Breda, 's-Hertogenbosch, Tilburg
Handleiding promostudenten
datum 31-10-2011 onderwerp Procedure aanvragen promostudenten voor academies en diensten van Angelique Arnold-Derde
contactpersoon Angelique Arnold-Derde telefoon (076) 525 08 49 e-mail
[email protected]
aan Medewerkers van de diensten en academies
Procedure Deze procedure geldt voor alle promostudenten die niet aan het drie maanden criterium voldoen en waarvan het uurtarief niet hoger is dan €10. Indien wel aan het driemaanden criterium wordt voldaan, dient er een arbeidsovereenkomst te worden opgesteld en dient de procedure werving en selectie te worden doolopen. De procedure wordt als volgt: 1. De afspraken worden gemaakt via het officiële aanvraagformulier promostudenten (zie aanvraagformulier hieronder); 2. De student voert de werkzaamheden uit; 3. De student vult onmiddellijk daarna het gecombineerde afspraken- / declaratieformulier digitaal in, print het formulier uit en tekent het formulier (dus geen digitale handtekening); 4. Student levert kopie geldig duidelijk leesbaar ID bewijs in; Een buitenlandse student levert ook een kopie van het bewijs van inschrijving GBA (BSN-nummer) of een kopie van het bewijs van toekenning SOFI-nummer van de belastingdienst in. 5. Inzetcoördinator/directeur controleert geldigheid en juistheid ID-bewijs met het origineel, vermeldt dat op de kopie, dateert en parafeert de kopie; 6. Inzetcoördinator /directeur controleert de volledigheid van het formulier, vult de gegevens van de Academie of diensteenheid in en tekent het formulier; 7. Inzetcoördinator of student levert het afspraken/declaratieformulier in bij de Studenten Informatie Balie van DMCS; 8. DMCS vult hun gegevens in(w.o. het budgetnummer en CSO-kostenplaats) en tekent het formulier; 9. DMCS stuur het formulier naar de personeelsadministratie ter afwikkeling. 10. Indien de academie of diensteenheid geen gebruik maakt van het budget van 200 uur dan kan zij zelf, indien ze dat wensen, het budgetnummer en CSO-kostenplaats invullen, de volledigheid van de informatie controleren en de set naar de personeelsadministratie toesturen. 11. De personeelsadministratie controleert of alle betrokkenen het formulier volledig hebben ingevuld en of het ID-bewijs aanwezig en geldig is; 12. De personeelsadministratie controleert de persoonlijke gegevens met het personeelssysteem en vermeld het stamnummer op het formulier; 13. Als het een nieuwe promostudent betreft wordt een stamnummer aangemaakt; 14. De personeelsadministratie stuurt het formulier en ID-bewijs door naar de salarisadministratie; 15. De salarisadministratie controleert of in samenhang met eerdere declaraties niet aan het drie maanden criterium wordt voldaan, zorgt voor de betaling en archiveert de documenten op alfabet. Periodiek stuurt de salarisadministratie een lijst met promostudenten in die in die periode betaald zijn, aan de personeelsadministratie, die deze archiveert bij de afsprakenformulieren.
Het formulier Vooraf wordt opgemerkt dat het formulier niet gebruikt kan worden door “Niet EU-studenten”. Zij mogen niet werken zonder werkvergunning. Indien zij willen werken, hebben ze een werkvergunning nodig en om die te kunnen krijgen moet er eerst een arbeidsovereenkomst zijn, vervolgens moeten ze een werkvergunning krijgen en pas daarna mogen ze werken! Het formulier is nu zodanig ingericht dat heel duidelijk is wie welk gedeelte van het formulier moet invullen. Het gedeelte dat door de student moet worden ingevuld, is grijsgroen. Het digitale document is beveiligd en alleen de cellen die moeten worden ingevuld, zijn vrijgegeven. Het bedrag in euro’s wordt automatisch berekend door het aantal klokuren en het tarief in te vullen. Ook de totalen worden automatisch bepaald. Zie er op toe dat de invulling door de student volledig en ook uitsluitend digitaal wordt gedaan! Onder de reiskosten is een keuzemogelijkheid tussen de auto of openbaar vervoer ingebracht. Let op dat als aantal minimaal 1 moet worden ingevuld omdat er anders geen bedrag wordt berekend. Ook is het nu mogelijk de overige kosten te declareren. Het gedeelte linksonder het grijsgroene vlak is bestemd voor de academie of diensteenheid. De datum, naam budgethouder, budgetnummer* en CSO-kostenplaats* invullen (BLOKLETTERS!) en het document tekenen. (* voor zover niet ten laste van het jaarbudget van 200 uur.) Het gedeelte rechtsonder het grijsgroene vlak is bestemd voor DMCS. De datum, naam budgethouder, budgetnummer* en CSO-kostenplaats* invullen (BLOKLETTERS!)en het document tekenen. Het onderste gedeelte wordt ingevuld door DP&O.
Aanvragen promostudenten Het aanvragen van promostudenten geschiedt d.m.v. van het promostudentenaanvraagformulier (zie bijlage 1). Promo-studenten worden bij voorkeur 1 maand voor het evenement/de activiteit aangevraagd, alleen met inachtneming van deze termijn kunnen we er voor zorgen dat er voldoende promo-studenten beschikbaar zijn. Zodra de gevraagde promostudenten kunnen worden aangeboden, worden de gegevens van de ingedeelde promo- studenten door één van de promomedewerkers naar de promo-aanvrager doorgestuurd. De promo-aanvrager dient zelf de ingedeelde studenten verder te informeren over de details van de werkzaamheden, zoals bijv. een draaiboek, het lokaal, de tijd en de persoon bij wie ze zich voor aanvang moeten melden. Mochten er tijdens of na afloop van de werkzaamheden opvallende zaken m.b.t. de promo’s zijn voorgevallen, meld dit dan aan één van de promomedewerkers. Waren er mensen te laat, werkten ze niet naar behoren, maar ook als een student juist zijn werk heel goed deed enz. Spreek studenten direct tijdens de werkzaamheden aan op hun gedrag/werkhouding indien dit niet passend of naar behoren is. Achteraf kunnen de promomedewerkers hier namelijk niets meer aan veranderen en moet de promostudent worden uitbetaald. Promostudenten mogen natuurlijk ook door de academies/diensten zelf worden gezocht. (De student zal zich dan wel via een formulier moeten laten inschrijven in het bestand). Uiteraard zijn de spelregels van doorbelasten, indienen van declaratieformulieren e.d. hetzelfde.
Informatie met betrekking tot de betaling/declaratieformulieren Let op dat er voor het declareren van de promostudenten, maar 1 soort declaratieformulier gebruikt mag worden en dat is het declaratieformulier met als titel: “Afspraken-/Declaratieformulier Promostudent ”.
Dit formulier is te downloaden van de Avans Iportaal - diensten- formulieren personeel – afsprakendeclaratieformulier promostudent of op http://studentinfo.avans.nl – studentenleven – bijbaantjes – werken als promostudent. Ieder ander declaratieformulier is onjuist en kan niet worden verwerkt door de administratie en zal daarom geretourneerd worden aan de opdrachtgever. Men moet altijd het formulier invullen dat op de portaal staat zodat ook de juiste versie wordt gebruikt. Dit moet digitaal gebeuren, alleen de ondertekening niet. Let op: Met ingang van 01-09-2011 levert de promostudent zijn/haar declaratieformulier in bij de opdrachtgever (doorgaans de aanvrager van de promo-studenten) ter ondertekening. Bij doorbelasting moet op het nieuwe formulier ook een CSO-kostenplaatsnummer worden ingevuld door de academie! Vervolgens kan het ondertekende formulier + een kopie van een geldig legitimatiebewijs dat door opdrachtgever is afgetekend, worden ingeleverd bij de Studenten Informatie Balie. Bij de Studenten Informatie Balie kunnen alleen door de opdrachtgever ondertekende formulieren worden aangenomen. De student is verantwoordelijk voor het juist invullen van het declaratieformulier. De opdrachtgever moet dit wel controleren. Indien na controle door de opdrachtgever de declaratievergoeding niet juist blijkt te zijn wordt deze wel uitbetaald! DP&O en DFS kunnen betalingen niet uitvoeren aan studenten waarvan de declaratieformulieren niet volledig of onjuist zijn ingevuld. Onvolledige declaratieformulieren zullen dan ook geretourneerd worden aan desbetreffende opdrachtgever. Een kopie van het rijbewijs mag niet gebruikt worden als identificatie. Studenten moeten bij iedere declaratie een kopie van een geldig paspoort of id-kaart (voor- en achterkant) inleveren, ook al hebben ze eerder als promostudent voor Avans Hogeschool gewerkt. Dit kopie moet worden afgetekend na controle door de opdrachtgever. Studenten verdienen € 8,50 netto per uur, ongeacht de leeftijd van de student, de ervaring of de soort werkzaamheden. Er kunnen alleen hele en halve uren gedeclareerd worden. Alle academies hebben een academiegebonden budget van 200 uur per academie, per kalenderjaar, en zijn in te zetten voor activiteiten naar keuze. Met toestemming van de academie kunnen promostudenten voor het lectoraat worden afgeboekt van het academiebudget. In alle andere situaties worden de kosten doorbelast (ook als het academiegebonden budget op is). Invullen en ondertekenen door/namens de opdrachtgever is in dat geval akkoord geven op de doorbelasting. De doorbelasting is tegen een tarief van € 10.00 per student per uur, (dit is inclusief eventuele reiskosten en handelingskosten) Promo’s voor DMCS worden geboekt op een apart budgetnummer dat gekoppeld is aan het cluster. Ook hiervoor geldt dat bij overschrijding van het budget een interne doorbelasting plaats vindt. De promomedewerkers houden bij hoeveel uren er per academie resteren. Als de 200 uren (bijna) besteed zijn, dan wordt de academie daarover geïnformeerd. Er kunnen natuurlijk nog wel promostudenten aangevraagd en ingezet worden, maar de gewerkte uren moeten worden doorbelast. De directie van de academie dient een schriftelijk akkoord met daarin het budgetnummer af te geven via e-mail aan de senior van de Studenten Informatie Balie. Het resterend budget is altijd op te vragen bij de promomedewerkers (deze vind je terug bij de informatie onder het item Praktische Informatie). Studenten die voor studiepunten werken, kunnen deze uren niet ook nog declareren. DMCS doet geen uitspraken over door het werk te behalen competenties en het aantal te behalen studiepunten. Geef aan bij budgetnummer dat het om studiepunten gaat. Betaling van gemaakte reiskosten door promo-studenten is ter beoordeling/goedkeuring van de academie/dienst zelf. Doorgaans beschikken de studenten over een OV-chipkaart. Let op dat studenten altijd bewijsstukken bijvoegen (originele trein/bus/tram/metrokaartjes of een overzicht van gemaakte reizen met de OV-chipkaart enz.)
Nog een aantal belangrijke wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren: 1. Iemand die niet (meer) bij Avans is ingeschreven als student kan geen promowerk verrichten. Werkzaamheden van niet-studenten kunnen dan alleen volgens de freelanceregeling van Avans Hogeschool of vanuit een dienstverband. Studentenzaken van DMCS regelt dit per definitie niet. Stel als opdrachtgever altijd de vraag vooraf: studeer je nog bij Avans Hogeschool. Dit wordt achteraf getoetst door DP&O. De consequentie is dat de promo-activiteiten niet kunnen worden uitbetaald via DMCS. De declaratie gaat terug naar de opdrachtgever en deze is zelf verantwoordelijk voor de afhandeling. 2. Studenten uit EU/EEA en Zwitsers kunnen gewoon als promo werken. Uitzondering zijn Bulgaren en Roemenen en alle andere landen (NON-EU/EEA). Hiervoor is altijd een werkvergunning nodig. Zonder werkvergunning mag door deze groep studenten niet worden gestart met werken. Deze aanvraag duurt ca. vijf
weken. In dit geval moet de opdrachtgever en de student zich tijdig melden bij het International Office van DMCS. 3. Buitenlandse studenten moeten, indien het een buitenlandse bankrekening betreft, aanvullend aan het bankrekeningnummer, het BIC-nummer en IBAN-nummer van de bank invullen. Tevens moeten buitenlandse studenten altijd een kopie van het bewijs van inschrijving GBA (BSN-nummer) of een kopie van het bewijs toekenning SOFI-nummer van de belastingdienst toevoegen. 4. Promo's die te veel uren hebben gemaakt kunnen niet als promo worden uitbetaald maar moeten worden verloond. Hiervoor moet een loonheffingsverklaring worden ingevuld. Zonder loonheffingsverklaring kan er in dat geval niet worden uitbetaald. Er worden dan ook inhoudingen gedaan. De student kan vaak via belastingaangifte aan het eind van het jaar de inhoudingen weer terug krijgen. Na constatering van te veel gemaakte uren (door dienst DP&O) kunnen geen vervolgopdrachten meer aan de studenten worden gegeven zonder een dienstverband (bv. student-assistentschap) aan te gaan. DMCS gaat hiervoor geen dienstverbanden aan. Dit is een verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Is eenmaal loonheffing ingehouden dan wordt het gehele kalenderjaar loonheffing ingehouden, ook al zijn de tarieven lager dan €10. Wat is te veel uren: - 3 maanden aaneengesloten wekelijks (dus ook iedere week een half uur) - of 3 maanden 20 uren per maand Een tussenpauze van drie maanden en 1 dag is voldoende onderbreking. Stelselmatig werken langer dan drie maanden is altijd een dienstverband.
Praktische informatie Angelique Arnold-Derde is senior van de Studenten Informatie Balie. Bereikbaar op 076 – 525 08 49,
[email protected]. Els Blankers is verantwoordelijk voor de promostudenten van de locatie Breda. Zij werkt van maandag tot en met donderdag, en is bereikbaar van 09.00 uur tot 16.00 uur. Telefoonnummer: 076-525 05 09 Amina el Hiri is verantwoordelijk voor de promostudenten van de locaties Den Bosch en Tilburg. Zij werkt van maandag tot en met vrijdag, en is bereikbaar van 09.00 uur tot 16.00 uur. Telefoonnummer: 073-629 57 86 Alle (aan)vragen m.b.t. promostudenten altijd sturen naar:
[email protected]
Aanvraagformulier Promostudenten Bij voorkeur 1 maand vóór aanvang van het evenement inleveren bij een van de promomedewerkers. (dit kan via
[email protected] of bij de Studenten Informatie Balie in Den Bosch of Breda) Naam academie of dienst:
Naam aanvrager/opdrachtgever:
Voor de diensten Budgetnummer:
Naam evenement:
Datum evenement:
Begin- en eindtijd evenement:
Locatie waar het evenement plaatsvindt:
Hoeveel promo’s zijn er nodig?
Bijzonderheden promo’s (bijvoorbeeld opleiding, studie en locatie):
Inhoud van de werkzaamheden:
Krijgen de promo’s een draaiboek aangeleverd en zo ja van wie?
Vindt instructie van tevoren plaats en op welke wijze (bijv. per e-mail etc.)? Handtekening aanvrager:
Bijlage
Dienst Personeel en Organisatie
Afspraken- / Declaratieformulier Promostudent In te vullen door student
Niet gebruiken voor "Niet EU-studenten"
Personalia Naam
Geboortedatum
Adres
BurgerServiceNummer
Postcode / woonplaats
Bankrekeningnummer
Telefoonnummer
* Gehuwd / Ongehuwd
** BIC
** IBAN
TOEVOEGEN AAN DECLARATIE
Kopie geldig identiteitskaart /paspoort (geen rijbewijs!) Buitenlandse studenten ook: bewijs van insc hrijving GBA (BSN-nummer) of bewijs toekenning sofinummer door belastingdienst
* **
weg- of doorhalen wat niet van toepassing is in het geval van een buitenlandse bank
A Vergoeding Datum
Aard werkzaamheden
Aantal uren
Tarief
Totaal vergoeding B Reiskosten Datum
***
Bedrag in €
€
A
keuze soort vervoer (bij aantal minimaal 1 invullen)
*** Reiskosten van - naar
aantal
Via
Tarief
Totaal reiskosten vergoeding
Bedrag in €
€
B
C Overige kosten Datum
Omschrijving overige kosten
Bedrag in €
Totaal overige kosten Totaal A + B + C
C €
ONDERTEKENING Door de ondertekening van dit formulier gaat u een Overeenkomst tot Opdracht aan met Avans Hogeschool en verklaren partijen geen arbeidsovereenkomst met elkaar aan te gaan. STUDENT Datum Handtekening
(na printen: hardcopy tekenen!)
Naam Student (gebruik blokletters) BUDGETHOUDER Academie /diensteenheid Datum Handtekening
DMCS Datum Handtekening
Naam Budgethouder
Naam Budgethouder (gebruik blokletters)
CSO-kostenplaats Budgetnummer
(gebruik blokletters)
CSO-kostenplaats 1
Budgetnummer
1 Ac ademies hebben een jaarbudget van 200 uur. Indien dit budget wordt oversc hreden, hier het budgetnummer invullen waarop de kosten in de ac ademie
moeten worden geboekt. Diensteenheden hier altijd een budgetnummer invullen. Ook invullen indien het spec ifieke ac tiviteiten betreft die niet ten laste van het 200 uren budget geboekt worden.
In te vullen door DP&O Stamnummer Educaat
Ingekomen d.d.
AKV
Caso kostenplaats (CSO) 110
AKV
111
AKV-declaranten MA
111300
AKV
112
AKV-stud.vrijwilligers BA
111100
AKV
113
AKV-stud.vrijwilligers MA
111100
Academie
Sub-afdeling AKV-declaranten
Budgetnumme r(kostendrage r) 111100
AKV
114
AKV-promo open dag
119971
PABO
120
PABO-declaranten
121900
PABO
121
PABO-declaranten Lectoraat innov leraar
127220
AIB
130
AIB-declaranten
131900
ABI
140
ABI-declaranten
141100
ATM
160
ATM-declaranten
161100
ATM
161
ATM-declaranten Voorlichting
161901
ATM
167
ATM-declaranten Lectoraat Mechatronica
167020
AII
170
AII-declaranten
172910
AII
171
AII-declaranten project de Groene Waarde
178033
ATGM
180
ATGM-declaranten
181100
ATGM
187
187310
AGZ
190
ATGM-declaranten Lectoraat scheidingstechnieken AGZ-declaranten
ASB
200
ASB-declaranten
201900
AMBM
210
AMBM-declaranten
211900
AM
220
AM-declaranten
222910
AAFM
230
AAFM-declaranten
231900
AMB
240
AMB-declaranten
242910
AMB
241
AMB-declaranten EV
248017
AFM
250
AFM-declaranten
252910
191900
ADT
260
ADT-declaranten
261900
ASIS
280
ASIS -declaranten
281110
ASIS
281
ASIS ACIB-declaranten
287240
AMUX
290
AMUX declaranten
291900
AMUX
291
AMUX declaranten Strategisch Plan Techniek
297100
ASH
300
ASH-declaranten
301900
LIC
450
LIC-declaranten
509111
DIF
460
DIF-declaranten
609910
DPO
470
DPO-declaranten
753100
DFS
471
DFS-declaranten
702100
DMCS
480
DMCS-declaranten
800101
DMCS
483
DMCS Promo's academies
801701
DMCS
484
DMCS Promo's Studentzaken
801702
DMCS
487
DMCS Promo's Marketing
801703
DMCS
488
DMCS Promo's Communicatie
801704
DMCS
489
DMCS promo's doorbelastingen
801705
CVB
490
CVB-declaranten
901113
CVB
491
CVB- studenten
902110
CVB
492
CVB-declaranten Avans Vitaal
909976
