Handleiding vervolgvisitatie

1

Handleiding vervolgvisitatie Toelichting: - Hoe kunt u bijhouden hoever u bent met uw verbeterpunten? - Hoe bereidt u zich voor op de vervolgvisitatie? Inhoudsopgave:

Paginanummer

Samenvatting 1. Inleiding

2 4

2. Vervolgvisitatie 2.1 Nadere toelichting deel A: Samenvatting visitatieportfolio 2.2 Nadere toelichting deel B: Verbetertrajecten

4 4 6

3. Beoordeling IVP 3.1 Beoordelingscriteria Samenvatting visitatieportfolio 3.2 Beoordelingscriteria Verbetertrajecten

8

4. 4.1 4.2 4.3

10

Rol van de visitatiegroep Tussentijds Ter voorbereiding van de vervolgvisitatie (stappenplan) Onderlinge feedback in de visitatiegroep

5. Handleiding ADAS Bijlagen: -

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4

Format Samenvatting visitatieportfolio Lijst van voorbeelden van bewijsmateriaal Hulpmiddelen voor het formuleren van verbetertrajecten Voorbeelden verbetertrajecten

Kwaliteitsbureau NVAB Augustus 2013

Handleiding visitatieportfolio definitief Versie 0.4, 20-08-2013

8

10 12 14

2

Samenvatting Inhoud IVP T.b.v. de vervolgvisitatie maakt u opnieuw een IVP. Het IVP voor de vervolgvisitatie kent twee onderdelen: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; hiertoe vult u de vragenlijst ‘Samenvatting visitatieportfolio’ in. B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar: hiervoor formuleert u zes verbetertrajecten. Ad A. Samenvatting visitatieportfolio Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP (van enige jaren geleden). Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden, waarin u de bewijzen van uw activiteiten en uw eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier verzamelt. Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt de u de balans op. Dit doet u in de Samenvatting visitatieportfolio: hierin zet u per verbeterpunt kort op een rijtje: • Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt te realiseren; • Wat dit alles voor u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd, op welke wijze bent u een betere bedrijfsarts geworden? Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren. Ad B. Verbetertrajecten Op basis van uw eerdere analyse en met behulp van de instrumenten in ADAS formuleert u vervolgens zes verbetertrajecten voor de volgende vijfjaarsperiode. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd.

Beoordeling De beoordeling heeft betrekking op het gehele IVP, dus zowel op de terugblik (Samenvatting visitatieportfolio) als de vooruitblik (Verbetertrajecten). De beoordeling van de Samenvatting visitatieportfolio heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbij periode en de reflectie daarop. Het gaat niet zozeer om de effecten van de inspanningen. Beoordeeld wordt: - Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten te realiseren (los van het bereikte resultaat)? - Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten uit uw oorspronkelijke IVP een verantwoording geeft.


3 Beoordeling van de verbetertrajecten vindt plaats op basis van onderstaande criteria: • Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd; • Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; • Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): o is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken o is goed gefaseerd door de tijd o toont voldoende ambitie o inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie • Ter voorbereiding zijn alle vereiste instrumenten gebruikt; • Van de (minimaal) vereiste zes nieuwe verbetertrajecten, mogen er één of twee later worden aangevuld, maximaal 2,5 jaar na de formele vervolgvisitatie Het gehele IVP, dus zowel deel A (Samenvatting visitatieportfolio) als deel B (Verbetertrajecten) moet voldoende beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond.

Rol van de visitatiegroep De daadwerkelijke voorbereiding van de vervolgvisitatie doet u net zoals in de eerste ronde weer samen met een groep van 4-5 collega’s. Samen met uw visitatiegroep doorloopt u weer het traject: u vult individueel de vragenlijsten in en verzamelt de feedback van klanten en cliënten. De resultaten van uw individuele analyse bespreekt u in de visitatiegroep. U krijgt in de vervolgvisitatie een sterkere feedbackrol naar uw groepsgenoten. Op het moment dat alle groepsleden een (concept) Samenvatting visitatieportfolio en (concept) Verbetertrajecten op papier hebben gezet, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, bereikte resultaten, leerervaringen en de verbetertrajecten. Ieder groepslid geeft feedback op de Samenvatting visitatieportfolio en verbetertrajecten van minstens twee andere groepsleden.

In deze Handleiding staat bovenstaande verder toegelicht. We adviseren u om deze goed te bestuderen voordat u met de voorbereidingen voor de vervolgvisitatie begint.


4 1. Inleiding Visitatie is een gestructureerde manier om te komen tot kwaliteitsverbeteringen in het professionele functioneren. Iedere bedrijfsarts werkt d.m.v. een continue zelfreflectie aan een verbetering van de eigen professionele bekwaamheid. Hierbij wordt hij/zij gesteund door beroepsgenoten, in eerste instantie de medegevisiteerden en in laatste instantie de visitatoren. Het instrumentarium dat hierbij ter beschikking staat is gebaseerd op het competentieprofiel bedrijfsartsen, waarbinnen zeven competentiedomeinen (CanMEDs) worden onderscheiden. Het doorlopen van het visitatieproces leidt tot een persoonlijke kwaliteitsagenda in de vorm van een Individueel Verbeter Plan (IVP). In de eerste visitatieronde betrof het een ‘nulmeting’: u stelde uw eerste IVP op en de visitatoren konden nog niet ingaan op uw persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Bij de tweede visitatieronde zal wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Dit IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard door het Kwaliteitsbureau NVAB en komt (inclusief het commentaar van de visitatoren) voorafgaand aan de volgende visitatie ter beschikking van de gevisiteerde en de dan toegewezen visitatoren. U houdt zich in de vervolgvisitatie bezig met twee zaken: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar

2. Invulling van de vervolgvisitatie Het IVP voor de vervolgvisitatie kent twee onderdelen: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; hiertoe vult u de vragenlijst ‘Samenvatting visitatieportfolio’ in. B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar: hiervoor formuleert u zes verbetertrajecten. 2.1 Nadere toelichting op de Samenvatting visitatieportfolio Tussentijds bijhouden van uw vorderingen Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP. Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden. Het bijhouden van een portfolio helpt u om de bewijzen van de eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier te verzamelen. Het portfolio dient meerdere doelen: • Het is een instrument om de afgelegde weg te documenteren: tussen de twee visitaties in werkt u aan de realisering van uw persoonlijke verbeterpunten. Gaandeweg dit proces verzamelt u relevant materiaal voor het portfolio; hierbij kan worden gedacht aan ontwikkelde werkproducten, reflecties op de eigen leerervaringen, evaluaties van klanten en cliënten, feedbackverslagen van leidinggevenden en collega’s, video-opnames, etc. (Het spreekt voor zich dat dit proces het gemakkelijkst verloopt als u daar meteen na de eerste visitatie mee begint. Achteraf verzamelen is lastiger.) • Het is een leermiddel: in het portfolio beschrijft u periodiek uw eigen ervaringen tijdens de periode tussen de visitaties in; daarmee houdt u bij welke ontwikkeling u hebt doorgemaakt op de diverse competentiegebieden en bent u in staat om tijdig bij te sturen.


5 •

Het visitatieportfolio vormt daarmee ook de basis voor de beoordeling bij de vervolgvisitatie: een gefundeerd bewijs van uw eigen competentieontwikkeling.

Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt. In dit document plaatst u allereerst het oorspronkelijke verbeterpunt, in de SMART-formulering. Hierna beschrijft u periodiek welke acties u rond dit verbeterpunt hebt ingezet en welke effecten die hebben gehad. Het verdient aanbeveling om het verslag ieder half jaar bij te werken: u weet dan nog goed wat u hebt gedaan en waarom u het zo hebt aangepakt. U noteert wanneer een verbeterpunt is afgerond en eventueel of er een nieuw (vervolg)punt aan wordt gekoppeld. Als aan een bepaald verbeterpunt niets is gedaan, noteert u dit eveneens, met een korte toelichting. Het kan voorkomen dat u een verbeterpunt bij nader inzien niet meer zinvol of relevant vindt; in dat geval beschrijft u ook dit inzicht kort. Bij voorkeur kiest u ter vervanging van een vervallen verbeterpunt een nieuw verbeterpunt en beschrijft wat hiermee is gebeurd. Op deze manier laat het verslag duidelijk zien hoe de verbeterpunten zijn gerealiseerd en hoe uw ontwikkeling is verlopen. Ons advies is om bij ieder punt gelijk te noteren welke achterliggende documenten de realisatie van het verbeterpunt kunnen onderbouwen en deze documenten ook gelijk aan het portfolio toe te voegen. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt de u de balans op. Dit doet u in de Samenvatting visitatieportfolio: hierin zet u per verbeterpunt kort op een rijtje: • Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt te realiseren; • Wat dit alles voor u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd, op welke wijze bent u een betere bedrijfsarts geworden? Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren. Door het maken van de Samenvatting visitatieportfolio maakt u voor u zelf de balans op over de afgelopen vijf jaar: wat heb ik ondernomen en waar sta ik nu? Dit vormt tevens de opstap naar het tweede deel van uw dossier: de verbetertrajecten voor de komende periode. In bijlage 1 vindt u het format voor de Samenvatting visitatieportfolio. Ditzelfde format vind u ook in ADAS. Het is belangrijk dat de Samenvatting Visitatieportfolio een weerspiegeling is van het traject dat u persoonlijk hebt afgelegd. Wellicht bent u met uw visitatiegroep blijven bijeenkomen in de afgelopen jaren en heeft u gesproken over verbeterpunten, die in de IVP’s van meerdere groepsleden voorkwamen. Wellicht werkt u bij dezelfde werkgever, waardoor de context waarbinnen u uw IVP uitwerkt ook veel op elkaar lijkt. Maar ook als u dezelfde of soortgelijke inspanningen hebt verricht, kan het leereffect per persoon anders zijn. Als je goed doorvraagt blijkt dat wat de een leert van een ervaring toch totaal anders is dan wat de ander ervan leert. Probeer dus nieuwsgierig te zijn naar elkaars ervaringen en door goed doorvragen de verdieping te zoeken. Dat zal ervoor zorgen dat uw Samenvatting Visitatieportfolio echt uw persoonlijke verhaal wordt. Welke achterliggende documenten kunnen worden verzameld? In uw IVP heeft u een aantal zelf gekozen, persoonlijke verbeterpunten geformuleerd. Het ligt dus voor de hand dat ook de documenten, die de competentieontwikkeling van de bedrijfsarts onderbouwen, allerlei inhouden en vormen kennen. Bijvoorbeeld: indien u als verbeterpunt heeft geformuleerd dat u een cursus over een bepaald onderwerp wilde volgen, kunt u als achterliggend document het certificaat van deelname aan deze cursus noemen. Maar ook een uitdraai van GAIA


6 kan als achterliggend document fungeren. Om u een indruk te geven van de veelheid aan mogelijkheden is in bijlage 2 een lijst met voorbeelden opgenomen. In de Samenvatting visitatieportfolio noemt u één of twee documenten, die uw handelen het best onderbouwen. Deze onderliggende documenten, die het verslag ondersteunen, behoeven dus niet te worden toegevoegd aan de Samenvatting visitatieportfolio. De documenten zijn eventueel wel opvraagbaar tijdens de formele visitatie. Format / inhoudsopgave Een portfolio dat tussentijds wordt bijgehouden kan elke mogelijke vorm krijgen, naar eigen keuze van de gevisiteerde: een papieren map, een schoenendoos of een digitaal bestand. De Samenvatting visitatieportfolio die voor de formele vervolgvisitatie wordt gemaakt heeft een vast omschreven format. Hiervoor is gekozen om de beoordeling door de visitatoren te vereenvoudigen. In bijlage 1 is het format voor de Samenvatting visitatieportfolio opgenomen. ADAS In de volgende versie van ADAS (ADAS 3.0) is de Samenvatting visitatieportfolio beschikbaar als (nieuwe) vragenlijst.

2.2 Nadere toelichting op de Verbetertrajecten Het ligt voor de hand dat de reflectie op de eigen ontwikkeling in de voorgaande periode al zicht geeft op mogelijke verbeteringen voor de volgende periode. We adviseren u om na het invullen van de Samenvatting visitatieportfolio eerst eens ‘achterover te leunen’ en uzelf af te vragen waar u nu staat als professional en wat dat betekent voor de komende vijf jaar. Op welke gebieden wilt u zichzelf verder ontwikkelen, hetzij door het verder uitbouwen van uw sterke punten, hetzij door verbetering van uw zwakke punten. Vervolgens gaat u aan de slag met de instrumenten in ADAS. Deze instrumenten kunnen enerzijds een bevestiging geven van wat u zelf al bedacht had; anderzijds komt u wellicht nog andere verbetermogelijkheden op het spoor. T.o.v. de eerste visitatieronde is de gevraagde tijdsinvestering teruggebracht: • Vrijwel alle vragenlijsten zijn ingekort; • bij de Medical Audit wordt gevraagd om minimaal zes dossiers te toetsen aan twee richtlijnen (voorheen ging het om minimaal tien dossiers); • u kunt kiezen tussen het gebruik van het reflectieverslag over een ethisch dilemma óf het verslag over een organisatie-adviestraject (voorheen werden beide vereist); • de feedbackvragenlijsten voor collega’s zijn komen te vervallen. In de vervolgvisitatie worden de volgende (ADAS-) instrumenten gebruikt: • Vragenlijst Samenvatting visitatieportfolio • Vragenlijst Professioneel functioneren • Analyse van minimaal zes dossiers verdeeld over minimaal twee Medical Audits (te kiezen uit meerdere mogelijkheden) • Een reflectieverslag over een ethisch dilemma (óf) • Een verslag over een adviestraject op organisatieniveau • Feedbackvragenlijsten van klanten • Feedbackvragenlijsten van cliënten • Vragenlijst ‘Feedback groepsgenoten’ • Vragenlijst Evaluatie visitatie Handleiding visitatieportfolio definitief Versie 0.4, 20-08-2013

7 De eisen in de vervolgvisitatie zijn t.o.v. de eerste ronde gewijzigd: 1. het onderscheid tussen verbeterpunten op de korte termijn en op de lange termijn is vervallen; 2. I.p.v. verbeterpunten worden er verbetertrajecten geformuleerd; er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd voor de volgende visitatie; 3. Een verbetertraject dient evalueerbaar te zijn op het moment van de volgende visitatie. Nota Bene: gebleken is dat het soms lastig is om in één keer zes verbetertrajecten te formuleren. Van de (minimaal) vereiste zes nieuwe verbetertrajecten, mogen er één of twee later worden aangevuld, maximaal 2,5 jaar na de formele vervolgvisitatie. Als één of meerdere verbetertrajecten halverwege afvallen (om welke reden dan ook), moet er een alternatief verbetertraject worden geformuleerd. In ieder geval moet bij de volgende visitatie een terugrapportage plaatsvinden over minimaal zes verbetertrajecten. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Verbeteringen worden vaak niet in één keer bereikt, maar kunnen in meerdere stappen/fasen opgedeeld worden. Kleine(re) stappen zijn te overzien, leiden tot tussentijdse succeservaringen en verhogen de motivatie om door te gaan. Voorts is het van belang dat het verbeteringen betreft die u echt aan het hart gaan. Alleen dan zult u voldoende motivatie eraan ontlenen en zich (blijven) inspannen om het verbetertraject daadwerkelijk te doorlopen. Om te komen tot een goede beschrijving van een verbetertraject kunt u meerdere hulpmiddelen gebruiken. De SMART-methodiek, die u kent vanuit de eerste visitatie, is er daar één van. Maar u kunt ook gebruik maken van andere hulpmiddelen, zoals de PDCA-cirkel of het beantwoorden van de 5 W- vragen. In bijlage 4 vindt u een aantal voorbeelden van hulpmiddelen die u kunt gebruiken.

Samenvattend: het tweede IVP dient dus aan de volgende eisen te voldoen: - De Samenvatting visitatieportfolio biedt een compleet overzicht van de kwaliteitsinspanningen die u de afgelopen jaren heeft betracht en de conclusies die u daaruit heeft getrokken over uw eigen ontwikkeling als professional; - Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd (eventueel kunnen één of twee van de zes trajecten ook later aan het IVP worden toegevoegd). - Minimaal één verbetertraject (en maximaal twee) moet betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld. - De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens de geformuleerde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie.


8

3. Beoordeling vervolgvisitatie De beoordeling heeft betrekking op het gehele IVP, dus zowel op de terugblik (Samenvatting visitatieportfolio) als de vooruitblik (Verbetertrajecten). 3.1 Beoordelingscriteria Samenvatting visitatieportfolio De beoordeling heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbije periode, niet zozeer op de effecten daarvan. Dus: hebt u daadwerkelijk geprobeerd de eigen kwaliteit te verbeteren? Het gaat dus om beoordeling van zaken als: - Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten te realiseren (los van het bereikte resultaat)? - Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten uit uw oorspronkelijke IVP een verantwoording geeft. Het verslag over activiteiten/inspanningen is bij voorkeur zo feitelijk mogelijk, maar wel beschrijvend, dus in de vorm van een ‘verhaal’. Op deze wijze wordt duidelijk wat u daadwerkelijk hebt ondernomen. Deze reflectie heeft enige omvang; als minimum kan één alinea c.q. 10-20 regels worden aangehouden. Voor alle duidelijkheid: Alleen een ‘afvinklijstje’ (in de trant van ‘gedaan’, ‘niet gedaan’, ‘gelukt’, ‘niet gelukt’) volstaat niet. Het moet duidelijk zijn waarom en hoe een bepaald verbeterpunt is aangepakt en wel of niet is gerealiseerd. 3.2 Beoordelingscriteria verbetertrajecten Beoordeling van de verbetertrajecten vindt plaats op basis van onderstaande criteria: • • •

•

Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd; Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): o is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken o is goed gefaseerd door de tijd o toont voldoende ambitie o inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie Ter voorbereiding zijn alle vereiste instrumenten gebruikt.

Het gehele IVP, dus zowel deel A (Samenvatting visitatieportfolio) als deel B (Verbetertrajecten) moet voldoende beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond. Als deel A (Samenvatting visitatieportfolio) niet akkoord wordt bevonden, betekent het dat u onvoldoende aannemelijk heeft gemaakt dat u voldoende inspanningen hebt verricht om de eigen kwaliteit te verbeteren. Het kan zijn dat u wel de nodige inspanningen hebt verricht, maar deze nog onvoldoende duidelijk hebt beschreven. Er is dus sprake van een ‘tekstueel’ tekort. In dat geval betekent het dat u uw Samenvatting visitatieportfolio dient te herschrijven (aanvullen, verhelderen, etc.). U heeft hiervoor


9 twee maanden de tijd. Drie maanden na de formele visitatie dient de verbeterde versie van de Samenvatting visitatieportfolio ter beoordeling te zijn ingeleverd. Indien u daadwerkelijk onvoldoende inspanningen hebt verricht om uw verbeterpunten te realiseren, wordt uw Samenvatting visitatieportfolio als onvoldoende beoordeeld. Dit betekent dat uw vervolgvisitatie niet succesvol kan worden afgerond. Er zijn dan twee mogelijkheden: o Indien uw herregistratiedatum dit toelaat kunt u een individuele hervisitatie aanvragen (binnen één jaar, zie reglement artikel 6.08) o U ontvangt (van de SGRC) een tijdelijke herregistratie voor de duur van 2 jaar. In die termijn kunt u opnieuw een (vervolg)visitatietraject doorlopen. Als deel B (Verbetertrajecten) als onvoldoende beoordeeld wordt, dan volgt conform art. 6.08 van het visitatiereglement dezelfde procedure die in de eerste ronde ook in dergelijke gevallen werd gevolgd: u krijgt de kans om uw Verbetertrajecten te herschrijven. Ook hiervoor geldt een termijn van maximaal drie maanden; u dient binnen drie maanden na de formele visitatiedatum een verbeterde versie voor te leggen aan de visitatoren. Mocht ook de herziene verbetertrajecten niet de toets der kritiek kunnen doorstaan, dan gelden dezelfde opties als hierboven: een individuele hervisitatie of een tijdelijke herregistratie door de SGRC.


10

4. Rol van de visitatiegroep tijdens de voorbereiding van de vervolgvisitatie Het groepsproces in de visitatiegroep blijft van groot belang. 4.1 Tussentijds Tussen twee visitaties in kunnen groepsleden elkaar ondersteunen bij het realiseren van de verbeterpunten en het vormgeven van het visitatiedossier. U bent allemaal in uw eigen beroepspraktijk individueel bezig met de eigen verbeterpunten en houdt uw portfolio bij. Tijdens de groepsbijeenkomst kunt u elkaar informeren hoe u bezig bent geweest met het IVP in de periode daarvoor. Dat is over het algemeen leuk en zinvol; u pikt op die manier ook weer ideeën van elkaar op. Bovendien werkt de wetenschap dat er weer een groepsbijeenkomst aankomt vaak als een positieve ‘stok achter de deur’ om weer actief met het IVP aan de gang te gaan. 4.2 Ter voorbereiding vervolgvisitatie (stappenplan) De daadwerkelijke voorbereiding van de vervolgvisitatie doet u net zoals in de eerste ronde weer samen met een groep van 4-5 collega’s. Sommige visitatiegroepen blijven na de afronding van de eerste ronde periodiek bij elkaar komen; een dergelijke visitatiegroep kan zich weer als groep aanmelden voor de vervolgvisitatie. Het is ook mogelijk dat het nodig is om een nieuwe visitatiegroep te vormen met een aantal andere collega’s. Als u een nieuwe groep vormt, doe dat dan bij voorkeur met personen die in hetzelfde jaar gevisiteerd willen worden. De voorbereiding van de vervolgvisitatie vergt een aantal voorbereidende bijeenkomsten, waarin de groepsleden elkaar ondersteunen bij het analyseren van de resultaten van de zelfevaluatie en het opstellen van een (concept) IVP. Het aantal benodigde bijeenkomsten is variabel; als minimum kunt u denken aan 4-5 bijeenkomsten. De bijeenkomsten worden bij voorkeur in de praktijk van een visitatiegroepslid gehouden. Het valt aan te bevelen om een voorzitter te benoemen, die de voorbereidende bijeenkomsten leidt. De leden van een visitatiegroep ontvangen voorafgaand aan de eerste voorbereidende bijeenkomst een toegangscode voor het online ondersteuningsprogramma ADAS. In deze beschermde omgeving staan alle vragenlijsten/instrumenten die de groepsleden gebruiken in de voorbereiding van het Individueel Verbeterplan. Onderstaand traject kan gebruikt worden als basisstructuur; het staat visitatiegroepen vanzelfsprekend vrij om hiervan af te wijken. De eerste bijeenkomst: Individuele voorbereiding voor de 1ste bijeenkomst: - Doornemen Handleiding vervolgvisitatie - Bekijken van vragenlijsten/instrumenten in ADAS Op deze eerste bijeenkomst maken de groepsleden kennis met elkaar en maken afspraken over communicatie, vertrouwelijkheid, etc. Daarnaast nemen zij – globaal – de vragenlijsten en opdrachten in ADAS door. Speciale aandacht hierbij is gewenst voor de beoordelingscriteria, die gelden voor het IVP. Spreek ook af hoe het onderling feedback geven zal worden geregeld (wie geeft feedback op wie?). Afspraken voor de volgende bijeenkomsten worden de agenda vastgelegd. De tweede bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 2ste bijeenkomst: maken Samenvatting visitatieportfolio - Toesturen Samenvatting visitatieportfolio aan medegroepsleden (t.b.v. onderlinge feedback) Handleiding visitatieportfolio definitief Versie 0.4, 20-08-2013

11

In deze bijeenkomst bespreken de groepsleden hoe het is gegaan met de realisatie van hun vorige IVP. Alle groepsleden hebben hiertoe de Samenvatting visitatieportfolio gemaakt. Voorafgaand aan deze bijeenkomsten wordt de Samenvatting visitatieportfolio onderling uitgewisseld. Dit kan door het elkaar toesturen van een word-document, maar het is ook mogelijk om de Samenvatting visitatieportfolio via ADAS voor elkaar open te stellen. Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op de Samenvatting van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Op deze wijze ondersteunen groepsleden elkaar bij het volledig en duidelijk(er) maken van deze Samenvatting. Bepaal in deze bijeenkomst ook met elkaar welke voorkeursdata kunnen worden doorgegeven voor de formele visitatie. De derde bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 3ste bijeenkomst: - Invullen vragenlijst Professioneel functioneren, Medical Audits, reflectieverslag ethisch Dilemma en/of analyse organisatieadviesfunctie - Uitzetten feedbackvragenlijsten bij cliënten en klanten Op deze bijeenkomst worden –met uitzondering van de feedbackvragenlijsten - alle volledig ingevulde vragenlijsten in de visitatiegroep besproken. Voorlopige conclusies – over mogelijke verbeterpunten – worden besproken. De vierde (en vijfde) voorbereidende bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 4de / 5de e bijeenkomst: - Verwerking van de feedback van klanten en cliënten in het instrument ‘Samenvatting derden vragenlijsten’ - Opstellen concept IVP - Toesturen concept IVP aan medegroepsleden (t.b.v. onderlinge feedback op verbetertrajecten) - Check of factuur voor de visitatie is voldaan; zonder betaling blokkeert ADAS Deze 4de (en zo nodig 5de) bijeenkomst van een visitatiegroep staat in het teken van reflectie op het eigen functioneren met behulp van de ingevulde feedbackvragenlijsten en het formuleren van mogelijke verbetertrajecten. Voorafgaand aan deze bijeenkomsten worden de IVP’s onderling uitgewisseld. Dit kan eveneens weer via ADAS of via het uitwisselen van documenten via de mail. Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op de verbetertrajecten van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Deze onderlinge feedback zorgt ervoor dat de verbetertrajecten kunnen worden aangescherpt, voordat het IVP definitief via ADAS wordt ingediend ter beoordeling door de visitatoren. Formele visitatie Voorbereiding voor de visitatiebijeenkomst: - Verwerking van de feedback van groepsleden in het IVP - Indienen IVP via ADAS (minimaal 6 weken voorafgaand aan formele visitatie) Na de voorbereidende bijeenkomsten vindt onder leiding van de visitatoren de visitatie plaats. In de bijeenkomst is aandacht voor de zelfevaluatie en het nieuwe IVP (Samenvatting visitatieportfolio en verbetertrajecten) van alle individuele deelnemers. Visitatoren stellen vragen; indien een IVP nog aangepast dient te worden, geven ze gerichte feedback en aanwijzingen.


12 Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie Werkzaamheden t.b.v. afronding: - Verwerking van de feedback van de visitatoren in het IVP - Indienen finale IVP via ADAS (uiterlijk 10 weken na de formele visitatie) - Invullen evaluatievragenlijst (via ADAS) De visitatoren hebben hun feedback op het IVP mondeling besproken tijdens de visitatie. Hierna geven ze binnen een maand hun commentaar op het IVP via ADAS aan u door. U heeft hierna nog zes weken de tijd om uw IVP aan te passen conform de afspraken met de visitatoren en uw aangepaste IVP opnieuw via ADAS in te dienen. Uiterlijk drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond. Evaluatie Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via ADAS bericht. U ontvangt dan eveneens een uitnodiging om een evaluatievragenlijst in te vullen. Nota bene: het invullen van deze evaluatievragenlijst is verplicht. Na het invullen van deze lijst zullen de 25 accreditatiepunten worden ingevoerd in GAIA. De visitatie in engere zin is nu afgerond. 4.3 Onderlinge feedback in de visitatiegroep U krijgt in de vervolgvisitatie een sterkere feedbackrol naar uw groepsgenoten. U doet dat op twee momenten: 1. Op het moment dat alle groepsleden de Samenvatting visitatieportfolio hebben gemaakt, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, bereikte resultaten en de leerervaringen. 2. Op het moment dat alle groepsleden de Verbetertrajecten hebben geformuleerd, wisselt u deze eveneens uit, opnieuw om elkaar te helpen bij het duidelijk op papier zetten van de verbeterplannen. Kijk positief kritisch naar beide onderdelen van het IVP . Het is de bedoeling dat u zich probeert te verplaatsen in de rol van visitator en met deze blik kijkt naar de documenten van uw collega. • Is deze erin geslaagd om in de Samenvatting visitatieportfolio helder te verwoorden welke activiteiten zijn ondernomen om de verbeterpunten te realiseren? Is duidelijk wat dit alles aan inzichten heeft opgeleverd? • Staan alle elementen van de verbetertrajecten helder op papier? Is duidelijk wat betrokkene wil bereiken, waarom dit belangrijk voor hem/haar is en op welke wijze wordt gecheckt of het doel bereikt is? U kunt hierbij als volgt te werk gaan: a. Zet uw feedback op papier voor uw collega. Probeer daarbij zo specifiek en concreet mogelijk te zijn. Wat vindt u onduidelijk? Waar ontbreekt volgens u nog iets? Welke vragen roept de tekst bij u op? Geef zo mogelijk ook suggesties hoe uw groepsgenoot de Samenvatting visitatieportfolio en/of de Verbetertrajecten nog beter zou kunnen maken. b. Stuur de feedback vervolgens aan elkaar toe via de mail. c. Maak ruimte tijdens de groepsbijeenkomsten voor het bespreken van die feedback/vragen, dan kan iedereen zo nodig nog om een nadere toelichting/verduidelijking vragen op het schriftelijk commentaar.


13 Ieder groepslid geeft feedback op het IVP van twee andere groepsleden. Dus: In een groep van vijf leden: • A leest het dossier van B en C • B leest het dossier van C en D • C leest het dossier van D en E • D leest het dossier van E en A • E leest het dossier van A en B Op deze manier ontvangt iedere gevisiteerde feedback van twee van zijn medegevisiteerden. Hoe maakt u de onderlinge feedback zichtbaar voor de visitatoren? U vult in ADAS de vragenlijst ‘Feedback groepsgenoten’ in. A.h.v. de vragen uit deze lijst geeft u een korte beschouwing over de feedback die u heeft ontvangen van uw groepsgenoten: - van welke groepsgenoten heeft u de feedback ontvangen? - en wat hebt met u hun opmerkingen gedaan bij de het maken van uw IVP?


14

5. Handleiding ADAS Dit gedeelte zal later worden toegevoegd.


15

Bijlage 1

Samenvatting visitatieportfolio (deel A vervolgvisitatie)

Naam gevisiteerde: Naam visitatoren:

Toelichting In deze Samenvatting visitatieportfolio wordt u gevraagd om per verbeterpunt, zowel voor de korte als de lange termijn, een korte verantwoording te geven van de verbeterinspanningen die u in de afgelopen vijf jaar hebt gedaan. Per verbeterpunt beschrijft u vervolgens de volgende zaken: 1. het oorspronkelijke verbeterpunt uit uw IVP (in de destijds gekozen SMART-formulering). 2. een korte uiteenzetting over het doorlopen proces in de afgelopen jaar/jaren, waarin u beschrijft welke activiteiten u hebt ondernomen om het verbeterpunt te realiseren. 3. een korte reflectie op uw leerervaringen en ontwikkeling in dit competentiegebied. Hierbij gaat het om de beantwoording van vragen als ‘Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd’? of ‘Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied’? 4. In het veld ‘Achterliggend materiaal’ vermeldt u de naam of titel van één of meerdere documenten, die als onderbouwing kunnen dienen voor uw handelen, zoals dat door u is beschreven. Deze documenten hoeven niet als bijlage te worden toegevoegd aan de Samenvatting visitatieportfolio; wel kan aan u worden gevraagd om één of meerdere documenten mee te nemen naar de visitatiebijeenkomst, opdat de visitatoren deze kunnen inzien. Wellicht ten overvloede: u heeft destijds (minimaal) 12 verbeterpunten geformuleerd, 6 voor de korte termijn en 6 voor de lange termijn. Het is de bedoeling dat over alle verbeterpunten bovenstaande vragen worden beantwoord.


16

Verbeterpunten (zowel korte als lange termijn)

Medisch handelen • • • •

De bedrijfsarts bezit adequate kennis en vaardigheid naar de stand van het Vakgebied. De bedrijfsarts past het diagnostisch, therapeutisch en preventief arsenaal van het vakgebied goed en waar mogelijk evidence based toe. De bedrijfsarts levert effectieve en ethisch verantwoorde patiëntenzorg. De bedrijfsarts vindt snel de vereiste informatie en past deze goed toe.

Verbeterpunt 1 in de oorspronkelijke formulering: Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren. Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2. Verbeterpunt 2 in de oorspronkelijke formulering: Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren. Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2. Verbeterpunt 3 in de oorspronkelijke formulering: Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren. Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2. Verbeterpunt 4 in de oorspronkelijke formulering: Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren. Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2. Handleiding visitatieportfolio definitief Versie 0.4, 20-08-2013

17


Communicatie met cliënten en klanten • • • •

De bedrijfsarts bouwt effectieve behandelrelaties met cliënten en adviesrelaties met arbeidsorganisaties op. De bedrijfsarts luistert goed en verkrijgt doelmatig relevante informatie zowel van de cliënt zelf als uit de arbeidsorganisatie. De bedrijfsarts bespreekt medische informatie goed met cliënten en groepen cliënten. De bedrijfsarts doet adequaat mondeling en schriftelijk verslag aan de cliënt, de behandelende sector en de arbeidsorganisatie.

Verbeterpunt 1 in de oorspronkelijke formulering:

Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren.

Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2. Verbeterpunt 2 in de oorspronkelijke formulering:


Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2.

Samenwerking met collega’s en andere zorgverleners • • •

De bedrijfsarts werkt doelmatig samen met collegae, andere zorgverleners en met (ondersteunende) medewerkers bij de opdrachtgever/de arbeidsorganisatie. De bedrijfsarts verwijst adequaat naar andere arboprofessionals en naar andere hulpverleners, zowel binnen het bedrijf als binnen de gezondheidszorg. De bedrijfsarts levert effectief intercollegiaal consult, zowel aan andere arboprofessionals als naar andere professionals in de gezondheidszorg. De bedrijfsarts draagt bij aan effectieve interdisciplinaire samenwerking en ketenzorg.

• Verbeterpunt in de oorspronkelijke formulering:


18



Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied?

Achterliggend materiaal:

Kennis en wetenschap • • •

•

De bedrijfsarts beschouwt de voor zijn werk noodzakelijke wetenschappelijke en organisatorische informatie kritisch. De bedrijfsarts bevordert de verbreding van en ontwikkelt de wetenschappelijke vakkennis. De bedrijfsarts ontwikkelt en onderhoudt een persoonlijk bij- en nascholingsplan. De bedrijfsarts bevordert de deskundigheid van studenten, agio’s, collegae, cliënten en andere betrokkenen bij de arbozorg en de gezondheidszorg.

Verbeterpunt in de oorspronkelijke formulering:


Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied?

Achterliggend materiaal: 1. 2.

Maatschappelijk handelen • •

• •

De bedrijfsarts identificeert determinanten van gezondheid en ziekte en schat de risico’s van arbeid, arbeidsomstandigheden en bij de arbeid gehanteerde werkmethoden voor de gezondheid in. De bedrijfsarts monitort de gezondheid van werkenden op individueel niveau en de arbeidsomstandigheden op collectief niveau. De bedrijfsarts verwerft kennis van en handelt in overeenstemming met de arbeidsomstandighedenwet en –regelgeving. De bedrijfsarts treedt adequaat op bij incidenten in de zorg.

Verbeterpunt in de oorspronkelijke formulering: Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren.


19


Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2.

Organisatie • • •

•

De bedrijfsarts organiseert het werk naar een balans in patiëntenzorg en persoonlijke ontwikkeling. De bedrijfsarts werkt effectief en doelmatig binnen het bedrijf en het regionale netwerk in de gezondheidszorg. De bedrijfsarts besteedt de beschikbare middelen voor de patiëntenzorg en de arbeidsomstandighedenzorg verantwoord. De bedrijfsarts gebruikt informatietechnologie voor optimale cliënten- en arbozorg en voor bij- en nascholing. Hij werkt methodisch, wetenschappelijk verantwoord en toetsbaar (evidence based).

Verbeterpunt in de oorspronkelijke formulering: Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren. Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2.

Professionaliteit 1. 2. 3. 4.

De bedrijfsarts levert hoogstaande patiëntenzorg op integere, oprechte en betrokken wijze, en hanteert belangentegenstellingen op integere wijze. De bedrijfsarts vertoont adequaat persoonlijk en interpersoonlijk professioneel gedrag. Hij reflecteert kritisch op het eigen functioneren en op de eigen rol binnen de arbeidsorganisatie. De bedrijfsarts kent de grenzen van de eigen beroepsbekwaamheden en handelt daar binnen. De bedrijfsarts oefent de geneeskunde en de bedrijfsgezondheidszorg uit naar de gebruikelijke ethische normen van het beroep.

Verbeterpunt in de oorspronkelijke formulering: Beschrijf de activiteiten/inspanningen die u hebt ondernomen om dit verbeterpunt te realiseren. Reflecteer: Wat heeft dit alles nu voor u opgeleverd? Wat hebben uw inspanningen betekend voor u als professional en voor uw (toekomstig) handelen op dit gebied? Achterliggend materiaal: 1. 2.


20

Bijlage 2

Lijst van voorbeelden van ‘bewijsstukken’

Medisch handelen 1.

2. 3. 4.

De bedrijfsarts bezit adequate kennis en vaardigheid naar de stand van het Vakgebied. De bedrijfsarts past het diagnostisch, therapeutisch en preventief arsenaal van het vakgebied goed en waar mogelijk evidence based toe. De bedrijfsarts levert effectieve en ethisch verantwoorde patiëntenzorg. De bedrijfsarts vindt snel de vereiste informatie en past deze goed toe.

Toelichting met voorbeelden: - Document waaruit blijkt dat beroepsziekte is gemeld - (deel van) medisch dossier - Adviesverslagen - PMO-rapportages

Communicatie met cliënten en klanten 1.

2. 3. 4.

De bedrijfsarts bouwt effectieve behandelrelaties met cliënten en adviesrelaties met arbeidsorganisaties op. De bedrijfsarts luistert goed en verkrijgt doelmatig relevante informatie zowel van de Cliënt zelf als uit de arbeidsorganisatie. De bedrijfsarts bespreekt medische informatie goed met cliënten en groepen cliënten. De bedrijfsarts doet adequaat mondeling en schriftelijk verslag aan de cliënt, de behandelende sector en de arbeidsorganisatie.

Toelichting met voorbeelden: - (deel) van medisch dossier - Evaluaties door / feedback van cliënten en klanten - SMO-verslagen / beleidsnotities t.b.v. SMO - Verzuimrapportages (t.b.v. management van klanten) - Verslagen van gesprekken met klanten/opdrachtgevers - Verslagen van gesprekken met werknemersvertegenwoordiging - Ppt-presentaties gehouden voor opdrachtgevers en/of werknemersvertegenwoordiging

Samenwerking met collega’s en andere zorgverleners 1. 2. 3. 4.

De bedrijfsarts werkt doelmatig samen met collegae, andere zorgverleners en met (ondersteunende) medewerkers bij de opdrachtgever/de arbeidsorganisatie. De bedrijfsarts verwijst adequaat naar andere arboprofessionals en naar andere hulpverleners, zowel binnen het bedrijf als binnen de gezondheidszorg. De bedrijfsarts levert effectief intercollegiaal consult, zowel aan andere arboprofessionals als naar andere professionals in de gezondheidszorg. De bedrijfsarts draagt bij aan effectieve interdisciplinaire samenwerking en ketenzorg.


21 Toelichting met voorbeelden: - Verwijsbrieven van huisartsen/medisch specialisten - Verwijsbrieven naar huisartsen/medisch specialisten - Verslagen van overleg met collega’s of andere zorgverleners - Feedback van collega’s en/of andere zorgverleners

Kennis en wetenschap 1.

De bedrijfsarts beschouwt de voor zijn werk noodzakelijke wetenschappelijke en organisatorische informatie kritisch. De bedrijfsarts bevordert de verbreding van en ontwikkelt de wetenschappelijke vakkennis. De bedrijfsarts ontwikkelt en onderhoudt een persoonlijk bij- en nascholingsplan. De bedrijfsarts bevordert de deskundigheid van studenten, agio’s, collegae, cliënten. en andere betrokkenen bij de arbozorg en de gezondheidszorg.

2. 3. 4.

Toelichting met voorbeelden: - Lijst met publicaties - Bij- en nascholingsplan - Lijst van bijgewoonde bij- en nascholing, congressen en symposia op het eigen vakgebied - Uitdraai van GAIA - Zelf ontwikkeld onderwijsmateriaal (bijv. een ppt-presentatie, een zelf geschreven syllabus, etc.) - Verslagen van begeleidingsgesprekken met studenten / aios - Evaluaties van deelnemers aan onderwijsactiviteiten, uitgevoerd door de gevisiteerde

Maatschappelijk handelen 1. 2. 3. 4.

De specialist kent en herkent de determinanten van ziekte. De specialist bevordert de gezondheid van patiënten en de gemeenschap als geheel. De specialist handelt volgens de relevante wettelijke bepalingen. De specialist treedt adequaat op bij incidenten in de zorg.

Toelichting met voorbeelden: Documenten waaruit competenties maatschappelijk handelen blijken - (beleids)voorstellen ter verbetering van de gezondheidssituatie, binnen en buiten de arbeidsorganisatie. - adviezen aan bedrijf over wet op medische keuringen - zelf uitgevoerde deskundigheidsoordelen

Organisatie

1. De bedrijfsarts organiseert het werk naar een balans in patiëntenzorg en persoonlijke ontwikkeling. 2. De bedrijfsarts werkt effectief en doelmatig binnen het bedrijf en het regionale netwerk in de gezondheidszorg. 3. De bedrijfsarts besteedt de beschikbare middelen voor de patiëntenzorg en de arbeidsomstandighedenzorg verantwoord. 4. De bedrijfsarts gebruikt informatietechnologie voor optimale cliënten- en arbozorg, en voor bij- en nascholing. Hij werkt methodisch, wetenschappelijk verantwoord en toetsbaar (evidence based).


22

Toelichting met voorbeelden: - Documenten waaruit organisatiecompetenties blijken Deelnamecertificaat aan module EBM

Professionaliteit 1.

2. 3. 4.

De bedrijfsarts levert hoogstaande patiëntenzorg op integere, oprechte en betrokken wijze, en hanteert belangentegenstellingen op integere wijze. De bedrijfsarts vertoont adequaat persoonlijk en interpersoonlijk professioneel gedrag. Hij reflecteert kritisch op het eigen functioneren en op de eigen rol binnen de arbeidsorganisatie. De bedrijfsarts kent de grenzen van de eigen beroepsbekwaamheden en handelt daar binnen. De bedrijfsarts oefent de geneeskunde en de bedrijfsgezondheidszorg uit naar de gebruikelijke ethische normen van het beroep.

Toelichting met voorbeelden: - Verslagen van ICT-groepen - Verslagen van team-overleg - Verslag van ethisch dilemma


23

Bijlage 3 Hulpmiddelen voor de beschrijving van verbetertrajecten Doelstellingen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Er zijn diverse manieren om een doelstelling scherper te formuleren. Welke methode wordt gebruikt is minder belangrijk; het gaat erom dat een doelstelling zo concreet mogelijk wordt geformuleerd, wordt doordacht op al zijn consequenties en dat er een moment in de tijd wordt gedefinieerd waarop je evalueert of je op de goede weg bent (zodat je tijdig kunt bijsturen). Hieronder geven we enkele voorbeelden. De gevisiteerde kan zelf kiezen welk format hem/haar het beste past.

De vijf W-vragen Een heldere doelstelling geeft antwoord op de vijf w-vragen: - Wat willen we bereiken? (doel); - Waarom willen we dit doel bereiken? (wat is het belang, welk probleem wordt ermee opgelost, waarom vind u het belangrijk om aan dit doel te bereiken); - Op Welke manier gaan we dit doel bereiken? (Denk terug vanuit uw doel: wat is er nodig om het doel te bereiken. Beschrijf de tussenstappen die nodig zijn. Zijn alle tussenstappen helder, dan is ook duidelijk wat uw eerste stap kan zijn); - Wanneer loopt het project (startdatum, fasen, doorlooptijd, checkmomenten, etc. Schat per stap in hoeveel tijd zo’n stap zal vergen. U krijgt dan zicht op de hoeveelheid tijd die u nodig zult hebben en kunt inschatten wanneer u uw einddoel bereikt kunt hebben. Hiermee kunt u een duidelijk tijdspad maken); - Wie zijn erbij betrokken? (andere professionals, stakeholders in organisatie. Bedenk wie u nodig hebt om uw plannen te realiseren, zowel in uw eigen werkomgeving als bij uw klanten. Bedenk daarbij ook hoe u die betrokkenen meekrijgt in uw plan). Door het beantwoorden van de vijf W-vragen maak je in feite een soort projectplan voor je verbetertraject. Er moet een duidelijk verband te zien zijn tussen de doelstelling en de activiteiten die daarvoor gevraagd worden. Naarmate de doelstelling preciezer geformuleerd is, wordt het makkelijker er invulling aan te geven. Bedenk ook wat u tot nu toe heeft tegengehouden. Daarmee krijgt u zicht op de mogelijke belemmeringen. In uw stappenplan kunt u acties inbouwen om die belemmeringen opzij te ruimen. Plan in ieder geval ook een moment in de tijd waarop je evalueert (Check) hoever je gevorderd bent in het bereiken van je doel? Ben je op de goede weg? Zo nee, dan is het tijd om bij te sturen.

Plan – Do – Check- Act of Kwaliteitscirkel van Deming De kwaliteitscirkel van Deming is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossen ontwikkeld door William Edwards Deming. De cirkel beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn. De vier activiteiten zorgen voor een betere kwaliteit. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is.


24 De vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming zijn: • PLAN : Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. • DO : Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling. • CHECK : Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. • ACT : Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK. Kern van deze visie is dat elke medewerker aan een (productie-) proces op deze manier in staat is om zijn eigen werkwijze te beoordelen en te verbeteren. De handelingen van de medewerker vormen namelijk een eigen deelproces van het hoger gelegen proces.

SMART Een ander hulpmiddel is het SMART formuleren van doelen. SMART staat voor: • Specifiek • Meetbaar • Acceptabel • Realistisch • Tijdgebonden Een SMART-doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat je wilt bereiken en stuurt je gedrag. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van terecht komt.

Specifiek

Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven. Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Een SMART-doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen.

Meetbaar

Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.

Acceptabel

Is er draagvlak voor wat we doen? Is het in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Als je een SMART-doel voor jezelf stelt, dan is het voldoende dat je het zelf accepteert. Maar wanneer je als bedrijfsarts een doel voor een groep mensen of een organisatie stelt, dan is het belangrijk dat er draagvlak voor is.


25

Realistisch

Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende know-how, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Een te makkelijk doel is niet interessant, omdat het mensen niet uitdaagt en geen bevrediging oplevert. Een doelstelling kan onrealistisch zijn, als hij op een te laag niveau wordt opgelegd. Een realistische doelstelling moet rekening houden met de praktijk. In geen enkele organisatie kunnen mensen 100% aan één doel werken. Er zijn altijd andere activiteiten, onverwachte gebeurtenissen en afleidingen. Moeilijk bereikbare doelstellingen kun je opsplitsen in kleinere haalbare subdoelstellingen. De tussentijdse resultaten geven telkens nieuwe energie.

Tijdgebonden

Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum. Met name korte-termijndoelen moeten SMART zijn. Bij lange-termijndoelen is dat niet altijd mogelijk. Is SMART slim? De beroemde toespraak ‘I have a dream’ van Martin Luther King was niet SMART (want niet meetbaar, niet tijdgebonden). Maar het was wel een briljante toespraak, zeer inspirerend en activerend. Wie het onbekende wil verkennen kan niet specifiek zijn. Meetbare resultaten leiden tot calculerend gedrag. Acceptabele doelen zijn niet confronterend. Realistische doelen zijn niet ambitieus. Tijdgebonden doelen hebben een beperkte houdbaarheid. SMART is een nuttige checklist voor alledaagse doelstellingen bij studie en werk. Maar het legt ook beperkingen op die zeer waardevolle doelstellingen uitsluiten. Laat SMART geen doel op zich zijn.


26

Bijlage 4

Enkele voorbeelden van verbetertrajecten

Bijgaand enkele voorbeelden van verbetertrajecten, die redelijk-goed zijn uitgewerkt. Deze voorbeelden zijn afkomstig uit de pilot, die in 2012 is gehouden. Het zijn dus voorbeelden uit de praktijk van ‘echte’ collega’s, die in hun uitwerking van de verbetertrajecten gebruik hebben gemaakt van verschillende hulpmiddelen.

Voorbeeld A Verbeterpunt op Medisch Handelen Uit feedback komt naar voren dat ik te weinig aandacht besteed aan het vertalen van individuele werkgebonden casuïstiek naar afdelings- of organisatiegebonden problematiek die in gevraagd of ongevraagd advies naar de werkgever wordt gerapporteerd. Specifiek Naast het analyseren van individuele casuïstiek moet ik mij meer toeleggen op het bundelen van overkoepelende thema’s. Deze moet ik niet alleen informeel aan de orde stellen, zoals in de huidige situatie, maar actief gaan documenteren en rapporteren. Dit heeft als resultaat dat mijn inspanningen op organisatieniveau meer zichtbaar worden en de organisatie een input heeft voor gericht arbeidsomstandighedenbeleid (zie ook volgend verbetertraject). Meetbaar Ik stel een (Excel) overzicht samen met werkgebonden casuïstiek op afdelingsniveau, aan de hand waarvan periodiek aan de werkgever wordt gerapporteerd. Deze rapportage worden toegevoegd aan het elektronisch Relatiedossier wat de arbodienst van de werkgever bijhoudt. Mede door dit traject hoop ik bij de klantenevaluaties aan het eind van deze periode een hogere score te bewerkstellingen op het gebied van klantadvisering. Acceptabel Het draagvlak voor deze actie ligt in de eisen die in het competentieprofiel van de bedrijfsarts worden gesteld. Dit punt verdient des te meer aandacht omdat dit ook in het IVP uit 2007 naar voren kwam en nog onvoldoende is uitgewerkt. Realistisch Het doel zal extra inspanning en meer gestructureerd werken vragen, maar is wel haalbaar en uitvoerbaar. Ik zal bewust meer tijd specifiek voor dit doel in moeten ruimen. Tijdgebonden De start zal zo spoedig mogelijk plaatsvinden en ik zal langere tijd voor dit verbetertraject moeten uitrekken. Informatieverzameling en rapportage zal voor mij een leerproces zijn en een meer gestructureerde aanpak vergen.


27

Voorbeeld B Verbeterpunt op domein Samenwerking: Informeren huisarts bij verwijzing In de eerste visitatie is dit punt al als verbeterpunt opgenomen (zowel een op korte termijn als lange termijn). De formulering wat toen: 'Het, vooraf (!), telefonisch informeren van de huisarts.........indien de huisarts ook reeds berokken is bij de .......begeleiding van de betrokken medewerker'. In de praktijk bleek deze formulering niet zo SMART. In de praktijk is de huisarts bij overspanning vaak niet betrokken, althans zeker bij twee van mijn drie klanten niet. Bij deze klanten zijn goede providerbogen aanwezig, erg laagdrempelig en ook redelijk goed bekend binnen de bedrijven. Overspannen medewerkers komen bij de bedrijfsarts en die pakt de verwijzing op. Ik erken het belang van de arbo-curatieve samenwerking. Met name als je populatie dicht bij het bedrijf woont is onderlinge bekendheid een pre. Dit geldt voor mijn populatie bij bedrijf X waarvan de de meeste werknemers in de buurt van (plaats Y)wonen. Om een realistisch verbetertraject te krijgen wil ik me bij dit punt beperken tot dit bedrijf. En omdat het bellen van de huisarts in de eerste visitatieronde niet werkte wil ik de huisarts op de hoogte brengen van de verwijzing door het toesturen van de intakerapportage. Het verbetertraject voor de komende 5 jaar zal concreet bestaan uit: A.

B. C. D.

het informeren van huisarts bij een verwijzing van een medewerker van bedrijf X naar een van de providers uit de providerboog die interventies leveren op het gebied van psychische problemen (BMW, Specialisten-Net, HSK en Winnock (het counselingsprogramma)). Start na de formele visitatie. Vooraf toestemming vragen aan de betrokken medewerker en daarvan een notitie maken in het dossier. Het informeren zal bestaan uit het sturen per post of per email (bij voorkeur) van een kopie van de intake met een begeleidend schrijven. Ook hiervan wordt een notitie in het dossier gemaakt. Bij gebleken belangstelling van de huisarts (hij of zij reageert op het ontvangen van de intake), ook de vervolgrapportages opsturen (na verkregen toestemming van betrokken medewerker) .


Handleiding vervolgvisitatie

Recommend Documents