Handleiding ZKMBeheer

Handleiding ZKMBeheer Inleiding ZKMBeheer is het computerprogramma van Psycro B.V. waarmee ZKM-beoefenaren een waarderingssysteem van een cliënt kunnen invoeren, laten scoren en een rapportage kunnen laten maken. Deze versie van ZKMBeheer voldoet aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) zoals geformuleerd door de commissie Kwaliteit van de Vereniging van ZKM Beoefenaren (VvZB).

Support Voor ondersteuning kunt U zich wenden tot Ruud van de Looij van Van de Looij-IT. Ruud is bereikbaar per e-mail op [email protected] of telefonisch op 06-10436668. Ook Uw cliënten kunnen bij problemen bij het scoren contact opnemen met Ruud van de Looij.

Systeem eisen ZKMBeheer is een zogenaamde web applicatie. Dit betekent dat U het programma niet hoeft te installeren, maar dat U het vanuit een Internet browser uitvoert. Het grote voordeel is dat U altijd de laatste versie van het programma gebruikt en dat U niet steeds nieuwe versies hoeft te installeren1. Een ander groot voordeel is dat ZKMBeheer zowel op de PC als op (nieuwere versies van) de Apple Mac gebruikt kan worden. Wat hebt U nodig: •

•

•

of een PC met:  Windows XP  Windows Vista  Windows 7 of een Apple Mac met Intel hardware2 en:  Mac OS 10.4 (Tiger)  Mac OS 10.5 (Leopard)  Mac OS 10.6 (Snow Leopard) of later Internet browser:  Internet Explorer  Firefox  Safari  Google Chrome  en waarschijnlijk nog wel enkele andere…

1

De eerste keer dat U zich aanmeldt moet U wellicht de Microsoft Silverlight plug-in installeren. Dit wijst zich verder vanzelf, maar U hebt er wel administrator rechten op de betreffende PC of Mac voor nodig. Neem zo nodig contact op met Uw ICT-afdeling. 2 In de praktijk betekent dit een Apple Mac van 2006 of later.

Handleiding ZKMBeheer

Copyright Psycro B.V. juni 2011

pagina 1

Al Uw ZKM-bestanden worden op onze server opgeslagen. Psycro B.V. zorgt voor de beveiliging en de back-up van Uw gegevens. Het grote voordeel is dat U vanaf elke locatie met een PC of Mac en een Internet verbinding kunt werken, bijvoorbeeld vanuit kantoor en vanuit thuis. Het gebruik vanuit een publieke locatie (Internet café, publiek WiFi netwerk, hotel lobby, etc.) raden wij echter af.

Opstarten Het enige dat U hoeft te doen om ZKMBeheer te gebruiken is met Uw Internet browser surfen naar https://www.scmpro.nl/ZKMBeheer1. Het programma wordt dan opgehaald en start vervolgens vanzelf op in de Internet browser. Vergeet U niet om https te gebruiken en niet http want hierdoor krijgt U een beveiligde verbinding met onze server. U kunt controleren dat U (of Uw cliënt bij het scoren) een beveiligde verbinding gebruikt door te kijken naar de adresbalk van Uw Internet browser: deze moet groen zijn en melden dat U contact hebt met Psycro B.V. ongeveer als volgt:

Veilig afsluiten van ZKMBeheer Omdat ZKMBeheer een Internet applicatie is die in een Internet browser wordt uitgevoerd, kan ZKMBeheer op meerdere manieren worden afgesloten. Twee daarvan zijn veilig (d.w.z. ZKMBeheer krijgt de kans om eventuele wijzigingen op te slaan), de andere zijn onveilig (d.w.z. het kan zijn dat de laatste wijzigingen verloren gaan). Veilige manieren om ZKMBeheer af te sluiten: 1. Ga naar het tabblad Afmelden en klik op de knop Afmelden. ZKMBeheer krijgt de kans om eventuele wijzigingen op te slaan. Hierna kunt U ZKMBeheer of de Internet browser willekeurig afsluiten. 2. Klik op de knop rechtsboven in het ZKMBeheer scherm. ZKMBeheer krijgt de kans om eventuele wijzigingen op te slaan en sluit zich zelf af. Hierna kunt U de Internet browser willekeurig afsluiten. Alle andere manieren om ZKMBeheer af te sluiten kunnen leiden tot verlies van eventuele wijzigingen, omdat ZKMBeheer niet meer de gelegenheid krijgt deze op te slaan. Foute manieren om ZKMBeheer af te sluiten:     

Sluiten van de Internet browser. Sluiten van het tabblad van de Internet browser waarin ZKMBeheer draait, door in het kruisje van het tabblad te klikken of door of in te toetsen. Navigeren naar de vorige pagina of naar de volgende pagina. Verversen van de pagina (o.a. door in te toetsen): ZKMBeheer wordt opnieuw opgestart. Etc.



pagina 2

Aanmelden Zodra U ZKMBeheer hebt opgestart krijgt U het volgende scherm. Vul Uw accountnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden. U wordt nu aangemeld op de server. Mocht U Uw accountnaam of wachtwoord niet meer weten, neem dan contact op met Ruud van de Looij.

In verband met de eisen van de Wbp onthoudt ZKMBeheer Uw wachtwoord niet meer. In oudere versies van ZKMBeheer gebeurde dit nog wel. ZKMBeheer onthoudt wel de door U gebruikte accountnamen (als U de optie Bewaar de accountnaam aan hebt staan) en toont deze in het uitklap lijstje. Om problemen bij het invullen van het wachtwoord te voorkomen kunt U de optie Laat het wachtwoord zien aanzetten, maar wij adviseren U om het direct na gebruik weer uit te zetten. Indien Uw wachtwoord niet sterk genoeg is krijgt U na het aanmelden het volgende scherm.

Klik op OK. U krijgt een scherm waarin U Uw wachtwoord kunt wijzigen.

U moet een nieuw, sterk wachtwoord ingeven en een keer bevestigen. Zolang het door U gekozen nieuwe wachtwoord niet sterk genoeg is, laat het scherm de eisen zien waaraan het nieuwe wachtwoord moet voldoen. Klik ten slotte op de knop Wachtwoord wijzigen. U krijgt een bevestiging dat Uw wachtwoord is gewijzigd.



pagina 3

Scherm indeling Zodra U zich succesvol hebt aangemeld laat ZKMBeheer het hoofdscherm zien. Bovenaan ziet U een aantal tabbladen die toegang geven tot een aantal zaken.

De knopjes rechts zijn voor: : Toont het versienummer van ZKMBeheer en een copyright melding. : Veilige manier om ZKMBeheer af te sluiten. Zie Veilig afsluiten van ZKMBeheer.

Tabblad: Afmelden / Aanmelden Onder het tabblad Afmelden kunt U zich afmelden van de server. Klik op Afmelden.

Wij raden U aan om U af te melden als U de PC of Mac zonder toezicht laat. Bij het afmelden worden alle andere tabbladen gesloten en verschijnt het aanmeld scherm weer.

Tabblad: Mijn gegevens Onder het tabblad Mijn gegevens kunt U: • • •

Uw budget bekijken Uw gegevens zoals ze bij Psycro B.V. bekend zijn bekijken en eventueel wijzigen Uw wachtwoord wijzigen.

Mijn budget ophalen Als U op de knop Mijn budget ophalen klikt, verschijnt een tabel met (in omgekeerde chronologische volgorde) alle mutaties op Uw budget, d.w.z. alle rapporten die U hebt laten maken en alle stortingen die U hebt gedaan. De bovenste regel geeft dus altijd Uw huidige budget weer. Mijn gegevens ophalen Als U op de knop Mijn gegevens ophalen klikt, worden Uw gegevens zoals ze bij Psycro B.V. bekend zijn getoond:



pagina 4

Als U iets aan deze gegevens wilt wijzigen moet U op Mijn gegevens wijzigen klikken. U kunt nu wijzigingen aan brengen. Bevestig eventuele wijzigingen door op de knop

te

klikken of annuleer door op de knop te klikken. Omdat de wijzigingen door Psycro B.V. moeten worden overgenomen kan het enige tijd duren voordat de nieuwe gegevens ook in ZKMBeheer verschijnen. Mijn wachtwoord wijzigen U kunt Uw wachtwoord wijzigen door op de knop Mijn wachtwoord wijzigen te klikken. U krijgt het scherm zoals aangegeven op pagina 3. Vul ook Uw oude wachtwoord in.

Tabblad: Mijn rapport definitie Het tabblad Mijn rapport definitie bevat een aantal opties waarmee U de rapportage enigszins kunt aanpassen aan Uw wensen. Deze opties zijn vooral opgenomen vanwege compatibiliteit met oudere versies van ZKMBeheer, U kunt namelijk ook Uw geheel eigen rapportage laten samenstellen. De rapport opties zijn als volgt:



pagina 5

Met de knoppen Accepteer wijzigingen en Maak wijzigingen ongedaan kunt U (niet verrassend) eventuele wijzigingen accepteren dan wel ongedaan maken. U kunt de taal van het rapport instellen3. U kunt een controlestaat (ruwe gegevens) toevoegen aan het begin van het rapport om de ingevoerde gegevens te vergelijken. U kunt een ongesorteerde correlatiematrix tussen gevoelens toevoegen aan het eind van het rapport. U kunt de achtergrondkleur van kopjes in tabellen naar Uw wensen instellen, zowel de kleur als de mate van kleuring. In het Voorbeeld vlakje kunt U zien hoe het er ongeveer uit zal gaan zien. De overige opties spreken min of meer voor zichzelf. Met de knop Oorspronkelijke standaard instellingen kunt U (niet verrassend) teruggaan naar de oorspronkelijke standaard instellingen. 3

In de nieuwe rapportage wordt op dit moment helaas alleen nog Nederlands ondersteund.



pagina 6

Tabblad: Mijn bestanden Het tabblad Mijn bestanden zult U het meest gebruiken. Hier krijgt U een overzicht van al Uw actieve bestanden en kunt U met deze bestanden werken. Links ziet U een knoppenbalk, rechts een overzicht van Uw bestanden. De knoppen balk Links op het scherm ziet U een aantal knoppen waarmee U iets kunt doen met de bestanden die in het overzicht van bestanden getoond worden. Om een knop te kunnen gebruiken moet U doorgaans eerst één of meer bestanden in het overzicht van bestanden selecteren. De knop werkt dan alleen op de geselecteerde bestanden.



Met de knop Nieuw bestand maakt U een nieuw bestand aan. Zie voor uitleg verderop.



Met de knop Open bestand opent U het bestand dat U in het overzicht van bestanden hebt geselecteerd. Zie voor uitleg verderop.



4



Als U de optie Toon alle bestanden aanvinkt ziet U ook alle verborgen bestanden.



Als U op de informatie knop bepaalde knop doet:

)

klikt, verschijnen er helpteksten die uitleggen wat een

4

Alleen als U de oude rapportage gebruikt en de cliënt klaar is met scoren, wordt er een Microsoft Word rapport aangemaakt. De status in het overzicht van bestanden is dan Er staat een rapport klaar en U kunt met de knop Rapport ophalen dit rapport op Uw eigen PC of Mac opslaan. ZKMBeheer zal U vragen om een folder en een bestandsnaam voor het rapport. Het is belangrijk dat U deze folder en bestandsnaam noteert zodat U het rapport later terug kunt vinden.



pagina 7

Hier ziet U bijvoorbeeld dat de ‘Toon meer opties’ knop laat zien resp. weer verbergt:



een aantal minder gebruikte knoppen

Met de knop Lijst vernieuwen kunt U de status van de bestanden in het overzicht van bestanden vernieuwen, bijvoorbeeld om te zien of een cliënt ondertussen klaar is met scoren of om te zien



pagina 8

of er inmiddels een rapport is aangemaakt. 

Met de knop Kopieer bestand kunt U een kopie maken van het bestand dat U in het overzicht van bestanden hebt geselecteerd, bijvoorbeeld voor een tweede afname. ZKMBeheer vraagt U of U alleen de waardegebieden wilt kopiëren of dat U ook de scores mee wilt kopiëren. Deze knop is ook handig als U meerdere bestanden met dezelfde waardegebieden wilt aanmaken, bijvoorbeeld voor een ZKM-Organisatie onderzoek.



Met de knop Verberg bestand kunt U het bestand of de bestanden die U in het overzicht van bestanden hebt geselecteerd verbergen, bijvoorbeeld omdat U er tijdelijk niet mee bezig zult zijn. Een verborgen bestand wordt alleen in de lijst getoond als de optie Toon alle bestanden is aangevinkt. U kunt een verborgen bestand zelf weer zichtbaar maken door (terwijl de optie Toon alle bestanden is aangevinkt) het bestand te selecteren en deze knop opnieuw te gebruiken.



Met de knop Archiveer bestand kunt U het bestand of de bestanden die U in het overzicht van bestanden hebt geselecteerd archiveren, bijvoorbeeld omdat er al een rapport is gemaakt en U het bestand voorlopig niet meer nodig hebt, maar er later misschien nog wel verder mee wilt werken, bijvoorbeeld voor een tweede afname. U kunt een gearchiveerd bestand niet zelf de-archiveren, hiervoor moet U contact opnemen met Ruud van de Looij. Als U klaar bent met de rapportage voor een cliënt is het verstandig om het bestand te archiveren, omdat iemand die onbedoeld toegang krijgt tot Uw account deze gegevens dan niet meer kan inzien.



Als U zeker weet dat U een bestand niet meer nodig hebt, kunt U het ook verwijderen. Met de knop Verwijder bestand kunt U het bestand of de bestanden die U in het overzicht van bestanden hebt geselecteerd definitief verwijderen. Een verwijderd bestand kan ook niet meer door Ruud van de Looij worden teruggezet!



Mocht U nog gebruik maken van de oudere computerprogramma’s van Psycro B.V. om Uw ZKMbestanden mee aan te maken (ZKMBasic, ZKMFlex, ZKM32, ZKMOntwerp) dan kunt U met de knop Importeer bestand een dergelijk bestand importeren in ZKMBeheer.

Overzicht van bestanden In het tabblad Mijn bestanden ziet U rechts een tabel met al Uw (niet verborgen) bestanden. De linker kolom geeft de naam van het bestand, de middelste kolom geeft de status van het bestand en de rechter kolom geeft het type lijst dat het bestand gebruikt. De status van een bestand kan zijn: Handleiding ZKMBeheer


pagina 9



Nog niet opgeslagen op de server U hebt een nieuw bestand aangemaakt, maar deze is nog niet opgeslagen op de server.



Nog niet opgegeven voor online scoren Het bestand is al eens op de server opgeslagen, maar de cliënt kan nog niet gaan scoren.



Cliënt kan scoren U hebt de cliënt uitgenodigd om online te gaan scoren en deze is misschien al aan het scoren.



Cliënt is klaar met scoren, de rapportage kan beginnen De cliënt is klaar met scoren en U kunt gaan betalen voor de rapportage, zie de sectie Rapportage. De status verandert dan in:



Cliënt is klaar met scoren, U kunt rapporten maken De cliënt is klaar met scoren en U heeft afgerekend voor de rapportage. U kunt rapporten maken, zie de sectie Rapportage.

In het overzicht met bestanden selecteert U een bestand door met de muis op de betreffende rij te klikken. Wilt U meer bestanden selecteren dan kunt U bestanden toevoegen aan of weghalen uit de selectie door de toets ingedrukt te houden terwijl U op het bestand klikt. U kunt ook alle bestanden selecteren door er één te selecteren en vervolgens in te toetsen.



pagina 10

Voorbeeld van de volledige procedure voor een cliënt Om U zo snel mogelijk wegwijs te maken in ZKMBeheer, zullen we de volledige procedure voor een cliënt uit de doeken doen. Na het aanmelden (zie Aanmelden) komt U automatisch in het tabblad Mijn bestanden. Klik hier op de knop Nieuw bestand, U ziet het volgende scherm:

ZKMBeheer suggereert, in overeenstemming met de NIP-code en de Wbp, een willekeurige naam voor de cliënt. Als U een willekeurige naam niet prettig vindt, kunt U hier ook een eigen fantasienaam opgeven, bijvoorbeeld iets dat U kenmerkend vindt voor de cliënt: Honkbal, Digibeet, Kuif. Bedenk wel dat U de cliënt deze naam straks moet gebruiken bij het online scoren! Klik om een andere naam op te geven op de knop Eigen code gebruiken. Wij raden U ten sterkste af om een naam te kiezen die tot een persoon te herleiden is. Klik op OK. Het kan zijn dat de door U gekozen naam al in gebruik is, ZKMBeheer zal U dan vragen om een andere naam te gebruiken. U komt nu in een nieuw tabblad met de door U gekozen naam:

U ziet hier de naam van het bestand, het type lijst (op dit moment de Standaardlijst 24 gevoelens) en een kruisje. Als U op het kruisje klikt, zal ZKMBeheer het bestand sluiten. Mochten er nog wijzigingen zijn die niet zijn opgeslagen op de server, dan zal ZKMBeheer U vragen of deze alsnog moeten worden opgeslagen. Links ziet U een knoppenbalk, rechts ziet U de definitie van de lijst. Dit komt omdat in de knoppenbalk de knop Lijst definitie actief is. Dit kunt U zien aan het feit dat er achter deze knop een pijl staat. Als U op de knop Waardegebieden klikt, verschijnen rechts de (nog niet opgegeven) waardegebieden en als U op de knop Scores klikt, verschijnen rechts de (nog niet opgegeven) scores. Klik ten slotte weer op de knop Lijst definitie. Type lijst instellen Rechts naast de knoppenbalk staan eerst een overzicht van de typen lijsten die U kunt gebruiken, daarnaast de schalen die het geselecteerde type lijst heeft en daarnaast de gevoelens die het geselecteerde type lijst heeft. De PPR kent geen schalen en geen gevoelens.



pagina 11

1. Selecteer eerst het type lijst dat U wilt gebruiken. Als U een andere lijst selecteert laat ZKMBeheer rechts het aantal schalen en het aantal gevoelens per schaal van die lijst zien. Klik op de knop

.

2. Als U wilt kunt U daarna de beschrijvingen van de schalen veranderen (dit zal zelden nodig zijn) door op een beschrijving te dubbelklikken en daarna de beschrijving te wijzigen. Klik in dat geval op de knop

.

3. Als U wilt kunt U daarna de beschrijvingen van de gevoelens veranderen door op de beschrijving van een gevoel te dubbelklikken en daarna de beschrijving te wijzigen. Klik in dat geval op de knop

.

Als U bij een lijst Uw eigen gevoelens wilt gebruiken, hoeft U deze per type lijst maar één keer op te geven: bij het opslaan zal ZKMBeheer vragen of U de gewijzigde gevoelens voortaan als standaard wilt gebruiken bij dit type lijst. Belangrijk: ZKMBeheer laat U altijd eerst wijzigingen accepteren

of ongedaan maken

voordat U iets anders kunt gaan doen. Als U de wijzigingen accepteert, zijn ze nog niet meteen op de server opgeslagen: hiervoor moet U ook op de knop klikken. U kunt ook op de knop geaccepteerde wijzigingen wilt opslaan.


klikken en ZKMBeheer zal U vragen of U de


pagina 12

Als U klaar bent kunt U het beste de wijzigingen van het bestand opslaan op de server door op de knop

te klikken.

We gaan nu de waardegebieden invoeren: klik op de knop Waardegebieden5. Rechts ziet U een overzicht van de waardegebieden met aan de linkerkant een nieuwe knoppenbalk. Er zijn twee manieren om de waardegebieden in te voeren. Het handigst is het om in Microsoft Word een document aan te maken met een tabel waarin U de waardegebieden invoert. Deze kunt U vervolgens in ZKMBeheer importeren. U kunt ook de waardegebieden in ZKMBeheer zelf invoeren of wijzigen. Waardegebieden importeren uit een Microsoft Word document Maak een Microsoft Word document aan met daarin een tabel, bijvoorbeeld: 1 2 3 4 5 6

Waardegebied 1 Waardegebied 2 Waardegebied 3 Waardegebied 4 Hoe voel ik mij de laatste tijd in het algemeen? Hoe zou ik mij graag in het algemeen willen voelen?

Als een Microsoft Word document meer dan één tabel heeft, gebruikt ZKMBeheer de eerste tabel. Als de tabel één kolom heeft, gebruikt ZKMBeheer deze kolom. Als de tabel twee kolommen heeft, gebruikt ZKMBeheer de tweede kolom. De tabel mag niet meer dan twee kolommen hebben. Klik op de knop , U ziet wat extra knoppen verschijnen. Klik op de knop Importeer uit Word tabel. ZKMBeheer vraagt U om het Microsoft Word bestand met de tabel met waardegebieden aan te wijzen. Selecteer het bestand en klik op Open (of iets dergelijks). ZKMBeheer importeert de waardegebieden en U ziet:

Klik ten slotte op de knop Accepteer wijzigingen en vervolgens op de knop Sla het bestand op en U bent klaar met het invoeren van de waardegebieden.

5

Bij de PPR staan er in plaats van de knop Waardegebieden twee knoppen: Interne posities en Externe posities. Het invoeren van posities gaat verder hetzelfde als het invoeren van waardegebieden.



pagina 13

Waardegebieden invoeren in ZKMBeheer Als U nog geen waardegebieden hebt of nog extra waardegebieden achteraan wilt toevoegen, klikt U op de knop Achteraan toevoegen. U ziet:

Voer de tekst van waardegebied 1 in en druk op <Enter> of klik op Toevoegen (de tekst van de knop Klaar verandert zodra U tekst invoert), voer de tekst van waardegebied 2 in en druk op <Enter> of klik op Toevoegen, etc. Na het invoeren van het laatste waardegebied klikt U op Klaar. Klik ten slotte op de knop Accepteer wijzigingen en vervolgens op de knop Sla het bestand op en U bent klaar met het invoeren van de waardegebieden. Belangrijk: als U veel waardegebieden invoert verdient het aanbeveling om ook tussendoor af en toe de wijzigingen te accepteren en op te slaan op de server Waardegebieden wijzigen in ZKMBeheer Mochten er fouten zitten in de waardegebieden dan kunt U deze als volgt wijzigen. Selecteer het waardegebied en klik op de knop Bewerken. U krijgt weer het invoerscherm hierboven en U kunt het waardegebied aanpassen. Als U iets aan het waardegebied wijzigt, verandert de tekst van de knop Houden in Gebruiken. Als U klaar bent met wijzigen kunt U op de knop Afbreken klikken. Klik ten slotte op de knop Accepteer wijzigingen en vervolgens op de knop Sla het bestand op en U bent klaar met het wijzigen van de waardegebieden. Aantal speciale waardegebieden instellen Vergeet U niet als U klaar bent met het invoeren van de waardegebieden om het aantal speciale waardegebieden in te stellen. Bovenin het waardegebieden scherm ziet U:

In het voorbeeld zetten we het aantal speciale waardegebieden op 2. De achtergrondkleur van de speciale waardegebieden wijzigt:



pagina 14

Klik ten slotte op de knop Accepteer wijzigingen en vervolgens op de knop Sla het bestand op en U bent klaar met het instellen van het aantal speciale waardegebieden. Verwijderen van een waardegebied U kunt één of meer waardegebieden verwijderen door ze te selecteren en op de knop Verwijderen te klikken. U kunt een waardegebied toevoegen aan de selectie en weer weghalen uit de selectie door de toets ingedrukt te houden en op het betreffende waardegebied te klikken. U kunt alle waardegebieden selecteren door er één te selecteren en vervolgens in te toetsen. Spellingscontrole U kunt ZKMBeheer de spelling van de waardegebieden laten controleren door op de knop Controleer spelling te klikken. In ons voorbeeld krijgt U dan het volgende scherm6:

Als U een wijziging wilt accepteren klikt U op de Change knop of op de Change All knop, als U de wijziging niet wilt klikt U op de Ignore knop of op de Ignore All knop. Als U een woord wilt toevoegen aan de woordenschat van ZKMBeheer (op die betreffende computer) klikt U op de Add knop. Met de knop Cancel stopt U de spellingcontrole. Als U wijzigingen hebt aangebracht, klikt U ten slotte op de knop Accepteer wijzigingen en vervolgens op de knop Sla het bestand op en U bent klaar met het wijzigen van de waardegebieden. De cliënt uitnodigen om online te gaan scoren Als U helemaal klaar bent met het invoeren van de waardegebieden en deze op de server hebt opgeslagen, kunt U de cliënt uitnodigen om online te gaan scoren. Klik hiervoor op de knop Online scoren… U krijgt nu het volgende scherm:

6

Helaas zijn de teksten hier nog in het Engels.



pagina 15

Zoals in groene letters rechts bovenaan op het scherm staat wordt de uitnodigings e-mail aan de cliënt niet langer naar de cliënt zelf gestuurd, maar naar U. U kunt deze e-mail vervolgens doorsturen naar de cliënt. Dit om te voorkomen dat naar een persoon herleidbare gegevens op onze server worden opgeslagen. Vul de voornaam of achternaam (afhankelijk van of U een formele of een informele tekst wilt) van de cliënt in. Deze naam wordt niet op onze server opgeslagen, maar is enkel bedoeld om een goede aanhef voor de uitnodigings e-mail te hebben. Vul ook een wachtwoord in dat U met de cliënt hebt afgesproken: dit is verplicht in het kader van de eisen van de Wbp. Het wachtwoord moet een sterk wachtwoord zijn. Indien gewenst kunt U Uw eigen naam, Uw e-mail adressen en het onderwerp aan Uw wensen aanpassen. De uitnodigingstekst in de e-mail ziet U onderaan. In het voorbeeld hierboven ziet U de tekst met codes. De codes , en worden in de uiteindelijke tekst vervangen door resp. de tekst in het veld Naam van de cliënt, de tekst in het veld Uw naam en de door U gekozen naam van het bestand, in ons voorbeeld ZKM00648. Door de optie Uiteindelijke tekst in de uitnodiging te selecteren kunt U zien hoe Uw uiteindelijke tekst er uit komt te zien.



pagina 16

Onderaan ten slotte kunt U kiezen tussen een Informele tekst, een Formele tekst en Uw Eigen tekst. De eigen tekst kunt U naar wens aanpassen en deze wordt door ZKMBeheer op die betreffende computer bewaard voor latere uitnodigingen. De optie Laat de score beschrijvingen zien bij het online scoren is nuttig voor als U Uw opleiding bij de Stichting W & Z hebt gehad. Hebt U Uw opleiding bij Reflection & Action gevolgd dan kunt U deze optie uitzetten. De optie Genereer een rapport na het online scoren staat standaard uit. U moet deze optie alleen aanzetten als U de oude rapportage wilt gebruiken. In dat geval verschijnt ook de optie Gebruik mijn huidige ‘Rapport definitie’ voor het rapport. Deze moet U alleen aanzetten als U een eigen rapport definitie hebt aangemaakt (zie Tabblad: Mijn rapport definitie) en deze bij de rapportage voor deze cliënt wilt gebruiken. Klik ten slotte op de knop Meldt de cliënt aan voor online scoren en stuur de uitnodigings e-mail naar mij toe. Na een korte tijd krijgt U de melding dat de cliënt is uitgenodigd. U kunt nu in Uw eigen email programma de uitnodiging bekijken en doorsturen naar het e-mail adres van de cliënt. Het scoren door de cliënt Nu kan de cliënt gaan scoren. Zij/hij klikt op de link in de uitnodiging, krijgt een aanmeldingsscherm, vult daar haar/zijn gebruikersnaam en afgesproken wachtwoord in en kan gaan scoren. Een paar punten:

7



De cliënt kan bij het scoren het beste Internet Explorer gebruiken7. Mochten er toch problemen zijn dan kan de cliënt het beste direct contact opnemen met Ruud van de Looij.



Elke score die de cliënt invoert wordt onmiddellijk op de server opgeslagen. Zij/hij kan dus te allen tijde stoppen met scoren en later weer doorgaan.



Zodra een cliënt zich aanmeldt en ook na elke ingevoerde score, springt het ZKMScore programma naar de volgende in te voeren score. Dit kan verwarrend zijn voor cliënten die met behulp van de pijltjes naar andere waardegebieden en/of gevoelens navigeren.

Ter informatie: ook op de Apple Mac wordt standaard Internet Explorer geïnstalleerd.



pagina 17

De rapportage8 Zodra de cliënt klaar is met scoren krijgt U een e-mail en als U een mobiel nummer hebt opgegeven een SMS. De status van het bestand in het tabblad Mijn bestanden verandert (eventueel na het vernieuwen van de lijst) van Cliënt kan scoren in Cliënt is klaar met scoren, de rapportage kan beginnen. Open het bestand door het te selecteren in het tabblad Mijn bestanden en op de knop Open bestand te klikken. Onder de knoppen Lijst definitie, Waardegebieden en Scores9 is een extra knop verschenen met de tekst Betaal rapportage:

Klik op de knop Betaal rapportage en bevestig dat U dit inderdaad wilt:

De knop Betaal rapportage verdwijnt en de knop Rapportage verschijnt10.

8

In de oude rapportage wordt er zodra de cliënt klaar is met scoren (indien gevraagd) direct een rapport gemaakt. Dit kan afhankelijk van het aantal waardegebieden tussen 10 minuten en een uur duren. U krijgt wel direct een e-mail met de melding dat er een rapport gemaakt is. Om het rapport op te halen selecteert U in het tabblad Mijn bestanden het betreffende bestand en (als de status Er staat een rapport klaar is) klikt op de knop Rapport ophalen. ZKMBeheer vraagt om een bestandsnaam en slaat het rapport op Uw computer op. 9 Bij de PPR de knoppen Lijst definitie, Interne posities, Externe posities en Scores. 10 En in het tabblad Mijn bestanden verandert de status van het bestand in: Cliënt is klaar met scoren, U kunt rapporten maken.



pagina 18

Klik op deze knop en rechts verschijnt het rapportagescherm. Selecteer de normen die U wilt gebruiken

Of:

Deze instelling wordt voor U bewaard en zal de volgende keer standaard zo ingesteld staan. Mocht U toch een foute instelling hebben gebruikt, dan kunt U eenvoudig opnieuw een rapport aanmaken met de juiste normen. Kies eventuele opties



De optie Gebruik mijn rapport definitie zal de instellingen die U in het tabblad Mijn rapport definitie hebt opgegeven (zoveel mogelijk) meenemen in het rapport. Hiermee kunt U dus Uw rapport enigszins aanpassen, maar zeker niet in de mate die een compleet eigen rapport definitie geeft (zie verderop).



De optie Voeg controlestaat toe (vooraan) maakt het mogelijk om snel de scores (de ruwe gegevens) te controleren.



De optie Voeg hexagon toe (achteraan) maakt het mogelijk om de hexagon van Dr. Rolf van Geel op te nemen in Uw rapport. De hexagon geeft in één oogopslag inzicht in de ‘afstanden’ tussen waardegebieden, m.a.w. hoe sterk waardegebieden op elkaar lijken.

Ook deze instellingen worden voor U bewaard en zullen de volgende keer standaard zo ingesteld staan. Mocht U toch een foute instelling hebben gebruikt, dan kunt U eenvoudig opnieuw een rapport aanmaken met de juiste normen. Selecteer de gewenste rapportage definitie:



pagina 19

Op dit moment zijn er nog maar een beperkt aantal rapportage definities11, maar dit aantal zal in de toekomst zeker toenemen. Probeer deze definities gerust uit en gebruik degene die U het beste bevalt. Of nog beter: laat Uw compleet eigen rapport definitie maken! Neem daarvoor contact op met Ruud van de Looij op [email protected] of op 06-10436668 en bespreek met hem Uw wensen:      

Welke onderdelen wilt U in Uw rapport? In welke volgorde wilt U deze onderdelen? Wilt U een inleiding toevoegen? Of een leeswijzer? Of wilt U vóór elke pagina van het rapport een pagina met tekst en uitleg? Wilt U een eigen logo toevoegen? Of Uw eigen koptekst of voettekst? Wilt U kleuren en fonts zelf kiezen? En nog veel meer…

Aan het maken van een compleet eigen rapport definitie zijn wel eenmalig kosten verbonden, maar een eenvoudige eigen rapport definitie heeft U al voor eenmalig € 50 + BTW. Wanneer U samen met Ruud een eigen rapport definitie hebt samengesteld, verschijnt deze (alleen voor Uw account) in bovenstaande lijst en kunt U voortaan geheel naar Uw eigen voorkeur rapporten aanmaken.

Klik op de knop Laat het rapport zien, na enkele seconden verschijnt het rapport. 

Links staan miniaturen van de pagina’s, U kunt direct naar een bepaalde pagina gaan door op de miniatuur te klikken.



U kunt door de pagina’s navigeren door op de pijltjes te klikken:

11

Naast de hier getoonde rapport definities zijn er ook definities voor de PPR en voor de Standaard lijst 30 gedragingen. Deze worden alleen getoond als U een PPR of Standaardlijst 30 gedragingen wilt rapporteren.



pagina 20



U kunt direct een paginanummer ingeven (waar in het plaatje 21 staat).



U kunt ook door het rapport scrollen door de ScrollBar te gebruiken.

U kunt het rapport afdrukken door op de knop Druk het rapport af te klikken. Door een beperking van de gebruikte technologie worden alle pagina’s óf in landschap óf in portret modus afgedrukt, afhankelijk van Uw keuze in het Afdrukscherm. Ook kunt U geen selectie van bladzijden maken: het hele rapport wordt afgedrukt. Als U:    

landschap vs. portret belangrijk vindt of maar een deel van het rapport wilt afdrukken of het rapport eerst nog wilt bewerken of het rapport aan de cliënt wilt meegeven

dan moet U het rapport eerst op Uw eigen PC opslaan. Dit gaat als volgt. Kies bij Document formaat het juiste formaat.

De ondersteunde formaten zijn: 1. Word 97-2003 Dit is het oude standaardformaat voor Word 97, 2000, XP en 2003. De bestanden hebben de extensie doc. 2. Word 2007-2010 Dit is het huidige standaardformaat voor Word 2007 en 2010. De bestanden hebben de extensie docx. 3. OpenDocument Dit formaat wordt gebruikt door een aantal andere tekstverwerkers, bijvoorbeeld Google Docs, OpenOffice en WordPerfect. De bestanden hebben de extensie odf. 4. ePub Dit formaat wordt gebruikt door een aantal populaire e-book readers of e-readers. De bestanden hebben de extensie ePub.



pagina 21

5. Adobe PDF Dit welbekende formaat is heel geschikt om aan Uw cliënt mee te geven, omdat het niet (gemakkelijk) gewijzigd kan worden. Bovendien kan het gelezen worden op bijna elke PC, ereader, iPad, smartphone, etc. De bestanden hebben de extensie pdf. 6. Microsoft XPS Dit (wat minder bekende) formaat is Microsofts concurrent voor Adobe PDF. Het kan ook op veel apparaten gelezen worden. De bestanden hebben de extensie xps. Klik, nadat U het juiste document formaat hebt geselecteerd op de knop Sla het rapport op als …

Geef vervolgens een map en een bestandsnaam op12. Het rapport wordt in het gekozen formaat op Uw PC opgeslagen.

12

Noteer eventueel de naam van de map en van het bestand voor later.



pagina 22

Veelgestelde vragen Ik heb de waardegebieden ingevoerd, maar nu ontdek ik dat ik de verkeerde lijst heb gebruikt. Als ik een andere lijst kies waarschuwt ZKMBeheer me dat alle waardegebieden verloren gaan. Ik heb geen zin om de waardegebieden opnieuw in te voeren. Wat moet ik nu doen? Open het bestand, klik op de knop Waardegebieden, klik op de knop en klik vervolgens op de knop Exporteer naar Word tabel. Geef een map en bestandsnaam op en de waardegebieden worden in dat bestand in een Microsoft Word tabel opgeslagen. Klik op de knop Lijst definitie en kies de lijst die U wilt hebben. Accepteer Uw keuze. Importeer vervolgens de waardegebieden weer vanuit de Microsoft Word tabel.



pagina 23

Handleiding ZKMBeheer

Recommend Documents