HANDLEIDING - ERNSPED © HOOFDMENU: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12)
DOSSIERS PARTIJEN DOSSIER FINANCIEEL FAKTUREREN BERICHTEN TEKSTVERWERKER RELATIES OFFERTES VERVOERTARIEVEN (optie) INKOPEN/VERKOPEN AGENDA (optie) SYSTEEMBEHEER
Op dit scherm wordt rechts bovenaan de datum van heden weergegeven,links bovenaan uw bedrijfsnaam, linksonder uw eigen volledige naam, rechtsonder uw e-mail adres (als dit van toepassing mocht zijn) en bovenaan in het midden het jaartal van de huidige administratie. 1) DOSSIERS: TOEVOEGEN Per optie verschillen de invoermogelijkheden waarbij de nadruk ligt in het hoofddossier(bovenaan). De gegevens die men bij de partijen kan invullen (onderin het scherm) verschillen weinig tot niet van elkaar. Toevoegen van Dossiers met de volgende opties: IMPORT
:
Aanmaken van dossiers waarvan de lading van overzee binnenkomt.
EXPORT
:
Aanmaken van dossiers waarvan de lading van overzee er uitgaat.
WEGTPT
:
Opdrachten voor transport die over de weg worden vervoerd.
LUCHT
:
Zendingen die per luchtvracht worden vervoerd Voor zowel van als naar een bestemming.
ALGEMEEN :
DOUANE : MONSTERS :
Algemene dossiers zoals het opmaken van een dokument of verkoop materieel etc. Hieraan kan men dan ook geen partijen toewijzen nog niet actief nog niet actief
Mogelijke functietoetsen: ESC : Dossierscherm verlaten en gegevens opslaan F2 : Keuze van vervoerwijze. Deze keuze beinvloed de invulling van het dossier en hoe de BERICHTEN eruit gaan zien. F3 : Afdruk van een beknopt overzicht van het komplete dossier incl. eventuele (sub)partijen. F4 : Eventuele opmerkingen mbt dit dossier kan men hier kwijt,er kan ook een afdruk van gemaakt worden binnen de functie. F5 : Ophalen Agent of Opdrachtgever vanuit het Relatiebestand. F6 : Ophalen Cargadoor,Expediteur of Vervoerder vanuit het Relatiebestand. F8 : Ingeven van RESERVERINGEN (zie DOSSIER FINANCIEEL voor meer informatie) F9 : Toevoegen,Bekijken en Wijzigen van (sub)partijen (zie onderaan (SUB)PARTIJEN) Korte omschrijving van bepaalde velden: Maand:
Hierin kan men bepalen in welke maand het dossier financieel moet vallen. Dit kan na het opslaan van het dossier NIET meer worden aangepast. Init : De Initialen van de persoon die het dossier aanmaakt of men kan hier een groep ingeven die onderling bepaald is. Pol : Port of Loading Pod : Port of Discharge Xtal : Geef hier het aantal containers in. Wanneer men meer als 4 containers ingeeft, kan men de containers in de (sub)Partijen ingeven. De vakken hierna worden dan niet actief. Geeft men 4 of minder in dan kan men in de vakken hierna de nummers kwijt. LET OP: Men kan alleen maar op het eerste Nummer zoeken terwijl als men het nummer in (sub)partijen invult er altijd op gezocht kan worden. Bovenaan in het midden wordt het aantal partijen genoemd die men via F9 heeft ingegeven en tevens wordt een sommatie van het aantal,gewicht en kubieke maat rechts halverwege het scherm weergegeven.
BEKIJKEN/WIJZIGEN Hierbij heeft men Dossier. Na het ingaan van wijzigen/bewerken tegenstelling tot functietoets F10.
vele keuzes om te zoeken naar een een dossier voor het bekijken, heeft men een extra optie in TOEVOEGEN en dat is de
F10
: Hiermee kan men een Dossier in zijn geheel kopiëren en krijgt daarna automatisch een nieuw nummer. Na op de toets F10 te hebben gedrukt krijgt men een paar verplichte invoervelden. Allereerst moet men bepalen of het hele dossier gekopieerd moet worden of alleen een specifieke partij en tevens moet men opgeven in welke maand het dossier financieel moet vallen. Hierna zal het dossier van status veranderen en zal er een nieuw nummer worden gegenereerd. Nu kan men het dossier aanpassen met de huidige gegevens.
Verder is de werking hetzelfde als bij TOEVOEGEN DIRECT WIJZIGEN Dit is hetzelfde als BEKIJKEN/WIJZIGEN maar krijgt men geen keuze op zoeken en de keuze van Import, Export etc. maar geeft men direct het dossiernummer in waardoor men direct in het dossier komt. RAPPORT Door middel van een paswoord (te bepalen in Systeembeheer) kan men diverse rapporten opmaken en Uitdraaien. FINANCIEEL Voor Uzelf; Maanden Lijsten uitdraaien met financiële totalen van dossier over een periode van een maand of van maand tot maand (Wanneer U 1 maand wenst dan alleen de 1ste maand ingeven en de tweede op 0 laten, dit zal de keuze bespoedigen). Met Verkort of Specifiek kan men aangeven of er alleen 1 regel met financiële gegevens wordt afgedrukt of ook een korte omschrijving wat het dossier omvatte met een tweede regel per dossier. Reserveringen Hetzelfde als met de Maanden alleen is hier de optie Verkort of Specifiek niet aanwezig. Dossiernummer Lijsten uitdraaien met financiële totalen van dossier over één dossier of van een reeks dossier op dossiernummer.
Relatienaam Lijsten uitdraaien met financiële totalen van dossier op een relatienaam over een periode van een maand of van maand tot maand (Wanneer U 1 maand wenst dan alleen de 1ste maand ingeven en de tweede op 0 laten, dit zal de keuze bespoedigen). LET OP: Deze relatie moet ingegeven zijn in het dossier bovenaan als Opdrachtgever/Agent. Afdeling Lijsten uitdraaien met financiële totalen van dossier op de afdeling (Import/Export/Lucht/Weg etc.) over een periode van een maand of van maand tot maand (Wanneer U 1 maand wenst dan alleen de 1ste maand ingeven en de tweede op 0 laten, dit zal de keuze bespoedigen). Werknemer Lijsten uitdraaien met financiële totalen van dossier op werknemer (of wat men hier dan ook heeft ingegeven bij Dossier, Initialen) over een periode van een maand of van maand tot maand (Wanneer U 1 maand wenst dan alleen de 1ste maand ingeven en de tweede op 0 laten, dit zal de keuze bespoedigen). Tbv de Klant; Zie Voor Uzelf alleen met dien verstande dat alleen de omzetcijfers eruit komen i.p.v. ook de Reserveringen,Inkopen en Saldi van de dossiers. OVERZICHT Overzicht afdrukken van verscheepte lading per Relatie op basis van Port Of Loading of Port of Discharge (POL/POD) HELE DOSSIER Een totaal overzicht van een dossier a afdrukken. MAAND/SCHERM Een financieel overzicht op scherm weergeven van 1 enkele maand. MAAND/SCHERM Een financieel overzicht van de totalen per maand van 1 of een aantal maanden naar keuze op het scherm. OUTTURN LIST Komt nog
STATISTIEKEN Een simpele staafdiagram op basis van de financiële totalen van diverse afdelingen over het gehele jaar op scherm. DOS.CONTROLE Controle van een enkel dossier wanneer de totalen van het aantal of gewicht niet meer aansluit met het aantal partijen dat onder het betreffende dossier behoord te vallen. Dit kan voorkomen na een stroomstoring of dat de PC heeft vastgestaan en abrupt een afsluiting van het programma tot gevolg heeft gehad. (SUB)PARTIJEN INS: DEL: ESC F2
F4
F5 F6
: : : :
Toevoegen van een partij Verwijderen een partij Partij verlaten en eventueel opslaan Soort colli bepalen Dmv de cursor of een cijfer/letter te kiezen, kiest men het soort colli voor de partij. : Laad/Los adres ingeven. Hier kan men vrijuit of uit het relatiebestand een adres ingeven. De eerste regel na de woorden laden/lossen kan men de datum en tijd ingeven. Rechts halverwege wordt met Vinkjes aangegeven of men dit heeft ingevuld of er staat F4. : De Opdrachtgever,Verzender of Ontvanger ingeven. : Afzender,Ontvanger en Frankatuur ingeven. Dit wordt meegenomen naar de laad/loslijst in geval van een wegtransport dossier. Deze kan men ook weer ingeven of uit het relatiebestand ophalen.
2) PARTIJEN: INS: DEL: ESC SPACE F2 F4 F5
F9
: Toevoegen van een partij en eventueel de huidige partij waar men op staat te kopiëren. : Verwijderen van een partij : Het scherm PARTIJEN verlaten. : Een partij afvinken wanneer deze is afgewerkt. : snel zoeken op 1 van de opties afhankelijk waar men F9 op gezet heeft. : Specificatie van de partij(zie DOSSIERS/ (SUB)PARTIJEN voor meer informatie). : Rapportage van de partijen waaronder ALLE partijen in een lijst afdrukken of een OUTTURN rapport van een Groupagecontainer of Groupageauto afdrukken. : Bepalen in welke volgorde het bestand moet worden laten zien. In dit geval de volgende opties:
Dossiernummer,Opdrachtgever/Ontvanger,Houseb/l/AWB,Container,Referentie klant, bestemming,Partijnummer. Dit wordt in het geel onderaan in het midden getoond. Door F2 kan men op de betreffende keuze snelzoeken. : Een partij naar een ander dossier verplaatsen. Dit kan ook door gewoonweg het dossiernummer(1ste Kolom) aan te passen.
F10
3) DOSSIER FINANCIEEL: INKOPEN/VERKOPEN Overzicht op scherm van Inkopen,Verkopen en Totalisatie van een enkel dossier. Dmv F8 kan men reserveringen Toevoegen/Bekijken/Wijzigen (zie RESERVERINGEN hieronder.) INKOPEN Overzicht op scherm van Inkopen en Totalisatie van een enkel dossier. Het wezenlijk verschil met de eerste optie is dat men hier de omschrijving kan zien die mee is gegeven bij het ingeven van de Inkoopfakturen. Dmv F8 kan men reserveringen Toevoegen/Bekijken/Wijzigen (zie RESERVERINGEN hieronder.) VERKOPEN Overzicht op scherm van Verkopen en Totalisatie van een enkel dossier. Het wezenlijk verschil met de eerste optie is dat men hier de omschrijving kan zien die mee is gegeven bij het ingeven van de Verkoopfakturen. Dmv F8 kan men reserveringen Toevoegen/Bekijken/Wijzigen (zie RESERVERINGEN hieronder.) BROWSE Overzicht in tabelvorm van de Totalen van de dossiers. Dit scherm bevat de volgende functietoetsen: ESC : Overzicht BROWSE scherm verlaten F2 : snel zoeken op Dossiernummer,Maand of dossierkode afhankelijk waar men F9 op gezet heeft.
F5
F8 F9
: Rapportage naar een EXCELL of Comma Seperated(CSV) bestand t.b.v. opmaken statistieken en rapportage mbv externe pakketen als EXCELL, Word en Crystal reports ed. : RESERVERINGEN (zie hieronder) : Bepalen in welke volgorde het bestand moet worden laten zien. In dit geval Dossiernummer,Maand of Dossierkode. Dit wordt in het geel onderaan in het midden getoond. Door F2 kan men op de betreffende keuze snelzoeken.
F10
: Dossier akkoord geven dwz bepalen dat het dossier financieel is afgewikkeld (Of er nou reserveringen nog staan of dat alle fakturen gemaakt en binnen zijn, moet men zelf bepalen.)
RAPPORT Rapportage van de financiële totalen: Ink/Verk/Res. : Op 2 à 3 A4-tjes Portrait formaat de financiële gegevens van een dossier afdrukken. Ink/Verk/Res. : Op A4 Landscape formaat de financiële gegevens van een dossier afdrukken. Inkopen : Op A4 portrait formaat de Inkoopgegevens van een dossier afdrukken. Verkopen : Op A4 portrait formaat de Verkoopgegevens van een dossier afdrukken. Reserveringen : Op A4 portrait formaat de Reserveringen van een dossier afdrukken. Totaal jaar : Totale Inkoop,Omzet en brutowinst weergeven op scherm over het lopende jaar.Hiervoor dient men het wachtwoord in te geven.(zie SYSTEEMBEHEER, WACHTWOORD) ---
RESERVERINGEN: Dit scherm bestaat uit 4 tabellen en een veld alwaar men het dossier op akkoord kan zetten dmv Y/N in te geven. De tweede tabel is voor de relatienaam, het derde veld is voor de omschrijving en het 4de veld is voor het bedrag wat gereserveerd moet worden in EURO. Wanneer een reservering verwijderd moet worden dan behoeft men enkel een D in te geven op in het eerst veld van de betreffende regel. Sluit men daarna dit venster met ESCAPE dan zal deze verdwijnen en afgetrokken worden van het totaal saldo aan reserveringen rechts onderin het scherm. In het geval dat de beveiliging is aangezet door ERN in samenspraak met de klant dan zal men na het ingeven van een Y, een akkoord dus, dit dossier niet meer financieel kunnen wijzigen zonder het paswoord van een financieel verantwoordelijke of diegene die daarmee belast is. Dan kan men dus ook geen Inkopen boeken en/of verkopen opmaken op het betreffende dossier.
4) FAKTUREREN: FAKTUREREN Allereerst een dossier kiezen en eventueel een (sub)partij, wanneer men als partij 0 kiest dan zal het programma in geval van meer dan 1 partij de partijen sommeren en dit weergeven als omschrijving en tevens zal het programma in dit geval de Opdrachtgever annex Agent Als faktuuradres opnemen. Wanneer niet gekozen wordt voor 0 dan zal het programma de betreffende gegevens direct uit de subpartij halen. Het eerste scherm bevat alle relevante gegevens voor de basis van het faktuur zonder de financiële regels. Enige omschrijvingen van afkortingen die worden gebruikt; Fakdat : Faktuur datum Krbep : Kredietbeperking Vprov : Voorschotprovisie P.O.B. : Per omgaande betaling wordt geplaatst als zodanig op het faktuur , de Betaaltermijn doet dan niet terzake. Bootk. : Bootkoers Afdrkn : Aantal afdrukken van het faktuur inclusief het origineel Bet.termijn : Betaal termijn relatie (Komt vanuit Relatiebestand) Dit scherm heeft
tevens de volgende functies;
ESC
:
ESCAPE Toets, Men verlaat het scherm en doet verder niets (Annuleren dus)
F5
:
Hiermee kan men een andere relatie ophalen (Page Up/Down kan men Bladeren en F2 snelzoeken op naam)
F7
:
Afdrukken van de faktuur op een (laser)printer
F8
:
Aanpassen Valuta (Valuta wordt meegenomen uit Relatiebestand (Zie Relaties)
F9
:
Opmaken faktuurregels MET kostenkodes; Hierin kan men de omschrijving van de kosten en bedragen ingeven en ook de BTW status ingeven. De volgende BTW kodes zijn van toepassing in ERN voor de BTW alhier: N BTW Nul tarief J BTW hoog (nu 19%) V BTW Nul (verlegd)
Wanneer men een kostenkode ingeeft is men verplicht om een bedrag in te geven. Uiteraard mag men de omschrijving aanpassen. Het is toegestaan om zonder Kostenkode en bedrag extra omschrijving in te geven. Opmaken faktuurregels ZONDER kostenkodes; Hierin kan men de omschrijving van de kosten en bedragen ingeven. Uiteraard mag men de omschrijving aanpassen. Het is toegestaan om zonder bedrag extra omschrijving in te geven. De volgende Functietoetsen zijn bij beide versies aanwezig; F2
: Hiermee kan men berekeningen uitvoeren op basis van diverse criteria. F4 : Omrekening van NLG naar EURO F9 : Vaste kostenkodes/regels ophalen F10 : Tarieven ex Dossier(sub/partij) ophalen F10
:
Afdrukken Proforma (optie) Wordt Proforma afgedrukt maar krijgt geen nummer en wordt niet opgeslagen of verwerkt in het dossier.
FAKTUUR OVERNEMEN Hiermee kan men de regels en bedragen van een eerder gemaakt faktuur meenemen naar een nieuw te maken faktuur op een nieuw(later) aangelegd dossier. Men kiest eerst de faktuur waarvan de regels moet worden overgenomen en daarna volgt men de instructies voor FAKTUREREN. FAKTUUR CREDITEREN Hiermee kan men een bestaand faktuur in zijn geheel INEENS crediteren met het zelfde nummer of met een nieuw nummer, afhankelijk wat hierover is afgesproken met ERN en de Boekhouder/Accountant. Standaard wordt hetzelfde nummer Aangehouden om het faktuur zodanig op ‘0’ te laten vallen binnen de externe boekhouding. 5) BERICHTEN: IMPORT: TRANSPORT OPDRACHT PRE-ADVICE AANKOMST/LAAT-VOLGEN DELIVERY NOTICE EXPORT: TRANSPORT OPDRACHT BOEKINGBEVESTIGING CLIENT BOEKINGSBEVSTIGING CARGADOOR/EXPEDITEUR VERZENDBRIEF BL/PAPIEREN
ALGEMEEN: LOS/LAAD LIJST SCHADE MELDING/AFWIJZING ALGEMEEN BERICHT Bij dit bericht zijn er maatwerkberichten mogelijkerwijs aanwezig en kan van pakket tot pakket variëren. LET OP: Het is zo dat bij de transport opdrachten het belangrijk is wat men ingeeft bij de vraag Container J/N. Dit beïnvloed namelijk de optievelden in het tweede scherm (F3/F4). De taalcode is uiteraard belangrijk in alle berichten. 6) TEKSTVERWERKER:
7) RELATIES: TOEVOEGEN Het toevoegen van een Relatie zoals een Klant, Laad/Losadres,Agent, Cargadoor en dergelijke. Even een paar tips voor het ingeven van de informatie. Branche: Geef hier een korte omschrijving wat dit Voor een Relatie betreft (KLANT, CARGA, EXPED,TRANS ed) Nwjrskrt: Geef hier een K als men wil dat deze een wenskaart zou moeten krijgen of gebruik dit om een mailinglijst te kunnen afdrukken.
Adres annex Postbus: Als men een Postbus heeft kan men deze in de het Postbus vak kwijt. Bij fakturatie en brieven wordt namelijk de voorkeur gegeven aan de Postbus ipv het adres en uiteraard bij ophalen als laad/losadres v/v . Taal : Hier geeft men de voorkeur van de taal Voor de standaard berichten en fakturatie in. F9 : Hier kan men het BTW nummer, Bankrekening,betalingstermijn ed ingeven. Met de Valutacode kan men een standaard Valuta meegeven met faktureren, dit is Uiteraard aan te passen in het faktuur zelf (zie FAKTUREREN) Wanneer deze relatie een kredietprobleem heeft, kan men hier dit aanmelden voor de rest van het personeel.Wanneer hier een J staat zal er een knipperend POPUP venster komen te staan op het moment dat iemand deze relatie wilt gaan gebruiken waar dan ook in het programma.
F10
:
Ook kan hier gezien worden wat voor status deze relatie geniet ten aanzien van het feit of het een crediteur, debiteur of beide betreft. Hier kan men wat extra gegevens kwijt die men zou willen weten van een relatie.
BEKIJKEN/WIJZIGEN Het bekijken en eventueel wijzigen van een bestaande relatie . Voor verdere instructies zie TOEVOEGEN. WISSEN Het wissen/verwijderen van een Relatie dmv de combinatietoets CTRL – W . Een relatie kan alleen worden verwijderd als deze geen Crediteur alsook geen Debiteur status geniet (zie F9 bij TOEVOEGEN). LABELS Labels afdrukken van Relaties op een bepaalde Criteria zoals Naam, Adres , Plaats , Kaart ed. Dit kan op basis van Preferentie van Adres of Postbus en kan afgedrukt worden op een MATRIX printer of worden geëxporteerd naar een DBF formaat t.b.v import in Labelwriter. RAPPORT Rapporteren op printer van Relaties met de volgende opties: Selectie : Een Selectie op basis van Naam,Plaats, Branche enz. Klantdata: Afdrukken van NAW gegevens van een bepaalde relatie op A4 formaat. Alle : Alle relaties in lijstvorm Afdrukken. Tel.lijst: Afdrukken van de Telefoonnummers van ALLE relaties in lijstvorm.
8) OFFERTES: OVERZEE/WEG OFFERTES Komt nog ALGEMEEN OFFERTES Komt nog STAFFEL OFFERTES Komt nog GELDIGHEID OFFERTE Komt nog
9) VERVOERTARIEVEN(optie): INS: DEL: ESC F2 F4 F5 F9
Komt nog : : : : : : :
10 NKOPEN/VERKOPEN: INKOPEN: BOEKEN Wanneer men kiest voor deze optie dan ziet men gelijk het opvraagscherm voor een relatie(snelzoeken met F2 en ENTER ter bevestiging), dit is de relatie van wie men een faktuur wilt boeken. Als men de relatie heeft gekozen, komt men in het invulscherm terecht. Dit scherm heeft de volgende velden: Faktnr : Dit is het faktuurnummer van de inkoopfaktuur dd : Dit is de datum van de inkoopfaktuur Geb. : Dit is de datum dat men de inkoopfaktuur boekt (Deze datum is niet aan te passen) Te boeken/Boekstuknr (optie): Hier wordt het automatisch gegenereerde booekstuknr weergegeven na boeking. (Dit is alleen zo wanneer dit is geactiveerd door ERN in samenspraak met de klant) Valuta : Hier kan men de valuta bepalen al waarin de inkoopfaktuur moet worden geboekt.(Zie onderaan het scherm welke er mogelijk zijn) Dosnr : Hier geeft men het dossiernummer is waarop de inkoopfaktuur betrekking heeft. Alleen als men een geldig dossiernummer ingeeft zal men verder kunnen. Oms. : Korte omschrijving van de te boeken kosten ter weergave in DOSSIER FINANCIEEL (Zie aldaar) In heet geval dat men met KOSTENCODES werkt zal dit vak automatisch worden ingevuld.
De versie MET kostenkodes: Men komt vanzelf in het tabelscherm voor de kosten die geboekt moeten gaan worden. Men kan met het toetsenbord de kodes ingeven die men weet of men vraagt via F9 deze op. Er zal standaard een omschrijving worden weergegeven maar mag uiteraard gewijzigd worden. Als men een kode ingeeft MOET men ook een bedrag ingeven (excl. eventuele BTW) en een BTW kode in te geven in de laatste kolom.
De volgende BTW kodes zijn van toepassing in ERN voor de BTW alhier: N BTW Nul tarief J BTW hoog (nu 19%) V BTW Nul (verlegd) Onderaan zal een opsooming en totaal worden weerGegeven. LET HIEROP dat het klopt. Door ESC (ESCAPE toets) te drukken accepteert men De ingegeven kodes en bedragen. Men staat nu weer in het hoofdscherm en geeft hier ook ESC om de inkoopfaktuur op te slaan. (LET OP: wil men ANNULEREN dan de F10 toets gebruiken.) Wanneer gekozen is voor een boekstuknr. dan zal het programma nu een uniek nummer generen en U hiervan verwittigen.(bij verzamelnota zie DETAILS onder) Hierna zal het programma direkt weer om een relatie vragen zodat men direkt verder kan met boeken van eenzelfde(verzamelnota) of een ander inkoopfaktuur. De versie ZONDER kostenkodes: Het vak alwaar men kan kiezen tussen N/I is om een onderscheid te kunne maken in de boekhouding tussen een Balansfaktuur en een faktuur dier hier buiten moet vallen zoals Accijnzen,Invoerrechten ed. De BTW code kan verschillend zijn maar men heeft keuze tussen BTW Hoog of NUL. Het bedrag vult men in (Excl. eventuele BTW en in de valuta waarvoor eerder gekozen is. LET OP : Als men iets heeft gewijzigd in een van de eerdere velden dan ALTIJD door ENTEREN door het bedragveld. Men geeft ESC om de inkoopfaktuur op te slaan. (LET OP: wil men ANNULEREN dan de F10 toets gebruiken.) Wanneer gekozen is voor een boekstuknr. dan zal het programma nu een uniek nummer generen en U hiervan verwittigen.(bij verzamelnota zie DETAILS onder) Hierna zal het programma direkt weer om een relatie vragen zodat men direkt verder kan met boeken van eenzelfde(verzamelnota) of een ander inkoopfaktuur.
DETAILS: Wanneer de inkoopfaktuur een verzamel faktuur is met meerdere dossiernummers en men gekozen heeft voor een boekstuknr. dan MOET men deze faktuur INEENS achter elkaar boeken. Zo zal het programma aan deze faktuur maar 1 boekstuknr toekennen ipv meerdere.
WIJZIGEN/BEKIJKEN Met deze keuze kan men het inkoopfaktuurbestand raadplegen en eventueel wijzigen Wijzigen kan alleen als de betreffende inkoopfaktuur nog niet is doorgeboekt naar de boekhouding. Verder is de instructie identiek aan BOEKEN. VERWIJDEREN Met deze keuze kan men het inkoopfaktuurbestand raadplegen en eventueel een inkoopfaktuur verwijderen. Verwijderen kan alleen als de betreffende inkoopfaktuur nog niet is doorgeboekt naar de boekhouding en er geen gebruik gemaakt wordt van boekstuknummers. Het verwijderen kan plaatsvinden door de toets CTRL en de De toets W in te drukken. RAPPORT OP Periode
: Lijst afdrukken op basis van de maand van de faktuurdatum van de inkoopfakturen.
Boekfakturen : Lijst afdrukken op basis van inkoopfakturen die nog doorgeboekt moeten worden Totalisatie
: Op het scherm weergeven van een totaal bedrag aan Inkoopfakturen in EURO met seperaat de BTW vermeld.
Alle fakturen: Alle inkoopfakturen in een lijst afdrukken VERKOPEN BEKIJKEN Met deze keuze kan men het verkoopfaktuurbestand Raadplegen. Dit kan ook via FAKTUREN en dan FAKTUUR OVERNEMEN.
AFDRUKKEN Een boekhoudkopie afdrukken van een bestaand Verkoopfaktuur. RAPPORT OP Periode
: Lijst afdrukken op basis van de maand van de faktuurdatum van de verkoopfakturen.
Boekfakturen : Lijst afdrukken op basis van verkoopfakturen die nog doorgeboekt moeten worden
Totalisatie
: Op het scherm weergeven van een totaal bedrag aan Verkoopfakturen in EURO met separaat de BTW vermeld.
Alle fakturen: Alle verkoopfakturen in een lijst afdrukken
AANMANINGEN (optie) RESERVERINGEN Nog niet actief…………… 11 AGENDA(optie): Bijhouden van een centrale/gezamenlijk agenda. Door op een datum ENTER te geven kan men rechts de agenda aanpassen. Als men op 1 tijdstip meerdere afspraken wilt plaatsen, geeft men Eenvoudig een ENTER om q een nieuwe regel te creëren. LET OP: Opslaan door de toets CTRL en de letter W tegelijkertijd in te drukken 12 SYSTEEMBEHEER: Systeembeheer is specifiek bedoeld voor systeembeheerders. Het advies is dan ook om hier niets te doen als men dit niet door ERN of een systeembeheerder wordt verzocht. KOERSEN Het onderhouden van koersen. PRINTER Het onderhouden van Printerpoorten en Emulatie. ORDENEN Het ordenen,opschonen en herindexeren van de Databasebestanden Dit behoord minimaal 1x per maand uitgevoerd te worden. Bij deze optie moet iedereen uit ALLE ERN pakketten zijn… RECOUNT Met deze optie kan men een dossier financieel laten herrekenen wanneer er een verschil is ontstaan op het dossier door een stroomstoring of een PC die heeft vastgestaan ed. PASWOORD Met deze optie kan men het paswoord voor bepaalde financiële rapportages ingeven en/of veranderen. Mocht het onverhoopt zo zijn dat men het paswoord niet meer weet dan kan men altijd ERN verzoeken het paswoord op ‘nul’ te zetten BOEKPAD Hierin wordt aangegeven met welk nummer de Mutatiebestanden moeten beginnen cq bij welk nummer men is,tevens opgeven van het huidige BTW hoog tarief, en het opgeven waar het programma de mutatiebestanden voor het externe boekhoudpakket moet plaatsen.
KOSTENKODES(optie) Hierin onderhoud men de kostencodes met de daarbij behorende Grootboekrekeningen. INS : Toevoegen een Kostencode DEL : Verwijderen van een kostencode Dit kan alleen als de betreffende kostenkode nog niet is gebruikt bij verkopen of inkopen. ESC : Onderhoud Kostenkodes verlaten F2 : snel zoeken op Kostenkode of Omschrijving afhankelijk waar men F9 op gezet heeft. F5 : Rapportage van de kostenkodes waaronder ALLE kostenkodes in een lijst afdrukken of Statistiek afdrukken van 1 bepaalde kostenkode. F9 : Bepalen in welke volgorde het bestand moet worden laten zien. In dit geval Kostenkode of omschrijving. Dit wordt in het geel onderaan in het midden getoond. Door F2 kan men op de betreffende keuze snelzoeken. IMPORT(Intern boeken) (optie) Importeren van fakturen uit andere pakketten van E.R.N. Software De bestanden worden dan ingelezen uit een bestand klaargezet door de externe applicatie. De map alwaar dit bestand staat kan men aangeven in de optie BOEKPAD. EXPORT(BOEKEN) Exporteren van Stamgegevens Debiteuren,Crediteuren en Inkoop en Verkoopmutaties naar een extern boekhoudpakket. De bestanden worden dan weggeschreven naar een map genaamd EXPORT en tevens naar een map die is ingegeven vie de optie BOEKPAD.
