HANDLEIDING ROLLENADMINISTRATIE

HANDLEIDING ROLLENADMINISTRATIE

Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Inhoudsopgave

2

1.

Rollenadministratie – Introductie

5

1.1.

Voor wie is deze handleiding bestemd?

5

1.2.

Wat is de rollenadministratie?

5

1.3.

De begrippen wettelijke vertegenwoordiger, veiligheidsbeheerder en toepassingsrol

5

1.4.

Verdere definities van begrippen

6

2.

Betreden van de Rollenadministratie

7

2.1.

Aanmelden

7

2.2.

Meerdere rollen

7

2.3.

De tabs (onderdelen)

9

3.

Algemene functies

11

3.1.

Identificatie

11

3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6.

Gebruikersondersteuning Mijn accountinformatie Uitloggen FAQ Contact Quick Tour Handleiding

11 11 12 12 12 13 13

4.

Beheer van de uitnodigingen

14

4.1.

Introductie

14

4.2.

Overzicht

14

4.3.

Detail

15

4.4.

Nieuwe uitnodiging maken

16

4.5.

Verstuur uitnodiging

17

4.6.

Uitnodigingsmail

18

4.7.

Antwoorden op de uitnodiging om een rol uit te oefenen

19

4.8.

Bevestiging en e-mails

20

5.

Taken

22

5.1.

Overzicht

22

5.2.

Gedetailleerde taakinformatie

22

5.3.

Bevestig uw actie

24

6.

Een rol toewijzen (alleen in de context ‘ambtenaar’)

26

6.1.

Een gebruiker zoeken

26

Rollenadministratie: handleiding

Rollenadministratie

3

Handleiding

Versie 1.1

6.2.

Een rol toewijzen

27

7.

Rollenbeheer

29

7.1.

Overzicht

29

7.2.

Filters en zoekacties

30

7.3. 7.3.1. 7.3.2. 7.3.3. 7.3.4. 7.3.5.

Rolinformatie Gegevens Acties Stop rol Overzicht van de acties Overzicht van de rolstatus

32 32 33 34 35 35

8.

Troubleshooting

37

8.1.

Kruispuntbank van ondernemingen niet beschikbaar

37

8.2.

Inloggen eID, maar persoon niet gekend bij Kruispuntbank (context „ondernemingen‟)

37

8.3.

Gebruiker onvindbaar (context „ambtenaar‟)

37

8.4.

Geen rollen toegewezen

37

8.5.

Rollenadministratie niet beschikbaar

38

8.6.

eID

38

8.7.

Terugklikken

38


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 1 – Delegatie ............................................................................................. 5 Figuur 2 – Keuze van een rol binnen een organisatie (bij het aanmelden) ............................ 8 Figuur 3 - Gebruiksvoorwaarden .............................................................................. 9 Figuur 4 – Keuze van een rol binnen een organisatie (binnen de toepassing) ....................... 11 Figuur 5: Scherm „Mijn accountinformatie‟ ................................................................ 11 Figuur 6 - FAQ ................................................................................................... 12 Figuur 7 - Contactformulier .................................................................................. 13 Figuur 8 – Lijst van de verstuurde uitnodigingen ......................................................... 14 Figuur 9 - Detail van een uitnodiging ....................................................................... 15 Figuur 10 – Een uitnodiging maken (stap 1) ................................................................ 16 Figuur 11 – Een uitnodiging maken (stap 2) ................................................................ 17 Figuur 12 – Een uitnodiging versturen ...................................................................... 18 Figuur 13 – Bevestiging van het versturen van een uitnodiging ........................................ 18 Figuur 14 - Bevestiging van het versturen van een uitnodiging ........................................ 19 Figuur 15 – Bevestiging van het versturen van een uitnodiging ........................................ 20 Figuur 16 – Bevestiging van het aanvaarden van een uitnodiging ...................................... 20 Figuur 17 – Bevestiging van het aanvaarden van een uitnodiging ...................................... 21 Figuur 18 - Takenlijst .......................................................................................... 22 Figuur 19 – Gedetailleerde taakinformatie ................................................................ 23 Figuur 20 – Een aanvraag aanvaarden ....................................................................... 24 Figuur 21 – De actie bevestigen .............................................................................. 25 Figuur 22 – Een rol toewijzen: een persoon zoeken ...................................................... 26 Figuur 23 – Een rol toewijzen: keuze van de toe te wijzen rol ........................................ 27 Figuur 24 – Een rol toewijzen: overige parameters ...................................................... 28 Figuur 25 – Een rol toewijzen: bevestiging ................................................................ 28 Figuur 26 - Rollenbeheer: hoofdscherm .................................................................... 30 Figuur 27 – Filters en zoekactie (voorbeeld): voorbeeld van volledige lijst ......................... 31 Figuur 28 – Filters en zoekactie (voorbeeld): niet-actieve rollen ..................................... 31 Figuur 29 – Filters en zoekactie (voorbeeld): niet-actieve rollen ..................................... 32 Figuur 30 – Gegevens van een rol ............................................................................ 33 Figuur 31 – Nieuwe geldigheidsdatum van een rol ........................................................ 34 Figuur 32 – Een rol stoppen ................................................................................... 35 Figuur 33- Overzicht van de acties, overzicht van de rolstatus ........................................ 36 Figuur 34 – Geen rollen toegewezen ........................................................................ 38

4


Rollenadministratie

Handleiding

1.

Rollenadministratie – Introductie

1.1.

VOOR WIE IS DEZE HANDLEIDING BESTEMD?

Versie 1.1

Deze handleiding is bestemd voor de wettelijke vertegenwoordigers of voor de veiligheidsbeheerders van een openbare instelling (gemeente, FOD enz.) of een onderneming.

1.2.

WAT IS DE ROLLENADMINISTRATIE?

De rollenadministratie maakt het mogelijk om medewerkers van een instelling toegang te geven tot overheidstoepassingen. U kunt hen op die manier taken voor uw organisatie laten vervullen.

1.3.

DE BEGRIPPEN WETTELIJKE VERTEGENWOORDIGER, VEILIGHEIDSBEHEERDER EN TOEPASSINGSROL

De wettelijke vertegenwoordiger van een overheid of een onderneming is de persoon die deze overheid of onderneming juridisch kan binden. Hij kan een toepassingsrol toekennen aan een persoon: dit betekent dat hij toegang geeft tot een bepaalde toepassing. Bovendien kan een wettelijke vertegenwoordiger het rollenbeheer delegeren aan één of meer veiligheidsbeheerders. Een veiligheidsbeheerder kan net zoals een wettelijke vertegenwoordiger een toepassingsrol toekennen aan een persoon. Met het groeiend aantal overheidstoepassingen kan het voor grotere organisaties handig zijn om het beheer van de rollen door één of meerdere veiligheidsbeheerders te laten gebeuren. Deze veiligheidsbeheerders kunnen dan op hun beurt personen aanwijzen die een bepaalde toepassingsrol opnemen.

Figuur 1 – Delegatie

5


Rollenadministratie

1.4.

Handleiding

Versie 1.1

VERDERE DEFINITIES VAN BEGRIPPEN

Voor de definities van andere begrippen en een snel antwoord op mogelijke vragen rond bepaalde functionaliteiten binnen deze toepassing, verwijzen we naar de FAQ-sectie (Frequently Asked Questions). Hier worden bepaalde begrippen en functies aan de hand van een vraag-antwoordformule uitgelegd. Vanzelfsprekend gaan we in het vervolg van deze handleiding dieper in op alle functies en handelingen binnen deze toepassing van rollenbeheer.

6


Rollenadministratie

Handleiding

2.

Betreden van de Rollenadministratie

2.1.

AANMELDEN

Versie 1.1

Aanmelden op de Rollenadministratie kan op twee manieren: met elektronische identiteitskaart; met gebruikersnaam, wachtwoord en een token (federale portaal). Om toegang te krijgen tot de toepassing moet u dus gebruik maken van uw burgertoken of uw elektronische identiteitskaart. Ingeval u de elektronische identiteitskaart gebruikt, wordt eerst geverifieerd of u al bekend bent in het systeem. Zoniet wordt u eerst langs een registratiepagina geleid, waar u een gebruikersnaam, wachtwoord, een e-mailadres en voorkeurtaal dient te kiezen.

Op volgende links vindt u meer informatie over het aanvragen en gebruiken van beide aanmeldmethodes: Meer informatie over de eID: http://eid.belgium.be/nl/Hoe_installeer_je_de_eID Meer informatie over het token en de gebruikersaccount op de federale portaal: https://www.belgium.be/usermgmt/eGovUserMgmtwebapp/public/RegistrationIntro.do

2.2.

MEERDERE ROLLEN

Indien u meerdere rollen opneemt binnen een administratie, krijgt u meteen na het inloggen een keuzescherm zoals hierna wordt geïllustreerd.

7


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 2 – Keuze van een rol binnen een organisatie (bij het aanmelden)

U krijgt een overzicht van de verschillende rollen die u kunt aannemen en krijgt de vraag vanuit welke rol en voor welke organisatie u rollen voor anderen wilt beheren. U kiest de rol waarmee u handelingen wilt uitvoeren. Daarna moet u nog de gebruiksvoorwaarden voor de specifieke rol aanvaarden. De tekst van deze voorwaarden kan afwijken in functie van de gekozen context (de tekst is verschillend naargelang u veiligheidsbeheerder bent van een private onderneming of een wettelijke vertegenwoordiger van, bijvoorbeeld, een FOD). De tekst kan echter ook verschillen in functie van de tijd (sommige voorwaarden passen zich aan aan de evolutie van een context). Om deze reden moet u met deze voorwaarden instemmen telkens wanneer u binnen een verschillende organisatie een andere rol wenst uit te oefenen.

8


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 3 - Gebruiksvoorwaarden

U doet dit door te klikken op de knop „Aanvaarden‟.

2.3.

DE TABS (ONDERDELEN)

De rollenadministratie bestaat uit vier grote onderdelen die elk onder een apart tabblad zijn ondergebracht. Afhankelijk van de context waarin u zich bevindt, hebt u toegang tot drie of vier tabs: Rollenbeheer

:

u kunt de bestaande gebruikers/rollen beheren

Taken

:

u krijgt een overzicht van de taken die u nog moet uitvoeren binnen uw rol

Uitnodigingen

:

u kunt personen uitnodigen om een rol op te nemen. U kunt ook de verstuurde uitnodigingen beheren.

Een rol toewijzen :

u kunt een persoon zoeken en hem/haar een rol toewijzen (niet beschikbaar in de context „ondernemingen‟)

In de praktijk: Indien u een persoon uitnodigt om een rol op te nemen:

9

o

beheert u de te versturen en verstuurde uitnodiging(en) onder de tab „Uitnodigingen‟.

o

Eens de betrokken personen de uitnodigingen hebben aanvaard, ziet u onder de tab „Taken‟ de taak om de aanvraag goed te keuren verschijnen.

o

Eens u de aanvraag hebt goedgekeurd, kunt u de rol beheren onder de tab „Rollenbeheer‟. U ziet hier alle rollen waarvoor u een uitnodiging hebt verstuurd en die u hebt goedgekeurd.


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Indien u een rol toewijst aan een persoon (zonder uitnodiging, alleen in de context „ambtenaar‟):

10

o

kiest u deze persoon onder de tab „Een rol toewijzen‟.

o

Zodra de rol is toegewezen, kunt u die rol beheren onder de tab „Rollenbeheer‟.


Rollenadministratie

Handleiding

3.

Algemene functies

3.1.

IDENTIFICATIE

Versie 1.1

Na het inloggen komt u op de pagina van het rollenbeheer. Aan de rechterkant van het scherm ziet u een bruin kader met de identificatie van uw agentschap en uw departement, uw naam en uw rol.

Figuur 4 – Keuze van een rol binnen een organisatie (binnen de toepassing)

Indien u zelf meerdere rollen opneemt, kunt u hier nog wisselen van rol door de gepaste rol te kiezen en op de knop „OK‟ te klikken. Iemand die binnen uw onderneming slechts één rol opneemt, ziet alleen die ene rol verschijnen.

3.2.

GEBRUIKERSONDERSTEUNING

3.2.1. Mijn accountinformatie In de rechter bovenhoek ziet u onder welke naam u bent ingelogd. U kunt uw accountgegevens opvragen en aanpassen door te klikken op de link „Mijn accountinformatie‟. Deze link opent een nieuw scherm bij de federale portaalsite .be België.

Figuur 5: Scherm ‘Mijn accountinformatie’

11


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

3.2.2. Uitloggen Dankzij de link „Uitloggen‟ kunt u de Rollenadministratie op een veilige manier afsluiten. Dit verhindert dat de personen die de computer na u gebruiken zich toegang verschaffen tot de Rollenadministratie.

3.2.3. FAQ De link „FAQ‟ opent een nieuwe pagina waar veelgestelde vragen worden opgelijst en voorzien van het juiste antwoord. Deze rubriek omvat de definiëring van alle belangrijke begrippen, concepten en acties van het rollenbeheer.

Figuur 6 - FAQ

U klikt bovenaan op de vraag van uw keuze en de pagina verspringt naar de vraag met het bijbehorende antwoord. Met behulp van de „terug‟-link keert u terug naar het bovenste gedeelte van de pagina.

3.2.4. Contact Indien uw specifieke vraag niet wordt beantwoord op deze pagina, kunt u contact opnemen door rechts bovenaan de pagina op de link „Contact‟ te klikken.

12


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 7 - Contactformulier

U zult merken dat uw gegevens al ingevuld staan. U bent immers al ingelogd; het systeem herneemt dus automatisch uw gegevens. U hoeft enkel nog aan te geven of u zit met een vraag, een verbetersuggestie of een probleem. Dat kan door het juiste item te kiezen uit het dropdown-menu. Onderaan, bij „Uw bericht‟, omschrijft u de vraag, het probleem of de verbetersuggestie en klikt u op „OK‟ om het bericht te verzenden. Klikt u op „Annuleren‟, dan sluit het venster met het contactformulier.

3.2.5. Quick Tour De Quick Tour is een beknopt overzicht hoe u aan de slag kunt met de toepassing Rollenadministratie. U kunt de Quick Tour beschouwen als een sterk ingekorte versie van deze handleiding.

3.2.6. Handleiding De handleiding die u momenteel aan het bekijken bent.

13


Rollenadministratie

Handleiding

4.

Beheer van de uitnodigingen

4.1.

INTRODUCTIE

Versie 1.1

De uitnodiging is een van de twee manieren die worden gebruikt om een rol toe te wijzen aan een persoon. Deze manier omvat meerdere stappen: de veiligheidsbeheerder verstuurt een uitnodiging naar de gewenste persoon de persoon ontvangt een e-mail waarmee hij kan bevestigen dat hij graag een rol wil toegewezen krijgen de veiligheidsbeheerder bevestigt de toewijzing van de rol.

4.2.

OVERZICHT

Onderstaand scherm bevat een overzicht van de al verstuurde uitnodigingen.

Figuur 8 – Lijst van de verstuurde uitnodigingen

Voor elke uitnodiging maken we een onderscheid tussen de volgende informatie:

14


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

„Uitnodiging voor‟: u ziet voor welke rol u een uitnodiging hebt verstuurd; „Parameters‟: de organisatie waarbinnen de rol wordt uitgeoefend, aangegeven met haar agentschapsnummer en departementsnummer; „Verzonden naar‟: het e-mailadres naar hetwelk u de uitnodiging hebt verstuurd; „Vervaldatum‟: vervaldatum van de uitnodiging.

4.3.

DETAIL

Klikt u op de rol, dan krijgt u een detail van de uitnodiging die u verstuurde.

Figuur 9 - Detail van een uitnodiging

Deze pagina voorziet ook een link waarmee u rechtstreeks deze rol kunt aanvragen. U kunt deze link doorsturen in een e-mail of op een webpagina plaatsen. Houd er rekening mee dat hoe meer publiekelijk u de link gebruikt, hoe meer ongeldige of ongewenste aanvragen u waarschijnlijk zult ontvangen.

15


Rollenadministratie

4.4.

Handleiding

Versie 1.1

NIEUWE UITNODIGING MAKEN

U kunt iemand uitnodigen om een bepaalde rol op te nemen door te klikken op de knop ‘Nieuwe uitnodiging maken’ onder de tab „Uitnodigingen‟. Dit opent een nieuwe pagina waarbij u eerst moet kiezen voor welke rol u een uitnodiging wilt aanmaken en versturen.

Figuur 10 – Een uitnodiging maken (stap 1)

Zodra u een rol hebt gekozen, opent een nieuw scherm waar u de begin- en einddatum van de rol kunt ingeven (en eventueel een “domain” parameter).

16


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 11 – Een uitnodiging maken (stap 2)

Bijzonder bij de begin- en einddatum is de optie om de persoon die u uitnodigt zelf de datum te laten bepalen. Deze optie staat voorgeselecteerd, dus indien u een vaste begin- en/of einddatum wilt, moet u gebruik maken van de kalenderfunctie. Optioneel kunt u een persoonlijk bericht meesturen. Deze functie kan bijzonder handig zijn indien de persoon in kwestie nog niet via andere kanalen op de hoogte werd gesteld van het voorstel om een rol op te nemen. Vergeet niet om op het einde te klikken op de knop „Uitnodiging maken‟ om naar de volgende stap te gaan.

4.5.

VERSTUUR UITNODIGING

De pagina die opent nadat u klikte op de knop „Uitnodiging maken‟, toont nogmaals de naam van de rol en binnen welke organisatie deze wordt toegepast. Ook de geldigheidsperiode wordt weergegeven. De pagina voorziet ook een link waarmee u rechtstreeks deze rol kunt aanvragen. U kunt deze link doorsturen in een e-mail of op een webpagina plaatsen. Houd er rekening mee dat hoe meer publiekelijk u de link gebruikt, hoe meer ongeldige of ongewenste aanvragen u waarschijnlijk zult ontvangen.

17


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 12 – Een uitnodiging versturen

Het enige wat u nu nog rest is het invullen van de naam en het e-mailadres van de persoon of personen die u de uitnodiging wilt sturen. U kunt meerdere personen uitnodigen door te klikken op de link „Ingaveveld toevoegen‟. Een nieuwe lijn voor ingave zal worden toegevoegd. Indien u zich vergiste of u bedenkt zich, kunt u met de link „Verwijderen‟ een persoon uit de lijst verwijderen. Klik op „Een uitnodiging versturen‟ om uw keuze te bevestigen. De toepassing toont u opnieuw de lijst van de verstuurde uitnodigingen met het volgende bericht:

Figuur 13 – Bevestiging van het versturen van een uitnodiging

4.6.

UITNODIGINGSMAIL

Wanneer u een persoon een uitnodiging om een rol op te nemen stuurt, krijgt hij of zij een email met informatie rond de uitnodiging en de rol. De e-mail bevat ook een link naar de

18


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

uitnodiging op de Rollenadministratie. De persoon die werd uitgenodigd zal moeten inloggen op de Rollenadministratie.

Figuur 14 - Bevestiging van het versturen van een uitnodiging

De e-mail wordt verzonden in het Nederlands en het Frans, daar de personen tot wie u zich richt zowel Nederlandstalig als Franstalig kunnen zijn. Wanneer deze personen zich echter aanmelden om toegang te hebben tot de toepassing inzake rollenbeheer, wordt er rekening gehouden met hun taalstelsel op basis van hun identificatieparameters.

4.7.

ANTWOORDEN OP DE UITNODIGING OM EEN ROL UIT TE OEFENEN

Nemen we nu het geval van een persoon die een uitnodiging heeft ontvangen. Wanneer u werd uitgenodigd om een rol op te nemen, zult u eerst moeten inloggen. Na het inloggen krijgt u een pagina met de details van de rol waarvoor u werd uitgenodigd.

19


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 15 – Bevestiging van het versturen van een uitnodiging

Optioneel kunt u een persoonlijk bericht toevoegen aan uw aanvraag. Vergeet niet op het einde op de knop „Rol aanvaarden‟ te klikken om het proces te voltooien. Zodra u dat hebt gedaan, komt u terecht op een bevestigingspagina. Daar staat duidelijk dat de rol nog moet worden goedgekeurd en bijgevolg nog niet onmiddellijk actief is. Na goedkeuring ontvangt de aanvrager een e-mail tot bevestiging.

Figuur 16 – Bevestiging van het aanvaarden van een uitnodiging

4.8.

BEVESTIGING EN E-MAILS

Wanneer u de aanvraag heeft verstuurd, ontvangt ook de uitnodiger een e-mail met de boodschap dat een rol werd aangevraagd. De mail toont het type rol, de organisatie en, indien ingevuld bij de aanvraag, het persoonlijke bericht.

20


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Ten slotte bevat de mail een uitnodiging om de aanvraag te behandelen: ‘Gelieve deze aanvraag hier te behandelen’, waarbij „hier‟ een link naar de takenlijst van de uitnodiger is. We verwijzen naar „Taken‟ voor de verdere afhandeling van de aanvraag.

Figuur 17 – Bevestiging van het aanvaarden van een uitnodiging

21


Rollenadministratie

5.

Taken

5.1.

OVERZICHT

Handleiding

Versie 1.1

Onder de tab „Taken‟ krijgt u een overzicht van de taken die open staan om uitgevoerd te worden voor de verantwoordelijkheden die u uitoefent. De taken kunnen verschillen van rol tot rol. Zo zal een wettelijke vertegenwoordiger bijvoorbeeld regelmatig kandidaten voor een bepaalde rol moeten aanvaarden. Onderstaand scherm biedt een overzicht van de taken die een veiligheidsbeheerder in een openbare instelling moet uitvoeren:

Figuur 18 - Takenlijst

Voor elke taak krijgen we de volgende informatie: Aanvraag: het type taak / aanvraag; Aanvrager: de persoon die de aanvraag stuurde; Datum: de datum waarop de aanvraag gebeurde; Actie: wanneer u klikt op de knop „Details‟, opent een nieuwe pagina met gedetailleerde informatie rond de taak.

5.2.

GEDETAILLEERDE TAAKINFORMATIE

Onder „Taakinformatie‟ vindt u gedetailleerde informatie over de taak. Indien het gaat om het goedkeuren van een aanvraag, dan ziet u hier over welk type rol het gaat, wat de parameters zijn en over welke gebruiker het gaat.

22


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 19 – Gedetailleerde taakinformatie

Onder deze gegevens ziet u, onder de titel „Taken‟, de mogelijke acties die u kunt uitvoeren voor deze taak. Indien het gaat over een aanvraag voor een rol, kunt u de aanvraag aanvaarden door te klikken op de link „Aanvaard de aanvraag‟ of ze weigeren met de link „Weiger de aanvraag‟. Bij het aanvaarden van een aanvraag krijgt u opnieuw de optie om een begin- en einddatum in te stellen1.

1

23

We verwijzen hiervoor naar bovenstaande delen van de handleiding. Bijzonder is dat een rol onmiddellijk kan beginnen en ook kan worden toegekend zonder einddatum.


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 20 – Een aanvraag aanvaarden

Vergeet niet om op het einde te klikken op de knop ‘Aanvraag aanvaarden’. Indien u de aanvraag echter weigert (door te klikken op de link die wordt getoond in Figuur 19), dan moet u daarbij geen data instellen. U kunt de persoon wiens aanvraag u weigert wel laten weten waarom u dit doet via een persoonlijk bericht. Vergeet niet om op het einde te klikken op de knop „Aanvraag weigeren‟.

5.3.

BEVESTIG UW ACTIE

Nadat u klikte op de knop voor het aanvaarden of weigeren van een rol, moet u deze actie bevestigen. U ziet nogmaals het type actie, de begin- en einddatum en, indien u deze invulde, de persoonlijke boodschap.

24


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 21 – De actie bevestigen

Klik op de knop „OK‟ om uw actie te bevestigen. Maakte u een fout of bedenkt u zich, dan kunt u nog steeds op de knop „Annuleren‟ klikken.

25


Rollenadministratie

Handleiding

6.

Een rol toewijzen (alleen in de context ‘ambtenaar’)

6.1.

EEN GEBRUIKER ZOEKEN

Versie 1.1

In de context van het rollenbeheer voor ambtenaren is het mogelijk een rol toe te wijzen zonder een uitnodiging te versturen, op voorwaarde dat de persoon die deze rol moet krijgen voorkomt in de databank van de gebruikers. Hiervoor moet men onder de tab „Een rol toewijzen‟ de gebruiker zoeken aan wie deze rol moet worden toegewezen. De opzoeking vindt plaats op basis van: de naam van de persoon (of een deel van die naam) zijn voornaam (facultatieve parameter) zijn geboortedatum (facultatieve parameter) In onderstaand voorbeeld wordt slechts een deel van de naam als zoekcriterium gebruikt. De lijst van de gevonden gebruikers verschijnt onder het zoekscherm.

Figuur 22 – Een rol toewijzen: een persoon zoeken

26


Rollenadministratie

6.2.

Handleiding

Versie 1.1

EEN ROL TOEWIJZEN

Om een rol toe te wijzen aan een gebruiker die voorkomt in de lijst die het resultaat is van een opzoeking, volstaat het te klikken op de knop „de rol toewijzen‟. Er verschijnt een nieuw scherm waar de rol kan worden geselecteerd die zal worden toegewezen:

Figuur 23 – Een rol toewijzen: keuze van de toe te wijzen rol

Eens de rol gekozen is, kunnen de andere parameters worden geselecteerd (zoals in het geval van een uitnodiging): begin- en einddatum van geldigheid van de rol, persoonlijk bericht enz.

27


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 24 – Een rol toewijzen: overige parameters

Nu moet de toewijzing van de rol alleen nog worden bevestigd door te klikken op „de rol toewijzen‟ en daarna op „De toewijzing bevestigen‟ op het volgende scherm.

Figuur 25 – Een rol toewijzen: bevestiging

De gebruiker krijgt dan een e-mail waarmee wordt bevestigd dat deze rol werd toegewezen.

28


Rollenadministratie

7.

Rollenbeheer

7.1.

OVERZICHT

Handleiding

Versie 1.1

Onder de tab „Rollenbeheer‟ krijgt u een overzicht van de rollen die binnen uw bevoegdheid zijn toegewezen. We overlopen de gegevens die het overzicht toont: Naam: de naam van de persoon die een bepaalde rol werd toegewezen, aangevuld met het controlecijfer; Rol: de naam van de rol die aan de persoon werd toegewezen; Parameters: de contactgegevens van uw administratie (agency/department); Startdatum: indien u bij het toewijzen van de rol een startdatum instelde, zal deze hier verschijnen; Einddatum: indien u bij het toewijzen van de rol een einddatum instelde, zal deze hier verschijnen; Status: geeft aan of de rol momenteel actief is of niet; Actie: door te klikken op de knop „Details‟, opent u de detailpagina met alle rolinformatie. We bekijken de pagina met de rolinformatie zo meteen in detail. Het is mogelijk om de rollen in oplopende of aflopende volgorde te sorteren door te klikken op de titel van elke kolom in de lijst. De sorteerfunctie van de kolommen komt in de hele toepassing terug in de tabellen waarin de kolomtitels aanklikbaar zijn.

29


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 26 - Rollenbeheer: hoofdscherm

7.2.

FILTERS EN ZOEKACTIES

Indien binnen uw bevoegdheid heel wat rollen zijn toegekend, kan het handig zijn om gebruik te maken van de filters of zoekacties om sneller de juiste persoon of rol terug te vinden. Boven het overzicht van de rollen kunt u een onderscheid maken tussen actieve en niet-actieve rollen. U selecteert het gewenste type in het drop-down-menu naast „Toon‟ en klikt op de knop „Zoeken‟. Het systeem zal nu automatisch enkel de actieve, niet-actieve, goedgekeurde of alle rollen tonen, naargelang uw keuze. Het is ook mogelijk om te zoeken op een specifieke naam. In het veld naast „Zoek in rollen‟ typt u de naam (of een deel daarvan) van de persoon (of de rol) en daarna klikt u op de knop „Zoeken‟. Nu krijgt u enkel de gezochte persoon (of rol). In onderstaand voorbeeld hebben we aanvankelijk tien rollen:

30


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 27 – Filters en zoekactie (voorbeeld): voorbeeld van volledige lijst

Door de rollen te filteren teneinde alleen de niet-actieve rollen te behouden, telt de lijst nog slechts vijf rollen:

Figuur 28 – Filters en zoekactie (voorbeeld): niet-actieve rollen

31


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Wanneer we in deze gefilterde lijst de rollen zoeken waarin de letters „birth‟ voorkomen, telt deze lijst nog slechts twee rollen:

Figuur 29 – Filters en zoekactie (voorbeeld): niet-actieve rollen

Om opnieuw het volledige overzicht van de rollen en personen te krijgen, klikt u op „Filter schrappen‟. Het rollenbeheer wordt nu opnieuw volledig getoond. Indien u na een zoekactie geen gebruik maakt van de functie „De filter schrappen‟, wordt uw volgende zoekactie uitgevoerd onder de resultaten van de vorige zoekactie.

7.3.

ROLINFORMATIE

Wanneer u in het overzicht bij een persoon klikt op de knop „Details‟, gaat u naar een pagina met de informatie rond deze persoon/rol. De pagina is opgedeeld in gegevens en acties die u kunt uitvoeren.

7.3.1. Gegevens Bij de gegevens vinden we informatie over: De rol: het type rol, bijvoorbeeld „eBirth Administrator‟ (context „ambtenaren‟) of „Veiligheidsbeheerder‟ (context „ondernemingen‟); De parameters: de organisatie waarbinnen een rol wordt uitgeoefend, aangegeven met het agentschaps- en departementsnummer; De geldigheidsperiode: een persoon kan een rol voor een onbeperkte duur uitoefenen, maar het is ook mogelijk om iemand slechts gedurende een welomschreven periode een rol te laten uitoefenen; De gebruiker: de naam van de persoon die de rol opneemt, aangevuld met het controlecijfer. Dit laatste bestaat uit de laatste vijf cijfers van het rijksregisternummer.

32


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 30 – Gegevens van een rol

7.3.2. Acties 7.3.2.1 Nieuwe geldigheidsperiode U kunt voor iedere rol een nieuwe geldigheidsperiode instellen. Hiermee kunt u de periode waarbinnen iemand een rol kan uitvoeren beperken of uitbreiden. 7.3.2.2 Begindatum rol U kunt een nieuwe startdatum aanduiden met behulp van de kalender die schuilgaat onder de knop met de drie puntjes (…). U kunt binnen het kalendertje navigeren en met een eenvoudige klik de juiste datum selecteren. De huidige datum wordt aangegeven in het rood en onderaan nog eens vermeld. Indien u liever zelf manueel een datum invoert, dan moet deze het volgende formaat hebben: 01-01-2009. Ten slotte kunt u ook een rol meteen laten beginnen. 7.3.2.3 Einddatum rol Voor de stopdatum kunt u op dezelfde manier te werk gaan als voor de startdatum. Hier krijgt u ook de optie om geen stopdatum in te stellen. 7.3.2.4 Persoonlijk bericht Optioneel kunt u de persoon die de rol uitoefent of zal gaan uitoefenen een persoonlijk bericht sturen. U kunt bijvoorbeeld aangeven waarom u de geldigheidsperiode inkort of uitbreidt.

33


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Vergeet niet om op het einde te klikken op de knop „Nieuwe geldigheidsperiode toekennen‟ om uw wijzigingen te bevestigen.

Figuur 31 – Nieuwe geldigheidsdatum van een rol

7.3.3. Stop rol Het uitoefenen van een rol door een persoon kan vanzelfsprekend worden stopgezet. Er zijn verschillende scenario‟s waarbinnen dit perfect plausibel is: opdracht afgerond, overplaatsing naar een andere entiteit, andere verantwoordelijkheden…

34


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 32 – Een rol stoppen

U kunt bepalen wanneer een rol moet stoppen met behulp van de kalender of het invulveld. U zult merken dat de andere optie, „Stop de rol onmiddellijk‟, voorgeselecteerd staat, omdat in de praktijk het stoppen van een rol meestal meteen wordt uitgevoerd. Net als bij het instellen van de geldigheidsdatum kunt u ook hier een persoonlijk bericht sturen met uitleg waarom de rol werd stopgezet of zal worden stopgezet. Vergeet niet om op het einde te klikken op de knop „Rol stoppen‟ om te bevestigen.

7.3.4. Overzicht van de acties Het overzicht toont alle acties die u ondernam voor de rol in kwestie. U ziet de datum waarop de actie werd uitgevoerd, door wie, wat de actie inhield en welke geldigheidsperiode werd opgegeven.

7.3.5. Overzicht van de rolstatus Het overzicht toont alle opeenvolgende statussen van de rol, met begin- en einddatum.

35


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 33- Overzicht van de acties, overzicht van de rolstatus Noot:

36

een „gestopte‟ of „verstreken‟ rol in het scherm dat wordt getoond in Figuur 33, wordt als „nietactief‟ aangeduid in het scherm dat wordt getoond in Figuur 27.


Rollenadministratie

Handleiding

8.

Troubleshooting

8.1.

KRUISPUNTBANK VAN ONDERNEMINGEN NIET BESCHIKBAAR

Versie 1.1

Dit bericht kan onder bepaalde omstandigheden op uw scherm verschijnen. De Rollenadministratie staat in verbinding met de Kruispuntbank van Ondernemingen. Wanneer de Kruispuntbank niet beschikbaar is, zult u niet kunnen inloggen op de Rollenadministratie als wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming. De veiligheidsbeheerders in de context „ambtenaar‟ kunnen echter wel inloggen, daar de verbinding met de Kruispuntbank van Ondernemingen alleen in de context „ondernemingen‟ onmisbaar is.

8.2.

INLOGGEN EID, MAAR PERSOON NIET GEKEND BIJ KRUISPUNTBANK (CONTEXT ‘ONDERNEMINGEN’)

Wanneer een persoon, in de context „ondernemingen‟, niet gekend is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, zal hij niet kunnen inloggen (als wettelijk vertegenwoordiger) met behulp van zijn eID. Het systeem controleert inderdaad of de persoon die wenst in te loggen, wel degelijk beschikt over de hoedanigheid van wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming. Is dit niet het geval, dan waarschuwt het systeem u en kan de persoon niet inloggen.

8.3.

GEBRUIKER ONVINDBAAR (CONTEXT ‘AMBTENAAR’)

In de context „ambtenaar‟ is het mogelijk dat een gebruiker aan wie men een rol wil toewijzen, (nog) niet voorkomt in de databank van de gebruikers. Zolang deze gebruiker niet is gecreëerd in het systeem (beheerd door een toepassing die CSAdmin heet): zal het enerzijds onmogelijk zijn hem terug te vinden via de tab „Een rol toewijzen‟; zal het anderzijds, in het kader van een uitnodiging, onmogelijk zijn om de toewijzing van de rol te bevestigen. In dit geval verschijnt op het scherm een bericht „gelieve deze gebruiker in CSAdmin te beheren‟.

8.4.

GEEN ROLLEN TOEGEWEZEN

Wanneer iemand probeert in te loggen, zonder wettelijke vertegenwoordiger te zijn en zonder toegewezen rollen, dan kan hij of zij geen rol kiezen om verder te gaan in de Rollenadministratie.

37


Rollenadministratie

Handleiding

Versie 1.1

Figuur 34 – Geen rollen toegewezen

8.5.

ROLLENADMINISTRATIE NIET BESCHIKBAAR

In bepaalde gevallen kan ook de Rollenadministratie niet beschikbaar zijn. We denken daarbij bijvoorbeeld aan onderhoudswerken, een technische panne of een netwerkprobleem. Indien de reden van het niet beschikbaar zijn bekend is bij de technische dienst, wordt deze reden, indien mogelijk, ook getoond.

8.6.

EID

Indien u wilt inloggen met eID, dan is het uitermate belangrijk dat de hard- en software goed functioneren. Op volgende webpagina vindt u meer informatie over de correcte installatie van de eID: http://eid.belgium.be/nl/Hoe_installeer_je_de_eID/. Het eID-toestel leest uw elektronische identiteitskaart. Het is dus belangrijk dat uw identiteitskaart niet beschadigd of vuil is. Indien de kaartlezer uw kaart niet kan inlezen, zal hij dit aangeven. Vanzelfsprekend moet u de code van uw elektronische identiteitskaart kennen want deze wordt gevraagd om te kunnen inloggen.

8.7.

TERUGKLIKKEN Heel wat internetgebruikers zijn gewoon van terug te klikken naar vorige pagina‟s met behulp van een zijtoets van de muis of met de terugkeerfunctie van de browser. Op de Rollenadministratie werkt deze functie niet en krijgt u het bericht dat uw vorige pagina verlopen is (page expired). Indien u een verlopen pagina heeft, kunt u de pagina opnieuw laden

38


Rollenadministratie

Handleiding

(refresh) of blijven terugklikken tot u opnieuw een pagina te zien krijgt.

39


Versie 1.1

HANDLEIDING ROLLENADMINISTRATIE

Recommend Documents