Handleiding mycoachconnect

Handleiding myCoachconnect

Januari 2015 Versie 4.0 (tablet versie 51)


1. Waar vind ik myCoachconnect? Het platform van myCoachconnect is te vinden op mcc.mycoachconnect.com Let op: een organisatie met specifiek contract en beheerder heeft een eigen startpagina op .mycoachconnect.com

Op deze startpagina komen zowel cliënten als begeleiders uit wanneer zij starten met myCoachconnect. Op deze pagina kan iedereen een account aanmaken. Wanneer er een account is aangemaakt, zult u altijd op deze pagina terecht komen om in te loggen op het platform en het platform te starten. Op deze pagina staat een korte uitleg van het project beschreven. Ook vindt u hier instructiefilmpjes om met het platform aan de slag te gaan. Deze instructiefilmpjes zijn vooral gericht op de cliënt, zodat zij met behulp van de filmpjes zelfstandig aan de slag kunnen. De volgende onderwerpen worden in afzonderlijke instructiefilmpjes behandeld: o Inloggen en opstarten van de applicatie o Wachtwoord wijzigen en foto uploaden o Contacten beheren o Beeldbellen o Vraag insturen aan de helpdesk

Versie 4.0 – tablet 51 -‐ Januari 2015

2


2. Inloggen en starten Om de applicatie te starten of uw account te bewerken, dient u in te loggen. U heeft hiervoor uw e-mailadres en het wachtwoord nodig waarmee u zich heeft aangemeld. Aan de linkerkant van de startpagina kunt u dit invullen. Nadat u op inloggen heeft geklikt, verschijnen er twee knoppen in beeld. De ene knop is om het platform te openen en de andere knop is om uw account te beheren.

Het scherm wanneer u bent ingelogd

Wanneer u bent ingelogd, kunt u met de startknop de applicatie starten. U komt automatisch uit op het startscherm van het platform van myCoachconnect. Hier kunt u onder andere beeldbellen met uw contacten.


3


Rechtsboven op de pagina vindt u een grijze knop om myCoachconnect te verlaten. Wanneer u het platform verlaat, bent u nog wel ingelogd. Daadwerkelijk uitloggen kunt u rechts bovenaan de pagina. Wanneer de twee oranje knoppen (starten en account) weer zijn verdwenen, bent u uitgelogd. Het scherm wanneer u bent uitgelogd


4


3. MIJN ACCOUNT Op de startpagina vindt u de mogelijkheid om uw account te wijzigen. Wanneer u op de knop ‘account’ klikt, kunt u verschillende opties wijzigen. 3.1 Wachtwoord wijzigen Het wijzigen van uw wachtwoord is de eerste optie die u wordt geboden. Om uw wachtwoord te wijzigen, vult u eerst uw huidige wachtwoord in en voert u een nieuw wachtwoord in om het huidige wachtwoord te wijzigen. Dit wachtwoord bevestigt u vervolgens nog een keer. Het nieuwe wachtwoord wordt actief nadat u de wijzigingen heeft opgeslagen. 3.2 Afbeelding uploaden Op de accountpagina is het ook mogelijk om een afbeelding kiezen om vanaf uw pc te uploaden. Het is belangrijk dat u – en uw cliënt - dit meteen doet, zodat anderen in de applicatie uw foto zien en u daaraan kunnen herkennen. Dit is vooral van toepassing bij het beheren van contacten. Cliënten en begeleiders zien direct uw gezicht wanneer ze u zoeken, willen uitnodigen of contact op willen nemen. Ook deze wijziging kunt u opslaan onderaan de pagina. 3.3 Vindbaarheid aan/uit zetten Het is handig om als begeleider uw vindbaarheid aan te zetten middels het vinkje onderaan de accountpagina. Op deze manier kan iedereen van uw organisatie u binnen het beveiligde platform vinden en uitnodigen. Voor cliënten is het handig om hun altijd op niet vindbaar te zetten, zodat zij niet door iedereen gezien kunnen worden. Per cliënt kunt u altijd later nog afspreken wie vindbaar is en wie niet. Alle wijzigingen slaat u op via de knop ‘opslaan’ onderaan de pagina. Via de knop ‘home’, bovenaan de pagina, komt u altijd weer terug bij het beginscherm.


5


MYCOACHCONNECT: EEN OVERZICHT Het platform bestaat uit drie onderdelen en heeft een vaste, herkenbare indeling. Hieronder wordt deze indeling uitgelegd.

A

B

D C

A. Linksboven staan de verschillende onderdelen van het platform myCoachconnect. Elk onderdeel heeft zijn eigen kleur, waardoor u via deze kleur herkent in welk onderdeel u momenteel bezig bent. Groen is het onderdeel contacten, paars is het Internet en roze is het logboek. B. In dit gebied wordt tijdens de sessie de persoon getoond waarmee je belt. De verschillende opties voor tijdens het beeldbellen zijn hier in te stellen. C. Hier kunt u altijd notities maken. Vervolgens kunt u deze notities in het logboek slepen. Als u het chatvenster opent, schuift deze op deze plek over uw notities heen. D. Dit is het werkveld waar de onderdelen in worden getoond. Wanneer u tijdens een sessie in hetzelfde onderdeel zit, zien u en uw contact hetzelfde werkveld.


6


4. HET PLATFORM: CONTACTEN BEHEREN Via het groene icoontje komt u bij uw contacten. Alle acties die u met het platform wilt uitvoeren, zijn mogelijk via de contacten die in dit overzicht staan. Wilt u dus beeldbellen, een logboek delen of met iemand het Internet op gaan? Dan moet u eerst door middel van een uitnodiging zorgen dat deze contacten in uw contactenlijst komen te staan. 4.1 Toevoegen van een contact Wanneer u een contact wilt toevoegen, klikt u op de groene plusknop rechtsboven. Er verschijnt dan een overzicht van alle beschikbare contacten die u kunt uitnodigen. Zet een vinkje bij de persoon die u zoekt en klik onderaan op de knop ‘toevoegen’. Als de ander de uitnodiging heeft geaccepteerd, ziet u na een volgende keer inloggen de persoon in uw contactenlijst. Het overzicht wanneer u een contact wilt toevoegen

4.2 Kunt u iemand niet vinden?


7


Wanneer u iemand niet in het overzicht kunt vinden, betekent dit dat de zichtbaarheid van die persoon in de instellingen uit staat en hij of zij dus niet wordt getoond. De oplossing is dat diegene u in dat geval moet uitnodigen. 4.3 Accepteren/afwijzen van een contact Als iemand u heeft uitgenodigd, is deze contactpersoon toegevoegd aan uw lijst, met een grijs filter er overheen. Om daadwerkelijk in contact te kunnen komen met deze persoon, moet u deze persoon accepteren. Wanneer u met uw muis over het contact gaat, klikt u op het vinkje om de uitnodiging te accepteren en de persoon toe te voegen aan uw contactenlijst. Iemand afwijzen is mogelijk door op het kruisje te klikken. 4.4 Verwijderen van een contact Wanneer u een contact wilt verwijderen, gaat u met de muis over een contact heen. Er verschijnt rechtsonder een prullenbakje over het contact heen, waarmee u het contact kunt verwijderen.


8


4.5 Contact opnemen Wanneer er een groen poppetje bij uw contact staat, betekent dit dat hij of zij ook is ingelogd. Zodra er twee poppetjes bij een contact staan, is iemand ook op een tablet aanwezig. Diegene kan zelf bepalen of hij met zijn laptop of tablet de inkomende chat beantwoordt. Als iemand is ingelogd, kunt u contact met diegene opnemen. Wanneer u met uw muis over één van uw contacten gaat, kunt u van links naar rechts kiezen uit de opties text chat, audio chat of video chat. De door u gekozen chat wordt meteen gestart. o Text chat. Via een text chat staat het beeld en geluid uit en communiceert u met uw contactpersoon via een chatvenster dat links onderaan verschijnt. o Audio chat. Met een audio chat staat het beeld uit, maar kunt u wel gewoon praten met uw contactpersoon. o Video chat. Een video chat is het daadwerkelijke beeldbellen, waarbij u elkaar zowel hoort als ziet. U kunt ook altijd nog met elkaar chatten via het chatvenster. Het scherm waarin de verschillende chatopties worden getoond


9


6. Het platform: samen werken op Internet Via het paarse icoontje komt u bij het Internet. Wanneer u een chatsessie heeft, kunnen jullie via dit onderdeel samen het Internet op. Zodra u op het paarse icoontje klikt, ziet u een internetpagina verschijnen. Net als het standaard werken met Internet, kunt u in de bovenste balk de gewenste website invullen. Degene waarmee u een sessie heeft opgezet, krijgt het verzoek om aan deze sessie deel te nemen. Andersom kunt ook u dit verzoek krijgen en dit verzoek accepteren of afwijzen. Via dit onderdeel is het mogelijk om hulp te bieden bij bijvoorbeeld het aanvragen van een nieuw paspoort via de website van de gemeente, of kunt u iemand live controleren die zijn bankzaken zelfstandig uitvoert. Om uw sessie dus te kunnen delen, moet u eerst een chatverbinding hebben met de betreffende persoon. Met dit onderdeel werkt u dus samen vanaf een aparte laptop in één scherm. Dit betekent dat wanneer de één iets aanklikt of invult op de betreffende internetpagina, de ander dit ook direct op zijn scherm ziet gebeuren. Dit kan voor verwarring zorgen als jullie allebei tegelijk iets gaan doen. o De ene optie is om de cliënt zelf aan het werk te zetten en zelf niets op de internetpagina te doen. Via deze weg kunt u controleren hoe de cliënt een bepaalde taak uitvoert en eventueel ingrijpen indien nodig. o Bij de andere optie geeft u aan dat de cliënt niets hoeft te doen en zet u de persoon op de internetpagina neer waar u diegene wilt hebben. Op die manier kan de cliënt zien wat u aan het doen bent en dit wellicht in het vervolg zelf doen. Op deze manier kunt u de cliënt ook naar een pagina sturen waar hij uiteindelijk zelf iets mee moet gaan doen.


10


Samen werken op het Internet

Met dit onderdeel is het ook mogelijk om favorieten te markeren. Dit zijn tegels met snelkoppelingen naar veelgebruikte pagina’s. Zowel de begeleider als de cliënt kan deze favorieten aanmaken. Hiermee wordt een hoop werk bespaart, doordat u alleen maar op de tegel hoeft te klikken om naar de betreffende internetpagina te gaan.


11


6. Het platform: het logboek Met het roze icoontje komt u in het logboek terecht. Het logboek kunt u zien als klein aantekeningenboekje om niks te vergeten. Uw cliënt beschikt ook over een logboek, waarin u als begeleider acties en andere zaken in kunt delen. Een cliënt kan (delen uit) zijn logboek ook weer gemakkelijk delen met bijvoorbeeld zijn mantelzorgers. Op die manier gaat de cliënt zelf aan de slag en heeft iedereen waar de cliënt toestemming aan geeft, inzicht in het logboek. 6.1 Notitie aanmaken Het veld waarin u een notitie voor het logboek kunt maken, staat altijd linksonder. Tijdens het beeldbellen of het samen werken op Internet heeft u dus de mogelijkheid om notities te maken die u later in het logboek wilt vastleggen. Om deze notitie in het logboek te plaatsen, houdt u de notitie links onderaan lang ingedrukt door op het bovenste, roze vlak te klikken. Vervolgens sleept u de notitie in het veld onder ‘logboek’. Via het roze plusteken rechtsboven, kunt u een nieuwe notitie in het logboek aanmaken. Bij het aanmaken van een nieuwe notitie, kunt u uit verschillende lay-outs kiezen.


12


6.2 Layouts o Standaard logboek. Het standaard logboek bestaat uit blanco notities die u naar eigen inzicht kunt invullen. o Strepenlijst. Met de strepenlijst heeft u de mogelijkheid om een afvinklijstje te maken. Taken of acties kunnen door u of de cliënt worden afgevinkt. o Dagboek. Met het dagboek lay-out heeft u de mogelijkheid om specifieke notities te maken voor de ochtend, middag, avond en/of nacht. o Weekboek. Met het weekboek lay-out heeft u de mogelijkheid om specifieke notities te maken voor de maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag en zondag. Onderaan de pagina vindt u de indeling van de werkdagen en die van het weekend. De verschillende lay-outs in het logboek


13


6.3 Een gemeenschappelijk logboek – logboek delen Let op aangepaste privacy: In tegenstelling tot eerdere versies van myCoachconnect is het niet langer zo dat begeleiders andere rechten hebben dan cliënten. Dat is met name van belang bij het werken met logboeken. Gebruikers die met de eerdere versies hebben gewerkt zijn mogelijk gewend dat zij altijd de logboeken van de cliënt kunnen zien. Dat is niet langer het geval. Lees daarom zorgvuldig hoe de nieuwe privacy op logboeken en de onbegrensde mogelijkheden die dit biedt.

Privacy binnen myCoachconnect is 100% gewaarborgd door niemand vanuit een rol toegang te geven op de inhoud van andere gebruikers. Het uitgangspunt is dat elke gebruiker, begeleider of cliënt een eigen domein heeft van logboeken. De gebruiker kan zo veel logboeken aanmaken per thema als hij of zij wil. Deze zijn toegankelijk via de roze filterknop rechtsboven of door via het hoofdmenu linksboven op het roze logboekenicoon te klikken. Op die manier krijgt u toegang tot uw eigen logboeken of tot de gedeelde logboeken van uw contacten.

Selecteren van eigen logboeken


14


Met het roze plusteken rechtsboven wordt een nieuw logboek aangemaakt. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld gegeven van een begeleider met toegang op 1 logboek van zichzelf. Verder in het document wordt uitgelegd wat de mogelijkheden zijn om eigen logboeken aan te maken en deze te delen. Uitgangspunt om niet te vergeten: Iedere gebruiker heeft een eigen set logboeken en niemand kan deze lezen tenzij expliciet gekozen wordt om een logboek te delen. Voorbeeld van een begeleider met 1 logboek

Delen in het reguliere zorgproces kent twee scenario’s en de begeleider kan in overleg met de cliënt bepalen wat de gewenste werkwijze is. Het is goed om vanuit een instelling / organisatie dezelfde werkwijze ten aanzien van logboeken delen af te spreken: •

Scenario 1: Professional regelt het logboek bij de cliënt Uitgangspunt bij de logboeken voor cliënten is dat dit bij voorkeur door de professional wordt ingeregeld. Daarom is dit scenario 1. Het uitgangspunt voor de cliënt is dat hij/zij naar de eigen logboek pagina gaat (‘mijn logboeken’) en daar alle informatie vindt die op het logboek nuttig is. De professional zet daar een logboek klaar voor de cliënt door een logboek aan te maken in de omgeving van de cliënt (Ga naar logboeken, selecteer gewenste cliënt, druk op plus, kies gewenste layout van het logboek en/of gebruik vooraf gevulde template). Een logboek dat op deze wijze wordt aangemaakt wordt ook direct en automatisch terug gedeeld van de cliënt naar de begeleider die het heeft aangemaakt. De cliënt kan het delen uitbreiden dan wel stoppen van dit logboek.


15


•

Scenario 2a: Delen vanuit de professional In dit scenario is het de bedoeling dat de begeleider één of meer logboeken aan maakt per cliënt met een duidelijke titel en herkenning voor de cliënt (zoals: Logboek afspraken met Cliënt A). Dit logboek maakt de begeleider aan in zijn of haar domein van logboeken en het logboek is dus van de begeleider. Vervolgens geeft de begeleider toegang aan de cliënt door het logboek te delen. Delen van een logboek doet u door met uw muis over het betreffende logboek te gaan en linksonder op het pijltje te klikken dat staat voor ‘delen’. U krijgt dan de mogelijkheid om het logboek te delen met één van uw contactpersonen. Vink de juiste cliënt aan en deel het logboek. Dit logboek kan de begeleider ook delen met een andere begeleider en zo kan duobegeleiding of vervanging worden geregeld.

•

Scenario 2b: Delen vanuit de cliënt In dit scenario is het de bedoeling dat de cliënt één of meer logboeken aanmaakt per traject met een duidelijke titel en herkenning voor anderen (zoals: Logboek afspraken van Cliënt A). Dit logboek maakt de cliënt aan in zijn of haar domein van logboeken en het logboek is dus van de cliënt. Vervolgens geeft de cliënt toegang aan de begeleider door het logboek te delen. Delen van een logboek doet de cliënt door met de muis over het betreffende logboek te gaan en linksonder op het pijltje te klikken dat staat voor ‘delen’. De cliënt krijgt dan de mogelijkheid om het logboek te delen met één van zijn contactpersonen. Vink de juiste begeleider en deel het logboek. Dit logboek kan de begeleider ook delen met een andere begeleider en zo kan duobegeleiding of vervanging worden geregeld.

In beide scenario’s is het mogelijk om in zowel het domein van de cliënt als in het domein van de professional logboeken over een thema aan te maken en deze te delen met cliënten, begeleiders, mantelzorgers, vrienden, familieleden en of instellingen. Afhankelijk van de methode kunnen hierover afspraken worden gemaakt, terwijl elk gebruiker vanuit zijn of haar domein het delen van de logboeken kan starten en stoppen wanneer dat van toepassing is. Dit betekent maximale vrijheid en maximale keuzes voor de gebruikers binnen maximale privacy.


16


Indien een gebruiker een logboek deelt dan krijgt degene waarmee het logboek wordt gedeeld een nieuwe mogelijkheid in het filter. Als er sprake is van een gedeeld logboek, kan bij de keuze van logboeken een ander domein worden gekozen. In het voorbeeld is een cliënt die kan kiezen om naar de eigen logboeken te kijken of de logboeken die de begeleider heeft gedeeld. Uitleg aan gebruikers hierover is belangrijk. Alleen de logboeken die in het eigen domein zijn aangemaakt worden getoond wanneer u in uw eigen domein kijkt. We tonen met het filter niet alle logboeken in een overzicht maar we tonen de logboeken die gedeeld zijn, per gebruiker die ze met u deelt. Om het logboek te zien dat iemand anders met u heeft gedeeld, moet u dus op het filter klikken en naar de betreffende persoon gaan om deze logboeken te zien. Kies de gebruiker en krijg de logboeken te zien die met u worden gedeeld

Kies de gebruiker en u ziet wat hij of zij met u heeft gedeeld. In een gedeelde logboek kan een gebruiker notities toevoegen en bewerken. In het voorbeeld hieronder werkt een cliënt in een logboek dat in het domein van de begeleider voor deze cliënt is aangemaakt.


17


Cliënt werkt in een logboek dat de begeleider heeft aangemaakt

In het begin is het voor gebruikers lastig om te begrijpen in welk logboek zij zich bevinden en vooral in welk domein van logboeken. Ga terug naar het roze filter en selecteer de juiste persoon en logboeken om weer duidelijkheid te krijgen. Voor een cliënt zullen mogelijk 1 of 2 logboeken worden aangemaakt volgens één van de genoemde scenario’s. Maak daarover duidelijke afspraken zodat de gebruiker weet waar hij/zij aan toe is. Bovenaan de pagina ziet u altijd in welk logboek u op dat moment aan het werk bent. Wijzigingen die worden gedaan in een logboek dat wordt gedeeld, betekent dat deze wijzigingen bij iedereen zichtbaar zijn die in het logboek kan kijken.


18


6.3 Templates Met ervaring ontstaat ook de mogelijkheid om geavanceerder logboeken aan te leggen. Zoals eerder beschreven zijn er verschillende soorten layouts, maar naast het delen is er ook de mogelijkheid van het gebruik van templates. Met het template heeft u de mogelijkheid om een gevuld logboek weg te geven en eventueel voor meerdere cliënten te gebruiken. Zo kunt u denken aan een deels ingevuld weekboek voor verschillende cliënten die een dagritmestoornis hebben. Wanneer u eenmaal een template heeft gemaakt van bijvoorbeeld een weekboek, kunt u die bij meerdere cliënten inzetten. Deze weekboeken kunnen vervolgens individueel weer worden aangevuld per cliënt. Let op: Het delen van een template heeft als gevolg dat de gebruiker een kopie krijgt van het template (een logboek met inhoud) en daar zelf mee verder kan werken. Eventueel kan deze weer worden gedeeld met anderen. Een gedeelde template leidt niet tot een gedeeld logboek! In onderstaande afbeelding is een mengvorm te zien van logboeken die persoonlijk zijn, die gedeeld zijn en een template zijn. Een geavanceerder logboek van een ervaren gebruiker, professional


19


7. Documenten delen Binnen de myCoachconnect toepassing kunnen ook documenten worden gedeeld. Dit werkt in analogie van andere toepassingen binnen het platform.

Via de plus rechtsboven kunnen documenten worden ge-upload en mappen aangemaakt. Elke gebruiker kan een mappen structuur aanleggen en mappen en of documenten delen met personen in de contacten lijst. Na upload van een document ontstaat een tegel met een plaatje van het document. Zo kan de gebruiker documenten herkennen. Documenten kunnen worden gedeeld met andere gebruikers via het delen icoon op de tegel van het document. Ga met de muis naar het document of klik het aan op de tablet en er komt een zwarte laag over de document tegel. De knoppen zijn: 1. Handel voor vastpakken en verschuiven (3 strepen boven elkaar) 2. Afspelen, tonen van het document (driehoek in het midden)


20


3. Delen (gebogen pijl links onder) 4. Download van het document (Pijltje in vierkant) 5. Verwijderen (Vuilnisbak rechtsonder) In myCoachconnect worden alle documenten omgezet in een format waardoor ze snel te tonen zijn en goed schaalbaar. U kunt office documenten en PDF documenten uploaden. Bij het kiezen voor download krijgt de gebruiker het originele document op de PC en kan het eventueel bewerken/invullen en weer uploaden. Bijvoorbeeld bij een oefening of instructieformulier. Download en upload van documenten is onder iOS (Apple Tablets) nog niet mogelijk het beheren van documenten kan voor deze accounts door in te loggen op de PC en dan de documenten te laden. Alle andere bewerkingen (tonen en delen) zijn op de tablet wel mogelijk.


21


8. Beeldbellen Om met een contactpersoon te beeldbellen, gaat u naar uw contacten. U nodigt de persoon uit voor een video chat. Deze chat wordt automatisch gestart. Wanneer de ander de video chat heeft geaccepteerd, zult u de ander dan ook in beeld zien. Het kan voorkomen dat er een pop-up verschijnt over het toestaan van de microfoon. Wanneer u deze instellingen bij de cliënt behoudt, hoeft u dit maar eenmaal in te stellen en zal dit pop-up venster niet meer verschijnen. Het scherm tijdens het beeldbellen met de verschillende opties

Wanneer u met uw muis over de onderkant gaat, ziet u verschillende opties. De opties van links naar rechts: o een persoon toevoegen aan het gesprek o de camera aan/uit zetten o de microfoon aan/uit zetten o de chatbox aan/uit zetten o beëindigen van de belsessie o huidige video chat openen in een groot scherm Wanneer u de chatbox aanzet, verschijnt er linksonder over uw notities een chatvenster. De sessie kan ook worden beëindigd met de sluitknop van myCoachconnect, rechtsboven.


22


9. Tablet release myCoachconnect MyCoachconnect beschikt ook over een tabletrelease. Deze tabletrelease is alleen geschikt voor een tablet het design is niet geschikt voor beeldschermen onder de 10 inch. Dus implementatie op een Smartphone wordt afgeraden. De tablet release voor myCoachconnect is sinds medio juni 2014 beschikbaar in de Google Play store voor Android tablets. De verwachting is dat begin juli 2014 de APP door het Apple Review proces komt en dan zal de toepassing ook direct op iOS tablets te downloaden zijn. Voor het beheer van het account door de gebruiker is het nog nodig om via de browser in te loggen en naar de knop ‘beheer account’ te gaan. Deze werkt ook op de tablet dus via een tablet browser kan het account beheerd worden. Opstarten van de applicatie vanaf de browser is (nog) niet mogelijk. Er loopt een onderzoek om vanaf de tablet dan direct naar de APP te gaan. Verwachting is dat dit ergens in de zomer van 2014 wordt aangeboden.


23


10. Hulp nodig? Wanneer u tijdens het werken met myCoachconnect ergens tegenaan loopt, er niet uitkomt, suggesties heeft of andere problemen ervaart, kunt u contact opnemen met de helpdesk van myCoachconnect. Via de internetpagina en het platform van myCoachconnect bieden wij u een eenvoudige en directe manier om uw vragen te stellen aan de helpdesk. Rechtsonder in het scherm is altijd een grijs vraagteken aanwezig. Wanneer u op dit vraagteken klikt, verschijnt er een tekstvak waar u uw vraag rechtstreeks kunt invoeren. U kunt een vinkje zetten wanneer u een screenshot van de pagina wilt toevoegen, dan ziet de helpdesk meteen waar er precies problemen worden ervaren. Na het intypen van de vraag, klikt u op volgende. Hier krijgt u de mogelijkheid om eerder gegeven antwoorden te raadplegen. Indien u hier niets aan hebt, kunt u deze overslaan en doorgaan naar verzenden. Er wordt dan gevraagd om uw e-mailadres en organisatie te selecteren. Uw vraag komt dan direct bij myCoachconnect terecht. U krijgt antwoord op het door u opgegeven e-mailadres.


24


11. Bijlage - Functies voor de beheerder myCoachconnect heeft de mogelijkheid om de organisatie zelf beheer te laten uitvoeren door specifiek aangewezen personen. Het beheeraccount dient met grote zorgvuldigheid te worden beheerd. Het account is persoonlijk om redenen van privacy bescherming en het account dient niet door te worden gegeven. Misbruik van het account wordt bestraft en het recht op beheer wordt dan van de organisatie / persoon afgenomen tot betere afspraken mogelijk zijn. Elke beheerder is met naam en toenaam bekend en geregistreerd bij myCoachconnect en is specifiek aangewezen door de contracteigenaar en verantwoordelijke binnen de klantorganisatie. Voor de basisapplicatie hebben uitsluiten medewerkers van myCoachconnect deze rol. 11.1 Navigatie De beheerder beschikt over meer en uitgebreidere mogelijkheden voor het onderhouden van de gebruikersaccounts binnen de organisatie. Een persoon is beheerder voor een specifieke organisatie. Indien een persoon over meer dan 1 organisatie beheerder is, dan is sprake van een geavanceerde situatie door een zeer ervaren beheerder. Deze situatie wordt hier niet uitgelegd. Een reguliere beheerder is zich niet bewust van de complexere problematiek omdat hij/zij uitsluitend gebruikers ziet die binnen de eigen organisatie horen. De beheerder beschikt in de navigatie op de landingpage over 3 mogelijkheden: o begeleider.mcc, de eerste keuze zet de beheerder op het eigen account en kan dit beheren zoals elke gebruiker. In het voorbeeld is sprake van een functioneel account met als naam begeleider.mcc, normaliter ziet de beheerder hier de eigen accountnaam. Het beheer van het eigen account wordt hier net verder toegelicht.

o Gebruikers, geeft toegang om gebruikers binnen de organisatie te beheren. Versie 4.0 – tablet 51 -‐ Januari 2015

25


o Sessies, geeft toegang tot dashboardfuncties om het gebruik van het platform door de personen binnen de organisatie te onderzoeken. De aanvullende functies worden hierna afzonderlijk toegelicht. 11.2 Gebruikers beheren Een belangrijke functie van de beheerder is dat deze in staat wordt gesteld om gebruikers te beheren. De beheerder heeft dus toegang om aanpassingen te maken op accounts van andere gebruikers. Dit recht moet niet misbruikt worden om willekeurig accounts aan te maken of om onrechtmatige toegang te krijgen tot accounts, door bijvoorbeeld een ongeoorloofde wachtwoord reset. Misbruik van dit recht wordt dan ook bestraft! Via het navigatiemenu en de keuze “Gebruikers” komt de beheerder op het panel zoals aangegeven in onderstaande figuur.


26


Er zijn 3 hoofdfuncties, te vinden als tabbladen boven aan de pagina: •

Overzicht, de beheerder kan hier alle geregistreerde gebruikers terugvinden. Het bevat de mogelijkheid om slim te filteren aan de bovenzijde en het bevat per regel de mogelijkheid om het account te bewerken. Door op bewerken te kiezen, krijgt de beheerder voor het specifieke account de mogelijkheden om het wachtwoord aan te passen, de rol te wijzigen en nog enkele gegevens aan te passen. Onder aan de pagina kan de beheerder de wijzigingen opslaan of “Gebruiker Annuleren” – dan wordt het account volledige verwijderd. We adviseren om hier een andere weg te volgen. Boven de tabel kan gefilterd worden. Voor accountbewerkingen kan voor de specifieke gebruiker(s) in de tabel een vinkje worden aangezet. Met de functieknoppen net boven de gefilterde gebruikers tabel, kan de beheerder de volgende handelingen verrichten: o Annuleer gebruiker – verwijdert het account uit onze database. Deze handeling is niet te herstellen! Kies altijd eerst voor een andere functie om te zien of de gebruiker mogelijk toch nog waardevolle informatie uit het account opvraagt. o Blokkeer gebruiker – zorgt er voor dat de gebruiker geen toegang meer kan krijgen. Hij/zij zal zich bij de beheerder moeten melden voor hernieuwde toegang. o Deblokkeer gebruiker – geeft de mogelijkheid om een account weer open te stellen voor gebruik.

•

Registreer nieuwe gebruiker, de beheerder is hier in staat om een nieuwe gebruikers aan te maken. Het is mogelijk om gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord voor de gebruiker te kiezen. Deze kunnen dan via een andere weg aan de gebruiker worden verstrekt. De gebruiker kan besluiten het wachtwoord naar eigen inzicht te wijzigen. Het registratiescherm van nieuwe gebruikers bevat ook het vinkje over de vindbaar en privacy. Stel dit correct in en stel de gebruiker daarvan op de hoogte.


27


•

Download spreadsheet, de beheerder kan via deze keuze alle registreerde gebruikers downloaden en een eigen overzicht produceren voor interne rapportage doeleinden.

11.3 Contactenlijst voor gebruikers aanpassen Let op via bewerken van een specifiek gebruiker is een beheerder zelfs in staat om de contactenlijst van de gebruiker aan te passen. Via het overzicht kan door middel van vinkjes zetten een account worden verbonden. Indien beheerders deze functie willen gebruiken, moeten zij zich van de volgende logica bewust zijn om elke gewenste situatie te creëren: o

Contacten bij Gebruiker A aangevinkt Gebruiker B EN Contacten Gebruiker B niet aangevinkt Gebruiker A

Dit heeft als gevolg dat er een uitnodiging van gebruiker A aan gebruiker B staat en dat Gebruiker B die nog moet accepteren. Het is alsof Gebruiker A Gebruiker B heeft uitgenodigd zonder tussenkomst van een beheerder. o

Contacten bij Gebruiker A aangevinkt Gebruiker B EN Contacten Gebruiker B aangevinkt Gebruiker A

Gebruiker A en Gebruiker B zijn actieve contacten en zien geen uitnodiging. Zij kunnen elkaar direct bellen. Het is alsof de gebruikers elkaar hebben uitgenodigd en geaccepteerd. Sessies, rapportage, dashboard Via de navigatie naar ‘Sessies’ kan elke gebruiker de eigen sessies zien. De beheerder beschikt hier over de mogelijkheid om van alle gebruikers de sessies te zien. Zijn ze ingelogd en wanneer, met wie zijn ze in sessie geweest en hoe lang. Deze informatie is voor nadere analyse ook weer als spreadsheet te downloaden. Indien u als beheerder vragen heeft kunt u die ook stellen via support.mycoachconnect.com . We helpen u dan verder om de organisatie zelf te beheren en accounts passend bij uw organisatie beleid in te stellen.


28

Handleiding mycoachconnect

Recommend Documents