1
HANDLEIDING “Ik neem deel aan een beurs”
2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ...................................................................................................................................... 2 Inleiding ................................................................................................................................................ 3 1
DE VOORBEREIDING .................................................................................................................... 4
1.1 1.2
Wat moet u weten voor u eraan begint? ............................................................................................... 4 Opdrachten ............................................................................................................................................. 5
2
DE DEELNAME ............................................................................................................................. 6
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
Organisatorisch ....................................................................................................................................... 6 Inrichting van de stand ........................................................................................................................... 7 Opleiding van de standbemanning ......................................................................................................... 7 Follow-up ................................................................................................................................................ 8 Pre-show-communicatie......................................................................................................................... 8 Checklist.................................................................................................................................................. 9
3
DE OPVOLGING ......................................................................................................................... 10
3.1 3.2
Evaluatie van de beurs..........................................................................................................................10 Opdrachten ...........................................................................................................................................10
4
FAQ .......................................................................................................................................... 11
3
Inleiding Beurzen voor oefenfirma’s bestaan op 3 niveaus: regionaal, nationaal en internationaal. Alle Belgische en ook de belangrijkste buitenlandse beurzen worden elk jaar aangekondigd op de COFEP-website. Voor de overige buitenlandse beurzen verwijzen we naar de EUROPEN-website. Een beurs heeft tot doel kopers en verkopers samen te brengen in een professionele handelsomgeving. Het is bovendien voor de begeleiders een uitstekende gelegenheid om te zien of de medewerkers de opgedane kennis en vaardigheden kunnen toepassen in de realiteit. De organisatie van een beursdeelname kan opgesplitst worden in drie grote onderdelen: • • •
de voorbereiding, de deelname en de opvolging.
In deze handleiding gaan we dieper in op wat er allemaal moet gebeuren om van een beursdeelname een succes te maken. De theoretische benadering en een aantal tips werden gehaald uit “Help, ik neem deel aan een beurs”, een uitgave van Flanders Investment & Trade.
4
1
DE VOORBEREIDING
1.1
Wat moet u weten voor u eraan begint?
Wat zijn de basisfuncties van een beurs? Deze zijn drievoudig: • • •
het samenbrengen van vraag en aanbod; het verstrekken van informatie; het tonen van trends en ontwikkelingen.
Dit alles gebeurt in één ruimte en op basis van face-to-face communicatie. Wat moet u zeker doen om er een succes van te maken? • • •
Leer de omgeving (= beurslocatie en stad) kennen waar de beurs zal plaatsvinden; Zorg er voor dat iedereen weet wat de bedoeling is en laat hen ook nadenken over de verschillende aspecten van een beursdeelname; Stel een beursplan op zodat u vermijdt dat er belangrijke zaken over het hoofd gezien worden. In dit plan komen onderstaande zaken aan bod: o o o o o o o o
formuleer de beursdoelstellingen; stel de bemanning van de stand samen; ontwikkel een promotiecampagne (folder, flyer, …); beschrijf hoe de bezoeker zal benaderd worden; maak een budget op voor de beursdeelname; maak een planning op; organiseer ook de follow-up (zie verder); evalueer de beursdeelname.
Tip voor nieuwe oefenfirma’s: breng eerst een bezoek aan een regionale beurs Nieuwe oefenfirma’s kunnen in de loop van het schooljaar er voor kiezen om eerst een beurs te bezoeken. De regionale beurzen die in de loop van november georganiseerd worden (zie agenda Cofep-website), zijn dé ideale gelegenheid om allerlei interessante ideeën op te doen. Onderstaande tips kunnen van dit bezoek een nog groter succes maken: o o
o o
Raadpleeg de deelnemerscatalogus en maak eventueel een afspraak met een aantal deelnemers. Registreer u bij de organisatoren zodat zij ook op de hoogte zijn van uw komst. Hoe u dit moet doen, kan u terugvinden in de informatiebrochure van de organisator die gepubliceerd wordt op de Cofep-website. Denk eraan om voldoende visitekaartjes of folders mee te nemen. Hou er wel rekening mee dat bezoekers enkel mogen aankopen en niet verkopen. Gebruik de beurs ook om te netwerken.
5
1.2
Opdrachten
Opmaken van een catalogus Als oefenfirma beschikken we niet over echte producten, tenzij we enkele dummy’s (= namaak) krijgen van ons peterbedrijf. De verkoop gebeurt voornamelijk via een catalogus. Het is een must dat deze tip top in orde is. Een bestaande catalogus kan eventueel ook aangepast worden met nieuwe producten, nieuwe prijzen, … Een professionele catalogus bestaat uit: • • •
voorstelling van het bedrijf producten (naam, afbeelding, omschrijving, prijs excl. en incl., …) verkoopsvoorwaarden
Neemt u deel aan een internationale beurs dan is het vanzelfsprekend dat u ook een catalogus heeft in het Engels, Frans en/of Duits. Opmaken van een flyer Met een flyer of strooibrief nodigt men de potentiële klant uit om een bezoek te brengen aan de stand. Een flyer moet dan ook uitnodigend zijn en voldoende informatie bevatten. Op de flyer staat in ieder geval: • •
de firmagegevens en het standnummer.
Het standnummer is voor Belfair terug te vinden op de Cofep-site. Neemt u deel aan een internationale beurs dan maakt u best de flyer op in verschillende talen. Probeer te vermijden dat uw flyer onmiddellijk wordt weggegooid door bijvoorbeeld er bij te vermelden dat mijn bij afgifte kan meedoen aan één of andere wedstrijd.
6
2
DE DEELNAME
2.1
Organisatorisch
Huur zo snel mogelijk een standruimte Het aantal plaatsen is beperkt. Tijdig inschrijven is dan ook noodzakelijk. Alle formaliteiten zijn terug te vinden op de Cofep-website. Stel objectieven voorop
“If you don’t know where you’re going, you will probably end up somewhere else” (Laurence J. Peter) De hoofddoelstellingen die vooropgesteld worden, kunnen zich op verschillende vlakken situeren. Zo kan het de bedoeling zijn om: • • • •
een relatie op te bouwen met nieuwe klanten en/of de relatie met de bestaande klanten te onderhouden; een imago op te bouwen, te verstevigen of bij te werken; rechtstreekse feedback inwinnen over het bestaande assortiment en het bedrijfsimago; een nieuw product te introduceren.
Selecteer producten Op basis van de objectieven die u vooropstelde, kan u bepalen welke producten u tijdens de beurs gaat promoten. Wees selectief in wat u laat zien. Een overdaad aan tentoongestelde producten kan de verkoop alleen maar negatief beïnvloeden. Stel een beursverantwoordelijke aan Deze verantwoordelijke beschikt over volgende profielschets: • •
hij/zij kan het team over een lange periode leiden en gemotiveerd houden; hij/zij onderhoudt een goede relatie met de begeleider van de oefenfirma zodat beslissingen (inhoudelijke, financiële, menselijke of organisatorische) snel kunnen genomen worden.
Stel een draaiboek op voor de beursdagen Leg alles vast vanaf de opbouw tot en met het opruimen van de stand. De beursverantwoordelijke ziet er op toe dat het draaiboek gevolgd wordt. Hou er bij het opmaken van het draaiboek rekening mee dat vermoeidheid de prestaties doet verminderen. Een dag op een beurs staan, kan vergeleken worden met twee normale werkdagen. Onderstaande tips kunnen helpen: • • • •
bereid de standbemanning goed voor; pauzes zijn belangrijk (maak een rooster op); voorzie een kick-off (= korte informele meeting voor de beurs van start gaat); roteer de taken (= voldoende afwisseling );
7
2.2
Inrichting van de stand
Elke beursorganisator stelt een reglement op waarin ook beschreven staat waarover een deelnemer kan beschikken. Niet alleen de oppervlakte van de stand (in m²) maar ook de grootte van de tafel en het aantal stoelen per deelnemer, staan in dit reglement beschreven. Het spreekt voor zich dat u bij de inrichting van de stand rekening moet houden met deze informatie. De panelen die gebruikt worden om een stand op te bouwen, worden geleverd en geplaatst door de beursorganisatoren. Elke stand heeft een achterwand en zijwanden. De panelen kunnen van diverse uitvoering zijn (kunststof, hout, hekwerk, …). Spijkers of schroeven mogen niet gebruikt worden. De materialen kunnen op de panelen bevestigd worden met bijvoorbeeld klemmen of kleefband (die uiteraard achteraf gemakkelijk te verwijderen is). De brandveiligheidsvoorschriften laten enkel toe dat u voor de inrichting brandvertragende materialen gebruikt. De doelstellingen die u eerder vooropstelde zijn ook bepalend voor de inrichting van uw stand. Vaak zijn verschillende functies geïntegreerd: • • •
algemene stand: nadruk ligt op de tentoongestelde producten; demonstratiestand: wordt ingericht zodat de producten op een gemakkelijke manier kunnen worden gedemonstreerd; onthaalstand: weinig of geen producten vermits er vooral gesprekken plaatsvinden. Bij bijvoorbeeld een dienstverlenend bedrijf zal dit het geval zijn.
Uit welke zones bestaat een stand? Afhankelijk van de standoppervlakte worden er 3 zones ingericht: • • •
passieve zone: de aandacht van de bezoeker wordt hier gericht op de stand. Het gebruik van “eyecatchers” wekt de interesse van de bezoeker. actieve zone: hier wordt de bezoeker aangesproken. Amerikanen gebruiken de term “acquisition”. onderhandelingszone: hier wordt eventueel verder onderhandeld. Deze zone kan best een beetje rustiger worden ingericht zodat de gesprekken in een aangename sfeer kunnen gevoerd worden.
Hoe verkrijg ik een homogeen standontwerp? Enkele tips voor een homogeen (“overal gelijk”) standontwerp: • • • • •
2.3
maak gebruik van het bedrijfslogo; richt de stand in met de gebruikelijke kleuren van uw onderneming (huisstijl); maak gebruik van een consequent ontwerp voor de informatieverdeling op de stand (catalogus, brochures, ppt, …); ook de kleding van de standbemanning is best aangepast aan de inrichting van de stand; maak gebruik van kleuren, displays, planten, muziek, … om een stand een bepaalde look te geven. Creativiteit en originaliteit zijn hier uiteraard heel belangrijk.
Opleiding van de standbemanning
Omdat niet iedereen een geboren verkoper is, draagt een degelijke opleiding zeker bij tot het succes van een beursdeelname.
8
Enkele tips die bijdragen tot een goede communicatie: • • •
Stel geen gesloten vragen. Vragen die alleen met ‘ja’ of ‘neen’ kunnen beantwoord worden, leiden tot zeer korte gesprekken. Wees niet opdringerig. Heb aandacht voor de lichaamstaal. Die kan een ander boodschap overbrengen dan wat u uw bezoeker vertelt. Voorbeelden: o o o
•
Uw stem weerspiegelt uw stemming. Door uw intonatie te variëren, houdt u de aandacht vast; Maak oogcontact zodat u toont dat u interesse heeft in uw gesprekspartner; Uw lichaamshouding geeft een signaal aan de bezoeker. Een gesloten houding, bijvoorbeeld gekruiste armen (= cipiershouding), sluit de bezoeker uit.
Ratel uw verkooppraatje niet af.
2.4
Follow-up
Voor de start van de beurs bereidt u best ook de “follow-up” of opvolging voor. Nadien is er vaak te veel werk om hier nog de nodige aandacht aan te besteden. Maak bijvoorbeeld een bezoekersfiche op waarin u onderstaande zaken noteert: • • • • •
naam van de beurs; nummer (doorlopende nummering laat toe om na te gaan of er fiches ontbreken); gegevens van de bezoeker (naam gesprekspartner, naam bedrijf, adres, functie, e-mail, …). Voorzie een ruimte waar eventueel ook een visitekaartje kan vastgehecht worden. gespreksonderwerp (korte samenvatting); wat verwacht de bezoeker (= nazorg )? Documentatie – offerte –bevestiging bestelling – …
2.5
Pre-show-communicatie
Pre-show-communicatie omvat alle mogelijke communicatie voor de beursopening. Studies hebben immers aangetoond dat de meest succesvolle deelnemers aan beurzen één ding gemeen hebben: zij deden aan pre-show-communicatie of “target marketing”. Uw aanwezigheid kan gepromoot worden door bijvoorbeeld een mailing te versturen of een advertentie op te maken. Heeft u een website dan kan u uw beursdeelname ook daar op aankondigen. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat de standhouder die hier gebruik van maakt tot 45 % meer bezoekers op zijn stand mag verwachten.
9
2.6
Checklist
De laatste dagen voor de beurs is het vooral belangrijk of alle zaken in orde zijn. Een checklist kan een handig instrument zijn om na te gaan of u er helemaal klaar voor bent. • • • •
Controleer of al het materiaal dat nodig is voor inrichting van de stand aanwezig is. Bouw deze na in het klaslokaal zodat u zelf kan vaststellen of er eventueel nog iets ontbreekt. Zijn alle handelsdocumenten (bestelbonnen, catalogussen, brochures, …) opgemaakt en in voldoende aantal gekopieerd? Heeft iedereen een badge? Is er een B-plan wanneer bijvoorbeeld de laptop of beamer op de beursdag zelf stuk gaat?
10
3
DE OPVOLGING
3.1
Evaluatie van de beurs
Belangrijk is dat de deelnemers hun indrukken en bedenkingen kort na de beurs kunnen formuleren. • • • •
Hoe is de beursdeelname verlopen? Wat werkte wel en wat niet? Wat moet eventueel anders? Werden de doelstellingen gehaald?
3.2
Opdrachten
Nadat alle ver- en aankoopdossiers administratief werden verwerkt, kunnen ook extra opdrachten uitgevoerd worden. Maak bijvoorbeeld grafieken op waarin weergegeven wordt: • • •
hoeveel stuks van elk product verkocht werd; hoeveel omzet elk product haalde; hoeveel omzet elke verkoper behaalde.
11
4
FAQ
Vraag 1: Indien een buitenlandse klant een aankoop doet, moet ik hem dan btw aanrekenen? Het aanrekenen van btw hangt af van de situatie. We zetten alle mogelijke gevallen voor u in een overzichtelijke tabel. Btw aanrekenen
Verkopen aan Bezoeker betaalt met beurskaart. bezoeker Op bestelbon naam en adres bezoeker vermelden + voldaan met beurskaartnummer xxxxxx . Btw aanrekenen
Verkopen aan Verstuur de factuur naar de firma. Deze zal betaald worden via de personeelsrekening. personeel Op bestelbon naam en adres oefenfirma + naam personeelslid vermelden. Btw aanrekenen
Verkopen aan Belgisch Factuur wordt naar de firma verstuurd en wordt betaald via de firmarekening. bedrijf Verkopen aan Geen btw aanrekenen buitenlands Factuur wordt naar de firma verstuurd en wordt betaald via de firmarekening. bedrijf Btw aanrekenen
Aankopen als particulier Aankopen als bedrijf bij Belgisch bedrijf Aankopen als bedrijf bij buitenlands bedrijf
Laat op de bestelbon je naam en deze van de oefenfirma noteren. Btw laten aanrekenen De betaling gebeurt later na ontvangst van de factuur via de firmarekening. Geen btw laten aanrekenen De betaling gebeurt later na ontvangst van de factuur via de firmarekening.
Vraag 2: Mijn oefenfirma gaat naar een beurs maar heeft niet genoeg geld op de rekening staan om het personeel persoonlijke aankopen te laten doen. Is er een oplossing? Voor de persoonlijke aankopen op de beurzen geldt volgende regeling: o
o
Elke oefenfirma die aan een beurs deelneemt of een beurs bezoekt, bezorgt Cofeba (
[email protected]) een lijst met de namen van de studenten en dit ten laatste drie weken voor de beurs. Aanvragen die achteraf worden ingediend, worden niet meer behandeld. Cofeba stort een bedrag van 2 500 EUR per student op de personeelsrekening verminderd met het positieve saldo van de personeelsrekening.
12
o o
Om er zeker van te zijn dat ook de facturen van vorige personeelsaankopen vereffend kunnen worden, ontvangt men bovenop bovenstaand bedrag éénmalig 10 000 EUR extra. Cofep rekent op een correct gebruik van deze middelen. Persoonlijke aankopen moeten steeds realistisch zijn.
Vraag 3: Bezoekers kunnen betalen met een beurskaart. Waar halen ze die en hoe krijgen wij het geld dat zij besteden op onze firmarekening gestort? Een bezoeker is iemand die niet actief is in een oefenfirma en daarom alleen kan aankopen met een beurskaart. Deze kunnen bij Cofep besteld worden. Meer informatie is terug te vinden in het reglement van de beurs. Beursaankopen door bezoekers worden afgehandeld volgens onderstaande procedure: o o o o o
o o o
De bezoeker komt bij de standhouder langs voor een aankoop. De bestelling wordt genoteerd. Op de bestelbon wordt het nummer van de beurskaart genoteerd. Alle bestellingen worden na of tijdens de beurs administratief verwerkt. Na de beurs wordt een overzicht opgemaakt van alle verkopen met een beurskaart. Op de website staat een document dat u hiervoor kan gebruiken. Opgelet! We aanvaarden slechts één overzicht per beurs! Dit overzicht en de opgemaakte facturen (globaalfactuur mag ook) worden ter controle verstuurd naar
[email protected]. Cofeba registreert de behaalde omzet per standhouder en stort het totaalbedrag op de bedrijfsrekening van de oefenfirma. De opgemaakte documenten (ondertekende bestelbon, leveringsbon en factuur) worden gearchiveerd (gedurende 2 jaar) en kunnen door Cofep worden opgevraagd wanneer de oefenfirma een kwaliteitslabel wenst te behalen.
