Handleiding Coördinator

Handleiding Coördinator 03-12-2009 Versie 1.1 http://www.scriptiedossier.nl/doc/scriptiedossier-handleiding-coordinator.pdf 1. Inleiding .......................................................................................................................... 1 2. Inloggen .......................................................................................................................... 1 3. Duur van de sessie .......................................................................................................... 2 4. opties submenu................................................................................................................ 2 5. Persoonlijke gegevens ..................................................................................................... 2 6. Dossier student bekijken ................................................................................................. 2 7. Overzicht lopende en afgeronde dossiers ....................................................................... 2 8. Zoek dossier .................................................................................................................... 3 9. Overzicht begeleiders...................................................................................................... 3 10. Overzicht evaluaties ...................................................................................................... 3 11. Begeleider toewijzen ..................................................................................................... 3 12. Dossier doorverwijzen .................................................................................................. 4 13. Dossier verwijderen ...................................................................................................... 4 14. Rechten toekennen ........................................................................................................ 5 15. Student inschrijven ....................................................................................................... 6 16. Subonderdeel toevoegen ............................................................................................... 6 17. Onderdeel wijzigen ....................................................................................................... 6 18. Onderdeel verplaatsen................................................................................................... 6 19. Onderdeel verwijderen .................................................................................................. 7 20. Procedure wijzigen........................................................................................................ 7

1. Inleiding

Wanneer een student na een oriënterend gesprek zich heeft aangemeld bij het (http://www.scriptiedossier.nl/)* krijgt u daar als scriptie-coördinator per e-mail bericht van. U kunt op dat moment een of meerdere begeleiders toewijzen. Het scriptiedossier is een webapplicatie waar diverse functies van het scriptieproces worden gecombineerd. De student kan de opzet, concepten en eindversie plaatsen. Het scriptiedossier bevat naast alle contact- en dossiergegevens ook correspondentie, authentiteit/plagiaatcontrole, beoordelingsformulieren en een evaluatie. Alhoewel het scriptiedossier gericht is op scripties, kan het door ook gebruikt worden voor andere werkstukken. * Er zijn momenteel ook aparte internetadressen per faculteit.

2. Inloggen

Het scriptiedossier bestaat uit een open gedeelte met algemene informatie over het scriptiedossier, regels en richtlijnen met betrekking tot bachelor en master, brongebruik en plagiaat. Daarnaast is er een besloten deel waar u toegang hebt tot de dossiers van uw

1

studenten. Om toegang tot dit besloten deel te krijgen dient u zich te authenticeren via de menuoptie “inloggen”. Authenticatie geschiedt door op de inlogpagina onder de optie “teacher” uw naam te selecteren en uw instellingswachtwoord op te geven. Nadat u bent ingelogd verschijnt de menuoptie “Coördinator/secretariaat” en een apart submenu voor dit besloten gedeelte aan de rechterzijde.

3. Duur van de sessie

Uit veiligheidsoverwegingen stopt de inlogsessie na 30 minuten van inactiviteit. Uiteraard kunt u de sessie ook beëindigen via de menuoptie “Uitloggen”. Mocht uw sessie zijn verlopen dan wordt de laatste handeling nog wel uitgevoerd. Heeft u bijvoorbeeld een opmerking geschreven en drukt u pas later (nadat de sessie is verlopen) op “opslaan”, dan wordt deze opmerking opgeslagen en indien aangegeven per e-mail aan de student verstuurd, vervolgens wordt het inlogscherm getoond.

4. opties submenu

Via het submenu kunt u diverse opties selecteren. Boven deze opties ziet u 2 selectie mogelijkheden (onderdeel en datum) Deze selecties zijn optioneel en kunnen worden gebruikt om overzichten (dossiers, evaluaties e.d.) te verfijnen. In bepaalde gevallen dient u wel het exacte onderdeel te selecteren, bijvoorbeeld bij het toevoegen van een nieuwe docent bij een specifiek onderdeel.

5. Persoonlijke gegevens

Hier kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen. Het scriptiedossier gebruikt momenteel de volgende gegevens: - uw naam (titel, voornaam, tussenvoegsels, achternaam) - uw e-mailadres - uw voorkeurstaal

6. Dossier student bekijken

Als coördinator kunt middels diverse overzichten (dossiers, begeleiders, begeleiders toewijzen) doorspringen naar het dossier van de student door op de naam van de student te klikken. Zie de “handleiding begeleider” voor specifiek mogelijkheden in het dossier van de student. De dossiers die u persoonlijk begeleidt kunt u uiteraard bereiken middels de menu-optie “Mijn dossiers” (voor de mogelijkheden zie handleiding begeleider”)

7. Overzicht lopende en afgeronde dossiers

Met deze submenu-opties kunt u een overzicht laten genereren van de dossiers. Dit overzicht is afhankelijk van de onderdeel- en datumselectie. In het overzicht wordt naast naam en anr van de student ook het onderdeel van de scriptie, de naam/namen van begeleider(s) en de datum van de laatste wijziging getoond. Bij afgeronde scripties wordt ook het cijfer getoond.

2

8. Zoek dossier

Via deze optie, ook direct zichtbaar onderaan het submenu, kunt u direct een specifiek dossier zoeken. Vul hier de voor- of achternaam van de student in, of (een deel) van het onderwerp of de titel. De resultaten houden behalve de zoekterm ook rekening met de onderdeel- en datumselectie.

9. Overzicht begeleiders

Met deze submenu-opties kunt u een overzicht laten genereren van de docenten en de studenten die de docent begeleid of heeft begeleid. Dit overzicht is afhankelijk van de onderdeel- en datumselectie. Eerst worden alle begeleiders getoond met daarbij de kengetallen. Vervolgens de opnieuw de begeleiders maar ditmaal met de naam lopende en afgeronde scripties (naam student, anr en onderdeel) Er zijn 2 overzichten. Het eerste overzicht toont de uw docenten met alle studenten. Begeleid een van uw docenten ook een student bij een ander departement, dan wordt deze ook getoond. U hebt echter geen toegang tot het specifieke dossier van deze student. Het tweede overzicht toont uw docenten met alleen de studenten van uw onderdelen.

10. Overzicht evaluaties

Bij bepaalde scripties (o.a. doctoraal en masterscriptie FRW) krijgen studenten na het afstuderen een uitnodiging het scriptieproces te evalueren aan de hand van een standaard evaluatieformulier. U kunt hier een grafische weergave van deze resultaten bekijken. Dit overzicht is afhankelijk van de onderdeel- en datumselectie.

11. Begeleider toewijzen

De primaire taak in het scriptiedossier is het toewijzen van één of meerdere begeleiders aan studenten.

U wordt automatisch per e-mail op de hoogte gebracht wanneer een student zich heeft ingeschreven bij een werkstuk of scriptie waarbij u als coördinator staat vermeld. Via deze pagina ziet u aan de hand van 3 pull down menu’s direct welke studenten nog geen begeleider hebben, welke studenten wel en welke studenten reeds klaar zijn met de scriptie. Nadat u de student heeft geselecteerd, krijgt u direct een compleet overzicht van de mogelijke begeleider(s). In één oogopslag ziet u direct wie van de begeleider(s) het meest in aanmerking komt door middel van specialisaties en het aantal begeleidingen

3

Zodra u een docent aanvinkt zullen er automatisch meerdere e-mail berichten verstuurd worden. De student wordt op de hoogte gebracht van de toewijzing en wordt verzocht contact op te nemen via het scriptiedossier. Uw collega krijgt van u het verzoek deze student te begeleiden. Stelt u het op prijs dat uw secretariaat op de hoogte wordt gebracht dan zal ook het secretariaat een e-mail krijgen. NB Als er al een begeleider is toegewezen, ziet u dit dmv een vinkje. Door het vinkje uit te vinken wordt de begeleiding beëindigd. Ook nu zullen er automatisch meerdere e-mail berichten worden verstuurd. Dubbelscripties zijn mogelijk. De student schrijft zich in voor één van de onderdelen (de student wordt verzocht te doen bij zijn/haar primaire opleiding). U krijgt als coördinator de aanvraag binnen en kunt de student een begeleider van uw eigen sectie toewijzen. In de meeste gevallen dient er bij een dubbelscriptie tevens een begeleider van een andere sectie toegewezen te worden. U kunt dit doen door deze docent (kortstondig) aan uw sectie toe te voegen (zie 13. Rechten toekennen) en vervolgens aan de student toe te wijzen.

12. Dossier doorverwijzen

Het kan gebeuren dat de student een onjuiste inschrijving heeft gemaakt. Om te voorkomen dat de student zich opnieuw moet inschrijven kunt u als coördinator de inschrijving doorverwijzen. Let wel: u dient eerst naar het dossier van de student te gaan, pas dan verschijnt deze submenu-optie! De doorverwijzing kan intern zijn (een andere specialisatie binnen dezelfde paper) of extern zijn (bijvoorbeeld een dubbelscriptie waarbij de inschrijving bij de andere vakgroep had moeten plaatsvinden). Er wordt bij een doorverwijzing automatisch een e-mail verstuurd naar de (nieuwe) coördinator.

U kunt een student doorverwijzen door naar het specifieke dossier te gaan (zie 7. Dossier bekijken) en de optie “Doorsturen” te kiezen.

13. Dossier verwijderen

De student kan een onjuiste inschrijving zelf ongedaan maken tot het moment dat er een begeleider is toegewezen. Indien doorverwijzing geen optie is en de student zich nog niet heeft (kunnen) uitschrijven kunt u als coördinator de inschrijving ongedaan maken.

4

Is er reeds een begeleider aan de student toegekend, dan dient deze begeleiding eerst beëindigd te worden. gaan (zie 10. Begeleider toewijzen) Vervolgens gaat u naar het dossier van de student en kiest de submenu-optie “dossier verwijderen” Let wel: u dient eerst naar het dossier van de student te gaan, pas dan verschijnt deze submenu-optie!

14. Rechten toekennen

Bij het toewijzen van een begeleider krijgt u een lijst van mogelijke begeleiders. Om deze lijst van mogelijke begeleiders aan te passen dient u éénmalig rechten te verlenen. Uit een omvangrijke lijst selecteert u de docenten die mogelijke begeleider(s) zullen zijn.

Ook kunt u hier de medewerkers van het secretariaat selecteren. NB Staat de medewerker niet in deze lijst, dan kunt u deze zelf toevoegen door onedraan de pagina het ANR-nummer op te geven. Betreft het een persoon zonder ANR, stuur dan naam en e-mailadres door naar [email protected]. Mocht u op vakantie gaan, dan is het wellicht zinvol om een van uw collega’s de rol “coördinator” te verlenen. Er kunnen meerdere coördinatoren zijn, u dient dan wel onderling af te spreken wie wat doet. Het selecteren van uw collega’s is éénmalig werk, daarna hoeft u bij het toewijzen van een begeleider geen lange lijsten meer na te lopen. Zo nu en dan zult u deze optie nogmaals moeten gebruiken wanneer één van uw collega’s weggaat of u een nieuwe collega erbij krijgt. Bent u coördinator bij een keuzeoptie, bijvoorbeeld “werkstukken privaatrecht”, dan kunt u op verzoek hier een specifiek werkstuk, bijvoorbeeld “werkstuk erfrecht”, toevoegen (zie 15. Subonderdeel toevoegen). Het is dan zinvol een van uw collega’s hier de rol coördinator te verlenen. Zelf blijft u coördinator van de overkoepelende categorie “werkstukken privaatrecht”, uw collega kan alle acties uitvoeren bij dit specifieke werkstuk. Het is tevens mogelijk het toewijzen van begeleiders te automatiseren waarbij u door het opgeven van specialisaties de studenten automatisch kunt verdelen over de verschillende begeleider(s). Rechten toekennen bij een specialisatie Om het toewijzen van een begeleider nog efficiënter te laten verlopen kunt u specialisaties opgeven. Uw collega’s kunnen zelf aangeven wat hun specialisaties zijn. (zie handleiding docent) Uiteraard kunt u als coördinator dit ook doen (in de praktijk blijkt het sneller te gaan wanneer u alvast enkele specialisaties aanvinkt bij uw collega). 5

Bij de specialisaties worden alleen de docenten getoond die u bij het bijbehorende werkstuk/scriptie als mogelijke begeleider hebt genoemd.

15. Student inschrijven

Studenten dienen zich zelf in te schrijven ! Toch zijn er situaties denkbaar dat u als coördinator ook deze mogelijkheid wilt hebben. Bijvoorbeeld om het archief bij te werken, u kunt een student die reeds is afgestudeerd toch nog in het dossier plaatsen.

16. Subonderdeel toevoegen

Bij het toevoegen van een onderdeel dient u aan te geven wat voor soort dit onderdeel is. Er zijn drie verschillende soorten: 1. keuzeoptie: dit is slechts een categorie om de werkstukken en scripties te structuren, denk bijvoorbeeld aan categorieën als “Universiteit van Tilburg”, “Faculteit der Rechtsgeleerdheid” en “Bachelor” 2. een werkstuk/scriptie: Deze soort is weer onderverdeeld in bijvoorbeeld werkstuk UvT/FRW, bachelorthesis UvT/FRW, masterthesis UvT/FRW, masterthesis UvT/FSW etc. Afhankelijk van deze soort worden bepaalde fasen wel/niet getoond, wordt de scriptie op het eind van de rit naar de bibliotheek gestuurd voor digitale publicatie en wordt de student uitgenodigd een evaluatie in te vullen. 3. specialisatie: deze optie maakt het toewijzen van begeleider(s) efficiënter. De student kiest bij het aanmelden voor een werkstuk of scriptie zijn/haar de specialisatie die het dichts bij zijn onderwerp ligt. U als coördinator ziet bij het toewijzen van een begeleider (zie 10. Begeleider toewijzen) allereerst uw collega’s die zich in dit onderwerp hebben gespecialiseerd en vervolgens uw overige collega’s. Wanneer u specialisaties gebruikt is het aan te raden ook een restgroep (“anders”) erbij te zetten, voor het geval een student een onderwerp kiest dat niet in het rijtje van specialisaties valt.

17. Onderdeel wijzigen

Hier kunt u de eigenschappen van het werkstuk /scriptie wijzigen. Naast titel en omschrijving kunt u eventueel een maximum aantal aanmeldingen, de termijn voor de aanmeldingen en de termijn voor het plaatsen van documenten opgeven. Ook kunt u hier aangeven dat een onderdeel niet meer zichtbaar dient te zijn voor studenten.

18. Onderdeel verplaatsen

Met deze menu-optie kunt u de structuur van onderdelen aanpassen. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van verschillende onderwerpen per jaar dan kunt deze hiermee beter ordenen of archiveren. U dient voor het verplaatsen wel rechten te hebben op een hoger gelegen onderdeel. Mocht dit een probleem opleveren, schroom niet om contact op te nemen met [email protected]

6

19. Onderdeel verwijderen

Met deze menu-optie kunt u een onderdeel verwijderen. Dossier van studenten die bij het onderdeel horen zijn nog wel te raadplegen middels de overzichten. Het vaak beter om het onderdeel te deactiveren(zie 16. Onderdeel wijzigen). Studenten kunnen zich niet meer inschrijven voor het onderdeel, maar zelf kunt u het onderdeel nog wel benaderen en wijzigen.

20. Procedure wijzigen

De verschillende soorten (papers, doctoraalscriptie, bachelor eindvak en masterthesis) hebben hun eigen standaard procedure. Middels deze optie kunt u deze procedure wijzigen. U kunt bijvoorbeeld bij een werkstuk ervoor kiezen slechts één document per student te willen ontvangen voor een bepaalde datum, u kunt hier ook instellen dat u de begeleiding meer gefaseerd wilt hebben. Wanneer u bij een werkstuk “begeleider toewijzen” weghaalt, zullen de studenten automatisch worden toegewezen. Let wel dat u dan per onderwerp slechts 1 of enkele begeleiders opgeeft. Ook is het mogelijk de standaard e-mail berichten die worden verstuurd naar de student aan te passen. Zo krijgt de student per e-mail bericht zodra een begeleider is toegewezen of wanneer de opzet wordt goedgekeurd door de begeleider. Als coördinator kunt u bijvoorbeeld een standaard mededeling van organisatorische aard hieraan toevoegen. Het tevens mogelijk het toewijzen van begeleiders te automatiseren waarbij u door het opgeven van specialisaties de studenten automatisch kunt verdelen over de verschillende begeleider(s).

7