HARTELIJK WELKOM BIJ UITBESTEDEN, van laagste prijs naar kwaliteit Wilt u uw mobiele telefoon op STIL zetten?
Programma 13.00 uur Uitbesteding: bezint eer gij begint – zaal Milaan Pauze 14.15 uur Uitbesteding schoonmaak (groen) – zaal Tokio 14.15 uur Uitbesteding catering (blauw) – zaal Berlijn pauze 15.30 uur Uitbesteding schoonmaak (blauw) – zaal Tokio 15.30 uur Uitbesteding catering (groen) – zaal Berlijn pauze 16.30 uur Uitbesteden? Samenwerken! – zaal Milaan
Kwaliteit in de schoonmaak
Annet de Haas, Bart van der Sluijs en Rob Klinkert Facto-congresmiddag, 16 december 2010
Interactief
Zijn er aspecten die extra belicht moeten worden?
Zijn er vooraf vragen waar wij rekening mee kunnen houden?
Tijdens de presentatie twee stellingen
Kennisgebieden van Wageningen UR gezondheid, lifestyle, levensomstandigheden
gezonde voeding en leefomgeving
voeding en voedselproductie
leefomgeving
Organogram WUR
Organogram FB-Wageningen UR Directeur
Personeel & Organisatie
Financiële & Bedrijfs Economische Zaken
Integraal Facilitair Management
Veiligheid & Milieu
Forum
Inkoop
Informatie & Comm. Technologie
Vastgoed & Bouwzaken
Bibliotheek
Operational Services Annet de Haas
Infrastructuur
Vastgoedontwikkeling
Services
Bouwmanagement
InformatieSystemen
Technisch installatie Beheer
Docupublishing
Bouwservice Wageningen
Applicatieontwikkeling en beheer
Beheer Onderwijsruimten & gebouwen
Bibliotheek LeeuwenBorch en LEI – Den Haag
Document Management & Logistics
Bibliotheek Forum e.a. Locaties
Facility Services (incl contractmanagement)
Logistiek
Language Services
Selectie & ContentManagement
Universitair Sportcentrum
Groenvoorziening
Organisatie Facilitair Domein
Centraal belegd bij Facilitair Bedrijf:
Productmanagement Inkoop WUR-brede raamcontracten Contract- en leveranciersmanagement
Decentraal bij bedrijfsonderdelen belegd:
Servicemanagement
Kenmerken schoonmaak bij Wageningen UR
Wageningen 210.000 m² en 53 panden Lelystad (5 panden), Leeuwarden, Velp, IJmuiden Inclusief glasbewassing Niet alleen kantoren, maar ook:
Onderwijsruimten Laboratoria proefboerderijen
Stelling:
De keuze voor twee of meer leveranciers draagt zorg voor een beter beheersbaar contract.
Doel, uitgangspunten en opzet aanbesteding
Economisch meest voordelige aanbieding met twee percelen: 1.
2.
Wageningen Lelystad, Leeuwarden, Velp, IJmuiden
Goed beheersbaar contract Resultaatgerichtprogramma Centraal budgetbeheer
Opzet tender
Werkgroep tbv tender vanuit meerdere disiplines Opstartteam WUR en leverancier Gebruik van meerdere beheersystematieken Inbedding medewerkers WUR in het contract Focus op opleiding en training
Gunningcriteria
Resultaat aanbesteding
Uiteindelijk wint de partij met de laagste prijs, terwijl we ingezet hadden op prijs en kwaliteit!!
Stelling:
De keuze voor de leverancier met laagste prijs brengt continue extra managementaandacht met zich mee.
Hoe verder?
Uiteindelijke besparing op basis van twee percelen ruim 800k Vrij gekomen budget ten goede van de faculteiten Start implementatie Aanvullen..
Implementatie en contacten
Opstartfase: moeizaam
onvoldoende draagvlak vanuit interne klant; lange communicatielijnen.
Huidige fase: (te) veel partijen aan tafel; verhouding tussen Facility Services WUR en interne klant; Macht (uiteindelijk) bij interne klant.
IJkpunten: partnership en waardecreatie.
Aandachtspunten bij de opstart
Organisatie WUR: onduidelijk • Wie heeft beslissingsbevoegdheid? • Hoe liggen verhoudingen binnen de WUR vast?
Bestek: incorrect • Gevolg: discussies.
Afspraken uit het verleden • Zorg voor een volledig Pakket van Eisen waarin alle wensen van de interne klant zijn vastgelegd; • Één aanspreekpunt mét beslissingsbevoegdheid.
Effecten na implementatie
Er wordt gestuurd op uren / kosten Leiding niet adequaat voor WUR-personeel Geen ruimte voor begeleiding implementatie
Waardecreatie leverancier?
Transparantie • Spreek van tevoren met elkaar af waar je elkaar op beoordeeld » » » »
Technische kwaliteit, VSR, DKS Beleving gebruikers, 2x/ jaar Klachten Extra opdrachten
Meten = Weten • Definieer meetbare KPI’s en leg rapportagefrequentie vast » 1x per maand operationeel overleg » 4x per jaar, management review (trends, bijsturen)
Leverancier als adviseur • Betrek de leverancier in schoonmaakvraagstukken
Doelstelling: Ontzorgen opdrachtgever Onze definitie van ontzorgen is:
Een gedetailleerde opstartplanning; Eén vast aanspreekpunt bij ICS; Een stabiele bezetting op locatie door een laag ziekteverzuim en verloop; Flexibel en gemotiveerd personeel; Een snelle klachtafhandeling en -analyse; Een sterke backoffice; Beslissingen nemen en bijsturen op basis van KPI’s
Dit resulteert in:
Een relatie op basis van wederzijds vertrouwen en transparantie voor langere tijd met een zakelijk karakter.
Uiteindelijk moet dit leiden tot een win-win situatie van beide partijen.
Kwalitatieve resultaten tot heden
Vanaf begina af aan uitvoering van technische kwaliteitsmetingen Pas in een later stadium toepassing van andere beheer instrumenten
Kwaliteit 2009
Kwaliteit 2010
Financiele resultaten 2008 - 2010
Verbeterpunten in aanbesteding
Inventarisatie panden Implementatietraject:
Start op 1 sept: nooit doen bij een Universiteit!!! Te weinig voorbereid
Voldoende budget voor beheerfase In Wageningen begeleiding personeel
Lessons learned
Centraal versus decentraal Grotere fixatie op kwaliteit in de gunningcriteria Keuze van moment van implementatie Directe inzet van alle beheer instrumenten Implementatie beter voorbereiden
