálata – figyelembe véve a projektek sokszínűségét – számos dokumentumon keresztül történik meg. A szakmai ellenőrzés szempontjait és dokumentumait a kollégiumok határozzák meg. Ezen dokumentumokat – melyek egy részét a beszámoló mellékleteként másolatban meg kell küldeni a Pályázatkezelő részére – soroltuk fel az alábbiakban,

Képzési tevékenységek támogatása: > részletes képzési tematika > képzési segédletek, szakmai program > a résztvevők jelentkezési lapjai Érdekérvényesítést, társadalmi nyilvánosságot szolgáló tevékenységek támogatása: > kiadványokhoz kapcsolódó dokumentumok > akciókhoz kapcsolódó dokumentumok (pl.: fényképek) > kampányokhoz kapcsolódó dokumentumok (pl.: jelenléti ívek) Tanácsadói szolgáltatások létrehozásának és működtetésének támogatása: > jelenléti ívek > kérdőívek > fényképek > egyéni tanácsadó lapok másolatai Tanulmányutak támogatása: > fogadó szervezet nyilatkozatának eredeti példánya, hiteles fordítása. Nyomtatott sajtótermék fejlesztésének és létrehozásának támogatása: > elkészült sajtótermék példánya(i) Civil szervezetek stratégiai tervezésének támogatása: > stratégiai terv Civil szervezetek személyi jövedelemadó bevalláshoz kapcsolódó megyei vagy országos szintű kampányának kidolgozása és megvalósítása: > kampány elemeiről készült fotók > elektronikus anyagok (honlap) > papír alapú dokumentumok (pl: szórólap) Nemzetközi szervezetekkel való együttműködés, nemzetközi tapasztalatok elterjesztésének támogatása, európai integrációs tevékenység támogatása, határon átnyúló kapcsolatok támogatása: > meghívó > adott program, rendezvény tanulmányút programterve > jelenléti ív, részvételi lista > programot megelőzően vagy azt követően készített szakmai és egyéb anyagok termékek, kiadványok Nemzetközi szervezetekben való tagság tagdíjának támogatása: > tagságot igazoló dokumentum Civil együttműködések, érdekképviseleti és egyéb hálózati rendszerek létrehozása, fejlesztése: > meghívók > együttműködési megállapodások > jelenléti ív stb. Hozzájárulás civil szervezetek belföldi döntéshozó, tanácsadó és szakértői testületekben történő részvételéhez illetve szektorok közötti együttműködés támogatása: > meghívó > jelenléti ív > rendezvények programja, stb.

nem teljes körűen példálózó jelleggel, az elmúlt két év kiírásait figyelembe véve.

9


2009 www.esza.hu

Közbenső helyszíni ellenőrzések

Sok esetben a támogató előírja, hogy a támogatott rendezvények megtartását megelőzően a kedvez-

Az úgynevezett közbenső helyszíni ellenőrzések el-

ményezett szervezet értesítse a Pályázatkezelőt a

sősorban abban különböznek az utólagos helyszíni

pontos helyszínről és időpontról, annak érdekében,

ellenőrzésektől, hogy – tekintve, hogy a megvalósí-

hogy az ellenőrzést végre lehessen hajtani.

tás során és nem azt követően zajlanak – lehetőség van a támogatási szerződésben meghatározott pro-

A támogatási jogviszonyon belül előírt ilyen kötele-

jekttevékenységek ellenőr általi szemléjére.

zettség elmulasztása gyakorlatilag az ellenőrzéstűrési kötelezettség megsértését eredményezi azáltal,

A hazai támogatásból finanszírozott projektek ke-

hogy a kedvezményezett szervezet nem teszi lehe-

retén belül jellemzően valamilyen képzés, vagy ren-

tővé a rendezvény Pályázatkezelő általi meglátoga-

dezvény (konferencia, egyéb program) kerül meg-

tását.

rendezésre, emellett a szociális és gyermekvédelmi témájú pályázatoknál például szociális szolgáltatá-

A dokumentumok változatossága mellett valamen�-

sok támogatása, volt állami gondozottak lakáshoz

nyi ellenőrzés közös momentuma, hogy a dokumen-

jutása, lakóotthonok létrehozásának támogatása,

tumoknak hitelt érdemlően alá kell támasztania a

módszertani intézmények kijelölése, működésének

szóban forgó tevékenység – támogatási szerződés-

támogatása, stb. valósul meg. Az ellenőrzés ezek

ben foglaltaknak megfelelő – megvalósítását.

esetében is a szerződésben foglaltakat fogja összevetni a helyszínen tapasztaltakkal.

Azon pályázatok esetében, melyeknél eszközbeszerzés valósul meg, a helyszíni ellenőrzés megtekinti a

A rendezvények szemléje mellett természetesen itt

beszerzett eszközt, emellett megvizsgálja, hogy azt

is vizsgálni fogják a rendelkezésre álló dokumentá-

valóban a pályázatban, illetve a szervezetet alapító

ciót, mely a projekt előrehaladottságától függ, és

okiratban meghatározott céloknak megfelelően mű-

általában nem teljeskörű.

ködtetik-e. Szintén vizsgálat tárgyát képezi, hogy nem került-e

Közbenső helyszíni ellenőrzések esetében, valamely

beszerzésre használt eszköz, amennyiben azt a pá-

projekttevékenység meglátogatása során az ellenőr-

lyázati útmutató kizárja, valamint az, hogy a támo-

zésnek lehetősége van arra, hogy előzetes értesítés

gatásból beszerzett eszközöket, vagyont a kedvez-

nélkül látogassa meg az adott rendezvényt. A köz-

ményezett szervezet nem idegenítette-e el, azaz,

benső ellenőrzés dokumentumai lehetnek például:

hogy szerepel-e a leltárban.

> Meghívók,

Civil szervezetek működésének támogatása eseté-

> Az adott program, rendezvény programterve,

ben a helyszíni ellenőr a kedvezményezett szervezet

> Tematika,

alapító okiratában meghatározott működési terüle-

> Jelenléti ívek

teinek, tevékenységeinek megvalósulását fogja vizs-

> Programot megelőzően készített szakmai és egyéb

gálni. Ezen tevékenységek megvalósulását alátá-

anyagok, termékek, kiadványok.

masztó dokumentációnak az ellenőrzés helyszínén rendelkezésre kell állnia.

A közbenső ellenőrzésen tehát jellemzően valamely rendezvény látogatása történik meg, melyen konkré-

További ellenőrzési szempontok lehetnek:

tan az alábbi szempontokat vizsgálják az ellenőrök:

> a szervezet tulajdonában lévő eredeti létesítő okiratban és annak módosításaiban szereplő, az olyan

> az adott rendezvény a programterv szerint kerül-e

adatokban bekövetkezett változásokról értesítette-e

megvalósításra,

a Pályázatkezelőt, melyek befolyásolják az adott pá-

> a tematikában, programtervekben foglaltaknak

lyázatban, szerződésben valamint elszámolásban

megfelelnek-e a helyszínen látottak, tapasztaltak,

közölt adatokat;

> a résztvevők és előadók száma egyezik-e a pályá-

> a szervezet valamennyi bankszámlaszáma bejelen-

zatban, programtervekben foglaltakkal,

tésre került a Pályázatkezelő felé;

> a program lebonyolításához szükséges, esetlegesen

> a beszámoló során beküldött valamennyi bizonylat-

bérelt eszközök a helyszínen rendelkezésre állnak-e,

és dokumentummásolat eredeti példányai a helyszí-

> a szállás ellátás a tervnek megfelelő-e.

nen rendelkezésre állnak;

10


2009 www.esza.hu

> az eredeti bizonylatok, dokumentumok megegyez-

könyvelése. A gazdasági esemény ezen szakaszában

nek a beküldött hitelesített másolatok tartalmával;

jellemzően az alábbi dokumentumok születnek, me-

> amennyiben olyan költséget is elszámolt a szer-

lyek vizsgálata a helyszíni ellenőrzésen is megtörté-

vezet, melyek nem a szervezet székhelyén merül-

nik – természetesen más szempontok alapján, mint a

tek fel, hanem valamely működési helyén, akkor az

dokumentum-alapú ellenőrzés során:

adott működési helyen, a szervezet működéséhez kapcsolódó tevékenység folyt/folyik;

> számla (vagy egyéb bizonylat—fizetési jegyzék, ki-

> az üzemanyagköltség elszámolása esetén azon gép

küldetési rendelvény, stb.),

(pl.: személygépkocsi, fűnyíró), melynek üzemanyag-

> kiadási pénztárbizonylat,

költségét elszámolták, a költség felmerülésekor a

> bankszámlakivonat,

szervezet tulajdonában volt;

> számviteli nyilvántartás.

> utazási költség útnyilvántartással történő elszámolása esetén a személygépkocsi, a költség felme-

A helyszíni ellenőrzés során — a pénzügyi szakasz vo-

rülésekor a szervezet tulajdonában volt (pl. forgalmi

natkozásában — szintén nem elsősorban tartalmi vizs-

engedély alapján);

gálat, hanem adminisztratív ellenőrzés történik. Ennek

> az üzemeltetési és fenntartási anyagok elszámolá-

során az alábbi szempontokat vesszük figyelembe:

sa esetén azon gép (pl.: nyomtató), melyhez az anyagot vásárolták, a költség felmerülésekor a szervezet

> a kedvezményezett a projekt gazdasági eseménye-

tulajdonában volt;

iről naprakész elkülönített nyilvántartást vezet,

> a javítás, karbantartás költségeinek elszámolása

> az eredeti számlák rendelkezésre állnak;

esetén azon gép (pl. nyomtató), melyhez igénybe

> az eredeti számlák záradékoltak, és a záradék a Pá-

vették a szolgáltatást, a költségek felmerülésekor a

lyázatkezelő részére másolatban benyújtott példá-

szervezet tulajdonában volt;

nyon feltüntetett záradékkal teljesen megegyező(!)

> szakkönyvek vásárlásának, előfizetői díjak előfize-

helyen van;

tésének elszámolásakor az adott szakkönyvek, szak-

> az eredeti bizonylatokon más támogatási forrás

lapok stb. a szervezetnél megtalálhatóak-e;

igénybevételére utaló jel (pecsét, szöveg, aláírás)

> TV előfizetési díj elszámolása esetén a szervezet

van-e, amennyiben igen a bizonylat értéke megfele-

tulajdonában volt-e TV készülék, a költségek felme-

lően megbontásra került;

rülésekor;

> a támogatás felhasználása a támogatási, illetve az

> a hitel kamatának elszámolásakor az eredeti hitel-

elszámolási időszakban történt;

szerződés megtalálható-e, a kamat elszámoláskor

> a tényleges pénzmozgás (átutalás, kifizetés) a pá-

már megkötött volt;

lyázati céloknak megfelelő (nem valósult meg a tá-

> a biztosítási díjak elszámolásakor a biztosított do-

mogatás céltól eltérő felhasználása);

log a biztosítási díj elszámolásakor a szervezet tulajdonában volt, illetve a biztosított személy a szerve-

A Pályázatkezelő részére benyújtott másolatokat,

zet alkalmazottja, tagja stb. volt;

beleértve a számlák másolatát is, a kedvezménye-

> a hirdetési költségek elszámolása esetén pl.: az év-

zett szervezet képviselője hitelesíti, azaz arról nyi-

könyv egy példánya megtalálható a szervezetnél;

latkozik, hogy a másolat az eredetivel mindenben

> munkaruha, védőruha, védőfelszerelés vásárlása

megegyezik. Amennyiben tehát a helyszíni ellenőr a

esetén azok meglétének ellenőrzése, számviteli nyil-

másolat és az eredeti közötti eltérés állapít meg –

vántartásban való szerepeltetése, állománybavételi

ami jellemzően a záradék-vizsgálat során fordul elő

nyilvántartás ellenőrzése.

– szerződésszegést fog megállapítani.

1.4.3. Pénzügyi rendezés szakasza

A másolat és az eredeti példány különbözősége esetén a hitelesítés a kedvezményezett valótlan tartalmú nyilatkozatát jelenti, ami akár a szerződéstől történő elállást, illetve a kedvezményezett szervezet

A szakmai teljesítés szakasza a teljesítési igazolások

támogatási rendszerből történő kizárását is ered-

kiállításával zárul. Ez után bocsátja ki a szállító az el-

ményezheti.

végzett tevékenységről a számlát, majd ezt követően kerül számfejtésre a megbízási díj, munkabér, illetve

Nem összekeverendő tehát a záradékolás és a hite-

történik meg az ellenérték átutalása, kifizetése és

lesítés követelménye. A záradékolás a többszörös

11


2009 www.esza.hu

állami támogatásból történő finanszírozás elkerülé-

> Azon támogatások esetén, amelyeknél kötelező az

sének eszköze, és a gyakorlatban azt jelenti, hogy a

önerő elszámolása is, megtörténik az EPER-ben rögzí-

kedvezményezett szervezet a számlák, bizonylatok

tett, önerő terhére elszámolt bizonylatok meglétének,

eredeti példányaira feljegyzi, hogy az melyik projekt

szabályosságának, célszerűségének ellenőrzése is.

(szerződés) vonatkozásában került benyújtásra el-

Az önerő terhére elszámolt bizonylatok ellenőrzése

számolásra.

kiterjed arra is, hogy más támogatás terhére felhasználták-e a bizonylatokat, és amennyiben igen, vizsgálat

A hitelesítés egy arról szóló nyilatkozat, hogy a má-

alá kerül, hogy a kedvezményezett szervezet teljesítet-

solati példányok megegyeznek a dokumentum ere-

te-e ezzel kapcsolatos bejelentési kötelezettségét. Az

deti példányaival. A Pályázatkezelő részére tehát a

önerő elszámolása érdekében felhasznált bizonylato-

záradékolt számla hitelesített másolatát kell benyúj-

kat is szükséges záradékolni, így ezek eredeti példá-

tani.

nyainak vizsgálata a záradékolásra is kiterjed.

Az ún. mozgó záradék, tehát amikor a másolaton és az eredeti példányon feltüntetett záradék eltérést mutat (eltérő helyen van), szintén a támogató meg-

1.4.4. Egyéb ellenőrzési szempontok

tévesztését jelenti, tekintettel arra, hogy a kedvezményezett azon nyilatkozata, hogy a másolat és az eredeti példány mindenben megegyezik, nem valós.

1.4.4.1. A gazdasági események egyes szakaszaiban keletkezett dokumentumok adatainak összehasonlítása

A pénzügyi szakasz további vizsgálati szempontjai:

A helyszíni vizsgálatok ugyan a dokumentumok

> alkalmi munkavállalói kiskönyvvel foglalkoztatot-

nagy része esetében nem jelentenek tartalmi ellen-

tak esetén a közteherjegyek beragasztásra kerültek

őrzést, sok esetben azonban megtörténik a gazda-

és a szükséges adatokat tartalmazza a kiskönyv;

sági események egyes szakaszában keletkező doku-

amennyiben az alkalmi munkavállalói kiskönyvről

mentumok adatainak ütköztetése, összehasonlítása.

nem készült másolat, az ellenőr azt vizsgálja, hogy

Jellemzően vizsgálat alá kerül, hogy a vállalkozók a

a kedvezményezett szervezet a munkavállalót nyil-

szerződésekben foglaltaknak megfelelően teljesítet-

vántartásba vette-e.

tek-e, a kedvezményezett a tényleges teljesítésnek

> béren kívüli juttatások elszámolása esetén a szer-

megfelelően állította-e ki a teljesítési igazolást, ami-

vezet szabályzata megtalálható és annak megfele-

vel, illetve a tényleges teljesítéssel összhangban van

lően történt a béren kívüli juttatások kiosztása és

a számla, és az átutalt/kifizetett összeg.

elszámolása; > önkéntes foglalkoztatás elszámolása esetén az il-

Például egy támogatási szerződés keretében a ked-

letékes minisztérium nyilvántartásba vételének (re-

vezményezett szolgáltatói szerződést kötött 30 fő

gisztrációnak) az igazolása (eredeti példány) megta-

50 órás képzésére 2.500 Ft/fő/óra áron. A teljes

lálható a szervezetnél. Amennyiben a szervezet nem

vállalkozói díj 3.750.000 Ft.

regisztráltatta magát, az önkénteseknek fizetett jut-

A gazdasági esemény egyes szakaszaiban az alábbi

tatások ellenőrzése a bérjuttatások vizsgálatához

dokumentumok keletkeznek, melyek összhangja biz-

hasonlóan történik.

tosított kell, hogy legyen:

Gazdasági esemény szakasza

Keletkező dokumentum

Dokumentumon szereplő információ

Beszerzési szakasz

Szerződés

Ár: 2.500 Ft/fő/óra Mennyiség: 50 óra, 30 fő

Szakmai teljesítés szakasza

Jelenléti ív

Létszám: 25 fő Óraszám: 50 óra

Teljesítés-igazolás

Létszám: 25 fő Óraszám: 50 óra Kifizethető összeg: 3.125.000 Ft

Számla

Ár: 2.500 Ft/fő/óra vagy 125.000 Ft/fő Mennyiség: 25 fő Teljes összeg: 3.125.000

Bankszámlakivonat

Összeg: 3.125.000 Ft

Pénzügyi rendezés szakasza

12


2009 www.esza.hu

A gyakorlatban számos alkalommal előfordul, hogy nem teljes egészében a szolgáltatói szerződésben foglaltak szerint történik a szolgáltató részéről a teljesítés. Ez esetben fokozottan kell ügyelni a teljesítést követő dokumentumok adattartalmára. Példa hibás dokumentációra: Gazdasági esemény szakasza

Keletkező dokumentum

Dokumentumon szereplő információ

Beszerzési szakasz

Szerződés

Ár: 2.500 Ft/fő/óra Mennyiség: 50 óra, 30 fő

Szakmai teljesítés szakasza

Jelenléti ív

Létszám: 25 fő Óraszám: 50 óra

Teljesítés-igazolás

A dokumentum szerződésszerű teljesítést igazol

Számla

Ár: 2.500 Ft/fő/óra vagy 125.000 Ft/fő Mennyiség: 30 fő Teljes összeg: 3.750.000

Bankszámlakivonat

Összeg: 3.750.000 Ft

Pénzügyi rendezés szakasza

Ez utóbbi esetben a tényleges teljesítés alacsonyabb

További előírásként fordul elő az útmutatókban,

volt a szerződésben foglaltaknál, ami önmagában

hogy a projektekbe bevont célcsoporttagokat tájé-

nem jelent problémát, az azonban igen, hogy a ked-

koztatni kell a támogató személyéről és a finanszí-

vezményezett a szerződésben foglaltaknak megfele-

rozás forrásáról.

lő teljesítést igazolta, és ennek megfelelően a teljes szerződéses ár átutalásra került. Ez esetben is csak

Szintén előírhatja a támogató, hogy a projekt meg-

a tényleges teljesítés finanszírozható támogatás

valósítója valamilyen – a kedvezményezett szervezet

terhére, az ellenőrnek tehát a számlán szereplő ös�-

által megválasztott módon – tájékoztassa a széles

szeg helyett arra kell javaslatot tennie, hogy csak

nyilvánosságot is a projektről, illetve annak támo-

3.125.000 Ft összegű támogatás történjen meg.

gatójáról. Ennek megvalósítása leggyakrabban a kedvezményezett szervezet honlapján, illetve plakát

1.4.4.2. Dokumentum-megőrzési kötelezettség ellenőrzése

hirdetőtábla elhelyezésével, vagy különböző médiumokon keresztül valósulhat meg. Az ellenőrzés a táblák, honlapok, sajtótermékek szemléjével törté-

További ellenőrzési művelet annak vizsgálata, hogy

nik meg.

a kedvezményezett szervezet eleget tesz-e dokumentum-megőrzési kötelezettségének. A helyszíni ellenőrzés során rendelkezésre kell állnia a támogatási szerződésnek, a beszámolónak, a számviteli

1.4.5. Ellenőrzési módszerek

elszámolások dokumentumainak, a nyilvánosságra vonatkozó követelmények teljesítését alátámasztó

A helyszíni ellenőrzés jellemzően az alábbi módsze-

dokumentációnak, valamint az 1.4.1.-1.4.2.-1.4.3. pon-

rek alkalmazásával valósul meg:

tokban meghatározott dokumentációnak.

> Dokumentumok vizsgálata (pl.: tartalmi és formai

1.4.4.3. Nyilvánosságra vonatkozó követelmények teljesítésének ellenőrzése

összehasonlítás) > Szemle (pl. támogatás terhére vásárolt eszközök, eredeti és másolati példányok összevetése) > Interjú (pl.: célcsoporttagokkal a nyilvánosságra

A nyilvánosságra vonatkozó követelmények, feltéte-

vonatkozó követelmények ellenőrzése során)

lek a pályázati útmutatókban, támogatási szerződésekben kerülnek rögzítésre. Ezen feltételek általában

A fent leírt ellenőrzési módszerek, szempontok

arra irányulnak, hogy a támogatás terhére létrejött

iránymutatásul, tájékoztatásul szolgálnak, nem

dokumentumon – legyen az egy tanulmány, egy szó-

minősülnek jogforrásnak. A Pályázatkezelő a tá-

rólap, vagy egy folyóirat -, a támogató megnevezé-

mogatás célnak és rendeltetésnek megfelelő fel-

sének, a finanszírozás forrásának meg kell jelennie,

használását további szempontok alapján is ellen-

az előírt arculati elemek feltüntetésével.

őrizheti.

13


2009 www.esza.hu

2. UNIÓS TÁMOGATÁSOK HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSE 2.1. Az ellenőrzések célja, a folyamatba épített ellenőrzés rendszere

A

kedvezményezettel

szemben

meghatározott

kötelezettségek teljesítése biztosítja tehát az információt, a közreműködő szervezettel szemben meghatározott kötelezettségek teljesítése pedig az információ feldolgozását, begyűjtését, szelektálását, vizsgálatát. Egyik nélkül sem lehetséges a támogatói döntést meghozni. Képletesen szólva az ellenőrzési rendszer működé-

A közösségi támogatások ellenőrzési rendszere szá-

séhez a kedvezményezett adja az üzemanyagot a

mos alrendszert és elemet tartalmaz, melyek közül

közreműködő szervezet pedig biztosítja a motort.

a Közreműködő Szervezet az ún. folyamatba épített ellenőrzés keretében köteles mind a dokumentum-

Ez az oka annak, hogy az e körbe tartozó

alapú, mind a helyszíni ellenőrzéseket ellátni.

kedvezményezetti kötelezettségek megsértése akár

Mint minden ellenőrzési rendszer, a folyamatba épí-

a szerződés visszamenőleges megszüntetését, vagy

tett ellenőrzés is egy információs rendszer, és egy-

egyéb pénzügyi korrekciós intézkedéseket is ered-

ben döntés-előkészítési tevékenység is. Az ellenőr-

ményezhet. A rendszer működéséhez nélkülözhetet-

zési műveletek során beszerzett információk alapján

len kedvezményezetti kötelezettségek:

dönti el ugyanis a támogató képviseletében eljáró közreműködő szervezet, hogy a támogatás kifizethető-e. A dokumentum-alapú és a helyszíni ellenőrzést

DOKUMENTUM-MEGŐRZÉSI KÖTELEZETTSÉG

együttesen hitelesítési folyamatnak hívjuk, mivel ezen ellenőrzések során, illetve eredményeképpen történik meg a kedvezményezettek által benyújtott jelentések hitelesítése

HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS

DOKUMENTUM ALAPÚ ELLENŐRZÉS

INFORMÁCIÓSZOLGÁLTATÁSI KÖTELEZETTSÉG

ELLENŐRZÉS-TŰRÉSI KÖTELEZETTSÉG

ELKÜLÖNÍTÉSI KÖTELEZETTSÉG információ

információ

A dokumentum-megőrzési kötelezettség a projekt keretében keletkezett valamennyi dokumentáció támogatási szerződésben meghatározott időpontig történő megőrzését jelenti, mely a folyamatba épí-

HITELESÍTÉS

tett ellenőrzés mellett az utólagos ellenőrzések működtetéséhez is elengedhetetlen. A információszolgáltatási kötelezettség tartalma, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződésben

A hitelesítési folyamat

meghatározottak szerint köteles beszámolni a pro-

A rendszer működtetésére a közreműködő szerve-

jekt előrehaladásáról, a támogatás felhasználásáról,

zet és a kedvezményezett szervezetek csak közö-

emellett magába foglalja azon kötelezettséget is,

sen képesek, a közreműködő szervezet ugyanis a

hogy a kedvezményezettek a támogató képviseleté-

kedvezményezettek által rendelkezésre bocsátott

ben eljáró szervezetek kérésére kötelesek a megfelelő

információ nélkül nem képes ellenőrzéseket lefoly-

tájékoztatást megadni a projektek vonatkozásában.

tatni. Emiatt került meghatározásra – komoly súllyal – a kedvezményezett szervezetek több olyan köte-

Az ellenőrzés-tűrési kötelezettség részben teljesül

lezettsége, mely nélkül a hitelesítési döntést nem

az információszolgáltatási kötelezettség betartásá-

lehetséges meghozni.

val, emellett viszont tartalmazza azt is, hogy a ked-

14


2009 www.esza.hu

vezményezett szervezetek kötelesek a dokumentum

fennállnak-e, amennyiben a fenntartási időszakban

alapú ellenőrzések mellett a projektmegvalósítás

további eredmények elérése került meghatározásra

helyszínén lefolytatandó ellenőrzések vonatkozásá-

a szerződésben, annak vizsgálata. Emellett megtör-

ban is rendelkezésre állni.

ténik annak ellenőrzése, hogy a kedvezményezett szervezet a támogatásból beszerzett eszközöket,

A kedvezményezett elkülönítési kötelezettsége

javakat projektcéloknak megfelelő használja-e.

kiterjed a projekt dokumentumaira és a pénzügyi adataira. Ennek célja a projekt átláthatósága, mely

Az ellenőrzések lehetnek rendkívüli vagy tervezett

szintén nagyban hozzájárul a támogatásról szóló

ellenőrzések. A hatályos jogszabályok az alábbiakat

megfelelő döntés meghozatalához.

írják elő a helyszíni ellenőrzések gyakoriságára nézve:

A támogatási szerződés a polgári jog hatálya alá tartozik. A hitelesítési tevékenység, és az ehhez kap-

> 250 millió forintot meghaladó támogatás esetén

csolódó ellenőrzések tehát ennek keretein belül azt

évente legalább egy közbenső ellenőrzés és egy

vizsgálják, hogy a kedvezményezett szervezet ré-

záróellenőrzés;

széről megtörtént-e a pályázatot is magába foglaló

> 25 millió forintot meghaladó támogatás esetén leg-

szerződés teljesítése.

alább egy záróellenőrzés; > 10 és 25 millió forint közötti támogatottságú pro-

Emellett egyéb funkcióval is bírhat az ellenőrzés,

jektek vonatkozásában kockázatelemzéssel történik

mely attól függően, hogy a projekt mely szakaszá-

az ezen sávba tartozó projektek legalább 25%-ának

ban történik, az alábbi lehet:

kiválasztása helyszíni ellenőrzésre; > 10 millió forintot meg nem haladó támogatottságú

> Előzetes helyszíni szemle

projektek esetében szintén kockázatelemzéssel tör-

> Közbenső ellenőrzés

ténik a kiválasztás, kötelezően meghatározott ellen-

> Záró ellenőrzés

őrzésszám, vagy arány nincs.

> Utólagos ellenőrzés Az ellenőrzéseket eszerint szükséges tehát tervezAz előzetes helyszíni szemle a pályázat benyújtá-

ni. A tervezett ellenőrzések mellett előfordulnak

sát követően, de a támogatói döntést megelőzően

rendkívüli ellenőrzések, melyek nem szerepelnek a

történik. Ennek célja az, hogy a közreműködő szer-

közreműködő szervezet éves tervében. Ezek oka va-

vezet, illetve a bíráló bizottság megbizonyosodjon

lamely kockázat felmerülése, szabálytalansági vizs-

a pályázatban foglaltak megalapozottságáról, vagy

gálat, stb. lehet.

valamely – a pályázat alapján nem tisztázott – kérdés megválaszolása.

Közismert, hogy a pályázatok megvalósítása során keletkezett, és az ESZA Nonprofit Kft-nek megkül-

A közbenső ellenőrzés a támogatási szerződés

dött dokumentáció ellenőrzése valamennyi szerző-

megkötését követően, de a projekt zárását megelő-

dés esetében megtörténik. A helyszíni vizsgálat ezen

zően zajlik. Ennek célja a projekt nyomonkövetése,

dokumentum-alapú ellenőrzés kiegészítése.

tehát annak megítélése, hogy a projekt megvalósítása a szerződésben foglalt ütemezés szerint zajlik,

Jellemzően olyan vizsgálati lépéseket kell a helyszí-

előrehaladása megfelel a kedvezményezett szerve-

nen megtenni, melyekre csak ott van lehetőség:

zet által benyújtott beszámoló adatainak. > számlák, bizonylatok eredeti példányainak szemléje; A záróellenőrzés a fent részletezett hitelesítési

> interjúk lefolytatása a projekt résztvevőivel;

folyamat része, a projekt zárását és a zárójelentés

> a támogatásból beszerzett eszközök, beruházások

beküldését követően, de annak elfogadását megelő-

szemléje;

zően történik.

> nyilvánosságra vonatkozó követelmények ellenőrzése;

Utólagos ellenőrzések a projektek zárását, a zá-

> utólagosan — fizikailag — nem ellenőrizhető projekt-

rójelentés elfogadását követően, a fenntartási idő-

tevékenységek (rendezvények, képzések, stb.)

szakban történnek. Céljuk annak vizsgálata, hogy

ellenőrzése.

a projekt eredményei annak zárását követően is

15


2009 www.esza.hu

2.2. Az ellenőrzések menete

Amennyiben az ellenőrzés lefolytatására lehetőség van, a helyszíni ellenőrök megállapításaikat írásba foglalják, és a leírtakat a kedvezményezett szervezet képviselőjével vagy megbízottjával egyeztetik.

A helyszíni ellenőrök a tervezett ellenőrzések esetében a kedvezményezett szervezet képviselőjével,

Abban az esetben, ha a kedvezményezett nem ért

kapcsolattartójával — telefonon, e-mailben — le-

egyet az ellenőrök megállapításaival, ennek tényét,

egyeztetik az ellenőrzés időpontját és helyszínét. Az

valamint kifogásait a jegyzőkönyvben rögzítheti.

egyeztetésen rendszerint 1-2 lehetséges időpontot ajánlanak fel a helyszíni ellenőrzésre. Amennyiben

A helyszíni ellenőrzés a jegyzőkönyv aláírásával zá-

az egyeztetés sikertelen, az ellenőrök fogják meg-

rul, melyből egy példány a kedvezményezett szerve-

határozni a vizsgálat időpontját. Ennek oka, hogy az

zetnél marad, és a projektdokumentáció részét kell,

ESZA Nonprofit Kft. ellenőrzési tevékenységére is

hogy képezze.

szigorú határidők vonatkoznak, melyek elmulasztása pénzügyi kockázatot jelent a közreműködő szervezetre nézve.

2.3. Az ellenőrzés következményei

A rendkívüli ellenőrzések esetében a közreműködő szervezet előzetes értesítés nélkül is végezhet hely-

A helyszíni ellenőrzések az alábbi megállapításokat

színi ellenőrzést. A projekttevékenységek szemléje

tartalmazhatják:

(jellemzően képzések) rendszerint előzetes értesítés > a kedvezményezett szerződésszerű, és az előreha-

nélkül zajlik.

ladási jelentésben foglaltaknak megfelelő Az egyeztetést követően — annak sikerességétől füg-

teljesítésének megállapítása;

getlenül — tértivevényes levélben hivatalos értesítést

> hiányosságok feltárása, melyek korrekciós

küldenek az ellenőrzésről. Az értesítés tartalmazza

intézkedésekkel kiküszöbölhetők;

a vizsgálat időpontját, helyszínét, emellett felhívja a

> bizonyos dokumentumok, információk hiánya;

figyelmet arra, hogy milyen dokumentumoknak, in-

> szerződésszegés olyan esetei, melyek korrekciós

formációknak kell a helyszínen rendelkezésre állniuk

intézkedésekkel nem javíthatók.

az ellenőrzés sikeressége érdekében. Szerződésszerű teljesítés megállapítása esetén az A helyszíni ellenőrzés az ellenőrök megbízólevelének

ellenőrzési folyamat lezárul, annak keretén belül to-

bemutatásával kezdődik. A helyszíni ellenőrzésen je-

vábbi intézkedésre nem kerül sor.

len kell, hogy legyen a kedvezményezett szervezet képviselője, illetve megbízottja.

Amennyiben lehetőség van a hiányosságok kijavítására korrekciós intézkedések megtételével, az ellen-

Amennyiben a képviselő vagy a megbízottja az el-

őr erre fogja felhívni — az intézkedés nagyságrendjét,

lenőrzésen nem tud részt venni, az ellenőrzés nem

körülményeit figyelembe vevő határidő meghatáro-

végrehajtható, az ellenőrnek a vizsgálat akadályoz-

zásával — a kedvezményezettet. Ez a határidő jellem-

tatását kell rögzítenie a helyszíni ellenőrzés jegyző-

zően nem haladja meg a 30 napot.

könyvében. Ez esetben a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben Szintén akadályoztatási jegyzőkönyvet kell felvenni,

foglalt határidőre a kedvezményezettnek igazolnia

amennyiben a helyszínen nem áll rendelkezésre a

kell, hogy a korrekciós intézkedéseket megtette.

vizsgálathoz szükséges dokumentáció, illetve egyéb

Ilyen eset utólagos ellenőrzések során jellemzően

információ. Az ellenőrzés akadályoztatása akár a

nem merül fel, szinte kizárólag folyamatban lévő

szerződés visszamenőleges megszüntetését (elál-

projektek esetében tud az ellenőr élni ezzel a lehe-

lás), sőt a kedvezményezett szervezet támogatási

tőséggel.

rendszerből történő kizárását is eredményezheti, tekintve, hogy a kedvezményezettek ellenőrzés-tűrési,

Amennyiben az ellenőrzés helyszínén bizonyos do-

információ-szolgáltatási kötelezettségének megsér-

kumentumok nem állnak rendelkezésre, azt az ellen-

tése ezt megalapozza.

őr hiánypótlásként bekéri és utólagosan ellenőrzi.

16


2009 www.esza.hu

A helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv ez esetben is

megállapítsa a szerződésszegést, és a Támogató

aláírásra és lezárásra kerül a helyszínen, az utóla-

csökkentse a támogatást, vagy elálljon a szerződés-

gos vizsgálatról pedig jegyzőkönyvi záradék készül,

től. A Támogató ezen joga abban az esetben is fenn-

mely a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv kiegészíté-

áll, ha a megvalósítás során és a zárást követően

se, a nyitva maradt kérdések megválaszolásával.

lefolytatott valamennyi dokumentum-alapú és helyszíni ellenőrzés hibátlannak ítéli meg a projekt meg-

A helyszíni ellenőr azonban dönthet úgy is, hogy

valósítását, azonban például a fenntartási időszak-

az ellenőrzés akadályoztatását rögzíti, és nem hi-

ban végzett ellenőrzés hiányosságot állapít meg.

ánypótlást kér, amennyiben olyan mennyiségű a helyszínen az információhiány (vagy olyan jelentős információk hiányoznak).

2.4. Az ellenőrzések tárgya

Bizonyos esetekben a helyszíni ellenőr a szerződésszegés olyan eseteit állapítja meg, melyek nem javít-

A helyszíni ellenőrzésen jellemzően gazdasági ese-

hatóak korrekciós intézkedésekkel. Ilyen esetben ja-

mények vizsgálata történik meg. Valamennyi gazda-

vaslatot tehet bizonyos tételek elutasítására, illetve

sági esemény három szakaszra osztható.

szabálytalansági eljárást kezdeményezhet. Az ellenőrzés a gazdasági esemény egyes szakaszaAz előrehaladási jelentések esetleges korábbi elfo-

iban keletkező dokumentumok szemléjét, illetve tar-

gadása nem zárja ki azt, hogy a helyszíni ellenőrzés

talmi vizsgálatát jelenti az alábbiak szerint:

Gazdasági esemény Beszerzési szakasz

Szakmai megvalósítás

Közbeszerzés dokumentumainak vizsgálata,

Felmérési naplók, tervek, építési, üzembe helyezési naplók, átadás-átvétel dokumentumainak vizsgálata,

Közbeszerzési Törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések vizsgálata

Pénzügyi teljesítés Számlák, bankszámlakivonatok, számviteli nyilvántartások, stb. vizsgálata

jelenléti ívek, képzési anyagok, stb. Fizikai ellenőrzés

Gazdasági esemény egyes szakaszai összhangjának vizsgálata

2.4.1. Beszerzési szakasz

Közbeszerzési eljárás dokumentumai: > Ajánlattételi felhívás

2.4.1.1. A Közbeszerzési Törvény hatálya alá tartozó beszerzések

> Ajánlati dokumentáció > Megjelent hirdetmények és/vagy az ajánlattételi felhívás kiküldését igazoló dokumentumok

A támogatás terhére megkötött szerződések vonat-

> Összegzés

kozásában a kedvezményezett szervezeteknek köz-

> Megkötött szerződés

beszerzési kötelezettsége van. A helyszíni ellenőr a

> Jogorvoslati eljárás dokumentumai, amennyiben

közbeszerzések dokumentáltságát vizsgálja. A hely-

releváns (eljárás megindításáról szóló értesítés,

színen a közbeszerzési eljárások vonatkozásában az

KDB határozat)

alábbi dokumentációnak kell rendelkezésre állnia:

> Számla

17


2009 www.esza.hu


Amennyiben a szóban forgó program pályázati út-


mutatója nem határoz meg konkrét szabályokat, ab-

szerződés

ban az esetben a Bizottság 206/C 179/02 Értelmező Közleményében foglaltak figyelembe vételével kell

Központosított közbeszerzés esetében:

eljárni.

> A KSZF jóváhagyó levele, mely tartalmazza az igénybejelentő adatlapot is.

Mind a Kbt. hatálya alá tartozó, mind az ezen kívüli

> Megrendelés

esetekben vizsgálni fogja ez ellenőr az eredeti szer-

> Megrendelés visszaigazolása

ződések rendelkezésre állását. Ez a beszerzési szer-

> Számla

ződéseken kívül (melyekbe beletartoznak a „szám-

> Megkötött szerződés (amennyiben releváns)

lás megbízási szerződések” is) igaz a nem számlás


megbízási szerződésekre és a munkaszerződésekre


is, továbbá valamennyi munkavégzésre irányuló jog-

szerződés

viszonyt rendező szerződésre.

A dokumentáció rendelkezésre állásán túl a helyszíni ellenőr azt is megvizsgálja, hogy a helyszínen lévő iratok eredeti példányai megegyeznek-e a közreműködő szervezet részére hitelesített másolatban be-

2.4.2. Szakmai teljesítés szakasza

nyújtott példánnyal. Az eredeti és a másolati példányok eltérése a Tá-

A beszerzési szakasz a szolgáltatási szerződés meg-

mogató megtévesztését eredményezheti, emiatt az

kötésével ér véget. A szakmai teljesítés ellenőrzésé-

ilyen esetekben az ellenőr javasolhatja a döntéshozó

nek fő szempontja, illetve a helyszíni ellenőrök által

számára a támogatás csökkentését, illetve — súlyos

megválaszolandó lényegi kérdés, hogy az a cél, tevé-

esetben — a szerződéstől történő elállást.

kenység, melynek megvalósítására a kedvezményezett szervezet a támogatást igénybe veszi, megva-

Az ellenőr javaslata sok esetben mérlegelésen ala-

lósult-e, és az megfelel a támogatási szerződésben

pul. Amennyiben az eltérés nem érint lényegi in-

foglalt feltételeknek.

formációt, az ellenőr úgy is eljárhat, hogy jelzi azt a jegyzőkönyvben, de nem tesz javaslatot további

A beszerzési szakasz a szerződés megkötésével

jogkövetkezményre.

ér véget. A szakmai teljesítés vizsgálata történhet utólagos ellenőrzés keretében, illetve közbenső

A közbeszerzési eljárás szabályszerűségének vizsgá-

helyszíni ellenőrzés keretében. Az ellenőrzések fő

lata nem helyszíni ellenőrzés keretében valósul meg,

szempontja, illetve a helyszíni ellenőrök által megvá-

azt a dokumentum-alapú ellenőrzés vizsgálja. Ugyan-

laszolandó lényegi kérdés, hogy az a cél, tevékeny-

akkor, amennyiben a helyszíni ellenőr a dokumentáció

ség, melynek megvalósítására a kedvezményezett

adminisztratív ellenőrzése során szabálytalanságot

szervezet a támogatást igénybe veszi, megvaló-

tapasztal, azt a helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvben

sult-e, és az megfelel-e a támogatási szerződésben

köteles rögzíteni (ez az ellenőrzés valamennyi műve-

foglalt feltételeknek.

letére igaz, függetlenül annak céljától). Látható tehát, hogy az ellenőrzések nem kizárólag

2.4.1.2. A Közbeszerzési Törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések

a célok megvalósulását vizsgálják, hanem azt, hogy ezek a célok a szerződésekben, jogszabályokban meghatározott feltételeknek megfelelő keretek kö-

Azon beszerzések esetében, melyek nem tartoznak

zött teljesülnek-e.

a Közbeszerzési Törvény hatálya alá, az útmutatókban és támogatási szerződésekben meghatározott –

Egy támogatás, támogatási szerződésben megha-

kapcsolódó – feltételek teljesülését vizsgálja a közre-

tározott céljának tekintjük például egy képzés lebo-

működő szervezet. Az egyes programok jellegüknél

nyolítását. Ugyanezen szerződésben adminisztratív

fogva eltérő sajátosságokkal bírhatnak, emiatt az

feltételként került meghatározásra az, hogy az el-

irányító hatóságok eltérő szabályokat határozhat-

számolandó számlákat a kedvezményezettnek zára-

nak meg ezen körben.

dékkal kell ellátnia.

18


2009 www.esza.hu

Az ellenőr mindkét szempontot köteles vizsgálni, és

Beruházások ellenőrzése (a helyszíni ellenőrzés

mindkét szemponttól való eltérés esetén jogkövet-

szempontjai a 2.4.4.5. alpontban találhatók, tekin-

kezményt alkalmazni. A pályázat abban az esetben

tettel terjedelmükre)

sem lesz támogatható, ha a céljai nem valósulnak meg, és abban az esetben sem, ha az elszámolandó

Kivitelezői szerződés

számlákat a kedvezményezett szervezet nem látja el

> Szerződő felek megfelelősége (A szerződés a ked-

záradékkal. Látható tehát, hogy egyes feltételek tel-

vezményezett és a beszerzési eljárás során kiválasz-

jesítésének hiánya olyan súlyú jogkövetkezménnyel

tott nyertes, mint szerződő felek között köttetett?)

jár, mint a célok elmaradása.

> Dátumok megfelelősége (A szerződés hatályba

lépése nem korábbi, mint a pályázat befogadásáFentiek mellett bizonyos feltételeket amiatt támasz-

nak dátuma? (kivéve az előkészítés költségeit.) A

tott a támogató, mert ezen feltételeken keresztül

projekttevékenység befejezésének határideje nem

ellenőrizhető a célok teljesítése. A kedvezményezett

későbbi, mint a projekt megvalósítás lezárásának

szervezetek gyakran hivatkoznak arra, hogy a köz-

tervezett dátuma? Az egyes mérföldkövek és a rész-

reműködő szervezet formai szempontokat vizsgál,

számlák kibocsátásának ütemezése összhangban

és a tartalmi szempontokat figyelmen kívül hagyja.

van a tényleges teljesítéssel?)

Annak megítélése, hogy egy rendezvény, képzés –

> Összeg megfelelősége (A szerződésben szereplő

tartalmilag – milyen minőségű, és annak társadalmi

vállalási összeg a támogatási szerződés szerint az

hasznossága megfelel-e a támogatónak, objektív

adott tevékenység elvégzésére rendelkezésre álló

módon a legtöbb esetben nem ítélhető meg. Ezzel

keretet meghaladja? Amennyiben egy beszerzési

szemben a támogató által támasztott adminisztra-

eljárás keretében több tevékenységre szerződött a

tív, pénzügyi, formai stb. feltételek általában objektív

kedvezményezett a kivitelezővel, úgy a szerződés-

módon vizsgálhatók. Mind a támogató, mind a ked-

ben jól elkülöníthető, hogy mely tevékenység és

vezményezett szervezet szempontjából elvárható,

mekkora összeg kapcsolódik ténylegesen és szoro-

hogy a vizsgálatok tárgyilagosan — a sajátosságok fi-

san a projekt megvalósításához?)

gyelembe vételével —, egységesen történjenek meg,

> Szerződés tárgyának megfelelősége (A kivitelezői

amit ezen feltételek és ellenőrzésük tesz lehetővé.

szerződés a pályázatban és a támogatási szerződés-

Emellett a szakmai teljesítés – tekintettel az utólagos

ben rögzített, projekt keretében elszámolható te-

ellenőrzésekre – legtöbb esetben csak a pályázatok,

vékenységre vonatkozik? Amennyiben a szerződés

projektek formai elemein keresztül ítélhető meg.

más elemeket is tartalmaz, akkor azok jól elkülöníthetők a projekt keretében megvalósítandóktól?)

A szerződések teljesítésének szakmai vizsgálata – figyelembe véve a projektek sokszínűségét – számos

Hatósági engedélyek

dokumentumon keresztül történik meg. Mint emlí-

> Hatósági engedély megfelelősége (A hatósági en-

tettük, a dokumentum-alapú és a helyszíni ellenőr-

gedély rendelkezésre áll? Az engedély-módosításo-

zések egymást kiegészítve működnek, és szolgáltat-

kat benyújtották? Az engedély a projekttevékeny-

nak információt a döntéshozó számára.

séghez kapcsolódik? Az engedély hatályos?) > Használatbavételi engedély megfelelősége (zárás-

Annak érdekében, hogy a folyamatba épített ellen-

kor) (Rendelkezésre áll? A projekttevékenységhez

őrzés egésze átlátható legyen, az alábbiakban példá-

kapcsolódik? Az engedély hatályos?)

lózó jelleggel felsoroljuk mind a dokumentum-alapú, mind a helyszíni ellenőrzés vizsgálati szempontjait,

2003. évi CXXIX. törvény, illetve FIDIC szabályok

megjelölve az alapértelmezés szerint a helyszínen

szerinti (vagy azzal egyenértékű) mérnökjelentés

végzendő ellenőrzési műveleteket (bekeretezett ré-

- 250 millió Ft támogatási összeg fölött

szek), figyelembe véve a támogatási szerződésekben

> Jelentés összhangja a számlával (A kiállított szám-

is hivatkozott dokumentum-mátrix tartalmát. A fel-

la összhangban van a mérnökjelentéssel, korlátozó

sorolás a vizsgálandó dokumentum megnevezésén

záradék esetén csak a mérnök által jóváhagyott

belül tartalmazza a vizsgálati szempontot, valamint

támogatási összeget igényli a kedvezményezett?

azt a kérdést, amelyre az ellenőrzésnek választ kell

A mérnökjelentés alapján a számla a megkötött ki-

adnia. A leírtak tájékoztató jellegűek, a közreműkö-

vitelezői szerződésnek megfelelő tevékenységek

dő szervezet ezektől eltérő módszerek és dokumen-

elvégzéséről szól? Az elkészítés dátuma a számlán

tumok alapján is folytathatja ellenőrzéseit.

szereplő teljesítés dátumánál nem régebbi?)

19


2009 www.esza.hu

> Jelentés összhangja a szerződéssel (A projekt ke-

Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivite-

retében, a mérnöki tevékenység ellátását szerződé-

lező nyilatkozata a kezdésről

ses jogviszony alapján teljesítő mérnök készítette?) > Nyilatkozat rendelkezésre állása (Rendelkezésre Mérnöki /műszaki ellenőr igazolása - 5-250 millió

áll?)

Ft támogatási összeg között

> Megfelelőség (A kedvezményezett aláírta?) > Összhang a pályázattal (A kezdés dátuma nem ko-

> Igazolás rendelkezésre állása (Rendelkezésre áll-e?

rábbi, mint a pályázat befogadásának dátuma? (ki-

(a kiállított számlán, vagy külön dokumentumként))

vétel előkészítési költségek))

> Igazolás összhangja a számlával (Elkészítésének

dátuma a számlán szereplő teljesítés dátumánál nem régebbi? A kiállított számla összhangban van a mér-

Eszközbeszerzés

nök / műszaki ellenőr igazolásával, korlátozó záradék

Szállítói szerződés / Írásos megrendelő / Nyilatko-

esetén csak a mérnök / műszaki ellenőr által jóváha-

zat, hogy nem kötött szerződést

gyott támogatási összeget igényli a kedvezményezett? A kedvezményezett a mérnök / műszaki ellenőr

> Szerződő felek (A szerződés a kedvezményezett és

által jóváhagyott tevékenységet és összeget kívánja

a beszerzési eljárás során kiválasztott nyertes, mint

elszámolni a megfelelő költségvetési sorok terhére?)

szerződő felek között köttetett? A szerződést mind-

> Igazolás összhangja a szerződéssel (A projekt ke-

két fél aláírta?)

retében, a mérnöki / műszaki ellenőri tevékenység

> Dátumok (A szerződés hatályba lépése nem ko-

ellátását szerződéses jogviszony alapján teljesítő

rábbi, mint a pályázat befogadásának dátuma? (Ki-

mérnök / műszaki ellenőr készítette?)

vétel előkészítési költségek.) A projekttevékenység befejezésének határideje nem későbbi, mint a pro-

Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről - 5 millió Ft

jekt-megvalósítás lezárásának tervezett dátuma?

támogatási összeg alatt

Amennyiben részteljesítés és részszámlák benyújtása lehetséges, úgy az egyes teljesítések és a rész-

> Nyilatkozat rendelkezésre állása (Rendelkezésre

számlák kibocsátásának ütemezése összhangban

áll?)

van-e a tényleges teljesítéssel?)

> Nyilatkozat megfelelősége (A kedvezményezett

> Összeg (Amennyiben egy beszerzési eljárás kere-

aláírta?)

tében több eszköz beszerzésére szerződött a ked-

> Nyilatkozat összhangja a szerződéssel (A kivitele-

vezményezett a szállítóval, úgy a szerződésben jól

zői szerződéssel összhangban van? (összeg és telje-

elkülöníthető, hogy mely eszközök és mekkora ös�-

sített feladat szerint))

szeg kapcsolódik ténylegesen és szorosan a projekt

> Nyilatkozat összhangja a számlával (A számlával

megvalósításához?)

összhangban van (összeg és teljesített feladat sze-

> Az írásos megrendelő összhangja az ajánlattal (A

rint))

megrendelés összege, tételei szerepelnek benne,

> Nyilatkozat dátuma (Dátuma a tényleges teljesítés-

vagy hivatkozik a szállító árajánlatára?)

nél nem régebbi?)

> Megrendelő összhangja a számlával (Dátuma meg-

előzi a számla szerinti teljesítés dátumát?) Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló

Szállítólevél

> Építési napló rendelkezésre állása? (Rendelkezésre

> Összhang a szerződéssel és a pályázattal (A szállí-

áll?)

tói szerződésben feltüntetett, illetve a pályázat alap-

> Építési napló összhangja a pályázattal (Az első be-

ján beszerezni kívánt eszközöket tartalmazza?)

jegyzés nem régebbi, mint a pályázat befogadásá-

> Összhang a számlával (Kiállításának dátuma össz-

nak dátuma? (kivétel előkészítési költségek))

hangban van a számlán szereplő teljesítés időpont-

> Építési napló összhangja a szerződéssel (Az első

jával?)

bejegyzés nem régebbi, mint a közbeszerzés szabá-

> Szállítólevél és vámáru nyilatkozat összhangja (A

lyainak, illetve a szerződő hatóság által előírtaknak

termékek eredete a szállítólevél és a vámáru nyilat-

megfelelően lefolytatott beszerzés eredménye alap-

kozat / vámhatározat összevetése alapján beazono-

ján megkötött kivitelezői szerződés?)

sítható?)

20


2009 www.esza.hu

Átadás-átvételi jegyzőkönyv (amennyiben a szám-

> Rendelkezésre állás (A nyilatkozat rendelkezésre

lán a szállítói szerződés alapján szállítandó egyes

áll?)

tételek beazonosíthatóak és a kedvezményezett az

> Megfelelőség (A kedvezményezett aláírta?)

átvételt a számlán aláírásával igazolja, akkor külön átadás-átvételi jegyzőkönyvre nincs szükség)

Szolgáltatások igénybevétele Szerződés

> Összhang a szerződéssel és a pályázattal (A szállí-

> Szerződő felek vizsgálata (A szerződés a kedvez-

tói szerződésben feltüntetett, illetve a pályázat alap-

ményezett és a beszerzési eljárás során kiválasztott

ján beszerezni kívánt eszközöket tartalmazza?)

nyertes, mint szerződő felek között köttetett? A

> Összhang a számlával (Összege és tételei a kapcso-

szerződést mindkét fél aláírtat?)

lódó számlával összhangban vannak? Kiállításának

> Dátumok (A szerződés hatályba lépése nem ko-

dátuma összhangban van a számlán szereplő telje-

rábbi, mint a pályázat befogadásának dátuma? (Ki-

sítés időpontjával?)

vétel előkészítési költségek.) A projekttevékenység

> Jegyzőkönyv megfelelősége (Mind a szállító, mind

befejezésének határideje nem későbbi, mint a pro-

a kedvezményezett által aláírásra került?)

jekt megvalósítás lezárásának tervezett dátuma? Amennyiben részteljesítés és részszámlák benyújtá-

Üzembe helyezési okmányok

sa lehetséges, úgy az egyes teljesítések és a részszámlák kibocsátásának ütemezése összhangban

> Rendelkezésre állás (Az üzembe helyezési okmá-

van-e a tényleges teljesítéssel?)

nyok rendelkezésre állnak?)

> Összeg (A szerződésben szereplő összeg a támo-

> Összhang a pályázattal (A projekt keretében leszál-

gatási szerződés szerint az adott tevékenység el-

lított eszközökhöz kapcsolódnak?)

végzésére rendelkezésre álló keretet meghaladja-e? A szerződés részét képező feladat meghatározás

Eredetigazolás az eladótól (használt eszközök ese-

alapján beazonosítható, hogy kizárólag a projekt

tén)

megvalósítás keretében elszámolható tevékenységeket tartalmaz? Amennyiben egy beszerzési eljá-

> Rendelkezésre állás (Az eredetigazolás rendelke-

rás keretében többféle szolgáltatás beszerzésére

zésre áll?)

szerződött a kedvezményezett a szolgáltatóval, úgy

> Eredet beazonosíthatósága (Az áru eredete be-

a szerződésben (feladat meghatározásban) jól elkü-

azonosítható? (A származásnál a Közbeszerzési

löníthető, hogy mely szolgáltatás és mekkora összeg

Törvény által is figyelembe vett Uruguayi Egyez-

kapcsolódik ténylegesen és szorosan a projekt meg-

ményben meghatározott országokból származhat a

valósításához?)

beszerzett áru)) > Összhang a projekttel (Az eredetigazolás beazono-

Mintapéldány a tárgyiasult szolgáltatásról

síthatóan a projekt keretében beszerzett használt eszközhöz kapcsolódik?)

> Rendelkezésre állás (Amennyiben a projekt kere-

tében a nyomdai szolgáltatást (pl.: nyilvánosság keVámáru nyilatkozat és vámhatározat (amennyiben

retében brosúra, plakát, stb. készítése) is el kívánja

az eszközt a kedvezményezett nem hazai forgal-

a kedvezményezett számolni, akkor egy köteles pél-

mazón keresztül, hanem közvetlenül külföldről

dány rendelkezésre áll?)

szerzi be) Képzési szolgáltatás > Rendelkezésre állás (A nyilatkozat rendelkezésre

áll?)

> Részvételt igazoló jelenléti ívek (A jelenléti ívek

> Összhang a projekttel (A vámáru nyilatkozat / vám-

rendelkezésre állnak? A jelenléti ívek a projekt ke-

határozat beazonosíthatóan a projekt keretében be-

retében megvalósított képzéshez kapcsolódnak?

szerzett eszközhöz kapcsolódik?)

A jelenléti íven szereplő létszám az elszámolt költségekkel összhangban van? (Amennyiben a

Nyilatkozat, hogy az eszköz korábbi beszerzése

költség elszámolása a résztvevők létszáma alap-

az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi

ján történik.) A jelenléti ív hitelt érdemlően alá-

támogatás igénybevételével történt (használt esz-

támasztja a célcsoport képzésen való részvételét

köz esetén)

(szerepel rajta a képzés megnevezése, időpontja

21


2009 www.esza.hu

– mely napon, hány órától hány óráig zajlott –, cél-

Arányosítási módszer leírása

csoporttagok neve, aláírása, stb.?) > A képző intézmény által kiállított, a képzés sike-

> Arányosítás módszere (Rendelkezésre áll? A ked-

res elvégzését igazoló dokumentumok egy máso-

vezményezett aláírta? Az arányosítás módszere reá-

lati példánya rendelkezésre áll?

lis, a projekt költségvetésében meghatározott és jó-

> Akkreditáció (A képzés az akkreditált képzési prog-

váhagyott összeghez igazodik? A számítási módszer

ramnak megfelelően zajlott? Az akkreditáció a kép-

alapján meghatározott arányos költség dokumentá-

zés lefolytatása alatt folyamatosan érvényes volt?)

lása rendelkezésre áll?)

Általános (rezsi) költségek

Lízing díjak

Nyilatkozat

Lízingszerződés

> Rendelkezésre állás (Nyilatkozat rendelkezésre áll?)

> Megfelelőség (A szerződést a kedvezményezett és

> Megfelelőség (A kedvezményezett aláírta? Az áta-

a lízingbe adó képviselői is aláírták?)

lány aránya meghatározásra került a támogatás szá-

> Összhang a projekttel (A szerződés tárgya a projekt

zalékában?)

megvalósításához szorosan kapcsolódik, a lízing tárgya a projekt sikeres megvalósításához szükséges?)

Összesítő (arányosítás esetén)

> Lízingdíj (A lízingdíj piaci árnak megfelelő? A

szerződés alapján a projekt terhére elszámolni kí> Megfelelőség (A kedvezményezett arra jogosult

vánt lízingdíj összege pontosan beazonosítható? A

képviselője aláírta az összesítő tábla alján található

szerződésben szereplő dátumok alapján pontosan

nyilatkozatot és az eredeti példányt benyújtották?

beazonosítható, hogy a felmerülő lízing költségek

Az összesítőn kizárólag a rezsi kategóriában elszá-

mekkora része számolható el a projekt-megvalósítás

molható tételek szerepelnek?)

időtartamára?)

> Összhang a bizonylatokkal (Az összesítő minden

tételénél fel van tüntetve a kifizetését igazoló bi-

Pénzügyi értesítő

zonylat sorszáma és kiegyenlítési dátuma?) > Egyezőség EMIR-rel (Az összesítő alapadatai meg-

> Rendelkezésre állás (Pénzügyi értesítő rendelke-

egyeznek az EMIR-ben rögzített adatokkal?)

zésre áll?) > Összhang a projekttel (Az értesítő a projekt kere-

Arányosítási módszer leírása (arányosítás esetén)

tében elszámolni kívánt lízingszerződéshez kapcsolódik?)

> Megfelelőség (A kedvezményezett aláírta, és

az első, rezsi-elszámolást is tartalmazó kifizeté-

ÁFA bekérő

si igényléssel együtt benyújtotta az arányosítási módszer leírását? Az arányosítás módszere reá-

> Rendelkezésre állás (Rendelkezésre áll?)

lis, a projekt költségvetésében meghatározott és

> Összhang a projekttel (A projekt keretében elszá-

jóváhagyott összeghez igazodik)

molni kívánt lízingszerződéshez kapcsolódik?)

Bérleti díjak (föld, ingatlan)

Lízingcég nyilatkozata a tulajdonjog átszállásáról

Bérleti szerződés > Lízingcég nyilatkozata a tulajdonjog átszállásáról > Megfelelőség (A szerződést a kedvezményezett

(Rendelkezésre áll? A lízingbe adó állította ki? A pro-

(mint bérlő) és a bérbeadó képviselői is aláírták? A

jekt keretében elszámolni kívánt lízingszerződéshez

szerződés alapján a projekt céljára felhasználni kí-

kapcsolódik? A tulajdonjog a kedvezményezettre

vánt föld, ingatlan beazonosítható (helyrajzi szám)?

száll át?)

A szerződés a projekt megvalósításához szorosan kapcsolódik, az ingatlan bérlete a projekt sikeres

Személyi jellegű költségek

megvalósításához szükséges? A bérleti díj a piaci

Összesítő - személyi jellegű költségek (bér és járulé-

árnak megfelelő? A szerződés alapján a bérleti díj

kai, étkezési hozzájárulás)

projekt terhére elszámolni kívánt összege pontosan

> Megfelelőség (A kedvezményezett arra jogosult

beazonosítható?)

képviselője aláírta az összesítő tábla alján található

22


2009 www.esza.hu

nyilatkozatot és az eredeti példányt benyújtották?)

Bérjegyzék/ fizetési jegyzék illetményekről

> Összhang a projekttel (Az összesítőn kizárólag a


projekt menedzsment tevékenységében / megvaló-

> Összhang az összesítővel (A bér- és járulékösszesí-

sításában résztvevők személyi jellegű költségei ta-

tőn szereplő tételek beazonosíthatóak rajta?)

lálhatók? Az összesítőn minden tételnél beazonosítható, hogy mely költségvetési sor terhére kívánja azt

Étkezési hozzájárulás (személyi jellegű

a kedvezményezett elszámolni? A kiadások a projekt

költségösszesítő része)

menedzsmentjéhez / megvalósításához szorosan

Átadás-átvételi igazolás

kapcsolódnak, a projekt keretében elszámolhatók? A járulékok a mindenkor hatályos jogszabályoknak


megfelelően, az elszámolni kívánt bérrel arányosan

> Azonosíthatóság (A kiadott utalványok sorszám

kerültek megállapításra? Az elszámolni kívánt téte-

alapján beazonosíthatóak?)

lek a projekt magvalósítás időtartama alatt merültek

> Összhang a projekttel (Dátuma egybeesik az

fel (kivétel: előkészítés költsége)?)

összesítőn szereplő projekt megvalósítási idő-

> Összhang a kifizetési bizonylattal (Az összesítő

szakkal?)

minden tételénél fel van tüntetve a kifizetését igazoló bizonylat sorszáma és kiegyenlítési dátuma?)

Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás)

> Összhang az EMIR-rel (Az összesítő alapadatai

költsége

megegyeznek az EMIR-ben rögzített adatokkal?)

Összesítő - útiköltség és kiküldetés

Munkaszerződés / Megbízási szerződés

> Hitelesség (A kedvezményezett arra jogosult kép-

viselője aláírta az összesítő tábla alján található nyi> Hitelesség (A szerződő felek aláírták?)

latkozatot és az eredeti példányt benyújtották?)

> Hatályosság (A projekt megvalósítás időtartama

> Összhang a projekttel (Az összesítőn kizárólag a

alatt hatályban van?)

projekt menedzsment tevékenységében / megva-

> Összhang a projekttel (A projekt keretében végzett

lósításában résztvevők útiköltségeit és kiküldetési

tevékenység (is) megtalálható benne?)

költségeit tartalmazza? Az összesítőn minden tételnél beazonosítható, hogy mely költségvetési sor

Munkaidő nyilvántartás (ha nem a teljes bérkölt-

terhére kívánja azt a kedvezményezett elszámolni?

ség kerül elszámolásra az adott projekt terhére)

A kiadások a projekt menedzsmentjéhez / megvalósításához szorosan kapcsolódnak, a projekt kereté-


ben elszámolhatók? Az elszámolni kívánt tételek a

> Összhang a projekttel (A projekt keretében elszá-

projekt magvalósítás időtartama alatt merültek fel?

molni kívánt költségek felmerülésének időszakában

(kivétel: előkészítés költsége))

a közreműködő személy a projekttel kapcsolatos te-

> Tényleges felmerülés (Az elszámolások vagy szám-

vékenységet végzett?)

la alapúak, vagy a mindenkori APEH iránymutatásnak megfelelően kerültek elkészítésre?) > Összhang a bizonylatokkal (Az összesítő minden

Munkaköri leírás

tételénél fel van tüntetve a kifizetését igazoló bi> Rendelkezésre állás (Rendelkezésre áll?)

zonylat sorszáma és kiegyenlítési dátuma?)

> Érvényesség (A munkáltató és a munkavállaló is

> Egyezőség EMIR-rel (Az összesítő alapadatai meg-

aláírta?)


> Projekttel való összhang (A munkaköri leírásban

szereplő tevékenység (részben, vagy egészben) a

Kiküldetési rendelvény

projekt megvalósításához közvetlenül kapcsolódik, a projektben résztvevő személy projektben ellátott


tevékenységét tartalmazza?)

> Összhang a projekttel (Tételei az útiköltség és

> Hatályosság (A projekt-megvalósítás időtartama

kiküldetési költség-összesítő tételeivel összhang-

alatt hatályban van?)

ban vannak? (ki, mikor, hova utazik, aláírás, teljesítés igazolása, dátumok, stb.))

23


2009 www.esza.hu

Jelenléti ív (mely munkanapokon dolgozott és mi-

lásra, nem az eszköz beszerzése, amihez értékcsök-

kor nem)

kenés kapcsolódik)


Összesítő az elszámolni kívánt értékcsökkenésről

> Összhang a projekttel (Adatai az útiköltség és

kiküldetési költség-összesítő tételeivel összhang-

> Egyezőség a könyvelési adatokkal (Az összesítő

ban vannak?)

adatai megegyeznek az egyedi kartonokon elszámolt összegekkel, vagy a könyvelési összesítő bi-

Útnyilvántartás (gépjármű használata esetén a

zonylattal („főkönyvi feladással”)?)

fentieken kívül) Eszközök analitikus nyilvántartó kartonja > Rendelkezésre állás (Rendelkezésre áll?) > Összhang a projekttel (Adatai a kiküldetési költ-

> Összhang a számlával, alátámasztó bizonylatok-

ség-összesítő tételeivel összhangban vannak?)

kal (Eszköz analitikus nyilvántartó kartonja meg-

egyezik a beszerzés számlájával (eszközazonosító Szervezet gépkocsi-használatra vonatkozó eljárá-

megegyezik, beszerzési érték megfelel a számla(k)

si rendje

szerinti összegeknek, az aktiválás dátuma egyezik az annak alapjául szolgáló bizonylattal)?)


> Összhang a projekttel (elkülönítési kötelezett-

> Hatályosság (Hatályos?)

ség) (A kartonon a projektre való hivatkozás sze-

> Költségek megfelelősége (A költség elszámolá-

repel?)

sok összhangban vannak vele?) Az elszámolt értékcsökkenésre vonatkozó főkönyMenetlevél (szigorú számadás alá vont nyomtatvány)

vi feladás, analitika)


> Elszámolás összhangja a főkönyvvel (Az elhatá-

> Érvényesség (Az arra felhatalmazott személyek

rolt bevétel az elszámolt értékcsökkenéssel azo-

írták alá?)

nos összegben jelenik-e meg a rendkívüli bevéte-

> Összhang az összesítővel (Az útiköltség-össze-

lek között, ha előleg folyósítás történt az eszköz

sítő tételeivel összhangban van?)

beszerzésére vonatkozóan?) > Összhang a kartonok adataival (Az elszámolt

Jegy vagy számla (saját nyilvántartás szerint, tö-

értékcsökkenésre vonatkozó könyvelési összesítő

megközlekedés használata esetén a fentieken kívül)

(analitika) megegyezik a kartonokon elszámolttal? (megléte nem kötelező, de amennyiben nincs,


akkor a főkönyvben egyedileg jelenik meg az el-

> Összhang az összesítővel (Az útiköltség összesí-

számolás, az egyedi kartonoknak megfelelően))

tőhöz kapcsolódik?) Az elszámolási módszert meghatározó számviteli A szervezet belföldi/külföldi kiküldetésre vonatko-

politika (akkor szükséges a vizsgálata, ha az elszá-

zó eljárási rendje, mely tartalmazza azon költség-

molandó értékcsökkenés mértéke eltér a társasági

típusokat, melyek a külföldi kiküldetés során elszá-

adó törvényben elismert mértéktől)

molhatóak (kiküldetés (napidíj, szállás) a fentieken > Összhang a számviteli politikával (Az elszámolt

kívül)

értékcsökkenés összhangban van a számviteli po> Rendelkezésre állás (Rendelkezésre áll?)

litikában meghatározottal?)

> Hatályosság (Hatályos?) > Összhang az elszámolásokkal (A költségelszá-

Saját teljesítés

molások összhangban vannak vele?)

Összesítő - a belső teljesítés alapján elszámolni kívánt összegről

Értékcsökkenés (Ilyen mélységű ellenőrzés akkor szükséges, ha a

> Hitelesség (A kedvezményezett arra jogosult képvi-

projekt keretében az értékcsökkenés kerül elszámo-

selője aláírta, az eredeti példányt benyújtották?)

24


2009 www.esza.hu

> Összhang a projekttel (Az összesítő kizárólag a

saját teljesítésben megvalósult tevékenységeket tartalmazza? A kiadások a projekt megvalósításá-

2.4.3. Pénzügyi rendezés szakasza

hoz szorosan kapcsolódnak, a projekt keretében elszámolhatók? Az elszámolni kívánt tételek a pro-

A szakmai teljesítés szakasza a teljesítési igazolások

jekt-magvalósítás időtartama alatt merültek fel? Az

kiállításával zárul. Ezt követően bocsátja ki a szállító

összesítő minden tételénél fel van tüntetve a kifi-

az elvégzett tevékenységről a számlát, majd ez után

zetését igazoló bizonylat sorszáma és kiegyenlítési

kerül számfejtésre a megbízási díj, munkabér, illetve

dátuma?)

történik meg az ellenérték átutalása, kifizetése és

> Összhang az EMIR adatokkal (Az összesítő alapada-

könyvelése. A gazdasági esemény ezen szakaszában

tai megegyeznek az EMIR-ben rögzített adatokkal?)

jellemzően az alábbi dokumentumok születnek, melyek vizsgálata a helyszíni ellenőrzésen is megtörté-

Saját teljesítéshez kapcsolódó számlák, számviteli

nik – természetesen más szempontok alapján, mint a

bizonylatok, kimutatások

dokumentum-alapú ellenőrzés során:

> Rendelkezésre állás (Rendelkezésre állnak, benyúj-

> számla,

tásra kerültek?)

> kiadási pénztárbizonylat,

> Összhang a projekttel (Az összesítő táblával össz-

> bankszámlakivonat,

hangban vannak? A projekt megvalósításához szo-

> számviteli nyilvántartás.

rosan kapcsolódnak?) > Ténylegesség (Valóban felmerült, kiegyenlített

A helyszíni ellenőrzés során — a pénzügyi szakasz

költségekről szólnak?)

vonatkozásában — szintén nem elsősorban tartalmi vizsgálat, hanem adminisztratív ellenőrzés történik.

Nyilatkozat saját teljesítésről

Ennek során az alábbi szempontokat vesszük figyelembe:

> Rendelkezésre állás (Rendelkezésre áll?) > Hitelesség (A kedvezményezett aláírta?)

> a kedvezményezett a projekt gazdasági eseményeiről naprakész elkülönített nyilvántartást vezet;

Annak igazolása, hogy a saját teljesítésbe bevont

> az eredeti számlák rendelkezésre állnak;

eszköz a kedvezményezett tulajdonát képezi

> az eredeti számlák záradékoltak, és a záradék a közreműködő szervezet részére másolatban benyúj-


tott példányon feltüntetett záradékkal teljesen megegyező(!) helyen van;

Szervezet önköltség-számítási szabályzata

> az eredeti bizonylatokon más támogatási forrás igénybevételére utaló jel (pecsét, szöveg, aláírás)


van-e, amennyiben igen, a bizonylat értéke megfele-

> Hatályosság (Hatályos?)

lően megbontásra került;

> Összhang az elszámolásokkal (A költségelszá-

> a támogatás felhasználása a támogatási, illetve az

molások összhangban vannak vele?)

elszámolási időszakban történt; > a tényleges pénzmozgás (átutalás, kifizetés) a pá-

Teljesítésigazolás

lyázati céloknak megfelelő (nem valósult meg a támogatás céltól eltérő felhasználása);

> Rendelkezésre állás (Rendelkezésre áll?) > Megfelelőség (A kedvezményezett aláírta?)

A közreműködő szervezet részére benyújtott máso-

> Összhang a számlával és a szerződéssel (A kiállí-

latokat – beleértve a számlák másolatát is – a ked-

tott számlával és a szolgáltatói szerződéssel össz-

vezményezett szervezet képviselője hitelesíti, azaz

hangban van?)

arról nyilatkozik, hogy a másolat az eredetivel min-

> Összhang a projekttel (A tevékenység projekthez

denben megegyezik. Amennyiben tehát a helyszíni

való kapcsolódása világosan kiderül belőle?)

ellenőr a másolat és az eredeti közötti eltérés állapít meg – ami jellemzően a záradék vizsgálat során fordul elő – szerződésszegést fog megállapítani.

25


2009 www.esza.hu

A másolat és az eredeti példány különbözősége

> EMIR adatok és számla egyezősége (A tevékenység

esetén a hitelesítés a kedvezményezett valótlan tar-

megnevezése, dátumok, összegek, számla sorszáma

talmú nyilatkozatát jelenti, ami akár a szerződéstől

összhangban van az EMIR-ben rögzített adatokkal?

történő elállást, illetve a kedvezményezett szervezet

(on-line számlakitöltő alkalmazása kötelező))

támogatási rendszerből történő kizárását is ered-

> Költségvetés rendelkezésre állása (A számlából a

ményezheti.

projekt terhére elszámolni kívánt összeg rendelkezésre áll-e az adott költségvetési soron?)

Nem összekeverendő tehát a záradékolás és a hite-

> Kettős finanszírozás elkerülése (záradékolás) (A

lesítés követelménye. A záradékolás a többszörös

benyújtott számlamásolat a számla eredeti első

állami támogatásból történő finanszírozás elkerülé-

példányáról készült, amelyre a kedvezményezett rá-

sének eszköze, és a gyakorlatban azt jelenti, hogy a

vezette a projekt azonosítószámát, illetve azt, hogy

kedvezményezett szervezet a számlák, bizonylatok

mekkora összeget kíván belőle a projekt terhére el-

eredeti példányaira feljegyzi, hogy az melyik projekt

számolni?)

(szerződés) vonatkozásában került benyújtásra el-

> Hitelesítés (A benyújtott számlamásolatot a ked-

számolásra.

vezményezett projekt keretében aláírásra jogosult

A hitelesítés egy arról szóló nyilatkozat, hogy a má-

képviselője hitelesítette?)

solati példányok megegyeznek az dokumentum eredeti példányaival. A közreműködő szervezet részére

Külföldi számla (a külföldi számla esetében a bel-

tehát a záradékolt számla hitelesített másolatát kell

földi szállító által kiállított számlánál említettekhez

benyújtani.

hasonló ellenőrzéseket kell elvégezni figyelembe véve azt, hogy az egyes országok szabályozása

Az ún. mozgó záradék, tehát amikor a másolaton és

eltérhet a hazaitól a számla alaki és tartalmi kellé-

az eredeti példányon feltüntetett záradék eltérést

keivel kapcsolatban)

mutat (eltérő helyen van), szintén a támogató megtévesztését jelenti, tekintettel arra, hogy a kedvez-

> Hiteles fordítás rendelkezésre állása (A külföldi

ményezett azon nyilatkozata, hogy a másolat és az

számla fő tartalmi elemeiről a kedvezményezett

eredeti példány mindenben megegyezik, nem valós.

aláírásával hitelesített fordítást a számlához csatol-

A pénzügyi rendezés vonatkozásában az ellenőrzé-

ták?)

sek az alábbi szempontok szerint történnek: Kifizetés bizonylata (bankszámlakivonat, kiadási Számla

pénztárbizonylat, stb.)

> Szállító megfelelősége (A számlát a vállalkozói

> EMIR adatok és a kifizetés bizonylatának egyező-

szerződésben megnevezett szállító / szolgáltató /

sége (A kifizetés dátuma, valamint a bizonylat sor-

kivitelező állította ki?)

száma összhangban van az EMIR-ben rögzített ada-

> Vevő megfelelősége (A számla a kedvezményezett

tokkal?)

nevére és címére szól?)

> Kapcsolódás a tevékenységhez (A kifizetés bizony-

> Dátumok (A teljesítés és számlakiállítás dátuma

lata kapcsolódik ahhoz a számlatételhez, amelynek

nem korábbi, mint a pályázat befogadása? (kivéve a

teljesítését igazolni hivatott sorszáma, vagy össze-

projekt előkészítés költségeihez tartozó számlákat))

ge alapján, illetve nyilatkozat alapján (amennyiben a

> Termék vagy szolgáltatás összhangja a pályázattal

bizonylat összege nem csak a projekt terhére elszá-

(Összhangban van-e a vállalkozói szerződéssel és

molni kívánt tételt tartalmazza)?)

elszámolható költség a projekt megvalósítás kereté-

> Tényleges pénzügyi teljesítés alátámasztottsága

ben, betervezésre került a pályázatban?)

(A kifizetés bizonylata a tényleges teljesítést tar-

> Költségvetési sor megfelelősége (A költségössze-

talmazza, vagyis a számla kiállítója felé teljesített

sítőben a költségvetési sor száma, amelyre a ked-

tranzakcióról szól, nem a kedvezményezett számlái

vezményezett az adott tételt el kívánja számolni,

közti átvezetésről? (pl. a kedvezményezett a már ki-

összhangban van a termék vagy szolgáltatás meg-

fizetett számla összegét leemeli a projekt-lebonyo-

nevezésével?)

lítási alszámláról és a főszámlájára helyezi azt át, a

> Összegek (nettó, ÁFA, bruttó összeg megfelelő,

bizonylatot pedig csak ez utóbbi eseményről nyújtja

összhangban a vállalkozói szerződésben, illetve an-

be). Szállítói kifizetés esetén a kifizetés bizonylata az

nak módosításában foglaltakkal?)

önerő átutalásának igazolására szolgál.)

26


2009 www.esza.hu

> Fordított adózású számlák esetén az adó megfize-

elszámolása során valamilyen kétség merül fel az

tése (Fordított adózású számlák esetén az ÁFA APEH

elszámolhatósággal, megvalósítással kapcsolatban,

felé történő utalásának is megtörténik az ellenőrzé-

így a rendelkezésre álló dokumentumok alapján nem

se (ez esetben ügyelni kell az időbeli eltérésre))

egyértelmű az elszámolás.

> Hitelesítés (A kifizetés bizonylatának benyújtott

másolatát a kedvezményezett aláírásával hitelesí-

Főkönyvi feladás/kivonat, leltár, raktári nyilvántar-

tette? (net-bankból, elektronikus terminálból kinyert

tás (analitika), bérszámfejtés analitikája, személyi

és kinyomtatott igazolás esetén szintén elég a ked-

jellegű költségek analitikus részletező kimutatása

vezményezett aláírása))

(név, nettó bér, bruttó bér, munkáltatót terhelő járulékok), egyéb számviteli nyilvántartás költségek

Számlaösszesítő (500 ezer forint támogatástarta-

felmerüléséről (pénztárkönyv, naplófőkönyv)

lom alatti számlákhoz). > Elkülönítési kötelezettség (Biztosított a Sztv. > Hitelesség (A kedvezményezett arra jogosult kép-

161/A (2) szerinti elkülönített részletezettség a tá-

viselője aláírta az összesítő tábla alján található nyi-

mogatással érintett könyvelési tételeknél?)

latkozatot és az eredeti példányt benyújtották?) > Megfelelőség (A számlaösszesítőn csak 500 ezer

A támogatással kapcsolatos számviteli előírást a

forintot meg nem haladó támogatástartalmú szám-

számviteli törvény 161/A szakasz (2) bekezdése írja

lák szerepelnek? Építési tevékenységhez kapcsolódó

elő, mely szerint: „a közpénzek felhasználásának és

500 ezer forint alatti támogatástartalmú számlák

a köztulajdon használatának nyilvánossága és ellen-

nem szerepelnek az összesítőn, mivel azok nem el-

őrizhetősége érdekében a gazdálkodó nyilvántar-

számolhatók). Az összesítő minden tételénél fel van

tási (könyvvezetési) rendszerét köteles oly módon

tüntetve a kifizetését igazoló bizonylat sorszáma és

továbbrészletezni, hogy abból a vonatkozó külön

kiegyenlítési dátuma? Az összesítő alapadatai meg-

jogszabályban meghatározott adatok rendelkezésre


álljanak.”

Amennyiben a kifizetési kérelemhez a kedvezmé-

Ezt nem szükséges valamilyen rögzített forma alap-

nyezett szervezetnek nem kell benyújtania a számla

ján ellenőrizni, bármely formában megvalósíthatja

hiteles másolatát, csak összesítőt, a számlák fent le-

a kedvezményezett, ha az elkülönítés egyértelmű.

írt tartalmi ellenőrzésére helyszíni ellenőrzés során

Lehet munkaszámon, témaszámon, vagy főkönyvi

kerül sor. Ez esetben az összesítőn szereplő számlák

számlák projekt-elnevezésű továbbrészletezésével,

és bizonylatok mintáját kell ellenőrizni. A másolat-

egyszeres könyvvezetésűeknél olyan analitikával,

ban benyújtott számlák tartalmi vizsgálatát a doku-

ami naplófőkönyvi hivatkozási sorokat tartalmaz.

mentum-alapú ellenőrzés fogja vizsgálni, ez esetben

Minden projekttel kapcsolatos tételnek (bevétel is!)

a helyszíni ellenőr az eredeti számlák szemléjét fog-

beazonosíthatónak kell lenni.

ja végrehajtani, azaz azt vizsgálja, hogy az eredeti és a másolatban benyújtott számla megegyezik-e, és

Az elkülönítési kötelezettség célja tehát, hogy a pro-

felvezették-e rá a záradékot.

jekt gazdasági eseményei a kedvezményezett szervezet számviteli nyilvántartásaiban azonosíthatóak és ellenőrizhetőek legyenek. Azt, hogy a számviteli

Könyvvizsgálói igazolás

nyilvántartás összhangban van-e az azt alátámasztó > Rendelkezésre állás (Rendelkezésre áll?)

dokumentumokkal, a helyszíni ellenőr vizsgálhatja.

> Formai megfelelőség (A megadott formátumban

készült?)

Áfa-összesítő

> Hitelesség (A könyvvizsgáló aláírta?) > Fordított adózás ellenőrzése (Az adó összege Amennyiben a könyvvizsgálói igazolás megfelelő, a

rendezve lett az adóhatóság felé? Az összesítőn

„könyveléssel kapcsolatos dokumentumokat” rutin-

szereplő adatok összhangban vannak a számla

szerűen nem kell ellenőrizni, mert az egyes elszámo-

adataival?)

lási tételeknél részleteiben már ellenőrizve lettek. A „könyvelési dokumentumok” ellenőrzésének abban az esetben lehet fontos szerepe, ha a projekt

27


2009 www.esza.hu

2.4.4. Egyéb helyszíni elleN őrzési szempontok

Az esélyegyenlőség vonatkozásában az alábbi fő területeket érintő vállalásokat szükséges a pályázóknak – a pályázati útmutatók szerint – szerepeltetniük a pályázatban, illetve megvalósítaniuk.

2.4.4.1. Dokumentum-megőrzési kötelezettség ellenőrzése

> Családbarát munkahelyi körülmények megteremtése, erősítése

További ellenőrzési művelet annak vizsgálata, hogy

> A nemek közötti egyenlőség erősítése

a kedvezményezett szervezet eleget tesz-e doku-

> Fogyatékos személyek életminőségének és munka-

mentum-megőrzési kötelezettségének.

erő-piaci esélyeinek javítása > Roma emberek életminőségének és munkaerő-piaci esélyeinek javítása

2.4.4.2. Nyilvánosságra vonatkozó követelmények teljesítésének ellenőrzése

> 68/2001 EK rendelet alapján hátrányos helyzetű

A nyilvánosságra vonatkozó követelmények, feltéte-

A fenntartható fejlődést szolgáló szempontok, illet-

lek a pályázati útmutatókban kerülnek rögzítésre.

ve rész-szempontok 60 pontban kerültek megha-

munkavállalók esélyeinek javítása

tározásra az ehhez kapcsolódó Útmutatóban, mely Ezen kötelezettségen belül a projekt megvalósítójá-

elérhető az NFÜ honlapján (www.nfu.hu).

nak az Arculati Kézikönyvben foglaltak szerint és a kedvezményezett szervezet által megválasztott mó-

A horizontális vállalások ellenőrzése az Esélyegyen-

don tájékoztatnia kell a széles nyilvánosságot is pro-

lőségi és a Környezeti Fenntarthatósági Útmutató-

jektről, illetve annak támogatójáról. Ennek megvaló-

ban meghatározott szempontokat figyelembe véve,

sítása leggyakrabban a kedvezményezett szervezet

a kedvezményezett szervezet által a pályázatban

honlapján, és plakát, hirdetőtábla elhelyezésével,

foglalt vállalás teljesítésére terjed ki.

vagy különböző médiumokon keresztül valósulhat meg. Az ellenőrzés a táblák, honlapok, sajtótermé-

Amennyiben a helyszíni ellenőr azt állapítja meg,

kek szemléjével történik meg.

hogy a zárás időpontjában ezen vállalásokat a kedvezményezett szervezet nem teljesítette, sza-

További előírásként fordul elő az útmutatókban, hogy

bálytalansági eljárást fog kezdeményezni, melynek

a projektekbe bevont célcsoporttagokat tájékoztatni

eredményeképpen a támogató akár el is állhat a

kell a támogató személyéről és a finanszírozás forrá-

szerződéstől, arra való tekintettel, hogy a vállalások

sáról, aminek vizsgálata a célcsoporttagok által alá-

hiányában a pályázat nem lett volna támogatható.

írt projektdokumentumok vizsgálatával, illetve a célcsoporttagokkal készült interjúkkal történik meg. Az

Ha a vállalások teljesítése nem történt meg a pályá-

interjúkról meghallgatási jegyzőkönyv készül, mely a

zatban foglalt ütemezésnek megfelelően, de még

helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv melléklete.

elegendő idő áll rendelkezésre a projektidőszak végéig, a helyszíni ellenőr korrekciós intézkedésre fog javaslatot tenni.

2.4.4.3. Horizontális vállalások teljesítésének vizsgálata 2.4.4.4. Eszközök szemléje Az Európai Bizottság megköveteli, hogy az Európai Közösségek költségvetése terhére nyújtott támo-

A helyszíni ellenőrzésen – kiegészítve a dokumentum

gatásokból finanszírozott projektek legyenek össz-

alapú ellenőrzéseket – a beszerzett tárgyi eszközök

hangban az Unió horizontális politikáival. E körbe

meglétét, illetve projektcélokra való felhasználását

tartozik a környezeti fenntarthatóság és az esély-

szükséges ellenőrizni az alábbi kérdések megvála-

egyenlőség. Ennek megfelelően az Új Magyarország

szolásával:

Fejlesztési Terv keretében kiírt számos program már ezek meglététől is függővé teszi a támogatói dön-

> Beszerzett eszközök célnak megfelelő felhaszná-

tést, azaz, ha ezen a két területen a pályázat nem

lása (A beszerzett eszköz a helyszínen megtalál-

tartalmaz valamiféle vállalást, az nem támogatható.

ható, a dokumentumoknak megfelelő minőségben

28


2009 www.esza.hu

és mennyiségben? A beszerzett eszközt a projekt

>> érintésvédelmi minősítő irat

céljainak megfelelően használják? A beszerzett esz-

>> villámvédelmi minősítő irat

köz a számviteli nyilvántartásokban megtalálható? Amennyiben az eszköz nem található meg a hely-

> Megvalósulási tervdokumentáció

színen, alátámasztott annak átadása, mozgása (pl.

>> építészeti tervek

átadás-átvételi jegyzőkönyv, szerviznek, stb.?)

>> tartószerkezeti, statikai tervek

> Beszerzett eszköz típusának megfelelősége (A

>> asztalos és lakatos és egyéb konszignációk

helyszínen megtalálható eszközök a pályázatban

>> épületgépészeti tervek

foglaltaknak, illetve egyéb dokumentumoknak meg-

>> épületvillamosítási tervek

felelő típusúak?)

>> felvonó tervek

> Beszerzett eszköz teljesítményének megfelelősége

>> tűzjelző tervek

(A helyszínen megtalálható eszközök a pályázatban

>> behatolás-jelző rendszer tervei

foglaltaknak, illetve egyéb dokumentumoknak meg-

>> informatikai rendszerek tervei

felelő teljesítményűek?) > Hulladékkezelésre vonatkozó dokumentumok Az ellenőrzést jelentősen megkönnyíti, ha a projekt

>>

építési törmelék elhelyezésére vonatkozó doku-

keretében beszerzett eszközökön egyértelműen fel

mentumok

van tüntetve annak leltári száma, illetve a projekt

>>

azonosítószáma. Ez utóbbinak különösen akkor le-

mentumok

veszélyes hulladék kezelésére vonatkozó doku-

het jelentősége, ha a kedvezményezett több projektet is megvalósít.

> Használatbavételi engedély > Rehabilitációs szakmérnök értékelése

2.4.4.5. Építési beruházások szemléje

A beruházás szemléje során a vizsgálat minden esetben az építés sajátosságaira tekintettel történik, szem

Az építési beruházások abba a körbe tartoznak, me-

előtt tartva annak célját. Ilyen sajátos terület lehet

lyek ellenőrzése szinte minden esetben megtörténik

például egy akadálymentesítési beruházás, melynek

a helyszínen.

szemléje az alábbiak figyelembe vételével zajlik:

Az építési beruházások vizsgálata során az ellenőr a

ÉPÜLET KÖRÜLI KÖRNYEZET

tervezési tevékenység, a kivitelezési tevékenység, a

AKADÁLYMENTESÍTÉSE

hulladék-elhelyezés és a használatbavétel szakaszait fogja megvizsgálni.

Parkolók akadálymentesítése > Akadálymentesített parkolók száma (Minimum

Ennek keretében megtekinti az alábbi dokumentu-

minden megkezdett 50 parkolóhelyből 1 db)

mok eredeti példányait:

> Akadálymentes parkolók szélessége (Minimum 3,5

m közlekedési sávval együtt) > Építési engedély

> Akadálymentes parkolók jelölése (Táblával, felfes-

> Építési engedély módosítása

téssel)

> Engedélyes tervek

> Építménytől való távolság (az épület bejáratától

> Tender terv

mért távolság <50 m)

> Kiviteli tervek

> Busz részére megállási lehetőség (Busz-megállási

> Kivitelező vállalkozási szerződés

lehetőség biztosított)

> Kivitelező vállalkozási szerződésmódosítás > Műszaki ellenőrrel kötött szerződés

Járdák, gyalogutak akadálymentesítése

> Építési napló

> Szélesség (minimum 1,20 m)

> Átadás-átvételi eljárás dokumentumai

> Felület (csúszásmentes, egyenletes)

>> készre jelentés

> Vezetősáv (színében és felületében eltérő)

>> kivitelezői nyilatkozatok

> Járda fölé benyúló, ill. lógó akadályok (szabad bel-

>> használati és karbantartási útmutatók

magasság min. 2,20 m)

>> felhasznált anyagok, berendezések minősítő iratai

> Utcai tartozékok (szabad szélességet legfeljebb

0,90 m-ig szűkítheti le)

29


2009 www.esza.hu

MEGKÖZELÍTÉS AKADÁLYMENTESÍTÉSE

> Tájékozódás (irányjelző, tájékoztató táblák, átlát-

ható, logikus alaprajz, funkciók jelölése) Rámpa > Szintkülönbség, lejtés (17,5 cm szintkülönbségig

Felvonók

8%, 17,5 cm szintkülönbség felett 5%)

> Felvonók megközelíthetősége (lift előtt min.

> Szabad szélesség (minimum 1,20 m)

1,50x1,50 m szabad terület)

> Járófelület (csúszásmentes, egyenletes, vezetősáv

> Fülke mérete (minimum 1,10x1,40 m)

kialakított)

> Liftajtó mérete (minimum 0,85 m)

> Mellvédfal, kerékvető szegély (járófelületről a legu-

> Kezelőeszközök, információ (kezelőeszközök 0,90-

rulás megakadályozott)

1,10 m magasságban, látható, hallható, tapintható

> Korlát (kétsoros kialakítás, rámpa mindkét oldalán

információ)

kontrasztos) Látható, hogy a beruházások szemléje számos saLépcső

játosságot tartalmaz, annak tárgyától függően. Más

> Szintkülönbség (minimum 3 fellépő, egy kar maxi-

szempontok szerint történik meg a vizsgálat egy

mum 1,80 m szintkülönbséget hidal át)

akadálymentesítési projekt, egy bölcsőde, vagy egy

> Szabad szélesség (minimum 1,20 m)

szakképző központ kialakítására irányuló szerződés

> Lépcsőfok mérete (fellépő magasság 15 cm)

keretein belül. Minden esetben megtörténik azonban

> Lépcsőfok kialakítása (orr nélküli kialakítás, kont-

a pályázatban foglaltak és a helyszínen tapasztaltak

rasztos él-kiképzés)

összevetése, és értékelése. A záró-helyszíni ellenőr-

> Korlát (kétsoros, mindkét oldalán, kontrasztos)

zéseknek emellett egyik súlypontja a számszerűsített célok, az ún. indikátormutatók értékelése. Ezek hiá-

Bejárati/belső ajtók

nya esetén – és ez nem csak az építési beruházások-

> Akadálymentes megközelítés (az ajtó mindkét olda-

ra igaz – a támogatás mértéke csökkenthető, illetve

lán 1,50x1,50 m szabad terület)

jelentős alulteljesítés esetén akár a szerződés vissza-

> Szabad szélesség (min. 0,90 m belméret, ha a fal-

menőleges hatályú megszüntetésére is sor kerülhet.

vastagság >30 cm, min. 0,85 m belméret, ha a falvastagság <30 cm) > Ajtólap (üvegezéssel ellátott, alsó része védelemmel

ellátott, kilincsszerkezet 0,90-1,10 m magasságban)

2.4.5. Ellenőrzési módszerek

> Jelölések, információk (kontrasztos ajtókeret vagy

ajtólap, üvegezett felületek érzékelhetőek, helyisé-

A helyszíni ellenőrzés jellemzően az alábbi módsze-

gek funkciójelzése síkírással, Braille felirattal)

rek alkalmazásával valósul meg: > Dokumentumok vizsgálata

Szélfogók, előterek

> Szemle

> Mérete (minimum 1,50x1,50m szabad alapterület)

> Interjú

> Berendezése kezelhetősége (kezelőeszközök 0,90-

1,10m magasságban tájékoztató, eligazító tábla,

Az ellenőrzésnek számos eszköze ismert a fentieken

megfelelő megvilágítás, jó akusztika)

túlmenően is (pl.: kísérlet, elemzési eljárások). Ezek megválasztását alapvetően az ellenőrzés céljai, és a

BELSŐ KÖZLEKEDÉS AKADÁLYMENTESÍTÉSE

projekt jellemzői befolyásolják. Azon projektek esetében, melyek megvalósítása utólag fizikailag nem

Folyosók

ellenőrizhető (pl. képzési projektek) az ellenőrzés

> Szabad szélesség és magasság (min. 1,20 m széles-

során hangsúlyosabb a dokumentumok vizsgálata

ség és 2,20 m belmagasság)

és az interjúk lefolytatása, míg a szemle, mint esz-

> Járófelület (csúszásmentes, egyenletes vezetősáv

köz, háttérbe szorul. Amennyiben azonban időközi

kialakítása)

ellenőrzés keretében a projekttevékenység látoga-

> Belógó ill. lelógó akadályok (szabad szélességet

tása történik meg, az ellenőr a szemle módszerét

legfeljebb 0,90 m-ig szűkítheti le, akadályok megfe-

fogja alkalmazni.

lelően jelzettek) > Megfordulási lehetőség (a folyosón a megfordulási

Az egyes eszközök az alábbiak szerint alkalmazha-

lehetőség biztosított)

tóak:

30


2009 www.esza.hu

> Építési napló

Dokumentumok vizsgálata

> Jelenléti ívek Valamennyi projekt esetében igen hangsúlyos a kap-

> Szerződések

csolódó dokumentumok vizsgálata. A dokumentu-

> Számlák

mok vizsgálata kétféle lehet:

> Kifizetést igazoló bizonylatok (kiadási pénztárbizonylat, bankszámlakivonat, stb.)

> egyezőség a másolatban benyújtott dokumentu-

> A jelentésekben benyújtott nyilatkozatok megala-

mokkal;

pozottságát alátámasztó dokumentumok

> tartalmi vizsgálat. Interjú Jogszabályokban

meghatározott

kötelezettség,

hogy az elszámolásra — hitelesített másolatban —

Az interjúk során elsősorban azon információk fel-

benyújtott dokumentumok eredeti példányait el-

tárására van lehetőség, melyek sem fizikai, sem do-

lenőrizze a támogató. Ez esetben nincs szükség a

kumentum-alapú ellenőrzéssel nem tárhatóak fel.

dokumentum tartalmi ellenőrzésére, hiszen az meg-

Emellett abban az esetben is szükséges alkalmazni,

történik a másolat alapján, kizárólag azt szükséges

ha felmerül a gyanú, hogy a dokumentumok nem a

vizsgálni, hogy az eredeti példány megegyezik-e a

valóságnak megfelelő adatokat, információkat tar-

hitelesített másolattal. Az eredeti és másolati pél-

talmazzák.

dány összehasonlítását nem a dokumentum-alapú vizsgálati eszközök közé kell sorolni, az a szemle ré-

Összehasonlítás

sze, tekintve, hogy nem jelent tartalmi ellenőrzést. Az összehasonlítást külön eszközként szokás emlíA tartalmi ellenőrzés ezzel szemben arra irányul,

teni, ez azonban több más eszközzel mutat átfedést:

hogy a dokumentum, bizonylat alapján az ellenőr-

mind az eredeti és másolati bizonylatok összevetése,

zést végző személy megállapítsa, hogy a bizonylat

mind a szemle során a fizikai megvalósulás és a do-

milyen tényeket igazol: tevékenységek megvalósulá-

kumentumokban foglaltak összehasonlítása során

sa, szabályoknak való megfelelés, stb.

alkalmazza az ellenőr. Alkalmazható emellett arra is, hogy az interjún elhangzott információkat összeha-

Szemle

sonlítsák a dokumentumok adattartalmával.

Mint eszköz, a szemle leginkább a fizikai ellenőrzést

A projektek ellenőrzésekor a leghangsúlyosabban a

jelenti, azaz a projekt eredményeinek vizsgálatát.

gazdasági események egyes szakaszai (beszerzési,

Ebbe beletartozik a beszerzett eszközök megtekin-

szakmai megvalósítási, pénzügyi megvalósítási) kö-

tése, összehasonlítása a projekttervben, a leltárban,

zötti összhang vizsgálata során használható. Ezzel

egyéb számviteli nyilvántartásokban szereplő ada-

összefüggésben az összehasonlítás eszközével szá-

tokkal, beletartozik a beruházások megtekintése és

mos kérdésre kaphatunk választ:

összehasonlítása a tervekben, pályázatban meghatározottakkal, stb.

> a vállalkozói, kivitelezői, stb. szerződések összhangban vannak-e a nyertes ajánlatban foglaltakkal;

Ide sorolandó emellett a másolatban benyújtott do-

> a vállalkozói, kivitelezői, stb. szerződésben foglal-

kumentumok eredeti példányainak összevetése a hi-

tak kerültek-e megvalósításra;

telesített másolatokkal.

> a számlán szereplő tételek összhangban vannak-e a vállalkozó által ténylegesen teljesített munkákkal;

A fenti típusú szemle során legalább az alábbi doku-

> a számlán szereplő tételek és a pénzügyi teljesítés

mentumok vizsgálata történik meg a helyszíni ellen-

(bankszámla kivonat) összhangban van-e, stb.

őrzés során: > Hatósági, szakhatósági engedélyek (építési, kör-

A fent leírt ellenőrzési módszerek, szempontok

nyezetvédelmi, használatbavételi, környezethaszná-

iránymutatásul, tájékoztatásul szolgálnak, nem mi-

lati, üzemeltetése, stb.)

nősülnek jogforrásnak. A kezelőszervezet a támoga-

> Tervek (engedélyes, kiviteli, megvalósítási, stb.)

tási célnak és rendeltetésnek megfelelő felhasználá-

> Technológiai rajzok, leírások, gépelrendezési raj-

sát további szempontok alapján is ellenőrizheti.

zok

31


2009 www.esza.hu

A közreműködő szervezet a közösségi támogatások

3. SZABÁLYTALANSÁGI ELJÁRÁSOK

vonatkozásában

köteles

szabálytalanságkezelési

rendszert működtetni. Előírás, hogy abban az eset-

3.1. Az eljárások menete

ben, ha az intézményrendszeren belül bárki szabálytalanság gyanúját tapasztalja, azt haladéktalanul írásba kell foglalnia és jelentenie kell az intézmény

Jelen fejezet az uniós támogatásokhoz kapcsoló-

szabálytalanság-felelősének.

dó szabálytalansági eljárásokat mutatja be. A hazai támogatási rendszerben jelenleg nem létezik a

A szabálytalanság fogalma három részből tevődik

szabálytalansági eljárás, szabálytalansági vizsgálat

össze. Egyrészt szükséges hozzá valamely jogsér-

fogalma, eltérően a közösségi támogatási rendszer-

tés (1), az Európai Közösségek (EK), vagy a Magyar

től, a szabálytalanság fogalma sem került megha-

Köztársaság (MK) pénzügyi érdekeinek megsértése,

tározásra. A Nemzeti Civil Alapprogram stratégiája

vagy veszélyeztetése (2), illetve az ezek közötti ok-

azonban tartalmazza a szabálytalansági eljárások

okozati összefüggés (3). Ezen három elem fennállása

szabályozásának igényét.

esetén következik be az uniós támogatások vonatkozásában szabálytalanság.

A szabálytalanság elemei

Jogsértés > közösségi jog > nemzeti jog > támogatási szerződés

Pénzügyi érdekek megsértése vagy veszélyeztetése Okozati összefüggés > EK pénzügyi érdekei > MK pénzügyi érdekei

Az intézményrendszer munkatársa által bejelentett

gálat a szervezet vezetőjének döntésével lezárul, az

szabálytalansági gyanú kivizsgálásáról az adott in-

eljárás viszont csak akkor tekinthető lezártnak (sza-

tézmény vezetője fog dönteni. A kedvezményezett

bálytalanság megállapítása esetén), ha a szabályta-

szervezetek ezen döntést követően kapnak tájékoz-

lanságot kezelő intézkedés végrehajtásra került (pl.:

tatást az eljárásról, az alábbi tartalommal:

megtörtént a pénzügyi korrekció).

> A gyanúbejelentés tényéről; > A szabálytalansági gyanú tartalmáról;

3.1.1. A vizsgálat

> A vizsgálat elrendeléséről, vagy az eljárás vizsgálat nélküli lezárásáról szóló döntésről;

A szabálytalansági eljárás keretében elrendelt vizs-

> A kifizetések felfüggesztéséről;

gálatot a szervezet vezetője által kijelölt bizottság

> Észrevétel-tételi lehetőségről

végzi. A vizsgálat történhet

(cím megjelölésével). > dokumentumok áttekintésével és értékelésével Amennyiben a közreműködő szervezet arról értesíti

(ezek lehetnek rendelkezésre álló dokumentumok,

a kedvezményezettet, hogy szabálytalansági gyanú

illetve a vizsgálat során a kedvezményezett szerve-

történt, de a szervezet vezetője elrendelte az eljárás

zettől bekért dokumentumok);

vizsgálat nélküli lezárását, további teendő nincs.

> helyszíni ellenőrzéssel; > meghallgatással.

Megjegyezzük, hogy az eljárás tágabb fogalom, mint a vizsgálat. Az eljárás a gyanú bejelentésével indul

A vizsgálat során a kijelölt bizottság tagjainak – az eset

meg, ezt követően születik csak döntés arról, hogy a

összes körülményét figyelembe véve – kell azt megálla-

bejelentett gyanút kivizsgálja-e a szervezet. A vizs-

pítaniuk, hogy történt-e valamilyen jogsértés.

32


2009 www.esza.hu

Ez a jogsértés lehet

ges hozzá az is, hogy a „szabálysértés” valamilyen, az Európai Közösségek, és/vagy a Magyar Köztársa-

> közösségi jogszabály,

ság költségvetését érintő pénzügyi érdeksérelmet,

> nemzeti jogszabály, illetve

vagy a pénzügyi érdekek veszélyeztetését idézze

> a támogatási szerződés valamely rendelkezésének

elő. A pénzügyi érdekek megsértése az alábbi for-

megsértése. Önmagában a jogsértés azonban nem

mákban történhet:

elegendő a szabálytalanság elkövetéséhez, szükséPénzügyi érdeksérelem formái

INDOKOLATLAN KIADÁS ELŐIDÉZÉSE

PÉNZÜGYI ÉRDEKSÉRELEM ELMARADT BEVÉTEL OKOZÁSA

A vizsgálat lezárulhat oly módon is, hogy nem kerül

Az intézkedés általában az alábbiak egyike:

megállapításra a szabálytalanság ténye. Ez jellemző-

> a pályázat elutasítása (támogatói döntést megelő-

en a jogsértés hiánya miatt következik be, előfordul-

zően lefolytatott vizsgálat esetén);

nak azonban olyan esetek is, amikor megállapítható

> támogatás csökkentése (bizonyos költségkategóri-

például a támogatási szerződés megsértése, azon-

ák, vagy azok egy részének elutasítása, teljes szám-

ban ezzel összefüggésben nem merül fel a pénzügyi

la, vagy a számla részbeni elutasítása);

érdekek sérülése vagy veszélyeztetése.

> támogatási szerződés felmondása (megszüntetése a jövőre nézve);

3.1.2. Az intézkedés (következmény)

> támogatási szerződéstől való elállás (megszüntetése visszamenőleges hatállyal); > kedvezményezett szervezet támogatási rendszerből történő kizárása;

Amennyiben megállapításra kerül a szabálytalanság

> egyéb intézkedések (pl. szerződésmódosítás).

ténye, azt valamilyen intézkedéssel szükséges kezelni, mely – lehetőség szerint – a megfelelő állapot helyreállítását, illetve a későbbi esetek megelőzését eredményezi. A szabálytalanságot kezelő intézke-

3.1.3. A vizsgálat felfüggesztése

désnek – ebből kifolyólag – kellő visszatartó erővel kell bírnia. A megfelelő intézkedés kialakításához fi-

Egyes esetekben elképzelhető, hogy a vizsgálatra ki-

gyelembe kell venni az eset körülményeit, illetve az

jelölt bizottsági tagok úgy ítélik meg, hogy valamely

alábbi szempontokat:

hatóság előzetes döntése szükséges a vizsgálat során meghozandó döntéshez, akkor a vizsgálat – a hatósági döntés kézhezvételéig – felfüggeszthető.

> a szabálytalanság súlyát; > a szabálytalanság gyakoriságát; > a felróhatóságot;

Ez esetben a szóban forgó szervezet (bíróság,

> a közrehatás mértékét;

ügyészség, APEH, stb.) által meghozott tájékozta-

> a pályázati célok megvalósulását;

tás, határozat alapján fogják kialakítani a vizsgá-

> az EK és a MK pénzügyi érdekeit.

latban részt vevők álláspontjukat, és az esetleges szabálytalanságot kezelő intézkedés is ezzel lesz összhangban.

33


2009 www.esza.hu

3.1.4. A védelemhez való jog

4. ROSSZ GYAKORLATOK

A védelemhez való jog az EU jogrendszerében a bí-

Az ESZA Nonprofit Kft. több ezer helyszíni ellenőr-

rósági és hatósági eljárásokban illeti meg az érintet-

zést és több száz szabálytalansági eljárást folytatott

teket. A szabálytalansági eljárás nem ezek közé tar-

le az elmúlt években. A vizsgálatok tapasztalatait

tozik, az gyakorlatilag a kedvezményezett szervezet

összegyűjtve, az alábbiakban bemutatjuk azokat a

és a támogató között létrejött polgári jogviszonnyal

jellemzően előforduló hibákat, melyek esetenként

függ össze.

a támogatási szerződések megszüntetését, vagy egyéb — pénzügyi jellegű — jogkövetkezményt ered-

A védelemhez való jogot a polgári jogi viszonyokban

ményeztek.

követendőként előírt jóhiszemű, tisztességes eljárás, valamint a kölcsönös együttműködés elvére tekintettel az ESZA Nonprofit Kft. az alábbi formában biztosítja:

4.1. Beszerzések

> kedvezményezett szervezet tájékoztatása a sza-

Beszerzések dokumentáltsága (átláthatóság)

bálytalansági vizsgálatról (ettől a közreműködő szervezet eltekinthet);

A Közbeszerzési törvény szerint a közbeszerzési el-

> kedvezményezett észrevételeinek befogadása és

járásnak átláthatónak, azaz minden mozzanatában

figyelembe vétele;

dokumentáltnak kell lennie. Az átláthatóságnak el-

> meghallgatás tartása a kedvezményezett szerve-

sősorban a piaci szereplők esélyegyenlősége miatt

zet kérésére.

van jelentősége. Átláthatóság, azaz megfelelő dokumentáltság hiányában azonban az ellenőrzésben

3.1.5. Az intézkedés végrehajtása A szabálytalansági eljárásokban hozott döntés az

részt vevők sem képesek megfelelő információt szolgáltatni a támogatás kifizetéséhez kapcsolódó döntéshez, emiatt jogkövetkezményt alkalmazhatnak. Megfelelő közbeszerzési eljárás megválasztása

esetek nagy részében a támogatás valamely pénzügyi korrekcióját jelenti, azaz a támogatás csökkenté-

Számos alkalommal fordult elő, hogy a kedvezmé-

sét. Ennek végrehajtása az alábbiak szerint történik:

nyezett szervezet nem megfelelően határozta meg a közbeszerzés becsült értékét, és emiatt nem meg-

> kompenzálással (a kedvezményezettel szemben

felelő beszerzési eljárást folytatott le, azaz nem

fennálló tartozás terhére);

biztosította a nyilvánosság kellő szintjét. A becsült

> fizetési felszólítás megküldése nyomán a kedvez-

érték a legmagasabb általában kért, illetve kínált

ményezett szervezet általi visszautalással;

teljes összegű ellenszolgáltatás. A közbeszerzési

> inkasszó alkalmazásával;

szabályok ilyen típusú megsértése (tehát a nyilvá-

> adók módjára történő rendezéssel (az APEH közre-

nosság kellő szintjének hiánya) akár a teljes szám-

működésével).

lázott érték elutasítását is eredményezheti, sőt, a támogatási szerződésben foglaltaktól függően akár

A fizetési kötelezettség teljesítésére lehetőség van

szerződéstől történő elállást is eredményezhet. Eb-

részletfizetéssel is. Ezt a kedvezményezett a fizeté-

ből kifolyólag érdemes a becsült értéket inkább „fel-

si felszólításban megjelölt fizetési határidőig kérel-

jebb lőni”, mint alábecsülni.

mezheti. A részletfizetés feltételeiről a közreműködő szervezet és a kedvezményezett szervezet megálla-

Pótmunkák

podást köt. Az előírások szerint, ha a közbeszerzési szerződés Amennyiben egyéb – korrekciós – intézkedés kerül

megkötésekor egyik fél által sem előre látható ok kö-

meghatározásra a szabálytalanság kezelésére, a köz-

vetkeztében beállott körülmény miatt van szükség

reműködő szervezet dönthet úgy, hogy valamennyi,

olyan pótmunka igénybevételére, mely az eredeti

a kedvezményezett szervezet részére járó kifizetést

tervekben nem szerepelt, de műszakilag szükséges,

felfüggeszt az adott intézkedés megtételéig.

és amely nélkül a létesítmény (a szerződés tárgyá-

34


2009 www.esza.hu

nak kivitelező által teljesítése esetén létrejövő eredménye) rendeltetésszerűen nem használható, nem

4.2. Szakmai rész

szükséges ún. kiegészítő közbeszerzési eljárást lefolytatni.

Indikátorok teljesítésének nem megfelelő dokumentálása

Több esetben fordult elő, hogy a Közbeszerzési törvényben meghatározott feltételek fennállásának

Mindamellett, hogy a kedvezményezett szervezetek

hiányában is módosították a közbeszerzési szerző-

többsége kifogástalanul hajtja végre a projekteket

déseket, eljárás lefolytatása nélkül. Nem terveztek

szakmai szempontból, legalább ekkora hányada nem

például kerítést egy több százmillió forint támoga-

fordít kellő figyelmet a dokumentálásra. Tekintve,

tásból felépített létesítmény köré, amit azután szer-

hogy az ESZA típusú projektek ellenőrzése utólago-

ződésmódosítás során rendeztek. Tekintve, hogy

san kizárólag dokumentumok alapján lehetséges, a

előre nem látható körülmény nem merült fel, kiegé-

dokumentálásnak kiemelt jelentősége van. Emiatt

szítő eljárást kellett volna lefolytatni.

fordulhatott elő a Nemzeti Fejlesztési Terv számos projektje esetében, hogy a szakmailag nem kifogá-

Súlyosbítja a helyzetet, ha az eredeti és a módosí-

solt projektek eredményeit (képzettséget szerzett

tott szerződés alapján más típusú közbeszerzési el-

személyek száma, foglakoztatásba vont személyek

járást kellett volna a kedvezményezett szervezetnek

száma, stb.) a kedvezményezett nem volt képes alá-

lefolytatni, ez esetben ugyanis a szabálytalanság

támasztani, így a végső elszámolás során csökken-

szankcionálása a teljes szerződéses érték alapján

tett támogatás került csak jóváhagyásra.

fog megtörténni. Eltérés a pályázattól, szerződésmódosítás elmuA beszerzési eljárás hibáiból adódóan a szakmai

lasztása

megvalósítás ellehetetlenülése Sok esetben fordul elő, hogy az eredeti projekttervNem körültekintő beszerzési eljárás miatt előfordult,

ben (pályázat) foglaltaktól eltérően valósítja meg a

hogy a kedvezményezett szervezetnek ismételt eljá-

kedvezményezett szervezet a projektet, többnyire

rást kellett lefolytatnia. A két eljárás elhúzódása mi-

külső, vagy előre nem látható tényezők felmerülése

att a kivitelezésre a projektidőszakon belül már alig

miatt. Ez nem biztos, hogy problémát jelent, azon-

maradt idő, így a projektet csak komoly nehézségek

ban több esetben ennek megítélésére a közremű-

és áldozatok árán lehetett megvalósítani.

ködő szervezetnek már csak a zárást követően volt lehetősége, mivel nem tudott a változásról. Számos

A Közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó

esetben az ellenőrzés úgy ítélte meg, hogy a módo-

beszerzési eljárások hibái

sulás oly mértékű eltérést eredményezett a pályázathoz képest, hogy az nem lett volna támogatható,

Az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) prog-

emiatt a támogatás csökkentéséről, illetve a szerző-

ramjaiban a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzé-

dés megszüntetéséről döntött.

sek eljárási szabályait, elveit a pályázati útmutatók-

Ennek elkerülése érdekében, illetve azért, mert a vál-

ban kell meghatározni. A Nemzeti Fejlesztési Terv

tozások jelentése a támogatási szerződések alapján

esetében – az ÚMFT-től eltérő szabályozási környe-

kedvezményezetti kötelezettség, az ilyen eseteket

zetben – több esetben fordult elő, hogy a kedvez-

felmerülésük időpontjában jelezni kell a közremű-

ményezett a szerződésben foglaltakkal ellentétben,

ködő szervezetnek, elkerülendő a későbbi pénzügyi

illetve saját pályázatában meghatározottakkal szem-

kockázatokat.

ben semmilyen beszerzési eljárást nem folytatott le, a szolgáltatók kiválasztása rendszerint ismeretségi

Ellentmondás a jelenléti ívek vonatkozásában

alapon történt. Leginkább a képzési projektek kapcsán merült fel – Ezen eseteket súlyosbítja, ha a kedvezményezett

igen sok alkalommal –, hogy a képzéseken részt vevő

szervezet, illetve annak valamely képviselője vonat-

célcsoporttagok a jelenléti ívek tanúsága szerint

kozásában a szolgáltatóval, vagy az ajánlattevőkkel

azonos időben eltérő helyeken tartózkodnak, illetve

tulajdonosi, vezető tisztségviselői téren összefonó-

olykor az oktató is több csoportot, az ország külön-

dások tapasztalhatók.

böző városaiban képez.

35


2009 www.esza.hu

A jelenléti ívek a képzések és egyéb rendezvények vonatkozásában olyan bizonyítékot jelentenek, me-

4.3. Pénzügyi rész

lyek különböző nyilatkozatoknál nagyobb súllyal bírnak. Tekintve, hogy a fenti körbe tartozó jelenléti

Záradékolás hiánya, másolaton történő

ívek valótlan tartalmúak, azok a támogató megté-

záradékolás

vesztésének nyilvánulnak, ami a szerződéstől történő elálláshoz, sőt a támogatási rendszerből történő

Számos alkalommal előfordul, hogy a kedvezménye-

kizáráshoz is vezethet. Emiatt mindenképpen érde-

zett szervezet nem záradékolja a számlák, bizonyla-

mes fokozott gondossággal áttanulmányozni a kép-

tok eredeti példányát. A záradékolás a többszörös

ző intézmények által vezetett jelenléti íveket.

finanszírozás kizárását szolgáló kontroll, attól tehát nincs lehetősége eltekinteni a támogatónak.

Átadás-átvételi dokumentáció hiánya, alacsony színvonala

Súlyosbítja a hibát, és a támogató megtévesztésének minősül, ha a számla másolati példányát záradé-

A több százmillió forint támogatásból megvalósított

kolják, azt lemásolják és a másolatra rávezetik, hogy

építési beruházást is tartalmazó projektek esetében

az mindenben megegyezik az eredeti példánnyal.

az átadás-átvételi dokumentáció több esetben semmitmondó, formális, nem tartalmaz hibajegyzéket.

A záradékot a számla eredeti példányára kell felve-

Ez gyakorlatilag a támogatási és a kivitelezői szer-

zetni, emiatt a számla eredeti példányának hiánya is

ződésekben meghatározottak teljesítéséről szóló

kizárja az adott tétel támogathatóságát.

dokumentáció, melynek hiányosságai hátráltatják az ellenőrzést a támogatás átutalásáról szóló döntés

A fenti körbe tartozó szabálytalanságok az érintett

meghozatalában.

számla elutasításán túl – a megtévesztő magatartás miatt – megalapozhatják a szerződés visszamenőle-

Megvalósítási terv hiánya

ges hatályú felbontását, illetve súlyosabb esetben a támogatási rendszerből történő kizárást is.

Szinte valamennyi támogatásból megvalósított építési beruházás esetén hiányzik a megvalósítási terv

Elkülönített nyilvántartás hiánya

(D terv), mely a beruházás eredményének tényleges állapotát mutatja, azaz nyomonkövethetők az ere-

Igen gyakran előforduló probléma, hogy a kedvez-

deti tervekhez képest felmerült módosítások, válto-

ményezett szervezetek – szemben a Számviteli

zások. Ez a dokumentum a helyszíni ellenőrzéshez

törvényben, egyéb jogszabályokban, illetve a tá-

szükséges olyan információkat tartalmaz, melyek

mogatási szerződésekben is megfogalmazottak-

nélkül szinte lehetetlen megállapítani a támogatási

kal – számviteli nyilvántartásaikban nem különítik

szerződésben foglaltak kedvezményezett általi telje-

el a projekt gazdasági eseményeit. Az elkülönítést

sítését, illetve azt, hogy az ahhoz képest felmerült

sokféleképpen meg lehet tenni, elegendő egy ana-

változások elfogadhatóak és támogathatóak, vagy

litikus nyilvántartás is, melyből a projekt gazdasá-

sem.

gi eseményei nyomonkövethetőek. A nyilvántartás „hiánypótolható” dokumentum, a folyamatba épí-

Építési napló hiánya

tett ellenőrzések esetében azonban – amellett, hogy nehezíti az ellenőrzést – meghosszabbíthatja a kifi-

Egyes beruházások esetében előfordult, hogy hiány-

zetés folyamatát, ennek megfelelően a kedvezmé-

zott az építési napló, melynek a folyamatban lévő

nyezett szervezetnek is érdeke, hogy azt elkészítse

beruházások esetében a nyomonkövetés miatt van

és naprakészen vezesse.

jelentősége, másrészt ez is a teljesítés dokumentumának számít, melynek hiánya nehezíti, lehetetleníti

Számla és szerződés, egyéb szakmai dokumentu-

a hitelesítési folyamatban a támogatói döntés meg-

mok összhangjának hiánya

hozatalát. Számos alkalommal tapasztalták az ellenőrök, hogy a gazdasági események egyes szakaszaiban keletkező dokumentumok adatai ellentmondanak egymásnak. Sok esetben a kedvezményezett szervezet

36


2009 www.esza.hu

képviselői nem a tényleges teljesítés adatait szere-

> Ha jelenléti ívek, vagy a támogatási szerződésben

peltetik például a teljesítési igazolásokon, hanem

foglalt projekttevékenységet alátámasztó dokumen-

automatikusan a szerződésben szereplő mennyisé-

tumok hiányoznak, szintén megkérdőjeleződik azok

geket. Ebből kifolyólag a szolgáltatást nyújtó szerve-

támogathatósága.

zetek olyan tevékenységekről is kiállítanak számlát,

> A közbeszerzési dokumentáció hiányosságai – an-

melyek a valóságban nem történtek meg.

nak nagyságrendjétől függően – a beszerzéshez kapcsolódó számlák egészének, vagy bizonyos há-

A fenti körbe tartozó dokumentumok valótlan tartal-

nyadának elutasítását eredményezhetik.

múak (mind a számla, mind pedig a teljesítési igazolás), ami miatt a támogató akár el is állhat a szerző-

Konzorciumi keretek közötti megvalósítás

déstől.

problémái

4.4 Egyéb területek

Azon projektek, melyek megvalósítása több jogi személy által történik, számos kockázatot hordoz magában. Számos alkalommal tapasztaltuk, hogy

Pályázatban foglalt kommunikációs tervtől való

a kedvezményezett szervezetek annak érdekében

eltérés, arculati elemek nem megfelelő

hoztak létre konzorciumot, hogy nyerési esélyeiket

alkalmazása

növeljék, azonban a pozitív támogatói döntést követően a szervezetek közötti együttműködés nem a

Az arculati kézikönyvekben, illetve a szerződések-

megfelelő szinten működött.

ben meghatározott kapcsolódó rendelkezések be nem tartása súlyos következményekkel járhat. Ezen

Előfordult, hogy a főkedvezményezett nem tájékoz-

kötelezettségek be nem tartása számlaelutasítást, a

tatta a partnerszervezeteket, hogy a helyszíni ellen-

támogatás arányos csökkentését is eredményezheti,

őrzés során az általuk tárolt dokumentumokat is a

amennyiben korrekcióra, hiánypótlásra nincs mód.

helyszíni ellenőrzés helyszínére kell szállítani, ami bonyolította a vizsgálatokat, utólagos hiánypótlá-

Környezetvédelmi területen a veszélyes hulladék

sokat eredményezett, több esetben pedig az ellen-

elhelyezésével kapcsolatos dokumentumok

őrzés akadályoztatását állapítottuk meg, ami akár a

hiánya

szerződéstől történő elálláshoz is vezethet.

Tekintve, hogy a fenntartható fejlődés kiemelt jelen-

A dokumentumban szereplő szempontok, módsze-

tőséggel bír – különösen a közösségi támogatásból

rek tájékoztató jellegűek, a közreműködő szervezet

megvalósított projektek esetében – az építési beru-

ezektől eltérő szempontok és dokumentumok alap-

házások ellenőrzése során a helyszínen vizsgálat alá

ján is lefolytathat ellenőrzéseket.

kerül a veszélyes hulladék elhelyezésének dokumentációja. Ez rendszerint hiányzik, több esetben arra való hivatkozással, hogy az építkezés során nem keletkezett veszélyes hulladék. Ebbe a körbe azonban olyan anyagok is beletartoznak, melyek minden „hétköznapi” építkezés során keletkeznek, így erre is fokozott gondot kell az ilyen típusú pályázatok megvalósításában részt vevőknek fordítaniuk. Dokumentum-megőrzési kötelezettség A projektdokumentáció hiánya, hiányossága számos alkalommal előfordult. A hiányzó dokumentum jellegétől, lényegességétől függően a probléma számos következménnyel járhat: > Amennyiben számla eredeti példánya hiányzik, az a számla biztosan nem lesz támogatható.

37


2009 www.esza.hu

GLOSSZÁRIUM Mintavételezés: a mintavételezés az a folyamat, melynek során a sokaság egy része kiválasztásra kerül annak érdekében, hogy a kiválasztott rész jellemzői alapján a teljes sokaság jellemzői meghatározhatók legyenek. Kockázat: A kockázat a kár várható értéke egy adott időszakban, vagyis az összes veszélyforrás bekövetkezése valószínűségének és a keletkező kárnak a szorzata. Kockázati érték: A kockázat számszerűsített értéke. Kockázatelemzés: A projektek kockázati értékének meghatározására szolgáló eljárás. Dokumentum-alapú ellenőrzés: a nem a megvalósítás helyszínén zajló, a kedvezményezett szervezete által a pályázatkezelő részére megküldött dokumentumok (beszámoló, elszámolás, jelentés, stb.) alapján lefolytatott ellenőrzés. Akadályoztatási jegyzőkönyv: helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv, melyben az ellenőrzés lefolytatásának akadályoztatása kerül rögzítésre, az okok megjelölésével. Támogatási szerződéstől történő elállás: egyoldalú jognyilatkozat, mely a szerződést a szerződés megkötésére visszaható hatállyal megszünteti. Támogatási szerződés felmondása: egyoldalú jognyilatkozat, mely a szerződést a jövőre nézve szünteti meg. Célhoz kötöttség: kötelezettség, mely szerint a támogatások kizárólag arra a célra használhatók fel, amelyre az adományozó juttatta. Horizontális politikák: az Útmutató szóhasználatában az EU döntéshozatali folyamataiban, ezen belül a közösségi támogatási rendszer működtetésében jelen lévő politikai keret. Felróhatóság: a projektek megvalósítása során a felróhatóság abban az esetben merül fel, ha valaki nem úgy jár el, ahogy az az adott helyzetben általában elvárható. Az elvárhatóság társadalmi elvárást fejez ki a szóban forgó magatartás vonatkozásában.

38


2009 www.esza.hu

Cím: 1134 Budapest, Váci út 45. „C” épület Web: www.esza.hu Telefonos ügyfélszolgálaTunk híVhaTó hétfôn és szerdán 9:00 – 17:00 kedden és csütörtökön 9:00 – 16:00 pénteken 9:00 – 14:00 hazai TámogaTásokkal kapCsolaTBan: Telefonos ügyfélszolgálat: (1) 273-4250 e-mail: [email protected] nemzeTi CiVil alapprogram információs zöld szám: 06 (80) 204-453 e-mail cím: [email protected] uniós TámogaTásokkal kapCsolaTBan: Telefonos ügyfélszolgálat: (1) 273-4250 e-mail: [email protected]

Helyszíni ellenőrzési és szabálytalanságkezelési útmutató

Recommend Documents