Handleiding Speciaal voor vraagouders Let op: Zie je dit balkje in deze handleiding? Dan hebben wij een tip voor je.
Ohw. Wachtwoord kwijt of vergeten? Dan kun je deze resetten door in het inlogscherm te klikken op ‘klik hier om te resetten’. Er wordt om je emailadres gevraagd. Je krijg hierna een mail met instructies om je wachtwoord te herstellen/resetten.
1. Inhoudsopgave 1.
Inhoudsopgave..................................................................................................... 2
2. Algemeen & instellingen ..................................................................................... 3 2.1 Het scherm .......................................................................................................... 3 2.1.1 Snelle knoppen met informatie ...................................................................... 3 2.2 Controleren ......................................................................................................... 3 2.3 Accountgegevens................................................................................................ 3 2.4 Kinderen .............................................................................................................. 3 2.4.1 Wijzigen ........................................................................................................ 3 3. Uren ....................................................................................................................... 4 3.1 Algemene werking uren ...................................................................................... 4 3.2 Uren goedkeuren ................................................................................................ 4 3.3 Uren afkeuren ..................................................................................................... 4 3.4 Niets doen met uren ............................................................................................ 4 4. Financieel ............................................................................................................. 5 4.1 De facturen ......................................................................................................... 5 4.2 Details ................................................................................................................. 5 4.3 Factuur betalen ................................................................................................... 5 4.4 Al betaald? .......................................................................................................... 5 4.5 Jaaropgave kinderen........................................................................................... 5 5. Berichten .............................................................................................................. 6 5.1 Werking ............................................................................................................... 6 5.2 Overzicht ............................................................................................................. 6 5.3 Details van een bericht ........................................................................................ 6 5.4 Antwoord sturen .................................................................................................. 6 5.5 Nieuw bericht maken........................................................................................... 6 6. Documenten ......................................................................................................... 7 6.1 Doel en werking van documenten ....................................................................... 7 6.2 Document aanleveren ......................................................................................... 7
handleiding gobadmin voor vraagouders, pagina 2 van 7
2. Algemeen & instellingen 2.1 Het scherm Zodra je bent ingelogd vind je alle functionaliteiten bovenin. Door te klikken op een button zoals ‘account’ opent het scherm en komen er meerdere mogelijkheden en keuzes. Klik op bijv. ‘account’ om je account gegevens te zien en eventueel te wijzigen. Deze gegevens worden gebruikt in de communicatie en in de applicatie.
2.1.1 Snelle knoppen met informatie Aan de rechterzijde van het startscherm (wij noemen dat dashboard) vind je meerdere knoppen met informatie. Zo zie je bijvoorbeeld het aantal kinderen, het aantal uren welke nog gekeurd moeten worden. Dat nummer wat bij iedere knop staat geeft het aantal weer van dat onderdeel. En zo zijn er meerdere knoppen. Door te klikken op zo’n knop kom je ook bij dat onderdeel.
2.2 Controleren De volgende onderdelen moet eerst gecontroleerd worden:
Eigen account Kinderen
2.3 Accountgegevens Kies hiervoor eerst voor ‘account’ en dan weer voor ‘account’. 1. Controleer alle gegevens. 2. Wijzig eventueel wat nodig is. a. Klik hiervoor op ‘deze gegevens wijzigen’. 3. Klik vervolgens op ‘opslaan’.
2.4 Kinderen Kies hiervoor eerst voor ‘account’ en dan voor ‘kinderen’. Hier staan al je kinderen. Mocht je er nog 1 missen, dan kun je een bericht sturen naa r het gastouderbureau om te vragen of zij deze willen toevoegen. Hoe je een bericht stuurt lees je in hoofdstuk 5 op pagina 6.
2.4.1 Wijzigen Voor ieder kind kun je klikken op ‘bekijk’ of ‘wijzig’. Enkel de onderdelen die beschikbaar zijn kun je wijzigen. Klopt het tarief bijvoorbeeld niet, dan kan dit enkel worden gewijzigd door het gastouderbureau. Stuur hiervoor een bericht naar het gastouderbureau, hoe je dat doet lees je in hoofdstuk 5 op pagina 6.
handleiding gobadmin voor vraagouders, pagina 3 van 7
3. Uren 3.1 Algemene werking uren Het is de bedoeling dat gastouders de uren invullen. Zodra dat is gebeurd worden deze eens per periode ingediend. Zodra dat is gebeurd zie je deze op je dashboard. Je kunt deze ook vinden door te klikken op ‘uren’ en dan voor ‘ingediende uren’. In dit overzicht zie je alle ingediende uren. Per regel zie je het volgende: -
De datum De tijd van tot De uren Het kind waar het om gaat De gastouder
3.2 Uren goedkeuren Indien alle uren goed zijn, dan vink je ‘ja ben het eens en ga akkoord met wat ik nu verstuur’ aan. En daarna klik je op ‘Keur alles goed...’. Zodra dat is gebeurd staan de uren klaar om gefactureerd te worden. Dit zal gebeuren door het gastouder bureau.
3.3 Uren afkeuren Als er een regel tussen staat waar je het niet mee eens bent om welke reden dan ook, dan kun je dat per regel aangeven. Vink ‘niet eens met deze regel’ aan (en doe dat voor alle regels waar je het niet mee eens bent). Vul vervolgens in waarom je het niet eens bent! En keur de rest wel goed. Zodra alle uren verwerkt zijn en dus ook verstuurd zijn, dan staan deze niet meer in dit overzicht. Maar staan ze in ‘goedgekeurd’ of in ‘afgekeurd’. Het gastouderbureau kan dan de afgekeurde uren bekijken en deze alsnog goedkeuren of wellicht definitief afkeuren.
3.4 Niets doen met uren Als je niets doet met uren die eigenlijk goedgekeurd moeten worden, dan worden deze goedgekeurd door het gastouderbureau. Dit is afhankelijk van de werkwijze van het gob. Dit kan ook geautomatiseerd gebeuren.
handleiding gobadmin voor vraagouders, pagina 4 van 7
4. Financieel 4.1 De facturen Alle goedgekeurde uren worden omgezet in een factuur zodra het gastouderbureau hiertoe actie onderneemt, afhankelijk van de periode die zij hiertoe hebben. De facturen zijn te zien door te klikken op ‘facturen’ vanuit het dashoard of vanuit het menu bovenin.
4.2 Details Per factuur zie je de volgende details: -
De omschrijving Totaal bedrag Per regel je kind, de datum met het aantal uren en het bedrag Eventueel de bemiddelingskosten.
Per factuur kun je een pdf openen en deze printen voor je eigen administratie.
4.3 Factuur betalen Als je een factuur wil betalen, kun je dit doen door een overboeking te doen. Wat ook mogelijk is, is dat je meteen de factuur via iDeal betaald.
4.4 Al betaald? Indien een factuur betaald is via iDeal dan staat deze meteen op ‘betaald’. Mocht je betalen via een overschrijving, dan wordt de factuur pas op betaald gezet zodra deze is verwerkt door het gastouderbureau.
4.5 Jaaropgave kinderen Voor ieder kind waarvoor uren zijn geboekt en gefactureerd zijn jaaropgaves beschikbaar. Deze worden op het moment van opvragen gegenereerd. Het heeft dus geen zin om halverwege het jaar een jaaropgave op te vragen, dan deze zal het hele jaar veranderen. Voor het opvragen van zo’n jaaropgave ga je naar het kind. Als je de details hebt opgeroepen zie je onderin ‘Jaaropgaves’ van alle jaren dat er uren geboekt en gefactureerd zijn. Per jaar kun je een jaaropgave tonen in het scherm, tonen als PDF of mailen naar de vraagouder met PDF als bijlage.
handleiding gobadmin voor vraagouders, pagina 5 van 7
5. Berichten 5.1 Werking Het gobadmin systeem voorziet in een intern Emailsysteem. Dit is vooral handig als er een kort bericht moet worden gestuurd naar het gastouderbureau. Let op: Het is een interne berichten-systeem. Puur om een bericht naar elkaar te sturen. Klik op ‘gelezen’ als je het bericht hebt gelezen. Er kunnen geen bijlages worden gestuurd bij een bericht. Het berichtensysteem is eigenlijk heel simpel.
5.2 Overzicht Klik op ‘berichten’ en je ziet alle bericht die naar je toe zijn gestuurd. Klik op ‘verstuurd’ aan de rechterzijde om te zien welke berichten er zijn verstuurd.
5.3 Details van een bericht Per bericht kun je zien wie het heeft gestuurd, de datum en of het is gelezen. Het op gelezen zetten kan enkel door diegene aan WIE het is gestuurd. Let op: Klik op ‘gelezen’ per bericht. Zo weet het gastouderbureau dat het bericht is gelezen. Wel zo handig en overzichtelijk.
5.4 Antwoord sturen Op ieder bericht dat je krijgt kun je ook een antwoord (reply) sturen. Klik op ‘beantwoord’ en typ je bericht. Zodra je klaar bent klik je op ‘verstuur reply’. Diegene die een bericht ontvangt krijgt hiervan GEEN email. Er wordt enkel getoond hoeveel ongelezen berichten er zijn.
5.5 Nieuw bericht maken Klik op ‘berichten’ en vervolgens op ‘nieuw bericht aan gob’. Vul het onderwerp in en in het ‘bericht’ je bericht. Zodra het klaar is, klik je op ‘verstuur bericht’. Het gastouderbureau krijgt geen email van een bericht die nieuw is. Echter zodra zij inloggen kunnen zij alle berichten inzien en eventueel beantwoorden. Als je inlogt zie je bovenin het aantal ongelezen berichten, dus ook de antwoorden van het gastouderbureau.
handleiding gobadmin voor vraagouders, pagina 6 van 7
6. Documenten 6.1 Doel en werking van documenten Het onderdeel documenten is van belang indien er documenten uitgewisseld moeten worden. Denk hierbij aan een overeenkomst etc. Het gastouderbureau heeft bepaald dat er bepaalde documenten aangeleverd moeten worden. Dit kan ook via het gobadmin. Een aantal zijn verplicht en andere weer niet, afhankelijk van de wensen/eisen van het gastouderbureau. Klik op ‘documenten’ om te zien welke het zien. Aan het cijfer bij ‘documenten’ kun je zien hoeveel documenten er nog aangeleverd moeten worden. Per document kun je een document uploaden. Zodra dat is gebeurd zal het aantal wat je moet aanleveren wijzigen
6.2 Document aanleveren Klik op ‘documenten’. In het overzicht is te zien welke documenten er aangeleverd moeten worden. En per regel is te zien of deze al is aangeleverd. Indien deze nog NIET is aangeleverd klik je op de regel (of klik je op ‘bekijk/upload’) als je een document wil uploaden. Klik op de knop ‘lever nu aan’ en kies een document/bestand op je eigen pc. Zodra je dat hebt gedaan kun je nog een opmerking toevoegen. En klik op ‘bestand uploaden’. Zodra je een document hebt aangeleverd kun je deze niet meer wijzigen of verwijderen. Dit is enkel mogelijk door het gastouderbureau.
handleiding gobadmin voor vraagouders, pagina 7 van 7
