Versie 15 juli 2014
Handleiding Reisbalans Algemeen Inloggen in Reisbalans U komt in de werkgevers-omgeving van Reisbalans via de volgende link: mijn.reisbalans.nl/organization_admin. Uw projectmanager van Workaway zorgt ervoor dat u de juiste inloggegevens krijgt. Heeft u de inloggegevens niet meer? Neem dan contact op met uw projectmanager of met de klantenservice van Reisbalans. De klantenservice is bereikbaar via telefoonnummer 088-934 34 56 of
[email protected].
Dashboard Op het werkgeversdashboard vindt u per maand een aantal kengetallen over het gebruik van Reisbalans door uw medewerkers. Zo ziet u bijvoorbeeld hoeveel ritten al zijn bevestigd, hoeveel nog moeten worden gefiatteerd etc.
Versie 15 juli 2014
Organisatie-instellingen Op deze plek staan de basisgegevens van uw organisatie: naam, adres en logo. Dit logo zien uw medewerkers ook in hun persoonlijke webomgeving (Mijn Reisbalans). U kunt hier zelf gegevens aanvullen of aanpassen.
Aanmaken favoriete locaties U heeft de mogelijkheid om favoriete locaties aan te maken. Dit zijn bijvoorbeeld uw verschillende vestigingen. Uw medewerkers hebben hier profijt van. Als zij (handmatig) hun ritten opvoeren in Reisbalans, kunnen zij de favoriete locaties kiezen als begin- of eindbestemming. De favorieten die u aanmaakt, zijn zichtbaar voor al uw medewerkers. Kies voor herkenbare namen. Uw medewerkers kunnen ook zelf favorieten (huis, veel bezochte klanten) aanmaken; deze zijn alleen zichtbaar voor henzelf. Hier ziet u hoe uw medewerkers de favorieten zien.
Invoeren projectcodes Wilt u dat uw medewerkers ritten en/of declaraties kunnen toewijzen aan specifieke projecten? De projectcodes kunt u in Reisbalans invoeren. U kunt de codes één voor één opvoeren, maar u kunt ook een CSV-bestand met een (groot) aantal projectcodes in één keer uploaden. Bij het opvoeren/uploaden geeft u een projectcode op + een korte omschrijving. Uw medewerkers krijgen deze te zien in hun rittenregistratie (zie screenshot). Vervolgens kiest u voor actief of inactief. Kiest u voor actief, dan is de code vanaf dat moment voor uw medewerkers beschikbaar. Kiest u voor inactief, dan kunnen uw medewerkers (nog) geen ritten of declaraties toewijzen aan het project.
Versie 15 juli 2014
Uploaden via een CSV-bestand CSV is een simpele spreadsheet. Download op de betreffende pagina in de beheeromgeving het voorbeeldbestand. U kunt het bewerken in excel of een texteditor. Geef per project de projectcode, de projectomschrijving en de status (actief of inactief) aan. Voeg voor ieder project een nieuwe regel toe. Omschrijving projecten veranderen Een projectcode kunt u niet veranderen; de omschrijving wel. Maak in het CSVbestand een regel aan met een bestaande projectcode en geef het project de juiste projectomschrijving. Daarna uploadt u het nieuwe CSV-bestand. Projectcodes actief/inactief maken Maak een regel aan met hierop een bestaande projectcode. In de kolom ‘actief‘ typt u ‘nee’. Daarna upload u het CSV-bestand. Voor actief maken doorloopt u dezelfde stappen en typt u ‘ja’. Let bij wijzigingen via een CSV goed op dat alle waarden buiten de projectcode (bijvoorbeeld de projectomschrijving in de CSV) worden gezien als een update, ook wanneer u een veld leeg laat.
Medewerkers Medewerkers aanmelden Wilt u medewerkers aanmelden als Reisbalans-gebruiker? Dit gaat als volgt. Let op: voer pas medewerkers op als u de benodigde budgetgroepen heeft ingesteld! U kunt medewerkers één voor één toevoegen, maar u kunt ook een excel-bestand met een (groot) aantal medewerkers uploaden. Gebruik hiervoor het excel-format dat u op de betreffende pagina in de beheeromgeving vindt. Per medewerker noteert u naam, adres en contactgegevens. Vervolgens vult u het budgetprofiel voor de betreffende medewerker in. Budgetprofiel Het budgetprofiel bestaat uit de volgende onderdelen. Budgetgroep: Geef aan in welke budgetgroep de medewerker hoort. Ingangsdatum: Dit is de datum waarop de betreffende medewerker start met Reisbalans. Eventueel kunt u een verloopdatum invoeren. Dit kunt u bijvoorbeeld doen in een pilot-situatie of als de medewerker binnenkort uit dienst gaat.
Versie 15 juli 2014
Woon-werk-instellingen: Heeft uw medewerker (naast het eventuele basisbudget dat is geregeld in de budgetgroep) recht op een vergoeding of budget voor woon-werk-verkeer? U geeft dat op deze plek aan. Het kan een bedrag per kilometer zijn of een vast maandbedrag. Bij kilometrage per maand geeft u aan welke kilometrage u voor deze medewerker acceptabel vindt. Uw medewerkers krijgen hierop in hun dashboard feedback.
Medewerkers een uitnodiging sturen Medewerkers die u hebt ingevoerd in Reisbalans, vindt u in eerste instantie onder Niet Uitgenodigd (1). In de rechter bovenhoek is nu een filter Uitnodigen (2) verschenen.
2
1
3
Via deze knop zorgt u ervoor dat uw medewerkers een uitnodigingsmail ontvangen. Dit is een mail met een gepersonaliseerde link, waarmee zij hun Reisbalans-account kunnen activeren. Vanaf dat moment kunnen zij Reisbalans gebruiken. Let op: Zorg ervoor dat deze mail niet onverwacht bij uw medewerkers terecht komt! Wij denken graag met u mee over de communicatie met uw medewerkers. Neem hiervoor contact op met uw account- of projectmanager. Onder Bevestigd (3) ziet u welke medewerkers hun Reisbalans-account hebben geactiveerd.
Gegevens medewerkers wijzigen Kies in het overzicht met medewerkers voor ‘details’. U komt dan in het detailscherm van de betreffende medewerker. U kunt hier de algemene gegevens aanpassen, het persoonlijk budgetprofiel en persoonlijke reismiddelen (zoals leaseauto en tankpas) toevoegen. Tevens is het mogelijk om hier eenmalige budgetcorrecties op te voeren. Dit kunnen positieve dan wel negatieve correcties zijn.
Versie 15 juli 2014
Gegevens leaseauto’s toevoegen U kunt de gegevens van een leaseauto op twee manieren aan het profiel van een medewerker toevoegen. Individueel Ga naar het overzicht met medewerkers. Zoek de betreffende medewerker op en klik op ‘details’. U komt nu in het detailscherm van de medewerker. Onder het tabblad ‘reismiddelen’ kunt u de gegevens van de leaseauto invullen. Bulk Voegt u via een excel-bestand medewerkers toe aan Reisbalans? Dan kunt u de gegevens van de leaeauto’s hieraan toevoegen. Gebruik hiervoor het excel-format op de betreffende pagina. Kosten Voor de verrekening met het persoonlijke mobiliteitsbudget van de leaserijder is het van belang dat u hier de kosten invult. U bepaalt zelf welk deel van de leasekosten u als vast maandelijks bedrag in rekening wilt brengen en welk deel als bedrag per kilometer. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het meer/minder kilometertarief uit het leasecontract gebruiken. Deze vermenigvuldigt u met het contractuele kilometrage (per maand) en trekt dit bedrag af van de maandelijkse leasetermijn. Het restant vult u in als vaste maandelijks kosten. De kosten per kilometer zijn dan het meer-/minder kilometertarief, aangevuld met het brandstofvoorschot per kilometer. Deze laatste berekent u uit het normverbruik van de betreffende auto, gecorrigeerd voor de door u toegestane afwijking* (bijvoorbeeld 130%), vermenigvuldigd met de door u gehanteerde referentieprijs per liter. Uiteraard kunt u uw projectmanager om advies en ondersteuning vragen bij het maken en opvoeren van deze berekeningen. * zie Normering brandstof in Budgetgroep Rekenvoorbeeld: • Leasetarief: € 1.000,- per maand excl. brandstofvoorschot op basis van 30.000 km/jaar. Meer/minder kilometerprijs: € 0,10 per km. • Brandstofverbruik (E.C.E. norm): 5 l/100 km, brandstofnorm (organisatie): 120%, norm literprijs (organisatie) = € 1,50 excl. btw. • Vaste, maandelijkse kosten = € 1.000 – (2.500 km/maand * € 0,10/km) = € 750,• Brandstof per kilometer = (5l / 100km) * 120% * € 1,50/l = € 0,09/km • Variabele kosten per kilometer = € 0,10 + € 0,09 = € 0,19/km
Versie 15 juli 2014
Gegevens tankkaart toevoegen Hier kunt u een tankkaart koppelen aan de betreffende leaseauto. Via de leasekosten per kilometer heeft u feitelijk het brandstofbudget bepaald. In overleg met uw projectmanager worden (periodiek) alle tankingen ingelezen. Hierdoor kunnen we het tank- en rijgedrag van de medewerker monitoren. De meer/minder brandstofkosten (literprijs aan de pomp en verbruik) worden dan getoond op het dashboard van de medewerker.
Bepalen wie fiatteert In het excel-bestand met medewerkersgegevens kunt u per medewerker aangeven wie de ritten en declaraties moet goedkeuren. Deze persoon noemen we een manager. Let op: deze manager moet ook als Reisbalans-gebruiker in het systeem worden opgenomen. Wilt u alle ritten en declaraties automatisch goedkeuren? Dat regelt u onder ritinstellingen
Reismiddelen Bij Reismiddelen legt u vast welke vervoermiddelen uw medewerkers kunnen gebruiken en/of declareren. Dit zijn reismiddelen die u beschikbaar stelt (poolauto, OVabonnement), maar ook de reismiddelen die uw medewerkers zelf verzorgen en kunnen declareren. Denk hierbij aan de fiets, de privé-auto of het openbaar vervoer. U geeft hier ook aan of medewerkers parkeerkosten kunnen declareren. Uw medewerkers zien dit terug in Mijn Reisbalans, hun persoonlijke webomgeving. Kosten per kilometer Geef aan welk bedrag uw medewerkers voor dat vervoermiddel kunnen declareren uit hun persoonlijk mobiliteitsbudget. Registreren uw medewerkers een rit met dit vervoermiddel, dan worden deze kosten verrekend met hun budget. Compensatie per kilometer Is het een reismiddel dat de medewerker zelf betaalt/voorschiet? Dan vindt een compensatie plaats. Het bedrag (is normaliter gelijk aan de kosten per km) vult u hier in. Maandkosten/dagkosten Sommige reismiddelen zullen geen kilometervergoeding hebben, maar een dag- of maandprijs. Ook een combinatie is mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een lease-scooter of een huurauto.
Versie 15 juli 2014
Budgetgroepen Binnen een budgetgroep regelt u het basisbudget en eventuele aanvullende budgetten of vergoedingen voor een groep medewerkers. Ook stelt u per budgetgroep normen en signaleringen in. Let op: alle medewerkers moeten in een budgetgroep kunnen worden ingedeeld. De budgetgroepen zijn dus nadrukkelijk niet alleen voor medewerkers met een persoonlijk mobiliteitsbudget. Naam budgetgroep Kies voor iedere budgetgroep een logische en herkenbare naam. Denk aan 'leaserijders niveau 1' of 'OV-reizigers kantoor’. Ingangsdatum Dit is de datum vanaf wanneer deze groep operationeel is. Maandbudgetten Een persoonlijk mobiliteitsbudget zal vaak uit een basisbedrag per maand bestaan, dat voor de hele budgetgroep gelijk is. Daarnaast kan er gekozen worden om een zakelijk en/of privé-budget toe te kennen. De woonwerk-component stelt u niet voor de hele budgetgroep in (woon-werk-afstand is immers per medewerker verschillend), maar individueel. Normering kilometrage Hier legt u vast welk kilometrage u voor deze groep medewerkers acceptabel/redelijk vindt. Uw medewerkers krijgen hierop in hun dashboard feedback. Normering CO2 Hier legt u vast welke CO2-uitstoot u voor deze groep medewerkers acceptabel/redelijk vindt. Uw medewerkers krijgen hierop in hun dashboard feedback. Normering brandstof Hier kunt u een eventuele correctie aangeven op de fabrieksnorm van de auto (liters / 100 km). In de meeste gevallen is 120 tot 130% van de fabrieksnorm redelijk. Normbedragen brandstof Per brandstof soort kan een normbedrag worden opgegeven. Op basis hiervan wordt voor de medewerkers met een tankkaart het verschil berekend. Dit verschil wordt vervolgens met het budget verrekend. Vergoedingen U kunt uw medewerkers rittenvergoedingen geven per reismiddel voor privé, zakelijk of woon-werkverkeer. Dit kan een vergoeding per kilometer zijn of een percentage van het bedrag. Hiernaast kunnen ook kostenvergoedingen gegeven worden voor enkele productgroepen als percentage van de kosten. Een budgetgroep kan als concept opgeslagen worden, verwijderen kunt u momenteel nog niet zelf; neem hiervoor contact op met uw projectmanager.
Versie 15 juli 2014
Rit-instellingen Onder rit-instellingen stelt u het volgende in.
Fiatteren: automatisch Wilt u alle ritten en declaraties automatisch – dus zonder fiattering door een manager - goedkeuren? Dat kunt u hier instellen. Wilt u de ritten en declaraties wel door een of meerdere managers laten beoordelen? Via medewerkers kunt u aangeven welke medewerkers en managers bij elkaar horen.
Automatische OV-instellingen Hebben uw medewerkers een OV-kaart via Reisbalans? De reisgegevens komen automatisch in de rittenregistratie van de medewerkers terecht. Zij geven zelf aan of deze rit zakelijk, woon-werk of eventueel privé was. Bij de automatische OV-instellingen kunt u bepalen wat de standaardinstelling is. Maken uw medewerkers vooral gebruik van het OV voor woon-werk-ritten, dan kunt u woonwerk als standaard instelling kiezen. Uw medewerkers hebben hiervan profijt: zij hoeven weinig aan te passen.
Verrekeningen Verrekenen declaraties Waarschijnlijk verrekent u maandelijks de declaraties: de bedragen die uw medewerkers zelf hebben voorgeschoten voor hun reizen. Onder verrekeningen vindt u het actuele overzicht van te verrekenen bedragen. Dit overzicht kunt u gebruiken voor uw financiële administratie. In dit overzicht staan de bedragen van ritten en declaraties die zijn ingediend/bevestigd door uw medewerkers én zijn gefiatteerd door de manager (of automatisch zijn goedgekeurd, als u voor die optie heeft gekozen). Wilt u een overzicht, dan kiest u voor ‘verrekening toevoegen’. Geef nu datum aan; dit is de datum tot wanneer u de declaraties wilt verwerken. De verrekening (excel-bestand) staat nu als concept klaar; deze kunt u bekijken. Om de verrekening definitief te maken, kiest u voor ‘uitvoeren’. Declaraties worden nu in Reisbalans gemarkeerd als 'verrekend'.
Versie 15 juli 2014
Uw medewerkers zien dit ook in hun persoonlijke webomgeving terug (zie screenshot). Het definitieve excel-bestand gebruikt u voor uw financiële administratie.
Verrekenen budgetten Dit is relevant als u medewerkers hebt met een persoonlijk mobiliteitsbudget. U kunt hier de einddatum van de budgetperiode aangeven. Dit gebeurt meestal één of twee keer per jaar. De datum wordt eerst als concept opgeslagen; als u kiest voor 'uitvoeren' is de datum definitief. De saldo's van uw medewerkers worden op deze datum op nul gezet. Ook na de verrekeningsdatum kunnen nog ritten en transacties worden toegevoegd. Als alle transacties ontvangen zijn, kan de daadwerkelijke budgetverrekening plaatsvinden. Deze vindt separaat plaats.
Fiatteren van ritten en declaraties Wilt u alle ritten en declaraties automatisch – dus zonder fiattering door een manager - goedkeuren? Dat stelt u in via ritinstellingen (zie boven). Wilt u namen van medewerkers en managers aan elkaar koppelen? Dit doet u via medewerkers (zie boven). De fiattering vindt plaats in eigen gebruikersomgeving (Mijn Reisbalans) van de manager. De manager ziet een extra optie in de menubalk: fiatteren. U ziet hier de namen van medewerkers die ritten/ declaraties hebben ingediend. Stap 1 Per medewerker kunt de ritten/declaratie bekijken (klik op +). U ziet de datum, het vervoermiddel, het aantal kilometers en het reisdoel (woon-werk of zakelijk). Stap 2 Bepaal of er ritten zijn die u wilt afkeuren. Om dit te doen, klikt u op de rode duim achter de betreffende rit. Geef hierbij aan wat de reden van afkeuring is. De medewerker ziet deze tekst terug in zijn of haar dashboard. De afgekeurde rit verdwijnt direct uit uw scherm. Stap 3 Keur nu alle ritten van een medewerker in één keer goed. Deze ritten verdwijnen nu uit uw scherm. Een leeg scherm betekent dus dat u geen ritten (meer) hoeft te fiatteren.
