ÜZLETI INFORMATIKAI ESZKÖZÖK 1 Kiadványszerkesztés
ELSŐ GYAKORLAT
HÁZI FELADAT A feladat megoldása során a Word 2010 használata a javasolt. Ebben a feladatban a következőket fogjuk gyakorolni:
A súgó használata. Microsoft Office Word testreszabása. Dokumentumok egyesítése egyetlen Word-dokumentumba. Nyers szöveg javítása. Felesleges karakterek törlése. Ismétlődő szedési és helyesírási hibák javítása cserével. Nyelvhelyesség ellenőrzése.
A gyakorlat során egy házi feladat szövegét fogjuk javítani és előkészíteni a formai kialakításhoz. A feladat megoldása hozzávetőlegesen 80 percet vesz igénybe.
MIELŐTT ELKEZDENÉNK… Tanulmányozzuk a Dokumentumtípusok mappában lévő forrásokat. Nyissuk meg őket a Total Commander Nézőkéjével, próbáljuk megkeresni az első sorok valamely szavát.
ELINDULÁS Indítsuk el a Word 2010 alkalmazást. A munka megkezdése előtt az F1 billentyű megnyomásával jelenítsük meg a súgót, és tanulmányozzuk át a Tartalomjegyzék témaköreit.
ÜZLETI INFORMATIKAI ESZKÖZÖK 2 Kiadványszerkesztés
A WORD 2010 BEÁLLÍTÁSAI Először ismerkedjünk meg a testreszabási lehetőségekkel. Szabjuk testre a gyorselérési eszköztárat. A Fájl Backstage Beállítások parancsával jelenítsük meg a Word beállításai párbeszédpanelt, és vegyük fel az eszköztárra a Megnyitás és a Mentés másként parancsokat!
A MUNKA ELŐKÉSZÍTÉSE Nyissuk meg a Kész.pdf példaállományt és tanulmányozzuk át az elkészült házi feladatot. Figyeljük meg a szöveg elrendezését (hasábok, térközök, behúzások stb.) és a dokumentum elemeit (címoldal, tartalomjegyzék). Mielőtt nekilátunk a dokumentumok szerkesztésének/formázásának, mindig készítsünk másolatot az eredeti fájlokról. Ha a munka során valamilyen probléma adódik, az archivált dokumentumok sokat segíthetnek. A másolást követően nyissuk meg és lapozzuk át a Nyers 1 és Nyers 2 dokumentumokat. A vizsgálat során a nem nyomtatható karakterek legyenek megjelenítve. (Amennyiben ez nem így van, kattintsunk a Nem nyomtatható karakterek gombra.) Figyeljük meg a feleslegesen begépelt szóközöket, tabulátorjeleket, üres bekezdéseket, a kézi sortöréseket, az oldaltöréseket, a piros és zöld aláhúzásokat, valamint a szöveg struktúráját. Miután alaposan átvizsgáltuk a dokumentumokat, nekiláthatunk a szövegszerkesztésnek.
A DOKUMENTUMOK EGYESÍTÉSE Elsőként rakjuk össze a szöveget egyetlen dokumentumba. 1. Zárjuk be a Nyers 2 dokumentumot. 2. Ugorjunk a CTRL+END billentyűkombinációval a Nyers 1 dokumentum végére. 3. Válasszuk ki a Beszúrás/Szöveg/Objektum/Szöveg fájlból… parancsot, a megjelenő párbeszédablakban keressük meg és válasszuk ki a Nyers 2 dokumentumot, majd kattintsunk a Beszúrás gombra.
ÜZLETI INFORMATIKAI ESZKÖZÖK 3 Kiadványszerkesztés 4. A dokumentum mentéséhez válasszuk a Fájl/Mentés másként… parancsot. A fájl neve Házi feladat legyen, típusa Word-dokumentum.
A FELESLEGES KARAKTEREK TÖRLÉSE A dokumentumok átvizsgálásakor észrevehettük, hogy a szövegelemek igazítására szóközöket és üres bekezdéseket alkalmaztak, az oldalszámozást pedig kézzel végezték el. A hibás szövegszerkesztési megoldásoknak „köszönhetően” a dokumentumok egyesítésekor a második dokumentum „oldalszámozásai” az oldalak közepére csúsztak. A dokumentumban ezeket a szerkesztési hibákat a hatékonyság érdekében cserével javítjuk. (A sorrendet gondos tervezéssel úgy választjuk meg, hogy az egyes fázisokat ne kelljen később esetleg újra elvégezni, pl. az üres bekezdéseket csak akkor távolítjuk el, amikor már nem keletkezik újabb.)
FELESLEGES SZÓKÖZÖK, KÉZI OLDALTÖRÉSEK TÖRLÉSE Elsőként a szóközismétlődéseket szüntetjük meg oly módon, hogy két vagy több egymás utáni szóközt egy szóközre cserélünk. Az eltüntetésre több módszer is létezik, az egyik ilyen az iteratív módszer. Ez azt jelenti, hogy a két szóközt folyamatosan egy szóközre cseréljük mindaddig, amíg található dupla szóköz a dokumentumban. A másik módszer, hogy keresési maszkokat alkalmazunk. 1. Válasszuk ki a Kezdőlap/Szerkesztés/Csere parancsot (CTRL+H billentyűkombináció). 2. A megjelenő párbeszédablakban tekintsük át az összes lehetőséget, majd az Egyebek>> gomb lenyomása után válasszuk ki a Behelyettesítéssel opciót. 3. Eztán a keresett szöveghez írjuk be keresési maszk segítségével, hogy kettőnél több szóközt keresünk. Első lépésben írjunk be egy szóközt, majd a beírás után a Speciális nyomógomb segítségével szúrjuk be a Hányadik előfordulás kapcsos zárójeleit (vagy írjuk be kézzel). 4. A {} jelek között azt kell pontosvesszővel elválasztva megadni, hogy minimum hányszor és maximum hányszor fordulhat elő az adott karakter. Ha a maximumot nem adjuk meg, akkor azt végtelennek tekinti. A keresési maszkot egészítsük ki a következő módon: „.{2;}”. Itt és az ábrán is a . karakter a szóközt jelöli. (Vigyázzunk arra, hogy ,-t mutat a Word a Speciális gombra kattintva, de beszúráskor már ;-t ír!) 5. A Csere erre mezőbe írjunk be egy szóközt. 6. Hajtsuk végre a cserét.
ÜZLETI INFORMATIKAI ESZKÖZÖK 4 Kiadványszerkesztés Ezután tüntessük el a felesleges bekezdés eleji és végi szóközöket is. A bekezdés elején a szóközt úgy tudjuk megtalálni, hogy rákeresünk az előző bekezdés végén található „Bekezdésjelre” és az új bekezdés elején található szóközre. 1. A Keresés és Csere ablakban a Keresett szöveg mezőben állva a Speciális nyomógomb alól válasszuk ki a Bekezdésjelet, majd írjunk utána egy szóközt, ekkor a mezőben a „^p.” kifejezés fog állni. A szóközt itt is ponttal jelöltük. 2. A Csere erre mezőbe pedig egy bekezdésjelet (^p) írjunk. 3. Ha az első bekezdés is felesleges szóközzel kezdődik, akkor ez a csere nem hajtja végre a törlést, mert az előtt nincs bekezdésjel. Ezt nekünk kézzel kell törölni, ha szükséges.
A bekezdés végi szóközt is hasonlóan találjuk meg, csak ott nem a bekezdésjel után, hanem az előtt áll a szóköz. 1. A Keresés és Csere ablakban a Keresett szöveg mezőbe írjunk be egy szóközt, majd a Speciális nyomógomb alól válasszuk ki a Bekezdésjelet, vagy egyszerűen gépeljük be a „.^p” kifejezést. 2. A Csere erre mezőbe itt is egy bekezdésjelet szúrjunk be. Az előzőek alapján töröljük a kézi sortöréseket is. A kézi sortörés kifejezését („^l”) is a Speciális nyomógomb alól tudjuk beszúrni. (Általában az igaz, hogy eltüntethetjük ezeket a jeleket, néha pedig bekezdésjelre cseréljük, időnként pedig változatlanul bent maradhatnak.)
KÉZI OLDALSZÁMOZÁS TÖRLÉSE A kézi oldalszámozást is az előzőekhez hasonlóan cserével tudjuk törölni. Nézzük meg, hogy néz ki a kézzel készített oldalszám („szám.oldal”). Az oldalszámozást is többféle módon el lehet távolítani. Az egyik módszert szorgalmi házi feladatnak adjuk, a másikat itt az órán bemutatjuk.
Az oldalszámok a dokumentumban egy és kétjegyűek. Első lépésben a kétjegyű számokat töröljük, majd az egyjegyűeket. 1. A Keresés és Csere ablakban a Keresett szöveghez szúrjuk be a Bármely számjegy feltételt a Speciális nyomógomb alól az első számjegynek, majd szúrjuk be újra a
ÜZLETI INFORMATIKAI ESZKÖZÖK 5 Kiadványszerkesztés
Bármely számjegyet és írjuk utána, hogy „.oldal”. Így a készített kifejezés „^#^#.oldal”. 2. Hajtsuk végre a csereét úgy, hogy a Csere erre mezőt üresen hagyjuk. 3. Az egyjegyű oldalszámokat is töröljük úgy, hogy a Bármely számjegy feltételt csak egyszer szúrjuk be. Így a készített kifejezés „^#.oldal”. Az oldalszámozást most egy lépésben fogjuk eltávolítani behelyettesítéses cserével. 1. A Keresés és Csere ablakban a pipáljuk be, hogy Behelyettesítéssel cserélünk. 2. A keresendő szöveghez a Speciális nyomógomb alól válasszuk ki a Karaktertartományt és a Hányadik előfordulást. 3. Egészítsük ki a kifejezést a következő módon: „[0-9]{1;}.oldal”. Az oldalszámok egy vagy többjegyűek is lehetnek, ezért kell az {1;} előfordulást beállítani. 4. A Csere erre mezőt hagyjuk üresen. 5. Hajtsuk végre a cserét.
BEKEZDÉSEK EGYESÍTÉSE, ÜRES BEKEZDÉSEK TÖRLÉSE A szóközökhöz hasonlóan az üres bekezdéseket is el lehet távolítani iteratív módon úgy, hogy a két bekezdésjelet (^p^p) szóközt folyamatosan egy bekezdésjelre (^p) cseréljük mindaddig, amíg található üres bekezdés a dokumentumban. A feladatot egy lépésben is el tudjuk végezni behelyettesítéssel. Ehhez tudni kell azt, hogy a ^ jel után írt ASCII kóddal rá tudunk keresni az adott ASCII kódú karakterre. A „kocsi vissza”, azaz az új bekezdés ASCII kódja a 13. A behelyettesítéses cserénél a ^p-t a keresési mezőben nem lehet használni. 1. A Keresés és Csere ablakban pipáljuk be, hogy Behelyettesítéssel cserélünk. 2. A keresendő szöveghez írjuk be a ^13-at, majd a Speciális nyomógomb alól válasszuk ki a Hányadik előfordulást vagy írjuk be kézzel a {} jeleket. 3. Egészítsük ki a kifejezést a következő módon: „^13{2;}”. 4. A Csere erre mezőbe „^p”-t írjunk. 5. Hajtsuk végre a cserét. 6. A dokumentum elején marad egy üres bekezdés, illetve a csere után a dokumentum végére visszateszi a program az üres bekezdést, ezért töröljük azokat kézzel.
ÜZLETI INFORMATIKAI ESZKÖZÖK 6 Kiadványszerkesztés
SZEDÉSI ÉS HELYESÍRÁSI HIBÁK JAVÍTÁSA A gyakran ismétlődő szedési és helyesírási hibák javítását – a felesleges karakterek törléséhez hasonlóan – legegyszerűbben cserével végezhetjük el. A csere előtt mindig alaposan gondoljuk át, hogy lecserélhetjük-e az összes előfordulást, vagy egyenként kell döntenünk a szövegrészek cseréjéről/megtartásáról, ugyanis a hibás cserét sokszor csak később vesszük észre, amikor már nincs lehetőség a visszavonásra.
SZEDÉSI HIBÁK JAVÍTÁSA Ebbe a kategóriába tartozik az írásjelek helytelen használata (például, ha az írásjel nem tapad a szóhoz, esetleg nem a megfelelő írásjelet használjuk), illetve a kurrens (kisbetűs) és verzál (nagybetűs) szedés keveredése. A hibás betűkkel való szedésre jó példa az „A kereslet oldali változásokat követően…” kezdetű bekezdés. A bekezdést csupa nagybetűvel gépelték be, most ezt fogjuk kijavítani. 1. Jelöljük ki a bekezdést. 2. Válasszuk ki a Kezdőlap/Betűtípus/Kisbetű – nagybetű/Mondatkezdő nagybetűk parancsot. Az írásjelek következetesen hibás használatát megfigyelhetjük az első átlapozáskor is, de a leggyakoribb hibákra rá is kereshetünk. Most az idézőjeleket és a gondolatjeleket ellenőrizzük. 1. Ugorjunk a dokumentum elejére. 2. Keressünk rá az idézőjelek és javítsuk ki a helytelenül használtakat. A szövegben a következő típusú idézőjelek fordulhatnak elő: „”“". Az első megtalált idézőjel tipográfiailag hibás. Gépeljünk be egy idézőjelet, és rögtön meglátjuk, hogy miért. 3. Járjuk végig a keresett szöveg előfordulásait, és ha szükséges, javítsuk a szöveget. Miután javítottuk az idézőjeleket, keressünk rá a „∙-∙” és a „∙-,” karaktersorozatokra (ahol a ∙ a szóközt jelöli), és a kötőjeleket cseréljük gondolatjelekre.
NYELVI ELLENŐRZÉS A Korrektúra/Nyelvi ellenőrzés/Helyesírás parancs segítségével a dokumentum nyelvi ellenőrzése kisebb energiabefektetéssel és nagyobb biztonsággal végezhető el. Ekkor a Word sorban megjeleníti egy párbeszédpanelen a lehetséges helyesírási és nyelvhelyességi hibákat. 1. Ugorjunk a dokumentum elejére. 2. Indítsuk el a nyelvi ellenőrzést. 3. Lépkedjünk végig a hibákon és hajtsuk végre a szükséges módosításokat.
ÜZLETI INFORMATIKAI ESZKÖZÖK 7 Kiadványszerkesztés
FELADAT BEFEJEZÉSE Végezetül mentsük el a dokumentumot a Word saját formátumába Házi feladat néven. Gratulálunk! Ezzel elérkeztünk a példa végéhez.
© Corona, Boros Norbert, Dr. Kallós Gábor (SZE), 2013. Minden jog fenntartva
