Helyi Esélyegyenlőség Programok

ÁROP-1.1.16-2012-2012-0001

Esélyegyenlőség-elvű fejlesztéspolitika kapacitásának biztosítása

Helyi Esélyegyenlőség Programok Felhasználói Kézikönyv

ogo Türr István Kutató és Képző Intézet Cím: 1054 Budapest, Széchenyi u. 14. Telefon:06-1-882-3454 email: [email protected] web: www.tkki.hu Felnőttképzési nyilvántartási szám: 010790-04 Intézményi akkreditációs lajstromszám: AL 0008

Helyi Esélyegyenlőségi Programok – Felhasználói Kézikönyv

TARTALOMJEGYZÉK Tartalomjegyzék ...................................................................................................................... 2 1. Bevezető ............................................................................................................................ 4 1.1. Jogosultsági kitekintő ............................................................................................... 4 1.2. Regisztráció................................................................................................................ 5 1.3. Belépés ........................................................................................................................ 6 1.4. A rendszer struktúrája ............................................................................................. 6 2. Önkormányzat kollaborációs felületének megnyitása .............................................. 8 2.1. Munkatársak (tagok) felvétele ................................................................................ 8 2.2. Munkacsoport elindítása ......................................................................................... 9 3. Mérföldkövek ................................................................................................................. 10 4. Feladatok ........................................................................................................................ 11 4.1. Feladat rögzítése ..................................................................................................... 13 4.2. Feladat tartalmi elemei .......................................................................................... 15 4.2.1. Szöveges mezők ............................................................................................... 15 4.2.2. Dokumentumok............................................................................................... 15 4.3. Feladat verziói ......................................................................................................... 16 4.4. Feladat lezárása ....................................................................................................... 18 5. Dokumentumkezelés .................................................................................................... 19 5.1. Dokumentumlista ................................................................................................... 19 5.2. Dokumentum feltöltése ......................................................................................... 19 5.3. Dokumentumok verziói......................................................................................... 21 5.3.1. Dokumentum megtekintése .......................................................................... 23 5.4. Dokumentum törlése ............................................................................................. 23 6. Indikátorok és intézkedések ........................................................................................ 24 6.1. Indikátorok .............................................................................................................. 24 6.2. Intézkedések ............................................................................................................ 26 6.2.1. Intézkedés rögzítése ........................................................................................ 27 6.2.2. Intézkedés lezárása ......................................................................................... 28 6.2.3. Intézkedések nyomtatása ............................................................................... 28 7. Hozzászólások ............................................................................................................... 29 8. Szakmai jóváhagyások.................................................................................................. 30 8.1. Egyeztetési időszak lezárása ................................................................................. 30 8.2. Vezető mentori jóváhagyás ................................................................................... 31 8.3. Szakmai vezetői jóváhagyás.................................................................................. 32 9. Jóváhagyás, közzététel .................................................................................................. 33 9.1. jóváhagyás rögzítése .............................................................................................. 34 2. oldal


9.2. Közzététel................................................................................................................. 35 10. A munkalap ................................................................................................................. 35 10.1. A munkalap felépítése ........................................................................................ 36 10.2. Szűrők ................................................................................................................... 37 10.3. Kereső ................................................................................................................... 38 11. Havi jelentések ............................................................................................................ 38 11.1. Munkacsoportok előrehaladása ........................................................................ 40 11.2. Időnapló................................................................................................................ 41 11.3. Képzések............................................................................................................... 42 11.4. Jelentés jóváhagyása ........................................................................................... 43 12. Felülvizsgálat .............................................................................................................. 43

3. oldal


1. Bevezető A Helyi Esélyegyenlőségi Programok előállítása összetett feladatokkal járó, sok szereplő együttes és összehangolt munkáját megkövetelő folyamat. Ennek az folyamatnak a támogatására a Türr István Képző és Kutató Intézet (TKKI) kidolgozott egy informatikai alkalmazást, amely segítségével lehetséges a helyzetelemzésen nyugvó intézkedési terv elkészítése, majd pedig annak közzététele. Az alkalmazáshoz az interneten keresztül minden érdekelt szakértő hozzáférhet, hatékonyan vehet részt az esélyegyenlőségi programok megalkotásában, egyeztetésében, jóváhagyásában és publikálásában. A felhasználói kézikönyv végigkíséri egy helyi esélyegyenlőségi program megalkotására vállalkozó önkormányzat körül kialakuló munkacsoport lehetséges tevékenykedését, az összes, az együttműködés keretében felmerülhető tennivaló és annak informatikai támogatására vonatkozó tudnivalók bemutatásával. A felhasználói kézikönyv az informatikai rendszer egyes funkcióit elsősorban az önkormányzat munkáját segítő mentor szemszögéből ismerteti.

1.1. Jogosultsági kitekintő A helyi esélyegyenlőségi programok összeállítását támogató informatikai rendszer adatbázisa tartalmazza a felhasználókat, az önkormányzatokat, munkacsoportokat, dokumentumokat, mentori tevékenységnaplókat, fórumokat. Mindezeket a rendszer adminisztrátorainak van joga kezelni. Ez a felhasználói kézikönyv nem foglalkozik ezeknek a kezelőfelületeknek a bemutatásával. A felhasználók regisztráció utáni jogosítása, az önkormányzatok regisztrációja és a hozzájuk tartozó munkacsoportok létrehozása szintén a rendszer adminisztrátorainak (TKKI munkatársak) feladata. A rendszer számos felhasználót megkülönböztet az alábbiak szerint. 

Adminisztrátor: korlátlan jogosultsággal rendelkező felhasználó.



Vezető mentor: korlátlan jogosultsággal rendelkező felhasználó. A vezető mentorok számára létrehozott munkafolyamatok felelőse. Egyszerre csak egy ilyen szerepkörű felhasználó lehet a rendszerben.



Szakmai vezető: korlátlan jogosultsággal rendelkező felhasználó. A szakmai vezetők számára létrehozott munkafolyamatok felelőse. Egyszerre csak egy ilyen szerepkörű felhasználó lehet a rendszerben.



Önkormányzati felhasználó: önkormányzat által delegált felhasználó, kizárólag a delegáló önkormányzat projektjének keretén belül tevékenykedhet.



Mentor: publikus mentor regisztrációs felületen keresztül lesz a rendszer felhasználója. Hozzáférését adminisztrátornak kell engedélyeznie, akik tetszőleges számú önkormányzati projektbe is delegálhatják őket. Időnapló vezetési kötelezettségük van.



Mentorasszisztens: a mentorokkal azonos jogosultsággal rendelkező felhasználó, regisztrációt követően válhat a rendszer felhasználójává, a projektekben a mentor

4. oldal


segítőjeként tevékenykedik. Önkormányzatokhoz történő hozzárendelésükről a rendszer adminisztrátorai gondoskodnak. Időnapló vezetési kötelezettségük is van. Az egyes önkormányzatok adatlapját csak a hozzá rendelt érdekeltek, valamint a jóváhagyásban résztvevő különleges jogosultságú felhasználók, az intézményrendszer vezetői joggal rendelkező munkatársai, és a rendszer adminisztrátorai látják. GYIK Mentorként több önkormányzatnak is dolgozom. Mindegyikhez külön jelszót kell igényeljek? Nem. Egy felhasználónak egy jelszava van. Ezzel tud belépni a rendszerbe. A rendszeren belüli további jogosultságai attól függnek, mely munkacsoportba mely funkcióban kapott megbízást. A mentor az összes érintett önkormányzatot egyazon azonosítójával elérheti a rendszerben.

1.2. Regisztráció A rendszer felhasználóira és az önkormányzatokra vonatkozó regisztrációs szabályok: 

Önkormányzatok o o o

Önkormányzat csak regisztrációval jöhet létre Egy önkormányzat csak egyszer szerepelhet a rendszerben A regisztrációról a rendszer megerősítő email-t küld a program felelősnek, benne a letölthető regisztráció alátámasztásához szükséges nyilatkozatra mutató linkkel. o Az nyilatkozatot a regisztráló kinyomtatja, aláíratja, és elküldi a TKKI részére o A nyilatkozat beérkezése után a regisztrációt manuálisan jóvá kell hagynia egy adminisztrátornak o A regisztráció jóváhagyásáról a rendszer email-ben értesíti a regisztrációban megadott kapcsolattartót o Amennyiben hiánypótlásra van szükség, a TKKI munkatársa felveszi a kapcsolatot az önkormányzattal, és egy adminisztrátor szükség esetén a rendszerben módosítja a munkacsoport alapadatait. Amennyiben a regisztrációhoz kapcsolódó nyilatkozatot újra kell nyomtatni, az letölthető a regisztrációt követően elküldött emailben található linken keresztül. A letölthető nyilatkozat tartalma mindig azonos a munkacsoport rendszerben tárolt aktuális alapadataival. 

Önkormányzati felhasználó o o o o 



Publikus regisztrációval jön létre A regisztráció során egy konkrét önkormányzati munkacsoport tagja lesz Jóváhagyásáról egy adminisztrátor vagy az önkormányzathoz delegált mentor gondoskodik Képzésére vonatkozó jellemzői: Mikor volt képzésen  Melyik mentor vezette a képzést

Mentor 5. oldal


o

A mentorok számára fenntartott regisztrációs felületen keresztül igényelheti a hozzáférést o Adminisztrátori jóváhagyás szükséges a regisztráció véglegesítéséhez



Mentorasszisztens o

A mentorasszisztensek számára fenntartott regisztrációs felületen keresztül igényelheti a hozzáférést o Adminisztrátori jóváhagyás szükséges a regisztráció véglegesítéséhez

A mentorok a TKKI által az önkormányzatok számára delegált szakemberek, akik irányítják az esélyegyenlőségi programokat kidolgozó csoportok tevékenységét. Személyüket a TKKI jelöli ki az önkormányzatok számára, így a mentorok párhuzamosan több program kidolgozásában is részt vesznek. Munkájukat az egyes önkormányzatokhoz delegált mentorasszisztensek segítik. Bármely mentor (és asszisztens) korlátozás nélkül rendelhető bármely önkormányzathoz.

1.3. Belépés A helyi esélyegyenlőségi programok kidolgozását támogató informatikai rendszer elérése: http://hep.tkki.hu A felhasználók e-mail címük és jelszavuk megadásával tudnak belépni a rendszerbe.

1.4. A rendszer struktúrája Bejelentkezés után a rendszer összes oldalának fejlécében látható a bejelentkezett felhasználó e-mail címe, mellette a kijelentkezés és a profil feliratok. A felhasználók a profil alatt tudják módosítani személyes adataikat, beleértve jelszavukat. Javasolt a személyes adatokat, elsősorban az e-mail címet és a telefonszámot mindig naprakész állapotban tartani, mert ez megkönnyíti az együttműködő munkatársak egymás közötti kommunikációját.

!!!!!! FFIIG GYYEELLM MEEZZTTEETTÉÉSS !!!!!! Minden felhasználónak személyes kötelessége gondoskodnia arról, hogy személyes adatai közül az e-mail címe mindig pontos információt tartalmazzon, és a tárolt e-mail cím egy működő és elérhető postafiókra mutasson. Ez azért nagyon fontos, mert a rendszer időről időre üzeneteket küld a felhasználóknak, és ezek az üzenetek csak akkor jutnak el a címzettekhez, ha a profilban tárolt postafiókcím helyes. A lap bal szélén egy dinamikus menü látható. Itt az éppen aktív oldaltól függő menüpontok jelennek meg. A főoldalon a dinamikus menü a munkacsoportok listájához vezető linket tartalmazza. TIPP A bal oldali dinamikus menü segít majd a munkafolyamatok közötti eligazodásban, ahogyan erre a Kézikönyv egyes részein felhívjuk a figyelmet. 6. oldal


Magán a főoldalon négy információs listát találnak a mentor jogosultságú felhasználók: 

Munkacsoportjaim,



Saját feladataim,



Saját munkafolyamataim.

A „Munkacsoportjaim” lista az összes olyan önkormányzatot felsorolja, amelyben az adott mentor érintett. A listában látható az önkormányzat neve, az állapot elnevezése, azaz a munkafolyamatban elfoglalt pillanatnyi pozíció, a közzététel tervezett (aktuális) dátuma, valamint a hozzárendelt mentor neve. A lista elemei ezen attribútumok alapján rendezhetőek. A lista feletti szöveges keresőmezőben az önkormányzat nevének szövegrészletére lehet keresni. A lista neve mellett látható „Elrejt” gomb segítségével a lista teljes tartalma elrejthető, majd a rejtett állapotban aktívvá váló „Mutat” gomb segítségével újra megmutatható. Ez a funkció különösen hasznos akkor, amikor a főoldal listái együtt olyan mennyiségű információt tartalmaznak, amely megnehezíti a gyors áttekintést. A „Saját feladataim” lista az összes olyan, a rendszerben rögzített intézkedést illetve feladatot1 tartalmazza, amelyeknek az adott mentor a felelőse. A listában látható a feladat címe, annak az önkormányzatnak a neve, amelyben a feladat felmerült, valamint a felelősnek kiszabott határidő. A lista elemei ezen attribútumok alapján rendezhetőek. A lista neve mellett látható „Elrejt/Mutat” gombok itt is ugyanúgy működnek, mint fentebb leírtuk.

1

A feladatokról részletesen a 4. fejezet beszél. 7. oldal


A „Saját munkafolyamataim” lista azokat a munkafolyamatokat tartalmazza, amelyek végrehajtása az adott mentorra várnak. A listában látható a munkafolyamat megnevezése, az állapot, ami megmutatja a teendőt, az érintett önkormányzat neve, valamint a munkafolyamat végrehajtásának aktuális határideje. A lista neve mellett látható „Elrejt/Mutat” gombok itt is ugyanúgy működnek, mint fentebb leírtuk. A „Havi jelentéseim” szekció alatt különböző időtartamok közötti jelentések hívhatóak elő, külön állapot szerint szűrve őket. A listában látható a jelentés neve, állapota, határideje, benyújtásának dátuma. A lista elemei ezen attribútumok alapján rendezhetőek. A lista neve mellett látható „Elrejt/Mutat” gombok itt is ugyanúgy működnek, mint fentebb leírtuk. TIPP A rendszerbe bejelentkezve a felhasználó a főoldalon azonnal áttekintheti, vár-e rá elvégzendő, megoldandó kérdés/feladat, illetve van-e olyan munkafolyamat, amely elvégzését a rendszer tőle várja. Amennyiben igen, a munkafolyamat elvégzéséhez szükséges munkafelület a főoldalról elérhető, a munkafolyamat nevére, majd a felugró „Megtekintés” gombra való kattintással. GYIK Önkormányzati munkatársként belépve nem látom a fentebb részletezett főoldalt. Miért? Valóban, mégpedig azért, mert az önkormányzati munkatárs csak egyetlen konkrét önkormányzati munkacsoport tagja lehet, így belépés után azonnal az adott önkormányzat kollaborációs felületére navigálódik az a felhasználó.

2. Önkormányzat kollaborációs felületének megnyitása A munkafolyamat első lépése az önkormányzat kollaborációs felületének megnyitása, majd elindítása. Ez a TKKI adminisztrátorának, majd részben az önkormányzat mentorának a feladata. A felület megnyitása és elindítása tehát többlépcsős folyamat. Ezek: 

önkormányzat regisztrációjának elbírálása – adminisztrátori feladat;



mentor kijelölése – adminisztrátori feladat;



mentorasszisztens kijelölése – adminisztrátori feladat;



munkatársak kijelölése – mentori feladat;



munkacsoport elindítása – mentori feladat.

Jelen felhasználói kézikönyv nem tartalmazza az adminisztrátoroknak szóló részeket, így itt is csak a mentorok feladataihoz kapcsolódó tudnivalókat ismertetjük.

2.1.

Munkatársak (tagok) felvétele

A tagok felvétele a mentor feladata.

8. oldal


A „Tagok” listájában látható a tagok szerepköre, a szerepkörhöz rendelt személy neve, a tag e-mail címe, valamint az állapota, miszerint tagsága már jóváhagyott-e. A tagok közé fel kell venni az a munkacsoport elindításához minimum szükséges tagokat. Ezek a szerepek a mentor, a mentorasszisztens, és legalább egy önkormányzati tag. Amennyiben további szerepkörök felvétele indokolt, a „Funkciók” gombra való kattintás után választhatunk a még – eljárásrend alapján – rendelkezésre álló szerepkörök közül. Az így felvett nem kötelező szerepkörök a későbbiekben törölhetőek. Ehhez a szerepkör nevére kell kattintani, majd a felugró listából ki kell választani a „Szerepkör törlése” lehetőséget. Amennyiben egy tag cseréje válik szükségessé, a szerepkör nevére kell kattintani, majd a felugró listából ki kell választani a „Szerkesztés” lehetőséget, és a „Hozzárendelt személy” listából lehet hozzárendelni a kívánt személyt azok közül, akik az adott önkormányzathoz előzetesen már regisztráltak. Szükséges esetben a mentor és az asszisztens is lecserélhető, de azt csak a rendszer adminisztrátora tudja megtenni. A szerepkör nevére kattintva, a felugró listából kiválasztható még a „Megtekintés” lehetőség. Ezt választva az adott szerepkörhöz tartozó személy részletes adatai jelennek meg modális ablakban. A személyes adatok megegyeznek azzal, amit az illető a saját profiljában megadott magáról. GYIK A listában nem találom a felvenni kívánt személyt. Mi a teendő? Az illetőnek először regisztrálnia kell magát az adott önkormányzathoz, csak ezután lesz kiválasztható, mint együttműködő munkatárs.

2.2.

Munkacsoport elindítása

Miután a mentor felvette a tagokat, el kell indítania, pontosabban aktivizálnia szükséges a kollaborációs felületet. Ehhez a munkafolyamatok listájában a „Képzésre küldés” elnevezésű munkafolyamatot kell végrehajtani.

9. oldal


A végrehajtás megerősítése előtt a mentornak lehetősége van személyes üzenetet is feltöltenie, de ez csupán opció, nem kötelező.

3. Mérföldkövek Az önkormányzat kollaborációs felületének 3. pontja a „Mérföldkövek”. Itt láthatóak felsorolva azok a mérföldkövek, amelyek – a TKKI által meghatározott eljárásrend értelmében – meghatározzák az esélyegyenlőségi terv kidolgozásának és közzétételének kötelező fonalát. A mérföldkövek sorrendje szigorúan kötött, így a rendszer nem enged eltérést a mérföldkövek sorrendjét és számát illetően. Tehát az önkormányzati munkacsoportnak a terv közzétételéig (később a felülvizsgálatokig) minden mérföldkövet teljesítenie kell és az előírt sorrendben. Az eljárásrend nem csak a mérföldköveket és azok sorrendjét határozza meg, de határidőket is rögzít. Az önkormányzati alapadatok megadása során az előzetesen eltárolt paraméterek alapján a rendszer – ahol értelmezhető – beállítja a mérföldkövekhez tartozó határidő dátumokat. A mérföldkövek listája mellett kettő oszlop tartalmaz dátumokat. Ezek a következők. 

Aktuális határidő – a rendszer által generált határidők az eljárásrend és a közzététel időpontjának függvényében; nem változtatható dátumok.



Mikor teljesült – az egyes mérföldkövek tényleges elérési időpontjai; automatikus, nem szerkeszthető dátumok.

10. oldal


A rendszer jelzést ad arról (bepirosít), ha egy, még el nem ért mérföldkőhöz tartozó aktuális határidő eléri a pillanatnyi dátumot, azaz ha egy aktuális határidő teljesítése veszélyben van vagy lehetetlen. GYIK Mit tehetek ha egy határidőt nem sikerül tartani, hogyan ütemezhetőek át határidők? A rendszer által az alapadatok alapján meghatározott határidőket utólag már nem lehet szerkeszteni. Ha a mérföldkő elérése csak a határidő után sikerül, akkor az aktuális határidő pirossal fog megjelenni. A késés ténye azonban nem jár szankciókkal, és semmilyen formában nem akadályozza a munka folytatását, tehát szerepe elsősorban figyelmeztetés. A figyelmeztetést ugyanakkor hasznos megfogadni, hiszen az esélyegyenlőségi terv közzétételének a tervezett időben meg kell történnie.

4. Feladatok A helyi esélyegyenlőségi terv előkészítésének munkafolyamata magában foglalja az egyeztetési, jóváhagyási, valamint közzétételi szakaszokat. Minden szakaszban, de legjellemzőbben az egyeztetési szakaszban, a dokumentum összeállításában résztvevők munkacsoportja különböző feladatokat old meg, mindezt azért, hogy végül előálljon az esélyegyenlőségi terv, amely maradéktalanul megfelel minden vele szemben támasztott igénynek. A teljes munkacsoport vagy az egyeztetés egy-egy résztvevőjének munkája a megoldott feladatokon keresztül válik kézzel fogható és felhasználható tudássá, amely végül magában az esélyegyenlőségi tervben materializálódik. Így a kollaborációt támogató informatikai rendszer egyik legfontosabb része a feladatok modul. Az önkormányzat adatlapjának 5. pontja a Kérdések, feladatok listája. A feladatok listája szolgál arra, hogy a tagok láthassák, milyen feladatokat végeztek eddig el, milyen feladatok várnak még rájuk, illetve jelenleg milyen elvégzendő feladataik vannak. 11. oldal


A lista fejlécében található egy szűrő, ahol a következő beépített szűrési feltételek működnek.



Összes feladat – A listában szereplő valamennyi feladat megjelenik.



Nyitott feladatok – Csak a nyitott státuszban lévő feladatok jelennek meg.



Saját feladatok – Csak azok a feladatok jelennek meg, amelyeknek felelőse az adott felhasználó.

A listában a következő jellemzők láthatóak a feladatokról. 

Cím – A feladat címe. Az oszlop fejlécére kattintva ábécésorrendbe szedhetőek a lista elemei.



Felelős – A feladat felelőse, aki a munkacsoport bármely tagja lehet. Felelős nélküli állapot nem megengedett. Az oszlop fejlécére kattintva ábécésorrendbe szedhetőek a lista elemei.



Határidő – A feladat lezárásának határideje. Határidő nélküli állapot nem engedélyezett. Az oszlop fejlécére kattintva időrendi sorrendbe szedhetőek a lista elemei.



Állapot – A feladat státusza, amely lehet nyitott vagy lezárt. Az oszlop fejlécére kattintva csoportosíthatóak a lista elemei.

Feladatot az önkormányzati munkacsoport bármely tagja rögzíthet, ám elsősorban a mentor és mentorasszisztens feladata.

12. oldal


GYIK Mi a teendő, ha egy önkormányzati tag felvett egy feladatot, de rosszul töltötte ki az egyes mezőket, hibás a határidő és a felelős? Egy feladat bármely eleme bármikor (a feladat lezárásáig) szabadon szerkeszthető a munkacsoport bármely tagja által. Így a mentornak, amennyiben hibát észlel, lehetősége van azt mielőbb javítania. Mivel a rendszer tárolja a feladatok összes verzióját, információvesztést az sem okoz, ha a munkacsoport egy tagja jó szándékkal „kitöröl” egy másik felhasználó által felvitt adatot.

4.1.

Feladat rögzítése

Feladat felvételéhez a „Funkciók” alatt az „Új kérdés/feladat rögzítése” feliratra kell kattintani, és így elérhető a feladat rögzítő felület. A felvétel során kötelezően megadandó a feladat címe, leírása, felelőse, határideje. TIPP Feladat címének fontos olyan címet választani, ami jól megkülönbözteti az adott feladatot, és könnyen megtalálhatóvá teszi akkor is, ha több tucat feladat közül kell kiválasztani. A feladat leírása nem a cím bővebb kifejtését jelenti, hanem a megoldandó probléma, tehát magának a feladatnak egyértelmű meghatározását. Felelősként listából kiválasztható a munkacsoport bármely tagja. A határidő napja listából választható ki, és azt a dátumot jelenti, ameddig az adott feladatot a felelősnek meg kell oldania. Természetesen a feladatok megoldása nem egy személy feladata, hanem a teljes munkacsoport együttműködésének eredménye, amely együttműködést, és annak dokumentált nyomon követését a rendszer nagyban támogatja. GYIK Miért kell a feladatnak felelőst választani, ha a megoldásban a teljes munkacsoport részt vesz? Azért, mert a tapasztalat szerint a felelős és határidő nélküli feladatokat nem oldja meg senki. Így feladatot felvenni felelős kijelölése és határidő nélkül valójában nem érdemes, és ezt a rendszer nem is engedi. A kötelezően megadandó mezők kitöltése után a feladat elmenthető a „Mentés” gombra való kattintással. A mentéssel egyidejűleg lehetőség van személyes üzenet csatolására. A személyes üzenet kiegészítő, tájékozódást segítő információ lehet a feladattal kapcsolatban. A személyes üzenet bekerül a feladat adott verziójába. Személyes üzenet megadása nem kötelező, a „Tovább” gombra kattintással a mentés mindenképpen megtörténik. Amikor az önkormányzat mentora felvesz és elment egy feladatot, a rendszer automatikusan e-mail üzenetet küld a

13. oldal


feladat felelősének. Az e-mail üzenetből kiderül, melyik önkormányzati munkacsoportban, mikor és ki hozta létre a feladatot, de sokkal fontosabb, hogy tartalmazza a feladat határidejét, felelősét, és természetesen a feladat nevét. Az elmentett feladat megjelenik a feladatok listájában, ahol a címére kattintva, és a „Szerkesztés” opciót választva újra elérhető az adott feladat felülete. A feladat felelőse az adott feladatot nem csak az önkormányzat adatlapján keresztül érheti el, hanem belépés után a főoldalon a „Saját feladataim” listában is, ahonnan a feladat nevére kattintva a szerkesztés funkció közvetlenül elérhető.

Egy feladat a munkacsoport bármely tagja által szerkeszthető majd ismét elmenthető. Mentéskor a feladat teljes struktúrája (szöveges mezők és dokumentumok) archiválódik és egy új verzió jön létre a feladatból, így követhető, hogy ki, mikor, milyen változtatást hajtott végre a feladaton.

14. oldal


4.2.

Feladat tartalmi elemei

A kérdések és feladatok „alapadatain” (cím, leírás, határidő, felelős) túl egyrészt szöveges mezőkben van lehetőség a szakmai információk rögzítésére, másrészt különféle dokumentumokat lehet csatolni az adott feladathoz. Egy feladat tehát egyfajta halmaz, amely vegyes struktúrában tárolja a hozzá kapcsolódó információkat.

4.2.1.

Szöveges mezők

A feladatokhoz tartozó szöveges információkat kettő szöveges mezőben lehet elhelyezni. 

Megjegyzések – Általános, megkötés nélküli szabad szöveges mező.



Közös álláspont, megegyezés, megoldás – A fenti álláspontok szintéziséből kialakított közös (megegyezéses) álláspont rögzítésére szolgáló mező.

4.2.2.

Dokumentumok

A feladatok megoldása során az esélyegyenlőségi terv egyes részeivel való konkrét munka is előtérbe kerülhet, és a feladat kimenetét képezheti például a terv egyik változata. Hasonlóan, magától az esélyegyenlőségi tervtől független, ám a feladathoz kapcsolódó munkadokumentum is elkészülhet, amit szintén hasznos a feladat halmazához csatolni. Ehhez a feladat űrlapjának alján található „Dokumentumok csatolása” címsor alatt látható „Funkciók” feliratra kattintva érhető el a „Dokumentum feltöltés” opció.2

2

Dokumentumok feltöltésének mikéntjét részletesen ismerteti az 5.2. fejezet. 15. oldal


A dokumentum feltöltése modális ablakban történik. Itt 

meg kell határozni a dokumentum nevét,



a dokumentum kategóriáját,



illetve ki kell választani magát a dokumentumot (tallózás és feltöltés).

A dokumentum kategóriája szabadon beírható. Cél a csatolt dokumentum jellegének meghatározása (pl. terv, kép, táblázat, stb.). A kategória mező kitöltése kötelező. A feltölteni kívánt dokumentum a felhasználó saját számítógépéről tallózva kiválasztható.

A szöveges mezők kitöltése és a fájl feltöltése után a „Mentés” gombra kattintással az adott feladathoz csatolható a kiválasztott dokumentum.

4.3.

Feladat verziói

Egy adott feladat összes korábbi verziója megtekinthető. A feladatok listájában, az adott feladat címére kattintva, és a „Korábbi verziók megtekintése” opciót választva lesz látható a verziók követésére szolgáló nézet.

16. oldal


A korábbi verziók áttekintését segítő nézetben felül olvasható az adott kérdés vagy feladat címe, majd alatta az „Utolsó verzió” panel, és a „Verziók áttekintése” panel.

Az „Utolsó verzió” panelon látható az aktuális verzió száma, a feladat státusza, valamint az utolsó módosítás ideje és a módosító tag neve. Amennyiben a kérdés, feladat státusza még nyitott, akkor ugyanitt elérhető a „Feladat szerkesztése” gomb is, amelyet megnyomva azonnal az adott feladat szerkeszthető lapja érhető el, akár egy újabb módosítás elvégzéséhez. A „Megtekintés” gombra kattintva (nyitott és lezárt státusz mellett egyaránt elérhető funkció) elérhető a feladat aktuális állapotra vonatkozó megtekintő nézete, ahol elolvasható valamennyi korábban rögzített, adott kérdésre vonatkozó álláspont. A „Verziók áttekintése” panelon táblázatos formában láthatóak az adott feladat eddigi verziói. Ez tulajdonképpen a munkacsoport munkalapjának az adott feladatra szűkített részlete. Az első oszlopban látható a feladat módosítójának neve. A második oszlopban látható a módosítás pontos ideje, és a módosítás összefoglalása; itt jelennek meg például a mentéskor opcionálisan megadható személyes üzenetek is. A harmadik oszlopban pedig elérhetőek az adott feladat különböző verziói, beleértve mind a szöveges részeket, mind az esetlegesen feltöltött dokumentumokat. (A dokumentumok verzióinak kezeléséről részletesebben az 5. fejezetben lehet olvasni.)

17. oldal


4.4.

Feladat lezárása

Amennyiben a feladat megoldása megszületett, és abban egyetértés van, ennek tényét a feladat lapján a megfelelő ellenőrzőmező („Igen, született megegyezés, megoldás”) kipipálásával jelezni lehet. Ezzel együtt, vagy akár ettől függetlenül egy későbbi időpontban, amennyiben a munkacsoport tagsága, vagy a feladat felelőse úgy dönt, hogy a feladatot lezártnak lehet

tekinteni, azt egy másik ellenőrzőmező („Kérdés/feladat lezárva”) kipipálásával kell jelezni a feladat lapján. Amikor egy kérdést, feladatot lezártként elmentenek, az adott kérdés, feladat akkor tekinthető valóban megoldottnak. Az egyeztetési időszak végére érdemes lezárni a munkacsoport összes kérdését és feladatát, de egy nyitva maradt kérdés technikailag nem jelenti akadályát az egyeztetési időszak lezárásának. TIPP Feladat lezárható anélkül is, hogy a „közös álláspont, megegyezés, megoldás” mezőjét kipipáltuk volna. GYIK Lezártam egy feladatot, pedig még nem kellett volna. Hogyan tudom feloldani? Sajnos sehogy. De még a rendszer adminisztrátora sem tudja feloldani. Ebben az esetben újra fel kell venni a feladatot. Természetesen a korábban már rögzített

18. oldal


álláspontokat át lehet másolni, és a megjegyzések között javasolt utalni arra, hogy ez egy korábban már tárgyalt feladat folytatása.

5. Dokumentumkezelés A munkacsoport tagjai – egyebek mellett – dokumentumokkal dolgoznak; a munka eszközei dokumentumok, és a munka kimenetei is dokumentumok. A rendszer támogatja mindezen dokumentumok tárolását, kezelését, verziókövetését

5.1.

Dokumentumlista

A munkacsoport adatlapjának 7. pontja tartalmazza a dokumentumokat. A különböző dokumentumok itt listába rendezettek. A lista a következő oszlopokat tartalmazza: 

Dokumentum – A dokumentum elnevezése. Az elnevezés nem egyenlő a fájl nevével!



Kategória – Az adott dokumentum tartalmára, jellegére utaló besorolás. A kategóriát a feltöltő felhasználó határozza meg.



Verzió – Az adott dokumentum legfrissebb elérhető verziójának száma. A verziószám csak pozitív egész szám lehet, és a rendszer automatikusan generálja.



Méret – Az adott fájl mérete kilóbájtban.



Módosítva – A dokumentum feltöltésének dátuma. Ebben a nézetben csak nap pontossággal látható a feltöltés ideje.



Módosította – A dokumentumot elhelyező felhasználó neve.

5.2.

Dokumentum feltöltése

A rendszerben többféle munkafolyamat kapcsán kerülhet dokumentum az adatbázisba. Így dokumentum feltölthető 

egy feladathoz kapcsolódóan a feladat lapján keresztül;



egy egyszerű hozzászólásban, a munkacsoport munkalapján keresztül;



jóváhagyás során, a jóváhagyó válaszában;



a munka bármely3 szakaszában, az önkormányzat adatlapján keresztül.

Akármelyik módszerrel is történik egy dokumentum feltöltése, az bekerül a dokumentumok listájába, és így a munkacsoport adatlapján keresztül bármikor elérhető. A különböző munkafelületekről való feltöltés módjait a releváns fejezetekben általában megemlítjük. Mivel a feltöltés gyakorlata minden felületen megegyezik, itt most ismertetjük az önkormányzat adatlapján keresztüli feltöltés részleteit, és ezzel bármely egyéb feltöltési opció mikéntjét bemutatjuk. Bizonyos esetekben, például jóváhagyás folyamán, a munkacsoport adatlapjának ez a része nem funkcionál. 3

19. oldal


Dokumentum első verziójának feltöltéséhez „Dokumentumok” lista alatti „Funkciók” gombra kattintva feltűnő „Dokumentum feltöltés” feliratra kell kattintania.

Ekkor a „Dokumentum feltöltés” című modális ablak jelenik meg, ahol a feltöltendő fájlt ki kell tallózni, és rögzíteni kell dokumentum elnevezését és kategóriáját.

Amennyiben egy adott dokumentum első verzióját kell feltölteni, úgy a dokumentumnak korábbi verziója még nincsen a listában, így a dokumentum elnevezését a legördíthető lista alatti szöveges mezőbe kell begépelni. Az ide begépelt elnevezés lesz az, ami alatt a későbbiekben ezen dokumentum összes verziója megtalálható lesz.

20. oldal


A „Mentés” gombra kattintva megjelenik még egy modális ablak, ahol a feltöltést végző felhasználónak lehetősége van személyes üzenettel kísérnie a feltöltést. Ez az üzenet a munkacsoport munkalapján lesz olvasható a feltöltésről készült naplóüzenet részeként. Személyes üzenet hozzáfűzése nem kötelező. Már létező dokumentum újabb verzióját a munkacsoport bármely tagja feltöltheti. Ehhez a „Dokumentumok” listában az adott fájl nevére kell kattintani, majd az így megjelenő listából a „Feltöltés” feliratra kell kattintani.

Ekkor a „Dokumentum feltöltés” című modális ablak jelenik meg, ahol a feltöltendő fájlt ki kell tallózni, de a dokumentum elnevezése már automatikusan megjelenik. A „Mentés” gombra kattintva ilyenkor is megjelenik még egy modális ablak, ahol a feltöltést végző felhasználónak lehetősége van személyes üzenettel kísérnie a feltöltést.

5.3.

Dokumentumok verziói

A rendszer segítséget nyújt a különböző dokumentumok elkészültének és alakulásának követéséhez, és ennek érdekében a dokumentumok korábbi verzióit eltárolja. Minden dokumentum összes korábbi verziója megtekinthető. A dokumentumlistában az adott dokumentum nevére kattintva, és a „Korábbi verziók megtekintése” opciót választva lesz látható a verziók követésére szolgáló nézet.

21. oldal


A korábbi verziók áttekintését segítő nézetben felül olvasható az adott dokumentum neve, majd alatta az „Utolsó verzió” panel, és a „Verziók áttekintése” panel.

Az „Utolsó verzió” panelon látható az aktuális verzió száma, a dokumentum fájlneve, valamint az utolsó módosítás ideje és a módosító felhasználó neve. TIPP Ugyanitt elérhető a „Feltöltés” nevű gomb, amely lehetőséget ad arra, hogy közvetlenül erről a felületről elérjük a dokumentum feltöltését szolgáló ablakot, és elhelyezzük a dokumentum újabb verzióját az adatbázisban.. A fájl nevére kattintva az azonnal letölthető vagy megnyitható. GYIK Az itt látható fájlnév nem azonos azzal, amely nevű fájlként annak előtte feltöltöttem a dokumentumot. Valamit összekevert a rendszer? A rendszer megőrzi az eredeti fájlnevet is, és ez a „Megtekintés” ablakban látható is, azonban a dokumentumok egyes verzióinak maga is ad egy fájlnevet. Ennek előnye, hogy a verziók letöltése esetén automatikusan egy egyértelmű, verziószámot is magában foglaló nevű fájlhoz jut a letöltő felhasználó, és nem kell átneveznie egy más felhasználó (a feltöltő) által adott, esetleg bonyolult vagy semmitmondó fájlnevet.

22. oldal


A „Verziók áttekintése” panelon táblázatos formában láthatóak az adott dokumentum eddigi verziói. Ez tulajdonképpen a munkacsoport munkalapjának az adott dokumentumra szűkített részlete. Az első oszlopban látható a dokumentum módosítójának neve. A második oszlopban látható a módosítás pontos ideje, és a módosítás összefoglalása; és itt jelennek meg például a mentéskor opcionálisan megadható személyes üzenetek is. A harmadik oszlopban pedig elérhetőek az adott dokumentum adott verziói, közvetlen letöltési vagy megnyitási lehetőséggel. Látható, hogy ebben az oszlopban a dokumentum elnevezése látható, és nem a fájlneve.

5.3.1.

Dokumentum megtekintése

A dokumentumlistában egy dokumentum nevére kattintva, és a „Megtekintés” opciót választva elérhető a „Dokumentum megtekintése” című modális ablak, amely információt és letöltési lehetőséget nyújt az adott dokumentum legfrissebb verziójáról.

Az ablakban látható a dokumentum neve, verziószáma, mérete, típusa, a legutolsó módosítás ideje és a módosító felhasználó neve, valamint a dokumentum kategóriája. Ezen túl az ablakban letöltési funkció található, mind a dokumentum eredeti fájlnevével, mind a rendszer által adott verziószámot tartalmazó fájlnévvel.

5.4.

Dokumentum törlése

A dokumentumlistában egy dokumentum nevére kattintva, és a „Törlés” opciót választva, egy biztonsági kérdés után, az adott dokumentum – összes verziójával együtt – törölhető a dokumentumlistáról.

23. oldal


Dokumentumot törölni a munkacsoport bármely tagjának joga van. E szabály alól kivételt jelent az automatikusan létrehozott “Helyi esélyegyenlőségi program” nevű dokumentum, ami senki nem törölhet. TIPP Dokumentum törlésekor az csak a dokumentumlistáról törlődik. A munkacsoport munkalapján keresztül megtalálható az adott dokumentum, összes verziójával együtt, a munkalapnak azon a pontján, ahol az adott dokumentumot eredetileg feltöltötték.

6. Indikátorok és intézkedések Az esélyegyenlőségi program és intézkedési terv kialakításának kiemelt lépései, amikor az önkormányzat intézkedéseket határoz meg, illetve a településre vonatkozó indikátorokat rögzíti. A kidolgozási szakaszban az indikátorok importálásával és az intézkedések komponens aktiválásával minden olyan funkció elérhetővé válik, amelyet a benyújtásra szánt program elkészítéséhez a rendszer biztosít. Az ezzel kapcsolatos mentori adminisztratív teendőket mutatja be e fejezet.

6.1.

Indikátorok

A program kidolgozás során a felhasználók egy kifejezetten az indikátorok elemzése céljából kialakított Excel sablont használnak a törzsadatok rögzítésére és az indikátorok kiértékelésére. A komponens a program kidolgozás megkezdésétől kezdve elérhető a 8. Indikátorok pont alatt. A rendszer tartalmazza az Excel sablont, amit az önkormányzatnak ki kell töltenie. A sablon letöltéséhez az „Indikátorok” lista alatti „Funkciók” gombra kattintva feltűnő „Sablon letöltése” feliratra kell kattintani.

24. oldal


A letöltött sablon törzsadatait a felhasználók szabadon szerkeszthetik, és a dokumentumot szükség esetén meg is oszthatják egymással munkadokumentumként dokumentumkezelő felületen. A program kidolgozás lezárásának előfeltétele, hogy az indikátorokat a mentorok beimportálják a rendszerbe. Ehhez a az „Indikátorok” lista alatti „Funkciók” gombra kattintva feltűnő „Indikátorok importálása” feliratra kell kattintani, majd a megjelenő modális ablakban van lehetőség kiválasztani az importálni kívánt fájlt, és az „Importálás” gombra kattintva jóváhagyni a műveletet.

A modális ablak tartalmaz egy napló mezőt is, ahol láthatóak a megelőző importálásra vonatkozó ellenőrzési információk, és kiolvasható, mely adatok szorulnak még módosításra az Excel fájlban ahhoz, hogy az import sikeres legyen.

25. oldal


Az importálás bármikor és bármennyiszer elvégezhető, de csak a megfelelő formátumú és teljesen kitöltött dokumentum esetén tárolódnak el az adatok a rendszerben. Ugyanakkor minden egyes importálásról a rendszer naplóbejegyzést készít az önkormányzat munkalapján, ami fórum nézetben elérhető. Az import eseményekhez tartozó fórum bejegyzések csatolt anyagként tartalmazzák az éppen feltöltött Excel dokumentumot és az import során keletkezett napló file-t az ellenőrzésről. TIPP Az import csak akkor lesz sikeres, ha az eredeti Excel sablont használjuk. A sablonból ne töröljünk sem sorokat és oszlopokat, sem cellákat, illetve ne is szúrjunk be ilyeneket, különben az importálás nem lesz lehetséges. Az import funkció csak az eredeti sablon kitöltött változatát képes feldolgozni!

6.2.

Intézkedések

Az intézkedések valójában speciális feladatok, így a működésük és használatuk a kérdések/feladatok működésével lényegében azonos. Különbség az intézkedéssel kapcsolatban rögzítendő speciális adatok körében vannak. Az önkormányzat adatlapjának 6. pontja az Intézkedések listája. Az intézkedések listájában látható, milyen intézkedéseket határozott meg eddig az önkormányzat. A lista fejlécében található egy szűrő, ahol a következő beépített szűrési feltételek működnek. 

Összes intézkedés – A listában szereplő valamennyi intézkedés megjelenik.



Nyitott intézkedések – Csak a nyitott státuszban lévő intézkedések jelennek meg.



Saját intézkedések – Csak azok az intézkedések jelennek meg, amelyeknek felelőse az adott felhasználó.



Lezárt intézkedések – Azon intézkedések listája, amelyekkel kapcsolatban az önkormányzat már (megállapodott és) lezárt.



Törölt intézkedések – A már törölt (de így még elérhető) intézkedések listája.

A listában a következő jellemzők láthatóak az intézkedésekről. 

Cím – Az intézkedés címe. Az oszlop fejlécére kattintva ábécésorrendbe szedhetőek a lista elemei.



Felelős – Az intézkedés felelőse, aki a munkacsoport bármely tagja lehet. Felelős nélküli állapot nem megengedett. Az oszlop fejlécére kattintva ábécésorrendbe szedhetőek a lista elemei.



Határidő – Az intézkedés lezárásának határideje. Határidő nélküli állapot nem engedélyezett. Az oszlop fejlécére kattintva időrendi sorrendbe szedhetőek a lista elemei.



Állapot – Az intézkedés státusza, amely lehet nyitott vagy lezárt vagy törölt. Az oszlop fejlécére kattintva csoportosíthatóak a lista elemei. 26. oldal


Intézkedést az önkormányzati munkacsoport bármely tagja rögzíthet, ám elsősorban a mentor és mentorasszisztens feladata.

6.2.1.

Intézkedés rögzítése

Intézkedés felvételéhez a „Funkciók” alatt az „Új intézkedés rögzítése” feliratra kell kattintani, és így elérhető az intézkedés rögzítő felület.

A felvétel során kötelezően megadandó az intézkedés címe, leírása, felelőse, határideje. Felelősként listából kiválasztható a munkacsoport bármely tagja. A kötelezően megadandó mezők kitöltése után az intézkedés elmenthető a „Mentés” gombra való kattintással. A mentéssel egyidejűleg lehetőség van személyes üzenet csatolására. A személyes üzenet kiegészítő, tájékozódást segítő információ lehet az intézkedéssel kapcsolatban. A személyes üzenet bekerül az intézkedés adott verziójába. Személyes üzenet megadása nem kötelező, a „Tovább” gombra kattintással a mentés mindenképpen megtörténik. Amikor valaki felvesz és elment egy intézkedést, a rendszer automatikusan e-mail üzenetet küld az intézkedés felelősének. Az e-mail üzenetből kiderül, melyik önkormányzati munkacsoportban, mikor és ki hozta létre az intézkedést, de sokkal fontosabb, hogy tartalmazza az intézkedés határidejét, felelősét, és természetesen az intézkedés nevét. Az elmentett intézkedés megjelenik az intézkedések listájában, ahol a címére kattintva, és a „Szerkesztés” opciót választva újra elérhető az adott intézkedés felülete. Egy intézkedés a munkacsoport bármely tagja által szerkeszthető majd ismét elmenthető. Mentéskor az intézkedés teljes struktúrája (szöveges mezők és dokumentumok) archiválódik és egy új verzió jön létre az intézkedésből, így követhető, hogy ki, mikor, milyen változtatást hajtott végre az intézkedésen. A intézkedések verziókövetése megegyezik a kérdések/feladatok esetében ismertetett módszerrel.

27. oldal


Az intézkedésekhez – akárcsak a kérdésekhez/feladatokhoz – közvetlenül csatolhatóak dokumentumok.

6.2.2.

Intézkedés lezárása

Amennyiben az intézkedést elvégezték, ennek tényét az intézkedés lapján a megfelelő ellenőrzőmező („Elvégezve”) kipipálásával jelezni lehet. Ezzel együtt, vagy akár ettől függetlenül egy későbbi időpontban, amennyiben a munkacsoport tagsága, vagy az intézkedés felelőse úgy dönt, hogy az intézkedést lezártnak lehet tekinteni, azt egy másik ellenőrzőmező („Lezárva”) kipipálásával kell jelezni az intézkedés lapján. Az egyeztetési időszak végére érdemes lezárni a munkacsoport összes intézkedését, de egy nyitva maradt kérdés technikailag nem jelenti akadályát az egyeztetési időszak lezárásának. TIPP Intézkedés lezárható anélkül is, hogy az „Elvégezve” mezőjét kipipáltuk volna. GYIK Lezártam egy intézkedést, pedig még nem kellett volna. Hogyan tudom feloldani? Sajnos sehogy. De még a rendszer adminisztrátora sem tudja feloldani. Ebben az esetben újra fel kell venni az intézkedést. Természetesen a korábban már rögzített szöveges tartalmakat át lehet másolni, és a megjegyzések között javasolt utalni arra, hogy ez egy korábban már tárgyalt intézkedés folytatása.

6.2.3.

Intézkedések nyomtatása

28. oldal


Az intézkedés nyomtatható verziójának előhívásához a „Funkciók” alatt a „Nyomtatható verzió” feliratra kell kattintani, és így elérhető a nyomtatható verzió külön felület.

A külön ablakban megjelenő listát a felhasználók beilleszthetik a program dokumentum megfelelő szakaszába.

7. Hozzászólások A munkacsoporton belül, mint a kollaboráció egyik elsődleges eszköze, a tájékoztatás jelentősége és kommunikáció szerepe kiemelt fontosságú. Ezért a rendszer minden funkcióhoz kapcsolódóan automatikusan fórum hozzászólást generál, és így létrejön a munkacsoport munkalapja. Ennek részleteit a 10. fejezetben ismertetjük. Azonban egy fórum hozzászólás nem feltétlenül kell, hogy kapcsolódjon bárminemű funkcióhoz, ezért a rendszer lehetőséget biztosít teljesen szabad hozzászólások tárolására is. A munkacsoport munkalapját a bal oldali dinamikus menün keresztül lehet elérni. Új szöveges fórum bejegyzés a munkalap fejlécén található „Funkciók” alatti „Új hozzászólás” opció kiválasztásával lehetséges.

29. oldal


Az „Új fórumbejegyzés” című felületen a „Személyes üzenet” mezőbe lehet beírni szabadon a szöveges hozzászólást. A hozzászólás a „Mentés” gombra való kattintással küldhető el a munkalapra. A hozzászólásban a szöveges közlésen túl, lehetőség van dokumentum feltöltésére. Ekkor a munkalapon a szöveges hozzászólás kiegészül majd hozzá kapcsolódó anyaggal.

8. Szakmai jóváhagyások Miután a munkacsoport befejezte az egyeztetési időszakot, és elkészültek a helyi esélyegyenlőségi programmal, kezdetét veszi a jóváhagyási szakasz. Alapvetően kétféle jóváhagyásról beszélünk: szakmai és önkormányzati. Praktikusan a fő különbség: a szakmai jóváhagyók a rendszer jogosított felhasználói, míg az önkormányzati jóváhagyásnak a tényét a mentor rögzíti. Ennek megfelelően a szakmai jóváhagyás kimenete a rendszerben látható és nyomon követhető, míg az önkormányzati jóváhagyásnak csak a megtörténtét kell elkönyvelni. A jóváhagyások felelőse a mentor. Az ő feladata, hogy lezárja az egyeztetési időszakot, és elindítsa a dokumentációt a jóváhagyások útján.

8.1.

Egyeztetési időszak lezárása

Az egyeztetési időszak lezárásának technikai feltétele az indikátorok (excel fájl) beimportálása. Természetesen a lezárásnak tartalmi feltételei is vannak (például minden nyitott kérdés megválaszolása), de ezek teljesülésének megítélését a rendszer a felhasználókra bízza. Az egyeztetési időszak lezárását a mentor teheti meg a „Munkafolyamatok” lista alatt az egyeztetés lezárása munkafolyamat végrehajtásával. 30. oldal


8.2.

Vezető mentori jóváhagyás

A vezető mentori jóváhagyásra felkért felhasználó e-mail üzenetben értesül arról, hogy adott önkormányzat esetében ilyen feladatot kapott. Az e-mail tartalmazza a munka határidejét is, de minderről a vezető mentor a saját főoldalán is értesül, mert belépés után a feladat megjelenik a „Saját munkafolyamatai” között, határidővel együtt. Vezető mentori jóváhagyást végrehajtani csak vezető mentor szerepkörrel felruházott felhasználó tud. Vezető mentori jóváhagyás alatt biztosítani kell, hogy a benyújtandó program adatai ne változhassanak, ezért a dokumentumok, intézkedések és indikátorok komponensek csak olvasható módban érhetők el. Az adott önkormányzat adatlapján a munkafolyamat nevére („Vezető mentori jóváhagyás”), majd a „Végrehajtás ” feliratra kattintva megjelenik a döntési felület.

31. oldal


Amennyiben a vezető mentor jóváhagyja a dokumentációt, az automatikusan a szakmai vezetői jóváhagyáshoz lép. Ha a vezető mentor elutasítja a dokumentációt, akkor a munkafolyamat újra egyeztetési fázisba lép. Ilyenkor a mentornak gondoskodnia kell a dokumentum szükséges átdolgozásáról. Ehhez a korábban letiltott komponensek újra automatikusan elérhetők, így a dokumentumok, indikátorok és intézkedések átalakíthatók. Az átdolgozás után a jóváhagyás újra kezdeményezhető. Természetesen ilyenkor először újra a vezető mentorhoz kell (és lehet) küldeni a dokumentációt jóváhagyásra.

8.3.

Szakmai vezetői jóváhagyás

A szakmai vezetői jóváhagyásra felkért felhasználó e-mail üzenetben értesül arról, hogy adott önkormányzat esetében ilyen feladatot kapott. Az e-mail tartalmazza a munka határidejét is, de minderről a szakmai vezető a saját főoldalán is értesül, mert belépés után a

32. oldal


feladat megjelenik a „Saját munkafolyamatai” között, határidővel együtt. szakmai vezetői jóváhagyást végrehajtani csak szakmai vezető szerepkörrel felruházott felhasználó tud. Szakmai vezetői jóváhagyás alatt biztosítani kell, hogy a benyújtandó program adatai ne változhassanak, ezért a dokumentumok, intézkedések és indikátorok komponensek csak olvasható módban érhetők el. Az adott önkormányzat adatlapján a munkafolyamat nevére („Szakmai vezető jóváhagyás”), majd a „Végrehajtás ” feliratra kattintva megjelenik a döntési felület.

Amennyiben a szakmai vezető jóváhagyja a dokumentációt, az automatikusan az önkormányzati jóváhagyáshoz lép. Ha a szakmai vezető elutasítja a dokumentációt, akkor a munkafolyamat újra egyeztetési fázisba lép. Ilyenkor a mentornak gondoskodnia kell a dokumentum szükséges átdolgozásáról. Ehhez a korábban letiltott komponensek újra automatikusan elérhetők, így a dokumentumok, indikátorok és intézkedések átalakíthatók. Az átdolgozás után a jóváhagyás újra kezdeményezhető. Először újra a vezető mentorhoz kell (és lehet) küldeni a dokumentációt jóváhagyásra.

9. Jóváhagyás, közzététel Az önkormányzati jóváhagyók nem felhasználói a rendszernek, ezért nekik hagyományos úton kell elküldeni a jóváhagyandó dokumentációt. Ez az önkormányzat dolga. A mentor dolga viszont a jóváhagyás menedzselése, valamint a megszületett önkormányzati döntés tényének és eredményének rendszerben való rögzítése. Így tehát a mentor feladata kettős:

33. oldal


-

Rögzítenie kell az önkormányzati jóváhagyás tényét. Az ehhez tatozó munkafolyamat végrehajtásakor az önkormányzat által aláírt és így beszkennelt dokumentumot csatolnia kell a végrehajtási lépéshez.

-

Amennyiben szükséges, frissítenie kell az esélyegyenlőségi tervet az önkormányzat által véglegesen elfogadott verzióval. Éppen azért, mert a program a rendszeren kívül kerül az önkormányzat elé, ahol további módosításokon is áteshet, ezért a munkafelület komponensei szerkeszthetőek.

9.1.

jóváhagyás rögzítése

Az önkormányzati jóváhagyás rögzítéséhez az adott önkormányzat adatlapján a munkafolyamat nevére („Önkormányzati jóváhagyás beérkezett”), majd a „Végrehajtás ” feliratra kattintva megjelenik a rögzítő.

A rögzítő felületen ki kell tallózni az önkormányzat által aláírt és így beszkennelt dokumentumot, lehetséges ezen túli kísérő szöveg elhelyezése a személyes üzenet mezőben, majd a „Végrehajtás” gombra kattintva lehet elmenteni a dokumentumot.

34. oldal


GYIK Hiába tallózom ki a dokumentumot, az pirossal van körbekerítve, és nem lehet elmenteni. Miért? Ezen a felületen kizárólag .pdf kiterjesztésű fájlokat lehet feltölteni. Bármi egyéb formátum feltöltését a rendszer nem engedi.

9.2.

Közzététel

Az esélyegyenlőségi terv végleges verziójának feltöltéséhez az önkormányzat adatlapjának „9. Közzétett anyagok” listájában kell a Funkciók mező alatt megjelenő „Dokumentum feltöltés” feliratra kattintani, vagy egy már feltöltött dokumentum frissítéséhez a szokásos módon, a dokumentum nevére kattintva megjelenő „Feltöltés” feliratot kell választani.

10. A munkalap A munkacsoporton belül a tájékoztatás jelentősége elsődleges. Ezért a rendszer minden funkcióhoz kapcsolódóan automatikusan fórum hozzászólást generál, és így létrejön a munkacsoport munkalapja. Ezen tehát nem csak a személyesen elküldött hozzászólásokat (lásd 7. fejezet) lehet nyomon követni, de egyfajta üzenő falként, ha úgy tetszik naplóként is működik, ahol az összes esemény bekövetkeztéről a rendszer automatikus üzenetei is, mint speciális fórum hozzászólások tekinthetők meg.

35. oldal


10.1. A munkalap felépítése A munkalap (vagy napló) megjelenítése táblázatos. A táblázatnak három oszlopa van, és annyi sora, ahány bejegyzés található benne. Egy oldalon legfeljebb húsz sor látszik, a lap alján látható oldalszámokkal lehet navigálni a napló bizonyos oldalára, vagy lapozni előre és hátra, illetve ugrani a legelejére vagy a legvégére.

Minden bejegyzés sorszámot kap, ez a bejegyzés fejlécében, a bal szélen látszik. A fejlécben szerepel még a bejegyzést generáló felhasználó neve, és a hozzászólás vagy esemény dátuma és ideje. A bal szélső oszlop tartalmazza az esemény leírását. Ez például egy egyszerű hozzászólás esetén a „Megjegyzés” elnevezést kapja. De ugyanígy megjelennek például a következő események: „Tagok módosítása”, „Feladat létrehozása”, „Dokumentumok feltöltése”, és a többi. Látható tehát, hogy a teljes munkafolyamat egyes lépéseiben megismert események mindegyike egyértelmű elnevezéssel feltűnik a listában. A középső oszlop az esemény részletesebb kifejtését tartalmazza. Ennek pontos tartalma természetesen függ magától az adott eseménytől. Így például bizonyos esetekben a bal szélső oszlophoz képest nem is hordoz plusz információt („A mentor módosította a tagok listáját.”), máskor csak egy felhasználó szabad hozzászólása olvasható itt, de sok esetben összetett tartalmak jelennek meg. A jobb szélső oszlop tartalmazza a kapcsolódó anyagokat. Kapcsolódó anyag lehet természetesen bármilyen feltöltött dokumentum, de ezen túl a feladatok is, amelyek, akárcsak a dokumentumok, különböző verziókban fordulnak elő a munka során. A munkalapot végigböngészve minden dokumentum és feladat összes verziója külön sorban megtalálható, és rekonstruálható, hogyan, ki által, és mikor jött létre az adott verzió. 36. oldal


Természetesen egy esemény több kapcsolódó anyagot is tartalmazhat. Így például amikor a mentor létrehoz egy feladatot egy résztvevő megjelölésével, és a feladathoz dokumentumot is feltölt egyben: ekkor megjelenik magának az eseménynek a leírása, az adott feladat megfelelő (első) verziójára mutató link, a feltöltött dokumentum megfelelő (első) verziójára mutató link, és a mentor személyes üzenete is, ha tett ilyet.

10.2. Szűrők A munkalap tetejének jobb szélén található egy szűrő lista. Ennek segítségével elérhető, hogy a naplónak csak bizonyos sorai jelenjenek meg. A szűrő a hozzászóló (eseményt jegyző) felhasználók szerinti szűrésre alkalmazható. Így megjeleníthető 

az összes esemény,



a saját bejegyzések,



és minden más bejegyzést tevőhöz tartozó listák. TIPP Bejegyzések nem csak a munkacsoport tagjaitól származnak, hanem a munkafolyamat összes résztvevőjétől. Így a szűrő alkalmas például a jóváhagyások eseményeinek leválogatására is. GYIK A munkalapon egy csomó esemény nem látszik, és a sorszámok sem egymást követik, Mi a baj? Nincsen baj. Nyilván a lista meg van szűrve. A szűrőt át kell állítani „Összes esemény”-re, és megjelenik minden sorszám és hozzászólás.

37. oldal


10.3. Kereső A munkalap tetejének közepén található egy szöveges kereső mező. Ide be lehet írni egy szöveget, de akár számokat is, és a nagyítóra kattintva (vagy enter) a kereső kilistázza a munkalap azon sorait, ahol az esemény részletesebb kifejtése (középső oszlop) tartalmazza az adott szöveget.

A kereső segítségével szűkíthető a napló listája például azokra az eseményekre, ahol feladatokkal történt valami; ehhez a keresőbe a „feladat” szót kell begépelni. Ha viszont például egy konkrét feladatra vagyunk kíváncsiak, akkor elég rákeresni a feladat címének egy részletére, és a lista máris csak azokat az eseményeket jeleníti meg, ahol az adott feladattal történt valami. TIPP A keresőt és a szűrőt lehet kombináltan használni. Így például kikereshető az összes olyan feladat, amit egy bizonyos tag frissített.

11. Havi jelentések A mentoroknak az eljárásrendnek megfelelően havi jelentéseket kell benyújtaniuk. A havi jelentéseket a mentor a főoldalán éri el ugyanolyan elrejthető lista alatt, mint a feladatait vagy a munkacsoportjait. A jelentések listájának fejlécében található egy dátumszűrő, aminek segítségével tetszőlegesen beállítható időszakba eső jelentéseket lehet listázni. A szűrő legördülő listája nem tartalmazza a folyó (még be nem fejeződött) hónap elemet; amennyiben azt is el szeretnénk érni, a legfelső, „kötőjelet” kell megadni, mint végső dátum. Ugyancsak a fejlécben elérhető egy állapotszűrő, aminek segítségével a különböző állapotban (benyújtásra vár, benyújtva, jóváhagyva) lévő jelentések csoportosíthatók szűrt listákba. A „minden állapot” opciót választva az összes jelentés megjelenik a listában állapottól függetlenül.

38. oldal


Magában a jelentések listájában négy oszlopban látszanak az egyes jelentések főbb adatai, mint a jelentés elnevezése (adott hónap neve), az állapota, a benyújtási határideje, és a tényleges benyújtás dátuma (benyújtásra váró jelentés esetén ez a mező üres). A jelentések listája mind a négy tulajdonság alapján sorba rendezhető a fejlécben az adott oszlop megnevezésére kattintva.

Az egyes jelentések megtekintéséhez és szerkesztéséhez a jelentés nevére, majd a megjelenő „Részletek” feliratra kattintva lehet hozzáférni. A havi jelentések adatlapja négy elrejthető-megjeleníthető információkat: egy adminisztratív és három tartalmi részben.

szekcióban

tartalmaz

Az első – adminisztratív – szekció az Áttekintés. Itt látható a jelentés tárgyidőszaka, a jelentés benyújtásának határideje, a jelentés állapota, a benyújtás dátuma (adatot csak már benyújtott vagy jóváhagyott jelentés esetén tartalmaz), ezen túl pedig a jelentésért felelős mentor neve, és a jóváhagyó személy neve (csak jóváhagyott jelentés esetén tartalmaz információt).

39. oldal


A havi jelentések három tartalmi része a következő: 

a mentor számára kijelölt önkormányzatok (munkacsoportok) előrehaladási állapota,



a mentornak az adott hónapban elvégzett tevékenységei (időnapló),



az adott hónapban megtartott képzések.

11.1. Munkacsoportok előrehaladása A mentor feladata a számára kijelölt önkormányzatok előrehaladási állapotáról havonta jelentést adni. Erre szolgál a Havi jelentések adatlapjának Munkacsoportok szekciója. Itt egy lista található az adott hónapban képzés alatt lévő munkacsoportokról. Minden munkacsoporthoz megadható egy előrehaladási állapot érték százalékos formában. Ehhez a fejlécen található Funkció gombot, majd a megjelenő „Szerkesztés” feliratra kell kattintani.

A százalékos mezők bármelyike szabadon szerkeszthető a megjelenő modális ablakban. A szerkesztés végén a „Mentés” gombot kell megnyomni az adatok elmentéséhez. GYIK A munkacsoportok listájában nem találom azt az önkormányzatot, amelyiknek az előrehaladását rögzíteni szeretném. Miért? Előrehaladási értéket csak azon önkormányzatokhoz lehet rögzíteni (csak azok jelennek meg a listában), amelyek az adott hónap végéig a „képzésre küldve” állapotba eljutottak. Így tehát az adott munkacsoport adatlapján a munkafolyamatok szerkesztésével „beemelhető” a havi jelentés listájába az adott önkormányzat.

40. oldal


11.2. Időnapló A mentor feladata, hogy a jelentés tárgyát képező hónapban elvégzett tevékenységeiről az időnaplóban tevékenységek szerint és napi bontásban, lehetőség szerint önkormányzatokhoz kötötten beszámoljon. Erre szolgál a Havi jelentések adatlapjának Időnapló szekciója. Az időnaplóban a tevékenységek listája látható. A fejléc jobb oldalán elérhető egy szűrő, aminek segítségével a különböző önkormányzatokhoz tartozóan felvett tevékenységek csoportosíthatók szűrt listákba. A legördülő listában megjelenik az összes, az egyes tevékenységekhez megjelölt önkormányzat; emellett lehetőség van kiválasztani az összes tevékenységet, valamint azokat is, amelyekhez a mentor nem vett fel önkormányzatot. Magában a tevékenységek listájában négy oszlopban látszanak az egyes tevékenységek főbb adatai, mint a tevékenység végzésének dátuma, a tevékenység típusa, a tevékenység időtartalma, és az önkormányzat neve (amennyiben kiválasztották). A tevékenységek listája mind a négy adattípus alapján sorba rendezhető a fejlécben az adott oszlop megnevezésére kattintva.

Tevékenység rögzítéséhez a Funkció felirat alatt kattintásra megjelenő „Új bejegyzés” feliratot kell választani. A megjelenő modális ablakban kell kitölteni kötelezően a tevékenység dátumát, időtartamát, ki kell választani a tevékenység típusát (ehhez előre definiált lista áll rendelkezésre), valamint a tevékenység leírását. Opcionálisan megjelölhető, hogy az adott tevékenységet melyik önkormányzathoz kapcsolhatóan végezték; ehhez is listából kell kiválasztani a releváns önkormányzatot. Az adatok rögzítése után be kell nyomni a „Mentés” 41. oldal


gombot. A tevékenységek listájában a már felvett tevékenységek dátumára kattintva (első oszlop) az adott tevékenység megtekinthető, szerkeszthető vagy törölhető. TIPP Tevékenység rögzítésekor az időtartam nem haladhatja meg a 24 órát, a dátum mező értéke pedig az aktuális havi jelentés időszakába kell, hogy essen. A fejléc Funkciók felirata alatt elérhető továbbá a „nyomtatható verzió” funkció, amelyet kiválasztva egy előre meghatározott, aláírás mezőt tartalmazó, sablon szerinti nyomtatott listája jelenik meg a tevékenységeknek.

11.3. Képzések A mentor feladata, hogy a jelentés tárgyát képező hónapban megtartott képzésekről is beszámoljon a havi jelentésében. Erre szolgál a Havi jelentések adatlapjának Képzések szekciója. A szekcióban a képzések listája látható. A listában négy oszlopban látszanak az egyes képzések főbb adatai, mint a képzés leírása, a képzés helyszíne, dátuma, valamit a képzés időpontja órára megadva A képzések listája mind a négy adattípus alapján sorba rendezhető a fejlécben az adott oszlop megnevezésére kattintva. Képzés rögzítéséhez a Funkció felirat alatt kattintásra megjelenő „Új képzés” feliratot kell választani.

A megjelenő modális ablakban kell kitölteni a képzés leírását, dátumát, időpontját, helyszínét, valamint az adott képzésen résztvevő személyek felsorolását. Az adatok rögzítése után be kell nyomni a „Mentés” gombot.

42. oldal


A képzések listájában a már felvett képzések leírására kattintva (első oszlop) az adott képzés megtekinthető, szerkeszthető vagy törölhető.

11.4. Jelentés jóváhagyása Miután a mentor az adott hónapra esedékes összes információval feltöltötte a havi jelentést, be kell azt nyújtania. Ehhez a Havi jelentések adatlapon a Képzések szekció alatt található „Benyújtás” gombra kell kattintania. A rendszer egy biztonsági kérdést követően benyújtott státuszra állítja a jelentést, ami onnantól fogva nem szerkeszthető tovább. A benyújtott jelentés megjelenik a vezető mentor és a szakmai vezető főoldalán, akik jogosultak a jelentés elfogadni vagy elutasítani. Amennyiben a jelentés bármi okból elutasítják, az újra a mentor által szerkeszthető állapotba kerül. Ilyenkor a mentornak, a hibák javítása utána a jelentést újra be kell majd nyújtania.

12. Felülvizsgálat A közzétett program 2 év után felülvizsgálható, és szükség esetén módosítható. A mentor feladata, hogy a felülvizsgálat tényét a rendszerbe rögzítse, és igény esetén frissítse a dokumentációt, amit a munkafolyamat végrehajtásakor tehet meg. A közzétett program 4 év után ismét felülvizsgálható, és szükség esetén módosítható. A mentor feladata, hogy a felülvizsgálat tényét a rendszerbe rögzítse, és igény esetén frissítse a dokumentációt, amit a munkafolyamat végrehajtásakor tehet meg. Felülvizsgálat – akár első akár második – elindításához az adott önkormányzat adatlapján a munkafolyamat nevére („Felülvizsgálat”), majd a „Végrehajtás ” feliratra kattintva megjelenik a rögzítő felület.

43. oldal


A rögzítő felületen ki kell tallózni az aktuális, felülvizsgált dokumentumot, lehetséges ezen túli kísérő szöveg elhelyezése a személyes üzenet mezőben, majd a „Végrehajtás” gombra kattintva lehet elmenteni a dokumentumot. A felülvizsgálat során is csak .pdf kiterjesztésű dokumentumot lehet feltölteni a publikálandó kiadványok közé. A felülvizsgálatokat nem kíséri jóváhagyás folyamat, az önkormányzat által jóváhagyott dokumentumok egyszerűen publikálhatóak.

44. oldal

Helyi Esélyegyenlőség Programok

Recommend Documents