HANDLEIDING E-CATALOGUE VOOR DE ROLLEN ‘HOOFDAANKOPER’ EN ‘AANKOPER’
05/03/2013 - Versie 100
GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo’s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen voor e-Catalogue zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-Procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-Procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie – federale dienst e-Procurement – Wetstraat 51 – 1040 Brussel
[email protected] - +32 2 790 52 00
05/03/2013 - Versie 100 2 / 72
INHOUDSTAFEL DEEL 1 : Bestellingen ..................................................................................................................................................................................................................................... 6 1
2
3
Inleiding ................................................................................................................................................................................................................................................ 7 1.1
Overzicht ................................................................................................................................................................................................................................................ 8
1.2
Winkelmandjes....................................................................................................................................................................................................................................... 9
Aanvragen beheren ..............................................................................................................................................................................................................................10 2.1
Artikelen goedkeuren of verwerpen ..................................................................................................................................................................................................... 11
2.2
Commentaar toevoegen ...................................................................................................................................................................................................................... 12
2.3
Acties bevestigen ................................................................................................................................................................................................................................. 13
Artikelen zoeken ..................................................................................................................................................................................................................................14 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4
4
Via de zoekmotor ................................................................................................................................................................................................................................. 15 Zoeken .......................................................................................................................................................................................................................................... 15 Zoekresultaat verfijnen ................................................................................................................................................................................................................. 16 Het zoekresultaat .......................................................................................................................................................................................................................... 16 Artikelen vergelijken ..................................................................................................................................................................................................................... 17
3.2
Via de lijst van catalogi ........................................................................................................................................................................................................................ 18
3.3
Configuratie van een artikel ................................................................................................................................................................................................................. 19
3.4
Toevoegen aan winkelmandje ............................................................................................................................................................................................................. 21
3.5
Het winkelmandje ................................................................................................................................................................................................................................ 22
Een bestelling voorbereiden ................................................................................................................................................................................................................23 4.1
Artikelen toevoegen aan catalogusmandje ......................................................................................................................................................................................... 24
4.2
Bestelling versus Artikellijst .................................................................................................................................................................................................................. 25
4.3
Een nieuwe bestelbon aanmaken ........................................................................................................................................................................................................ 26 05/03/2013 - Versie 100 3 / 72
4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4
5
6
Een bestelbon voorbereiden ................................................................................................................................................................................................................. 27 Algemeen ...................................................................................................................................................................................................................................... 27 Leveringsadressen ........................................................................................................................................................................................................................ 29 Artikelen........................................................................................................................................................................................................................................ 31 Het gebruik van sjablonen ............................................................................................................................................................................................................ 32
4.5
Een bestelbon afronden ....................................................................................................................................................................................................................... 34
4.6
Een bestelbon goedkeuren ................................................................................................................................................................................................................... 34
4.7
Een bestelbon afkeuren ........................................................................................................................................................................................................................ 35
4.8
Een bestelling verzenden...................................................................................................................................................................................................................... 36
PV van oplevering ................................................................................................................................................................................................................................37 5.1
Inleiding................................................................................................................................................................................................................................................ 38
5.2
Een PV van oplevering aanmaken ........................................................................................................................................................................................................ 39
5.3
Korting wegens minderwaarde ............................................................................................................................................................................................................ 41
5.4
Een bestelling afronden ....................................................................................................................................................................................................................... 42
Bestellingen beheren ...........................................................................................................................................................................................................................43 6.1
Een goedgekeurde bestelling ‘herinitialiseren’ .................................................................................................................................................................................... 44
6.2
Artikelen toevoegen aan een bestaande bestelling ............................................................................................................................................................................. 45
6.3
Een bestaande bestelling kopiëren ...................................................................................................................................................................................................... 46
6.4
Een bestelling exporteren naar PDF ..................................................................................................................................................................................................... 47
6.5
Bestellingen archiveren ........................................................................................................................................................................................................................ 48
6.5.1 6.5.2
Bestellingen archiveren ................................................................................................................................................................................................................ 48 Een gearchiveerde bestelling raadplegen ..................................................................................................................................................................................... 49
Deel 2: Dossiers en Catalogi .........................................................................................................................................................................................................................50 7
Een dossier in e-Catalogue ...................................................................................................................................................................................................................51
05/03/2013 - Versie 100 4 / 72
7.1
Een dossier? ......................................................................................................................................................................................................................................... 52
7.2
Statussen van een dossier .................................................................................................................................................................................................................... 53
7.3
Inhoud van een dossier ........................................................................................................................................................................................................................ 55
7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 8
Maskers definiëren voor catalogi en artikelen .....................................................................................................................................................................................60 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.2.5
9
Beheersgegevens .......................................................................................................................................................................................................................... 56 Aanvullende informatie ................................................................................................................................................................................................................ 57 Organisaties .................................................................................................................................................................................................................................. 58 Leveranciers .................................................................................................................................................................................................................................. 58 Catalogi ......................................................................................................................................................................................................................................... 59
Inleiding................................................................................................................................................................................................................................................ 61 Enkele inleidende begrippen ........................................................................................................................................................................................................ 61 De principes .................................................................................................................................................................................................................................. 63 Aanbevolen werkwijze .................................................................................................................................................................................................................. 65 Maskers definiëren ............................................................................................................................................................................................................................... 66 Dossier delen met suborganisaties ............................................................................................................................................................................................... 66 Maskerrechten beheren ............................................................................................................................................................................................................... 67 Catalogusmasker bepalen ............................................................................................................................................................................................................. 68 Artikelmaskers bepalen ................................................................................................................................................................................................................ 69 Optiemaskers bepalen .................................................................................................................................................................................................................. 70
Nog vragen ? ........................................................................................................................................................................................................................................71 9.1
Hoe ons contacteren? .......................................................................................................................................................................................................................... 72
05/03/2013 - Versie 100 5 / 72
DEEL 1 : BESTELLINGEN
05/03/2013 - Versie 100 6 / 72
1 Inleiding
05/03/2013 - Versie 100 7 / 72
1.1 Overzicht
Zoals bovenstaande figuur toont, zijn er in e-Catalogue drie gebruikers (rollen) die een bestelling kunnen initiëren: de ‘Aanvrager’: zal artikelen zoeken in de catalogi en die toevoegen aan zijn winkelmandje. Vanuit zijn winkelmandje zal hij één of meerdere aanvragen creëren en indienen bij de (Hoofd)aankoper van zijn eigen organisatie. De (Hoofd)aankoper zal dan de artikelen moeten goedkeuren.
de ‘Hoofdaankoper’ en de ‘Aankoper’: door zelf rechtstreeks artikelen te zoeken en toe te voegen aan zijn winkelmandje. Vanuit zijn winkelmandje zal hij artikelen kunnen indienen voor bestelling.
05/03/2013 - Versie 100 8 / 72
1.2 Winkelmandjes Als (Hoofd)aankoper zal je op de pagina Winkelmandjes drie tabbladen zien:
Afbeelding 1: Lijst aanvragen
1. Mijn Winkelmandje: Dit is je persoonlijke winkelmandje, waar je artikelen kan aan toevoegen via de zoekmotor. Het winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi en leveranciers. Om artikelen uit het winkelmandje te bestellen, zal je ze moeten selecteren en indienen voor bestelling. 2. Aanvragen: Dit tabblad bevat alle aanvragen die door gebruikers met de rol ‘Aanvrager’ zijn ingediend. Een aanvraag bevat artikelen uit één enkele catalogus. Artikelen uit aanvragen kunnen besteld worden door ze goed te keuren.
Afbeelding 2: Schematische voorstelling van het verloop van een bestelling
3. Catalogusmandjes: Dit is een tussenstap voor het aanmaken van een bestelling. Een catalogusmandje is verbonden aan één enkele catalogus, en verzamelt de artikelen voor deze catalogus die ofwel ingediend worden vanuit het winkelmandje, ofwel goedgekeurd worden in één of meerdere aanvragen. Vanuit het catalogusmandje kunnen dan bestellingen aangemaakt worden. Elke bestelling zal bijgevolg slechts artikelen bevatten uit één bepaalde catalogus. De gegevens van de gebruiker die een artikel heeft aangevraagd/ingediend, blijven steeds bij het artikel bewaard.
05/03/2013 - Versie 100 9 / 72
2 Aanvragen beheren
05/03/2013 - Versie 100 10 / 72
2.1 Artikelen goedkeuren of verwerpen
Kies in het menu links de optie Winkelmandjes
Open het tabblad Aanvragen
Klik op de ID van de aanvraag die je wenst te openen
Om artikelen goed te keuren:
Vink de artikelen aan die je wilt goedkeuren
Klik op de knop Goedkeuren Het artikel krijgt de voorlopige status “Goed te keuren” Deze status kan nog gewijzigd worden.
Afbeelding 3: Aanvragen
Om artikelen te verwerpen: Voeg een commentaar toe aan de artikelen die je wilt verwerpen (zie punt 2.2 “Commentaar toevoegen”)
Vink de artikelen aan die je wilt verwerpen
Klik op de knop Verwerpen Het artikel krijgt de voorlopige status “Te verwerpen” Deze status kan nog gewijzigd worden
Afbeelding 4: inhoud aanvraag
05/03/2013 - Versie 100 11 / 72
2.2 Commentaar toevoegen Om een commentaar toe te voegen aan één artikel:
Klik op het icoontje
Geef het commentaar in
Klik op Opslaan Het icoontje verandert naar
Om een commentaar toe te voegen voor meerdere artikelen
Afbeelding 5: Inhoud aanvraag
Vink de artikelen aan waarvoor je een commentaar wenst in te geven
Klik op de knop Commentaar toevoegen
Geef het commentaar in
Klik op Opslaan Dit commentaar wordt toegevoegd aan alle geselecteerde artikelen Dit commentaar overschrijft commentaar dat reeds ingegeven is bij artikelen Het commentaar icoontje bij de geselecteerde artikelen verandert naar
Afbeelding 6: Commentaar toevoegen
Om een algemeen commentaar toe te voegen Geef het commentaar in het tekstvak bovenaan de aanvraag
Klik op Opslaan
05/03/2013 - Versie 100 12 / 72
2.3 Acties bevestigen
Nadat je alle artikelen hebt goedgekeurd of verworpen, moet je je acties bevestigen
Klik op de knop Acties bevestigen De artikelen krijgen een definitieve status goed te keuren
goedgekeurd
te verwerpen
verworpen
Deze status kan niet meer gewijzigd worden
De goedgekeurde artikelen worden gekopieerd naar de “catalogusmandjes”: elke catalogus heeft zijn eigen “winkelmandje”, van waaruit bestellingen kunnen aangemaakt worden voor de goedgekeurde artikelen.
Afbeelding 7: Acties bevestigen
05/03/2013 - Versie 100 13 / 72
3 Artikelen zoeken
05/03/2013 - Versie 100 14 / 72
3.1 Via de zoekmotor 3.1.1 Zoeken
Kies in het hoofdmenu de optie Artikelen zoeken
Geef één of meerdere zoekcriteria (meerdere zoekcriteria combineren resulteert in een kleiner aantal zoekresultaten). “Zoeken naar”: geef hier een zoekterm in. “Zoeken in”: geef hier aan of u enkel in de details van de artikelen wilt zoeken, in de details van de artikelen en van hun accessoires, of enkel in de details van de accessoires. “Leverancier”: Klik op het icoontje om een lijst van in e-Catalogue geregistreerde leveranciers te openen. Selecteer één of meerdere leveranciers. “Producent”: geef hier de naam van een producent. “Categorie”: selecteer een bepaalde categorie om enkel de artikelen van die categorie te zien. “Inclusief artikelen van shopping list”: selecteer “Nee” als u enkel artikelen uit de basislijsten van de contracten wilt zien.
Afbeelding 8: Zoekmotor
“CPV”: Klik op het icoontje om de zoekmotor voor CPV-codes te openen. Selecteer een CPV code.
Klik op Zoeken om de opzoeking te starten
05/03/2013 - Versie 100 15 / 72
3.1.2 Zoekresultaat verfijnen
Geef zoekcriteria in zoals hierboven beschreven
Klik op “In resultaat zoeken” Het systeem zal nu niet in alle artikelen gaan zoeken, maar enkel in het zoekresultaat van de vorige zoekopdracht
Afbeelding 9: Zoekcriteria
3.1.3 Het zoekresultaat
Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen
Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken
Volgende icoontjes geven meer info over het artikel: : het artikel bevat opties (bvb. kleuren, materialen,…) : dit is een ‘shopping list’-artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie
Afbeelding 10: Zoekresultaat
Klik op In winkelmandje om het artikel toe te voegen aan uw winkelmandje
05/03/2013 - Versie 100 16 / 72
3.1.4 Artikelen vergelijken
Afbeelding 11: Vergelijken
Vink twee tot vier artikelen aan in het zoekresultaat
Klik op Vergelijken Een nieuw venster opent met de gegevens van de geselecteerde artikelen naast elkaar
Sluit het venster om terug te keren naar het zoekresultaat
Afbeelding 12: Vergelijking
05/03/2013 - Versie 100 17 / 72
3.2 Via de lijst van catalogi
Kies in het hoofdmenu de optie Catalogi.
Klik op de naam van de gewenste catalogus om hem te openen.
(niet voor rol “Aanvrager”) Klik op het versienummer van de versie waarvan u de artikelen wilt bekijken.
Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen
Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken
Volgende icoontjes geven meer info over het artikel: : het artikel bevat opties (bvb. kleuren, materialen,…) : dit is een ‘shopping list’-artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie
Afbeelding 13: Artikelen
Klik op In winkelmandje om het artikel toe te voegen aan uw winkelmandje
05/03/2013 - Versie 100 18 / 72
3.3 Configuratie van een artikel
Dit hoofdstuk toont hoe je artikelen kan toevoegen aan je winkelmandje. Een belangrijk aspect daarbij is wat in dit hoofdstuk de “configuratie” van een artikel genoemd wordt. Deze “configuratie” wordt bepaald door volgende elementen: o De gekozen opties voor het artikel o De geselecteerde accessoires o Het gekozen aantal voor de accessoires o De opties gekozen voor de accessoires
A
Twee instanties van hetzelfde artikel hebben dus dezelfde configuratie als o Alle gekozen opties identiek zijn
B
o Dezelfde accessoires gekozen zijn o Dezelfde aantallen gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires o Dezelfde opties gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires.
Zie voorbeeld hiernaast o A en B hebben niet dezelfde configuratie, want de gekozen optie (kleur) voor het artikel is verschillend.
C
D
o A en C hebben niet dezelfde configuratie, want het aantal bestelde legborden (= accessoire) is niet hetzelfde o A en D hebben niet dezelfde configuratie, want de optie (kleur) gekozen voor het legbord is niet dezelfde
05/03/2013 - Versie 100 19 / 72
Als een artikel wordt toegevoegd aan een winkelmandje, wordt het volgende gecontroleerd: o Zit dit artikel reeds in het winkelmandje? Deze controle gebeurt op basis van het artikelnummer
Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel
Indien wel, dan wordt de configuratie gecontroleerd
o Heeft het toe te voegen artikel dezelfde configuratie als het bestaande artikel?
Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel
Indien ja, dan wordt het aantal van dit artikel verhoogd.
05/03/2013 - Versie 100 20 / 72
3.4 Toevoegen aan winkelmandje Vertrekkend vanuit een zoekresultaat of een catalogus:
Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken
Maak een keuze voor de verschillende opties
Klik op de knop In winkelmandje of
Klik in de lijst met artikelen op de knop In winkelmandje In beide gevallen wordt nu een nieuw venster wordt geopend dat u toelaat het artikel te configureren
Afbeelding 14: Artikelen
Reeds gekozen opties (zie boven) staan al correct ingevuld
Geef het gewenste aantal voor het artikel
Maak een keuze voor de verschillende opties, indien nodig.
Indien het artikel accessoires heeft:
Afbeelding 15: Artikel configureren
vink de accessoires aan die u wilt bestellen samen met het artikel
geef voor elk geselecteerde accessoire het gewenste aantal
maak voor elk gekozen accessoire een keuze voor de beschikbare opties.
Klik op In winkelmandje Het artikel wordt toegevoegd aan uw winkelmandje en je keert terug naar de lijst met artikelen. Indien het artikel een eenheidsprijs heeft die afhangt van het bestelde aantal, wordt automatisch ook de prijs herrekend, indien nodig.
05/03/2013 - Versie 100 21 / 72
3.5 Het winkelmandje
Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes
Hier kan u de inhoud van uw persoonlijke winkelmandje zien Een winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi
Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken
Om een artikel te verwijderen o Vink het artikel aan o Klik op de knop Verwijderen
Om het aantal van een artikel aan te passen o Klik op het aantal Er wordt een nieuw venster geopend
o Geef het nieuwe aantal op o Klik op Opslaan Afbeelding 16: Winkelmandje
Afbeelding 17: Aantal wijzigen
De aantallen van de gekozen accessoires worden automatisch mee aangepast.
Houdt de cursor boven de prijs om in een tooltip de samenstelling van de prijs te bekijken (eenheidsprijs + meerprijzen voor gekozen opties)*aantal
05/03/2013 - Versie 100 22 / 72
4 Een bestelling voorbereiden
05/03/2013 - Versie 100 23 / 72
4.1 Artikelen toevoegen aan catalogusmandje
Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes
Op het tabblad Mijn Winkelmandje zie je de inhoud van jouw persoonlijk winkelmandje
Selecteer de artikelen waarvoor je een bestelling wilt maken
Klik op Indienen voor bestelling De geselecteerde artikelen verdwijnen uit jouw winkelmandje en worden verplaatst naar één of meerdere catalogusmandjes. In tegenstelling tot een winkelmandje, bevat een catalogusmandje artikelen uit slechts één catalogus De catalogusmandjes kan je terugvinden op het tabblad
Catalogusmandjes Afbeelding 18: Winkelmandje
05/03/2013 - Versie 100 24 / 72
4.2 Bestelling versus Artikellijst In e-Catalogue bestaan er twee types bestelbon: Bestelling o Zal volledig afgehandeld worden in e-Catalogue
Facturatiegegevens zijn verplicht
Ingeven en toekennen van leveringsadressen is verplicht
Wordt goedgekeurd door de rol “Hoofdaankoper”
Wordt in e-Catalogue ter beschikking gesteld van de leverancier
Er kunnen PVs van oplevering aangemaakt worden in e-Catalogue
Er is een opvolging van de status van de bestelbon
Artikellijst o De gegevens van deze bestelbon kunnen door een extern systeem opgehaald worden via webservices
Bevat geen facturatiegegevens
Ingeven en toekennen van leveringsadressen is mogelijk, maar niet verplicht
Er is geen verdere afhandeling in e-Catalogue
Staat niet ter beschikking van de leverancier in e-Catalogue
Er kunnen geen PVs van oplevering gemaakt worden
Er is geen statusopvolging
05/03/2013 - Versie 100 25 / 72
4.3 Een nieuwe bestelbon aanmaken Bestellingen worden aangemaakt vanuit de catalogusmandjes, die gecreëerd werden bij het behandelen van aanvragen, of door het toevoegen van artikelen vanuit het persoonlijke winkelmandje van de (hoofd)aankoper. Een catalogusmandje bevat steeds artikelen van één bepaalde catalogus.
Afbeelding 19: Catalogusmandjes
Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes
Open het tabblad Catalogusmandjes
Klik op de ID van het catalogusmandje van waaruit je een bestelling wilt aanmaken
Selecteer de artikelen waarvoor u een bestelling wilt aanmaken
Klik op Nieuwe bestelling aanmaken of Nieuwe artikellijst aanmaken Zie punt 4.2 “Bestelling versus Artikellijst” voor het verschil tussen een “bestelling” en een “artikellijst” Een nieuw venster wordt geopend, met de lijst van geselecteerde artikelen, en per artikel de lijst van gebruikers die dit artikel hebben aangevraagd.
Afbeelding 20: Inhoud catalogusmandje
Afbeelding 21: Bestemmelingen
Selecteer in deze lijst de artikelen die je wilt toevoegen aan de bestelling
Selecteer per artikel de gebruikers voor wie je het artikel op dit moment wenst te bestellen
Klik op Nieuwe bestelbon aanmaken (of Artikellijst aanmaken in het geval van een “artikellijst”) Een nieuwe bestelling of artikellijst wordt aangemaakt Je komt meteen op de pagina van de nieuwe bestelling of artikellijst
05/03/2013 - Versie 100 26 / 72
4.4 Een bestelbon voorbereiden 4.4.1 Algemeen
In wat volgt wordt uitgegaan van een bestelling. Waar nodig wordt aangegeven of een stap al dan niet van toepassing is op een artikellijst. Het tabblad Algemeen bevat volgende gegevens
Algemeen o Nummer bestelling: (niet bij Artikellijst) dit is een automatisch volgnummer voor de bestelbon. Hier kan je zelf je eigen bestelbonnummer ingeven. o Webservice ID: dit is een unieke code waarmee een extern systeem de bestelbon kan oproepen via webservice. o Taal bestelling: geef hier de taal van de leverancier
Leverancier: deze gegevens worden automatisch ingevuld
Aankoper: de gegevens van de persoon die de bestelbon aanmaakte
Facturatie-adres (niet bij Artikellijst) Hier vul je het facturatie adres in.
Prijs De totale prijs van deze bestelbon
Afbeelding 22: Bestelbon
05/03/2013 - Versie 100 27 / 72
Budget (niet bij Artikellijst) Vul hier eventueel budgettaire informatie in
Andere Informatie Geef hier extra commentaar of opmerkingen voor deze bestelbon
Documenten In deze sectie kan u documenten opladen die een aanvulling vormen op de bestelbon. o Geef een titel voor het document o Klik op Bladeren en selecteer het op te laden document o Klik op
om nog een document toe te voegen
Klik op Opslaan om elke wijziging op dit tabblad op te slaan
Afbeelding 23: Algemene gegevens
05/03/2013 - Versie 100 28 / 72
4.4.2 Leveringsadressen 4.4.2.1 Leveringsadres aanmaken Op het tabblad leveringsadressen kan u één of meerdere leveringsadressen voor deze bestelling ingeven.
Klik op de link Leveringsadres om de sectie te openen
Vul de gegevens in. Gegevens met een asterisk (*) zijn verplicht De titel is een korte omschrijving of naam voor dit adres. Dit zal je later helpen adressen toe te kennen aan aanvagers.
Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan
Klik op + om nog een adres toe te voegen
Klik op - om het bijhorende adres te verwijderen
Afbeelding 24: Leveringsadressen
05/03/2013 - Versie 100 29 / 72
4.4.2.2 Leveringsadres(sen) toewijzen Aangezien in een bestelbon ook de namen van de aanvragers vervat zitten (zie ook punt), is het nodig om de opgeslagen adressen toe te kennen.
Klik op Leveringsadres toewijzen
Eén leveringsadres
Afbeelding 25: Eén adres toekennen
Dit zal automatisch toegepast worden op alle aanvragers in de bestelbon
Klik op OK om te bevestigen dat je het adres wil toepassen op alle aanvragers
Meerdere leveringsadressen
Je zal nu de leveringsadressen aan de verschillende aanvragers / artikelen moeten koppelen. Een nieuw venster wordt geopend.
Kies een leveringsadres uit de keuzelijst bovenaan
Selecteer de aanvragers en artikelen waarvoor dit leveringsadres van toepassing is Het is mogelijk om per aanvrager verschillende leveringsadressen toe te kennen voor verschillende artikelen
Afbeelding 26: Meerdere adressen toekennen
Klik op Leveringsadres toewijzen om het gekozen adres toe te kennen
Herhaal de voorgaande stappen tot alle artikelen een leveringsadres hebben
05/03/2013 - Versie 100 30 / 72
4.4.3 Artikelen
Op het tabblad Artikelen vind je het overzicht van de artikelen in de bestelbon
Selecteer één of meerdere artikelen en klik op Verwijderen om deze artikelen uit de bestelling te verwijderen
Klik op het aantal of op het icoon krijgen voor dit artikel
om een lijst met bestemmelingen te
o Per bestemmeling kan je het aantal voor dit artikel aanpassen Afbeelding 27: Artikelen
o Per bestemmeling kan je het leveringsadres aanpassen
Afbeelding 28: Bestemmelingen
05/03/2013 - Versie 100 31 / 72
4.4.4 Het gebruik van sjablonen 4.4.4.1 Een sjabloon opslaan Als je regelmatig dezelfde gegevens gebruikt voor het facturatie-adres en voor de leveringsadressen, kan je gebruik maken van sjablonen. In een sjabloon worden het facturatieadres en de leveringsadressen opgeslagen. Wanneer je daarna dit sjabloon toepast op een nieuwe bestelbon, worden deze gegevens automatisch ingevuld. Afbeelding 29: Opslaan als sjabloon
Afbeelding 30: Sjabloon opslaan
Bereidt eerst de volledige bestelbon voor, zoals hierboven beschreven
Klik op de knop Opslaan als sjabloon
Geef een naam voor het sjabloon
Klik op Opslaan Het sjabloon wordt opgeslagen en bevat de gegevens zoals deze in deze bestelbon zijn ingevuld (facturatie-adres en leveringsadressen)
05/03/2013 - Versie 100 32 / 72
4.4.4.2 Een sjabloon toepassen
Afbeelding 31: Sjabloon toepassen
Open een nieuwe bestelbon
Klik op de knop Sjabloon toepassen
Selecteer het sjabloon dat je wilt toepassen
Klik op Selecteren De gegevens van het sjabloon (facturatie-adres en leveringsadressen) worden automatisch ingevuld in de bestelbon. Leveringsadressen uit het sjabloon worden toegevoegd aan eventueel reeds gedefinieerde leveringsadressen.
Afbeelding 32: Sjabloon kiezen
05/03/2013 - Versie 100 33 / 72
4.5 Een bestelbon afronden Als alle gegevens volledig en juist zijn ingegeven, moet de bestelbon afgerond worden.
Open het tabblad Algemeen
Klik op Afronden
De status van de bestelbon verandert naar “In afwachting van goedkeuring”
Afbeelding 33: Afronden
Na het afronden kan een bestelbon niet meer gewijzigd worden!
4.6 Een bestelbon goedkeuren
Een bestelbon kan maar goedgekeurd worden als hij afgerond is (zie vorige punt). Enkel een gebruiker met de rol “Hoofdaankoper” kan een bestelbon goedkeuren. Afbeelding 34: Goedkeuren
Open het tabblad Algemeen
Klik op Goedkeuren
De status van de bestelbon verandert in “Goedgekeurd”
05/03/2013 - Versie 100 34 / 72
4.7 Een bestelbon afkeuren
Een bestelbon kan maar afgekeurd worden als hij afgerond is (zie vorige punt). Enkel een gebruiker met de rol “Hoofdaankoper” kan een bestelbon afkeuren.
Afbeelding 35: Afkeuren
Open het tabblad Algemeen
Klik op Afkeuren
Bevestig met OK dat je de bestelbon wilt afkeuren
De status van de bestelbon verandert terug naar “In voorbereiding”, zodat hij kan aangepast worden.
05/03/2013 - Versie 100 35 / 72
4.8 Een bestelling verzenden
Wanneer een bestelling is goedgekeurd, kan ze ook verzonden worden naar de leverancier.
Afbeelding 36: Bestellingen
Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen
Open het tabblad Bestellingen
Klik op het Nummer van de bestelling die je wilt verzenden
Klik op Bestellen om de bestelling ter beschikking te stellen van de leverancier. De status van de bestelling verandert naar “besteld” De leverancier kan de bestelling nu raadplegen in e-Catalogue De leverancier zal nu de bestelling moeten aanvaarden (status wordt “Aanvaard”
) of weigeren (status wordt “Geweigerd”
)
Als de bestelling geleverd wordt, kan de leverancier dit aangeven in eCatalogue door de status van de bestelling op “Verzonden” te zetten Afbeelding 37: Bestellen
05/03/2013 - Versie 100 36 / 72
5 PV van oplevering
05/03/2013 - Versie 100 37 / 72
5.1 Inleiding
e-Catalogue biedt de mogelijkheid om voor elke bestelling één of meerdere PV’s van oplevering te maken. Kies in het menu links de optie Bestellingen Afbeelding 38: Overzicht levering
Klik op het nummer van de bestelling waarvoor je een PV van oplevering wenst op te maken.
Voor de PV’s van oplevering zijn bij een bestelling twee tabbladen voorzien: Het tabblad Overzicht levering : dit geeft een overzicht, per artikel, van de status van de levering van het artikel, en is een samenvatting van wat in de verschillende PV’s van oplevering geregistreerd werd. Het tabblad PV’s van Oplevering : op dit tabblad worden de individuele PV’s van oplevering opgelijst, en vanop dit tabblad kunnen PV’s worden aangemaakt en geraadpleegd. Afbeelding 39: PV’s van oplevering
05/03/2013 - Versie 100 38 / 72
5.2 Een PV van oplevering aanmaken
Afbeelding 40: Nieuw PV aanmaken
Kies in het menu links de optie Bestellingen
Klik op het nummer van de bestelling waarvoor je een PV van oplevering wenst op te maken.
Open het tabblad PV’s van Oplevering
Klik op Nieuw PV van oplevering
Selecteer de datum van levering
Selecteer het afleveringsadres waar de levering plaatsvond
Geef een commentaar
Vul de tabel in o Hoeveel van elk artikel werd geleverd (1) o Hoeveel artikelen er aanvaard worden (2) o Hoeveel artikelen er geweigerd worden (3) o Voor hoeveel artikelen een korting gevraagd wordt wegens minderwaarde (bvb. Een artikel dat nog kan gebruikt worden, maar beschadigd is) (4) Hier geldt dat (1) = (2) + (3) + (4)
o Het kortingspercentage dat je wilt toegepast zien in dit geval o Een commentaar om de vraag voor korting te motiveren
Afbeelding 41: PV van oplevering
Klik op Opslaan
05/03/2013 - Versie 100 39 / 72
De samenvattende tabel op het tabblad Overzicht levering wordt aangepast Als voor een artikel geldt dat “aantal geleverd” = “aantal aanvaard”, dan verandert de status van het artikel in “Volledig”
Indien er voor een bepaald artikel ook korting wegens minderwaarde werd gevraagd, dan wordt de status van het artikel “Volledig” wanneer geldt dat: o De korting werd aanvaard o “aantal aanvaard” + “aantal met korting wegens minderwaarde” = “aantal geleverd”
05/03/2013 - Versie 100 40 / 72
5.3 Korting wegens minderwaarde Op een PV kan een korting wegens minderwaarde gevraagd worden voor beschadigde artikelen die evenwel toch nog bruikbaar zijn. De aankoper zal een kortingspercentage voorstellen
De leverancier kan dit percentage aanvaarden, of een tegenvoorstel doen.
De aankoper kan dit tegenvoorstel aanvaarden of verwerpen o In het eerste geval geldt het artikel als “aanvaard” o In het tweede geval geldt het artikel als “verworpen”
Afbeelding 42: Nieuw PV aanmaken
Om een korting te aanvaarden/weigeren, ga als volgt te werk:
Kies in het menu links de optie Bestellingen
Klik op het nummer van de bestelling waarvoor je een korting wegens minderwaard had gevraagd.
Open het tabblad PV’s van Oplevering
Klik op het nummer van het PV waarin de korting werd gevraagd Als de onderneming de korting heeft aanvaard, hoeft u niks meer te doen
Afbeelding 43: PV van oplevering
Klik op om de korting te aanvaarden, of klik op weigeren
om de korting te
Je kan ook een nieuw kortingspercentage opgeven en gewoon op Opslaan klikken om dit nieuwe percentage voor te stellen aan de leverancier.
05/03/2013 - Versie 100 41 / 72
5.4 Een bestelling afronden Als alle artikelen in de bestelling de status “Volledig”
hebben, kan je de
bestelling afronden door ze te markeren als “Geleverd” . Dit zal je later toestaan om de bestelling ook te archiveren. Ook als je geen gebruik maakt van de PVs van oplevering, kan je een bestelbon steeds markeren als “Geleverd” . Kies in het menu links de optie Bestellingen Afbeelding 44: Markeren als “Geleverd”
Klik op het nummer van de bestelling die je wilt markeren als “Geleverd”
Klik op Markeren als “Geleverd” om de status van de bestelling te veranderen naar “Geleverd”.
05/03/2013 - Versie 100 42 / 72
6 Bestellingen beheren
05/03/2013 - Versie 100 43 / 72
6.1 Een goedgekeurde bestelling ‘herinitialiseren’ Een goedgekeurde bestelling kan in principe niet meer gewijzigd worden. Indien het echter nodig is om toch nog wijzigingen aan te brengen aan een reeds goedgekeurde bestelling, kan je dit doen door deze bestelling terug naar de status “In voorbereiding” te brengen. Dit betekent wel dat de bestelling opnieuw zal moeten goedgekeurd worden.
Afbeelding 45: Bestellingen
Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen
Open het tabblad Bestellingen
Klik op het Nummer van de goedgekeurde bestelling ( wijzigen
Klik op Terug naar voorbereiding
) die je wilt
De status van de bestelling verandert naar “In voorbereiding” U kan nu opnieuw alle gegevens aanpassen U kan ook artikelen toevoegen of verwijderen, of aantallen wijzigen Afbeelding 46: Terug naar voorbereiding
Handel de bestelling verder af zoals normaal
05/03/2013 - Versie 100 44 / 72
6.2 Artikelen toevoegen aan een bestaande bestelling
Zolang een bestelling de status “In voorbereiding” artikelen toevoegen. Ga daarvoor als volgt te werk:
Afbeelding 47: Catalogusmandje
heeft, kan je nog
Zoek de artikelen die je wilt toevoegen (via zoekmotor of catalogi)
Voeg de gewenste artikelen toe aan je winkelmandje
Open je winkelmandje, selecteer de artikelen en dien ze in voor bestelling
Open het catalogusmandje van de overeenkomstige catalogus
Selecteer de artikelen
Klik op Aan bestaande bestelling toevoegen
Selecteer uit het lijstje bovenaan het nummer van de bestelling waaraan u de artikelen wilt toevoegen
Wijzig eventueel nog de selectie van artikelen en bestemmelingen
Klik op Aan bestaande bestelling toevoegen De geselecteerde artikelen (en bestemmelingen) worden toegevoegd aan de gekozen bestelling De bestelling wordt automatisch geopend.
Afbeelding 48: Bestelling selecteren
05/03/2013 - Versie 100 45 / 72
6.3 Een bestaande bestelling kopiëren Als je een bestelling wilt plaatsen die ongeveer gelijk is aan een bestaande bestelling, dan kan je snel een nieuwe bestelling aanmaken door die bestaande bestelling te kopiëren:
Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen
Open het tabblad Bestellingen
Klik op het Nummer van de bestelling die je wenst te kopiëren
Klik op Kopiëren
Een nieuwe bestelling met status “In voorbereiding” wordt aangemaakt, die dezelfde gegevens bevat als de originele bestelling.
Handel deze bestelling verder af als normaal.
Afbeelding 49: Bestelling kopiëren
05/03/2013 - Versie 100 46 / 72
6.4 Een bestelling exporteren naar PDF Het is mogelijk een bestelling te exporteren naar PDF formaat:
Afbeelding 50: Bestelling exporteren
Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen
Open het tabblad Bestellingen
Klik op het Nummer van de bestelling die je wenst te kopiëren
Klik op Exporteren
Geef een naam voor het bestand en sla op in een folder naar keuze
05/03/2013 - Versie 100 47 / 72
6.5 Bestellingen archiveren 6.5.1 Bestellingen archiveren Het is mogelijk om bestellingen te archiveren: de gearchiveerde bestellingen verdwijnen van het tabblad “Bestellingen”, en worden op het tabblad “Archief bestellingen” geplaatst. Let op : gearchiveerde bestellingen worden niet meer in rekening gebracht bij het maken van statistieken !
Enkel bestellingen met de status “Geleverd” gearchiveerd worden.
Afbeelding 51: Bestelling Archiveren
of “Geweigerd”
Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen
Open het tabblad Bestellingen
Selecteer de bestellingen die je wenst te archiveren.
Klik op Archiveren
kunnen
De bestelling verdwijnt van het tabblad “Bestellingen” De gearchiveerde bestelling is nu beschikbaar op het tabblad “Archief bestellingen”. De bestelling heeft nu de status “Gearchiveerd”
05/03/2013 - Versie 100 48 / 72
6.5.2 Een gearchiveerde bestelling raadplegen Een gearchiveerde bestelling is niet meer online te raadplegen. U kan de bestelling wel nog downloaden als een gecomprimeerd (ZIP) bestand. Dit bestand bevat de bestelling in PDF- en in XML-formaat. Open het tabblad Archief bestellingen
Klik op de naam van een bestelling die je wenst te raadplegen
Geef een naam voor het bestand en sla het op in een folder naar keuze.
Afbeelding 52: Archief bestellingen
05/03/2013 - Versie 100 49 / 72
DEEL 2: DOSSIERS EN CATALOGI
05/03/2013 - Versie 100 50 / 72
7 Een dossier in e-Catalogue
05/03/2013 - Versie 100 51 / 72
7.1 Een dossier? Het gebruik van e-Catalogue speelt zich af in de uitvoeringsfase van een overheidsopdracht, dit wil zeggen nadat de opdracht werd gegund en een contract tot stand is gekomen met een bepaalde dienstverlener. e-Catalogue is dan het platform waarop de goederen en diensten, waar deze opdracht en het contract betrekking op hebben, aan de eindgebruikers aangeboden worden onder de vorm van catalogi. Het basisobject om dit alles te beheren in e-Catalogue is het dossier. Een dossier in e-Catalogue heeft volgende kenmerken: het dossier kan worden gecreëerd door gebruikers met de rol dossierbeheerder; het dossier ‘is eigendom van’ de organisatie waartoe de gebruiker behoort die het creëerde. Dit wil zeggen dat alle gebruikers van deze organisatie met de rol dossierbeheerder toegang hebben tot het dossier; het dossier creëert een werkruimte waarin enerzijds de dossierbeheerder alle informatie over het dossier kan beheren, en waarin anderzijds de dienstverlener zijn catalogus kan opladen; een dossier kan gedeeld worden met andere organisaties. Gebruikers van deze organisaties krijgen op die manier toegang tot het dossier en de catalogi, al naar gelang hun rol het hen toestaat. via het beheer van het dossier kan de dossierbeheerder ook de zichtbaarheid en beschikbaarheid van de opgeladen catalogi beheren; Een dossier bevat volgende informatie: algemene informatie zoals contractnummer, naam ven het dossier, start- en einddatum,… aanvullende informatie omtrent het contract die de dossierbeheerder wil delen met de gebruikers de organisaties die toegang krijgen tot het dossier de dienstverlener en zijn gebruikers die toegang hebben tot het dossier de catalogi
05/03/2013 - Versie 100 52 / 72
7.2 Statussen van een dossier Doorheen zijn ‘levensloop’ kan een dossier verschillende statussen hebben, die aangeven wat de huidige stand is van het dossier, en die ook invloed hebben op de zichtbaarheid en beschikbaarheid van het dossier en de catalogi. Ongeacht de status van het dossier geldt altijd dat enkel dossierbeheerders van de organisatie die eigenaar is van het dossier, het dossier kunnen aanpassen. Onderstaande figuur geeft de levensloop van een dossier grafisch weer.
05/03/2013 - Versie 100 53 / 72
In onderstaande tabel wordt weergegeven wat de invloed is van de status op de zichtbaarheid van de dossiers en de bijhorende catalogi. Status
Bestellen mogelijk?
Betekenis
Dossier en catalogi toegankelijk voor…
De dossierbeheerder is het dossier aan het voorbereiden
Dossierbeheerders van eigen en geassocieerde organisaties. Nog geen catalogi beschikbaar.
nee
Het dossier is geactiveerd, maar de startdatum van het dossier is nog niet bereikt.
Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties. Ondernemingen kunnen hun catalogus opladen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor.
nee
Het dossier is toegankelijk.
Dossierbeheerders, Aankopers en Aanvragers (enkel catalogi) van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen ook te vinden via zoekmotor.
Verstreken
De einddatum van het dossier is bereikt, of de dossierbeheerder heeft het dossier manueel afgesloten.
Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor.
nee
Afgesloten
Het dossier is verstreken, en er zijn geen openstaande bestellingen meer voor dit dossier.
Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor.
nee
Gearchiveerd
Idem als Afgesloten, maar het dossier staat niet meer in de lijst van beschikbare dossiers.
Gedeactiveerd
Het dossier werd (tijdelijk) gedeactiveerd door de dossierbeheerder.
In voorbereiding In afwachting van publicatie
Gepubliceerd
nee Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor.
05/03/2013 - Versie 100 54 / 72
ja
nee
7.3 Inhoud van een dossier
Kies in het hoofdmenu de optie “Dossiers”
Selecteer op de pagina “Dossiers” het tabblad Dossiers
Klik op het contractnummer om het gewenste dossier te openen.
Afbeelding 53: Hoofdmenu
05/03/2013 - Versie 100 55 / 72
7.3.1 Beheersgegevens Selecteer op de pagina “Dossier” het tabblad Beheersgegevens
Afbeelding 54: tabblad “Beheersgegevens”
“Contractnummer”: het contract waaraan dit dossier in e-Catalogue verbonden is
“Verplichte talen”: de talen waarin de catalogi beschikbaar moeten zijn.
“Dossiernaam”: de naam van het dossier.
“Startdatum”: op deze datum worden het dossier en de eraan verbonden catalogi zichtbaar voor alle gebruikers.
“Einddatum”: vanaf deze datum zijn het dossier en de eraan verbonden catalogi niet langer zichtbaar.
“Categorie”: de categorie waartoe de artikelen behoren die in dit contract aangeboden worden.
“Contactpersoon”: de contactpersoon voor dit dossier.
“Leidend ambtenaar”: de leidend ambtenaar voor dit dossier.
“Verhuur mogelijk”: deze optie is van toepassing op dossiers waarbij verhuur of leasing van materiaal mogelijk is (bv. kopieerapparaten).
“Toegankelijk voor anonieme gebruikers”: deze optie geeft aan of het dossier toegankelijk is voor anonieme, dit wil zeggen niet geregistreerde, gebruikers.
“Niet-gestructureerde catalogi toegelaten”: deze optie geeft aan of de dienstverlener een niet gestructureerde catalogus kan opladen, d.w.z. catalogi onder de vorm van PDF-, Word-, Excel-,… bestanden
05/03/2013 - Versie 100 56 / 72
7.3.2 Aanvullende informatie
Op dit tabblad kan de dossierbeheerder aanvullende informatie ingeven waarvan hij denkt dat die nuttig zou kunnen zijn voor aankopers die gebruik willen maken van het contract. Dit kan onder de vorm van tekst en/of bestanden. Open het tabblad Aanvullende informatie
Klik op een titel om de desbetreffende sectie te openen
Klik op de link naast “Documentnaam” om een document te downloaden
Afbeelding 55: aanvullende informatie
05/03/2013 - Versie 100 57 / 72
7.3.3 Organisaties
Op dit tabblad kan je zien welke organisaties toegang hebben tot het dossier, en welke organisatie eigenaar is van het dossier.
Open het tabblad Organisaties
Klik op Deelnemende organisaties om deze sectie open te klappen.
Afbeelding 56: organisaties toevoegen
7.3.4 Leveranciers Op dit tabblad kan je zien welke ondernemingen verbonden zijn met het dossier.
Afbeelding 57: Leveranciers
Open het tabblad Leveranciers
Klik op de naam van een onderneming om deze sectie open te klappen.
Klik naast de naam van de onderneming op onderneming te bekijken.
Klik naast de naam van een gebruiker op gebruiker te bekijken.
05/03/2013 - Versie 100 58 / 72
om de details van de om de details van de
7.3.5 Catalogi Op dit tabblad vindt je de catalogi die opgeladen werden in het dossier
Afbeelding 58: Catalogi
Open het tabblad Catalogi
Klik op de naam van een catalogus om de pagina met catalogusversies te openen.
Klik op een versienummer om de inhoud van een bepaalde versie te bekijken.
Klik op een artikelnummer om de gedetailleerde gegevens van een artikel te bekijken.
Afbeelding 59: Catalogusversies
Afbeelding 60: Artikelen
05/03/2013 - Versie 100 59 / 72
8 Maskers definiëren voor catalogi en artikelen
05/03/2013 - Versie 100 60 / 72
8.1 Inleiding In e-Catalogue is het mogelijk om een dossier te delen met andere organisaties. Bovendien is het mogelijk te bepalen welke inhoud die organisaties te zien krijgen, door het definiëren van maskers op het niveau van catalogi, artikelen en opties van artikelen.
8.1.1 Enkele inleidende begrippen
Eigenaar:
de organisatie die het dossier in e-Catalogue aangemaakt heeft
Delen:
het selecteren van andere organisaties, zodat ook zij toegang krijgen tot het dossier en de catalogi van dat dossier
Maskers:
door een masker toe te passen worden de toegang tot catalogi, artikelen of opties van artikelen ingeperkt. Een masker definiëren is in feite bepalen wie toegang krijgt tot wat. Er zijn maskers op drie niveau’s: o Catalogi
Volledige rechten:
het is mogelijk om artikelen uit de catalogus te bestellen
Lezen:
de artikelen van de catalogus kunnen enkel bekeken worden, niet besteld
Geen:
de catalogus is niet zichtbaar
o Artikelen
Afbeelding 61: Catalogus
Bestellen:
het artikel kan besteld worden (enkel bij “volledige rechten” voor catalogus)
Bekijken:
de artikelgegevens kunnen geraadpleegd worden, maar het artikel kan niet besteld worden (ook niet bij “volledige rechten” voor catalogus)
Geen toegang
het artikel is niet zichtbaar (ook niet bij “volledige rechten” of “lezen” voor catalogus)
o Opties (bvb. Kleur, materiaal,…)
Beschikbaar:
deze optie kan gekozen worden als het artikel besteld wordt
Niet beschikbaar:
deze optie zal niet beschikbaar zijn bij het bestellen van een artikel
05/03/2013 - Versie 100 61 / 72
Maskerrechten: rechten die ervoor zorgen dat een organisatie op haar beurt, ook al is ze niet de eigenaar, een dossier kan delen met haar suborganisaties, en maskers kan definiëren.
Lijst van deelnemende organisaties: deze lijst kan je vinden onder de tab “Organisaties” van een dossier. In deze lijst staan alle organisaties waarmee het dossier werd gedeeld. Een organisatie kan op 2 manieren op deze lijst komen: o Een organisatie heeft haar toegevoegd aan de lijst om het dossier te delen (Afbeelding 62 & Afbeelding 63 onder punt 8.1.2) o De organisatie heeft toegang gekregen tot bepaalde catalogi of artikelen via maskers (Afbeelding 65 en Afbeelding 66 van punt 8.1.2)
05/03/2013 - Versie 100 62 / 72
8.1.2 De principes : Eigenaar van het dossier : Organisatie met maskerrechten : Het toekennen van maskerrechten
: Organisatie die toegang gekregen heeft tot het dossier : Organisatie waarvoor maskers werden gedefinieerd : Het definiëren van maskers
De eigenaar van een dossier kan zijn dossier delen met andere organisaties
Deze organisaties o krijgen automatisch maskerrechten o hebben nu toegang tot het dossier en de catalogi o kunnen het dossier op hun beurt delen, en maskerrechten toekennen en maskers bepalen
Afbeelding 62: eigenaar nodigt uit
de eigenaar kan de maskerrechten ook op elk moment intrekken.
Organisaties die maskerrechten hebben gekregen, kunnen het dossier delen met hun suborganisaties. o Deze suborganisaties krijgen niet automatisch maskerrechten
Daarna kunnen ze ook maskerrechten toekennen aan de suborganisaties waarmee ze het dossier gedeeld hebben o Maskerrechten kunnen ook terug ingetrokken worden
Afbeelding 63: suborganisaties uitnodigen
Afbeelding 64: maskerrechten toekennen
05/03/2013 - Versie 100 63 / 72
De eigenaar kan maskers toepassen (toegang tot catalogi, artikelen en opties beperken) voor alle uitgenodigde organisaties, en voor alle eigen suborganisaties (alle niveau’s) o Suborganisaties waarvoor maskers gedefinieerd worden krijgen toegang tot het dossier en de catalogi (zoals bepaald door de maskers), maar kunnen zelf niet uitnodigen of maskers definiëren. Dit kan enkel als zij ook maskerrechten krijgen
Afbeelding 65: eigenaar definieert maskers
Een uitgenodigde organisatie, en elke organisatie die maskerrechten heeft gekregen, kan maskers bepalen voor de eigen suborganisaties (alle niveau’s). o Suborganisaties waarvoor maskers gedefinieerd worden krijgen toegang tot het dossier en de catalogi (zoals bepaald door de maskers), maar kunnen zelf niet uitnodigen of maskers definiëren. Dit kan enkel als zij ook maskerrechten krijgen
Afbeelding 66: maskers definiëren voor suborganisaties
05/03/2013 - Versie 100 64 / 72
8.1.3 Aanbevolen werkwijze De aanbevolen volgorde voor delen en maskers bepalen is : 1. Delen met organisaties 2. Maskerechten toekennen 3. Toegangsrechten bepalen voor alle catalogi in het dossier, voor alle organisaties (masker op catalogusniveau) 4. Per catalogus, toegangsrechten bepalen voor alle artikelen (masker op artikelniveau) 5. Per artikel, toegangsrechten bepalen voor alle opties (masker op optieniveau)
05/03/2013 - Versie 100 65 / 72
8.2 Maskers definiëren 8.2.1 Dossier delen met suborganisaties
Afbeelding 67: Lijst van deelnemende organisaties
Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers
Klik op het contractnummer van het dossier dat je wilt delen
Open de tab Organisaties
Klik op de titel Deelnemende organisaties om de lijst te openen
Klik op Organisatie toevoegen
Zoek jouw suborganisaties via de boomstructuur, of via het zoekcriterium “Naam”
Selecteer de organisaties waarmee je het dossier wilt delen
Klik op Selecteren De organisaties worden toegevoegd aan de lijst Zij hebben nu toegang tot het dossier en de catalogi Zij hebben geen maskerrechten
Afbeelding 68: Zoek en selecteer suborganisaties
05/03/2013 - Versie 100 66 / 72
8.2.2 Maskerrechten beheren
Open de tab Organisaties
Klik op de titel Deelnemende organisaties om de lijst te openen
Selecteer de organisatie(s) waarvoor je de maskerrechten wilt beheren
Klik op Maskerrecht toekennen om maskerrechten te geven aan de geselecteerde organisaties Het icoontje
verschijnt in de kolom Maskerrecht
Deze organisaties kunnen vanaf nu het dossier delen met hun suborganisaties Deze organisaties kunnen vanaf nu maskers definiëren voor hun suborganisaties
Afbeelding 69: Lijst van deelnemende organisaties
Klik op Maskerrecht intrekken om de geselecteerde organisaties hun maskerrechten te ontnemen Het icoontje
verdwijnt uit de kolom Maskerrecht
Deze organisaties kunnen vanaf nu het dossier niet langer delen met hun suborganisaties o
Organisaties waarmee reeds gedeeld werd blijven in de lijst staan
Deze organisaties kunnen vanaf nu niet langer maskers definiëren voor hun suborganisaties o
Reeds gedefinieerde maskers blijven actief
05/03/2013 - Versie 100 67 / 72
8.2.3 Catalogusmasker bepalen
Open de tab Catalogi
Klik naast de catalogus waarvoor je de rechten wilt bepalen op het icoontje
om het venster “Toegangsrechten tot catalogus” te openen
Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste rechten Als geen van de drie toegangsrechten geselecteerd is, heeft de organisatie geen toegang tot de catalogus
Afbeelding 70: Lijst van catalogi
Als een van de toegangsrechten geselecteerd wordt, zal de organisatie automatisch toegevoegd worden aan de lijst van deelnemende organisaties, maar zonder maskerrechten
Afbeelding 71: Toegangsrechten voor catalogus
Klik op Opslaan oom de keuzes te bevestigen
Klik op Sluiten om het venster te sluiten Anonieme toegang (de catalogus zichtbaar maken voor niet-geregistreerde gebruikers) kan enkel toegestaan worden indien de aanbestedende overheid dat heeft toegestaan in het dossier.
05/03/2013 - Versie 100 68 / 72
8.2.4 Artikelmaskers bepalen
Klik In de tab Catalogi op de naam van de catalogus waarvoor je een artikelmasker wilt bepalen
Klik op de versie waarvan je de artikelen wilt bekijken
Klik naast het artikel waarvoor je de rechten wilt bepalen op het icoontje om het venster “Artikelmasker” te openen
Afbeelding 72: Lijst van artikelen
Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste rechten Als geen van de drie toegangsrechten geselecteerd is, heeft de organisatie geen toegang tot het artikel Als een van de toegangsrechten geselecteerd wordt, zal de organisatie toegevoegd worden aan de lijst van deelnemende organisaties, zonder maskerrechten. Als er nog geen catalogusmasker was gedefinieerd voor de organisatie, krijgt zij automatisch “volledige rechten” als één van de opties wordt geselecteerd.
Klik op Opslaan om de keuzes op te slaan
Klik op Sluiten om het venster te sluiten Anonieme toegang (de catalogus zichtbaar maken voor niet-geregistreerde gebruikers) kan enkel toegestaan worden indien de aanbestedende overheid dat heeft toegestaan in het dossier.
Om het masker voor meerdere artikelen tegelijkertijd te kunnen bewerken: Afbeelding 73: Toegangsrechten voor artikelen
Vink de artikelen waarvoor je een masker wilt bepalen aan
Klik op Masker bewerken om het venster “Artikelmasker” te openen.
Ga verder te werk zoals hierboven beschreven.
05/03/2013 - Versie 100 69 / 72
8.2.5 Optiemaskers bepalen
Klik op het Artikelnummer van het artikel waarvoor je een optiemasker wilt bepalen Artikelen met opties worden in de artikellijst gemarkeerd met het symbool
Afbeelding 74: Opties
De opties bevinden zich in de laatste sectie van de artikelgegevens, onderaan de pagina.
Klik onder de keuzelijst van de optie waarvoor je de rechten wilt bepalen op het icoontje
om het venster “Masker voor opties” te openen
Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste opties Als een van de opties geselecteerd wordt, zal de organisatie toegevoegd worden aan de lijst van deelnemende organisaties, zonder maskerrechten.
Afbeelding 75: Beschikbaarheid van opties
Vink de optie “Toepassen op alle artikelen met deze opties” aan om de hier gemaakte keuzes toe te passen om alle artikelen waarvoor deze optielijst beschikbaar is.
Klik op Opslaan om de keuzes op te slaan
Klik op Sluiten om het venster te sluiten
05/03/2013 - Versie 100 70 / 72
9 Nog vragen ?
05/03/2013 - Versie 100 71 / 72
9.1 Hoe ons contacteren?
Federale Dienst e-Procurement, FOD Personeel en Organisatie
[email protected] Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/790.52.00 Bezoek ons op http://www.publicprocurement.be Website e-Catalogue: https://ecat.publicprocurement.be/
05/03/2013 - Versie 100 72 / 72
