Handleiding Personeelsmanagementtool

Handleiding Personeelsmanagementtool

Pagina | 1


INHOUDSOPGAVE Procesbeschrijving .................................................................................................................................................. 4 Inloggen................................................................................................................................................................... 6 Online Solliciteren ................................................................................................................................................... 7 Solliciteren op de site ..................................................................................................................................... 7 Home ....................................................................................................................................................................... 8 Nieuws..................................................................................................................................................................... 9 Afdeling ............................................................................................................................................................... 9 Loonstrooken ...................................................................................................................................................... 9 Nieuw bericht maken........................................................................................................................................ 10 Veldbeschrijving nieuw bericht .................................................................................................................... 10 Opties nieuwsitem ....................................................................................................................................... 12 Nieuwsbrief .................................................................................................................................................. 13 Bijlage toevoegen aan nieuwsbericht .......................................................................................................... 14 Online SMS ............................................................................................................................................................ 19 Activeren ...................................................................................................................................................... 19 SMS Versturen .............................................................................................................................................. 19 Mijn gegevens ....................................................................................................................................................... 21 Rooster .................................................................................................................................................................. 22 Per week ........................................................................................................................................................... 22 Zoek vervanger ................................................................................................................................................. 23 Zoek rooster ...................................................................................................................................................... 24 Verlof aanvragen .............................................................................................................................................. 25 Verlof aanvraag goed- of afkeuren ................................................................................................................... 28 Rooster maken .................................................................................................................................................. 29 Omzetverdeling per uur bij kassa ................................................................................................................. 32 Sortering ....................................................................................................................................................... 33 Roosters........................................................................................................................................................ 34 Opmerking per medewerker ........................................................................................................................ 35 Alleen geselecteerde afdeling tonen ............................................................................................................ 35 Rooster afdrukken ........................................................................................................................................ 35 Standaard roosters ....................................................................................................................................... 37 Standaard opmerking ................................................................................................................................... 38 Realisatie invoeren ........................................................................................................................................... 39 Totaal overzicht ................................................................................................................................................ 40 Week afsluiten .................................................................................................................................................. 41 Werkschema’s ....................................................................................................................................................... 42 Activiteiten invoeren ........................................................................................................................................ 42 Nieuwe activiteit toevoegen ........................................................................................................................ 43

Resultaat ingevoerde activiteiten ................................................................................................................ 46 Werkschema ..................................................................................................................................................... 47 Rooster maken .................................................................................................................................................. 48

Pagina | 2

Handleiding Personeelsmanagementtool Beheer ................................................................................................................................................................... 51 Nieuwslog ......................................................................................................................................................... 51 Verzonden roosters .......................................................................................................................................... 52 Medewerkers .................................................................................................................................................... 53 Medewerkeroverzicht .................................................................................................................................. 53 Nieuwe medewerker aanmaken .................................................................................................................. 54 Veldbeschrijving nieuwe medewerker ......................................................................................................... 54 Medewerker wijzigen ................................................................................................................................... 56 Medewerker uit dienst melden .................................................................................................................... 56 Inlezen loonkostenbestand (VCU) ................................................................................................................ 57 Standaard instellingen ...................................................................................................................................... 58 Week instellingen ............................................................................................................................................. 59 Loonstroken inlezen ......................................................................................................................................... 61 Sollicitanten ...................................................................................................................................................... 62 Sollicitant aannemen .................................................................................................................................... 64 Rapportage ....................................................................................................................................................... 66 Invoer KPI’s ................................................................................................................................................... 66 Rapportage ................................................................................................................................................... 67

Pagina | 3


PROCESBESCHRIJVING De belangrijkste factor in het plannen op loonkosten is de omzet waarop gepland gaat worden. Voorheen was het mogelijk voor afdelingsmanagers om weken vooruit te plannen en te mailen, zonder dat er door de ondernemer/bedrijfsleider naar de omzet was gekeken. Als later de te verwachtte omzet werd aangepast, was de planning al verstuurd. Met de functionaliteit dient de ondernemer/bedrijfsleider (in overleg met het kader) de weekomzet bij te stellen en de week vrij te geven om te plannen. Daarnaast hebben wij hiermee ook de mogelijkheid gecreëerd dat alleen opeenvolgende weken kunnen worden gepland, wat noodzakelijk is voor CAO berekeningen die gaan volgen. Dit alles ter voorbereiding op de koppeling naar AFAS.

Weekomzet bepalen: ondernemer/bedrijfsleider dient (in overleg met kader) tot een verwachte weekomzet te komen. Week vrijgeven: de verwachte weekomzet wordt ingegeven in het menu ‘Beheer’ / ‘Week instellingen’, in dit menu kan ook de week worden vrijgegeven om te plannen. Kaderleden ontvangen een mail dat de week is vrijgegeven om te plannen. Plannen: de kaderleden kunnen nu plannen op de ingegeven omzet. Omzet bijstellen: indien door nieuwe inzichten de omzetverwachting anders komt te liggen, dient de ondernemer of bedrijfsleider dit aan te passen onder week instellingen. Kaderleden ontvangen een mail indien de omzet ook voor zijn/haar afdeling is aangepast. Gerealiseerde uren per dag invoeren: kaderleden voeren de gerealiseerde uren per dag in. Planning bijstellen: met de gerealiseerde uren en eventueel bijgestelde omzetverwachting ziet het kaderlid of de planning nog op schema ligt en kan indien mogelijk de planning bijsturen. Gerealiseerde omzet invoeren: zodra de week voorbij is kan de gerealiseerde omzet totaal en per organisatorische afdeling worden ingevoerd. Dit kunt u doen in het scherm ‘Rooster maken’.

Pagina | 4

Handleiding Personeelsmanagementtool Week afsluiten / rapportage: zodra alle mutaties zijn ingevoerd kan de week worden afgesloten in het totaaloverzicht, geen enkele mutatie is dan meer mogelijk. Het totaal overzicht toont cijfermatig hoe de week is verlopen. In het menu ‘Rooster maken’ zet u de sortering op ‘Nummer’, de totalen per dag aan en maakt u een print met de knop ‘PDF’. Deze print kunt u gebruiken voor de uren invoer in DA.

Pagina | 5


INLOGGEN Medewerkers kunnen inloggen op de site met de door hun ontvangen inlogcode. Deze wordt verzonden nadat een sollicitant is aangenomen, de medewerker nieuw is ingevoerd, of als het e-mailadres is aangepast. In deze mail staat ook de link naar de website. Dit scherm kan er als onderstaand uitzien. Op dit scherm zien we nieuwsberichten die zijn gekenmerkt als ‘Publiek’ (voor iedereen inzichtelijk) en hebben we de mogelijkheid om te solliciteren.

Wachtwoord vergeten: Middels deze knop kunnen medewerkers een nieuw wachtwoord instellen. De medewerker ontvangt op het opgegeven mailadres een link waar het nieuwe wachtwoord kan worden ingesteld.

Pagina | 6


ONLINE SOLLICITEREN Op de site is het voor aankomende medewerkers mogelijk te solliciteren. Nadat een medewerker heeft gesolliciteerd via de site, komt deze in een lijst met sollicitanten terecht waar ze kunnen worden aangenomen, verzocht worden meer informatie toe te voegen, in de wachtrij worden gezet of afgewezen. Als ze via de site worden aangenomen, is de sollicitant ook direct ingevoerd als medewerker binnen de tool.

SOLLICITEREN OP DE SITE De medewerker voert zijn/haar gegevens in op de site door te klikken op de knop ‘Solliciteren’ op de homepage. Alle verplichte velden moeten worden gevuld.

Verstuur mijn sollicitatie: Zodra er wordt geklikt op ‘Verstuur mijn sollicitatie’, wordt er een mail gestuurd naar de sollicitant met een activatielink. Binnen 48 uur moet de sollicitant hierop klikken, anders wordt de sollicatie verwijderd. Dit om misbruik van gegevens te voorkomen. Er wordt een mail naar het adres van de winkel gestuurd dat een nieuwe sollicitant zich heeft aangemeld. Van langdurig openstaande sollicitaties zal een herinneringsmail worden gestuurd. Klik hier voor het beheer van sollicitanten.

Pagina | 7


HOME Nadat de medewerker is ingelogd, ziet de medewerker het volgende scherm. Dit is het startscherm van de site (home). Afhankelijk van de rol van de medewerker, zijn er meer/minder menu opties beschikbaar. In dit scherm ziet u de nieuwsberichten die zijn gekenmerkt als ‘Op homepage’.

Uitloggen: ten alle tijden kunt u hier op klikken om uit te loggen. U komt terug in het inlogscherm. Wijzig wachtwoord: ten alle tijden kunt u hier op klikken om uw wachtwoord te wijzigen. Geef twee keer een nieuw wachtwoord in en klik op ‘Wijzig’. Het nieuwe wachtwoord is direct van kracht. De knoppen met betrekking tot het nieuwsbericht worden in het hoofdstuk ‘Nieuws’ besproken.

Pagina | 8


NIEUWS De nieuwsberichtenfunctionaliteit kunt u zien als het prikbord in de kantine, maar dan online. Hierdoor is het eenvoudiger informatie te delen, en bij belangrijke berichten is het zelfs mogelijk medewerkers per mail op de hoogte te brengen van het bericht.

AFDELING Onder de menuoptie ‘Nieuws’ vinden we het submenu ‘Afdeling’ met daaronder de verschillende afdelingen. In deze mapjes worden de berichten getoond die specifiek voor een afdeling zijn gemaakt.

LOONSTROOKEN Onder de menuoptie ‘Nieuws’ vinden we ook het submenu ‘Loonstroken’. Onder dit mapje komen de loonstroken te staan van de medewerker, die zijn ingelezen onder ‘Loonstroken inlezen’. Enkel de loonstroken die behoren bij de inlogde gebruiker zijn zichtbaar.

Pagina | 9


NIEUW BERICHT MAKEN Een nieuw bericht kunt u maken door te klikken op ‘Nieuw bericht’. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

VELDBESCHRIJVING NIEUW BERICHT Categorie/afdeling: Geef een categorie of afdeling op (beide is niet mogelijk). Door een categorie of afdeling op te geven, wordt het nieuwsbericht in het betreffende ‘mapje’ geplaatst (Home / Nieuws / Afdeling of Categorie). Op deze manier blijft het overzichtelijk en kunnen de medewerkers de nieuwsberichten alleen voor hun afdeling eenvoudig vinden, of van een bepaalde categorie. Titel: Geef hier de titel op van het nieuwsbericht. Als het bericht ook per mail wordt verstuurd, zal de titel het onderwerp van de e-mail zijn.

Pagina | 10

Handleiding Personeelsmanagementtool Introductie: Geef hier een (pakkende) introductie van het nieuwsbericht op. Als het bericht op de site staat, is dit de tekst die men kan lezen en het volledig bericht door te klikken op ‘lees verder’. Als het bericht ook als nieuwsbrief wordt verstuurd (per mail), zal alleen de introductie tekst in de mail staan. De volledige tekst is door de medewerker te lezen door te klikken op ‘klik hier om het bericht te lezen’. Door het klikken op de link in de mail, wordt ook geregistreerd wanneer de medewerker op deze link heeft geklikt, daarom is het van belang een pakkende introductie te maken. Let op: in de introductie is het mogelijk een afbeelding toe te voegen. Voor uitleg zie de volgende paragraaf.

Volledig bericht: Dit is het bericht waar het om draait en wat men alleen op de site kan lezen. Voor de opmaak van het bericht kunt u de verschillende iconen gebruiken. Deze hebben over het algemeen dezelfde werking als bijvoorbeeld in Word.

Let op: voor het toevoegen van een bijlage, snelkoppeling of een afbeelding, zie de volgende paragraaf. Op homepage?: Hiermee kunt u aangeven of het bericht naast het mapje geselecteerd bij categorie of afdeling, ook op de ‘Home pagina’ van de site moet komen te staan. Dit zijn de berichten die medewerkers zien, direct na het inloggen op de site. De gebruikersrechten gelden hier ook, dus als een bericht alleen de gebruikersrechten ‘afdelingsmanager’ heeft, zien alleen de medewerkers met de rol ‘Bedrijfsleiding’ en ‘Afdelingsmanager’ het bericht op de homepage. Publiek: Hiermee kunt u aangeven of het bericht publiekelijk moet zijn. Deze berichten staan op de site vóórdat men heeft ingelogd, dus bijvoorbeeld op personeel.C1000plaats.nl. Deze berichten kunnen dus door iedereen worden gelezen. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om een bericht te plaatsen gericht aan sollicitanten, of aan uw medewerkers met uitleg over de personeelssite. Let op: wanneer u deze optie selecteert, werken de gebruikersrechten niet meer. Gebruikersrechten: Hiermee bepaalt u welke rol een medewerker moet hebben om het bericht te lezen. Een medewerker met de rol ‘Bedrijfsleiding’ ziet alle berichten. U kunt bijvoorbeeld een bericht plaatsen met de notulen van de kadervergadering en alleen de gebruikersrechten ‘Kader’ selecteren. Alleen de rol ‘Bedrijfsleiding’ en ‘Kader’ zien dan het bericht. Of een afdelingsmanager selecteert alleen ‘Assistent Managers’ om instructies te geven. U selecteert meerdere

Pagina | 11

Handleiding Personeelsmanagementtool afdelingen door de CTRL toets op het toetsenbord vast te houden, en met de muis te klikken op de gebruikersrechten. Met de knop ‘Maak’ wordt het bericht geplaatst met bijvoorbeeld het volgende resultaat:

OPTIES NIEUWSITEM

Met deze knop kunt u de eerder ingevoerde gegevens wijzigen.

Met deze knop kunt u het bericht na bevestiging verwijderen. Let wel, alles betreffende het bericht wordt verwijderd en het bericht wordt voor iedereen verwijderd.

Deze optie laat zien naar welke medewerkers het is gestuurd, op welke datum het is verstuurd, en op welke datum het bericht is gelezen als het bericht is verstuurd als ‘Nieuwsbrief’. De datum gelezen wordt bepaald wanneer de medewerker op de link heeft geklikt in de verzonden mail.

Zie volgende paragraaf.

Pagina | 12


NIEUWSBRIEF Met deze functie kunt u het nieuwsbericht verzenden als nieuwsbrief per mail. De medewerkers ontvangen dan een mail zoals het voorbeeld laat zien. Als in de introductietekst een afbeelding is toegevoegd, zal dit ook per mail worden verstuurd.

U geeft hier een selectie op van medewerkers. Dit kunt u doen door te filteren op naam, afdeling, rol of personeelsnummer. Tijdens het typen in een van deze vakken wordt de filter direct toegepast. Met de vink box links bovenaan, kunt u de lijst (eventueel na filteren) selecteren/de selecteren. Zo kunt u filteren op de afdeling ‘KW’, vervolgens het vinkje uitzetten en enkel een aantal medewerkers selecteren in de lijst. Alleen deze medewerkers ontvangen dan de nieuwsbrief. Let op! Als u opnieuw gaat filteren, wordt de selectie niet onthouden. Wilt u het bericht naar bijvoorbeeld twee afdelingen versturen, dan dient u dit in 2 keer te doen. U moet dan nogmaals de nieuwsbrief openen en de tweede afdeling te selecteren. Het is mogelijk de titel aan te passen, dit is het onderwerp van de mail die wordt verstuurd. Als u klikt op ‘Versturen’ zal het bericht direct worden gemaild naar de geselecteerde medewerkers. Als u klikt op ‘Reset’ worden alle wijzigingen ongedaan gemaakt.

Pagina | 13


BIJLAGE TOEVOEGEN AAN NIEUWSBERICHT Er zijn 3 mogelijkheden bij een nieuwsbericht: -

Toevoegen van een afbeelding Toevoegen van een bijlage, bijvoorbeeld een PDF (om te downloaden) Snelkoppeling naar een andere website

Let op! Het verdient de aanbeveling alleen PDF bestanden te gebruiken als bijlage. PDF bestanden kunnen door iedereen worden geopend en zijn niet te wijzigen. Let op! Het toevoegen van een link/bijlage kan alleen in de volledige tekst. Anders kunnen de medewerkers de link/bijlage direct vanuit de mail openen, en kan er ook niet worden bijgehouden in de nieuwslog wie het bericht heeft gelezen.

TOEVOEGEN AFBEELDING Het toevoegen van een afbeelding kan door te klikken op het volgende icoontje uit de menubalk:

Er opent zich een nieuw scherm:

Klik hier op het icoontje achter ‘Bestand URL’: Pagina | 14

Handleiding Personeelsmanagementtool U kunt nu een afbeelding van uw computer uploaden naar uw eigen map met bestanden, door te klikken op invoegen: (sla deze stap over, als u al eerder een afbeelding heeft geüpload en deze nogmaals wilt gebruiken) Klik op ‘Bladeren’ en zoek het betreffende bestand op. Als u het bestand heeft geselecteerd klikt u op ‘Upload’.

Selecteer in dit scherm het bestand en klik daarna op

Klik in het volgende scherm op

:

.

De afbeelding is nu ingevoegd en u kunt het formaat eventueel nog wijzigen/aanpassen door eenmaal te klikken op de afbeelding. Door te slepen met de vierkante blokjes kunt u het formaat aanpassen.

TOEVOEGEN VAN EEN BIJLAGE, BIJVOORBEELD EEN PDF (OM TE DOWNLOADEN) Pagina | 15

Handleiding Personeelsmanagementtool Het toevoegen van een bijlage, kan door in de volledige tekst een stuk tekst te selecteren en te klikken op het volgende icoontje uit de menubalk:


Klik hier op het icoontje achter ‘Link URL’: U kunt nu een bestand van uw computer uploaden naar uw eigen map met bestanden, door te klikken op invoegen: wilt gebruiken)

(sla deze stap over, als u al eerder een bestand heeft geüpload en deze nogmaals

Klik op ‘Bladeren’ en zoek het betreffende bestand op. Als u het bestand heeft geselecteerd klikt u op ‘Upload’.

Selecteer in dit scherm het bestand en klik op

:

Pagina | 16


In het volgende scherm, pas het veld ‘Target’ aan naar ‘Open in new windows (_blank)’ en klik op .

De tekst is nu aangepast naar een link:

Pagina | 17


SNELKOPPELING NAAR ANDERE WEBSITE

Het toevoegen van een snelkoppeling naar een andere website, kan door in de volledige tekst een stuk tekst te selecteren en te klikken op het volgende icoontje uit de menubalk:


Geef achter ‘Link URL’ de link naar de andere website op en pas het veld ‘Target’ aan naar ‘Open in new windows (_blank)’ en klik op

.

Pagina | 18


De tekst is nu aangepast naar een link:

ONLINE SMS Via Home / Nieuws / Verstuur SMS is het mogelijk sms’jes te versturen naar één of een groep medewerkers. Middels deze functionaliteit is het mogelijk bijvoorbeeld bij een verlate vracht de groep vulploegers te informeren dat zij later moeten beginnen, of in geval van personeelstekort in verband met ziekte een oproep te doen.

ACTIVEREN Indien u gebruik wilt maken van deze functionaliteit, kunt u contact opnemen met Support (033-7110417 of [email protected]) om deze functionaliteit in te schakelen. Aangezien er kosten aan zijn verbonden, moet er ook bepaald worden wie er gebruik mag maken van deze functionaliteit.

SMS VERSTUREN

Pagina | 19


Onder ‘Bericht’ kunt u de tekst aangeven die u wilt versturen (maximaal 3 sms’jes, 459 karakters). In het selectiescherm kunt u aangeven naar welke medewerker(s) u het bericht wilt versturen. Zodra u klikt op versturen krijgt u een dialoogvenster waarin de kosten voor de sms’jes worden getoond. Na akkoord worden de sms’jes direct verstuurd. De afzender is de naam van de winkel, medewerkers kunnen dus niet reageren op het sms’je. Indien van toepassing dient u dus in de tekst aan te geven hoe medewerkers moeten reageren.

Pagina | 20


MIJN GEGEVENS

Hier ziet u uw eigen medewerker gegevens. Dit is tevens ook de plek waar u uw wachtwoord kunt wijzigen.

Pagina | 21


ROOSTER PER WEEK Hier ziet u uw eigen rooster, van de huidige week, van de afdelingen waarop u als medewerker bent geselecteerd. Alleen definitieve roosters worden gepresenteerd, roosters welke nog in de maak zijn worden weergegeven als ‘Nog niet definitief’. Het is mogelijk door te klikken op ‘Vorige week’ en ‘Volgende week’ de week te wijzigen. Groot voordeel van voorgaande weken, is dat de gerealiseerde uren worden getoond (mits dit via ‘Rooster maken’ is ingevoerd). Op deze manier kunnen medewerkers altijd terugzien hoeveel uren ze hebben gewerkt. Als bij het definitief maken het vinkje opmerkingen is aangevinkt, dan worden de opmerkingen weergegeven op het verzonden rooster.

Pagina | 22


ZOEK VERVANGER Middels deze optie kan een medewerker een vervanger zoeken, indien hij op een bepaalde dag/tijdstip niet kan werken. Er dient een afdeling, datum en een begin- en eindtijd te worden opgegeven.

Na het klikken op zoek worden er volgens de volgende criteria vervangers gevonden: -

Zelfde afdeling Werkt niet al op de betreffende dag Zelfde leeftijdscategorie (jonger dan 16 jaar, of 16+ maar niet meer dan 2 jaar ouder) Alleen medewerkers met een 0 uren contract Bij overnemen dienst komt medewerker niet boven de 12 uur

Aan de gevonden vervangers, kan een mail worden gestuurd door het vinkje bij de perso(o)n(en) te plaatsen en te klikken op ‘verstuur’. Als afzender van het mailbericht, zal het mailadres van de medewerker worden gebruikt zodat hij/zij een reactie krijgt. Als de medewerker een vervanger heeft, dan kan hij/zij dit bij de manager aangeven. Pagina | 23


ZOEK ROOSTER In het scherm kunt u zoeken op voornaam, achternaam of afdeling.

Middels deze functie kan het rooster van een specifieke medewerker of afdeling worden gevonden. Een medewerker kan alleen roosters vinden van zijn eigen afdeling(en). Let op: een afdelingsmanager kan wel van alle afdelingen het rooster bekijken.

Pagina | 24


VERLOF AANVRAGEN Verlof aanvragen is een module die geactiveerd kan worden voor:  

Alleen contract medewerkers Of voor alle medewerkers

Medewerkers kunnen onder de volgende voorwaarde verlofaanvragen doen via de site: -

Moet minimaal 14 dagen van te voren Alleen voor weken waarvan het rooster nog niet definitief is gemaakt Voor 1 dag of een gedeelte daarvan, of meerdere dagen achter elkaar Medewerkers kunnen alleen verlof voor zichzelf aanvragen, afdelingsmanagers voor medewerkers van zijn/haar afdeling(en) en de bedrijfsleider voor alle medewerkers. Een afdelingsmanager ziet ook zichzelf terug in het overzicht en kan ook zijn/haar verlof goedkeuren

Een afdelingsmanager of bedrijfsleider kan ook ziekte uren en bijzonder verlof registreren via verlof aanvragen.

Zodra de aanvraag wordt verstuurd, ontvangt de medewerker een mail met een overzicht van zijn of haar aanvraag. De bedrijfsleiding en afdelingsmanagers zien een extra scherm, met een overzicht van aanvragen. De bedrijfsleiding ziet alle aanvragen, afdelingsmanagers zien alleen de aanvragen van de afdelingen waar hij/zij op is geselecteerd. In het onderstaande scherm zijn er 2 opties te weten:

Agenda weergave

en

voor Lijstweergave

Agenda weergave is alleen beschikbaar indien u Google Chrome als internet browser heeft. Let op!! Als u nog geen Google Chrome heeft kunt u dat op de volgende manier installeren. Log uw zelf in bij de tool ga naar nieuws -> instructies hier staat een nieuwsbericht met daarin hoe uw Google Chrome installeert.

Pagina | 25

Handleiding Personeelsmanagementtool De agenda weergave ziet er als volgt uit:

De lijstweergave ziet er als volgt uit:

De aanvragen in de lijstweergave zijn per kolom te sorteren door op de kolomnaam te drukken

Pagina | 26

Handleiding Personeelsmanagementtool Er zijn drie verschillende statussen: 1. 2. 3.

Lopend Goedgekeurd Afgekeurd

Het is mogelijk hier op te filteren, om bijvoorbeeld alleen de lopende aanvragen in te zien. 

U kunt ook zoeken per medewerker, door een naam in te voeren bij “filter op naam”

Als u een verlof aanvraag nog niet behandeld heeft dan krijgt u een melding bij het rooster maken.

Pagina | 27


VERLOF AANVRAAG GOED- OF AFKEUREN Indien een medewerker een verlofaanvraag heeft gedaan, is het mogelijk deze goed- of af te keuren. Dit kunt u doen door te klikken op de status (het oranje lichtje) en deze aan te passen naar groen (goedgekeurd) of rood (afgekeurd). U ziet ook het aantal dagen verlof staan die de medewerker heeft aangevraagd.

Indien u de verlofaanvraag heeft afgekeurd, kunt u eventueel nog een opmerking opgeven en op het knopje ‘Opslaan’ klikken. De medewerker ontvangt een mail waarbij wordt aangegeven dat de verlofaanvraag is afgekeurd en ziet de opmerking.

Indien u de verlofaanvraag goedgekeurd, dient u het type verlof aan te geven. Daarnaast kunt u ook een opmerking opgeven en klikt u op ‘Opslaan’. De medewerker ontvangt een mail waarbij wordt aangegeven dat de verlofaanvraag is goedgekeurd en ziet de opmerking. Bij het goedkeuren van de verlofaanvraag gebeurd het volgende: -

Indien de medewerker een standaard rooster heeft, worden de uren op de betreffende dag, dagen of dagdeel weggehaald uit het rooster. Er wordt een opmerking toegevoegd met het verloftype, het aantal uren en de reden uit de aanvraag. Heeft de medewerker geen standaard rooster op die dag, dan wordt in plaats van het aantal uren, de begin- en eindtijd van de aanvraag in de opmerking geplaatst.

U kunt verlofaanvragen achteraf corrigeren, door op de aanvraag te klikken en zo de status te veranderen. Indien u dit gedaan heeft, krijgt u de mogelijkheid om het standaard rooster te herladen. Als u een goedgekeurde verlof aanvraag wijzigt dan krijgt u de onderstaande melding. Doormiddel van OK kunt U er voor kiezen om het standaard rooster voor deze medewerker te herladen. Op de gewijzigde dagen komen dan de standaard uren te staan, indien u voor annuleren kiest dan worden de uren niet terug geplaatst.

Pagina | 28

Handleiding Personeelsmanagementtool Als u een verlof aanvraag van afgekeurd naar goedgekeurd wijzigt, dan wordt deze medewerker van de planning gehaald en komt er in de opmerkingen regel verlof te staan.

ROOSTER MAKEN In het volgende scherm kunt u een selectie maken. Indien u meerdere afdelingen selecteert, zullen de medewerkers van deze afdelingen worden geladen en kunt u de roosters van deze afdelingen in één keer maken.

Het rooster van de betreffende week en afdeling wordt geladen na het klikken op ‘Rooster Maken’ en ziet er als volgt uit:

Pagina | 29


Er is tevens een aparte regel voor afwezigheid (ziek, dan wel verlof)

Er wordt rekening gehouden met de feestdagen, op een feestdag wordt:   

het standaard rooster niet automatisch geladen bij vrijgeven van de week o Voor reeds vrijgegeven weken geldt dit dus niet De toeslag op deze dag wordt standaard op 100% gesteld Tevens krijgt de dag in het rooster een afwijkende kleur

Indien er twee afdelingen of meer worden geselecteerd, wordt de stuurinformatie onder tabjes geplaatst:

En zijn de uren van de geselecteerde afdelingen in één keer in te voeren:

Middels de vinkboxjes naast de afdeling, kunt u ook achteraf nog afdelingen toevoegen of weg laten:

Pagina | 30


BESCHRIJVING ‘ROOSTER MAKEN’ Herberekenen: Deze knop wordt gebruikt om de ingevoerde gegevens op te slaan en met deze nieuwe gegevens een herberekening uit te voeren. .

Omzetverdeling per afdeling: de totale omzet en omzetverdeling per afdeling wordt opgehaald vanaf de standaard instellingen, of indien opgegeven, de week instellingen. Het is hier mogelijk óf het percentage omzetaandeel aan te passen, of het omzetaandeel in geld in te geven. Na het wijzigen klik op ‘herberekenen’ om dit op te slaan en deze omzet door te rekenen.

Details: het is mogelijk in het vak ‘Details’ een opmerking te plaatsen (alsook onder week instellingen). Deze opmerking geldt voor alle afdelingen voor de geselecteerde week. Dit kan gebruikt worden om aan te geven wat er deze week bijzonder is, bijvoorbeeld kerstweek, verbouwing, acties, etc. Op deze manier is het makkelijk te herleiden waarom de cijfers afwijkend zijn, zodat bij het terugkijken naar het rooster van vorig jaar en geen misleidende informatie kan ontstaan. Pagina | 31


Omzetverdeling per dag: aan de hand van de totale weekomzet, omzetverdeling per afdeling, wordt er een omzet per dag berekend. De percentages worden ook hier weer van de standaard instellingen opgehaald, of van week instellingen als dit op voorhand is aangepast. Deze percentages zijn hier te wijzigen. Vervolgens wordt er met deze omzet de uren norm berekend (a.d.h.v. de opgegeven productiviteit) en de kosten norm (a.d.h.v. de opgegeven loonkosten percentage en de omzet exclusief btw).

OMZETVERDELING PER UUR BIJ KASSA De afdeling kassa heeft een extra functionaliteit om de omzetverdeling per uur op te geven. Hierdoor is het mogelijk de minimale bezetting per uur te kunnen berekenen.

Om de minimale bezetting te berekenen is de productiviteit kassa en omzet via kassa nodig. Deze worden opgehaald uit de standaard/week instellingen en zijn hier aan te passen. Hier worden geen percentages getoond, maar op basis van het percentage de omzet per uur x €1.000 berekend.

De omzetverdeling per uur en ‘Andere’/’Pauzes’ worden vervolgens ook uit de standaard/week instellingen opgehaald en hiermee het aantal te plannen uren bepaald. In de rij ‘Andere’ en ‘Pauzes’ kan het aantal uren opgegeven worden wat benodigd is voor andere activiteiten en pauze. Deze worden van de geplande uren afgehaald zodat er daadwerkelijk benodigde uren gepland kan worden. Let op: bij standaard/week instellingen worden percentages opgegeven. Onder ‘Rooster maken’ wordt dit omgerekend naar omzet x € 1.000!

Pagina | 32


U selecteert een andere dag, door de gewenste dag aan te klikken.

SORTERING Het is mogelijk de sortering van medewerkers aan te passen. Het is mogelijk een ‘eigen’ sortering aan te maken. Zet de sortering op ‘Handmatig’, vervolgens kunt u op het pijltje naar boven en beneden klikken naast de naam van de medewerker om de positie van de medewerker aan te passen. Daarnaast is het mogelijk om te sorteren op loonkosten, naam en personeelsnummer.

Let op: de handmatige sortering wordt opgeslagen per afdeling.

Pagina | 33


ROOSTERS Hier geeft u de roosters in van de medewerkers. Standaard worden de standaard roosters van de medewerkers geladen. Afwijkingen die alleen gelden voor bijvoorbeeld deze week, geeft u hier op net als de uren van de parttimers. Structurele wijzigingen in standaard rooster, geeft u op in het standaard rooster (zie verder ‘Standaard roosters’).

U ziet ook de uren van andere afdelingen, worden er uren op hetzelfde moment gepland zullen de uren rood gearceerd worden. Als u een verlof aanvraag nog niet behandeld heeft, krijgt u een melding bij rooster maken.

Na herberekenen zullen ook de totalen per dag worden berekend. Deze kolommen staan geheel rechts, en kunt u bereiken door naar rechts te scrollen. Zie hiervoor de scroll balk geheel onderaan het rooster. De totalen per dag zijn uit te schakelen door het vinkveld ‘Toon totalen per dag’ uit te schakelen, bijvoorbeeld voor een print of export naar Excel.

E-mail: indien het rooster definitief is en u de medewerkers op de hoogte wilt brengen van het rooster, klikt u op deze knop. Er wordt een mail naar de medewerkers van de betreffende afdeling gestuurd met het rooster. Ook kunnen de medewerkers dan het rooster raadplegen op de site.

Pagina | 34

Handleiding Personeelsmanagementtool Herlaad standaard rooster: middels deze knop, worden alle gemaakte wijzigingen ongedaan gemaakt en de standaard roosters opnieuw geladen. Deze knop kunt u gebruiken om opnieuw te kunnen beginnen met het maken van de roosters.

Indien het rooster al is verstuurd, is het niet meer mogelijk de standaard roosters te herladen en wordt er een melding getoond dat het rooster al is verstuurd.

OPMERKING PER MEDEWERKER Opmerkingen: het is mogelijk per medewerker, per dag een opmerking te plaatsen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om aan te geven wat er bijzonder is of afwijkend op het rooster van de medewerker voor uw eigen informatie. Middels het vink veld ‘Toon opmerkingen’ kunt u deze regel in- en uitschakelen. Dit werkt ook door bij het printen/exporteren naar PDF en Excel, mocht u dus de opmerkingen niet op het geprinte rooster willen zien dan kunt u het vinkje uitschakelen.

Het is ook mogelijk een standaard opmerking in te voeren, klik hier voor de uitleg.

ALLEEN GESELECTEERDE AFDELING TONEN Indien gewenst kan er gekozen worden alleen het rooster te tonen van de geselecteerde afdeling. Hierdoor worden de overige afdelingen waar medewerkers op werken verborgen. Dit is met name handig als u het rooster wilt afdrukken (PDF) voor enkel de huidige afdeling. Zonder vinkje:

Met vinkje:

ROOSTER AFDRUKKEN In het rooster zijn er drie opties om het rooster af te drukken. Middels de knop ‘PDF’ of een export naar ‘Excel’. De knop ‘PDF’ is veruit de meest gemakkelijke manier van het rooster afdrukken.

Pagina | 35


Indien u een van deze opties kiest, zal het rooster worden afgedrukt zoals deze er op het scherm uit ziet. Dat wil zeggen dat als u de sortering aanpast, de opmerkingen of de totalen per dag inof uitschakelt, dit ook zo zal worden afgedrukt.

PDF: middels deze knop kunt u het rooster exporteren naar PDF en direct afdrukken. Let op: alvorens u gaat exporteren naar Excel kunt u ervoor kiezen de opmerkingen en/of de totalen per dag inof uit te schakelen.

Pagina | 36


STANDAARD ROOSTERS Standaard roosters: de standaard roosters bereikt u door te klikken op de naam van de medewerkers. Er opent zich een pop-up waar u een eventueel standaard rooster ziet of kunt opgeven. U kunt in dit scherm ook andere medewerkers selecteren.

NIEUW STANDAARD ROOSTER Medewerker selecteren: indien u heeft geklikt op een naam, wordt het standaard rooster van de betreffende medewerker geopend. In de lijst linksboven het scherm kunt u andere medewerkers selecteren. Dit is bijvoorbeeld handig als u alle standaard roosters gaat invoeren. Afdeling: hier kunt u de afdelingen selecteren waar de medewerker op werkt, en dus in 1 keer de standaard roosters van alle afdelingen ingeven. Een afdelingsmanager ziet hier alleen de afdelingen waarop de manager zelf ook werkt. Start/eind/pauze per dag: vervolgens kunnen per dag de starten eindtijd worden ingegeven. Start jaar/week: geef hier in, in welke week dit rooster in moet gaan. Standaard wordt de huidige week gebruikt. Eind jaar/week: geef hier in wanneer het rooster moet eindigen. U kunt dit ook leeg laten. Frequentie: het is mogelijk een wekelijks tot een 4-wekelijks rooster in te voeren. Dit doet u door de frequentie aan te geven. Let wel dat u dan ook een aangepaste start week moet aangeven. Is er bijvoorbeeld sprake van een twee wekelijks rooster, dan maakt u twee regels aan. Het ene rooster start in week 14 met frequentie 2, en het tweede rooster in week 15 met frequentie 2. Indien het rooster compleet is, kunt u het rooster toevoegen middels de knop meerdere regels toevoegen.

. Eventueel kunt u daarna nog

Let op: bij een normaal standaard rooster (dus niet repeterend) hanteert u frequentie 1 en geeft u maar één regel in per afdeling.

Pagina | 37


Bij een drie wekelijks rooster maakt u dus 3 regels aan, alle met frequentie 3 waarbij elk rooster een week later start (week 14, 15 en 16). Bij een vier wekelijks rooster maakt u dus 4 regels aan, alle met frequentie 4 waarbij elk rooster een week later start (week 14, 15, 16 en 17).

WIJZIGING STANDAARD ROOSTER Nadat u een wijziging aanbrengt in het standaard rooster (het aanpassen van begin- en eindtijd of pauze), komt er een extra knop naar voren ( slaan.

), helemaal rechts van het scherm. Deze gebruikt u om de wijziging op te

Let op: het is enkel mogelijk de tijden aan te passen en aan te geven wanneer het rooster moet eindigen. Het is dus niet mogelijk de start week aan te passen. Mocht deze foutief zijn, zult u de regel moeten verwijderen middels de verwijder knop (

) en de regel opnieuw maken.

STANDAARD OPMERKING Binnen dit zelfde scherm kunt u ook een standaard opmerking toevoegen. Hierdoor wordt elke week op de betreffende dag dezelfde opmerking geplaatst. U kunt hierbij denken aan: -

Beschikbaarheid (vaste vrije dag, training) Vaste pauzetijden Werkinstructies (t.b.v. afdrukken rooster)

Het toevoegen van een standaard opmerking doet u door het ingeven van tekst op de dagen, eventueel het aanpassen van de week/jaar voor start en eind en te klikken op de ‘plus’ knop ( ook aanpassen en de wijziging opslaan met

). Een bestaande regel kunt u

of een regel verwijderen met de knop

.

Pagina | 38


REALISATIE INVOEREN Nadat een week definitief is gemaakt door te klikken op ‘E-mail’, wordt de regel ‘gepland’ vastgezet en wordt de regel ‘gerealiseerd’ gevuld met een kopie van ‘gepland’. Alle wijzigingen die nu nog plaatsvinden onder ‘Rooster maken’ na het definitief maken van het rooster, hebben invloed op de regel ‘gepland’.

Dit betekent dat het scherm ‘Rooster maken’ na het e-mailen gebruikt kan worden als tijdregistratie. Dit brengt enkele voordelen met zich mee:

-

Er wordt in kaart gebracht wat het verschil is tussen planning in realisatie, in uren maar ook loonkosten.

-

Indien ook de gerealiseerde omzet wordt ingebracht, ontstaat er een beeld of de loonkosten nog in lijn liggen met de gerealiseerde omzet.

-

Door het aanpassen van de tijden van de medewerkers (begin-, eindtijd of pauze) wordt er in de totalen uitgerekend wat het totaal aantal gewerkte uren zijn van de medewerker. Hierdoor hoeft dit niet meer handmatig uitgerekend te worden en kunnen de totalen worden ingevoerd in DA.

-

Indien de medewerkers via ‘Rooster per week’ hun rooster van voorgaande weken bekijken, zien ze gerealiseerde uren staan. Verzoeken over hoeveel uur een medewerker heeft gewerkt kunnen zelf beantwoord worden.

Om de realisatie in te voeren, dient enkel de daadwerkelijke begin- en eindtijd en pauze te worden ingevoerd in het scherm ‘Rooster maken’, zolang deze wel definitief is gemaakt. U kan ook een omzet per dag invoeren in euro’s bij ‘rooster maken’, hiermee kan u per dag bijhouden of u goed begroot heeft. Na het invoeren van de omzet per dag klikt u op herberekenen en de nieuwe omzet staat nu in uw scherm.

Let op!! Het afdelingsomzet overzicht aan de linkerkant van het scherm wordt niet aangepast, dit dient u aan het einde van de week nog te doen. Wanneer u de totale weekomzet aanpast, worden alle dagomzetten nog wel aangepast. Wij werken hiervoor nog aan een oplossing, zodat u een gerealiseerde omzet in kan voeren, welke NIET wijzigt, nadat de totaal omzet is aangepast. Pagina | 39


TOTAAL OVERZICHT Het totaal overzicht geeft een beeld hoe alle afdelingen er aan toe zijn, op het gebied van omzet, loonkosten, uren, productiviteit en kostprijsloon per gewerkt uur in één overzicht.

Indien een afdeling nog niet definitief is gemaakt, is de kolom ‘realisatie’ nog leeg en zijn alleen de waarde bij ‘planning’ nog zichtbaar. Deze kunnen dus nog afwijken. Wordt een afdeling definitief gemaakt, dan wordt de planning zoals deze op dat moment is, opgeslagen en vastgezet. Alle wijzigingen die daarna plaatsvinden, zien we enkel terug in de kolom ‘realisatie’. We hebben het totaal overzicht aangepast, zodat deze altijd gelijk is aan wat de afdelingsmanagers zien in hun dashboard. Het kan echter voorkomen dat het totaal van de afdelingen niet gelijk is aan totaalomzet winkel, bijvoorbeeld wanneer de omzet van slijterij niet in totaal bedrijf valt, of er voor meerdere vestigingen vlees wordt geproduceerd. Daarom is er een extra ‘totaal bedrijf’ overzicht toegevoegd waar de KPI’s (loonkosten en OPWU) worden berekend op de opgegeven totaal omzet en niet op het totaal van de afdelingen. Het aantal uren is op veel verzoek aangepast naar uren en afwijking ten opzicht van de norm, zowel voor geplande uren als gerealiseerde uren, zodat precies inzichtelijk is hoeveel meer/minder uren zijn ingezet dan gebudgetteerd. Daarnaast wordt het totaal overzicht alleen getoond als de betreffende week vrijgegeven is.

Pagina | 40


WEEK AFSLUITEN Om een week af te sluiten, gaat u op de maandag na de afgelopen week naar rooster maken. Hier kan u de week sluiten, zodra u dit gedaan heeft klikt u op totaal er verschijnt nu een nieuw scherm, hier kan u de week afsluiten.

Pagina | 41


WERKSCHEMA’S Een werkschema is een overzicht van activiteiten die met een bepaalde frequentie dienen te worden uitgevoerd. Door het invoeren van alle activiteiten in de tool, wordt er berekend hoeveel uren er op een dag (bij kassa per uur) nodig zijn en kan op basis hiervan het juiste aantal uren worden ingepland. Dit betekent dus plannen op basis van activiteiten in plaats van productiviteit. Omzet gerelateerde activiteiten worden in de tool gekoppeld aan de ingegeven omzet onder ‘Week instellingen’, waardoor het aantal eenheden waaruit de activiteit bestaat, bijvoorbeeld het aantal colli, automatisch berekend wordt. Daarnaast kunnen deze activiteiten per dag worden uitgeprint om af te vinken dat de activiteiten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dit verhoogt de kwaliteit van het winkelbeeld. Let op: het gebruik en invoeren van werkschema’s heeft grote voordelen maar vraagt nauwkeurigheid bij het invoeren!

ACTIVITEITEN INVOERE N Alle activiteiten worden per afdeling ingevoerd onder ‘Beheer werkschema’. De tool berekend op basis van de ingegeven activiteiten het gemiddeld aantal uren per week en productiviteit over het hele jaar. Let op: activiteiten worden per afdeling ingevoerd! Het is bij het invoeren van de werkschema’s belangrijk dat de juiste begrotingsperiode wordt geselecteerd. (zie het onderstaande voorbeeld) Als er namelijk een verkeerde periode geselecteerd wordt, dan wordt er ook met de verkeerde begroting gewerkt.

Pagina | 42


NIEUWE ACTIVITEIT TO EVOEGEN

Voor elke activiteit wordt ingevoerd: Naam van de activiteit, bijv. “vulploeg maandag” De startdatum Let op! De tool berekend op basis van de ingangsdatum de gemiddelde werklast per week over het hele jaar. Derhalve dient voor een activiteit dat het hele jaar door plaats vind als startdatum de eerste datum in het jaar te worden ingevoerd. Bijv 3 januari. : frequentie van de activiteit opgeven (klik op het icoon ‘agenda’) dit kan alleen als je het drop down venster op andere zet (zie voorbeeld hierboven)

Een activiteit kan een terugkerend patroon worden meegegeven (vindt plaats elke maandag, dinsdag, etc., of om de week, elke 4 weken etc.). Doorlopend: activiteit blijft zich herhalen vanaf de dag van invoer Met Start-/einddatum: startdatum invoeren en de frequentie aangeven Let op: Venstertijden geven aan wanneer de activiteit kan plaats vinden! Bijv wanneer de AGF vracht om 10:00 wordt geleverd, dan kan de activiteit panklaar vullen nooit eerder starten dan 10:00 : Het is mogelijk de werkdruk van de activiteit te verdelen over de dag. In het voorbeeld van de omzet gerelateerde activiteit kassa draaien, is de werkdruk tussen 8-9 niet even groot als tussen 17-18. Middels ‘Verdeling’ kunnen we procentueel aangeven hoe de verdeling over de dag is. Pagina | 43

Handleiding Personeelsmanagementtool Let op: K1 – 4 staat voor kwartier 1 t/m 4. Hier zit nog geen functionaliteit achter maar betreft een voorbereiding om per kwartier te kunnen plannen. U hoeft deze niet in te vullen/aan te passen.

Standaard eenheden: het standaard aantal eenheden van de activiteit. Indien deze niet is gerelateerd aan omzet, vult u hier het aantal eenheden in (bijvoorbeeld 30 als de activiteit 30 minuten duurt). Anders laat u deze leeg en klikt u op de calculator achter de eenheid nadat u een van de andere eenheden heeft gekozen. Eenheid: de meeteenheid. Mocht de eenheid die u nodig heeft er niet bij staan, gebruik dan “eenheden”

: middels de calculator kunnen we het aantal eenheden laten berekenen op basis van de omzet, waardoor het aantal eenheden automatisch kan worden berekend als de omzet wijzigt. Door te klikken op de calculator komt er een extra scherm naar voren om op te geven hoe het aantal eenheden moet worden bepaald. In het voorbeeld van vulploeg maandag, wordt het aantal colli bepaald door 100% van de omzet van dinsdag, en 50% van de omzet van woensdag (indien 50%) overbrugging is ingesteld. Gegeven een gemiddelde waarde (bijvoorbeeld een gemiddelde colliprijs van 15 euro) wordt er automatisch het aantal colli berekend op basis van de omzet van dinsdag en woensdag. In geval van kassa is de activiteit 100% afhankelijk van de omzet van die dag en is de gemiddelde waarde bij omzet altijd 1.

Pagina | 44


Norm per uur: norm van aantal eenheden dat per uur kan worden verwerkt Uren: berekend benodigd aantal uren voor de activiteit per keer Rol: laagste niveau van de medewerker dat de activiteit uitvoert Controleur: verantwoordelijke van de activiteit Printer icoon: activiteit wordt standaard wel/niet geprint op het dagschema

Pagina | 45

Handleiding Personeelsmanagementtool Voorbeeld overzicht van ‘beheer werkschema’:

RESULTAAT INGEVOERDE ACTIVITEITEN Het resultaat van de ingevoerde activiteiten wordt bovenin getoond. Het totaal uren en geplande productiviteit geeft aan in hoeverre de ingevoerde activiteiten in lijn liggen met de begroting.

Veldbeschrijving: Omzet begroot: begrote omzet uit standaard instellingen Omzet gepland: begrote omzet uit standaard instellingen

Pagina | 46

Handleiding Personeelsmanagementtool Uren begroot: aantal uren op basis van begrote productiviteit en begrote omzet Uren gepland: gemiddeld aantal uren per week op basis van de ingegeven activiteiten (op jaarbasis) Productiviteit begroot: uit standaard instellingen Productiviteit gepland: op basis van omzet gepland en uren gepland (op basis van activiteiten)

WERKSCHEMA Onder Werkschema / Werkschema vinden we het dagelijks werkschema. Hier vinden we een overzicht van activiteiten die op een bepaalde dag moeten worden uitgevoerd op basis van de activiteiten die onder Beheer zijn ingevoerd. Standaard wordt de huidige dag geopend, maar het is mogelijk dagen in het verleden en in de toekomst te openen. Ook kunnen één of meerdere afdelingen geselecteerd worden. In dit overzicht kunt u de eenheden van de activiteit veranderen. Omdat deze gegevens worden gebruikt om de te plannen uren te bepalen, dient u afwijkingen van de standaard eenheden hier in te voeren. Als u bijvoorbeeld weet dat bij een actie met kip het aantal voorverpakte producten hoger wordt in een bepaalde week. Kunt u hier de verwachtte aantallen aanpassen voor de betreffende dagen. Let op: om de juiste aantal te plannen uren te bepalen dient u eventuele wijzigingen in eenheden in dit overzicht door te voeren vóórdat u deze week gaat plannen. Op basis van deze (aangepaste) aantallen wordt het aantal te plannen uren voor die dag (her)berekend en getoond in het menu “rooster maken”

Middels de ‘Print’ knop kan er een overzicht van de activiteiten worden afgedrukt om te gebruiken op de werkvloer. Indien voor het printen wordt geselecteerd onder ‘Wie’ welke persoon de activiteit moet gaan uitvoeren, wordt dit ook afgedrukt. Alleen de activiteiten worden geprint, waarbij de vink-box in de kolom van de printer-icoon is aangevinkt (laatste kolom).

Pagina | 47


Indien een activiteit is uitgevoerd, kan deze worden afgevinkt (eerste kolom). Alvorens is aan te geven wie het heeft gecontroleerd, wie het heeft uitgevoerd en hoe de uitvoering is gedaan (score) en hier eventueel een opmerking bij plaatsen.

ROOSTER MAKEN Onder ‘Rooster maken’ vinden we het resultaat van de activiteiten terug. De norm uren wordt nu bepaald door de geplande activiteiten en de bijbehorende eenheden op deze dag. Let op: Het is belangrijk om eventuele afwijkingen in eenheden van activiteiten aan te passen in het dagelijkse werkschema voordat u gaat plannen. Uren (norm) plan: komt tot stand door de activiteiten die op die dag moeten worden uitgevoerd. Dit geeft de mogelijkheid om de planning af te stemmen op het benodigd aantal uren. Zodra de planning definitief is gemaakt, wordt deze regel opgeslagen. Uren (norm) huidig: de norm op basis van activiteiten zoals ze nu zijn (na versturen planning). Eventuele wijzigingen achter in activiteiten zien we hier dus terug (last minute wijzigingen) waar de planning op kan worden aangepast.

Pagina | 48


Pagina | 49


PROCES WERKSCHEMA Opstart 1. 2. 3.

Inventariseren werkschema per dag + tijdsbesteding Vaststellen werkschema’s Later activeren werkschema in tool a. uren norm wordt niet meer gebaseerd op omzet, maar op het totaal van werkschema 4. Invoeren activiteiten onder Werkschema / Beheer Werkschema 5. Voor het plannen van een week het werkschema aanpassen op gewijzigde verwachtte aantallen 6. Plannen van een week 7. Last-minute aanpassingen op werkelijk aantallen 8. Last-minute aanpassingen aan het rooster 9. Printen werkschema 10. Uitvoeren werkschema 11. Afvinken werkschema online + invoeren beoordelingen.

Pagina | 50


BEHEER NIEUWSLOG

Hier worden de verschillende logs getoond van de nieuwsbrieven. Als u klikt op ‘Meer’ ziet u het log van de betreffende nieuwsbrief.

Pagina | 51


VERZONDEN ROOSTERS Onder verzonden roosters ziet u de roosters die zijn verzonden, indien u klikt op ‘Meer’ kunt u inzien wanneer dit is geweest. Als u klikt op tonen, verschijnt het rooster dat verstuurd is. Een verzonden rooster wordt maximaal 2 weken bewaard.

Pagina | 52


MEDEWERKERS MEDEWERKEROVERZICHT Hier ziet u het overzicht van medewerkers. U kunt hier filteren op naam, afdeling, rol en nummer. Het filter wordt direct toegepast.

Onder ‘Acties’ kunt u aangeven of u alle medewerkers wilt zien, alleen de actieve, of alleen de medewerkers uit dienst. Door te klikken op de kolom, wordt de sortering op die betreffende kolom toegepast (2x klikken omgekeerde sortering).

Meer: indien u klikt op meer, ziet u de ingegeven medewerker gegevens zonder dat u deze kunt wijzigen (alleen raadplegen). Klikt u hier op ‘E-mail’, dan zal er een nieuw wachtwoord worden gemaild naar de medewerker.

Wijzig: de medewerker gegevens worden geopend en hier kunt u de medewerker gegevens wijzigen. Zie verdere beschrijving van de velden bij ‘Nieuwe medewerker aanmaken’.

Rooster: middels deze knop kunt u de roosters van de medewerker inzien.

Pagina | 53


NIEUWE MEDEWERKER AANMAKEN

Nieuw: middels deze knop kunt u een nieuwe medewerker aanmaken. In het volgende scherm geeft u de medewerker gegevens op.

VELDBESCHRIJVING NIEUWE MEDEWERKER Username: Hier vult u de username in van de medewerker, met deze username logt de medewerker in. Username zal bij installatie emailadres zijn, mag ook zo blijven tenzij een mailadres al in gebruik is. Let op! De username moet uniek zijn over alle medewerkers. Er mogen geen medewerkers zijn met dezelfde username Rol: Dit veld bepaald welke rechten de betreffende medewerker heeft. Het is dus van belang dit veld goed te bepalen, zodat de medewerker niet te veel, maar ook niet te weinig rechten heeft.

Bedrijfsleiding: Kunnen over alle afdelingen in de planning meekijken, maximale rechten. Kader: Kunnen alleen planning maken voor hun eigen afdeling(en) welke ze zijn toegewezen en berichten plaatsen. Zien alleen uurloon van medewerkers met een lagere rol (assistent managers en medewerker). Pagina | 54

Handleiding Personeelsmanagementtool Assistent manager: Kunnen planning van hun eigen afdeling maken, alleen voor medewerkers met een lagere rol (medewerker). Zien alleen uurloon van medewerkers met een lagere rol (medewerker). Medewerker: Kan alleen berichten lezen, eigen rooster bekijken en roosters zoeken van collega’s van dezelfde afdeling. Type (vrij veld): Hier kunt u een omschrijving opgeven, wat voor type medewerker het betreft. Dit is een vrij veld, u kunt dus zelf bepalen hoe u de medewerker wilt typeren (bijvoorbeeld fulltimer/parttimer). E-mail: Geef hier het e-mail adres van de medewerker op. Wachtwoord: In dit veld kunt u een wachtwoord opgeven voor de medewerker. Laat u het veld leeg, dan wordt bij de e-mail die aan de medewerker wordt verzonden automatisch een wachtwoord gegenereerd. Het is dus niet verplicht een wachtwoord op te geven. Winkel: Hier geeft u op onder welke winkel de medewerker valt. Afdeling: Hier geeft u op onder welke afdeling(en) de medewerker valt. Door het aanvinken van meerdere afdelingen, selecteert u de medewerker op deze afdelingen. Als u een afdeling uitzet, dan verwijderd u de medewerker van de afdeling, zijn/haar uren verdwijnen dan van de afdeling. Let op! Dit kan niet als een week al afgesloten is. Personeelsnummer: Geef hier het personeelsnummer op van de medewerker. Let op! Het personeelsnummer moet uniek zijn over alle medewerkers. Er mogen geen medewerkers zijn met hetzelfde personeelsnummer. De velden Geslacht, Initialen, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Woonplaats en Land spreken voor zich. Telefoonnummer: Geef hier het (vaste) telefoonnummer op van de medewerker. Let op! Dit veld is verplicht en moet gevuld worden. Vul het veld niet met ´0´. Is het telefoonnummer onbekend, vul dan minimaal het netnummer in. Mobiel nummer: Geef hier het mobiele nummer op van de medewerker. Let op! Dit veld is verplicht en moet gevuld worden. Vul het veld niet met ´0´. Is het mobiele nummer onbekend, vul dan minimaal ‘06’ in. Geboortedatum: Geef hier de geboorte datum van de medewerker op. U kunt dit handmatig invoeren (ddmm-jjjj) of middels de pop-up agenda. Datum in dienst: Geef hier de datum in dienst van de medewerker op. U kunt dit handmatig invoeren (dd-mmjjjj) of middels de pop-up agenda. Datum uit dienst: geef hier de datum op van de medewerker per wanneer deze niet meer werkzaam is. Door het vullen van dit veld, is de medewerker na deze datum niet meer actief en kan dus niet meer inloggen. De medewerker kan nog wel tot twee maanden na deze datum inloggen om alleen zijn/haar loonstrookje op te halen. Ook zal de medewerker na de datum uit dienst niet meer op het rooster naar voren komen. Let op! De datum uit dienst moet liggen na de laatste dag van de week die is afgesloten, en de uren na deze datum zullen worden verwijderd. Contract uren: Geef hier het aantal contract uren per week van de medewerker op. Kostprijs uurloon: In dit veld geeft u het kostprijs uurloon van de medewerker op, dit kan alleen bij de eerste invoer. Dit veld dient u indicatief te vullen, bij het inlezen van het VCU-bestand wordt dit veld overschreven door de werkelijke waarde. Pagina | 55


MEDEWERKER WIJZIGEN Indien u een medewerker wilt wijzigen, dient u rekening te houden met de volgende punten: Afdelingen: Indien u een afdeling de selecteert (omdat de medewerker niet meer op de afdeling werkt) dient u een einddatum op te geven. Dit zorgt ervoor dat eventueel reeds geboekte uren op de betreffende afdeling niet worden verwijderd en historische overzichten dus correct blijven. De medewerker zal na deze datum niet meer op het rooster van de betreffende afdeling staan. Kostprijsuurloon: indien u het kostprijsuurloon wijzigt, zal dit per datum in dienst worden gedaan, of per de laatste datum dat er een loonkostenbestand is ingelezen. Dit zorgt er ook voor de historische overzichten correct blijven. Let op! U kunt de kostprijsuurloon alleen nog via een excel bestand bijwerken (zie pagina 51). U kunt per medewerker verschillende contracten aanmaken en die op een gewenste datum in laten gaan.

MEDEWERKER UIT DIENST MELDEN Om een medewerker uit dienst te melden, hoeft u enkel de datum uit dienst te vullen. Door het vullen van dit veld, is de medewerker na deze datum niet meer actief en kan dus niet meer inloggen en ontvangt geen nieuwsberichten meer. De medewerker kan nog wel tot twee maanden na deze datum inloggen om alleen zijn/haar loonstrookje op te halen. Ook zal de medewerker na de datum uit dienst niet meer op het rooster naar voren komen.

Pagina | 56


INLEZEN LOONKOSTENBESTAND (VCU) Inlezen loonkostenbestand: middels deze knop kunt u de kostprijs uurlonen van de medewerkers inlezen uit het VCU bestand van Ecodet. Geef de locatie van het Excel bestand op middels ‘Bladeren’. De kolom met personeelsnummer en voor gecalculeerd uurloon staan standaard op ‘B’ en ‘F’, pas deze alleen aan indien nodig. De startdatum moet gelijk zijn aan de dag dat u het VCU bestand heeft ontvangen. Klik vervolgens op ‘Upload’. Na inlezen zijn de uurlonen va de medewerkers aangepast per startdatum. Let op! Het VCU bestand moet op de maandag van de eerste week van de nieuwe periode ingelezen worden.

Pagina | 57


STANDAARD INSTELLINGEN Hier geeft u de standaard instellingen op, zoals deze normaal gesproken elke week moeten gelden. Bij week instellingen kunt u een afwijking opgeven op deze standaard instellingen.

Pagina | 58

Handleiding Personeelsmanagementtool Deze gegevens kunt u uit de begroting halen (C1000), of op basis van andere inzichten aanpassen, bijvoorbeeld gemiddeldes of nieuwe ontwikkelingen zoals concurrentie, nieuwbouw etc. De toeslag per dag bepaalt tegen welk toeslagpercentage er op die dag geldt, en worden de loonkosten verhoogd op die dag. Productiviteit kassa en omzet via kassa wordt gebruikt voor de berekening van de minimale bezetting. Zie de uitleg bij ‘Rooster maken’. U kunt zelf ook nieuwe periodes aanmaken, dit doet u in het onderstaande voorbeeld.

WEEK INSTELLINGEN Hier kunt u afwijkingen opgeven op de standaard instellingen, per week. Daarnaast kunt u de geselecteerde week bij details aangeven, waarom het afwijkend is. Bijvoorbeeld in geval van een bijzondere actie, kerst, verbouwing, etc. Deze instellingen zijn gelijk aan de wijzigingen die u heeft opgeven onder ‘Rooster Maken’ en wijzigingen die u hier doorvoert komen ook direct uit onder ‘Rooster Maken’. Nadat u dit gedaan heeft kunt u de week vrij gaan geven. Wanneer u dit doet dan krijgen de afdelingsmanagers een e-mail, dat ze het rooster kunnen maken. Als u in de lopende week zelf de omzet aanpast, dan krijgen de afdelingsmanagers opnieuw een mail dat de omzet gewijzigd is.

Pagina | 59


Pagina | 60


LOONSTROKEN INLEZEN

Middels deze functionaliteit kunt u loonstroken digitaal verspreiden onder uw medewerkers. Selecteer het ontvangen PDF bestand van Ecodet met de loonstroken door te klikken op bladeren en geef een titel op. De titel kan bijvoorbeeld zijn: Loonstroken periode xx. Deze titel is het onderwerp van de mail die de medewerker ontvangt. Na het klikken op ‘Upload’ worden het PDF bestand verwerkt. Op basis van het personeelsnummer wordt het PDF bestand gesplitst en wordt er een mail gestuurd naar de medewerker met een link naar de loonstrook. Alvorens de medewerker de strook kan zien, dient de medewerker in te loggen. Als een loonstrook niet verwerkt kan worden, bijvoorbeeld doordat het personeelsnummer niet bekend is, kunt u de onverwerkbare stroken downloaden en bekijken. Na het oplossen van de oorzaak, bijvoorbeeld het wijzigen van een personeelsnummer of het aanmaken van de medewerker, kunt u het bestand nogmaals inlezen. Let op! Na het inlezen kan alleen de medewerker zelf zijn loonstrook zien. Let op! Het is niet mogelijk om ingelezen loonstroken te verwijderen.

Pagina | 61


SOLLICITANTEN Onder Home / Beheer / Sollicitanten staat het overzicht van geactiveerde, openstaande sollicitaties. U kunt hier filteren om een bepaalde sollicitant te vinden, of vanwege een bepaalde beschikbaarheid.

Zodra u klikt op een van de sollicitanten, krijgt u de details van de sollicitant te zien. Op de sollicitatie kunt u meerdere acties uitvoeren, door een actie aan te klikken en op ‘Uitvoeren’ te klikken. De sollicitant wordt van deze actie per mail op de hoogte gebracht en krijgt de opgegeven reden ook te zien. In de wachtrij: de sollicitant wordt in de wachtrij geplaatst, omdat de kandidaat geschikt is maar er nog geen vacature beschikbaar is. Terugsturen: u geeft de sollicitant de gelegenheid zijn/haar gegevens aan te passen, bijvoorbeeld als u wenst dat er extra informatie moet worden toegevoegd. In de reden kunt u aangeven wat u mist. Zodra de sollicitant de gegevens heeft bijgewerkt, krijgt u een nieuwe mail toegestuurd met de gegevens van de sollicitant. Afwijzen: de sollicitant wordt afgewezen.

Pagina | 62


Opmerkingen: Zodra u een actie uitvoert (in de wachtrij plaatsen, terugsturen of afwijzen) wordt de reden hiervan opgeslagen onder ‘Opmerkingen’ zodat u nog kunt terugzien wat u heeft gecommuniceerd. Dit tekstblok kunt u nog aanvullen met korte gesprekverslagen of notities die u over de sollicitant wilt maken. De wijziging slaat u op met de knop ‘Opslaan wijzigingen’.

Pagina | 63

Handleiding Personeelsmanagementtool Print: de print knop kunt u gebruiken om de gegevens van de sollicitant af te drukken. Deze gegevens kunt u gebruiken voor de invoer van de sollicitant in DA, zodra u besluit de sollicitant aan te nemen.

SOLLICITANT AANNEMEN Zodra u besluit de sollicitant aan te nemen, kunt u na de invoer in DA (op basis van de print), deze aannemen op de personeelssite. Let op: het is van belang de medewerker eerst in te voeren in DA. Hierdoor is namelijk het personeelsnummer bekend, het van belang dat het personeelsnummer in DA en de tool overeenkomen!

Pagina | 64

Handleiding Personeelsmanagementtool Als de sollicitant is aangenomen, ontvangt deze een mail met inloggegevens om op de site te kunnen inloggen.

Omdat de sollicitant nu medewerker is geworden, staat deze niet meer in het overzicht van sollicitanten. Wel kunt u de sollicitatiegegevens nog terugvinden. Indien u in het medewerker overzicht bij de betreffende medewerker klikt op ‘Meer’, ziet u de knop ‘Details sollicitant’.

Pagina | 65


RAPPORTAGE Deze module is gemaakt voor de pilot met C1000 met betrekking tot de werkschema’s en zal ook in de komende periode verder verfijnd worden. U kunt hier alvast gebruik van maken, maar zal uiteindelijk een aparte module worden waarbij het o.a. ook mogelijk gaat worden te benchmarken met andere supermarkten.

INVOER KPI’S Dit scherm biedt input voor de rapportage. Derving cijfers uit de begroting komen uit de standaard instellingen. Alle overige cijfers kunt u in dit scherm invoeren en opslaan via de knop ‘Opslaan’. U kunt dit voor de huidige week en 8 weken in het verleden invoeren. Als u eenmaal de norm waarden heeft ingevoerd, worden deze automatisch gekopieerd naar de eerstvolgende lege week.

Pagina | 66


RAPPORTAGE De rapportage betreft een grafische weergave van het totaal overzicht met daarbij de uitkomsten van het invoerscherm ‘Invoer KPI’s’. Deze rapportage kunt u ook uitprinten doormiddel van de button “Print”. (alleen voor google chrome) Let op!! Als u nog geen Google Chrome heeft kunt u dat op de volgende manier installeren. Log uw zelf in bij de tool ga naar nieuws -> instructies hier staat een nieuwsbericht met daarin hoe uw Google Chrome installeert. Het overzicht bestaat uit de winkeldata over de afgelopen 9 weken, de huidige week en de komende 2 weken.De volgende versie zal ook de mogelijkheid per afdeling bevatten, evenals benchmark mogelijkheden.

Pagina | 67


CAO INSTELLINGEN De eerste regels omtrent de ATW en CAO zijn toegevoegd. Indien u een CAO regel overtreedt, dan krijgt u een melding, waarin de overtreding staat. Hieronder vindt u een voorbeeld van een melding. De rol bedrijfsleiding geeft aan welke CAO regels geactiveerd worden.

Dit icoontje geeft aan dat er een verplichte CAO regel overtreden wordt, nu kan u nog verder plannen, maar in een volgende release wordt dit geblokkeerd.

Dit icoontje waarschuwt dat er een overtreding plaats vindt, maar dat er wel door gepland kan worden. In volgende releases gaat dit nog verder uitgebreid worden.

Pagina | 68


HELPDESK Vanaf deze release heeft u de beschikking over een support button. Als u hierop drukt dan krijgt u een online overzicht van veel gestelde vragen en onze handleiding. In de volgende releases gaat dit nog verder uitgebreid worden met o.a. instructievideo’s en wensen van winkels.

Pagina | 69

Handleiding Personeelsmanagementtool

Recommend Documents