Handreiking Voorbereiden op terugmelden. = aansluiten op basisregistraties

Handreiking Voorbereiden op terugmelden = aansluiten op basisregistraties

1

•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• Auteur Linda Maasdijk Versie 7-6 Den Haag,

Handreiking Voorbereiden op terugmelden

••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

Voorwoord

Iedereen die een beetje bekend is met “basisregistraties” weet dat overheidsorganisaties in Nederland de afgelopen jaren in meer of mindere mate druk zijn geweest om zich voor te bereiden op het gebruik van actuele en authentieke gegevens uit één of meer basisregistraties. Nog lang niet alle basisregistraties zijn klaar voor gebruik. Het vullen en het beschikbaar zijn van de basisregistraties spreidt zich uit over langere periode. Het (dagelijks) gebruik van de gegevens uit de basisregistraties door de verschillende overheidsorganisaties is afhankelijk van de kwaliteit van de gegevens. De kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties is cruciaal. Veel werkprocessen en publieke taken zijn ervan afhankelijk. De afnemers zijn mede verantwoordelijk voor de kwaliteit van de basisregistraties. Zij zijn degenen die in de praktijk de fouten in gegevens in de basisregistraties in hun werkprocessen tegenkomen. Daarom is, als er sprake is van gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven, de verplichting tot terugmelden aan de registratiehouder opgenomen in de wet. Terugmelden is de laatste schakel van de keten tussen bronhouder en afnemer. Met de terugmelding kan de afnemer de bronhouder informeren dat er tijdens de uitvoering van zijn proces een afwijking is geconstateerd tussen de feitelijke en administratieve werkelijkheid. De bronhouder zal op basis van zo'n signaal aanvullend onderzoek uitvoeren en eventueel het gegeven in de registratie corrigeren. Zo ontstaat er een kwaliteitscirkel. Als alle afnemers hieraan deelnemen kan in korte tijd een flinke kwaliteitsslag gemaakt worden, waar de afnemers uiteindelijk zelf weer profijt van hebben. De grote uitdaging voor de afnemers van basisregistraties is de operationalisering van de abstracte notie van gerede twijfel. Die ligt per publieke taak anders. Los van de wettelijke verplichting en het feit dat het andere gebruikers helpt door terug te melden, bestaat er geen 'natuurlijke' incentive tot terugmelden, behalve dat de afnemers uiteindelijk profijt hebben van juiste gegevens in een basisregistratie. Momenteel is het denken over terugmelden nog in de beginfase en het feitelijk terugmelden bij gerede twijfel is nog nauwelijks van de grond gekomen. Er is met enkele basisregistraties enige ervaring opgedaan en meestal met een selectie van afnemende instellingen. Kortom, de bulk van het werk komt nog.

3/79


••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

Digimelding, de technische voorziening om te kunnen terugmelden, is in productie genomen. Technisch kan er teruggemeld worden. De overheidsorganisaties die nu de processen rond terugmelden aan het inrichten zijn, komen tot de ontdekking dat er het nodige moet gebeuren om daadwerkelijk te kunnen terugmelden bij gerede twijfel. Bij het aansluiten op de basisregistraties en het gebruik van gegevens uit de basisregistraties merkt men - vooral in het begin – dat er relatief veel administratieve verschillen zijn tussen de eigen administraties en de basisregistraties. Maar administratieve verschillen zijn nog geen feitelijke verschillen. Om te voorkomen dat de organisatie terugmeldt op administratieve verschillen in plaats van feitelijke verschillen zijn acties van opschoning en heronderzoek aan de orde. Deze handreiking gaat in op de verschillende facetten waar een organisatie zich op moet voorbereiden om op enig moment te kunnen terugmelden bij gerede twijfel. Het gaat om de impact op de organisatie, over opschonen en heronderzoek. Ofwel, wat moet bij de afnemer allemaal op orde zijn, voordat kan worden teruggemeld bij gerede twijfel.

4/79


••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

Inhoud

1 Inleiding 7 1.1 Doel van de handreiking en leeswijzer 10 2 Beknopt overzicht van de basisregistraties...................................................................12 2.1 Het gebruik van gegevens uit de basisregistraties is verplicht. 12 2.2 De basisregistraties 12 3 Het in beeld brengen van het huidige en het toekomstige gebruik van authentieke gegevens in bedrijfsprocessen..........................................................................................15 3.1 Het in kaart brengen van de processen en het in beeld brengen van het huidige en toekomstige gebruik van authentieke gegevens uit basisregistraties: hoe doe je dit?..16 3.1.1 Het in kaart brengen van de processen 16 3.1.2 Het maken of actualiseren van procesbeschrijvingen 16 3.1.3 Het “waarom” van procesgegevens 17 3.1.4 De herkomst van de procesgegevens 17 3.1.5 Het bepalen welke gegevens vervangen moeten worden door gegevens uit basisregistraties 19 3.1.6 De keuze uit welke basisregistraties de gegevens worden betrokken 21 3.2 De aanpak van het project: hoe doe je dit? 21 3.3 Sprekende voorbeelden 21 3.4 Aandachtspunten 22 3.5 Resultaat 22 4 De impact van het ‘terugmelden bij gerede twijfel’ op de organisatie ........................23 4.1 Een impactanalyse: hoe doe je dat? 24 4.1.1 De gegevens uit de landelijke voorzieningen worden geleverd ‘tot aan de deurmat’ 25 4.1.2 Oplossingen om gegevens verder in de organisatie te distribueren, het inrichten van een gegevensmagazijn 27 4.1.3 Het in kaart brengen van de systemen en applicaties 30 4.1.4 Hoe staat het met de interoperabiliteit van de systemen binnen de eigen organisatie 30 4.1.5 De technische voorzieningen, de generieke voorzieningen en de standaard 31 4.1.6 De keuze: koppelen of niet 32 4.2 Sprekende voorbeelden 34 4.3 Aandachtspunten 36 4.4 Resultaat 36 5 Het vergelijken en opschonen van bestanden...............................................................37 5.1 Wat is bestandsvergelijking? 40 5.1.1 Synchroniseren met gegevens uit de landelijke voorzieningen 42

5/79


••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••

5.2 Voorbereiding: alleen vervangen van gegevens door basisgegevens in actuele dossiers? 42 5.3 Vergelijken: Handmatig of geautomatiseerd? 43 5.4 Gebruik de beste gegevens om te zoeken 44 5.5 Het onderzoeken en oplossen van de verschillen 48 5.6 Sprekende voorbeelden 49 5.7 Resultaat 50 6 Omgaan met actuele en authentieke gegevens en terugmelden bij gerede twijfel....51 6.1 Werken met actuele en authentieke gegevens: wat betekent dat voor de medewerkers? 53 6.1.1 De benadering op het niveau van de individuele medewerker 54 6.1.2 De bulkbenadering 54 6.2 Terugmelden bij gerede twijfel: wat betekent dit? 55 6.2.1 Hoe wordt het proces van terugmelden ingericht? De individuele benadering....56 6.2.2 De bulkbenadering: hoe wordt het proces van terugmelden ingericht? 58 6.3 Aantal terugmeldingen per basisregistratie 58 6.4 Wat te doen: Hoe verder te gaan met het werkproces als er sprake is van gerede twijfel? 60 6.5 Sprekende voorbeelden 60 6.6 Aandachtspunten ‘terugmelden in het werkproces’ 61 6.7 Resultaat 61

6/79

1

Inleiding

Terugmelden vormt samen met eenmalig inwinnen en verplicht gebruikmaken de basis voor de invoering van een stelsel van basisregistraties in Nederland. Dit stelsel moet een bijdrage leveren aan het terugdringen van de administratieve lasten voor de bedrijven en het verbeteren van de dienstverlening naar burgers. Een ieder die kennis heeft genomen van basisregistraties, er al mee werkt of gaat werken heeft deze visie ongetwijfeld al eens eerder gelezen. Terugmelden hangt zeer nauw samen met het gebruik van actuele en authentieke gegevens uit basisregistraties in de organisatie. Als het juiste gebruik van actuele en authentieke in de organisatie niet op orde is, zal terugmelden bij gerede twijfel niet snel een succes worden. In juni 2009 heeft ICTU-programma RENOIR de handreiking “Terugmelden, kwaliteit voor basisregistraties” uitgebracht. Hierin wordt kort geschetst welke stappen de afnemer moet nemen om te kunnen terugmelden bij gerede twijfel. Samengevat gaat het om de volgende stappen: -

-

De afnemer zal ervoor moeten zorgen dat het afnemen van gegevens uit de basisregistraties is ingericht. Er kan alleen worden teruggemeld op actuele en authentieke gegevens. De afnemer zal ervoor moeten zorgen dat de eigen bestanden zijn opgeschoond. Pas daarna kan worden begonnen met terugmelden. Terugmelding zal in de werkprocessen ingericht moeten worden. Daarvoor zullen procedures moeten worden ontwikkeld. Medewerkers die gaan terugmelden moeten begrijpen in welke gevallen in hun eigen werksituatie sprake is van “gerede twijfel”.

Ongeveer in dezelfde tijd als de bovengenoemde handreiking verscheen, liet Het Waterschapshuis aan RENOIR weten bij het realiseren en implementeren van bouwstenen uit het stelsel tegen nogal wat knelpunten aan te lopen. Dit was de directe aanleiding voor de onderhavige handreiking. De verwachting is dat elke afnemer die start met het gebruik van gegevens uit basisregistraties, tegen deze of vergelijkbare knelpunten aanloopt. De knelpunten zijn in breder verband geanalyseerd om te achterhalen waarom deze knelpunten nu optreden.

7/79

Deze handreiking “Voorbereiden op terugmelden” is geschreven voor de medewerkers van gemeenten, provincies, waterschappen, rijksoverheid en andere (semi-)overheid die hun organisatie moeten voorbereiden op het terugmelden in geval van gerede twijfel. Zij zullen naar verwachting ook verschillende knelpunten (gaan) tegenkomen. Waar liep Het Waterschapshuis1 concreet tegen aan? De waterschappen betrekken voor hun bedrijfsprocessen gegevens uit alle basisregistraties. Tot nu toe beheerden alle waterschappen hun eigen gegevens. Daarvoor worden - indien nodig - gegevens uit bijvoorbeeld het GBA opgehaald. Straks worden alle gegevens, zowel de eigen gegevens als de gegevens uit de basisregistraties, ondergebracht in een OverheidsDataBase (ODB) speciaal voor de waterschappen. Gegevens die nog niet geschikt zijn om direct te gebruiken, worden bewerkt en verbeterd. Afwijkingen worden teruggemeld. Het Waterschapshuis constateerde dat de verschillende databases op dit moment nog niet interoperabel zijn. Het gaat bijvoorbeeld om verschillende schrijfwijzen van adressen en het afkorten van straatnamen. Ook blijkt dat de verschillende basisregistraties op meerdere vlakken nog niet op elkaar zijn afgestemd. Niet al deze knelpunten zijn op korte termijn oplosbaar. Dit is inherent aan het feit dat we met elkaar midden in de omslag zitten van het gebruik van eigen gegevens naar het gebruik van gegevens uit de basisregistraties. Ook zijn bronhouders nog volop bezig met het inrichten van de verschillende basisregistraties. Voor de knelpunten die niet op korte termijn opgelost kunnen worden, zullen de afnemers een tijdelijke oplossing, een bypass moeten vinden. Een aantal knelpunten ligt op stelselniveau en kunnen niet op korte termijn worden opgelost. Het heeft geen zin om zelf naar oplossingen te gaan zoeken. Het gaat om het volgende: 1. Gemeenten zijn bronhouder van verschillende basisregistraties (GBA, BAG, WOZ).2 Sommige gemeenten hebben hun basisregistraties optimaal op orde of intern al gekoppeld met de andere basisregistraties, andere niet. Het komt voor dat een gemeente (nog) verschillende schrijfwijzen hanteert voor een adres in de GBA en in de WOZ. Dit wordt pas opgelost als de gemeente de BAG op 1

Het Waterschapshuis is de regie- en uitvoeringsorganisatie voor de 26 Waterschappen op ICT

- gebied (zie voor meer informatie www.waterschapshuis.nl). 2 De basisregistraties zijn beschreven in hoofdstuk 2 en uitgebreider in bijlage 2. In bijlage 4 is een lijst met afkortingen opgenomen.

8/79

orde heeft en het adres uit de BAG gebruikt in de GBA en in de WOZ. 2. Omdat de basisregistraties zoals de BAG, de RNI en het NHR nog niet af zijn, is er ook nog geen sprake van een inhoudelijke synchronisatie. Je kunt geen adres uit de BAG ophalen als de BAG nog niet af is. Het heeft voor een afnemer pas zin om terug te melden dat een adres niet juist is gespeld, als de betreffende gemeente in zijn rol als bronhouder haar verschillende basisregistraties heeft gerealiseerd en heeft gesynchroniseerd. Deze verschillen tussen basisregistraties zullen op termijn verdwijnen. Dit kost tijd. In het kader van deze handreiking kunnen we de afnemers slechts attenderen op dit gegeven. Afnemers zullen zelf keuzes moeten maken hoe ze hier (tijdelijk) mee om gaan. 3. Verschillend gebruik van de gegevens. In de WOZ kunnen percelen nog geadresseerd staan op een eigenaar die overleden is. Aan de afdeling burgerzaken van een gemeente is doorgegeven dat de persoon is overleden. Dit gegeven wordt verwerkt in de GBA. Maar zolang de erfenis nog niet is afgerond, blijft het perceel op de naam van de overledene staan. Dit komt omdat burgers niet verplicht zijn om een verklaring van erfrecht af te geven. De afnemer zal bij het gebruik van het WOZ-register rekening moeten houden met het feit dat de WOZ op deze manier functioneert. De WOZ bevat gegevens die voor de uitvoering van de werkprocessen van de waterschappen (en voor mogelijk andere gebruikers) niet relevant zijn. 4. Semantische interoperabiliteit. Hetzelfde woord of begrip kan in een andere context iets anders betekenen. Dit verschijnsel is van grote betekenis als men overgaat tot het gebruik van gegevens uit een basisregistratie. Een “werknemer” kan in de BLAU, bij de Belastingdienst, voor de politie of voor de Sociale Verzekeringsbank een andere betekenis hebben. En de Belastingdienst bijvoorbeeld hanteert het begrip “inkomen” voor de jaarlijkse belastingaangifte. Voor het verkrijgen van een uitkering heeft men eigen wet-en regelgeving om het “inkomen” te bepalen. Het “inkomen” uit de BRI is dus niet zondermeer te gebruiken voor een ander proces. 5. De basisregistraties zijn nog in ontwikkeling. Het NHR is bijvoorbeeld nog niet aangesloten op de BAG. Een adres uit de NHR is dus nog niet perse een “authentiek” adres. Naast de knelpunten op stelselniveau, zijn er ook knelpunten te verwachten binnen de eigen organisatie. Dit zijn de knelpunten waar deze handreiking op ingaat.

9/79

6. Binnen de eigen organisatie maakt men vaak gebruik van verschillende databases die de bedrijfsprocessen van informatie voorzien. Tussen deze databases bestaan knelpunten die vergelijkbaar zijn met de knelpunten op stelselniveau. De databases zijn immers ingericht om de eigen (wettelijke) taken zo goed mogelijk uit te voeren. In bijlage 1 staat een uitgebreidere beschrijving van de knelpunten waar de waterschappen tegenaan zijn gelopen. 1.1

Doel van de handreiking en leeswijzer

Deze handreiking levert een bijdrage aan het vormgeven van het implementatieproces van het verplicht gebruik en het terugmelden bij gerede twijfel. Het laat de afnemer maximaal profiteren van de kennis en ervaring die in eerdere implementatietrajecten is opgedaan. Deze handreiking is geen kant en klaar plan van aanpak. De diversiteit in het gebruik van gegevens uit basisregistraties en de diversiteit in afnemers (alle bestuursorganen!) noopt ons tot het schetsen van de stappen die moeten worden doorlopen en de vragen die een organisatie zich daarbij moet stellen. De verantwoordelijkheid voor de uitwerking ligt bij de organisatie zelf. Deze handreiking veronderstelt wel dat de lezer al enige kennis heeft over basisregistraties. Voor wie zich extra wil inlezen, is begin 2010 www.stelselhandboek.nl gestart. Alle relevante nota’s worden hierin opgenomen en zijn voor iedereen toegankelijk. Daarnaast kunnen in de toekomst ook “sprekende voorbeelden” in dit stelselhandboek worden opgenomen. De gebruikte bronnen staan in bijlage 3. Waar nodig wordt in de tekst verwezen naar de bronnen en naar relevante websites. Om de kennis nog wat op te frissen wordt in hoofdstuk 2 heel kort ingegaan op de stand van zaken van de invoering van basisregistraties. Omdat het gebruik en terugmelden nauw samenhangen, gaan de hoofdstukken 3, 4 en 5 in op het (inrichten van het) gebruik van gegevens uit basisregistraties en wat daar allemaal bij komt kijken. Hoofdstuk 3 gaat in op het in beeld brengen van het huidige en toekomstige gebruik van authentieke gegevens uit basisregistraties in de bedrijfsprocessen. Hoofdstuk 4 gaat in op de impact van het gebruik van gegevens uit de basisregistraties op de organisatie. Waar moet allemaal rekening mee gehouden worden?

10/79

In hoofdstuk 3 en 4 is vooral aandacht voor de projectmatige voorbereiding van het gebruik van gegevens uit basisregistraties en daarmee op het voorbereiden op terugmelden. Veel lezers zullen zeggen dat ze deze stappen al doorlopen hebben. Toch leek het ons nuttig om het nog een keer op een rijtje te zetten, vooral omdat verschillende afnemers ons hebben aangegeven zaken toch als knelpunt te ervaren. Hoofdstuk 5 richt zich op vergelijken en opschonen van bestanden. Waarom doe je dit, hoe doe je dit en wat betekent dit voor de organisatie. Ook het vergelijken en opschonen van bestanden vraagt in het begin een projectmatige aanpak. Tegelijkertijd is het vergelijken en opschonen van bestanden een continu aandachtspunt dat ook een plaats in de organisatie moet krijgen. Daarmee vormt hoofdstuk 5 de verbinding met hoofdstuk 6. In hoofdstuk 6 gaat het om de menselijke kant van het gebruik van gegevens uit basisregistraties en het terugmelden bij gerede twijfel. Wat betekent het voor de organisatie en voor de mensen in de organisatie. In ieder hoofdstuk is een paragraaf gewijd aan “ …: hoe doe je dat?“ (of een vergelijkbare titel), een paragraaf met “sprekende voorbeelden” en een paragraaf met de aandachtspunten. Ieder hoofdstuk eindigt met wat het beoogde resultaat zou kunnen zijn. De stappen die in de hoofdstukken 3 tot en met 6 zijn beschreven zijn volgtijdelijk, maar kunnen deels ook naast elkaar lopen.

11/79

2

Beknopt overzicht van de basisregistraties

Dit hoofdstuk geeft een beknopt overzicht van de basisregistraties en de huidige ontwikkelingen 3. 2.1

Het gebruik van gegevens uit de basisregistraties is verplicht.

De Nederlandse overheid ambieert een “elektronische overheid” die volop leunt op onderling communicerende informatiesystemen. Basisregistraties ontsluiten authentieke basisgegevens voor alle overheidsorganisaties, zodat burgers en bedrijven hun gegevens niet onnodig vaak hoeven aan te leveren. De doelstellingen zijn: - Betere dienstverlening; - Terugdringen lasten; - Eenmalige verstrekking, meervoudig gebruik. 2.2

De basisregistraties

Basisregistraties bevatten gegevens van objecten die voor de overheidsadministratie het meest belangrijk zijn. Het gaat om: - Wie: personen en rechtspersonen. - Wat: voertuigen, eigendom gebouwen en percelen, loon en inkomen. - Waar: percelen, gebouwen, adressen, en kaarten. En het gaat om de onderlinge relaties tussen het wie, het wat en het waar. Iedere basisregistratie heeft een eigen bronhouder, een instantie die de gegevens verzamelt, bijhoudt en muteert.

3

In 2003 besloot het kabinet naar aanleiding van het programma Stroomlijning Basisgegevens

dat de overheid bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken, in het vervolg altijd uit moet gaan van dezelfde basisgegevens. Het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en eOverheid (NUP) benoemt negentien elementen die samen de infrastructuur van de e-overheid vormen. Zeven elementen zijn basisregistraties. In het NUP zijn de actuele bestuurlijke afspraken over de invoering van de elektronische overheid vastgelegd tussen rijk, provincies, gemeenten, waterschappen en uitvoeringsorganisaties.

12/79

Dit legt een flinke verantwoordelijkheid bij de bronhouder. De bronhouder moet: -

Zijn basisregistratie opzetten en actueel onderhouden in termen van het verzamelen, bewerken en registreren van gegevens; De inhoud van zijn basisregistratie kunnen bewijzen aan de hand van formele brondocumenten, die zijn opgeslagen in een brondocumentenregister; Van elke wijziging in zijn basisregistratie een afschrift verstrekken aan de landelijke voorziening; Klachten afhandelen, foutmeldingen verwerken en formele verzoeken beoordelen ten aanzien van zijn basisregistratie.

De stand van zaken met betrekking tot het “vullen” van de basisregistraties is opgenomen in de onderstaande tabel (juni 2010). Basisregistratie

Status

Datum verplicht gebruik

Basisregistratie Personen GBA Register Niet Ingezetenen RNI Nieuw Handels Register NHR Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT Basisregistratie Topografie (ook bekend onder de naam TOP10NL) BGT Basisregistratie Adressen en Gebouwen BAG Basisregistratie Kadaster BRK Basisregistratie Voertuigen BRV Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken WOZ Basisregistratie Inkomen BRI Basisregistratie Lonen, Uitkeringen en Arbeidsverhoudingen BLAU Basisregistratie Ondergrond BRO

operationeel in opbouw in opbouw startfase

1-1-2010 nog te bepalen 1-1-2014 1-1-2012

operationeel

1-1-2009

in opbouw

1-7-2011

operationeel operationeel operationeel

1-1-2009 1-1-2010 1-1-2010

operationeel in opbouw

1-1-2009 nog te bepalen

startfase

1-1-2013

Tabel 1: Stand van zaken Basisregistraties.

In bijlage twee staat meer informatie over deze basisregistraties. Kijk voor nog meer informatie op www.stelselcatalogus.nl.

13/79

Deze basisregistraties bevatten die gegevens die: - Vrijwel altijd bij het oplossen van bestuurlijke vraagstukken nodig zijn en - Bovendien ook op grote schaal door andere overheden worden gebruikt. De basisregistraties worden (periodiek) gecontroleerd of zij op de juiste wijze actueel worden onderhouden. Er zijn twee controlemogelijkheden: - Door middel van audits; - Aan de hand van terugmelding van vermeende fouten. Er zullen geen andere controles plaatsvinden. Voor basisregistraties met meerdere bronhouders (zoals de GBA) is een landelijke voorziening in het leven geroepen. Dit om te voorkomen dat alle overheidsorganisaties een aparte verbinding moeten maken met de individuele bronhouders. De landelijke voorziening wordt beheerd door een “derde partij”. In geval van de GBA is dat agentschap BPR. Elke basisregistratie heeft zijn “eigen landelijke voorziening”. Bronhouders leveren hun gegevens aan de landelijke voorzieningen en de afnemers betrekken de gegevens uit de landelijke voorziening. De landelijke voorzieningen zijn, met uitzondering van de landelijke voorziening GBA nog volop in ontwikkeling. De basisregistraties tezamen vormen het “Stelsel van Basisregistraties”. De visie op het Stelsel van Basisregistraties is in december 2009 vastgesteld. De visie wordt verder uitgewerkt in drie documenten: de besturing van het stelsel, de werking van het stelsel en de “Uitvoeringsagenda Stelsel van Basisregistraties 2010-2015”. Deze drie documenten schetsen het beeld wat in 2015 is bereikt, hoe het stelsel dan werkt en welke activiteiten en projecten worden uitgevoerd om dit doel te bereiken. De documenten zullen als ze zijn vastgesteld, te vinden zijn op www.stelselhandboek.nl.

14/79

3

Het in beeld brengen van het huidige en het toekomstige gebruik van authentieke gegevens in bedrijfsprocessen

Dit hoofdstuk gaat in op wat het gebruik van gegevens uit basisregistraties betekent voor de processen in de organisatie. Eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik is het adagium. Dit betekent dat in de eigen organisatie onderzocht moet worden of, waar en welke gegevens gebruikt moeten gaan worden. De eerste stap is daarom het verkrijgen van een beeld van de bedrijfsprocessen, waarbij actuele en authentieke gegevens mogelijk verplicht zijn. Uiteindelijk kan dit inzicht leiden tot het moeten aanpassen van de werkwijzen en de bedrijfsprocessen. Deze stap geeft tevens inzicht in welke gegevens uit overige registraties (niet zijnde basisregistraties) betrokken worden en welke gegevens zelf “verzameld” worden. In kaart brengen processen 3.1.1

Actualiseren procesbeschrijvin gen 3.1.2

Bepalen doel gebruik gegevens 3.1.3

Bepalen herkomst gegevens 3.1.4

Bepalen vervangen gegevens 3.1.5

Bepalen basisregistraties 3.1.6

Figuur 1: Leeswijzer hoofdstuk 3.

15/79

De organisatie maakt een inventarisatie voor welke processen authentieke gegevens nodig zijn. Op www.stelselcatalogus.nl is terug te vinden welke gegevens zijn opgenomen in welke basisregistraties. In de Stelselcatalogus staan de definities van de gegevens in de verschillende basisregistraties. De eerste stap is het vergelijken van de eigen definities met de definities uit de basisregistraties. Komt de definitie overeen dan worden in het vervolg deze gegevens uit de basisregistratie betrokken. De organisatie maakt vervolgens een keuze uit wélke basisregistraties de gegevens betrokken worden. Dit laatste is natuurlijk alleen mogelijk als een bepaald gegeven in meerdere registraties is opgenomen (denk hierbij bijvoorbeeld aan adressen). 3.1

Het in kaart brengen van de processen en het in beeld brengen van het huidige en toekomstige gebruik van authentieke gegevens uit basisregistraties: hoe doe je dit?

Voor het in kaart brengen van de processen is een projectmatige aanpak het meest voor de hand liggend. De navolgende paragrafen geven een uitleg in ‘grote stappen, snel thuis’. 3.1.1

Het in kaart brengen van de processen

De eerste stap is het in kaart brengen van alle processen van alle afdelingen in de organisatie waar gegevens van personen, percelen, kaarten, voertuigen, adressen enzovoort voor worden gebruikt. Het doorlopen van de bedrijfsprocessen is geen nieuw fenomeen. Een groot aantal organisaties heeft deze stap bijvoorbeeld al gezet om inzicht te krijgen in het verplicht gebruik van de gegevens uit de GBA. Agentschap BPR ondersteunde veel afnemers hierbij. 3.1.2

Het maken of actualiseren van procesbeschrijvingen

De tweede stap is het maken of actualiseren van de procesbeschrijvingen van de processen die bij de eerste stap zijn beschreven. Het doel van deze stap is om inzicht te krijgen in welke gegevens op welk moment en met welk doel in het proces worden gebruikt. In de GBA staat het adres waar een persoon staat ingeschreven. Deze persoon woont tijdelijk niet op dit adres, bijvoorbeeld omdat hij is opgenomen in een verpleeghuis. Het is voor uw communicatie met deze persoon noodzakelijk dat u het adres in het verpleeghuis gebruikt. Het gebruik van het adres in het GBA is in deze situatie niet zinvol. U gebruikt voor dit bedrijfsproces het postadres dat u in uw eigen organisatie- of afdelingsdatabase bijhoudt.

16/79

Klakkeloos de adresgegevens uit de GBA overnemen is in sommige gevallen dus niet toereikend. 3.1.3

Het “waarom” van procesgegevens

De derde stap begint met het (opnieuw) te bepalen met welk doel gegevens worden gebruikt. De bedrijfsprocessen zijn leidend. U weet zelf het beste wáárom u de gegevens nodig heeft. Dit is een lastige stap. Toch is het noodzakelijk om deze stap te doorlopen. De volgende stap, het maken van een keuze welke gegevens uit welke basisregistraties worden betrokken, wordt anders nog veel lastiger. In het eerste hoofdstuk is uitgelegd dat de “voorlopers” tegen een aantal problemen aan liepen die vooral te maken hadden met de interpretatie van gegevens uit basisregistraties. De volgende voorbeelden zijn bedoeld om dit verder uit te leggen. Voor een rekening van een Waterbedrijf aan een huishouden is het nodig dat de rekening de juiste watermeter in het juiste pand betreft. Niemand wil immers de rekening van een ander betalen. Het is voor het bedrijfsproces van het Waterbedrijf niet perse noodzakelijk dat de rekening ook op de juiste naam is gesteld. Een koppeling met de gegevens uit de GBA voor de juiste persoonsgegevens is handig maar het bedrijfsproces zal niet verstoord worden als de naamstelling niet conform de GBA is. Anderzijds kan de klant de wens hebben om de rekening naar een postadres te sturen. Het adres uit de BAG of de GBA is dan niet voldoende. Het Waterbedrijf zal zelf de postadressen moeten bijhouden. Het is dus zaak dat elk gegeven op zijn eigen merites wordt beoordeeld. Waarom gebruikt onze organisatie dit gegeven? En met welk doel? 3.1.4

De herkomst van de procesgegevens

Er is ook een andere manier om naar gegevens te kijken. Deze stap is om inzichtelijk te maken waar de gegevens vandaan komen. Welke gegevens worden om welke reden door de organisatie op dit moment gebruikt? En waar komen deze gegevens vandaan? En zijn er alternatieven? Daar wordt in deze paragraaf op ingegaan. De basisregistraties bevatten een landelijke doorsnede van gegevens. Deze gegevens worden gebruikt bij méérdere organisaties in méérdere processen. De informatie in de basisregistraties is een doorsnede van de informatie die door veel organisaties in veel

17/79

processen gebruikt kan worden. Basisregistraties bevatten hoogstwaarschijnlijk niet alle informatie die voor een bedrijfsproces nodig is. Naast gegevens uit de landelijke basisregistraties, is het dus waarschijnlijk dat ook andere gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de bedrijfsprocessen in uw organisatie. Als het om gegevens gaat die men zelf verzamelt, is het gebruikelijk om een onderscheid te maken tussen gegevens die voor meerdere processen in één organisatie nodig zijn en gegevens die slechts voor één proces in één afdeling nodig zijn. Gegevens die op meerdere plekken in de organisatie worden gebruikt, zijn soms anders toegankelijk gemaakt dan gegevens die maar op één plek in de organisatie worden gebruikt.

Landelijke doorsnede

Organisatiebrede aanvulling

Afdelingsbrede aanvulling

Proces aanvulling

Figuur 2: Gegevens in een organisatie.

In het eerste geval betreft het een organisatiebrede aanvulling op de landelijke doorsnede. In het tweede geval is er sprake van een afdelingsbrede aanvulling op de organisatiebrede aanvulling en de landelijke doorsnede. Zowel bij de organisatiebrede aanvulling als bij een afdelingsbrede aanvulling zijn er twee manieren om de gegevens te verkrijgen; - De gegevens worden van derden betrokken; - De gegevens zijn door de organisatie zelf verzameld.

Gegevens basisregistratie

Gegevens van derden

Eigen verzameling

Figuur 3: Herkomst van gegevens.

18/79

Het kan dus zijn dat voor een bepaald bedrijfsproces gegevens worden “ingekocht”. Het postcoderegister bijvoorbeeld is géén basisregistratie maar het bevat wel gegevens die door veel organisaties worden gebruikt. 3.1.5

Het bepalen welke gegevens vervangen moeten worden door gegevens uit basisregistraties

Om te kunnen bepalen welke gegevens vervangen moeten worden door gegevens uit basisregistraties, is inzicht nodig in welke gegevens er precies in de basisregistraties worden bijgehouden. De Stelselcatalogus (www.stelselcatalogus.nl) is al in eerdere paragrafen (o.a. paragraaf 2.2) genoemd. Het is een online catalogus die de structuur van het stelsel van basisregistraties en de definities van soorten objecten, gegevens en berichten beschrijft. De stelselcatalogus legt uit wat een gegeven betekent en hoe het geïnterpreteerd moet worden. Met deze informatie kunnen gebruikers gegevens uit de basisregistratie(s) gemakkelijk inpassen in hun eigen werkprocessen. Hieronder wordt schematisch weergegeven welke keuzes gemaakt kunnen worden.

19/79

Vergelijken definities

De definitie komt overeen

De definitie komt niet overeen

Eigen definitie bijstellen

Eigen definitie blijft

BR = bron

Eigen bron

BR = bron

“inkoop”

Eigen

Figuur 4: Vervangen gegevens door gegevens uit basisregistratie. BR = Basisregistratie Inkoop = Gegevens die betrokken worden van derden

Inmiddels is inzichtelijk welke gegevens u waarvoor gebruikt en welke gegevens er in de basisregistraties staan. De eigen gegevens moeten nu “in theorie” vergeleken worden met de gegevens uit de basisregistraties. De organisatie bepaalt vervolgens in welke gevallen/situaties /bestanden voortaan gegevens uit de basisregistraties worden gebruikt. Even ter herinnering: dit alles omdat de organisatie verplicht is om authentieke gegevens uit basisregistraties te betrekken.

20/79

3.1.6

De keuze uit welke basisregistraties de gegevens worden betrokken

Na de vorige stappen te hebben doorlopen is er inzicht in: - Welke gegevens u met welk doel gebruikt; - Waar gegevens vandaan komen; - Welke gegevens vervangen gaan worden door gegevens uit basisregistraties. De laatste stap in dit deel van het proces is om een keuze te maken uit welke basisregistraties de gegevens betrokken moeten worden. Er is alleen sprake van een keuze indien twee bronnen min of meer gelijke gegevens beschikbaar hebben. Doorslaggevend is dan de bron waarvan de definitie van de gegevens het dichtst bij de eigen definities zitten. In de GBA staan adressen opgenomen. Het kan voor een bepaald bedrijfsproces voldoende zijn om adressen uit de GBA te gebruiken en is het niet nodig om een extra abonnement op de BAG te nemen. Deze keuze maakt de organisatie zélf. 3.2

De aanpak van het project: hoe doe je dit?

In de vorige paragraaf is vooral ingezoomd op de onderzoeksvragen. Over het algemeen is voor een project van deze omvang een projectmatige aanpak het meest geschikt. Aangezien veel organisaties al projectmatig werken en hun eigen aanpakken hanteren, is er in deze handreiking niet voor gekozen om projectmatig werken verder uit te werken. 3.3

Sprekende voorbeelden

Het stappenplan invoering GBA gaat uitvoerig in op het vaststellen van de reikwijdte van verplicht gebruik en terugmelden. Gemeenten en afnemers die dit stappenplan volgden en stap twee en stap vier uitvoerden, hebben inzicht in welke organisatieonderdelen en in welke processen gegevens uit de GBA gebruikt (moeten) worden. Ook hebben ze inzicht in het gebruik en in de herkomst van de gebruikte persoonsgegevens (www.bprbzk.nl naar informatiebank naar stappenplan). De BAG kent eveneens een stappenplan. Het stappenplan beschrijft een mogelijke fasering voor het vormgeven van het gebruik van gegevens uit de landelijke voorziening van de BAG en het terugmeldproces binnen de organisatie. Het is geen handboek met een voorgeschreven werkwijze, maar een document dat handvatten geeft en waaruit u ideeën kunt opdoen.

21/79

Per stap worden adviezen geformuleerd. Het stappenplan bevat daarnaast een overzicht van de ondersteuning die door het project BAG kan worden geleverd. Daarnaast wordt een overzicht gegeven van de relevante documenten. Het stappenplan is terug te vinden op http://bag.vrom.nl/over_bag/wat _zit_er_in_de_bag.

3.4

Aandachtspunten

Het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en het in beeld brengen van het huidige en toekomstige gebruik van authentieke gegevens uit basisregistraties, is een actie die inzet vereist van alle bedrijfsonderdelen. Het vraagt om op een ‘intelligente’ manier opnieuw naar de werkprocessen te kijken en kritisch met elkaar te kijken waarom de dingen gaan zoals ze gaan. Hiervoor zijn geen panklare recepten te geven. Dit hoofdstuk bevat enkele handvatten te geven om dit proces op gang te brengen 3.5

Resultaat

Alle bedrijfsprocessen waarbij in principe actuele, authentieke gegevens uit basisregistraties nodig zijn, zijn in detail in kaart gebracht. Voor de gehele organisatie is bekend welke gegevens uit welke registratie worden betrokken en met welk doel.

22/79

4

De impact van het ‘terugmelden bij gerede twijfel’ op de organisatie

In hoofdstuk 3 is ingegaan op de vraag welke gegevens (op termijn) vervangen moeten worden door gegevens uit basisregistraties en op de herkomst van de gegevens. In dit hoofdstuk komt aan de orde welke stappen de organisatie kan zetten om de impact van het gebruik van gegevens uit de basisregistraties te onderzoeken. Om inzicht te krijgen in wat er moet gebeuren, doen sommige organisaties een impactanalyse: wat betekent de introductie van het gebruik van gegevens uit basisregistraties voor mijn organisatie? Een impactanalyse is geen vastomlijnd protocol. Een (onderdeel van een) impactanalyse kan zijn om te onderzoeken welke impact het voor de organisatie heeft om voorbereid te zijn op het kunnen terugmelden bij gerede twijfel. De brandweer heeft in juli 2007 in de impactanalyse het volgende eindbeeld gedefinieerd. - per regio één datawarehouse. Hierin worden én de gegevens uit de basisregistraties én de aanvullende gegevens die worden gebruikt in de processen van de brandweer binnen de regio opgeslagen; - ieder korps in de regio heeft de beschikking over dezelfde gegevens door aan te sluiten op de regionale index; - ondersteuning en beheer gebeurt vanuit één regionaal servicepunt. Dit betekende een grondige herziening van de informatiehuishouding. Het eindbeeld wordt bereikt door: - de applicaties van de korpsen op te schonen en aan te passen op de standaarden van de regionale index; - de applicaties van de korpsen te koppelen aan de regionale index; - de gemeente te laten koppelen aan de regionale index in plaats van aan de verschillende korpsapplicaties.

23/79

4.1

Een impactanalyse: hoe doe je dat?

Iedere organisatie legt haar eigen accenten bij een impactanalyse. Impactanalyse 4.1

Levering tot aan de deur 4.1.1

Gegevens distribueren in organisatie 4.1.2

Bestands Vergelijking 5.1

Inventariseren systemen en applicaties 4.1.3

Bepalen interoperabiliteit 4.1.4 Technische voorzieningen 4.1.5 Kiezen om te koppelen 4.1.6

Figuur 5: Leeswijzer hoofdstuk 4.

De thema’s die in deze handreiking verder uitgewerkt worden, hebben vooral betrekking op wat op orde moet zijn voor het terugmelden bij gerede twijfel. Het betreft: - Het afleveren van gegevens tot aan de deurmat; - Oplossingen om gegevens verder in de organisatie te distribueren; - Het in kaart brengen van de systemen en applicaties die in de organisatie gebruikt worden; - De stand van zaken rond de interoperabiliteit van de systemen in de organisatie; - De technische voorzieningen, de generieke voorzieningen en de standaard; - De stand van zaken rond de aansluiting op de landelijke voorzieningen; - De keuze: koppelen of niet.

24/79

4.1.1

De gegevens uit de landelijke voorzieningen worden geleverd ‘tot aan de deurmat’

De meeste afnemende organisaties hebben momenteel zelf overeenkomsten afgesloten met de bronhouders van basisregistraties of met landelijke voorzieningen om gegevens geleverd te krijgen. In de toekomst kunnen organisaties de landelijke voorzieningen "bevragen". Op het moment van schrijven van dit document zijn de landelijke voorzieningen die beheerd worden door agentschap BPR (GBA), Kadaster (BRK), Rijksdienst voor het Wegverkeer (BRV) en het Kadaster (TOP10NL) operationeel. De landelijke voorzieningen voor de overige basisregistraties zijn nog niet (volledig) operationeel. Voor de actuele stand van zaken wordt verwezen naar www.e-overheid.nl. Veel organisaties hebben op dit moment eigen contracten met registraties. In de toekomst zullen alle gebruikers gegevens ophalen uit landelijke voorzieningen. Voor de voortgang van de verschillende projecten wordt verwezen naar de Uitvoeringsagenda (vastgesteld door de Regiegroep Dienstverlening en e-Overheid). De landelijke voorzieningen die op dit moment zijn/worden ontwikkeld gaan uit van het afleveren van gegevens uit de basisregistraties ‘tot op de deurmat’. De gegevens zijn daarmee nog niet beschikbaar voor het primaire proces, voor ‘de gebruikers’. De afnemer zal binnen de eigen organisatie actie moeten nemen om de gegevens ook beschikbaar te krijgen voor de processen. Dit geldt overigens ook voor de organisaties die nu zelf overeenkomsten met registratiehouders hebben afgesloten. Het volgende figuur geeft schematisch weer hoe de levering van authentieke gegevens op dit moment in de praktijk vaak werkt.

25/79

De basisregistratie Waarde #

Afdeling A

De gemeen schappellijke voorziening

Gegeven @

Waarde #

Afdeling B De deurmat

Gegeven &

Waarde #

Afdeling C Gegeven $

Figuur 6: Distributie gegevens uit basisregistratie aan afdelingen.

De gegevens uit de basisregistratie worden afgeleverd ‘op de deurmat’. De (afnemende) organisatie moet zelf regelen dat het gebruik van waarde # ook in de afdelingen A, B en C wordt ingevoerd (die nu nog respectievelijk de gegevens @, & en $ gebruiken). Voordat men gaat terugmelden bij gerede twijfel is het noodzakelijk dat men zeker weet dat het actuele en authentieke gegeven is gebruikt en dat de feitelijke situatie verschilt van de administratieve werkelijkheid. Er moet dus geborgd worden dat in een bepaald bedrijfsproces gebruik wordt gemaakt van actuele en authentieke gegevens.

26/79

4.1.2

Oplossingen om gegevens verder in de organisatie te distribueren, het inrichten van een gegevensmagazijn

Er zijn verschillende wegen om binnen de organisatie gegevens van de deurmat naar de gebruiker te krijgen; - Een extract van een bestand wordt op de PC van de gebruiker geïnstalleerd. Er is geen automatische update van de gegevens; - Het inrichten van een gegevensmagazijn. In het eerste geval is de kans groot dat de gebruiker géén actuele gegevens gebruikt. Bij het inrichten van een gegevensmagazijn is het uitgangspunt dat de gegevens authentiek en actueel zijn. In Amsterdam vinden systematische verstrekkingen van gegevens uit de GBA plaats aan binnengemeentelijke afnemers door: - Online inzage - Papieren mutaties - Elektronische mutaties - Ad-Hoc verstrekkingen - Selectie/steekproef Veel organisaties richten een gegevensmagazijn in om de gegevens uit basisregistraties te kunnen bewerken, zodat ze geschikt zijn voor de eigen processen en het koppelen aan andere gegevens. Vanuit het gegevensmagazijn worden de gegevens gedistribueerd naar de gebruikers. Deze gegevensmagazijnen fungeren vanuit het principe eenmalige opslag, meervoudig organisatiebreed gebruik. Een gegevensmagazijn wordt ook ingericht vanwege beveiliging. Het distribueren van gegevens vindt plaats vanuit een veilige productieomgeving, die niet kan worden gehackt door onbevoegden. In veel impactanalyses gaan de organisaties uit van het inrichten van een of andere vorm van een gegevensmagazijn. In het navolgende figuur is de relatie tussen de basisregistraties (de landelijke voorzieningen) en de eigen organisatie van de waterschappen geschetst. De oplossing die Het Waterschapshuis heeft gekozen om gegevens te distribueren, is geschikt voor de huidige situatie maar is in de toekomst ook geschikt. Zoals bekend zijn nog niet alle basisregistraties op niveau. Migreert op termijn de basisregistratie, dan migreert de OverheidsDataBase mee.

27/79

Figuur 7: Architectuur Overheidsdatabase in relatie tot basisregistraties en de burger/bedrijf (noot: TMF = Digimelding).

Een vergelijkbare figuur komt overigens in veel publicaties over basisregistraties voor. Deze Overheidsdatabase is het gegevensmagazijn voor de waterschappen. De Overheidsdatabase wordt gevuld met gegevens uit de landelijke basisregistraties en daarnaast gevuld met zogenaamde kerngegevens. Dit zijn gegevens die niet uit de landelijke basisregistraties komen (bijvoorbeeld drinkwaterverbruik) en ook voor bedrijfprocessen nodig zijn. De digitale dossiers van de afdelingen worden bewaard in het ‘zakenmagazijn’. De digitale dossiers zijn de weerslag van de bedrijfsprocessen waarvoor de gegevens uit de basisregistraties worden gebruikt. Medewerkers betrekken in hun proces hun gegevens niet direct uit de basisregistraties maar uit het gegevensmagazijn.

28/79

Deze werkwijze veronderstelt dat er altijd gebruik gemaakt wordt van actuele en authentieke gegevens uit de basisregistraties. Het bedrijfsproces is maatgevend. Het proces bepaalt in hoeverre de gegevens actueel moeten zijn. Gegevens uit basisregistraties worden ook gebruikt voor onderzoek. Om beleid te maken wil men bijvoorbeeld weten wat de gezinssamenstelling in een bepaalde wijk is. Voor het onderzoek kunnen ook gegevens gebruikt worden die een maand oud zijn. Voor dit proces maakt het niet uit dat de gegevens al wat ouder zijn. Er zit in het bovenstaande systeem een ‘tijdsverschil’ ingebouwd. De actualiteit van de gegevens hangt af van hoe vaak de Overheidsdatabase wordt ververst. Als de database één keer per week wordt ververst, zijn de gegevens maximaal een week oud. Afhankelijk van het soort basisregistratie en het abonnement wat de afnemer heeft op een basisregistratie worden gegevens vaker of juist minder vaak ververst. Een tweede ’tijdsverschil’ zit in de manier van distribueren naar de afdelingen. In de ene organisatie kunnen de medewerkers de gegevens uit de database ‘on line’ betrekken uit het gegevensmagazijn. In een andere organisatie heeft men het zo geregeld dat er iedere week of iedere maand een gegevensset op de afdeling wordt geïnstalleerd. Organisaties hebben in het ergste geval te maken met tweemaal een tijdsverschil: éénmaal als de gegevens van de basisregistraties in het gegevensmagazijn worden opgeslagen en éénmaal als de gegevens naar de afdeling worden overgeheveld. Hoewel de authentieke gegevens uit de basisregistratie zijn betrokken, is het nog maar de vraag of de gegevens ook actueel zijn. Een bedrijf kan inmiddels failliet zijn, een persoon overleden of verhuisd. Uiteindelijk bepaalt het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt hoe actueel de gegevens moeten zijn. Het bovenstaande voorbeeld schetst hoe Het Waterschapshuis intern gegevens distribueert. Andere organisaties hebben meer baat bij het online bevraging van de landelijke voorzieningen. Dit vergt dan een ander type gegevensmagazijn of een andere inrichting ‘achter de deurmat’ Een gegevensmagazijn kan gegevens uit meerdere registraties bevatten. Voor sommige organisaties zal het magazijn slechts gegevens uit één basisregistratie bevatten, omdat ze maar uit één basisregistratie gegevens nodig hebben. Overigens is het zo dat de meeste organisaties al de beschikking hebben over een dergelijk gegevensmagazijn. Het is een onderdeel van de huidige informatiehuishouding die nu al gebruikt wordt.

29/79

4.1.3

Het in kaart brengen van de systemen en applicaties

Het is waarschijnlijk dat in organisaties voor de verschillende bedrijfsprocessen meerdere systemen of applicaties gebruikt worden. Een onderdeel van een impactanalyse is het verkrijgen van inzicht in de gebruikte systemen en applicaties. Ook inzicht voor welke processen deze systemen worden gebruikt. Wel bepaalt het proces uiteindelijk of een gegeven actueel en authentiek moet zijn. Het onderstaande overzicht is een voorbeeld van de systemen die meldkamers gebruiken. In meldkamers is een grote diversiteit aan systemen operationeel. Voor dit onderzoek hebben wij naar de belangrijkste functionele groepen van informatiesystemen gekeken die in een groot deel van meldkamers operationeel zijn. Het betreft: - Meldkamersystemen - Geografische systemen - Meld- en alarmeringssystemen - Communicatiesystemen - Bevragingssystemen 4.1.4

Hoe staat het met de interoperabiliteit van de systemen binnen de eigen organisatie

In het actieplan: Nederland Open in Verbinding (NOiV) is het centrale thema ‘interoperabiliteit’. Dit is het vermogen van (informatie) systemen om op elektronische wijze gegevens en informatie te kunnen uitwisselen binnen en tussen organisaties. Er zijn drie dimensies van interoperabiliteit: 1. Technische interoperabiliteit: het koppelen van informatiesystemen om informatie uit te wisselen. Technische standaarden en interfaces zijn hier sleutelwoorden. Het betreft het vermogen van systemen om op het niveau van infrastructuur en software met elkaar te communiceren. 2. Semantische interoperabiliteit: het vermogen van systemen of organisaties om aan de kant van de zender en van de ontvanger gegevens op dezelfde manier te interpreteren. 3. Organisatorische interoperabiliteit: is primair gericht op samenwerking tussen en/of binnen organisaties. Ad 1) Hier is men technisch volop mee bezig. Digikoppeling (zie ook de volgende paragraaf) zorgt ervoor dat organisaties op onderliggend technisch niveau met elkaar kunnen communiceren. Voor het koppelen van verschillende eigen applicaties neemt men contact

30/79

op met de softwareleverancier. Meer informatie over Digikoppeling staat op www.stelselcatalogus.nl. Ad 2) Wil men gegevens van elkaar gebruiken, dan moeten de gegevens op zijn minst hetzelfde betekenen. Is ‘jaguar’ een wild dier of een auto? Zo heeft het begrip ‘inkomen’ in de verschillende wetgevingen een andere betekenis. De semantische interoperabiliteit is één van de onderwerpen die in het kader van de impact op de organisatie onderzocht moet worden. Ad 3) Voor het sectoraal en collegiaal samenwerken binnen de eigen organisatie is vooral een rol voor het management van de organisatie weggelegd. Daarnaast wordt samenwerken tussen organisaties op dit moment mede vorm gegeven door het werken met gegevens en informatie uit basisregistraties. 4.1.5

De technische voorzieningen, de generieke voorzieningen en de standaard

Een aantal technische voorzieningen is in de maak om de communicatie tussen overheden te optimaliseren. Als het lukt om informatie goed uit te wisselen, heten de systemen of organisaties — onderling — interoperabel. Om het gebruik van basisregistraties mogelijk en/of gemakkelijk te maken, zijn onder de noemer einformatieuitwisseling drie generieke technische voorzieningen opgenomen in het NUP: 1. Digimelding, voorheen de TerugMeldFaciliteit (TMF). Bij gerede twijfel kan een gegeven worden teruggemeld via Digimelding. Deze voorziening routeert de terugmelding naar de bronhouder. Digimelding informeert de terugmelder over de uitkomst van het onderzoek naar de terugmelding. 2. Digilevering is een generieke voorziening (onderdeel van Generieke Ontsluiting Basisregistraties, GOB) die gegevens uit basisregistraties levert aan afnemers op basis van abonnementen. Afnemers van gegevens uit de basisregistraties kunnen zich abonneren op zogenoemde ‘gebeurtenissen’ (denk aan de geboorte of het overlijden van een persoon, het starten van een onderneming, het vaststellen van een inkomen). Indien een dergelijke gebeurtenis zich voordoet en past binnen het abonnement, zal een partij de nieuwe of gewijzigde gegevens automatisch doorgeleverd krijgen. Overheidsinstanties zullen voor hun dienstverlening de gegevens uit verschillende basisregistraties moeten combineren. Digilevering maakt dit mogelijk. 3. Digikoppeling, voorheen de OverheidsServiceBus (OSB). Digikoppeling is een standaard. Door gebruik te maken van Digikoppeling kan een overheidsinstantie berichten uitwisselen met de basisregistraties van andere overheden. Alle basisregistraties hebben Digikoppelingstandaarden als

31/79

uitgangspunt opgenomen in de architectuurrichtlijnen. GBA (modernisering GBA), BAG, NHR en BRI zullen voor de ontsluiting in 2010 gebruik maken van Digikoppeling. Digikoppeling wordt ook voor andere e-Overheidsvoorzieningen gebruikt. Het is dé standaard voor communicatie tussen overheden onderling. Meer informatie over Digikoppeling is terug te vinden op de website van Logius (http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digikoppeling/) en op www.stelselhandboek.nl/stelselhandboek/digikoppeling. Alle basisregistraties én alle overheidsinstanties die gegevens afnemen, gaan gebruikmaken van twee generieke technische voorzieningen en één standaard, die ontwikkeld zijn door ICTU-programma RENOIR (het voormalige programma OverheidsDienstenPlatform (ODP)). Overheidsorganisaties zullen een plan van aanpak moeten maken hoe ze aansluiten op deze landelijke voorzieningen. Een uitgebreide beschrijving van de voorzieningen kunt u terugvinden op www.stelselcatalogus.nl/generieke voorzieningen. Om een en ander mogelijk te maken is de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) ontwikkeld. Deze bevat ontwerpprincipes, modellen en afspraken voor het inrichten van de electronische overheid (http://e-overheid.nl/onderwerpen/architectuur-en-nora).

4.1.6

De keuze: koppelen of niet

In veel organisaties is sprake van aanvullingen naast gegevens uit basisregistraties, en wel een afdelingsbrede aanvulling en soms een aanvulling op procesniveau van gegevens die in een proces nodig zijn (zie ook 2.1.3). De plaats waar deze aanvullingen bewaard worden, verschilt van proces tot proces en van organisatie tot organisatie. Voor een grote organisatie kan het zinvol zijn om de organisatiebrede aanvulling te bewaren in het gegevensmagazijn. Medewerkers die deze gegevens nodig hebben, hebben een verbinding met dit magazijn. Anderzijds kan een procesaanvulling bewaard worden in een excelsheet die is opgeslagen op de gemeenschappelijke schijf van de afdeling. Er zijn dus verschillende varianten mogelijk. Ook hier is het proces bepalend voor de juiste variant. Om gegevens uit alle bestanden te kunnen gebruiken in een bedrijfsproces, zullen de gegevens op de een of andere manier ‘gekoppeld’ moeten worden. Bestanden die aan elkaar gekoppeld zijn, kunnen informatie verbinden en uitwisselen.

32/79

De frequentie van het proces en de omvang van een bestand bepalen of technisch koppelen voor een organisatie wel of niet zinvol is. Of dat een andere manier wordt gevonden om gegevens uit verschillende bestanden in het proces te kunnen gebruiken. In de onderstaande figuur worden globaal de keuzes weergegeven.

Gebruikte frequentie

Koppelen Overwegen

Niet Koppelen Inzagescherm Overtypen

Koppelen

Niet Koppelen Synchroniseren indien nodig

Omvang bestanden

Figuur 8: Koppelen of niet

Iedere organisatie maakt zelf de afweging wat voor de eigen organisatie de beste keuze is. Geredeneerd wordt dat, als het bestand klein is en de frequentie waarmee de gegevens uit een bestand worden gebruikt laag is, koppelen niet zinvol is. Als een bestand groot is en de frequentie waarmee de gegevens gebruikt worden groot is, is koppelen wel zinvol. Een kleine gemeente geeft drie horecavergunningen per jaar af. De gemeente heeft 25 horecagelegenheden binnen de gemeentegrens. De gegevens over de horecaondernemingen zijn opgeslagen in een excelsheet van de afdeling vergunningen. Voor het proces zijn wel degelijk gegevens nodig uit basisregistraties. (NHR, GBA, BAG).

33/79

In het onderhavige geval zal de gemeente besluiten de excelsheet niet te koppelen aan het gegevensmagazijn, maar de betreffende ambtenaar de gegevens in te laten zien en in de vergunning over te typen. Als de omvang van het bestand groot is, maar de frequentie van het gebruik laag, is koppelen niet nodig. Als een organisatie één keer per jaar een brief verstuurt naar 300.000 huishoudens, is het niet nodig om iedere dag de gegevens uit de basisregistratie te verversen. Voordat de mailing de deur uit gaat is het verstandig om een update uit de basisregistratie te betrekken en de gegevens te synchroniseren. Als aan dertig personen (klein bestand) iedere week een brief verstuurd moet worden (frequentie hoog) is het koppelen te overwegen. Maar als aan 300.000 personen iedere week een brief gestuurd wordt, is koppelen noodzakelijk om het proces efficiënt te kunnen uitvoeren.

4.2

Sprekende voorbeelden

Een aantal organisaties heeft al een impactanalyse laten uitvoeren. De accenten zijn verschillend maar ze hebben met elkaar gemeen dat systematisch naar de impact van basisregistraties op de organisatie is gekeken. Het betreft de impactanalyse van Hoogheemraadschap van Rijnland, de impactanalyse Stelsel Basisregistraties van de gemeente Eindhoven, de impactanalyse invoering basisregistraties in Brandweerorganisaties en de impactanalyse Basisregistraties in het Meldkamerdomein. Deze staan als sprekende voorbeelden op www.stelselhandboek.nl of worden daar binnenkort gepubliceerd. In het onderstaande voorbeeld is de samenvatting van de impactanalyse die Hoogheemraadschap van Rijnland heeft uitgevoerd. Het Waterschapshuis (HWH) ontwikkelt de OverheidsDatabase (ODB) en de Enterprise Service Bus (ESB). De ODB is de basis voor het gebruik van basisregistraties binnen de waterschappen. De ODB kan basisgegevens uit de landelijke basisregistraties ontvangen, opschonen en verbeteren, koppelen, vastleggen en via modern berichtenverkeer ter beschikking stellen aan andere applicaties. De ODB kan voor Rijnland ook kernregistraties ontsluiten. Dit zijn de gegevens die nodig zijn voor ‘meerdere’ waterschapsprocessen en geen deel uit maken van de basisregistraties. Daarnaast ondersteunt de ODB de wettelijk verplichte terugmeldingen. De ESB in relatie tot de ODB zorgt voor de relatie van de

34/79

gegevens uit de ODB met andere applicaties en services. Uit de analyse in oktober 2009 blijkt dat het stelsel van basisregistraties nog vele onzekerheden kent. Er is een veranderende omgeving en landelijke ontwikkelingen. Zo heeft de oplevering van de meeste onderdelen van de basisregistraties nog niet plaatsgevonden en zijn in veel gevallen de toegezegde datums overschreden. Ook de levering van de ODB en ESB kent nog veel onzekerheden. De vorming van een gemeenschappelijke regeling voor het heffen en innen van belastingen heeft ook een belangrijke impact op de gegevenshuishouding van de gegevens die onderdeel uitmaken van de basisregistraties. Deze beweging versterkt de behoefte aan een ODB, maar maakt tegelijk op korte termijn de situatie ook complexer. Uit de impactanalyse blijkt dat alle primaire processen binnen Rijnland gegevens gebruiken die (in de toekomst) onderdeel gaan uitmaken van de basisregistraties. Ook veel van de applicaties binnen Rijnland blijken gegevens te gebruiken die in de toekomst onderdeel uitmaken van basisregistraties. De impact op het gebruik van gegevens binnen Rijnland is groot. Zo zal een deel van de huidige gegevens in de toekomst worden afgedekt door de basisregistraties in de ODB en zal een ander deel worden opgenomen als kernregistratie in de ODB. Door het opnemen van deze gegevens als basisof kernregistratie in de ODB worden de gegevens centraal onderhouden en zullen de gegevens te allen tijde eenduidig te herkennen zijn. De implementatie van de ODB en ESB heeft grote impact op de bestaande serviceorganisatie. Er komen twee volledig nieuwe applicaties/systemen die een grote hoeveelheid werk met zich meebrengen voor de beheerorganisatie. Een groot aantal opleidingen is nodig en er wordt een uitbreiding van de bestaande beheerlast verwacht. Een eerste indicatie van de kosten voor Rijnland is geraamd op ruim € 1.000.000,-. Geadviseerd is om de implementatie van de basisregistraties te faseren. De eerste fase zou bestaan uit het implementeren van de ODB en ESB zonder enige koppeling met de applicaties binnen Rijnland.

35/79

Het advies is tevens om fasering aan te brengen in het koppelen van de basisregistraties aan de Rijnlandse applicaties. Het voorstel is om als eerste basisregistratie de Basisregistratie Kadaster (BRK, bestaande uit LKI (landmeetkundig informatiesysteem) en AKR (Administratieve Kadastrale Registratie)) aan te sluiten. Hier is veel winst te boeken voor de schouw en er wordt in verschillende applicaties gebruik gemaakt van de BRK.

4.3

Aandachtspunten

Een belangrijke reden voor organisaties om een impactanalyse uit te voeren, is om inzicht te krijgen in de kosten die met deze operatie gemoeid zijn. Voor veel organisaties betekent gebruik van gegevens uit basisregistraties het aanschaffen of aanpassen van applicaties. Dit is over het algemeen een grote kostenpost. Veel organisaties zullen aan hun projectteam vragen om ook een kosten-baten analyse te doen. 4.4

Resultaat

Er is een beeld van de impact van het gebruik van basisregistraties op de organisaties. De uitgangspunten voor het verder inrichten van de organisatie en het systeem zijn bekend.

36/79

5

Het vergelijken en opschonen van bestanden

In hoofdstuk 3 is ingegaan op het in beeld brengen van de processen waarbij authentieke gegevens gebruikt moeten worden. Hoofdstuk 4 zoomt in op de overige randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden. Het werken met gegevens uit basisregistraties in de bedrijfsprocessen is eigenlijk pas goed mogelijk als de gegevens in bestanden waarmee de organisatie de bedrijfsprocessen uitvoert, vergeleken zijn met de gegevens uit de basisregistraties en zijn geschoond. De ervaring leert dat er zonder deze stap - naar alle waarschijnlijkheid - veel administratieve verschillen zijn. Dit hoofdstuk gaat in op bestandsvergelijking; het onderzoeken van de verschillen tussen bestanden, het opschonen van de bestanden en eventueel het initieel vullen van bestanden. Het onderstaande voorbeeld laat zien dat het zin heeft om bestanden te vergelijken. Amsterdam is een aantal jaren geleden gestart met het vergelijken van alle bestanden van de gemeente met bestanden van het Kadaster. Het Kadaster gebruikt de adressen van TNT Post. De volgende werkwijze is daarbij gevolgd: - Voor de eigenlijke vergelijking heeft men nagedacht waar mogelijke verschillen kunnen zitten. Welke administratieve verschillen worden mogelijk aangetroffen? - De eerste stap is door het Kadaster uitgevoerd. De bestanden werden aan elkaar gekoppeld. Dit leverde 260.000 verschillen op. - Vervolgens is men de administratieve verschillen gaan oplossen. Een Romeinse II werd een Arabische 2, str. werd straat enzovoort. Na deze exercitie waren er nog 30.000 verschillen over. - De volgende stap was om de adressen te plotten op een kaart. Adressen die wel bij TNT voorkwamen bleken gekoppeld aan een pand dat bijvoorbeeld gesloopt was. Bij nieuwbouwlocaties waren zowel de oude als de nieuwe adressen nog in het bestand opgenomen. Ook liepen bijvoorbeeld in een straat de huisnummers niet door. De nummers 1 t/m 50 bestonden. Bij de volgende hoek startte men met het huisnummer 60. De huisnummers 52 t/m 58 bestonden in deze straat niet. Na deze stap was het aantal verschillen gereduceerd tot 2000. - Men nodigde enkele medewerkers die de stad goed kenden uit om eens kritisch naar de verschillen te kijken. Deze wisten bijvoorbeeld

37/79

-

dat panden ook een andere ingang hebben aan een andere straat. Als deze medewerkers dachten een verschil te kunnen duiden maar het net niet zeker wisten, werd het betreffende adres bezocht. Dit is relatief weinig gebeurd. Deze medewerkers konden uiteindelijk 1600 verschillen duiden. Van de initiële 260.000 verschillen bleven 400 gevallen over waar sprake was van echte gerede twijfel.

In paragraaf 3.1.3. is uitgelegd dat voor bedrijfsprocessen gegevens uit verschillende bestanden gebruikt kunnen worden. De ervaring leert dat er administratieve verschillen kunnen optreden tussen de eigen registraties onderling en tussen de eigen gegevens en de gegevens van derden en van basisregistraties. Er zijn bijvoorbeeld verschillende schrijfwijzen voor een adresaanduiding in omloop.

Een aantal mogelijkheden om ‘eerste Jan van der Heijdentraat’ te spellen: Eerste Jan van der Heijdenstraat 34 2h Eerste Jan van de Heydenstraat 34 2 1e jan van der heijdenstraat 34 2e etage 1e Jan vd Heijdenstraat 34 1e J.vd Heijdenstr. 34 II

Alle adresaanduidingen betreffen één object. Het is dus zaak om ervoor te zorgen dat in het vervolg alleen het adres zoals het is opgenomen in de BAG wordt gebruikt. Aangezien de BAG nog niet op orde is, zal de afnemer tot die tijd een tussenoplossing kiezen, bijvoorbeeld door de postcodetabel van Cendris te gebruiken of het adres uit de eigen database. Dit voorbeeld betreft zogenaamde administratieve verschillen. De etage aan de 1e Jan van der Heijdenstraat 34 2 hoog zit nog steeds in hetzelfde pand en ook de bewoners zijn dezelfde. Administratieve verschillen zijn nog geen ‘feitelijke verschillen’. Een verschil tussen twee administraties betekent nog niet dat er daadwerkelijk iets aan de hand is. In de bestanden die door de afnemers gebruikt worden, komt van alle (beoogde) authentieke gegevens het adresgegeven waarschijnlijk het meest voor. Adresbestanden vervuilen snel. Er verhuizen in Nederland 1800 huishoudens per dag. Bij 20 % van de verhuizingen blijft er iemand achter: een partner, of de ouders. En in sommige huishoudens heeft iedereen een andere achternaam. Ook in bestanden die betrekking heb-

38/79

ben op het bedrijfsleven vinden veel mutaties plaats. Contactpersonen verdwijnen, adressen wijzigen, er is een nieuwe BV opgericht of het bedrijf is verhuisd. Door bestandsvergelijkingen is het mogelijk om administratieve verschillen op te lossen. Er bestaan eindeloos veel variaties in de samenstelling van de gegevens in bestanden; evenzo de bronnen waaruit de gegevens afkomstig zijn. Daarom beperkt dit hoofdstuk zich tot algemene principes van bestandsvergelijkingen. Eén op één bestandsvergelijkingen tussen overheidsorganen op basis van specifieke beleidsafspraken is hier dus niet aan de orde.

Wat is bestandsvergelijking 5.1

Synchroniseren gegevens 5.1.1

Voorbereiding vervanging gegevens 5.2

Vergelijken gegevens Handmatig 5.3

Bepalen semantische interoperabiliteit 4.1.4

Vergelijken gegevens Geautomatiseerd 5.3

Vinden overeenkomstige gegevens 5.4 Onderzoeken en oplossen van verschillen 5.5

Figuur 9: Leeswijzer hoofdstuk 5

39/79

In de volgende paragrafen wordt ingegaan op wat bestandsvergelijking is (5.1), welke voorbereidingen moeten worden getroffen (5.2), hoe bestanden vergeleken kunnen worden (5.3), hoe overeenkomstige gegevens gevonden kunnen worden (5.4) en hoe verschillen worden gevonden én kunnen worden opgelost (5.5). 5.1

Wat is bestandsvergelijking?

De meeste organisatie besteden structureel niet veel aandacht aan bestandsvergelijking. Toch is het, vooral bij grotere bestanden met verschillende bronnen, onmisbaar. Met bestandsvergelijkingen is het mogelijk om de gegevens in de systemen van de afnemers af te stemmen op de gegevens in de basisregistraties én die afstemming te blijven controleren. 1) De eerste stap is het synchroniseren (afstemmen) van de eigen gegevens met de gegevens van basisregistraties. Veel organisaties gebruiken al een (vorm van een) organisatiebreed gegevensmagazijn (zie ook paragraaf 4.1.2). Vanuit dit gegevensmagazijn zijn er koppelingen gelegd met landelijke en/of lokale voorzieningen van basisregistraties (input) en met lokale gebruikerssystemen (output). Via het gegevensmagazijn kunnen de organisatie-, de afdelingsbrede systemen en procesaanvullingen met de gegevens uit de basisregistraties gesynchroniseerd worden. Synchroniseren betekent niets anders dan ervoor zorgen dat de gegevens uit de lokale basisregistratie (dit geldt bijvoorbeeld voor gemeenten) of gegevens uit de landelijke voorziening gelijk zijn aan de gegevens in het gegevensmagazijn.

Lokale basis registratie

Lokaal Gebruikers systeem

synchroniseren Gegevensmagazijn

Landelijke voorziening

synchroniseren


Figuur 10: Synchroniseren met centraal gegevensmagazijn.

40/79

Organisaties die werken met een gegevensmagazijn moeten dit gegevensmagazijn op orde krijgen en houden. Een gegevensmagazijn dat – ten opzichte van de basisregistraties – verouderde of afwijkende data bevat, levert deze data immers door aan de lokale gebruikers. Organisaties die geen centraal gegevensmagazijn gebruiken, zullen lokale gebruikerssystemen rechtstreeks met de data in de basisregistraties moeten vergelijken. In alle eigen registraties moeten de gegevens gesynchroniseerd worden met de gegevens uit de basisregistraties.

synchroniseren


Landelijke voorziening synchroniseren


Figuur 11: Synchroniseren zonder centraal gegevensmagazijn.

Het komt ook voor dat gebruikers naast de gegevens uit het gegevensmagazijn, ook gegevens gebruiken uit afdelingsbrede of procesaanvullingen (paragraaf 3.1.3).

Lokale basis registratie

synchronisen

synchronisen


Gegevensmagazijn

Landelijke voorziening

synchronisen

synchronisen


Figuur 12: Synchroniseren met centraal gegevensmagazijn en met lokale gebruikerssystemen.

2) De tweede stap is het vergelijken van de data in de lokale gebruikerssystemen (de afdelingsbrede aanvullingen en de procesaanvullingen uit paragraaf 3.1.4) met de data

41/79

in het gegevensmagazijn. Het vergelijken van deze data leidt meestal ook tot een synchronisatieslag. 3) Een derde stap, die buiten het kader van deze handreiking valt, is het vergelijken van data van lokale afnemersystemen met data van bijvoorbeeld ketenpartners (SUWInet, maar ook de woningcorporaties met het GBA zijn hiervan voorbeelden). 5.1.1

Synchroniseren met gegevens uit de landelijke voorzieningen

De landelijke voorzieningen van de basisregistraties zijn de aangewezen bron voor het betrekken van de gegevens. Voor bronhouders geldt dat zij natuurlijk de eigen registraties kunnen gebruiken. Het betreft bijvoorbeeld gemeenten die zelf bronhouder zijn van de GBA, BAG en WOZ. Niet elke basisregistratie heeft (op dit moment) uitgebreide landelijke voorzieningen om bestandvergelijking te ondersteunen. Hieronder staat een overzicht van de landelijke voorzieningen die bestandsvergelijking ondersteunen. Basisregistratie BAG

Organisatie Kadaster

GBA

Agentschap BPR

NHR

KvK NL

Voorzieningen BAG-Extract (http://www.kadaster.nl/BAG/docs/BAG_extr act_folder.pdf) Geen specifieke voorzieningen, wel seriematige bevraging GBA-V mogelijk, maar dit is geen bestandsvergelijking KvK biedt landelijke voorzieningen aan om bestanden tegen het NHR aan te houden. Meer informatie op http://www.kvk.nl/handelsregister/bedrijfsinf ormatie/bestandsvergelijking/ Hier worden wel kosten voor gerekend.

Tabel 2: Overzicht landelijke voorzieningen voor synchroniseren.

5.2

Voorbereiding: alleen vervangen van gegevens door basisgegevens in actuele dossiers?

Het is niet voor alle dossiers nodig om de oude gegevens in een dossier om te zetten naar gegevens uit de basisregistratie. Een organisatie kan besluiten om dossiers die al twee of vijf jaar niet meer zijn ingezien of geen mutatie ondergingen te archiveren. Elke organisatie moet zich afvragen wat er met de elektronische dossiers moet gebeuren.

42/79

Gaan we de dossiers de komende jaren nog openen? Moeten ze bewaard blijven? Is het nodig om gegevens op korte termijn te vervangen door gegevens uit basisregistraties? De archiefwet is hierbij leidend. Het is weinig zinvol om de persoonsgegevens van een uitkeringsgerechtigde in het bestand van een gemeentelijke Sociale Dienst te vergelijken met de GBA als die uitkering 5 jaar geleden is beëindigd. De vraag is wat actuele authentieke gegevens in dit dossier opleveren als dit dossier nooit meer gebruikt zou worden. Daarnaast zou het bij bestandsvergelijking onnodige, niet relevante uitval (niet met de GBA overeenkomende gegevens) kunnen opleveren. Zodra een oud dossier actueel wordt, kunnen de basisgegevens in dat dossier alsnog tegen de authentieke bron worden aangehouden. Als de betreffende persoon opnieuw een uitkering aanvraagt bij de Gemeentelijke Sociale Dienst kan met inzage in de GBA worden nagekeken of het woonadres en de gezinssituatie nog actueel is. De eigenaar van het afnemerbestand bepaalt of alleen gegevens die een relatie hebben met actuele dossiers worden vergeleken met de authentieke bron. Wordt gekozen voor alleen gegevens die een relatie hebben met actuele dossiers, dan moet de organisatie wel alert zijn op triggers voor het actueel worden van verouderde dossiers. Ontdubbelen van gegevens in het afnemerbestand is in principe niet noodzakelijk in de voorbereidingsstap. Als de resultaten van de bestandsvergelijking digitaal worden opgeslagen, zouden deze dubbelingen bij het beoordelen van het resultaat gemakkelijk moeten worden kunnen gesignaleerd. Voordat wordt overgegaan tot het daadwerkelijk vergelijken van bestanden, moet de betekenis en gegevensdefinitie (semantiek) in de lokale afnemersystemen al worden uitgelijnd aan de semantiek van de gegevens in de basisregistraties (zie ook paragraaf 4.1.4 semantische interoperabiliteit). 5.3

Vergelijken: Handmatig of geautomatiseerd?

Vergelijken van bestanden kan op twee manieren: handmatig of geautomatiseerd. Handmatig: bij niet al te grote afnemerbestanden kunnen de gegevens handmatig per record worden vergeleken met de basisregistratie(s). Hiervoor is wel rechtstreekse, real-time toegang tot de basisregistratie nodig, met bijvoorbeeld een raadpleegscherm. Afdelingen in gemeenten kunnen er ook voor kiezen om een kopie van de eigen BAG of het GBA te gebruiken. Voor afnemers die gebruik maken van de landelijke

43/79

voorzieningen is het werken met een kopie niet mogelijk. Handmatig vergelijken houdt in dat medewerkers van de organisatie achter een PC per record bepalen of de gegevens worden teruggevonden in de basisregistratie. Voordeel hiervan is dat medewerkers van de organisatie ‘tussen de oren krijgen’ wat het gebruik van gegevens uit basisregistraties behelst en wat de impact is van processen die niet voldoen aan het gebruik van basisregistraties (niet zelf meer muteren in bestaande authentieke gegevens of opvoeren van zelf ingewonnen gegevens). Nadelen van de handmatige methode: - Tijdrovend en arbeidsintensief; - Welke garanties zijn er dat de medewerkers de juiste zoekingangen gebruiken en daarmee de juiste overeenkomsten en de relevante afwijkingen vinden; - Moeten verschillen worden genoteerd of handmatig in het afnemersysteem worden ingevoerd. Bij afnemergegevens die nog niet erg ‘basisregistratiesynchroon’ zijn, zal dit een groot beslag leggen op tijd en capaciteit; - Heeft het een slechte score voor wat betreft herhaalbaarheid. Door het tijdrovende en arbeidsintensieve karakter zal de exercitie niet snel opnieuw uitgevoerd kunnen worden (bijvoorbeeld na technische issues in de gegevensoverdracht of als bepaald moet worden of er niet opnieuw bestandsvervuiling is opgetreden). Geautomatiseerd: bij grotere afnemerbestanden of bij de toepassing van bestandsvergelijking als kwaliteitsinstrument binnen de organisatie, is het zeker aan te bevelen geautomatiseerde systemen te gebruiken. Hier kan de organisatie kiezen zelf een voorziening te (laten) bouwen, te laten bouwen, of een bestaand commercieel systeem aan te schaffen. De voordelen hiervan zijn: - Grote snelheid mogelijk. Wat een geautomatiseerd systeem in een uur kan, doet een team medewerkers wellicht in twee weken; - Gestandaardiseerde, intelligente zoekmethoden; - Gestandaardiseerde classificaties van uitval; - Herhaling van vergelijkingen belast de organisatie nauwelijks; - Mogelijke meerwaarde op het gebied van initiële vulling. Een nadeel kan zijn dat de aanschaf van een geautomatiseerd systeem binnen de organisatie meestal breed moet worden gedragen. 5.4

Gebruik de beste gegevens om te zoeken

Ongeacht de keuze voor handmatig of geautomatiseerd vergelijken, moet worden bepaald met welke in het afnemersysteem beschikbare gegevens de hoogste kans op het vinden van (deels) overeenkomende gegevens bestaat.

44/79

Wat wordt er nu precies vergeleken? Het volgende voorbeeld geeft het verschil aan tussen een record uit het GBA en een fictief record uit de eigen administratie. Record GBA Geslachtsnaam Voornamen Geslacht Positie van elk persoon in het gezin Geboortedatum en –plaats Burgerlijke staat Adres Datum van vestiging in de gemeente Vorige woonplaats Vertrek uit de gemeente Waarheen vertrokken Datum van overlijden Burgerservicenummer (BSN).

Record eigen administratie Geslachtsnaam Initialen, maximaal drie Adres Postadres Klantcontactnummer

A-nummer

Tabel 3: Verschil in record.

Het ’afnemersysteem’ kan een mix bevatten van gegevens die uit verschillende bronnen komen, met verschillende actualisatiedata. Zo kan een afnemerbestand met persoonsgegevens records bevatten met een A-nummer (GBA-administratienummer) omdat deze data ooit eenmalig vanuit de GBA is betrokken. Er kan een BSN zijn opgenomen dat door de burger is opgegeven, maar niet aan de GBA is geverifieerd. In het uiterste geval bevat een record alleen gegevens over naam, postcode en huisnummer. Of een record in een afnemersbestand met gegevens van niet-natuurlijke personen bevat alleen de naam van een bedrijf, zonder KvK-nummer. Steeds moet worden bepaald welke data het meest geschikt zijn om mee te zoeken in de basisregistratie (de zoekingang). De meest betrouwbare zoekingangen maken gebruik van de zogenaamde zoeksleutels of identificatiecodes. Elke basisregistratie bevat een ‘object van registratie’. Dat object krijgt een unieke identificatiecode. Deze identificatiecodes zijn een essentieel onderdeel van het stelsel. De codes zijn van belang voor het leggen van koppelingen tussen registraties en het uitwisselen van gegevens in het stelsel.

45/79

In het volgende schema is dat als volgt weergegeven: de unieke identificatiecode van drie posities, een korte omschrijving van deze code en de verkorte naam van basisregistratie waar deze code betrekking op heeft. Code

Omschrijving van de code

AON INA KvK ANR BSN KPN IOR

Adresseerbaar Objectnummer Identificatienummer Adres KvK-nummer A-nummer (wordt uitgefaseerd) Burgerservicenummer Kadastraal Perceel Nummer Identificatienummer Openbare Ruimte

Behoort bij basisregistratie Gebouwen Adressen Handelsregister Personen Kadaster Grootschalige topografie

Tabel 4: Overzicht unieke identificatiecodes

Alle unieke identificatienummers mogen door iedereen gebruikt worden met uitzondering van het A-nummer en het BSN. Het A-nummer is een uniek persoonsnummer in het GBA-domein. Alleen afnemers van de GBA mogen dit nummer gebruiken. Ooit was het A-nummer bedoeld om als uniek persoonsnummer in de gehele overheid te dienen, maar dit is uiteindelijk het BSN geworden. Dit neemt niet weg dat de GBA en veel afnemersystemen dit nummer bevatten. Het gebruik van het BSN is alleen toegestaan door zogenaamde wettelijk bepaalde BSN-gebruikers. Dit zijn alle bestuursorganen maar ook organisaties die bij wet bevoegd zijn het BSN te gebruiken. (Bijvoorbeeld in de zorgsector (Wet BSN in de Zorg) of organisaties die diensten verlenen op het gebied van kinderopvang (Wet Kinderopvang)). Het uitgangspunt voor BSN-gebruikers is dat, indien een persoonsgebonden nummer wordt gebruikt bij communicatie tussen burger en overheid en tussen BSN-gebruikers onderling, het zelfs verplicht is om hiervoor het BSN te gebruiken. Een groot aantal organisaties heeft het BSN al ingevoerd in hun administratie. Dit geldt niet voor de andere unieke identificatienummers. De andere unieke identificatienummers worden nog niet consequent toegepast of zijn nog in ontwikkeling, zoals het KvK-nummer. Als afnemersystemen deze sleutels bevatten, heeft het de voorkeur om met deze sleutels te zoeken in de basisregistratie. De gegevens in het afnemersysteem zijn ooit al uit de basisregistratie betrokken, al dan niet via een ketenpartner. De kans is groot dat deze zoekingang resultaat oplevert.

46/79

Als het zoeken met deze sleutel geen resultaat oplevert, of de sleutel is niet beschikbaar in het afnemersysteem, moet een alternatieve zoekingang worden gebruikt: - voor de BAG kan dit de postcode en het huisnummer (de huisnummersamenstelling) zijn; - voor de GBA de geslachtsnaam, geslacht geboortedatum, geboortejaar of geslachtsnaam, geboortedatum, postcode en huisnummer(samenstelling); - voor het NHR de bedrijfsnaam, postcode en huisnummer(samenstelling); - etcetera. Wel moet goed worden gekeken naar de mogelijkheid van gebruik van bepaalde gegevens. Zo bevatten afnemersystemen in de meeste gevallen de initialen van personen, terwijl de authentieke bron (de GBA) alleen voornamen bevat. Zoeken met initialen is hier dus eigenlijk onmogelijk. Eén van doelen van bestandsvergelijking is het vinden van overeenkomende gegevens,zodat administratieve verschillen kunnen worden weggewerkt. Daarna kunnen eventueel terugmeldingen worden gedaan. Een ander doel is om de zoeksleutels, de unieke code en andere data uit de basisregistraties, in het afnemerbestand op te kunnen nemen. Alleen bij zekerheid over de synchroniciteit tussen twee records, kunnen deze data in het afnemerbestand worden opgenomen. Het vullen van afnemerbestanden met gegevens uit de basisregistratie(s) noemen we ‘initiële vulling’. Bij het handmatig vergelijken van bestanden kunnen de gegevens in de afnemersystemen één voor één worden aangevuld met de gewenste gegevens uit de basisregistraties. Ook kunnen deze gegevens pas worden toegevoegd op het moment dat gegevens moeten worden geactualiseerd tijdens een uitvoeringsproces (‘druppelsgewijze vulling’). Voorwaarde bij initiële of druppelsgewijze vulling is dat de database van het afnemersysteem deze data ook in het juiste format kan opslaan en dat de applicatie die de database ontsluit, hier ook op is toegerust (invoeren, uitlezen). Dit laatste geldt natuurlijk ook voor de initiële vulling die mogelijk wordt gemaakt door geautomatiseerde bestandsvergelijking. Zo is er commerciële software voor bestandsvergelijking beschikbaar die – bij gevonden overeenkomsten tussen records van de basisregistratie en het afnemerbestand - bestanden kan aanmaken die de initiële vulling faciliteren.

47/79

5.5

Het onderzoeken en oplossen van de verschillen

Na het vergelijken van bestanden mag aangenomen worden dat alle relevante verschillen tussen data in het afnemerbestand en de basisregistratie inzichtelijk zijn. De soms nog beperkte services van landelijke voorzieningen betekent óók dat - ten aanzien van de verschillen - slechts inzichtelijk is welke records in het afnemersbestand geen hits hebben opgeleverd. Voorafgaand aan het onderzoeken van de verschillen is het aan te bevelen de verschillen in de rapportage te classificeren zodat per klasse een aanpak kan worden opgesteld. Zo zullen verschillen in schrijfwijzen en gehanteerde leestekens minder impact hebben op de bedrijfsvoering dan dat een burger in twee systemen onder verschillende burgerservicenummers (BSN) bekend staat. Of wanneer een burger in een afnemersysteem bekend staat als woonachtig op een bepaald adres, terwijl het adres in de GBA als onbewoond is aangemerkt. Aan één persoon is normaliter één BSN toegekend. Als in de administratie toch personen voorkomen met meerdere BSN’s of meerdere personen met één BSN, zal in eerste instantie onderzocht moeten worden of er een fout bij het invoeren is gemaakt. Sommige uitvalcategorieën zullen alleen door de eigenaar van het afnemersbestand kunnen worden onderzocht. Andere uitvalcategorieën vereisen ook aandacht van de bronhouder(s). Geadviseerd wordt bij onduidelijkheid over de classificering en oorzaak van verschillen, daar waar mogelijk samenwerking te zoeken en gezamenlijk tot het juiste inzicht te komen. De gemeente Amsterdam en het UWV doen op dit moment een grote bestandsvergelijking die nog niet is afgerond (project is gestart in april 2009). De eerste vergelijking heeft 60.000 verschillen opgeleverd. UWV en Amsterdam proberen gezamenlijk en in overleg de verschillen te duiden. Deze samenwerking is ook van belang bij het verwerken van de resultaten van het onderzoek en het bepalen van een strategie om herhaling van bestandsvervuiling in de toekomst te vermijden. Uiteindelijk zal er ook sprake zijn van uitval waarbij bijna zeker sprake is van gerede twijfel. Deze uitval zal door de bronhouder moeten worden onderzocht. In die zin draagt bestandsvergelijking ook bij aan het terugmelden en daarmee aan de kwaliteit van de gegevens. Uiteindelijk zal het onderzoeken en oplossen van de verschillen leiden tot opgeschoonde databestanden bij afnemers. Van groot belang is dat er maatregelen

48/79

worden genomen om herhaling van de afwijkingen te voorkomen. Het kan zijn dat medewerkers nog steeds gegevens in het afnemersysteem die afkomstig zijn uit basisregistraties, kunnen muteren. Of medewerkers kunnen zelf nog data opvoeren die zij zelf hebben verzameld. Na een bestandsvergelijking kan de keuze worden gemaakt om het gegeven uit de basisregistratie niet direct over te nemen en het bestaande gegeven te verwijderen. Een voorbeeld. In de WOZ wordt een onjuist adres gebruikt. Er loopt echter een bezwaarprocedure tegen de WOZ-aanslag. Het hele dossier kent bij het WOZ-object het onjuiste adres. Tijdens de behandeling van deze zaak blijft het onjuiste adres gehandhaafd maar wordt gemarkeerd (bijvoorbeeld een toekomstige einddatum). Pas na afsluiting van het bezwaardossier wordt het adres in de WOZ aangepast. In het GBA-domein heeft de ervaring geleerd dat bestanden die al vele jaren door geautomatiseerde systemen worden voorzien van GBA-gegevens, door suboptimale werkprocessen toch nog leiden tot een behoorlijke bestandsvervuiling. Ook zorgt de (tijdelijke) uitval van technische gegevensdistributievoorzieningen nogal eens voor gestrand berichtenverkeer, en daarmee a-synchroniciteit tussen bestanden. Om deze redenen is het aan te bevelen om bestandsvergelijkingen bij bedrijfskritische systemen structureel uit te blijven voeren, ook als het gebruik van gegevens uit basisregistraties procedureel en technisch is ingericht. 5.6

Sprekende voorbeelden Om de betrouwbaarheid van de verschillende bestanden in de gemeente Rotterdam te inventariseren, is als eerste stap besloten bestanden van verschillende diensten te vergelijken. Het betreft Gemeentebelastingen, SoZaWe en Burgerzaken. De bestandsvergelijking heeft duidelijk gemaakt dat duizenden gegevens niet met elkaar in overeenstemming zijn en dat er in een groot aantal gevallen vermoedens zijn van fraude – een bewijs van de vervuiling van de bestanden. Het blijkt dat in 700 gevallen de adressen niet kloppen en dat mensen verschillende gegevens hebben verstrekt over hun woonsituatie, waardoor ze ten onrechte een uitkering krijgen. Uit het artikel “Fraude op het spoor door gemeentebrede procesaanpak. Bestandsvergelijking brengt vervuiling aan het licht” (Informatie / november 2004).

49/79

5.7

Resultaat

De organisatiebrede en afdelingsbrede databases zijn met elkaar vergeleken, verschillen zijn opgespoord en er is een keuze gemaakt met welke gegevens de organisatie verder gaat. Aan de bestaande gegevens in de eigen organisatie zijn, indien nodig, unieke codes toegevoegd, waardoor het communiceren over en werken met gegevens uit basisregistraties gemakkelijker wordt. Door bestandsvergelijkingen integraal als kwaliteitsinstrument in de organisatie op te nemen heeft de organisatie grip op processen die het gebruik van authentieke gegevens uit de basisregistraties moeten waarborgen. Een aanvullend resultaat is dat de organisatie haar eigen – aan de basisregistraties ontleende - gegevens kan gebruiken als waarheid bij bestandsvergelijkingen met ketenpartners die bevoegd zijn de gegevens te gebruiken (bijvoorbeeld gegevensmagazijn - woningcorporatie). Op die manier wordt het stelsel van basisregistraties optimaal benut.

50/79

6

Omgaan met actuele en authentieke gegevens en terugmelden bij gerede twijfel

De organisatie is ‘technisch’ voorbereid op het gebruik van actuele, authentieke gegevens. Nu de medewerkers nog. Deze komen in het denken over werken met gegevens uit basisregistraties vaak op de laatste plaats. Het terugmelden zal een plaats moeten krijgen naast de andere reguliere werkzaamheden. Het terugmeldproces moet worden ingericht en vervolgens geïmplementeerd. De medewerkers zullen geschoold moeten worden om op de nieuwe manier te gaan werken. Er is werk aan de winkel. Iedere organisatie heeft zijn eigen veranderingen en vernieuwingen meegemaakt en weet dat het implementeren van een andere werkwijze tijd en energie kost. Het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) heeft het laatste kwartaal van 2009 het terugmelden een plaats in de werkprocessen gegeven. LNV heeft drie stappen doorlopen: - het ministerie heeft een informatieanalyse laten doen: hoe gaat de informatiestroom als er sprake is van gerede twijfel? - vervolgens is er een proces ontworpen: hoe komt de terugmelding van de werkvloer bij de basisregistratie? - en als laatste een organisatieonderzoek: wie laat je binnen de organisatie wat doen? Er waren 20 onderdelen/ diensten van het ministerie bij betrokken. De doorlooptijd van dit traject was vier maanden. Hoe heeft het terugmeldproces vorm gekregen? Ieder dienstonderdeel heeft een terugmeldcoördinator. Medewerkers melden terug aan de terugmeldcoördinator. De terugmeldingen worden eerst per dienstonderdeel gebundeld, dan LNV-breed en dan pas wordt teruggemeld aan de basisregistratie. LNV meldt (nog) terug per e-mail. Om te bereiken dat de terugmeldplicht goed bij de medewerkers tussen de oren komt, worden zij regelmatig geïnformeerd over het belang én over de werkwijze van terugmelden. Zo heeft LNV dit keer gekozen om in de maandelijkse nieuwsbrief Relatiebeheer de lezers te attenderen op de

51/79

terugmeldplicht. Daarnaast komt het onderwerp terugmelden aan de orde op de zogenaamde ‘gebruikersdagen’ die LNV ingesteld heeft. Het gebruik van actuele, authentieke gegevens en terugmelden bij gerede twijfel, betekent vaak dat de werkprocessen in de organisatie aangepast moeten worden. Zowel het proces van het gebruik van authentieke en actuele gegevens als het proces terugmelden bij gerede twijfel moet dan worden ingericht. De Belastingdienst heeft het proces van terugmelden van “end to end” ontworpen. Men heeft alle mogelijke processen van het begin tot het eind de revue laten passeren en voor alle processen nagedacht over wat de beste manier was om te handelen. De implementatie van wat bedacht is, wordt nu gefaseerd uitgevoerd. De Belastingtelefoon heeft heel direct contact met de klant. De medewerkers zijn geïnstrueerd hoe ze moeten handelen en wat ze de klant moeten adviseren als er sprake is van verschil tussen de administratieve gegevens en de door de klant aangedragen feiten. Vaak zal de klant zelf bezwaar moeten maken. Niet zozeer uit ‘luiheid’, maar de klant moet daarna de mogelijkheid hebben om tegen een beslissing in beroep te kunnen gaan. De medewerkers geven de gevallen van gerede twijfel door aan een speciaal daarvoor ingericht coördinatiepunt. De medewerkers van dit coördinatiepunt doen een eerste onderzoek en halen bijvoorbeeld de dubbele meldingen eruit. Het coördinatiepunt beslist óf er teruggemeld wordt en naar welke basisregistratie. Een belangrijke verandering in de werkprocessen van veel organisaties is dat medewerkers niet meer zelf gegevens mogen muteren maar moeten terugmelden. De medewerker moet afwachten wat de bronhouder met hun terugmelding doet en ondertussen zal het eigen werkproces ook doorgaan. Er is een onderscheid tussen werken met gegevens uit basisregistraties door individuele medewerkers en werken met gegevens uit basisregistraties in bulk. Met dit laatste wordt bedoeld dat er bijvoorbeeld iedere maand 10.000 brieven de deur uitgaan. In paragraaf 6.1.1 en 6.1.2 wordt daar verder op ingegaan. Er is daarmee ook een onderscheid te maken ten aanzien van de processen van terugmelden met gerede twijfel. In paragraaf 6.2.1 en 6.2.2. wordt dit verder uitgewerkt.

52/79

Werken met authentieke gegevens 6.1

Individueel 6.1.1

Bulk 6.1.2

Wat is terugmelden 6.2

Terugmelden Individueel 6.2.1

Terugmelden Bulk 6.2.2

Aantal terugmeldingen 6.3

Wat te doen na terugmelden 6.4

Figuur 13: Leeswijzer hoofdstuk 6

In paragraaf 6.3 wordt een doorkijkje gegeven naar verwachte aantallen terugmeldingen. In paragraaf 6.4 tenslotte wordt ingezoomd op de periode waarop men de terugmelding heeft gedaan maar ondertussen wel door moet met het eigen werkproces. Hoe kun je daarmee omgaan. Welk gegeven wordt nu gebruikt? 6.1

Werken met actuele en authentieke gegevens: wat betekent dat voor de medewerkers?

Er is een onderscheid tussen het werken met gegevens uit basisregistraties door individuele medewerkers aan de balie en het gebruiken van gegevens uit basisregistraties voor 1.000.000 belastingaanslagen (in bulk). De volgende paragrafen geven enkele voorbeelden als input om na te denken over de eigen organisatie.

53/79

6.1.1

De benadering op het niveau van de individuele medewerker

In sommige organisaties werken medewerkers in hun werkproces direct gegevens uit basisregistraties. Denk hierbij aan baliemedewerkers die direct met ‘de klant’ te maken hebben. De klant aan de balie die een parkeervergunning wil aanvragen, hoeft zijn gegevens niet meer te verstrekken. De authentieke gegevens zijn immers bij de overheid bekend. De medewerker die de aanvraag verwerkt, betrekt de gegevens van de persoon aan de balie uit een database. De medewerker kent natuurlijk wel de uitzonderingen die de regel bevestigen, zoals ‘de auto van de zaak’ en weet hoe hiermee om te gaan.

Afhankelijk van hoe de organisatie het gegevenstransport van de basisregistraties naar de medewerker heeft geregeld, kan de medewerker erop vertrouwen dat de gegevens actueel en authentiek zijn. Als bekend is dat de gegevens mogelijk niet actueel zijn, zal in het werkproces aan de balie iets geregeld moeten worden om de actualiteit van de gegevens te checken. De medewerker kan bijvoorbeeld de actuele gegevens wel inzien maar niet overnemen. De medewerker zal, als dat nodig is, de juiste gegevens moeten overtypen. Deze werkwijze is niet ideaal maar zal voorlopig in heel veel organisaties nog wel de dagelijkse praktijk zijn. Deze medewerker zal ook moeten weten dat gegevens niet meer door de organisatie zelf verzameld zijn, maar dat ze betrokken worden uit basisregistraties. 6.1.2

De bulkbenadering

Naast de benadering van de klant op individueel niveau is er ook de ‘bulkbenadering’ van de klant. De belastingdienst stuurt ieder jaar ruim 6 miljoen aanslagen de deur uit. De brieven worden automatisch gegenereerd. Er komt geen ambtenaar meer aan te pas. Deze processen vergen een heel andere insteek als het gaat om het gebruik van actuele en authentieke gegevens. Dit betekent dat in processen waar veel mensen of bedrijven worden aangeschreven, de brief of de aanslag pas de deur uitgaat, als zeker is dat de meest recente gegevens uit de GBA of NHR zijn gebruikt. En dat de berekeningen waarop de aanslag is gebaseerd, gebaseerd zijn op de meest recente gegevens uit bijvoorbeeld de WOZ.

54/79

6.2

Terugmelden bij gerede twijfel: wat betekent dit?

Terugmelden is voor veel organisaties een nieuw begrip. Waar men voorheen zelfstandig correcties kon doorvoeren, is dat voor de authentieke gegevens niet langer mogelijk/wenselijk. De werkprocessen en werkinstructies zullen hierop ingericht moeten worden. Voor ieder bedrijfsproces zal de organisatie moeten bepalen wat een geval van gerede twijfel is en wat (in eerste instantie) niet. Nu is het begrip ‘gerede twijfel’ goed voor veel twijfel. Wat betekent het precies en hoe ga je ermee om. De term is met opzet door de wetgever zo gekozen, omdat de term ruimte laat om verschillen te constateren en tegelijkertijd niet alles dicht te timmeren. Er is sprake van gerede twijfel als je vrijwel zeker weet dat er een verschil bestaat tussen het gegeven uit de basisregistratie en de feitelijke situatie. Terugmelden doe je als er een verschil wordt geconstateerd tussen de informatie uit de basisregistratie en de feitelijke situatie. Als er dus sprake is van gerede twijfel. Verschillen ontstaan ook omdat mensen of bedrijven (een beetje) willen frauderen. Ze hebben zo hun eigen redenen om hun authentieke gegevens ‘geheim’ te houden. Een voorbeeld dat in dit kader veel wordt gebruikt is dat van de uitwonende student. De ene student schrijft zich in bij oom en tante en het kind van oom en tante schrijft zich in bij de ouders van de eerste student. Beide wonen op papier op een eigen adres en hebben daarmee recht op een uitwonende beurs. Beide studenten wonen gewoon thuis. Aan de feitelijke situatie is dus niets veranderd, aan de administratieve werkelijkheid wel. Maar omgekeerd kan het ook zo zijn dat de studenten wel degelijk van woonplek zijn veranderd en inderdaad bij oom en tante wonen. Om te achterhalen of de feitelijke situatie overeenkomt met de administratieve situatie zal de bronhouder, in dit geval de gemeente een onderzoek moeten doen. De organisatie zal in de eigen werkprocessen moeten nagaan waar voor hen gerede twijfel optreedt en zal de medewerkers hierin moeten scholen. Als een persoon aan de balie staat en aangeeft dat hij niet meer op het adres woont waar hij volgens de basisregistratie wel woont en als deze persoon nog geen adreswijziging heeft doorgegeven bij de gemeente dan zal deze persoon zélf een adreswijziging moeten doorgeven. Aan de balie wordt weliswaar geconstateerd dat er

55/79

zeker een feitelijk verschil is. In dit geval is er echter geen sprake van terugmelden bij gerede twijfel maar van een actie van de persoon in kwestie zelf. Bij een gepland bezoek aan een bedrijf door de bijvoorbeeld een handhavende instantie, blijkt het bedrijf niet meer te bestaan. De gegevens van het bedrijf zijn uit een basisregistratie betrokken. Dan is het zaak om dit terug te melden. Je hebt immers met eigen ogen geconstateerd dat het bedrijf niet meer bestaat. De bovengenoemde voorbeelden geven aan dat elke organisatie zélf moet nadenken over wat in hun werkprocessen gerede twijfel is en wat niet. Het heeft geen zin om te vragen naar een definitie. Gerede twijfel betekent dat je bijna zeker weet dat een administratief gegeven feitelijk onjuist is. Het inbedden van terugmelden bij gerede twijfel in het werkproces is, net als het gebruik, afhankelijk van het soort werkproces. In de vorige paragraaf is er onderscheid gemaakt tussen de individuele en bulkbenadering. Dit onderscheid kun je ook maken voor terugmelden bij gerede twijfel. 6.2.1

Hoe wordt het proces van terugmelden ingericht? De individuele benadering

De medewerker aan de balie heeft al gecheckt of een gegeven actueel is. De klant aan de balie geeft aan dat het gegeven onjuist is. Dit kan verschillende oorzaken hebben: - de klant aan de balie is verhuisd en heeft dit doorgegeven aan de betreffende instantie. Het is nog niet verwerkt in de basisregistratie; - de klant heeft nog niet doorgegeven dat hij verhuisd is. In dit geval is de klant zelf aan zet. Hij zal zelf actie moeten ondernemen om zijn gegevens gewijzigd te krijgen. - het gegeven in de basisregistratie klopt niet. In dit laatste geval wordt er een feitelijk verschil geconstateerd en is er sprake van gerede twijfel. Er wordt een terugmelding gedaan. De medewerker weet ook dat de terugmelding voor het eigen proces op dat moment minder van belang is maar dat de terugmelding bijdraagt aan het verbeteren van de basisregistratie. Dit vergt een omslag in denken. Niet de eigen voortgang in het proces is bij terugmelden leidend. De winst is binnen de eigen organisatie vaak niet op korte termijn merkbaar. Pas als een gegeven voor een tweede keer wordt opgevraagd, ziet een medewerker het voordeel van terugmelden. De processen in de organisatie moeten op het terugmelden aangepast worden. In het hierboven staande voorbeeld kan de organisatie beslissen om: - de betreffende medewerker zelf de terugmelding te laten doen:

56/79

-

de beoogde terugmelding te laten checken door een speciaal aangestelde terugmeldcoördinator en deze coördinator ook te belasten met het doen van de terugmelding.

Afhankelijk van het soort organisatie, het aantal handelingen dat verricht moet worden, het aantal gevallen van gerede twijfel, kiest de organisatie zelf of de individuele medewerker mag gaan terugmelden of dat er een coördinator terugmelden wordt aangesteld. In plaats van de medewerkers zelf direct te laten terugmelden worden de gevallen van gerede twijfel voorgelegd aan de coördinator. Die maakt de afweging of er ook daadwerkelijk teruggemeld wordt en verricht ook de handeling. Deze coördinatoren kunnen het belang van terugmelden bij gerede twijfel op zijn tijd ook onder de aandacht brengen van de medewerkers. De gemeente Amsterdam vindt het belangrijk dat alle ambtenaren bij stadsdelen en diensten die werken met gegevens uit basisregistraties, terugmelden. Hun tip is: maak terugmelden zo gemakkelijk mogelijk! Communiceer één emailadres of één telefoonnummer met de medewerkers of gebruik intranet. In Amsterdam kan men via intranet terugmelden. Om terugmelden nog makkelijker te maken gaat men één terugmeldpunt voor alle basisregistraties en voor alle ambtenaren inrichten. Dit terugmeldpunt wordt ook belast met de termijnbewaking. Er wordt op verschillende manieren omgegaan met terugmelders op de basisregistraties. Men vindt het belangrijk dat de afnemers van de BAG weten wat er met hun melding is gedaan. Juist de eigen medewerkers zijn in staat om de BAG te verbeteren. In het Processenhandboek adressen en gebouwen staat in Hoofdstuk 5 beschreven welke stappen medewerkers van de gemeente moeten nemen om te kunnen terugmelden (www.dpg.amsterdam.nl/producten/basisregistraties/basisregistratie). De ervaring leert dat een volgende keer makkelijker wordt teruggemeld als ook wordt gecommuniceerd wat er met een melding is gedaan. Er wordt dus altijd een ontvangstbevestiging gestuurd en gecommuniceerd wat de vervolgstappen zijn. Er is ook verschil tussen afnemers. Binnengemeentelijke afnemers hebben verschillende wensen als het gaat om terugmelden. Zo wil de politie vaak meteen weten wat het resultaat is

57/79

van een terugmelding op het GBA. Waternet daarentegen, neemt genoegen met de 13 weken die de afhandeling van een melding duurt. Voor interne terugmeldingen is het van groot belang dat men nadenkt over het omgaan met terugmeldingen en afspraken te maken over hoe de afnemers het best bediend kunnen worden. Over het algemeen zal het terugmelden aan de landelijke voorziening op één plek in de organisatie plaatsvinden. 6.2.2

De bulkbenadering: hoe wordt het proces van terugmelden ingericht?

Omgaan met gerede twijfel bij de bulkbenadering vergt een andere aanpak dan bij de individuele benadering. Maar ook hier geldt dat op de eerste plaats zeker moet zijn dat het gebruikte gegeven actueel is. En net als in de vorige paragraaf kunnen mensen en bedrijven recent verhuisd zijn. De organisatie zal moeten nadenken over de reden waarom een envelop bijvoorbeeld wordt teruggestuurd en een protocol moeten ontwikkelen hoe met de teruggestuurde envelop wordt omgegaan. Pas als dit protocol is doorlopen en enveloppen terug blijven komen, zal er sprake zijn van gerede twijfel. Dan is het tijd om terug te melden. De Belastingdienst bijvoorbeeld heeft protocollen ontwikkeld om met dit fenomeen van teruggestuurde enveloppen om te gaan. 6.3

Aantal terugmeldingen per basisregistratie

Sommige grotere organisaties doen nu al ervaring op met terugmelden. Dit geeft een eerste inzicht in aantallen terugmeldingen die bronhouders kunnen verwachten. Op de GBA in de gemeente Amsterdam komen jaarlijks circa 40.000 meldingen/signalen personen binnen. Er worden 30.000 onderzoeken gedaan. 10.000 meldingen zijn dubbele meldingen. Het betreft: 14.000 van gemeentelijke diensten en bedrijven - Gemeentebelastingen 6000 - Dienst wonen 3000 - Waternet 2000 - Dienst werk en inkomen 1600 - Dienst Maatschappelijke ontwikkeling (inclusief leerplicht) 800 - Politie 400 - Overig 200 26.000 terugmeldingen van buiten de gemeente Amsterdam.

58/79

Sommige basisregistraties zullen meer terugmeldingen genereren dan andere registraties. In het bovenstaande voorbeeld betrof het 14.000 meldingen op de GBA. Amsterdam krijgt maar 600 meldingen op jaarbasis op de BAG. De onderstaande grafiek geeft inzicht in aantallen terugmeldingen in 2009. In het 4e kwartaal van 2009 zijn er 178 terugmeldingen bij Geo-informatie geregistreerd van verschillende afnemers. Hiervan zijn er 66 terugmeldingen via Atlas, het gemeentelijke intranet, binnengekomen en 112 terugmeldingen via een ander kanaal. Totaal ge regis tre e rde te rugm eldingen in Lim on - 2009 80 60

Terugmeldingen Overig

40

Terugmeldingen via Atlas

20

Jan Feb Mrt Apr Mei Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec

0

De volgende redenen waren er om terug te melden. AV Okt Nov Dec Totaal Gevonden adres klopt niet 5 0 5 10 Er ontbreken attr. Of zijn onjuist 8 3 3 14 Gezochte adres niet gevonden 8 2 2 12 Onjuiste koppeling vo-perceel 0 0 0 0 Onjuiste koppeling perceel-vo 0 1 1 2 Bij het gevonden vo gegevens onjuist 5 1 0 6 26 7 11 44

Topografie Melding volledig/actualiteit kaart Melding teksten in kaart

Okt Nov Dec Totaal 5 13 1 19 1 0 0 1 6 13 1 20

WKPB WKPB gegevens onjuist

Okt Nov Dec Totaal 2 0 0 2

59/79

Voor de BRI zijn er nauwelijks terugmeldingen. Dit heeft een specifieke reden. Het BRI heeft een ‘gesloten karakter’. Gegevens over inkomen worden gebruikt voor processen waarbij beslissingen worden genomen over bijvoorbeeld studiefinanciering, uitkeringen, bijdragen uit de AWBZ enzovoort. De hoogte van het inkomen bepaalt het recht op aanvullende uitkeringen. Terugmelden op inkomen heeft geen zin. De klant moet bezwaar maken tegen het genoteerde inkomen omdat hij anders daarna geen rechtsmiddelen heeft om tegen een beslissing bezwaar te maken c.q. beroep aan te tekenen. Het UWV krijgt per jaar 18.000.000 berichten van werkgevers en telt landelijk jaarlijks 900.000 verschillen. Deze 900.000 verschillen worden niet teruggemeld. Onderzoek moet uitwijzen wat de oorzaak van de verschillen is. UWV kiest nu de gegevens die voor het eigen bedrijfsproces van belang zijn. 6.4

Wat te doen: Hoe verder te gaan met het werkproces als er sprake is van gerede twijfel?

Voor iedere organisatie geldt dat moet worden nagedacht over hoe te handelen bij de voortgang van het proces als er een gegeven is waar gerede twijfel over bestaat. Er zijn drie mogelijkheden: 1. De medewerker hanteert ‘de eigen waarneming’. a. Dit kan een goede afloop hebben. b. Dit kan een foute beslissing zijn geweest. De medewerker zal in het proces een reparatie moeten uitvoeren. 2. De medewerker hanteert ‘het authentieke gegeven’. a. Dit kan een goede afloop hebben. b. Dit kan een foute beslissing zijn geweest. De medewerker zal in het proces een reparatie moeten uitvoeren. 3. Het proces wordt stilgelegd totdat duidelijk is wat het juiste gegeven is. Voor ieder proces geldt dat de organisatie van tevoren moet bepalen wat de juiste strategie is. De medewerkers moeten deze strategie kennen en er ook naar handelen. 6.5

Sprekende voorbeelden De Digitale Bereikbaarheids Kaart. De brandweerkorpsen in Nederland ontwikkelen een Digitale Bereikbaarheids Kaart. Op deze kaart worden objectgebonden basisgegevens (gebouwen, adressen) gekoppeld aan gegevens die voor de brandweer belangrijk zijn: - de preventieve gegevens zoals aanwezigheid van brandblussers, de

60/79

BHV (bedrijfshulpverlening), de preperatieve gegevens zoals de plek van brandkranen, bluswaterriool, - de repressieve gegevens zoals de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen, de constructie van het gebouw. De Brandweer meldt terug op de BAG, de BRO en de BGT. -

6.6

Aandachtspunten ‘terugmelden in het werkproces’

In de organisatie is nagedacht over wanneer terugmelden bij gerede twijfel aan de orde is. Doorpraten leert dat terugmelden voor het ene werkproces hooguit twee keer per jaar voorkomt. Voor een ander proces wel 500 keer. De orde van grootte van het verwachte aantal terugmeldingen in het eigen proces is een aandachtspunt bij het inrichten van het proces. Het verwachte aantal terugmeldingen is van belang bij het inrichten van de werkprocessen. 6.7

Resultaat

In de organisatie is het terugmelden bij gerede twijfel een normaal onderdeel geworden van het werkproces. De medewerkers in de organisatie weten dat ze voor hun werk gegevens gebruiken uit verschillende databases; dat een deel van de gegevens verplicht afkomstig is uit de landelijke basisregistraties; dat ze de gegevens uit de basisregistraties niet meer zelf mogen muteren maar dat ze een terugmelding moeten doen.

61/79

Bijlage 1

De weg naar dit document

Knelpunten rond terugmelden De waterschappen stelden in eerste instantie dat zij, als gevolg van verplichte aansluiting op de basisregistraties en de discrepanties die er bestaan tussen hun gegevens en die van de basisregistraties en basisregistraties onderling, heel veel van die discrepanties (massaal) zouden moeten terugmelden. 4 Uit nader onderzoek blijkt dat in veel van de gevallen die Het Waterschapshuis noemt, geen sprake is van gerede twijfel, een vereiste voor terugmelden, maar dat de discrepanties meerdere andere oorzaken hebben. Het Waterschapshuis constateerde dat hier een probleem ligt, niet alleen voor henzelf maar voor iedere nieuwe afnemer. Omdat er niet zondermeer sprake van gerede twijfel is, is massaal terugmelden van de geconstateerde verschillen geen optie. Het betreft in eerste instantie administratieve verschillen. Maar het is wel een reëel probleem. Bestandsvergelijking kan (bij invoering) een belangrijke stap zijn. Niet als basis voor terugmelden, maar als basis voor de analyse van oorzaken van verschillen. Gegevensproblematiek Bij de totstandkoming van de OverheidsDataBase heeft Het Waterschapshuis onder andere de volgende knelpunten gesignaleerd: - Tenaamstelling van niet natuurlijke personen (BRK vs NHR). - Gegevens zijn niet actueel. - Locatieomschrijving komt veel voor in de WOZ maar mag in de GBA alleen gebruikt worden als er geen adres is. - Schrijfwijze van adressen. - Afkorten van straatnamen. - Adresbeschrijving in het NHR is niet eenduidig: dit hangt samen met 7. - Adresgegevens in basisregistraties zijn (nog) niet authentiek. - De kwaliteit van het kadastrale boekhouden laat te wensen over. - Gemeenten behandelen bezwaren over de WOZ te laat af en de gewijzigde waarde van het WOZ object wordt in het verkeerde tijdvak gemeld. - Naamswijzigingen van niet natuurlijke personen worden door bij het kadaster niet doorgevoerd. 4

De tekst in deze bijlage is een ingekorte versie van de “Notitie omtrent issue 6: massaal terugmelden” van RENOIR (mei / juni 2009) Bestemd voor de Ambtelijke Regie Groep (ARG) RENOIR is een onderdeel van Stichting ICTU.

62/79

-

Gebruik van fictieve postbusnummers bij het kadaster als de nieuwe straatnaam en huisnummer nog niet bekend is. Overleden personen. Verklaring van erfrecht.

De oorzaken van de gegevensproblematiek kunnen in drie groepen worden gecategoriseerd: - tijdelijke gegevensproblemen veroorzaakt doordat bepaalde basisregistraties nog niet zijn gerealiseerd (m.a.w. doordat het stelsel volgtijdelijk in gebruik wordt genomen). - afwijkende gegevensdefinities/conflicterende regelgeving basisregistraties. - afwijkingen in de (authentieke) gegevens betreffende de kwaliteit (het gaat hier om de inhoud van de gegevens zelf). De problemen kunnen nog niet structureel worden opgelost. In de ARG van april 2009 is besloten om de problematiek te onderzoeken. Daarbij is verzocht om een handreiking in de richting van mogelijke oplossingen. In deze notitie wordt: - een analyse gemaakt van het issue en de onderliggende problematiek; - een voorstel gedaan voor oplossingen van de problemen; - de ARG gevraagd een besluit te nemen over deze oplossingen. Gegevens van de waterschappen wijken af van die in de basisregistraties. Waterschappen hebben voor hun eigen bedrijfsvoering gegevens verzameld die niet altijd overeenkomen met authentieke gegevens uit basisregistraties. De vraag is of in al deze gevallen moet worden teruggemeld aan de basisregistraties. Omdat het in sommige gevallen om grote hoeveelheden gegevens gaat wordt wel gesproken van massaal terugmelden. Waarom ontstaan grote verschillen? Het Waterschapshuis is bezig met de invoering van een overkoepelende database waarin de gegevens uit verschillende basisregistraties worden samengevoegd. De waterschappen gaan de gegevens uit deze OverheidsDataBase (= ODB) gebruiken. Hiermee kan verplicht gebruik worden ingevoerd en worden teruggemeld. Waterschappen gaan deze ODB implementeren en afhankelijk van lokale keuze per waterschap of in een samenwerkingsverband implementeren. Tot nu toe gebruiken de waterschappen eigen bestanden. Door het samenvoegen van basisgegevens uit verschillende registraties ontstaan verschillen in de centrale database. Net zoals bij andere afnemers gaat verplicht gebruik gepaard met invoeringsproblemen.

63/79

De gemeenten hebben beheerregelingen opgesteld voor de invoering van de GBA waarin de opschoning is vastgesteld. Probleem is dat waterschappen van vrijwel alle basisregistraties afnemer zijn. Ook de Waarderingskamer onderkent dat opschoning ook bij de bronhouders nodig is en dat consequent gebruik van met name locatieaanduiding nodig is. Het volgende citaat komt uit het WOZ Journaal: “Deze modernisering betekent overigens zeker niet alleen werk voor de leveranciers. Gemeenten zullen uiteindelijk zelf door een conversie van de systemen de overgang moeten maken. Het is daarbij belangrijk om nu al te werken aan het voorbereiden van deze conversie. Dat voorbereiden kan door het (binnen de huidige applicaties) opschonen van de gegevens. Immers om WOZ-gegevens aan andere basisgegevens te kunnen koppelen is het veel belangrijker dan in het verleden dat de gegevens voldoen aan alle gegevensdefinities en domeinen.” Een eerste opschoonactie die parallel aan de problematiek wordt dus door GBA en WOZ onderkend. Welke verschillen kunnen ontstaan? Door de deelnemers van de workshop van 24 juni 2009 en 1 september 2009 zijn de verschillen geïnventariseerd. Op basis van deze inventarisatie hebben de deelnemers geconcludeerd dat verschillen tussen gegevens op twee plaatsen ontstaan. Op de eerste plaats zijn er verschillen tussen de basisregistraties. Deze verschillen worden zichtbaar bij de afnemers waar de gegevens van de verschillende basisregistraties bij elkaar komen. Eén van de oorzaken van deze verschillen komt voort uit de verschillende betekenissen die door de verschillende basisregistraties aan de gegevens wordt toegekend. Dit probleem wordt onderkend. Op dit moment wordt bekeken hoe de semantiek op stelselniveau kan worden geregeld. Overigens is dit geen garantie dat de afnemer niet zelf zijn eigen registraties moet aanpassen. In dit geval is geen sprake van terugmelden. Op de tweede plaats zijn er verschillen tussen de basisregistraties en de eigen registraties van de afnemer. Deze verschillen moeten naar boven komen in het aansluitproces van afnemer op basisregistratie. Een bestandsvergelijking met daaropvolgend een eenmalige opschoonactie kan de verschillen wegnemen. Ook hier is in eerste instantie geen sprake van terugmelden. Voordat gegevens vergeleken worden moeten partijen er zeker van zijn dat ze dezelfde betekenissen toekennen aan de gegevens.

64/79

Categoriseren van gegevensproblemen In de workshop is afgesproken om de gegevensproblemen te categoriseren in de volgende groepen: a. Tijdelijke gegevensproblemen, veroorzaakt doordat bepaalde basisregistraties nog niet zijn gerealiseerd. b. Afwijkende gegevensdefinities/conflicterende regelgeving basisregistratie. c. Afwijkingen in de (authentieke) gegevens betreffende de kwaliteit. Deze categorieën komen ruwweg overeen met de indeling die de waterschappen in hun notitie aan de ARG schetsten. Hieronder wordt een aantal voorbeelden gegeven op basis van de voorgaande indeling. Ad a: Gegevensproblemen doordat basisregistraties nog niet zijn gerealiseerd (algemeen stelselprobleem). Waterschappen worden geconfronteerd met een veelheid aan afwijkende gegevens tussen basisregistraties omdat sommige basisregistraties zoals de BAG, RNI en NHR nog niet zijn gerealiseerd en er derhalve nog geen sprake is van inhoudelijke synchronisatie. Voorbeelden hiervan zijn: -

Schrijfwijze adressen van dezelfde gemeente (straatnaam huisnummer) tussen WOZ en GBA; Tenaamstelling bedrijven (NHR); Opsporen van buitenlandse belastingplichtigen en schuldigen (RNI); Gebruik van fictieve postbusnummers bij Kadaster als de nieuwe straatnaam, huisnummer en invoering van de BAG uitgevoerd kan en moet worden (betreft het opschonen van adressen).

Ad b: Afwijkende gegevensdefinities/conflicterende regelgeving (algemeen stelselprobleem). Basisregistraties worden al gedurende vele decennia bijgehouden om een bepaalde taak te verrichten of te ondersteunen. Om de basisregistraties breder maatschappelijk inzetbaar te maken is er de doelstelling van ‘verplicht gebruik’ bijgekomen. Het gebruik van bepaalde gegevens in een basisregistratie hoeft niet overeen te komen met het gebruik dat een potentiële afnemer ervan wil maken. Een goed voorbeeld is het woonadres in de GBA. Een aantal afnemers wil, naast het woonadres, het postadres van een persoon hebben. Het GBA houdt dit niet bij en zal dit hoogstwaarschijnlijk ook niet gaan doen. Dat betekent dat de afnemer zelf, naast de gegevens die hij afneemt van de GBA, het postadres moet bijhouden. In beide gevallen gaat het om adressen, die voor verschillende doeleinden worden bijgehouden. De definitie van gegevens is daarom van cruciaal belang voor afnemers. Die definitie wordt bijgehouden in de stelselcatalogus (www.stelselcatalogus.nl). De betekenis van

65/79

authentieke gegevens is in vrijwel alle gevallen gedefinieerd in de wet en terug te vinden in de Stelselcatalogus. In een aantal gevallen lijken definities binnen het Stelsel van basisregistraties met elkaar te verschillen. Het bestaan van deze verschillen dient te worden onderzocht. Voorbeelden uit deze categorie zijn:

-

Locatieomschrijving mag in de GBA alleen worden gebruikt als er geen adres kan worden toegekend en in de huidige WOZ-leveringen gebeurt dit op grootschalige wijze (GBA <-> WOZ); De basisregistratie percelen levert alleen hoofdletters en voorletters van subjecten (Percelen ↔ GBA en NHR); De tenaamstelling van niet natuurlijke personen (stichtingen, vennootschappen, etc.) is bij Kadaster verschillend van de Kamer van Koophandel (KvK) (Percelen <-> NHR); De adresbeschrijving in het KvK-bestand is niet eenduidig (huisnummer in straatnaam, onduidelijk gebruik huisnummertoevoeging, etc.); Naamswijzigingen van niet natuurlijke personen worden bij het Kadaster niet doorgevoerd. Het Kadaster voert dit niet door omdat de akte niet verandert.

Ad c: Afwijkingen in de (authentieke) gegevens betreffende de kwaliteit (een probleem voor de processen van de waterschappen). Problemen met de kwaliteit (actualiteit, volledigheid, e.d.) van de basisgegevens kunnen een efficiënte uitvoering van de processen verhinderen. Over de kwaliteit van een gegeven kan een verschil van inzicht bestaan als betrokken partijen dit benaderen vanuit hun eigen taakuitvoering. Dit betekent dat deze partijen overleg moeten voeren over de definitie van het betreffende gegeven. Terugmelden heeft geen zin omdat daarmee het verschil van inzicht niet wordt opgelost. Een ander probleem ontstaat als gegevens voor de taakuitvoering van de waterschappen niet actueel genoeg zijn. Bezwaren door een gemeente moeten bijvoorbeeld eerst afgehandeld worden. Dit soort 'vertragingen' zijn onderdeel van de besluitvormingsprocessen, waarmee rekening gehouden moet worden in de aansturing van de eigen processen. Voorbeelden: - Persoon is overleden in GBA maar de erfgenamen hebben geen verklaring van erfrecht laten opstellen door een notaris waardoor de overleden eigenaar nog actueel is bij het kadaster (GBA<-> BRPercelen). NB: Beide registraties hebben volgens de geldende wetten juist geregistreerd; - Object perceelsrelatie (WOZ <-> percelen). De kwaliteit van het kadastrale boekhouden bij gemeenten laat te wensen over;

66/79

-

Bezwaren te laat afgehandeld door gemeente en de gewijzigde waarde van het WOZ-object wordt in het verkeerde tijdvak gemeld door de gemeente Niet uitschrijven GBA (Gemeente heeft persoon niet uitgeschreven terwijl deze wel is vertrokken en de nieuwe persoon er al woont); Gemeente voldoet niet aan recordlayout WOZ-levering.

Dienen bovenstaande probleemgevallen te worden teruggemeld? Terugmelden is een vereiste bij verplicht gebruik. Overweging hierbij is ‘gerede twijfel’.De afnemer kan bij gerede twijfel over de juistheid van een basisgegeven terugmelden aan de basisregistratie. De bronhouder dient te onderzoeken wat de werkelijke waarde is van het gegeven en koppelt dat na onderzoek terug met de afnemer. In de tussentijd kan de afnemer de waarden van de gegevens gebruiken die in zijn situatie passen. Echter, na terugkoppeling van de GBA dient de afnemer de waarde te gebruiken die de GBA als uitkomst van het eigen onderzoek oplevert. Terugmelden is in lang niet alle gesignaleerde gevallen zinvol. Bij het overwegen van terugmelding moet onderscheid worden gemaakt tussen twee situaties: - de startsituatie als een afnemer aansluit op een basisregistratie. - de werkende situatie als alle verschillen tussen basisregistratie en afnemer zijn weggewerkt. Het begrip gerede twijfel is niet voor elke situatie binnen de overheid gedefinieerd. De wijze waarop gerede twijfel wordt toegepast, is namelijk afhankelijk van het proces bij de afnemer en de afspraken die gemaakt zijn met de basisregistratie. “Op de vraag of een begrip als gerede twijfel valt te normeren – wanneer is er wel sprake van, wanneer niet – is niets anders dan een genuanceerd antwoord mogelijk. In algemene zin is zo'n normering (desgewenst: digitalisering) niet te geven. De wetgever heeft er juist bewust voor gekozen om een open norm als gerede twijfel te gebruiken. Dat heeft als reden dat de authentieke gegevens uit basisregistraties overheidsbreed – en dus in een veelheid en een grote variëteit van werkprocessen – zullen worden gebruikt. Wanneer er sprake is van gerede twijfel kan dus afhangen van de concrete omstandigheid: welke functionaris gebruikt een gegeven en in welk werkproces? Dat neemt niet weg dat het wellicht wél te doen is om voor bepaalde groepen medewerkers en werkprocessen binnen overheidsorganisaties, richtlijnen te ontwerpen voor de interpretatie van gerede twijfel (aan een gegeven binnen dat specifieke werkproces). Mogelijke oplossingen De constatering van Het Waterschapshuis dat er verschillen bestaan tussen gegevens van hun eigen administratie en die van de basisregistraties wordt onderkend. De verantwoordelijke partijen die betrokken zijn bij de invoering van basisregistraties

67/79

moeten samen met Het Waterschapshuis en mogelijk in samenwerking met andere afnemers oplossingen vinden voor deze verschillen. In de workshops is een aantal problemen geconstateerd die Het Waterschapshuis heeft met het aansluiten op de basisregistraties. Deze zijn in te delen in een drietal categorieën problemen, waarmee de waterschappen en in bredere zin iedere nieuwe afnemer van de basisregistraties, geconfronteerd worden. Voor elk van deze categorieën wordt hieronder oplossingen voorgesteld. •

Tijdelijke gegevensproblemen veroorzaakt doordat bepaalde basisregistraties nog niet zijn gerealiseerd. Deze problemen lossen zichzelf op. Indien bijvoorbeeld de schrijfwijze van adressen een probleem is, dan wordt dit binnen afzienbare termijn opgelost door de invoering van de BAG. Hetzelfde geldt voor persoonsnamen in het Handelsregister. Met de introductie van het NHR dienen deze problemen tot het verleden te behoren.

•

Afwijkende gegevensdefinities/conflicterende regelgeving basisregistratie. Dit is een stelselprobleem voor authentieke gegevens. Vanuit de doelstelling van het stelsel van basisregistraties kan het zo zijn dat authentieke gegevens niet hetzelfde zijn en ook niet hetzelfde betekenen. Authentieke gegevens worden namelijk maar een keer bijgehouden. Als er verschillen zijn, dient te worden onderzocht van welke aard ze zijn en hoe ermee om te gaan. Voor niet authentieke gegevens is het geen stelselprobleem en dient Het Waterschapshuis afspraken te maken met de betrokken partijen. Een mogelijke oplossing is om gegevensdefinities met elkaar te vergelijken.

•

Afwijkingen in de (authentieke) gegevens betreffende de kwaliteit. Over de kwaliteit van een gegeven kan een verschil van inzicht bestaan als betrokken partijen dit benaderen vanuit hun eigen taakuitvoering. Dit betekent dat deze partijen overleg moeten voeren over de definitie van het betreffende gegeven en het gebruik van dit gegeven in de context van de taakuitvoering. Terugmelden heeft geen zin. Daarmee wordt het verschil van inzicht niet opgelost. Dit is in eerste instantie een zaak van de betrokkenen zelf. Wel kunnen deze problemen worden aangemeld als issue bij de ARG om de voortgang te bewaken.

Door het uitvoeren van bestandsvergelijking en opschoning kan een groot aantal problemen worden opgelost. Het Waterschapshuis en de betreffende basisregistraties zullen hierover afspraken moeten maken. Na opschoning zal naar verwachting het aantal terugmeldingen beperkt zijn.

68/79

Voor de eenmalige afstemming van de gegevens hebben de waterschappen behoefte aan een generieke voorziening of een handreiking. Hierin moet duidelijk worden gemaakt welke regels men moet hanteren bij het vergelijken van de eigen administratie met de gegevensbestanden van de basisregistraties. Voorstel: Laat een handreiking maken voor het vergelijken van de administratie van de afnemers met de gegevensbestanden van de basisregistraties (t.b.v. het correct aansluiten van afnemers op basisregistraties). Voor de aanpak van semantische verschillen op stelselniveau wordt voorgesteld de verschillen tussen basisregistraties van meet af aan te voorkomen. Bij voorkeur al voor de ontwerpfase van een basisregistratie. Maar ook voorafgaand aan de ontwerpfase van een volgende release van een al ingevoerde basisregistratie. Hierdoor wordt voorkomen dat het afhandelen van verschillen op het bordje komt van de afnemers van gegevens. Uit bijlage 1 Alvorens (ca. 1600) afnemers gaan terugmelden, moeten zij in hun eigen organisatie de volgende zaken regelen: - het inrichten van verplichte afname van basisgegevens in de eigen processen; - het opschonen van de (lokale) bestanden; - het opleiden van de medewerkers die gaan terugmelden; - het uitvoeren van een proef en een evaluatie van bijvoorbeeld onterechte terugmeldingen; - het opstellen van terugmeldprocedures; - het in productie nemen van terugmelden. Uit proeven blijkt dat een afnemer en een basisregistratie van mening kunnen verschillen over wat wel en wat geen correcte terugmeldingen zijn. Dit heeft te maken met de context van de taakuitvoering en onderliggende wetgeving van beide organisaties. Relevante noties:

-

een overmaat aan terugmeldingen (bulk) leidt tot een logistiek probleem bij de bronhouder;

-

terugmeldingen die niet terecht zijn, kunnen leiden tot nutteloos uitzoekwerk bij de bronhouder;

-

het percentage aanpassingen op basis van terugmeldingen kan door een bodem zakken, waardoor motivatie tot terugmelden verdwijnt, schijnprocessen en loos gegevensverkeer ontstaan. Uiteindelijk zorgen eigen schaduwbestanden voor uitholling van het stelsel in zijn effecten;

69/79

-

niet elke afwijking van een opgaaf, signaal of waarneming ter plaatse is aanleiding tot gerede twijfel. Er kan een legitieme reden zijn in bijzondere gevallen. De kwaliteit van signalen verschilt per proces; zo worden de blauwe aanslagenveloppen van de Belastingdienst vaker onbestelbaar retour gestuurd dan de rode toeslagenenveloppen;

-

zelfs bij gerede twijfel kan het handig zijn met terugmelden te wachten;

-

elke individuele behandelaar wil in een individueel uitvoeringsproces voortgang. Hij wordt doorgaans primair afgerekend op succesvolle voltooiing. Elke uitvoeringsorganisatie zal dus zelf voor checks en faciliteiten moeten zorgen om zo het terugmeldproces (dat collega's van andere instanties op termijn gaat helpen) in gang te houden in de gevalsbehandeling.

een verhuisbericht kan bij de basisregistratie net in verwerking zijn; gemeenten onderkennen een grotere groep kerngegevens waarvoor eenmalige inwinning, hergebruik en terugmelden het streven is, dan alleen de authentieke gegevens uit de wettelijke basisregistraties;

70/79

Bijlage 2

Overzicht basisregistraties

Bestuursorganen hebben verschillende rollen met betrekking tot basisregistraties. Er worden drie rollen onderscheiden:

-

Bronhouder.

Stelselverantwoordelijke, beheerder van de basisregistratie. - Afnemer. Afnemers zijn overheidsinstanties en instanties met een publiekrechtelijke taak die, voor de uitvoering van hun primaire processen richting burgers, bedrijven en instellingen, gebruik maken van de basisregistraties. Dit gebruik wordt per basisregistratie bij wet vastgelegd. In de onderstaande tabel staat een korte toelichting per basisregistratie. BAG

BGT

Basisregistratie Adressen en Gebouwen. De gemeenten zijn de bronhouder voor de gegevens. Om de gegevens landelijk te kunnen gebruiken moeten de gemeenten de BAG-gegevens uploaden naar de Landelijke Voorziening BAG bij het Kadaster. Het beheer is in handen van de landelijke voorziening Kadaster, het ministerie VROM is het verantwoordelijke ministerie. De BAG levert aan instanties die publieke taken uitvoeren en die adressen gebruiken. Bronhouders en gebruikers gaan aansluiten op de landelijke voorziening. De authentieke gegevens die zijn opgenomen in de Basisregistratie Adressen, hebben betrekking op: - Nummeraanduiding. - Openbare ruimte. - Woonplaats. De authentieke gegevens die zijn opgenomen in de Basisregistratie Gebouwen, hebben betrekking op: - Ligplaats. - Pand. - Standplaats. - Verblijfsobject. Basisregistratie Grootschalige Topografie. Bij de Basisregistratie Grootschalige Topografie (voorheen Grootschalige Basiskaart Nederland, GBKN) gaat het om het ombouwen van de al bestaande grootschalige topografie, zoals de GBKN en bestanden van de Topografie producerende gemeenten, naar een basisregistratie. De

71/79

bronhouders zijn topografie producerende gemeenten en regionale samenwerkingsverbanden waarin gemeenten en overige producenten van kaartmateriaal, Prorail, provincies. Beheer: Richtlijnen via landelijk samenwerkingsverband, Ministerie van VROM. Afnemers: Levert aan iedereen die een kaart nodig heeft. Op dit moment wordt gewerkt aan een convenant tussen de betrokken partijen op basis waarvan de realisatie kan starten. Essentie hiervan is instemming met de beoogde rol en positie in de toekomstige basisregistratie en medewerking aan het transitieproces.

BRT

BLAU

Betrokken partijen zijn: LSV GBKN (met daarin onder andere VNG, Kadaster en Nutsbedrijven), Topografie Producerende Gemeenten, VROM, V&W, Prorail, provincies en waterschappen. Basisregistratie Topografie. Dit is de unieke bron voor alle topografische kaarten. Het gaat hierbij concreet om TOP10NL (de 10 belangrijkste objecten) op schaal 1:10.000. De daarvan afgeleide kaarten met de schalen 1:50.000, 1: 100.000, 1:250.000 en 1:500.000 zullen in de toekomst ook tot de basisregistratie Topografie gaan behoren. Het Kadaster beheert de registratie. Het verantwoordelijke ministerie is het Ministerie van VROM. De authentieke gegevens die zijn opgenomen in de BRT zijn, hebben betrekking op: - Functioneel gebied - Gebouw - Geografisch gebied - Richtingselement - Registratief gebied - Reliëf - Spoorbaandeel - Terrein - Waterdeel - Wegdeel Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en uitkeringen (voorheen Polisadministratie). De bronhouder is het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV). Het beheer is in handen van het UWV. Het verantwoordelijke ministerie is het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De afnemers zijn gebruikers SUWInet, gemeenten, Centrum voor Werk en Inkomen (CWI), UWV, GSD, Arbeidsinspectie, Sociale Informatie en Opsporings Dienst, Sociale Verzekeringsbank (SVB), Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND).

72/79

BRI

BRK

BRK&T

BRV

GBA

Basisregistratie Inkomens. Bronhouder is de Belastingdienst. Het beheer is in handen van de belastingdienst. Het Ministerie van Financiën is het verantwoordelijke ministerie. Levert authentieke inkomensgegevens aan onder andere de Sociale Verzekeringsbank (SVB), Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV), Centraal Administratiekantoor voor de zorg (CAK), Belastingdienst/Toeslagen, Informatie Beheer Groep (ib-groep), Raden voor Rechtsbijstand. BRI gebruikt adressen uit de BAG en persoonsgegevens uit de GBA. Basisregistratie Kadaster. Bronhouder is het Kadaster. Het verantwoordelijke ministerie is het Ministerie van VROM. Het Kadaster bevat de kadastrale informatie, zoals percelen, eigendom, hypotheken, zelfstandige beperkte rechten, zoals erfpacht, opstal en vruchtgebruik, of leidingnetwerken. De kadastrale kaart behoort ook tot de basisregistratie Kadaster. Hierop wordt het perceel afgebeeld met een perceel-nummer. Ook de grenzen van rijk, provincies en gemeenten zijn hierop weergegeven. De Wet basisregistraties kadaster en topografie heeft geleid tot aanpassing van de Kadasterwet, de Organisatiewet Kadaster en enige andere wetten. De wet regelt ondermeer het verplichte gebruik en de verplichte terugmelding, plus de aanwijzing van de authentieke gegevens. Handhaving is niet voorzien in de wet. Basisregistratie Kadaster en Topografie. Bronhouder is het Kadaster. Het wordt beheerd door Kadaster en VROM, Het verantwoordelijke ministerie is het Ministerie van VROM. Het bevat gegevens over percelen, eigendom, hypotheken, erfpacht, opstal en vruchtgebruik of leidingnetwerken, eveneens de kadastrale kaart met perceel en perceelsnummer, grenzen gemeenten, provincies en rijk. Afnemers: Uitwisseling van geografische gegevens tussen alle bestuurslagen. Basisregistratie Voertuigen, het kentekenregister. Bronhouder en beheerder is de Rijksdienst Wegverkeer van het Ministerie Verkeer en Waterstaat. Het bevat gegevens over het kenteken, het voertuig, verzekeringsgegevens, de persoonsgegevens van de houder van het voertuig en gegevens van de leasemaatschappij (indien van toepassing). De BRV levert gegevens aan organisaties op basis van een wettelijke titel (doelbinding). De authentieke gegeven van het register zijn, hebben betrekking op: - Aansprakelijkheid. - Gekentekend voertuig. Gemeentelijke Basis Administratie.

73/79

Bronhouders zijn de gemeenten. Het beheer is in handen van de landelijke voorziening BPR (agentschap van BZK), het ministerie BZK is het verantwoordelijke ministerie. Het GBA levert aan instanties die publieke taken uitvoeren en die persoonsgegevens nodig hebben. Het GBA heeft een terugmeldvoorziening/ terugmeldfaciliteit. De in het GBA opgenomen authentieke gegeven, hebben betrekking op:

NHR

RNI

Familienaam. Voornamen. Geslacht. Positie van elk persoon in het gezin. Geboortedatum en –plaats. Burgerlijke staat. Adres. Datum van vestiging in de gemeente. Vorige woonplaats. Vertrek uit de gemeente. - Waarheen vertrokken. - Datum van overlijden. - Burgerservicenummer (BSN). Nieuw Handelsregister. Bronhouder en beheerder is de Kamer van Koophandel (KvK). Het Ministerie van Economische Zaken is het verantwoordelijke ministerie. De afnemers zijn gemeenten, belastingdienst, provincies, UWV, waterschappen. Het NHR is de vervanging op het al bestaande register van de KvK. Registratie Niet Ingezetenen. Zo'n 3 miljoen mensen hebben wel een relatie met de Nederlandse overheid, maar wonen niet in Nederland. De Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) resulteert tot één sluitend stelsel van registraties die, net als het GBA, gebruikt wordt door alle daartoe geautoriseerde overheidsorganisaties. De RNI valt binnen het wettelijke kader Wet Basisregistratie Personen (BRP). De bronhouders zijn gemeenten. Het beheer is in handen van de landelijke voorziening BPR (agentschap van BZK), het Ministerie van BZK is het verantwoordelijke ministerie. De authentieke gegevens in het RNI, hebben betrekking op: - Familienaam. Voornamen. Geslacht. Positie van elk persoon in het gezin. Geboortedatum en –plaats. Burgerlijke staat. Adres.

74/79

WOZ

Datum van vestiging in de gemeente. Vorige woonplaats. Vertrek uit de gemeente. Waarheen vertrokken. Datum van overlijden. Burgerservicenummer (BSN). Basisregistratie Wet Onroerende Zaken. Bronhouders zijn gemeenten. Het beheer is in handen van de Waarderingskamer, het Ministerie van Financiën is het verantwoordelijke ministerie. De landelijke voorziening is in ontwikkeling. Levert aan instanties die publieke taken uitvoeren en die WOZ-gegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak (belastingdienst, waterschappen). De authentieke gegevens die zijn opgenomen in de BRK zijn, hebben betrekking op: - Beslag. - Hypotheek. - Onroerende zaak. - Stuk (een aanduiding voor een document dat gevolgen kan hebben voor de inhoud van de kadastrale registratie). - Zakelijk recht.

75/79

Bijlage 3

Gebruikte bronnen

1. Fraude op het spoor door gemeentebrede procesaanpak . Informatie, november 2004. http://www.zenc.nl/uploads/b3/80/b38014e27494b8d7cffe3e2aa2063fe3/inform atiefraudeophetspoor.pdf 2. Handleiding Verplicht gebruik en Verplichte terugmelding voor afnemers van de GBA Versie 1.0. BPR, ‘s-Gravenhage, 5 april 2007 3. Impactanalyse invoering basisregistraties in brandweerorganisaties, M&I/ partners in opdracht van NVBR, 6 juli 2007 4. Visiedocument stelsel basisregistratie, januari 2009 VNG 5. Issue: Massale / bulkterugmelding in relatie tot TMF, van Pieter Lagas, 28-042009. Bestemd Ambtelijke Regiegroep (ARG) 6. Model Projectplan Basisregistratie Personen voor Bestuursorganen Agentschap BPR, April 2010 7. Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens Deel I: Beschrijving onderdeel van de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) versie 2.0 mei 2009 8. Notitie omtrent issue 6: massaal terugmelden van Renoir (mei / juni 2009) Bestemd voor ARG 9. Handreiking: Terugmelden, kwaliteit voor basisregistraties uitgebracht. Renoir juni 2009 10. Memo Terugmelden en de TMF in het stelsel, Paul Zeef, 25 juni 2009. Bestemd voor OGO, stelseloverleg / stelselstuurgroep. 11. Impact Basisregistraties Rijnland v1., september 2009 12. Impactanalyse Basisregistraties in het meldkamerdomein, Berenschot in opdracht van de Raad MIV, versie 1.0 23 september 2009 13. Processenhandboek BAG 2009, VROM www.vrom.nl

76/79

14. Werking van het stelsel. Een samenhangend stelsel van basisregistraties voorwaarde voor publieke dienstverlening van ICTU, John de Kooter, conceptversie 0.9 februari 2010 15. Uitvoeringsagenda Stelsel van Basisregistraties 2010-2015, ICTU, John de Kooter conceptversie mei 2010 (www.stelselhandboek.nl) 16. Stelsel Basisregistraties Eindrapportage Impactanalyse februari 2010, gemeente Eindhoven 17. www.bzkbpr.nl de website voor de GBA 18. www.nup.nl 19. www.e-overheid.nl 20. www.vrom.nl de website voor de BAG, de BGT en BRK&T 21. www.kadaster.nl voor het Kadaster 22. www.kvk.nl voor het NHR 23. Processenhandboek adressen en gebouwen Gemeente Amsterdam, Dienst Persoons- en Geo-Informatie april 2010 www.dpg.amsterdam.nl/producten/basisregistraties/basisregistratie Gesprekken zijn gevoerd met: UWV: Gemeente Amsterdam: Waterschapshuis: King: Kadaster: LNV: BKWF

Remco Siegerist Ton Roos en Dirk Rutgers René IJpelaar Ellen Debats en Adrie Spruit Hans van Eekelen Mieke Theeuwen Freek Duijnstee

En met medewerkers van ICTU-programma RENOIR en Logius.

77/79

Bijlage 4 AON ANR ARG BAG BAGLV BHV BGT BLAU BPR BRI BRK BRO BRV BSN BZK DBK GBA INA IOR KING KvK KPN LNV NOiV NORA NHR NUP ODB ODP OSB RDW RENOIR RNI TMF TMV VROM WOZ

Lijst met afkortingen = Adresseerbaar objectnummer = A-nummer = Ambtelijke regiegroep = Basisregistratie Adressen en Gebouwen = BAG landelijke voorziening = Bedrijfshulpverlening = Basisregistratie Topografie = Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringen = Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het Ministerie van BZK = Basisregistratie Inkomen = Basisregistratie Kadaster = Basisregistratie Ondergrond = Basisregistratie Voertuigen = Burger Service Nummer = Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties = Digitale Bereikbaarheidskaart = Gemeentelijke Basisregistratie = Identificatienummer Adres = Identificatienummer Openbare Ruimte = Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten = Kamer van Koophandel = Kadastraal Perceelsnummer = Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit = Nederland Open in Verbinding = Nederlandse Overheid Referentie Architectuur = Nieuw Handels Register = Nationaal Uitvoerings Programma = Overheids Data Base = Overheids Diensten Platform = Overheids Service Bus = Rijksdienst voor het wegverkeer = Regie e-Overheid NUP Ondersteuning Implementatie en Realisatie = Registratie Niet Ingezetenen = TerugMeldFaciliteit = Terugmeldvoorziening = Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu = (Register) Waarde Onroerende Zaken

78/79

Wilhelmina van Pruisenweg 104 2595 AN Den Haag Postbus 84011 2508 AA Den Haag T +31 (070) 888 78 20 F +31 (070) 888 78 81 www.e-overheid.nl

Handreiking Voorbereiden op terugmelden. = aansluiten op basisregistraties

Recommend Documents