Handleiding omgevingsbeheer Embrace Release 1.11 In iedere Embrace release kunnen nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen in omgevingsbeheer. Deze handleiding beschrijft de mogelijkheden van de Embrace versie 1.11.
Inhoud Handleiding omgevingsbeheer .............................................................................................................. 1 Instellingen .......................................................................................................................................... 3 Algemeen ........................................................................................................................................ 3 Omgeving ....................................................................................................................................... 5 Organisatie ...................................................................................................................................... 8 Afdelingen ....................................................................................................................................... 8 Groepen .......................................................................................................................................... 9 Gebruikers ..................................................................................................................................... 11 Social Analytics.............................................................................................................................. 13 Tagbeheer ......................................................................................................................................... 14 Tags ............................................................................................................................................... 14 Uitbreidingen .................................................................................................................................... 14 Resources ...................................................................................................................................... 14 Widgets ......................................................................................................................................... 14 Custom views ................................................................................................................................ 14 Plugins ........................................................................................................................................... 14 Import ............................................................................................................................................... 15 Import ........................................................................................................................................... 15 Import Excel .................................................................................................................................. 15
2
Instellingen Algemeen
Afbeelding: omgevingsbeheer instellingen Groepen en gebruikers Kies altijd voor ‘opslaan’ onderaan de pagina als je een wijziging doet in omgevingsbeheer. Hier kun je de volgende instellingen voor de hele omgeving vastleggen: -
-
Iedereen kan een groep starten Als deze optie staat uitgevinkt kunnen alleen omgevingsbeheerders een nieuw team
starten. Een gebruiker kan dat dan niet. Groepen mogen gesloten zijn Als deze optie staat uitgevinkt kunnen alleen open groepen gestart worden. Een omgevingsbeheerder kan vervolgens nog wel een open team handmatig omzetten naar een gesloten team Iedereen mag externe gebruikers uitnodigen 3
-
Dit betekent dat vanuit teams iedere teambeheerder een externe gebruiker uit mag nodigen. Een externe gebruiker heeft alleen toegang tot het team waarvoor die wordt uitgenodigd. Mocht deze optie zijn uitgevinkt dan kan een omgevingsbeheerder eventueel zelf via omgevingsbeheer externe gebruikers uitnodigen. Iedereen mag gebruikers uitnodigen die nog niet actief zijn binnen Embrace Dit betekent dat vanuit teams iedere teambeheerder een gebruiker uit mag nodigen. Een gebruiker heeft toegang tot alle open teams en de gesloten teams waarvoor die wordt uitgenodigd. Mocht deze optie zijn uitgevinkt dan kan een omgevingsbeheerder eventueel zelf via omgevingsbeheer gebruikers uitnodigen.
Teamlidmaatschap verzoeken Kies altijd voor ‘opslaan’ onderaan de pagina als je een wijziging doet in omgevingsbeheer. Hier kun je de volgende instellingen voor de hele omgeving vastleggen: -
-
Open groepen
Hier kun je aangeven of alleen de groepsbeheerder nieuwe leden mag uitnodigen, een gebruiker een verzoek mag indienen om lid te worden. De groepsbeheerder moet het verzoek wel accepteren. Of een gebruiker die een verzoek indient het verzoek automatisch wordt geaccepteerd. Gesloten groepen Hier kunt je aangeven of alleen de groepsbeheerder nieuwe leden mag uitnodigen of een gebruiker een verzoek mag indienen om lid te worden. De groepsbeheerder moet het verzoek wel accepteren.
Standaard e-mailnotificaties instellingen voor nieuwe gebruikers Kies altijd voor ‘opslaan’ onderaan de pagina als je een wijziging doet in omgevingsbeheer. -
Standaard e-mail notificatie
Hier kunnen standaard instellingen worden bepaald betreft e-mail notificaties voor alle nieuwe gebruikers. Als het vijfde vinkje ‘Instellingen toepassen op bestaande gebruikers’ wordt gekozen en je klikt op opslaan, dan worden deze instellingen ook voor alle bestaande gebruikers overgenomen. Let op: het is niet aan te raden om instellingen van gebruikers te overschrijven als ze al gebruik maken van het platform. Beschikbaarheid Kies altijd voor ‘opslaan’ onderaan de pagina als je een wijziging doet in omgevingsbeheer. Deze optie heeft alleen invloed als er sprake is van een koppeling met Exchange.
-
Toon Exchange beschikbaarheid
-
Als deze optie staat aangevinkt, is bij alle gebruikers in hun profiel venster te zien, welke Exchange (outlook) afspraak ze hebben op dit moment. Iedereen mag Exchange beschikbaarheid instellen Als deze optie staat aangevinkt, kan de eindgebruiker zelf bepalen via ‘account instellingen’ (/Settings) of zijn of haar beschikbaarheid wordt getoond.
4
Omgeving
Modules Ieder team binnen Embrace heeft een aantal samenwerkmodules. We adviseren om ‘blogs’ en ‘wikis’ uit te schakelen omdat deze niet meer verder worden doorontwikkeld. Een beheerder kan per module drie instellingen kiezen:
-
Beschikbaar De module is beschikbaar als een team wordt gestart. Beschikbaar (standaard uitgeschakeld)
-
De module is niet beschikbaar als een team wordt gestart. De teambeheerder kan via instellingen de module wel activeren. Niet beschikbaar
-
5
De module is in zijn geheel niet beschikbaar binnen teams Account settings Hier kunnen een aantal algemene instellingen voor de omgeving worden gedaan. -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Header afbeelding in profielen en groepen actief
Als deze optie is aangevinkt, kan er een profielfoto of teamfoto worden gekozen die boven een profiel- of teampagina wordt getoond. MyEmbrace beschikbaar Als MyEmbrace beschikbaar is, kan er buitenom de teams ook binnen ‘MyEmbrace’ een bericht worden geplaatst. Dit bericht is dan zichtbaar voor alle gebruikers. Vaak wordt er een standaardteam in de omgeving ingesteld waardoor een MyEmbrace niet nodig is. De gebruiker moet aangeven waar zijn bericht gepost moet worden Als deze optie staat aangevinkt, moet de gebruiker voordat hij/zij een bericht op de startpagina plaatst aangeven in welk team het geplaatst moet worden. Geboortedatum instellingen Hier kan de beheerder instellen hoe de verjaardag op het profiel van gebruikers getoond wordt: zonder jaartal, met jaartal of helemaal niet. Standaard team Hier kan het standaard team ingesteld worden. Dit is het team dat standaard geselecteerd staat als een bericht op de startpagina wordt geplaatst. Naam omgeving Deze naam wordt gebruikt in e-mail notificaties richting gebruikers. Dit moet dus een naam zijn waarin de gebruiker de omgeving/organisatie herkend. Email afzender adres Vanuit dit e-mail adres worden e-mail notificaties en uitnodigingen verstuurd naar de gebruiker. Vaak wordt hier een
[email protected] adres ingevoerd. Support e-mail adres Naar dit e-mail adres worden eventuele foutmeldingen binnen de omgeving gestuurd. Vaak wordt hier een adres van de redactie van een organisatie ingevoerd. Uitgaande links Hier kan een keuze worden gemaakt met welk adres uitgaande links worden weergegeven. Als er een ssl-certificaat is gekoppeld aan de omgeving, moet hier gekozen worden voor https. Standaard e-mail taal Kies de taal waarin e-mails vanuit de omgeving verzonden moeten worden.
6
Microblogvakje
Afbeelding: de gebruiker wordt gevraagd een keuze te maken in een bericht of een vraag. Bij een vraag is het mogelijk om de poll functionaliteit te gebruiken. Als de gebruiker hier niet voor kiest, dan krijgt het bericht een label Vraag.
Afbeelding: de gebruiker moet verplicht aangeven in welk team hij/zij een bericht plaatst als die op de startpagina is Als deze optie staat uitgevinkt (omgevingsbeheer), wordt een bericht automatisch op MyEmbrace of het standaard team geplaatst, behalve wanneer de gebruiker specifiek aangeeft dat het in een ander team geplaatst moet worden.
7
Organisatie
Afbeelding: omgevingsbeheer instellingen -
Organisatie
Hier kun je verschillende locaties met adressen invoeren. Gebruikers krijgen bij het invoeren van hun werklocatie op het profiel deze invoer als suggestie. Hiermee voorkom je dat er 5 dezelfde locaties worden ingevoerd.
Afdelingen
Afbeelding: omgevingsbeheer afdelingen
8
-
Afdeling
Hier kun je verschillende afdelingen invoeren. Gebruikers krijgen bij het invoeren van hun afdeling(en) op het profiel deze invoer als suggestie. Hiermee voorkom je dat er 5 dezelfde afdelingen worden ingevoerd.
Groepen
Afbeelding: omgevingsbeheer team overzicht -
-
Zoeken naar teams
Als je in het bovenste zoekveld zoekt op een teamnaam kun je het team vinden waarop je beheer wilt uitvoeren Selecteren team Als je het selectievakje voor een team aanvinkt, kun je een aantal acties uitvoeren: o Team instellen als open of gesloten (blauwe knopppen onder) o Team archiveren of activeren (blauwe knoppen onder). Als je een team archiveert, komt deze niet meer terug in de zoekresultaten en de overzichten aan de voorkant. Een team kan altijd weer geactiveerd worden op een later moment 9
Afbeelding: omgevingsbeheer groepen detail - Groepen detail Als je op een groepsnaam klikt, vind je meer detail informatie over de groep. Je kunt per lid van de groep instellen of die beheerder moet worden. Als je via het dropdown menu iemand als beheerder selecteert, hoef je niet op opslaan te klikken om dit te bevestigen. - Personen uitnodigen Als je op ‘personen uitnodigen’ klikt, kun je nieuwe gebruikers voor dit team en de omgeving uitnodigen - Instellen als standaard Als je klikt op de blauwe knop ‘instellen als standaard’ worden alle gebruikers van de omgeving lid van dit team. Ook alle nieuwe gebruikers worden automatisch lid van dit team.
10
Gebruikers
Afbeelding: omgevingsbeheer gebruikers overzicht -
-
Zoeken naar personen
Als je in het bovenste zoekveld zoekt op een naam kun je de persoon vinden waarop je beheer wil uitvoeren. Selecteren gebruiker Als je het selectievakje voor een gebruiker aanvinkt, kun je een aantal acties uitvoeren: o Gebruiker deblokkeren of blokkeren (blauwe knopppen onder) o Gebruiker archiveren of activeren (blauwe knoppen onder).
11
Gebruiker
Afbeelding: omgevingsbeheer gebruiker detail -
-
-
-
Gebruiker detail Als je op een gebruiker klikt, vind je meer detail informatie over de gebruiker. Hier kun je
algemene instellingen doen voor de gebruiker. Gebruiker type Hier kun je aangeven of de gebruiker extra rechten moet krijgen tot omgevingsbeheerder (account-admin). En tot welke onderdelen in omgevingsbeheer zij rechten moeten hebben. Wachtwoord Hier kan een nieuw wachtwoord ingesteld worden. Als er sprake is van een koppeling met de Active Directory kunnen hier geen wachtwoorden beheerd worden. E-mail notificaties Hier kun je per individuele gebruiker instellen wat zijn/haar instellingen voor e-mail notificaties moeten zijn
12
Social Analytics
Afbeelding: social analytics Social Analytics Hier kan per periode een overzicht gegenereerd worden van sociale activiteit op het platform. De minimale periode die gemeten kan worden, is een week. Je kunt dus niet de activiteit over een dag meten.
13
Tagbeheer Tags Hier kun je als beheerder een aantal tags opvoeren, zodat deze als suggestie worden gegeven als gebruikers tags willen toepassen. Deze functionaliteit kan handig zijn als je nog een lege omgeving qua content hebt, en alvast wat organisatie specifieke tags/trefwoorden wilt vullen.
Uitbreidingen Resources
Afbeelding: resources -
Resources: hier staan alle afbeeldingen en html bestanden die terugkomen op de
omgeving. Dit kan een plek zijn waar je bijvoorbeeld een achtergrondafbeelding van de startpagina wijzigt. Als je dit doet, overleg dit dan altijd met de support afdeling of de Embrace consultant.
Widgets -
Hier staat een overzicht van alle widgets die binnen de omgeving aanwezig zijn. Als je klikt op de ‘widgetnaam’ zie je of de widget op de startpagina en/of teampagina voorkomt
Custom views Dit is een functie waarmee leverancier alternatieve views kan toevoegen aan de omgeving.
Plugins Dit is een plugin functie die door leverancier uitgevoerd kan worden.
14
Import Import Dit is een XML import functie die door leverancier uitgevoerd kan worden.
Import Excel Dit is een Excel import functie waarmee in korte tijd een groot aantal gebruikers en/of groepen aangemaakt kan worden. Neem contact op met Embrace Support of de Embrace Consultant als je de importfunctie voor het eerst wil gebruiken.
15
