HANDLEIDING VITRINE VOOR TOEGANGSBEHEERDERS BIJ PARTNERS (Versie 22/5/15)
INHOUDSTAFEL 1. Vitrine – beknopte toelichting 2. Hoe kom je op Vitrine ? Kennismaking met Vitrine. 3. Een aanbod toevoegen op Vitrine 4. Voor de administrator/toegangsbeheerder bij de partner 4.1. Hoe geeft een toegangsbeheerder toegang aan medewerkers 4.2. Belang dat de toegangsbeheerder de naam van de medewerker correct ingeeft voor de login 4.3. Voorbeeld van de mail die een medewerker krijgt als hij toegang heeft gekregen tot Vitrine
-3- 4-9- 10 - 10 - 13 - 13 -
1. Vitrine : beknopte toelichting Wat is Vitrine? Vitrine is een tool waarmee we het aanbod van de VDAB en haar partners willen bundelen en moet aan alle consulenten een overzicht geven op wat er nú allemaal te gebeuren staat. Op Vitrine vinden professionele doorverwijzers informatie over erkende projecten en reguliere diensten, infosessies en opleidingen van VDAB en partners voor werkzoekenden, werkgevers en werknemers. De algemene bedoeling is bij te dragen aan een grotere transparantie en overzicht van het bestaande aanbod in het Vlaamse toeleidingsveld.
Wat is het verschil tussen Vitrine en de opleidingengids? De opleidingengids blijft dé referentie voor de standaard, goed gekende opleidingen van VDAB. Vitrine wordt het énige kanaal om deze 'speciallekes' of opleidingen met nood aan toeleiding in de kijker te plaatsen. Het wordt dus als consulent zeer belangrijk om de opleidingen in te voeren, maar zeker ook om de tool open te hebben staan als standaard werkmiddel!
Verdwijnt de opleidingengids? Nee, de opleidingengids blijft bestaan naast Vitrine. Het is de bedoeling dat Vitrine veel breder gaat dan de huidige opleidingengids.
Welke opleidingen horen op Vitrine thuis? Infosessies van (nieuwe) opleidingen waar een tekort aan kandidaten is, moéten
o o
gepubliceerd worden op Vitrine. Op deze manier kan er extra toeleiding gebeuren vanuit VDAB en de derden. Speciale projecten of eenmalige opleidingen, opleidingen waar niet elke consulent van op de hoogte is. Als deze opleidingen door Vitrine in de hele provincie (en ook daarbuiten) bekend zijn, vergemakkelijkt dit de toeleiding. Bijvoorbeeld: het project in samenwerking met Cherchye 'Thermische gevelisolatie met sierpleister' jaarlijks terugkomende opleidingen als 'zwembadredder' die niet standaard in ons aanbod zitten. Jobmarkten Activiteiten van partners vb. OCMW's (vanaf voorjaar 2014)
Welke opleidingen horen niet op Vitrine thuis? Opleidingen met wachtlijsten, of opleidingen die traditioneel altijd goed vol
zitten en dus geen extra toeleiding nodig hebben. De infosessies voor deze opleidingen horen evenmin op Vitrine. 3
Let wel: Vitrine open je best via Chrome, via Internet Explorer treden er soms problemen op!
2. Hoe kom je op Vitrine ? Kennismaking met Vitrine Inloggen gebeurt via de partnerflap van de VDAB-website www.vdab.be
Naar partner-luik gaan (helemaal rechts). Dan kom je op volgend scherm.
4
In ‘VDAB voor partners’, naar de hoofding ‘Mijn Loopbaan voor partners’ gaan. (Niet naar ‘Log in op Mijn loopbaan’).
In ‘Mijn Loopbaan voor partners’ ga je rechts in ‘Log in op Mijn VDAB’ je gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Dan kom je op volgend scherm.
5
Naast het ikoon van ‘Mijn opleidingen’ vind je de link naar ‘Vitrine’ Als je doorklikt op Vitrine, dan krijg je de eerste keer het scherm zoals hieronder te zien is.
6
Hier kan je je eigen provincie kiezen (of meerdere indien gewenst. Deze instellingen zijn altijd wijzigbaar). Je kan ook aanvinken om een nieuwsbrief te ontvangen. Je klikt op opslaan en dan kom je op het startscherm van Vitrine terecht.
Nu kan je de aanbiedingen in Vitrine bekijken. Je kan een trefwoord intikken en op ‘Zoek’ drukken en dan verschijnt er onderaan een lijst opleidingen, infosessies, initiatieven die in Vitrine opgenomen zijn. 7
ls je bij ‘trefwoorden’ niets intikt, dan krijg je onderaan een overzicht van alle ingegeven aanbod. Interessant om te zien wat er de laatste tijd nieuw is bijgekomen. Als je nu bijvoorbeeld trefwoorden ‘Overzicht’ intikt, op ‘zoek’ drukt en naar beneden scrolt, dan krijg je de ’Gebundelde overzichten van VDAB-opleidingen’ van de regio’s Antwerpen, Mechelen en Turnhout’. Die worden uptodate gehouden. Zie hieronder om de resultaten te zien van de ‘zoekvraag’.
Iets interessant zijn ook de JOBKRANTJES. ‘Jobkrantjes’ is het 2de titeltje in de menubalk. Als je die openklikt, krijg je de recente jobkrantjes per regio Antwerpen (in detail uitgesplitst per sector), Turnhout en Mechelen.
8
Verder zijn er info’s voor opleidingen, allerlei jobdagen, infodagen, infosessies, toeleidingsinitiatieven allerhande van VDAB en partners op Vitrine te vinden : tik een kernwoord in van het initiatief dat je zoekt en als de informatie in Vitrine is opgenomen, komt het eruit. De zoekfunctie is goed, want een deel van een woord in trefwoorden geeft al resultaten.
3. Een aanbod toevoegen op Vitrine Een VDAB-medewerker kan ook zelf een aan aanbod in Vitrine plaatsen. Dat doe je door bovenaan te klikken op ‘Aanbod’, en dan ‘Toevoegen’.
Dan kom je op dit scherm :
9
Er zijn een aantal verplichte invulvelden. Onderaan kunnen er bijlages worden toegevoegd. De verschillende aanbiedingen worden periodiek door een VDAB-administrator van Vitrine gebundeld in een nieuwsbrief die wordt rondgemaild naar alle leden van het netwerk die aangegeven hebben in hun ‘instellingen’ dat ze de nieuwsbrief willen ontvangen.
4. Voor de Administrator/toegangsbeheerder van de partner 4.1. Hoe geeft een toegangsbeheerder toegang aan medewerkers ? Je gaat terug naar het scherm waar je op terechtkomt nadat je bent ingelogd bij ‘Mijn VDAB’. Onder het ikoon van ‘Mijn bedrijf’ vind je de link naar ‘Toegangsbeheer’.
Als je doorklikt op ‘Toegangsbeheer’, dan krijg je de eerste keer het scherm zoals hieronder te zien is. Het kan zijn dat je eerst nog je specifieke vestiging of afdeling moet kiezen uit een lijst. 10
Hier vind je de reeds bestaande gebruikers van VDAB-toepassingen. Belangrijk is hier dat de persoon die toegangsbeheerder voor Vitrine is of wordt, naast zijn/haar naam ‘Toegangsbeheer’ en ‘Vitrine’ krijgt. Hij of zij zal de medewerkers van de organisatie toegang moeten geven tot het gebruik van Vitrine. Ingeval een medewerker er nog niet in het systeem staat, moet er een gebruiker worden toegevoegd. Dat doe je door op ‘Voeg gebruiker toe’ te klikken. Dan kom je op volgend scherm.
11
Hier hebt je wel het RIJKSREGISTERNUMMER nodig van medewerker die je wil toevoegen. Naast het rijksregisternumer, moet ook het emailadres worden toegevoegd. Onderaan moet het vakje ‘Vitrine’ worden aangevinkt. Als de nieuwe gebruiker/medewerker is toegevoegd, dan ga je terug naar het onderste luik ‘Toegangsrechten’ en druk je op bij ‘Vitrine’ uiterst rechts op ‘Wijzig’.
De medewerker zal er nu bijstaan. Vink dan rechts in het vierkantje aan en de medewerker heeft nu toegang tot Vitrine. Zie hieronder voor het scherm.
12
4.2. Belang dat de partner de naam van de medewerker juist ingeeft voor een login In het scherm waar een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt is het ook belangrijk dat de naam correct wordt ingevuld. Voornaam bij voornaam en familienaam bij familienaam. Dat is belangrijk want op basis hiervan wordt de login aangemaakt en de login begint altijd met de eerste letter van de voornaam. ‘Emanuel Lefevre’ vertaalt zich bij voorbeeld in ELEFEVRE. Stel dat er bij ‘voornaam’ Lefevre stond en bij ‘naam’ Emanuel, dan vertaalt zich dat in een login als LEMANUEL. De login verwijst op deze manier niet naar de naam van de gebruiker. Indien de administratie (IT) op een of ander moment zou moeten checken als er een login bestaat voor een Emanuel Lefevre, dan komt die in het 2de geval niet uit het systeem, wat verwarrend is. Verkeerde logins worden ook uit het systeem gehaald door IT.
4.3. Voorbeeld van de automatische mail die een nieuwe gebruiker bij een partner krijgt net na het geven van toegangsrechten door de toegangsbeheerder Het moment dat de nieuwe gebruiker is aangemaakt, dus het rijksregisternummer en de naam van de medewerker is opgeslagen, krijgt de medewerker van de partner een mail die hem op de hoogte stelt hiervan. Hieronder een voorbeeld van de automatische mail. (Hier zie je ook een voorbeeld van hoe het systeem van een naam een login maakt). In de mail wordt ook een link gegeven om een paswoord te kiezen of te wijzigen.
13
14
