Handleiding voor de communicatie over de Structuurfondsen in de periode

Europese Unie Structuurfondsen

Handleiding voor de communicatie over de Structuurfondsen in de periode 2000-2006

Europese Commissie Directoraat-generaal Regionaal Beleid

1

VOORWOORD Betere voorlichting: een uitdaging Vaak hoor ik dat de Europese Unie dichter bij de burger moet staan. En zo is het maar net. Nu we aan de vooravond van de uitbreiding staan, moet Europa beter zichtbaar worden gemaakt. Er moet nog veel gebeuren om de kloof tussen de burgers van de Unie en de Europese instellingen te dichten. Met de Structuurfondsen laat de Unie concreet zien hoezeer zij aanwezig is in het dagelijkse leven van eenieder. Meer dan eenderde van de begroting van de Gemeenschap gaat naar de mensen en regio's die het geld het hardst nodig hebben. In de praktijk kunnen lidstaten en particuliere investeerders mede dankzij de bijdrage van de Unie bouwen aan infrastructuur, innoveren, het milieu beschermen of voldoen aan de behoefte aan werkgelegenheid en scholing. Van de resultaten van dit werk kan iedereen in zijn dagelijkse leven profiteren. Aan deze resultaten moet meer bekendheid worden gegeven. Een betere voorlichting is nodig om drie doelstellingen te verwezenlijken: -

alle potentiële begunstigden moeten op de hoogte zijn van het bestaan van de Structuurfondsen en van de manier waarop zij er een beroep op kunnen doen, zodat een groot aantal projecten kan worden ingediend;

-

over het gebruik van overheidsgeld moet zoveel mogelijk openheid worden betracht;

-

aan het grote publiek moet duidelijk worden gemaakt wat de Europese Unie in samenwerking met de lidstaten doet.

De deelname van de burgers aan de Europese discussie is van wezenlijk belang voor de vergroting van de Europese solidariteit en daarmee voor de versterking van de grondslag van onze Unie. Daarom is voorlichting een belangrijke uitdaging, die voortkomt uit een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De instanties die de Structuurfondsen beheren, zijn vanwege hun praktijkervaring de meest aangewezen partijen om de stem van Europa te laten horen in de regio, het dichtst bij de burgers. Deze handleiding moet hen helpen om enthousiast en creatief aan die boeiende uitdaging te werken.

Michel Barnier Lid van de Europese Commissie, belast met regionaal beleid en de hervorming van de instellingen

2

INHOUD

Voorwoord van Michel Barnier: voorlichting: een uitdaging

INLEIDING Samen werken aan een succesvolle voorlichting Voorbeeld: Flevoland (Nederland): Initiatiefnemers van projecten zijn de ambassadeurs van de Europese Unie Aanwijzingen voor het lezen van deze handleiding

VERORDENING (EG) NR. 1159/2000: EEN TOELICHTING De verordening in vogelvlucht Transparantie Voorbeelden: Cornwall en de Scilly-eilanden (Verenigd Koninkrijk): Weg met de "eurospeak" Regio Nord-Pas-de-Calais (Frankrijk): Het belang van menselijk contact Zichtbaarheid en bekendheid Voorbeelden: Regio Centre (Frankrijk): "Het Europa van uw projecten" Finland: De kracht van Europese programma's . Wallonië (België): Keuze voor sport Newcastle upon Tyne (Engeland, Verenigd Koninkrijk): Kleurige trein Flevoland (Nederland): "Mijn idee" Grafisch beeld Evaluatie

3

Voorbeeld: Ierland: Aanpassingen op basis van enquêtes Communicatieplan Voorbeelden: Flevoland (Nederland): Delen van deskundigheid Finland: Eerst luisteren ENKELE ADVIEZEN VOOR EEN GOEDE COMMUNICATIE Uitgangspunten Gebruik van externe dienstverleners Affichecampagne Perscontacten Journalistenbestand Persberichten Persconferenties Website "Perskamer" op de website Nieuwsbrief BIJLAGEN Verordening (EG) nr. 1159/2000

4

INLEIDING

5

Samen werken aan een succesvolle voorlichting In Verordening (EG) nr. 1159/2000 heeft de Europese Commissie omschreven welke maatregelen de lidstaten moeten nemen op het gebied van voorlichting en publiciteit over de acties van de Structuurfondsen en daarvoor een kader vastgesteld1. Dit document heeft betrekking op de periode 2000-2006. In de verordening wordt allereerst bepaald dat voorlichting een wezenlijk onderdeel van programma's is, en van even groot strategisch belang als het financiële beheer en alle overige beheersactiviteiten. De verordening is een instrument voor het welslagen van programma's en niet zozeer een wettelijk keurslijf. Het doel: verduidelijken van een onderwerp (communicatie) waarvan de contouren vaak nog vaag zijn. In de verordening wordt bepaald dat de desbetreffende maatregelen planmatig en gestructureerd moeten worden uitgevoerd en worden geëvalueerd. Informatie over hun uitvoering moet geregeld worden verstrekt aan de toezichtcomités. Elk programma moet een communicatiestrategie vaststellen met een tweeledig doel. Enerzijds moet uitgebreid voorlichting worden gegeven over de Structuurfondsen. Daardoor kan het voor programma's beschikbare geld worden besteed en hun doelmatigheid worden vergroot, waarbij elke potentiële begunstigde even goede kansen heeft. Anderzijds moet zichtbaar en duidelijk worden gemaakt dat: -

de Unie en de probleemgroepen;

lidstaten

samenwerken

ten

gunste

van

regio's

en

-

zij gemeenschappelijke doelen nastreven (de taken van de fondsen);

-

zij hun financiële middelen bundelen. De bijdrage van de Unie vormt een aanvulling op de nationale investeringen en vergroot de effecten daarvan.

Uiteindelijk moet het de bevolking duidelijk zijn geworden waarom en hoe dit beleid wordt gevoerd en wat er de resultaten van zijn, omdat zij er immers rechtstreeks mee te maken heeft. Het gaat dus om meer dan het bundelen van financiële middelen. De burger moet ook worden geïnformeerd over wat er met zijn geld is gedaan, dus over de resultaten van het structuurbeleid. Dit is in een democratie een wezenlijke eis: openheid over het gebruik van overheidsgeld. Het is ook van belang dat het grote publiek begrijpt dat het structuurbeleid een belangrijke bijdrage levert aan de economische en politieke integratie in Europa en dus aan de bevordering van vrede en stabiliteit. 1

Deze verordening regelt de uitvoering van artikel 46 van Verordening (EG) nr. 1260/1999, die voorziet in maatregelen inzake voorlichting en publiciteit met betrekking tot de acties van de Structuurfondsen.

6

De verordening omschrijft de doelstellingen van de communicatie, de belangrijkste doelen en de inhoud van de boodschappen. Daarnaast wordt er een aantal verplichtingen in omschreven. Zo moet er in de eerste plaats een communicatieplan worden opgesteld en moet de uitvoering van dat plan worden geëvalueerd. Kwaliteit en doelmatigheid van de voorlichting moeten worden verbeterd. De verordening geeft een samenhangend kader voor zorgvuldig en professioneel werk. Het is niet de oplossing voor elk probleem. Het document bevat de basisonderdelen die de beheersautoriteiten zelf moeten combineren bij de vaststelling van hun eigen communicatiestrategie, die is toegesneden op hun eigen situatie. Ook de initiatiefnemers van projecten moeten aan een aantal verplichtingen voldoen. De beheersautoriteiten moeten toezien op de nakoming van deze verplichtingen, maar er ook voor zorgen dat degenen die geld uit de fondsen krijgen zich bewust worden van het belang van hun rol. Initiatiefnemers van projecten kunnen het tastbare bewijs leveren dat het structuurbeleid als instrument voor Europese solidariteit niet alleen bestaat maar ook resultaten oplevert. Hierdoor kunnen deze initiatiefnemers uitgroeien tot echte ambassadeurs van de Europese Unie! Daarom moeten beheersautoriteiten zich inspannen om hen te betrekken bij hun communicatie-activiteiten.

Flevoland (Nederland)

Initiatiefnemers van projecten zijn de ambassadeurs van de Europese Unie Een groep van negen vrouwen poseert trots in het midden van het affiche. In een inzet staat de directeur van het Centrum voor gelijke kansen. De kop lijkt te worden uitgesproken door de directeur: "Met Europese steun helpen wij vrouwen weer aan het werk". De kop wordt gevolgd door twee groot gedrukte woorden: "Mijn idee". In de Nederlandse provincie Flevoland (330 000 inwoners) gelooft men heilig in de voordelen van communicatie die uitgaat van mensen en hun eigen omstandigheden. Wie kan er immers beter dan de mensen uit de praktijk uitleggen welke problemen er spelen en hoe daarvoor met Europese steun concrete oplossingen worden gevonden? De voorlichters van de beheersautoriteit in Flevoland laten de initiatiefnemers van projecten die mede mogelijk werden gemaakt door de Structuurfondsen graag zelf aan het woord. De reacties zijn doorgaans positief of zelfs enthousiast. Wanneer direct

7

betrokkenen zelf aan het woord komen, heeft de boodschap meer zeggingskracht en effect. Zo worden in Flevoland burgers, ondernemers en voorzitters van verenigingen in zekere zin ambassadeurs van de Europese Unie. Zie ook: Flevoland: delen van deskundigheid Meer informatie: [email protected]

Samen werken aan succes: dat is de formule!

8

Aanwijzingen voor het gebruik van deze handleiding Deze uitgave is bedoeld om beheersautoriteiten te ondersteunen bij hun taken op het gebied van voorlichting en publiciteit in het kader van de Structuurfondsen. Hij bestaat uit kaarten die aansluiten bij veel voorkomende vragen waarmee beheersautoriteiten op voorlichtingsgebied te maken krijgen. De kaarten kunnen in twee groepen worden verdeeld: de eerste is bedoeld als toelichting op een aantal punten uit de verordening en de tweede (de toolbox) om praktische adviezen te geven voor een betere communicatie. De vraag naar een handleiding werd aan de Commissie gesteld tijdens het congres Samen werken aan een succesvolle communicatie over de Structuurfondsen van maart 2002. Deze handleiding is ook bedoeld om goede voorbeelden van voorlichting en publiciteit te verzamelen, die aansluiten bij de geest van de verordening. Deze moeten worden geïnventariseerd en zichtbaar worden gemaakt, zodat alle leidinggevenden ervan kunnen profiteren. Het is namelijk de bedoeling dat met de handleiding tijd (en mogelijk ook geld) kan worden bespaard bij het beheer van activiteiten, voorlichting en publiciteit, waarvoor de overheid soms niet over de noodzakelijke deskundigheid beschikt. Dit doel kan echter alleen worden bereikt wanneer degenen voor wie de handleiding is bedoeld op grote schaal en enthousiast meewerken. De kwaliteit van hun bijdragen is doorslaggevend. De lezers van deze handleiding zijn allereerst de schrijvers ervan! De Commissie ondersteunt de uitwisseling van ervaringen en stimuleert informele netwerken van voorlichters. Door deze contacten zouden in de handleiding ook praktijkvoorbeelden moeten kunnen worden opgenomen. Deze voorbeelden worden allereerst verzameld door de leden van de informele werkgroep Structural Funds Information Team (SFIT) die in mei 2002 werd ingesteld. De Commissie zal deze praktijkvoorbeelden verspreiden in de netwerken van voorlichters. Een eerste netwerk (Doelstelling 1) werd in maart 2002 opgericht, terwijl het netwerk van programma's in het kader van Doelstelling 2, Interreg en Urban vóór eind 2003 tot stand moet komen.

9

VERORDENING (EG) NR. 1159/2000: EEN TOELICHTING

10

De verordening in vogelvlucht In Verordening (EG) nr. 1159/2000 van de Commissie wordt omschreven welke verplichtingen beheersautoriteiten hebben op het gebied van voorlichting en publiciteit over de maatregelen van de Structuurfondsen. Wat zijn de belangrijkste doelstellingen, vernieuwingen en prioriteiten van deze verordening?

VOORLICHTING ALS CENTRAAL ONDERDEEL VAN HET BEHEER Voor het eerst in de geschiedenis van de Structuurfondsen is in de planningsprocedure ook de communicatie verwerkt. In de vorm van een communicatieplan is de communicatie voortaan een vast onderdeel van de aanvullende planning. Communicatie wordt zo een onderdeel van het beheer van een programma. Net als elke andere ontwikkelingsmaatregel moet de uitvoering van die communicatie zorgvuldig worden bewaakt.

TWEE ALGEMENE DOELSTELLINGEN "De voorlichting en publiciteit over de bijstandsverlening uit de Structuurfondsen heeft tot doel de bekendheid en de transparantie van de activiteiten van de Europese Unie te vergroten", zo staat er in de verordening. Er worden daarmee twee centrale en algemene doelstellingen voor de communicatie omschreven: -

enerzijds transparantie: potentiële begunstigden moeten uitgebreid worden geïnformeerd over de mogelijkheden waarvan zij gebruik kunnen maken en procedures moeten toegankelijk worden gemaakt;

-

anderzijds zichtbaarheid: zichtbaar en bekendmaken van - het gezamenlijke karakter van het werk van de Europese Unie en de lidstaten en van de resultaten daarvan ; - de taken van de Structuurfondsen als specifieke doelstellingen van deze gezamenlijke inspanning; - de financiële bijdrage van de Unie, zodat deze bij de bevolking goed bekend worden.

DRIE DOELGROEPEN In de verordening wordt gesproken over drie doelgroepen waarop voorlichting en publiciteit zich richten: -

potentiële begunstigden en initiatiefnemers van projecten in zowel de openbare sector (dus overheden op alle niveaus) als in de particuliere;

-

de publieke opinie;

11

-

sociaal-economische partijen en niet-gouvernementele organisaties.

Vanwege de omvang en het tamelijk algemene karakter van deze categorieën moeten doelgroepen in de communicatieplannen nauwkeuriger worden omschreven.

TWEE STERKE PUNTEN: COMMUNICATIEPLAN EN EVALUATIE In vergelijking met de vorige periode (1994-1999) bevat de verordening twee grote vernieuwingen. In de eerste plaats moeten beheersautoriteiten een communicatieplan opstellen. In dit plan zijn met name de volgende onderdelen opgenomen: -

de doelstellingen;

-

de doelgroepen;

-

de communicatiestrategie;

-

een raming van de kosten voor de uitvoering van die strategie;

-

een overzicht van de overheidsdiensten of instanties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het plan. Naast deze gegevens moet ook worden vermeld wie leiding geeft/geven aan de betrokken afdelingen, waardoor de dialoog op dit gebied wordt bevorderd.

Dit communicatieplan wordt opgenomen in de aanvullende programmering van de verschillende soorten programma's die worden medegefinancierd door de Structuurfondsen, te weten: -

operationele regionale programma's die worden gefinancierd door een of meer Structuurfondsen;

-

multiregionale of thematische operationele programma's;

-

initiatiefprogramma's van de Gemeenschap;

-

enkelvoudige programmeringsdocumenten;

-

elk ander type programma dat mede wordt gefinancierd door de Structuurfondsen, waaronder de programma's voor innovatieve acties als bedoeld in artikel 22 van Verordening (EG) nr. 1260/1999.

Het is echter niet verplicht om een communicatieprogramma op te stellen voor een communautair bestek. Initiatieven door dergelijke plannen worden overgelaten aan de autoriteit die voor dat bestek verantwoordelijk is. De tweede innovatie van de verordening heeft betrekking op de evaluatie van de communicatie. In het communicatieplan moeten evaluatiecriteria worden omschreven. Aan de hand van deze criteria kunnen de kwaliteit en de doelmatigheid van de uitgevoerde activiteiten 12

worden gecontroleerd en gemeten. Belangrijkste doel: nagaan in welke mate de wettelijke doelstellingen (transparantie en bekendheid) zijn verwezenlijkt. Zie ook: evaluatie. Beheersautoriteiten moeten met name: -

bewijzen leveren van verrichte werkzaamheden, in de vorm van voorbeelden van instrumenten (publicaties, multimediaproducties, affiches enz.) of een beschrijving van activiteiten (bijvoorbeeld een evenement) die niet de vorm van een concreet instrument kunnen hebben;

-

de kwaliteit en doelmatigheid van uitgevoerde activiteiten aantonen, dus evaluaties opstellen op basis van specifieke kwaliteits- en doelmatigheidsindicatoren, en de Commissie op de hoogte stellen van de resultaten van deze activiteiten;

-

deze informatie verstrekken aan de toezichtcomités;

-

een afzonderlijk hoofdstuk in de jaarverslagen opnemen, waarin de aan de toezichtcomités verstrekte gegevens kunnen worden verzameld.

ENKELE WEZENLIJKE PUNTEN De verordening legt de nadruk op: -

de verplichting om uitgebreid voorlichting te geven aan het grote publiek: de voorlichting is niet alleen gericht op de potentiële begunstigden van de fondsen maar ook op de gehele burgergemeenschap die te maken heeft met de uitgevoerde maatregel;

-

de verplichting om gebruik te maken van de media (radio, televisie, schrijvende pers, Internet) om het publiek te bereiken;

-

de verplichtingen van de beheersautoriteit en van initiatiefnemers bij individuele projecten. Wanneer initiatiefnemers van projecten gelden uit fondsen krijgen toegewezen, worden zij leveranciers van informatie;

-

de plaats van nieuwe informatietechnologiën als communicatie-instrument.

13

DIVERSE VERPLICHTINGEN In de verordening wordt verder aandacht besteed aan de volgende drie punten:

1) Verplichtingen met betrekking tot instrumenten en zichtbaarheid Kort samengevat worden in de verordening -

de voorlichtingsinstrumenten omschreven (borden, gedenkplaten, kennisgevingen aan begunstigden, aanplakbiljetten enz.) die in alle gevallen moeten worden gebruikt. Zie ook: overzichtstabel

-

voorschriften gegeven over de manier waarop de zichtbaarheid van de Europese Unie in de verplichte instrumenten en in de naar keuze te gebruiken middelen moet worden gewaarborgd. De strekking hiervan is als volgt: wanneer gebruik wordt gemaakt van een facultatief instrument, gelden voor de zichtbaarheid dezelfde voorschriften als voor verplichte producten. Meer specifieke technische normen hebben vooral betrekking op borden.

2) Zichtbaarheid van medefinanciering Deze wordt gewaarborgd door een standaardzin. Het is echter niet verboden om andere formuleringen te gebruiken, die bijvoorbeeld zijn gebaseerd op meer gangbare en pakkende formuleringen, waarmee het desbetreffende concept beter kan worden verwoord.

3) Grafische voorschriften In de verordening wordt bepaald dat het embleem van de Europese Unie "moet worden afgebeeld overeenkomstig de geldende normen". Allereerst moet de Europese vlag vergezeld gaan van de voluit geschreven naam van de Europese Unie. De overige op dit moment geldende grafische normen zijn in deze handleiding opgenomen. Zie ook: grafisch beeld.

ROL VAN DE COMMISSIE De Commissie levert technische ondersteuning bij de uitvoering van de verordening. Deze ondersteuning word verleend in een geest van samenwerking en kan diverse vormen hebben: -

beschikbaarstelling van deskundigheid en materiaal;

-

ondersteuning van de uitwisseling van ervaringen;

-

stimulering van informele netwerken van voorlichters.

14

VERTEGENWOORDIGINGEN VAN DE COMMISSIE In elk land van de Europese Unie is een vertegenwoordiging van de Commissie gevestigd. Zij hebben kantoren in de grootste steden. Beheersautoriteiten kunnen gebruik maken van hun ervaring op voorlichtingsgebied. In de verordening wordt de suggestie gedaan om met name op twee specifieke gebieden samen te werken met deze vertegenwoordigingen: -

mediacontacten;

-

de organisatie van voorlichtingsmanifestaties (conferenties, congressen, beurzen, exposities, wedstrijden).

De volledige tekst van de verordening is in een bijlage bij deze gids opgenomen. Zie ook: Verordening EG nr. 1159/2000

15

Transparantie Potentiële begunstigden zo uitgebreid mogelijk voorlichten over hun mogelijkheden is een verplichting die door de verordening wordt opgelegd. Dit is een belangrijke eis: deelnemen moet aantrekkelijk worden gemaakt en procedures inzichtelijk; alle gegadigden moeten gelijke kansen hebben en het indienen van goede projecten moet worden bevorderd. Het beschikbare geld moet verstandig worden besteed.

ALGEMENE DOELSTELLING Bekendmaken welke kansen door de verschillende programma's worden geboden en op welke manier daarvan gebruik kan worden gemaakt. Het communicatieplan moet deze doelstelling nastreven.

DOELGROEPEN -

Alle potentiële begunstigden, waaronder met name het midden- en kleinbedrijf;

-

De verschillende partners, te weten alle overheids- of particuliere instanties die de informatie kunnen doorgeven aan de initiatiefnemers van projecten. Zie ook: punt 2.1 van de verordening (uitgebreide omschrijving van deze verschillende partners)

INHOUD VAN DE VOORLICHTING Belangrijkste doelstellingen: -

geven van voorlichting over het bestaan van de diverse programma's en hun ontwikkeling gedurende hun gehele looptijd,

-

inzichtelijk maken van de procedures voor toegang tot de fondsen,

-

uitleggen hoe dossiers worden behandeld,

-

duidelijk maken hoe het geld zal worden toegewezen en op welke manier wordt gewaarborgd dat initiatiefnemers van projecten gelijke kansen hebben,

-

bekendmaken van de contactinstanties die meer informatie kunnen geven over de werking van het programma en over de criteria om voor deze gelden in aanmerking te komen.

De transparantie van het hele administratieve traject dat elke financieringsaanvraag moet doorlopen, moet dus worden gewaarborgd.

16

1) Voorlichting geven over het bestaan van de diverse programma's en hun ontwikkeling gedurende hun gehele looptijd Om duidelijk te maken dat er nationale en communautaire fondsen beschikbaar zijn, is het verplicht om: -

de teksten van de programma's te publiceren en te verspreiden. Dit is echter alleen effectief als onderdeel van een "passend systeem voor de verspreiding van de informatie" of van het communicatieplan, dat stapsgewijs te werk moet gaan.

-

gedurende de gehele looptijd onafgebroken informatie te geven over de voortgang van het programma. Zie ook: nieuwsbrief.

-

te zorgen dat deze inspanning betrekking heeft op beheer, bewaking en evaluatie.

Uitleg geven over de taken van de fondsen, dus over de uitgangspunten van het structuurbeleid van de Unie Het is wenselijk dat alle communicatie over het bestaan van de fondsen en over de manier waarop er een beroep op kan worden gedaan vergezeld gaat van informatie over de taken van de fondsen. In de verordening wordt dus geadviseerd om het verband duidelijk te maken tussen datgene wat moet worden gedaan en de ruimere context van de algemene doelstellingen waarin dat werk past. Het geven van voorlichting over deze verbanden is verplicht wanneer de beheersautoriteit zich tot het grote publiek richt.

2) Inzichtelijk maken van de procedures voor toegang tot de fondsen In uitnodigingen tot het indienen van projecten of in aanbestedingen moet de grootst mogelijke duidelijkheid worden betracht over de voorwaarden waaraan initiatiefnemers van projecten moeten voldoen om financiering van een project aan te kunnen vragen. Daarom is het zinvol om het gebruik van ambtelijke taal zoveel mogelijk te beperken of om een woordenlijst te verstrekken waarin de meest technische concepten en termen in gewone taal worden uitgelegd. Met een rubriek "Veel gestelde vragen" kan worden voorkomen dat dezelfde antwoorden meerdere malen worden gegeven. Deze vragen en antwoorden moeten dan wel aan alle gegadigden ter beschikking wordt gesteld.

17

Cornwall en de Scilly-eilanden (Verenigd Koninkrijk)

Weg met de "eurospeak" De regio Cornwall and The Iles of Scilly in het zuidwesten van Engeland telt 500 000 inwoners. Sinds 2000 wordt er een Doelstelling 1-programma uitgevoerd. Binnen de beheersautoriteit en de met Doelstelling 1 belaste afdeling werken vier mensen fulltime aan de communicatie. Zij worden ondersteund door externe consultants. Het streven is om op termijn alle ambtenaren die belast zijn met het beheer van de Structuurfondsen een communicatietraining te laten volgen. De instantie die is belast met Doelstelling 1 heeft zich ten doel gesteld om alle kansen en procedures transparant te maken. Met het oog daarop wordt een aantal activiteiten ontplooid. Drie daarvan verdienen het om nader onder de loep te worden genomen. Eerste initiatief: er is een gratis telefoonnummer opengesteld. Deze "helplijn" vormt de schakel tussen potentiële gegadigden en de ambtenaren die met het programma zijn belast. Het bijzondere aan deze helplijn is dat de ambtenaren adviesvragen over projecten binnen 7 tot 10 dagen moeten beantwoorden. Voor andere soorten vragen is de termijn nog korter, namelijk maximaal 72 uur! Daarnaast heeft de overheid de informatie ook op Internet gezet. Om te voorkomen dat ambtelijke taal een belemmering vormt, staat daarbij ook een woordenlijst (A tot Z) waarin de lastigste termen uit het Europese jargon worden uitgelegd. Om de drie maanden brengt de overheid een nieuwsbrief uit. Daarin wordt aan burgers, gegadigden en partners uitgebreid verslag gedaan van de manier waarop het geld wordt besteed. Zo kan men zien welke uitgaven zijn gedaan. Zie ook: http://www.objectiveone.com

3) Uitleggen hoe dossiers worden behandeld Elke overheid heeft zijn eigen organisatie en behandelt financieringsaanvragen dus op zijn eigen manier. Wanneer wordt uitgelegd welke stappen de overheid doorloopt voordat een beslissing wordt genomen, ontstaat een vertrouwensrelatie tussen de initiatiefnemer van het project en de overheid.

18

4) Duidelijk maken hoe het geld wordt toegewezen en op welke manier wordt gewaarborgd dat initiatiefnemers van projecten gelijke kansen hebben Er moet duidelijk worden gemaakt dat selecties (van projecten of contractpartners) onpartijdig en nauwkeurig worden gemaakt. Daarom moeten de criteria voor selectie en gunning bij aanbestedingen voldoen aan de Europese richtlijnen en aan de nationale normen op dit gebied. De selectiecriteria voor projecten moeten ook bijzonder duidelijk en nauwkeurig zijn om het kiezen van goede projecten te vereenvoudigen.

5) Bekendmaken van contactinstanties Soms is de informatie vooraf niet toereikend. Mensen moeten de overheid ook nadere vragen kunnen stellen. Zij moet de kans krijgen om "toelichting te verstrekken bij de werking van het bijstandspakket en de te vervullen voorwaarden". Rechtstreekse contacten tussen de overheid en geïnteresseerden zijn daarom onvermijdelijk. Overheden moeten maatregelen nemen om deze vragen adequaat te verwerken. Op deze manier kunnen ook eventuele zwakke punten in proactieve communicatieinitiatieven aan het licht komen. Daarom moeten dus zowel op nationaal als op regionaal of lokaal niveau contactinstanties worden ingesteld en bekend worden gemaakt bij alle belanghebbenden. Deze instanties moeten vragen snel en duidelijk kunnen beantwoorden. In dit verband bepaalt de verordening dat in publicaties de gegevens worden vermeld van de instanties die voor de voorlichting aan belangstellenden verantwoordelijk zijn, en ook van de beheersautoriteit die is aangesteld voor het betrokken bijstandspakket (punt 6.5.1 van de bijlage). Deze contactinstanties moeten met name kunnen aangeven aan welke voorwaarden een project moet voldoen om aanspraak te kunnen maken op financiering door een programma. Op deze manier kan niet alleen tijd worden bespaard door initiatiefnemers van projecten, die geen aanvragen met weinig kans van slagen zullen indienen, maar ook door de overheid, die dergelijke aanvragen niet in behandeling hoeft te nemen. Door middel van het communicatieplan moet worden voldaan aan alle wettelijke eisen op het gebied van transparantie.

19

Regio Nord-Pas-de-Calais (Frankrijk)

Het belang van menselijk contact In de regio Nord-Pas-de-Calais (Frankrijk) gelooft men sterk in de voordelen van informatie die in de buurt beschikbaar is en in het nut van samenwerking. Al vóór de uitwerking van de programma's in 1999 werden decentrale bijeenkomsten georganiseerd door het Secrétariat Général pour les Affaires Régionales (SGAR) (secretariaat-generaal voor regionale zaken) van de prefectuur van deze regio: in Avesnes, Douai, Valenciennes, Arras, Lens, Cambrai, Boulogne, Duinkerken enz. Daarvoor werden gekozen vertegenwoordigers op alle niveaus, vertegenwoordigers van advieslichamen, beroepsorganisaties, grote verenigingen en werkgevers uitgenodigd. Het doel: inventariseren van ieders meningen en ideeën voor de ontwikkeling van de programma's. Meer dan 350 personen bezochten deze plaatselijke vergaderingen. Na de vaststelling van de programma's werd een tweede ronde van bijeenkomsten georganiseerd. Het voordeel van deze voorlichting in de buurt, zo benadrukt men bij het SGAR, is de "uitstekende feedback, die we met schriftelijke publicaties niet zouden hebben gehad". In juli 2002 besloot het SGAR om met de oprichting van een "Mission d'animation et d'appui territorial" (regionaal bureau voor stimulering en ondersteuning) nog een stap verder te gaan. Dit bureau vormt de schakel tussen initiatiefnemers van projecten en de diensten van de landelijke en regionale overheden. Het bureau verzorgt onder meer geregelde plaatselijke spreekdagen om uitvoerenden concreet te ondersteunen bij de uitwerking van hun dossiers. Dankzij deze spreekdagen, zo zegt het SGAR, kan de aanwezigheid van Europa in de praktijk veel beter gestalte krijgen. Meer informatie: [email protected]

20

Zichtbaarheid en bekendheid De verordening verlangt van beheersautoriteiten dat zij de zichtbaarheid en de bekendheid van maatregelen van de Europese Unie in de publieke opinie vergroten. Om deze doelstelling goed te begrijpen, moeten de basisconcepten worden verduidelijkt en moet worden gewezen op een aantal specifieke verplichtingen. Er bestaat een verband tussen zichtbaarheid en bekendheid. Feiten en ideeën worden zichtbaar gemaakt en verspreid onder een bepaald publiek. De kennis waarover dat publiek beschikt, verandert niet altijd in eenzelfde mate. Bekendheid is de verandering die zich voordoet bij iedereen die behoort tot de doelgroep van bepaalde informatie. Zichtbaarheid is dus een tussenliggende fase in een proces waarbij bekendheid het uiteindelijke doel is. Het communicatieplan moet dit proces in gang zetten en voltooien.

BASISCONCEPTEN Het doel is om de publieke opinie ervan bewust te maken dat -

de Europese Unie en de lidstaten samenwerken;

-

met deze samenwerking specifieke doelen worden nagestreefd (die zijn omschreven in de taken van de Structuurfondsen) en ook resultaten worden geboekt;

-

de Europese Unie medefinancier is van alle initiatieven (programma's) die zij heeft goedgekeurd.

Om deze concepten bekend te maken, moeten zij duidelijk worden uitgelegd. Er moet dus worden gewerkt aan hun popularisering. De vorm van de boodschap hangt af van de eigenschappen van de verschillende doelgroepen waarvoor hij is bestemd. Daarom moet in het communicatieplan een zorgvuldige analyse van de doelgroepen worden gemaakt.

DE ROL VAN DE EUROPESE UNIE: GEZAMENLIJK BELEID De publieke opinie informeren over de "rol van de Europese Unie" of, anders gezegd, van de "maatregelen van de Europese Unie" of "de financiële bijdrage van de Unie". Vaak komt de rol van de Europese Unie er in de communicatie bekaaid vanaf en wordt er alleen gesproken over de financiële bijdrage die zij heeft gedaan. Financiering is echter geen doel op zichzelf. Het is niet meer dan een uitvloeisel van een gezamenlijke ontwikkelingsstrategie van de lidstaat en de Gemeenschap. Deze samenwerking hoort bij het structuurbeleid. 21

VERDUIDELIJKEN VAN DE ROL VAN DE UNIE "Samen met de Unie" Er is geen standaardformule om duidelijk te maken hoe de lidstaten en de Unie samenwerken dankzij het structuurbeleid. Meerdere korte en pakkende boodschappen bewijzen dat het heel goed mogelijk is om dit idee uit te leggen zonder gebruik te maken van bureaucratische en ambtelijke taal.

Regio Centre (Frankrijk)

"Het Europa van uw projecten" Op communicatiegebied zijn de eenvoudigste ideeën vaak de beste. Zo is het ook met de slogan "het Europa van uw projecten", die werd bedacht door een groep deskundigen uit de Franse regio Centre, die onder Doelstelling 2 valt. Met de uitdrukking "uw projecten" krijgen projecten en degenen die ze aandragen alle aandacht van Europa. De slagzin als geheel heeft iets sympathieks en gezelligs. Europa is niet zo abstract en ver weg als soms wel wordt geroepen. Het staat dicht bij de mensen en luistert naar hun problemen. Bij de slagzin hoort een origineel logo dat overal in het voorlichtingsmateriaal en in de gebruikte communicatiemiddelen is terug te vinden. In dit logo komt de dubbele betekenis van het €-teken tot uiting (met de E van Europa en de C van Centre). Europa en de regio zitten op één lijn: dat is de boodschap die moet worden uitgedragen. Meer informatie: [email protected], http://www.regioncentre.fr/mediatheque/v1/europe/index.htm

22

Flevoland (Nederland)

"Mijn idee" Een groep van negen vrouwen poseert trots in het midden van het affiche. In een inzet staat de directeur van het Centrum voor gelijke kansen. De kop lijkt te worden uitgesproken door de directeur: "Met Europese steun helpen wij vrouwen weer aan het werk". De kop wordt gevolgd door twee groot gedrukte woorden: "Mijn idee". In de Nederlandse provincie Flevoland (330 000 inwoners) gelooft men heilig in de voordelen van communicatie die uitgaat van mensen en hun situatie. Wie kan er immers beter dan de mensen uit de praktijk uitleggen welke problemen er speelden en hoe daarvoor met Europese steun concrete oplossingen werden gevonden? De voorlichters van de beheersautoriteit in Flevoland laten de initiatiefnemers van projecten die mede mogelijk werden gemaakt door de Structuurfondsen graag zelf aan het woord. De reacties zijn doorgaans positief of zelfs enthousiast. Wanneer direct betrokkenen zelf aan het woord komen, heeft de boodschap meer zeggingskracht en effect. Zo worden in Flevoland burgers, ondernemers en voorzitters van verenigingen in zekere zin ambassadeurs van de Europese Unie. Zie ook: Flevoland, delen van deskundigheid Meer informatie: [email protected]

23

Finland

De kracht van programma's van de Europese Unie Bij het opstellen van een communicatieplan voor de programma's van Doelstelling 1 en 2 heeft het Finse ministerie van Binnenlandse zaken een project voor een algemene slogan uitgevoerd. Om een goede formulering te vinden, gingen de verantwoordelijke ambtenaren van het ministerie in samenwerking met externe adviseurs stapsgewijs te werk. In eerste instantie omschreven ze een aantal kernthema's die zouden kunnen worden gebruikt naar gelang van de situatie en de doelgroep. Zo kwam een aantal gemeenschappelijke ideeën naar voren: lokale herkomst, vaststellen van doelen, gelijkheid, deskundigheid, samenwerking, toegevoegde waarde, welzijn en werkgelegenheid, duurzaamheid en doelmatigheid. In tweede instantie werd gezocht naar een slagzin waarin deze begrippen naar voren zouden kunnen komen. Het ministerie van Binnenlandse zaken wilde de programma's vooral een "menselijk gezicht" geven. Zo werd het begrip "kracht" als symbool gekozen en ontstond de slogan "De kracht van programma's van de Europese Unie" Voor het gebruik van het concept door andere overheden, regio's en initiatiefnemers van projecten koos het ministerie van Binnenlandse zaken voor een pragmatische lijn. Deze instanties konden desgewenst gebruik maken van de algemene slogan en de bijbehorende visualisatie, maar waren dat niet verplicht. Deze aanpak heeft zijn vruchten afgeworpen: deze boodschap en visualisatie werden namelijk door de meeste organisaties gebruikt in hun publicaties en op hun websites. Meer informatie: Finland: eerst luisteren. Meer informatie: [email protected]

DE TAKEN VAN DE STRUCTUURFONDSEN De Structuurfondsen zijn de operationele tak van het structuurbeleid. Dit is gebaseerd op de financiële solidariteit tussen de lidstaten van de Unie. De doelstellingen van de diverse Structuurfondsen moeten door middel van voorlichting en publiciteit duidelijk worden gemaakt:

24

1) Vermindering van sociaal-economische ongelijkheden (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling) De dagelijkse leefomstandigheden van miljoenen mensen moeten worden verbeterd door concrete oplossingen op het gebied van scholing, werkgelegenheid, milieu, cultuur, volksgezondheid en verkeer. In feite spelen hier zelfs twee verschillende dingen: a) in achterstandsregio's worden de basisvoorwaarden geschapen om iedereen de kans te geven zich te ontplooien en zijn eigen toekomst op te bouwen; b) in regio’s die een sociaal-economische omschakeling doormaken wordt niet op nul begonnen. Daar wordt de overgang van traditionele economische activiteiten naar nieuwe activiteiten ondersteund. Het structuurbeleid: wezenlijk onderdeel van de opbouw van de Europese Unie. Wanneer de sociaal-economische ongelijkheid wordt verminderd, nemen ook de daaruit voortvloeiende spanningen af en wordt een bijdrage geleverd aan de opbouw van een stabieler Europa. Dit is een kernbegrip voor de Europese Unie. Het blijkt bijzonder zinvol om duidelijk te maken welk verband er is tussen de inspanningen voor Europese integratie en het bestaansrecht van het structuurbeleid.

2) Scheppen van werkgelegenheid (Europees Sociaal Fonds) Iedereen in staat stellen om werk te vinden door het ontwikkelen van -

ondernemersgeest,

-

het vermogen om zich aan te passen aan de arbeidsmarkt,

-

gelijke kansen voor mannen en vrouwen,

-

investeringen in menselijk potentieel.

3) Plattelandsontwikkeling (Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw) -

Bevestigen van het verband tussen multifunctionele landbouw en het grondgebied

-

Versterken en ondersteunen van het concurrentievermogen van de landbouw

-

Zorg dragen voor diversificatie van activiteiten

-

Bevorderen van de instandhouding van de bevolking in plattelandsgebieden 25

-

Behouden en verbeteren van het milieu, het landschap en het erfgoed

4) Ontwikkeling van de visserij (Financieringsinstrument voor de Oriëntatie van de Visserij - FIOV) -

Bijdragen aan de totstandkoming van een duurzaam evenwicht tussen visbestanden en de exploitatie daarvan

-

Moderniseren van de structuur van de visserij om de toekomst van de sector te waarborgen

-

Bijdragen aan de instandhouding van een dynamische en concurrerende sector en aan de revitalisering van gebieden die van de visserij afhankelijk zijn

-

Verbeteren van de aanvoer en de benutting van visserijproducten.

Daarnaast heeft elk programma specifieke doelen die uiteraard niet in de verordening kunnen worden genoemd. Het is de taak van de voorlichters om deze naar voren te brengen en het verband met de taken van de Structuurfondsen duidelijk te maken. Om de boodschap beter te laten beklijven, wordt in de verordening niet meer voorgeschreven dat elk afzonderlijk Structuurfonds moet worden genoemd. Deze vermelding is dus facultatief.

VORM GEVEN AAN DE VOORLICHTING Nadat de inhoud van de boodschap is vastgesteld, moet de informatie nog worden "aangekleed" en zodanig vorm worden gegeven dat de doelgroep daadwerkelijk wordt bereikt. Daarvoor kunnen vier adviezen worden gegeven. Zie ook: uitgangspunten. a) het is van wezenlijk belang om bij het formuleren van de informatie rekening te houden met de vragen van burgers en betrokkenen uit de samenleving.

26

Wallonië (België)

Keuze voor sport Hoe kunnen we de burgers van de provincie Henegouwen (Wallonië, België) informeren over de programma's van Doelstelling 1? Hoe kunnen we lastige Europese en economische boodschappen toegankelijk maken voor de gewone sterveling? Voor deze uitdaging stonden de voorlichters van het Waalse Gewest. De oplossing? Om de publieke opinie te bereiken, koos het Waalse Gewest uiteindelijk voor de sport als gemeenschappelijk thema. De beheersautoriteit heeft vervolgens een hele communicatiecampagne rondom dit thema ontwikkeld. Waarom sport? "Omdat sport en economie", zo leggen de bedenkers van de campagne uit, "een groot aantal gemeenschappelijke waarden hebben: deelnemen, winnen, teamgeest, creativiteit, strategie, eigen grenzen verleggen enz.". Want, zo voegen ze eraan toe, "sport is een belangrijk onderwerp voor de inwoners van Henegouwen en biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van krachtige beelden en aansprekende slogans". Uiteindelijk werd in de communicatiecampagne gebruik gemaakt van vier media: televisie, gratis verspreide plaatselijke kranten, een huis-aan-huiskrant die in een oplage van 560 000 stuks werd verspreid en uitingen op maar liefst 335 autobussen. Op de borden en in de spots en advertenties werden twee opvallende slogans gebruikt: "Scoren voor de toekomst van Henegouwen" (op het bord van een basket) en "Geen bankzitters". Meer informatie: [email protected]

b) om het grote publiek te bereiken moet het ambtelijke niveau worden verlaten en moeten abstracte bewoordingen, nietszeggende formuleringen, institutioneel taalgebruik en propaganda worden voorkomen. Het taalgebruik moet eenvoudig en onopgesmukt zijn.

27

Newcastle upon Tyne (Engeland, Verenigd Koninkrijk)

Trein in Europese kleuren Door de samenwerking tussen het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie kon de metrolijn van Newcastle upon Tyne (in het noordoosten van Engeland) worden doorgetrokken naar Sunderland. Hiervoor moest een flinke investering van ongeveer 24 miljoen euro worden gedaan. De regio North-East of England was belast met de communicatie en kreeg een eerste goede idee: het gefinancierde metroproject kon worden gebruikt als publiciteitskanaal. Zo werd overeengekomen dat er gratis gebruik kon worden gemaakt van een metrostel dat aan de buitenkant geheel in de blauwe en gele kleuren van Europa werd gespoten. In het metrostel kon op 32 plaatsen reclame worden gemaakt. Om voor deze campagne een slogan te vinden, deed de regio North-East of England een beroep op de diensten van een professioneel reclamebureau. Men zocht naar iets eenvoudigs en concreets "waarin Europa niet naar voren zou komen als een bureaucratisch en saai lichaam" en het op een niet al te storende manier over het geld zou gaan. Duidelijk moest worden dat de Europese Unie rechtstreeks invloed heeft op het dagelijkse leven van de mensen in het noordoosten."You are now sitting on a whole load of European money" (U zit nu op een zak vol Europees geld), zo is te lezen op de reclameborden boven de hoofden van de passagiers. Met deze boodschap is de aandacht van de metroreizigers meteen getrokken: elke reiziger profiteert van de Structuurfondsen. Overigens komt hetzelfde idee (de zak vol geld) ook terug in de slogans die voor andere situaties werden gemaakt. Voor technologieprojecten werd de zin: "Log on a whole load of European money" (Log in op een zak vol Europees geld). Voor projecten op het gebied van windenergie: "A whole load of European money is a breath of fresh air" (Een zak Europees geld is een hap frisse lucht). Voor uiteenlopende infrastructuurprojecten werd de zin ten slotte veranderd in "Building on a whole load of European money" (Bouwen op een zak vol Europees geld). Opgemerkt moet worden dat deze slagzin, die is bedoeld om aandacht te trekken, vergezeld gaat van uitgebreide informatie over de verschillende projecten en van de standaardzin over de financiering die in de verordening is voorgeschreven. Meer informatie: [email protected] c) om de boodschap over te laten komen, wordt geadviseerd om voorbeelden te noemen van projecten die dankzij de Structuurfondsen konden worden uitgevoerd. Het

28

belangrijkste is dat er zakelijk wordt beschreven op welke manier het bedoelde project een probleem oplost en bijdraagt aan de verbetering van het leven van de bevolking.

ROL VAN DE MEDIA In de verordening wordt benadrukt hoe belangrijk het is om de media te betrekken bij het vergroten van de zichtbaarheid van het werk van de Unie en dus van de bekendheid bij de burgers. In de informatie die aan de media wordt verstrekt, moeten alle uitgangspunten aan de orde komen. Dat zijn: -

het begrip samenwerking

-

de taken van de fondsen

-

de medefinanciering

-

de specifieke doelstellingen van de programma's

"In de boodschappen moeten de taken van elk fonds naar voren komen", wat dus betekent dat de inhoud van de verordening in gewone taal moet worden omgezet. Zie ook: vorm geven aan de voorlichting Mediacontacten moeten gedurende de gehele looptijd van een programma (start, uitvoering, afsluiting) worden onderhouden. Alleen dan blijven programma's in de belangstelling van de media staan. Zie ook: perscontacten.

ZICHTBAARHEID OP PROJECTNIVEAU Ook voor de zichtbaarheid van projecten moet zorg worden gedragen. Het is zeker niet de bedoeling dat iets onzichtbaars zichtbaar wordt gemaakt. Wel moet de aandacht van het publiek worden gevestigd op: -

de uitvoering van deze projecten

-

hun ontstaan, dus op de samenwerking tussen de Unie en de lidstaten

-

de medefinanciering van de Unie die voortvloeit uit deze samenwerking

Met het oog hierop moet overal in de Unie worden voldaan aan een aantal voorschriften om deze projecten op eenzelfde manier zichtbaar maken, zodat de burger overal dezelfde rode draad kan herkennen. Dit wordt bedoeld met de woorden "een homogeen beeld van de betrokken bijstandspakketten" uit de verordening. Het is beslist niet de bedoeling dat er in alle regio's en alle lidstaten dezelfde formuleringen worden gebruikt. Bewoordingen en slagzinnen kunnen verschillen

29

vanwege cultuurverschillen tussen landen en regio's. De inbreng en dus het beeld van de Unie moeten echter wel op een homogene manier duidelijk worden gemaakt.

1) De zichtbaarheid van de Unie in verplichte instrumenten In de verordening wordt voorgeschreven dat de deelname van de Unie en haar financiële bijdrage in een aantal instrumenten zichtbaar moet worden gemaakt. Een aantal daarvan is verplicht, andere zijn facultatief.

30

Overzichtstabel

VERPLICHTE INSTRUMENTEN PER TYPE PROJECT TYPE PROJECT INSTRUMENT

Infrastructuur > 3 000 000 EUR JA

Infrastructuur < 3 000 000 EUR NEE

JA

NEE

NEE

NEE

NEE

JA

NEE

JA

NEE

JA *

NEE

NEE

* niet langer dan een jaar

Kennisgeving *

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

* de verplichting staat niet in de verordening maar wordt wel algemeen gehanteerd

Publicaties*

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

NEE

*papier, elektronisch, overige

Aanplakbiljetten

NEE

NEE

NEE

NEE

JA

JA

JA

Borden Gedenkplaten

FIOV FIOV > 500 000 EUR < 500 000 EUR

MKB SOCIAAL LANDBOUW

OPMERKINGEN

31

¾ Borden Het volgende is voorgeschreven: -

Informatieborden zijn verplicht bij medegefinancierde infrastructuurprojecten waarvan de totale kosten (nationale financiering en bijdrage van de Unie) hoger zijn dan 3 miljoen euro (500 000 euro voor projecten die mede worden gefinancierd door het Financieringsinstrument voor Oriëntatie van de visserij - FIOV). Op deze borden wordt informatie over de Europese Unie toegevoegd aan de gegevens die moeten worden vermeld op grond van nationale normen. Deze informatie neemt een ad hoc plaats in. Deze borden worden geplaatst op de locatie waar het werk wordt uitgevoerd.

-

Op elk bord moet de medefinanciering door de Unie worden vermeld. Een vermelding van het desbetreffende Structuurfonds is facultatief.

-

De informatieborden worden uiterlijk zes maanden na de beëindiging van de werkzaamheden verwijderd en door een gedenkplaat vervangen.

Ten minste 25% van de beschikbare oppervlakte van de borden moet worden gebruikt voor de bijdrage van de Gemeenschap, te weten: -

het beeld van de Unie, uitgaande van de vlag en de voluit geschreven woorden "Europese Unie". Zie ook: grafisch beeld.

-

de vermelding van de financiële bijdrage (de medefinanciering).

De lettertekens van de zin waarin de financiële bijdrage van de Unie wordt vermeld, moeten ten minste even groot zijn als de lettertekens die worden gebruikt voor de nationale informatie. ¾ Gedenkplaten Wanneer informatieborden over infrastructuurprojecten na het beëindigen van de werkzaamheden worden verwijderd, moeten gedenkplaten worden geplaatst. Dit zijn permanente blijken van het werk van de Unie. Gedenkplaten voor infrastructuurprojecten moeten voldoen aan dezelfde eisen als de borden. Gedenkplaten voor de bedrijven die materiële investeringen hebben gedaan, worden echter voor de duur van niet meer dan een jaar geplaatst.

32

¾ Aanplakbiljetten Aanplakbiljetten met informatie voor het publiek over de rol van de Unie op de volgende gebieden: -

ontwikkeling van menselijk potentieel,

-

beroepsopleiding en werkgelegenheid,

-

investeringen in ondernemingen,

-

investeringen in plattelandsontwikkeling

zijn eveneens verplicht. Zie ook: affichecampagne

2) De zichtbaarheid van de Unie in facultatieve instrumenten Een aantal instrumenten is facultatief. Wanneer echter besloten wordt om van deze instrumenten gebruik te maken, moeten de zichtbaarheid van de Unie en haar financiële bijdrage voldoen aan de eisen die ook gelden voor verplichte instrumenten. Facultatieve instrumenten zijn borden en gedenkplaten voor projecten onder de in de verordening omschreven drempels en alle overige producten die niet tot de verplichte instrumenten behoren. ¾ Publicaties op papier en in elektronische vorm De bijdrage van de Unie moet met name in het begin van de publicatie worden vermeld. Hieronder wordt verstaan: -

de voorpagina of de omslag, zolang een goede zichtbaarheid gewaarborgd is.

-

de startpagina van een website.

Uiteraard kan de aanwezigheid van de Unie ook naar voren worden gebracht op de overige pagina's van een voorlichtingsinstrument. Deze producten moeten alle geïnteresseerden de mogelijkheid bieden om desgewenst meer informatie op te vragen. Met het oog daarop is in de verordening vastgelegd dat de gegevens van de voorlichters en de beheerders van de maatregel in de tekst worden opgenomen.

33

¾ Vermelden van de aanwezigheid van financiering door de Europese Unie Aan een project wordt subsidie toegekend uit een programma dat door de Structuurfondsen wordt gefinancierd. In een dergelijk programma wordt per definitie geld uit het eigen land aangevuld met geld van de Europese Unie. Zo krijgt elk project een gemengde financiering uit het eigen land en uit de Unie. Het moet de initiatiefnemers van een project duidelijk worden gemaakt dat een deel van de toegekende subsidie afkomstig is uit de begroting van de Unie. Deze informatie moet worden opgenomen in de brief van de verantwoordelijke instantie (kennisgeving van subsidie). De hoogte van deze bijdrage en het percentage van het totale steunbedrag kunnen ook worden vermeld.

34

Grafisch beeld Het belangrijkste onderdeel van het grafische beeld van de Unie is de Europese vlag met de voluit geschreven naam van de Europese Unie. Wat is er op dit gebied in de verordening vastgelegd? Welke normen zijn er voor het Europese embleem? Vanuit een oogpunt van samenhang en grafische effectiviteit verdient het de voorkeur om het beeldmerk van de Unie in alle voorlichtingsinstrumenten op te nemen, hoewel dit in de verordening voor papieren publicaties alleen wordt voorgeschreven wanneer ook nationale en regionale vlaggen moeten worden opgenomen. De afbeelding van de vlag moet altijd vergezeld gaan van de naam van de Unie. Op deze manier kan een onderscheid worden gemaakt met een praktijk die steeds meer voorkomt, namelijk het gebruik van de vlag (zonder bijschrift) voor publicitaire en commerciële doeleinden die geen enkel verband houden met de bedoelingen van de Unie met de Structuurfondsen. Om overal in de Unie een eenvoudig en herkenbaar beeldmerk in stand te houden, is in de verordening niet vastgelegd dat voor elk programma een speciaal logo moet worden ontworpen. Sommige programma's hebben echter wel speciale symbolen en grafische voorschriften ontwikkeld. Zo willen zij hun initiatieven iets gemeenschappelijks geven.

35

DEBUT CHARTE GRAPHIQUE DE EUROPESE VLAG Hoe moet de vlag van de Europese Unie worden gebruikt? Dit zijn de basisonderdelen: •

Aantal sterren

Op een azuurblauwe achtergrond een cirkel bestaande uit twaalf gouden vijfpuntige sterren waarvan de punten elkaar niet raken. Het embleem van de Europese Unie telt 12 sterren. Er bestaat geen verband meer tussen dit aantal en het aantal lidstaten van de Unie. Het aantal sterren zal in de toekomst dus niet meer veranderen.

36

•

Vorm van het embleem

De sterren vormen een denkbeeldige cirkel. Het Europese embleem is een rechthoekige vlag met een breedte van anderhalf maal de hoogte. De sterren bevinden zich op een onderling gelijke afstand en vormen een denkbeeldige cirkel waarvan het middelpunt samenvalt met het snijpunt van de diagonalen van de rechthoek. De straal van deze cirkel is gelijk aan eenderde van de hoogte van de verticale rand. Elke ster heeft vijf punten en is geconstrueerd in een denkbeeldige cirkel met een straal die gelijk is aan eenachttiende van de hoogte van de verticale rand van de rechthoek.

37

•

Lay-out van sterren en embleem

Drie voorbeelden van een onjuiste lay-out van de sterren. Alle sterren zijn verticaal geplaatst, dus met een punt naar boven gericht en twee punten op een denkbeeldige lijn haaks op de verticale loodlijn. De sterren liggen net als de uren op de wijzerplaat van een horloge. Een veel voorkomende fout is het omkeren van het embleem. Door naar de sterren te kijken, kan eenvoudig worden vastgesteld of het embleem niet verkeerd om staat. Als de sterren met twee punten naar boven wijzen, is het embleem omgekeerd. Een andere fout is dat de sterren in de verkeerde richting wijzen. Nogmaals: twee punten van elke ster moeten haaks op de verticale loodlijn staan.

38

De Europese vlag moet bij de vermelding van de medefinanciering door de Europese Unie staan. Hij moet op dezelfde hoogte staan als de eventueel aanwezige regionale of nationale emblemen, behalve uiteraard op borden, waarop een speciale ruimte wordt gereserveerd voor informatie over de Unie. •

Kleuren van de vlag

De Europese vlag moet in de officiële kleuren worden afgebeeld:

PANTONE REFLEX BLUE voor het rechthoekige vlak. PANTONE YELLOW voor de sterren. Het internationale PANTONE-kleurenpalet wordt veel gebruikt en is ook voor nietprofessionele gebruikers overal beschikbaar.

39

•

Reproductie in full color

Bij vierkleurendruk kunnen de twee voorgeschreven kleuren niet worden geval moeten ze uit vier kleuren worden opgebouwd. Het geel wordt 100% "Process Yellow". Door 100% "Process Cyan" te mengen met Magenta" ontstaat een kleur die sterk gelijkt op Pantone

gebruikt. In dat verkregen met 80% "Process Reflex Blue.

Internet In een webpalet komt PANTONE REFLEX BLUE overeen met RGB 0/0/153 (hexadecimaal: 000099) en PANTONE YELLOW met RGB 255/204/0 (hexadecimaal: FFCC00).

40

•

Reproductie in grijstinten

Wanneer alleen in zwart wordt gedrukt, moet de rechthoek worden gevormd door een zwarte haarlijn op een witte achtergrond. Wanneer alleen blauw beschikbaar is (dit moet dan uiteraard wel Reflex Blue zijn), moet deze kleur in een 100% dekking voor de achtergrond worden gebruikt, met de sterren in diapositief wit.

41

•

Reproductie op een gekleurde achtergrond

Het Europese embleem moet bij voorkeur op een witte achtergrond worden aangebracht. Vermijd achtergronden met meerdere kleuren en zorg in ieder geval dat de achtergrond goed bij de kleur blauw past. Wanneer een gekleurde achtergrond niet kan worden voorkomen, moet de rechthoek worden voorzien van een witte rand met een breedte van eenvijfentwintigste van de hoogte van de rechthoek.

Rechthoek met witte rand.

42

•

Reproductie op blauwe achtergrond

Op borden met een blauwe achtergrond komen alleen de sterren van het Europese embleem te staan. De rand van de vlag hoeft niet te worden aangegeven.

Meer informatie Meer informatie is te vinden op de website van het secretariaat-generaal van de Europese Commissie: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/graphics1_fr.htm

43

Evaluatie De evaluatie van de voorlichting is samen met het communicatieplan een van de nieuwe onderdelen van de verordening. De kwaliteit en de doelmatigheid van de ontplooide activiteiten moet worden aangetoond. Daarom moeten allereerst kwaliteits- en doelmatigheidscriteria worden vastgesteld.

STARTEVALUATIE In de verordening wordt voorgeschreven dat er kennis wordt overgedragen aan potentiële begunstigden en aan het grote publiek. Het is dus zinvol om te onderzoeken welke kennis aanwezig is -

over de procedures voor toegang tot de fondsen van een programma (potentiële begunstigden kunnen al over kennis beschikken omdat zij hebben deelgenomen aan de aanbesteding van projecten voor andere programma's)

-

over de rol die de Unie via de Structuurfondsen speelt, namelijk: het werk dat de Unie en de lidstaat samen verrichten; de taken van de Fondsen; de medefinanciering van de Unie.

Aan de hand van deze inventarisatie kunnen de communicatiestrategie en een indicatieve begroting voor de uitvoering daarvan worden vastgesteld. Zie ook: communicatieplan. Voorlichtingsmedia In dit onderzoek moet ook andere informatie worden verzameld die van belang kan zijn voor het ontwikkelen van de strategie. De doelgroepen kan worden gevraagd: -

of zij al voorlichting over het structuurbeleid krijgen; zo ja, wat zij daarvan vinden; hoe zij deze informatie zouden willen krijgen.

Ook moet worden nagegaan of alle actoren of voorlichtingskanalen hun functie goed hebben vervuld: -

Heeft de interne communicatie goed gefunctioneerd? Hebben de initiatiefnemers van projecten daadwerkelijk informatiecentra? In welke mate zijn de media in actie gekomen?

gefungeerd

als

44

Om de doelgroepen te testen op hun kennis en attitudes is het opstellen van een goede vragenlijst van essentieel belang. De verwerking van de antwoorden zal makkelijker zijn naarmate de vragen duidelijker en gerichter zijn. Voor het opzetten en uitvoeren van een enquête kan een beroep worden gedaan op gespecialiseerde externe bureaus, zonder dat de overheid de zeggenschap over de inhoud van de vragen verliest. Gebruik van externe dienstverleners Eventueel kunnen universiteiten en hun onderzoekscentra op methodologisch gebied waardevolle ondersteuning bieden en hoogwaardige diensten leveren.

EVALUATIE

ACHTERAF COMMUNICATIESTRATEGIE

VAN

ACTIES,

INSTRUMENTEN

EN

Met betrekking tot de evaluatie wordt in de verordening het volgende bepaald: •

"Aan de toezichtcomités wordt door de beheersautoriteit informatie verstrekt over de kwaliteit en de doeltreffendheid van voorlichting en publiciteit, alsmede passend bewijsmateriaal zoals foto's";

•

"Het communicatieplan omvat…de voor de evaluatie van de acties toegepaste criteria";

•

" …jaarverslag over de uitvoering…waarin een hoofdstuk gewijd is aan de voorlichting en publiciteit...".

In de verordening worden dus de volgende verplichtingen omschreven: 1a. aantonen dat acties zijn uitgevoerd en voorlichtingsinstrumenten zijn vervaardigd door middel van concrete voorbeelden of eventueel door middel van foto's (bijvoorbeeld van een evenement, een affichecampagne, borden en gedenkplaten, dus van alles wat niet aan een toezichtcomité ter beschikking kan worden gesteld) 1b. aantonen van de kwaliteit en doeltreffendheid van acties, instrumenten en de gehele gevolgde strategie Alle onder 1a en 1b genoemde gegevens moeten aan de toezichtcomités ter beschikking worden gesteld. 2. Aangeven van de evaluatiecriteria voor de desbetreffende acties die, gelet op de kwaliteits- en doeltreffendheidseis, de vorm zullen hebben van kwaliteits- en 45

doeltreffendheidsindicatoren. Met behulp van deze criteria moeten de beide gekozen aspecten kunnen worden gemeten. Zij moeten in het communicatieplan worden vermeld. 3. Een jaarlijks overzicht van de uitgevoerde acties moet worden opgenomen in het jaarverslag over de voortgang van een programma.

GEBRUIK VAN MEETINDICATOREN Meten is weten. Daarom moeten specifieke indicatoren worden omschreven en gebruikt.

A) Doeltreffendheidsindicatoren 1) Effectindicatoren voor de basisdoelstellingen van verordening 1. -

Wijziging (toename of afname) van de mate van transparantie (verwijzing naar informatie over de toegang tot de fondsen voor de programma's).

-

Wijziging (toename of afname) van de mate van bekendheid (verwijzing naar informatie over de rol van de Unie via de Structuurfondsen).

Ierland: aanpassingen op basis van enquêtes. 2) Resultaatindicatoren Evaluatie van de rechtstreekse en onmiddellijke effecten van het instrument of de actie bij de doelgroepen (zie voorbeelden op de volgende pagina) Methode voor het gebruik van effect- en resultaatindicatoren: -

Nulmeting onder doelgroepen van voorlichting en publiciteit.

-

Tussentijdse peiling en eindpeiling onder dezelfde doelgroepen en vaststellen van de veranderingen: - met betrekking tot transparantie en bekendheid; - met betrekking tot de resultaten van acties en instrumenten.

3) Uitvoeringsindicatoren Feitelijke uitvoering van acties/instrumenten uit het communicatieplan in vergelijking met de voorgenomen acties/instrumenten.

46

4) Begrotingsindicatoren Evaluatie van het gebruik van gelden voor voorlichting en publiciteit ten opzichte van de begrote bedragen.

B) Kwaliteitsindicatoren Speciale indicatoren voor elke uitgevoerde actie en elk vervaardigd product. Methode: Enquête onder doelgroepen van voorlichtings-/publiciteitsacties en -instrumenten over de kwaliteit van de uitgevoerde acties en de vervaardigde producten. INDICATOREN VOOR VOORLICHTING EN PUBLICITEIT (beknopte lijst met voorbeelden van indicatoren) DOELTREFFENDHEIDSINDICATOREN 1) Effectindicatoren Wijziging van de mate van transparantie = wijziging van de kennis over de toegang tot de fondsen van programma's Voorbeeld: In het gebied waarop een programma zich richt, zeggen in vergelijking met het begin van het programma meer/minder potentiële begunstigden dat zij beter/slechter/nog net zo goed op de hoogte zijn van de manier waarop zij toegang tot de fondsen kunnen krijgen. Wijziging van de mate van bekendheid: van de rol van de Unie, te weten: - het gezamenlijke werk van de Unie en de lidstaat - de taken van de fondsen - de medefinanciering door de Unie Voorbeeld In het gebied waarop het programma zich richt, zeggen doelgroepen in vergelijking met het begin van het programma beter/slechter/nog net zo goed op de hoogte zijn van de drie concepten (rol van de Unie, taken van de fondsen, medefinanciering).

47

2) Resultaatindicatoren Definitie van een resultaatindicator Beoordeling van het rechtstreekse en onmiddellijke effect van het instrument of de actie op de doelgroepen. Voorbeelden: -

Het aantal bezoekers van een website Het aantal deelnemers aan een evenement in verhouding tot het aantal genodigden Het aantal lezers van een artikel in de pers in verhouding tot het aantal verspreide exemplaren Het aantal binnengekomen financieringsaanvragen ten opzichte van het bereikte aantal potentiële begunstigden. Het aantal artikelen en/of reportages op radio of televisie naar aanleiding van een persconferentie of een groter evenement. Het aantal kijkers of luisteraars van een uitzending op radio of televisie

3) Uitvoeringsindicatoren Aantal uitgevoerde acties/vervaardigde instrumenten in verhouding tot het voorgenomen aantal. 4) Financiële indicatoren Werkelijke kosten in verhouding tot de begrote kosten = besteding van het budget voor voorlichting en publiciteit KWALITEITSINDICATOREN Publicaties: - Aantrekkelijkheid - Duidelijkheid van de gebruikte taal - Evenwicht tussen tekst en beeld - On line en off line elektronische producten - Gebruiksgemak - Toegankelijkheid Evenementen: - Kwaliteit van de organisatie (stiptheid, functioneren van diensten, prestaties medewerkers) - Deelname aan de discussie - Professionaliteit, duidelijkheid en duur van toespraken

van

organiserende

48

-

Kwaliteit van de verspreide documentatie Bereikbaarheid van de locatie van het evenement

Ierland

Aanpassingen op basis van enquêtes Al in 2000 ontwikkelde de Ierse regering een communicatiestrategie voor de promotie van het Nationaal Ontwikkelingsplan NDP, dat mede door de Structuurfondsen werd gefinancierd. In het voorjaar van 2001 werd een marktonderzoeksbureau gekozen om een grootschalig onderzoek uit te voeren. Doelen van dit onderzoek: onderzoeken van de mate van bewustzijn over, het begrip van en de belangstelling voor het NDP, peilen naar welke gebieden de aandacht van het publiek uitgaat en in kaart brengen van de voorkeuren van het publiek met betrekking tot de meest doelmatige voorlichtingsmiddelen over het NDP. Vervolgens werd in twee fasen een publieksonderzoek uitgevoerd. Dit bestond uit een eerste kwalitatieve fase, gevolgd door een meer kwantitatieve fase in acht NUTS IIIregio's. 1200 representatieve vertegenwoordigers van verschillende sociale en beroepsgroepen werden zo ondervraagd. Dit onderzoek leverde een eerste beeld op van de bekendheid van het Nationaal Ontwikkelingsplan en van de Structuurfondsen. In mei/juni 2002 vond een tweede onderzoek plaats. Deze keer werden 600 mensen ondervraagd. Doel: vergelijken van de ontwikkeling van het bewustzijn en de kennis. Uit dit tweede onderzoek blijkt dat het aantal mensen dat het Nationaal Ontwikkelingsplan "kent" in een jaar tijd is toegenomen van 49 tot 59%. 79% van de ondervraagden vindt verder dat het NDP een "goed idee" is. De communicatie lijkt dus effectief te zijn geweest. Bij een nadere bestudering van de verzamelde gegevens moet het beeld toch enigszins genuanceerd worden. Het blijkt namelijk dat de percentages mensen die het NDP "kennen" per regio aanzienlijk verschillen. Verder blijkt uit het onderzoek duidelijk dat het publiek hoofdzakelijk is geïnteresseerd in lokale projecten en in de effecten van nationale projecten op hun eigen woonplaats. Uit deze twee enquêtes kunnen bijzonder nuttige conclusies worden getrokken voor toekomstige communicatie-acties: mensen moeten in eenvoudige taal worden aangesproken, er moet meer rekening worden gehouden met de lokale dimensie en de effecten van het NDP op ieders dagelijkse leven moeten beter worden uitgelegd. Meer informatie: [email protected]

49

Communicatieplan Het opstellen en uitvoeren van een communicatieplan is voortaan verplicht, net als het uitvoeren van een evaluatie. Het communicatieplan geeft structuur en samenhang aan alle acties en producten. Het vormt een permanent referentiekader. Een goed doortimmerd communicatieplan bestaat uit drie hoofddelen: inventarisatie, strategie en operationeel plan

1. INVENTARISATIE Voor het opstellen van een algemeen communicatieplan wordt geadviseerd om allereerst een inventarisatie van de bestaande situatie te maken: de evaluatie. De belangrijkste uitkomsten van deze inventarisatie vormen de basis voor de hoofdlijnen van de strategie. Finland

Eerst luisteren In het jaar 2000 werd in Finland net als in andere landen door de nationale beheersautoriteit (het Finse ministerie van Binnenlandse zaken) een communicatieplan voor de Structuurfondsen gemaakt. Het bijzondere van dit plan zit in de grote mate van medezeggenschap bij de totstandkoming ervan. Er was namelijk geen sprake van het van bovenaf opleggen van dingen: de beheersautoriteit koos ervoor om alle betrokken partners van meet af aan uitgebreid te raadplegen. Welke conclusies kunnen we uit vorige communicatie-activiteiten trekken? Wat zijn de lessen daaruit voor de toekomst? In samenwerking met een communicatiebureau heeft het ministerie van Binnenlandse zaken gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van 18 rechtstreeks betrokken organisaties: ministeries en regionale raden, maar ook de centrale kamer van koophandel, de Finse organisatie van lokale overheden, de centrale vakorganisatie, de Finse werkgeversfederatie enz. In tweede instantie werd in het voorjaar van 2000 een congres georganiseerd voor de betrokken partijen en communicatiedeskundigen. Pas daarna werd het communicatieplan afgerond. Beslissen, zo zegt men soms, is eerst luisteren! Zie ook: Finland de kracht van programma's van de EU. Meer informatie: [email protected]

50

2. STRATEGIE In de strategie moet met name antwoord worden gegeven op twee hoofdvragen: -

wat willen we zeggen? tegen wie willen we dat zeggen?

In de strategie moet ook rekening worden gehouden met de werking van de communicatie. Uitgangspunten.

Doelstellingen en doelgroepen begrijpen De doelstellingen van transparantie en zichtbaarheid/bekendheid en de doelgroepen worden duidelijk omschreven in de verordening. In het communicatieplan moet een grondige analyse worden gemaakt van de desbetreffende doelgroepen, die alle een eigen kennisniveau en specifieke eigenschappen hebben. Uit deze analyse moeten de behoeften en verwachtingen van de verschillende doelgroepen zodanig naar voren komen dat het aanbod van elk programma daarbij kan aanknopen. Er moet dus een link worden gelegd tussen datgene wat op grond van de verordening moet worden gezegd en gedaan en datgene wat het publiek wil horen en krijgen.

Rode draad zoeken Rekening houdend met de vastgestelde doelstellingen en doelgroepen moeten vervolgens een uniek beeldmerk en de belangrijkste boodschappen worden vastgesteld. Deze twee aspecten moeten in alle communicatie-uitingen terugkomen als een soort fabrieksmerk.

3. OPERATIONEEL PLAN Op basis van de strategie wordt de koers bepaald. Vervolgens moeten de middelen worden omschreven waarmee de boodschappen aan de diverse doelgroepen kunnen worden overgebracht. Het operationele plan omvat alle instrumenten die nodig zijn voor de uitvoering van de strategie. Dit plan beschrijft de volgende onderdelen: -

de te gebruiken instrumenten; het verband tussen deze instrumenten; de begroting; 51

-

de planning.

Actie-instrumenten Instrumenten kunnen alleen worden gekozen wanneer men de mogelijkheden maar ook de beperkingen ervan kent.

Verband tussen acties De bedoeling van het operationele plan is dat alle acties en instrumenten in een samenhangend geheel worden verwerkt. Uit het plan blijkt het verband tussen de verschillende voorgenomen initiatieven en de uiteindelijke doelstellingen van de verordening en de manier waarop deze initiatieven elkaar beïnvloeden en besparing van tijd en energie mogelijk maken.

Inzet van mensen Er zijn twee mogelijkheden. ¾ Eerste mogelijkheid: er wordt een speciaal team opgericht om de voorlichting en de publiciteit over de Structuurfondsen te ontwikkelen, uit te voeren en te evalueren. Dit team moet dan wel intensief communiceren met de verantwoordelijken voor het beheer. ¾ De tweede mogelijkheid wordt door beheersautoriteiten veel vaker gekozen: in dit geval moeten de beheerders zich ook bezighouden met voorlichting en publiciteit. Omdat zij op dit gebied niet deskundig zijn, moeten zij snel en goed leren hoe zij te werk moeten gaan. Een optimale oplossing is dan dat zij een ad hocopleiding volgen. Soms gaan dingen eenvoudiger dan gedacht. Binnen de overheid is al veel deskundigheid aanwezig: van deze deskundigheid moet optimaal gebruik worden gemaakt door overdracht van kennis aan degenen die dat nodig hebben.

52

Flevoland (Nederland)

Delen van deskundigheid De provincie Flevoland (ten noorden van Amsterdam) telt 330 000 inwoners en wordt sinds 1994 aangemerkt als een Doelstelling 1-regio. Binnen het provinciaal bestuur houden zich 30 mensen - onder wie 10 projectleiders - bezig met het beheer van Europese projecten. Deze 10 projectleiders moesten worden opgeleid op voorlichtingsgebied omdat zij een andere achtergrond hadden. Met het oog hierop werden zij uitgenodigd voor een tweedaagse training, ver van hun kantoor. Na afloop van deze cursus, waarbij ze in contact kwamen met communicatiedeskundigen, kregen de deelnemers een gids met antwoorden op praktische vragen die zich kunnen voordoen. Op deze manier konden de beheerders zich bekwamen in een aantal gangbare werkzaamheden op communicatiegebied, waaronder het opstellen van persberichten of het onderhouden van mediacontacten. Voor complexere zaken kunnen de projectleiders altijd contact opnemen met een van de communicatiedeskundigen van de provincie. Het provinciebestuur van Flevoland heeft er bewust voor gekozen om gebruik te maken van bestaande communicatiedeskundigheid in de eigen organisatie. Meer informatie: [email protected]

Begroting Bij de keuze voor actie-instrumenten moet altijd rekening worden gehouden met de beschikbare middelen, die per programma verschillen. In het algemeen is het bijzonder nuttig om te kunnen beschikken over kostenindicaties voor de verschillende producten, om de ramingen zo betrouwbaar mogelijk te maken. Voorlichting en publiciteit worden gefinancierd uit het begrotingsonderdeel "Technische bijstand" van elk programma.

53

Planning In de planning moeten voorlichting en publiciteit worden gekoppeld aan de verschillende fasen van het programma omdat voorlichting deel uitmaakt van het beheer en moet bijdragen aan het succes daarvan. Het informeren van begunstigden geniet prioriteit zolang het geld beschikbaar is. Tegelijkertijd wordt de voorlichting over de rol van de Unie steeds belangrijker naarmate het programma de door Structuurfondsen medegefinancierde projecten voltooid.

54