Handleiding ADAS2 vervolgvisitatie

Handleiding ADAS2 vervolgvisitatie

Inhoud 1.

Inloggen in ADAS ............................................................................................................... 2

2.

Menu’s voor gevisiteerde(n) .............................................................................................. 3

2.1

Hoofdmenu ................................................................................................................................ 3

2.2

Vragenlijstmenu ......................................................................................................................... 4

2.3

Overzicht vragenlijst................................................................................................................... 5

3.

Vragenlijsten invullen ........................................................................................................ 6

3.1

Vragenlijst openen ..................................................................................................................... 6

3.2

Relevantie van en commentaar bij een vraag............................................................................ 6

3.3

Navigeren in de vragenlijst......................................................................................................... 7

4.

Anderen uitnodigen om een vragenlijst te beantwoorden ................................................. 8

4.1

Derden uitnodigen ..................................................................................................................... 8

4.2

Nieuwe derde uitnodigen .......................................................................................................... 8

4.3

Bestaande derde uitnodigen .................................................................................................... 10

4.4

Derdenoverzicht ....................................................................................................................... 11

4.5

Vragenlijsten voor derde uitprinten ........................................................................................ 11

4.6

Gegevens papieren vragenlijst overnemen ............................................................................. 12

4.7

Antwoordenoverzicht .............................................................................................................. 14

4.8

Statusoverzicht derden ............................................................................................................ 14

5.

Na het invullen .................................................................................................................16

5.1

De vragenlijst afsluiten en IVP maken...................................................................................... 16

5.2

Quickscangrafiek bekijken ....................................................................................................... 16

6.

Het Individuele Verbeterplan (IVP) ...................................................................................18

6.1

Het IVP openen ........................................................................................................................ 18

6.2

IVP bewerken en indienen ....................................................................................................... 18

6.3

Editorfuncties voor het verslag ................................................................................................ 20

6.4

Feedback op het IVP................................................................................................................. 21

7.

Uw vorige IVP toevoegen ..................................................................................................23

8.

Feedback groepsgenoten op het IVP ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

9.

Instructie voor gevisiteerden die aanvankelijk in ADAS3 werkten .....................................25

9.1

Derden vragenlijsten ................................................................................................................ 25

9.2

Vragenlijsten dossieronderzoek ............................................................................................... 26

1

1.

Inloggen in ADAS

U heeft een uitnodiging ontvangen per e-mail, zie onderstaand voorbeeld.

Figuur 1 Wanneer u op de betreffende link in het e-mailbericht klikt, wordt u automatisch onder de juiste gebruikersnaam beveiligd ingelogd in ADAS. Ook kunt u via http://adas2.adas-net.nl/ naar de applicatie gaan. Hier vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u via de link wachtwoord vergeten op de startpagina uw wachtwoord achterhalen. Vul daarvoor uw gebruikersnaam in en klik op verzenden. U ontvangt vervolgens een e-mail met uw wachtwoord. Als u uw gebruikersnaam ook niet meer weet, stuurt u een e-mail naar [email protected]. Let op! Voor uw vervolgvisitatie krijgt u een nieuw ADAS-account. De gegevens van uw eerste visitatie kunt u in uw oude account nog wel bekijken (onder menu-item Gesloten) als u de oude inloggegevens nog hebt. Zo niet, dan kun u die ook via de e-mail opvragen ([email protected]).

2

2.

Menu’s voor gevisiteerde

2.1

Hoofdmenu

ADAS bevat een aantal functies die altijd via het hoofdmenu beschikbaar zijn.

Figuur 2 Hiermee keert u terug naar het hoofdscherm van ADAS. Hiermee sluit u ADAS af. Gegevens zijn automatisch opgeslagen. Helptekst. Door op het vraagteken te klikken, krijgt u specifieke uitleg over de betreffende pagina. Wanneer u hierop klikt, heeft u de mogelijkheid om als gebruiker van ADAS een systeemfout te melden. Fouten worden zo spoedig mogelijk verholpen. U kunt fouten ook melden bij [email protected] Hiermee wijzigt u de grootte van het lettertype. Dit venster toont uw gebruikersnaam. Door op uw naam te klikken, kunt u uw persoonsgegevens aanvullen en/of wijzigen en uw wachtwoord wijzigen. Dit is de zogenaamde broodkruimel. De route die u heeft afgelegd vanaf de home pagina is hier zichtbaar. Elke nieuwe pagina wordt voorafgegaan door het teken “/”

3

Vragenlijstmenu Het vragenlijstmenu is alleen zichtbaar bij een geopende vragenlijst. De functies worden in de tabel nader toegelicht.

Figuur 3 Wordt gebruikt voor het uitnodigen van cliënten of opdrachtgevers voor het beantwoorden van de feedbackvragenlijst. Geeft overzicht van de opbouw van de vragenlijst en mogelijkheid om door te klikken naar specifiek hoofdstuk en/of vraag. Mogelijkheid om vragenlijst af te drukken. Mogelijkheid om vragenlijst als pdf-bestand op te slaan. Geeft totaaloverzicht van status huidige vragenlijst. Geeft extra informatie en instructies over het betreffende onderdeel.

4

2.2

Overzicht vragenlijst

Via de knop in het menu kunt u zien uit welke vragen de vragenlijst bestaat. Per vraag staat aangegeven of deze wel (groen bolletje) of niet (rood bolletje) is beantwoord.

Figuur 4 Deze vraag is door u beantwoord. Verplichte vraag en deze is nog niet door u beantwoord. U kunt de vragenlijst niet afsluiten. Geen verplichte vraag en ook niet door u beantwoord. U heeft aangegeven deze vraag niet relevant te vinden. Er is door u tekstuele toelichting gegeven op deze vraag. Er is door u een extern bestand gekoppeld aan betreffende vraag.

Vragen met het sterretje (in de vragenlijst, dus niet in het overzicht) zijn verplicht en moeten dus in ieder geval worden beantwoord vandaar het icoon achter de vraag. Zolang er nog verplichte vragen niet zijn ingevuld, zult u onderaan het vragenoverzicht de volgende tekst aantreffen:

Figuur 5

5

3.

Vragenlijsten invullen

Bij het doornemen van de vragenlijsten zult u op allerlei mogelijkheden en functionaliteiten stuiten. De belangrijkste komen in dit hoofdstuk ter sprake.

3.1

Vragenlijst openen

Als u via de link in de e-mail of op de homepagina inlogt, komt u in onderstaand scherm:

Figuur 6 Door op Vragenoverzicht te klikken, opent u de pagina met vragenlijsten. U kunt nu beginnen met het beantwoorden van de vragen. Als u naar de volgende pagina gaat, worden uw antwoorden automatisch opgeslagen. Als u langer dan 15 minuten niet actief bent, wordt u om veiligheidsredenen automatisch uitgelogd. Het is dan ook aan te raden om regelmatig op de knop ‘Tussentijds opslaan’ te klikken als u langere tijd op dezelfde pagina actief bent. U kunt dus op een ander moment met het invullen van de vragenlijst(en) verder te gaan, u hoeft daarvoor geen extra handelingen verrichten. Door middel van Uitloggen sluit u ADAS af. De volgende keer gaat u gewoon weer verder waar u gebleven bent.

3.2

Commentaar bij een vraag

Naast het beantwoorden van de vragen heeft u de mogelijkheid om bij bepaalde vragen uw antwoord van

te voorzien. Deze opties worden onder een vraag vermeld.

Figuur 7 Om een vraag of antwoord te becommentariëren klikt u op Er verschijnt een tekstblok waar u uw commentaar kunt intypen. Let wel: deze opties zijn niet op alle vragen van toepassing. 6

3.3

Navigeren in de vragenlijst

De buttons Volgende en Vorige maken het u mogelijk door een vragenlijst heen te lopen.

Figuur 9 Wanneer alle (verplichte) vragen zijn beantwoord, kunt u de lijst middels Overzicht afsluiten.

Figuur 10

7

4.

Anderen uitnodigen om een vragenlijst te beantwoorden

Er zijn vragenlijsten beschikbaar die u zelf kunt uitzetten aan derden (cliënten of klanten/opdrachtgevers). In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u vragenlijsten onder hen kunt uitzetten.

4.1

Derden uitnodigen

Klik op DERDEN in het menu van uw vragenlijst. Hierna verschijnen de menu-opties Toon/Print vragenlijst(en), Uitnodigen/Invoeren, Statusoverzicht, Antwoordenoverzicht en Derden overzicht. Kies de tweede optie. U belandt dan bij het volgende venster, daar wordt u de keuze geboden om een bestaande of nieuwe derde uit te nodigen.

Figuur 11

4.2

Nieuwe derde uitnodigen

Om een nieuwe derde via ADAS uit te nodigen, gebruikt u de optie Voeg een nieuwe derde gebruiker toe.

8

Figuur 12 Voer vervolgens de gegevens in het kader in, selecteer de vragenlijst waarvoor u de derde wilt uitnodigen, en klik tot slot op de knop Uitnodiging aan deze derde nu versturen. Let hierbij op het volgende:  De gebruikersnaam en het wachtwoord kunt u zelf verzinnen. Deze zijn voor eenmalig gebruik door de derde. NB: het is niet de bedoeling dat u bij het invoeren van derden uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord invoert. Als u dit doet, geeft u de derden toegang tot uw eigen gegevens! Krijgt u de foutmelding "gebruikers voor-achternaam is niet geldig", dan kan er het volgende aan de hand zijn: U heeft waarschijnlijk tekens gebruikt die niet zijn toegestaan (de niet toegestane tekens, zoals '-') staan onderaan de in te vullen velden vermeld. Daarnaast dient zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord uit minimaal zes tekens te bestaan. Het kan ook zijn dat de gebruikersnaam die u heeft ingevuld, al in gebruik is. Dit hoeft niet per se een naam te zijn die u al gebruikt; dit betreft namelijk alle gebruikers van ADAS. Zo zal de gebruikersnaam ‘jansen’ ongetwijfeld een foutmelding opleveren. We adviseren u dan ook het volgende: neem uw eigen naam, het jaar van de visitatie en dan de nummering van derden, bijvoorbeeld: eigennaam2013_derde3. Als het met deze informatie nog niet lukt, neem dan contact op met het Kwaliteitsbureau NVAB. Telefonisch contact is dan het meest efficiënt, omdat er dan direct met u kan worden meegekeken in ADAS.  Klopt het e-mailadres?  Heeft u de juiste vragenlijst aangevinkt?

9

heeft geklikt, ontvangt de derde via de mail een Nadat u op uitnodiging om de vragenlijst digitaal voor u in te vullen. De uitnodiging die derden ontvangen, ziet er als volgt uit:

Figuur 13

4.3

Bestaande derde uitnodigen

U heeft ook de keuze om een derde die al eens eerder op uw verzoek een vragenlijst heeft ingevuld, uit te nodigen. Deze functie kan ook worden gebruikt om bestaande derden die nog niet op uw verzoek hebben gereageerd opnieuw uit te nodigen. U kunt bestaande derden aan wie al een verzoek tot het invullen van een vragenlijst uitstaat niet rechtstreeks een herinnering sturen. (Zo zit het systeem in elkaar.) De bestaande derden kunt u opnieuw een uitnodiging mailen door ze eerst uit het Statusoverzicht (niet uit het Derdenoverzicht) te verwijderen. U kunt de uitgezette vragenlijst verwijderen door op de verwijderknop

te klikken in de laatste kolom, zie onderstaande afbeelding.

Figuur 14 Als u de niet ingevulde vragenlijsten in het Statusoverzicht verwijdert, verschijnen de bijbehorende namen in het menuutje Bestaande derden en kunt u ze opnieuw een uitnodiging toesturen.

10

NB: In het Statusoverzicht is niet duidelijk welke naam bij welke derde hoort (i.v.m. de anonimiteit). U weet dus niet welke/wie u verwijdert. Om een bestaande derde opnieuw uit te nodigen, klikt u op zijn/haar naam in het uitvouwmenu achter de tekst Bestaande of nieuwe aan, zie figuur 17. Onder het kopje Beschikbare vragenlijsten vinkt u de juiste vragenlijst aan en vervolgens gaat u tot uitnodigen over door op de knop Uitnodiging aan deze derde nu versturen te klikken. Hij/zij ontvangt nu automatisch een uitnodiging in zijn/haar mailbox, met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als eerder door u is opgegeven.

4.4

Derdenoverzicht

Deze menuoptie biedt u een overzicht van alle derden die u ooit heeft benaderd om een vragenlijst in te vullen.

Figuur 15 Rood: de cliënt is een vrouw; blauw: de cliënt is een man. Door deze knop te gebruiken, kunt u de gegevens van de desbetreffende cliënt aanpassen. Hiermee wordt de derde verwijderd uit ADAS. Hiermee kunt u een nieuwe cliënt of opdrachtgever invoeren. Dit kan ook middels de optie “Uitnodigen/invoeren”. Let bij het invoeren op dat het wachtwoord uit minimaal 6 karakters bestaat.

4.5

Vragenlijsten voor derde uitprinten

Omdat niet iedereen over internet beschikt, is het ook mogelijk om derden een papieren vragenlijst voor te leggen. Dit verloopt via de optie Toon/Print vragenlijsten. Vink de lijst aan die u wenst af te drukken, klik op Print vragenlijsten en daarna in het nieuw geopende venster op Print. Druk vervolgens op de gebruikelijke manier het document af en geef deze vragenlijst aan de betreffende persoon. NB: bij deze versie is de begeleidende brief niet door uzelf aan te passen. De aanbiedingsbrief is wel aan te passen in de Wordversies van de vragenlijsten voor derden welke zijn te downloaden op de website van de NVAB. Let op: er zijn verschillende versies van de 11

vragenlijsten beschikbaar; check alvorens u een vragenlijst downloadt over welke versie u beschikt in ADAS.

Figuur 16

4.6

Gegevens papieren vragenlijst overnemen

U kunt de antwoorden uit een papieren vragenlijst wanneer u deze retour heeft gekregen, handmatig in ADAS overnemen via Uitnodigen/Invoeren, Bestaande of nieuwe en Papieren invoer.

Figuur 17 Nadat u deze optie heeft geselecteerd, worden automatisch de velden Gebruikersnaam, Wachtwoord, Naam en Emailadres van het scherm verwijderd. Vervolgens selecteert u de gewenste vragenlijst en klikt u op Invoeren en neemt u de antwoorden over.

12

Figuur 18 Sluit tot slot de lijst af door rechts onderaan het einde van de vragenlijst te klikken op de knop Naar het overzicht (Antwoordenoverzicht), zie bovenstaande afbeelding. In het daaropvolgende scherm kunt u de vragenlijst definitief afsluiten door helemaal onderaan op de knop Vragenlijst afsluiten (uw antwoorden opslaan) te klikken, zie onderstaande afbeelding. U zult nu automatisch in het antwoordenoverzicht voor derden belanden. Herhaal deze handelingen voor elke papieren vragenlijst.

Figuur 19 13

4.7

Antwoordenoverzicht

Wanneer u klikt op menu-item Antwoordoverzicht, verschijnt er een geaggregeerd overzicht van de antwoorden van alle personen van deze derdencategorie, zie figuur 20.

Figuur 20

4.8

Statusoverzicht derden

Het is met behulp van ADAS eveneens mogelijk om te monitoren hoe ver derden met het beantwoorden van de vragen in hun vragenlijst zijn. Daarvoor gaat u naar in het statusoverzicht, zie figuur 21. Zodra een derde zijn/haar vragenlijst afsluit, ontvangt u daar automatisch een emailbericht over. Soms komt het voor dat een derde geen gevolg geeft aan de uitnodiging om een lijst in te vullen. Bijvoorbeeld omdat er een fout is gemaakt, of omdat hij/zij niet op de uitnodiging ingaat. U kunt de gegevens van hem/haar dan via Statusoverzicht verwijderen. De gegevens van de betreffende persoon zullen vervolgens niet meer in Derdenoverzicht worden getoond.

14

Figuur 21 Tot twee weken voor de visitatie kunt u derden uitnodigen.

15

5.

Na het invullen

5.1

De vragenlijst afsluiten en IVP maken

Nadat u bij de laatste pagina van de vragenlijst bent uitgekomen op het Vragenoverzicht, heeft u de mogelijkheid om de vragenlijst af te sluiten en het IVP te maken. Klik hiervoor op de knop Afsluiten en ivp maken. U kunt de vragenlijst alleen afsluiten als u alle verplichte vragen heeft ingevuld. Is dit niet het geval dan verschijnt er een rood icoontje achter de vraag.

Figuur 23 Bij het afsluiten van de vragenlijsten wordt door ADAS automatisch het concept-IVP gegenereerd. Het gegenereerde IVP bestaat uit twee delen, namelijk alle antwoorden uit de vragenlijst Samenvatting visitatieportfolio (deel A) en alle antwoorden uit de vragenlijst Verbetertrajecten voor de toekomst (deel B). Zo lang u dit IVP nog niet heeft ingediend voor de visitatoren, kunt u de tekst van het IVP nog bewerken. U kunt geen antwoorden meer wijzigen in afgesloten vragenlijsten! Zie hoofdstuk 6 voor verdere informatie over het IVP.

5.2

Quickscangrafiek Professioneel functioneren bekijken

Vragenlijst 2 Professioneel functioneren is een Quickscan-vragenlijst. Als de vragenlijst volledig is ingevuld, kunt u uw Eigen quickscan-grafiek bekijken die te vinden is op elke pagina van vragenlijst 2 onderin het scherm, zie onderstaand figuur.

16

Figuur 24 Door dit staafdiagram

aan te klikken krijgt u bijvoorbeeld een representatie als hieronder te zien:

Figuur 25 17

6.

Het Individuele Verbeterplan (IVP)

Nadat de vragenlijsten zijn afgesloten, wordt door ADAS automatisch een conceptversie van het IVP gegenereerd. In het IVP worden de volgende onderdelen verzameld:  de antwoorden uit de vragenlijst “0 Samenvatting visitatieportfolio”, d.w.z. de reflectie op de verbeterpunten uit uw vorige IVP;  de antwoorden uit de vragenlijst “6 Verbetertrajecten voor de toekomst”, d.w.z. de verbetertrajecten voor de komende 5 jaar. Het is de bedoeling dat u het IVP bewerkt naar de versie die u voor de formele visitatie wilt indienen. In deze paragraaf worden alle stappen beschreven om uiteindelijk tot een volledig IVP te komen. Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen, doet u dat in het verslag, dat hoeft en kan niet meer in de vragenlijsten zelf.

6.1

Het IVP openen

Om het IVP aan te vullen, opent u het door in het hoofdmenu op figuur.

te klikken, zie onderstaande

Figuur 26

6.2

IVP bewerken en indienen

Als u het IVP heeft geopend, kunt u het plan verder bewerken. Klik hiervoor op Verslag bewerken. Het IVP wordt dan geopend in een online editor, zie figuren 27 en 28. U heeft hier de mogelijkheid om vóór de visitatie en/of naar aanleiding van het commentaar van de visitatoren het IVP aan te passen. Als u klaar bent met het bewerken van het (concept) IVP, kunt u dit ter inzage voor de visitatoren indienen met behulp van de button IVP aanbieden. In dit geval wordt het IVP (weer) in de Feedbackfase gezet en worden de visitatoren hiervan middels een e-mail op de hoogte gesteld. Let op: na het indienen van het IVP kunt u dit niet meer bewerken, maar nog wel inzien. Wij adviseren u het IVP af te drukken en/of als pdf op te slaan alvorens u het ter inzage aanbiedt aan de visitatoren.

18

Figuur 27 Hiermee keert u terug naar het startscherm. Hiermee kunt u het verslag printen. Als u hierop klikt, wordt het IVP geopend in een online editor. Dit ziet u aan het editormenu dat boven het IVP verschijnt, zie figuur 29. U kunt nu uw IVP bewerken. Hiermee ‘reset’ u het IVP. Dit betekent dat alle door u aangebrachte wijzigingen verloren gaan. Let dus op dat u hier niet per ongeluk op klikt! Hiermee kunt u het IVP indienen. Dit betekent dat het wordt voorgelegd aan de visitatoren. Nadat u het IVP heeft ingediend, kunt u het niet meer aanpassen. Meer informatie hierover vindt u in de volgende paragraaf.

Figuur 28 Om een nieuwe afbeelding in uw document te kunnen plaatsen, gebruikt u bestandsbeheer. U browst naar het bestand, en selecteert vervolgens

19

‘openen’. Vervolgens klikt u op de knop ‘toevoegen’ om het bestand in ADAS beschikbaar te krijgen. Deze functie is niet actief bij de NVAB.

6.3

Editorfuncties voor het verslag

Ook de editor kent diverse specifieke functies. Deze worden hieronder bijna allemaal kort uitgelegd. Als u met de muis op een knop gaat staan, verschijnt een beschrijving van de betreffende functie. Wij adviseren u niet te veel direct tekst te knippen/kopiëren en plakken in het IVP. De ervaring leert dat als dit veelvuldig gebeurt, de online editor op een gegeven moment kan gaan haperen. Dit wordt veroorzaakt door alle verborgen (HTML-)codes die zo ongemerkt worden overgenomen in het IVP. Dit kan ervoor zorgen dat de tekst niet meer goed is te bewerken, of er zelfs tekst verdwijnt. Om deze problemen te voorkomen, raden wij u aan gebruik te maken van Wordpad (te vinden onder bureauaccessoires), of tekst in het IVP te plakken met behulp van de knoppen en . De laatste is specifiek voor tekst vanuit Word. Ga met de cursor op de plaats staan waar u de tekst wilt invoegen en klik op de betreffende knop. Er verschijnt een invoerscherm. U kunt hierin de gewenste tekst plakken. Vervolgens klikt u onderin het schermpje op invoegen. De tekst wordt nu in het IVP geplakt. De onderliggende verstorende codes zijn nu grotendeels verwijderd. Hiermee maakt u de geselecteerde tekst vet. Hiermee maakt u de geselecteerde tekst cursief. Hiermee onderstreept u de geselecteerde tekst. Hiermee streept u de geselecteerde tekst door. Hiermee kunt u de tekst uitlijnen. Met deze knop kunt u opsommingstekens in uw tekst plaatsen. Met deze knop kunt u een nummering opnemen in uw tekst. Met deze knop kunt u uw laatste bewerking ongedaan maken. Met deze knop kunt u het ongedaan maken weer herstellen. Met deze knop kunt u tekst zonder opmaak in het IVP plakken. Met deze knop kunt u tekst vanuit Word in het IVP plakken. Deze knop verwijdert bijna alle codes die Word aan haar tekst toevoegt en zorgt ervoor dat de tekst goed te bewerken is. Wij bevelen ten zeerste aan van deze functie gebruik te maken als u knipt en plakt vanuit Word. Het verrekijkertje is om te zoeken, de knop daarnaast om woorden te zoeken en direct te vervangen. Hiermee plaatst u een pagina-einde in de tekst. Het verslag zal nu op de volgende pagina verder gaan. Hiermee kunt u een afbeelding plaatsen in uw verslag. Deze moet wel eerst via bestandsbeheer in ADAS beschikbaar zijn gemaakt. Door middel van deze knop kunt u een tabel plaatsen in uw verslag. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u een rij in een tabel geselecteerd heeft. Deze knop geeft de eigenschappen voor de rij weer. Hiermee kunt u uitlijning, kleurgebruik en nog veel meer regelen. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer u een cel in een tabel geselecteerd heeft. Deze knop geeft de eigenschappen voor de cel weer. Hiermee kunt u uitlijning, kleurgebruik en nog veel meer regelen.

20

Middels deze knoppen kunt u rijen en cellen toevoegen en verwijderen. Met deze knop kunt u cellen van een tabel splitsen. Met deze knop kunt u cellen van een tabel samenvoegen. Selecteer hiervoor twee nabijgelegen cellen, en klik op deze knop. Door middel van dit uitklapvenster kunt u eenvoudig de stijl van de tekst aanpassen. Alinea is de “normale” tekst, Kop 1 is de grootste kop, kop 2 een iets kleinere, en kop 3 is de kleinste kop.

Hiermee kunt u de tekstkleur aanpassen. Hiermee kunt u de tekst markeren. Subscript en superscript. Hiermee kunt u een symbool invoegen.

6.4

Feedback op het IVP

Wanneer u het IVP heeft ingediend worden de visitatoren hiervan via de mail op de hoogte gesteld. Indien gewenst zullen de visitatoren het concept IVP voorzien van commentaar en opnieuw ter verdere bewerking aanbieden aan u. U wordt hiervan via de mail op de hoogte gesteld. Zie figuur 29 voor een voorbeeldmail.

Figuur 29 Nadat u het IVP heeft ingediend, krijgt u het volgende scherm te zien: 21

Figuur 30 Wanneer u op deze tekst klikt, opent u de ingevulde vragenlijsten. Onder het kopje “Mijn rol” ziet u de rol die aan u is toegekend. Dit is de status van het verslag. Het IVP ligt nu ter becommentariëring bij de visitatoren. NB Dit is niet de link naar het commentaar.

Het Individueel verbeterplan is teruggezet in de conceptfase, omdat de visitatoren commentaar op het verslag hebben gegeven. Als u het IVP opent, is het commentaar van de visitatoren direct te zien boven het IVP en/of gemarkeerd weergegeven in het verslag. Zo’n melding kan er als volgt uitzien:

Figuur 31 Als het IVP definitief akkoord wordt bevonden door de visitatoren, ontvangt u hiervan op dezelfde wijze melding. Het commentaar van de visitatoren luidt dan akkoord met het verslag. Zij kunnen hierbij eventueel nog wat kanttekeningen plaatsen; deze zijn dan te lezen in het commentaarveld. Het toegevoegde commentaar van de visitatoren blijft behouden. In dit geval zal het IVP na het opslaan de status Afgehandeld krijgen. De visitatoren en gevisiteerde worden middels een e-mail op de hoogte gesteld van het feit dat het IVP is afgerond. Het afgeronde IVP wordt in uw scherm bovenaan in de linker kolom geplaatst, waar u het nog kunt inzien, maar niet meer kunt wijzigen. Zodra alle leden van uw visitatiegroep hun IVP hebben afgerond, wordt de visitatie afgesloten. Hiermee wordt uw IVP onder de tab Gesloten geplaatst. Het IVP blijft hier voor u in te zien. De visitatoren hebben er nu geen toegang meer toe.

22

7.

Bijlagen toevoegen: vorige IVP & Feedback groepsgenoten

7.1

Uw vorige IVP toevoegen

Aangezien u voor de vervolgvisitatie een nieuwe gebruikersaccount heeft gekregen, staat uw vorige IVP niet automatisch bij uw huidige visitatie. Het IVP van uw eerste visitatie kunt u in uw oude account bekijken als u de oude inloggegevens nog hebt. Zo niet, dan kun u die via de e-mail opvragen. ([email protected]). Als u in uw oude account bent ingelogd, vindt u uw IVP onder het menu-item gesloten (rechts in de horizontale witte balk).

Figuur 32 Klik vervolgens op de link van het IVP. Op de volgende pagina staat dan het IVP. Via de knop Printen kunt u het bestand afdrukken. Afhankelijk van de software die op uw computer is geïnstalleerd, kunt u bij Printen al dan niet kiezen voor afdrukken als PDF. Als u deze optie niet heeft, kunt u online een gratis pdf-creator downloaden en installeren. Na installatie kunt u elk document als pdf afdrukken. Als u zelf de optie niet heeft en geen pdf-creator wilt of kunt downloaden, mail dan naar [email protected], dan maakt een van de medewerkers van het Kwaliteitsbureau voor u een pdf. Als u de pdf heeft gemaakt, gaat u in ADAS3 naar menu-item Visitatiebijlagen.

Figuur 33 Klik onder het kopje “IVP vorige visitatie” op de knop bladeren. U krijgt nu een pop-up met de verkenner van uw eigen computer. Ga naar de map waar u de pdf heeft opgeslagen en selecteer de pdf. Klik op opslaan. In het veld rechts naast knop bladeren kunt u het bestand een naam geven. Daarna klikt u op de knop Toevoegen. Het bestand is nu opgeslagen in ADAS2 en inzichtelijk voor de visitatoren. 23

7.2

Samenvatting feedback groepsgenoten

Voor beide delen van het IVP vraagt u twee van uw groepsgenoten om feedback:  de vragenlijst “0 Samenvatting visitatieportfolio”,  de vragenlijst “6 Verbetertrajecten voor de toekomst”. Het is niet mogelijk om deze vragenlijsten via ADAS voor te leggen aan uw groepsgenoten. U zult dus een (pdf)print van de vragenlijst moeten maken om aan hen voor te leggen. U kunt deze vragenlijsten niet separaat printen in ADAS, wel kunt u de gehele vragenlijst in pdf downloaden. Hieronder vindt u een aantal opties om vervolgens het gewenste onderdeel uit de vragenlijst te halen zodat u dit digitaal naar uw groepsgenoten kunt sturen:  Ga naar het pdf-bestand van de gehele vragenlijst. Ga vervolgens naar afdrukken en selecteer de gewenste pagina’s om deze vervolgens op papier te printen of als pdf. Als u niet beschikt over de optie om een selectie als pdf te printen, dan kunt u online een gratis pdf-creator downloaden en installeren. Na installatie kunt u elk document als pdf afdrukken, zie ook §7.1.  Ga naar het pdf-bestand van de gehele vragenlijst. Kopieer de gewenste tekst naar een Wordbestand. Nadat u de feedback van uw groepsgenoten heeft ontvangen, vult u zelf het vragenlijstje ‘ samenvatting feedback groepsgenoten’ in. U vindt het vragenlijstje als Word-document onder het menu-item Visitatie bijlagen, onder het kopje Feedback groepsgenoten. Klik op de link van het Word-document om het te downloaden en op te slaan op uw eigen computer. Nadat u het heeft ingevuld, kunt u het op dezelfde plaats weer uploaden. Klik hiervoor op de knop ‘Bladeren’ en zoek het bestand in de verkenner. Geef het document een voor de visitatoren herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘eigennaam_samenvatting_feedback’ en klik vervolgens op de knop ‘Toevoegen’.

Figuur 34

24

8.

Instructie voor gevisiteerden die aanvankelijk in ADAS3 werkten

Als u vragenlijsten voor externen heeft uitgezet, of dossieronderzoeken heeft ingevuld in ADAS3, moeten deze onderdelen uiterlijk 6 weken voor de visitatiedatum in ADAS2 worden toegevoegd. U kunt vragen of de medewerkers visitatie dit voor u doen. Wilt u het zelf doen, dan vindt u hieronder de toelichting.

8.1

Derden vragenlijsten

Wanneer u de vragenlijsten voor derden heeft uitgezet in ADAS3 en u voldoende feedback heeft ontvangen, kunt u de pdf met de resultaten in ADAS2 toevoegen. Ga in ADAS3 naar het onderdeel Externen.

Figuur 35 Wanneer u hier klikt op de knop ‘Antwoorden bekijken’, ziet u op de volgende pagina de vragenlijsten staan.

Figuur 36 Klik op de gewenste feedbackvragenlijst. Op de volgende pagina klikt u in het linker menu op de link ‘Antwoordenlijst afdrukken als pdf’. Er verschijnt nu een pop-upscherm. Klik op de knop ‘Antwoordenlijst downloaden’. Als het bestand is gedownload, krijgt u de vraag of u het bestand wilt opslaan. Klik op Opslaan. Hiermee wordt het bestand opgeslagen in de map op uw computer die u als defaultmap hiervoor gebruikt. Ga vervolgens naar ADAS2.

25

Figuur 37 Klik op het paperclip-icoon. U komt dan op de pagina ‘Visitatiebijlagen’, zie onderstaande figuur.

Figuur 38 Klik onder het kopje ‘Vragenlijsten derden/externen’ op de knop bladeren. U krijgt nu een pop-up met de verkenner van uw eigen computer. Ga naar de map waar u de pdf heeft opgeslagen en selecteer de pdf. Klik op ‘opslaan’. In het veld rechts naast de knop ‘bladeren’ kunt u het bestand een naam geven, bijv. ‘eigennaam_Klanten_en_opdrachtgevers’. Daarna klikt u op de knop ‘Toevoegen’. Het bestand is nu opgeslagen in ADAS2 en in te zien door de visitatoren.

8.2

Vragenlijsten dossieronderzoek

Wanneer u de vragenlijsten dossieronderzoek heeft ingevuld, kunt u op dezelfde manier als bij de resultaten van de vragenlijsten externen, de pdf met resultaten in ADAS2 hangen. Klik in ADAS3 op menu-item Vragenlijsten. Klik vervolgens op de link naar een van de vragenlijsten dossieronderzoek die u heeft ingevuld. U komt dan op de overzichtspagina.

26

Figuur 39 Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Resultaten bekijken’ bij een vragenlijst die u heeft ingevuld.

Figuur 40 Klik op de link ‘Vragenlijsten afdrukken als pdf’ in het linker menu. Vervolgens krijgt u een popupscherm en kiest u de optie ‘Opslaan’. Zie voor verdere instructie § 8.1.

27