Mijn afdeling.be
HANDLEIDING MIJNAFDELING.BE
In het najaar van 2013 schakelde CD&V van het vroegere ledenadministratieprogramma over naar een modern CRM-systeem (ledenbeheersysteem). Inclusief een afdelingsportaal waar lokale CD&V afdelingen de ledenadministratie van hun plaatselijke werking kunnen beheren. Deze handleiding wil de lokale verantwoordelijken wegwijs maken in deze tool. Succes! Vragen of bemerkingen:
[email protected] | 02 238 38 32 1
Mijn afdeling.be
INHOUDSOPGAVE AFSPRAKENKADER
3
INLOGGEN
4
PERSONENOVERZICHT
5
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3.
LEDEN LIJSTEN MAKEN VIA HET AFDELINGSPORTAAL AFDRUKKEN VAN ETIKETTEN GEGEVENS FILTEREN TOEVOEGEN VAN EEN NIEUW LID WIJZIGINGEN AANBRENGEN IN DE GEGEVENS VAN EEN LID SYMPATHISANTEN SYMPATHISANTEN (LEADS) VAN UW AFDELING GEGEVENS VAN SYMPATHISANTEN FILTEREN EEN SYMPATHISANT TOEVOEGEN GEGEVENS VAN EEN SYMPATHISANT WIJZIGEN ONGEKWALIFICEERDE LEDEN
5 5 10 15 18 21 23 23 23 24 26 27
AFDELINGSFICHE
28
CASHONTVANGSTEN
29
3. OVERZICHT CASHONTVANGSTEN 2. TOEVOEGEN CASHONTVANGSTEN
29 30
SLOTBEMERKING
34
2
Mijn afdeling.be
AFSPRAKENKADER Het afdelingsportaal van CD&V is een online toepassing die het mogelijk maakt dat lokale afdelingen ledenen verzendlijsten kunnen genereren. Ook kan men er zelf een aantal wijzigingen in aangeven en nieuwe leden toevoegen. De gebruikers zijn gehouden aan de strikte bepalingen die gepaard gaan met het thuisgebruik van deze toepassing. Door het inloggen op het systeem, verklaart men zich als gebruiker akkoord met onderstaand afsprakenkader.
Als gebruiker van Mijnafdeling.be
Grijp ik de kans om me voor mijn afdeling te engageren voor een periode die minimaal loopt tot aan de volgende bestuursverkiezingen;
Zal ik erop toezien dat ik in alle eer en geweten te werk ga. Dit houdt in dat ik de ter beschikking gestelde gegevens enkel zal gebruiken voor zaken die betrekking hebben op mijn lokale afdeling;
Zal ik zorgzaam omgaan met de beschikbare gegevens en een zekere mailhygiëne respecteren;
Zal ik mee instaan voor de volledigheid en accuraatheid van de gegevens;
Zal ik, gezien de wet op de privacy, nooit gegevens, die via Mijnafdeling.be ter beschikking worden gesteld, doorgeven aan derden of gebruiken voor persoonlijke doeleinden;
Draag ik de volledige verantwoordelijkheid over mijn toegangscode en mijn paswoord. Bij verlies of diefstal van mijn paswoord neem ik persoonlijk - en zo spoedig mogelijk - contact op met de CD&V Ledendienst om een nieuw paswoord aan te vragen.
In geval van misbruik houdt de CD&V Ledendienst zich het recht voor gebruikers de toegang tot het afdelingsportaal te ontzeggen.
Zelf gevallen van misbruik melden kan via het nationaal partijsecretariaat:
[email protected] of 02 238 38 32.
3
Mijn afdeling.be
INLOGGEN Binnen elke CD&V afdeling worden vanuit de nationale ledendienst een aantal bestuursleden gemachtigd om toegang te hebben tot het afdelingsportaal. Standaard zijn dit de afdelingsvoorzitter, de secretaris en de ledenwervingsverantwoordelijke. Deze personen krijgen via hun persoonlijke login ook toegang tot het portaal van hun CD&V afdeling. Inloggen:
Surf naar: www.mijnafdeling.be.
Vul je persoonlijke gebruikersnaam en paswoord in. Dit zijn dezelfde inloggegevens als bij je registratie voor www.mijncdenv.be.
Welkom op het afdelingsportaal van jouw lokale afdeling!
Wachtwoord vergeten?
Druk op ‘Wachtwoord vergeten?’, vul je gebruikersnaam in en reset je wachtwoord
Zowel gebruikersnaam als wachtwoord vergeten?
4
Gelieve contact op te nemen met nationale ledendienst via
[email protected] of 02/238.38.32 en zij helpen u zo spoedig mogelijk verder.
Mijn afdeling.be
PERSONENOVERZICHT Als je inlogt op het ledenportaal krijg je een overzicht van de personen die in het ledenprogramma aan je afdeling gekoppeld zijn. Die personen worden ingedeeld in drie groepen:
Leden: actieve leden en personen die online aangegeven hebben lid te willen worden, maar nog niet betaalden.
Sympathisanten: personen die interessant zijn voor de afdeling, maar geen lid willen worden.
Ongekwalificeerde contacten: personen die via het ledenportaal aangaven lid te willen worden, maar die zich registreerden op een adres waar al iemand woont. Dit kunnen dubbels zijn en worden op regelmatige tijdstippen door de centrale ledenadministratie opgeruimd.
1.
Leden
1.1.
Lijsten maken via het afdelingsportaal
Het overzicht van de leden en aspirant-leden kan op verschillende manieren worden weergegeven. Bij het opstarten van het ledenportaal wordt automatisch een standaardlijst getoond. Standaardlijst
5
Mijn afdeling.be
In deze standaardlijst worden volgende velden getoond:
6
Lidnummer Het huidig systeem van lidnummers is al sinds 1973 en laat toe om na te gaan in welk jaar de persoon lid geworden is: de eerste twee cijfers duiden het jaartal van aansluiting aan. Alle nieuwe leden van 1990 hebben een lidnummer dat begint met 90-, leden uit 2000 met 00-, leden uit 2014 met 14-. Lege lidnummers zijn de zogenaamde ‘pending members’: personen die lid wensen te worden, maar waarvan hun aanvraag nog ‘hangende’ is. Ze hebben zich geregistreerd of werden geregistreerd, maar hebben hun lidgeld nog niet overgeschreven of cash betaald aan een ledenwerver. Van zodra het bedrag aan CD&V werd overgemaakt krijgen ze automatisch een lidnummer en verschijnt dit in deze kolom.
NaamHet betreft de naam die door de leden aan CD&V werd doorgegeven. In sommige gevallen staat voor de naam van een vrouw de naam van haar echtgenoot; soms zijn voornamen roepnamen. In theorie hanteert CD&V in haar ledenbestand geen roepnamen, maar af en toe komt het toch voor dat leden op die manier geregistreerd zijn. Let hier op indien je een naam niet meteen kan terugvinden.
Straat en nummer De stratendatabank is gesystematiseerd en dus worden enkel officiële straatnamen met officiële straatcode in de database opgenomen. Indien een nieuwe of gewijzigde straatnaam (nieuwe verkaveling, ...) nog niet in de lijst voorkomt, maar je een lid uit die straat aan de database wenst toe te voegen, dan kunt u hiervoor steeds een e-mail sturen naar
[email protected].
Postnummer en gemeente Postnummer en gemeente zijn in één veld vervat. Je ziet bijgevolg enkel de adressen met postcode die onder jouw afdeling ressorteren.
Geslacht
Geboortedatum
E-mail Het e-mailadres is het primaire e-mailadres van het lid.
Mijn afdeling.be
Sectie Binnen de databank van CD&V zijn de secties niet gesystematiseerd. Dit betekent dat de effectiviteit van de vrij in te vullen tekst afhankelijk is van de manier waarop een eigen systematiek wordt toegepast: dezelfde sectie moet door identiek dezelfde tekencombinatie worden aangegeven. Sommige afdelingen gebruiken een code, andere gebruiken tekst. Afdelingen zijn vrij om een eigen systeem te hanteren, zolang alles consequent wordt ingevoerd.
Hoofdlid Indien het lid als bijlid geregistreerd staat, vindt u hier de naam van het hoofdlid terug
Knop om de volledige fiche van een lid te bekijken Klik op deze knop om meer gedetailleerd overzicht van de gegevens van een (toekomstig) lid te bekijken.
Door bovenaan op de knop ‘Lijsten’ te drukken kan je de andere weergaves selecteren.
7
Mijn afdeling.be
E-maillijst De e-maillijst bevat enkel de velden ‘lidnummer’, ‘naam en voornaam’, ‘straat’, ‘gemeente’ en het ‘emailadres’. Let wel: alle personen mét en zonder e-mail worden weergegeven. Het is belangrijk dat lokale afdelingen deze lege velden zo veel als mogelijk aanvullen (datacollectie).
Telefoonlijst De telefoonlijst geeft een overzicht van het vaste en/of mobiele telefoonnummer van de leden van de afdeling, voor zover de informatie beschikbaar is. Ook hier kan deze info verder aangevuld worden.
8
Mijn afdeling.be
Betalingen Deze lijst is belangrijk voor de personen die op pad gaan met de lidkaarten en de betalingen. Op deze manier kan men de meest recente stand van zaken van de betalingen voor het huidig lidjaar volgen. Opgepast: deze lijst is gebaseerd op de resultaten van de elektronische bankuittreksels van CD&V. Deze worden op geregelde tijdstippen gedownload en ingeladen in het ledenbestand. Er kunnen, mede door de duur van een banktransactie, enkele dagen zitten tussen de effectieve storting van het lidgeld en de terugkoppeling naar het ledenprogramma.
Alle informatie In deze lijst wordt alle informatie uit de diverse voorgaande weergaves samen gebundeld. Je kan er meteen alle informatie die in de diverse lijsten van mijnafdeling.be te vinden is, op één scherm zien.
9
Mijn afdeling.be
Lijsten Exporteren Via Acties > Export to Excel kunt u de huidige volledige lijst exporteren naar Excel.
Bewaar deze gegevens als Excel-bestand op jouw computer indien je ze ook op etiketten wil afprinten. Afprinten van etiketten kan makkelijk door onderstaande stappen te volgen.
1.2.
Afdrukken van etiketten
Stap 1: Open Microsoft Word en ga naar het tabje ‘Verzendlijsten’.
10
Mijn afdeling.be
Stap 2: Selecteer ‘Afdruk samenvoegen starten’ en kies voor ‘Etiketten’.
Stap 3: Kies de juiste etikettenproducent en het juiste type etiketten. Opgelet dit is heel belangrijk om de etiketten mooi te kunnen afprinten! En druk nadien op ‘OK’. HIER KAN EVENTUEEL OOK VIA AFMETINGEN GEWERKT WORDEN DOOR DE KNOP DETAILS AAN TE KLIKKEN EN DE AFMETINGEN IN TE GEVEN.
11
Mijn afdeling.be
Stap 4: Kies vervolgens ‘Adressen selecteren’ en selecteer ‘Bestaande lijst gebruiken’.
Stap 5: Zoek het Excel-bestand dat je eerder opgeslagen hebt en selecteer het bestand. Druk op ‘Openen’.
12
Mijn afdeling.be
Stap 6: Er opent een venster dat aangeeft tabel selecteren. Druk op ‘OK’. Er opent zich dan een tweede pagina waarop de etiketten duidelijk zichtbaar zijn en waar je ‘volgende record’ vermeld ziet staan.
Stap 7: Ga naar de tab ‘Samenvoegvelden invoegen’ en kies de velden (Naam, straat, gemeente) welke ingevoegd moeten worden.
13
Mijn afdeling.be
Stap 8: Geef zelf vorm aan de etiketten door in het eerste etiket de velden op hun juiste plaats te zetten via de knoppen ‘Enter’, ‘Tab’ of ‘Spatie’. Kies daarna voor ‘Etiketten bijwerken’ en de velden worden doorgetrokken naar de volgende etiketten.
Stap 9: Ga naar de tab ‘Voltooien en samenvoegen’ en selecteer ‘Afzonderlijke documenten bewerken’.
14
Mijn afdeling.be
Stap 10: Er komt een pop-up venster dat bevestiging vraagt om records samen te voegen. Vink ‘Alles’ aan en druk op ‘OK’.
Nu verschijnen alle etiketten om te printen! 1.3.
Gegevens filteren
Het afdelingsportaal voorziet in de mogelijkheid om een lijst met leden te selecteren die aan bepaalde of een combinatie van bepaalde kenmerken voldoen. Je kan filters inschakelen door bovenaan op het trechtersymbool te klikken. De filters spitsen zich toe op heel wat variabelen.
15
Mijn afdeling.be
Je kan individueel selecteren op één van deze variabelen, maar eveneens op een combinatie ervan. Als het knopje groen is, dan betekent het dat deze hoedanigheid geselecteerd is. Is het rood, dan is deze voorwaarde uitgeschakeld. Het is ook mogelijk om zogenaamde ‘wildcards’ te gebruiken: door een sterretje te gebruiken kan je op onbekende karakters zoeken.
16
Naam Hiermee kan je iemand zoeken op basis van voornaam of familienaam. Wildcards: - Vand*: lijst genereren van alle namen die met ‘Vand’ beginnen; - *ter: lijst genereren van alle voornamen die op ‘ter’ eindigen; - *den*: lijst genereren met alle namen waar ‘den’ terug te vinden is in de voornaam of de achternaam.
Postcode Zoeken op gemeente waarvan de postcode tussen het ene en het andere nummer ligt. Wil je bijvoorbeeld alle leden van één bepaalde deelgemeente, dan vul je in beide velden de postcode van de respectievelijke gemeente in.
Mijn afdeling.be
Leeftijd Selecteren van leden die tot een bepaalde leeftijdscategorie behoren. Bijvoorbeeld alle leden tussen 34 en 41, met de 34- en 41-jarigen inbegrepen.
Type Hoofdleden en/of bijleden selecteren.
Soort Leden/ereleden. Leden met een erelidtarief komen echter niet frequent voor.
Sectie Code van de sectie (bijvoorbeeld D1).
Alleen met E-mail Bij ‘ja’ krijg je enkel de leden die een e-mailadres hebben, bij ‘neen’ krijg je alle leden.
Actieve geleding Leden selecteren die een lidmaatschap hebben van JONGCD&V, Vrouw & Maatschappij en/of CD&V Senioren.
Privé-adres Leden selecteren op basis van de straat waarin ze wonen.
Alle deze variabelen kunnen worden gecombineerd om aldus nog meer gedetailleerde selecties te maken. De gefilterde lijst kan opnieuw via Acties > Export to Excel naar Excel geëxporteerd worden.
17
Mijn afdeling.be
1.4.
Toevoegen van een nieuw lid
Een lid toevoegen kan gebeuren via de groene knop ‘Create New’.
Mogelijke velden:
18
Hoofdlid (Parent Member) Indien het nieuwe lid een hoofdlid is, dan hoeft dit veld niet veranderd te worden. Indien je een bijlid toevoegt, dan selecteer je hier het hoofdlid waaraan deze persoon gekoppeld moet worden.
Achternaam
Voornaam
Gemeente Dropdown menu met alle gemeenten die ressorteren onder jouw afdeling.
Straat Dropdown menu met alle straten die ressorteren onder de geselecteerde gemeente.
Nummer en postbus
Geboorteplaats Geboorteplaats van het nieuwe lid.
Mijn afdeling.be
Geboortedatum Geboortedatum van het nieuwe lid. Je kan de datum selecteren in het venstertje, maar het zelf intikken is veelal een efficiëntere manier van werken. Invoermethode: DD/MM/JJJJ.
Geslacht
Thuistelefoon en gsm
E-mailadres
Enkel de ‘naam’, ’ voornaam’, ‘gemeente’, ‘straat’ en ‘huisnummer’ zijn verplichte velden. Het is sterk aan te bevelen om ook ‘geboortedatum’ en ‘geslacht’ in te vullen. Dit stelt de geledingen binnen de partij (JONGCD&V, Vrouw & Maatschappij, CD&V Senioren) in de gelegenheid om een doelgerichte communicatie te voeren. Daarnaast is het uiteraard ook in de eigen afdeling interessant en makkelijk om op deze manier bepaalde leeftijdscategorieën te benaderen.
19
Mijn afdeling.be
20
Mijn afdeling.be
1.5.
Wijzigingen aanbrengen in de gegevens van een lid
Om een lid te wijzigen klik je op het icoontje uiterst rechts in het ledenoverzicht.
21
Mijn afdeling.be
Er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht aan het lidnummer en de status van een lid. Je kan ook van een bijlid geen hoofdlid maken. Een lid schrappen is eveneens onmogelijk. Deze aanpassingen kunnen enkel gebeuren door de algemene Ledendienst. U geeft deze wijzigingen door via mail:
[email protected]. Verder kunnen volgende velden worden aangepast:
Naam en voornaam
E-mail
Thuistelefoon en mobiele telefoon
Gemeente, straat, huisnummer en busnummer
Geboortedatum
Geslacht
Sectie
Deze fiche laat het ook toe om extra informatie over een lid bij te houden. Het veld ‘Description’ is een vrij te gebruiken tekstveld. Onderaan staat informatie die andere gegevens uit het ledenprogramma met betrekking tot deze persoon groepeert. Het betreft:
Informatie over het lidmaatschap van de geledingen
Het laatst betaald lidjaar
De mandaten die een persoon uitoefent: - Publieke mandaten - Partijmandaten - Mandaten binnen geledingen
Via de knop ‘Update’ kan je de gewijzigde gegevens opslaan. Consulteer je enkel de fiche, dan kan je met de ‘Terug’ - of ‘Back’ - knop terugkeren naar het overzicht van de leden.
22
Mijn afdeling.be
2.
Sympathisanten
2.1.
Sympathisanten (leads) van uw afdeling
Sympathisanten zijn personen die interessant zijn voor een afdeling, maar geen lid willen worden. Het is handig om met deze toepassing het netwerk van uw afdeling in kaart te brengen.
Er is één algemene lijst met sympathisanten beschikbaar. Naar analogie met de leden is het mogelijk om sympathisanten toe te voegen, te wijzigen, te filteren en naar Excel te exporteren. 2.2.
Gegevens van sympathisanten filteren
Net zoals bij het onderdeel ‘leden’ kan je ook bij de sympathisanten filteren op gegevens.
23
Mijn afdeling.be
Filteren kan op basis van volgende variabelen:
Naam
Postcode
Privé-adres
Leeftijd
Sympathisanten met e-mail
2.3.
Een sympathisant toevoegen
U kunt volgende variabelen toevoegen:
24
Hoofdlid De sympathisant heeft misschien niet de intentie om lid te worden, maar hij of zij kan eventueel op hetzelfde adres wonen als een CD&V-lid.
Naam
Voornaam
Straat, nummer, postbus en gemeente
Geboortedatum en geboorteplaats
Geslacht
Thuistelefoon en mobiele telefoon
E-mailadres
Mijn afdeling.be
25
Mijn afdeling.be
2.4.
Gegevens van een sympathisant wijzigen
De gegevens van een toegevoegde sympathisant kunnen uiteraard worden gewijzigd.
26
Mijn afdeling.be
3.
Ongekwalificeerde leden
Ongekwalificeerde leden zijn personen die via het ledenportaal aangaven lid te willen worden, maar die zich registreerden op een adres waar al iemand woont. Dit kunnen dubbels zijn en worden in dat geval op regelmatige tijdstippen door de centrale ledenadministratie opgeruimd. Toch is het interessant om te zien wie interesse heeft in de partijwerking van CD&V in jouw gemeente.
27
Mijn afdeling.be
AFDELINGSFICHE Op de afdelingsfiche kan je informatie vinden over je partijmandatarissen en de leden die publieke mandaten op zich nemen. Deze komen overeen met de gegevens van de centrale mandatendatabank in het ledenprogramma. Indien je hierin fouten ontdekt, dan kan je de correcties doorgeven aan de ledenadministratie via
[email protected]. Gelieve dit regelmatig na te kijken om de databank steeds up to date te houden.
28
Mijn afdeling.be
CASHONTVANGSTEN Tijdens de ledenhernieuwing gebeurt het regelmatig dat leden hun lidmaatschap hernieuwen via de lokale CD&V bestuursleden en daarbij hun lidgeld cash betalen. Lidgeld dat je cash ontvangt kan je per lid ingeven via mijnafdeling.be. Het betreft een registratie van de betaling: je geeft de lidmaatschapsformule in en duidt aan welke geledingen het lid en zijn/haar eventuele bijleden selecteert. Het programma berekent automatisch het tarief en maakt per persoon een gestructureerde mededeling aan. Via de knop ‘Cashontvangsten’ kan je alle betalingen van de leden verwerken. Nadat je alle lidgelden hebt ingevoerd, kan je het volledige bedrag overschrijven naar de centrale rekening van CD&V. Onder de knop ‘Openstaande betalingen’ vind je deze interne factuur. Je kan het totaalbedrag mét de gestructureerde mededeling vervolgens overschrijven op rekeningnummer BE05 7340 1620 5675.
3.
Overzicht cashontvangsten
In het overzicht van de cashontvangsten zie je volgende variabelen:
29
Nummer van de offerte Dit is een automatisch gegenereerde code waardoor de cashontvangst in het ledenbestand aan de fiche van het lid wordt gekoppeld. Op die manier wordt in het ledenbestand geregistreerd dat dit lid zijn of haar lidgeld heeft betaald.
Mijn afdeling.be
Hoofdlid Naam en voornaam van het hoofdlid
Lidjaar
Status
Aangemaakt op…
In de laatste kolom kan je op het icoontje klikken voor een overzicht van de betaling.
2.
Toevoegen cashontvangsten
Om een cashontvangst toe te voegen dien je enkele stappen te doorlopen. Hooflid selecteren
Lidmaatschapsformule en geledingen selecteren In een tweede stap selecteer je voor het hoofdlid en de eventuele bijleden de lidmaatschapstarieven. Indien het familietarief wordt gekozen betaalt men 25 euro, zoniet worden de lidmaatschapstarieven automatisch berekend.
30
Mijn afdeling.be
Overzicht van de gekozen tarieven en bevestiging Nadat je de tarieven geselecteerd hebt, krijg je nogmaals een overzicht van de gemaakte keuzes en druk je vervolgens op ‘Offerte aanmaken’ om de cashbetaling definitief te registreren.
31
Mijn afdeling.be
De aanmaak van de offerte kan enige tijd in beslag nemen omdat deze handeling softwarematig veel processen in gang zet. Op het einde zie je dat de offerte succesvol is geregistreerd. Ze is toegevoegd aan de interne factuur die je terug vindt onder ‘Openstaande betalingen’.
32
Mijn afdeling.be
3.
Openstaande betalingen uitvoeren
Eenmaal alle cashbetalingen zijn uitgevoerd kan je de openstaande betaling met onderstaande gestructureerde mededeling op het rekeningnummer van CD&V storten. Alle cashbetalingen zullen in het overzicht van de cashontvangsten op ‘Binnengehaald’ staan. Ook de interne factuur wordt dan op voltooid gezet.
33
Mijn afdeling.be
SLOTBEMERKING De lancering van Mijnafdeling.be betekent een belangrijke stap in het verder corrigeren en verrijken van onze data. We merken dat doorheen de loop der jaren heel wat fouten zijn geslopen in het vroegere ledenadministratieprogramma. Bij de omzetting naar het nieuwe CRM systeem werden reeds heel wat gegevens gecorrigeerd. Via Mijnafdeling.be krijgen ook lokale afdelingen meer dan ooit de mogelijkheid om samen met de centrale ledendienst onze gegevens snel en efficiënt te updaten. Heb je zelf suggesties omtrent de toepassingen en het gebruik van deze nieuwe module? Zijn er elementen die je mist in de handleiding? Laat het ons weten via
[email protected] of 02 238 38 32. Dit nieuwe systeem is immers uitvoerig getest, maar we zijn ons er van bewust dat ‘alles beter kan’ en luisteren graag naar uw bemerkingen en suggesties. Want CD&V, dat maken we samen.
CD&V Ledendienst 09 december 2014
34
