Handleiding

www.CNGRS.com Handleiding

© 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

CNGRS.com De perfecte ondersteuning bij bezoekersregistratie. by Web Collective B.V.

CNGRS.com is een professioneel systeem voor het opzetten, beheren en uitvoeren van registraties voor evenementen van uiteenlopende aard. Het systeem is ontwik k eld door een team van enthousiaste en ervaren professionals. Zij zorgen voor een continue ontwik k eling en verbetering van het systeem. We wensen u veel gemak en plezier bij het gebruik van CNGRS.com.

Web Collective B.V.


Inhoud

3

Inhoudsopgave Voorwoord

Deel I Introductie

6

8

1 Over CNGRS.com ................................................................................................................................... 9 2 Conventies ................................................................................................................................... in de handleiding 10 3 Navigeren ................................................................................................................................... door CNGRS.com 12 4 Het systeem ................................................................................................................................... in vogelvlucht 13 5 Support ................................................................................................................................... 14

Deel II Snel beginnen...

16

1 Ik ben................................................................................................................................... nieuw... wat kan ik doen? 17 2 Een project ................................................................................................................................... on-line in 20 minuten 19 3 In/Uitloggen ................................................................................................................................... 20 Inloggen .......................................................................................................................................................... 20 Het startscherm .......................................................................................................................................................... 20 Uitloggen .......................................................................................................................................................... 21

4 Project ................................................................................................................................... 22 Openen bestaand .......................................................................................................................................................... project 22 Aanm aken nieuw .......................................................................................................................................................... project 22 Eigenschappen .......................................................................................................................................................... van het project w ijzigen 26 Link (URL) gebruiken .......................................................................................................................................................... op de w ebsite 26 Online/Offline .......................................................................................................................................................... zetten registratie w ebsite 28 Bezoekersgroepen .......................................................................................................................................................... w ijzigen 29 Pagina indeling .......................................................................................................................................................... aanpassen 30 Vorm geving w .......................................................................................................................................................... ebsite 30 Verw ijderen van .......................................................................................................................................................... een project 31

5 Registraties ................................................................................................................................... 33 Aantallen registraties .......................................................................................................................................................... bekijken 33 Gegevens exporteren .......................................................................................................................................................... 33 Opzoeken van.......................................................................................................................................................... een registratie (helpdesk) 33 Bekijken of......................................................................................................................................................... w ijzigen 34 Statistieken bekijken .......................................................................................................................................................... 35 Rapportages tonen .......................................................................................................................................................... 35

6 Sjabloon ................................................................................................................................... 37 Bestaand sjabloon .......................................................................................................................................................... openen 37 Aanm aken nieuw .......................................................................................................................................................... sjabloon 37

7 Thema ................................................................................................................................... 39 Aanm aken nieuw .......................................................................................................................................................... them a 39

Deel III Projecten en sjablonen

41

1 Het projecten ................................................................................................................................... menu 42 2 Het dashboard ................................................................................................................................... 43 3 De beschikbare ................................................................................................................................... pagina's 44 4 De beschikbare ................................................................................................................................... elementen 46 5 Functionaliteiten ................................................................................................................................... van het systeem 49


4

www.CNGRS.com

52

Deel IV Projectbeheer

1 Onderhoud ................................................................................................................................... 53 Kenm erken project .......................................................................................................................................................... 53 Bezoekersgroepen .......................................................................................................................................................... 53 Vorm geving w .......................................................................................................................................................... ebsite 54 Onderdelen......................................................................................................................................................... van de lay-out 55 Opmaken van ......................................................................................................................................................... de pagina 56 Instellingenvenster ......................................................................................................................................................... 57 Grootte en kleur ......................................................................................................................................... 57 Tekst ......................................................................................................................................... 59 Invoer en ondersteuning ......................................................................................................................................... 60 Paginaselectie.......................................................................................................................................................... 61 De overzichtspagina ......................................................................................................................................................... 61 Koppeling bezoekersgroepen ......................................................................................................................................................... 64 Toevoegen......................................................................................................................................................... van een element 67 Wijzigen van ......................................................................................................................................................... een element 68 Verplaatsen ......................................................................................................................................................... van een element 68 Verw ijderen ......................................................................................................................................................... van een element 69 Specifieke ......................................................................................................................................................... eigenschappen van elementen 70 Produkten .......................................................................................................................................................... 75 Categorieën ......................................................................................................................................................... 75 Produkten aanmaken ......................................................................................................................................................... en w ijzigen 76 Produktprijzen ......................................................................................................................................................... en -kortingen 78 Beschikbaarheid ......................................................................................................................................................... van produkten 79 Registratiecodes .......................................................................................................................................................... 80 Scenario: een ......................................................................................................................................................... gesloten registratie 84 Scenario: bijhouden ......................................................................................................................................................... w aar uw bezoekers vandaan komen 84 Scenario: meerdere ......................................................................................................................................................... bezoekersgroepen met één ontvangspagina 84 Teksten .......................................................................................................................................................... 85

2 Data ................................................................................................................................... 87 Im porteren van .......................................................................................................................................................... gegevens 87 Exportdefinitie.......................................................................................................................................................... aanm aken 89

3 Communicatie ................................................................................................................................... 91 E-m ail bevestiging .......................................................................................................................................................... 91 Mailings .......................................................................................................................................................... 92 Nieuw e mailing ......................................................................................................................................................... 93 Verzendlijsten ......................................................................................................................................................... en versturen mailing 95 Het testen ......................................................................................................................................................... van een mailing 96 Berichtgevingen .......................................................................................................................................................... 96

4 Rapportages ................................................................................................................................... 97 Aanm aken van .......................................................................................................................................................... een nieuw e rapportage 97 Ontw erpen rapportage .......................................................................................................................................................... 98 Plaatsen van gegevens .......................................................................................................................................................... 99 Plaatsen van.......................................................................................................................................................... een afbeelding 100 Tonen van een .......................................................................................................................................................... rapportage 103

5 Statistieken ................................................................................................................................... 105 6 Abstract ................................................................................................................................... Handling 106 Abstracts .......................................................................................................................................................... 106 Review ers .......................................................................................................................................................... 107 Beoordelen ......................................................................................................................................................... 108

7 Onsite ................................................................................................................................... 110 Aanm aken van .......................................................................................................................................................... badges 110 Eigen badge ......................................................................................................................................................... ontw erpen 112 Controleren .......................................................................................................................................................... van de basis badge gegevens 114 © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Inhoud

5

Presentielijst .......................................................................................................................................................... 115

8 Financiën ................................................................................................................................... 116 Instellingen betalingen .......................................................................................................................................................... 116 Em ail voor groepsfactuur .......................................................................................................................................................... 117 Overzichten .......................................................................................................................................................... 118 Facturen .......................................................................................................................................................... 119 Aanmaningen ......................................................................................................................................................... versturen 120 Creditfacturen .......................................................................................................................................................... 122

Deel V Accountbeheer

125

1 Uw accountgegevens ................................................................................................................................... 126 2 Gebruikersbeheer ................................................................................................................................... 127 Nieuw e gebruiker .......................................................................................................................................................... toevoegen 127 Gebruikers bew .......................................................................................................................................................... erken of (de)blokkeren 129

3 Afdelingen ................................................................................................................................... 132 Nieuw e afdeling .......................................................................................................................................................... toevoegen 132 Afdelingen bew .......................................................................................................................................................... erken of verw ijderen 132

4 Rollen ................................................................................................................................... 134 5 Stambestanden ................................................................................................................................... 136 Nieuw stam bestand .......................................................................................................................................................... aanm aken 136

Deel VI Veel gestelde vragen (FAQ)

139

1 Ik ben ................................................................................................................................... mijn wachtwoord vergeten 140 2 Registratiewebsite ................................................................................................................................... gesloten. Hoe kan ik deze openen? 141 3 Ik kan ................................................................................................................................... mijn badge lay-out niet selecteren 142 4 Ik mis ................................................................................................................................... een project/sjabloon in de lijst 143 5 Projectwaardering ................................................................................................................................... 144

Deel VII Handige hulpmiddelen

147

1 Checklijsten ................................................................................................................................... 148 Opzetten van.......................................................................................................................................................... een project 148

2 Gereedschappen ................................................................................................................................... 150 Bestandsbeheer .......................................................................................................................................................... 150 De color picker .......................................................................................................................................................... 152 Selectiefilter.......................................................................................................................................................... 153 De teksteditor .......................................................................................................................................................... 155


6

Voorwoord

Voorwoord Welkom in de handleiding van CNGRS.com. Met deze documentatie krijgt u inzicht in de werking van het systeem, het aanmaken en onderhouden van projecten en sjablonen en alle taken en functionaliteiten, die u met CNGRS.com kunt uitvoeren. Deze handleiding is met de grootste zorg samengesteld. We hopen dan ook dat u mede door deze handleiding eenvoudig uw weg in CNGRS.com zult vinden. Mocht u desondanks op- of aanmerkingen hebben, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. We wensen u veel gemak en plezier bij het gebruik van CNGRS.com. Web Collective B.V.


Deel

I

8

1

www.CNGRS.com

Introductie Welkom in de handleiding van CNGRS.com.Met deze documentatie krijgt u inzicht in de werking van het systeem, het aanmaken en onderhouden van projecten en sjablonen en alle taken en functionaliteiten, die u met CNGRS.com kunt uitvoeren.

Nieuwe gebruikers : hoe te beginnen... Om een eerste indruk van het systeem te krijgen, adviseren we u om de hoofdstukken Introductie en Snel beginnen... door te lezen. Van hieruit kunt u een functionaliteit of taak kiezen, die u wilt uitvoeren en naar het bijbehorende hoofdstuk gaan om een uitgebreide beschrijving te krijgen.

Gebruik van deze handleiding Het zoeken van de juiste informatie kunt u op een aantal manieren doen: Via de inhoudsopgave De opzet van de inhoudsopgave in de handleiding volgt dezelfde opbouw als de menu structuur in het systeem. Hierdoor kunt u makkelijk het juiste onderwerp vinden, voor de taak die u aan het uitvoeren bent. Vanuit het systeem U kunt in elk willekeurig scherm op Help ( ) klikken. U zult dan direct op de juiste plek in de handleiding terecht komen. Intypen van een trefwoord in de index Als u informatie wilt over een specifiek onderwerp dat niet direct gerelateerd is aan een functionaliteit, dan kunt u zoeken via de index. U krijgt dan een overzicht van alle items met het betreffende onderwerp. Wanneer u vervolgens klikt op het item van uw keuze, dan zult u direct naar het betreffende item gaan. Zoeken Als laatste kunt u zoeken op een willekeurig woord of zinsnede. Ook hier zult u een overzicht krijgen van alle items die gerelateerd zijn aan uw zoekvraag. We wensen u veel gemak en plezier bij het gebruik van CNGRS.com. Om direct te beginnen gaat u naar paragraaf Inloggen.


Introductie

1.1

9

Over CNGRS.com CNGRS.com is een professioneel systeem voor het opzetten, beheren en uitvoeren van registraties voor evenementen van uiteenlopende aard. De uitgebreide functionaliteiten van het systeem bieden een goede ondersteuning voor uw gehele registratietraject. Het uitnodigen, registreren en beheren van uw bezoekers wordt hiermee eenvoudiger, professioneler en inzichtelijker. Hierdoor kost de registratie u veel minder tijd en geld en kunt u zich concentreren op andere zaken, die uw bijeenkomst tot een succes maken. De opzet van CNGRS.com is zeer transparant. U betaalt alleen een vast bedrag voor elke volledig uitgevoerde registratie. Aan het opzetten van een account, sjabloon of project zijn geen extra kosten verbonden. Indien u gebruik wilt maken van andere functionaliteiten binnen het systeem, zoals het versturen van een uitnodiging via bulk e-mail of het uitvoeren van betalingen voor uw bijeenkomst, dan gelden ook hier vaste prijzen voor. Voor de volledige en meest actuele prijslijst verwijzen we u naar www.cngrs.com. CNGRS.com wordt gebruikt door een snel groeiend aantal gebruikers en is continue in ontwikkeling. Een professioneel team van consultants en ontwikkelaars doet zijn uiterste best om CNGRS.com zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de eisen en wensen, die u als gebruiker van het systeem heeft. We staan daarom altijd open voor uw feedback en opmerkingen en nodigen u uit deze met ons te delen via [email protected]. CNGRS.com is een product van Web Collective B.V..


10

1.2

www.CNGRS.com

Conventies in de handleiding In deze handleiding gebruiken we de volgende soorten conventies: stijl > : teken voor het aangeven van een menu sturctuur (bijv. Projectbeheer > Onderhoud > Kenmerken). woord De volgende woorden hebben een speciale betekenis: Evenement Hiermee wordt het congres, vergadering, seminar, bijeenkomst, beurs of elk ander evenement bedoeld dat u als gebruiker van het systeem organiseert. Gebruiker Dit is de gebruiker van het systeem CNGRS.com. Dit in tegenstelling tot een bezoeker, die alleen gebruik kan maken van het registratiegedeelte van het project. Bezoeker Dit is een registrant van uw registratie. Project Met een project worden alle werkzaamheden en definities bedoeld, welke behoren bij één evenement. Omdat de meeste functionaliteiten van het systeem van toepassing zijn op zowel projecten als sjablonen, zal in de handleiding, daar waar de functionaliteit op beide van toepassing is, alleen over projecten worden gesproken. Registratie Een registratie is altijd afkomstig van een bezoeker van uw evenement. Het omvat de gegevens die de registrant heeft ingevuld. Sjabloon Een sjabloon is een blauwdruk voor meerdere projecten. Er kunnen geen registraties mee worden uitgevoerd. Pakket functionaliteiten Alle functionaliteiten zijn zonder beperking beschikbaar. Voor een overzicht van de functionaliteiten verwijzen we u naar de paragraaf Functionaliteiten van de pakketten. tekst Om een stuk tekst extra kracht bij te zetten gebruiken we een aantal tekstvakken: VRAAG: beantwoord de gestelde vraag voor uzelf alvorens verder te gaan.

TIP: de tip in dit tekstvak kan u helpen om het systeem makkelijker te gebruiken LET OP: het is belangrijk om van de inhoud van dit tekstvak notie te nemen. Voor de leesbaarheid van deze handleiding hebben we gekozen voor de vrouwelijke vorm. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Introductie

11

Daar waar een persoon aangeduid wordt met een vrouwelijke aanspreekvorm kan de lezer echter evengoed de mannelijke aanspreekvormen gebruiken.


12

1.3

www.CNGRS.com

Navigeren door CNGRS.com Om van de ene functionaliteit naar de andere te navigeren gebruikt u de menu's aan de linkerkant van het scherm. Hiernaast kunt u gebruik maken van een aantal verkorte keuzes: Rechtsbovenin het scherm op de projectnaam klikken: u keert terug in het dashboard. In het configuratiescherm van een pagina kunt u direct terug naar het pagina selectie scherm. Wanneer u op een scherm staat en u wilt de wijzigingen die u heeft gedaan niet opslaan, dan hoeft u niets te doen. U kunt nu gewoon naar een ander scherm navigeren. Ook wanneer u niets heeft gewijzigd of wijzigingen heeft opgeslagen dan kunt u door middel van de menu's naar een ander scherm navigeren.


Introductie

1.4

13

Het systeem in vogelvlucht CNGRS.com is onderverdeeld in een aantal vlakken: Titelbalk De titelbalk is een statisch onderdeel. Naast de taalkeuze ziet u hier wie er is ingelogd en welk project op dit moment actief is. Werkvlak Het werkvlak toont alle functionaliteiten die u uitvoert. De beschikbaarheid van de functionaliteiten is afhankelijk van de rechten die u als gebruiker heeft en de pakketkeuze van het project. Menu Ook de beschikbare menu items zijn afhankelijk van de rechten die u als gebruiker heeft en de pakketkeuze van het project. De hoofdmenu items bevatten de volgende onderdelen: Projecten Via dit menu item kiest u welk project of sjabloon u wilt bewerken. Nadat u het project heeft aangeklikt, zal het systeem het project laden en krijt u in de titelbalk de naam van het geselecteerde project of sjabloon te zien. Projectbeheer Alle bewerkingen die u op een project of sjabloon wilt uitvoeren, kiest u uit het projectbeheer menu. Na het maken van een keuze zal de betreffende functionaliteit in het werkvlak worden getoond. Accountbeheer Het beheren en aanmaken van gebruikers binnen het account vindt hier plaats. Naast de algemene gegevens kunt u hier ook de rollen aan de gebruikers toekennen. Het hoofdscherm van CNGRS.com ziet er als volgt uit:


14

1.5

www.CNGRS.com

Support In het geval deze handleiding geen antwoord geeft op uw vraag of u andere informatie of diensten wilt aanvragen, dan kunt u altijd contact met Web Collective B.V. opnemen: Support: e-mail : [email protected] Sales: e-mail : [email protected] Administratie: e-mail : [email protected]


Deel

II

16

2

www.CNGRS.com

Snel beginnen... In dit hoofdstuk vindt u van een groot aantal functionaliteiten een algemene beschrijving. U kunt hiermee de meeste taken van het systeem uitvoeren. Wanneer een onderwerp verdere detaillering vergt of complex en uitgebreid is, zal worden verwezen naar een andere paragraaf in de handleiding.


Snel beginnen...

2.1

17

Ik ben nieuw... wat kan ik doen? De eerste keer dat u inlogt in het systeem, zal uw account nog leeg zijn. U kunt op een aantal plaatsen starten met het vullen van uw account.

Uw accountgegevens Voor het online (live) kunnen zetten van een project dient de beheerder van het account eerst de accountgegevens in te vullen. Het is dan ook raadzaam dit direct te doen. U kunt op een aantal manieren naar het accountscherm gaan: Zolang u uw accountgegevens niet heeft ingevuld en de melding niet heeft weggeklikt, dan ziet u bovenin uw scherm een gele balk met een tekst, die u eraan herinnert dat u uw accountgegevens nog moet aanvullen. Door te klikken op de tekst "Klik hier om de gegevens aan te vullen", gaat u naar het accountscherm. U kunt ook via het menu Accountbeheer > Uw accountgegevens op het accountscherm komen. Voor het invullen van de accountgegevens verwijzen we u naar de paragraaf Uw accountgegevens. Beheerders kunnen ook de volgende taken uitvoeren voor het aanvullen van de gegevens: Afdelingen : indien u gaat werken met meerdere afdelingen, dan kunt u deze hier beheren. Gebruikersbeheer : voor het aanmaken en beheren van de gebruikers binnen het account

Een nieuw project Het opzetten van de eerste projecten vergt wat kennis van het systeem. Wanneer u de online help (bijv. Een project on-line in 20 minuten of Aanmaken nieuw project) en de checklijst Opzetten van een project volgt dan zult u merken dat het opzetten van een project niet al te moeilijk is. Het beste uitgangspunt vanaf hier is paragraaf Aanmaken nieuw project.

Een sjabloon of thema aanmaken In veel gevallen zult u meerdere projecten uitvoeren, die min of meer gelijk zijn aan elkaar qua indeling van de registratie en/of de vormgeving van de registratie. Voor het hergebruiken van de indeling kunt u een sjabloon aanmaken. Hiervoor verwijzen we u naar paragraaf Sjabloon. Naast de indeling kunt u ook de vormgeving herbruikbaar maken. Wanneer u de vormgeving van een project of sjabloon heeft aangepast dan verschijnt de optie voor het opslaan van de vormgeving als thema. Voor het aanmaken van een thema verwijzen we u naar paragraaf Thema.


18

www.CNGRS.com

De helpdesk Op het moment dat uw registratie live staat zullen bezoekers gaan registreren. Wanneer u een registratie wilt inzien of aanpassen dan gebruikt u hiervoor de helpdesk. De werking van de helpdesk is beschreven in paragraaf Opzoeken van een registratie (helpdesk).


Snel beginnen...

2.2

19

Een project on-line in 20 minuten Het opzetten van een nieuwe registratie kent een aantal vaste stappen en onderdelen: 1. Aanmaken van het project. 2. Waar nodig opmaken van de pagina's via het menu Vormgeving website. 3. Waar nodig invulling van de pagina's aanpassen via het menu Paginaselectie. 4. Het project online brengen. Om het on-line brengen van een project zo eenvoudig mogelijk te maken moeten stap 2. en 3. zo weinig mogelijk tijd kosten. U kunt dit eenvoudig doen door: Een checklijst te gebruiken Het aanmaken van het nieuwe project is ondergebracht in een wizard. Deze wizard leidt u in een aantal eenvoudige stappen door het aanmaak proces heen. Om de wizard snel en zonder problemen te doorlopen, raden we aan gebruik te maken van de checklijst "Opzetten van een project". Via deze checklijst kunt u alle benodigde gegevens van te voren verzamelen en wordt u geholpen bij het opzetten van het project. TIP: gebruik checklijst "Opzetten van een project" bij het opzetten van het project. Sjablonen aan te maken Indien u voor uw projecten gebruik maakt van dezelfde pagina indeling en -invulling dan is het zeer raadzaam om voor uw project eerst een sjabloon aan te maken. Het opzetten en invullen van het sjabloon gaat op exact dezelfde wijze als voor een project. Voor het aanmaken van een sjabloon verwijzen we u naar paragraaf Nieuw sjabloon aanmaken. Thema's aan te maken Indien u voor uw projecten gebruik maakt van dezelfde vormgeving van de lay-out dan is het zeer raadzaam om voor uw project eerst één of meerdere thema's aan te maken. Met een thema kunt u de gehele opmaak voor een project vastleggen en daardoor hergebruiken. Voor het aanmaken van een sjabloon verwijzen we u naar paragraaf Aanmaken nieuw thema. Het gebruik van de checklijst maakt stap 1. een stuk eenvoudiger. Het definiëren van sjablonen maakt stappen 2. en 3. overbodig of brengt ze terug tot het aanpassen van enkele details. Hoe gedetailleerder en grondiger de opzet van het sjabloon, hoe minder werk u hoeft te verzetten voor het opmaken van uw projecten. Als u het voorwerk voor het opzetten van uw project goed heeft gedaan, dan is het online brengen van uw projecten een stuk eenvoudiger geworden. Voor het opzetten van een project verwijzen we u naar de paragraaf Aanmaken nieuw project.


20

2.3

www.CNGRS.com

In/Uitloggen Om in het systeem in te loggen gebruikt u de volgende procedure: Inloggen. Voor het uitloggen of afmelden doet u het volgende: Uitloggen.

2.3.1

Inloggen Voor het inloggen heeft u de volgende gegevens nodig: Het account nummer van uw organisatie Uw persoonlijke gebruikersnaam Uw persoonlijke wachtwoord U kunt inloggen op het systeem via de volgende link: https://customers.cngrs.com. U ziet dan het volgende inlogscherm:

Na het invoeren van uw persoonlijke inloggegevens klikt u op de Login knop. U zult nu op de start pagina van het systeem terechtkomen. Wanneer u 5 keer achtereen foutief inlogt dan zal uw gebruikersnaam geblokkeerd worden. U kunt in dit geval contact opnemen met uw account beheerder. Zij kan uw gebruikersnaam weer vrijgeven en waar nodig een nieuw wachtwoord aanmaken. Indien u zelf de beheerder bent dan dient u contact op te nemen met onze helpdesk. Wanneer u het vakje 'Onthoud mijn gebruikersnaam en accountnummer' aanvinkt dan hoeft u de volgende keer alleen uw wachtwoord in te vullen.

2.3.2

Het startscherm Nadat u bent ingelogd komt u altijd op het startscherm terecht. In dit scherm krijgt u een overzicht van (maximaal vijf) toekomstige projecten, gesorteerd op de begindatum van het evenement. De vijf projecten zijn gesorteerd op startdatum van het evenement. U ziet alleen de projecten waar u de juiste rol en afdeling voor heeft. Indien u meer dan vijf lopende projecten heeft dat kunt u deze altijd via het Projecten menu benaderen.


Snel beginnen...

21

U kunt het startscherm ook benaderen via het menu Projecten > Start. Het startscherm ziet er als volgt uit:

In het startscherm kunt u de volgende functionaliteiten uitvoeren: Aanmaken van een nieuw project U komt nu in de project wizard, waarmee u via een aantal eenvoudige stappen een nieuw project kunt aanmaken. Openen van een bestaand project U opent een project door het op het knopje achter het betreffende project te klikken. Indien u een project niet in het overzicht terugvindt dan kunt u dit via het Projecten menu benaderen.

2.3.3

Uitloggen Aan het einde van uw sessie kunt u zich het beste afmelden. Hierdoor zullen eventuele tijdelijke bestanden op uw computer, die alleen nodig zijn voor de juiste werking van het systeem, worden verwijderd. U kunt zich afmelden door rechts bovenin de titelbalk op 'afmelden' te klikken. U vind dit achter uw gebruikersnaam.

Nadat u bent afgemeld, zult u terugkeren in het inlogscherm.


22

2.4

www.CNGRS.com

Project Het systeem draait om de projecten die u binnen het account aanmaakt. U kunt uw projecten op twee manieren benaderen: 1. Via het startscherm. 2. Via het Projecten menu, aan de linkerkant van het scherm. Het laatst geopende project staat weergegeven in de informatie rechtsbovenin het scherm:

Als u op de projectnaam klikt dan zult u naar het dashboard gaan.

2.4.1

Openen bestaand project Een bestaand project kan op twee manieren geopend worden: 1. Vanuit het startscherm In het startscherm ziet u de vijf meest recent aangemaakte projecten, waarvan de startdatum in de toekomst ligt. 2. Vanuit het menu Projecten Na het openen van een project komt u altijd op het project dashboard uit.

2.4.2

Aanmaken nieuw project Een project kan aangemaakt worden door de beheerder en de projectmanagers. TIP: gebruik checklijst "Opzetten van een project" bij het opzetten van het project. Wanneer u alle benodigde gegevens heeft verzameld, kunt u het project aanmaken. Klik vanuit het start scherm op de knop . U komt nu in de projectwizard. Het eerste scherm geeft een overzicht van de stappen. Klik op knop Volgende. Vervolgens vult u de kenmerken van het project in. Projectgegevens Het gaat hierbij om de volgende gegevens: Project naam Locatie van het evenement Webadres Voor de bezoekersgroep 'bezoeker' kun u een aangepast webadres bedenken. Zo kunt u in de URL makkelijk een verwijzing opnemen naar uw project. Voor de andere bezoekersgroepen maakt het systeem voor u een URL aan (deze kunt u terugvinden op Het dashboard). Start- en einddatum en tijd


Snel beginnen...

23

Door het opgeven van zowel de datum als de tijd kunt u de registrant al gedurende de registratie zoveel mogelijk gedetailleerde informatie verstrekken. Korte omschrijving Deze omschrijving dient alleen om de gebruikers van het project snel te laten zien wat dit project inhoudt. Afdeling(en) Wanneer binnen het account meerdere afdelingen zijn gedefinieerd, dan kunt u hier aangeven voor welke afdeling(en) dit project zichtbaar is. Standaard rapportage voor badges Wanneer u gebruik maakt van de onsite applicatie van CNGRS dan kunt u hier aangeven met welke rapportage u de badges wilt afdrukken. Wanneer meerdere rapportages worden gebruikt voor verschillende badges dan kunt u hier de meest gebruikte rapportage opgeven. In overleg met de helpdesk van CNGRS kan het onsite systeem dan zo aangepast worden dat meerdere rapportages voor badges gebruikt kunnen worden. Onsite project ID De onsite applicatie werkt alleen als het juiste project is opgegeven. Dit doen we middels de code die u hier op het scherm ziet staan. U kunt deze gegevens automatisch in de teksten op uw pagina's verwerken (zie Specifieke eigenschappen van elementen). Hierdoor krijgt u altijd correcte en consistente verwijzingen naar de eigenschappen van uw project. Registratiewebsite(s) gegevens In dit onderdeel geeft u de eigenschappen op van de registraties die u wilt uitvoeren. Dit kan zowel een registratie als een evaluatie en/of een abstract zijn. Als eerste kunt u hier opgeven of er een maximum aantal deelnemers aan de registratie zit. Hierbij heeft u drie opties: 1. geen maximum 2. een maximum voor het hele project 3. een maximum per bezoekersgroep Als u deze optie gebruikt, dan kunt u na het opslaan van deze optie in het menu item Projectbeheer -> Onderhoud -> Bezoekersgroepen per actieve bezoekersgroep het maximum aangeven. Als het maximum is bereikt, dan verschijnt er een tekst in beeld. Deze tekst kunt u in het menu item Projectbeheer -> Onderhoud -> Teksten aanpassen. Het gaat dan om de tekst "De registratie limiet is bereikt". Vervolgens geeft u aan in welke periode de deelnemers zich kunnen aanmelden. Hier bepaalt u dus de duur van de registratie. U kunt verschillende keuzes maken: De mogelijkheid tot registreren stopt een aantal dagen voor het evenement. U bent nu in staat om de laatste zaken te regelen (bijv. de badges) en heeft zekerheid over het aantal deelnemers. Last-minute bezoekers moet u zelf via de helpdesk van het systeem toevoegen. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

24

www.CNGRS.com

De registratie stopt vlak voor de start van het evenement. U hebt nu meer kans dat last-minute bezoekers zich alsnog voorregistreren. De registratie loopt door tijdens het evenement. Hiermee geeft u de meeste service aan uw bezoekers. U dient nu wel op de locatie voorzieningen te treffen om de gegevens van deze bezoekers te kunnen inzien. De bovenstaande gegevens geeft u op voor elke soort registratie, die u uitvoert: deelnemersregistratie, evaluatie en/of abstract handling. Vervolgens geeft u aan in welke ta(a)l(en) u de registratie wilt uitvoeren. Hierbij dient u altijd een standaard taal op te geven. In deze taal zal de registratie openen. Als laatste kunt u opgeven of een registrant een groepsregistratie kan uitvoeren. Hiermee vereenvoudigt u het registreren van meerdere personen van bijvoorbeeld één organisatie. Bij het vastleggen van de elementen op de registratie pagina's kunt u voor elk element bepalen of de ingevulde waarde van de eerste registrant bewaard dient te blijven voor de volgende registraties van de groep. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de bedrijfsnaam of de adresgegevens. Alle registraties binnen een groep vallen onder één order in het systeem. Hiermee wordt het ook mogelijk dat de betaling van de registraties in deze groep in één keer wordt afgehandeld. Dit laatste is alleen mogelijk bij een factuurbetaling. Als u wilt dat elke registratie los wordt ingevoerd, dan vinkt u deze optie uit. Contactgegevens Als laatste vult u hier uw contactgegevens in. Deze worden niet alleen gebruikt voor het versturen van de e-mail berichten vanuit het systeem, u kunt ze ook gebruiken in de teksten op de pagina's en in e-mail berichten. Voor de automatisch verstuurde berichten (bijvoorbeeld de emailbevestiging) kunt u een aantal kenmerken opgeven: Naam van de afzender : dit is de naam die boven aan de mail verschijnt achter het vakje 'Van:' Antwoord e-mailadres : Als een bezoeker een reply stuurt vanuit een automatisch verstuurd bericht dan zal deze reply naar dit antwoord emailadres gestuurd worden. CC : alle automatisch verstuurde berichten worden automatisch verstuurd naar de e-mailadres(sen) die u hier opgeeft. De ontvanger van het bericht zal dit ook zien in het CC-veld van het e-mail bericht BCC : alle automatisch verstuurde berichten worden automatisch verstuurd naar de e-mailadres(sen) die u hier opgeeft. De ontvanger van het bericht zal niet zien dat het e-mail bericht ook naar deze emailadressen is gestuurd. Projectwaardering De toegevoegde waarde van CNGRS legt u hier zelf vast door middel van het waarderen van onze diensten. Om een beeld te krijgen van een realistische waardering kunt u de paragraaf Projectwaardering eens © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Snel beginnen...

25

nalezen. Uiteraard overleggen we graag met u welke ondersteuning u zoekt voor uw bijeenkomst en welke waardering hierbij passend is. Na het invullen van alle gegevens klikt u op Volgende In deze stap kiest u het sjabloon. U dient altijd een sjabloon te kiezen voor uw project. Het is een van de belangrijkste onderdelen bij het opzetten van uw project. Het sjabloon bepaalt de basis kenmerken en pagina indeling van het project. Door het kiezen van het juiste sjabloon kunt u veel tijd besparen. De keuzemogelijkheden voor de sjablonen wordt bepaald door de pakketkeuze, die u in de vorige stap heeft gemaakt. Zo kiest u altijd een sjabloon met de juiste functionaliteiten. Door de bepalende factor van het sjabloon kunt u deze keuze slechts één keer maken voor het project. Indien later blijkt dat u een verkeerde keuze heeft gemaakt, dan moet u een nieuw project starten. Na het kiezen van het gewenste sjabloon klikt u op volgende. Op dit moment wordt het project aangemaakt en worden alle specifieke kenmerken van het sjabloon naar het project gekopieerd. Onder de specifieke kenmerken van het project vallen de geselecteerde pagina's en de elementen op die pagina's. Omdat deze onderdelen worden gekopieerd, zullen ze in het project dan ook niet wijzigen op het moment dat u op een later moment het sjabloon aanpast. De gebruikte teksten en de opmaak van het sjabloon daarentegen worden door het project geërfd. Wijzigen van deze onderdelen in het sjabloon hebben dan ook direct gevolgen voor de projecten, die op basis van dat sjabloon zijn aangemaakt. Maak een keuze en klik op knop Volgende. De bezoekersgroepen Een evenement kent vaak meerdere soorten bezoekersgroepen. In deze stap bepaalt u welke bezoekersgroepen u wilt laten registreren. U kunt desgewenst voor elke bezoekersgroep een afzonderlijke pagina indeling en e-mail bevestiging opzetten. Toch kunt u alle gegevens in één project bijeen houden. TIP: Indien u met bezoekersgroepen wilt werken, maar de registratie voor alle bezoekersgroepen gelijk is, kunt u de pagina indeling in één keer opstellen met de functionaliteit Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk Pagina indeling Als laatste legt u de pagina indeling vast. Deze kunt u voor elke bezoekersgroep apart invullen. Op dit moment is er een nieuw project aangemaakt. Wanneer u op 'Open Project' klikt dan zal het project worden geopend en kunt u er direct mee aan de slag. U kunt hiervoor het hoofdstuk Projectbeheer raadplegen.


26

2.4.3

www.CNGRS.com

Eigenschappen van het project wijzigen Na het aanmaken van het project kunt u op elk moment de kenmerken van het project wijzigen. LET OP: Indien het project online is zijn wijzigingen die u aanbrengt direct verwerkt en zichtbaar voor de bezoekers van de registratie. Voor het wijzigen van de kenmerken doet u het volgende: Open het project vanuit het startscherm of via het menu Projecten > Projecten. Ga nu naar menu Projectbeheer > Onderhoud > Kenmerken. Pas de gewenste kenmerken aan. Sla de wijzigingen op door op de Opslaan knop te klikken. Informatie over de verschillende kenmerken vindt u in paragraaf Aanmaken nieuw project.

2.4.4

Link (URL) gebruiken op de website Na het aanmaken van het project en het vastleggen van de bezoekersgroepen, maakt het systeem een link voor elke bezoekersgroep aan. Elke link ziet er als volgt uit:

ht t p: / / vi si t or s. cngr s. com?pr oj ect =51c824eb- af 3b- 4a71- b4b8024f a884175e Het gedeelte achter 'project=' is een gecodeerd gedeelte dat bepaalt welk project aan de bezoeker getoond wordt en welke bezoekersgroep zij krijgt toegewezen. Dit gecodeerde gedeelte is voor elke bezoekersgroep anders. Wanneer u dus 2 bezoekersgroepen heeft gedefinieerd, dan zal het systeem 2 links toekennen aan het project. De links kunt u inzien op het dashboard van het project:

Achter elke link ziet u drie iconen: Hiermee kunt (alleen in Internet Explorer) de link kopiëren naar het klembord. Nu kunt u eenvoudig de link in uw eigen website plakken. Via deze icoon opent u een nieuw venster met daarin de registratie website zoals uw bezoekers die te zien krijgen. Dit is de live omgeving, dus wanneer u hierin een registratie uitvoert, dan zal deze ook te zien zijn in de rapportages en statistieken. Met de organisatie link bent u in staat om een registratie uit te voeren buiten de


Snel beginnen...

27

aangegeven registratieperiode. Hiermee kunt u dus op eenvoudige wijze last-minute registraties uitvoeren zonder dat de registratie voor de deelnemers weer online gezet hoeft te worden. Via deze icoon opent u een nieuw venster met daarin de registratie website in TEST modus. Deze modus is exact hetzelfde als de live modus, maar de uitgevoerde registraties zullen status TEST krijgen. U ziet de gegevens dan ook niet terug in de rapportages en statistieken. Een bezoekersgroep kan een open of een besloten registratie bevatten: Open Iedereen die via deze link op de registratie website komt kan registreren. Automatisch wordt de bijbehorende bezoekersgroep aan de registrant gekoppeld. Besloten Allen bezoekers met een geldige code kunnen registreren via deze link. De ingevoerde code bepaalt vervolgens de bezoekersgroep van de registrant. Het systeem bepaalt of een registratie wel of niet besloten is. Het gebruikt hiervoor de volgende criteria: bevat de start pagina een veld voor het invoeren van een unieke code of een referentie code? Nee : de registratie is Open Ja Is het verplicht om een code in te vullen? Nee : de registratie is Open Ja : de registratie is Besloten

De registratie bevat zowel Open als Besloten bezoekersgroepen. Het kan natuurlijk voorkomen dat de registratie voor bijvoorbeeld de bezoekers Open is en voor de leden Besloten. U heeft nu twee oplossingen: U maakt één registratie start pagina voor beide bezoekersgroepen. U voegt op de start pagina een element toe voor het invullen van de code. Dit code veld maakt u niet verplicht. Op deze manier kunnen de bezoekers van de Open bezoekersgroepen eenvoudig registreren zonder het invullen van een code. De bezoekers met een code kunnen hier nu wel de code invullen. Daar een code altijd opnieuw de bezoekersgroep bepaalt, zullen de bezoekers met een code altijd automatisch de juiste bezoekersgroep toegewezen krijgen. Het is nu wel zeer belangrijk dat nergens de link van de Besloten bezoekersgroepen wordt gebruikt. Immers, omdat het invoeren van een code niet verplicht is en een bezoeker automatisch de bezoekersgroep krijgt, die gekoppeld is aan de link, krijgen bezoekers bij het gebruiken van de link van de Besloten bezoekersgroep toch deze bezoekersgroep toegewezen. En dit zonder dat ze een code hebben ingevoerd. Dat is natuurlijk niet wenselijk! LET OP: Wanneer u één start pagina definieert voor zowel Open als Besloten bezoekersgroepen dan dient u alleen de link voor de Open bezoekersgroepen te communiceren!


28

www.CNGRS.com

U maakt voor beide bezoekersgroepen een afzonderlijke start pagina. In deze oplossing maakt u voor elke bezoekersgroep een eigen start pagina. Op de start pagina voor de Besloten bezoekersgroep(en) plaatst u een element voor het invoeren van de code. Dit maakt u vervolgens verplicht. Op deze manier kunnen alleen bezoekers met een geldige code via deze link een geldige registratie uitvoeren. Op de start pagina van de Open bezoekersgroep(en) bent u vrij om wel of geen element voor het invoeren van een code te plaatsen. Als u dit besluit te doen dan moet dit element NIET verplicht zijn. Anders wordt ook deze bezoekersgroep Besloten.

Bezoekers- en test link Het systeem kent aan elke bezoekersgroep twee links toe: De link die op de website aan de bezoekers wordt getoond Via de knop kunt u de bezoekersregistratie voor de betreffende bezoekersgroep openen. In internet explorer (IE) kunt u de link kopiëren via de knop . Ook kunt u de link, zoals die op het scherm staat kopiëren. Let u er hierbij op dat u de hele link kopieert en dat er geen spaties of regel overgangen mee gekopieerd worden. Een test link De test link is te bekijken door op de knop te klikken. Er opent nu een nieuw browser scherm met de link in de adresbalk. Het verschil tussen deze twee is dat de test link altijd gebruikt kan worden. Ook wanneer de registratie niet online is gebracht of het huidige tijdstip buiten de registratie termijn valt. Een test registratie wordt ook als zodanig door het systeem aangemerkt. Het dient louter om te zorgen dat de gebruiker de bezoekersregistratie kan testen en bekijken. Deze registraties komen verder niet terug in de gegevens. Voor test registraties is derhalve ook geen fee verschuldigd.

2.4.5

Online/Offline zetten registratie website Zolang het project nog in ontwikkeling is, zal het niet online gebracht worden. Alleen de beheerder en de projectmanager hebben rechten om het project online of offline te brengen. LET OP: Alleen de beheerder en projectmanager kunnen een project online of offline brengen. De bezoekers van de registratie website krijgen toegang als aan twee vereisten is voldaan: 1. Het project is online gebracht Op het dashboard in het onderdeel 'Snel uitvoeren' kan het project online gebracht worden.


Snel beginnen...

29

Na het aanvinken van de optie 'Live' zal het project van status wijzigen. De eerste keer dat u dit doet, krijgt u een scherm te zien met de algemene voorwaarden. U kunt een project alleen online brengen als u akkoord gaat met deze voorwaarden. Als u het project Offline wilt brengen dan klikt u op de optie Offline. U krijgt nu eerst een vraag om deze keuze te bevestigen. 2. De datum valt binnen de gedefinieerde registratietermijn. Elke registratie website heeft een starten een einddatum en tijdstip. Binnen deze grenzen kunnen de bezoekers registreren. De gebruiker bepaalt de termijn en kan deze op elk willekeurig moment aanpassen. De startdatum en het tijdstip kunnen worden gewijzigd in menu Projectbeheer > Onderhoud > Kenmerken op het tabblad Registratie. Onder het kopje 'Registratie geopend' vindt u de startdatum en het tijdstip. LET OP: .De registratie starten eind datum vindt u op het tabblad Registratie. De starten einddatum op het tabblad Project zijn de datums waarop het evenement daadwerkelijk plaatsvindt. Ook de einddatum kunt u hier vinden. Omdat het einde van de registratie termijn vaak wordt verlengd, is het ook op het dashboard mogelijk om de einddatum of het tijdstip te wijzigen. U past hiertoe de datum en/of het tijdstip aan en klikt vervolgens op de Opslaan knop ( ).

2.4.6

Bezoekersgroepen wijzigen De bezoekersgroepen worden vastgelegd bij het aanmaken van het project. Naderhand kunnen de bezoekersgroepen eenvoudig worden aangepast. TIP: Probeer zo vroeg mogelijk in het project duidelijkheid te hebben over de verschillende gebruikersgroepen, die het evenement zullen bezoeken. Voor het aanpassen van de bezoekersgroep(en) doet u het volgende: Open het project vanuit het startscherm of via het menu Projecten > Projecten. Ga nu naar menu Projectbeheer > Onderhoud > Bezoekersgroepen. Pas de gewenste bezoekersgroep(en) aan. Sla de wijzigingen op door op de Opslaan knop te klikken. LET OP: Bij het verwijderen van een bezoekersgroep worden alle, aan deze bezoekersgroep gerelateerde, zaken (zoals codes en pagina elementen) ook onbereikbaar voor de bezoeker. LET OP: Wanneer er eenmaal registraties zijn binnengekomen voor een bezoekersgroep, dan is het niet langer mogelijk deze bezoekersgroep uit te schakelen.


30

www.CNGRS.com

De gevolgen van het wijzigen van de bezoekersgroep(en) kunnen vrij drastisch zijn. Het is daarom raadzaam om de bezoekersgroepen zo vroeg mogelijk te bepalen en vast te leggen. Als deze vastliggen kunnen we beginnen met het koppelen van bijvoorbeeld unieke codes en het opmaken van de pagina's. Voor details over de bezoekersgroepen gaat u naar de paragraaf Bezoekersgroepen.

2.4.7

Pagina indeling aanpassen Via het menu Projectbeheer > Onderhoud > Paginaselectie kunt u opgeven welke pagina's u voor welke bezoekersgroepen beschikbaar wilt maken. Het scherm ziet er als volgt uit:

Voor elke bezoekersgroep kunt u afzonderlijk bepalen welke pagina's u wilt opnemen in de registratie. Op deze manier kunt u eenvoudig verschillende indelingen voor de afzonderlijke bezoekersgroepen maken als dat nodig is. Om een pagina te kunnen opmaken dient u de pagina aan te vinken voor de gewenste bezoekersgroep(en) en op de knop Opslaan te klikken. Hierna zal functionaliteit 'Configureren...' beschikbaar komen en de bijbehorende knop ( ) achter de pagina getoond worden. Het opmaken van de pagina's is een volgende stap in het proces. Hiervoor verwijzen we u naar paragraaf Pagina indeling.

2.4.8

Vormgeving website De vormgeving van de registratie website vindt u bij menu item Projectbeheer > Onderhoud > Vormgeving website. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Snel beginnen...

31

Het is een belangrijk onderdeel waarmee u de look-and-feel van de registratie website geheel naar uw eigen hand kunt zetten. De lay-out van de website is voor alle bezoekersgroepen gelijk. U heeft twee opties voor het in grote lijnen opmaken van de pagina:

1. De basisopzet De basisvorm van de lay-out kiest u in de lijst 'Huidige basisopzet'. In deze lijst kunt u een keuze maken uit verschillende basis lay-outs. Naast een keuze voor de plaats van de voortgangsindicator, kunt u ook een basisopzet kiezen waar alleen de vereiste onderdelen getoond worden. Dit zijn de voortgangsindicator, het onderdeel met de invoervelden en de navigatieknoppen. Zo kunt u uw registratie website naadloos inbouwen in uw bestaande website. 2. Het thema De initiële vormgeving van een project wordt overgenomen van het sjabloon. Wanneer het sjabloon goed is gedefinieerd en het project hier goed op aansluit, dan zult u aan de lay-out van de registratie website niets hoeven aan te passen of een paar kleine wijzigingen hoeven door te voeren. Wanneer u de vormgeving wilt laten aansluiten bij een ander thema, dan kiest u uit de lijst het juiste thema voor dit project. Voor het aanmaken van thema's verwijzen we u naar paragraaf Aanmaken nieuw thema. Wanneer uw project compleet aansluit bij de basisopzet en het thema dan bent u nu klaar. In het andere geval kunt u na het kiezen van deze twee opties aanpassingen aan de vormgeving doorvoeren. De mogelijkheden voor het vormgeven van de lay-out zijn zeer uitgebreid. Voor het in detail vormgeven verwijzen we u naar paragraaf lay-out van het hoofdstuk Onderhoud.

2.4.9

Verwijderen van een project Zolang er voor een project geen bezoekers zijn geregistreerd, kunt u een project verwijderen. Het verwijderen doet u altijd vanaf het dashboard in het onderdeel 'Snel uitvoeren':


32

www.CNGRS.com

Nadat u op de knop 'Verwijderen' heeft geklikt, krijgt u een vraag ter bevestiging dat u dit project daadwerkelijk wilt verwijderen.

Indien u op Ok klikt dan zal het project de status Verwijderd krijgen. U kunt het project binnen 24 uur na het verwijderen terughalen. U dient dan de project status te wijzigen naar Live. Hierna kunt u de status desgewenst ook weer op Offline zetten.


Snel beginnen...

2.5

33

Registraties Nadat u de registratie website online heeft gebracht, gaan de bezoekers van uw evenement registreren. U kunt de gegevens van de bezoekers op verschillende manieren gebruiken: Opzoeken van registraties in de helpdesk. Exporteren van de registraties. Statistieken bekijken met betrekking tot de registraties. Rapportages opvragen over de registraties.

2.5.1

Aantallen registraties bekijken Het totaal aantal registraties en de uitsplitsing naar bezoekersgroep is niet voor elke rol zichtbaar. Indien u rechten heeft voor het opvragen van statistieken en rapportages dan kunt u in het dashboard bekijken wat de status van de registratie is. Hoe de status van de registratie eruit ziet, hangt van het aantal bezoekersgroepen in het project af: Indien het project één bezoekersgroep heeft:

Als het project meerdere bezoekersgroepen heeft:

Deze status is altijd de meest actuele. Als er een registratie bijkomt en u ververst het dashboard, dan zal de nieuwe registratie direct in de statistieken zijn verwerkt.

2.5.2

Gegevens exporteren Voor het exporteren van gegevens uit de registratie verwijzen we u naar paragraaf Exporteren.

2.5.3

Opzoeken van een registratie (helpdesk) De helpdesk is te benaderen via het menu Projectbeheer > Helpdesk en ziet er als volgt uit:


34

www.CNGRS.com

U kunt op twee manieren zoeken via het selectiefilter. Hiermee kunt u op een eenvoudige manier zo specifiek mogelijk zoeken naar een registratie. Voor de werking van het selectiefilter verwijzen we u naar paragraaf Selectiefilter. Na het starten van de zoekopdracht zullen de resultaten getoond worden. U dient de zoekvraag zo te specificeren dat er maximaal 200 resultaten worden getoond. Indien er meer resultaten zijn dan zal het systeem de resultaten niet tonen. U dient nu eerst de zoekvraag verder te verfijnen. Als u een aantal testregistraties heeft aangemaakt, dan kunt u ervoor kiezen om in de testregistraties te zoeken. U vinkt dan de optie 'inclusief testregistraties' naast de zoekknop aan. Op deze manier kunt u eenvoudig bekijken of de testregistraties de juiste gegevens bevatten. Het zoekresultaat ziet er als volgt uit:

Achter het zoekresultaat staat een icoon: ( Bekijken en wijzigen van de gegevens van een registratie). Via deze knop kunt u de complete status en historie van een registratie bekijken en alle gegevens van een registratie inzien en wijzigen. Voor de werking hiervan verwijzen we u naar de volgende paragraaf (Bekijken of wijzigen). 2.5.3.1

Bekijken of wijzigen

Als u de resultaten in het zoekscherm ziet dan kunt u op een willekeurige plek in de rij van uw keuze klikken of op de knop "Wijzigen" ( ) achter de rij klikken. Op dit moment opent een venster. Hier is de volgende informatie terug te vinden: De status van de registratie: Hier ziet u de huidige status. U kunt deze wijzigen door op de knop onder de status te klikken. Hier dient u een reden op te geven. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Snel beginnen...

35

Algemene gegevens over de registratie (volgnummer, bezoekersgroep, datums, en de eventueel gebruikte registratiecode) Link naar het bezoekersdashboard. Deze link kunt u gebruiken om de deelnemer zelf haar gegevens te laten wijzigen. Hiervoor dient u wel het bezoekersdashboard ingericht te hebben. Kijkt u hiervoor in item De overzichtspagina,. In het overzicht ziet u ook de lijst van: - Verstuurde e-mail berichten In deze lijst ziet u alle verstuurde berichten voor de registratie. Achter elke rij ziet u twee knoppen: Bekijken van de inhoud van de mail Opnieuw versturen van de mail. Dit kan naar hetzelfde e-mail adres, maar je kunt hier ook een ander e-mail adres opgeven. - Gekochte producten Hier vindt u een overzicht van alle gekochte producten. Wanneer aan een of meerdere producten een PDF is gekoppeld, dan kunt u deze hier inzien. Naast informatie over het product en de prijs, ziet u hier ook hoe het product is betaald en wat de bijbehorende factuur is. - Betaalhistorie en verstuurde factuur In de betaalhistorie kunt u de betaalpogingen van de deelnemer zien en op welke manier betaald is. Wanneer op factuur betaald is dan kunt u hier aangeven wanneer de factuur betaald is. Als er met de registratiebevestiging een factuur is meegestuurd, dan kunt u deze factuur hier inzien. De tweede tab in dit scherm is de "Registratiegegevens" tab. Hier kunt u alle gegevens inzien, die door de deelnemer zijn ingevoerd. Tevens kunt u de gegevens hier wijzigen. Na het wijzigen van de gegevens klikt u boven of onderaan de pagina op de knop "Opslaan". De laatste tab is de historie. Hier kunt u, naast de automatische opmerkingen vanuit het systeem, zelf ook historie voor de registratie opbouwen.

2.5.4

Statistieken bekijken Het verloop van de registratie kunt u via de statistieken goed in de gaten houden. Voor het tonen van een statistiek voert u de stappen uit die u kunt vinden in Paragraaf Statistieken.

2.5.5

Rapportages tonen CNGRS.com bevat zeer uitgebreide rapportage mogelijkheden. Rapportages kunnen gebruikt worden voor een groot aantal verschillende doeleinden. Om het gebruik van de rapportages zo flexibel mogelijk te maken, is het mogelijk om de rapportages in een groot aantal soorten formaten te exporteren. Op deze manier beschikt u op zeer eenvoudige wijze over uw gegevens en wel op de manier en in het formaat dat u zelf wenst. In deze paragraaf zullen we bespreken hoe u een rapportage op het scherm kunt tonen. Naast een groot aantal standaard rapportages is het mogelijk om zelf rapportages te ontwerpen en te gebruiken. Voor het ontwerpen van een nieuwe rapportage verwijzen we u


36

www.CNGRS.com

naar paragraaf Ontwerpen rapportage. De registratie is primair opgezet om u inzicht te geven in de gegevens van uw bezoekers. Door middel van de rapportages kunt u deze gegevens ontsluiten, inzien en hergebruiken. De rapportages zijn verdeeld in de volgende categorieën: Gegevens Deze categorie bevat alle rapportages met betrekking tot de gegevens, die tijdens de registratie zijn ingevoerd. Financieel (indien van toepassing) Wanneer er sprake is van een betaling bij de registratie, dan kunt u via deze rapportages direct inzicht krijgen in de inkomsten van de registratie. Onsite (indien van toepassing) Deze rapportages geven u inzicht in de gegevens, die u tijdens uw evenement heeft verzameld. Voor het tonen van een rapportage voert u de volgende stappen uit: Open het statistieken scherm via het menu Projectbeheer > Rapportages > Tonen Kies de categorie uit de keuzebalk Selecteer de statistiek die u wilt inzien Maak een selectie van de gegevens die u wilt bekijken. Voor het samenstellen van het selectiefilter verwijzen we u naar paragraaf Selectiefilter . Selecteer het type grafiek (Staaf verticaal, Staaf horizontaal of Taart). Het kan voorkomen dat de teksten in één van de types niet goed te lezen zijn of door elkaar heen lopen. In dat geval kunt u een ander type kiezen. Indien u in de lijst van statistieken een statistiek mist dan kunt u altijd contact opnemen met support. We zijn altijd bereid om in overleg een rapportage aan de lijst toe te voegen.


Snel beginnen...

2.6

37

Sjabloon Voor het werken aan sjablonen dient u de rol Beheerder of Techniek te hebben. De sjablonen zijn het uitgangspunt van elk project. Met het sjabloon bepaalt u de initiële instellingen van het project. Hier vallen de volgende onderdelen onder: Bezoekersgroepen Vormgeving website Pagina's Pagina indeling en opmaak Teksten E-mail bevestiging Wanneer u meerdere projecten heeft, die ongeveer dezelfde invulling van de bovengenoemde onderdelen hebben, dan kunt u veel tijd besparen door het zo uitgebreid en gedetailleerd mogelijk opstellen van een sjabloon. Het aanmaken van een nieuw project is dan niets anders dan het op een aantal details aanpassen van het bestaande sjabloon. Doordat u bij het opmaken van de teksten in de registratie website de beschikking heeft over een groot aantal variabelen, zoals de project naam, evenement datums en locatie, kunt u het sjabloon generiek houden door het gebruik van deze variabelen. In het project zal het systeem automatisch de aanwezige variabelen vervangen door de specifieke waardes van het project. Meer over variabelen in teksten kunt u vinden in paragraaf Specifieke eigenschappen van elementen. Een sjabloon kan alleen als blauwdruk dienen voor projecten. U kunt er dan ook geen registratie mee uitvoeren. Hierdoor worden ook geen links voor de bezoekersgroepen aangemaakt. Om u op weg te helpen is er een aantal standaard sjablonen toegevoegd. Hiermee kunt u snel een nieuw project starten of ze gebruiken voor het aanmaken van uw eigen sjabloon.

2.6.1

Bestaand sjabloon openen Voor het openen van een sjabloon dient u de rol Beheerder of Techniek te hebben. Sjablonen kunnen alleen geopend worden vanuit het menu Projecten > Sjablonen. U vindt hier alle sjablonen die binnen het account zijn aangemaakt. Voor het openen van het sjabloon kiest u de gewenste sjabloon en klikt hier op. De sjabloon wordt nu geopend en u komt automatisch uit in het dashboard van het sjabloon. CNGRS.com kent ook een aantal standaard sjablonen. Deze kunt u niet direct aanpassen en daarom zijn ze ook niet beschikbaar onder het menu item Projects > Sjablonen. De werking van de sjablonen is in grote lijnen exact hetzelfde als de projecten. We verwijzen u dan ook naar de onderwerpen van het project voor een beschrijving van de functionaliteiten.

2.6.2

Aanmaken nieuw sjabloon Voor het aanmaken van een sjabloon dient u de rol Beheerder of Techniek te hebben. Voor het aanmaken van een sjabloon doorloopt u dezelfde wizard als bij het aanmaken van een project (zie paragraaf Aanmaken nieuw project).


38

www.CNGRS.com

Er is echter ook een aantal verschillen: Bij het kiezen van het sjabloon in stap 1 van de wizard kunt u niet alleen een bestaand sjabloon kiezen, maar ook een project. Op deze manier kunt u van een bestaand project heel eenvoudig een sjabloon maken. Hiermee kunt u een project eenvoudig herbruikbaar maken. In stap 2 bepaalt u de eigenschappen van het sjabloon. De locatie, evenement starten einddatum en de registratie termijn ontbreken omdat die niet relevant zijn voor een sjabloon. De overige stappen van de wizard voor het sjabloon zijn gelijk aan die van het project. Wanneer u van een project een sjabloon maakt dan zal het project met het sjabloon, waarop het betreffende project is gebaseerd, worden samengevoegd tot het nieuwe sjabloon. Zo ontstaat een nieuwe blauwdruk die alle onderdelen van het project bevat.


Snel beginnen...

2.7

39

Thema In CNGRS.com is de inhoud en de vormgeving van de registratiewebsite gescheiden. Zo is het heel eenvoudig om binnen uw organisatie met één sjabloon te werken en toch elke registratie een eigen look-and-feel te geven. Het selecteren van een thema voor uw registratiewebsite gaat als volgt: Ga naar menu Projectbeheer > Onderhoud > Vormgeving website Kies het thema dat u wilt gebruiken Het thema zal nu opgeslagen worden en het scherm zal aangepast worden het nieuw gekozen thema. Voor het aanmaken van een nieuw thema verwijzen u naar paragraaf Aanmaken nieuw thema.

2.7.1

Aanmaken nieuw thema Deze paragraaf zal binnenkort worden ingevuld...


Deel

III

Projecten en sjablonen

3

41

Projecten en sjablonen Het projectoverzicht Het projectoverzicht geeft direct toegang tot (maximaal) vijf toekomstige projecten, gesorteerd op de begindatum van het evenement. Kies één van de evenementen door op te klikken, achter het te openen project. Vervolgens zal het bijbehorende dashboard verschijnen. Indien het gezochte project niet in de lijst staat, klikt u geheel links in beeld op het tabblad Projecten en kunt u daar het te openen project kiezen. Vanuit hier kunnen ook bestaande sjablonen worden geopend.

Nieuw project Via de knop 'Nieuw project' kunt u de wizard voor het aanmaken van een nieuw project starten. De stappen van de wizard staan beschreven in paragraaf Aanmaken nieuw project. Een gebruiker met de rol beheer of projectmanager kan een nieuw project aanmaken. Voor alle andere rollen is deze functionaliteit niet beschikbaar.

Nieuw sjabloon Via de knop 'Nieuw sjabloon' kunt u de wizard voor het aanmaken van een nieuw sjabloon starten. Een beschrijving van dit stappenplan staat beschreven in paragraaf Aanmaken nieuw sjabloon. Een gebruiker met de rol beheer of techniek kan een nieuw sjabloon aanmaken. Voor alle andere rollen is deze functionaliteit niet beschikbaar.


42

3.1

www.CNGRS.com

Het projecten menu Het projecten menu geeft een overzicht van alle projecten en sjablonen die onder het account zijn aangemaakt. De projecten zijn onderverdeeld in drie categorieën: 1. Live projecten Live projecten kunnen verschillende statussen hebben. Deze status is afhankelijk van de registratie periode en de datum van het evenement. Elke status wordt apart aangegeven met een afbeelding: Het project is op dit moment live en er kunnen registraties op binnen komen De einddatum van het evenement is geweest, maar de registratie periode is nog wel open en er kunnen dus registraties binnen komen. LET OP: Wanneer het evenement niet doorlopend is dan is dit geen gewenste situatie. Zeker als de registratie een betaling bevat, dan levert dit veel extra werk op. Het is dan ook raadzaam om zo snel mogelijk de registratie te sluiten door het project offline te halen of de einddatum van de registratie periode op een datum in het verleden te zetten (zie Online/Offline zetten registratie website). De registratieperiode is afgesloten, maar het evenement is nog niet afgerond. In veel gevallen zal de organisatie ervoor kiezen om de registratie een aantal dagen voor het evenement te sluiten. Er is nu voldoende tijd om alle voorbereidingen te treffen. Zowel de registratie periode is afgesloten en het evenement is afgerond. Het project is voltooid. 2. Offline projecten Een offline project kan dezelfde statussen hebben als een Live project (er kunnen echter nooit registraties op binnen komen vanwege de status Offline): Het project is op dit moment offline De einddatum van het evenement is geweest, maar de registratie periode is nog niet afgesloten. De registratieperiode is afgesloten, maar het evenement is nog niet afgerond. Zowel de registratie periode is afgesloten en het evenement is afgerond. Het project is voltooid. 3. Verwijderde projecten Deze categorie kent maar één status: verwijderd ( ). Een verwijderd project kan binnen 24 uur na verwijdering gereactiveerd worden. U hoeft hiertoe alleen de status te wijzigen in Live. Na 24 zal het systeem het verwijderde project automatisch uit uw account wissen.



3.2

43

Het dashboard Het dashboard is de startpagina van het project. Op het dashboard vindt u een overzicht van verschillende soorten informatie en functionaliteiten. U kunt uw eigen dashboard configureren en samenstellen. Hiervoor heeft u de beschikking over de volgende onderdelen: Project samenvatting Hiermee heeft u direct inzicht in de meeste kenmerken van het project. Links voor alle bezoekersgroepen Dit onderdeel geeft u alle links, waarmee de bezoekers toegang kunnen krijgen tot de registratie Status registratie Met dit statistieken onderdeel heeft u direct inzicht in hoeveel bezoekers zich totaal hebben geregistreerd. Ook geeft het een verdeling naar bezoekersgroepen. Snel uitvoeren Op dit onderdeel kunt u de registratie online en offline brengen, de einddatum van de registratietermijn aanpassen en indien mogelijk het project verwijderen. Zoeken Om snel een bezoeker en haar status te zoeken kunt u gebruik maken van dit onderdeel. Het geeft de status, bedrijfsnaam en naam van de registranten. Het zoekresultaat levert de eerste 10 resultaten. Indien u uitgebreid wilt zoeken dan dient u de helpdesk te gebruiken Om de onderdelen van het dashboard te gebruiken en te kunnen zien heeft u genoeg rechten nodig binnen de rol die u heeft. Ook moeten de beschikbare functionaliteiten binnen het door u gekozen pakket afdoende zijn.


44

3.3

www.CNGRS.com

De beschikbare pagina's Elke registratie website is opgebouwd uit een aantal pagina's. U kunt eenvoudig kiezen welke pagina's u beschikbaar wilt maken voor uw registratie. De stappen hiervoor staan beschreven in paragraaf Pagina indeling aanpassen. U heeft de beschikking over de volgende pagina's: Welkom Dit is een algemene landingspagina voor uw registratie. Op deze pagina kunt u teksten plaatsen ter verwelkoming van de bezoeker, introductie van de registratie en eventuele uitleg. De inhoud van de teksten is volledig vrij. Start Wanneer een registratie gebruik maakt van unieke of referentie codes, dan dient u de startpagina te gebruiken. Ook hier kunt u vrije tekst plaatsen. In het geval dat de startpagina wordt gebruik is het gebruik van de welkom pagina meestal overbodig. Personalia Op deze pagina worden de persoonlijke gegevens gevraagd. U kunt hier uit een groot aantal vast elementen kiezen, zoals de voornaam, achternaam en postadres. Hiernaast kunt u ook vrije tekst en vragen op deze pagina toevoegen. Vragen Hier stelt u de vragen, die u aan de bezoeker wilt stellen. Hierbij kunt u denken aan 'Wat is uw functie?', 'Welke dieetwensen heeft u?' of 'Hoeveel medewerkers heeft uw organisatie?'. U kunt verschillende types vragen stellen en ook hier vrije tekst toevoegen. Workshops Wanneer u een bijeenkomst met seminars en/of workshops organiseert, kunt u hier uw bezoekers laten kiezen uit het aanbod aan workshops dat u heeft samengesteld. Hierbij is het mogelijk om maximum aantallen op te geven per workshop. Samenvatting Alvorens de registratie af te ronden kunt u de bezoeker een samenvatting tonen van de gegevens die zijn ingevuld. Van hieruit is de bezoeker vrij om terug te keren naar een eerdere pagina om de gegevens aan te passen. Bevestiging De bevestigingspagina is de laatste pagina van de registratie. Alhoewel deze pagina weg gelaten kan worden, is het raadzaam deze altijd aan de bezoeker te tonen. Zo kunt u duidelijk laten zien dat de registratie is voltooid. Ook kunt u op deze pagina links opnemen naar verdere informatie of de bezoeker een volgende (collega)registratie laten uitvoeren. Als laatste is opgenomen (alhoewel dit geen pagina is): E-mail bevestiging Ook is het zeer raadzaam de bezoeker een e-mail ter bevestiging van de registratie te sturen. U kunt de inhoud van de e-mail volledig zelf bepalen en opmaken. Het staat u volledig vrij om een combinatie te maken van de beschikbare pagina's. De volgorde van de pagina's ligt altijd vast zoals hierboven aangegeven. De personalia, vragen en workshops pagina kunnen, afgezien van de unieke- en referentie codes alle beschikbare elementen bevatten. U kunt zodoende dus ook een registratie van slechts één pagina maken. De volgende paragraaf bevat een overzicht van de beschikbare elementen. Aan het einde



45

van deze paragraaf zullen we een overzicht geven welke elementen beschikbaar zijn op welke pagina's.


46

3.4

www.CNGRS.com

De beschikbare elementen De pagina's van de registratie kunnen een groot aantal verschillende elementen bevatten. In deze paragraaf geven we een overzicht van deze elementen en geven we aan op welke pagina ze beschikbaar zijn. Element

Beschrijving

Algemeen: Tekst

Hier kan de gebruiker een vrij tekst veld vullen

Unieke code

Voor het kunnen invullen van een code. Dit is een speciaal veld omdat de ingevoerde code gecontroleerd moet worden op geldigheid.

Referentie code

Voor het kunnen invullen van een referentie code. Dit is een speciaal veld omdat de ingevoerde code gecontroleerd moet worden op geldigheid.

Aan/Afmelden

Het kan voor u belangrijk zijn dat u ook weet wanneer een genodigde niet aanwezig kan zijn op uw evenement. In dit geval kunt u op de start pagina een aan/afmeld element plaatsen. Voor het afmelden kunt u tevens maximaal twee tekstvakken definiëren.

Samenvatting

Hiermee kunt u een samenvatting van een registratie onderdeel tonen.

Personalia: Aanhef

Bijvoorbeeld Drs. of Ing.

Achternaam Achtervoegsel

Bijvoorbeeld sr. of jr.

Afdeling Afleveradres Bedrijfsnaam Contactadres E-mail adres Factuuradres Fax Geboortedatum Geslacht KvK nummer Mobiel Naam op badge Postadres

Dit is het standaard adres in een registratie.



47

Postbusadres Priveadres Telefoon Voorletters Voornaam Voorvoegsel(s)

Bijvoorbeeld de of van der

Website URL Vragen: Matrix vraag

Hierbij worden meerdere vragen met meerdere antwoorden gegeven. De bezoeker kan nu voor elke vraag een antwoord kiezen. De gebruiker kan bepalen hoeveel vragen beantwoord kunnen worden door de bezoeker.

Meerkeuze (één antwoord)

Dit is een multiple choice vraag waarbij de bezoeker een antwoord kan geven.

Meerkeuze (meerdere antwoorden)

Dit is een multiple choice vraag waarbij de bezoeker meerdere antwoorden kan geven.

Open keuze vraag

Hier heeft de bezoeker de mogelijkheid om een tekst als antwoord in te voeren.

Workshops Workshops vraag

Deze vraag heeft veel gelijkenis met de matrix vraag. Voor deze vraag kan de gebruiker echter het maximum aantal bezoekers opgeven dat een workshop kan kiezen. Hierna wordt de workshop als vol aangeduid.

Omdat een aantal pagina's een speciale betekenis hebben in de registratie is niet elk element op alle pagina beschikbaar. In de onderstaande matrix staat een overzicht van elk element afgezet tegen de pagina's Element

Welk Sta Perso om rt nalia

Vrag Worksh Samenv en ops atting

Bevesti Eging mail

Algemeen: Tekst

X

X

Unieke code

X

Referentie code

X

Aan/Afmelden

X

Samenvatting Personalia:


X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

48

www.CNGRS.com

Aanhef

X

X

X

Achternaam

X

X

X

Achtervoegsel

X

X

X

Afdeling

X

X

X

Afleveradres

X

X

X

Bedrijfsnaam

X

X

X

Contactadres

X

X

X

E-mail adres

X

X

X

Factuuradres

X

X

X

Fax

X

X

X

Geboortedatum

X

X

X

Geslacht

X

X

X

KvK nummer

X

X

X

Mobiel

X

X

X

Naam op badge

X

X

X

Postadres

X

X

X

Postbusadres

X

X

X

Priveadres

X

X

X

Telefoon

X

X

X

Voorletters

X

X

X

Voornaam

X

X

X

Voorvoegsel(s)

X

X

X

Website URL

X

X

X

Matrix vraag

X

X

X

Meerkeuze (één antwoord)

X

X

X

Meerkeuze (meerdere antwoorden)

X

X

X

Open keuze vraag

X

X

X

X

X

X

Vragen:

Workshops Workshops vraag



3.5

Functionaliteiten van het systeem In deze paragraaf vindt u een overzicht van alle functionaliteiten per pakket:

Account Aanmaken van gebruikers met rollen voor het verdelen en afschermen van functionaliteiten Opzetten van afdelingen voor het indelen van projecten en sjablonen Opzetten Inrichten registratiewebsite Uiterst flexibele vormgeving met eigen afbeeldingen Gebruik maken van sjablonen (Opgemaakte) Teksten toevoegen en wijzigen Testlink om kostenloos de registratie uit te proberen Opnemen registratie gegevens in bevestiging en e-mail bevestiging Nieuwe sjablonen creëren voor het eenvoudig en consistent aanmaken van een nieuw project op basis van bestaande projecten of sjablonen Nieuwe thema's creëren voor het eenvoudig en consistent opmaken van de vormgeving van een project op basis van bestaande projecten of sjablonen Ondersteuning van meerdere talen Ondersteuning van meerdere bezoekersgroepen met waar nodig elk een eigen registratie Unieke registratiecodes of lidnummers voor een besloten registratie Groepsregistraties (eenvoudig meerdere personen registreren) Registreren Personalia registreren Profielvragen met één keuze (radiobutton) Profielvragen met meerdere keuzes (checkbox) "Anders, namelijk:"-veld bij één/meerdere keuze(s) profielvragen Profielvragen met matrix keuzes (rijen en kolommen) Profielvragen met tekstvak antwoord E-mail adres verificatie Verschillende adrestypes (aflever, contact, factuur, post, postbus, prive) Flexibele adresopmaak (wel/niet tonen van landen of beperken aantal getoonde landen) Aan/afmelden optie aan het begin van een registratie Samenvatting van pagina of registratieonderdeel tonen E-mailbevestiging sturen na het afronden van een registratie Automatische referentienummering voor afgeronde registraties Workshops vraag (o.a. maximum aantal deelnemers per sessie) Registratie/uitnodigingscodes aanmaken voor een besloten registratie Monitoren en onderhouden Dashboard met snelle toegang tot veelgebruikte functionaliteiten Helpdesk met uitgebreide zoekfunctie en directe toegang tot alle geregistreerde gegevens Registraties wijzigen of annuleren


49

50

www.CNGRS.com

Opnieuw versturen van de bevestigingse-mail Inzien, wijzigen en toevoegen van de historie van een registratie Alle gegevens exporteren naar MS Excel, CSV of XML Actueel kostenoverzicht van het project Real-time statistieken Standaard rapportages met export functionaliteit naar o.a. PDF, Word, Excel Real-time statistieken met uitgebreide filter mogelijkheden Zelf zeer uitgebreide en flexibele rapportages definiëren met gebruik van alle geregistreerde gegevens Onsite Printen badges op elk gewenst standaard formaat (o.a. Avery, Durable) Standaard rapportages voor o.a. deelnemerslijsten, naambordjes, workshops Zelf uitgebreide en flexibele badges definiëren met gebruik van alle geregistreerde gegevens, barcodes en afbeeldingen


Deel

IV

52

4

www.CNGRS.com

Projectbeheer Het projectbeheer bevat de meest gebruikte onderdelen van het systeem. Wanneer u een project heeft geopend dan komt dit menu beschikbaar. Dit deel van de handleiding beschrijft alle functionaliteiten die betrekking hebben op het project. Het onderhoud van het project speelt hierbij een belangrijke rol.


Projectbeheer

4.1

53

Onderhoud Na het opzetten, uitwerken en online brengen van de registratie kan het project altijd gewijzigd worden. LET OP: .Wijzigingen die u aanbrengt zijn direct verwerkt en zichtbaar voor de bezoekers van de registratie. Kleine wijzigingen, zoals een tekstuele wijziging van een element op een pagina kunnen gedaan worden zonder dat het project offline wordt gebracht. Deze wijzigingen zijn direct doorgevoerd en na een kleine vertraging van gemiddeld 30 seconden zichtbaar in de registratie. Voor grotere wijzigingen, zoals het toevoegen van een pagina, is het raadzaam de registratie tijdelijk offline te brengen. U heeft nu rustig de tijd om de wijzigingen aan te brengen en te testen. Nadat u akkoord bent met de wijzigingen, dan brengt u de registratie weer online. In dit hoofdstuk bespreken we het onderhoud van het project.

4.1.1

Kenmerken project Na het aanmaken van het project kunt u op elk moment de kenmerken van het project wijzigen. LET OP: Indien het project online (live) is zijn wijzigingen die u aanbrengt direct verwerkt en zichtbaar voor de bezoekers van de registratie. Voor het wijzigen van de kenmerken doet u het volgende: Open het project vanuit het startscherm of via het menu Projecten > Projecten. Ga nu naar menu Projectbeheer > Onderhoud > Kenmerken. Pas de gewenste kenmerken aan Sla de wijzigingen op door op de Opslaan knop te klikken Informatie over de verschillende kenmerken vindt u in paragraaf Aanmaken nieuw project.

4.1.2

Bezoekersgroepen Bezoekersgroepen zijn een centraal thema in de registratie. Het is belangrijk dat een bezoeker, die zich registreert, zich welkom voelt en uitgenodigd wordt op de manier die bij haar past. Door goed te kijken naar de groepen bezoekers van het evenement, kunnen we in de registratie waar nodig een duidelijk onderscheid maken tussen de verschillende bezoekersgroepen. Zo zal een VIP op een hele andere manier worden behandeld en toegesproken als een opbouwer van het evenement. Het is heel belangrijk om dit al tijdens de eerste contacten, waaronder de registratie, tot uiting te brengen. CNGRS.com is hier op ingericht. Al vroeg in het registratieproces, tijdens het aanmaken van het project, geeft de gebruiker aan welke bezoekersgroepen aanwezig zijn tijdens het evenement. Alhoewel dit eenvoudig aan te passen is in het verloop van het project, is het zeer aan te raden hier op voorhand goed over na te denken. Als pas in een laat stadium duidelijkheid over de gebruikersgroepen gekregen wordt, dan kan het aanpassen of juist gelijk trekken van de opmaak en indeling van de registratie


54

www.CNGRS.com

website voor verschillende bezoekersgroepen een zeer tijdrovende klus zijn. Dit kunt u eenvoudig voorkomen door vroeg in het project alle bezoekersgroepen te benoemen. Indien de gebruiker een bezoekersgroep verwijdert, waar al registraties aan gekoppeld zijn, dan zal de bezoekersgroep niet uit het systeem verwijderd worden, maar de status geannuleerd krijgen. Op deze manier is de bezoekersgroep niet meer beschikbaar, maar blijven de gekoppelde gegevens wel bewaard. TIP: Probeer zo vroeg mogelijk in het project duidelijkheid te hebben over de verschillende gebruikersgroepen, die het evenement zullen bezoeken. Elk project moet tenminste één bezoekersgroep bevatten. Het is dan ook niet mogelijk een project aan te maken zonder bezoekersgroepen.

Vastleggen, wijzigen of verwijderen bezoekersgroepen Het aangeven van de bezoekersgroepen wordt voor elk project afzonderlijk gedaan. Bij het kiezen van de sjabloon neemt het project de in het sjabloon bekende bezoekersgroepen automatisch over. Tijdens het aanmaken van het project vinkt u tijdens de stap 'Bezoekersgroepen' de benodigde bezoekersgroepen aan. Als later in het proces de aangegeven bezoekersgroepen wijzigen, dan ga je naar menu Projectbeheer > Onderhoud > Bezoekersgroepen. Het is zeer af te raden om tijdens de loop van een registratie bezoekersgroepen te verwijderen. Niet alleen zullen er al registraties zijn met dit bezoekersgroep type, ook eventueel uitgegeven codes met dit bezoekersgroep type zullen direct ongeldig worden na het verwijderen ongeldig zijn. Bezoekers met een, in hun ogen geldige, code van dit bezoekersgroep type zullen nu niet meer kunnen registreren. Ook de impact voor de opmaak kan groot zijn. De mogelijke implicaties staan beschreven in paragraaf Koppeling bezoekersgroepen.

Toekennen bezoekersgroep aan een registratie Het toekennen van een bezoekersgroep aan een registrant, die de registratie website bezoekt, kan op een aantal manieren plaatsvinden: De link waarmee de registrant op de registratie website komt Elke link naar een registratie is gekoppeld aan een bezoekersgroep. Hierdoor heeft elke bezoeker van een registratie altijd automatisch een bezoekersgroep aan zich gekoppeld. Een code, die de registrant invoert Het initiële bezoekersgroep type kan worden overschreven wanneer de bezoeker een unieke code of referentie code invoert, dat gekoppeld is aan een ander bezoekersgroep type. Na het invoeren van de code zal het systeem bepalen welke bezoekersgroep de registrant krijgt toegewezen.

4.1.3

Vormgeving website Het opmaken van de lay-out is beschikbaar via menu item Projectbeheer > Onderhoud > Vormgeving website De registratie van een evenement is meestal het eerste visitekaartje aan de bezoeker. Het is dus belangrijk dat de opmaak van de registratie er verzorgd en herkenbaar uitziet. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Projectbeheer

55

In CNGRS.com heeft u uitgebreide mogelijkheden om de lay-out van de registratie website naar uw eigen inzichten op te maken. Het opmaak systeem is zo opgezet dat u weinig of geen kennis van HTML of programmeren hoeft te hebben om een mooie lay-out te verzorgen. Het is wel handig als u enige kennis heeft van het maken van afbeeldingen. Wanneer u de opmaak van de registratie website liever uitbesteedt dan kunt u altijd contact opnemen met onze support. Eén van onze ervaren website makers kan u hierbij altijd ondersteunen. Het kan natuurlijk goed zijn dat u meerdere projecten met dezelfde lay-out wilt maken, terwijl de inhoud van de projecten verschillend is. Hiervoor kunt u in het systeem een thema aanmaken. Een thema bevat alle opmaak voor een project. Op deze manier hoeft u een lay-out slechts één keer te ontwerpen en kunt u deze zo vaak gebruiken als u wenst. Voor het aanmaken van een thema verwijzen we u naar paragraaf Aanmaken nieuw thema. Zie ook:

Onderdelen van de lay-out Opmaken van de pagina Instellingenvenster 4.1.3.1

Onderdelen van de lay-out

De lay-out van elke pagina van de registratiewebsite is opgebouwd uit een aantal onderdelen:

Elk onderdeel heeft zijn eigen specifieke functie en kan afzonderlijk worden vormgegeven. U doet dit door in het onderdeel te klikken dat u wilt wijzigen. Wanneer u met uw muis over de onderdelen van de lay-out gaat dan zult u zien dat elk onderdeel zal oplichten. Hiermee kunt u op eenvoudige wijze elk onderdeel selecteren. De onderdelen van de lay-out, zoals hierboven in de afbeelding weergegeven zijn: Onder Beschrijving © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

56

www.CNGRS.com

deel I

De achtergrond van de registratie. Definieer hier de breedte van de registratiewebsite en instellingen voor het lettertype welke toegepast worden op ieder onderdeel van de registratiewebsite.

II

De header van de registratie. Plaats hier bijvoorbeeld het logo van uw organisatie of evenement

III

De linkerzijde van de registratie. Gebruik deze voor de opmaak van de website, of als overzicht van de verschillende stappen van de registratie. Kies voor dit laatste één van de basis modellen met de navigatie links.

IV

De rechterzijde van de registratie. Gebruik deze voor de opmaak van de website, of als overzicht van de verschillende stappen van de registratie. Kies voor dit laatste één van de basis modellen met de navigatie rechts.

V

Standaard worden hier de stappen van de registratie getoond. Tevens is dit onderdeel te gebruiken voor de opmaak van de website.

VI

Hier worden de invoervelden van de registratie geplaatst.

VII

Om naar de volgende of vorige pagina van de registratie te gaan, worden hier navigatie knoppen geplaatst.

VIII

De footer van de registratie. Gebruik dit onderdeel voor de opmaak van de registratiewebsite. Plaats hier bijvoorbeeld het logo van uw organisatie of evenement, of van de sponsoren.

4.1.3.2

Opmaken van de pagina

Om de registratiewebsite op te maken gaan we elk onderdeel uitwerken. Als eerste gaan we een ruwe schets maken van hoe het eruit komt te zien. Aan de hand hiervan gaan we een optie maken voor de basisopzet. U heeft hier de keuze uit vier mogelijkheden (zie voor de onderdelen paragraaf Onderdelen van de lay-out): Standaard met de navigatie boven De navigatie komt nu in onderdeel IV. Standaard met de navigatie links De navigatie komt nu in onderdeel III. Standaard met de navigatie rechts De navigatie komt nu in onderdeel VII. Eenvoudige lay-out In deze opzet heeft u alleen de beschikking over de voortgangsindicator, het onderdeel met de invoervelden en de navigatieknoppen. Deze opzet is vooral van toepassing als u de registratiewebsite wilt opnemen in een IFrame. In de standaard heeft u de beschikking over alle onderdelen van de pagina.


Projectbeheer

57

Vervolgens gaan we alle verschillende onderdelen opmaken. De meest handige volgorde is de nummering zoals die in de paragraaf Onderdelen van de lay-out is aangegeven. Klik hiervoor op het desbetreffende onderdeel, waarna het instellingenvenster verschijnt. 4.1.3.3

Instellingenvenster

In het instellingenvenster kunt u het geselecteerde onderdeel van de pagina opmaken. Het instellingenvenster bestaat uit twee of drie tabbladen, afhankelijk van het geselecteerde onderdeel. Ieder tabblad heeft zijn eigen opmaakmogelijkheden: Grootte en kleur Tekst Invoer en ondersteuning 4.1.3.3.1 Grootte en kleur

In het onderdeel Afmetingen geeft u de grootte en/of de breedte van het geselecteerde onderdeel aan. Afhankelijk van het gekozen onderdeel, kan het zijn dat één of beide opties niet beschikbaar is/zijn. Tevens bepaalt het gekozen onderdeel of het formaat in pixels danwel in procenten wordt uitgedrukt.


58

www.CNGRS.com

TIP: Wij raden u aan om voor de breedte van de registratiewebsite (te definiëren via onderdeel I) de breedte te beperken tot maximaal 900 pixels. Hiermee bent u zich ervan verzekert dat op de meeste gangbare computers van registranten de pagina in de breedte geheel op het beeldscherm past, zonder dat er horizontale scrollbars nodig zijn. Per onderdeel is het mogelijk de achtergrond in te stellen. Hierbij kan een egale kleur worden toegekend via de color picker. Tevens kan er een achtergrondafbeelding worden gebruikt. Kies een afbeelding via de optie "afbeelding kiezen", waarbij het bestandsbeheerscherm wordt geopend. Kies "verwijderen" om de bestaande afbeelding te verwijderen. LET OP: Indien u een afbeelding verwijdert, heeft dit alleen toepassing op het gebruik van de afbeelding. Het fysieke bestand zal niet worden verwijderd en kan bijvoorbeeld nog voor andere registratiewebsites worden gebruikt. Indien u de achtergrondafbeelding specifiek wilt plaatsen en/of de herhaling wilt instellen, kunt u hiervoor de beschikbare uitschuifmenu's gebruiken.


Projectbeheer

59

4.1.3.3.2 Tekst

In het onderdeel Lettertype kiest u één van de verschillende categorieën lettertypes. Iedere categorie heeft zijn eigen toepassing: Standaard tekst: dit betreft normale tekst op de registratiewebsite; Links: dit zijn hyperlinks waarop de bezoeker kan klikken om naar een andere pagina of website te gaan; Gebruikte link: dit is een hyperlink welke verwijst naar een pagina of website waar de bezoeker al eerder is geweest; Geblokkeerde link: deze hyperlink is niet beschikbaar; Kop - niveau 1 t/m 3: dit zijn kopteksten, welke gebruikt kunnen worden bij het schrijven van langere stukken tekst op de registratiewebsite. Na een lettertype te hebben gekozen, stelt u uit de verschenen opties uw voorkeur samen. Na iedere keuze wordt in het voorbeeldvenster aangegeven hoe de tekst er op de registratiewebsite uit zal komen te zien. TIP: aangezien niet ieder te kiezen lettertype uit het uitschuifmenu op iedere computer beschikbaar is, kent het systeem een aantal alternatieven. Is bij de bezoeker het gekozen lettertype niet op zijn computer aanwezig,


60

www.CNGRS.com

dan geeft <%Company %> aan welk alternatief gebruikt kan worden. U hoeft hier niets voor te doen. 4.1.3.3.3 Invoer en ondersteuning

Er zijn drie verschillende categorieën markeringen die de bezoeker ondersteunen bij het invoeren van de gegevens. Het markeren van onjuist ingevoerde velden geeft een markering weer zodra de bezoeker een verplicht veld niet invult, niet het juiste aantal keuzes maakt bij een vraag of een veld vult met ongeldige gegevens (bijvoorbeeld een e-mailadres in het telefoon-veld). De help markering verschijnt bij invoervelden waar extra help voor beschikbaar is. Denk hierbij aan het telefoon-veld, waarbij een help-venster laat zien hoe een geldig telefoonnummer eruitziet. Het markeren van vereiste invoervelden laat een markering zien bij alle velden die de bezoeker dient in te vullen. De drie markeringen hebben ieder hun vaste plek achter de invoervelden: ten eerste komt altijd de markering van vereiste invoervelden, vervolgens de help-markering en tenslotte de


Projectbeheer

61

onjuiste invoermarkering. Bij iedere van de drie markeringen heeft u de keuze uit een karakter of een afbeelding. Kiest u voor een karakter, geef dan in het invoerveld een karakter op dat representatief is voor de markering (bijvoorbeeld een asterisk [*] voor verplichte velden of een uitroepteken [!] voor onjuiste invoer) Kiest u voor een afbeelding, kies dan uit het uitschuifmenu één van de beschikbare afbeeldingen. TIP: Indien u geen markering wenst te gebruiken (wij raden dit ten zeerste af!), kies dan voor een karakter en plaats een lege spatie in het invoerveld.

4.1.4

Paginaselectie De pagina indeling is te benaderen via menuitem Projectbeheer > Onderhoud > Pagina selectie. Om een pagina te bewerken kiest u de knop configureren ( ) achter de pagina. Indien u deze knop niet ziet, dan dient u eerst een of meerdere bezoekersgroepen voor deze pagina te selecteren en op de knop Opslaan te klikken. Hierna zal de configureren knop beschikbaar zijn. De indeling van de pagina's op de website is het belangrijkste onderdeel van de registratie. Hier bepaalt u welke gegevens u aan de bezoeker gaat vragen en welke informatie u beschikbaar stelt. In dit hoofdstuk bespreken we alle aspecten van de indeling van een pagina. In de eerste paragraaf bespreken we de koppeling met de bezoekersgroepen. Vervolgens bespreken we het plaatsen en configureren van de elementen. Ook het verplaatsen en verwijderen van elementen komt aan bod. Als laatste gaan we in op de specifieke eigenschappen van de elementen. We geven aan hoe deze instellingen aangepast moeten worden en hoe we met tekst op de pagina omgaan. Het aanpassen van de indeling kan elk moment plaatsvinden tijdens het proces. Als het project online staat worden de wijzigingen direct doorgevoerd. LET OP: Wijzigingen in indeling en opmaak worden direct doorgevoerd en zijn direct zichtbaar voor de bezoekers van de registratie website. Kleine wijzigingen, zoals het aanpassen van een tekst kunnen ten alle tijde gedaan worden. Voor het uitvoeren van een substantiële wijziging is het raadzaam om ervoor te zorgen dat de registratie offline staat. Nu kunt u alle wijzigingen rustig uitvoeren en testen.

4.1.4.1

De overzichtspagina

Het selecteren en opmaken van de pagina's vormen het hart van de registratie. In CNGRS kunt u voor de volgende onderdelen aparte websites aanmaken: Registratie Dit is de meest gebruikte optie. U kunt het op heel veel verschillende manieren gebruiken voor het maken van een volledige registratie. Extra pagina's In veel gevallen is het nodig om een aantal ondersteunende pagina's met bijvoorbeeld © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

62

www.CNGRS.com

informatie over het programma, de sprekers, hotel en congresgebouw of de routebeschrijving aan de registratie te koppelen. Met de extra pagina's optie is het heel eenvoudig om deze pagina's toe te voegen. Ook voor deze pagina's is het mogelijk om ze in alle gewenste talen op te maken. Er is geen ondetrscheid te maken per bezoekersgroep. Het biedt dus een zeer flexibele extra website zonder merkosten. Evaluatie Als u naast de registratie ook een evaluatie, enquete of andere survey wilt houden, dan kunt u dat met deze optie invullen. De evaluatie maakt u op dezelfde manier op als de registratie en biedt u de mogelijkheid om een willekeurig aantal vragen in verschillende vormen te stellen aan de respondenten. Organisatie Wanneer u een extra pagina aan de helpdesk wilt toevoegen, waar u extra interne gegevens bij een registratie wilt bijhouden, dan kunt u hiervoor de Organisatie pagina gebruiken. U kunt op deze pagina elke willekeurige vraag of item plaatsen en deze pagina vervolgens bij de registratie van een deelnemer in de helpdesk opvragen. Daar kunt u voor die specifieke deelnemer de extra interne gegevens invullen, zonder dat de deelnemer deze te zien krijgt. Deze optie is bijvoorbeeld handig als u zelf een indeling of tafelschikking wilt maken van de deelnemers. Bezoekersdashboard Ook is het mogelijk om elke deelnemer een eigen persoonlijke omgeving, het zgn bezoekersdashboard, te geven. Hier kunt u op een aantal pagina's naast informatie, de deelnemer ook de mogelijkheid geven om de gegevens zelf te wijzigen of om een registratie te annuleren. U bepaalt uiteraard zelf welke gegevens gewijzigd kunnen worden. Abstract handling Wanneer sprekers een abstract moeten indienen en deze vervolgens beoordeeld en goed- of afgekeurd moeten worden, dan kunt u deze optie gebruiken. Naast de abstract registratie bevat CNGRS ook de mogelijkheid om de hele workflow van het beoordelen en communiceren te ondersteunen.

Het selecteren van de pagina's Voor het selecteren van de pagina's klikt u op de tab van het onderdeel waarvoor u de pagina's wilt onderhouden. TIP: Zorgt u ervoor dat u goed in kaart heeft gebracht welke bezoekersgroepen en welke pagina's u voor uw registratie wilt gebruiken. Hoe verder u in het proces zit, hoe lastiger en tijdrovender het is om uw registratie aan te passen en bezoekersgroepen toe te voegen of weg te laten. Op de pagina ziet u nu welke mogelijke pagina's u kunt toevoegen. Klikt u achter de pagina voor elke bezoekersgroep elke aanvinkbox aan, die u in uw project wilt opnemen. Als u alle gewenste pagina's heeft aangevinkt klikt u op Opslaan. Op dit moment zal het systeem de


Projectbeheer

63

opties achter de pagina aanzetten:

Zoals u in het voorbeeld hierboven kunt zien, is het mogelijk om een pagina voor de ene bezoekersgroep wel te tonen en voor een andere bezoekersgroep niet. In de pagina heeft u de volgende twee andere opties: Met deze optie kunt u de tekst, zoals die in de voortgangsbalk komt te staan, van de pagina wijzigen. Met deze knop gaat u naar de scherm voor het opmaken van de pagina.

Gegenereerde links Elk onderdeel, dat u activeert krijgt zijn eigen link, die u binnen de websites van de registratie, maar ook bijvoorbeeld op uw eigen website, kunt gebruiken. De registratie, abstact handling en evaluatie hebben een unieke link voor elke bezoekersgroep. Elke pagina in de extra pagina's optie krijgt zijn eigen unieke link. Alleen de Organisatie pagina heeft geen eigen link. Dit is een interne pagina, die u alleen via de helpdesk kunt oproepen. De links zijn terug te vinden op het dashboard van het project:

Hiernaast kunt u de links in de teksteditor gebruiken. Door het gebruik van de links uit de Projectgegevens lijst zal de gekozen link automatisch en correct in de tekst weergegeven worden:


64

4.1.4.2

www.CNGRS.com

Koppeling bezoekersgroepen

Een registratie website kan voor elke bezoekersgroep apart worden opgemaakt. Elke pagina kan zijn eigen indeling en opmaak krijgen. Elk project moet tenminste één bezoekersgroep bevatten. Indien het project slechts één bezoekersgroep heeft dan wordt deze getoond in het opmaak scherm. U kunt hier niets aan wijzigen:

Als er meerdere bezoekersgroepen zijn dan heeft u drie opties: 1. Eén opmaak samenstellen voor alle bezoekersgroepen tegelijk. 2. Een opmaak voor elke bezoekersgroep. 3. Een combinatie van de eerste twee opties. In veel gevallen zult u één indeling en opmaak willen hebben voor alle bezoekersgroepen. U kunt dan voor de pagina opmaak kiezen voor de optie: 'Behandel alle bezoekersgroepen te gelijk'.

Ook wanneer er wel verschillen zijn voor de bezoekersgroepen is het zeer raadzaam eerst de gemeenschappelijke onderdelen op te zetten. Hierna kunt u dan per bezoekersgroep de details toevoegen. De meest handige volgorde voor het opzetten van © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Projectbeheer

65

de pagina is dus: 1. Kies de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk'. 2. Voeg alle elementen toe die voor alle bezoekersgroepen gelijk zijn. 3. Vul alle eigenschappen voor deze elementen in. 4. Kies vervolgens de bezoekersgroep, waarvoor u specifieke elementen of eigenschappen wilt toekennen. 5. Voeg de elementen toe. 6. Vul de eigenschappen in. 7. Herhaal dit voor eventuele andere bezoekersgroepen. Het is natuurlijk ook altijd mogelijk om voor een specifieke bezoekersgroep elementen te bewerken. U kiest nu uit de lijst bezoekersgroepen de door u gewenste bezoekersgroep. U ziet nu in het opmaak scherm de pagina indeling zoals die voor de bezoekersgroep is. Dit kan dus een samenstelling zijn van de generieke opmaak, die u via 'Behandel alle bezoekersgroepen gelijk' heeft gedaan, en de specifieke aanpassingen die u voor de bezoekersgroep zelf heeft gedaan.

De volgorde in opmaak Indien u een pagina opmaakt met het bovengenoemde stappenplan (eerst de generieke zaken en dan de bezoekersgroep specifieke details) dan zal het systeem deze twee delen van de opmaak samenvoegen voor de registratie website. Hierbij geldt de regel dat hoe specifieker de eigenschappen, hoe eerder ze worden toegepast. Kiest u bijvoorbeeld voor alle bezoekersgroepen de tekst 'Voornaam' en voor de bezoekersgroep opbouwers de tekst 'Roepnaam' dan zal voor de bezoekersgroep opbouwers de tekst 'Roepnaam' naar voren komen. Hiermee kunt u op elke moment zorgen dat de registratie website voor elke bezoekersgroep precies weergeeft wat u wenst, zonder dat u daarvoor generieke zaken toch meerdere keren hoeft in te vullen.

Een uitzondering voor één bezoekersgroep Stel u heeft drie bezoekersgroepen, bezoekers, leden en VIP's. U wilt voor de bezoekers en leden het factuuradres op de personalia pagina plaatsen, maar voor de VIP's niet. U kunt dit dan het beste via de volgende stappen uitvoeren: 1. Kies de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk'. 2. Voeg het element Factuuradres toe. 3. Stel de eigenschappen in voor dit element. 4. Kies vervolgens de bezoekersgroep VIP. 5. Verwijder het element Factuuradres voor deze bezoekersgroep. Deze manier is handiger dan wanneer u het factuuradres afzonderlijk zou plaatsen voor de bezoekers en de leden. Alle eigenschappen dient u dan ook twee keer op te geven. Ook eventuele latere wijzigingen dient u dan twee keer op te geven. Voor elke bewerking kunt u op deze manier bepalen hoe u het gewenste resultaat op de meest eenvoudige wijze kunt bewerkstelligen. Meestal zijn er wel meerdere manieren om een resultaat te bereiken. De bezoeker zal hier niets van merken, terwijl het onderhouden van de registratie website in sommige gevallen iets moeilijker zal zijn.

Bezoekersgroepen toevoegen of verwijderen in een later stadium


66

www.CNGRS.com

Het systeem kan u ondersteunen wanneer u toch in een later stadium, wanneer de eerste opmaak van de pagina's al is gedaan, een bezoekersgroep wilt toevoegen of verwijderen. U kunt nu de volgende situaties tegenkomen: U voegt een bezoekersgroep toe, terwijl u nu één bezoekersgroep heeft Het systeem zal nu detecteren dat u voor die ene bezoekersgroep al opmaak heeft gedaan. Het systeem stelt nu voor om de indeling en opmaak van de eerste bezoekersgroep beschikbaar te maken voor de nieuwe bezoekersgroep(en):

Als u deze vraag bevestigend beantwoord, dan zal de gehele indeling en opmaak direct beschikbaar zijn voor alle bezoekersgroepen. U hoeft nu geen hele nieuwe indeling en opmaak te maken voor de nieuw geselecteerde bezoekersgroep(en). Indien u ontkennend antwoord dan zal er niets gebeuren met de indeling en opmaak. U dient nu alle stappen voor het indelen en opmaken van de pagina's in de registratie voor elke nieuwe bezoekersgroep uit te voeren. U voegt een bezoekersgroep toe, terwijl u nu al meerdere bezoekersgroepen heeft Indien u in een eerder stadium er al voor heeft gekozen om de opmaak van de pagina's voor alle bezoekersgroepen tegelijk te doen, dan zal deze opmaak automatisch ook voor de nieuwe bezoekersgroep(en) beschikbaar zijn. Als voor elke bezoekersgroep een aparte opmaak is gemaakt, dan is het niet mogelijk om dit met de nieuwe bezoekersgroep(en) te delen. U dient nu een nieuwe opmaak te maken voor elke toegevoegde bezoekersgroep. U verwijdert een bezoekersgroep Bij het verwijderen van een bezoekersgroep krijgt u altijd de volgende melding:

Omdat de bezoekersgroepen een centraal onderdeel binnen het project zijn, verwijdert het systeem ook alle, aan de te verwijderen bezoekersgroep gelieerde, onderdelen. Wanneer het project nog geen registraties bevat dan zal het systeem een te verwijderen bezoekersgroep ook echt verwijderen. Als het project online staat en er registraties zijn uitgevoerd dan zal de bezoekersgroep de status geannuleerd krijgen en zullen de gelieerde onderdelen niet worden verwijderd. Zie ook Toevoegen van een element Wijzigen van een element Verplaatsen van een element Verwijderen van een element Specifieke eigenschappen van een element


Projectbeheer 4.1.4.3

67

Toevoegen van een element

Voor het toevoegen van een element voert u de volgende stappen uit: 1. Open de pagina waar u het element op wilt plaatsen (zie paragraaf Pagina indeling). 2. Bepaal de bezoekersgroep(en) waarvoor dit element van toepassing is. 3. Kies het element uit de lijst met beschikbare elementen. 4. Sleep het element uit de lijst naar de inhoud van de pagina op de plek waar u het element wilt hebben. 5. Laat het element nu los. 6. Het element wordt nu door het systeem op de juiste plek op de pagina geplaatst. 7. U kunt nu de eigenschappen van het element aanpassen. Het bovenstaande stappenplan ziet er op het scherm als volgt uit:

Zie ook Koppelen bezoekersgroepen Wijzigen van een element Verplaatsen van een element Verwijderen van een element Specifieke eigenschappen van een element


68 4.1.4.4

www.CNGRS.com Wijzigen van een element

Voor het wijzigen van een element voert u de volgende stappen uit: 1. Open de pagina met het element dat u wilt wijzigen (zie paragraaf Pagina indeling). 2. Bepaal de bezoekersgroep(en) waarvoor u dit element wilt wijzigen of kies de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk'. 3. Ga met de muis naar het element (dit krijgt nu een grijze achtergrond).

4. Klik op de middelste optie 'Wijzigen'. LET OP: Wanneer de inhoud van het element erg groot is (bijvoorbeeld met veel tekst), dan kan het zijn dat de opties voor het element niet in beeld zijn. U dient er voor te zorgen dat u de bovenrand van het element ziet voordat u met de muis over het element gaat.. 5. Er opent nu een nieuw venster met alle eigenschappen van het element. 6. Pas de eigenschappen aan. 7. Klik op Ok om de wijzigingen op te slaan. Indien u de wijzigingen niet wilt opslaan dan klikt u op het rode kruis rechts bovenin het venster of klikt u op de Annuleren knop. Elk element heeft zijn eigen specifieke eigenschappen. Voor een beschrijving van de eigenschappen verwijzen we u naar de paragraaf Specifieke eigenschappen van elementen. Zie ook Koppelen bezoekersgroepen Toevoegen van een element Verplaatsen van een element Verwijderen van een element Specifieke eigenschappen van een element 4.1.4.5

Verplaatsen van een element

Voor het verplaatsen van een element voert u de volgende stappen uit: 1. Open de pagina met het element dat u wilt wijzigen (zie paragraaf Pagina indeling). 2. Bepaal de bezoekersgroep(en) waarvoor u dit element wilt verplaatsen of kies de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk'. 3. Ga met de muis naar het element (dit krijgt nu een grijze achtergrond).


Projectbeheer

69

4. Klik ergens in het element (niet op wijzigen of verwijderen) op de linker muisknop en hou deze ingedrukt. 5. Sleep het element naar de gewenste plek. 6. Laat de muisknop los. 7. Het systeem zal het element nu op de nieuwe plaats zetten.

Beperkingen Binnen een bezoekersgroep kunt u de elementen zo veel en zo vaak verplaatsen als u wilt. Wanneer u echter elementen via de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk' op de pagina hebt geplaatst en ze vervolgens voor een specifieke bezoekersgroep gaat verplaatsen, dan zal het systeem voor deze bezoekersgroep een eigen volgorde aanmaken om ervoor te zorgen dat de twee volgordes niet door elkaar gaan lopen. Wanneer u nu voor de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk' een ander element gaat verplaatsen, dan zal de volgorde voor de bezoekersgroep, waarvoor u al eerder een element had verplaatst, niet mee veranderen. Het is dus van groot belang dat u voor het plaatsen van de elementen zoveel mogelijk de plek van de elementen heeft vastgelegd. Het verplaatsen van de elementen is bedoeld als een optie die incidenteel plaats dient te vinden. Wanneer u de elementen eerst allemaal op de pagina sleept en dan op de juiste plek gaat zetten dan kan het bij het voorkomen van meerdere bezoekersgroepen tot een ongewenst resultaat leiden. LET OP: Het verplaatsen van elementen is een optie die bedoeld is voor incidenteel gebruik.

Zie ook Koppelen bezoekersgroepen Toevoegen van een element Wijzigen van een element Verwijderen van een element Specifieke eigenschappen van een element 4.1.4.6

Verwijderen van een element

Voor het verwijderen van een element voert u de volgende stappen uit: 1. Open de pagina met het element dat u wilt wijzigen (zie paragraaf Pagina indeling). 2. Bepaal de bezoekersgroep(en) waarvoor u dit element wilt verwijderen of kies de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk'. 3. Ga met de muis naar het element (dit krijgt nu een grijze achtergrond).


70

www.CNGRS.com

4. Klik op de rechter optie 'Verwijderen'. 5. U krijgt nu de vraag of u het element daadwerkelijk wilt verwijderen.

6. Klik op Ok om het element te verwijderen. 7. Het systeem zal het element nu verwijderen. Indien u een element verwijderd voor de optie 'Behandel alle bezoekersgroepen tegelijk' dan zal voor elke bezoekersgroep het element worden verwijderd. Ook eventuele eigenschappen die u heeft toegevoegd voor specifieke bezoekersgroepen worden verwijderd. Zie ook Koppelen bezoekersgroepen Toevoegen van een element Wijzigen van een element Verplaatsen van een element Specifieke eigenschappen van een element 4.1.4.7

Specifieke eigenschappen van elementen

Na het plaatsen van een element kan de gebruiker de eigenschappen van het element wijzigen. De volgende eigenschappen zijn beschikbaar: Eigenscha Type p Verplicht

Aan/uitvinken

Beschrijving Via het aanvinken van deze eigenschap bepaalt u of het veld verplicht dient te worden ingevuld door de registrant. Standaard wordt dit tijdens de registratie aangeduid met een rode stip achter het invoerveld. U kunt dit teken aanpassen in menu item Projectbeheer > Vormgeving website. U klikt nu op het registratie vlak en kiest de tab 'Invoer en ondersteuning'. Hier kiest u bij 'Markeren van vereiste invoervelden' het door u gewenste symbool of karakter. Het verplicht maken van een unieke- of referentie code op de Start pagina heeft een extra betekenis. Als een van de


Projectbeheer

71

velden verplicht wordt gemaakt dan wordt de registratie Besloten voor de geselecteerde bezoekersgroep. LET OP: Bij het verplicht maken van een unieke- of referentie code wordt de registratie Besloten. Groepsregi Aan/uitvinken strie

Indien u een groepsregistratie toestaat, dan kunt u per element aangeven of de ingevoerde waarde van dat element behouden dient te blijven bij een volgende registratie binnen de groep. Voor de hand liggende velden zijn de bedrijfsnaam en het adres. Deze eigenschap heeft alleen effect indien u bij de algemene eigenschappen in menu Projectbeheer > Onderhoud > Kenmerken de optie 'Ja, een registrant kan een groepsregistratie uitvoeren' op het tabblad Registratie heeft aangevinkt.

Verificatie e-mail adres

Aan/uitvinken

Via deze optie kunt u aangeven dat het e-mail adres twee keer ingevuld dient te worden door de bezoeker. Omdat het e-mail adres meestal de enige communicatie link met de bezoeker is, is het zeer belangrijk dat dit goed wordt ingevuld. Door het e-mail adres twee keer te vragen is de kans een stuk kleiner dat er een typefout wordt gemaakt door de bezoeker. Het systeem zal controleren of de twee e-mail adressen gelijk zijn. Als dit niet het geval is dan krijgt de registrant hier een melding van.

Validatie aantal keuzes

Minimum en maximum

Voor een meerkeuze vraag met meerdere antwoorden kunt u aangeven hoeveel antwoorden de registrant minimaal en maximaal kan opgeven.

Help tekst

Aan/uitvinken en Tekst

Bij ieder element kan een uitleg gegeven worden. Via het aanvinken van de optie 'Toon helptekst tooltip afbeelding' plaats u een help afbeelding ( ) achter het element. Nu kunt u een tekst invoeren. Wanneer de bezoeker met de muis over de help afbeelding gaat dan zal een helptekst getoond worden in de vorm van een tooltip. Het ziet er als volgt uit:

Tekst

Tekst

Elk element heeft zijn eigen tekst soorten. Dit kunnen zijn: Korte (opgemaakte) tekst:


72

www.CNGRS.com

Lange (opgemaakte) tekst

Lange tekstvelden en de e-mail bevestiging hebben zeer uitgebreide mogelijkheden voor het opmaken van de tekst. De werking van de tekst editor lijkt op MS Word. Voor een beschrijving van de teksteditor verwijzen we u naar het gereedschap De teksteditor. In het selectie vak 'Project gegevens' kunt u eigenschappen van het project of ingevulde waardes van een registratie kiezen. In het opmaak scherm zal het systeem deze velden laten zien als {Project.Name}. U dient de accolades en de engelse tekst niet te wijzigen. het systeem zal bij het tonen van de tekst automatisch de velden vervangen door de bijbehorende waarde. Voor de Afbeelding manager ( ) verwijzen we u naar het gereedschap Bestandsbeheer. Vraag Dit is hetzelfde type als 'Korte (opgemaakte) tekst' Antwoord

Helptekst Dit is hetzelfde type als 'Antwoord' Antwoorden Item Rijen Kolommen

Voor elk antwoord van een meerkeuze of matrix vraag kunt u een aantal opties opgeven:


Projectbeheer

73

Voor elke taal kan het antwoord worden gespecificeerd. Ook kan een antwoord een extra tekstvak krijgen, waarvan u kunt opgeven of het tekstvak wel of niet hoeft te worden ingevuld als de optie is geselecteerd. Eén vraag kan meerdere antwoorden met een tekstvak hebben. Naast het benoemen van de antwoorden kunt u de antwoorden ook verschuiven. U doet dit met de knoppen omhoog ( ) en omlaag ( ). Ook kunt u een opgegeven antwoord verwijderen middels de knop verwijderen ( ) Tekstplaats Selectie bij vragen

Voor een vraag kunt u aangeven of u de vraag voor de antwoorden wilt plaatsen of erboven. Als een vraag lang is qua tekst dan is het aan te raden deze boven de antwoorden te plaatsen.

Landenlijst

Voor het adres kunt u aangeven of er een landenlijst getoond moet worden. Als dit het geval is dan kunt u bepalen welke landen in de lijst moeten staan. U kunt de lijst beperken via een van de volgende opties: Kiezen van een of meerdere continenten. Alleen de landen op de gekozen continenten zijn zichtbaar. Aangeven van de landen die in de lijst staan. Alleen de landen uit de lijst zijn zichtbaar. Aangeven welke landen uit de lijst weggelaten moeten worden. Alleen de landen die niet in de lijst staan zijn zichtbaar.

Selectie

In de lijsten kunt u meerdere landen selecteren door het ingedrukt houden van de CTRL of SHIFT toetsen. Bij het ingedrukt houden van de CTRL toets selecteert u alle landen die u aanklikt. Bij het ingedrukt houden van de SHIFT toets selecteert u alle landen tussen het eerste en tweede aangeklikte land. Beschikbaa Selectie rheid

Bij een workshop kunt u de beschikbaarheid van het aantal plaatsen voor elke workshop opgeven. U heeft hiervoor twee opties: 1. Alle workshops tegelijk U klikt nu in de cel linksboven in de tabel op de knop 'Wijzig alle'. U kunt nu het aantal opgeven. 2. Individuele workshops U klikt in de cel van de workshop en ronde die u


74

www.CNGRS.com

wilt wijzigen. In het scherm geeft u de juiste waarde in. Er zijn drie opties voor het opgeven van het aantal: a) Het opgegeven aantal In dit geval zal de workshop vol zijn op het moment dat het opgegeven aantal is bereikt. b) Geen maximum Er kan een onbeperkt aantal bezoekers deelnemen aan de workshop. c) Niet beschikbaar Er kan geen keuze gemaakt worden voor deze workshop door de bezoeker. Indien u in het scherm niet het juiste aantal rijen en/of kolommen ziet dan klikt u op de knop 'Ververs rijen en kolommen'. Samenvatti Selectie ng

U kunt een samenvatting tonen voor de volgende onderdelen: 1. Pagina : persoonlijke gegevens 2. Pagina : vragen 3. Pagina : Workshops 4. Persoonsgegevens 5. Registratie gegevens Hier wordt de bezoekersgroep en de eventuele ingevoerde code getoond. 6. Vragen (en workshops) Het verschil tussen 1. en 4. is dat bij optie 1. alle gegevens, die op de pagina persoonlijke gegevens staan, worden getoond inclusief eventuele vragen, workshops of andere elementen terwijl bij optie 4. alleen de gegevens die onder de persoonsgegevens vallen worden getoond. Hetzelfde geldt voor optie 2., 3. en 6.

Een erg handige optie voor het automatisch laten opmaken van bijvoorbeeld de voorletters of achternaam is de zgn. Intelligent input:

Via deze optie kunt u ervoor zorgen dat een ingevoerd veld automatisch de juiste opmaak krijgt. Vult een deelnemer bijvoorbeeld als achternaam 'jansen' in dan zal bij het verlaten van het veld deze naam direct gewijzigd worden in 'Jansen'. De deelnemer ziet dit in het scherm en kan er ook voor kiezen om deze wijziging weer ongedaan te maken. Op deze manier gaat de kwaliteit van de gevevens snel omhoog en is de kans dat de namen van de deelnemers goed op een badge of deelnemerslijst staan aanzienlijk toegenomen.


Projectbeheer

75

Zie ook Koppelen bezoekersgroepen Toevoegen van een element Wijzigen van een element Verplaatsen van een element Verwijderen van een element

4.1.5

Produkten Met het onderdeel Produkten bent u in staat om alle door u gewenste items aan te bieden aan uw deelnemers. U kunt hierbij denk aan entreebewijzen, maar ook aan elke ander item zoals een diner, boek, partner programma of workshop. De producten module biedt u zeer uitgebreide mogelijkheden, bijvoorbeeld: Een gedifferentieerd prijsbeleid. U kunt uw prijzen afstemmen op periode, bezoekersgroep en registratiecode Alleen aanbieden aan een specifieke doelgroep op basis van bezoekersgroepen of registratiecode Een product direct koppelen aan een vraag, zodat het product automatisch is geselecteerd wanneer een specifiek antwoord is gegeven Verlenen van kortingen, zoals een vroegboekkorting. Ook de kortingen kunt u afstemmen op periode, bezoekersgroep en registratiecode Het al dan niet verplicht stellen van een product Een maximum aantal producten instellen Het minimum en maximum aantal te bestellen producten per registratie beperken Automatisch meesturen van een PDF voor een product bij het versturen van de e-mail bevestiging Het afdrukken van bijvoorbeeld een badge tijdens de bijeenkomst In dit hoofdstuk zullen we alle genoemde opties bespreken. Omdat de mogelijkheden en combinaties voor het instellen van de producten zo uitgebreid zijn, kan het voorkomen dat het opzetten van het juiste prijs- en kortingbeleid en het instellen van alle eigenschappen lastig is. Neemt u in dit geval contact op met CNGRS support ([email protected]). We helpen u graag om samen de beste oplossing uit te werken.

4.1.5.1

Categorieën

Elk produkt wordt in een categorie geplaatst. Op deze manier is het zeer eenvoudig om de produkten in te delen en te groeperen. Naast een aantal standaard CNGRS categorieën is het zeer eenvoudig om zelf nieuwe categorieën toe te voegen. U kunt dit voor een specifiek project doen, maar ook aangeven dat een nieuwe categorie beschikbaar is in het hele account. Nieuwe categorie Voor het toevoegen van een nieuwe categorie gaat u naar Projectbeheer -> Onderhoud -> Produkten. In het produktenscherm klikt u op het menu item 'Categorieën'. U kom tnu in het categorieën-scherm.


76

www.CNGRS.com

Vervolgens klikt u in het Categorie-scherm in het menu op 'Nieuwe categorie'. U geeft vervolgens de naam van de categorie op en of deze categorie alleen voor het huidige project is bedoeld of in het hele account gebruikt kan worden. Hierna klikt u op de knop 'Opslaan' in het menu. U keert nu terug in het Categorie-overzicht. Nu kunt u uw nieuwe categorie gebruiken voor de produkten. Wijzigen categorie Indien u de naam of reikwijdte van een categorie wilt aanpassen dan klikt u in het overzicht op het wijzigen icoontje achter de categorie, die u wilt wijzigen. Hierna opent het scherm waar u de gegevens kunt aanpassen. Hierna klikt u op de knop 'Opslaan' in het menu. U keert nu terug in het Categorie-overzicht. De wijzigingen zijn nu doorgevoerd enu kunt uw gewijzigde categorie gebruiken voor de produkten.

Verwijderen categorie U kunt een categorie alleen verwijderen als er geen produkten aan gekoppeld zijn. In dat geval zal het verwijderen icoon achter de categorie rood zijn ( ). U krijgt, na het klikken op het icoon een vraag ter bevestiging van het verwijderen van de categorie. Als u op Ok klikt dan zal de categorie worden verwijderd. 4.1.5.2

Produkten aanmaken en wijzigen

Het aanmaken of wijzigen van een product gaat via menu item Projectbeheer -> Onderhoud -> Producten. U komt nu in een overzichtsscherm van alle tot nu toe aangemaakt producten. Het aanmaken van een product verloopt altijd via de volgende stappen: Nieuw product: 1. Klik op de knop "Nieuw product" 2. Kies de juiste categorie 3. Geef een naam en een omschrijving aan het product. U kunt dit voor elke taal in de registratie opgeven.


Projectbeheer

77

4. Verplicht ja/nee Wanneer u deze optie aan zet dan zal elke deelnemer dit product moeten afnemen. LET OP: In dit geval dient u zowel het minimum als het maximum aantal per bestelling op 1 te zetten. (Als het mogelijk is dat deelnemers meer dan een product mogen bestellen, dan dient u een kopie van het product te maken en deze niet verplicht te maken) 5. Totaal aantal beschikbare producten Hier geeft u het maximum op. -1 betekent dat er geen maximum is. Dit kan erg handig zijn als u bijvoorbeeld een maximum aantal personen voor een diner kunt uitnodigen. 6. Minimum en maximum per bestelling Het instellen van deze twee eigenschappen geeft u controle over de hoeveelheid producten die per registratie besteld kunnen worden. 7. BTW percentage De meeste producten zullen 21% belast zijn. Als u echter niet BTW-plichtig bent of een ander BTW percentage heeft dan kunt u dat hier opgeven. 8. Toegang Wanneer u gebruik maakt van toegangscontrole, dan kunt u per product aangeven of het geldig is als toegangsbewijs. Zo voorkomt u dat deelnemers met bijvoorbeeld een voucher voor een boek toegang krijgen tot uw bijeenkomst. 9. PDF bestand Als u het afgenomen product als PDF wilt meesturen, dan kunt u hier de rapportage kiezen. Als u dit heeft ingesteld dan zal het systeem automatisch een PDF meesturen met de bevestigingsmail. Als er meerdere producten zijn afgenomen dan zal het systeem 1 PDF met voor elk product een aparte pagina meesturen. 10.Afdrukken on-site Wanneer voor een product bijvoorbeeld een badge moet worden afgedrukt, dan kunt u dat hier aangeven. Dit is altijd in combinatie met de vorige optie: De persoon krijgt een PDF met barcode in de bevestigingsmail. Deze print zij uit en neemt het mee naar de bijeenkomst. Hier scannen we de barcode en het systeem zal vervolgens de bijbehorende on-site rapportage afdrukken. 11.Prijs en BTW Hier geeft u de standaard prijs en BTW op zonder kortingen. Dit bedrag is het uitgangspunt voor alle acties en kortingen, die u verderop in het proces definieert. 12.Periode Elk product kan worden aangeboden in een bepaalde periode. Standaard is dit de gehele registratieperiode, maar u kunt dit ook beperken. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen als u een actie wilt doen met een product. Als u alle gegevens hebt ingevoerd, dan slaat u het product op. Het product is nu direct beschikbaar en kan besteld worden door de deelnemers. Vervolgens kunt u aan het product prijperiodes, kortingen en doelgroepen toekennen. U heeft hiertoe de volgende mogelijkheden: Wijzigen van de eigenschappen Toevoegen of wijzigen van de standaard prijs Toekennen van kortingen Beperken tot specifieke doelgroepen en/of registratiecodes Kopiëren van het product Verwijderen van het product Wanneer u de meeste instellingen wilt overnemen van een product dan kunt u dit product kopiëren. Klikt u hiertoe achter het product op . Het systeem zal nu een nieuw product aanmaken. Hier kunt u nu alles aan wijzigen.


78

www.CNGRS.com

Als een product nog niet is gekocht dan kunt u het verwijderen door op de knop klikken.

te

In de volgende paragrafen zullen we kijken naar prijzen, kortingen en het beschikbaar stellen van producten. 4.1.5.3

Produktprijzen en -kortingen

De prijs variëren in de tijd Prijsvariatie kunt u toepassen door het verlenen van kortingen of door verschillende prijzen in de tijd te hanteren. Wanneer er eenmaal producten gekocht zijn voor een aangegeven prijs dan kunt u de prijs niet meer wijzigen. U kunt dan wel de periode afsluiten en een nieuwe prijs met periode instellen. Ook als u bijvoorbeeld besluit om de prijs te verhogen of te verlagen dan kunt u een nieuwe prijs en periode instellen. U kunt dat als volgt doen: Klik op de knop Prijzen ( ) achter het product dat u wilt wijzigen Open de prijs in de periode, die u wilt afsluiten en klik op Wijzigen ( ) Sluit de periode af door de optie "Deze prijs geldt tot" te kiezen en de datum en tijd in te vullen. Klik op Opslaan Kies nu "Nieuwe prijs" Geef de nieuwe prijs en BTW op Bij "Deze prijs geldt vanaf" geeft u nu exact dezelfde datum en tijd als in stap 3 op om ervoor te zorgen dat de prijsperiodes exact aansluiten. LET OP: Als de prijsperiodes niet aansluiten dan zal het product in de tussenliggende periode niet verkocht kunnen worden. Alleen producten met geldige prijzen zijn te verkopen. Geef als laatste de einddatum voor de prijs op Klik op Opslaan Toekennen korting U kunt één of meerdere kortingsperiodes en -prijzen toekennen aan een product. Ook kunt u een korting alleen geldig laten zijn voor bepaalde bezoekersgroepen of registratiecodes. Het toekennen gaat als volgt: Klik op de knop Kortingen ( ) achter het product waar u de korting aan wilt toekennen Open, indien aanwezig, de laatste korting in de periode, die u wilt afsluiten en klik op Wijzigen ( ) Sluit de periode af door de optie "Deze korting is geldig tot" te kiezen en de datum en tijd in te vullen. Klik op Opslaan Kies nu "Nieuwe korting" Geef de korting een naam, omschrijving, prijs en BTW Bij "Geldig vanaf" geeft u nu exact dezelfde datum en tijd als in stap 3 op om ervoor te zorgen dat de koeringsperiodes exact aansluiten. Geef als laatste de einddatum voor de korting op Klik op Opslaan Hierna kunt u de korting koppelen aan bezoekersgroepen en/of registratiecodes:


Projectbeheer

Open het scherm "Korting toekennen aan..." door op de knop klikken Selecteer de opties die u wenst Klik Opslaan 4.1.5.4

79

achter de korting te

Beschikbaarheid van produkten

De beschikbaarheid van de producten is afhankelijk van de volgende zaken: 1. Is er een prijs toegekend op het moment van registereren (zie item Produktprijzen en kortingen). 2. Heeft de deelnemer de juiste bezoekersgroep en/of registratiecode Elke deelnemer registreert met een bezoekersgroep. Deze kan bijvoorbeeld toegekend zijn door de gebruikte link of een registratiecode. Door middel van de knop achter het product kunt u het betreffende product beschikbaar maken of juist afschermen voor deelnemers. Dit gaat altijd op basis van de bezoekersgroep en/of een registratiecode: Open het venster "Beschikbaar voor" door op de knop te klikken Vink de bezoekersgroep(en) aan waarvoor het product beschikbaar is Wanneer u zowel een registratie als bijvoorbeeld een abstract registratie heeft lopen binnen een project dan kunt u ook aangeven voor welke registratie dit product van toepassing is:

Kies voor de registratiecodes de juiste optie: Dit product vereist geen registratiecode : wanneer er geen gebruik gemaakt wordt registratiecodes of wanneer dit geen rol speelt voor de producten Dit product alleen tonen indien een registratiecode is gebruikt. Kies vervolgens alle registratiecodes, die voor u van toepassing zijn.

Wanneer een reeks maar voor een gedeelte van toepassing is dan dient u eerst de reeks te splitsen. Dit product is ook beschikbaar voor andere bezoekersgroepen, mits de bezoeker een registratiecode gebruikt Deze optie kiest u als u een combinatie van bezoekersgroepen en registratiecodes wilt maken. Ook in deze optie dient u alle registratiecode reeksen aan te vinken die van toepassing zijn. Klik op "Opslaan"


80

4.1.6

www.CNGRS.com

Registratiecodes Om inzicht te krijgen waar uw bezoekers vandaan komen, om bezoekers automatisch de juiste bezoekersgroep toe te laten kennen of te beperken wie zich registreert voor uw evenement, kunt u gebruik maken van registratiecodes. Bij het gebruik maken van registratiecodes wordt de bezoeker op de registratiewebsite gevraagd deze code in te vullen. Afhankelijk van de doelstelling van de registratiecodes kunt u dit veld verplicht (gesloten registratie) of niet verplicht (open registratie) maken.

Wanneer gebruik maken van registratiecodes U wilt uw registratie alleen beschikbaar maken voor geselecteerde personen (gesloten registratie). U wilt achteraf weten hoe uw bezoekers bij u zijn gekomen; Uw registratie maakt gebruik van meerdere bezoekersgroepen, maar u wilt één ontvangstpagina gebruiken zonder verschillende URLs te hoeven communiceren; Indien één of meer van de hierboven geschetste situaties het geval is/zijn, kunt u gebruik maken van registratiecodes.U kunt de registratiecodes bij voorbeeld verspreiden onder uw doelgroep door een persoonlijke code via een uitnodiging te versturen, codes via een advertentie te publiceren, of gebruik te maken van het lidmaatschaps-, abonnee of medewerkersnummer van uw potentiele bezoekers. TIP: Klik op de geschetste situaties voor een oplossing met registratiecodes.

Het plaatsen van een Unieke Code element op de registratiewebsite Voor het gebruik van registratiecodes plaatst u als eerste in het scherm Pagina Selectie op de startpagina een Unieke Code element.


Projectbeheer

81

Met dit element wordt er op de startpagina een invoerveld opgenomen waarin de bezoeker haar ontvangen code kan invullen. Indien u een Unieke Code element op de pagina heeft opgenomen, is het verplicht dat de bezoeker dit veld invult. Een bezoeker zonder code kan zich dus niet registreren. Op dit moment spreken we van een gesloten registratie. Indien u ook bezoekers zonder code toegang tot de registratie wilt geven, opent u het wijzigen-venster van dit element en haalt u het vinkje voor "Het is verplicht dit veld in te vullen..." weg. Vanaf dit moment is er weer sprake van een open registratie.

Zodra de pagina is voorzien van een Unieke Code element, kunnen er registratiecodes worden toegekend.

Het toekennen van registratiecodes Via het menuitem Projectbeheer > Onderhoud > Registratiecodes opent u het registratiecodes venster.


82

www.CNGRS.com

Klik op de knop "Nieuwe verzameling registratiecodes" om deze te definiëren.

In het omschrijving-veld kunt u een interne omschrijving opgeven, zodat u zelf overzicht houdt indien er meerdere groepen registratiecodes worden gedefinieerd. Maakt uw registratie gebruik van meerdere bezoekersgroepen, dan kiest u uit de lijst voor welke bezoekersgroep de codes van toepassing zijn. Het is niet mogelijk registratiecodes toe te wijzen aan meerdere bezoekersgroepen: een van de doelstellingen van de registratiecodes is immers het bepalen van de bezoekersgroep (denk bij voorbeeld aan uitnodigingscodes voor VIPs). U kunt twee soorten registratiecodes definieren: Reeks Een codereeks heeft een begin- en eindwaarde. Iedere waarde die tussen het begin en eind valt, kan worden gebruikt voor een registratie. Bij een code reeks van 100000 t/m 101000 is 100001 een geldige waarde. 100000 en 101000 zijn dat zelf ook, 101001 en 99999 dan weer niet. LET OP: Het is niet mogelijk meerdere verzamelingen aan te maken waarbij reeksen elkaar overlappen.


Projectbeheer

83

Reguliere expressie Indien u gebruik wilt maken van codes die bestaan uit een logische combinatie van cijfers en letters (bij voorbeeld een lidmaatschapsnummer dat begint met één letter en vervolgens vijf cijfers heeft), kunt u een reguliere expressie definieren. LET OP: Het gebruik van reguliere expressies is niet eenvoudig. Raadpleeg een expert indien u moeite heeft met het bepalen van een juiste reguliere expressie! LET OP: Indien u meerdere verzamelingen met reguliere expressies maakt, kan niet worden gecontroleerd of er een overlap is. Is dat laatste het geval, dan pakt het systeem de eerst bepaalde expressie als match en wordt deze bezoekersgroep toegekend aan de registrerende bezoeker. Tenslotte geeft u aan of een code onbeperkt gebruikt kan worden, en zo nee, wat het maximum aantal registraties is met een unieke code. Dit kunt u gebruiken als u wilt beperken dat bij voorbeeld iedere genodigde zich maar één keer registreert, of dat ieder lidmaatschapsnummer slechts tweemaal wordt gebruikt. De controle vindt plaats per unieke code. Geeft u een maximum aantal registraties op per code, dan geldt dit maximum voor iedere mogelijke code binnen de reeks of reguliere expressie. Het systeem telt het aantal voltooide registraties om te bepalen of het maximum bereikt is. Zodra het maximum is bereikt, is de code niet langer geldig en kunnen er geen nieuwe registraties meer mee worden gedaan. LET OP: De code van een geannuleerde registratie blijft geblokkeerd. U kunt deze code vrijgeven door dit bij de geannuleerde registratie aan te geven. Op dit moment is het reactiveren van deze geannuleerde registratie niet meer mogelijk. Klik tenslotte op Ok en de verzameling codes wordt gecontroleerd en opgeslagen.

Via de knoppen achter het overzicht kunt u de bestaande verzameling(en) bewerken of verwijderen. Bij het bewerken van een code waarbij de reeks of expressie wordt veranderd, blijven de inmiddels gemaakte registraties waarbij de oude reeks of expressie is gebruikt, gewoon staan. Bij het verwijderen van een verzameling registratiecodes blijven de gemaakte registraties eveneens geldig. Het is echter niet mogelijk een nieuwe registratie uit te voeren met deze code, ook niet na een bestaande registratie te hebben geannuleerd.


84 4.1.6.1

www.CNGRS.com Scenario: een gesloten registratie

U heeft een evenement waar alleen genodigden zich voor mogen registreren. U lost dit op door het Unieke Code element te plaatsen op de startpagina. Zorg dat in het pagina selectie venster de modus "behandel alle bezoekersgroepen tegelijk" is geactiveerd en open het wijzigen venster van het Unieke Code element. Zorg dat er een vinkje staat voor de optie "Het is verplicht dit veld in te vullen". Maak vervolgens een reeks aan en verspreid de codes uit deze reeks onder uw genodigden. Indien u wilt voorkomen dat codes worden doorgegeven en/of (te) vaak worden gebruikt, zorgt u ervoor dat iedere code een beperkt aantal keer gebruikt mag worden (zorg er vervolgens uiteraard wel voor dat iedere genodigde een andere code ontvangt!). Het is nu alleen mogelijk om met behulp van deze registratiecodes een registratie uit te voeren. In het dashboard van het project staat achter de URL van de registratie dat het gaat om een gesloten registratie. 4.1.6.2

Scenario: bijhouden waar uw bezoekers vandaan komen

U maakt gebruik van een campagne om uw evenement te promoten. Achteraf wilt u graag weten welke advertentie op welke locatie tot de meeste registraties heeft geleid. U kunt dit oplossen, door een reeks met registratiecodes aan te maken. Geef bij de reeks op dat er geen maximum is aan het aantal registraties per code. Vervolgens plaatst u in of bij iedere advertentie een andere code die valt binnen de reeks. TIP: Houd zelf in bijvoorbeeld een spreadsheet (Excel) bij welke code u aan iedere advertentie heeft toegekend. Zo kunt u achteraf in uw rapportage zien welke advertentie het meest succesvol is geweest.

4.1.6.3

Scenario: meerdere bezoekersgroepen met één ontvangspagina

Binnen uw registratieproject maakt u gebruik van meerdere bezoekersgroepen, maar u wilt slechts één Internetadres (URL) gebruiken voor uw registratie. U kunt dit het beste oplossen door voor iedere bezoekersgroep een aparte verzameling registratiecodes te gebruiken. De codes verspreidt u onder uw potentiele bezoekers, waarna zij zich registreren. Op het moment dat een bezoeker haar code invult, schakelt de registratie automatisch om naar de registratie die gedefinieerd is voor de bezoekersgroep waaronder de bezoeker valt (uiteraard hoeft de bezoeker vervolgens niet nogmaals de code in te voeren). Een voorbeeld:


Projectbeheer

85

VIPs kunnen zich registreren met een code tussen de 100000 en 101000; Leden gebruiken hun lidmaatschapsnummer (welke in dit geval begint met 1 letter en vervolgens 5 cijfers heeft). De pers kan zich registreren met een code tussen de 200000 en 200100; Wilt u alleen bepaalde groepen een code geven, en één "standaard" groep gebruiken, waarin iedere bezoeker komt die geen code heeft? 1. Zorg dat in het pagina selectie venster de modus "behandel alle bezoekersgroepen tegelijk" is geactiveerd; 2. Plaats het Unieke Code element op de startpagina; 3. Zorg dat in het pagina selectie venster de modus "bezoeker" is geactiveerd; 4. Open het wijzigen venster van het Unieke Code element; 5. Haal het vinkje voor "het is verplicht dit veld in te vullen" weg. Op dit moment is de registratie voor de bezoekersgroep "bezoekers" een open registratie, wat inhoudt dat hiervoor geen code is vereist. Vult een bezoeker toch een code in, dan wordt de bezoeker automatisch doorgestuurd naar de registratie voor haar bijpassende bezoekersgroep en wordt deze ook als zodanig geregistreerd.

4.1.7

Teksten Het systeem voor de bezoekersregistratie bevat een groot aantal teksten die standaard, door het systeem, worden bepaald. Voor een aantal van deze teksten kan het nodig zijn dat deze voor een project worden aangepast. Hierbij kun je denken aan de tekst, die getoond wordt wanneer de registratie is gesloten. In het menu item Teksten is het mogelijk om deze teksten aan te passen. Wanneer het project gebruik maakt van meerdere talen en/of bezoekersgroepen dan kunt u de teksten hierop differentiëren. Zo is het mogelijk om voor elke bezoekersgroep een eigen registratie gesloten tekst te tonen. Voor het aanpassen van een standaard tekst voert u de volgende stappen uit: Ga naar menu item Projectbeheer > Onderhoud > Teksten. Maak een keuze uit de lijst met onderwerpen Pas de teksten aan voor elke bezoekersgroep en taal die u wenst Klik op de knop Opslaan


86

www.CNGRS.com

TIP: Wanneer u een standaard tekst voor elk project op dezelfde manier wilt aanpassen dan kunt u dit ook in het sjabloon aanpassen. U hoeft het dan voor het project, dat is gebaseerd op dit sjabloon, niet opnieuw aan te passen.


Projectbeheer

4.2

87

Data Flexibel met de gegevens van de deelnemers om kunnen gaan en er op elk moment over kunnen beschikken is erg belangrijk. Van elke registratie kunt u alle gegevens exporteren. U kunt dit doen door alle gegevens te exporteren of een filter op te stellen. Om een registratie een vliegende start te geven kunt u ook gegevens van uw potentiële deelnemers importeren. De paragrafen in dit hoofdstuk leggen u uit wat alle mogelijkheden zijn.

4.2.1

Importeren van gegevens Het importeren van gegevens biedt u de mogelijkheid om uw deelnemers persoonlijk te benaderen en (een deel van) de gegevens vooraf in te vullen, zodat de registratie van uw deelnemers makkelijk en snel verloopt. Voor het uitvoeren van een import gaat u naar menu item Projectbeheer -> Data -> Importeren. Hierna komt u in het hoofdscherm van de imports. Het geeft u een overzicht van de reeds uitgevoerde imports.

Het uitvoeren van een import gebeurt via de import wizard, welke u start met de knop 'Nieuw'. De wizard bestaat uit de volgende stappen: Introductie Bestand uploaden Voor het uploaden van bestanden kunt u Excel bestanden gebruiken. Aan deze bestanden is een aantal eisen verbonden: - ze mogen niet groter dan 1024KB (=1Mb) zijn - ze mogen maximaal 200 regels bevatten Deze restricties zijn vastgelegd om ervoor te zorgen dat het proces goed verloopt. Als u meer dan 200 records heeft dan kunt u meerdere imports uitvoeren. Als u deze echter in één bestand wilt samenbrengen dan kunt u contact opnemen met CNGRS support ([email protected]). Verder moet u goed controleren of het bestand aan de volgende opmaak eisen voldoet: - de eerste regel moet de veldnamen bevatten. Zorg ervoor dat er geen spaties of andere leestekens in de velden aanwezig zijn - de veldnamen mogen niet leeg zijn - er mogen geen dubbele veldnamen voorkomen LET OP: Als u met meerdere bezoekersgroepen in ue registratie werkt, maak dan voor elke bezoekersgroep een aparte import. U kunt dan tijdens


88

www.CNGRS.com

de registratie direct op de juiste manier met uw bezoekersgroepen communiceren. Gegevens koppelen In deze stap koppelt u de velden uit het importbestand met die van uw registratie. Dit is een belangrijke stap omdat in deze stap de gegevens een plek krijgen in het importbestand. Dit kunt u later niet meer wijzigen. Het is dus van groot belang dat u eerst alle velden een plek op een pagina geeft, zodat u ze hier kunt matchen met de velden in het importbestand. Het is niet verplicht om alle velden te koppelen, u kunt ze dus ook op "(Geen Match)" laten staan. Als u op dit punt erachter komt dat u een veld wel wilt importeren, maar het niet gematched kan worden, dan moet u de import afbreken en dit veld eerst aan een pagina toevoegen. Hierna kunt u het proces opnieuw starten. Gegevens controleren Op dit moment analyseert het systeem de matching en de gegevens. Als het niet lukt dan zal het systeem een foutmelding tonen. Als de matching goed verloopt, ziet u in dit scherm de gegevens die we zullen importeren. In dit scherm kunt u bekijken of alles klopt. Let u hierbij op de volgende zaken: - Staan alle gegevens in de juiste velden - Hebben alle gegevens de juiste waardes - Zijn er gegevens die u niet wilt importeren Het kan zijn dat er gegevens bijstaan die u niet wilt importeren. Vink hier voor de betreffende rij(en) het vakje aan vooraan in de regel. Nu zal deze rij niet meegenomen worden. Eigenschappen Dit is een erg belangrijk gedeelte van de import. Naast een naam en omschrijving geeft u hier ook de bestemming van de import aan. Het is belangrijk dat u dit goed invult! U heeft de volgende keuzes: Bezoekersgroep Als u in uw registratie met meerdere bezoekersgroepen werkt, dan kunt u hier aangeven welke bezoekersgroep de personen uit deze import krijgen. Optie. U heeft de volgende opties: 1. Voor iedere persoon een voltooide registratie aanmaken Het is mogelijk om voor de geïmporteerde personen direct een volledige registratie aan te maken en deze personen ook direct een bevestigingsmail te sturen. Dit is bijvoorbeeld erg handig voor de staf, opbouw personeel of voor VIP's 2. Voor iedere persoon een unieke registratielink aanmaken Dit is de standaard optie. Hierbij worden de gegevens geïmporteerd en elke persoon krijgt een unieke link. Deze link kunt u vervolgens gebruiken in een persoonlijke mailing. Als de persoon op de unieke persoonlijke link klikt, dan ziet zij direct de eigen gegevens. Het systeem controleert ook of er al een registratie is uitgevoerd met deze link. Als dat het geval is dan kan dat niet nog een keer om ervoor te zorgen dat eerdere gegevens niet overschreven zullen worden. 3. Iedere persoon dient zich nog te registreren door het opgeven van een unieke registratiecode Als u de gegevens wilt koppelen aan een code uit de import, bijvoorbeeld een lidmaatschapsnummer, dan kiest u deze optie. Hiertoe koppelt u het veld uit de import met de code aan de registratiecode,


Projectbeheer

89

door het veld uit de lijst te kiezen achter "Registratie vereist het invoeren van de registratiecode uit kolom ". Vervolgens kunt u ook hiermee een persoonlijke mail sturen, waarin u gebruik maakt van de registratiecode, of in de mail aangeeft dat de persoon dient in te loggen met haar lidmaatschapsnummer. Op deze manier maakt u een besloten registratie voor bijvoorbeeld uw leden. Klik vervolgens op "Afronden". Op dit moment wordt de import uitgevoerd. Als de import succesvol is verlopen dan krijgt u een overzicht van het aantal rijen dat is geïmporteerd. Nu kunt u gebruik maken van de gegevens.

4.2.2

Exportdefinitie aanmaken Het exporteren van gegevens kan op twee manieren: 1. Het exporteren van alle gegevens in de database Voor het maken van een export met alle gegevens doet u het volgende: • Open het project vanuit het startscherm of via het menu Projecten > Projecten. • Ga nu naar menu Projectbeheer > Data > Exporteren. • Kies nu uit het menu de optie " Alles exporteren". • Kies het juiste export formaat.U kunt de gegevens van registraties exporteren naar de volgende formaten:

• Klik op het icoon van het door u gewenste formaat. Op dit moment wordt de export aangemaakt en geopend. LET OP: Elke export wordt 30 minuten opgeslagen. Als u dus binnen 30 minuten opnieuw een export aanmaakt, dan zult u de laatste registraties van dit laatste half uur nog niet terugzien in de export. Indien er nog geen registraties gedaan zijn, zult u hier een melding over krijgen. Het is dan nog niet mogelijk een export bestand op te vragen. 2. het opgeven van een selectie van kolommen en het toepassen van een filter Wanneer u een fijnere selectie wilt maken of slechts een deel van de gegevens wilt exporteren, dan gebruikt u de optie "Nieuw". Nu start een wizard, die u langs de volgende stappen leidt: 1. Introductie, met een uitleg van de uit te voeren stappen 2. Velden selecteren Als u alle gegevens wilt meenemen dan kiest u voor de optie "Exporteer alle beschikbare geregistreerde gegevens".


90

www.CNGRS.com

Wilt u slechts een selectie van de velden meenemen dan kiest u de optie "Exporteer alleen de volgende gegevens" In het linkervlak verschijnen nu alle beschikbare velden. Met de knoppen tussen de twee vlakken kunt u nu een slectie uit de velden maken: Plaats een veld in de selectie Verwijder een veld uit de selectie Plaats alle velden in de selectie Verwijder alle velden uit de selectie Na het plaatsen van alle velden in de selectie kunt u met de Op/Neer knoppen aan de rechterkant de volgorde van de velden wijzigen. 3. Filter gegevens Ook hier heeft u twee opties: - Alle gegevens exporteren - Een selectie maken van de voorhanden gegevens Als u deze optie kiest dan kunt u in het filter aangeven welke gegevens u wilt exporteren. Een voorbeeld hiervan is dat u alleen de gegevens van een evaluatie wilt exporteren. U kiest dan bij het veld "Zoeken in" alleen voor de evaluatie. 4. Afronden In deze laatste stap kunt u aangeven of u deze export slechts eenmalig wilt uitvoeren of dat u de definitie wilt opslaan, zodat u deze vaker kunt gebruiken. In het geval van het voorbeeld uit de vorige stap kunt u zich voorstellen dat u dagelijks een export wilt maken van de gegevens. Als u de definitie opslaat, dan hoeft u alleen maar de juiste export te selecteren en uit te voeren om de laatste gegevens te exporteren.


Projectbeheer

4.3

91

Communicatie Het communiceren met uw deelnemers en potentiële bezoekers is een belangrijk onderdeel van het registratie project. CNGRS bieft u uitgebreide mogelijkheden voor het versturen van SMS en e-mail mailings. Ook kunt u op basis van een gebeurtenis, bijvoorbeeld het wijzigen van gegevens, automatisch een bericht laten sturen naar u als organisator en/of de deelnemer. Hiermee heeft u een automatische manier van communiceren. Dit geeft de deelnemer het gevoel dat u betrokken bent en blijft bij wat zij doet. In dit hoofdstuk beshrijven we de mogelijkheden voor het uitvoeren van de communicatie met uw deelnemers en/of doelgroepen. Als eerste beshrijven we het opmaken van de bevestigingsmail. Aan het einde van een registratie kunt u automatisch een mail laten sturen met, indien gewenst, bijlages als producten en een factuur. Vervolgens komen de mailings aan bod. Hiermee is het mogelijk om een algemene mail, bijvoorbeeld een nieuwsbrief, of een gepersonlaiseerde mail, zoals een uitnodiging, te versturen. Als laatste beshrijven we de berichtgevingen. Dit is een tool waarmee u uw communicatiue kunt afstemmen op gebeurtenissen in het systeem.

4.3.1

E-mail bevestiging U kunt de e-mail bevestiging aanpassen via de volgende twee opties: 1. Menu Projectbeheer > Onderhoud > Paginaselectie. Vervolgens kiest u de knop configureren ( ) achter de optie E-mail bevestiging. 2. Menu Projectbeheer > Communicatie > E-mailbevestiging. Voor het samenstellen van de e-mail bevestiging gebruiken we de tekst editor:

Lange tekstvelden en de e-mail bevestiging hebben zeer uitgebreide mogelijkheden voor het opmaken van de tekst. De werking van de tekst editor lijkt op MS Word. Voor de werking van de teksteditor verwijzen we u naar item De teksteditor. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

92

www.CNGRS.com

Voor de Afbeelding manager ( Bestandsbeheer.

4.3.2

) verwijzen we u naar het gereedschap

Mailings Bij het openen van het menu Projectbeheer > Communicatie > Mailings komt u in het overzichtsscherm van uw mailings voor dit project:

U kunt vanuit het systeem een e-mail of SMS mailing versturen wanneer u e-mail adressen cq. mobiele nummers tot uw beschikking heeft, waarvan u van de geadresseerde toestemming heeft voor het versturen van mail.. LET OP: Op het versturen van mailings is de Telecommunicatiewet van toepassing. U bent alleen gerechtigd een mail te versturen aan een persoon als u de uitdrukkelijke toestemming van deze persoon heeft. Indien u geen toestemming van de geadresseerde heeft, dan is het niet toegestaan via CNGRS mail (e-mail of SMS) te versturen. Vanuit dit scherm kunt u verschillende acties uitvoeren: Actie

Omschrijving Via deze knop kunt u een nieuwe mailing definiëren en opmaken. Zie paragraaf Nieuwe mailing voor het opzetten van een nieuwe mailing. Wanneer u een verzendlijst voor een mailing heeft aangemaakt dan zal het systeem deze lijst aan de mailing toekennen. Na het aanmaken van de verzendlijst kunt u vervolgens de mailing versturen naar alle geadresseerden uit de verzendlijst. Zie paragraaf Verzendlijsten en versturen mailing. Voor het wijzigen van de eigenschappen van een mailing gebruikt u deze optie (zie ook paragraaf Nieuwe mailing). Indien u een mailing wilt verwijderen dan kiest u deze optie. LET OP: Bij het verwijderen van een mailing worden ook alle verzendlijsten verwijderd. U kunt dus geen statistieken meer bekijken voor deze mailing. Eerder gemaakte kosten voor de verzonden verzendlijsten blijven ook na verwijderen verschuldigd. Het kan zijn dat u een nieuwe mailing wilt samenstellen door een bestaande mailing op een aantal details te wijzigen. U doet dit door op deze knop te klikken op de regel van de bestaande mailing. Het systeem zal nu een kopie van de


Projectbeheer

93

mailing maken en het scherm voor het wijzigen van de eigenschappen tonen. U kunt de nieuwe mailing nu bewerken zonder dat de bestaande mailing wordt gewijzigd. Om er zeker van te zijn dat een mailing goed verloopt kunt u eerst een test van de mailing naar een door u opgegeven e-mail adres of mobiel nummer sturen. Zo kunt u goed zien of u het gewenste resultaat van uw mailing heeft. U kunt zo vaak als u wilt een test mailing sturen. Let u er hierbij wel op dat ook voor een test mail kosten in rekening worden gebracht. Voor het definiëren van een nieuwe verzendlijst gebruikt u deze knop. Zie paragraaf Verzendlijsten en versturen mailing. 4.3.2.1

Nieuwe mailing

Bij het aanmaken van een nieuwe mailing kunt u kiezen tussen een e-mail of sms mailing. Deze keuze bepaalt vervolgens welke gegevens u voor de mailing moet invullen. Als u de gegevens eenmaal heeft opgeslagen dan is het niet meer mogelijk om van mailingtype of taalkeuze te wijzigen. Het versturen van een mailing is opgebouwd uit drie lossen stappen: 1. het aanmaken van de definitie van de mailing 2. het definiëren van de verzendlijst 3. het versturen van de mailing Door het opsplitsen van de stappen voor het versturen van een mailing is het eenvoudig om een mailing naar verschillende verzendlijsten te sturen.

Naast het mailingtype, naam en de omschrijving kunt u ook een categorie opgeven. Deze categorie helpt bij het rubriceren van de mailings en het terugvinden van een mailing in de overzichtslijst, rapportages en statistieken. Naast de algemene gegevens kunt u ook de maileigenschappen invullen. Het is afhankelijk van het mailingtype welke gegevens u dient in te vullen: SMS:

Voor een SMS kunt u de volgende eigenschappen opgeven:


94

www.CNGRS.com

De prioriteit bepaalt of de SMS direct (hoog) of met mogelijk enige vertraging (normaal) wordt verstuurd. De vertraging bij een normale SMS kan ontstaan doordat het systeem de SMS in een wachtrij plaatst. In het geval van hoge prioriteit wordt de SMS altijd voorin de wachtrij geplaatst. De vertraging bij normale verzending zal nooit heel lang zijn. Voor de afzender kunt u een telefoonnummer van maximaal 16 karakters gebruiken of een tekst van maximaal 11 karakters. De boodschap kan maximaal 160 karakters bevatten en is afhankelijk van de taal en de bezoekersgroep van de ontvanger van de SMS. Het is niet mogelijk in één keer een langere boodschap te versturen over meerdere SMS berichten. E-mail:

Voor een E-mail kunt u de volgende eigenschappen opgeven: Via de prioriteit kunt u aangeven met welke prioriteit de ontvanger het bericht binnenkrijgt. De Alias bepaalt wat de naam van de afzender van de mail is. Het e-mail adres van de afzender kan niet worden aangepast. U kunt wel het e-mail adres opgeven waar mails heen gestuurd worden, die geadresseerden als antwoord (reply) op de mailing sturen. Ook kunt u hier een naam als alias voor dit antwoord e-mail adres opgeven. U kunt van elke verstuurde mail ook een CC/of BCC kopie sturen naar één of meerder adressen. U dient de adressen te scheiden met een , (komma). Als u ook het optievakje "Stuur een CC (BCC) naar..." aanvinkt dan zal automatisch een CC/BCC gestuurd worden naar de e-mail adressen die u in het CC of BCC tekstvak in de contactgegevens van de kenmerken van het project heeft opgegeven. Aan elke mailing kunt u één of meerdere bijlagen toevoegen. U kunt voor de drie standaard items kiezen: (groeps)- of creditfactuur of de producten met een PDF bijlage. Hiernaast kunt u ook andere bijlagen toevoegen, die u aan elke ontvanger van de mail wilt versturen. Let u bij het toevoegen van bijlages wel op de grootte van de bestanden en zorg dat ze niet groter worden dan 300Kb. De e-mail tekst: Voor elke taal en bezoekersgroep in de registratie kunt u een eigen tekst opgeven


Projectbeheer

95

voor de mailing het onderwerp (subject) is de tekstregel die u als hoofd van uw mail verstuurt. De mailing kunt u personaliseren met de gegevens van de personen, aan wie u de mailing verstuurd. Om ervoor te zorgen dat de lijst met "project gegevens" in de teksteditor de juiste gegevens bevat, kunt u hier aangeven uit welk project of import u straks de mailing gaat versturen. Als laatste maakt u de eigenlijke mail op. U maakt hier gebruik van de teksteditor, waarmee u lettertypes en tekstopmaak kunt verzorgen en links en afbeeldingen kunt toevoegen. Ook hier kunt u weer voor elke taal en bezoekersgroep een eigen tekst invoeren. Voor de werking van de teksteditor verwijzen we u naar gereedschap De teksteditor. Voor de Afbeelding manager ( 4.3.2.2

) verwijzen we u naar het gereedschap Bestandsbeheer.

Verzendlijsten en versturen mailing

Na het aanmaken van de mailing klikt u in het overzicht op de knop "Selecteer een nieuwe groep geadresseerden..." ( ). U komt nu in het scherm voor het definiëren van een nieuwe verzendlijst:

Nadat u een omschrijving aan de verzendlijst heeft gegeven en aangegeven heeft vanuit welk project u gegevens wilt ophalen, kunt u een dataselectie maken. U heeft hier keuze uit twee opties: 1. alle geregistreerde personen In dit geval stuurt u de mailing naar alle geregistreerde personen uit het project. 2. een geselecteerde groep personen U kunt nu een selectie maken met het selectiefilter. Zie voor een omschrijving van het selectiefilter het gereedschap Selectiefilter. Als u de geadresseerden heeft bepaald, dan kunt u vanuit het menu met de optie "Bekijk geadreseerdenlijst" ( ) checken of de juiste lijst is samengesteld. Hierna kiest u voor opslaan in het menu. Op dit moment heeft u een nieuwe verzendlijst aangemaakt. U kunt de verzendlijst(en) van de betreffende mailing bekijken door op het knopje de mailing te klikken. U ziet nu onder de mailing de verzendlijsten.


voor

96

www.CNGRS.com

Zolang een mailing niet is verstuurd naar een verzendlijst, kunt u de eigenschappen van de verzendlijst wijzigen of de gehele verzendlijst verwijderen. Na het versturen van de verzendlijst komt de verzending eerst in de status "In behandeling". Als alle geadresseerden zijn gemaild dan verandert het systeem de status in "Verzonden". U kunt een mailing één keer naar elke verzendlijst versturen. Na de verzending kunt u de resultaten van de mailing volgen middels de statistieken. Het systeem houdt voor een e-mail mailing bij of een mail is aangekomen, is gelezen door de geadresseerde of dat de e-mail niet verstuurd kon worden. Voor een SMS wordt bijgehouden of het bericht is verstuurd of dat het niet mogelijk was het bericht te versturen (door bijv. een foutief nummer). 4.3.2.3

Het testen van een mailing

Het testen van een mailing is erg eenvoudig. Na het aanmaken van de mailing klikt u op "Test deze mailing" ( ). Er verschijnt nu een venster waar u het e-mail adres kunt opgeven, waar u de mail heen wilt sturen. Binnen enkele minuten ontvangt u de testmail in het postvak van het opgegeven e-mail adres. Als u gebruik maakt van een gepersonaliseerde mailing, dan zal het systeem de persoonlijke velden in de testmail vervangen door de test gegevens uit het systeem. Naar aanleiding van de test kunt u nu details in de mailing wijzigen, deze opslaan en vervolgens een nieuwe test versturen. Op deze manier kunt u eenvoudig uw mailing perfectioneren.

4.3.3

Berichtgevingen Binnenkort beschikbaar...


Projectbeheer

4.4

97

Rapportages Door middel van de rapportages kunt u de verzamelde gegevens rangschikken, vormgeven, inzien en beschikbaar maken. Het is daarom één van de belangrijkste gereedschappen voor het werken met uw gegevens. CNGRS.com bevat standaard rapportages die u kunt gebruiken. Voor het tonen van een rapportage verwijzen we u naar paragraaf Rapportages tonen. Het aantal standaard rapportages groeit in de tijd. Als u een idee heeft voor een nieuwe standaard rapportage neemt u dan alstublieft contact op met Support. We zullen dan in overleg bekijken of en hoe we deze nieuwe rapportage zullen toevoegen. LET OP: Voor het tonen en aanmaken van rapportages heeft u Adobe Flash Player nodig. U kunt deze downloaden bij Adobe. Voor het aanmaken of bewerken van een rapportage opent u een project en gaat u naar menu item Projectbeheer > Rapportages > Ontwerpen. Het rapportages overzicht scherm toont u alle rapportages die bij dit specifieke project of het account horen. U ziet hier alleen de rapportages waar u rechten voor heeft.

Voor elke rapportage kunt u de volgende functionaliteiten uitvoeren: Hier kunt u de eigenschappen (naam, omschrijving, categorie en rechten) van de rapportage aanpassen Verwijderen van de rapportage. U krijgt een vraag ter bevestiging of u de rapportage echt wilt verwijderen. Deze actie is niet ongedaan te maken. Kopiëren van de rapportage Als u een nieuwe rapportage wil maken, die sterk lijkt op een al bestaande rapportage, dan kunt u snel een kopie maken. U hoeft dan niet helemaal opnieuw te beginnen, maar u hoeft alleen de wijzigingen aan te brengen. Het aanpassen van de lay-out van de rapportage.

4.4.1

Aanmaken van een nieuwe rapportage Voor het aanmaken van een nieuwe rapportage gaat u naar menu item Projectbeheer > Rapportages > Ontwerpen. U voert nu de volgende stappen uit: Klik op de knop "Nieuwe rapportage". U kunt nu de kenmerken van de rapportage opgeven Voer de kenmerken van de rapportage in: De categorie is erg belangrijk en bepaalt op welke plek(ken) in het systeem de rapportage voorhanden is. U heeft de volgende keuzes:


98

www.CNGRS.com

Badge Lay-out Rapportages van dit type zijn te gebruiken het Aanmaken van badges. Financieel U kunt ze inzien in het menu item Rapportages tonen. Zorg ervoor dat u de financiële gegevens altijd afschermt voor gebruikers die hier geen inzage in mogen hebben. Gegevens Dit zijn de meest algemene rapportages in het menu item Rapportages tonen. Onsite Wanneer u gegevens verzamelt tijdens het evenement kunt u deze gebruiken voor deze rapportages. Geef de rapportage een duidelijke naam en omschrijving Bepaal of het rapport alleen binnen het huidige project of voor alle projecten in het account zichtbaar zijn. LET OP: Wanneer u de rapportage zichtbaar maakt voor alle projecten dan kunt u geen project specifieke gegevens gebruiken in de rapportage. Stelt u bijvoorbeeld alleen in dit project een specifieke vraag en plaatst u dit op de rapportage, dan kan de rapportage in andere projecten niet gebruikt worden omdat deze niet beschikken over informatie over deze vraag. Geef aan welke rollen dit rapport mogen inzien. Dit is zeer belangrijk wanneer u bepaalde gegevens wilt afschermen. Zo is het vaak niet wenselijk dat de bezoekersaantallen voor iedereen openbaar zijn. In dit geval moet u de Onsite rapportages beperken in toegang tot bijvoorbeeld de Projectmanager. Klik vervolgens op Opslaan. U komt nu in het scherm voor het ontwerpen van de rapportage. Voor het ontwerpen verwijzen we nu naar de paragraaf Ontwerpen rapportage.

4.4.2

Ontwerpen rapportage De ontwerpmodule voor de rapportages is zeer uitgebreid en u kunt hier zeer veel functionaliteiten gebruiken. Het voert in deze handleiding dan ook te ver om alle functionaliteiten te beschrijving en de werking ervan uit te leggen. Voor het ontwerpen van rapportages maakt CNGRS.com gebruik van het product Stimulsoft Reports. Wanneer een functionaliteit of handeling niet in deze handleiding is beschreven verwijzen we u naar de (Engelstalige) handleiding van Stimulsoft. Indien u er na het lezen van deze handleiding niet uitkomt dan vragen we u een mail te sturen naar Support. In deze paragraaf zullen we de meest belangrijke en gangbare functionaliteiten van de ontwerpmodule bespreken. Om de ontwerpmodule te openen voert u één van de volgende handelingen uit: Definieer een nieuwe rapportage (zie Aanmaken van een nieuwe rapportage). Nadat u op de knop Opslaan klikt, zal de ontwerpmodule gestart worden Ga naar de rapportage, die u wilt wijzigen en klik op de knop "Wijzig de lay-out van de rapportage" ( )


Projectbeheer

99

U ziet nu de ontwerpmodule:

U begint altijd met het Plaatsen van gegevens. Hiermee vertelt u de rapportage welke gegevens u wilt gebruiken in de rapportage. Vervolgens gaat u met deze gegevens de opmaak van de rapportage uitvoeren. Naast gegevens kunt u ook afbeeldingen in uw rapportage verwerken (zie Plaatsen van een afbeelding).

4.4.3

Plaatsen van gegevens Gegevens dient u altijd in een zogenaamde strook (band) te plaatsen. De ontwerpmodule kent verschillende soorten stroken. Deze kunt u bekijken in het menu item "Stroken" linksbovenin de taakbalk:

De meest gebruikte strook is de Gegevensstrook. U kunt een strook op de volgende manier plaatsen: Klik in de taakbalk op de gegevensstrook ( ) en klik op het canvas op de plek waar u de gegevensstrook wilt plaatsen. In het venster dat nu opent kiest u altijd in de tab Gegevensbron de optie


100

www.CNGRS.com

ProjectData > ProjectFields

Hierna kunt u desgewenst de gegevens Sorteren (middels de vierde tab Sorteren) of Filteren (middels de vijfde tab Filteren). In het onderstaande voorbeeld is bijvoorbeeld gesorteerd op Volgnummer in oplopende volgorde.

Als u nog een sortering toevoegt dan zal het systeem de gegevens eerst sorteren op de eerste sortering. Vervolgens zal binnen de groepen, die zijn ontstaan door de eerste sortering, verder worden gesorteerd op de tweede sortering. Hetzelfde geldt voor de volgende sorteringen die u aanbrengt. Het volgende voorbeeld geeft een filtering op registraties, gedaan na 1 oktober 2009:

4.4.4

Plaatsen van een afbeelding Omdat CNGRS.com volledig internet geörienteerd is, is het niet mogelijk om direct van uw computer een afbeelding in een rapport te plaatsen. Omdat de afbeeldingen in een rapport werken met een verwijzing naar het bestand met de afbeelding, zou er een verwijzing naar een bestand op uw computer ontstaan. Het systeem herkent dit niet en de afbeelding zal niet getoond worden. Voordat u een afbeelding kunt tonen, dient u deze afbeelding dus eerst te uploaden naar de omgeving van CNGRS.com. U doet dit via het menu item Projectbeheer > Rapportages > Afbeeldingenmanager. De werking van deze manager is nagenoeg gelijk aan het Bestandsbeheer. Hier beschrijven we dan ook alleen de verschillen. Het linker gedeelte, © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Projectbeheer

101

het gedeelte met de bestandenlijst is hetzelfde. Het rechter gedeelte verschilt op de volgende punten:

In de afbeeldingenmanager kunt u de afbeeldingen alleen bekijken. U kunt niet in/ uitzoomen Het is hier mogelijk om de link naar de afbeelding te kopiëren, zodat u deze bijvoorbeeld in een tekst kunt opnemen. Ook kunt u een bestaande afbeelding opslaan op uw computer om hier buiten het systeem verder mee te werken. Het is niet mogelijk om vanuit de manager een afbeelding direct te plaatsen. Na het uploaden van de gewenste afbeeldingen kunt u deze plaatsen op uw rapportage. U voert hiertoe de volgende handelingen uit: Open de rapportage in de ontwerpmodule Klik op Afbeelding in de knoppenbalk links in het scherm:

Teken de afmetingen van de afbeelding op de juiste plaats in de rapportage


102

www.CNGRS.com

Op het moment dat u de muis loslaat verschijnt een venster waar u de afbeelding kunt selecteren. Klik op de onderste optie "Afbeelding URL". Ga in het rechtervak naar Gegevensbronnen > Images > Images en kies de afbeelding die u wilt plaatsen. Dubbelklik op de gewenste afbeelding. Deze zal nu getoond worden in het middelste vak. Klik nu op Ok.

Op dit moment is de afbeelding geplaatst. Voor het beste resultaat is het aan te raden om de afbeelding even groot te maken als het vak waar u hem in plaatst. Op deze manier zal de afbeelding altijd op ware grootte getoond worden en niet vervormen. Het is wel mogelijk om de afbeelding te laten veranderen. U kunt dit met de eigenschappen van de onderdelen "2. Afbeelding Extra" en "5. Gedrag" in het rechtergedeelte bewerkstelligen. Via de optie Voorbeeld kunt u bekijken of de afbeelding goed op de rapportage is geplaatst.


Projectbeheer

4.4.5

103

Tonen van een rapportage Elke standaard en zelf aangemaakte rapportage is op een aantal verschillende plaatsen op te vragen. Het is afhankelijk van de rapportage categorie waar de rapportage is op te vragen: Badge layout Deze rapportages zijn te gebruiken in het menu item Projectbeheer -> Onsite -> Badges en labels Betalingen Deze geven een overzicht van alle betalingen en zijn in de financiele sectie te vinden De factuur rapportages kunt u gebruiken in het menu item Projectbeheer Facturen > Onderhoud -> Kenmerken. In het tabblad kenmerken kunt u helemaal onderin onder het kopje "Factuur en nummering" kiezen uit de lijst van deze rapportages voor het meesturen van de factuur. Deze rapportages ziet u terug in de financiele sectie Financieel Dit zijn de rapportages, die meer algemeen van aard zijn, bijvoorbeeld een Gegevens deelnemerslijst. U vindt ze in de gegevens sectie Alle rapportages, die u specifiek maakt om on-site rapportages te maken, Onsite zoals het tonen van aantallen bezoekers, brengt u onder in deze categorie. U vindt ze terug in de on-site sectie Producten Het koppelen van een PDF aan een product gaat via de product rapportages. U kunt deze rapportages in menu item Projectbeheer -> Onderhoud -> Producten gebruiken. Naast de hierboven specifiek aangegeven plekken, kunt u de meer algemene rapportages terugvinden in het menu item: Projectbeheer -> Rapportages -> Tonen:


104

www.CNGRS.com

Als eerste kiest u de categorie Vervolgens maakt u een keuze uit de voorhanden rapportages U kunt de rapportages als PDF bestand opvragen. Dit heeft als voordeel dat u ze direct kunt opslaan en/of versturen. Ook kunt u kiezen voor de viewer optie. In dit geval opent een rapportage viewer, waarin u de rapportage kunt bekijken. Vanuit deze viewer kunt u de rapportage in meer dan 10 formaten opslaan en direct afdrukken. Als laatste kunt u een selectie maken voor de te tonen gegevens. Hierbij maakt u gebruik van het filter (zie hiervoor: Selectiefilter). Klik nu op de knop "Tonen".


Projectbeheer

4.5

105

Statistieken Via het statistieken scherm kunt u op een aantal manieren bekijken hoe uw registratie er voor staat. Wanneer u kiest voor Projectbeheer -> Statistieken, dan komt u op het volgende scherm:

De statistieken zijn in 5 groepen verdeeld. Wanneer binnen een groep geen statistieken voorhanden zijn, dan kunt u deze groep niet aanklikken. Voor het tonen van een statistiek doorloopt u de volgende stappen: Klik op de groep waarvan u een statistiek wilt bekijken Selecteer vervolgens de statistiek Bepaal voor welke registraties u de statistiek wilt laten doorrekenen U kunt hier kiezen voor alle registraties of u kunt gebruik maken van het Selectiefilter. Selecteer het type grafiek (Staaf verticaal, Staaf horizontaal of Taart). Het kan voorkomen dat de teksten in één van de types niet goed te lezen zijn of door elkaar heen lopen. In dat geval kunt u een ander type kiezen. Nu zal de statistiek getoond worden U ziet niet alleen een grafische representatie, maar ook een tabel met de waardes. Indien u in de lijst van statistieken een statistiek mist dan kunt u altijd contact opnemen met CNGRS support ([email protected]) (zie ook Support). We zijn altijd bereid om in overleg een statistiek aan de lijst toe te voegen.


106

4.6

www.CNGRS.com

Abstract Handling Abstract handling is voor veel congressen een belangrijk en tijdrovend onderdeel. CNGRS.com biedt u de mogelijkheid om dit proces te ondersteunen, door middel van: Opzetten van een abstract registratie Het opzetten van een abstract registratie gaat hetzelfde als een gewone registratie. Wanneer u via Projectbeheer -> Onderhoud -> Paginaselectie naar het opzetten van de registratie gaat, kiest u voor de laatste tab 'Abstract handling'. Hier kunt u de mogelijke pagina's voor de abstract selecteren en opmaken. Voor het opmaken van de pagina's kunt u kijken in de paragraaf Paginaselectie. Reviewersmodule voor het beoordelen van de abstracts door deskundigen Binnen het abstract project kunt u via menu item Projectbeheer -> Abstract handling -> Reviewers één of meerdere reviewers aanmaken. Kijkt u hiervoor in paragraaf Reviewers. Abstract management module voor het afhandelen van reviews, eindbeoordelingen geven en toekennen van presentaties. Wanneer de abstracts binnenkomen en beoordeeld zijn, dan kan de moderator een eindoordeel geven en de abstract afwijzen of door laten gaan en een type presentatie toekennen. De Abstracts module biedt u de mogelijkheid om al deze onderdelen van het proces adequaat af te handelen.

4.6.1

Abstracts Het abstracts scherm geeft direct een helder overzicht van alle belangrijkste gegevens van een abstract:

De status, deze kan 3 waardes hebben 1. Blauw : ingediend 2. Groen : toegekend 3. Rood : afgewezen Volgnummer van binnenkomst Registratiedatum Naam van de indiener Titel van de abstract Het door de moderator toegekende presentatietype Het aantal reviews dat de abstract al heeft gehad De eindbeoordeling van de moderator Als u klikt op de rij van de abstract die u wilt bewerken of op de wijzigen knop achteraan de rij, dan komt u in een scherm met de details van de betreffende abstract.


Projectbeheer

107

Het scherm heeft de volgende tabbladen: Status Het statusscherm geeft een overzicht van alle gegevens van de abstract. Hiermee kunt u zich een goed beeld vormen van de inhoud en de andere kenmerken van de abstract. Naast het overzicht kunt u hier ook de abstractregistratie annuleren. De abstract wordt nu niet meer meegenomen in het project. Reviews De reviewers geven een beoordeling aan elke abstract. Dit is een cijfer van 1-10 met een toelichting. Deze tab geeft een overzicht van alle reviews tot nu met onderaan het gemiddelde cijfer dat is gegeven en het totaal aantal reviews. Op basis van de reviews kan de moderator een eindoordeel geven in de Moderator tab. Moderator Hier geeft de moderator het eindoordeel. Dit doet zij door een cijfer te geven van 110 en een motivatie. Vervolgens wijst ze de abstract toe of keurt deze af. Als laatste kent ze een type presentatie toe. Dit kan een poster of presentatie zijn. Het toekennen van een beoordeling kan op elk moment in het proces gebeuren. Dus ook zonder dat er reviews voor een abstract zijn, kan de moderator een beoordeling geven. Na het invoeren van de beoordeling klikt u op de knop "Opslaan" Hiermee is de beoordeling definitief geworden. Uiteraard kunt u de beoordeling weer wijzigen door in deze tab de gegevens te wijzigen en vervolgens weer op te slaan. Historie In de historie tab kan bijgehouden worden wat er rond een abstract is gebeurd. Dit kan bijvoorbeeld een e-mail wisseling zijn of een telefonisch gesprek. Op deze manier blijven alle gegevens rond de abstract bij elkaar.

4.6.2

Reviewers Het beoordelen van de abstract wordt in de regel gedaan door de reviewers. Voor elke abstractregistratie kunt u hier de reviewers opgeven:

Elke reviewer krijgt haar eigen persoonlijke link naar de reviewpagina. Deze link ziet er als volgt uit: https://visitors.cngrs.com/ReviewerPages/ReviewAbstracts.aspx? project=xxxxx&reviewer=yyyyy De moderator kan deze link op een twee manieren opvragen: 1. Klikken op de knop 'Klembord' (


) in de rij van de moderator

108

www.CNGRS.com

2. Door naar het wijzigen scherm te gaan (klik op de wijzigen knop ( )) en dan naar de 'Project' tab te gaan. Hier kan de link ook naar het klembord gekopieerd worden of u kunt hier direct een browserscherm openen, die de link opent. Door op de 'Wijzigen' knop ( ) te klikken kunt u de gegevens van een reviewer aanpassen, of de reviewer blokkeren. Nu is zij niet langer in staat reviews in te zien of te beoordelen.

Voor elk project kan de moderator bepalen welke gegevens van de abstract de reviewer kan inzien. In sommige gevallen is het namelijk niet wenselijk dat de reviewer de naam van de indiener ziet. Dit om belangenverstrengeling te voorkomen.

4.6.2.1

Beoordelen

Als de reviewer op de toegestuurde link klikt, dan ziet zij een overzicht met de gegevens van alle toegewezen abstracts:

Als de reviewer op deze pagina klikt op de knop achteraan de rij van een abstract ( 'Abstract beoordelen', dan ziet zij het volgende scherm:

)


Projectbeheer

109

Dit scherm geeft niet alleen een overzicht van de gegevens van de abstract, maar biedt ook de mogelijkheid om een score en motivatie te geven. Hierna klikt de reviewer op de knop 'Opslaan'. Op dit moment is de beoordeling zichtbaar voor de moderator.


110

4.7

www.CNGRS.com

Onsite Tijdens uw evenement heeft u de gegevens van uw bezoekers veelal op verschillende manieren nodig. Zo kan het zijn dat u badges wilt uitdelen, presentielijsten wilt maken voor workshops of aanwezigheid, naambordjes wilt maken of een bezoekerslijst wilt uitdraaien. Via dit onderdeel kunt u de gegevens beschikbaar maken op de manier die voor u het meest handig is.

4.7.1

Aanmaken van badges Het aanmaken van badges voor uw bezoekers verloopt in een aantal stappen: Badge reeks definitie aanmaken De eerste stap is het selecteren van de juiste badge lay-out. Standaard is een aantal lay-outs beschikbaar voor de meest gangbare merken (waaronder Avery en Durable) en formaten. Indien u een gangbaar badge formaat gebruikt en deze nog niet als standaard beschikbaar is dan kunt contact opnemen met support. Hiernaast kunt u uw eigen badge definiëren. In de rapportage ontwerp omgeving kunt u uit zeer veel formaten kiezen of uw eigen formaat badge samenstellen. Voor het ontwerpen van een eigen badge verwijzen we u naar paragraaf Eigen badge ontwerpen. Na het selecteren van de badge lay-out geeft u een omschrijving aan de definitie. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan "Badges bezoekers" of "Avery L4784 Badges met workshops" Hierna geeft u aan voor welke groep registraties u een badge wilt printen. Meestal zult u de bovenste optie kiezen "Alleen registraties, waarvoor nog geen badge is geprint". Nu kunt u op verschillende tijdstippen badges printen zonder dat u dubbele badges print. De eerste keer zult u de grootste groep printen. Hierna kunt u alleen voor de nieuw binnengekomen registraties een badge printen. Indien u in één keer alle badges wilt printen of dat u, om wat voor reden dan ook, alle badges opnieuw moet aanmaken dan is de tweede keuze een uitkomst. Met deze optie wordt niet gekeken naar eerder geprinte badges. Als laatste maakt u een selectie van de registraties. De eerste optie past geen filter toe en gebruikt alle voltooide registraties. Via de tweede optie kunt u een selectie maken van de registraties. Hiermee is het bijvoorbeeld mogelijk om alleen voor een bepaalde bezoekersgroep badges te printen of voor één persoon, die haar badge vergeten of kwijt is. Voor de werking van het selectiefilter verwijzen we u naar paragraaf Selectiefilter. Het scherm ziet er nu bijvoorbeeld als volgt uit:


Projectbeheer

111

Als u alle gegevens heeft ingevoerd dan kiest u linksboven in het scherm voor Opslaan. Op dit moment maakt het systeem een nieuwe badge reeks definitie aan. Hiernaast maakt het systeem ook de eerste reeks aan voor alle registraties die aan de selectie voldoen. Dit ziet er als volgt uit:

Op dit moment kunt u de badges in de reeks inzien of afdrukken. U kiest hiervoor één van de knoppen achter de reeks: Open de viewer voor het bekijken van de badge reeks. IN de viewer is het mogelijk de badges te exporteren naar een groot aantal formaten. Export direct naar PDF formaat. Wanneer u de badges wilt afdrukken is deze optie het beste. Afdrukken vanuit PDF zal het meest nauwkeurige resultaat opleveren. Dit komt omdat de viewer vanuit een HTML formaat zal afdrukken en HTML is niet primair bedoeld om af te drukken. Hierdoor zal dit mogelijk een minder nauwkeurige afdruk opleveren. Omdat het aanmaken van een reeks in de viewer of PDF een resource intensieve actie is, kan het zijn dat het systeem een reeks in meerdere volgnummers opdeelt. Eén volgnummer bevat maximaal 200 badges. Als u dus bijvoorbeeld 470 badges in een reeks heeft aangemaakt, dan zal de reeks 3 volgnummers bevatten. Na het definiëren van de badge reeks kunt u verschillende dingen doen:


112

www.CNGRS.com

Via deze optie kunt u de definitie wijzigen. Het is mogelijk om alle hierboven genoemde eigenschappen aan te passen. Ook de selectie van de gegevens. Let u hierbij op dat reeds aangemaakte reeksen nu mogelijk niet meer aan de selectie criteria voldoen en dat de reeksen niet opnieuw worden aangemaakt. U kunt een badge reeks definitie verwijderen. U verwijdert hiermee ook direct alle reeksen. U kunt op elk moment een nieuwe reeks aanmaken. Alle registraties binnen de selectie van dat moment zullen worden opgenomen in de reeks. U bijvoorbeeld op dit moment 370 registraties en in de eerste reeks 320 badges aangemaakt. Als u heeft gekozen voor de optie "Alleen registraties, waarvoor nog geen badge is geprint" en maakt u nu een nieuwe reeks aan dan zal er een nieuwe reeks met 50 badges aangemaakt worden. 4.7.1.1

Eigen badge ontwerpen

Het ontwerpen van een eigen badge lay-out vergt een aantal stappen. Indien u een standaard badge lay-out wilt gebruiken op een standaard formaat dat nog niet ondersteund is in het systeem, dan kunt u contact opnemen met Support. Het ontwerpen van een badge lay-out gaat in grote lijnen hetzelfde als het aanmaken en ontwerpen van een rapportage. In deze paragraaf zullen we de onderdelen bespreken die afwijken van een normale rapportage. Maak een nieuwe rapportage aan (zie paragraaf Aanmaken van een nieuwe rapportage ) en klik op Opslaan Het is hierbij belangrijk dat u categorie "Badge Lay-out" gebruikt. Het ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Nu opent de rapportage designer. Ga naar de Rapportage-knop links bovenin het scherm en kies voor menu optie Nieuw > Nieuw Rapport via Wizard...


Projectbeheer

113

Kies vervolgens voor de wizard "Tekslabel Rapport" en klik op Ok

Selecteer als gegevensbron ProjectData > ProjectFields en klik op Volgende

Selecteer vervolgens uw Labeltype door hierop te dubbelklikken. U ziet nu een voorbeeld van uw labeltype. Het kan zijn dat uw labeltype niet in de lijst voorkomt. U kunt nu een willekeurig label kiezen dat in de buurt van uw afmetingen komt. Hierna kunt u de afmetingen aanpassen. Het is hierbij zeer belangrijk dat u de afmetingen zo nauwkeurig mogelijk invoert. Hiertoe kunt u het beste de schaal op Millimeters zetten. Na het aanpassen van alle mogelijke eigenschappen ziet de definitie er bijvoorbeeld voor Durable als volgt uit:


114

www.CNGRS.com

Klik vervolgens op einde. U ziet nu in uw scherm een definitie van de badge. Hier kunt u de velden en eigenschappen inzetten. Het is hierbij erg belangrijk dat u alleen het linker gedeelte gebruikt. De rest van het ontwerp gaat hetzelfde als bij een normale rapportage.

Na het voltooien van de definitie kunt u teruggaan naar het scherm voor het aanmaken van de badges. Hier zult u nu ook uw nieuwe badge lay-out kunnen kiezen.

4.7.2

Controleren van de basis badge gegevens Wanneer u badges wilt gaan printen dan is het van belang dat de badges er hetzelfde en verzorgd uitzien. Om ervoor te zorgen dat de gegevens goed op de badge komen, kunt u deze nalopen aan de hand van de optie "Check badgegevens": Ga naar menu item Projectbeheer -> On-site -> Check badgegegevens (

)


Projectbeheer

115

U ziet nu een lijst met alle deelnemers Als u gegevens wilt wijzigen dan klikt u op de betreffende rij. De rij wijzigt nu in verschillende invoervelden:

U kunt u de gegevens wijzigen Sla de wijzigingen op door op de diskette ( ) te klikken. Door te klikken op de wijzigingen ongedaan en worden deze dus ook niet opgeslagen.

maakt u

Ook kunt u de registratie van een deelnemer annuleren door op de knop "Annuleer deze registratie" ( ) te klikken. U dient nu wel een reden voor de annulering op te geven. Op deze manier kunt u eenvoudig een nette lijst met gegevens maken, die de kwaliteit van de badges snel omhoog kan brengen.

4.7.3

Presentielijst Voor het vastleggen van de aanwezige deelnemers kunt u de presentielijst afvinken:

Door het aanvinken van alle deelnemers, kunt u naderhand eemvoudig bepalen wie er wel/ niet zijn geweest. Stap 1. is het aanvinken van de deelnemer. Stap 2. is het (tussentijds) opslaan van de wijzigingen. U kunt op elk gewenst tijdstip een deelnemer aan of uitvinken en dit opslaan.


116

4.8

www.CNGRS.com

Financiën Bij veel projecten vindt tijdens de registratie een betaling plaats. Dit is een belangrijk onderdeel in het proces dat aparte aandacht vraagt. Alle uitgevoerde betalingen komen samen op een rekening van Stichting Derdengelden Web Collective (KvK: 30265529, Rabobank: 1507.39.575 (IBAN: NL88RABO0150739575, BIC: RABONL2U)). Deze stichting is speciaal in het leven geroepen om de voor u geïnde gelden veilig binnen te krijgen en af te schermen van de overige diensten van Web Collective B.V.. Hiermee kunnen we u garanderen dat ook in geval van betalingsonmacht van Web Collective B.V., de aan u toekomende geïnde gelden uitbetaald zullen worden.

4.8.1

Instellingen betalingen Standaard staat de optie voor betalingen uit. Als u de optie aanzet, dan kunt u de volgende eigenschappen invullen: - Betaalmethodes U kunt gebruik maken van de volgende betaalmethodes: op factuur Bij deze optie wordt er geen online betaling uitgevoerd. De producten worden wel aangemaakt en de deelnemer krijgt een factuur bij de e-mail bevestiging meegestuurd. Het systeem houdt voor u bij hoeveel dagen geleden de factuur is verstuurd. In het menu item Projectbeheer -> Financiën -> Facturen kunt u en lijst zien van alle factuurbetalingen en welke er verlopen zijn. Ook kunt u in deze lijst aangeven wanneer een factuur is betaald. Eenmalige incasso : een eenmalige incasso wordt aan het einde van de dag in batch verwerkt iDEAL : alle gangbare banken American Express Master Card VISA Naast een enkele betaling is het ook mogelijk om meerdere registraties uit te voeren en deze te laten betalen middels een groepsfactuur:

Naast het aanvinken van deze optie, geeft u ook op hoeveel registraties er minimaal vereist zijn om de groepsregistratie af te ronden. - Versturen van producten Wanneer een betaling direct online plaatsvindt, dan zullen de producten (in de vorm


Projectbeheer

117

van een PDF) altijd direct met de bevestiging meegetsuurd worden. In het geval van een factuur betaling kunt u zelf bepalen wanneer de producten verstuurd worden. Dit kan zijn direct wanneer de registratie voltooid is of wanneer u de factuur op betaald zet in het menu item Projectbeheer -> Financiën -> Facturen. - Facturatiegegevens Als u ervoor kiest om de facturatie via het systeem te laten verlopen, dan heeft u nog de volgende extra opties: Toevoegen van een factuur aan de bevestigingsmail In deze optie geeft u aan welke financiële rapportage meegestuurd wordt als (groeps/credit)factuur. Factuurnummer meegeven U kunt het factuurnummer opbouwen uit twee gedeeltes: - het voorvoegsel, bijv TST2011 - het nummer, hierbij geeft u het startnummer van de factuurnummering op, bijvoorbeeld 1 of 101 Het opzetten van de gegevens in dit gedeelte van de kenmerken van het project is het eerste gedeelte van het financiële gedeelte van het project. De andere delen zijn: - Opzetten van de producten: zie item Produkten. - Gebruik van registratiecodes: zie item Registratiecodes. Hiermee kunt u kortingcodes aanmaken. - Rapportages: voor het opzetten van PDF bestanden voor de producten en de facturen en voor het genereren van financiële rapporten: zie item Rapportages. - Statistieken: voor het bekijken van de voortgang van de financien: zie item Statistieken - Financiën: voor het bijhouden van de uitbetaalde gelden en andere overzichten en de administratie van de betalingen op factuur

4.8.2

Email voor groepsfactuur U kunt de e-mail voor de groepsfactuur aanpassen via Projectbeheer > Financiën > E-mail voor factuur Voor het samenstellen van deze e-mail gebruikt u de tekst editor:


118

www.CNGRS.com

Lange tekstvelden en de e-mail voor factuur hebben zeer uitgebreide mogelijkheden voor het opmaken van de tekst. De werking van de tekst editor lijkt op een tekstverwerker als MS Word. Voor de werking van de teksteditor verwijzen we u naar item De teksteditor. Voor de Afbeelding manager ( Bestandsbeheer.

4.8.3

) verwijzen we u naar het gereedschap

Overzichten U kunt op verschillende manieren overzichten maken van de geïnde gelden:

Kostenoverzicht Tijdens het verloop van een registratie wilt u graag op de hoogte blijven van de kosten van uw project. Doordat de prijzen van CNGRS.com volledig transparant zijn, is het op elk moment mogelijk om een overzicht van de kosten tot dat moment op te vragen. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Projectbeheer

119

LET OP: Het getoonde overzicht is altijd een tijdopname van dat moment. Door het dynamische karakter van uw registratie zal dit overzicht snel veranderen. U kunt aan het overzicht dan ook geen rechten ontlenen. Wanneer er nog geen registraties op het project binnengekomen zijn dan zal het overzicht leeg zijn. In alle andere gevallen ziet u een overzicht van de kosten van de registraties per status (voltooid, afgemeld en geannuleerd). De totale kosten tot dit moment vindt u onderaan het overzicht. Geïnde gelden per periode De uitbetalingen van de voor u geïnde gelden vinden periodiek plaats. CNGRS.com kent aan elke periode een (oplopend) nummer toe en koppelt alle registraties, die definitief binnen zijn gekomen in deze periode, aan de betreffende periode. De duur van de periode is mede afhankelijk van de periodieke uitbetalingen van de payment provider. Doordat CNGRS.com afhankelijk is van de afhandeling van de betaling door de payment provider, kan het voorkomen dat niet alle uitgevoerde registraties binnen een periode qua betaling ook in deze periode vallen. Dit is alleen het geval bij eenmalige incasso's en creditcard betalingen. Voor elke periode kunt u verschillende rapportages opvragen: Uitbetaling per periode Hiermee kunt u inzien waar het bedrag uit bestaat dat u voor deze periode op uw rekening heeft gekregen. Producten per periode per categorie/deelnemer Dit is een verdere uitsplitsing van de bedragen die in deze periode zijn geïnd.

4.8.4

Facturen Alle betalingen van deelnemers, die op factuur worden gedaan, kunt u beheren en administreren in CNGRS.com.

In het overzicht van de facturen ziet u direct of een factuur wel/niet betaald is. Groen betekent betaald en rood niet betaald. tevens kunt u direct zien of een factuur een


120

www.CNGRS.com

groepsfactuur is ( pdf icoontje ( )

) of niet

. elke factuur kunt u direct opvragen door te klikken op het

Wanneer een factuur is betaald dan zoekt u deze op door in de lijst te kijken of de keuze 'beperken tot geselcteerde factuur' aan te klikken en het factuurnummer op te geven. Hierna klikt u op Ok. Vervolgens vinkt u het vakje voor de regel in de tabel met de factuur aan en klikt u vervolgens op de knop Opslaan bovenin het scherm. Nu zal de tabel worden verversd en de factuur op betaald zijn gezet. Door het uitvinken van hetzelfde vakje en dit op te slaan, maakt u de betaalde status van de factuur weer ongedaan. 4.8.4.1

Aanmaningen versturen

In CNGRS.com kunt u op eenvoudige wijze aanmaningen versturen. U kunt maximaal 3 verschillende aanmaningen versturen, elk met een eigen tekst en opmaak. Het kunnen versturen van aanmaningen aan deelnemers, die hun factuur niet op tijd hebben betaald verloopt in een aantal stappen: 1. Maak een mailing aan voor de aanmaning die u wilt versturen Voor elke aanmaning kunt u een aparte mailing opstellen. Hier kunt u de tekst en de layout aanpassen aan de aanmaning. Het aanmaken van een mailing staat beschreven in Nieuwe mailing. U kunt alleen een e-mail mailing als aanmaning versturen. U dient als categorie "Reminder" te gebruiken. 2. Koppel de mailing aan de eerste, tweede of derde aanmaning Nadat u de mailing voor de aanmaning heeft gemaakt, kunt u deze koppelen aan de betreffende aanmaning. U doet dit als volgt: Ga naar menu Projectbeheer -> Financiën -> Instellingen betalingen Klik op de tab Instellingen Scroll naar onder naar het onderdeel Herinneringen/Aanmaningen

Kiest u nu de mailing, die u in stap 1. heeft aangemaakt in de lijst achter de betreffende mail. U ziet hier alleen mailings uit de categorie 'Reminder".

Sla vervolgens de gegevens op door bovenin het scherm op de knop 'Opslaan' te klikken. U kunt nu een aanmaning gaan versturen. 3. Zoek de betreffende factuur op in het menu Facturen. © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

Projectbeheer

121

Voor het versturen van een aanmaning aan een deelnemer voert u de volgende stappen uit: Ga naar menu Projectbeheer -> Financiën -> Facturen Zoek de factuur, waarvoor u een aanmaning wilt versturen U ziet achter de betreffende factuur nu één of meerdere van de volgende knoppen: Er is Er is Er is Er is Er is Er is

op de aangegeven datum een eerste aanmaning verstuurd. nog geen eerste aanmaning verstuurd. op de aangegeven datum een tweede aanmaning verstuurd. nog geen tweede aanmaning verstuurd. op de aangegeven datum een derde aanmaning verstuurd. nog geen derde aanmaning verstuurd.

Wanneer u achter een rij een van de bovenstaande knoppen niet ziet, dan betekent dat, dat u aan de betreffende aanmaning nog geen mailing heeft gekoppeld. U dient dit dan alsnog te doen (zie stap 1. en 2.) 4. Klik achter de factuur op de aanmaning, die u wilt versturen het vertsuren van de aanmaning wordt in gang gezet door op de betreffende knop te klikken. U krijgt nu eerst een vraag om deze handeling te bevestigen. Als u hier op antwoord door op de knop Ok te klikken, dan wordt de betreffende mail verstuurd en zal de knop veranderen van status. het overzicht ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

U kunt op drie manieren terugzien, wanneer een aanmaning is verstuurd: 1. Door de muis te plaatsen op de knop met de betreffende aanmaning

2. Door in de registratiehelpdesk te kijken (zie: Opzoeken van een registratie (helpdesk) )

3. Door in de historie van de registratie te kijken (zie: Opzoeken van een registratie (helpdesk) )


122

www.CNGRS.com

Opnieuw versturen van een aanmaning Het kan natuurlijk voorkomen dat een aanmaning niet aankomt, in een spambox terecht komt of niet gelezen is door de deelnemer. U kunt de reminder dan altijd nog een keer sturen door: 1. Nog een keer te klikken op de knop achter de factuur in het Facturen scherm. Het voordeel hiervan is dat de historie bijgewerkt wordt en dat er een nieuwe mail wordt aangemaakt. 2. De deelnemer op te zoeken in de registratiehelpdesk en dan de mail nog eens te versturen (zie Bekijken of wijzigen) het voordeel hiervan is dat u de mail nu ook naar een ander e-mail adres kunt versturen.

4.8.5

Creditfacturen Het kan voorkomen dat een (gedeelte) van een registratie wordt geannuleerd en dat er een creditering plaats moet vinden. Om de nummering van de facturering netjes door te laten lopen, kunt u hier per uitgegeven factuur aangeven welke producten gecrediteerd moeten worden. Zo kunt u een hele registratie annuleren en crediteren of slechts een gedeelte van een registratie.

Voordat u kunt crediteren, moet u in de Instellingen betalingen aangeven welke rapportage u als creditfactuur wilt gebruiken. Het uitvoeren van een creditering gaat als volgt: Open menuitem Projectbeheer -> Financiën -> Creditfacturen


Projectbeheer

123

Geef het factuurnummer op waarvoor u een creditering wilt uitvoeren Klik op de knop 'Zoeken' Vink vervolgens in de tabel het vakje aan voor de producten, die u wilt crediteren (door het vakje aan te vinken in de bovenste regel met de kolomnamen, selecteert u automatisch alle producten) Klik vervolgens op Crediteren Nu wordt de status van de aangevinkte producten gewijzigd in 'Geblokkeerd' en wordt de creditfactuur aangemaakt. LET OP: U kunt het aanmaken van een creditfactuur niet ongedaan maken! Vervolgens kunt u in de tweede tab 'Creditfactuur lijst' de aangemaakte factuur opvragen. Deze kunt u nu vervolgens opslaan of afdrukken en naar de deelnemer versturen.


Deel

V

Accountbeheer

5

125

Accountbeheer CNGRS.com kan alleen gebruikt worden door geautoriseerde gebruikers. Voor het aanmaken van een account verwijzen we naar www.cngrs.com. Nadat u een account heeft aangemaakt ontvangt u een e-mail met informatie en een link, waarmee u uw aanmelding dient te bevestigen. LET OP: Wanneer u uw aanmelding niet bevestigt, zal het account niet geactiveerd worden. Na bevestiging van uw aanmelding ontvangt u een tweede e-mail. Hierin ontvangt u uw accountnummer en een initieel wachtwoord. Op dit moment bent u geautoriseerd gebruiker van het systeem. Deze eerste gebruiker van dit account is tevens de beheerder van het account. Zij kan in het account beheer nieuwe gebruikers aanmaken en beheren. Deze gebruikers zullen direct geautoriseerd zijn. Het account nummer is een algemeen nummer, dat door alle gebruikers van het systeem gebruikt dient te worden. De gebruikersnaam en het wachtwoord zijn specifiek voor elke gebruiker.


126

5.1

www.CNGRS.com

Uw accountgegevens De accountgegevens bevatten belangrijke informatie over u en uw organisatie. De gegevens zijn opgedeeld in 4 onderdelen: 1. Accountgegevens Dit onderdeel bevat de algemene informatie van het account. 2. Adresgegevens De adresgegevens gebruiken we voor het versturen van bijvoorbeeld informatie of facturen. Ook kunt u deze gegevens gebruiken in de teksteditor om op een consistente manier adresinformatie te verschaffen. 3. Facturatiegegevens De financiële gegevens zijn van belang bij het opmaken van facturen voor de deelnemers en wettelijk verplicht om te melden. Als u deze gegevens centraal vastlegd dan kunt u er altijd heel eenvoudig en consistent gebruik van maken. Als de informatie wijzigt dan zal dit automatisch in alle projecten meegenomen worden. Als u in een project wilt afwijken van deze gegevens dan kunt u dit in de betaal tab van de project kenmerken aangeven (zie: Instellingen betalingen ). 4. Overig Hier kunt u aangeven of de gebruikers in het account alleen gebruik mogen maken van de eigen sjablonen of ook van de CNGRS sjablonen.


Accountbeheer

5.2

127

Gebruikersbeheer Open het gebruikersbeheer scherm via het menuitem Account Beheer -> Gebruikersbeheer.

Het scherm laat een overzicht zien van de gebruikers die bij het huidige account horen, met een aantal kerngegevens. Per account is er één hoofdgebruiker. Dit is de gebruiker die als eerste is aangemaakt, bij het opzetten van het account. De hoofdbeheer is te allen tijde lid van de rol beheerder. Dit is niet te wijzigen, evenmin is deze gebruiker te blokkeren of te verwijderen. Is een gebruiker geblokkeerd, dan heeft deze geen toegang tot het systeem. Dit kan handmatig worden opgegeven door een gebruiker met de beheerdersrol, maar een gebruiker kan ook worden geblokkeerd als deze teveel foutieve inlogpogingen achter elkaar heeft gedaan. In beide gevallen dient een beheerder de blokkering ongedaan te maken. Een nieuwe gebruiker toevoegen De gegevens van een bestaande gebruiker wijzigen Een gebruiker (de)blokkeren LET OP: Het verwijderen van een gebruiker kan niet ongedaan worden gemaakt. Een nieuwe gebruiker maken met dezelfde gebruikersnaam als de verwijderde gebruiker is voor het systeem een andere gebruiker!

5.2.1

Nieuwe gebruiker toevoegen Klik in het gebruikersbeheer-scherm op gebruiker toe te voegen aan uw account. Het nieuwegebruiker-scherm wordt getoond:


om een nieuwe

128

www.CNGRS.com

Het nieuwegebruiker-scherm bestaat uit twee tabbladen. Vul in het eerste tabblad de gevraagde gegevens in. Gebruikersnaam Iedere gebruiker beschikt over een gebruikersnaam, welke uniek is over het hele <% Company %> systeem, ongeacht het account. In combinatie met het account nummer en het wachtwoord, verleent dit de gebruiker toegang tot <%Company %>. E-mailadres Het e-mailadres wordt gebruikt om de gebruiker haar nieuwe of gewijzigde logingegevens toe te sturen. Wachtwoord Het persoonlijke wachtwoord waarmee de gebruiker kan inloggen. Een wachtwoord van een gebruiker van <%Company %> dient te voldoen aan de volgende specificaties: een lengte van ten minste zes karakters; ten minste één hoofdletter; ten minste één kleine letter; ten minste één cijfer. Standaard taal De standaard taal bepaalt in welke taal de gebruiker het <%Company %> systeem te zien krijgt.


Accountbeheer

129

De gebruiker is geblokkeerd Zet deze optie aan om te voorkomen dat de gebruiker kan inloggen. Open het tabblad Rechten om de rechten van de gebruiker toe te kennen. U vindt hier meer informatie over de beschikbare rollen. Wanneer u binnen het account meerdere afdelingen heeft aangemaakt dan ziet u in het scherm een derde tabblad: Afdelingen

Op dit tabblad kunt u de afdelingen, waarbinnen de nieuwe gebruiker valt, aanvinken. Klik op Ok om de nieuwe gebruiker aan te maken. Zodra het systeem de gebruiker heeft aangemaakt, wordt er naar het opgegeven e-mailadres een bericht verstuurd waarin de nieuwe gebruiker haar inloggegevens ontvangt.

5.2.2

Gebruikers bewerken of (de)blokkeren Klik in het gebruikersbeheer-scherm achter een gebruiker op zien en/of te wijzigen. Het gebruikerbewerken-scherm wordt getoond:


om haar gegevens in te

130

www.CNGRS.com

Dit scherm is vrijwel identiek aan het nieuwegebruiker-scherm. U kunt hier de nieuwe gegevens opgeven. LET OP: Het is niet mogelijk de gebruikersnaam van een bestaande gebruiker te wijzigen. Om een gebruiker een nieuw wachtwoord te geven, kunt u dat hier opgeven. Om het huidige wachtwoord te behouden, laat u beide velden leeg. Indien u het wachtwoord wijzigt, ontvangt de gebruiker op haar e-mailadres een bericht met de gewijzigde logingegevens. Om de rechten van de gebruiker te wijzigen, gaat u naar het tabblad Rechten. U vindt hier meer informatie over de beschikbare rollen. Klik op Ok om de wijzigingen op te slaan of op Annuleren om terug te gaan naar het overzicht zonder de wijzigingen op te slaan.

Een gebruiker (de)blokkeren In bepaalde gevallen kan het nodig zijn dat u een bepaalde gebruiker toegang tot <%


Accountbeheer

131

Company %> wilt ontzeggen maar haar account (nog) niet wilt verwijderen. Ga hiervoor naar het bovenstaande gebruiker bewerken scherm en plaats een vinkje voor de optie Deze gebruiker is geblokkeerd. Klik vervolgens op Ok om de blokkering te activeren. Er verschijnt een slotje voor de gebruikersnaam van de gebruiker. Om een gebruiker te deblokkeren, voert u bovenstaande handeling eveneens uit, alleen haalt u het vinkje weg voor de optie Deze gebruiker is geblokkeerd.


132

5.3

www.CNGRS.com

Afdelingen Wanneer u binnen uw organisatie gebruikers wilt groeperen dan kunt u handig gebruik maken van de afdelingen. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat u verschillende afdelingen heeft, die elkaars projecten niet mogen inzien of bewerken. Dit terwijl deze afdelingen wel dezelfde opzet van de projecten hebben. De volgende onderdelen in het systeem kunnen worden toegekend aan één of meerdere afdelingen: Gebruikers Sjablonen Projecten Thema's Rapportages Het gebruik van afdelingen kan het beheren van uw account zeer vereenvoudigen. Als u bijvoorbeeld één sjabloon maakt, die u aan alle afdelingen toekent en evenveel thema's als afdelingen definieert, dan kunnen alle gebruikers heel eenvoudig een nieuw project aanmaken op basis van het sjabloon en het thema dat bij de afdeling van de gebruiker hoort. Elke gebruiker kan alleen projecten inzien en bewerken, die bij de afdeling(en) horen waar de gebruiker bij ingedeeld is. Bij het aanmaken van het account maakt het systeem automatisch één afdeling aan. Deze afdeling heet Projecten. De naam van deze afdeling kunt u wijzigen. Wanneer u niet met afdelingen wilt werken dan hoeft u niets te doen. Het systeem zal automatisch detecteren dat er maar één afdeling is en deze toekennen aan een nieuw onderdeel. U zult bij het aanmaken van een nieuw onderdeel ook geen vragen over de afdelingen krijgen.

5.3.1

Nieuwe afdeling toevoegen Voor het toevoegen van een afdeling gaat u naar menu item Accountbeheer > Uw accountgegevens > Afdelingen. U volgt de volgende stappen: Klik op de knop "Nieuwe afdeling toevoegen" Geef de naam van de afdeling op Vink alle gebruikers van deze afdeling aan Klik op de knop "Opslaan" Op dit moment is uw nieuwe afdeling aangemaakt.

5.3.2

Afdelingen bewerken of verwijderen Voor het bewerken van een afdeling gaat u naar menu item Accountbeheer > Uw accountgegevens > Afdelingen. U volgt de volgende stappen: Klik op de knop "Afdelingsnaam en/of gebruikers wijzigen" ( u wilt wijzigen Pas de naam van de afdeling aan

) achter de afdeling die


Accountbeheer

133

Wijzig de gebruikers die bij deze afdeling horen Klik op de knop "Opslaan" Op dit moment zijn de gegevens van de afdeling aangepast. Voor het verwijderen van een afdeling doet u het volgende: Klik op de knop "Afdeling verwijderen" ( ) achter de afdeling die u wilt verwijderen U krijgt nu een vraag of u de betreffende afdeling echt wilt wijzigen. bevestig de vraag met Ok De afdeling is nu verwijderd. het is niet mogelijk om alle afdelingen te verwijderen. Er dient altijd één afdeling in uw account aanwezig te zijn.


134

5.4

www.CNGRS.com

Rollen De mogelijkheid om een functionaliteit uit te voeren hangt af van twee factoren: 1. De rol van de gebruiker 2. de pakketkeuze van het project In deze paragraaf zullen we de rollen bespreken. Elke gebruiker krijgt een rol toebedeeld. Deze rol is geldig binnen het account en kan door de beheerder van het account worden toegekend. CNGRS.com kent de volgende rollen: 1. Beheerder Dit is de meest uitgebreide rol met alle rechten. 2. Datainvoer/uitvoer Gebruikers met deze rol kunnen alle functionaliteiten met betrekking tot data uitvoeren, zoals het importeren en exporteren. 3. Financieel Deze personen hebben toegang tot alle registratiegegevens en financiële informatie. 4. Eerstellijnshelpdesk De eerstelijnshelpdesk kunnen algemene en registratie vragen oplossen en hebben ook rechten om de betreffende gegevens te wijzigen. 5. Tweedelijnshelpdesk De tweedelijnshelpdesk heeft meer bevoegdheden en kan bijvoorbeeld ook registraties annuleren. 6. Marketing Marketing medewerkers hebben toegang tot alle statistieken en de functionaliteiten om campagnes via e-mail of sms uit te voeren. 7. Projectmanager De projectmanager heeft binnen haar project dezelfde rechten als de beheerder. 8. Rapportage en Statistieken De gebruikers met deze rol kunnen de informatie interpreteren en analyseren. 9. Techniek De technische medewerkers kunnen de definities en de lay-out van het project aanpassen. 10. Inzage Dit is de rol met de minste rechten. De gebruiker kan de gegevens inzien, maar niets wijzigen Alhoewel elke gebruiker binnen het account slechts één rol krijgt, heeft de rollenstructuur een gelaagdheid. Hierdoor kunnen gebruikers impliciet meerdere rollen hebben. Deze gelaagdheid ziet er als volgt uit: Rol ->

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

heeft ook rollen | 1.

X


Accountbeheer

2.

X

X

3.

X

4.

X

X

5.

X

X

6.

X

7.

X

8.

X

9.

X

10.

X

X X X

X X

X

X

X

X X

X X

X

X

X

X

X X

X


X

X

X

X

X X

X

X

135

136

5.5

www.CNGRS.com

Stambestanden Wanneer u veel gebruik maakt van hetzelfde bestand, bijvoorbeeld een ledenbestand, dan kunt u dit bestand in CNGRS importeren als stambestand. Met het stambestand bent u in staat om uw doelgroep snel en efficiënt te benaderen en de gegevens van de personen in het bestand te onderhouden. Het stambestand is eigenlijk een speciaal project binnen het account, waarmee u de volgende zaken kunt uitvoeren: - gegevens gebruiken voor een mailing in andere projecten. - gepersonaliseerde registratie uitvoeren door de gegevens vooraf in te vullen. Hierdoor kunnen de deelnemers erg snel registreren. - mailings en nieuwsbrieven versturen. - de personen zelf de gegevens laten onderhouden, zodat deze altijd up-to-date blijven.

5.5.1

Nieuw stambestand aanmaken Het aanmaken van een nieuw stambestand gaat ingrote lijnen hetzelfde als het aanmaken van een nieuw project. Zie hiervoor item: Aanmaken nieuw project. Na het aanmaken van het stambestand kunt u het openen. Het menu zal zich aanpassen aan de mogelijkheden, die u binnen het stambestand heeft. Na het aanmaken van het stambestand project, gaat u de pagina's vullen met de gegevens, die u in het stambestand wilt hebben. Dit is om twee redenen van belang: 1. De registratie kunt u gebruiken voor het laten verifiëren van de gegevens door de personen uit het bestand 2. De gegevens op de registratiepagina's bepalen de gegevens die u in het stambestand kunt gebruiken Als u dus bijvoorbeeld de Voornaam niet heeft geplaatst op een van de pagina's, dan kunt u deze ook niet gebruiken in het stambestand. De meest belangrijke opties voor het stambestand zijn: - importeren gegevens U bouwt het stambestand op door: 1. Personen direct te laten registreren in het stambestand 2. het importeren van gegevens uit uw eigen lijsten Het importeren van de gegevens gaat hetzelfde als een gewone import in een project. Het verschil is dat alle gegevens in één bestand, het stambestand, terecht komen en u dus alle gegevens tegelijk kunt gebruiken. Voor het importeren verwijzen we u naar item Importeren van gegevens. - stambestand onderhouden Wanneer gegevens wijzigen, dan wilt u deze eenvoudig kunnen aanpassen. Hiervoor gebruikt u menu item: Stambestandbeheer -> Data -> Stambestand onderhouden.


Accountbeheer

137

Met het selectiefilter in het scherm kunt u eenvoudig de persoon zoeken, die u wilt wijzigen. Vervolgens klikt u op Wijzigen ( ) achter de gegevens van de persoon. Nu opent een popup venster waar u alle gegevens van de persoon kunt aanpassen. Met de knop Verwijderen ( ) haalt u de persoon uit het stambestand. LET OP: het is niet meer mogelijk deze persoon terug te halen.


Deel

VI

Veel gestelde vragen (FAQ)

6

139

Veel gestelde vragen (FAQ) Dit hoofdstuk bevat korte antwoorden of verwijzingen naar verdere uitleg voor de meest gestelde vragen van het systeem. Het is een dynamisch hoofdstuk waar, naar aanleiding van de vragen die we van u als gebruiker krijgen, een invulling aan gegeven wordt. Indien u een vraag heeft die niet wordt beantwoord in dit hoofdstuk of de rest van de handleiding dan kunt u altijd contact opnemen met support.


140

6.1

www.CNGRS.com

Ik ben mijn wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op het inlogscherm op de link Wachtwoord vergeten?

In dit scherm geeft u uw gebruikersnaam en accountnummer op. Deze worden gecontroleerd en er wordt automatisch een nieuw wachtwoord aangemaakt. Uw nieuwe logingegevens ontvangt u vervolgens via e-mail. Indien u uw gebruikersnaam of accountnummer niet meer weet, neemt u contact op met uw beheerder. LET OP: Na 5 keer foutief inloggen wordt uw account automatisch geblokkeerd. U dient nu contact op te nemen met de beheerder. U kunt op dit moment ook geen nieuw wachtwoord aanvragen.



6.2

141

Registratiewebsite gesloten. Hoe kan ik deze openen? Voor het online brengen van een registratie website verwijzen we u naar paragraaf Online/ Offline zetten registratie website.


142

6.3

www.CNGRS.com

Ik kan mijn badge lay-out niet selecteren Wanneer u een eigen badge lay-out heeft aangemaakt dan kunt u deze selecteren bij het aanmaken van een badge reeks definitie. Het is erg belangrijk dat u bij het aanmaken van de badge lay-out als Rapportage categorie "Badge Lay-out" heeft gekozen. Als u een andere categorie heeft gekozen dan zult u de badge lay-out niet in de selectie terugzien. Om de categorie te checken voert u de volgende check uit: Ga naar menu Projectbeheer > Rapportages > Ontwerpen In de derde kolom van het overzicht kunt u zien in welke categorie de rapportage is ingedeeld Als dit niet de categorie "Badge Lay-out" is dan dient u dit aan te passen.



6.4

143

Ik mis een project/sjabloon in de lijst Projecten en sjablonen worden met een paar restricties getoond op het scherm. Alleen als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan zal een gebruiker een project of sjabloon zien: 1. De gebruiker moet de juiste rol hebben 2. De gebruiker moet in de juiste afdeling zitten De beheerder of projectmanager bepalen de toegestane rollen en afdelingen voor een project.


144

6.5

www.CNGRS.com

Projectwaardering

Hoe bepaal je de toegevoegde waarde van CNGRS voor een bijeenkomst? Dit zal voor elke bijeenkomst verschillen en mede afhangen van bijvoorbeeld de volgende vragen: Op welke manier zet ik CNGRS in en van welke functionaliteiten maak ik gebruik? Hoeveel tijd, resources en geld bespaar ik door het gebruik van CNGRS? Welke ondersteuning krijg ik van CNGRS? Welke expertise en ervaring voegt CNGRS toe en hoeveel baat heb ik daarbij? Wat zijn de totale kosten binnen het budget? Hoe belangrijk is registreren voor onze bijeenkomst? Een goedlopende registratie en het vastleggen van gegevens op één centrale plek vormen de basis. Als dit geen toegevoegde waarde levert, dan heeft het inzetten van CNGRS geen zin en raden wij het af om er gebruik van te maken. Het blijkt echter dat deze basis al snel tot meer overzicht leidt en dat daarmee veel tijd bespaard kan worden. Alle extra functionaliteiten waaronder mailings, exports, helpdesk, betalingen en facturatie, producten, meertalige registratie en uitgebreide rapportages en statistieken geven u als organisator krachtige tools in handen. De inzet van deze middelen maakt CNGRS tot een volledige dienst en bepaalt voor u in hoge mate de extra toegevoegde waarde. In de praktijk blijkt dat de waardering, uitgedrukt in een bedrag per registratie, tussen € 0,00 en € 10,00 ligt. Dat zijn de uitersten, het gemiddelde ligt tussen de € 1,50 en € 4,00 voor registraties tot 1000 deelnemers en tussen de € 0,35 en € 2,00 voor registraties met grote aantallen. Laten we de uitersten kort toelichten: € 0,00 betekent niet per definitie dat er geen toegevoegde waarde is. Dit komen we bijvoorbeeld tegen wanneer een nieuwe klant voor het eerst registreert, een pilot wil doen en pas achteraf de toegevoegde waarde bepaalt. Of wanneer we als CNGRS zelf een bijdrage willen leveren of wanneer de tegenprestatie op een andere manier wordt geleverd. Bij € 10,00 is het aantal registraties over het algemeen wat lager en de toegevoegde waarde zeer hoog. Het hele administratieve proces van bijvoorbeeld een training is compleet uit handen genomen. De uitnodiging, marketing via websites en social media, de registratie, facturatie en online betaling, rapportages en statistieken, de evaluatie en het programma en de badges worden via CNGRS geregeld. Dit levert niet alleen veel tijdswinst, maar ook meer zekerheid van inkomsten doordat de betaling tijdens de registratie plaatsvindt. Het gebruik van een bedrag per registratie blijkt voor veel organisatoren erg handig. De kosten groeien op deze manier mee met het aantal registraties. Hiermee ontstaat de juiste flexibiliteit en zit je niet vast aan (te hoge) vaste kosten. Toch kan het in sommige gevallen beter zijn om een totaal bedrag vast te stellen voor de © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden


145

registratie. Het kan zijn dat dit makkelijker te budgetteren is of dat er zo een maximum bedrag uitgetrokken kan worden. CNGRS ondersteunt beide opties en biedt u hiermee volledige vrijheid in het waarderen van onze diensten. Het kan natuurlijk zijn dat u in de loop van het project een andere waardering wilt toekennen. Ook dit is geen probleem. U kunt de waardering op elk moment wijzigen. We horen graag uw mening. Daarom is het voor ons erg belangrijk dat we na elk project een korte evaluatie doen. Hierin kunt u aangeven wat CNGRS vooral moet blijven doen en op welke punten het de volgende keer nog beter kan. Ook horen we het graag wanneer u suggesties heeft voor nieuwe functionaliteiten of extra diensten. Op die manier bouwen we samen aan een optimale dienstverlening. We ondersteunen u altijd graag bij het bepalen van uw keuzes. Met de juiste dialoog kunnen we samen bekijken hoe we CNGRS zo optimaal mogelijk in kunnen zetten.

Vallen alle aangeboden diensten van CNGRS hieronder? Op de kosten van een aantal onderdelen in onze dienstverlening hebben wij helaas weinig invloed. Simpelweg doordat dit kosten zijn die door onze leveranciers worden doorberekend. Waar gaat het om? Het uitvoeren van een online betaling tijdens de registratie: Transactiekosten per uitgevoerde betaling Kosten per betaalmiddel: iDeal Op factuur Visa / MasterCard Amex

Het versturen van een sms Voor on-site ondersteuning tijdens het event hanteren we de volgende tarieven: On-site unit voor registratie en badges printen On-site unit voor het uitvoeren van pin en credit card betalingen Scanner voor gebruik bij toegangsscanning of workshopdeelname Staflid CNGRS en transport

€ 0,50 € 1,00 € 1,00 2,95% van het afgerekende bedrag 4,00% van het afgerekende bedrag € 0,12

€ 90,00 (per dag) € 90,00 (per dag) € 60,00 (per dag) € 85,00 (per uur)

(bi j meerdere uni ts en/of da gen werken we met ges ta ffel de bedra gen)

Alle andere aangeboden diensten en functionaliteiten maken deel uit van onze toegevoegde waarde waarvan u de prijs bepaalt!


Deel

VII

Handige hulpmiddelen

7

147

Handige hulpmiddelen In dit hoofdstuk verzamelen we zoveel mogelijk onderwerpen om de gebruiker verder te ondersteunen in onderwerpen die niet in de handleiding beschreven staan of eigenlijk buiten de scoop van de handleiding zelf vallen.


148

7.1

www.CNGRS.com

Checklijsten Deze paragraaf bevat een aantal handige checklijsten, die u kunt gebruiken voor, tijdens en na het registratie project.

7.1.1

Opzetten van een project Voor het opzetten van het project heeft u de volgende gegevens nodig: Project Sjabloon naam 1 Project naam Korte omschrijving Locatie Startdatum van het evenement Starttijd van het evenement Einddatum van het evenement Eindtijd van het evenement Registratie Startdatum van de registratieperiode Starttijd van de registratieperiode Einddatum van de registratieperiode Eindtijd van de registratieperiode Beschikbare talen2

Engels Nederlands

Standaard taal3

Engels Nederlands

Groepsregistratie Ja s mogelijk3 Nee Contactgegevens Helpdesk telefoonnummer Helpdesk e-mail adres



149

Naam afzender (automatisch verstuurde e-mail berichten)

e-mail adres voor beantwoording4 (automatisch verstuurde berichten)

Bezoekersgroepen Aanwezige Afbouwer bezoekersgroepe Bezoeker n2 Exposant Lid Opbouwer Organisatie Pers Spreker Staf exposant VIP Pagina selectie Pagina's 2

Welkom Start Personalia Vragen Workshops Samenvatting

1

Indien uw organisatie gebruik maakt van eigen sjablonen dan kunt u dit hier al invullen. In andere gevallen kunt u een keuze maken uit de voorgedefinieerde CNGRS sjablonen. 2 U kunt hier meerdere keuzes maken maar moet hier tenminste één keuze maken 3 U kunt hier één keuze maken 4 Elke automatisch verstuurde e-mail (bijvoorbeeld een bevestigingse-mail) wordt verstuurd vanaf het email adres [email protected]. Indien bezoekers toch een antwoord gaan sturen, dan kunt u een email adres binnen uw organisatie opgeven waar dit verstuurde e-mail bericht naartoe gestuurd moet worden.


150

7.2

www.CNGRS.com

Gereedschappen In dit hoofdstuk bespreken we de gereedschappen die in <%Company %> worden gebruikt. Bestandsbeheer De color picker Selectiefilter

7.2.1

Bestandsbeheer

Het bestandsbeheer venster stelt u in staat om bestanden (zoals afbeeldingen) voor uw registratiewebsite te beheren. LET OP: Iedere klant van <%Company %> heeft haar eigen bestandsomgeving. Deze omgeving wordt gedeeld door alle projecten van dezelfde klant en kan door alle gebruikers van deze klant (mits zij over de juiste rechten beschikken) worden gebruikt. Het is uiteraard niet mogelijk om bestanden van andere klanten in te zien of te beheren. LET OP: Houdt er rekening mee dat de omgeving wordt gedeeld over alle projecten. Verwijder of vervang dus geen bestanden waarvan de mogelijkheid bestaat dat zij in een ander project worden gebruikt! Neem bij twijfel contact op met de beheerder van uw account of een project manager of technisch medewerker. Vanuit de hoofdmap (de 'root') kunt u op een werkwijze die overeenkomt met die van de Windows TM Verkenner een bestanden- en mappenstructuur aanleggen. Zo kunt u nieuwe © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden


151

mappen en bestanden toevoegen, hernoemen, verwijderen en onderling verplaatsen. Klik met de rechtermuisknop op een bestand of map om de beschikbare opties in te zien. Indien u een afbeelding aan het selecteren bent, ziet u rechts een voorbeeldweergave van het geselecteerde bestand. Standaard wordt dit voorbeeld op maat van de ruimte rechts weergegeven. Klik op inzoomen of uitzoomen om de afbeelding van resp. dichterbij of verder weg te bekijken. Klik op passend maken om de afbeelding weer op maat te tonen. Bij het weergeven komt het kwaliteitsniveau niet overeen met de uiteindelijke weergave.

Bestanden toevoegen Klik in het bestandsbeheer op Hierop verschijnt het Laden venster:

om nieuwe bestanden toe te voegen.

Klik op de bovenste knop Selecteren om een bestand op uw eigen systeem te kiezen. Er verschijnt een Bladeren venster waarin u het gewenste bestand kunt opzoeken. Klik op Ok om de locatie van het gewenste bestand toe te voegen aan het laden venster. Standaard kunt u tot drie bestanden tegelijk toevoegen. Klik op Toevoegen om dit aantal te verhogen. Eventueel kunt u dit aantal verlagen door op Verwijderen te klikken, maar u kunt ook de invoervelden leeg laten. Vink de optie Bestaande bestanden met deze naam vervangen? aan indien u bestanden die al aanwezig zijn, wilt overschrijven. Indien een bestand wordt overschreven, krijgt u hier geen extra bevestiging van. Klik op Laden om de geselecteerde bestanden toe te voegen aan uw bestandsomgeving. De bestanden worden geplaatst in de actieve map.


152

www.CNGRS.com

LET OP: Afhankelijk van uw Internetverbinding en het aantal gekozen bestanden, kan het laden enige momenten in beslag nemen. Klik hierbij niet nogmaals op Laden! LET OP: Houdt rekening met de maximale bestandsgrootte en de toegestande bestandstypes. Bedenk dat uw bezoekers de bestanden ophalen bij het bekijken van de registratiewebsite. Grote afbeeldingen kunnen de snelheid waarmee de website wordt weergegeven vertragen.

Mappen toevoegen Klik op om een nieuwe map aan te maken. De map zal aangemaakt worden als submap onder de actieve map. TIP: Maak voor ieder project een eigen map aan. Plaats hierin de bestanden die voor dit project specifiek zijn. Hiermee blijft alles overzichtelijk en voorkomt u dat u of uw collega's bestanden overschrijven met bestanden die voor een ander project bestemt zijn.

7.2.2

De color picker

De color picker stelt u in staat op gebruiksvriendelijke wijze een kleur te kiezen. Kies als eerste een kleurtoon uit de verticale balk in het midden. Het linkervlak zal meekleuren en een bereik van kleuren tonen welke passen bij de gekozen kleurtoon. Verplaats de kleine cirkel over het linkervlak om een specifieke kleur te kiezen. In plaats van een kleur te kiezen uit het linkervlak, kunt u ook gebruik maken van een hexadecimale HTML kleurcode of kiezen uit een combinatie van rood, groen en blauw of uit een combinatie van kleurtoon, verzadiging en helderheid.



153

Het vlak rechtsboven toont de kleur die u op dit moment heeft gekozen. Om deze kleur ook daadwerkelijk toe te passen, klik op Ok. Klik op Annuleren om de keuze ongedaan te maken en de bestaande kleur te behouden.

7.2.3

Selectiefilter Het selectiefilter bestaat uit twee onderdelen: Standaard

U kunt zoeken op de volgende (combinaties van) zoekcriteria: Volgnummer Elke voltooide registratie krijgt automatisch een volgnummer. Het is raadzaam om dit nummer als referentie voor de registratie mee te sturen in bijvoorbeeld de bevestigingspagina en/of de bevestigingmail. Wanneer een bezoeker contact met u opneemt dan kunt u naar dit nummer vragen om zo snel te kunnen zoeken. Achternaam Bedrijfsnaam Postcode E-mailadres De overige zoekcriteria kunt u aanpassen door op (wijzigen) achter het item te klikken U heeft de keuze uit: Registratiedatum Dit kan een tijdstip zijn, maar ook een dag of een periode. U kunt dit vrij opgeven Status U dient altijd tenminste één status aan te vinken. Elke registratie heeft altijd een status. Dit kan een van de volgende statussen zijn: Niet voltooid Indien een registrant nog bezig is met de registratie of de registratie heeft gestopt en niet heeft afgemaakt. Ingediend Wanneer er sprake is van een accreditatie voor een registratie, dan krijgt de registratie automatisch deze status bij het afronden. Nadat © 2013 Web Collective B.V., alle rechten voorbehouden

154

www.CNGRS.com

er een positieve accreditatie heeft plaatsgevonden zal het systeem de registratie op Afgerond zetten. Afgerond Deze status hoort bij een volledig voltooide registratie. Geannuleerd Een afgeronde registratie kan geannuleerd worden. Afgemeld Wanneer de registratie start met een optie tot aan/afmelden dan krijgt een registratie deze status als de bezoeker voor de optie Afmelden heeft gekozen. Geweigerd Deze optie kunt u gebruiken bij abstracts. In het geval een abstract is afgewezen, krijgt deze de status geweigerd. Bezoekersgroep Alle, in het project beschikbare, bezoekersgroepen worden hier getoond. Door het aan/uitvinken van bezoekersgroepen kunt u makkelijk in de verschillende groepen zoeken. U dient altijd tenminste één bezoekersgroep aan te vinken. Voor elk zoekcriterium geldt dat er een gedeelte van de naam ingevoerd kan worden. Als u bijvoorbeeld wilt zoeken naar een persoon met achternaam Jansen, maar het niet duidelijk is of het om Jansen of Janssen gaat dan kunt u in het zoekcriterium achternaam Jans invoeren. Het systeem zal nu alle registraties waar in de achternaam het woord Jans voorkomt opleveren. U kunt ook een combinatie van zoekcriteria opgeven. Zo kunt u bijvoorbeeld voor de bedrijfsnaam 'BV' opgeven en voor het e-mail adres '@zoeken.com'. Het systeem zal nu alle registraties vinden waar in de bedrijfsnaam de letters BV voorkomen en in het e-mail adres @zoeken.com. Uitgebreid Wanneer de standaard zoekcriteria niet toereikend zijn en u bijvoorbeeld op het antwoord op een specifieke vraag wilt zoeken, dan kunt u het tabblad Uitgebreid gebruiken. Hier kunt u alle gegevens, die u in de registratie vastlegt, als zoekcriterium gebruiken. U bouwt het zoekfilter op door uit de lijst het zoekcriterium te kiezen waarop u wilt filteren. Afhankelijk van deze keuze kunt u vervolgens de waarde voor het zoekcriterium opgeven. U kunt op deze manier 4 keuzes opgeven. Door middel van het kiezen van de En of Of tussen de zoekcriteria bepaalt u hoe de verschillende zoekcriteria aan elkaar gerelateerd zijn. Wilt u bijvoorbeeld zoeken naar alle mannelijke bezoekers die in 1968 geboren zijn, dan ziet het zoekscherm er als volgt uit:



7.2.4

155

De teksteditor De teksteditor vindt u terug op veel plaatsen in CNGRS.com en wordt gebruikt om teksten mee in te voeren en op te maken.

LET OP: Het is van belang om u te realiseren dat alle tekst op het internet opgemaakt wordt in HTML en style sheet codes. Alhoewel veel teksten direct uit een tekstverwerkingsprogramma als MS Word overgenomen kunnen worden, zullen vooral teksten met veel opmaak niet in de juiste vorm overgenomen worden. Voor het secuur opmaken van teksten heeft u dus in sommige gevallen (enige) kennis van HTML en style sheets nodig. Met de editor kunt u zeer uitgebreide teksten opnemen op een pagina en deze helemaal naar uw eigen smaak opmaken. Hiertoe biedt de teksteditor een groot aantal opties, die u ook veelal terugziet in de tekstverwerkers. De opties zijn onder andere: - de bovenste balk voor het opmaken van de tekst Met de items uit deze balk kunt u het lettertype kiezen, tekst vet, schuin of onderstreept maken, een andere kleur geven of een achtergrond kleur geven, links, midden, rechts of uitgelijnd centreren en eenvoudig een genummerd of punten lijstje maken. - de middelste balk voor het bewerken van tekst. Met deze balk kunt u tekst selecteren, kopieren, plakken en ontdoen van eerdere opmaak Verderop zullen we de overige opties in deze balk bespreken. - de onderste balk voor het invoegen en bewerken van tabellen.

Onder het tekstvak staat ook een aantal knoppen: Ontwerp Dit is de standaard optie voor het bewerken van tekst. Kies deze optie om de tekst in te voeren en op te maken zoals u dat in een tekstverwerker gewend bent HTML Alle tekst, die u invoert, wordt achter de schermen als HTML opgeslagen. Als u specifieke zaken, zoals het nauwkeurig plaatsen van een afbeelding, wilt uitvoeren dan is het vaak nodig om dit te doen vanuit de HTML code. Als u klikt op de optie HTML dan ziet u alle tekst met de daarbij behorende HTML en style sheet coderingen. Hier kunt u zelf in wijzigen. Let u er wel op dat de HTML coderingen juist blijven, anders zal de editor er zelf voor zorgen dat de uiteindelijke tekst correcte HTML is. Dit resulteert meestal in een ongewenst resultaat. Voorbeeld Deze optie kunt u kiezen om een beeld te krijgen van hoe de uiteindelijke tekst eruit


156

www.CNGRS.com

komt te zien ( ) Uitvergroten Met deze optie kunt u de inhoud van de editor vergroten of verkleinen om ervoor te zorgen dat u de inhoud ziet, zoals het voor u prettig is. Onderaan de editor treft u de ta(a)l(en) van uw registratie. In het voorbeeld is dit alleen Nederlands. Wanneer uw registratie meerdere talen ondersteunt, dan zullen deze als tabbladen onder de editor zichtbaar zijn. Als u op een tabblad klikt dan zal de tekst van de corresponderende taal worden getoond in de editor. Let u er hierbij wel op dat de inhoud van de huidige taal eerst wordt opgeslagen voordat de nieuwe aangeklikte taal wordt getoond. Speciale functionaliteiten In deze paragraaf zullen we een aantal speciale functionaliteiten van de teksteditor bespreken. Deze functionaliteiten kunnen u helpen om de inhoud van uw tekst uitgebreid vorm te geven en te vullen naar uw wensen. Invoegen link via de hyperlink manager Als u op de hyperlink manager klikt dan opent het volgende scherm:

U kunt in de tekst 3 soorten links invoegen: - een (hyper)link voor het springen naar bijvoorbeeld een website of een PDF bestand Naast de volledige link (vergeet u niet de http://) kunt u de voolgende ietms opgeven: - tekst, die u voor de link in de tekst ziet, hier CNGRS, maar u kunt bijvoorbeeld ook "klik hier" zetten - het doel: hier geeft u op wat de actie moet doen. In het voorbeeld wordt een nieuw browservenster geopend. - Bestaand anker: deze optie is niet relevant - Tooltip: een tekst, die de gebruiker ziet als zij haar muis er overheen houdt - CSS klasse: hier niet relevant, maar u kunt hier de opmaak van het element mee sturen. - een anker voor het springen naar een ander gedeelte in de tekst Hier kunt u een naam opgeven voor het anker en hier later of eerder in de tekst weer naar verwijzen. - een e-mail adres voor het automatisch openen van uw e-mail programma Om ervoor te zorgen dat een gebruiker direct een mail kan sturen naar een



157

opgegeven e-mail adres, kunt u hier de benodigde gegevens specificeren: - het e-mail adres zelf - de getoonde tekst voor het e-mail adres in de tekst. Dit kan bijvoorbeeld ook weer het e-mail adres zijn of een naam van de persoon. - Onderwerp: als u dit invult dan zal het onderwerp van de mail automatisch ingevuld zijn. - CSS klasse: hier niet relevant, maar u kunt hier de opmaak van het element mee sturen. Invoegen afbeelding Het invoegen van een afbeelding verloopt iets anders dan bij een normale tekstverwerker. Elke afbeelding moet eerst worden ingeladen (uploaden) in de centrale database van CNGRS om ervoor te zorgen dat iedereen de afbeelding kan benaderen. Voor het uitvoeren van het uploaden van een bestand verwijzen we u naar het gereedschap Bestandsbeheer. Nadat u het uploaden voltooid heeft, selecteert u het bestand en klikt u op "Invoegen" rechts onder de afbeelding. Nu wordt hde afbeelding op de plaats van de cursor ingevoegd. Invoegen project- of registratie specifieke gegevens In veel gevallen is het belangrijk dat de gegevens, die de deelnemer heeft ingevoerd tijdens de registratie, in de tekst terugkomen. Hiervoor gebruikt u de lijst met "Project gegevens". Via deze lijst kunt u onder andere de volgende items toevoegen: - Verschillende soorten links, bijv. links naar de extra pagina's, een evaluatie of een registratielink

- Uitgebreide project informatie. Alle kenmerken van het project kunt u terug laten komen in het project. TIP: Om alle project gegevens, zoals de naam en openingstijden consistent te gebruiken, kunt u het beste overal in de tekst gebruik maken van de project gegevens lijst. - Registratie gegevens van de deelnemer. Alle gegevens, die een deelnemer heeft ingevuld kunt u terug laten komen in de tekst: - abstract


158

www.CNGRS.com

- adres - bedrijf - persoon - vragen - produkten overzicht - registratie details LET OP: Laat de registratiegegevens alleen terugkomen op pagina's, die na het invullen van de gegevens vallen, zoals de bevestigingspagina of een mail. Wanneer u een optie uit de lijst aanklikt, dan zal deze in het opmaak scherm getoond worden als {Project.Name}. U dient de accolades en de engelse tekst niet te wijzigen. Het systeem zal bij het tonen van de tekst op het scherm of in de mailing automatisch de velden vervangen door de bijbehorende waarde. Verwijderen van opmaak Wanneer u tekst kopieert uit bijvoorbeeld een tekstverwerker, dan kopieert u veelal ook alle (HTML) opmaak van de tekst mee. Dit levert vaak een heel groot en vertekend bestand op. Met deze optie kunt u alle of een gedeelte van de HTML opmaak automatisch verwijderen. Dit is een erg handige optie als u bijvoorbeeld een Word tekst kopieert en deze zonder alle opmaak wilt bewerken. U heeft de volgende opties:

1. alle opmaak verwijderen: hiermee wordt alle HTML en style sheet opmaak uit de tekst verwijderd en blijft alleen de tekst over 2. CSS opmaak verwijderen: hiermee verwijdert u alle style sheet opmaak. Alle overige HTML opmaak blijft bestaan 3. Lettertype opmaak verwijderen: hiermee verwijdert u alle style sheet en HTML opmaak die direct met lettertypes te maken heeft (zoals font grootte, fonttype, vet) 4. SPAN elementen verwijderen: veel opmaak wordt verpakt in een zogenaamd SPAN HTML element. Deze optie verwijdert al deze elementen met de bijbehorende opmaak. 5. Word opmaak verwijderen: als u tekst kopieert uit Word dan wordt meestal ook veel opmaak elementen meegekopieerd. Deze optie verwijdert deze extra opmaak details na het verwijderen van de opmaak, bent u uiteraard vrij om de gewenste opmaak vervolgens toe te voegen. Op deze manier kunt u met een schone lei beginnen en



alles precies zo opmaken als wenst.


159

Handleiding

Recommend Documents