Alsózsolca Város Önkormányzata HATÁROZATI JAVASLAT ………./2014.( ) KT. számú HATÁROZAT Alsózsolca Város Önkormányzata Képviselő-testülete az Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal és a hozzá tartozó önállóan működő költségvetési szervek közötti pénzügyi-gazdasági feladatok ellátását érintő munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről szóló, e határozat mellékletét képező munkamegosztási megállapodásban foglaltakat az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII.31.) Korm. rendelet 10. § (4) bekezdése alapján 2013. február 01-i hatállyal jóváhagyja. A Képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert, hogy a megállapodáson a jóváhagyó záradékot a Képviselő-testület nevében aláírja. Határidő: folyamatos Felelős: polgármester és jegyző.
1
………………Kt. határozat melléklete
Együttműködési megállapodás Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal, valamint az önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről 1. Általános szempontok A munkamegosztási megállapodás megkötésére az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 10. § (4) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján került sor, figyelembe véve az Ávr. 8. § (1)-(4) bekezdéseiben, és a 10. § (5)-(8) bekezdéseiben előírt szempontokat. A munkamegosztási megállapodás a Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Polgármesteri Hivatal), mint az irányító szerv által kijelölt, gazdasági szervezettel nem rendelkező, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, és az - Alsózsolcai Gondozási Központ, - Közösségi Ház és Könyvtár, - 2.sz.Napköziotthonos Óvoda, - Fekete István Óvoda és Bölcsőde, - Városüzemeltetés (a továbbiakban: Intézmény), mint a gazdasági szervezettel nem rendelkező, önállóan működő költségvetési szervek közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére terjed ki. A Polgármesteri Hivatal azonosító adatai: Név: Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal Cím: 3571.Alsózsolca, Kossuth Lajos út 138. Adószám: 15348915-2-05 Bankszámlaszám: 11734004-15725912 PIR törzsszám: 348913 Az Intézmény azonosító adatai: Név: Alsózsolcai Gondozási Központ Cím: 3571.Alsózsolca, Kossuth Lajos út 104. Adószám: 16677692-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677692 PIR törzsszám: 668143 Név: Közösségi Ház és Könyvtár Cím: 3571.Alsózsolca, Görgey A. utca 1. Adószám: 16677678-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677678 PIR törzsszám: 68121 Név: 2.sz.Napköziotthonos Óvoda Cím: 3571.Alsózsolca,Kossuth utca 168. Adószám: 16677623-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677623 PIR törzsszám: 668099
2
Név: Fekete István Óvoda és Bölcsőde Cím: 3571.Alsózsolca, Fekete István utca 7. Adószám: 16677647-1-05 Bankszámlaszám: 11734004-16677647 PIR törzsszám: 668110 Név: Városüzemeltetés Cím: 3571.Alsózsolca,Bocskai út 36. Adószám: 15788483-2-05 Bankszámlaszám: 11734004-15788483 PIR törzsszám: 788481 Az Intézmény részére az Ávr. 10. § (1) bekezdés alapján az előirányzatai tekintetében a tervezési, gazdálkodási, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási, továbbá a működtetésével, üzemeltetésével, a beruházásokkal, a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatainak ellátására a képviselő-testület az Intézmény Alapítói Okiratában a Polgármesteri Hivatalt jelölte ki. Az Intézmény az Ávr-ben rögzítettek szerinti feladatait, a Polgármesteri Hivatal az állományába tartozó alkalmazottakkal, a munkamegosztási megállapodásban rögzített helyen és módon látja el. A munkamegosztási megállapodás célja, hogy a munkamegosztás és a felelősségvállalás szakszerű rendjének szabályozása mellett a hatékony, takarékos és ésszerű intézményi gazdálkodás kereteit megteremtse. A munkamegosztási megállapodás nem sértheti az Intézmény szakmai döntéshozó szerepét. A Polgármesteri Hivatal és az Intézmény közösen felelősök a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásáért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a belső kontrollrendszer kialakításáért és működtetéséért. Az Intézmény a Polgármesteri Hivatal számviteli politikája keretében elkészített szabályzatok (eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata, az eszközök és források értékelési szabályzata, a pénzkezelési szabályzat, önköltség számítási szabályzat) a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a számlarend előírásait, továbbá az Ávr. 13. § (2) bekezdésében meghatározott szabályzatokat, alkalmazza az azokban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A Polgármesteri Hivatal vezetője gondoskodik arról, hogy a számviteli (főkönyvi) könyvelésben elkülönítetten szerepeljenek az Intézmény gazdasági eseményei. A Polgármesteri Hivatal ellátja azokat a feladatokat, melynek személyi és tárgyi feltételei az Intézménynél nem adottak, így különösen: - könyvvezetés; - leltározás; - terminálon történő utalások; - adatszolgáltatás;
2. Előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság Az Intézmény a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben az alapfeladatai ellátásához jóváhagyott előirányzatok felett teljes jogkörrel rendelkeznek.
3
Az Intézmény a számukra a saját költségvetésükben meghatározott előirányzatok felhasználásáért felelnek, ezen felül kötelesek feladataik ellátásáról, munkafolyamataik megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az biztosítsa a kijelölt költségvetési szerv költségvetésében a részére megállapított előirányzatok takarékos felhasználását.
3. Tervezés A Polgármesteri Hivatal és az Intézmények az önkormányzat gazdasági programjához, költségvetési koncepciójához, ágazati koncepcióihoz és a költségvetési tervezéshez adatokat szolgáltatnak, azok megalapozására és alátámasztására. Az Intézmény az önkormányzat gazdasági programjához, költségvetési koncepciójához, ágazati koncepcióihoz és a költségvetési tervezéshez adatokat szolgáltat, azok megalapozására és alátámasztására. A Polgármesteri Hivatal által az Intézmény számára a feladatok fedezetéül a polgármesteri hivatal nyilvántartásaiban elkülönített előirányzatok szolgálnak, amelyet az Intézmény érdekében használ fel. A Polgármesteri Hivatal feladatai a költségvetés tervezésének időszakában különösen: - az Intézménnyel együttműködve adatot szolgáltat az önkormányzat költségvetési koncepciójához; - a költségvetési koncepció képviselő-testületi elfogadása (határozat) után, az abban foglaltak figyelembe vételével alakítja ki saját és az Intézmény előirányzatait; - számításokat végez a költségvetési előirányzatok megalapozásához; - az Intézménnyel közösen figyelemmel kíséri a költségvetési előirányzatok alakulását; - előkészíti a költségvetési egyeztető tárgyalásra a rendelkezésre álló információk alapján a tervezés megalapozását szolgáló számításokat, adatokat, információkat; - előkészíti az önkormányzat bizottsági üléseire, illetve a képviselő-testület üléseire az intézményt érintő előterjesztéseket, azokhoz információt szolgáltat; - a költségvetési rendelet elfogadását követően gondoskodik az előirányzatok elkülönített (szakfeladat, főkönyvi számla alábontás) nyilvántartásáról, erről az Intézmény vezetőjét tájékoztatja; - gondoskodik az analitikus nyilvántartások év eleji megnyitásáról, egyeztetéséről és további vezetéséről; - gondoskodik egyéb költségvetés tervezésével kapcsolatban felmerülő feladatok ellátásáról.
4. Előirányzat módosítás Az előirányzatok módosításával kapcsolatos mindenkori eljárási rendet az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. Az Intézmény vezetője az előirányzat módosítási igényét a Polgármesteri Hivatal felé jelzi, melyet jóváhagyásra Polgármesteri Hivatal a költségvetés módosítás előterjesztésekor a Képviselő-testület elé terjeszt jóváhagyásra. A módosítási igényben meg kell jelölni a módosítandó előirányzatot, a módosítás forrását és annak indokát is.
4 Az Intézmény bevételi és kiadási előirányzatának főösszege, az elért többletbevételekkel, illetve a meghatározott célra átvett vagy pályázati úton nyert bevételek összegével a megfelelő részelőirányzatok felemelhetők. Amennyiben az előirányzatok módosítására az Országgyűlés vagy a Kormány döntésének következtében kerül sor, a Polgármesteri Hivatal a költségvetési rendelet módosítását követően, a végrehajtott módosításról tájékoztatja az Intézményt. Az Intézmény a felhalmozási jellegű kiadási előirányzatait saját hatáskörben nem emelheti fel, csak a képviselő-testület döntését követően. 5. Pénzkezelés, pénzellátás Az Intézménynél házipénztár nem működik, kifizetéseiknek teljesítése érdekében havonta ellátmányban részesülnek, melynek igénylési, felhasználási és elszámolási szabályait a Polgármesteri Hivatal pénzkezelési szabályzata rögzíti. Az ellátmányból a következő kifizetések teljesíthetők: -
postai szolgáltatás;
-
kisösszegű szolgáltatási kiadások;
-
útiköltség elszámolás;
-
egyéb kis összegű beszerzések.
Az Intézmény a készpénzforgalomról az előző havi ellátmány elszámolásával egy időben - az ezzel írásban megbízott dolgozóik által - a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167. § (1) bekezdés a)-j) pontjaiban meghatározott alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylatokkal elszámolnak. Az Intézmény által beszedett bevételeket a pénzkezelési szabályzatban ezzel megbízott dolgozók a Polgármesteri Hivatal házipénztárába a beszedést követő 30. napon belül fizetik be. A készpénzben történő kifizetésekért és az elszámolás teljesítéséért az Intézmény vezetője felelős. Amennyiben az Intézmény külső pénzkezelési helyként is működik, az arra vonatkozó szabályokat a pénzkezelési szabályzat írja elő. Az Intézmény kifizetést, a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott előirányzatok mértékig teljesíthetnek. Az Intézménynél a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat (Pl: ellátmány kezelése, szolgáltatási kiadások kifizetése, stb.) a költségvetési szerv állományába tartozó, pénzkezelési szabályzatban felhatalmazott látja el a fent részletezett módon.
6. Előirányzat felhasználás 6.1. A személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodás szabályai A képviselő-testület által jóváhagyott előirányzaton és létszám előirányzaton belül a munkáltatói jogok gyakorlása az Intézmény vezetőjének feladat- és hatásköre, akik a jogkört az 2. pontban meghatározottak szerint gyakorolja.
5 A közalkalmazotti és egyéb jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyintézés (kinevezési okirat, átsorolás, munkaszerződés, megbízási díj, jogviszony megszüntetése, elszámoló-lap elkészítése, aláírásra), valamint az aláírt okiratok a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához történő továbbítása a Polgármesteri Hivatal feladata. Az Intézmények: − önálló bérgazdálkodói jogkört gyakorolnak, a költségvetési évben keletkezett bérmegtakarítást és bérmaradványt szabadon felhasználhatják, ez azonban a későbbiekben többlettámogatási igénnyel nem járhat; − a számfejtéséhez szükséges adatokról, a munkából való távolmaradásról, a betegszabadság igénybevételéről havi jelentés készítenek, amit a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig a Polgármesteri Hivatal részére eljuttatnak; − ellenőrzik a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságától érkező bérjegyzék adattartalmának valódiságát, eltérés esetén a feltárt hibát jelzik a Polgármesteri Hivatal felé; − a képviselő-testület által jóváhagyott pénzmaradvány, illetve a tárgyévi bérmegtakarítás terhére jogszabály és a költségvetési rendeletben előírtak szerint jutalmazásra fordítható keret felosztására hozott döntés továbbítják a Polgármesteri Hivatal részére; − egyéb munkáltatói intézkedésekről és döntésekről tájékoztatják a Polgármesteri Hivatalt. A Polgármesteri Hivatal: − az Intézmény által teljesített adatszolgáltatást feldolgozza és továbbítja a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága felé; − a nem központosított számfejtés körébe tartozó illetményeket számfejti és – utalás útján – kifizeti; − egyéb személyi juttatásokkal és a munkaerő gazdálkodással kapcsolatos feladatok lát el. 6.2. A dologi kiadásokkal való gazdálkodás szabályai Az Intézmények a működéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítása mellett a 2. pontban meghatározottak szerint gyakorolják a következő feladatokat: -
tárgyi eszközök javításának, karbantartásának megrendelése (a költségvetésében jóváhagyott előirányzat erejéig);
-
egyes működési bevételek (intézményi ellátási díjak, bérleti díjak, felesleges eszközök értékesítése, stb.) beszedése, számlázása;
-
egyéb dologi kiadásokkal kapcsolatos feladatok ellátása.
6.3. Beruházási, felújítási kiadások Az Intézmények beruházási, felújítási tevékenységet csak a munkamegosztási megállapodásban rögzítettek szerint a képviselő-testület által a költségvetési rendeletében meghatározott esetben és mértékben végezhet. Amennyiben a beruházás, felújítás forrása pályázati pénzeszköz, abban az esetben is szükséges a képviselő-testület jóváhagyása a felhasználásra.
6
7. Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés igazolás A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására vonatkozó általános szabályokat a Polgármesteri Hivatal Pénzkezelési szabályzata és Gazdálkodási szabályzata tartalmazza, melynek hatálya az Intézményekre is kiterjed. Az ellenőrzési és gazdálkodási jogkörök gyakorlása – kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés, teljesítésigazolás, összeférhetetlenség - során a Pénzkezelési szabályzatban és Gazdálkodási szabályzatban meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni, az abban foglaltak a jogkörök gyakorlására felhatalmazottak részére kötelező érvényűek. 8. Költségvetési számvitel és a pénzügyi számviteli feladatok ellátása A főkönyvi könyvelést, az előirányzatok és azok módosításának nyilvántartását, továbbá az analitikus nyilvántartások vezetését a Polgármesteri Hivatal végzi. A Polgármesteri Hivatal az intézmény kérésére bármikor, de legalább havonta tájékoztatja az intézményt érintő bevételi és kiadási előirányzatok felhasználásáról. A képviselő-testület költségvetést érintő döntéseiről, intézkedéséről a Polgármesteri Hivatal azonnal tájékoztatást nyújt. A normatív hozzájárulás igényléséhez, elszámolásához szükséges alapadatokat az Intézmények szolgáltatják a Polgármesteri Hivatal felé. 9. Információáramlás, adatszolgáltatás Az Intézmények vezetői és a Polgármesteri Hivatal az információáramlás zavartalan és az adatszolgáltatás valódiságának biztosítása érdekében havonta személyes megbeszélést tartanak. Az Intézmény a Polgármesteri Hivatal felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást kötelesek teljesíteni: − normatív hozzájárulások igényléséhez adatszolgáltatás; − kötelezettségvállalások (szerződéskötések) bejelentése a nyilvántartásba vételi kötelezettség miatt folyamatosan; − egyéb adatszolgáltatások. Az adatok valódiságáért az intézményvezetők felelősek. 10. Beszámolás Az Intézmény vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és költségvetési beszámolási kötelezettség teljesítése a Polgármesteri Hivatal feladata. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltározás (mennyiségben vagy egyeztetéssel) elvégzésének időpontját, felelőseit és helyszíneit a leltárkészítési és leltározási szabályzat tartalmazza. Az Intézmény szakmai feladatellátását bemutató szöveges beszámoló elkészítése az Intézmény vezetőjének a feladata.
7 11. Működtetés, tárgyi eszközök karbantartása, felújítás, beruházás, vagyonkezelés A Polgármesteri Hivatal és az Intézmények külön-külön felelősek az intézmények működtetéséért és a feladatellátás biztosításáért. A személyi és tárgyi feltételek biztosításáról az intézményvezetők gondoskodnak. Az Intézmények a közbeszerzési értékhatárt elérő vagy meghaladó beruházások, felújítások lebonyolítása során az önkormányzat közbeszerzési szabályzatában előírtak figyelembe vételével kezdeményezi /vagy/ jelzi a szükséges közbeszerzési eljárás lefolytatását. A felújítások és építési jellegű beruházások előkészítése, a kivitelezés végrehajtásának folyamatos ellenőrzése, az elvégzett munka, megrendelés alapján történő átvétele az Intézmény vezetőjének feladata. A Polgármesteri Hivatal és az Intézmények vezetői külön-külön felelnek az általuk vezetett intézmény rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért és állagának megőrzéséért. Az önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló 10/2012 (II.29.) Önkormányzati Rendeletében, továbbá a felesleges vagyontárgyak selejtezéséről szóló szabályzatában és a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott előírásokat betartani kötelesek. 12. A belső kontrollrendszer és a belső ellenőrzés Az Intézmény vezetője az általa vezetett költségvetési szerv vonatkozásában köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információ és kommunikációs rendszert, továbbá a nyomon követési rendszert. A belső kontrollrendszer működtetésénél a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet előírásai alapján elkészített, Polgármesteri Hivatal Kontrollrendszer Szabályzatát kell alkalmazni. Az Intézmény belső ellenőrzését külső szolgáltató, megbízólevéllel ellátott belső ellenőr látja el. Belső ellenőrzésre a kockázatelemzéssel alátámasztott éves belső ellenőrzési tervben meghatározottak szerint kerül sor. A belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét a Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza.
13. Záró rendelkezések A megállapodás 2014. ….. napjától lép hatályba, az ebben foglaltakat 2014. január 1-jétől kezdve kell alkalmazni. A 201. ……….-án megkötött együttműködési megállapodás 2013. december 31-vel hatályát veszti. Alsózsolca, 2014. ……………………….
Urbánné Lengyel Zsuzsanna jegyző Alsózsolcai Polgármesteri Hivatal önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv vezetője
8
Oroszné Verba Julianna Alsózsolcai Gondozási Központ
Szaláncziné Somos Zsuzsanna Közösségi Ház és Könyvtár
gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv vezetője
gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv vezetője
Takácsné Szabó Zsuzsanna 2.sz.Napköziotthonos Óvoda
Fazekasné Baksi Piroska Fekete István Óvoda és Bölcsőde
gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv vezetője
gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv vezetője
Parádi Julianna Városüzemeltetés gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv vezetője
Záradék: Jelen megállapodást …………… Önkormányzat Képviselő-testülete …../2014.(…….) KT. számú határozatával jóváhagyta. 2014. ………….
Zsiros Sándorné polgármester
