Handleiding SIMmeldpunt

Handleiding – SIMmeldpunt

Omschrijving

Handleiding SIMmeldpunt

Auteur

SIMgroep

Datum

15-10-2012

Versienummer

0.2

Beste SIMsite gebruiker, Allereerst willen wij u melden dat wij er trots op zijn dat u gekozen heeft voor SIM als partner voor uw gemeentelijke front office. U bevindt zich in het goede gezelschap van vele collega-gemeenten. SIM is immers marktleider op het gebied van gemeentelijke front offices. Wij zijn zo vrij te denken dat wij deze positie verworven hebben op basis van ons omvangrijke en uitgebalanceerde productenpallet. De kwaliteit van onze webdiensten en van onze ondersteunende dienstverlening. Deze handleiding hoort daarbij. SIMsite is een zeer gebruiksvriendelijk Content Management Systeem. De handleiding kan u helpen om nog meer vertrouwd te raken met SIMsite en zo optimaal te profiteren van de slimheid en efficiëntie van het systeem. Dat neemt natuurlijk niet weg dat u te allen tijde ook terecht kan bij onze supportafdeling. Te bereiken via 0800-7346368 of via email op [email protected]

Pagina 2 van 23

Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................................................ 3 1. INLEIDING .............................................................................................................................................. 4 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

SIMMELDPUNT ............................................................................................................................................. 4 OVER SIMSITE ............................................................................................................................................. 4 TECHNISCHE SPECIFICATIES ....................................................................................................................... 4 AAN DE SLAG ................................................................................................................................................ 4

2. INTAKE VIA DE WEBSITE................................................................................................................. 6 2.1. 2.2.

FORMULIER OP UW WEBSITE PLAATSEN...................................................................................................... 6 FORMULIER ................................................................................................................................................... 7

3. KAART ........................................................................................................................................................ 8 3.1.

PUBLICATIE-INSTELLINGEN ....................................................................................................................... 10

4. REGISTRATIE VAN MELDINGEN ..................................................................................................11 4.1. OVERZICHT MELDINGEN ............................................................................................................................ 11 4.2. MELDINGEN AANMAKEN/BEWERKEN ......................................................................................................... 12 4.3. OVERIGE KLACHTEN EN MELDINGEN ......................................................................................................... 15 4.4. INSTELLINGEN ............................................................................................................................................ 15 4.5. MIJN WERKVOORRAAD ............................................................................................................................... 17 4.5.1. Meldingen bekijken ...................................................................................................................... 17 4.5.2. Communiceren met melder ...................................................................................................... 17 4.6. ZOEKEN ....................................................................................................................................................... 19 4.7. RAPPORTAGE .............................................................................................................................................. 20 5. OVERIGE FUNCTIES ...........................................................................................................................22 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

PRINTEN ...................................................................................................................................................... 22 STARTPAGINA ............................................................................................................................................. 22 AUTORISATIE .............................................................................................................................................. 22 PDA ............................................................................................................................................................ 22

Pagina 3 van 23

1. Inleiding 1.1. SIMmeldpunt SIMmeldpunt is onderdeel van het content management systeem SIMsite. SIMmeldpunt is een applicatie om klachten en meldingen te registreren en af te handelen. Deze meldingen kunnen via de website, telefoon, balie, enz. worden gemeld. Door de centrale registratie is het mogelijk om de status van meldingen te communiceren en diverse rapportages uit te draaien. SIMmeldpunt maakt op enkele onderdelen gebruik van functionaliteiten van SIMsite. (Bijvoorbeeld het plaatsen van de module op de website, de WYSIWYG editor, enz). Hieronder vindt u algemene informatie SIMsite. 1.2. Over SIMsite Via SIMsite kunt u op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier de inhoud van websites toevoegen, bewerken en publiceren via internet of een afgeschermde omgeving zoals intranet of extranet. Een gebruiksvriendelijk systeem en een gemotiveerde internetredactie vormen de basis voor de kwaliteit en de hoeveelheid van de door u gepubliceerde informatie. SIMsite heeft een consequent doorgevoerde structuur, een prettig ogende vormgeving en is, tot en met de uitgebreide handleiding, volledig Nederlandstalig uitgevoerd. Het opmaken van webpagina’s in SIMsite lijkt sterk op het opmaken met een tekstverwerker, wat u ziet is wat u krijgt. 1.3. Technische specificaties SIMsite werkt met de laatste browserversie van Internet Explorer (momenteel versie 9). U kunt dit controleren door in uw browser de optie 'help' te kiezen en vervolgens het menuitem 'Info'. U ziet daar het versienummer van uw Internet Explorer. Indien u een lagere versie heeft van Internet Explorer kunt u op www.microsoft.com een nieuwe versie downloaden. U dient verder te beschikken over een constant actieve internetverbinding om te kunnen werken met SIMsite. 1.4. Aan de slag SIMsite is te benaderen via internet, er is geen programma op uw pc geïnstalleerd en u heeft alleen Internet Explorer en een internetverbinding nodig om aan de slag te gaan. Wanneer u met de Internet Explorer naar het adres (URL) gaat waar uw versie van SIMsite te vinden is krijgt u allereerst een inlogscherm te zien  www.gemeentenaam.nl/cms. Hier dient u uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren.

Pagina 4 van 23

Afbeelding: Na inloggen, ziet u direct of er nieuwe meldingen zijn.

Wanneer u bent ingelogd, kunt u aan de slag. Bovenin horizontaal vindt u de tabbladen die corresponderen met de media of SIM-applicaties. Voor SIMmeldpunt gaat u naar het tabblad ‘Beheer’. In het menu links vindt u SIMmeldpunt. Klik op SIMmeldpunt om het menu uit te klappen met de volgende mogelijkheden: Overzicht meldingen, Instellingen, Mijn voorraad, Zoeken en Rapportage.

Afbeelding: Menu SIMmeldpunt

Pagina 5 van 23

2. Intake via de website 2.1. Formulier op uw website plaatsen Om SIMmeldpunt op uw website beschikbaar te maken dient u een pagina aan te maken met publicatiewijze SIMmeldpunt. U gaat naar ‘beheer’ ‘pagina’s’. Om een nieuwe pagina aan te maken gebruikt u de knop ‘nieuw’.

Afbeelding: Knop ‘nieuw’

Een nieuwe pagina opent. De werkbalk en het blok ‘pagina’ kent u waarschijnlijk al van andere plekken binnen SIMsite. In de handleiding over SIMsite3 kunt u de werking terug lezen. Publicatiewijze Om SIMmeldpunt op uw website te kunnen tonen, heeft u een publicatiewijze nodig. Op de vraag ‘pagina met publicatiewijze’ laten we de keuze op ‘ja’ staan.

Afbeelding: Publicatiewijze

Categorie Voor de publicatiewijze SIMmeldpunt, kiest u de categorie ‘internet’. Naam module Een module kunt u zien als het bestandje waarin informatie wordt opgeslagen. Omdat u de module kunt hergebruiken, is het belangrijk een goede naam te kiezen. Ons advies luidt als volgt: kies een naam waarin het medium en de paginatitel terug komen.

Pagina 6 van 23

Afbeelding: Modulenaam kiezen

Publicatiewijze U kiest voor de publicatiewijze ‘SIMmeldpunt’. 2.2. Formulier Wanneer u de module SIMmeldpunt heeft gekoppeld aan een pagina, verschijnt er op de website een formulier. Het formulier kan beperkt opgemaakt worden (door SIM). Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld de achtergrondkleuren van de kopjes of de namen van dediverse onderdelen. Wanneer het formulier is ingevuld en de bezoeker van uw site klikt op ‘verzenden’ komt er een ‘bedanktekst’. Deze bedanktekst kunt u zelf invullen in het CMS bij het tabblad ‘Beheer – SIMmeldpunt – Instellingen’. Afbeelding: Formulier SIMmeldpunt

U kunt zelf bepalen welke velden in het formulier gebruikt moeten worden, dat kunt u regelen bij de publicatie-instellingen van het formulier. Door de velden in dit formulier zo beperkt mogelijk te houden, maakt u het invullen voor de bezoeker zo makkelijk mogelijk.

Pagina 7 van 23

3. Kaart De locatie van een melding wordt doormiddel van de straatnaam en het huisnummer bekend gemaakt. Het is tevens mogelijk bij het formulier een interactieve kaart van de gemeente te gebruiken (zet kaartje op ja of ja, verplicht zie publicatie-instellingen).

Afbeelding: Formulier SIMmeldpunt inclusief interactieve kaart

Deze Google kaart toont op basis van de ingevoerde straatnaam en huisnummer (en plaats/postcode) de locatie van de melding. De melder kan de locatie nog specifieker aangeven door de pijl op de kaart te verplaatsen. Dat kan door op de pijl te klikken en deze te slepen naar de locatie van de melding. Let op publicatie-instellingen: Zet bij locatie van de melding de straat en huisnummer op Ja, verplicht. De straat en huisnummer zijn leidend voor de locatie aanduiding van de melding. De pijl op het kaartje kan helpen om de exacte locatie aan te geven, maar zou ook door de bezoeker op een verkeerde plaats gezet kunnen worden. De melder zou bijvoorbeeld met deze pijl per ongeluk of expres een onlogische locatie buiten de gemeente aangeven.

Pagina 8 van 23

Afbeelding: Overzichtskaart met meldingen

Tevens kan er een overzichtskaartje met de nog af te handelen meldingen op de website worden getoond. Zet hiervoor de publicatie-instelling “Toon overzichtskaart met meldingen” aan. Deze overzichtskaart wordt boven het intakeformulier geplaatst, zodat burgers eerst kunnen zien of bij hun in de buurt deze melding al gedaan is. Bij deze kaart vindt u hetzelfde filter als bij het maken van de melding zelf, zodat het voor de burger mogelijk is om naar een specifieke locatie te gaan en de meldingen daar te bekijken. Alleen de meldingen die door SIMmeldpunt-beheerders zijn aangemerkt als melding die getoond mag worden op de site, worden getoond. Bij elke melding die binnenkomt in SIMmeldpunt toont de kaart de exacte locatie van de melding. Het is mogelijk de pijl te verplaatsen om een nieuwe locatie voor de melding aan te geven. Op deze manier kunnen de uitvoerende ambtenaren gericht te werk gaan. Nieuwe en bestaande meldingen kunnen door de SIMmeldpunt-medewerkers getoond worden in de overzichtskaart door bij het intakeformulier in CMS de optie “Toon deze melding op de overzichtskaart (alleen locatie, categorie en meldingstekst worden getoond)” aan te zetten en door opslaan te klikken.

Pagina 9 van 23

Afbeelding: Formulier SIMmeldpunt

3.1. Publicatie-instellingen De publicatiewijze SIMmeldpunt kent de volgende publicatie-instellingen, hiermee geeft u aan hoe het formulier op de website getoond wordt: Weergave: Toon overzichtskaart met meldingen (ja/nee) Melder: Geslacht (ja/nee/ja, verplicht) Naam (ja/nee/ja, verplicht) Straat en huisnummer (ja/nee/ja, verplicht) Postcode (ja/nee/ja, verplicht) Plaats (ja/nee/ja, verplicht) Telefoon (ja/nee/ja, verplicht) E-mail adres (ja/nee/ja, verplicht) Lokatie: Straat en huisnummer (ja/nee/ja, verplicht) (Tip: Zet op ja, verplicht) Postcode (ja/nee/ja, verplicht) Plaats (ja/nee/ja, verplicht) Kaartje (ja/nee) Toont de interactieve kaart van de gemeente. Beschrijving van de melding (ja/nee/ja, verplicht) Toont een veld om de melding te beschrijven. Meldingsbijlagen (ja/nee) Toont de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen (maximaal 3). Toon categorie keuze (ja/nee) Toont de mogelijke categorieën. Toon subcategorie keuze (ja/nee) Toont de mogelijke subcategorieën.

Pagina 10 van 23

4. Registratie van meldingen 4.1. Overzicht meldingen Alle meldingen die op de website worden ingevoerd komen binnen op de pagina ‘Overzicht meldingen’. Elke melding krijgt automatisch een uniek nummer toegekend. In het menu links staat tussen haakjes hoeveel melding op dat moment actief zijn.

Afbeelding: Overzicht meldingen

Op de overzichtspagina vindt u een overzicht met de volgende informatie: Prioriteit melding (in de kleur groen, geel of rood) Gegroepeerde meldingen Uniek nummer Behandelend ambtenaar Locatie Wijk Datum toegekend Afhandelen voor..<>.. Categorie van de melding Tooltip Door de muisaanwijzer boven de link van de melding te houden wordt een deel van de meldingstekst getoond. Dit wordt de tooltip genoemd (in de instellingen). Als de afhandeldatum van een melding vandaag is, wordt de melding in het overzicht in een signaalkleur getoond. Door op één van de kopjes te klikken wordt er gesorteerd op dat onderdeel. Door nogmaals op het kopje te klikken worden de gegevens andersom gesorteerd.

Pagina 11 van 23

Binnenkomst nieuwe meldingen Als er een nieuwe melding binnenkomt zijn veel van de gegevens nog leeg. Deze dient u zelf toe te kennen. U kunt de details van een melding opvragen door op de melding te klikken. U krijgt dan alle ingevulde informatie te zien. U kunt de informatie eventueel aanpassen of aanvullen. Nieuwe meldingen zijn altijd vetgedrukt. Wanneer u een melding heeft bekeken wordt deze niet meer vet getoond. U kunt de melding weer op ‘ongelezen’ zetten door deze te selecteren (plaats een vinkje) en selecteer vervolgens de actie ‘Markeer: als ongelezen’.

Afbeelding: Selecteer een actie

4.2.

Meldingen aanmaken/bewerken Een nieuwe melding maakt u aan door bovenaan de knop ‘nieuw’ te kiezen. Ook kunt u klikken op binnengekomen meldingen, zodat u deze melding kunt bewerken en kunt toewijzen aan de betreffende ambtenaar. Ook kunt een categorie of subcategorie toevoegen (wanneer de bezoeker dit nog niet heeft gedaan). Door op een binnengekomen melding of op de knop ‘nieuw’ te klikken ziet u de melding, zoals in onderstaande afbeelding. Extra informatie van de melding kan hier toegevoegd worden.

Afbeelding: Overzicht bestaande melding

Pagina 12 van 23

Door verder naar beneden te scrollen komen de volgende velden in beeld: Bijlagen, Intake, Gekoppelde meldingen, Meldingsgeschiedenis, Afhandeling met uren registratie.

Afbeelding: Instellingen melding

Onderaan de ingevulde informatie kunt u in de verschillende blokken informatie toevoegen aan de melding. Bijlagen Upload nieuw document: Hiermee kunnen documenten toegevoegd worden aan de melding bijvoorbeeld ter toelichting. Intake Datum binnenkomst: Deze datum kunt u aanpassen. Deze datum is bedoeld voor de registratie van binnenkomst, wanneer deze bijvoorbeeld verschilt van de intakedatum. De intakedatum wordt altijd vastgelegd in een niet aan te passen veld. Meldingen die via de website worden gedaan hebben standaard de datum van binnenkomst gelijk staan aan de intakedatum. Invoer datum/tijd: Wordt automatisch toegevoegd. Uniek meldingsnummer: Wordt automatisch toegevoegd. Status: U kunt zelf bepalen of u gebruik wilt maken van statussen bij meldingen. U kunt deze statussen invoeren in de instellingen van SIMmeldpunt, zie 3.2.

Pagina 13 van 23

Categorie Melding: Tot welke categorie de melding behoort (deze lijst kunt u vullen bij Instellingen, zie 3.2) Subcategorie Melding: Tot welke subcategorie de melding behoort (deze lijst kunt u vullen bij Instellingen, zie 3.2) Urgentie: Bepaal de urgentie van de melding Afhandelen voor: Datum waarop de melding afgehandeld zou moeten zijn. Behandelend ambtenaar: De ambtenaar die de melding moet behandelen (deze lijst kunt u vullen bij Instellingen, zie 3.2) Afdeling: De afdeling die de melding dient af te handelen (deze lijst wordt gevuld in SIMsite 3, bij lijsten – afdeling) Contact opnemen: Geeft aan of de ambtenaar contact moet opnemen met de melder Stuur bevestiging naar melder: Stuurt een bevestiging van de melding naar de melder Toon deze melding op de overzichtskaart: Alleen locatie, categorie en meldingstekst wordt getoond wanneer dit wordt opgeslagen. Gekoppelde meldingen (alleen in beeld wanneer er meldingen gekoppeld zijn) Gekoppelde meldingen: Toont aan of de melding aan een of meerdere andere meldingen is gekoppeld. Afhandeling Datum afhandeling: Datum waarop de melding daadwerkelijk wordt afgehandeld. Tijdstip afhandeling; Het tijdstip van afhandeling kan hier worden opgegeven. Contact opgenomen; Geef aan of de melder op de hoogte is gebracht van de afhandeling. Beschrijving werkzaamheden: Beschrijft de uitgevoerde werkzaamheden Communicatie: Beschrijft op welke wijze er contact is geweest met de betrokkenen. Uren registratie: Op deze plek kunnen de bestede uren ingevoerd worden. Meldingsgeschiedenis Meldingsgeschiedenis: Toont aan wie, wat, wanneer met deze melding heeft gedaan. Geeft ook aan of de melding is afgehandeld en kan de tijd die er aan besteed is tonen. Het unieke nummer en de invoerdatum/tijd wordt automatisch toegevoegd. Wanneer u de melding aan een ambtenaar hebt toegekend, wordt deze melding automatisch aan de werkvoorraad van de ambtenaar toegevoegd. Het is handig om eerst de categorie melding te selecteren en daarna pas de behandelend ambtenaar. Bij de instellingen kunnen ambtenaren aan een categorie melding gekoppeld worden. Als eerst de categorie gekozen wordt, dan worden in de selectiebox voor ambtenaren alleen die ambtenaren getoond die aan de betreffende categorie gekoppeld zijn.

Pagina 14 van 23

4.3. Overige klachten en meldingen Bovenaan de informatie kunt u aangegeven hoe de melding is binnengekomen. Als een melding via de website is binnengekomen, zal hier automatisch ‘website’ worden ingevuld. U kunt ook klachten en meldingen die via de balie, de telefoon of via papierencommunicatie binnen komen in dit systeem opnemen. Bij deze meldingen kunt u dan zelf aangeven hoe hij is binnengekomen. 4.4. Instellingen Bij instellingen kunnen alle instellingen van SIMmeldpunt worden ingesteld. U kunt de volgende instellingen bepalen: Email notificaties Ambtenaar een e-mail sturen. Wanneer u deze optie aanzet, krijgt de ambtenaar aan wie u een melding toekent automatisch een e-mail toegezonden. Melder een e-mail sturen. Wanneer u deze optie aanzet, krijgt de melder die de melding heeft gedaan hier automatisch een bevestiging van. Afzender (naam): Dit is de naam waar de e-mails vanuit worden gestuurd. Afzender (e-mail): Dit is het adres waar de e-mails vanuit worden verstuurd. Zend kopie van alle correspondentie (ja/nee): U kunt aangeven of u of een collega kopieën van alle correspondentie willen ontvangen. Ontvanger kopie correspondentie: Dit is het e-mailadres van de medewerker die de kopieën wil ontvangen. Website bedanktekst Website bedanktekst. De tekst die u hier invult wordt getoond na het invullen van het formulier op de website. Koppel ambtenaren Koppel ambtenaren. Hier kunt u bepalen welke ambtenaren meldingen toegewezen mogen krijgen. In de lijst staan alleen personen met de rol gebruiker of admin, aangezien de ambtenaar wel toegang moet hebben tot het systeem. Overigens moet voor gebruikers wel specifiek de autorisatie voor worden geregeld. Voor meer informatie zie hoofdstuk Autorisatie. Koppel ambtenaren die toegang hebben tot alle werkvoorraden. Hier kunt u bepalen welke ambtenaren geautoriseerd zijn de werkvoorraden van anderen te bekijken. Koppel ambtenaren die toegang hebben tot de PDA versie van SIMmeldpunt. Hier kunt u bepalen werke ambtenaren geautoriseerd zijn om de PDA versie van SIMmeldpunt te bewerken. Melding categorieën Hier kunt u de categorieën en subcategorieën aanmaken en verwijderen. Aan een categorie kunt u ambtenaren koppelen. Wanneer u bij de intake van een melding de

Pagina 15 van 23

categorie geselecteerd, kunt u alleen die ambtenaren koppelen die u hier aan de categorie heeft gekoppeld. Hiermee voorkomt u dat meldingen aan een verkeerde ambtenaar worden gekoppeld. Verder kunt u hier aangeven wat de standaard termijn van afhandeling (in werkdagen) is en kunt u hier een werkinstructie voor de betreffende ambtenaar koppelen. Bewerk statussen Op deze plek kunt u aangeven of u gebruik wilt maken van statussen (ja/nee). Daarbij kunt u zelf statussen aanmaken. U bepaalt welke statussen van toepassing kunnen zijn voor uw gemeente. Automatisch toevoegen meldingsnummer en locatie Meldingsnummer en locatie automatisch toevoegen aan onderwerp email? (ja/nee). Alleen van toepassing wanneer u gebruik maakt een automatisch antwoord naar de melder. Automatische aanhef Automatische aanhef voor email (ja/nee). Alleen van toepassing wanneer u gebruik maakt een automatisch antwoord naar de melder. Aanpasbare email body teksten Op deze plek kunt u sjablonen maken voor mails; standaard antwoorden voor verschillende typen stadia waarin een melding zich bevindt. Deze mails kunnen naar de melder worden verzonden. Melding Wijken Hier kunt u wijken aanmaken en verwijderen. Aan elke melding kunt u een wijk koppelen. Afdrukinstellingen Plattegrond afdrukken op werkbriefje (ja/nee). Wilt u de plattegrond tonen op het werkbriefje van de medewerker die de oorzaak van de melding oplost (bijv. op pad gaat om een losse stoeptegel te repareren). Overige instellingen Verberg tooltip bij ticket overzicht. Door de muisaanwijzer boven de link van de melding te houden wordt een deel van de meldingstekst getoond. Dit wordt de tooltip genoemd. Met het vinkje kun je bepalen of je de tooltip aan of uit zet. Verberg Google maps kaart bij de melding. Met deze instelling bepaalt u of het kaartje zichtbaar is bij de melding (alleen aan in het cms, op de website is het kaartje nog steeds zichtbaar voor bezoekers).

Pagina 16 van 23

4.5. Mijn werkvoorraad Wanneer een melding wordt toegekend aan een ambtenaar, verschijnt deze in zijn/haar werkvoorraad. In het menu tussen haakjes het aantal toegekende meldingen. Wanneer de optie in het menu wordt gekozen verschijnt er een overzicht met dezelfde informatie als bij overzicht meldingen. 4.5.1. Meldingen bekijken Als je klikt op een melding, dan verschijnt de informatie die is ingevuld op de website en is toegevoegd bij het overzicht van de meldingen. Deze informatie is hier niet aan te passen. Meldingen zijn alleen aan te passen in het overzicht van de meldingen.

Afbeelding: Informatie melding

Onderaan de informatie is een apart blok opgenomen met ‘afhandeling’ gegevens. Hier kunt u de volgende informatie over de afhandeling toevoegen: Bijlage Datum van afhandeling Tijdstip van afhandeling Of er contact is opgenomen met de klant Uren besteed aan de afhandeling Beschrijving van de werkzaamheden Communicatie met de klant

Afbeelding: Gegevens afhandeling melding

De melding wordt in het archief geplaatst, zodra de datum van afhandeling is ingevoerd. De melding verdwijnt dan ook uit het overzicht van meldingen. 4.5.2. Communiceren met melder

Pagina 17 van 23

Verstuur een e-mail Als de melder een emailadres heeft, dan kan er via email gecommuniceerd worden tussen de behandelend ambtenaar en de melder.

Afbeelding: E-mail verzenden aan melder

Als de melding geopend wordt, dan kan er bij de ‘melderinformatie’ onderdeel ‘verstuur een email’ een email naar de melder gestuurd worden. Er opent zich een scherm waarin gekozen kan worden om aan te geven dat de werkzaamheden zijn ingepland of dat de werkzaamheden uitgevoerd zijn. Het kan ook gebruikt worden om tussentijds te communiceren. De communicatie die via deze wijze verstuurd wordt, wordt onderaan de melding opgeslagen. Dit zorgt ervoor dat het ook voor een eventuele collega helder is wat de status van de melding is. Overige communicatie met de klant wordt bijgehouden in het tekstveld Communicatie.

Afbeelding: Verzonden berichten

Verstuur pushbericht Deze optie verschijnt alleen in beeld wanneer de melding via de gemeente-app verzonden is.

Pagina 18 van 23

Afbeelding: Verstuur een pushbericht

Zodra u op ‘verstuur pushbericht’ hebt geklikt, verschijnt onderstaand tekstveld. In het tekstveld voert u de informatie in die u wilt delen met de melder. De melder ontvangt het bericht op zijn telefoon (in de gemeente-app). Ook het versturen van een pushbericht wordt in de meldingsgeschiedenis opgenomen.

Afbeelding: Tekstveld ‘verstuur een pushbericht’

4.6. Zoeken Het is mogelijk om te zoeken binnen alle meldingen. De zoekmachine kent de volgende mogelijkheden: Trefwoord Datum van/tot Actief/archief/alle Categorie Door een combinatie van zoekmogelijkheden te maken kunt u specifieker zoeken. De zoekmachine zoekt in alle velden van de melding.

Pagina 19 van 23

Afbeelding: Zoekvenster

4.7. Rapportage Naar mate er meer meldingen in het systeem komen en er meldingen afgehandeld worden, is het interessant om te bekijken hoe er mee om gegaan wordt. Hoeveel meldingen komen er per categorie binnen, wat zijn de afhandeltijden, welke ambtenaar ontvangt de meeste meldingen, hoeveel meldingen staan er nog in behandeling enz.

Afbeelding: Rapportage

Bovenaan de pagina treft u een algemene rapportage; een rapportage van het totaal aantal meldingen in het systeem. Daaronder volgen verschillende opties op de rapportage te specificeren: Filter rapportage Er kan gefilterd worden op meldingen die actief zijn of reeds in het archief staan. Met behulp van de datumvelden kan een verder filtering worden toegepast. Door een filter te plaatsen op aanmelddatum verkrijgt u een overzicht van de in die periode binnengekomen

Pagina 20 van 23

meldingen. Het filter op afhandeldatum geeft een overzicht van de afgehandelde meldingen in de betreffende periode. Meldingen per ambtenaar Per ambtenaar vind er rapportage plaats over het aantal afgehandelde, niet op tijd afgehandelde en totaal aantal meldingen. “niet op tijd afgehandeld” toont het aantal meldingen per ambtenaar (en het totaal) die niet op tijd zijn afgehandeld in de geselecteerde periode. Meldingen per categorie Een rapportage per categorie van het aantal meldingen (afgehandeld, niet afgehandeld, binnen afgesproken tijd en totaal) met daarbij de gemiddelde doorlooptijd. Ook staat hier op welke aflooptijd is afgesproken. Meldingen per afdeling Een rapportage per afdeling over het totaal aantal meldingen en het aantal wat nog niet is afgehandeld. Meldingen per aanmeldgroep Een rapportage welk communicatiemedium een melder het meest gebruikt (website, telefoon, email, enz.). Meldingen per wijk Een rapportage van het aantal meldingen per wijk. Meldingen per periode Een rapportage van het aantal meldingen per maand van het huidige jaar en een rapportage van het aantal meldingen per jaar.

Pagina 21 van 23

5. Overige functies 5.1.

Printen U kunt op elk gewenst moment de informatie uit SIMmeldpunt printen. In de knoppenbalk vindt u een printericoon. Wanneer u klikt op dit icoon, wordt de betreffende pagina uitgeprint.

5.2. Startpagina Wanneer u inlogt krijgt u direct twee overzichten te zien. Het bovenste overzicht geeft aan hoeveel meldingen er in totaal zijn binnengekomen vandaag en hoeveel meldingen er op deze dag zijn afgehandeld. Dit overzicht verschijnt alleen als u toegang heeft tot het overzicht van meldingen. Het onderste overzicht geeft aan hoeveel meldingen er voor vandaag in uw werkvoorraad staan, hoeveel meldingen u vandaag heeft afgehandeld en hoeveel meldingen er al opgelost zouden moeten zijn. Dit overzicht verschijnt alleen als u een behandelde ambtenaar bent en toegang heeft tot een werkvoorraad. Wanneer u klikt op ‘direct naar’ dan gaat u direct naar of het overzicht van de meldingen of naar uw werkvoorraad. 5.3. Autorisatie U dient in de autorisatiemodule van SIMsite personen te autoriseren voor het gebruik van SIMmeldpunt. Autorisaties kunt u bepalen via het tabblad beheer – autorisaties. Daar maakt u een groep aan voor de groep die u wilt autoriseren. Vervolgens koppelt u de personen aan deze groep die toegang hebben tot SIMmeldpunt. Deze personen zullen de rol gebruiker moeten hebben om ze te koppelen aan die groep. Daarna kunnen deze gekoppelde personen als behandelend ambtenaar aan een categorie worden gekoppeld. Vervolgens kunt u de autorisaties instellen voor de groep. Kies bij‘selecteer soort autorisatie’ beheer en geef vervolgens aan welke onderdelen u wilt autoriseren. Voor meer informatie over autorisaties raadpleeg uw SIMsitehandleiding. 5.4. PDA SIMmeldpunt, het klantvriendelijke systeem om klachten en meldingen via de website te ontvangen en weer terug te koppelen, is nu ook beschikbaar voor PDA’s. De PDAversie heeft als voordeel dat medewerkers van de gemeente de gegevens altijd actueel beschikbaar hebben als ze onderweg zijn. Met de PDA-versie kunt u bijna alle taken die u ook met de PC-versie van SIMmeldpunt uitvoeren. De volgende functies zijn beschikbaar in de PDA versie: Inloggen Werkvoorraad bekijken

Pagina 22 van 23

Melding bekijken Melding afmelden Werkzaamheden invoeren Melding verplaatsen naar andere werkvoorraad Nieuwe melding invoeren Door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord kan de ambtenaar inloggen. Na succesvol inloggen wordt de ambtenaar doorgestuurd naar zijn of haar werkvoorraad. In de werkvoorraad staan alle meldingen die aan de ingelogde ambtenaar zijn toegekend. Om een melding te bekijken kan er op de titel geklikt worden. Na het klikken op een melding zal deze openen en kan de gehele melding bekeken worden. Na het klikken op afmelden laadt een scherm waar de melding afgemeld kan worden. In dit scherm moeten de uitgevoerde werkzaamheden ingevoerd worden. De PDA-versie is een additioneel onderdeel van SIMmeldpunt en maakt geen onderdeel uit van de standaardimplementatie van SIMmeldpunt.

Pagina 23 van 23